SARANA DAN PRASARNA
AKADEMI KEBIDANAN HARAPAN MULYA PONOROGO 2013
i
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ................................................................................................. i SK Pedoman Sarana dan Prasarana ................................................................. ii Daftar Isi........................................................................................................... iii BAB I KETENTUAN UMUM 1.1 Pengertian- pengertia ........................................................................ 1 1.2. ruanga lingkup dan klasifikasi ......................................................... 4 A. Ruang lingkup .................................................................................... 4 1.3. Tugas dan Fungsi ...................................................................... 4 1.4 Keluaran..................................................................................... 6 1.5 Dasar Hukum ............................................................................. 7
BAB II PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA 2.1 Perencanaan ...................................................................................... 9 2.2 Klasifikasi Pengadaan ....................................................................... 10 2.3 Prosedur Pengadaan .......................................................................... 11 BAB III INVENTARISASI SARANA DAN PRASARANA 3.1 Inventarisasi asset ............................................................................. 22 3.1.1 Tanah ..................................................................................... 23 3.1.2 Kendaraan Dinas.................................................................... 23 3.1.3 Bangunan ............................................................................... 24 3.1.4 Fasilitas Laboratorium ........................................................... 24 3.1.5 Fasilitas Perpustakaan............................................................ 24 3.1.6 Fasilitas Umum dan Sosial .................................................... 24 3.1.7 asset Akbid HMP ................................................................... 24 3.1.8 Fasilitas Perkantoran.............................................................. 25 3.1.9 Fasilitas Komputer dan Jaringan ........................................... 25 3.2 Sistem Kode Inventaris ..................................................................... 26 3.2.1 Kode Lokasi ........................................................................... 26 3.2.2 Kode Barang .......................................................................... 27 3.2.3 Kode Regrestasi ..................................................................... 27 ii
BAB IV PEMAKAIAN/PEMANFAATAN SARANA PRASARANA 4.1 Klasifikasi Pemakaian sarana dan Prasarana .................................... 29 4.2 Penanggungjawab Pemakai Sarana dan Prasarana ........................... 31 4.3 Managemen Pengguna ...................................................................... 33 4.4 Prosedur Pemakai Sarana dan Prasarana .......................................... 34 BAB V PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA 5.1 Klasifikasi pemeliharaan Sarana dan Prasarana ............................... 38 5.2 Prosedur Pemeliharaan Sarana dan Prasarana .................................. 41 5.3 Penanggungjawab Pemeliharaan Sarana da Prasarana ..................... 45 5.4 Sistem Evaluasi Sarana dan Prasarana ............................................. 46 5.5 Laporan ............................................................................................. 49 BAB VI K3 (KESEHATAN, KESELAMATAN, DAN KEAMANAN KERJA) & SOP (STANDARDS OPERATION PROCEDURE) 6.1 Keamanan Kerja ............................................................................... 51 6.2 Kesehatan Kerja ................................................................................ 52 6.3 Keselamatan Kerja ............................................................................ 53 6.3.1 Kerugian Akibat Kecelakaan Kerja ........................................ 54 6.3.2 Sebab- sebab Kecelakaan ....................................................... 54 6.3.3 Teori Penyebab Kecelakaan yang pernah diajukan ................ 55 6.4 Tujuan Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Kerja .................... 55 6.5 Memahami Prosedur yang berkautan dengan keamanan .................. 59 6.6 Keselamatan dan Keamanan Kerja ................................................... 60 6.7 SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE) ............................ 63 6.7.1 Definisi Standard Operating Procedure................................. 63 6.7.2 Manfaat Standard Operating Procedure ................................ 64 6.7.3 Bentuk dan Cara Pembuatan SOP ......................................... 65 6.7.4 Pelaksanaan SOP ................................................................... 66 BAB VII PENUTUP ………………………………………………………..69
iii
BAB I KETENTUAN UMUM
1.1. Pengertian-pengertian Yayasan adalah Yayasan Briliant Buana Husada Ponorogo yang beralamat di Jl. Batoro Katong no 30 Ponorogo. Akbid Harapan Mulya adalah Akademi Kebidanan Harapan Mulya Ponorogo yang berlokasi di Jl. Batoro Katong no 30 Ponorogo. Barang Milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo adalah meliputi semua barang yang dibeli atau diperoleh dengan menggunakan dana Akbid atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Perolehan lainnya yang sah meliputi : a. Barang yang diperoleh dari hibah atau sumbangan b. Barang yang diperoleh sebagai pelaksanaan dan perjanjian/kontark Barang milik Akbid Harapan Mulya meliputi unsur-unsur asset tetap dan asset lancar. Asset adalah sumber daya yang memiliki nilai ekonomi dan dapat diukur dalam satuan uang. Asset tetap adalah asset berwujud yang mempunyai manfaat lebih dari 12 (dua belas) bulan sejak tanggal pelaporan. Asset tetap yang dimaksud dalam pengertian barang milik Akbid Harapan Mulya adalah peralatan dan mesin dan asset tetap lainnya untuk digunakan dalam kegiatan Akbid Harapan Mulya.
1
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat/media dalam mencapai sesuatu atau tujuan. Sarana yang dimaksud dalam pengertian sarana milik Akbid Harapan Mulya adalah alat pendukung proses belajar mengajar, alat perkantoran dan sarana lainnya. Prasarana adalah perangkat penunjang utama suatu proses atau usaha pendidikan agar tujuan pendidikan dapat tercapai. Prasarana yang dimaksud dalam pengertian prasarana Akbid Harapan Mulya adalah ruang belajar, ruang administrasi dan prasarana lainnya. Perencanaan adalah perencanaan sarana prasarana yang meliputi penentuan kebutuhan (requirement) dan penganggarannya (budgeting). Pengadaan adalah terjadinya transaksi pertukaran dengan penyerahan sejumlah uang untuk memperoleh sejumlah barang yang selanjutnya menjadi milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Pemakaian/pemanfaatan adalah penggunaan seluruh asset yang ada yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Pemeliharaan adalah perawatan dan perbaikan pada asset yang menjadi tanggung jawab Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Penilaian adalah penilaian asset yang merupakan segala biaya yang ditimbulkan akibat perolehan suatu asset. Mutasi barang adalah merupakan penyerahan barang dari satu unit ke unit lain di lingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo tanpa menerima sejumlah sumber daya ekonomi. Evaluasi sarana prasarana adalah tindakan monitoring terhadap keadaan, mutu dan kinerja sarana prasarana yang ada sehingga akan terlihat 2
kekurangan dan kelebihan dan dapat dijadikan sebagai dasar perencanaan dan pengembangan lebih lanjut. Hibah adalah merupakan perolehan sejumlah barang untuk Akbid Harapan Mulya Ponorogo tanpa menyerahkan sejumlah sumber daya ekonomi. Pelaksanaan dari perjanjian kontrak merupakan barang yang diperoleh dari pelaksanaan kerja sama dan perjanjian kontrak lainnya. Kode lokasi adalah kode yang digunakan untuk mengidentifikasi unit penanggung jawab barang milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Kode barang adalah kode yang digunakan untuk mengidentifikasi jenis barang yang terdiri dari golongan, bidang, kelompok, sub kelompok. Inventarisasi adalah kegiatan dalam melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan barang milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Inventarisasi bertujuan untuk membandingkan catatan barang milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo dengan kenyataan mengenai jumlah, nilai, harga, kondisi dan keberadaan seluruh barang milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo yang dimiliki dalam rangka tertib administrasi dan mendukung kehandalan laporan barang milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan laporan keuangan. Mitra kerja atau kemitaraan adalah kerjasama usaha antara penyedia barang/jasa. KIB adalah singkatan dari Kode Inventaris Barang DO adalah singkatan dari delivery order yang dalam arti lain adalah pemesanan barang. IMB adalah singkatan dari Izin Mendirikan Bangunan
3
1.2. Ruang Lingkup dan Klasifikasi A. Ruang Lingkup Manajemen sarana prasarana diselenggarakan dengan tujuan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan sebagai alat pertanggungjawaban atas pengelolaan sarana prasarana di Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan pelaporan manajerial. Ruang lingkup sistem informasi sarana prasarana meliputi : a. Perencanaan b. Pengadaan c. Penggunaan dan Pemanfaatan d. Pengamanan dan Pemeliharaan e. Evaluasi B. Klasifikasi Asset dilingkungan kampus meliputi 3 (tiga) jenis, yaitu : a) Asset yang dibeli dan dikelola oleh yayasan b) Asset yang dibeli oleh yayasan tapi dikelola oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo c) Asset yang dibeli dan dikelola oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo 1.3. Tugas dan Fungsi Tugas pokok dari pengurus sarana prasarana Akbid Harapan Mulya Ponorogo adalah menyelenggarakan sistem informasi manajemen sarana prasarana di lingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Fungsi dari pengurus sarana prasarana Akbid Harapan Mulya Ponorogo adalah : 4
a) Menyusun perencanaan sarana prasarana Akbid Harapan Mulya Ponorogo. b) Melaksanakan pengadaan dan pemeliharaan sarana prasarana Akbid Harapan Mulya Ponorogo. c) Menyelenggarakan inventarisasi sarana prasarana Akbid Harapan Mulya Ponorogo. d) Menyusun dan menyampaikan laporan secara berkala 1 (satu) tahun sekali. Berdasarkan tugas dan fungsi di atas, maka urusan sarana prasarana secara rinci dapat dijabarkan sebagai berikut : a) Menyusun rencana dan progaram kerja bidang sarana prasarana b) Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan serta menyusun saran pemecahan masalah di bidang sarana pendidikan c) Mengumpulkan,
mengelola
dan
menganalisis
data
sarana/asset
pendidikan meskipun masih ada sistem reshort sharing (pemakaian bersama) d) Mempersiapkan bahan penyusunan peraturan di bidang sarana dan pendidikan e) Mempersiapkan penyusunan rencana kebutuhan sarana pendidikan f) Melakukan penyusunan instrumen pemantauan penggunaan sarana pendidikan g) Mempersiapkan bahan evaluasi penggunaan sarana pendidikan h) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat sarana pendidikan i) Menyusun juklak dan juknis di bidang pengelolaan dan pemeliharaan 5
j) Mengelola dan melaksanakan pengadaan barang dan jasa k) Mengelola dan memelihara seluruh gedung yang dipakai Akbid Harapan Mulya Ponorogo l) Mengelola dan memelihara instalasi listrik dan air yang dipakai Akbid Harapan Mulya Ponorogo m) Mengelola dan memelihara peralatan dan kendaraan yang dipakai Akbid Harapan Mulya Ponorogo n) Merencanakan
dan
memelihara
lingkungan
kampus
termasuk
pertamanan o) Menjaga ketersediaan daya listrik secara ekonomis dan terpercaya bagi seluruh gedung dan ruang milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo p) Menjaga keandalan fungsi semua peralatan dan instalasi milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo q) Melaksanakan penyimpanan, pendistribusian, dan inventarisasi barang r) Melaksanakan penatausahaan barang, termasuk barang dalam gudang s) Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penggunaan barang t) Menyusun rencana pengadaan jasa, antara lain jasa pemeliharaan bangunan gedung, jalan, instalasi listrik, instalasi air dan infrastruktur lainnya u) Mempersiapkan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan dengan pengadaan jasa v) Menyusun konsep pengembangan kampus 1.4. Keluaran Dokumen yang dihasilkan dari pedoman sarana prasarana terdiri dari : 6
a. Manual Prosedur Pengajuan Sarana Prasarana b. Manual Prosedur Pengadaan c. Manual Prosedur Permintaan/Penyerahan Barang d. Manual Prosedur Inventarisasi e. Manual Prosedur Mutasi Barang f. Manual Prosedur Pemeliharaan g. Manual Prosedur Penggunaan Ruang h. Manual Prosedur Penggunaan Barang i. Manual Prosedur Penggunaan Dipakai Bersama j. Manual Prosedur Evaluasi Disamping dokumen di atas akan dihasilkan juga dokumen pendukung, yaitu: a. Daftar barang milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo b. Daftar gedung yang dipakai Akbid Harapan Mulya Ponorogo c. Daftar inventaris barang d. Format Permintaan Barang e. Berita Acara serah terima barang f. Berita Acara Pemakaian/Peminjaman barang 1.5. Dasar Hukum Yang menjadi dasar hukum dari sistem informasi sarana prasarana ini adalah : a) Keppres No. 80 tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. b) Statuta Akbid Harapan Mulya Ponorogo tahun 2013 7
c) Buku V Dikti, Praktik Baik Manajemen Sarana Prasarana, Tahun 2005 d) Peraturan Presiden RI Nomor 95 Tahun 2007 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. e) Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 171/PMK.05/2007 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah. f) Renstra Akbid Harapan Mulya Ponorogo tahun 2012-2017
8
BAB II PENGADAAN SARANA PRASARANA
2.1. Perencanaan Dalam manajemen sarana prasarana/asset, perencanaan meliputi perencanaan kebutuhan akan sarana prasarana baik rutin dan pengembangan serta bantuan disertai dengan penganggarannya. Sebuah unit di lingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo akan mengganggarkan dalam rencana anggaran rutin, pengembangan dan bantuan dengan memasukkan rencana pengadaan untuk sarana prasarana. Sedangkan
manajemen
sarana
prasarana/asset
kedepan
lebih
ditujukan kepada optimalisasi pengelolaan sarana prasarana yang didukung dengan system informasi (SI) dalam pengendaliannya. Strategi pengelolaan sarana prasarana secara umum dapat digambarkan sebagai berikut : Perolehan
Inventarisasi
Sistem Informasi
Pemanfaatan
(SI) Pengawasan
9
2.2. Klasifikasi Pengadaan a. Pengadaan Rutin Sistem pengadaan rutin adalah sistem yang mengatur pengadaan barang yang dilakukan secara rutin berdasarkan kebutuhan pengusul dari unit kerja, yang meliputi ATK, logistik dan pemeliharaan alat. Setiap unit pengusul mengajukan kebutuhan barang rutin berdasarkan program kerja rutin tahunan yang diusulkan pada bulan Juni. b. Pengadaan Terbatas (Pengembangan) Sistem pengadaan terbatas (Pengembangan) adalah sistem yang mengatur pengadaan barang inventaris yang dilakukan berdasarkan kebutuhan pengusul kerja, yang meliputi barang inventaris, dan renovasi. Setiap unit mengajukan kebutuhan pengembangan berdasarkan program kerja pengembangan tahunan yang diusulkan pada bulan Januari. c. Pengadaan Khusus (Bantuan) Sistem pengadaan khusus (bantuan) adalah sistem yang mengatur pengadaan barang yang dilakukan karena adanya program bantuan dari pihak ketiga, misalnya hibah Prov Jatim, dan lain sebagainya. Bantuan lain yang berasal dari pihak ketiga (pemerintah dan swasta) maka sistem pengelolaan yang menimbulkan pelaporan bagi pihak eksternal maka akan disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku pada instansi pemberi bantuan.
10
2.3. Prosedur Pengadaan a. Pengadaan Rutin 1. Ketentuan Pengadaan Ketentuan dalam pengusulan barang rutin dapat diuraikan sebagai berikut : a) Perencanaan pengadaan Perencanaan pengadaan barang rutin adalah pengajuan pengadaan barang dari unit pengusul kepada Pembantu Direktur II dengan berdasarkan kepada program kerjarutin. b) Inventarisasi Inventarisasi kebutuhan barang rutin ATK dan logistik dilakukan oleh Ka. BAU c) Persetujuan Hasil persetujuan dari Ka. BAU kemudian diajukan persetujuan kepada Pembantu Direktur II selanjutnya diteruskan kepada Direktur. d) Melaksanakan Pengadaan Barang Ka. BAU melakukan proses pengadaan barang dengan melakukan pemesanan kepada unit koperasi/toko (rekanan yang ditunjuk), selanjutnya Ka. BAU menyimpan barang dan logistic. 2. Permintaan dan Penyerahan Barang Yang dimaksud dengan permintaan dan penyerahan barang adalah permintaan barang habis pakai berupa ATK dan logistik dari unit kerja ke kantor Ka. BAU dan penyerahan barang habis pakai 11
berupa ATK dan logistik dari kantor Ka. BAU ke unit kerja di lingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo berdasarkan program rutin yang dilakukan setiap awal bulan. Penjelasan langkah-langkah permintaan dan penyerahan barang rutin adalah : a. Mengajukan Surat Permintaan, Pemohon dari unit kerja mengajukan surat permintaan barang ke Ka. BAU, dengan spesifikasi barang harus jelas dan lengkap perencanaan pengadaan yang pernah diajukan. b. Cek Ketersediaan, Ka. BAU memeriksa ketersediaan barang tersebut di gudang persediaan, jika barang digudang kosong maka Ka. BAU melakukan pemesanan di koperasi/toko/rekanan yang ditunjuk. c. Membuat DO, Ka. BAU membuat DO jika barang tersebut telah tersedia. d. Penyerahan Barang, Ka. BAU menyerahkan barang yang diminta berdasarkan DO. Pengambilan barang dapat dilakukan di gudang persediaan Ka.BAU sesuai dengan jenis barang yang diminta dan selanjutnya jenis barang dan jumlahnya dicatatkan pada buku persediaan barang ATK dan logistic (buku stok barang).
12
Alur pengadaan barang rutin dapat digambarkan sebagai berikut : Unit
Koperasi/toko/ rekanan
Ka. BAU
b. Pengadaan Pengembangan 1. Ketentuan Pengadaan Ketentuan dalam pengusulan barang pengembangan berupa inventaris dapat diuraikan sebagai berikut : a) Perencanaan pengadaan Perencanaan pengadaan barang pengembangan berdasarkan kepada pengajuan pengadaan barang dari unit pengusul kepada Ka. BAU dengan berdasarkan kepada program kerja pengembangan. b) Inventarisasi Inventarisasi kebutuhan barang pengembangan dilakukan oleh BAU c) Survey dan Membuat RAB, Team melakukan survey harga barang yang diminta di pasaran dan menyusun RAB. Survey dilakukan di 3 (tiga) tempat yang berbeda dan dipilih harga yang lebih murah dan efisien. d) Persetujuan RAB, Hasil persetujuan Verifikasi RAB dari BAU kemudian diajukan persetujuan kepada PUDIR II dan PUDIR II selanjutnya diteruskan kepada Direktur.
13
e) Melaksanakan Pengadaan Barang, BAU Pengadaan melakukan proses pengadaan barang dengan metode menyesuaikan nilai barang. Dalam melaksanakan pengadaan pengembangan dapat digolongkan sebagai berikut : a) Dengan nilai 1 s/d 5 juta persetujuan oleh Pudir II b) Dengan nilai 5 s/d 10 juta dilakukan proses dengan metode penunjukan langsung. Metode penunjukan langsung pengadaan pengembangan dapat dilakukan sebagai berikut : Penjelasan langkah-langkah penunjukan langsung adalah : a) Direktur melalui Pudir II b) Mengundang Peserta Terpilih, penyedia barang/jasa yang telah ditunjuk
dan
dipandang
mempunyai
spesifikasi/mampu
mengerjakan pekerjaan yang akan dilaksanakan. c) Pengambilan Dokumen Prakualifikasi, Penyedia barang/jasa mengambil dokumen penyedia barang/jasa, yaitu dokumen yang membuat persyaratan administrasi/teknis,
tata
cara
penilaian
administrasi/teknis, jadwal pengadaan,dll. d) Memasukkan Dokumen prakualifikasi, sebelum mengajukan penawaran secara tertulis, penyedia barang/jasa memasukkan dokumen kualifikasi yang memuat kemampuan perusahaan dibidang administrasi, teknis, financial, tenaga kerja/tenaga ahli dll.
14
e) Memeriksa dokumen Prakualifikasi, BAU meneliti dokumen prakualifikasi penyedia barang/jasa untuk menilai kemampuan perusahaan. f) Penjelasan Dokumen Prakualifikasi, BAU memberikan penjelasan secara rinci sesuai dokumen penyedia barang/jasa dan membuat berita acara penjelasan 2. Permintaan dan Penyerahan Barang Yang dimaksud dengan permintaan dan penyerahan barang adalah permintaan barang pengembangan berupa barang inventaris dari unit pengusul ke kantor BAU dan penyerahan barang inventaris dari BAU ke unit pengusul di lingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo berdasarkan program kerja pengembangan. Penjelasan langkah-langkah permintaan dan penyerahan barang pengembangan adalah : a) Mengajukan Surat Permintaan, Pemohon dari unit kerja mengajukan surat permintaan barang ke BAU, dengan spesifikasi barang harus jelas dan lengkap sesuai dengan perencanaan pengadaan yang sudah diajukan dalam program pengembangan. b) Verifikasi Kelayakan, BAU melakukan verifikasi kelayakan barang yang diminta dan kesesuaian permintaan barang dan analisa teknis yang diajukan unit kerja. Bila hasil vertifikasi tidak layak maka agar unit
15
memperbaiki
usulan,
jika
layak
maka
BAU
memberikan
persetujuan dan proses dilanjutkan ke langkah berikutnya. c) Penyerahan Barang, BAU menyerahkan barang yang diminta berdasarkan permintaan barang. Pengambilan barang dilakukan dengan penandatanganan berita acara serah terima barang antara BAU dan unit pengusul. Alur
permintaan
dan
penyerahan
barang
pengembangan
dapat
digambarkan sebagai berikut :
Unit
BAU
c. Prosedur Penyerahan Barang 1. Pengecekan/Pemeriksaan Barang Setelah pekerjaan selesai 100 % sesuai dengan yang tertuang dalam kontrak, penyedia barang/jasa mengajukan permintaan secara tertulis kepada pengguna barang/jasa untuk penyerahan pekerjaan. Pada saat penyerahan barang harus dilakukan penelitian atas spesifikasi, mutu, kelengkapan dan kondisi nyata dicocokkan dengan yang tertuang dalam surat pesanan dan/atau dokumen yang menyertai penyerahan barang. Apabila hasil pemeriksaan barang tidak sesuai dengan jenis dan mutu barang yang ditetapkan dalam kontrak, pengguna barang berhak menolak barang tersebut dan penyedia barang harus mengganti barang
16
yang tidak sesuai tersebut dengan biaya sepenuhnya ditanggung penyedia barang. 2. Penandatanganan berita acara serah terima Hasil penilain dituangkan dalam berita acara serah terima yang ditanda tangani oleh penyedia barang dan pengguna barang. Berita acara serah terima merupakan dokumen yang harus dilampirkan dalam surat permintaan pembayaran, kecuali dalam hal cara pembayaran menggunakan letter of credit. Pengguna barang dapat menunjuk wakil untuk memeriksa barang yang akan diserahkan sebagai petugas penerima/pemeriksa dan menandatangani berita acara. 1. Gedung dan Bangunan Gedung dan bangunan dinilai dengan biaya perolehan. Apabila penilaian dengan biaya perolehan tidak memungkinkan maka nilai asset tetap didasarkan pada nilai wajar/taksiran pada saat
perolehan.
menggambarkan
Biaya
perolehan
seluruh
biaya
gedung yang
dan
bangunan
dikeluarkan
untuk
memperoleh gedung dan bangunan sampai siap pakai. Biaya perolehan gedung dan bangunan yang dibangun dengan cara swakelola meliputi biaya langsung untuk tenaga kerja, bahan baku dan biaya tidak langsung termasuk biaya perencanaan dan pengawasan, perlengkapan, listrik, sewa peralatan dan semua biaya lainnya yang berkenaan dengan pembangunan asset tetap tersebut seperti IMB, notaris dan pajak. Jika gedung diperoleh dengan nilai kontrak, biaya perolehan meliputi nilai kontrak, biaya 17
perencanaan dan pengawasan, biaya perizinan, jasa konsultan, serta pajak. Gedung dan bangunan yang diperoleh dari sumbangan (donasi) dicatat sebesar nilai wajar pada saat perolehan. 2. Peralatan dan Mesin Biaya perolehan peralatan dan mesin menggambarkan jumlah pengeluaran yang telah dilakukan untuk memperoleh peralatan dan mesin tersebut sampai siap pakai. Biaya perolehan berasal dari pembelian meliputi harga pembelian, biaya pengangkutan, biaya instalasi, pajak, serta biaya langsung lainnya sampai peralatan dan mesin tersebut siap digunakan. Biaya perolehan peralatan dan mesin yang diperoleh melalui kontark meliputi nilai kontrak, biaya perencanaan dan pengawasan, biaya perizinan dan jasa konsultan serta pajak. Biaya yang diperoleh dengan cara swakelola meliputi biaya langsung untuk tenaga kerja, bahan baku dan biaya tidak langsung termasuk biaya perencanaan dan pengawasan, perlengkapan, listrik, sewa peralatan, pajak dan semua biaya lainnya yang terjadi. 3. Asset lainnya (Koleksi pustaka, barang seni/olah raga, tanaman) serta renovasi atas asset tetap yang bukan miliknya. Biaya asset tetap lainnya diakui pada saat diterima atau diserahkan hak kepemilikannya dan/atau pada saat penguasaannya berpindah serta telah siap pakai.
18
1. Umur Ekonomis Aktiva Akbid Harapan Mulya Ponorogo Dalam memformulasikan penyusutan terhadap aktiva yang ada di Akbid Harapan Mulya Ponorogo maka terlebih dahulu ditetapkan umur ekonomis terhadap aktiva yang ada, yaitu sebagai berikut : 1. Gedung/bangunan
= 20 tahun
2. Kendaraan roda 4
= 10 tahun
3. Kendaraan roda 2
= 8 tahun
4. Komputer/Notebook
= 4 tahun
c) Jenis Barang Barang adalah bagian dari kekayaan yang merupakan satuan tertentu yang dapat dinilai/dihitung/diukur/ditimbang dan dinilai namun tidak termasuk uang dan surat berharga. Barang memiliki jenis dan variasi yang sangat beragam, baik dalam hal tujuan perolehannya maupun masa manfaat yang diharapkan. Oleh sebab itu dalam perlakuan akuntansinya ada barang yang dikategorikan sebagai asset lancer dan asset tetap bahkan asset lainnya. a. Asset Lancar Barang dikategorikan sebagai asset lancar apabila diharapkan segera dipakai atau dimiliki untuk dijual dalam waktu 12 (dua belas) bulan sejak tanggal perolehan. Barang yang memenuhi kriteria seperti ini diperlakukan sebagai persediaan. Persediaan adalah asset lancer dalam bentuk barang atau perlengkapan
yang
dimaksudkan 19
untuk
mendukung
kegiatan
operasional dan barang-barang yang dimaksudkan untuk dijual dan atau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat. Persediaan mencakup barang atau perlengkapan yang dibeli dan disimpan untuk digunakan, misalnya barang habis pakai seperti alat tulis kantor, barang tak habis pakai seperti komponen peralatan dan pipa, dan komponen bekas. Persediaan dapat meliputi barang konsumsi, bahan untuk pemeliharaan, suku cadang, persediaan untuk tujuan berjaga-jaga, bahan baku, barang dalam proses/setengah jadi, tanah/bangunan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat. b. Asset Tetap Barang dikategorikan sebagai asset tetap apabila mempunyai masa manfaat lebih dari 12 (dua belas) bulan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam operasi normal dan diperoleh atau dibangun untuk digunakan. Barang yang dikategorikan kedalam kelompok asset tetap dan memenuhi kriteria tersebut meliputi : tanah, peralatan dan mesin, gedung dan bangunan. Sedangkan asset tetap yang sudah dihentikan penggunaan aktif digolongkan sebagai asset lain- lain. f) Mitra Kerja Sesuai dengan Kepres Nomor 80 tahun 2003 pasal 1 ayat 20 yang dimaksud dengan mitra kerja atau kemitaraan adalah kerjasama usaha antara penyedia barang/jasa dalam negeri maupun luar negeri yang masingmasing pihak mempunyai hak, kewajiban dan tanggung jawab yang jelas, 20
berdasarkan kesepakatan bersama dalam perjanjian tertulis. Persyaratan penyedia barang/jasa dalam pelaksanaan pengadaan adalah sebagai berikut : a. Memenuhi
ketentuan
peraturan
perundang-undangan
untuk
menjalankan usaha kegiatan sebagai penyedia barang/jasa. b. Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial untuk menyediakan barang/jasa. c. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan atau direksi yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana. d. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak. e. Sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban pajak tahun terakhir. f. Pernah memperoleh pekerjaan penyediaan barang dan jasa. g. Memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan barang/jasa. h. Tidak masuk dalam daftar hitam i. Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau. j. Khusus untuk penyedia barang/jasa orang perseorangan sama dengan di atas kecuali huruf f.
21
BAB III INVENTARISASI SARANA PRASARANA
3.1. Inventarisasi asset Inventarisasi pencatatan,
dan
adalah
kegiatan
pelaporan
barang.
dalam
melakukan
Inventarisasi
pendataan,
bertujuan
untuk
membandingkan catatan barang dengan kenyataan mengenai jumlah, nilai, harga, kondisi dan keberadaan seluruh barang yang dimiliki dan atau dikuasai oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan mendukung keandalan laporan barang dan laporan keuangan. Tahapan dalam melaksanakan inventarisasi dapat dilakukan melalui langkah- langkah sebagai berikut : Persiapan : a. Membentuk tim inventarisasi b. Membagi tugas dan menyusun jadwal c. Mengumpulkan dokumen barang d. Menyiapkan label sementara e. Membuat denah ruangan, memberi nomor ruangan, dan menentukan penanggung jawab ruangan Pelaksanaan : a. Menghitung jumlah barang per sub-kelompok barang b. Mencatat barang ke dalam kertas kerja inventaris c. Menempelkan label pada barang yang telah dihitung d. Menentukan kondisi barang dengan kriteria baik, buruk atau rusak e. Menyusun laporan hasil inventaris 22
f. Membandingkan laporan dengan dokumen barang yang ada g. Membuat daftar barang yang tidak ditemukan, belum pernah dicatat, serta kondisi barang h. Menyampaikan laporan kepada pengelola barang Tindak lanjut : a. Menelusuri barang yang tidak ditemukan b. Membuat usulan penghapusan barang yang rusak berat c. Menindaklanjuti hasil inventarisasi ke dalam sistem informasi sarana prasarana Diantara asset yang ada dilingkungan kampus terdapat 2 (dua) jenis kepemilikan asset yaitu asset yayasan dan asset Akbid Harapan Mulya Ponorogo. a. Asset Yayasan Asset yayasan adalah asset yang diperoleh dan dibawah kepemilikan yayasan, yang terdiri dari : 3.1.1 Tanah Tanah adalah asset yayasan meliputi seluruh lokasi kampus yang terletak di Jl. Batoro Katong no 30 Ponorogo, dengan luas keseluruhan 500,2 hektar. 3.1.2 Kendaraan Dinas Kendaraan dinas adalah seluruh kendaraan dinas yang dimiliki oleh yayasan dan digunakan untuk kepentingan Akbid Harapan Mulya Ponorogo.
23
3.1.3 Bangunan Bangunan Yayasan adalah seluruh bangunan yang berdiri di atas tanah yayasan yang disebutkan di atas yang digunakan untuk kebutuhan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 3.1.4 Fasilitas Laboratorium Fasilitas laboratorium adalah merupakan fasilitas milik yayasan yang digunakan untuk mendukung proses praktikum dilingkungan perguruan dan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 3.1.5 Fasilitas Perpustakaan Fasilitas Perpustakaan adalah merupakan fasilitas milik yayasan yang digunakan untuk mendukung proses belajar di perpustakaan perguruan dan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 3.1.6
Fasilitas Umum dan Fasilitas Sosial Fasilitas umum dan sosial yayasan adalah seluruh fasilitas yang
dimiliki oleh yayasan yang berada dilokasi tersebut di atas yang meliputi Jalan, Parkir, Penerangan, Sarana olah raga yang digunakan untuk kepentingan di Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 3.1.7
Asset Akbid Harapan Mulya Ponorogo
Fasilitas Proses Belajar Mengajar Fasilitas proses belajar mengajar adalah merupakan fasilitas milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo yang digunakan untuk mendukung proses belajar mengajar dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Fasilitas proses belajar mengajar meliputi kursi kuliah, meja dan kursi dosen, white
24
board, laptop, LCD dan lainnya yang ditempatkan di ruang kelas untuk kegiatan proses belajar mengajar. 3.1.8
Fasilitas Perkantoran Fasilitas perkantoran adalah merupakan fasilitas milik Akbid
Harapan Mulya Ponorogo yang digunakan untuk mendukung proses administrasi dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Fasilitas perkantoran meliputi meja, kursi, lemari, white board, computer, laptop, LCD dan lainnya yang ditempatkan di ruang kantor untuk kegiatan proses administrasi. 3.1.9
Fasilitas Komputer dan Jaringan Fasilitas komputer dan jaringan adalah merupakan fasilitas milik
Akbid Harapan Mulya Ponorogo yang digunakan untuk mendukung kemampuan jaringan dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Fasilitas komputer dan jaringan komputer, UPS, modem dan lainnya yang ditempatkan sesuai dengan kebutuhan untuk kegiatan mendukung peningkatan pelayanan administrasi dan informasi. Dari uraian tersebut di atas maka dapat disampaikan Kode Inventaris Barang (KIB) beserta dengan golongannya berdasarkan system informasi berbasis IT yang dibangun di Akbid Harapan Mulya Ponorogo, yaitu sebagai berikut : Tanah Tanah yayasan dalam inventarisasi dikelompokkan kedalam kelompok inventaris barang (Y), sehingga penulisannya akan terbaca : KIB (Y) Tanah Dengan golongan : (01) 25
Peralatan dan Mesin Peralatan dan mesin dalam inventarisasi dikelompokkan kedalam kelompok inventaris barang (M), sehingga penulisannya akan terbaca : KIB (M) Peralatan dan Mesin Dengan golongan : (02) Bangunan Bangunan Yayasan dalam inventarisasi dikelompokkan kedalam kelompok inventris barang (G), sehingga dalam penulisannya akan terbaca : KIB (G) Bangunan Dengan golongan : (03) Asset Lainnya Asset lainnya Akbid Harapan Mulya Ponorogo dalam inventarisasi dikelompokkan kedalam kelompok inventaris
yang sesuai dengan
keberadaan barang. 3. 2. Sistem Code Inventaris a. Klasifikasi pengkodean Pengkodean terhadap asset dapat diklasifikasi kedalam 3 (tiga) bentuk, yakni kode lokasi, kode barang dan kode registrasi.
Ketiga
klasifikasi pengkodean tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 3.2.1 Kode lokasi Kode
lokasi
adalah
kode
yang
dipergunakan
mengidentifikasi unit penanggung jawab serta lokasi penempatan.
26
untuk
Lokasi Penempatan : Gedung Lab Gedung Pers Gedung Lab.int Gedung Bau Gedung Bak Gedung Dir Gedung Pudir Gedung Kels 3.2.2 Kode barang Kode barang adalah kode yang dibuat untuk mengidentifikasi barang berdasarkan golongan, bidang, kelompok dan sub kelompok.
Nama Asset
Tanah Gedung Baru Peralatan dan mesin Jalan dan Irigasi Asset Lainya 3.2.3
Kelompok inventaris barang (KIB) (A) (B) (C) (D) (E)
Golongan
(1) (2) (3) (4) (5)
Kode regitrasi
Kode registrasi adalah kode yang terdiri dari kode lokasi ditambah dengan tahun perolehan dan kode barang ditambah dengan nomor urut pembelian. Kode registrasi merupakan kode pengenal barang yang ditempel pada barang tersebut.
27
Dalam melakukan pengkodean maka terlebih dahulu bidang sarana prasarana Akbid Harapan Mulya Ponorogo harus membuat daftar golongan dan bidang terlebih dahulu. Namun dalam Sistem Informasi Manajemen Sarana Prasarana pengkodean akan dilakukan secara sistematis. Semua kode baik kode lokasi, kode barang, maupun kode registrasi sudah diprogram terlebih dahulu ke dalam system. Pengelola barang cukup memasukkan data barang sesuai form yang disediakan oleh system, maka kode akan tersusun secara otomatis. b. Pelaksanaan Pengkodean Ketentuan pengkodean dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut : a) Pengkodean dilaksanakan maksimal 1 (satu) hari kerja setelah serah terima barang dari BAU kepada unit pengusul. b) Pengkodean dilakukan oleh BAU dengan disaksikan unit pengusul. c) Pengkodean dilakukan dengan menggunakan barcode yang sudah dihubungkan dengan data yang ada pada system informasi. d) Cetakan dari barcode ditempel pada barang yang diregistrasi. Untuk tanah dan bangunan pengkodean dilakukan dengan mengisi kode di daftar inventaris barang tanpa menempelkan nomor inventaris.
28
BAB IV PEMAKAIAN/PEMANFAATAN SARANA PRASARANA
4.1. Klasifikasi Pemakaian Sarana Prasarana Dalam mendukung operasional manajemen, Akbid Harapan Mulya Ponorogo maka dibutuhkan sarana prasarana baik dalam bidang akademik maupun non akademik. Sarana prasarana yang ada tidak semuanya milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo melainkan ada beberapa diantaranya milik yayasan namun bisa digunakan untuk kepentingan Akbid Harapan Mulya Ponorogo.
Kondisi
sarana
prasarana
berdasarkan
penggunaan
atau
pemakaiannya dapat dibedakan atas : a. Pemakaian Bersama Pemakaian bersama dapat berarti bahwa sarana prasarana tersebut milik yayasan dan dapat digunakan oleh unit-unit yang ada dijajaran yayasan. Sarana prasarana tersebut meliputi : 1. Gedung dan sarana umum Gedung yang dimaksud adalah seluruh gedung yang berada di atas tanah yayasan yang terdiri dari gedung yang dapat digunakan untuk kebutuhan pengelolaan Akbid Harapan Mulya Ponorogo sepanjang ada izin yang diberikan oleh pengurus yayasan. Disamping gedung, ada juga ruangan yang penggunannya diatur secara khsusus, misalnya ruang multi media, seminar, makhtab, dan lain-lain. Sarana umum yang dimaksud adalah seluruh sarana umum yang ada yang meliputi sarana ibadah (mesjid dan musholla), 29
parkir, lapangan olah raga, yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan umum Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 2. Kendaraan dinas Kendaraan dinas yang disediakan oleh yayasan untuk kepentingan umum dapat dimanfaatkan untuk kepentingan Akbid Harapan Mulya Ponorogo berdasarkan persetujuan dari pengurus yayasan. 3. Fasilitas Laboratorium Fasilitas
laboratorium
meliputi
laboratorium
komputer,
laboratorium kebidanan, laboratorium KDK, Laboratorium Bahasa berada di bawah pengelolaan pudir II dapat digunakan secara bersama oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 4. Fasilitas Perpustakaan Fasilitas perpustakaan dapat digunakan secara bersama oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan perguruan. b. Pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo Pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo adalah seluruh sarana prasarana yang dibeli oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo untuk mendukung operasional Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo terdiri atas : 1. Fasilitas Proses Belajar Mengajar Fasilitas proses belajar mengajar yang terdiri dari kursi mahasiswa, kursi dosen, meja dosen, white board, laptop, LCD dan
30
alat peraga lainnya serta ruangan belajar yang dikhususkan pemakaiannya untuk Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 2. Fasilitas Perkantoran Fasilitas perkantoran meliputi seluruh fasilitas yang ada dikantor unit kerja yang meliputi lemari, meja, kursi, komputer administrasi, laptop, scanner, kamera, kipas angin, dan fasilitas kantor lainnya. 3. Fasilitas Komputer dan Jaringan Fasilitas komputer dan jaringan meliputi seluruh komputer dan jaringan
yang digunakan untuk
mengelola
sistem informasi
terintegrasi di lingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 4. 2. Penanggung-jawab Pemakaian Sarana Prasarana a. Pemakaian Bersama 1. Gedung dan sarana umum Penanggung jawab dari gedung dan sarana umum yang digunakan secara bersama oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo 2. Kendaraan dinas Penanggung jawab dari kendaraan dinas yang digunakan secara bersama oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 3. Fasilitas Laboratorium Penanggung
jawab
dari
fasilitas
laboratorium
yang
digunakan secara bersama oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo.
31
4. Fasilitas Perpustakaan Penanggung jawab dari fasilitas perpustakaan yang digunakan secara bersama oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo. b. Pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo 1. Fasilitas Proses Belajar Mengajar Penanggung jawab dari fasilitas proses belajar mengajar dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo secara umum adalah Pembantu Direktur II Akbid Harapan Mulya Ponorogo, namun secara teknis pengawasan dilapangan dipercayakan kepada unit terkait atau petugas yang ditunjuk dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 2. Fasilitas Perkantoran Penanggung jawab dari fasilitas perkantoran dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo secara umum adalah Pembantu Direktur II Akbid Harapan Mulya Ponorogo, namun secara teknis pengawasan dilapangan dipercayakan kepada unit terkait atau petugas yang ditunjuk dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 3. Fasilitas Komputer dan Jaringan Penanggung jawab dari fasilitas komputer dan jaringan dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo secara umum adalah Pudir II Akbid Harapan Mulya Ponorogo, namun secara teknis pengawasan
dilapangan
32
dipercayakan
kepada
unit
terkait
dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo sebagai user dari fasilitas yang digunakan. 4. 3. Manajemen Pengguna Dalam pengelolaan manajemen sarana prasarana berbasis sistem informasi terintegrasi perlu dikelola secara baik dan benar. Mulai dari pendataan, input data, proses data, dan out put data dibutuhkan manajemen pengguna sistem. Pengguna sistem yang dimaksud meliputi : a. Pengguna Pengguna merupakan setiap individu yang ada dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo yang dapat mengakses sistem informasi sarana prasarana atau petugas yang ditunjuk dari setiap unit kerja yang ada dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo yang ditugaskan untuk melaksanakan kebutuhan manajemen sarana prasarana di unit kerjanya. Setiap pengguna yang sudah di daftar secara online dapat mengakses system informasi sarana prasarana. Keputusan siapa saja yang berhak menjadi pengguna sistem informasi sarana prasarana akan ditentukan oleh Ka, BAU Akbid Harapan Mulya Ponorogo atas petunjuk Pembantu Direktur II dan persetujuanDirektur. Proses yang dilakukan oleh user admin dalam manajemen pengguna sistem informasi sarana prasarana adalah menambah pengguna baru, mengubah data pengguna dan mengubah password pengguna. b. Group Group mempunyai hak akses atas menu sistem informasi manajemen sarana prasarana berdasarkan kebutuhan Akbid Harapan 33
Mulya Ponorogo. Keputusan penambahan group ditentukan oleh Ka. Lab Internet Akbid Harapan Mulya Ponorogo atas petunjuk Pudir II dan persetujuan Direktur. Proses yang dilakukan oleh user admin dalam manajemen pengguna group sistem informasi sarana prasarana adalah menambah pengguna baru, mengubah data pengguna dan mengubah password pengguna. 4. 4. Prosedur Pemakaian Sarana Prasarana a. Pemakaian Bersama 1. Gedung dan sarana umum a) Semua hal berkaitan dengan pemakaian/pemanfaatan gedung dan sarana umum menjadi tanggung jawab Pudir II, oleh sebab itu segala hal berkaitan dengannya akan diatur oleh Pudir II. b) Setiap pemakai wajib menyampaikan usulan pemakaian kepada Ka. BAU dan Ka. BAU atas persetujuan Pudir II akan mengajukan kepada Direktur. Penggunaan fasilitas gedung dan sarana umum hanya diberikan untuk kepentingan dan tujuan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. c) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai. 2. Kendaraan dinas a) Semua hal berkaitan dengan pemakaian/pemanfaatan kendaraan menjadi tanggung jawab Pudir II, oleh sebab itu segala hal berkaitan dengannya akan diatur oleh Pudir II.
34
b) Setiap pemakai wajib menyampaikan usulan pemakaian kepada Ka. BAU dan Ka. BAU atas persetujuan Pudir II . c) Penggunaan
fasilitas
kendaraan
hanya
diberikan
untuk
kepentingan dan tujuan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. d) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai. 3. Fasilitas Laboratorium a) Semua
hal
berkaitan
dengan
pemakaian/pemanfaatan
laboratorium menjadi tanggung jawab Pudir II, oleh sebab itu segala hal berkaitan dengannya akan diatur oleh Pudir II. b) Setiap pemakai wajib menyampaikan usulan pemakain kepada Pudir II dan Pudir II atas persetujuan Direktur. c) Unit pemakai bersama dengan unit pengelola akan mengatur jadwal pemakaian. d) Penggunaan fasilitas laboratorium hanya diberikan untuk kepentingan dan tujuan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. e) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai 4. Fasilitas Perpustakaan Perpustakaan adalah fasilitas umum yang digunakan oleh seluruh mahasiswa, dosen, dan pegawai yang ada di Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Setiap pengguna dapat melakukan akses langsung ke perpustakaan. Khusus untuk pemanfaatan perpustakaan tidak menggunakan alur seperti point a.1 s/d a.3 di atas. 35
Alur pemakaian milik bersama dapat digambarkan sebagai berikut : Unit
Pudir II
Direktur
b. Pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo 1. Fasilitas Proses Belajar Mengajar a) Semua hal berkaitan dengan pemakaian/pemanfaatan fasilitas proses belajar mengajar menjadi tanggung jawab Pudir II Akbid Harapan Mulya Ponorogo. b) Unit pemakai wajib menyampaikan usulan pemakaian dengan membuat jadwal kuliah setiap semester. c) Penggunaan fasilitas proses belajar mengajar hanya digunakan untuk kegiatan proses belajar mengajar atau kegiatan akademik lainnya. d) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai. 2. Fasilitas Perkantoran a) Semua hal berkaitan dengan pemakaian/pemanfaatan fasilitas kantor
menjadi
tanggung
jawab
pimpinan
unit
yang
bersangkutan. b) Penggunaan fasilitas kantor hanya diberikan untuk kepentingan dan tujuan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. c) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai.
36
3. Fasilitas Komputer dan Jaringan a) Semua hal berkaitan dengan pemakaian/pemanfaatan fasilitas komputer dan jaringan menjadi tanggung jawab Ka. Lab internet. b) Setiap pemakai wajib mematuhi ketentuan yang dibuat. c) Penggunaan fasilitas komputer dan jaringan hanya diberikan untuk kepentingan dan tujuan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. d) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai. Alur pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo dapat digambarkan sebagai berikut :
Pudir II
Unit
37
BAB V PEMELIHARAAN SARANA PRASARANA
5.1. Klasifikasi Pemeliharaan Sarana Prasarana Pemeliharaan sarana prasarana yang dilakukan di Akbid Harapan Mulya Ponorogo adalah dalam upaya untuk menunjang peningkatan kualitas pelayanan terhadap kegiatan Tri dharma Perguruan Tinggi. Pemeliharaan yang dilakukan oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo tidak saja kepada asset Akbid Harapan Mulya Ponorogo saja melainkan juga asset yayasan yang dipergunakan oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Klasifikasi pemeliharaan atas asset tersebut dapat dibedakan atas : a. Klasifikasi pemeliharaan atas pemakaian bersama Pemeliharaan atas pemakaian bersama meliputi seluruh asset milik yayasan yang digunakan oleh unit yang berada di bawah naungan yayasan seperti gedung, kendaraan, dan fasilitas umum sosial lainnya. Pelaksana
dari
pemeliharaan
atas
asset
pemakaian
bersama
dilaksanakan oleh Pudir II. 1. Gedung dan sarana umum Gedung dan sarana umum yang ada selalu digunakan secara bersama-sama oleh unit-unit yang ada.
Namun secara teknis
pemeliharaannya dapat dibedakan sebagai berikut : a) Untuk gedung yang digunakan oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo maka pemeliharaan akan dibebankan kepada Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 38
b) Untuk gedung yang digunakan secara bersama oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan perguruan maka pemeliharaan dibebankan kepada Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan perguruan secara bersama. 2. Kendaraan dinas Kendaraan dinas adalah kendaraan dinas milik yayasan yang dikelola oleh Pudi II sebagai penanggung jawab dan dapat digunakan oleh unit-unit yang ada dilingkungan yayasan. Selama pemakaian terhadap kendaraan dinas jika terjadi kerusakan pada kendaraan tersebut menjadi tanggung jawab unit pemakai. Dalam hal
ini
pemakai
dapat
menggunakan
berita
acara
kerusakan/kecelakaan berdasarkan ketentuan yang diatur oleh Pudir II. 3. Fasilitas Laboratorium Pemeliharaan fasilitas laboratorium komputer, laboratorium ilmu-ilmu dasar, laboratorium bahasa, serta peralatan praktikum lainnya yang berada dan menjadi tanggung jawab Pudir II. Akbid Harapan Mulya Ponorogo bersama-sama dengan perguruan sebagai pengguna fasilitas laboratorium akan dikenakan beban biaya pemeliharaan. 4. Fasilitas Perpustakaan Pemeliharaan fasilitas perpustakaan meliputi buku, majalah, jurnal, skripsi, dan bahan-bahan referensi lainnya yang dikelola menjadi tanggung jawab Pudir II. Akbid Harapan Mulya Ponorogo 39
bersama-sama dengan perguruan sebagai pengguna fasilitas perpustakaan akan dikenakan beban biaya pemeliharaan.
b. Klasifikasi pemeliharaan atas pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo Pemeliharaan atas pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo merupakan pemeliharaan seluruh sarana prasarana yang dibeli dan dikelola oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo untuk mendukung
operasional
Akbid
Harapan
Mulya
Ponorogo.
Pemeliharaan atas pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo meliputi : 1. Fasilitas Proses Belajar Mengajar Pemeliharaan fasilitas proses belajar mengajar yang terdiri dari Kursi mahasiswa, kursi dosen, meja dosen, white board, laptop, LCD dan alat peraga lainnya serta ruangan belajar yang dikhususkan pemakaiannya untuk Akbid Harapan Mulya Ponorogo menjadi tanggung jawab Pembantu Direktur II. Dalam melaksanakan proses pengawasan dilapangan, Pembantu Direktur II akan menunjuk petugas sebagai pengawas dan fasilitator di setiap lantai gedung yang digunakan untuk kegiatan perkuliahan. 2. Fasilitas Perkantoran Pemeliharaan fasilitas perkantoran meliputi seluruh fasilitas yang ada dikantor unit kerja yang meliputi lemari, meja, kursi, komputer administrasi, laptop, scanner, kamera, kipas angin, dan 40
fasilitas kantor lainnya menjadi tanggung jawab Pembantu Direktur II. Dalam melaksanakan tugasnya, Pembantu Direktur II akan menunjuk unit pengguna sebagai pelaksana pengawasan dilapangan. 3. Fasilitas Komputer dan Jaringan Pemeliharaan fasilitas komputer dan jaringan meliputi seluruh komputer dan jaringan yang digunakan untuk mengelola sistem informasi terintegrasi di lingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo menjadi tanggung jawab Pudir II. Dalam melaksanakan tugasnya, Pudir II Akbid Harapan Mulya Ponorogo akan menunjuk unit pengguna sebagai pelaksana pengawasan dilapangan. 5. 2. Prosedur Pemeliharaan Sarana Prasarana a. Prosedur pemeliharaan atas pemakaian bersama 1. Gedung dan sarana umum a) Untuk gedung yang hanya digunakan oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo, maka pemeliharaan sepenuhnya menjadi tanggung jawab Akbid Harapan Mulya Ponorogo. b) Untuk gedung yang digunakan oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo tanggung jawab diberikan kepada direktur. c) Fasilitas umum yang ada selalu digunakan bersama-sama oleh unit yang ada di lingkungan yayasan, sehingga unit pemakai harus mengajukan jadwal pemakain kepada Pudir II sebagai penanggung jawab pemeliharaan, namun secara bersama-sama Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan perguruan menanggung atas biaya pemeliharaan. 41
d) Mekanisme pemeliharaan akan diatur oleh Pudir II sebagai pelaksana teknis pemeliharaan. 2. Kendaraan dinas a) Setiap unit pemakai termasuk Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan unit dijajarannya agar mengajukan permohonan pemakaian kendaraan dinas kepada Pudir II minimal 1 hari sebelumnya. b) Segala biaya yang timbul akibat pemakaian adalah menjadi tanggung jawab unit pemakai. c) Pemeliharaan atas kendaraan dinas dilaksanakan oleh Ka. BAU. d) Mekanisme pemeliharaan akan diatur oleh Ka. BAU sebagai pelaksana teknis pemeliharaan. 3. Fasilitas laboratorium a) Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas laboratorium ada dalam tanggung jawab Pudir II dengan pelaksananya Kepala laboratorium. b) Unit
penanggungjawab
wajib
menyampaikan
usulan
pemeliharaan kepada Ka. BAU c) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai. d) Mekanisme pemeliharaan akan diatur oleh Ka. BAU sebagai pelaksana teknis pemeliharaan.
42
4. Fasilitas perpustakaan a) Semua
hal
berkaitan
dengan
pemeliharaan
fasilitas
perpustakaan ada dalam tanggung jawab Ka. BAU dengan pelaksananya Kepala perpustakaan. b) Unit
penanggungjawab
wajib
menyampaikan
usulan
pemeliharaan kepada Ka. BAU. c) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai. d) Mekanisme pemeliharaan akan diatur oleh Ka. BAU sebagai pelaksana teknis pemeliharaan. Alur pemeliharaan milik bersama dapat digambarkan sebagai berikut : 1
Unit
Ka. BAU
2 b. Prosedur pemeliharaan atas pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo 1. Fasilitas proses belajar mengajar a) Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas proses belajar mengajar ada dalam tanggung jawab Pembantu Direktur II. b) Unit pemakai wajib melaporkan tentang kondisi fasilitas yang perlu dilakukan pemeliharaan kepada Pembantu Direktur II. c) Pembantu Direktur II menyampaikan usulan pemeliharaan kepada direktur dengan membuat taksasi biaya. 43
d) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai. 2. Fasilitas perkantoran a) Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas kantor ada dalam tanggung jawab pimpinan unit yang bersangkutan. b) Unit
pemakai wajib menyampaikan usulan pemeliharaan
kepada Pembantu Direktur II dengan membuat taksasi biaya. c) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai. 3. Fasilitas komputer dan jaringan a) Semua hal berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas komputer dan jaringan ada dalam tanggung jawab Ka. BAU b) Unit pemakai wajib melaporkan tentang kondisi fasilitas yang perlu dilakukan pemeliharaan kepada Ka. BAU c) KA. BAU melalui Pembantu Direktur II wajib menyampaikan usulan pemeliharaan kepada Direktur dengan membuat taksasi biaya. d) Pembantu Direktur II menyampaikan usulan pemeliharaan kepada Direktur. e) Setiap pemakai wajib menjaga dan memelihara semua fasilitas yang dipakai Alur pemeliharaan milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo dapat digambarkan sebagai berikut : Unit
Pembantu Direktur II 44
2
Direktur
5.3. Penanggungjawab Pemeliharaan Sarana Prasarana a. Penanggungjawab pemeliharaan atas pemakaian bersama 1. Gedung dan sarana umum Penanggung jawab pemeliharaan dari gedung dan sarana umum yang digunakan secara bersama oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo adalah
Pudir II yang selanjutnya menunjuk unit
pengguna sebagai pelaksana di lapangan. 2. Kendaraan dinas Penanggung jawab pemeliharaan dari kendaraan dinas yang digunakan secara bersama oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan perguruan adalah Pudir II yang selanjutnya menunjuk petugas sebagai pelaksana di lapangan. 3. Fasilitas laboratorium Penanggung jawab pemeliharaan dari fasilitas laboratorium yang digunakan secara bersama oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan perguruan adalah Pudir II yang selanjutnya menunjuk Ka. Laboratorium sebagai pelaksana di lapangan. 4. Fasilitas perpustakaan Penanggung jawab pemeliharaan fasilitas perpustakaan yang digunakan secara bersama oleh Akbid Harapan Mulya Ponorogo dan perguruan adalah Pudir II yang selanjutnya menunjuk Ka. Perpustakaan sebagai pelaksana di lapangan. b. Penanggungjawab pemeliharaan atas pemakaian milik Akbid Harapan Mulya Ponorogo 45
1. Fasilitas proses belajar mengajar Penanggung jawab pemeliharaan dari fasilitas proses belajar mengajar dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo secara umum adalah Pembantu Direktur II, namun secara teknis pengawasan dilapangan dipercayakan kepada unit terkait atau petugas yang ditunjuk dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 2. Fasilitas perkantoran Penanggung jawab pemeliharaan dari fasilitas perkantoran dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo secara umum adalah Pembantu Direktur II, namun secara teknis pengawasan dilapangan dipercayakan kepada unit terkait atau petugas yang ditunjuk dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo. 3. Fasilitas komputer dan Jaringan Penanggung jawab pemeliharaan dari fasilitas komputer dan jaringan dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo secara umum adalah Pembantu Direktur II, namun secara teknis pengawasan
dilapangan
dipercayakan
kepada
unit
terkait
dilingkungan Akbid Harapan Mulya Ponorogo sebagai user dari fasilitas yang digunakan dan berkoordinasi dengan Ka. Lab Komputer. 5.4. Sistem Evaluasi Sarana Prasarana a. Evaluasi fasilitas proses belajar mengajar
46
Evaluasi fasilitas proses belajar mengajar dilakukan dengan perincian sebagai berikut : 1. Evaluasi dilakukan oleh BAU 2. BAU memberikan jadwal evaluasi kepada unit terkait 3. Materi evaluasi meliputi kesesuaian data inventaris barang dengan kondisi dilapangan. 4. Unit penanggungjawab wajib bekerjasama dengan team evaluasi. 5. Hasil sementara evaluasi akan diplenokan kepada seluruh unit untuk mendapatkan masukan atas perbaikan. 6. Hasil akhir evaluasi dilaporkan kepada pudir II sebagai temuan di lapangan. b. Evaluasi fasilitas perkantoran Evaluasi fasilitas perkantoran dilakukan dengan perincian sebagai berikut : 1. Evaluasi dilakukan oleh BAU 2. Evaluasi dilaksanakan setiap akhir tahun akademik 3. Materi evaluasi meliputi kesesuaian data inventaris barang dengan kondisi dilapangan. 4. Unit penanggung jawab fasilitas perkantoran wajib bekerjasama dengan petugas evaluasi yang ditunjuk. 5. Hasil sementara evaluasi akan diplenokan kepada seluruh unit untuk mendapatkan masukan atas perbaikan. 6. Hasil akhir evaluasi dilaporkan kepada Direktur sebagai temuan di lapangan. 47
c. Evaluasi fasilitas laboratorium Evaluasi fasilitas laboratorium dilakukan dengan perincian sebagai berikut : 1. Evaluasi dilakukan sebatas asset Akbid Harapan Mulya Ponorogo yang ada di laboratorium 2. Evaluasi dilakukan oleh BAU 3. Evaluasi dilaksanakan setiap akhir tahun akademik 4. Materi evaluasi meliputi kesesuaian data inventaris barang dengan kondisi dilapangan. 5.
Kepala laboratorium wajib menjawab semua materi evaluasi yang diberikan.
6. Hasil sementara evaluasi akan diplenokan kepada seluruh unit untuk mendapatkan masukan atas perbaikan. 7. Hasil akhir evaluasi dilaporkan kepada Direktur sebagai temuan di lapangan. d. Evaluasi fasilitas perpustakaan Evaluasi fasilitas perpustakaan dilakukan dengan perincian sebagai berikut : 1. Evaluasi dilakukan sebatas asset Akbid Harapan Mulya Ponorogo yang ada di perpustakaan 2. Evaluasi dilakukan oleh BAU 3. Evaluasi dilaksanakan setiap akhir tahun akademik 4. Materi evaluasi meliputi kesesuaian data inventaris barang dengan kondisi dilapangan. 48
5. Kepala perpustakaan wajib menjawab semua materi yang diberikan. 6. Hasil sementara evaluasi akan diplenokan kepada seluruh unit untuk mendapatkan masukan atas perbaikan. 7. Hasil akhir evaluasi dilaporkan kepada Direktur sebagai temuan di lapangan. e. Evaluasi fasilitas komputer dan jaringan Evaluasi terhadap fasilitas komputer dan jaringan dilakukan dengan perincian ebagai berikut : 1. Evaluasi dilakukan oleh BAU 2. Evaluasi dilaksanakan setiap akhir tahun akademik 3. Materi evaluasi meliputi kesesuaian data inventaris barang dengan kondisi dilapangan. 4. Unit penanggung jawab fasilitas computer dan jaringan wajib menjawab semua materi evaluasi yang diberikan. 5. Hasil sementara evaluasi akan diplenokan kepada seluruh unit untuk mendapatkan masukan atas perbaikan. 6. Hasil akhir evaluasi dilaporkan kepada Direktur sebagai temuan di lapangan. 5.5. Laporan Dalam melakukan evaluasi seluruh asset Akbid Harapan Mulya Ponorogo maka diperlukan data laporan. Laporan yang valid bisa diterbitkan oleh user admin apabila semua data yang dibutuhkan pada sistem informasi sarana prasarana seluruhnya telah terisi. 49
Data laporan sangat dibutuhkan oleh manajemen Akbid Harapan Mulya Ponorogo untuk digunakan sebagai dasar kebijakan dalam pengelolaan manajemen sarana prasarana. Laporan akan menghasilkan datadata sebagai berikut : 1. Daftar inventaris barang 2. Laporan mutasi barang
50
BAB VI K3 (KESEHATAN, KESELAMATAN, DAN KEAMANAN KERJA) & SOP (STANDARDS OPERATION PROCEDURE)
6.1. Keamanan Kerja
Pengertian keselamatan kerja adalah keselamatan yang bertalian dengan mesin, pesawat, alat kerja, bahan dan proses pengolahannya, landasan tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan. Keselamatan kerja bersasaran segala tempat kerja, baik didarat, didalam tanah, dipermukaan air, didalam air, maupun diudara. Tempattempat demikian tersebar pada segenap kegiatan ekonomi, seperti pertanian, industri, pertambangan, perhubungan, pekerjaan umum, jasa dan lain-lain. Salah satu aspek penting sasaran keselamatan kerja mengingat resiko bahanya adalah penerapan teknologi, terutama teknologi yang lebih maju dan mutakhir. Keselamatan kerja adalah tugas semua orang yang bekerja. Keselamatan kerja adalah dari, oleh, untuk setiap tenaga kerja serta orang lainnya dan juga masyarakat pada umumnya. Keamanan kerja adalah unsurunsur penunjang yang mendukung terciptanya suasana kerja yang aman, baik berupa materil maupun nonmateril.
Unsur-unsur penunjang keamanan yang bersifat material diantaranya sebagai berikut. 1. Baju kerja 2. Sarung tangan 3. Sepatu 51
Unsur-unsur penunjang keamanan yang bersifat nonmaterial adalah sebagai berikut. 1. Buku petunjuk penggunaan alat 2. Rambu-rambu dan isyarat bahaya. 3. Himbauan-himbauan 4. Petugas keamanan Tujuan Keselamatan Kerja :
Melindungi para pekerja dan orang lain di tempat kerja.
Menjamin agar setiap sumber produksi dapat dipakai secara aman dan effisien.
Menjamin proses produksi berjalan secara aman
6.2 Kesehatan Kerja Kesehatan kerja adalah suatu kondisi kesehatan yang bertujuan agar masyarakat pekerja memperoleh derajat kesehatan setinggi-tingginya, baik jasmani, rohani, maupun sosial, dengan usaha pencegahan dan pengobatan terhadap penyakit atau gangguan kesehatan yang disebabkan oleh
pekerjaan
dan
lingkungan
kerja
maupun
penyakit
umum.
Kesehatan dalam ruang lingkup kesehatan, keselamatan, dan keamanan kerja tidak hanya diartikan sebagai suatu keadaan bebas dari penyakit. Menurut Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, BAB I pasal 2, keadaan sehat diartikan sebagai kesempurnaan keadaan jasmani, rohani, dan kemasyarakatan.
52
6.3 Keselamatan Kerja Keselamatan kerja dapat diartikan sebagai keadaan terhindar dari bahaya selama melakukan pekerjaan. Dengan kata lain keselamatan kerja merupakan salah sau faktor yang harus dilakukan selama bekerja. Tidak ada seorang pun didunia ini yang menginginkan terjadinya kecelakaan. Keselamatan kerja sangat bergantung .pada jenis, bentuk, dan lingkungan dimana pekerjaan itu dilaksanakan. Unsur-unsur penunjang keselamatan kerja adalah sebagai berikut: a.
Adanya unsur-unsur keamanan dan kesehatan kerja yang telah dijelaskan diatas.
b. Adanya kesadaran dalam menjaga keamanan dan kesehatan kerja. c. d.
Teliti dalam bekerja Melaksanakan Prosedur kerja dengan memperhatikan keamanan dan kesehatan kerja. Keselamatan yang bertalian dengan mesin, alat kerja, bahan dan proses
pengolahannya, landasan tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan (Suma’mur). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Kesehatan, keselamatan, dan keamanan kerja adalah upaya perlindungan bagi tenaga kerja agar selalu dalam keadaan sehat dan selamat selama bekerja di tempat kerja. Tempat kerja adalah ruang tertutup atau terbuka, bergerak atau tetap, atau sering dimasuki tenaga kerja untuk keperluan usaha dan tempat terdapatnya sumber-sumber bahaya. Kecelakaan kerja dapat dibedakan menjadi kecelakaan yang disebabkan oleh : 1. Mesin 53
2. Alat angkutan 3. Peralatan kerja yang lain 4. Bahan kimia 5. Lingkungan kerja 6. Penyebab yang lain 6.3.1 Kerugian Akibat Kecelakaan Kerja 1. Kerugian Langsung Penderitaan pribadi, rasa kehilangan dari anggota keluarga korban 2. Kerugian Tak langsung (tersembunyi) Kerusakan mesin dan peralatan, terganggunya produksi, terganggunya waktu kerja karyawan dll. 6.3.2 Sebab-sebab kecelakaan 1. Tindak perbuatan manusia yang tidak memenuhi keselamatan (unsafe human acts) 2. Keadaan- keadaan lingkungan yang tidak aman (unsafe conditions) Faktor utama: 1. Peralatan teknis 2. Lingkungan kerja 3. Pekerja 80-85% kecelakaan disebabkan oleh kelalaian atau kesalahan manusia Suatu pendapat: Langsung atau tidak langsung semua kecelakaan disebabkan oleh semua manusia yang terlibat dalam suatu kegiatan.
54
6.3.3 Teori penyebab kecelakaan yang pernah diajukan 1. Teori kemungkinan murni (pure change theory) 2. Teori kecenderungan untuk celaka (Accident prone theory ) Tidak dapat menjelaskan asal usul penyebab sesungguhnya kecelakaan 6.4. Tujuan Kesehatan, Keselamatan Dan Keamanan Kerja Kesehatan, keselamatan, dan keamanan kerja bertujuan untuk menjamin kesempurnaan atau kesehatan jasmani dan rohani tenaga kerja serta hasil karya dan budayanya. Secara singkat, ruang lingkup kesehatan, keselamatan, dan keamanan kerja adalah sebagaai berikut : 1. Memelihara lingkungan kerja yang sehat. 2.
Mencegah, dan mengobati kecelakaan yang disebabkan akibat pekerjaan sewaktu bekerja.
3. Mencegah dan mengobati keracunan yang ditimbulkan dari kerja 4.
Memelihara moral, mencegah, dan mengobati keracunan yang timbul dari kerja.
5. Menyesuaikan kemampuan dengan pekerjaan, dan 6. Merehabilitasi
pekerja
yang
cedera
atau
sakit
akibat
pekerjaan.
Keselamatan kerja mencakup pencegahan kecelakaan kerja dan perlindungan terhadap terhadap tenaga kerja dari kemungkinan terjadinya kecelakaan sebagai akibat dari kondisi kerja yang tidak aman dan atau tidak sehat. Syarat-syarat kesehatan, keselamatan, dan keamanan kerja ditetapkan sejak tahap perencanaan, pembuatan, pengangkutan, peredaran, perdagangan, pemasangan, pemakaian, penggunaan, pemeliharaan, dan penyimpanan bahan, barang, produk
55
teknis, dan aparat produksi yang mengandung dan dapat menimbulkan bahaya kecelakaan. Adapun yang menjadi tujuan keselamatan kerja adalah sebagai berikut:
1. Melindungi tenaga kerja atas hak keselamatannya dalam melakukan pekerjaan untuk kesejahteraan hidup dan meningkatkan produksi serta produktivitas nasional. 2. Menjamin keselamatan setiap orang lain yang berada ditempat kerja. 3. Sumber produksi dipelihara dan dipergunakan secara aman dan efisien.
Dalam hubungan kondisi-kondisi dan situasi di Indonesia, keselamatan kerja dinilai seperti berikut:
1. Keselamatan kerja adalah sarana utama untuk pencegahan kecelakaan, cacat dan kematian sebagai akibat kecelakaan kerja. Keselamatan kerja yang baik adalah pintu gerbang bagi keamanan tenaga kerja, kecelakaan selain menjadi sebab hambatan-hambatan langsung juga merupakan kerugian-kerugian secara tidak langsung, yakni kerusakan mesin dan peralatan kerja, terhentinya proses produksi untuk beberapa saat, kerusakan pada lingkungan kerja dan lain-lain. Biaya-biaya sebagai akibat kecelakaan kerja, baik langsung ataupun tidak langsung, cukup bahkan kadang-kadang terlampau besar sehingga bila diperhitungkan secara nasional hal itu merupakan kehilangan yang berjumlah besar. 2. Analisa kecelakaan secara nasional berdasarkan angka-angka yang masuk atas dasar wajib lapor kecelakaan dan data kompensasinya, dewasa ini
56
seolah-olah relatif rendah dibandingkan dengan banyaknya jam kerja tenaga kerja. 3. Potensi-potensi bahaya yang mengancam keselamatan pada berbagai sektor kegiatan ekonomi jelas dapat diobservasi, misalnya: (a) Sektor pertanian yang juga meliputi perkebunan menampilkan aspek-aspek bahaya potensial seperti modernisasi pertanian dengan penggunaan racunracun hama dan pemakaian alay baru seperti mekanisasi. (b) Sektor industri disertai bahaya-bahaya potensial seperti keracunan- keracunan bahan kimia, kecelakaan-kecelakaan oleh mesin, kebakaran, ledakanledakan dan lain-lain. (c) Sektor pertambangan mempunyai risiko-risiko khusus sebagai akibat kecelakaan tambang, sehingga keselamatan pertambangan perlu dikembangkan secara sendiri, minyak dan gas bumi termasuk daerah rawan kecelakaan. (d) Sektor perhubungan ditandai dengan kecelakaan-kecelakaan lalu lintas darat, laut dan udara serta bahaya-bahaya potensial pada industri pariwisata, demikian pula telekomunikasi mempunyai kekhususan dalam risiko bahaya. (e) Sektor jasa, walaupun biasanya tidak rawan kecelakaan juga menghadapkan problematik bahaya kecelakaan khusus. 4. Menurut observasi, angka frekuensi untuk kecelakaan-kecelakaan ringan yang tidak menyebabkan hilangnya hari kerja tetapi hanya jam kerja masih terlalu tinggi. Padahal dengan hilangnya satu atau dua jam sehari mengakibatkan kehilangan jam kerja yang besar secara keseluruhan. 5. Analisa kecelakaan memperlihatkan bahwa untuk setiap kecelakaan ada faktor penyebabnya, sebab-sebab tersebut bersumber kepada alat-alat 57
mekanik dan lingkungan serta kepada manusianya sendiri. Untuk mencegah kecelakaan, penyebab-penyebab ini harus dihilangkan. 6. 85% dari sebab-sebab kecelakaan adalah faktor manusia, maka dari itu usaha-usaha keelamatan selain ditujukan kepada teknik mekanik juga harus memperhatikan secara khusus aspek manusiawi. Dalam hubungan ini, pendidikan dan penggairahan keselamatan kerja kepada tenaga kerja merupakan sarana yang sangat penting. 7. Sekalipun upaya-upaya pencegahan telah maksimal, kecelakaan masih mungkin terjadi dan dalam hal ini adalah besar peranan kompensasi kecelakaan sebagai suatu segi jaminan sosial untuk meringankan bebab penderita.
Undang-undang Keselamatan Kerja UU Keselamatan Kerja yang digunakan untuk mencegah terjadinya
kecelakaan kerja, menjamin suatu pekerjaan berjalan teratur dan sesuai rencana, dan mengatur agar proses pekerjaan berjalan teratur dan sesuai rencana, dan mengatur agar proses pekerjaan tidak merugikan semua pihak. Setiap tenaga kerja berhak mendapatkan perlindungan keselamatan dalam melakukan pekerjaannya
untuk
kesejahteraan
dan
meningkatkan
pekerjaan
serta
produktivitas nasional. UU Keselamatan Kerja yang berlaku di Indonesia sekarang adalah UU Keselamatan Kerja (UUKK) No. 1 tahun 1970. Undang-undang ini merupakan undang-undang pokok yang memuat aturan-aturan dasar atau ketentuan-ketentuan umum tentang keselamatan kerja di segala macam tempat kerja yang berada di wilayah kekuasaan hukum NKRI. 58
Dasar hukum UU No. 1 tahun 1970 adalah UUD 1945 pasal 27 (2) dan UU No. 14 tahun 1969. Pasal 27 (2) menyatakan bahwa: “Tiap-tiap warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”. Ini berarti setiap warga negara berhak hidup layak dengan pekerjaan yang upahnya cukup dan tidak menimbulkan kecelakaan/ penyakit. UU No. 14 tahun 1969 menyebutkan bahwa tenaga kerja merupakan modal utama serta pelaksana dari pembangunan. Ruang lingkup pemberlakuan UUKK dibatasi oleh adanya 3 unsur yang harus dipenuhi secara kumulatif terhadap tempat kerja. Tiga unsur yang harus dipenuhi adalah: 1. Tempat kerja di mana dilakukan pekerjaan bagi suatu usaha. 2. Adanya tenaga kerja, dan 3. Ada bahaya di tempat kerja. UUKK bersifat preventif, artinya dengan berlakunya undang-undang ini, diharapkan kecelakaan kerja dapat dicegah. Inilah perbedaan prinsipil yang membedakan dengan undang-undang yang berlaku sebelumnya. UUKK bertujuan untuk mencegah, mengurangi dan menjamin tenaga kerja dan orang lain ditempat kerja untuk mendapatkan perlindungan, sumber produksi dapat dipakai dan digunakan secara aefisien, dan proses produksi berjalan lancar.
6.5.Memahami Prosedur yang Berkaitan dengan Keamanan Prosedur yang berkaitan dengan keamanan (SOP, Standards Operation Procedure) wajib dilakukan. Prosedur itu antara lain adalah penggunaan peralatan kesalamatan kerja. Fungsi utama dari peralatan keselamatan kerja adalah 59
melindungi dari bahaya kecelakaan kerja dan mencegah akibat lebih lanjut dari kecelakaan kerja. Pedoman dari ILO (International Labour Organization) menerangkan bahawa kesehatan kerja sangat penting untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja. Pedoman itu antara lain: a.
Melindungi pekerja dari setiap kecelakaan kerja yang mungkin timbul dari pekerjaan dan lingkungan kerja.
b. Membantu pekerja menyesuaikan diri dengan pekerjaannya c.
Memelihara atau memperbaiki keadaan fisik, mental, maupun sosial para
pekerja. Alat-alat pelindung badan Pada waktu melaksanakan pekerjaan, badan kita harus benar-benar terlindung dari kemungkinan terjadinya kecelakaan. Untuk melindungi diri dari resiko yang ditimbulkan akibat kecelakaan, maka badan kita perlu menggunakan ala-alat pelindung ketika melaksanakan suatu pekerjaan. 6.6
Keselamatan Dan Keamanan Kerja (K3) Sistem keamanan dan keselamatan kerja terhadap keseluruhan personil baik
Pengawas, Pelaksana dan juga pekerja terutama yang ada di dalam lingkungan pekerjaan menjadi hal yang sangat penting dan perlu mendapat perhatian. Untuk mencegah terjadinya kecelakaan antara lain mengadakan sosialisasi K3, memasang rambu-rambu peringatan agar bekerja hati-hati dan pemakaian alat-alat pengamanan untuk keselamatan kerja dan perlindungan terhadap pekerjaan itu sendiri. Untuk melayani apabila terjadi kecelakaan kecil disediakan kotak/almari P3K mengadakan kerja-sama dengan Puskesmas terdekat. Apabila Puskesmas tidak mampu akan dirujuk ke Rumah Sakit terdekat. 60
Seluruh tenaga kerja yang bekerja akan diikut sertakan dalam program Astek ataupun Jamsostek. Secara umum dapat diartikan tujuan penerapan K3 di proyek adalah agar tidak terjadi kecelakaan kerja ( zero accident) Program keselamatan dan kesehatan kerja meliputi :
Kondisi lingkungan lengkap dengan perencanaan site.
Struktur organisasi K3
Pokok-pokok perhatian K3
Identifikasi resiko kecelakaan dan pencegahan
Identifikasi kondisi dan alat yang dapat menimbulkan potensi bahaya.
Jenis kecelakaan dan penyakit akibat kerja.
Daftar Instansi terkait.
Kondisi Lingkungan dan Perencanaan Site.
Pengaturan jalan mobilitas bahan, tenaga dan alat.
Pokok-pokok perhatian K3 :
Kecelakaan kerja akibat dri penggunaan :
1. Alat / Mesin\ 2. Tahapan/metode pelaksanaan.
Penyakit akibat kerja
2.
Penggunaan bahan kimia berbahaya
Pemaparan terhadap kondisi lingkungan.
Pertolongan pertama pada kecelakaan ( P3K )
Usaha-usaha penyelamatanIdentifikasi resiko kecelakaan dan pencegahan : 61
Luka
Sakit mata : Pemakaian kacamata.
: Pemakaian sarung tangan, sepatu
Pencegahan dan Penanggulangan Kecelakaan :
Pemasangan poster/himbauan tentang K3
Penggunaan alat keselamatan kerja yang memadai (helm, sarung tangan, sepatu dll)
Pemberian rambu-rambu petunjuk dan larangan.
Pemasangan pagar pengaman di antara lantai dan tangga
Penempatan material/bahan yang sensitive/berbahaya dengan benar
Penyediaaan alat pemadam kebakaran
Penempatan Satpam
Kerjasama dengan klinik atau rumah sakit terdekat. Pemeliharaan Kesehatan :
Penyediaan air bersih
Pembuatan sarana MCK yang memadai
Penyediaan tempat sampah dan pembuangan keluar lokasi kerja
Kerjasama dengan klinik atau rumah sakit terdekat Instansi terkait dengan keselamatan dan kesehatan kerja :
Kepolisian
Pemda
Puskesmas/Dokter
62
6.7
SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE) Dalam merancang suatu Standard Operating Procedure (SOP), diperlukan
suatu pemahaman tentang defenisi dari SOP tersebut, fungsi dan tujuan SOP, Manfaat SOP, maupun bentuk dan cara pembuatan SOP. Berikut penjelasan dari hall-hal yang di sebut di atas : 6.7.1 Defenisi Standard Operating Procedure 1.
Ada banyak defenisi tentang Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan.
2.
Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi yang mengambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi.
3.
Standard Operating Procedure (SOP) adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan diisyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari.
4.
Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah.
6.6.1 Fungsi Dan Tujuan Standard Operating Procedure Fungsi Dan Tujuan Standard Operating Procedure (SOP) adalah untuk mendefenisikan semua konsep dan teknik yang penting serta persyaratan dibutuhkan, yang ada dalam setiap kegiatan yang dituangkan ke dalam suatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh karyawan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari.
63
SOP yang dibuat harus menyertakan langkah kegiatan yang harus dijalankan oleh semua karyawan dengan cara yang sama. Oleh sebab itu, SOP dibuat dengan tujuan memberikan kemudahan dan menyamakan presepsi semua orang yang berkepentingan sehingga dapat lebih dipahami dan dimengerti.
6.7.2 Manfaat Standard Operating Procedure Standard Operating Procedure (SOP) dibuat dengan maksud dan tujun tertentu, sehingga memberikan manfaat bagi pihak yang bersangkutan. Berikut beberapa manfaat dari SOP :
Menjelaskan secara detail semua kegiatan dari proses yang dijalankan.
Standarisasi semua aktifitas yang dilakukan pihak yang bersangkutan.
Membantu untuk menyederhanakan semua syarat yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan.
Dapat mengurangi waktu pelatihan karena kerangka kerja sudah distandarkan.
Membantu menganalisa proses yang berlangsung dan memberikan feedback bagi pengembangan SOP.
Dapat meningkatkan konsistensi pekerjaan karena sudah ada arah yang jelas.
Dapat meningkatkan komunikasi antar pihak-pihak yang terkait, terutama pekerja dengan pihak manajemen.
64
6.7.3 Bentuk Dan Cara Pembuatan Standard Operating Procedure Bentuk Standard Operating Procedure Tujuan utama dari pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) adalah memberikan kemudahan bagi para orang yang berkepentingan dalam membacanya, sehingga orang tersebut dapat mengerti dan dapat menjalankan prosedurnya dengan benar. Oleh sebab itu diperlukan suatu pertimbangan untuk dapat menentukan bentuk SOP yang digunakan, yaitu jumlah keputusan yang akan diambil dan jumlah langkah yang akan dilakukan dalam suatu proses. Berikut macam-macam bentuk SOP yang dapat dipilih untuk digunakan : 1.
Simple Steps Bentuk SOP ini dipakai untuk prosedur rutin yang singkat dan tidak terlalu
membutuhkan banyak keputusan. 2.
Hierarchical Steps Bentuk ini dipakai untuk prosedur yang cukup panjang (lebih dari 10
langkah) tetapi tidak memerlukan banyak keputusan.Bentuk ini memudahkan orang yang sudah berpengalaman karena bagian dari masing-masing langkah dijelaskan secara terperinci. Sedangkan untuk orang baru, dapat memudahkan untuk mempelajari prosedur tersebut. 3.
Graphic Procedures Bentuk ini dipakai untuk prosedur yang cukup panjang (lebih dari 10
langkah) tetapi ini tidak memerlukan banyak keputusan, sama seperti Hierarchical Steps.
65
Grafik dapat membantu menyederhanakan suatu proses dari bentuk yang panjang menjadi bentuk yang singkat. Gambar ataupun diagram juga dapat digunakan untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur. 4.
Flowchart Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-
langkah prosedur dalam pembuatan suatu keputusan. Bentuk flowchart digunakan untuk prosedur yang memiliki banyak keputusan. Dalam pembuatan SOP bentuk flowchart ini diperlukan simbol-simbol yang dapat membantu menjelaskan setiap langkah. 6.7.4 Pelaksanaan Standard Operating Procedure Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua potensi yang ada, antara lain sebagai berikut : 1.
Menentukan tujuan yang ingin dicapai. Langkah awal yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang ingin dicapai. Suatu prosedur akan berjalan dengan baik apabila dirancang dengan tujuan yang spesifik yang ingin dicapai. Selanjutnya menentukan tujuan akhir oleh perusahaan melalui manajemen yang baik dengan SOP yang sudah dibuat.
2.
Membuat rancangan awal Setelah tujuan selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah menentukan bentuk SOP yang akan digunakan. Jika bentuk awalnya adalah flowchart, langkah awalnya adalah menentukan point utama yang menjadi pokok permasalahan. Selanjutnya, menentukan keputusan tentang apa yang dibutuhkan oleh 66
pekerja untuk dilakukan dan tindakan penanganannya. Dalam membuat rancangan awal disarankan tidak membuat secara detail, sampai didapatkan prosedur yang benar-benar sesuai dengan kenyataan.
3.
Melakukan evaluasi internal Setelah prosedur selesai dibuat, lakukan evaluasi dengan cara menyerahkan prosedur kepada orang-orang yang bersangkutan. Dengan menyerahkan tersebut diharapkan dapat menerima saran-saran perbaikan sehingga dapat dilakukan perbaikan supaya menjadi dipahami dan lebih akurat.
4.
Melakukan evaluasi eksternal Hal yang paling penting dalam melakukan evaluasi eksternal adalah keberadaan tim penasehat yang berasal dari perusahaan. Tim penasehat tersebut akan menilai dan mengevaluasi secara murni berdasarkan ilmu yang dimiliki dan hasil perbandingan dengan perusahaan lain yang sejenis.
5.
Melakukan uji coba Satu-satunya cara untuk mengetahui prosedur yang dibuat sudah efektif yaitu dengan mencoba menjalankan langsung prosedur tersebut. Setelah dijalankan langsung, maka akan diketahui apakah ada langkah-langkah pada prosedur yang tidak benar dan tidak sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
6.
Menempatkan Prosedur pada unit terkait Setelah dilakukan uji coba, SOP diletakan pada bagian atau unit yang terkait. Peletakan SOP sebaiknya pada tempat yang memungkinkan setiap orang yang berkepentingan dapat melihat dengan mudah. Jika memungkinkan, prosedur
67
dicetak dalam ukuran yang besar sehingga para operator dapat dengan mudah melihat dan membacanya. 7.
Menjalankan Prosedur yang sudah dibuat Langkah terakhir yang harus dilakukan dalam pembuatan SOP adalah menjalankan prosedur yang sudah dibuat sesuai dengan rancangan yang sudah dibuat. Pastikan semua pihak bersangkutan mengerti mengapa pelaksanaan SOP harus benar-benar dijalankan.
68
BAB VII PENUTUP Pelaksanaan manajemen sarana prasarana harus dilakukan secara menyeluruh dari mulai pengadaan, pemanfaatan, pendataan, pemeliharaan, penggunaan dan keselamatan kerja. Berdasarkan keterbatasan yang ada baik sumber dana maupun sumber daya manusia, kami mencoba untuk seminimal mungkin menghindari kelemahan-kelemahan dalam melaksanakan manajemen sarana prasarana di Akbid Harapan Mulya Ponorogo. Dalam penjaminan mutu di Akbid Harapan Mulya Ponorogo, sarana dan prasarana merupakan komponen pendidikan yang diharapkan mampu untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. Sarana dan prasarana adalah merupakan pendukung utama dalam proses pendidikan, sehingga dengan pengelolaan manajemen sarana prasarana yang baik yang memenuhi standard yang diinginkan, akan memudahkan Akbid Harapan Mulya Ponorogo dalam mencapai tujuan dan terciptanya atmosfir akademik yang kondusif.
69
