agendapunt 4.3 1025383
Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERHUIZEN REKENCENTRUM DELFLAND NAAR EXTERN DATACENTRUM Portefeuillehouder Datum Aard bespreking Afstemming Bijlagen Zaaknummer
Haersma Buma, M.A.P. van 19 maart 2013 Informatief 1 29004
Gremia
Datum
Aard
PFO Hae
10-12-2012
I
Advies/ besluit Conform
PFO Hae
11-03-2013
I
Gewijzigd akkoord
D&H
19-03-2013
I
Conform
Parafering Geparafeerd door: Mik, J. de Geparafeerd door: Mik, J. de Geparafeerd door: Lourens, C.E. Mik, J. de
Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 19-03-2013 Kennisnemen van het bijgevoegde Plan van aanpak.
Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 19-03-2013
Verhuizen Rekencentrum Delfland naar extern Datacentrum
1.
Probleemstelling - context
Het hoofdrekencentrum van Delfland is gestationeerd op Delftechpark, een huurpand. Het rekencentrum is gebouwd in 2006 en dus ruim zes jaar oud. Gezien de snelle technische ontwikkelingen van datacenters (zoals koeling, energieverbruik, warmteafgifte) en de oriëntatie van Delfland op het toekomstige huisvestingsbeleid, is er in een business case een afweging gemaakt tussen functionaliteit, kosten en energie-efficiëntie (tevens CO2 footprint) voor het huidige, inpandige datacenter en voor een drietal externe datacenters. In de samenwerking op ICT-gebied tussen de waterschappen Rijnland, Schieland en de Krimpenerwaard en Delfland, is dit ook als een gezamenlijk actiepunt gedefinieerd. In het genoemde onderzoek zijn de 3 ICT-afdelingen dan ook gelijk opgetrokken en zijn zij het eens over de eisen die vandaag de dag aan een rekencentrum gesteld moeten/kunnen worden. Conclusie uit het onderzoek is dat er vele en direct realiseerbare voordelen op functioneel, kwalitatief, financieel en duurzaamheidvlak zijn en er een onmiddellijke besparingspotentie is. Delfland wil daarom het huidige rekencentrum in 2013 migreren naar een extern alternatief. 2.
Beoogd effect
Kennisnemen van het bijgevoegde Plan van aanpak. 3.
Kernboodschap
Het doel van dit project is een spoedige migratie van het huidige, inpandige datacenter naar een extern alternatief, zonder dat de continuïteit van de dienstverlening aan Delfland in gevaar komt. In overleg met Bedrijfsmiddelen zullen de huidige voorzieningen in het Delftechpark afgebouwd worden. Gezien de samenwerking op ICT-gebied zullen wij de buurwaterschappen op de hoogte houden van cq. betrekken bij de voortgang.
4.
Historie - eerdere besluitvorming
Niet van toepassing
5.
Alternatieven
ICT-services heeft met behulp van een externe opdrachtnemer een business case opgesteld. Tijdens het opstellen van de business case is ook het pakket van eisen uit 2005 herijkt. Gedurende het onderzoek zijn vier alternatieven geïnventariseerd en tegen deze lijst van eisen (aan het datacenter) gehouden: 1. Het eigen datacenter voortzetten 2. Datacenter onderbrengen bij de Datacenter Group (Delft) 3. Datacenter onderbrengen bij R-IX (Rotterdam) 4. Datacenter onderbrengen bij Datahouse (Den Haag).
Rapportcijfer*
Eigen
Delft
R’Dam
Den Haag
Functioneel
6
10
9
7
Financieel
4
8
6
9
Duurzaamheid
5
9
8
7
Ranking
4
1
3
2
* Rapportcijfer is niet absoluut maar relatief (t.o.v. de andere alternatieven), o.b.v. zowel financiële, kwalitatieve argumenten en waarnemingen
6.
Financiën
Een onderzoek naar de kosten/investeringen voor het verhuizen van de serverruimte was ten tijde van het opstellen van de Kadernota 2013 nog niet afgerond. Er was slechts een ruwe schatting van de verwachte kosten/investeringen voorhanden. Op basis hiervan is voor dit project in de investeringsbegroting 2013-2017 onder de post “701682 Server uit huis brengen (extra)” een totaalbedrag (Investeringsplan) opgenomen van € 900.000, waarvan € 500.000 (Krediet) voor 2013 en een raming van de resterende uitgaven verdeeld over de jaren erna. In de loop van 2012 is de markt verder verkend en is nader ingezoomd op de specificaties. Dit heeft geleid tot een concretere raming van de kosten (zie bijgevoegd Plan van aanpak) van ca. € 300.000. Dit is aanzienlijk lager dan eerst werd geschat. De financiële consequenties hiervan voor 2013 zullen in de BURAP I worden meegenomen en dan zal ook de VV worden geïnformeerd. De voorgenomen verhuizing past binnen het vastgestelde beleid en daarmee is een start van dit project in maart 2013, ingevolge artikel 9 lid 3 van de verordening Beleidsen verantwoordingsfunctie, rechtmatig. 7.
Duurzaamheid
Zie bijgevoegde Plan van aanpak. 8.
Organisatorische en personele consequenties
Niet van toepassing. 9.
OR/GO
Niet van toepassing.
10.
Risico- en beheersmaatregelen
De volgende risico’s en beheersmaatregelen worden tijdens het project nader uitgewerkt: Risico
Maatregelen
Lagere beschikbaarheid bij verhuizing Uitval hardware tijdens of na verhuizing
Uitwijk locatie inschakelen Timing juist kiezen (weekend) Reserve hardware beschikbaar maken Professionele datacenterverhuizers
Tegenvallende kosten Minder controle op datacenter
Goede afspraken maken met leveranciers Regelmarig afstemming met leverancier
2
11.
Communicatie (in- en extern)
Communicatie vindt voor en tijdens het project plaats.
12.
Bekendmaking en vervolgprocedure
Tijdschema De aanpak: 2013 Q1:
Toestemming Bestuur (AWI, ambtelijk opdrachtgever I&A) Afstemming met Inkoop over procedures Kiezen migratie strategie (ineens of stapsgewijs);
Migratie offerte uitvragen Randvoorwaarden inventariseren Go/No-go (ambtelijk opdrachtgever I&A) Maken aanbestedingsdocumentatie en aanbestedingstraject starten (check Inkoop procedures) Maken Projectplan Commitment stakeholders aan Projectplan Contract opstellen/tekenen 2013 Q2
Uitvoering migratie naar extern datacenter Inrichting Datacenter Infrastructure manager (DCIM software) Ontmanteling huidige datacenterruimte Delftechpark Evaluatie De geschatte, totale doorlooptijd van de implementatie is 4 maanden. 13.
Bevoegd orgaan
Directie / D&H 14.
Toelichting
Geen (zie bijlagen) 15. 1.
Bijlagen Plan van Aanpak
3
Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur
Kenmerk VV
:
…**
Vergaderdatum
:
…
Beleidsveld
:
…
Agendapunt
:
…**
De Verenigde Vergadering van Delfland, gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van …(datum van de VV-vergadering), kenmerk …(kenmerk van het voorliggend VV-voorstel; dit betreft een voorstel van D&H aan VV); gelezen het positieve/negatieve …(bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) …(commissie noemen); overwegende dat: … (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: … artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: … Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren).
Aldus besloten in de openbare vergadering van …(datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris,
de Voorzitter,
mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart
mr. M.A.P. van Haersma Buma
