Nummer:
AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders
Datum vergadering:
08-08-2006
Onderwerp:
Aanbesteding accountantsdiensten.
Conceptbesluit:
Het plan van aanpak voor de aanbesteding van accountantsdiensten, inclusief het programma van eisen, wordt voor kennisgeving aangenomen.
Samenvatting:
In de 'Controleverordening gemeente Steenwijkerland' is vastgelegd dat de gemeenteraad: 1) de accountant aanwijst 2) de accountant opdracht verstrekt 3) aanvullende controleeisen kan stellen. Aangezien de huidige overeenkomst met Deloitte eind van dit jaar eindigt, dient er een aanbesteding opgestart te worden voor het selecteren en contracteren van een accountant.
Bijlagen:
Programma van eisen, voorbeeld brief aan plaatselijke accountantbureaus, reactie Meeuwsen Ten Hoopen.
Bestuurlijk traject:
College BMOvervalt EFO WMV Ad Hoc Raad
08-08-2006
DT OR
05-09-2006
19-09-2006
Overlegd met:
Roelof Kuipers
Communicatie:
Zijn dit besluit en de achterliggende stukken openbaar?
ja
- Geen publicatie
Parafen:
Medewerker
F. van der Kamp
Afdeling
MIDD
Afdelingshoofd
Afdelingshoofd
paraaf
Secretaris
paraaf
weth. De Vries
paraaf
Portefeuillehouder
Besluit B&W:
paraaf
Het plan van aanpak voor de aanbesteding van accountantsdiensten, inclusief het programma van eisen, wordt voor kennisgeving aangenomen.
Collegeadvies: Voorstel Voorgesteld wordt de stand van zaken met betrekking tot de aanbesteding van accountantsdiensten voor kennisgeving aan te nemen. Inleiding In de ‘Controleverordening gemeente Steenwijkerland’ is vastgelegd dat de gemeenteraad: 1.
de accountant aanwijst
2.
de accountant opdracht verstekt
3.
aanvullende controle eisen kan stellen
Aangezien de huidige overeenkomst met Deloitte eind van dit jaar eindigt, dient binnenkort een aanbesteding voor het selecteren en contracteren van een accountant opgestart te worden. Dit document bevat een voorstel voor de wijze waarop die aanbesteding uitgevoerd zou kunnen worden. Ambtelijk is, op basis van voorbeelddocumenten van o.a. de gemeenten Noordoostpolder en Assen een concept programma van eisen opgesteld. Voordat tot aanbesteding overgegaan kan worden dient het programma van eisen vastgesteld te worden door de raad. Inkoop-en aanbestedingsprocedure Aangezien de geraamde waarde van de opdracht onder het Europese drempelbedrag ligt, hoeft dit niet te gebeuren middels een Europese aanbesteding. Conform het gemeentelijk inkoopbeleid dient een keuze gemaakt te worden uit een van de volgende twee aanbestedingsprocedures: 1.
openbaar aanbesteden
2.
onderhands aanbesteden
Om maximale invloed te hebben op de keuze van de accountant wordt aan de raad voorgesteld om te kiezen voor een onderhandse aanbesteding. Dit maakt het mogelijk om gericht aan aantal accountbureaus aan te schrijven de veel ervaring hebben met gemeentelijke organisaties. Voorgesteld wordt om ( in alfabetische volgorde) de volgende accountantsbureaus te vragen een offerte uit te brengen: 1.
Deloitte
2.
Ernst & Young
3.
KPMG
4.
Meeuwsen ten Hoopen
5.
Pricewaterhouse Coopers
Kanttekeningen Op 4 juli jl. is overleg gevoerd met de fractievoorzitters over de te volgen procedure. Op verzoek van de fractievoorzitters is bij plaatselijke accountantbureaus geïnformeerd of zij voor de opdracht in aanmerking wensen te komen (zie bijgevoegde brief). De volgende accountantbureaus zijn door ons aangeschreven: 1.
Reinders Snijder Accountants en Belastingadviseurs
2.
SVC-Kemper Register Accountants
3.
Doornbos Accountants en Belastingadviseurs
4.
Kreulen Accountantskantoor
5.
Accountants- en belastingadviseurs De Vries en Partners
6.
Machiela & Partners BV NBC
7.
Meeuwsen Ten Hoopen
8.
Countus
Van deze bedrijven heeft alleen Meeuwsen Ten Hoopen aangegeven graag is de gelegenheid gesteld te willen worden mee te dingen naar de opdracht. Uitvoering en planning Om voor de ingang van het boekjaar 2007 een accountant geselecteerd en gecontracteerd te hebben dient uiterlijk in de raadsvergadering van 12 december hierover een beslissing genomen te worden. Terugrekenend leidt dit, uitgaande van de voorgestelde onderhandse aanbesteding, tot de navolgende planning:
planning aanbesteding account 1
Opstellen concept programma van eisen
Week 25
2
Opstellen shortlist (uitgangspunt is onderhands aanbesteden)
Week 25
3
Uitwerken procedure voor offertebeoordeling
Week 25
4
Vooroverleg met wethouder financiën
Week 26
5
Afstemmen met presidium
Week 26
6
Afstemming met fractievoorzitters
7
Verwerken opmerkingen fractievoorzitters
Week 29
8
Informeren college
Week 32
9
Behandeling PvE inclusief plan van aanpak in de raad
4 juli
19 september
10
Verwerken opmerkingen raad
Week 38
11
Verzenden offerteaanvragen
Week 39
12
Opstellen nota van inlichtingen
Week 41
13
Indienen offertes
Week 44
14
Uitwerken offertevergelijking
Week 46
15
Behandeling in de raad
16
Gunning opdracht en afwijzing overige inschrijvers
Bijlagen / concepten Brief aan plaatselijke accountantbureaus Programma van eisen
12 december Week 51
Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 5 september 2006 Nummer voorstel: 2006/78 Voor raadsvergadering d.d.: Agendapunt: Onderwerp:
19-09-2006 11
Aanbesteding accountantsdiensten.
Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: Conceptbesluit
Ingestemd wordt met de voorgestelde onderhandse aanbesteding voor het selecteren en contracteren van een accountant op basis van het opgestelde programma van eisen.
Samenvatting
In de ‘Controleverordening gemeente Steenwijkerland’ is vastgelegd dat de gemeenteraad: 1.
de accountant aanwijst
2.
de accountant opdracht verstrekt
3.
aanvullende controle eisen kan stellen
Aangezien de huidige overeenkomst met Deloitte eind van dit jaar eindigt, dient binnenkort een aanbesteding voor het selecteren en contracteren van een accountant opgestart te worden. Dit document bevat een voorstel voor de wijze waarop die aanbesteding uitgevoerd zou kunnen worden. Ambtelijk is, op basis van voorbeelddocumenten van o.a. de gemeenten Noordoostpolder en Assen en concept programma van eisen opgesteld. Voordat tot aanbesteding overgegaan kan worden dient het programma van eisen vastgesteld te worden door uw raad. Aanbestedingsprocedure
Aangezien de geraamde waarde van de opdracht onder het Europese drempelbedrag ligt, hoeft dit niet te gebeuren middels een Europese aanbesteding. Conform het gemeentelijk inkoopbeleid dient een keuze gemaakt te worden uit een van de volgende twee aanbestedingsprocedures: 1.
openbaar aanbesteden
2.
onderhands aanbesteden
Om maximale invloed te hebben op de keuze van de accountant wordt voorgesteld om te kiezen voor een onderhandse aanbesteding. Dit maakt het mogelijk om gericht aan aantal accountbureaus aan te schrijven de veel ervaring hebben met gemeentelijke organisaties. Voorgesteld wordt om ( in alfabetische volgorde) de volgende accountantsbureaus te vragen een offerte uit te brengen: 1.
Deloitte
2.
Ernst & Young
3.
KPMG
4.
Meeuwsen ten Hoopen
5.
Pricewaterhouse Coopers
Kanttekeningen Op 4 juli jl. is overleg gevoerd met de fractievoorzitters over de te volgen procedure. Op verzoek van de fractievoorzitters is bij plaatselijke accountantbureaus geïnformeerd of zij voor de opdracht in aanmerking wensen te komen (zie bijgevoegde brief). De volgende accountantbureaus zijn door ons aangeschreven: 1.
Reinders Snijder Accountants en Belastingadviseurs
2.
SVC-Kemper Register Accountants
3.
Doornbos Accountants en Belastingadviseurs
4.
Kreulen Accountantskantoor
5.
Accountants- en belastingadviseurs De Vries en Partners
6.
Machiela & Partners BV NBC
7.
Meeuwsen Ten Hoopen
8.
Countus
Van deze bedrijven heeft alleen Meeuwsen Ten Hoopen aangegeven graag is de gelegenheid gesteld te willen wor den mee te dingen naar de opdracht. Dit ondanks het feit dat nu nog niet bekend is of de specifieke kennis en ervaring in voldoende mate beschikbaar is en toegevoegd kan worden aan het controleteam in Steenwijk. Voorgesteld wordt het programma van eisen op te sturen naar Meeuwsen Ten Hoopen en Meeuwsen Ten Hoopen in de gelegenheid te stellen om hun geschiktheid voor het uitvoeren van de gevraagde werkzaamheden in een later stadium aan te tonen. Onderdeel van de aanbestedingsprocedure is de mogelijkheid tot het stellen van vragen door de accountbureaus. Deze vragen dienen (geanonimiseerd) beantwoord te worden in een ‘Nota van inlichtingen’. Deze ‘Nota van inlichtingen ‘dient de instemming te hebben van uw raad (of een vertegenwoordiging namens de raad). Voorgesteld wordt om de ‘Nota van inlichtingen’ in overleg met de fractievoorzitters op te stellen. Na sluiting van de termijn voor het indienen van offertes dienen de offertes geopend te worden. Hiervan zal een proces verbaal opgemaakt worden. Vervolgens dienen de (tijdig en correct) ingediende offerte inhoudelijk beoordeeld te worden. Voorgesteld wordt om: 1.
direct na het openen van de offertes een exemplaar van elke offerte op te sturen aan de fractievoorzitters
2.
ambtelijk een offertevergelijking op te stellen en een gunningsbesluit voor te bereiden
3.
tijdens de raadsvergadering van 12 december een accountant te selecteren.
Planning
Om voor de ingang van het boekjaar 2007 een accountant geselecteerd en gecontracteerd te hebben dient uiterlijk in de raadsvergadering van 12 december hierover een beslissing genomen te worden. Terugrekenend leidt dit, uitgaande van de voorgestelde onderhandse aanbesteding, tot de navolgende planning:
Bijlagen bij het voorstel
Week 38
Behandeling plan van aanpak in de raad
Week 38
Verwerken opmerkingen raad
Week 39
Verzenden offerteaanvragen
Week 41
Opstellen nota van inlichtingen
Week 44
Indienen offertes
Week 46
Uitwerken offertevergelijking
Week 50
Selectie accountant door de raad
Week 51
Contracteren accountant
Brief aan plaatselijke accountantbureaus Programma van eisen
Ondertekening De secretaris
De burgemeester
drs. A.W. van der Spek
drs. H.H. Apotheker
Betrokken partijen afdeling
MIDD
adviseur
F. van der Kamp
behandeld in commissie
ja, nl. commissie EFO van 5 september 2006 nee
Raadsbesluit Steenwijk,
19 september 2006
Nummer:
2006/78
De raad van de gemeente Steenwijkerland;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 september 2006, nummer 2006/78; besluit: In te stemmen met de voorgestelde onderhandse aanbesteding voor het selecter en en contracteren van een accountant op basis van het opgestelde programma van eisen. De raad voornoemd, de griffier,
de voorzitter,
