Organizační, procesní a ekonomický audit společnosti BYTES Tábor, s.r.o.
Akční plán
AP3 :
Optimalizace organizační struktury
VIZE: 100% využití potenciálu společnosti
III.verze Srpen 2008
Jiří Bartáček Martin Jirovský Hana Randová Dagmar Vacková
Úvodem : Optimalizace organizační struktury souvisí převážně s řešením personálních pozic nižšího managementu a řadových pracovníků. Pokud máme splněné předpoklady (nebo se na nich pracuje) pro systém reportingu a měření výkonnosti (AP2), tak optimalizace organizační struktury je nezbytným předpokladem „pevné půdy pod nohama vysokého managementu“. Z analytické části auditu vyplývají zejména tyto slabiny: Strategické záležitosti Otázka koncepce tepelného hospodářství Otázka delegování dalších služeb směrem k externím subjektům Taktické záležitosti -
různé přístupy k hospodaření na provozovnách neexistuje interní kontrola využívání přidělených prostředků chybí systém systematického objednávání zboží ( souvisí s úkolem AP8) neexistuje databáze dodavatelů (bude řešit samostatně AP8) problematická IT podpora požadavek na vyšší benchmarking jednotlivých procesů společnosti nefunkční nebo slabý marketing a PR neoperativní kontakt se zákazníky
Zatímco navržení strategických záležitostí bude otázkou několika měsíců a poté by se nemělo výrazně měnit, k řešení taktických záležitostí lze přistoupit operativně, s vědomím následné změny.
Cíl 3.1
Změna organizačního řádu
Definování cíle Vytvoření organizačního procesu (pavouka) s korekcemi dle doporučení firmy KMPG. Opatření provedená v krátkodobém horizontu- do konce roku 2008 : - posílení vazby na IT technologie, požadavky na plnění vytýčených cílů - posílení vazby na komunikaci s veřejností, marketing, PR - posílení vazby na vnitřní kontrolu (procesů společnosti), sladit s možnostmi kontrolního mechanismu, které má městský úřad - zjednodušení stávající organizační struktury
Opatření provedena v delším časovém horizontu- do konce roku 2009: -
řešeno v souvislosti s otázkou teplárenské soustavy řešeno v souvislosti s rozvojem správy SVJ a úbytkem objektů ve vlastnictví města
Definování termínu dosažení Konec roku 2008 Definování odpovědnosti Jednatel, Dagmar Vacková, Jiří Bartáček Definování aktivit vedoucí k dosažení cíle Vytvořit model- organizační uspořádání společnosti bez správy tepelného hospodářství (TH) a s dopady pro personální složku,. Provést analýzu a doporučení. Vytvořit model – organizační uspořádání společnosti se zvýšeným podílem správy společenství vlastníků bytových jednotek (SVJ) Celkem bude nutné vytvořit tři organizační procesy ( aplikace okamžitých doporučení, model SVJ+ TH/ model SVJ bez TH)
Cíl 3.2
Interní kontrola procesů společnosti
Definování cíle Zavést průběžnou interní kontrolu společnosti skrze všechny organizačně, ekonomické procesy monitorované v analýze firmy KMPG. Definování termínu dosažení Konec roku 2008 Definování odpovědnosti Jednatel, Jiří Bartáček Definování aktivit vedoucí k dosažení cíle Zajistit přijetí pracovníka pro výkon činnosti a definovat jeho popis práce na základě souhrnné analýzy firmy KPMG.
Cíl 3.3
Systém hospodaření
Definování cíle Jednotný systém hospodaření provozoven v rámci modernizovaného účetního software. Definování termínu dosažení 2Q 2009 Definování odpovědnosti Jednatel, Jiří Bartáček Definování aktivit vedoucí k dosažení cíle Aplikace nového software, tvorba jednotného systému objednávek, hospodaření provozoven. Cíl 3.4
IT podpora společnosti
Definování cíle Těsnější způsob kontaktu zákazníka s internetem, zvýšení efektivity procesů společnosti při evidenci, pasportizaci (elektronické správě bytů) a hospodaření s bytovým fondem. Těsnější kontakt po linii management města- f. Bytes. Definování termínu dosažení 2 Q 2009 Definování odpovědnosti Jiří Bartáček, Martin Jirovský Definování aktivit vedoucí k dosažení cíle Aplikace nového software, tvorba jednotného systému objednávek, hospodaření provozoven..Společně s tím musí jít i požadavek na adekvátní školení klíčových zaměstnanců a potřeba pracovníka, zodpovědného za chod všech těchto systémů (zejména pak správce sítě). Údržba HW, SW by měla probíhat dle nastaveného harmonogramu, včetně zabezpečení náročnějších činností ze strany dodavatele. Bude nutné řešit doplnění nových sledovaných ukazatelů pro evidenci bytového majetku, aktualizace stávajících ukazatelů do digitální podoby. Požadavek na pravidelné reportování (dílčí úprava v manažérské smlouvě) managementu města. Jako důležitý se bude jevit také webový portál (opět požadavek na vzájemnou kompatibilitu), sledování monitoringu (bude-li vyžadován
Cíl 3.5
Zlepšení jednotlivých organizačních procesů
Definování cíle Plán školení kvalifikačních a behaviorálních požadavků pro jednotlivé zaměstnance a to v závislosti na požadovaných pracovních pozicích . důležité bude zhodnotit i procesy autoevulace, povinnosti srovnávacích mechanismů (benchmarcing, CAF). Definování termínu dosažení 3Q 2009 Definování odpovědnosti Dagmar Vacková, jednatel, Jiří Bartáček Definování aktivit vedoucí k dosažení cíle Stanovení karty zaměstnance s požadavky na vstupní, průběžná, výstupní školení s průběžným monitoringem plnění a s tím související bonifikací.
