Bouwen aan vertrouwen Rapport van extern organisatieonderzoek College van Dijkgraaf en Hoogheemraden Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Bouwen aan vertrouwen

Rapport van extern organisatieonderzoek College van Dijkgraaf en Hoogheemraden Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

BMC Januari 2013 drs. A.H.M. van Helden prof.dr. M.J.G.J.A. Boogers G.D. Vat MSc Projectnummer: 210092 Correspondentienummer: AD-1712-60809

BOUWEN AAN VERTROUWEN, EINDRAPPORT EXTERN ORGANISATIEONDERZOEK HDSR

INHOUD HOOFDSTUK 1! LEREN EN VERBETEREN OP BASIS VAN CONCRETE ERVARINGEN

2!

1.1! Aanleiding

2!

1.2! Hoofdvragen

2!

1.3! Uitgangspunten

2!

1.4! Onderzoeksdoel

3!

HOOFDSTUK 2! AFSTAND NEMEN EN OBJECTIVEREN

4!

2.1! Aanpak op hoofdlijnen

4!

2.2! Onderzoeksorganisatie

6!

HOOFDSTUK 3! ANALYSE 3.1! Het procesverloop per casus is een chronologisch relaas van feiten en gebeurtenissen

8! 8!

3.2! De feitenrelazen vormen een deel van de analyse en een bron voor de nadere analyse 9! 3.3! Informatie ‘zeven’ levert ‘bouwstenen’ op voor het vinden van leerpunten

9!

3.4! Symptomen en onderliggende factoren per geleding

9!

3.5! Antwoorden op de drie hoofdvragen van het onderzoek

13!

3.6! Analyse aan de hand van de drie thema’s

15!

HOOFDSTUK 4! CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

18!

4.1! Conclusies

18!

4.2! Inhoudelijke aanbevelingen aan het dagelijks bestuur

19!

4.3! Procedurele aanbevelingen

21!

BIJLAGE 1

NADERE TOELICHTING OP PARAGRAFEN 3.5, 3.6, 4.1 EN 4.2

23

BIJLAGE 2

PROCESVERLOOP PER CASUS

24

BIJLAGE 3

DE OPDRACHT

25

BIJLAGE 4

GEÏNTERVIEWDE PERSONEN

28

BIJLAGE 5

NORMENKADER (ONDERZOEKSDEELVRAGEN)

30

1/32


Hoofdstuk 1

Leren en verbeteren op basis van concrete ervaringen In dit hoofdstuk benoemen we achtereenvolgens de aanleiding voor dit organisatieonderzoek, de hoofdvragen, de uitgangspunten en het onderzoeksdoel.

1.1

Aanleiding Aanleiding voor het onderzoek vormen: • drie casussen1 van respectievelijk kredietoverschrijding, -uitbreiding en -bijstelling. Het gaat hierbij om: - de Energiefabriek; - watergebiedsplan Kamerik & Kockengen; - watergebiedsplan Zegveld & Oud-Kamerik; • regelmatige kritiek van het algemeen bestuur (AB) op de communicatie door het dagelijks bestuur (DB) met het AB en met externe relaties.

1.2

Hoofdvragen De volgende drie hoofdvragen zijn aan de orde: 1. Zijn D&H en de ambtelijke organisatie ‘in control’? 2. Is de sturing en communicatie binnen het waterschap wel op orde? 3. Doet het waterschap de goede dingen naar de externe relaties? De opdrachtgever heeft het begrip ‘in control’ niet nader gedefinieerd. Wij hebben dat evenmin gedaan, omdat er nu eenmaal geen definitie bestaat die kan bogen op een brede maatschappelijke ondersteuning. We gebruiken het begrip in dit rapport als een subjectief bepaald begrip: we laten het aan de geïnterviewde en de lezer zelf over hoe hij dit begrip invult2.

1.3

Uitgangspunten Voor het onderzoek en het vervolgtraject gelden de volgende uitgangspunten: • doel onderzoek is leren en verbeteren; • zo nodig ‘harde noten kraken’; • opleveren onderzoeksresultaten uiterlijk 31 december 2012; • resultaten zijn voor de organisatie niet vrijblijvend.

1

Wij gebruiken hier het begrip ‘casus’ als neutrale term voor een groep onderling samenhangende activiteiten die

worden uitgevoerd in een meerjarig tijdsverloop en die een eenmalig karakter hebben, dus niet wordt uitgevoerd als reguliere jaarlijks terugkerende activiteiten. Het meervoud van het woord ‘casus’ is ook casus. Om verwarring te vermijden gebruiken we daarom als meervoud het eigenlijk foutieve woord ‘casussen’. 2

Wij sluiten daarmee expliciet niet aan bij de definitie die de huisaccountant gebruikt: ‘Onder “in control zijn’”

verstaan wij dat uw organisatie over een beleids- en beheersinstrumentarium en over procesbeheersingsmethodieken beschikt die u in staat stellen kansen en bedreigingen (risico’s) tijdig te signaleren en hierop in termen van sturing alert te reageren.’ (Deloitte Accountants B.V., Managementletter 2012, 6 november 2012). 2/32


1.4

Onderzoeksdoel Het doel van het onderzoek bestaat uit het opleveren van analyses en adviezen. Analyse aan de hand van thema’s Analyseer de volgende thema’s: a. de relaties tussen het AB, het DB en de directie; b. het spanningsveld tussen ambities en mogelijkheden van het waterschap (als diepere laag onder de relaties); c. de sturing en beheersing van projecten: i. de (administratieve) organisatie van langlopende watergebiedsplannen; ii. de gang van zaken rond de extra kredietaanvragen voor de drie casussen, inclusief aspecten financiën, bestuurlijke zorgvuldigheid en bekwaamheid aansturing projecten. Advies Adviseer over: • verbeteren bestaande cultuur en onderling functioneren (AB, DB, directie), waar nodig; • verbeteren structuur, indien nodig; • verbeteren professionaliteit en gezicht naar buiten van waterschap als geheel, competenties als creativiteit, lef en vermogen tot anders denken en werken; • voorkomen kredietaanvragen achteraf en eerder signaleren van de noodzaak tot extra kredietaanvragen; • verbeteren aansturing grote projecten.

3/32


Hoofdstuk 2

Afstand nemen en objectiveren In dit hoofdstuk geven wij weer hoe wij het onderzoek op hoofdlijnen hebben aangepakt.

2.1

Aanpak op hoofdlijnen De hoofdlijnen van de aanpak zien er als volgt uit: Rekening houden met natuurlijke spanningen De hoofdvragen vatten wij samen in de volgende figuur:

Politiek/ AB

!"#$%&'(

Omgeving

Project/ taak

Ambtelijke leiding

Bestuur/ D&H

)*+&,$-./&0&1(

Wij zijn op zoek gegaan naar antwoorden op de hoofdvragen van het onderzoek door het belichten van alle onderdelen in bovenstaande figuur, in hun onderlinge samenhang. Op voorhand was duidelijk dat wij daarbij specifiek oog zouden moeten hebben voor: • De veranderde verhoudingen en omgangsvormen tussen het AB en het DB. Deze zijn veranderd door de komst van politieke partijen in het waterschapsbestuur, als gevolg van de invoering van het lijstenstelsel bij de verkiezingen van 2008. • De veranderde financiële omstandigheden. Waar de waterschappen voorheen leken te werken binnen een context van voldoende financiële middelen (lees: mogelijkheden om het tarief van de waterschapsomslag te verhogen), is die context rigoureus gewijzigd. Dit komt enerzijds door de veranderingen in de financiële positie van de belastingbetaler en anderzijds door de gewijzigde verkiezingsvormen en de meer gepolitiseerde werkwijze die daaruit is voortgevloeid.

4/32


Documenten bestuderen en interviews houden We hebben een grote hoeveelheid documenten opgevraagd en bestudeerd. Ook hebben we vele personen geïnterviewd. Voor de volledige lijst met 35 interviews en 39 geïnterviewde personen verwijzen wij naar bijlage 3. Deze lijst bestaat uit: • leden van het AB: per fractie een lid3; • de voorzitter van het AB en het DB: de dijkgraaf; • leden van het DB: alle hoogheemraden; • de secretaris-algemeen directeur en de twee directeuren; • diverse andere ambtelijke functionarissen; • enkele extern betrokkenen. Objectiveren aan de hand van de drie casussen en hun procesverloop We hebben het vraagstuk deels benaderd vanuit de drie casussen. We hebben het procesverloop voor elk van de drie in beeld gebracht en geanalyseerd, aan de hand van een onderzoeksmodel en een normenkader. Het onderzoeksmodel ziet er als volgt uit:

Voor elk van de vier blauwe balken hebben we een normenkader gehanteerd, in de vorm van een set onderzoeksdeelvragen (zie hiervoor bijlage 4). Het geheel van deze normen staat voor een sterke sturing en beheersing van projecten en programma’s van projecten, binnen een overheidsorganisatie. Het procesverloop vormt slechts een deel van de bronnen Het procesverloop in beeld brengen van de drie casussen vormt het meer geobjectiveerde deel van het onderzoek. Daarnaast hebben wij ook vele documenten bestudeerd die niet rechtstreeks betrekking hebben op de casussen. 3

Met uitzondering van de Partij van de Dieren, die geen gebruik heeft gemaakt van het aanbod te worden

geïnterviewd. 5/32


Wij hebben in de interviews, naast vragen over de casussen, ook andere vragen gesteld die zouden kunnen bijdragen aan het analyseren aan de hand van de drie thema’s en het beantwoorden van de drie hoofdvragen van het onderzoek. Het procesverloop van de drie casussen vormt daarom slechts een deel van informatie die wij hebben gebruikt. Met verschillende onderzoeksbrillen om de juiste balans te vinden Het normenkader diende ertoe om de beoordeling van het procesverloop te objectiveren. Wij hebben het procesverloop en de bredere context echter geenszins alleen beoordeeld vanuit de technische rationaliteit. Met de bril op van de politiek-bestuurlijke rationaliteit hielden we rekening met de werkelijkheid van de wereld van de leden van het AB en het DB, die mede wordt bepaald door de invloed van de kiezer en de verschillende soorten belangen van burgers, organisaties en bedrijven, die voor hen soms op een andere wijze relevant zijn dan voor de ambtelijke organisatie. Met de bril op van de culturele rationaliteit hebben we gekeken naar gegroeide verhoudingen, waarden en normen in de organisatie en hiermee samenhangende rol- en verwachtingspatronen. Met deze bril op weten we dat het belangrijk is om gedragingen niet te vertalen in goed of fout, maar in leerervaringen over wat volgende keer beter zou kunnen en moeten. Ook weten we met deze bril op dat het belangrijk is om verbeterpunten zo te formuleren dat ze passen in de huidige ontwikkelfase van het hoogheemraadschap en zijn specifieke organisatieculturele context. 2.2

Onderzoeksorganisatie Formele onderzoeksorganisatie De formele onderzoeksorganisatie zag er als volgt uit: • opdrachtgever: college van dijkgraaf en hoogheemraden; • gedelegeerd opdrachtgever: dijkgraaf en secretaris-algemeen directeur; • begeleidingsgroep: dagelijks bestuur, ambtelijke procesbegeleider en twee leden uit het algemeen bestuur; • ambtelijk procesbegeleider, namens de opdrachtgever en de begeleidingsgroep: de heer J. Bulthuis; • opdrachtnemer: projectteam BMC. BMC is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van het rapport. Traject en werkwijze Wij hebben het onderzoek uitgevoerd in de periode 11 oktober tot en met 21 december 2012. In deze periode hebben wij viermaal overlegd met de begeleidingsgroep. Van de interviews hebben wij verslagen gemaakt, die wij hebben geverifieerd bij onze gesprekspartners.

6/32


Van alle gesprekspartners hebben wij een reactie ontvangen. De geïnterviewden hebben van ons en de opdrachtgever de garantie gekregen dat het verslag van hun interview strikt vertrouwelijk blijft, onder de hoede van het onderzoeksteam. Wij hebben de resultaten van het in beeld brengen van het procesverloop per casus – de drie feitenrelazen – eveneens voor verificatie voorgelegd aan de geïnterviewden, met dien verstande dat we ons daarbij hebben beperkt tot de respondenten uit het dagelijks bestuur en uit de ambtelijke organisatie. Deze verificatieronde heeft ons aanvullend materiaal en inzicht geleverd, waarvan wij dankbaar gebruik hebben gemaakt om de feitenrelazen verder aan te scherpen. Dankwoord Wij bedanken alle personen die wij hebben geïnterviewd voor hun openhartige bijdrage aan dit onderzoek en voor de moeite die zij hebben genomen om gespreksverslagen en feitenrelazen te verifiëren. Ook bedanken wij de leden van de begeleidingsgroep voor hun inzet en bijdrage. Wij bedanken in het bijzonder de externe relaties van het hoogheemraadschap die wij hebben mogen interviewen. Hun bijdrage bleek overeen te komen met datgene wat wij ook in interne interviews hebben gehoord. Tot slot bedanken wij in het bijzonder de heer J. Bulthuis voor zijn niet aflatende ondersteuning en bijstand bij onze werkzaamheden.

7/32


Hoofdstuk 3

Analyse In dit hoofdstuk geven wij aan hoe wij zijn omgegaan met onze bronnen en hoe wij achtereenvolgens komen tot bruikbare inzichten. Daarbij komen aan de orde: • het reconstrueren van het procesverloop per casus (paragraaf 3.1); • de duiding van de drie reconstructies als uitkomst van analyse en tevens als bron, naast de bronnen ‘documenten’ en ‘interviews’ (paragraaf 3.2); • het ‘zeven’ van informatie, waarbij de meeste informatie door de ‘zeef’ valt en de meest cruciale informatie erop blijft liggen (paragraaf 3.3); • het in beeld brengen van de belangrijkste ‘symptomen’ en het duiden van de meest relevante factoren die deze naar onze mening veroorzaken (paragraaf 3.4); • op basis daarvan: het geven van antwoorden op de hoofdvragen van het onderzoek (paragraaf 3.5); • het uitdiepen per thema van de factoren die de ‘symptomen’ volgens ons veroorzaken (paragraaf 3.6).

3.1

Het procesverloop per casus is een chronologisch relaas van feiten en gebeurtenissen Wij hebben voor elk van de drie casussen het procesverloop in beeld gebracht, in de vorm van een feitenrelaas. Elk van de feitenrelazen betreft een chronologisch beeld van de feiten en gebeurtenissen, aan de hand van documenten. Wij hebben daarbij de nadruk gelegd op de informatievoorziening aan en de besluitvorming in het AB en het DB: Wat is wanneer voorgelegd? Wat zijn de relevante onderdelen uit deze documenten in relatie tot de normen voor een sterke sturing en beheersing van projecten en programma’s volgens ons normenkader? Wat is er besloten? Per chronologisch moment hebben wij soms ‘verwonderpunten’ aangegeven. Dit zijn duidingen die de bedoeling hebben om de lezer attent te maken op bijzonderheden. Wij zijn overigens zeer terughoudend geweest met het plaatsen van dergelijke duidingen, teneinde de feitenrelazen kort, bondig en zo objectief mogelijk te houden. We hebben ons – in overeenstemming met de opdracht – voor de casus Energiefabriek beperkt tot met name het financiële verloop, in relatie tot de vastgestelde doelen en de communicatie daarover aan het AB, het DB en de ambtelijke leiding. Bij de twee watergebiedsplannen hebben we tevens de nadruk gelegd op de wijze van omgaan met de omgeving/externe stakeholders en de algehele sturing en beheersing. Eveneens in overeenstemming met onze opdracht hebben wij de feiten en gebeurtenissen per casus gereconstrueerd met het oog op het vinden van leerpunten voor de toekomst en niet zozeer met het oog op het vinden van de waarheid.

8/32


Wij hebben de feitenrelazen opgenomen in bijlage 2. 3.2

De feitenrelazen vormen een deel van de analyse en een bron voor de nadere analyse De drie feitenrelazen vormen een belangrijke bron van basisinformatie voor dit onderzoek, waarin veel informatie over de drie casussen is samengevat. Ze vormen ook reeds een deel van de analyse die is vereist om te komen tot antwoorden op de hoofdvragen, inzicht in de thema’s, conclusies en aanbevelingen. Daarnaast vormen de resultaten van de interviews en de documenten die niet specifiek betrekking hebben op de drie casussen een tweede en derde belangrijke bron voor de nadere analyse.

3.3

Informatie ‘zeven’ levert ‘bouwstenen’ op voor het vinden van leerpunten De documenten die wij hebben bestudeerd, de interviews die wij hebben gehouden en het procesverloop dat wij hebben gereconstrueerd voor de drie casussen hebben ons een enorme hoeveelheid informatie opgeleverd. Wij hebben informatie – figuurlijk gesproken – ‘gezeefd’ op zodanige wijze dat wij daar alleen die elementen overhouden die ons de meest relevante input opleveren voor het beantwoorden van de drie hoofdvragen van het onderzoek en het analyseren van de drie thema’s: de ‘bouwstenen’ voor het vinden van leerpunten. Met andere woorden: wij hebben hoofd- en bijzaken proberen te scheiden. Dit scheidingsproces is uiteraard in belangrijke mate subjectief van aard, maar het is wel gebaseerd op een grote mate van kennis en ervaring. Wij presenteren in dit hoofdstuk alleen die elementen (‘bouwstenen’) die wij beschouwen als hoofdzaken in relatie tot de onderzoeksvragen en -thema’s. Wij doen dit in de vorm van achtereenvolgens: • symptomen en onderliggende factoren per geleding; • antwoorden op de drie hoofdvragen van het onderzoek; • analyse aan de hand van de drie thema’s.

3.4

Symptomen en onderliggende factoren per geleding In deze paragraaf brengen wij achtereenvolgens voor het AB, het DB en de ambtelijke organisatie4 de klachten en problemen in beeld waarmee zij als geleding binnen het hoogheemraadschap kampen. Wij noemen deze klachten en problemen ‘symptomen’, bij wijze van beeldspraak en met het beeld voor ogen dat elk van deze geledingen zoekt naar een oplossing. Wij zien deze klachten en problemen dus in de eerste plaats als symptomen en zoeken naar de dieper liggende verklarende factoren die daar de oorzaak van zijn.

4

Onderscheid binnen de ambtelijke organisatie tussen de directie/het directieteam en het overige deel van de

ambtelijke organisatie maken we wel binnen de analyse van de klachten en problemen van de ‘geleding’ DB, maar niet binnen die van de ‘geledingen’ AB en ambtelijke organisatie. Dat komt omdat AB-leden dit onderscheid niet goed kunnen maken en de geïnterviewden uit de ambtelijke organisatie het onderscheid niet maken. 9/32


We doen dat overigens niet voor de geleding ‘omgeving’, omdat de onderzoeksvragen zijn gericht op het hoogheemraadschap zelf en we mede daardoor beschikken over relatief weinig basisinformatie over de klachten en problemen uit de omgeving. Hetgeen wij in interviews met externe relaties hebben gehoord bleek bovendien overeen te komen met de informatie die wij uit interne bronnen reeds hadden geïnventariseerd. Wij zien per geleding de volgende symptomen en duiden per symptoom de onderliggende factoren aan die volgens ons relevant zijn: Geleding algemeen bestuur

Politiek/ AB

!"#$%&'(

Omgeving

Project/ taak

Ambtelijke leiding

Bestuur/ D&H

)*+&,$-./&0&1(

Symptomen Gevoel als AB niet in control te zijn: • veel informatie, maar slecht zicht op hoofdlijnen.

Gevoel dat: • DB niet in control is; • verdeling rollen en verantwoordelijkheden tussen AB en DB onhelder is; • heemraden ‘zwemmen’; • de interne sturing en communicatie niet op orde zijn; • toezeggingen regelmatig niet worden nagekomen.

10/32

Onderliggende factoren Financiële overschotten einde jaar en financiële verrassingen in projecten zijn uitingen van onvoldoende transparantie en grip. Projecten worden niet transparant voorgelegd, qua opzet, voortgang en bijsturing: hapsnap, onoverzichtelijk/ mistig; geldt met name voor de kernelementen doelen, activiteiten en inzet van middelen. Relatie tussen projecten (meerjarig) en begroting/buraps/jaarrekening (eenjarig) is niet helder. Voor DB zijn de projecten (en de begroting) evenmin transparant, inclusief de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden. De politisering binnen het AB zorgt ervoor dat de structurele knelpunten in de organisatie en het DB scherper aan het licht komen. Hoge verwachting bij het AB over parate dossierkennis van DB-leden.


Weinig begrip dat heemraden geen inhoudelijk professional kunnen zijn met een functie van 18 uur per week en dat ook niet moeten willen zijn. Onrust bij diverse fracties over signalen dat de externe communicatie, met name bij watergebiedsplannen niet soepel verloopt.

De procesvoering bij de communicatie vergt scherpere afstemming tussen organisatie, DB en AB (op kernelementen: doelen, activiteiten en inzet van middelen).

Geleding dagelijks bestuur

Politiek/ AB

!"#$%&'(

Omgeving

Project/ taak

Ambtelijke leiding

Bestuur/ D&H

)*+&,$-./&0&1(

Symptomen Gevoel als DB niet in control te zijn.

Gevoel dat AB de neiging heeft om op de stoel te gaan zitten van DB. Gevoel dat directie en het directieteam: • eerder zegt dat iets niet kan dan hoe het wel kan; • onvoldoende beschikt over politieke fijngevoeligheid; • een extra laag vormt in plaats van kaders te formuleren en te sturen op kaders.

11/32

Onderliggende factoren Zie AB, onder: Gevoel als AB niet in control te zijn. DB voelt zich niet altijd goed genoeg ondersteund door de organisatie en met name door de directie. De organisatie voedt het DB relatief weinig met strategische en tactische voorstellen en veel met operationele (ad hoc) voorstellen. Deze zijn bovendien vaak te uitgebreid en soms van onvoldoende kwaliteit op de hoofdlijnen. Gevoel van AB niet in control te zijn. Rolopvatting directie over relatie organisatie-DB: • nadruk op technisch-inhoudelijke en ‘harde/objectieve’ ondersteuning; • sterke terughoudendheid bij de bestuurlijke en ‘zachte/subjectieve’ ondersteuning. Werkwijze directie: nadruk op formele en ad-hocbesluitvorming.


Gevoel dat: • het zeer moeizaam is om boodschappen richting de ambtelijke organisatie uitgevoerd te krijgen; • een deel van de ambtelijke organisatie moeite heeft om te wennen aan inhoudelijke sturing door AB en DB; • DB-leden niet vanzelf voldoende informatie, op tijd, aangereikt krijgen. Afwezigheid overdrachtsdossier bij wisseling college. Nieuwe werkwijze AB in commissievergaderingen helpt niet bij het verbinden van AB, DB en organisatie.

Indirecte communicatie tussen DB en directie. Rolopvatting en werkwijze ambtelijke organisatie: • in beginsel gestoeld op die van de directie, maar wel persoonsgebonden wat betreft precieze invulling.

Rolopvatting en werkwijze directie/ambtelijke organisatie. De opzet en/of werking van de nieuwe procedure op basis van de voorstellen van de Commissie-Van Leeuwen is nog niet effectief genoeg.

Geleding ambtelijke organisatie

Politiek/ AB

!"#$%&'(

Omgeving

Project/ taak

Ambtelijke leiding

Bestuur/ D&H

)*+&,$-./&0&1(

Symptomen Gevoel wel in control te zijn5.

5

Onderliggende factoren De financiële administratie is/lijkt op orde (zie accountantsverklaring). De financiële rechtmatigheid is/lijkt op orde (idem). De ‘procesbeheersing met een kleine p’ (zie ISO-certificering) is op orde. Ambtelijk opdrachtgever-/ opdrachtnemerschap werkt steeds beter (meer gewenning en meer documentatie hoe het hoort). Hoge verwachting over ad hoc kunnen oplossen van problemen.

Dit is het algemene gevoel. Dat laat onverlet dat wij ook ambtenaren hebben geïnterviewd die vinden

dat de ambtelijke organisatie niet ‘in control’ is. 12/32


Gevoel dat DB en vooral enkele DBleden de neiging hebben om op de stoel te gaan zitten van directie.

Gevoel dat DB: • onvoldoende collegiaal bestuurt; • onvoldoende eensgezind naar buiten treedt (vooral naar de organisatie).

Gevoel al heel veel te hebben verbeterd in organisatie, procesvoering en communicatie, maar dat verdere verbetering wel kan en moet. 3.5

Er is geen gedeeld beeld over de taak en functie van DB en van portefeuillehouder, in relatie tot AB en tot de organisatie. Verschillen in werkwijze individuele DBleden zijn groot. Ad hoc-gedrag als reactie op gevoel van DB onvoldoende in control te zijn. Operationele/ad-hocbesluitvorming verdringt strategische en tactische besluitvorming. Rolopvatting (individuele leden) DB over relatie DB, portefeuillehouder en organisatie verschilt. Dit draagt bij aan onhelderheid in verdeling rollen en verantwoordelijkheden tussen DB en de ambtelijke organisatie. Er zijn veel goede verbeteringen in ‘schakels van de ketting’, ook al maakt dat de ‘ketting als geheel’ nog niet wezenlijk sterker.

Antwoorden op de drie hoofdvragen van het onderzoek Wij komen tot de volgende antwoorden op de hoofdvragen van het onderzoek. Bijlage 1 bevat nadere argumenten en toelichtingen op een aantal antwoorden van deze tabel:

Hoofdvragen 1) Zijn D&H en ambtelijke organisatie ‘in control’?

Antwoorden Nee, ook al zijn er zeker positieve elementen. Positieve punten: • Financieel gesproken is/lijkt de administratieve organisatie op orde. • Dat vormt een cruciale randvoorwaarde voor het goed functioneren van het waterschap. • Veel gaat goed en vergt nauwelijks speciale aandacht van DB en AB. Desondanks is het antwoord ‘nee’, want: • De besluitvorming over grote projecten, de voortgangsinformatie en de evaluatie op de verschillende niveaus (AB, DB, ambtelijke leiding6) is onvoldoende uitgelijnd en werkt niet goed genoeg. • Mede als gevolg daarvan komen meer- en minderkosten van projecten onvoldoende tijdig in zicht en komen deze onvoldoende tijdig tot besluitvorming op de verschillende niveaus.

6

Onder ambtelijke leiding verstaan wij: het geheel van directeuren, afdelingshoofden, ambtelijk opdrachtgevers en

opdrachtnemers van projecten en programma’s van onderling samenhangende projecten, plus eventuele andere ambtenaren die beschikken over leidinggevende bevoegdheden. 13/32


• • • •

2) Is de sturing en communicatie binnen het waterschap wel op orde?

•

3) Doet het waterschap wel de goede dingen naar de externe relaties?

•

•

•

•

7

Ditzelfde geldt ook voor veranderingen/verschuivingen in doelen en activiteiten. Ook voor de meer reguliere taken lijkt dit het geval te zijn. Dit is het geval, ondanks vele verbeteringen in de procesvoering in de afgelopen jaren. Daarnaast bestaan er forse spanningen tussen AB, DB en directieteam7, die op zichzelf al zouden kunnen leiden tot het antwoord ‘nee’. Uit het antwoord op de eerste hoofdvraag mag worden afgeleid dat dit op cruciale onderdelen niet het geval is. Hoofdelement daarbij is dat de opvattingen over taak en rol AB, DB en organisatie tussen en binnen de verschillende niveaus te veel verschillen.

Duidelijk is dat AB, DB en ambtelijke leiding hierover bij concrete watergebiedsplannen van mening verschillen. Wat de goede dingen zijn, hoort de uitkomst te zijn van een besluitvormend proces over externe communicatie in algemene zin en over externe communicatie bij een concreet watergebieds- of ander plan. Die besluitvorming en de eventuele latere bijsturing daarop komen niet voldoende van de grond. Zie hiervoor ook de opmerking bij de eerste hoofdvraag over besluitvorming over grote projecten (‘onvoldoende uitgelijnd en werkt niet goed genoeg’). Een ambtelijk voorstel over externe communicatie in meer algemene zin is tussen DB en directieteam ‘blijven hangen’, in afwachting van de resultaten van dit externe onderzoek.

Het directieteam (DT) bestaat uit de secretaris-algemeen directeur, de overige twee directeuren, het hoofd MO en

het hoofd BO. Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het DT zijn niet vastgelegd, maar het team treedt de facto op als een besluitvormend orgaan. 14/32

3.6

Analyse aan de hand van de drie thema’s Voor de drie onderzoeksthema’s komen wij tot de volgende relevante constateringen en onderliggende factoren. Bijlage 1 bevat nadere toelichting op een aantal antwoorden van de navolgende tabel.

Thema’s a) Relaties tussen AB, DB en directie

b) Spanning tussen ambities en mogelijkheden (als onderlaag relaties)

c) Sturing en beheersing van projecten: • (Administratieve) organisatie watergebiedsplannen • Gang van zaken bij de drie casussen

Relevante constateringen en onderliggende factoren • Er is sprake van vertroebelde en ook verstoorde relaties. • Deze belemmeren een effectieve onderlinge communicatie en daarmee ook het creëren van oplossingen. • Aan de basis ervan ligt vooral een gebrek aan overeenstemming over de hoofdlijnen van de rollen en verantwoordelijkheden. • De sleutel tot verbetering ligt naar onze mening bij een sterkere sturing en beheersing door de ambtelijke organisatie en een sterkere ondersteuning van het DB door de ambtelijke organisatie. • Spanning tussen ambities en mogelijkheden zal er altijd zijn. • Die spanning kan worden beheerst door het maken van keuzes, met name op het niveau van DB en AB. • Het proces van voorleggen van die keuzes werkt echter onvoldoende. • Achterliggende oorzaken zijn: - Het inzicht in opzet en verloop van begroting en van projecten is niet scherp. - Verdeling van verantwoordelijkheden is niet helder dan wel wordt niet voldoende gedeeld. - Keuzemogelijkheden worden vaak niet voorgelegd (en indien wel niet toegelicht). Uit de analyse van de drie casussen (mede aan de hand van het normenkader BMC) leiden wij het volgende af: Rollen en verantwoordelijkheden in het algemeen: • De algemene kaders bakenen de verantwoordelijkheden tussen AB, DB en organisatie te zeer af op alleen het financiële vlak. Duidelijker moet worden dat AB (en daarmee ook het DB) verantwoordelijk is voor het vaststellen en het bijstellen van de (hoofd)doelen, de (hoofd)activiteiten en de beschikbaarheid van middelen van zowel (hoofd)taken als grote en politiek gevoelige projecten en programma’s van projecten. Zicht op de kernvariabelen van de sturing: • Vanaf de start tot het einde van grote projecten worden doelen niet helder genoeg gesteld (en niet helder ter besluitvorming voorgelegd).

15/32

•

• •

•

•

•

Doelen worden niet helder onderscheiden naar maatschappelijke effecten (beoogde outcome), concrete producten (operationele output) en eventuele tussendoelen (deels abstract en deels concreet/operationeel). De verbinding tussen doelen, activiteiten en inzet van middelen wordt onvoldoende geëxpliciteerd. Doelen en activiteiten worden onvoldoende toetsbaar geformuleerd. De realisatie kan daardoor ook onvoldoende worden getoetst aan vastgestelde doelen en activiteiten. Het tijdsperspectief binnen grote projecten is niet voldoende helder: Wat zijn de einddoelen en wat zijn de tussendoelen? Wat zijn de cruciale punten op het tijdpad: de points of no return en de punten waarop we nadere beslissingen moeten/kunnen nemen? Welke fasen onderkennen we? Er wordt onvoldoende gewerkt met businesscases: gedegen analyses over de levensvatbaarheid van het project, in technisch en in politiek-bestuurlijk opzicht. Deze zouden bij elke faseovergang in het project opnieuw moeten worden gemaakt en moeten leiden tot besluitvorming. De financiële sturing en beheersing is gebaseerd op jaarschijven. Lasten, baten en kredieten worden, evenmin als doelen en activiteiten, gepresenteerd aan de ambtelijke en politieke leiding in een helder tijdsperspectief. Het ontbreken van een heldere koppeling tussen activiteiten en inzet van middelen en het ontbreken van een helder tijdsperspectief, maakt dat financiële knelpunten te laat en te weinig scherp aan het licht kunnen komen.

Ambtelijke rollen en verantwoordelijkheden: • Uit de documentstudie en de interviews blijkt een tegenstrijdigheid. Afdelingshoofden zijn op ambtelijk niveau ‘integraal verantwoordelijk’, maar het DT besluit over vrijwel alle voorstellen en rapportages die van de integraal verantwoordelijke naar het DB gaan en schroomt daarbij volgens onze waarneming niet om gedetailleerde wijzigingen zelf aan te brengen, dan wel op te dragen aan de integraal verantwoordelijke en vervolgens aangepaste documenten opnieuw te screenen. Hoe goed bedoeld de werkwijze van het DT ook is, deze bevordert gedrag bij de afdelingshoofden dat afbreuk doet aan hun integrale verantwoordelijkheid, zowel in de richting van het bestuur (verticaal) als in de richting van collega-afdelingshoofden (horizontaal). • Voor de huidige projectbeheerders bij de beheerafdelingen en projectleiders bij het Ingenieursbureau werkt de aanwezigheid van een integraal verantwoordelijk afdelingshoofd én tevens een directieteam als een dubbele stimulans voor niet-integraalverantwoordelijk gedrag. 16/32

•

De grote projecten (feitelijk: programma’s van projecten) kennen geen eenduidige en stevige project/programma-manager die de sturing en beheersing op ambtelijk niveau leidt, van begin tot en met het einde. Lijnsturing en projectsturing worden gecombineerd, met als resultaat dat op ambtelijk niveau ‘iedereen en niemand stuurt’.

Administratieve organisatie: • Financieel-administratief is/lijkt alles in orde. Dat lijkt ook te gelden voor de ‘procesbeheersing met een kleine p’ (ISO). Er wordt dus gewerkt met een voldoende mate van ordelijkheid. Dat geeft voldoende stevigheid om te dienen als basis voor een versterking van de sturing en beheersing.

17/32

Hoofdstuk 4

Conclusies en aanbevelingen In dit hoofdstuk formuleren wij achtereenvolgens: • Conclusies (paragraaf 4.1). • Inhoudelijke aanbevelingen (paragraaf 4.2). • Procedurele aanbevelingen (paragraaf 4.3).

4.1

Conclusies Wij trekken de volgende conclusies, op basis van de analyse (hoofdstuk 3) en de bronnen die we daarvoor hebben gebruikt (documenten, interviews en feitenrelazen). Bijlage 1 bevat nadere toelichting op een aantal conclusies en inhoudelijke aanbevelingen uit deze paragraaf. 1. Er is sprake van ernstige spanningen tussen het algemeen bestuur (AB), het dagelijks bestuur (DB) en de directie8. 2. Deze spanningen uiten zich in de vorm van verschillende symptomen. Wij hebben ervoor gekozen deze spanningen niet zozeer te verklaren vanuit het verleden, maar vooral de blik te werpen op het heden en de maatregelen die nodig zijn om de spanningen om te buigen naar vertrouwen. Daarom hebben wij de nadruk gelegd op het vinden van de structurele factoren die onder de symptomen liggen en daarmee de aangrijpingspunten voor het bouwen aan vertrouwen. 3. De belangrijkste factor die ten grondslag ligt aan de spanning tussen AB en DB is dat DB-leden onvoldoende worden gevoed vanuit de ambtelijke organisatie met kwalitatief goede documenten en met andere vormen van ondersteuning. AB-leden voelen het gebrek aan inzicht en overzicht en vragen daarom door9. 4. De antwoorden op de drie hoofdvragen van het onderzoek luiden: a. Het DB en de ambtelijke organisatie zijn niet ‘in control’. b. De sturing en communicatie binnen het waterschap zijn niet op orde. c. De besluitvorming over de juiste activiteiten in de richting van externe relaties komt niet voldoende van de grond. 5. Er bestaat onvoldoende overeenstemming tussen het AB, het DB en de directie over de hoofdlijnen van de onderlinge verdeling van rollen en verantwoordelijkheden10.

8

Deze conclusie volgt uit de analyse van onderzoeksthema a. Relaties tussen AB, DB en directie.

9

Deze conclusie volgt uit de analyse van de drie onderzoeksthema’s.

10

Deze conclusie volgt uit de analyse van de drie onderzoeksthema’s.

18/32

6. Het sturen en het maken van keuzes op het niveau van AB, DB en de ambtelijke leiding wordt gehinderd door: a. de afwezigheid van een helder beeld op hoofdlijnen van doelen , activiteiten, inzet van middelen, binnen het relevante tijdsperspectief en met hun onderlinge verbinding en ratio; b. de feitelijke aanwezigheid van een extra besluitvormende geleding tussen de afdelingshoofden die formeel een integrale verantwoordelijkheid hebben en het DB, in de vorm van het directieteam; c. het ontbreken bij grote projecten van eenduidige en stevige project/programma-manager en van helderheid tussen lijnsturing en projectsturing11. 7. Die onderliggende factoren laten onverlet dat heel veel binnen het hoogheemraadschap gewoon goed verloopt. Tot hetgeen goed verloopt behoren in elk geval de administratieve organisatie en de activiteiten die voor het hoogheemraadschap routinematig van karakter zijn12. Daarbij past wel de kanttekening dat we die zaken, in overeenstemming met onze opdracht, niet diepgravend hebben onderzocht. 4.2

Inhoudelijke aanbevelingen aan het dagelijks bestuur 1. De meest fundamentele oplossingen/verbeteringen die zullen moeten worden gerealiseerd, zijn13: a. verhelderen op hoofdlijnen van de rollen en verantwoordelijkheden van AB, DB en ambtelijke organisatie. Belangrijke aspecten zijn dat: i. het AB als hoogste orgaan in staat moet worden gesteld om keuzes te maken op hoofdlijnen en desgewenst tevens op details; ii. het DB in zijn voorbereidende en uitvoerende rol eveneens in staat moet worden gesteld om keuzes te maken; iii. de ambtelijke organisatie het DB en het AB maximaal ondersteunt in hun taak en DB en AB zo veel mogelijk werk uit handen neemt; b. versterken van de organisatie van grote projecten/programma’s van projecten, waarbij: i. sprake is van een project/programmamanager die de ambtelijke eindverantwoordelijkheid heeft voor de gehele programma/projectketen van planvorming tot en met realisatie en overdracht aan een beheerorganisatie (binnen de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de secretaris-algemeen directeur) en die dat ook kan waarmaken;

11

Deze conclusie volgt uit de analyse van onderzoeksthema c. Sturing en beheersing van projecten.

12

Deze conclusie volgt uit de analyse van onderzoeksthema c. Sturing en beheersing van projecten.

13

Uitvoeren van deze aanbevelingen borgt dat de tekortkomingen die nu zijn geconstateerd binnen de

drie casussen, door ons en door het DB, in de toekomst zo goed mogelijk worden vermeden; het borgt ook in bredere zin dat de besluitvorming en uitvoering, ook buiten projecten, democratisch, doeltreffend en doelmatig verloopt. 19/32

ii. de project/programmamanager heldere afspraken vooraf maakt (en actualiseert) met de lijnmanagers over de inzet van mensen en middelen; iii. sprake is van een stuurgroep onder leiding van de portefeuillehouder uit het DB, die de besluitvorming in het DB en AB voorbereidt; c. versterken van de werkwijze bij grote projecten en ook de begroting om doelen, activiteiten en inzet van middelen veel duidelijker en krachtiger aan elkaar te koppelen, waarbij: i. doelen en activiteiten specifiek, toetsbaar en tijdgebonden worden geformuleerd, in fasen worden ingedeeld, waarbij het einddoel en de huidige situatie bepalend zijn voor de tussenliggende fasen; ii. investeringen, lasten en baten (gedesaldeerd) scherp worden geraamd, op basis van een zo goed mogelijke voorspelling van de werkelijke realisatie, en worden voorzien van bandbreedten die de onzekerheidsmarges in beeld brengen; iii. door deze werkwijze niet meer wordt gewerkt met voorbereidings- en uitvoeringskredieten die zijn gebaseerd op vuistregels, zoals een percentage van de verwachte totale kosten; iv. doelen, activiteiten en inzet van middelen periodiek, maar ten minste aan het einde van elke fase, opnieuw ter discussie worden gesteld, mede op basis van een actualisatie van de businesscase; v. besluitvorming ten minste per fase plaatsvindt op het niveau van het algemeen bestuur, waarbij AB en DB de projectplannen zo krijgen voorgelegd dat helder is wat het voorgestelde besluit is (de kernvariabelen) en wat behoort tot de toelichting; vi. de voortgang wordt gemonitord en gecommuniceerd op basis van dezelfde samenhang tussen doelen, activiteiten en inzet van middelen, in een tijdsperspectief tussen heden en einddoel; d. benadrukken van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie door: i. de nadruk te leggen op de integrale verantwoordelijkheid van afdelingshoofden en programma/projectmanagers en hun verantwoordelijkheid om onderling af te stemmen; ii. de horizontale afstemming tussen de integrale managers te bevorderen door het opheffen van het directieteam als hulpstructuur en als afzonderlijke hiërarchische laag; iii. het beperken van de rol en verantwoordelijkheid van de secretaris-algemeen directeur in relatie tot de ambtelijke organisatie, tot een systeem-verantwoordelijkheid; e. de systeemverantwoordelijkheid van de secretaris-algemeen directeur te laten bestaan uit: i. ervoor zorg dragen dat de kaders waarbinnen de ambtelijke organisatie werkt scherp en duidelijk zijn, ter maximale ondersteuning van het bestuur; ii. ervoor zorg dragen dat deze kaders worden gehandhaafd dan wel bijgesteld; iii. behartigen van het ambtelijk opdrachtgeverschap voor elk van integrale managers; 20/32

iv. benoemen van de integrale managers; v. het zich waar noodzakelijk laten ondersteunen door één of meer plaatsvervangers; f. krachtig voortzetten van de impuls aan de versterking van de ambtelijke organisatie waaraan reeds jaren wordt gewerkt; daarbij met name ook investeren in de taakvolwassenheid van integrale managers (‘het juiste team met de juiste competenties, houding en vaardigheden’). g. benadrukken van de wettelijk bepaalde collegialiteit van besturen door het DB, door de voorzitter van het DB expliciet te belasten met bijzondere zorg voor de eenheid van het DB in zijn bestuur en zijn communicatie, waaronder helderheid over de rol en verantwoordelijkheid van portefeuillehouders binnen het DB; h. de voorzitter van het DB expliciet belasten met de bestuurlijke leiding van de realisatie van de voorstellen van dit rapport. 2. Wij zien geen aanleiding om meer specifieke maatregelen voor te stellen voor versterking van de interne en de externe communicatie. Het versterken van de werkwijzen bij met name de grote projecten volstaat hiervoor. Wij adviseren om wel expliciet te monitoren of het versterken van de algemene regie op grote projecten inderdaad voldoende effect heeft op de externe communicatie, mede in relatie tot de motie De Beaufort14 en de intentie daarachter. Daarnaast kan het aanbevelingswaardig zijn bij reguliere taken en bij projecten tijdelijk meer aandacht besteden aan de kernwaarden van extern communiceren , indien dat gebeurt op basis van maatwerk. 4.3

Procedurele aanbevelingen Deze oplossingen/verbeteringen die voortvloeien uit de inhoudelijke aanbevelingen zijn elk voor zich en allemaal samen randvoorwaardelijk voor het oplossen van de factoren die ten grondslag liggen aan de bestaande spanningen tussen AB, DB en directie, maar daarmee nog niet voldoende. Daarvoor is immers ook noodzakelijk dat het AB, het DB en elk van de directeuren de conclusies expliciet en volledig onderschrijven. Wij doen daarom de volgende procedurele aanbevelingen, achtereenvolgens aan het DB en het AB: Aanbevelingen aan het DB 1. Beoordeel voor de AB-vergadering van 16 januari 2013 of u kunt instemmen met de conclusies, de argumentatie daartoe en de aanbevelingen van dit rapport, en eventueel onder welke randvoorwaarden. 2. Bezie voor de AB-vergadering van 16 januari 2013 of de secretaris-algemeen directeur en elk van de overige directeuren afzonderlijk kunnen instemmen met de conclusies, de argumentatie daartoe en de aanbevelingen van dit rapport, en eventueel onder welke randvoorwaarden.

14

De strekking van deze motie is opgenomen in de onderzoeksopdracht zoals het AB die heeft

vastgesteld (zie bijlage 3 en onze vertaling daarvan in hoofdstuk 1). 21/32

Besluit daartoe de voorzitter van het DB een persoonlijk gesprek te laten voeren met elke directeur afzonderlijk, namens het DB, en laat hem daarvan een verslag maken dat hij voor commentaar teruglegt bij de betrokken directeur. 3. Stel op basis van de terugkoppeling door de voorzitter een hernieuwd dan wel gewijzigd oordeel vast en stel het AB daarvan in kennis, uiterlijk aan het begin van de AB-behandeling van het rapport. Leg het AB tijdig voor de vergadering een procedurevoorstel voor, voor de behandeling van het rapport. 4. Geef de afbakening van het DB-oordeel aan waar het gaat om een definitief oordeel en waar om voorlopige standpunten, in het licht van de omstandigheid dat de ambtelijke organisatie nog geen bijdrage heeft kunnen leveren aan de voorbereiding van het standpunt van het DB. Aanbevelingen aan het AB 5. Beoordeel of u kunt instemmen met de conclusies en de argumentatie daartoe van dit rapport en eventueel onder welke randvoorwaarden. 6. Draag het DB op om binnen drie maanden een plan van aanpak15 op te leveren, ter realisatie van de voorstellen uit dit rapport. 7. Draag de voorzitter van het DB bijzondere zorg op voor de eenheid van het DB en tevens de bestuurlijke leiding van de realisatie van de voorstellen uit dit rapport. 8. Ga, in het kader van de evaluatie van de adviezen van de commissie-Van Leeuwen over de werkwijze van het AB, een open gesprek aan met het DB over hun ervaringen en wensen bij de werkwijze van commissies en in het bijzonder ook de wijze waarop het DB zich tijdens vergaderingen van het AB en commissievergaderingen het beste kan laten ondersteunen door ambtenaren.

15

In een separate rapportage geven wij aan welke onderdelen uit dit rapport volgens ons zullen moeten leiden tot

activiteiten in het plan van aanpak. 22/32

Bijlage 1 Nadere toelichting op paragrafen 3.5, 3.6, 4.1 en 4.2

23/32

Bijlage 1

Nadere toelichting op paragrafen 3.5, 3.6, 4.1 en 4.2

In deze bijlage geven we een nadere toelichting op de volgende paragrafen uit de hoofdtekst van dit rapport: • paragraaf 3.5, Antwoorden op de drie hoofdvragen van het onderzoek (onder 1.1); • Paragraaf 3.6, Analyse aan de hand van de drie thema’s (onder 1.2); • Paragraaf 4.1, Conclusies (onder 1.3); • Paragraaf 4.2, Inhoudelijke aanbevelingen aan het dagelijks bestuur (onder 1.4). Daarbij gaan wij uit van de tabellen die in die paragrafen van de hoofdtekst zijn opgenomen (elk met twee kolommen). Die nemen we hieronder ongewijzigd over en voegen daar een derde kolom aan toe met onze nadere toelichtingen. 1.1

Nadere toelichting op paragraaf 3.5, Antwoorden op de drie hoofdvragen van het onderzoek

Hoofdvragen

Antwoorden

1) Zijn D&H en ambtelijke organisatie ‘in control’?

Nee, ook al zijn er zeker positieve elementen.

Nadere toelichting

Positieve punten: • Financieel gesproken is/lijkt de administratieve organisatie op orde. • Dat vormt een cruciale randvoorwaarde voor het goed functioneren van het waterschap. • Veel gaat goed en vergt nauwelijks speciale aandacht van DB en AB.

De positieve punten baseren wij vooral op interviews en gedeeltelijk ook op de documentstudie.

Desondanks antwoord ‘nee’, want: • De besluitvorming over grote projecten, de voortgangsinformatie en de evaluatie op de verschillende niveaus (AB, DB, ambtelijke leiding is onvoldoende uitgelijnd en werkt niet goed genoeg.

Een voorbeeld dat de besluitvorming over grote projecten niet goed is uitgelijnd en niet goed genoeg werkt en waarin tevens de spanning tussen AB, DB en DT een rol speelt, is de dreigende overschrijding van uitvoeringskosten voor watergebiedsplan Kamerik Kockengen.

1

•

• • • •

Mede als gevolg daarvan komen meer- en minderkosten van projecten onvoldoende tijdig in zicht en komen deze onvoldoende tijdig tot besluitvorming op de verschillende niveaus. Ditzelfde geldt ook voor veranderingen/verschuivingen in doelen en activiteiten. Ook voor de meer reguliere taken lijkt dit het geval te zijn. Dit is het geval, ondanks vele verbeteringen in de procesvoering in de afgelopen jaren. Daarnaast bestaan er forse spanningen tussen AB, DB en directieteam, die op zichzelf al zouden kunnen leiden tot het antwoord ‘nee’.

Het uitvoeringskrediet, ! 7,1 mln, wordt op 12 december 2007 vastgesteld door het AB. Op 18 mei 2009 wordt het overdrachtsdocument vastgesteld waarin de betrokken afdelingshoofden de organisatie van de uitvoering vastleggen. Benodigd krediet: ! 8.9 mln. Dit leidt op dat moment niet tot een voorstel tot aanpassing van de besluitvorming door het AB. Met name uit de interviews blijkt ons dat er ambtelijk vanaf maart 2009 tot op heden continu en intensief wordt gewerkt aan de beheersing van de kosten. Zie bijvoorbeeld de regel in feitenrelaas Zegveld & Oud-Kamerik van 17 maart 2009. Wij onderscheiden aan de ene kant het ambtelijk streven om aan het DB de oorzaken voor de overschrijding te melden. Daarnaast onderscheiden wij de wens van het directieteam (DT) om de informatievoorziening richting DB summier te houden. Gezien de druk op het DB vanuit het AB om de hoge mate van onderinvestering (bij investeringen in het algemeen) tegen te gaan, wil het DT niet lichtvaardig berichten dat er plotseling sprake is van een forse meeruitgaven. Dit leidt tot een voorbereidingstijd van een half jaar (volgens de interviews) om te komen tot een ambtelijk voorstel tot aanvullend uitvoeringskrediet. In maart 2012 begint met aan dit voorstel, dat uiteindelijk pas, herschreven door het DT, in juli 2012 wordt aangeboden aan het DB. Is er sprake van een tegenstijdigheid dat de financiële administratie op orde is en het waterschap toch geld te kort komt bij grote projecten? Nee. De financiële administratie is een registratie van budgetten, aangegane verplichtingen en gerealiseerde ontwikkeling van lasten, baten en uitgaven. Vergelijk het met het kompas, de zeekaarten en de andere instrumenten van de stuurman op het schip. Ook met goede en gecertificeerde instrumenten kan het schip uit koers raken.

2

2) Is de sturing en communicatie binnen het waterschap wel op orde?

3) Doet het waterschap wel de goede dingen naar de externe relaties?

• •

•

Duidelijk is dat AB, DB en de ambtelijke leiding hierover bij concrete watergebiedsplannen van mening verschillen.

•

Wat de goede dingen zijn, hoort de uitkomst te zijn van een besluitvormend proces over externe communicatie in algemene zin en over externe communicatie bij een concreet watergebieds- of ander plan. Die besluitvorming en de eventuele latere bijsturing daarop

• 1

Uit het antwoord op de eerste hoofdvraag mag worden afgeleid dat dit op cruciale onderdelen niet het geval is. Hoofdelement daarbij is dat de opvattingen over taak en rol AB, DB en organisatie tussen en binnen de verschillende niveaus te veel verschillen.

Net als de scheepsbemensing is ook de bemensing en de expertise 1 van de projectorganisatie er niet voor niets . Verschillen in opvatting over taak en rol AB, DB en organisatie komen voor ons met name naar voren in de interviews. Verschillen zijn er niet alleen tussen de verschillende geledingen onderling maar ook binnen elke geleding. In de besluitvorming over de watergebiedsplannen krijgt het AB alleen een rol in de eindfase. • Dit geldt met name voor de communicatie in het gebied Kamerik. Uit interviews concluderen wij onder meer dat: o een groot deel van de AB-leden vindt dat de communicatie door het DB en de ambtelijke organisatie niet goed is aangepakt en uitgevoerd; o een groot deel van de betrokken ambtenaren vindt dat de ambtelijke organisatie de communicatie goed heeft aangepakt en uitgevoerd, maar dat individuele DB-leden en AB-leden hun rol daarbij niet op de juiste wijze hebben ingevuld; o DB-leden overwegend het gevoel hebben dat de ambtelijke leiding steken heeft laten vallen bij de regie op de externe communicatie en de ondersteuning aan het DB. • De collectieve hoogwatervoorzieningen in Kamerik zijn met name voor 34 perceeleigenaren een gevoelig vraagstuk. Echter, niet duidelijk is hoe zij individueel tegenover de plannen van het waterschap staan. Zie het feitenrelaas Kamerik & Kockengen, regel november 2011.

Wij willen overigens niet ontkennen dat het verwarrend kan zijn dat de huisaccountant een rechtmatigheidsverklaring afgeeft terwijl tevens blijkt dat er sprake is van een groot gat tussen

actuele prognoses van lasten en kredieten voor watergebiedsplannen en de bedragen die voor die lasten en kredieten tot voor kort waren vastgesteld door het bestuur. Naar onze mening helpt een technisch betoog over rechtmatigheid echter niet om een beter begrip te krijgen van de achtergrond van deze verwarring.

3

•

komen niet voldoende van de grond. Zie hiervoor ook de opmerking bij de eerste hoofdvraag over besluitvorming over grote projecten (‘onvoldoende uitgelijnd en werkt niet goed genoeg’).

•

Een ambtelijk voorstel over externe communicatie in meer algemene zin is tussen DB en directieteam ‘blijven hangen’.

•

•

Wel duidelijk is dat het Dorpsplatform Kamerik tegen is. De reactie van het waterschap op de weerstand die het Dorpsplatform biedt, laten de onderzoekers zien dat er geen duidelijke eindverantwoordelijke programmamanager is, en daarmee: o geen strakke regie bestaat op het opstellen, uitvoeren en tijdig bijstellen van een communicatieplan en het bijsturen van de personele bezetting en taakverdeling binnen het communicatieteam; o men ook niet terugvalt op interne afspraken, zoals de Beslisboom peilbesluiten, over de participatie van betrokkenen bij planvorming. Dit voorstel (memo Concept plan van aanpak Omgevingsbewustzijn, 27 augustus 2012) bevat naar onze mening in de kern drie onderdelen, te weten: 1. een beschouwing over drie arena’s binnen het waterschap (besluitvorming, ontwikkeling en uitvoering); 2. vier concrete aandachtspunten voor het versterken van de externe communicatie bij projecten en programma’s; 3. vijf voorstellen. Naar ons oordeel wordt in onderdeel 1 een opvatting geformuleerd over de verdeling van taken en rollen tussen de ambtelijke organisatie en het DB die, naar ons blijkt uit de interviews, haaks staat op de opvattingen daarover van het DB. Daardoor is de gedachtewisseling over de onderdelen 2 en 3 niet van de grond gekomen.

4

1.2

Nadere toelichting op paragraaf 3.6, Analyse aan de hand van de drie thema’s

5

Thema’s a) Relaties tussen AB, D&H, directie

b) Spanning tussen ambities en mogelijkheden (als onderlaag relaties)

Relevante constateringen en onderliggende factoren • Er is sprake van vertroebelde en ook verstoorde relaties. • Deze belemmeren een effectieve onderlinge communicatie en daarmee ook het creëren van oplossingen. • Aan de basis ervan ligt vooral een gebrek aan overeenstemming over de hoofdlijnen van de rollen en verantwoordelijkheden. • Spanning tussen ambities en mogelijkheden zal er altijd zijn. • Die spanning kan worden beheerst door het maken van keuzes, met name op het niveau van DB en AB. • Het proces van voorleggen van die keuzes werkt echter onvoldoende. • Achterliggende oorzaken zijn: o Het inzicht in opzet en verloop van begroting en van projecten is niet scherp. o Verdeling van verantwoordelijkheden is niet helder dan wel wordt niet voldoende gedeeld. o Keuzemogelijkheden worden vaak niet voorgelegd (en indien wel niet toegelicht).

Nadere toelichting • Dit blijkt ons vooral uit de interviews. • Wij zien de spanningen vooral als een uiting dat de urgentie hoog is dat er oplossingen komen voor onderliggende factoren die de betrokkenen zelf vaak niet goed kunnen duiden.

Uit de drie feitenrelazen, die zijn opgenomen in bijlage 1 bij dit rapport blijkt onder meer dat: a. het AB bij deze programma’s van projecten pas in een laat stadium wordt betrokken en dus aan het begin van dergelijke programma’s al gemakkelijk voor voldongen feiten komt te staan; b. het DB vanaf de start geen helder overzicht heeft van: o beoogde eind- en tussendoelen; o fasering, momenten van go/no go en points of no return; o beoogde activiteiten; o geraamde inzet van middelen o argumentatie waarom dit programma voldoende levensvatbaar mag worden geacht om te starten en de momenten waarop de keuze om door te gaan opnieuw wordt afgewogen met argumenten; o keuzemogelijkheden; c. de ambtelijke leiding dit overzicht ook niet lijkt te hebben; d. het DB niet stelselmatig tussentijds voor het gehele programma wordt ingelicht over voortgang en betekenis van nieuwe inzichten voor de

6

c) Sturing en beheersing van projecten: • (Administratieve) organisatie watergebiedsplannen • Gang van zaken bij de drie casussen

Uit de analyse van de drie casussen (mede aan de hand van het normenkader BMC) leiden wij het volgende af. Rollen en verantwoordelijkheden in het algemeen: • De algemene kaders bakenen de verantwoordelijkheden tussen AB, DB en organisatie te zeer af op alleen het financiële vlak. Duidelijker moet worden dat AB (en daarmee ook het DB) verantwoordelijk is voor het vaststellen en het bijstellen van de (hoofd)doelen, de (hoofd)activiteiten en de beschikbaarheid van middelen van zowel (hoofd)taken als grote en

beoogde eindsituatie en het heden, en evenmin snel wordt ingelicht als ambtelijk knelpunten worden gesignaleerd. Het DB daarom niet tijdig kan bijsturen; e. het AB dus ook niet stelselmatig wordt ingelicht en evenmin tijdig kan bijsturen; f. een voorbeeld ter nadere toelichting de Energiefabriek is. o Ons is pas tijdens de interviews helder geworden dat dit feitelijk een programma is van drie projecten, met elk een eigen traject van fasen, keuzemomenten en points of no return: bellenbeluchting, vergassing en thermodrukhydrolyse. o Er is per project geen helder zicht gegeven op de aspecten als hierboven opgesomd onder b. De levensvatbaarheid van elk van deze projecten is uitgedrukt voornamelijk getoond in de vorm van terugverdientijden. Volgens ons geeft dat een veel te gecomprimeerd en eenzijdig op investeringsuitgaven gericht beeld voor het maken van goede keuzes. Onder meer toegevoegde waarden in bestuurlijk opzicht en kosten van toekomstige herinvesteringen en exploitatielasten bleven daarmee onzichtbaar. • Wij hebben geen documenten aangetroffen waarin de rol en verantwoordelijkheidsverdeling wordt aangegeven tussen AB, DB en ambtelijke organisatie, anders dan enkele financiële kaders, zoals de ‘Verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie HDSR’ en de ‘Regeling met betrekking tot de organisatie van het financieel beheer van HDSR 2009’ en de ‘Procedure Kredieten’. • In de Verordening wordt gesproken over beleidskaders, ook meerjarig, maar alleen voor zover opgenomen in de begroting, de meerjarenraming en investeringsramingen. • In de Regeling staan onder Investeringskredieten dat voorstellen voor investeringsbesluiten die aan AB of DB worden voorgelegd in ieder geval bestaan uit: het beoogd effect, de financiële gegevens, risico’s en beheersmaatregelen, en personele en organisatorische consequenties.

7

politiek gevoelige projecten en programma’s van projecten.

Verder staat daar in de toelichting over ‘beleidsmatige investeringen’: o onder Autorisatie: ‘Kredietaanvragen moeten afzonderlijk worden goedgekeurd door het AB. Voorbereidingskredietaanvragen tot 10% van het krediet worden door het DB goedgekeurd’. onder Rapportage: ‘Monitoring voortgang projecten door AB via bestuursrapportages; verantwoording via de jaarrekening’. o En verder onder meer: ‘De beleidsmatige relevantie komt tot uitdrukking in de betrokkenheid van het algemeen bestuur’ en ‘Het voorbereidingskrediet is erop gericht dat het dagelijks bestuur uitgewerkte voorstellen aan het algemeen bestuur kan voorleggen (") De hoogte van het voorbereidingskrediet wordt elk jaar in de begroting bepaald’. De Procedure Kredieten bevat het volgende schema: o

•

8

Zicht op de kernvariabelen van de sturing: •

•

• •

•

•

•

Vanaf de start tot het einde van grote projecten worden doelen niet helder genoeg gesteld (en niet helder ter besluitvorming voorgelegd). Doelen worden niet helder onderscheiden naar maatschappelijke effecten (beoogde outcome), concrete producten (operationele output) en eventuele tussendoelen (deels abstract en deels concreet/operationeel). De verbinding tussen doelen, activiteiten en inzet van middelen wordt onvoldoende geëxpliciteerd. Doelen en activiteiten worden onvoldoende toetsbaar geformuleerd. De realisatie kan daardoor ook onvoldoende worden getoetst aan vastgestelde doelen en activiteiten. Het tijdsperspectief binnen grote projecten is niet voldoende helder: Wat zijn de einddoelen en wat zijn de tussendoelen? Wat zijn de cruciale punten op het tijdpad: de points of no return en de punten waarop we nadere beslissingen moeten/kunnen nemen? Welke fasen onderkennen we? Er wordt onvoldoende gewerkt met business cases: gedegen analyses over de levensvatbaarheid van het project, in technisch en in politiek-bestuurlijk opzicht. Deze zouden bij elke faseovergang in het project opnieuw moeten worden gemaakt en moeten leiden tot besluitvorming. De financiële sturing en beheersing is gebaseerd op jaarschijven. Lasten, baten en kredieten worden, evenmin als doelen en activiteiten,

•

De doelen in watergebiedsplannen zijn veelal als activiteiten beschreven. Zie de regels over vaststellen van beide watergebiedsplannen in de feitenrelazen. Voorbeelden van degelijke doelen zijn: ‘de realisatie van gemaal Houtkade’, en: ‘het beheer van het peil in de veenweidegebieden’.

•

Van de genoemde voorbeelden is ‘de realisatie van gemaal Houtkade’ toetsbaar geformuleerd, maar niet: ‘het beheer van het peil in de veenweidegebieden’.

•

Op 17 mei 2005 constateert men in de DB-vergadering over vaststelling van watergebiedsplan Zegveld & Oud-Kamerik diverse grote risico’s. Ondanks de twijfel biedt het DB het rapport aan het AB aan, zonder die risico’s te expliciteren. Tegelijkertijd wordt de post onvoorzien wel kleiner gemaakt (memo 27 mei 2005).

•

De businesscase Energiefabriek bevat enkel een financieel-technische afweging en is slecht leesbaar voor niet ingewijden. Zie de vergelijk inhoudsopgave modelverordening KBW en de inhoudsopgave businesscaserapport in het feitenrelaas Energiefabriek in de bijlage.

•

In besluitvoorbereidende documenten staat het voorbereidingskrediet of het uitvoeringskrediet centraal dan wel de bestuurlijke reactie op de zienswijzen die zijn gevraagd op basis van wettelijke

9

gepresenteerd aan de ambtelijke en politieke leiding in een helder tijdsperspectief. Het ontbreken van een heldere koppeling tussen activiteiten en inzet van middelen en het ontbreken van een helder tijdsperspectief, maakt dat financiële knelpunten te laat en te weinig scherp aan het licht kunnen komen.

procedurevoorschriften. In rapportages wordt de voortgang gerapporteerd aan de hand van geldbedragen op jaarschijfniveau. Er ontbreekt vooraf en tijdens de uitvoering een financieel meerjarenperspectief. Onder deze tabel nemen we een grafiek op die verduidelijkt wat we bedoelen.

•

Een voorbeeld: Over Zegveld & Oud-Kamerik rapporteert de steller in het voorstel DB-besluit van 9 januari 2007: ‘tot en met 2009 geven we voor ! 6.350.000,— uit, dat loopt in de pas met het krediet van! 7.100.000,—. Echter, wij weten niet of daarmee alle activiteiten zijn gerealiseerd en of er dus na 2009 nog meer kosten zijn te verwachten’. De steller rapporteert hier legitiem dat binnen de begroting wordt gehandeld. Maar er zijn wel degelijk risico’s op overschrijdingen die voor de lezer onbekend zijn. Op 17 juni 2009 stelt het AB Voorjaarsnota 2009 vast, met daarin een voorstel tot reserveren van de post ‘Indexering grootschalige projecten’. Op 6 oktober 2009 komt er een collegevoorstel tot benutten van deze post om daarmee de kosten als gevolg van niet toepassing prijsindexering te dekken. Echter, daar geeft het DT vervolgens geen toestemming voor. Zie de regel 2011 in Kamerik & Kockengen, verzoek toepassen budget indexering grootschalige projecten. In 2011 en 2012 biedt de ambtelijke organisatie overigens op verzoek van het AB inmiddels Tussentijdse Voortgangsrapportages aan. Deze geven wel iets meer perspectief aan, maar het blijft gaan om overzichten die zijn gebaseerd op afzonderlijke projecten, die elk voor zich niet concreet, toetsbaar en tijdgebonden genoeg zijn wat betreft doelen, activiteiten en inzet van midden en niet inzichtelijk wat betreft onderlinge samenhang in programma’s van projecten.

Ambtelijke rollen en verantwoordelijkheden: • Uit de documentstudie en de interviews blijkt een tegenstrijdigheid. Afdelingshoofden zijn op

10

•

•

ambtelijk niveau ‘integraal verantwoordelijk’, maar het DT besluit over vrijwel alle voorstellen en rapportages die van de integraal verantwoordelijke naar het DB gaan en schroomt daarbij volgens onze waarneming niet om gedetailleerde wijzigingen zelf aan te brengen, dan wel op te dragen aan de integraal verantwoordelijke en vervolgens aangepaste documenten opnieuw te screenen. Hoe goed bedoeld de werkwijze van het DT ook is, deze bevordert gedrag bij de afdelingshoofden dat afbreuk doet aan hun integrale verantwoordelijkheid, zowel in de richting van het bestuur (verticaal) als in de richting van collega-afdelingshoofden (horizontaal). Voor de huidige projectbeheerders bij de beheerafdelingen en projectleiders bij het Ingenieursbureau werkt de aanwezigheid van een integraal verantwoordelijk afdelingshoofd én tevens een directieteam als een dubbele stimulans voor niet-integraal-verantwoordelijk gedrag. De grote projecten (feitelijk: programma’s van projecten) kennen geen eenduidige en stevige project/programma-manager die de sturing en beheersing op ambtelijk niveau leidt, van begin tot en met het einde. Lijnsturing en projectsturing worden gecombineerd, met als resultaat dat op ambtelijk niveau ‘iedereen en niemand stuurt’.

•

Hier spelen de volgende aspecten: o Het hoogheemraadschap kent formeel geen programma’s van projecten, maar alleen individuele projecten en kent alleen voor grootonderhoudsprojecten de begrippen ‘moederproject’ en ‘deelproject’. o De Energiefabriek is de facto een geheel van drie met elkaar samenhangende projecten. Dit geheel heeft een opdrachtgever (hoofd Zuiveringsbeheer) en een gedelegeerd opdrachtgever met de titel ‘projectbeheerder’ (medewerker Zuiveringsbeheer). De projectbeheerder treedt feitelijk op als projectleider. Voor de uitvoering is er feitelijk sprake van ‘gedwongen winkelnering’ bij het Ingenieursbureau (IB). De projectbeheerder sluit een overeenkomst met het IB over de uitvoering.

Het IB kan in zo’n geval een projectleider aanwijzen voor de uitvoering van elk van de afzonderlijke projecten of dezelfde projectleider voor de drie projecten. Formeel is het hoofd IB de

11

o

o

opdrachtnemer, maar feitelijk is/zijn dat de projectleiders. De projectbeheerder voor de Energiefabriek lijkt voor het geheel de projectmanager die het geheel stuurt en beheerst, maar kan dat niet waarmaken om twee redenen: 1) het IB valt onder de lijnaansturing door de directeur die verantwoordelijk is voor het IB als opdrachtnemer en de directie/het directieteam, terwijl de projectbeheerder en zijn afdeling vallen onder de lijnaansturing van de directeur die verantwoordelijk is voor opdrachtgevende afdelingen en de directie/het directieteam; 2) Het IB heeft bevoegdheden die verder reiken dan een externe opdrachtnemer zou hebben, zoals het inhuren van externen, het administreren/financieel verantwoorden en zelfs in de onderzochte periode: het aanpassen van het budget voor het IBdeel van het project. Voor de twee onderzochte watergebiedplannen geldt eenzelfde verhaal, met dien verstande dat hier ook de afdeling Planvorming en Advies een belangrijke rol heeft, met name bij de ontwikkeling en geboorte van het plan. Hier is de projectsturing verbonden met drie lijnafdelingen uit het primaire proces.

Administratieve organisatie: •

Financieel-administratief is/lijkt alles in orde. Dat lijkt ook te gelden voor de ‘procesbeheersing met een kleine p’ (ISO). Er wordt dus gewerkt met een voldoende mate van ordelijkheid. Dat geeft voldoende stevigheid om te dienen als basis voor een versterking van de sturing en beheersing.

•

•

In de documenten zien we geen concrete aanwijzingen dat de financiële administratie niet voldoende volledig, juist en actueel zou zijn, of dat er wordt gehandeld in strijd met de eisen voor de financiële rechtmatigheid dan wel met de eisen voor het behouden van de ISO-certificering. Ook in de interviews horen wij dergelijke geluiden niet. Dit baseren wij vooral op interviews en gedeeltelijk ook op de documentstudie.

12

•

Bij procesbeschrijvingen van gebiedsplannen en projectmatig werken valt ons op dat het proces vrijwel steeds uitsluitend wordt beschreven voor zover dat plaatsvindt binnen de ambtelijke organisatie.

Grafiek behorend bij tabel 1.2, ter nadere duiding van de betekenis van jaarschijven en een meerjarig financieel perspectief bij projecten met een looptijd van vele jaren:

13

1.3

Nadere toelichting op paragraaf, 4.1 Conclusies Conclusies 1. Er is sprake van ernstige spanningen tussen het algemeen bestuur (AB), het dagelijks bestuur (DB) en de directie.

Nadere toelichting Zie de nadere toelichting op thema a) Relaties tussen AB, D&H, directie (onder 1.2 hierboven).

2. Deze spanningen uiten zich in de vorm van verschillende symptomen. Wij hebben ervoor gekozen deze spanningen niet zozeer te verklaren vanuit het verleden, maar vooral de blik te werpen op het heden en de maatregelen die nodig zijn om de spanningen om te buigen naar vertrouwen. Daarom hebben wij de nadruk gelegd op het vinden van de structurele factoren die onder de symptomen liggen en daarmee de aangrijpingspunten voor het bouwen aan vertrouwen. 3. De belangrijkste factor die ten grondslag ligt aan de spanning tussen AB en DB is dat DB-leden onvoldoende worden gevoed vanuit de ambtelijke organisatie met kwalitatief goede documenten en met andere vormen van ondersteuning.. AB-leden voelen het gebrek aan inzicht en overzicht en vragen daarom door.

• • •

•

De conclusie over de voeding van DB-leden door de ambtelijke organisatie baseren wij op de documentstudie en op interviews. De conclusie over de antennes van AB-leden baseren wij op interviews. Wij constateren in vrijwel alle DB- en AB-besluiten die wij hebben gezien een weinig gestructureerde vorm van informatievoorziening, waarin vaak het bestaande HDSR-sjabloon met sprekende ‘koppen’ als inleiding, argumenten, risico’s, communicatie, niet of zeer summier worden ingevuld. Alleen de inleiding is vaak uitgebreid. De meeste ambtelijke voorstellen zijn erg technisch en weinig politiek bestuurlijk georiënteerd. Dit is opmerkelijk gezien de lange lijn van voorbereiding, met een lijncontrole door afdelingshoofd, directeur/DT, naast een stafcontrole door MO en BO. Wel blijkt uit de interviews dat men zowel op AB- als DB-niveau een duidelijke verbetering van voorstellen ervaart.

14

4. De antwoorden op de drie hoofdvragen van het onderzoek luiden: a. Het DB en de ambtelijke organisatie zijn niet ‘in control’. b. De sturing en communicatie binnen het waterschap zijn niet c.

op orde. De besluitvorming over de juiste activiteiten in de richting van externe relaties komt niet voldoende van de grond.

5. Er bestaat onvoldoende overeenstemming tussen het AB, het DB en de directie over de hoofdlijnen van de onderlinge verdeling van rollen en verantwoordelijkheden 6. Het sturen en het maken van keuzes op het niveau van AB, DB en de ambtelijke leiding wordt gehinderd door:

a. de afwezigheid van een helder beeld op hoofdlijnen van doelen , activiteiten, inzet van middelen, binnen het relevante tijdsperspectief en met hun onderlinge verbinding en ratio; b. de feitelijke aanwezigheid van een extra besluitvormende geleding tussen de afdelingshoofden die formeel een integrale verantwoordelijkheid hebben en het DB, in de vorm van het directieteam; c. het ontbreken bij grote projecten van eenduidige en stevige project/programma-manager en van helderheid tussen lijnsturing en projectsturing. 7. Die onderliggende factoren laten onverlet dat heel veel binnen het hoogheemraadschap gewoon goed verloopt. Tot hetgeen goed verloopt behoren in elk geval de administratieve organisatie en de activiteiten die voor het hoogheemraadschap routinematig van karakter zijn. Daarbij past wel de kanttekening dat we die zaken, in overeenstemming met onze opdracht, niet diepgravend hebben onderzocht.

Deze conclusie baseren wij vooral op interviews en gedeeltelijk ook op de documentstudie.

15

1.4

Nadere toelichting op paragraaf, 4.2 Inhoudelijke aanbevelingen aan het dagelijks bestuur Inhoudelijke aanbevelingen 1. De meest fundamentele oplossingen/verbeteringen die zullen moeten worden gerealiseerd zijn: a. Verhelderen op hoofdlijnen van de rollen en verantwoordelijkheden van AB, DB en ambtelijke organisatie. Belangrijke aspecten zijn dat: i. het AB als hoogste orgaan in staat moet worden gesteld om keuzes te maken op hoofdlijnen en 2 desgewenst tevens op details ; ii. het DB in zijn voorbereidende en uitvoerende rol eveneens in staat moet worden gesteld om keuzes te maken; iii. de ambtelijke organisatie het DB en het AB maximaal ondersteunt in hun taak en DB en AB zo veel 3 mogelijk werk uit handen neemt .

b. Versterken van de organisatie van grote 2

Nadere toelichting

Duidelijkheid over de rollen en verantwoordelijkheden van de hoofdgeledingen van het hoogheemraadschap is volgens ons de basis waarop alle andere versterkingen zullen moeten zijn gebaseerd. • Daarbij behoort tevens duidelijkheid over de rol en 4 verantwoordelijkheid van AB-commissies en van portefeuillehouders binnen het DB (waarbij wij op voorhand opmerken dat het wettelijk bepaalde collegiaal bestuur uitgangspunt vormt voor de verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder). • De explicitering van rollen en verantwoordelijkheden zal in de eerste plaats moeten worden gebaseerd op de Waterschapswet en andere wettelijke bepalingen, maar zal vooral een vertaling moeten zijn in ‘huis-tuin-en-keukentaal’ van algemeen maatschappelijke normen voor het besturen van een overheidsorganisatie anno nu in Nederland. • Deze vertaling zal ten minste de instemming moeten hebben van een grote meerderheid in het AB, het gehele DB en de gehele ambtelijke leiding. De ambtelijke leiding heeft de taak ervoor te zorgen dat de gehele ambtelijke organisatie werkt volgens het vastgelegde model. Het voorbereiden en uitvoeren van projecten gebeurt nu binnen de

•

Het hoogste orgaan bepaalt zelf wat het op enig ogenblik belangrijk vindt. Dit betekent ook dat het wenselijk is dat de ambtelijke organisatie en het DB tot op zekere hoogte inzicht geven in

zaken die zij niet beschouwen als hoofdzaak. 3

Het geheel van i t/m iii betekent ook dat werkbezoeken afleggen door het AB en onderhandelingen voeren door een portefeuillehouder uit het DB het beste kunnen gebeuren op basis van

gezamenlijke voorbereiding en uitvoering met ambtenaren. Omgekeerd geldt dat beleidsvoorbereiding van innovatieve, grote en politiek-bestuurlijk gevoelige projecten door de ambtelijke organisatie het beste kan gebeuren door DB en AB daar in vroegtijdig stadium intensief bij te betrekken. 4

Inclusief over de wijze waarop DB-leden zich tijdens de commissievergaderingen en de besluitvormende bestuursvergadering het beste kunnen laten bijstaan door ambtenaren. Ook inclusief

de wijze waarop het DB in de fase van commissiebehandeling ‘gevoel’ kan krijgen van de meningen die in de besluitvormende vergadering aan de orde gaan komen.

16

projecten/programma’s van projecten, waarbij: i. sprake is van een project/programmamanager die de ambtelijke eindverantwoordelijkheid heeft voor de gehele programma/projectketen van planvorming tot en met realisatie en overdracht aan een beheerorganisatie (binnen de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de secretaris-algemeen directeur) en die dat ook kan waarmaken; ii. de project/programmamanager heldere afspraken vooraf maakt (en actualiseert) met de lijnmanagers over de inzet van mensen en middelen; iii. sprake is van een stuurgroep onder leiding van de portefeuillehouder uit het DB, die de besluitvorming in het DB en AB voorbereidt.

c. Versterken van de werkwijze bij grote projecten en ook de begroting om doelen, activiteiten en inzet van middelen veel duidelijker en krachtiger aan elkaar te koppelen, waarbij: i. doelen en activiteiten specifiek, toetsbaar en tijdgebonden worden geformuleerd, in fasen worden ingedeeld, waarbij het einddoel en de huidige situatie bepalend zijn voor de tussenliggende fasen; ii. investeringen, lasten en baten (gedesaldeerd) scherp worden geraamd, op basis van zo goed mogelijke voorspelling van de werkelijke realisatie, en worden voorzien van bandbreedten die de 5 onzekerheidsmarges in beeld brengen ;

5

ambtelijke organisatie op basis van een combinatie van projectsturing en lijnsturing. Er zal volgens ons een principiële keuze moeten worden gemaakt voor projectsturing waar het gaat om grote projecten, politiekbestuurlijk gevoelige projecten en programma’s van projecten. Dit betekent in onze ogen dat dergelijke projecten ambtelijk worden geleid door een projectmanager (ambtelijk opdrachtnemer) die: • afspraken maakt met de andere ambtelijk leidinggevenden over inzet van personeel dat onder hun hiërarchische leiding valt en over middelen die onder hun budget/verantwoordelijkheid behoren; • functioneel leiding geeft aan het personeel voor zover dat aan het project werkt; • ambtelijk alleen verantwoording aflegt aan de secretaris-algemeen directeur dan wel een plaatsvervanger die daartoe is aangewezen (ambtelijk opdrachtgever); • overigens werkt volgens de algemeen maatschappelijke normen voor het professioneel werken in projecten, binnen een overheidsorganisatie. Bij grote projecten is van belang dat: • AB, DB, portefeuillehouder, secretaris-algemeen directeur, projectmanager en projectmedewerkers hun rol en verantwoordelijkheid scherp hebben en kunnen waarmaken. • AB en DB, portefeuillehouder, secretaris-algemeen directeur en projectmanager niet voor vermijdbare verrassingen komen te staan, in geen van de projectfasen. • De bestaande verworvenheden op het gebied van kwaliteit van de financiële administratie en urenregistratie ten minste behouden blijft. • In de initiatieffase zo snel mogelijk wordt gewerkt met een startdocument dat kan dienen als ontwerp-bestuursopdracht. • Elk voorstel tot besluitvorming wordt gescheiden in een voorstel tot besluit (de kern) en een toelichting.

Met een veel helderder onderscheid tussen kredieten (kasuitgaven) en lasten en baten, waarbij de nadruk binnen de afweging ligt op de lasten en baten. Subsidies zijn baten.

17

iii. door deze werkwijze niet meer wordt gewerkt met voorbereidings- en uitvoeringskredieten die zijn gebaseerd op vuistregels, zoals een percentage van de verwachte totale kosten; iv. doelen, activiteiten en inzet van middelen periodiek, maar ten minste aan het einde van elke fase, opnieuw ter discussie worden gesteld, mede op basis van een actualisatie van de business case; v. besluitvorming ten minste per fase plaatsvindt op het niveau van het Algemeen Bestuur, waarbij AB en DB de projectplannen zo krijgen voorgelegd dat helder is wat het voorgestelde besluit is (de kernvariabelen) en 6 wat behoort tot de toelichting ; vi. de voortgang wordt gemonitord en gecommuniceerd op basis van dezelfde samenhang tussen doelen, activiteiten en inzet van middelen, in een tijdsperspectief tussen heden en einddoel.

6

Besluiten tot het beschikbaar stellen van ruimte voor realiseren van uitgaven, lasten en baten zijn gebaseerd op een heldere koppeling daarvan aan concrete doelen en activiteiten en in beginsel worden 7 beperkt tot de projectfase die aan de orde is . • Voorstellen tot besluit (de kern) meer details bevatten naarmate het gaat om een besluitvormend orgaan dat lager staat in de reeks van AB -> DB -> portefeuillehouder -> secretaris-directeur -> 8 projectmanager -> eventuele deelproject-leiders . • Het lef en zelfvertrouwen moet bestaan om hogere besluitvormende organen toelichtenderwijs transparantie te verschaffen over details die reeds beschikbaar zijn omdat ze nodig zijn voor besluitvorming op een lager niveau. • Lerend vermogen wordt geïnstitutionaliseerd door cyclisch de confrontatie aan te gaan tussen realisatie van doelen, activiteiten en inzet van middelen en planningen/ramingen daarvan vooraf. • Subsidies baten zijn die evenzo moeten worden geraamd vooraf als andere baten en als lasten en investeringsuitgaven, hoe lastig dat ook kan zijn. Het verdient aanbeveling de programmabegroting per programma op gelijksoortige wijze in te richten als hier (links en boven) aangegeven voor besluitvorming op het niveau van het AB voor grote projecten.

•

Belangrijk is ook dat besluitvorming over projecten, ook het financiële deel daarvan, plaatsvindt binnen het (meerjarige) projectkader en dat de financiële gevolgen daarvan worden verwerkt

in brede P&C-documenten als begroting, burap en jaarrekening en niet andersom. Als het gelijktijdig moet, dan zal het brede P&C-document vergezeld moeten gaan van een besluitvormend projectdocument (of liever: programmadocument). 7

Dit laat onverlet dat er, in beperkte mate, ook sprake kan zijn van onvoorziene activiteiten en dat de besluitvormer heel goed moet weten wat de inzichten zijn over de kosten van volgende

fasen de mate waarin die al dan niet onvermijdelijk worden met het voorliggende besluit. Het voorkomt dat bedragen beschikbaar worden gesteld zonder concreet zicht op de toegevoegde waarde die ermee wordt beoogd. Het voorkomt ook dat het besluitvormend orgaan pas in een te laat stadium wordt betrokken bij het vaststellen van wijzigingen in doelen, activiteiten en/of middelen. 8

Belangrijk is dat zowel bij de voorbereiding van besluitvormende documenten als bij de besluitvorming goed wordt nagedacht over wat hoofdzaak is voor het betrokken besluitvormend

niveau en wat detail. De rol- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen de verschillende besluitvormende niveaus moet daarin leidend zijn, maar belangrijk is ook om samen in de praktijk te leren van ervaringen en elkaar te scherpen in het maken van het juiste onderscheid (verticaal tussen de niveaus en horizontaal erbinnen).

18

d. Benadrukken van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie door: i. de nadruk te leggen op de integrale9 verantwoordelijkheid van afdelingshoofden en programma/projectmanagers en hun verantwoordelijkheid om onderling af te stemmen; ii. de horizontale afstemming tussen de integrale managers te bevorderen door het opheffen van het directieteam als hulpstructuur en als afzonderlijke hiërarchische laag; iii. het beperken van de rol en verantwoordelijkheid van de secretaris-algemeen directeur in relatie tot de ambtelijke organisatie, tot een systeemverantwoordelijkheid.

•

• •

•

•

9

De integrale verantwoordelijkheid van afdelingshoofden bestaat op dit formeel wel (al is die ook niet echt goed vastgelegd), maar feitelijk niet. Integrale managers van grote projecten en programma’s van projecten zijn er nu niet. Formeel is de secretaris-directeur eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie (algemeen directeur, naast zijn verantwoordelijkheid als secretaris van het dagelijks en algemeen bestuur. Feitelijk functioneert het directieteam (bestaande uit de secretaris-directeur, de twee andere directeuren, het hoofd afdeling MO en het hoofd afdeling BO) als zodanig. Het directieteam bespreekt in beginsel alle documenten die naar het dagelijks bestuur gaan en doet dat naar de mening van de onderzoekers op zodanige wijze dat dit de integrale verantwoordelijkheid van afdelingshoofden feitelijk ondergraaft. De aanbeveling over de rol en verantwoordelijkheid van de secretarisdirecteur en die over zijn plaatsvervanging (hieronder, onder onderdeel e) moet worden begrepen als een herstel in de praktijk van de situatie die formeel al bestaat. De kern is dat het directieteam ophoudt te bestaan als aparte besluitvormende laag tussen de afdelingshoofden en het DB; de secretaris-directeur blijft formeel ambtelijke eindverantwoordelijke en kan als zodanig besluiten dat voorstellen van afdelingshoofden aan het DB niet voldoen aan zijn kwaliteitsmaatstaven en deze ‘terugsturen’ voor verbetering; hij investeert permanent in het goed functioneren van de ambtelijke organisatie als systeem (zie hieronder, onder e); voor zover zijn taken te zwaar en breed zijn om deze taken

Integraal duidt op verantwoordelijkheid, inclusief die voor de financiële sturing en beheersing. Dit wil niet zeggen dat de integrale manager geen beroep kan doen op

ondersteuning door anderen (in de lijn, de staf of het project). Die verantwoordelijkheid houdt ook in: het zorgen dat DB en AB tijdig keuzes maken, dat die uitvoerbaar zijn dan wel dat de plannen tijdig worden geautoriseerd met aanpassingen en in het uiterste geval: dat de integraal verantwoordelijke de opdracht niet aanvaard omdat die niet uitvoerbaar is.

19

e. De systeemverantwoordelijkheid van de secretaris-directeur te laten bestaan uit: i. ervoor zorg dragen dat de kaders waarbinnen de ambtelijke organisatie werkt scherp en duidelijk zijn, ter maximale ondersteuning van het bestuur; ii. ervoor zorg dragen dat deze kaders worden gehandhaafd dan wel worden bijgesteld; iii. behartigen van het ambtelijk opdrachtgeverschap voor elk van integrale managers; iv. benoemen van de integrale managers; v. het zich waar noodzakelijk laten ondersteunen door én of meer plaatsvervangers.

alleen uit te voeren, kan hij een deel daarvan overlaten aan plaatsvervangers die hij als zodanig heeft aangewezen, maar dat laat zijn eindverantwoordelijkheid onverlet; op dit moment ligt het voor de hand dat de twee directeuren worden aangewezen als zijn plaatsvervanger, met elke een duidelijk takenpakket; ook is denkbaar dat een afdelingshoofd wordt aangewezen als zijn plaatsvervanger; structureel zien wij echter geen reden tot meer dan 1 of hooguit 2 plaatsvervangers. Teneinde de cyclus te doorbreken van klachten over niet-integraalverantwoordelijk gedrag, leidend tot het ‘overdoen’ van besluitvorming door het DT, is het wenselijk het functioneren van de directie meer in overeenstemming te brengen met de integrale verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden, en wat ons betreft tevens de toekomstige (integrale) projecten programmamanagers. Wij adviseren de taak van de directie terug te brengen naar de corebusiness: het voeren van het algemeen directeurschap. Een belangrijk onderdeel van die taak is het zorgen dat de ambtelijke organisatie doet wat het moet doen en dat iedere maand weer beter dan de maand ervoor. Cruciale onderdelen zijn: a. het zorgdragen dat wordt gewerkt vanuit een heldere missie, visie, kernwaarden en strategie; b. het bouwen aan en onderhouden van een taakvolwassen team van integrale managers en programma/projectmanagers. We weten dat het onderdeel a en de uitwerking daarvan tot op een operationeel niveau een flinke investering vergt en we vermoeden dat dit ook geldt voor onderdeel b, maar dat vormde geen onderdeel van ons onderzoek.

f.

Krachtig voortzetten van de impuls aan de versterking van de ambtelijke organisatie waaraan reeds jaren wordt gewerkt;

Kernpunten hierbij zullen moeten zijn: • het zakelijker worden, het benutten van onderlinge capaciteiten en

20

daarbij met name ook investeren in de taakvolwassenheid van integrale managers (‘het juiste team met de juiste competenties , houding en vaardigheden’).

g. Benadrukken van de wettelijk bepaalde collegialiteit van besturen door het DB, door de voorzitter van het DB expliciet te belasten met bijzondere zorg voor de eenheid van het DB in zijn bestuur en zijn communicatie, waaronder helderheid over de rol en verantwoordelijkheid van portefeuillehouders binnen het DB en balans in het feitelijk functioneren van portefeuillehouders en van het DB als geheel.

stijlverschillen, het organiseren van kritisch mee- en tegendenken en het omzetten van analyses naar voorstellen tot maatregelen; • het ontwikkelen van keuzemogelijkheden en het optimaal positioneren van DB en AB bij het maken van keuzes. Het is wenselijk dat wordt geïnvesteerd in het benutten van de kwaliteiten van elk van de leden van het DB ten voorsterking van de kracht van het DB als geheel en de uitstraling ervan naar de ambtelijke organisatie, het AB en de externe stakeholders. Concreet betekent dit dat de aanwezige energie optimaal wordt benut, zelfs kan worden vergroot, de effectiviteit van het DB extern en intern wordt vergroot, en het DB een krachtig voorbeeld kan zijn voor de ambtelijke leiding. Samengevat gaat het om ‘teambuilding’.

h. De voorzitter van het DB expliciet te belasten met de bestuurlijke leiding van de realisatie van de voorstellen van dit rapport. 2. Wij zien geen aanleiding om meer specifieke maatregelen voor te stellen voor versterking van de interne en de externe communicatie. Het versterken van de werkwijzen bij met name de grote projecten volstaat hiervoor. Wij adviseren om wel expliciet te monitoren of het versterken van de algemene regie op grote projecten inderdaad voldoende effect heeft op de externe communicatie, mede in relatie tot de motie De Beaufort en de intentie daarachter. Daarnaast kan het aanbevelingswaardig zijn bij reguliere taken en bij projecten tijdelijk meer aandacht besteden aan de kernwaarden van extern communiceren , indien dat gebeurt op basis van maatwerk.

•

•

•

Versterking van de interne communicatie is volgens ons het resultaat van de realisatie van de aanbevelingen, zoals opgenomen onder conclusies/aanbevelingen 5. Voor de externe communicatie zien wij als structureel knelpunt het gebrek aan een krachtige regie bij grote projecten/programma’s. Versterking van die regie is het resultaat van de realisatie van de aanbevelingen, zoals opgenomen onder conclusies/aanbevelingen 5 en in het bijzonder 5b. Uiteraard hoort daarbij een bemensing van het project/programmamanagement die past bij de zwaarte en het karakter van het project/programma. Wij zien de gebeurtenissen rond de externe communicatie in het gebied Kamerik voor een groot deel als gevolg van het genoemde structurele knelpunt. Voor een deel beschouwen wij deze gebeurtenissen ook als risico dat niet volledig beheersbaar is. Participatie van stakeholders in beleidsvorming en beleidsuitvoering is wenselijk.

• 21

•

Landelijk en ook bij het hoogheemraadschap is er ook steeds meer ervaring; er zijn steeds meer en betere handleidingen voor beschikbaar, maar het blijft een zeer precair en nooit helemaal te regisseren proces, althans een succesvol proces en resultaat zijn nooit op voorhand te garanderen. Voor de externe communicatie zien wij ook als structureel knelpunt dat er voor de taakuitoefening die niet projectmatig plaatsvindt bij de reactieve communicatie onvoldoende sprake is van sterke regie en van werken vanuit gedeelde waarden (zoals aansluiten bij de gedachtewereld van de stakeholder, meedenken waar dat mogelijk is en niet alleen rationeel maar ook gevoel). Aanvullend aan de conclusies/aanbevelingen 5 kan daarom worden overwogen om vanuit de afdeling MO gedurende enkele jaren extra energie te besteden aan het ondersteunen van die afdelingen die dat het meeste kunnen gebruiken (maatwerk dus, gericht op die onderdelen waarvoor het wenselijk is en door te investeren in zelfdragend vermogen), in opdracht van de secretaris-algemeen directeur.

22

Bijlage 2 Procesverloop per casus

24/32

Feitenrelaas Kamerik Kockengen

Bijlage 2.1: Feitenrelaas watergebiedsplan Kamerik Kockengen Onderstaande reeks van tabellen vormen samen het feitenrelaas waarop de onderzoekers een deel van hun bevindingen hebben gebaseerd. Elke tabel geeft een feit weer, zoals dit is aangetroffen via literatuurstudie, het afnemen van interviews, of anderszins aan de onderzoekers doorgegeven informatie. Elk feit is voorzien van een datum, of een duiding van een tijdsperiode. Achter elk feit staat een toelichting op dit feit door de onderzoekers of een subjectieve beschrijving van dat feit door de onderzoekers. De formuleringen zijn van de onderzoekers. Daar waar het citaten betreft uit interviews of literatuur zijn aanhalingstekens gebruikt. Besluiten van het Dagelijks Bestuur worden in de regel een of meerdere keren voor besproken in portefeuillehoudersoverleggen (poho’s). Voorstellen aan het Algemeen Bestuur worden in de regel een of meerdere keren voor besproken in de commissie BMZ dan wel SKK. De onderzoekers vermelden hier alleen die PoHo’s of commissievergaderingen die het verhaal van het feitenrelaas versterken.

Legenda (..)

de onderzoekers ‘!‘ Toelichting Verwonderpunten

Weggelaten tekstdeel ten behoeve van de leesbaarheid AB besluit DB besluit BMC Citaten uit bestudeerde documenten Nadere objectieve beschrijving door de onderzoekers Subjectieve beschrijving over geconstateerde feiten

1


Datum 23 januari 2006

Onderwerp DB besluit tot vaststellen Plan van Aanpak Watergebiedsplan Kamerik en Kockengen (Ronald Hemel) Sector Strategie en Plannen Afdeling Water en Ruimte

Inhoud Het plan van aanpak Watergebiedsplan Kamerik en Kockengen is vastgesteld door het DB (14 februari 2006; nr. 06.SPR/19); Doel opstellen watergebiedsplan: - in 2007 beschikken over actuele peilbesluiten - in 2015 voldoen aan norm wateroverlast - voor 2010 vaststellen van Gewenst Grondwater Regime - In 2015 bereiken goede waterkwaliteit en goede ecologische toestand conform de Europese Kaderrichtlijn Water. Problemen: - wateroverlast - peilbesluiten zijn niet actueel - te veel onderbemalingen - de bodem daalt Doelstelling van het gebiedsplan: - te komen tot een heldere afweging van belangen ten aanzien van alle functies in het gebied - oplossen van knelpunten ten aanzien van wateroverlast - realiseren van duurzaam en robuust watersysteem. Resultaten: - nieuwe, breed gedragen peilbesluiten voor het projectgebied - vergroten van draagvlak bij betrokkenen voor de werkzaamheden van het waterschap.

Toelichting en verwonderpunten De genoemde punten onder inhoud worden alle globaal, maar wel helder uiteen gezet. Genoemde aanleiding voor dit plan van aanpak is dat er voor het gebied Kamerik Kockengen per 2007 een nieuw peilbesluit dient te worden genomen. Vermeld wordt verder dat wanneer het watergebiedsplan van de planvorming naar de uitvoeringsfase overgaat, er een ‘overdrachtsdocument’ wordt opgesteld voor de sector Waterbeheer. Er ontbreekt een referentie aan een bestuursopdracht tot opstellen van een Plan van Aanpak. Berekening van de kosten van voorgestelde maatregelen vindt volgens dit plan van aanpak plaats in de ontwerpfase, niet in de analysefase. Het AB wordt slechts één keer genoemd: bij het vaststellen van het definitieve watergebiedsplan. Er vindt geen inhoudelijke of procedureel kaderstellend of opdrachtverlenend besluit plaats, noch een besluit tot verlenen voorbereidingskrediet. Althans niet volgens het Plan van Aanpak. Daarmee wordt het AB niet in staat gesteld kaderstellend op te treden. Later in dit feitenrelaas blijkt dat het AB inderdaad pas bij de vaststelling van het definitieve plan wordt betrokken. Over de wijze waarop men tot een raming van kosten is gekomen, wordt geen vermelding gemaakt.

Fasering werkzaamheden (incl. producten en communicatiemomenten: - Inventarisatie

2


-

Analyse Ontwikkeling ontwerp-watergebiedsplan Inspraak

Organisatie Trekker: Ronald Hemel, afdeling SPR Er is een interne projectgroep. Er is een begeleidingsgroep, met daarin verschillende externe belanghebbenden. De planning is om uiterlijk augustus 2007 het watergebiedsplan door het AB te hebben vastgesteld.

Datum 9 januari 2007

Onderwerp AB-besluit kennisneming rapport Van Wateropgave naar waterkansen en hantering als bouwsteen voor overleg met derden

Inhoud -Kennis te nemen van het rapport ‘Van wateropgave naar waterkansen’. -Kennis te nemen van de reactie uit het overleg met provincies, gemeenten, maatschappelijke organisaties en agrariërs -rapport hanteren als bouwsteen voor (!)overige plannen van het Waterschap in plannen van derden -toekomstige voorstellen voor concrete maatregelen te beoordelen in het licht van de in dit voorstel geschetste bestuurlijke gedachtegang.

Toelichting en verwonderpunten Bestuur legt het aan het AB voor om uitvoering strategieën toe te passen bij de aanpak van gebiedsgerelateerde vraagstukken. Voorgestelde maatregelen zijn afgewogen met diverse criteria als kosten, draagvlak, mogelijkheden, realiseerbaarheid en maatschappelijke baten. Het AB verwelkomt deze strategie zoals voorgesteld door het DB.

3


Datum 14 feb 2006 – 12 juli 2007

Onderwerp Weergave proces totstandkoming Watergebiedsplannen (op uitdrukkelijk verzoek naar aanleiding van reacties op de feitenrelazen door de onderzoekers een-opeen toegevoegd) aangezien deze momenten de facto hebben plaatsgevonden.

Inhoud - college 14-02-2006: akkoord met plannen van aanpak van een viertal watergebiedsplannen, waaronder Kamerik-Kockengen. - college 01-05-2007: voortgangsnotitie over voorbereidingen ontwerp Kamerik-Kockengen. - college 29-05-2007: kennisnemen van hoofdlijnen ontwerp-plan en deze, samen met de belangrijkste discussiepunten, voorleggen aan de commissie Watersystemen (WS) uit het algemeen bestuur; tevens advies vragen aan de commissie over inspraakrijpheid van het ontwerp. - cie. WS 06-06-2007: uitgebreide bespreking over het ontwerp-plan en de belangrijkste discussiepunten. - college 12-06-2007: constateert (n.a.v. cie.-verg.) dat een aantal zaken nog onvoldoende duidelijk is en dat daarom een aanvullende notitie moet worden toegevoegd aan het ontwerp met daarin de hoofdlijnen van het ontwerp; het ontwerp wel vrijgeven voor de inspraak. - college 16-10-2007: het inspraakrapport vaststellen en voorleggen aan het AB en n.a.v. de inspraak het ontwerpplan en de ontwerp-peilbesluiten aanpassen, waarna deze ter vaststelling kunnen worden voorgelegd aan het algemeen bestuur, waarbij tevens een krediet wordt gevraagd voor de uitvoering van " 9 miljoen, onder de inspanningsverplichting ter dekking van dit krediet co-financiering te verwerven. - cie. WS 07-11-2007: uitgebreide bespreking en de commissie adviseert positief met inachtneming van de gemaakte opmerkingen. - ab-verg. 12-07-2007: uitgebreide bespreking; akkoord met de aanvullende aanpassingen van het ontwerp n.a.v. de bespreking in de commissie WS op 07-11 n.a.v. inbreng insprekers tijdens die vergadering; verder akkoord met beschikbaarstelling krediet van " 9 miljoen, met daarbij de inspanningsverplichting om ter (gedeeltelijke) dekking van dit bedrag co-financiering te realiseren.

4


Datum 16 oktober 2007

Onderwerp Toezending van concept rapport Maatschappelijke Kosten Baten Analyse (mkba) hoogwatervoorzieningen door Witteveen+Bos gericht aan de heer R. Hemel, ambtenaar.

Inhoud Verzoek om inhoudelijk commentaar op het concept rapport, omdat op de eerste toezending twee weken geleden geen reactie is ontvangen In het rapport trekt men de volgende conclusie: ‘ het hangt van de situatie af of het aanleggen van een hoogwatervoorziening een maatschappelijk verantwoorde investering is (..) de baten ontstaan met name wanneer men de effecten van het achterland betrekt (..) de investering in een hoogwatervoorziening in Zegveld is een maatschappelijk zinvolle investering (..) Er is een risico dat de kwaliteit van het oppervlaktewater onder de norm van de Kaderrichtlijn water komt, in dat geval is er een negatief saldo van -2,3 mln.

Toelichting en verwonderpunten Op dezelfde dag neemt het DB een vaststellingsbesluit over het watergebiedsplan, terwijl de verwerking van dit rapport onmogelijk kon hebben plaatsgevonden. Een MKBA lijkt bedoeld te zijn juist om tot een afweging van belangen te komen in de voorbereiding op een ontwerp watergebiedsplan. Het gaat hier om een MKBA voor een collectieve hoogwatervoorziening. De auteurs van de MKBA schrijven dat zij denken dat dit bijdraagt aan de uniformisering van het peilbeheer. De onderzoekers hebben tot nog toe in latere stukken geen verwijzing naar dit rapport gevonden. De kosten – baten analyse lijkt gunstig uit te pakken wanneer men de benutting van achterland in ogenschouw neemt en inderdaad een keuze maakt voor een collectief systeem. Later zal opnieuw discussie ontstaan over de vraag of collectief danwel individueel organiseren efficiënter is.

5



Onderwerp Vaststellingsbesluit DB watergebiedsplan Kamerik en Kockengen

Inhoud D&H besluiten: -het inspraakrapport met het voorgestelde commentaar op de naar voren gebrachte zienswijzen op het watergebiedsplan en de peilbesluiten voor Kamerik en Kockengen vast te stellen en ter besluitvorming voor te leggen aan het algemeen bestuur. -het watergebiedsplan en de peilbesluiten voor Kamerik en Kockengen naar aanleiding van de inspraak aan te passen zoals beschreven in het inspraakrapport en samengevat in bijgevoegde oplegnotitie. -het aangepaste ontwerp watergebiedsplan en de bijbehorende peilbesluiten voor Kamerik en Kockengen ter vaststelling voor te leggen aan het Algemeen Bestuur -aan het algemeen bestuur te verzoeken voor de uitvoering van het watergebiedsplan een krediet beschikbaar te stellen van " 9 mln. Hierbij geldt een inspanningsverplichting om een co-financiering te regelen.

Toelichting en verwonderpunten DB lid Versteeg: de behandeling van het watergebiedsplan Zegveld vormde de basis voor de behandeling van alle andere watergebiedsplannen. Daar moeten we aan vasthouden. Het AB moet alleen uitgangspunten formuleren en daaraan vasthouden. Een DB lid merkt op: ‘vreemd dat veel onderdelen zijn gewijzigd vergeleken met het stuk dat ter inzage werd gelegd, maar dat het benodigde krediet hetzelfde is gebleven’. Inspraakrapport Overzicht van ingediende reacties en voorgestelde ‘commentaren’ op deze reacties. Bevat een samenvatting van wijzigingen op het ontwerp watergebiedsplan. Tevens bevat het aanbevelingen om nader onderzoek te doen (bebouwingsonderzoek en een quick scan Flora- en Fauna). Over financiën: ‘-Totaalbedrag van 9.0 mln blijft gehandhaafd -Co-financiering vanuit FES/Nota Ruimte (..) voor realisatie hoogwatervoorzieningen (verwachte bijdrage HDSR deel veenweidegebied 5 mln najaar 2007 definitief). -Vergroting van het bedrag voor de regeling open water en natuurvriendelijke inrichting met " 50.000,-’. Een opmerking over de mogelijkheid gefaseerd de projecten uit te voeren wordt blijkbaar niet aan het AB voorgelegd. De discussie tussen DB leden om een nieuwe inspraakronde te houden gezien het grote aantal inspraakreacties, wordt niet voorgelegd aan het AB. Ook de suggestie om een informatieavond te houden, leidt niet tot een aanvulling in het uiteindelijke besluit.

6


Datum 12 december 2007

Onderwerp AB besluit vaststelling watergebiedsplan Kamerik Kockengen

Inhoud De voorzitter constateert dat het AB besluit: -kennis te nemen van de aanvullende aanpassingen in het ontwerp, en verder: 1.kennis te nemen van het inspraak rapport met het voorgestelde commentaar op de naar voren gebrachte zienswijzen 2.het inspraakrapport met het commentaar vast te stellen 3.kennis te nemen van de voorgestelde aanpassingen in het ontwerp watergebiedsplan en de ontwerp peilbesluiten voor Kamerik en Kockengen 4.De peilbesluiten vast te stellen en ter goedkeuring aan GS van Utrecht voor te leggen 5.voor de uitvoering van het watergebiedsplan een krediet ter beschikking te stellen van 9.0 miljoen euro. Hierbij geldt een inspanningsverplichting om een cofinanciering te realiseren. Inhoud Watergebiedsplan Beschreven doelen: -Oplossen van de wateropgave op polderniveau -realiseren van waterbergingslocaties -realiseren van aanvullende afvoercapaciteit naar Hollandsche IJssel -nieuw open water natuurvriendelijk ingericht -combineren van ruimtelijke maatregelen met andere ruimtelijke ontwikkelingen Beschreven activiteiten (te vinden onder de kop Kosten) per afvoergebied gegroepeerd. De gebieden - met daarachter ‘kosten waterschap’ - zijn: -Afvoergebied Kamerik Teylingens " 3.635.000 -Afvoergebied Brediusbos " 120.000 -Afvoergebied Oudeland en Indijk "127.900 -Afvoergebied Gerverscop "443.500 -Afvoergebied Kockengen "2.251.000

Toelichting en verwonderpunten -Dhr Beugelink vraagt of de FES-subsidie al binnen is. De voorzitter antwoordt dat dit zo is. Dit staat echter niet in het voorstel vermeld (als uitvoeringsvoorwaarde). -Dhr Beugelink stelt dat hij een vorm van co-financiering te vaag vindt en stelt een alternatief voor: 50-70% cofinanciering. In Zegveld is het namelijk ‘met 30% ook al gelukt’. Ten slotte heeft dhr Beugelink moeite met de grote nadruk op ‘vrijwilligheid’ van medewerking van particuliere grondeigenaren in de beschrijving van de uitvoering van het watergebiedsplan. Dit is niet realistisch stelt hij. De overeenkomst van de FES subsidie is uiteindelijke in februari 2010 getekend. Het gaat in totaal om 5 miljoen die (ongeveer) 50:50 tussen watergebiedsplan Zegveld Oud Kamerik en watergebiedsplan Kamerik Kockengen verdeeld wordt. Wellicht ging de bestuurder er vanuit dat Zegveld andere subsidiebronnen had gevonden en dat de 5 miljoen alleen voor Kamerik Kockengen was. In de subsidieovereenkomst staat de eis dat de werkzaamheden voor 31 dec 2012 uitgevoerd moeten zijn. Deze eis, en het belang van de bestuurders om subsidies binnen te halen, heeft er toe geleid dat veel projecten tegelijk in uitvoering zijn genomen. Toelichting op inhoud watergebiedsplan In de inleiding staat: ‘in 2003 is de HDSR begonnen met het planinstrument Watergebiedsplan teneinde een integrale oplossing na te streven voor de zeer complexe problematiek van peilbeheer in veenweidegebieden. Met het opstellen van een watergebiedsplan wil de HDSR het watersysteem verbeteren tegen maatschappelijk haalbare kosten, verbeteren van de belangenafweging voor bestuurders, verbeteren van het proces en communicatie rond waterbeheer in het veenweidegebied, en het vaststellen van de Gewenst Grond-

7


-Afvoergebied De Tol

"1.061.250

Maatregelen gehele plangebied " 930.000 - Individuele hoogwatervoorzieningen Kamerik Mijzijde, Gerverscop, Breudijk, Kortrij - Gemalen en stuwen vispasseerbaar maken - Bijdrage renovatie molens Kockengen en Spengen - Regeling waterberging en natuurvriendelijke inrichting - Quick-Scan in het kader van Flora & Fauna Wet

Oppervlakte Regime (GGOR) voor deze gebieden’. Het watergebiedsplan beschrijft aan de hand van de hoofdstukken beleidskader, beschrijving plangebied, knelpunten en wateropgaven, oplossingsrichtingen en toelichting inrichtingsplan, op welke wijze men tot de keuze voor projecten is gekomen. Volgens de notulen heeft een extra gebiedsavond plaatsgevonden voorafgaand aan deze behandeling door AB. De onderzoekers vinden een melding terug van een Gebiedsavond op 29 november 2007. Op 3 december 2007 schrijft Ronald Hemel een memo aan het DB met het voorstel een aantal wijzigingen door te voeren in het definitieve watergebiedsplan. Het grootste deel van de discussie tijdens de AB avond over het watergebiedsplan gaat niet over de inhoud van het plan, maar over de vraag welke rol het Waterschap ten opzichte van externe partijen zou moeten innemen. De doelen zijn grotendeels beschreven in de vorm van activiteiten. De organisatie van de uitvoering van de genoemde projecten staat niet beschreven in het watergebiedsplan. Er is ook geen verwijzing te vinden naar bijvoorbeeld een onderliggend uitvoeringskader projectbeheer. De onderzoekers hebben in bijlage 1 een ‘gedetailleerde kostenraming varianten en plan’ aangetroffen. Echter, die kostenraming is gebaseerd op stelposten per project en eindigt met een aparte paragraaf over diverse onzekerheden in deze kostenraming. De gedetailleerdheid /ofwel exactheid van deze raming valt te betwijfelen.

8


Bij de afweging van mogelijkheden voor aanpak van de geconstateerde knelpunten is een lijst met afwegingscriteria gemaakt. Er wordt ook niet verwezen naar bijlagen met bijvoorbeeld een risico analyse. Feitelijk wordt alleen in woorden verteld wat in de tabel met een teken (+ / -) staat aangegeven.

Datum 2008

Datum 14 april 2009

Onderwerp Raming van de kosten van projecten zoals vastgesteld in het watergebiedsplan door het Ingenieursbureau

Inhoud Men baseert zich op kengetallen uit 2007, op basis van het in 2007 geldende uurtarief IB en zonder indexeringskosten. Tevens vindt er locatieonderzoek plaats en maakt men de financiële doorrekeningen tot in detail.

Toelichting en verwonderpunten De raming van kosten op basis van locatieonderzoek leidt er mede toe dat fors hogere kosten worden geraamd dan er beschikbaar is gesteld middels het moederkrediet.

Onderwerp Portefeuillehoudersoverleg Miltenburg

Inhoud Bespreking van een memo getiteld: ‘Varianten analyse Kamerik Kockengen’. Citaat uit de memo: ‘Een van de maatregelen (die ten behoeve van de uitvoering tot in detail wordt verkend, red.) is het nieuwe gemaal Houtkade dat een groot deel van het bemalingsgebied Kamerik Teijlingens gaat overnemen. Een aantal varianten is bekeken om te onderzoeken of dit ook daadwerkelijk de beste oplossing is voor het afvoerprobleem. 0.huidige situatie 1.PLAN: alleen Houtkade 2.Alleen Houtkade met verkorte afvoer Mijzijde 3.Houtkade voor Teijlingens en Mijzijde 4.Houtkade voor Teijlingens en Mijzijde

Toelichting en verwonderpunten Bespreken van ambtenaren met de bestuurder van een aantal uitvoeringsalternatieven voor de realisatie van het gewenste peil bij Kamerik Teijlingens.

De onderzoekers begrijpen uit navraag het volgende: ‘In 2008 zijn alleen de deelprojecten in meer detail doorgerekend die op dat moment in voorbereiding kwamen (die deelprojecten waarvoor door WSB aan IB een opdracht was gegeven). Deelprojecten die pas over een paar jaar aan de beurt waren werd geheel nog niet bekeken en/of nader geraamd’.

De onderzoekers vinden het opvallend dat, ondanks het werken van grof naar fijn, de ruimte voor uitwerking van dit alternatief nog zo volledig open ligt. Dat betekent dat de financiële marge op de uitwerking even zo groot is. Dat pleit volgens de onderzoekers voor het werken op een schaalniveau en een manier van plannen zoals dat recent met het Eiland van Schalkwijk al in gang is gezet. Werken via raamplannen en deelplannen. Op deelplan niveau de kosten bepalen. Die lijn zou

9


Datum 15 mei 2009

Datum 18 mei 2009

Onderwerp E-mail van Joost Heijs, hoofd Ingenieursbureau, aan Astrid van Veldhoven en Eric van Capelleveen over de kosten van uitvoering watergebiedsplan Kamerik Kockengen

Onderwerp Overdrachtsdocument Watergebiedsplan Kamerik & Kockengen Auteurs Astrid van Veldhoven en

5.Alleen Grechtkade 6.Doorsteek 7.Alles naar Houtkade

krachtig voortgezet moeten worden.

Inhoud De kosten van de uitvoering van het watergebiedsplan zullen hoger uitkomen dan in het overdrachtsdocument geraamd. Samenvatting e-mail door de onderzoekers.

Toelichting en verwonderpunten De ondertekening van het overdrachtsdocument is van 18 mei 2009. Daarin schrijft dhr. Heijs met pen erbij: ‘ Tevens is in het bijzijn van het DT (Pieter/George) een overleg (18/5 13.30u) geweest waarbij integraal kennis is genomen van een memo waarin verschillende concrete risico’s met elkaar zijn gedeeld. Op basis van intern aanwezige realistische cijfers, die hoger uitkomen dan het beschikbare moederkrediet, wordt er geen nieuw bestuursbesluit gevraagd.

Dhr. Heijs geeft vervolgens een aantal redenen voor de hogere raming aan. ‘De vraag is nu wat het voorgaande betekent in relatie tot de overdracht van het document van SP naar WSB. Als ondertekening betekent dat ik teken voor de haalbaarheid van het plan en daarvoor insta, heb ik daar grote bedenkingen bij.

Inhoud -Overdracht vanuit planvorming naar Watersysteembeheer (WSB) -Organisatieschema Het overdrachtsdocument bevat een uitgebreid schema met rollen en taakverdeling. Volgens dit schema is het afdelingshoofd WSB opdrachtgever en eindverantwoordelijk. Gedelegeerd opdrachtgever is een senior beheerder van WSB

De onderzoekers begrijpen uit navraag het volgende: ‘De overdracht van het watergebiedsplan vindt plaats in een periode waarin al een paar jaar het gereserveerde investeringsbudget niet wordt uitgegeven. Ondanks de waarschuwingen van WSB en IB is de houding van MO en DT sceptisch (..) Mede door de veelvuldige inzet van externe adviesbureaus lijkt het IB erin te slagen wel degelijk de periode van onderbestedingen te doorbreken’. Toelichting en verwonderpunten De afdeling WSB is coördinator van uitvoering van het Watergebiedsplan volgens dit document. De senior beheerder formuleert doelstellingen naar projecten. WSB is eindverantwoordelijk voor de financiën. De seniorbeheerder dient controle uit te voeren op planning en budget en coördineert subsidieaanvragen.

10


Ronald Hemel

(namen staan niet vermeld). Uitvoerend projectleider is ‘projectleider IB’. Geen naam genoemd. -Financiën Financieel verantwoordelijk is het afdelingshoofd IB. Hij dient de controle op planning en budget uit te voeren. -Communicatie en overleg -Planning en fasering -Risicoanalyse en beheersmaatregelen Op de laatste pagina is ruimte ingebouwd voor de parafen van Erik van Capelleveen (WSB), Joost Heijs (IB), Kees van Vliet (W+R), Frank Weijens (MO) en Ferry de Wilde (UV). Er is een ondertekend document gevonden met deze parafen erbij gezet. ‘de afspraken die zijn weergegeven in dit document zijn besproken en vastgesteld tijdens de gezamenlijke bijeenkomst op 18 mei 2009 door de onderstaande betrokken afdelingshoofden’.

Het Ingenieursbureau is belast met de uitvoering. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor controle op planning en budget. Het totale (moeder)budget is overgeheveld naar IB. Door middel van projectcontracten wordt de realisatie weggezet bij IB. Voor uitvoeringswerken is " 6.997.713,- geraamd. Voor uren WSB is " 179.954,- geraamd. Deze kosten voor uren zijn niet geraamd in de planraming, maar zelf geraamd nadat door DT en MO is opgelegd dat overige uren (WSB, UV en anderen) ook uit het watergebiedsplan betaald moeten worden (net als van IB). De kosten worden gedekt door met de kaasschaaf over alle projecten heen te gaan. Voor uren projecten is " 1.529.611,- geraamd. (..) Totaal geraamd: " 8.997.713,-. Onder de kop personele kosten en uitvoeringskosten (par. 4.4 en 4.5) staat: ‘Bij het vaststellen van het watergebiedsplan in 2007 waren de uurtarieven 55,-. (..)inmiddels is dat 70,- (..) bovendien mag niet alleen IB uren schrijven maar iedereen die aan dit plan werkt (..) dit is een groot risico bij de uitvoering (!) tezijnertijd afspraken maken met het DT hierover. (..) de kosten van dit watergebiedsplan zijn niet geïndexeerd. De uitvoeringskosten zijn in 2009 al met 14% gestegen. Bij de begroting dient de inflatie correctie nader per project te worden geconcretiseerd.’ Tekenend voor de beperkte beschreven rol van het DB is de omschrijving van de taken van het verantwoordelijke DB bestuurslid (naam niet genoemd): ‘ voorzitten gebiedsavonden, lint knippen bij aanvang uitvoering, voorzitten feestelijke happening bij afronden groot project en

11


einde uitvoeringsfase’. Hieruit blijkt geen enkele verwijzing naar de verantwoordelijkheid van het DB lid richting college van DB en AB. Onder de kop communicatie staat: ‘Om het bestuur en de directie op de hoogte te houden van de uitvoering, wordt er eens per jaar gerapporteerd aan het DB en DT. Daarnaast ontvangen het DB en AB de uitgebrachte nieuwsbrieven en voortgangsrapportages. Als er mededelingen zijn ten aanzien van financiën zal dit aan het DT worden gemeld. In het overdrachtsdocument staan zeer zware financiële risico’s vermeld. Het is de onderzoekers onduidelijk in hoeverre deze risico’s door de opstellers van het plan aan directie en/of DB is gemeld. Genoemde risico’s zijn juridische risico’s waaronder grondverwerving, maatschappelijke risico’s waaronder weerstand vanuit de bevolking, organisatorische risico’s waaronder de overdracht van het plan van de afdeling Water + Ruimte aan WSB. Onder financiële risico’s staat: de kostenraming is gebaseerd op het prijsniveau van 2007 en niet geïndexeerd. ‘De geraamde kosten zullen niet toereikend zijn op het moment dat de uitgaven werkelijk zullen plaatsvinden (..) in de voorjaarsnota 2009 is met een correctie rekening gehouden (..) bij de kostenraming zijn alleen de uren voor het IB meegenomen (..) de geraamde uurkosten van 55,- per uur zijn inmiddels gestegen naar 70,- per uur (..) de post onvoorzien is 5%, dit is zeer gering (..) bij het opstellen van de kostenraming is een stuw a " 33.000,- vergeten. Verderop meldt de auteur: ‘in voortgangsrapportages het DT en bestuur op de hoogte houden van de voortgang zodat tijdig gesignaleerd kan worden indien het budget onvoldoende blijkt. Op basis van hetgeen hierboven staat verwachtten de onderzoekers dat het DT en DB een informerend stuk krijgen toegezonden danwel om een risico beheersend besluit worden

12


gevraagd. Door een mail van hoofd IB en de kanttekeningen in het overdrachtsdocument is de directie op de hoogte gebracht. De onderzoekers begrijpen uit navraag het volgende: ‘IB heeft de beschikking over het gehele moederkrediet. Middels projectcontracten (PC’s) geeft WSB opdracht aan IB om voor een bepaald bedrag een deelproject te realiseren. Op dat moment kan IB een deelproject aanmaken in het financiële systeem PAS. Dat wordt financieel activeren genoemd. Uiteraard mag IB niet meer geld vanuit het moederkrediet uitgeven dan waar opdracht voor is gegeven (maar dat kan technisch gezien wel en is ook gebeurd). De afdelingshoofden van WSB en IB ondertekenen de PC’s. Vervolgens wordt door IB en WSB gezamenlijk een PvE opgesteld. Dit geeft een precieze invulling van de opdracht en eisen waaraan het te bouwen kunstwerk moet voldoen. De projectleiders van IB en WSB (en de regiobeheerder) ondertekenen het PvE. Voor het watergebiedsplan wordt dus niet 1 PV of 1 PvE opgesteld, maar zoveel als dat er deelprojecten zijn’.

Datum 25 mei 2009

Onderwerp E-mail van Astrid van Veldhoven aan de afdeling MO tot aanwenden van de post Indexering. In cc

Inhoud Vraag mevr. Van Veldhoven: ‘Gisteren is het overdrachtsdocument van het watergebiedsplan Kamerik & Kockengen getekend door de betrokken afdelingshoofden.

Toelichting en verwonderpunten De afdeling MO geeft aan de afdeling WSB aan dat via een bestuursvoorstel een verzoek kan worden gedaan om de gestegen kosten te dekken via middelen voor indexering, zoals gereserveerd in de Voorjaarsnota 2009.

13


aan Eric van Capelleveen, Edward Lodder en Jacob Mantel.

In het document zijn de risico's benoemd die dit plan met zich meedraagt en is opgenomen dat het DT volop weet heeft van de risico's. Een van de risico's is de indexering die niet in de kostenraming van het plan is opgenomen maar nu wel in de voorjaarsnota. Wil jij aangeven wat het krediet is van het watergebiedsplan, nadat het geïndexeerd is vanaf 2007 tot nu? De relevante indexatie (CBS) is die van de GWW (Grond, Weg, en Waterbouw) en niet die van de gezinsprijsindex. Kun jij ervoor zorgen dat dit geïndexeerde krediet ook daadwerkelijk ter beschikking komt van het watergebiedsplan?’

Kennelijk zijn voorafgaand aan het opnemen van de post Indexering langlopende projecten in de Voorjaarsnota 2009 geen heldere afspraken gemaakt over de wijze waarop en wanneer men deze post mag gebruiken voor het dekken van tekorten, ontstaan door indexering. Noch is helder de methode waarop de indexering kan worden gebaseerd (GWW, CBS of anderszins).

Antwoord mevr. Van der Zalm (MO): ‘In de voorjaarsnota 2009 is een 'algemene' reservering voor de indexering van langlopende projecten opgenomen. Op het moment dat een tekort voor een project wordt gesignaleerd (ontstaan door indexering), kan door middel van een voorstel aan het bestuur beroep op deze reservering worden gedaan. De indexering wordt niet op voorhand aan het desbetreffende project toegekend’. Datum 17 juni 2009

Onderwerp Voorjaarsnota 2009

Inhoud ‘De grootschalige projecten/programma’s zoals watergebiedsplan en KRW zijn in de investeringen getrokken. Er zijn een aantal projecten die een lange looptijd hebben. Deze looptijd kan 8 a 10 jaar bedragen. Bij de vaststelling van de plannen is uitgegaan van het dan geldende prijspeil. De investeringen worden in de meerjarenraming meegenomen. De indexering is hierin nog niet meegenomen. Op termijn gaat dit budgettaire problemen geven.

Toelichting/ Verwonderpunten Er ontbreekt een lijst, althans in de voorjaarsnota voor welke plannen en programma’s deze post van toepassing is.

Voorgestelde aanpassing is om de volgende post te reserveren: Indexering grootschalige projecten

De onderzoekers begrijpen uit navraag ook: ‘Inmiddels is door de memo: Indicatieve kostenontwikkeling watergebiedsplan Zegveld en Oud

Bij hogere ramingen van een dergelijke omvang is het volgens de onderzoekers duidelijker als het AB hierover voorafgaand aan de behandeling van de Voorjaarsnota een apart voorstel zou krijgen, met het concept besluit om dit bij accordering te verwerken in de Voorjaarsnota.

14


Datum 3 juli 2009

Onderwerp Projectcontract Eric van Capelleveen (hoofd afdeling watersysteembeheer – opdrachtgever) en Joost Heijs (hoofd afdeling Ingenieursbureau – opdrachtnemer) Astrid van Veldhoven is gedelegeerd opdrachtgever Roland Kastelein is namens het IB projectleider.

2010: 1.000.000 2011: 1.500.000 2012: 2.000.000 2013: 2.500.000 Totaal: 7.000.000’.

Kamerik (17 maart 2009, zie feitenrelaas Zegveld-Oud Kamerik) de post ‘Indexering grootschalige projecten’ in de voorjaarsnota 2009 opgenomen. De projectleiders van IB en WSB gaan er vanuit dat daarmee de indexatie en uurtariefstijgingen gedekt worden. In het DB besluit van 6 oktober 2009 wordt hier dan ook van uitgegaan. Wel wordt dit nog specifiek genoemd in dit DB stuk (zie ook bijlage 1 van dit feitenrelaas: kolom beschikbaar en kolom beschikbaar met indexering!’.

Inhoud Projectnr: 401201 en 401210 (moederproject 401200) Projectnaam: Variantenstudie en grondaankopen watergebiedsplan Kamerik en Kockengen.

Toelichting en verwonderpunten Het gaat hier om een mogelijke wijziging van het watergebiedsplan met betrekking tot de realisatie van nieuwe gemalen. De voorgenomen ontmanteling van gemaal Grechtkade leidt tot vroegtijdige afschrijving. Bij de detailuitwerking van het plan ontstaan vragen over de beste waterhuishoudkundige oplossing. Daarnaast vormen de grondverwerving en de bereikbaarheid van het nieuwe geplande gemaal Houtkade hoge financiële risico’s.

Betreft splitsing peilgebied Kamerik Teylingens en afvoer Meijzijde. Er dient een hydrologische en financiële onderbouwing te worden gemaakt voor de keuzevarianten van gemaal Houtkade.

Het is de onderzoekers niet duidelijk waarom het DB niet de afweging wordt voorgelegd om: a- De uitvoering tijdelijk uit te stellen b- de opdracht te geven om de variantenstudie uit te voeren. Het is de onderzoekers onduidelijk of het DB weet dat deze beslissing tot heroverweging van het watergebiedsplan Kamerik & Kockengen ambtelijk wordt uitgevoerd. Er wordt alleen verwezen naar een toekomstig DB besluit september 2009. Er ligt geen DB besluit aan dit ambtelijke contract ten grondslag volgens de tekst.

15



Onderwerp Ambtelijk voorstel aan DB tot besluitvorming over verbetering afwatering Kamerik Teylingens Bijlage 1: beschrijving onderzoeksvarianten Bijlage 2: Hydrologische berekeningen Bijlage 3 : resultaat hydrologische doorberekening van drie varianten

Inhoud 1.Kennis nemen van de detaillering van het watergebiedsplan Zegveld & Oud Kamerik (deelgebied Oud Kamerik) watergebiedsplan Kamerik & Kockengen en de mogelijke varianten voor afvoergebied Houtkade. 2.In te stemmen met variant ‘de doorsteek’ in afwijking van het vastgestelde watergebiedsplan 3.In te stemmen met de voorgestelde bezuinigingen binnen het plan om binnen het beschikbare budget te blijven. De tabel in dit besluit met de toelichting op de financiering is als bijlage achteraan dit feitenrelaas toegevoegd. Over financiering staat onder de kop samenvattend: ‘Geen extra budget nodig De variant van de doorsteek kan, met de hierboven genoemde bezuinigingen, binnen het beschikbare budget worden uitgevoerd. Op dit moment is het nog uiterst onzeker wat de totale kosten voor het nieuwe gemaal worden. In deze tijd van economische crisis is het heel goed mogelijk dat de aanbestedingen positief uitvallen. Het is, zeker op dit moment, niet noodzakelijk dat het budget voor watergebiedsplan Kamerik & Kockengen verhoogd wordt’.

Toelichting en verwonderpunten Met dit ambtelijk voorstel wordt geadviseerd om de uitvoering van de polder Oud Kamerik gelijk te trekken met de polder Kamerik Teylingens omdat ze waterhuishoudkundig veel overlap hebben,. Dit heeft onder meer tot gevolg dat men de omstreden doorsteek bij Kamerik Teylingens zal realiseren, evenals de bouw van gemaal Houtkade, die later veel duurder zal uitvallen dan begroot. Gemaal Houtkade/Oud Kamerik is al opgenomen in het oorspronkelijke watergebiedsplan van 2007. De doorsteek Kamerik Teylingens (en vooral de collectieve hoogwatervoorziening), een verandering ten opzichte van het oorspronkelijke plan, zal eind 2011 tot veel oproer in Kamerik leiden. De ambtelijke voorkeursvariant kost 14,9 mln, terwijl er volgens de notitie 14,6 mln beschikbaar is. Verwezen wordt naar het AB besluit uit 2007 over het watergebiedsplan Kamerik Kockengen voor de beschikbare middelen. Om het verschil van 300.000,- te dichten worden diverse bezuinigingen voorgesteld. De AB besluiten voor watergebiedsplan Kamerik Kockengen en Zegveld-Oud Kamerik stellen gezamenlijk 11,4 mln beschikbaar aan investeringsuitgaven. Het verschil tussen 11,4 mln en de benodigde 14,9 mln wordt gehaald uit een voorstel in de komende Voorjaarsnota 2010 inzake de indexeringsproblematiek. De veronderstelling leefde ambtelijk dat hiermee de indexeringsverhoging een formaliteit was en dat hier van uitgegaan kon worden. Zeker omdat voor de grootschalige projecten 7 miljoen was opgenomen in de Voorjaarsnota 2009. Het DB licht het AB noch de commissie BMZ of SKK over dit besluit in, mogelijk omdat tevens wordt besloten middels bezuinigingen binnen het opgehoogde budget te blijven.

16


Het DB besluit over een forse verhoging van het budget a 3,9 mln ter compensatie van een hoge kostenstijging danwel een risico daarop, mln zonder het AB in te lichten. De dekking van dit risico is nog niet geborgd aangezien indexering pas in de komende Voorjaarsnota 2010 wordt geregeld en besluitvorming hierover nog moet plaatsvinden. De veronderstelling leefde ambtelijk dat hiermee de indexeringsverhoging een formaliteit was en dat hier van uitgegaan kon worden. Onder financiën staat: De afdeling MO komt (..) in de voorjaarsnota 2010 (..) met een voorstel inzake de indexering problematiek. Onduidelijk is wie binnen MO dit gaat doen en hoe het bestuur hierin wordt betrokken.


Onderwerp DB besluit verbetering afwatering Kamerik Teylingens

Inhoud 1.Kennis nemen van de detaillering van het watergebiedsplan Zegveld& Oud Kamerik (deelgebied Oud Kamerik) watergebiedsplan Kamerik & Kockengen en de mogelijke varianten voor afvoergebied Houtkade. 2.In te stemmen met variant ‘de doorsteek’ in afwijking van het vastgestelde watergebiedsplan 3.In te stemmen met de uitvoering van het gewijzigde plan binnen het totaal van de reeds beschikbaar gestelde middelen (i.c. "14,6 mln)

Toelichting en verwonderpunten Inhoudelijk betekent de wijziging (zo blijkt de onderzoekers uit interviews) dat de beleidslijn die in Kamerik Kockengen is ingezet om collectieve hoogwatervoorzieningen te realiseren, ook voor delen van het plangebied dat oorspronkelijk onder Zegveld-Oud Kamerik viel. Terwijl in het plan Zegveld Oud Kamerik staat (hetgeen de onderzoekers hebben begrepen uit interviews) dat dit alleen gebeurt op basis van onderzoek naar bebouwing. Oud Kamerik valt nog steeds onder Zegveld Oud Kamerik. Alleen de uitvoering is integraal met Kamerik Kockengen opgepakt. Het regime is niet collectief geworden, maar gezien de lokale situatie stelt WSB dat dit waterhuishoudkundig de beste oplossing voor Oud Kamerik is. En dat is aan het DB voorgelegd. Het definitieve DB besluit is duidelijker geformuleerd wat betreft het derde beslispunt over de financieringsvoorwaarden, en verschilt daarmee van het ambtelijk voorstel dat meer ruimte laat

17


voor interpretatie en invulling. Bij punt twee is onduidelijk wat men met ‘het’ watergebiedsplan bedoelt. Het gaat om afwijkingen van beide watergebiedsplannen waarbij de afwijkingen voor (Zegveld) Oud Kamerik verreweg het grootste zijn. Uit de toelichting in het collegevoorstel blijkt dat de financiering voor Kamerik Kockengen of uit Zegveld Oud Kamerik wordt gehaald, of uit een combinatie van beide. In het voorstel is opgenomen welk gedeelte uit Zegveld Oud Kamerik wordt gefinancierd en welk deel uit Kamerik Kockengen (zie ook bijlage 1 van dit feitenrelaas). In de ambtelijke toelichting, maar niet verwerkt in de besluitregels, staat de voorgestelde oplossing vermeld voor het dekken van het geconstateerde tekort; Opnemen van een post Indexering langlopende projecten in de Voorjaarsnota 2010. Dit gebeurt uiteindelijk ook, maar het is een vorm van onduidelijke besluitvorming door het AB. Bovendien is het de vraag of deze reparatie op deze manier kan worden doorgevoerd. Onder de kop ‘kanttekeningen’ staan slechts 2 regels over de afwijkingen van het voorstel ten opzichte van de voorkeursvariant. De voorkeursvariant is beschreven in de bijlage. De inleiding vermeldt wel een uitleg: ‘met het vaststellen van watergebiedsplan Kamerik&Kockengen wordt (..) de afwatering van polder Oud-Kamerik, zoals vastgesteld in het watergebiedsplan Zegveld & Oud Kamerik, veranderd. Tijdens de uitvoering (..) worden de polders Oud Kamerik en KamerikTeylingens gezamenlijk opgepakt omdat het afvoersysteem nu zo verweven is met elkaar’. De gekozen variant is het plan voor het gebied. Er is niet

18


gekozen voor een gebiedsproces in de zin van informatieavonden en inspraak op deze variant. De vastgestelde peilen in het peilbesluit bleven hetzelfde, behalve voor de strook van de collectieve hoogwatervoorziening tpv de Kamerikse Wetering in Oud Kamerik. Men vergeet hier te besluiten tot een een partiële herziening van het peilbesluit. Wel is met de gekozen variant de boer opgegaan en is medewerking voor realisatie gezocht. De partiële herziening van het peilbesluit wordt in 2013 alsnog uitgevoerd, zo leren de onderzoekers uit navraag. Datum 18 nov 2009

Onderwerp Vaststelling Begroting 2010 in AB vergadering

Inhoud De begrotingsregels voor 2010

Toelichting en verwonderpunten Vermeld staat dat de indexering van grote projecten inmiddels is opgenomen (bedragen x 1.000): 2010 1.000 2011 1.500 2012 2.000 2013 2.500 Verder ook onder ‘beleidsmatige investeringen’ de post ‘Uitvoering watergebiedsplan Kamerik Kockengen: 2010: 1.250 2011: 900 2012: 1.000 2013: 1.000 Gemaal Houtkade staat apart vermeld; 2010: 300 2011: 300 Vermeld staat dat men in 2010 start met het meest omvangrijke watergebiedsplan Kamerik Kockengen onder de kop ’naar achter in de tijd gefaseerde projecten’. Onduidelijk voor de onderzoekers is welk risico dit naar achteren faseren inhoudt.

19


Gemaal Houtkade is het grote kunstwerk van watergebiedsplan Kamerik Kockengen (werknaam, later is de officiële naam, gekozen via een prijsvraag, Oud Kamerik). Bij de variantenstudie van Kamerik Kockengen bleek dat het qua watersysteem beter is om Oud kamerik met Kamerik Teylingens en Kamerik mijzijde te koppelen. Het watergebiedsplan Zegveld Oud Kamerik voorzag in een grote stuw ter plaatse van de Houtkade en het opplussen van het bestaande gemaal Grechtkade. Bij het opplussen van dit gemaal zou de voorziene kosten voor de reguliere renovatie van 6 ton gebruikt worden ter dekking van een gedeelte van de kosten. Toen de doorsteekvariant gekozen is, zijn deze werken niet meer nodig, maar is wel dit geoormerkte geld ten goede aan het gemaal Houtkade gekomen. Dit gemaal kwam daarvoor in de plaats.

Datum 22 februari 2010

Onderwerp (Voorbeeld) Informatiebrief omwonenden Van Teylingenweg

Inhoud In het kader van de aanleg van een collectief hoogwatervoorzieningensysteem worden de geadresseerden verzocht medewerking te verlenen als er onderzoekers op hun terrein komen.

Toelichting en verwonderpunten e 1 alinea: ‘Op 21 en 28 januari zijn er informatieavonden geweest (..) op basis van de vastgestelde watergebiedsplannen Zegveld & Oud Kamerik en Kamerik & Kockengen (..) op sommige vragen konden we geen of gedeeltelijk antwoord geven (..) In deze brief wordt aangegeven hoe met deze openstaande vragen wordt omgegaan. Tevens wordt uitgelegd dat er een inventarisatie komt en hoe en waarom dat gebeurd. Deze brief is voor de onderzoekers een voorbeeld waarop zij taalgebruik en helderheid van communicatie in de praktijk brengen. De onderzoekers verbinden er geen conclusies aan, het staat hier enkel vermeld als voorbeeld dat dergelijke brieven worden verstuurd.

20


Datum 23 feb 2010

Onderwerp DB besluit tot aangaan overeenkomst met de provincie Utrecht voor de uitvoering van maatregelen in het gebied ZegveldPortengen

Inhoud DB besluit 1. Overeenkomst aan te gaan met de provincie Utrecht voor de uitvoering van maatregelen in het gebied Zegveld-Portengen 2. In te stemmen met machtiging van de gebiedsportefeuillehouder, de heer Miltenburg, door de dijkgraaf voor het ondertekenen van de overeenkomst. Bijlage bij dit collegebesluit: -Overeenkomst mbt uitvoering programma van maatregelen ter verbetering van het waterbeheer in het gebied ZegveldPortengen (inrichting van een duurzaam watersysteem). -Controleprotocol provincie Utrecht accountantscontrole bij door de provincie gesubsidieerde instellingen

Toelichting/ Verwonderpunten Het betreft hier een cofinanciering van het Rijk uit FES-middelen (Nota Ruimte). De subsidie is voor het veenweidegebied van HDSR. Het gaat zowel over projecten van watergebiedsplan Zegveld Oud Kamerik als voor Kamerik Kockengen. De verdeling van de subsidie conform de overeenkomst met de provincie is toekennen van " 2.505.250,- voor de uitvoering van Watergebiedsplan Kamerik Kockengen en " 2.246.350,- voor de uitvoering van Watergebiedsplan Zegveld Oud Kamerik. Bij de Bijlage ‘Overeenkomst’ zijn bijgevoegd diverse kaarten van het plangebied en financiële overzichten. AB noch een commissie wordt ingelicht over dit besluit. Er staan in dit stuk financiële risico’s genoemd in de inleiding, terwijl die niet onder de paragraaf financiële risico’s zijn opgenomen Dat leest verwarrend. Bijvoorbeeld: -De rijksbijdrage is 4,9 mln (..) als de maatregelen niet voor 31 december zijn uitgevoerd, zal de provincie de bijdrage met een bedrag verminderen (overeenkomstig het niet bestede deel). Deze opmerking hoort juist onder financiële risico’s thuis, inclusief een beheersmaatregel. Verder staat er een verwarrende regel, die niet nader wordt toegelicht: ‘ om gebruik te maken van de subsidie wordt werk naar voren gehaald. Per saldo leidt dit tot besparing in de kapitaallasten in 2010 (..) het feit dat werk naar voren worden gehaald leidt tot extra kapitaallasten in 2011 en 2012’. Onderzoekers begrijpen uit navraag: ‘Dat leidt in 2011 en 2012 tot extra kapitaallasten (ten opzichte van een eerder aangegeven uitgavenpatroon). Uiteindelijk leidt

21


het binnenhalen van de subsidie tot besparing van de totale kapitaallasten’. Het gaat in totaal om 5 miljoen die (ongeveer) 50:50 tussen watergebiedsplan Zegveld Oud Kamerik en watergebiedsplan Kamerik Kockengen verdeeld wordt. In de subsidieovereenkomst staat de eis dat de werkzaamheden voor 31 dec 2012 uitgevoerd moeten zijn. Deze eis, en het belang van de bestuurders om subsidies binnen te halen, heeft er toe geleid dat veel projecten tegelijk in uitvoering zijn genomen.

Datum 28 april 2010


Datum 6 juli 2010

Onderwerp Ambtelijk voorstel aan DB ‘Varianten Deco’

Inhoud Onder vermeld is: -toepassing van een indexering langlopende projecten, waaronder watergebiedsplannen -subsidies waarvan de toekenning niet zeker is, worden niet in de voorjaarsnota verwerkt

Toelichting en verwonderpunten

Inhoud Voorgesteld wordt om:

Toelichting en verwonderpunten Aanleiding voor dit besluit is dat de familie Van Dam/Kooiman bezwaar ingediend heeft tegen de plannen nabij hun woning, Teckop 48 te Kamerik, onderdeel van de plannen uit watergebiedsplan Kamerik en Kockengen. Dit bezwaar staat echter nergens vermeld in het voorstel.

-In te stemmen met variant 5 als voorkeursvariant boven de planvariant (0) als oplossing voor de waterafvoer van polder Teckop-zuid langs de hoogwatervoorziening Teckop. Indien deze variant niet gerealiseerd kan worden ontstaat een nieuwe situatie en wordt het college om een nieuw besluit gevraagd. -Deze keuze bekend maken aan de streek en aan de familie Van Dam/Kooiman, en tevens ook aan te geven dat voor deze keuze nog geen overeenstemming is met de nieuwe betrokken eigenaren. -af te zien van het opstarten van een mini gebiedsproces voor polder Kockengen.

De onderzoekers komen geen voorstel van de afdeling MO tegen over dekking van de overschrijdingen van investeringen in het kader van watergebiedsplan Kamerik Kockengen zoals wel aangekondigd was in het DB besluit van 6 oktober 2009.

De voorgestelde variant (nr 5) kost "714.000,-, maar volgens de steller is dit binnen de begroting van het uitvoeringsprogramma. De onderzoekers vinden het opvallen dat het DB in de regel zelden om een kaderstellend of uitvoerend besluit wordt gevraagd, maar nu in dit geval, waar slechts een familie bezwaar maakt, wel om een nieuw besluit wordt gevraagd. De onderzoekers begrijpen uit reacties op het concept

22


feitenrelaas het volgende: De familie Van Dam/Kooijman heeft een hele intensieve lobby gevoerd naar een groot aantal AB-leden, hen thuis uitgenodigd en de AB-leden hun verhaal verteld. Vervolgens is ook ingesproken door de familie in de commissie SKK. Hierdoor werd het een bestuurlijk issue en daardoor lag het op de collegetafel. Datum 6 juli 2010

Onderwerp DB houdt voorstel ‘Varianten Teckop’ aan en neemt geen besluit

Inhoud Het college van D&H achtte variant 5 de meest realistische optie en daarom is besloten het voorstel aan te houden en meer tijd te nemen om deze variant nader uit te werken en af te zien van uitwerking van andere varianten.

Toelichting en verwonderpunten Dit is een moment waarop het DB duidelijk anders besluit dan ambtelijk geadviseerd wordt. Dit is besproken in het portefeuillehoudersoverleg, waar de voorgestelde collegestukken besproken worden. Opmerkingen van de portefeuillehouder kunnen dan worden opgenomen. In het DB is na beraadslaging het besluit uitgebreid. De onderzoekers begrijpen uit navraag het volgende: ‘DB voorstellen worden altijd voorbesproken in het PoHo. De betrokken hoogheemraad was akkoord met het voorstel zodat het door kon naar het DB. Blijkbaar vond de rest van het DB het voorstel toch niet voldoende’.


Onderwerp DB besluit Varianten Teckop

Inhoud -In te stemmen met variant 5b als voorkeursvariant boven de planvariant (0) als oplossing voor de waterafvoer van polder Teckop-Zuid langs hoogwatervoorziening Teckop; -in te stemmen met de kostenraming van "914.000,- voor de uitvoering en aanleg van variant 5b, welke kosten ten laste worden gebracht van het budget van het watergebiedsplan Kamerik en Kockengen; -Kennis te nemen van het feit dat aanliggende eigenaren bij variant 5b in principe akkoord zijn om mee te werken aan de uitvoering van deze variant; -de keuze bekend te maken aan de streek en aan de familie

Toelichting en verwonderpunten Het aangehouden voorstelbesluit van 6 juli 2010 is blijkbaar tijdens de DB vergadering van 12 oktober 2010 aangevuld en scherper geformuleerd. De onderzoekers begrijpen uit navraag het volgende: ‘De oorspronkelijke kosten ("724.000) viel binnen het budget. Het nieuwe voorstel ("914.000) niet. Op verzoek van het DT (mondeling) is in het voorstel opgenomen dat de kosten ten laste worden gebracht van het budget van het watergebiedsplan Kamerik en Kockengen. Het was niet acceptabel om extra krediet aan te vragen’.

23


Van Dam/Kooiman onder voorbehoud van definitieve instemming van aanliggende eigenaren met variant 5b; -Het voorstel ter kennisneming door te geleiden naar de commissie Systeem Kwaliteit Keten.

- het besluit is scherper geformuleerd - er is een groot aantal onzekerheden (niet iedereen is definitief akkoord met de ingreep) - onduidelijk is hoe de communicatie verloopt, onduidelijk waarom de kennisgeving naar de commissie gaat en met welk doel) -onduidelijk voor de onderzoekers is waarom het ambtelijke voorstel niet in een eerder stadium al herzien is, en het college in eerste instantie het voorstel heeft aangehouden. Nog steeds is onduidelijk waarom nu een apart DB besluit nodig is, terwijl de meeste zaken die veel meer financiële impact hebben niet eens worden voorgelegd.

Datum 2011

Onderwerp Verzoek om de post Indexering langlopende projecten te mogen gebruiken

Inhoud Astrid van Veldhoven vraagt aan de afdeling MO om teneinde de tekorten op het realisatiekrediet te dekken, gebruik te mogen maken van de nieuwe post Indexering Langlopende projecten. De afdeling MO weigert dit met de argumentatie, dat de afdeling WSB ‘eerst het moederkrediet moet opmaken, alvorens aanspraak te mogen maken op deze post.

Toelichting en verwonderpunten De projectbeheerder schakelt niet met het afdelingshoofd WSB, of het afdelingshoofd WSB krijgt ook geen positief antwoord van de afdeling MO. De onderzoekers constateren dat onduidelijk is vastgelegd wie en op welke wijze men van het extra gereserveerde krediet gebruik mag maken.

Datum 2011

Onderwerp

Inhoud Afdeling MO en directie weigert projectleiders WSB om de stijging van uurtarieven en indexeren van kosten te laten financieren uit de post Indexering langlopende projecten.

Toelichting en verwonderpunten Onderzoekers vernemen dit uit de interviews

Datum

Onderwerp

Inhoud

Toelichting en verwonderpunten

24


2011 (hele kalenderjaar)

Datum 7 nov 2011

Diverse communicatiemomenten

Onderwerp Managementletter 2011

Uit het aan de onderzoekers verstrekte overzicht van communicatiemomenten blijkt dat er in vergelijking met voorgaande jaren in 2011 veel contactmomenten plaatsvinden. Het gaat om verstuurde nieuwsbrieven, gebiedsavonden, huiskamergesprekken, informatiebijeenkomsten, overleggen met dorpsplatform Kamerik, overleg met de gebiedscommissie en een ‘advertentierondje Kockengen’.

Inhoud Citaat uit de managementsamenvatting: ‘ondanks de dynamiek en veranderingen, mede als gevolg van vorenstaande zaken, heeft uw hoogheemraadschap ook in 2011 weer stappen gezet om de interne beheersing te verbeteren (!) zoals vast onderdeel maken van risicomanagement in de begroting (..) organiseren centraal contractenregister(..) Aandachtspunten betreffen: -digitalisering van inkoopfacturen -opheffen van enkele administratieve tekortkomingen’

Datum 23 nov 2011

Onderwerp Begroting 2012

Inhoud De begroting houdt een aantal autorisaties in voor investeringen en extra kredieten inzake de uitvoering van watergebiedsplan Kamerik & Kockengen.

De onderwerpen van al deze contactmomenten zijn divers, maar twee onderwerpen springen eruit: Kamerikse Wetering en het begrip ‘collectieve hoogwatervoorziening’. Mogelijk wordt deze intensivering van contactmomenten veroorzaakt doordat het waterschap conform haar methodiek ‘van grof naar fijn’ nu op detailniveau de projecten inzichtelijk maakt en naar de lokale partijen communiceert.

Toelichting en verwonderpunten De onderzoekers constateren het volgende: -kennelijk heeft de accountant geen beeld gekregen van de grote interne discussie over het financieel opvangen van de hogere ramingen uitvoering watergebiedsplannen Kamerik Kockengen en Zegveld Oud Kamerik. -diegenen aan wie deze managementletter is gericht laten zich gemakkelijk het beeld voorspiegelen dat het waterschap in control is, terwijl dat feitelijk niet zo is.

Toelichting en verwonderpunten In tabel 8 onder te autoriseren kredietvolume en geplande investeringsuitgaven staat: Watergebiedsplan Kamerik & Kockengen: Kredietvolume: 600.000 Geplande uitgaven 2012: 2.600.000 De begrotingscode van het moederproject is M401200. Onder de kop Watersysteembeheer staat watergebiedsplan Kamerik

25


Kockengen nog een keer genoemd met daarbij vermeld een ‘toegekend krediet van 4,0 mln’. De onderzoekers begrijpen uit navraag hierover het volgende: ‘Dat is zeer hardnekkige administratieve fout. De afdeling Administratie (van MO) heeft in het AB besluit gezien dat het plan 9 miljoen kost en dat een subsidie van 5 miljoen wordt binnengehaald. Het toegekende krediet is daardoor op 4 mln gezet. Er is geen rekening gehouden met het feit dat ca de helft van deze subsidie voor watergebiedsplan Zegveld Oud Kamerik is bedoeld. Bovendien is een toegezegde subsidie altijd risicovol: voldoe je niet aan de eisen (bijvoorbeeld binnen bepaalde tijd gereed) dan gaat de subsidie niet door. Er is heel vaak gewezen op deze fout en getracht deze te herstellen, maar steeds tevergeefs. Uiteindelijk is er een soort van herstelpost toegepast in het PAS systeem waardoor het wel mogelijk is om de 9 miljoen uit te geven, maar het leidt tot erg veel verwarring’. Hoofdstuk 5 onder 5.2: ‘ wij rekenen met een indexeringspercentage van 1,4% (..) er vindt geen indexering plaats over kapitaallasten en overige opbrengsten. Het indexeringspercentage in de GWW-sector is volgens de CBS veel groter dan deze indexering. Dit verschil in interpretatie leidde tot discussie binnen de ambtelijke organisatie; WSB + IB versus MO en DT. Het is voor de onderzoekers op dit moment onduidelijk of de overschrijdingen van het oorspronkelijke krediet naar voren komen in de begroting, danwel er een verklaring wordt gegeven op de wijze waarop men met de overschrijdingen omgaat. Er gaat in ieder geval geen duidelijk signaal uit van deze begroting dat de uitgaven voor de uitvoering van het watergebiedsplan Kamerik Kockengen groter uitvallen dan begroot. Datum 26 januari tot oktober 2012

Onderwerp ‘Kantelingsfase’ (term BMC)

Inhoud Citaat uit ambtelijke notitie ‘Communicatie, voortgang en bestuurlijke besluitvorming hoogwatervoorziening lintbebouwing polder Oud Kamerik:

Toelichting en verwonderpunten Vanaf 26 januari tot oktober 2012 produceert het Hoogheemraadschap veel tijdslijnen, overzichten, feitenrelazen. Er wordt ook een aantal haalbaarheidsonderzoeken/risicoanalyses uitgevoerd.

26


Datum 20 maart 2012

Onderwerp DB besluit tot het vrijgeven van GOP gelden.

‘Op 26 januari adviseert de commissie Systeem, Kwaliteit en Keten (SKK) het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden om de geplande uitvoering van de collectieve hoogwatervoorziening in Oud Kamerik tijdelijk op te schorten en aanvullend bebouwingsonderzoek uit te voeren. Dit advies is het gevolg van de ontstane discussie tijdens de vergunningsprocedure voor de aanleg van de kruising maalvliet en Kamerikse Wetering en tijdens het uitvoeren van overige werkzaamheden langs de wetering in de polder Oud-Kamerik’.

Aanleiding is de twijfel bij de commissie SKK of het collectief realiseren van de hoogwatervoorziening bij de polder Oud Kamerik niet toch beter individueel kan worden gerealiseerd.

Inhoud DB besluit: - de genoemde " 600.000,- uit de begroting 2012, tabel 8 pagina 40, bij het programma Watersysteembeheer, toe te kennen voor de bouw van gemaal Oud Kamerik volgens het Watergebiedsplan Kamerik & Kockengen.

Toelichting en verwonderpunten -DB stelt AB niet direct op de hoogte van dit besluit, conform de mandaatregeling kan dit ook. De financiering blijkt overgeheveld van Groot Onderhouds Plan middelen naar het watergebiedsplan, omdat grootonderhoud van een ander gemaal werd geschrapt. Dit gemaal is in het nieuwe plan niet meer nodig en de gereserveerde middelen voor het grootonderhoud van dit gemaal kwamen ter dekking van het nieuwe gemaal dat het gemaal ging vervangen.

De discussie over de gevolgen van deze herziening van standpunten lijkt een ‘trigger’ te zijn om investeringen in het kader van het watergebiedsplan tegen het licht te houden. De onderzoekers begrijpen uit navraag dat de kantelingsfase juist nu plaatsvindt, omdat MO in 2009 ambtelijk heeft besloten dat eerst het moederkrediet volledig besteed moet worden. In deze fase raakt het moederkrediet inderdaad op, en wordt dus nu ambtelijk naar aanvullende middelen gezocht, bijvoorbeeld door de post Indexering langlopende projecten aan te wenden.

Citaat uit besluit: ‘Het gemaal, dat in het watergebiedsplan nog gemaal Houtkade heet, maar na een uitgeschreven prijsvraag de naam Oud Kamerik heeft gekregen, valt onder het moederkrediet van watergebiedsplan Kamerik Kockengen. In de kostenraming van het watergebiedsplan is voor dit gemaal 1,15 M" opgenomen met de toevoeging: ‘Totale kosten 1,75 M", 600.000 gereserveerd in GOP voor renovatie gemaal Grechtkade. Dit gemaal verdwijnt in 20092011’.

27


Datum 24 april 2012

Onderwerp PoHo overleg Van Miltenburg en Van der Maat

Inhoud Betreft het opstellen van een collegevoorstel tot aanvullend krediet voor de uitvoering van Watergebiedsplan Kamerik Kockengen. Punt 4 Indexatie watergebiedsplan Kamerik & Kockengen. Opgemerkt wordt dat dit punt nadere discussie behoeft in het DT.

Toelichting en verwonderpunten Indexering is sinds de begroting 2010 opgenomen als structurele post genaamd ‘indexering grootschalige projecten’. De onderzoekers begrijpen dat er eerder op 10 april ook al een PoHo met deze strekking is gevoerd. De vraag is wat er wordt bedoeld met nadere discussie. De onderzoekers begrijpen uit navraag het volgende: ‘Er is inmiddels al heel wat discussie tussen concerncontrol en het DT over dit stuk (..) er is door de steller circa 5 maanden aan dit stuk (aanvullend krediet Kamerik Kockengen) gewerkt voordat het op de bestuurstafel besproken mocht worden (in juli 2012). De discussie betreft met name indexatie, uurtarieven en subsidies. Het is rond deze periode ambtelijk onduidelijk hoe hier mee om te gaan. Het uiteindelijke stuk wordt uiteindelijk fors herschreven, mede door het DT, ingediend.

Datum 8 juni 2012

Onderwerp Memo Jan Smorenburg aan Patrick Poelmann en Elie Miltenburg

Inhoud Het lijkt me goed om te melden dat binnen de organisatie dit onderwerp stevig speelt en dat deze problematiek binnenkort op de bestuurstafel verschijnt. De redenen en oplossingsrichtingen zullen in bestuursvoorstellen verwoord worden. De oorzaken zijn te vinden in: • indexatie van de kosten van deze langlopende programma’s; • toerekening van kosten naar de uurtarieven van het Ingenieursbureau • tegenvallers in de uitvoering • niet geraamde kosten Kamerik Kockengen. In dit watergebiedsplan is het probleem het grootst. In het kort komt het op het volgende neer:

Toelichting en verwonderpunten De memo is opgesteld op verzoek van de directie. De onderzoekers begrijpen uit navraag: ‘Op dit moment werd nog steeds er van uitgegaan dat de in de Voorjaarsnota 2009 voor Zegveld Oud Kamerik opgenomen 3 miljoen en het al aan de portefeuillehouder verstrekte memo van 17-3-2009 (kosten 10,75 miljoen, waarbij de inzet van de subsidie van 3,4 miljoen werd voorgesteld) gehonoreerd waren of zouden worden. De overschrijdingen bevonden zich ten opzichte van dit totaal (10,75 miljoen) zich binnen de 10%’. Deze memo geeft de indruk dat het college nu voor het eerst op de hoogte wordt gesteld van een kostenoverschrijding bij de uitvoering van watergebiedsplan Zegveld en Oud-Kamerik.

28


het aanvankelijk krediet van 2007 is groot 9,6 miljoen het gewijzigd plan was in 2009 geraamd op 12,4 miljoen • de huidige prognose is dat uiteindelijk het watergebiedsplan 13,7 miljoen gaat kosten. Dit betekent dat een dekking van ca. 4 miljoen moet worden gevonden. • •

De onderzoekers constateren dat dit niet zo is. Op 6 oktober 2009 wordt bij het collegevoorstel tot wijziging Kamerik Kockengen en Zegveld Oud Kamerik gemeld in de oplegnotitie dat er voor beide plannen hogere ramingen gelden dan er moederkrediet beschikbaar is.

Zegveld-Oud Kamerik. Dit watergebiedsplan wordt door de perikelen van Oud Kamerik duurder dan geraamd. Vooralsnog bevinden de overschrijdingen zich binnen de 10%. Datum 12 juli 2012

Onderwerp DB besluit aanvullend krediet watergebiedsplan Kamerik & Kockengen

Inhoud DB stelt aan AB voor: -aanvullend krediet van 4,1 mln (van 9,6 naar 13,7mln) ter dekking van de opgetreden inflatie sinds 2006 en de meerkosten als gevolg van nadere besluitvorming en de invulling van het plan op hoofdlijnen sinds 2007. -instemmen met de verwerking in de begroting 2013 en verder van de hiermee samenhangende kapitaallasten ter hoogte van 287.000 euro ten laste van het budget indexering jaarbudgetten grootschalige projecten. -kennis te nemen van de financiële risico’s 2013-2016 van 1,9 mln euro, het risico van verminderde subsidieopbrengst van 1 mln euro en een mogelijk claim van de aannemer van 650.000 euro.

Toelichting en verwonderpunten De onderzoekers begrijpen uit navraag het volgende: ‘Aan dit voorstel is gedurende de rit ontzettend veel gesleuteld, wat de leesbaarheid niet bevordert. Groot discussiepunt was het toepassen van welk indexeringsgetal: van CBS de grond/weg/ en waterbouwsector of die van HDSR’. e

In de inleiding van de toelichting (2 regel) staat: er is een risico van 3,55 mln. Dit bedrag staat echter niet zo vermeld in het collegebesluit. Dat werk volgens de onderzoekers verwarrend. Tabel 1 geeft aan dat tot 2012 in totaal 9 mln is uitgegeven aan de realisatie van het watergebiedsplan. Omdat veel maatregelen nog moeten worden uitgevoerd doordat vertraging is opgetreden en doordat te laat indexatie van kosten is toegepast is tot 2016 nog zeker 4,7 mln extra nodig. De projecten waar de overschrijding het grootst is zijn: -Bouw gemaal Houtkade -Hoogwatervoorziening Kamerikse Wetering

29


-Hoogwatervoorziening Teckop

De belangrijkste twee aangedragen redenen voor deze aanvraag zijn het ontbreken van een prijsindexering en het werken met een plan op hoofdlijnen. Gesteld wordt dat de HDSR indexering 1,7% per jaar is, maar die van de GWW (grond weg en waterbouwsector 3% per jaar en dat het tekort dan nog veel hoger zou zijn. De uitwerking van het plan betekent veel meer kosten, nu blijkt dat ‘meer dammen en watergangen moeten worden aangelegd’. De grootste kostenpost is echter Gemaal Oud Kamerik. Het college benoemt geen verontschuldiging, noch leermomenten en verbeterpunten/voorstellen voor verbetering. Het gemaal staat op de rand van Kamerik en Oud Kamerik. In het watergebiedsplan wordt dit gemaal nog gemaal Houtkade genoemd. Met een prijsvraag is de uiteindelijke naam van het gemaal bepaald. Dat is Oud Kamerik geworden.

30


Datum 23 augustus 2012

Onderwerp Commissie SKK

Inhoud -De Dijkgraaf opent en meldt direct dat een extern onderzoek zal plaatsvinden naar de besluitvorming en ambtelijke organisatie. Met name over de vraag of de organisatie nog alles onder controle heeft. -Bespreking variant lintbebouwing Kamerikse Wetering /Oud Kamerik -Bespreking voorstel aanvullend krediet watergebiedsplan Kamerik Kockengen

Toelichting en verwonderpunten In dezelfde vergadering worden zowel overschrijdingen bij de uitvoering van watergebiedsplan Kamerik-Kockengen als Zegveld-Oud Kamerik besproken. Dit versterkt het gevoel bij de commissieleden dat de organisatie en het bestuur structureel tekort schieten bij de controle op grote projecten. Samenvatting genoemde kritieken: -waarom worden we nu pas op de hoogte gesteld van kredietoverschrijdingen, terwijl deze in 2009 al bekend waren? -het is onterecht dat steeds naar het ontbreken van indexeringen wordt verwezen als belangrijkste oorzaak -zijn er niet veel meer projecten waar grootschalige overschrijding van budgetten aan de gang is? -het werken van grof naar fijn is verwarrend voor de mate waarin men ‘in control’ is. -was het DB eigenlijk zelf wel op de hoogte van de overschrijdingen? -waarom is er geen notitie met ‘leerpunten’/waarom stelt het DB geen evaluatieproces in’?

31


Datum 19 september 2012

Onderwerp AB besluit aanvullend krediet uitvoering Kamerik Kockengen

Inhoud Het AB besluit om: -in te stemmen met een verhoging van het uitvoeringskrediet met 1,0 mln, van 9,6 mln naar 10,6 mln, ter dekking van de prijsstijging van de gehele looptijd van het plan (2007-2016). -in te stemmen met de verwerking in de jaarbegrotingen van 2013 en verder van de kapitaallasten voor de 1 mln extra krediet ten laste van het budget ‘indexering jaarbudgetten grootschalige projecten’ voor gemiddeld 0,070 mln per jaar over twintig jaar.

Toelichting en verwonderpunten -Een AB lid merkt op dat het uitvoeren van een extern onderzoek naar de gang van zaken goed is, maar de basis ligt in een cultuur onderzoek naar de wijze waarop de HDSR wil communiceren met bewoners en derden en een reflectie op haar visie van de ‘maakbare samenleving’. -Veel discussie binnen het AB betreft de mate waarin het onderzoek door een onafhankelijke partij of een AB delegatie moet worden uitgevoerd. -Er worden tijdens deze vergadering twee moties aangenomen waarin het AB het DB verzoekt om rapportages over financiële overschrijdingen niet ter kennisgeving maar ter bespreking aan de commissies BMZ en SKK aan te bieden, met als doel om het AB de gelegenheid te geven haar toezichthoudende rol goed te kunnen uitvoeren. -Een aantal AB leden geeft aan dat het op basis van dit voorstel nog steeds niet goed snapt of er nu wel of geen oplossing is voor het dekkingsprobleem en of er nog extra aanvullende kredieten nodig zullen zijn. Het college geeft aan dit ook niet te weten. -Het AB besluit anders dan het DB op 12 juli 2012 voorstelt. Uit navraag leren de onderzoekers dat dit komt, omdat het AB eerst de rapportage wil ontvangen over het onderzoek naar financiële risico’s bij alle watergebiedsplannen (auteur dhr. Hesen), alvorens eventueel de 3 mln ter beschikking te stellen. Om de projecten wel door te kunnen laten gaan stelt ze 1 mln beschikbaar.

32



Onderwerp Ambtelijk feitenrelaas Watergebiedsplan Kamerik Kockengen

Inhoud Overzicht van diverse besluitvormingsmomenten en bestuurlijke rapportages met informatie over financiële ontwikkelingen.

Toelichting en verwonderpunten Het ambtelijk feitenrelaas leest als een verdediging tegen een beschuldiging dat het AB nooit is ingelicht over het niet toepassen van indexeringen in de prijsstelling en het bestaan van (voortdurende) kostenoverschrijding als gevolg van diverse oorzaken.

Datum 6 nov 2012

Onderwerp Managementletter 2012

Inhoud Brief van accountant Deloitte gericht aan de secretaris-directeur. Citaat: ‘Het gaat (in deze brief, red.) met name om bevindingen en actiepunten op het terrein van interne beheersing, rechtmatigheid en overige activiteiten die van belang zijn voor de kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering’.

Toelichting/ Verwonderpunten Op verzoek van Heemraad Miltenburg besteedt de steller met name aandacht aan de projectorganisatie van de rioolwaterzuiveringsinstallatie Utrecht en het begrip rechtmatigheid. De onderzoekers constateren dat deze brief geen concluderende opmerkingen bevat, maar wel een proces weergeeft waarin het waterschap (sinds 2007 voor zover de brief het beschrijft) werkt aan een betere beheersing van de financiële aspecten van grote projecten.

33


Bijlage: Uit het collegevoorstel van 6 oktober 2009. ‘Verbetering afwatering Kamerik Teylingens’. Samenvattend: Per variant is een realistische kostenraming gemaakt per deelgebied. Deze bedragen zijn inclusief indexering en stijgen van de uurtarieven. Variant: Planvariant VoorkeursAlleen Kamerikse Beschik-baar Beschik-baar met (Houtkade) variant gemaal Wetering als indexering Bron: ‘Doorsteek’ Grechtkade vaarweg Zegveld & Oud 3 2,5 3 3,3 1,8 3 Kamerik Kamerik & 12,5 12,4 11,1 25,5 9 11 Kockengen GOP 0,6 0,6 Totaal 15,5 14,9 14,1 28,8 11,4 14,6 In de kolom ‘Beschikbaar’ staat wat destijds is opgenomen in het vastgestelde AB besluit over het watergebiedsplan. Het verschil tussen de kolom ‘Beschikbaar’ en ‘Beschikbaar met indexering’ wordt veroorzaakt door indexering en hogere uurtarieven. De afdeling MO komt met een voorstel inzake de indexering problematiek. Dit voorstel wordt in overleg met de betrokken afdeling voor de Voorjaars Nota 2010 gedaan. In dit voorliggende voorstel gaat het om de keuze van de variant. Bezuinigingen mogelijk De uitvoering van de voorkeursvariant is "300.000,- duurder dan beschikbaar is. Voorgesteld wordt om op een aantal overige maatregelen uit het plan te bezuinigen zodat het beschikbare budget niet wordt overschreden: 1) Verdrogingbestrijding Kamerikse Nessen blijkt niet nodig te zijn ("50.000,-). 2) Aanleg en automatisering van een aantal stuwen in inlaten kan goedkoper, of eventueel zonder telemetrie ("150.000,-). 3) Bouwtechnische maatregelen voor bruggen ("100.000,-). Geen extra budget nodig De variant van de doorsteek kan, met de hierboven genoemde bezuinigingen, binnen het beschikbare budget worden uitgevoerd. Op dit moment is het nog uiterst onzeker wat de totale kosten voor het nieuwe gemaal worden. In deze tijd van economische crisis is het heel goed mogelijk dat de aanbestedingen positief uitvallen. Het is, zeker op dit moment, niet noodzakelijk dat het budget voor watergebiedsplan Kamerik & Kockengen verhoogd wordt.

34


Bijlage reactie afdeling MO in het kader van Indexering (toevoeging na reactie op feitenrelazen) - Voorjaarsnota 2009 (pagina 5): onder uitgangspunten staat vermeld ‘de indexering van langlopende projecten (watergebiedsplannen, KRW) is toegepast’. - Voorjaarsnota 2010 (pagina 8): onder uitgangspunten staat vermeld ‘de indexering van langlopende projecten (watergebiedsplannen, KRW) is toegepast’. - Begroting 2010: aparte reeks begroot als investeringsuitgaven (Tabel 4J pagina 62: 2010: 1,0 mio, 2011: 1,5 mio, 2012: 2,0 mio en 2013: 2,5 mio) - Begroting 2011 en 2012: reeks begrote investeringsuitgaven i.v.m. indexering is omgezet in begrote kapitaallasten in 2011 0,2 mio en in 2012 0,4 mio. - Bestuursvoorstel ‘Aanvullend krediet Watergebiedsplan Kamerik & Kockengen’: voor een deel van het extra krediet worden de kapitaallasten gedekt uit de voor indexering begrote kapitaallasten. Van de 0,4 mio voor indexering begrote kapitaallasten wordt 0,07 mio ingezet om de stijging van de kapitaallasten die voortkomen uit 1,0 mio hogere investeringsuitgaven door prijsstijgingen. Resumerend heeft MO Control wèl opvolging gegeven aan de toezegging in het collegevoorstel van 6 oktober 2009. Echter door de interpretatie van feiten in het feitenrelaas wordt deze toezegging echter geïnterpreteerd als expliciet voor het watergebiedsplan KamerikKockengen. Via voorjaarsnota’s en begrotingen (zie hierboven) is in zijn algemeenheid ‘een voorstel voor de indexeringsproblematiek’ uitgewerkt met als resultaat dat in de huidige exploitatie 0,4 mio euro beschikbaar is voor de kapitaallasten van de hogere investeringsuitgaven.

35

FEITENRELAAS WATERGEBIEDSPLAN ZEGVELD-OUD KAMERIK

Bijlage 2.2: Feitenrelaas watergebiedsplan Zegveld Oud Kamerik Onderstaande reeks van tabellen vormen samen het feitenrelaas waarop de onderzoekers een deel van hun bevindingen hebben gebaseerd. Elke tabel geeft een feit weer, zoals dit is aangetroffen via literatuurstudie, het afnemen van interviews, of anderszins aan de onderzoekers doorgegeven informatie. Elk feit is voorzien van een datum, of een duiding van een tijdsperiode. Achter elk feit staat een toelichting op dit feit door de onderzoekers of een subjectieve beschrijving van dat feit door de onderzoekers. De formuleringen zijn van de onderzoekers. Daar waar het citaten betreft uit interviews of literatuur zijn aanhalingstekens gebruikt. Besluiten van het Dagelijks Bestuur worden in de regel een of meerdere keren voor besproken in portefeuillehoudersoverleggen (poho’s). Voorstellen aan het Algemeen Bestuur worden in de regel een of meerdere keren voor besproken in de commissie BMZ dan wel SKK. De onderzoekers vermelden hier alleen die PoHo’s of commissievergaderingen die het verhaal van het feitenrelaas versterken.

Legenda (..)



1


Datum 18 aug 2003

Onderwerp Plan van Aanpak Watergebiedsplan Zegveld en Oud-Kamerik. Bijlage bij bestuursvoorstel SPR 03.115

Inhoud Doelstellingen van het watergebiedsplan: -’het in beeld brengen van de consequenties van het voorgestelde beleid ten aanzien van de regulering van onderbemalingen in waterhuishoudkundige, financiële en juridische zin; -het beter technisch onderbouwen van (effecten van) nieuw in te stellen waterpeilen door de integratie van actuele beleidsdoelstellingen als WB21 en GGOR; -het verbeteren van het proces en de communicatie rond waterbeheer in veenweidegebieden; -het verbeteren van de belangenafweging voor bestuurders in het kader van het peilbesluit, zodat heldere keuzes worden gemaakt op basis van objectieve criteria; -het vaststellen van een nieuw, breedgedragen peilbesluit voor Zegveld en Oud-Kamerik; -het in de praktijk realiseren van een duurzaam watersysteem in Zegveld en Oud-Kamerik’. Over organisatie: -’ er is een interne projectgroep (Ronald Hemel projectleider), een begeleidingsgroep (HDSR, provincie Utrecht, WLTO, Natuurmonumenten en anderen), -bestuurlijke keuzes worden genomen door het Dagelijks Bestuur. -’omdat het waterschap weinig ervaring heeft met interactieve processen (..) kan dit project als een pilot project worden gezien’.

Toelichting / Verwonderpunten In dit Plan van Aanpak wordt een onderbouwing gegeven voor de geografische afbakening van het plangebied: ‘omdat in de afvoergebieden Zegveld en Oud-Kamerik (..) bestuurlijke discussies actueel zijn’. De bestuurlijke discussies hebben beide betrekking op een geconstateerde complexiteit van peilbeheer in veenweidegebieden. De provincie Utrecht blijkt in het verleden ontwerp peilbesluiten van het HDSR in dit plangebied niet goed te hebben gekeurd omdat mogelijke schadelijke gevolgen niet voldoende in beeld waren gebracht. -Er ontbreekt een referentie aan een Bestuursopdracht. Wellicht is deze in het verleden ook niet gegeven. -Doelstellingen zijn geformuleerd in de vorm van activiteiten. -De onderzoekers missen een duidelijke positionering van het Algemeen Bestuur in het Plan van Aanpak. -Er is per fase een heldere indeling door de auteur gemaakt in werkzaamheden, producten en communicatiemomenten.

Fasering: -Inventarisatiefase

2


-inrichting- en beheersvarianten -integrale evaluatie en ontwerp-plan -inspraakfase

3


Datum 9 mrt 2004 – 8 nov 2006

Onderwerp Diverse momenten waarin gewerkt wordt aan de totstandkoming van watergebiedsplan Zegveld Oud Kamerik (op verzoek een-op-een toegevoegd door de onderzoekers na reacties op de feitenrelazen)

Inhoud - college 09-03-2004: akkoord met doorrekenen van div. varianten in maatregelenpakketten en e.e.a. ter bespreking voorleggen aan de commissie Watersystemen (WS) uit het algemeen bestuur: - cie. WS 14-04-2004: de varianten worden in een presentatie aan de commissie voorgelegd; vanuit de commissie wordt worden diverse suggesties gedaan en er wordt ook op gewezen dat ook het kostenplaatje een factor van belang is voor het algemeen bestuur en dat daar in de communicatie met de streek ook op gewezen moet worden. - college 13-07-2004: akkoord met een ontwerp op hoofdlijnen en deze presenteren op een gebiedsavond (de vierde inmiddels) op 21-07-2004. - college 02-11-2004: akkoord met ontwerp-plan en toelichting en met uitwerking daarvan tot het definitieve ontwerp; tevens akkoord om het definitieve ontwerp aan het algemeen bestuur (!) voor te leggen voordat het de inspraak in gaat. - college 14-12-2004: akkoord met definitief ontwerp-plan inclusief daarin opgenomen ontwerp-peilbesluiten en het algemeen bestuur voorstellen om dit alles vrij te geven voor inspraak. - cie. WS 10-01-2005: uitgebreide bespreking, geen eenduidigheid over inspraakrijp verklaren; het college moet nog een aantal zaken uitwerken en daarbij de reacties van GLTO en natuurorganisaties moeten betrekken; daarna ontwerp-plan al dan niet gewijzigd naar het algemeen bestuur ter beoordeling inspraakrijpheid. - ab-verg. 23-02-2005: uitgebreide bespreking, waarna wordt besloten om het ontwerp-watergebiedsplan en de ontwerp-peilbesluiten vrij te geven voor de inspraak. - college 03-05-2005: het college neemt kennis van het inspraakrapport en geeft aan dat er een aantal punten in de volgende vergadering een nadere uitwerking moet komen waarin ook aandacht moet worden besteed aan de opmerkingen uit het algemeen bestuur op 23-02-2005. - college 17-05-2005: akkoord met inspraakrapport en het ontwerp-plan en de ontwerp-peilbesluiten n.a.v. de inspraak en de opmerkingen uit het ab aanpassen, waarna e.e.a. ter besluitvorming kan worden voorgelegd aan het ab, waarbij tevens wordt gevraagd een krediet beschikbaar te stellen van " 7,1 miljoen. - cie. WS 02-06-2005: uitgebreide bespreking; de commissie adviseert positief over het voorstel met nog een aantal aanbevelingen, waaronder een oproep om meer subsidie binnen te krijgen dan de in het voorstel vermelde 15 à 20% van het gevraagde krediet en om bijzondere aandacht te besteden aan de communicatie. - ab-verg. 15-06-2005: wederom uitgebreide bespreking en met 17 stemmen voor en 7 tegen wordt het plan met de daarin opgenomen peilbesluiten vastgesteld en tevens wordt een krediet van ! 7,1 miljoen beschikbaar gesteld, met de inspanningsverplichting voor het college om 30% van dat bedrag te dekken door te verkrijgen subsidies. - cie. WS 08-11-2006: stand van zaken uitvoering watergebiedsplannen, waaronder Zegveld-Oud Kamerik, worden doorgenomen.

4


Datum 14 december 2004

Datum 10 maart 2005

Onderwerp DB Besluit tot vaststelling Ontwerp Watergebiedsplan Zegveld en Oud-Kamerik

Onderwerp Informatieavond Watergebiedsplan Zegveld en Oud-Kamerik

Inhoud 1.Kennis te nemen van het ontwerp watergebiedsplan Zegveld-Oud Kamerik met toelichting en dit goed te keuren; 2.De ontwerp-peilbesluiten die onderdeel uitmaken van dit watergebiedsplan vast te stellen; 3.Het ontwerp watergebiedsplan inclusief de daarin opgenomen peilbesluiten voor te leggen aan het AB met het verzoek dit vrij te geven voor inspraak; 4.In te stemmen met het voorgestelde vervolgtraject om in samenwerking met de streek de introductie van dynamisch peilbeheer uit te werken in een pilotproject; 5.In te stemmen met het voorgestelde vervolgtraject om samen met provincies, gemeenten en betrokken organisaties oplossingen uit te werken voor de middellange termijn om landbouw en natuur in het veenweidegebied duurzaam naast elkaar te laten bestaan.

Inhoud Verslag niet in bezit van BMC. De onderzoekers hebben uit mondelinge toelichting begrepen dat in die periode nog geen schriftelijke verslagen van gebiedsavonden zijn gemaakt.

Toelichting / Verwonderpunten Opmerkelijke punten in de notulen: de dominantie van de voorzitter in diverse opzichten. Met name in discussies met DB lid Versteeg. Verder opvallende zaken: ‘De voorzitter heeft het ontwerp doorgesproken met een aantal AB leden die uit het gebied komen’. Op de vraag van een aantal DB leden of dynamisch peilbeheer niet nader moet worden doorgesproken: ‘ laten we de inspraak maar afwachten’. Er is verder geen discussie of weerstand.

Toelichting / Verwonderpunten Er is geen verslag van de informatieavond. In het watergebiedsplan staat in de bijlage onder Communicatie het volgende: - ‘er zijn diverse gebiedsavonden gehouden (..) op kaarten kon men aangeven wat men wilde (..) voorstellen voor aanpassing zijn meegenomen in het concept plan’. Het is de onderzoekers niet duidelijk is hoe men zonder verslag dan de aanpassingen heeft kunnen doorvoeren.

5


Datum 3 mei 2005

Onderwerp DB besluit kennisneming inspraakrapport watergebiedsplan ZegveldOud Kamerik

Toelichting Het bestuur neemt kennis van het inspraakrapport inclusief de voorgestelde commentaren op de ingediende zienswijzen

Toelichting / Verwonderpunten Uit de notulen blijkt een brede discussie, die de indruk geeft dat men nog niet toe is aan inspraak, omdat het fundamentele dossiers betreft, zoals de consequenties van het werken met ‘dynamisch peilbeheer’, problemen in peilgebied 5 en medefinanciering door de provincie. -De voorzitter zegt volgens de notulen’ signalen te hebben opgevangen over het individueel betalen van collectieve hoogwatervoorzieningen. Hij wil echter geen ‘onrust veroorzaken’ en stelt voor een passage op te nemen dat de voorzieningen tegen de laagste maatschappelijke kosten moeten worden gerealiseerd, maar ook dat eventueel meerwerk wel voor rekening van particulieren komt.

Datum 17 mei 2005

Onderwerp Presentatie KAM aan het DB tijdens een DB vergadering

Toelichting Presentatie van het KAM Handboek (Kwaliteit, Arbeidsomstandigheden en Milieu). Bevat normering opstellen van een nieuw Watergebiedsplan en het handelen van delen van de organisatie. Bevat tevens verdeling van bevoegdheden.

Toelichting / Verwonderpunten Het KAM is opgesteld naar aanleiding van certificering van (delen van) het organisatieproces. De uitvoerende afdelingen vallen hier niet onder. Onduidelijk of voor de uitvoerende onderdelen (zoals het Ingenieursbureau) ook een certificering gaat gelden. Ook onduidelijk of het watergebiedsplan ZegveldOud Kamerik nog wordt aangepast naar aanleiding van het KAM Handboek.

6


Datum 17 mei 2005

Datum 27 mei 2005

Onderwerp DB besluit vaststelling inspraakrapport, aanbieden watergebiedsplan Zegveld en Oud Kamerik incl. peilbesluiten en definitieve nota aan het AB

Onderwerp Memo van dhr Kees van Vliet aan Eugène Meuleman, Daan Vergunst, Dijkgraaf, en Ton Versteeg, DB lid. Onderwerp: ‘Financiering uitvoering watergebiedsplan Zegveld en Oud-Kamerik’.

Inhoud DB besluit: -Inspraakrapport inclusief commentaren op de zienswijzen vast te stellen -watergebiedsplan en peilbesluit aan te passen conform oplegnotitie en aan AB aan te bieden ter besluitvorming -Aan het AB verzoeken een uitvoeringskrediet ter beschikking te stellen van 7,1 mln euro.

Toelichting / Verwonderpunten De onderzoekers maken uit de notulen van de DB vergadering op, dat er nog veel risico’s en onduidelijkheden kleven aan uitvoering van dit ontwerp watergebiedsplan. De onderzoekers verwonderen zich erover dat het watergebiedsplan toch aan het AB wordt aangeboden, zonder nadere duiding van risico’s ter bestudering daarvan.

Inhoud Ambtelijk voorstel om akkoord te gaan met ‘de herschikking van budgetposten ter grootte van " 350.000,- van het voor Zegveld gevraagde krediet in te zetten voor de eerder niet geraamde posten voorbereiding, bestek maken, aanbesteding en nazorg. Daarmee neemt de post onvoorzien echter wel af tot een niveau dat aanzienlijk onder het gebruikelijke ligt’.

Toelichting / Verwonderpunten Het college heeft blijkbaar op 17 mei 2005 een besluit genomen, waarin het in de aanloop naar de AB vergadering op 15 juni 2005 alsnog enige aanpassingen wil doen met betrekking tot financiering. Opvallend is dat deze aanpassing van de post ‘onvoorzien’ niet in de vorm van een DB voorstel gebeurt, maar middels een memo aan de algemeen directeur.

-Uit de notulen blijkt dat het werken met dynamisch peilbeheer risicovol is en veel financiële consequenties kan hebben waar met name de voorzitter niet op gerust is. -’ het college is van mening dat de uitvoering van het watergebiedsplan binnen het gevraagde krediet moet kunnen worden uitgevoerd (..) de secretaris heeft van de organisatie doorgekregen dat dit echter niet zondermeer mogelijk is (..) een aantal uren van de afdeling Projecten moet nog worden verdisconteerd (..) besloten wordt 7.1 mln ter beschikking te stellen. -’het college vindt de oplegnotitie bij dit voorstel zeer gedetailleerd en wil graag aandacht voor de leesbaarheid door zaken naar de bijlage te verplaatsen’.

7


Datum 15 juni 2005

Onderwerp AB besluit tot vaststelling watergebiedsplan Zegveld en Oud-Kamerik

Inhoud AB besluit: Gelet op voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden Gelet op advies commissie WS;

Toelichting/ Verwonderpunten Het Watergebiedsplan vermeldt niet hoe de organisatie van de uitvoering ter hand wordt genomen. Er staat wel een kostenindeling per peilgebied beschreven.

1.Kennis te nemen van het inspraakrapport met het voorgestelde commentaar op de naar voren gebrachte zienswijzen op het ontwerp watergebiedsplan en de ontwerp peilbesluiten voor Zegveld- en Oud Kamerik; 2.het inspraakrapport met het voorgestelde commentaar op de zienswijzen vast te stellen; 3.kennis te nemen van de voorgestelde aanpassingen in het ontwerp watergebiedsplan en de ontwerp peilbesluiten voor Zegveld en Oud-Kamerik naar aanleiding van de inspraak en de behandeling in de AB vergadering van 23 februari 2005; 4.het aangepaste watergebiedsplan en de bijbehorende peilbesluiten voor Zegveld en OudKamerik vast te stellen en ter goedkeuring voor te leggen aan Gedeputeerde Staten van Utrecht; -voor de uitvoering van het watergebiedsplan een maximum krediet beschikbaar te stellen van " 7,1 mln euro; -het dagelijks bestuur een maximale inspanningsverplichting op te leggen om 30% van het onder punt 5 genoemde bedrag te dekken door te verkrijgen subsidies.

De kostenverdeling (" 7.134.780,-) is als volgt (p. 101). Totaalkosten maatregelen " 4.591.250,Interne capaciteitskosten " 350.000,Onvoorzien " 247.000,Algemene kosten en risico " 363.182,BTW " 1.054.784,Directiekosten " 528.502,(prijspeil 2004)

Doelstellingen (par 1.3.) -Nieuwe, breed gedragen peilbesluiten voor Zegveld en Oud-Kamerik; -een inrichtingsplan voor een duurzaam

Er staat geen definitie van deze posten vermeld. Kosten volgens het Watergebiedsplan (tabel 8.2): - aanleggen hoofdwatergangen 118.250 -collectieve hoogwatervoorziening Hoofdweg 891.000 -collectieve hoogwatervoorziening Rondweg 303.500 -individuele hoogwatervoorziening 1.380.000 -realiseren nieuwe peilgebieden landbouw 598.250 -realiseren nieuwe peilgebieden natuur 465.450 -Realiseren EHS (natuurvriendelijke oevers) 150.000 -Aanvullende maatregelen natuur 324.000 -Overig (o.a. stuwen automatiseren) 360.700 Totaal (excl. Btw) Totaal incl. onvoorzien, btw, directiekosten

4.591.250 7.134.781

Bijlage 12, bevat een meer gedetailleerde kostenraming per project. Een deel van de namen van de projecten komt overeen met de lijst op hoofdlijnen, maar er staat

8


watersysteem in Zegveld en Oud-Kamerik; Knelpunten (samenvatting) -drooglegging en onderbemaling in het veenweidegebied (belangen agrariërs vs natuur) -aan- en afvoer van water -beheer en onderhoud Algemene inrichting (projecten) 1.Verbeteren watersysteem -aanwijzen van hoofdwatergangen in polder OudKamerik -verbeteren van de Rietveldse Kade -verbreden van de watergang langs de Rietveldse Kade in Zegveld -Tegengaan van lekkage uit de Haak via de Bosweg -Vervangen/aanleggen en automatiseren van stuwen en inlaten voor bestaande peilgebieden -aanleggen en automatiseren van stuwen en inlaten voor nieuwe peilgebieden -vervangen van duikers in hoofdwatergangen die een hydraulisch knelpunt vormen -controleren of de huidige duikers in tertiaire watergangen goed werken 2.Realiseren hoogwatervoorzieningen -collectieve hoogwatervoorzieningen langs de Hoofdweg, de Rondweg. -individuele hoogwatervoorziening (niet bekend waar of hoeveel) 3.Realiseren van nieuwe peilgebieden landbouw en natuur -aanleg waterkerende dammen -aanleg duikers -aanleg en automatisering gemalen -Graven (hoofd)waterwegen

ook een aantal ‘nieuwe’ namen. Onder de kop ‘onzekerheden in de kostenraming’ staat: -het dichten van de Rietveldse kade (..) kosten zijn afhankelijk van de gekozen methode; -opknappen Bosweg (..) onduidelijk hoeveel ‘slechte’ locaties er zijn; -individuele hoogwatervoorzieningen (..) aantal onbekend; -de kosten per individuele hoogwatervoorziening Verder merken de onderzoekers op dat collectieve hoogwatervoorzieningen niet zijn voorzien langs de Kamerikse Wetering. Er zijn individuele hoogwatervoorzieningen voorzien voor de ‘verspreide bebouwing in het gebied’. Maar voor de exacte maatregelen is nader onderzoek nodig. Dit punt blijkt later van groot belang te zijn in de discussie met Dorpsplatform Kamerik. De gedetailleerde kostenraming en risicoanalyse bevindt zich in bijlage 13. Mogelijk is deze belangrijke paragraaf niet volledig onder de aandacht gekomen van alle AB leden bij het besluit tot vaststelling. De kosten per maatregel staan in het Watergebiedsplan anders gethematiseerd dan in het AB besluit. Het is onduidelijk in hoeverre projecten nu overlappen of dat het gescheiden projecten zijn met een eigen doelbereik. Inspraakrapport Veel inspraakreacties betreffen de ‘vaagheid’ van de ontwerpnota Watergebiedsplan. Reacties als ‘het is mij niet duidelijk voor welke gebieden dit regime geldt’, of; ‘ik snap niet goed voor welke percelen dit geldt’. Ander voorbeeld dat vaak voorkomt: ‘ nergens staat hoe men

9


4.natuurvriendelijke oevers -realisatie van hoofdwatergangen langs de Grecht, in Oud-Kamerik en langs de Rietveldse Kade Inspraakrapport Alle ingekomen inspraakreacties op het ontwerp gegroepeerd naar thema of onderwerp, voorzien van een bestuurlijke reactie

dit wil realiseren’. Ook:’ er wordt niet duidelijk gemaakt hoe men tot bepaalde keuzes komt. Advies: maak maatwerk pakketten per gebied (Natuur- en Milieufederatie Utrecht)’. Samengevat komen de inspraakreacties hier op neer: - Veel waardering om een nieuw plan voor dit gebied op te stellen (was heel hard nodig) - het is een korte termijnplan (niet duurzaam) - de effecten van dynamisch peilbeheer zijn niet goed uitgewerkt - op onderdelen (zeer) vaag - input van diverse groepen en organisaties zeer beperkt meegenomen in het ontwerp. Scherper benoemen van planning, fasering en uitvoeringsmaatregelen per project

10


Datum Okt 2005

Datum 9 jan 2007

Onderwerp Overdrachtsdocument Watergebiedsplan Zegveld en Oud-Kamerik Auteurs R. Hemel en Ives Van Leth

Onderwerp DB besluit tot uitvoering watergebiedsplan Zegveld en Oud-Kamerik.

Inhoud -Organisatie en uitvoering -Hoofdlijnen plan, fasering en uitvoering -uitvoering per fase -Financiën

Toelichting/ Verwonderpunten Het document bevat een tabel met ‘taakverdelingen, verantwoordelijkheden, indeling in fasen, kostenraming drie varianten, gedetailleerde kostenraming van het plan, onzekerheden in de kostenraming’.

Bijlage met gedetailleerde kostenraming niet in bezit van de onderzoekers, ondanks navraag hierover.

Vanuit het MT is Eugene Meuleman verantwoordelijk voor bewaken voortgang en bijsturen planning. De afdeling Projecten van de sector Waterbeheer (WBP) zorgt voor uitvoering van de maatregelen. WBP (Ronald Kastelein) is verantwoordelijk voor controle op planning en budget. De planning van maatregelen is 2005-2009. SPR is trekker van twee vervolgtrajecten: dynamisch peilbeheer en overgangen landbouw-water. Daarnaast trekker van afhandeling regulering onderbemalingen. Uitvoeringsrisico’s worden niet benoemd, terwijl deze in het overdrachtsdocument Kamerik & Kockengen uitgebreid beschreven worden.

Inhoud Voorstel: 1.Kennis te nemen van de stand van zaken bij uitvoering van het watergebiedsplan Zegveld en Oud Kamerik. 2.Akkoord te gaan met de voorgestelde uitvoering van de regulering van onderbemalingen op grond van het vastgestelde watergebiedsplan en de goedgekeurde peilbesluiten. 3.De commissie Watersystemen op 17 januari te informeren over de uitvoering van het watergebiedsplan en de regulering van onderbemaling.

Toelichting/ Verwonderpunten De onderzoekers lezen het voorstel als enerzijds een tussentijdse voortgangsrapportage en anderzijds een verzoek tot het nemen van een besluit in het kader van de ‘procedure regulering onderbemaling’. Alhoewel dit niet expliciet vermeld staat lijkt de aanleiding voor dit voorstel te zijn ‘Uitvoering geven aan de procedure voor regulering van onderbemalingen (onder de kop Kanttekeningen)’. De auteur vermeldt dat deze procedure uitgebreid omschreven is in het Watergebiedsplan inclusief bijlagen. Onder de paragraaf uitvoering staat: ‘de uitvoering is in de tweede helft van 2005 ter hand genomen (..) als eerste concrete actie is een groot aantal ‘kleine knelpunten’ opgelost via zogenoemde geen-spijt maatregelen.

11


Vervolgens zijn diverse deelprojecten uitgevoerd. Onder communicatie: ‘ het blijkt wel (..) dat het opgebouwde draagvlak tijdens de planvorming niet altijd een garantie is voor medewerking van betrokkenen tijdens de uitvoering. Er volgt een uitgebreide lijst met ‘deelprojecten’, deze hebben een nummer en een naam, maar de hoofdprojecten uit het watergebiedsplan komen niet terug, waardoor lastig is te bepalen welk deelproject onder welk hoofdproject valt. Financiën: Er wordt gemeld dat diverse subsidies zijn toegezegd inclusief de omvang, De onderzoekers missen de context van deze subsidies en de mate waarin de subsidies de kosten van de projecten dekken. Vermeld is: ‘Tot nu toe is er voor " 755.903,- aan maatregelen uitgevoerd. Er is een bijlage met alle lopende projecten’. Verderop: ‘Tot en met 2009 zal er nog voor "6.350.000,- aan overige projecten worden uitgegeven. Dit loopt in de pas met de door het bestuur uitgetrokken "7.100.000,-. Tot dusver kunnen we financiële tegenvallers in het ene project opvangen met financiële meevallers uit een ander project’. Onduidelijk voor de onderzoekers is of het DB hier toestemming voor heeft gegeven en welke projecten dit zijn. Kennelijk heeft de ambtelijke organisatie de ruimte om te schuiven binnen de 7,1 miljoen. Tot slot: De planning is om niet het AB op de hoogte te houden van de vorderingen, maar in plaats daarvan de commissie Watersystemen. Onduidelijk is of dit gebeurt op basis van een vooraf gemaakte afspraak.

12


Datum (juli) 2007

Onderwerp Aanbieding door adviesbureau Alterra van het rapport ‘Effecten van waterpeil strategieën in veenweidegebieden, een scenariostudie in het gebied rond Zegveld’.

Inhoud De maaiveldhoogte van veenweidegebieden daalt in snel tempo. Onderbemalingen zijn soms nodig ten behoeve van de landbouw. Om de veenweidegebieden te behouden zal de wijze van drooglegging moeten worden aangepast. In deze scenariostudie zijn verschillende peilstrategieën en scenario’s doorgerekend op hun consequenties voor maaivelddaling en waterafvoer. Ook zijn de kansen van ander peilbeheer voor natuurontwikkeling bepaald.

Toelichting/ Verwonderpunten De onderzoekers begrijpen uit navraag over dit rapport het volgende: -Het onderzoek van Alterra was een van vele onderzoeken naar peilbeheer in het veenweidegebied, de meeste onderzoeken vonden en vinden plaats binnen programma’s waar het Waterschap, niet zijnde programmaleider, aan deelneemt door bijvoorbeeld actuele gebiedsgegevens aan te dragen -Er zijn minstens twee bijeenkomsten geweest waarin portefeuillehouders op de hoogte zijn gebracht van de resultaten van deze onderzoeken. -Dergelijke onderzoeken worden meestal niet, maar in uitzonderingen wel, voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur. -De resultaten worden ambtelijk gebruikt bij de gedachtevorming over beleid en plannen voor het veenweidegebied. - De onderzoekers zien dit rapport als een voorbeeld waaruit blijkt hoe complex peilbeheer in het veenweidegebied precies is en hoeveel exacte kennis dit vraagt. De kennisverwerving is blijkbaar continu, wat ook betekent dat er zeker in dit gebied sprake kan zijn van voortschrijdend inzicht in de planvorming.

Datum 27 feb 2008

Onderwerp Toepassing van prijsindexering, in het kader van de vaststelling van watergebiedsplan KRARK

Inhoud Naar aanleiding van de aanbieding van het ontwerp watergebiedsplan Kromme Rijn Amsterdam Rijn Kanaal (KRARK) discussiëren AB leden met het DB over de toepassing van prijsindexering gezien de lange looptijd van dit watergebiedsplan.

Toelichting/ Verwonderpunten Dit thema blijkt een leidend thema in de discussie over kostenoverschrijdingen bij zowel watergebiedsplan Kamerik Kockengen als Zegveld Oud-Kamerik. AB lid van Doorn: het plan wat voorligt heeft een looptijd tot 2016. Ik pleit voor indexering van kosten. Wat mij betreft nemen we een post onvoorzien op van 15%. Reactie de heer Ypma (DB lid, red.): bij de uitvoering van werk

13


geldt de marktprijs, indexering heeft hier niets mee te maken. De heer van Doorn pleit vervolgens opnieuw voor indexering van 2,5% per jaar, ‘omdat dit rust geeft in de begroting’. De heer Ypma reageert: ‘het is niet gebruikelijke voor een periode van 10 jaar. De begroting is niet heilig en kent marges’. Deze discussie zien de onderzoekers niet terug in het uiteindelijke besluit, waarin geen indexering wordt opgenomen, noch een extra post onvoorzien.

Datum April 2008

Datum 13 maart 2009 tot 17 maart 2009

Onderwerp Rapport MKBA Peilverandering Polder Zegveld, LEI

Onderwerp Kostenoverschrijdingen uitvoering watergebiedsplan Zegveld Voorbereiding PoHo van 17 maart 2009 incl.

Inhoud Onderzoek, uitgevoerd in het kader van het meerjarig project: Waarheen met het Veen. Betrokken partijen zijn Ministerie, gemeenten, HDSR, provincie Utrecht, Alterra.

Toelichting/ Verwonderpunten Uit navraag begrijpen de onderzoekers het volgende:

Inhoud Viertal bronnen: -E-mail van Kees van Vliet aan Astrid van Veldhoven (te weinig benodigd aantal uren ingeschat) 13/3/2009 -E-mail Erik van Capelleveen (hoofd watersysteembeheer) aan George Rouhof (qua kosten en planning loopt het HDSR niet

Toelichting/ Verwonderpunten Een aantal zaken komt tussen 13 en 17 maart 2009 tegelijk aan de orde (formulering van de onderzoekers): 1.Foutieve inschatting van de raming capaciteitsinzet bij het watergebiedsplanbesluit in 2005. 2.Twijfel bij MT of het programma ‘Waterkracht’ wel voldoende is opgepakt door de organisatie 3.Twijfel of bij andere grote projecten mogelijk ook kans op

-dit rapport was niet beschikbaar ten tijde van de vaststelling van het watergebiedsplan Zegveld Oud Kamerik. -de afweging om het veenweidegebied geschikt te maken voor landbouw wordt vanaf 2005 steeds vaker beschouwd op basis van een kosten-baten analyse, omdat het geschikt maken van veengebieden voor landbouw zeer kostbaar kan zijn -Dit rapport en andere rapporten heeft de ambtelijke organisatie gebruikt om de Provincie te bewegen mee te betalen aan functieveranderingen die het waterschap moet realiseren, als gevolg van provinciale beleidskeuzes. Daarnaast is dit rapport en andere rapporten gebruikt voor bijvoorbeeld subsidie aanvragen in het kader van FES-gelden.

14


ambtelijke voorbereiding met DB leden Elie Miltenburg en Huub van der Maat

meer in de pas met de oorspronkelijke planning + mogelijk teveel zelfstandig handelen ambtenaren). 13/3/2009 -Memo indicatieve kostenontwikkeling 17/3/2009 - Actielijst PoHo17/3/2009 In het PoHo op 17 maart 2009 wordt ‘besloten’: - afwijkingen in essentie een gevolg van uurtarief en indexering; - doorgaan met uitvoering tot het beschikbaar gestelde krediet van " 7,1 mln.

kostenoverschrijding aanwezig is 4.Wanneer stellen we de bestuurder op de hoogte? 5. Wat doet men ambtelijk zelfstandig en wat in overleg met de bestuurder. De memo stelt dat sinds 2007 4,5 mln is uitgegeven en dat het totaal waarschijnlijk 10,75 mln wordt. Daarnaast wordt gesteld dat 30% van 10,75 mln aan subsidiegelden haalbaar is. Oorzaken volgens de memo zijn de verkeerde urenraming, (ontbreken van) prijsindexering, bouwrente, kosten ten behoeve van het verwerven van subsidies en technische maatregelen (samen een afwijking van 3,6 mln). Deze raming van 10,75 mln is, zo blijkt de onderzoekers uit reacties op de feitenrelazen, heel lang heel goed gebleken. Alleen door de perikelen in Oud Kamerik en alle extra onderzoeken en extra maatregelen moet de raming herzien worden (tot ca 12 mln). Het ambtelijk advies is om het watergebiedsplan wel volledig uit te voeren en de overschrijding te accepteren. Vermeld staat ‘de prijsindexatie en de stijging van de uurtarieven zijn destijds bewust buiten de begroting gehouden om opgelost te worden op de momenten dat het speelt (..) dat moment is nu aangebroken. (..) zeer waarschijnlijk spelen de overschrijdingen ook bij andere plannen. (..) op korte termijn zal de omvang van de effecten bij de andere watergebiedsplannen in beeld worden gebracht en gepresenteerd aan DT en bestuur’. Uiteindelijk onderneemt men, als de onderzoekers zich baseren op de actielijst uit het PoHo, geen actie naar aanleiding van de ambtelijke melding. De enige ‘presentatie aan DT en bestuur’ die de onderzoekers kunnen terughalen is het portefeuillehoudersoverleg van 17 maart 2009. Kennelijk gaat de discussie over kostenbeheersing

15


wel door, maar alleen gevoerd tussen DT, afdelingshoofden en projectbeheerders. Datum 19 maart 2009

Onderwerp E-mail van Kees van Vliet aan Astrid van Veldhoven en Erik van Capelleveen

Inhoud Financiën Zegveld, met referentie aan de vergadering van het DB van 17 mei 2005 en de vergadering van het algemeen bestuur van 27 februari 2008.

Toelichting/ Verwonderpunten Citaat uit de mailing: ‘ mijn conclusie is dat we het probleem van de interne capaciteitskosten expliciet voorgelegd hebben aan DB en dat de secretaris dit ook heeft benadrukt in het DB (zie de notulen). In de oplegnotitie is hier ook 1 regel aan gewijd onder het kopje financiering, maar in het AB niet opgepakt. (..) De argumenten – over prijsindexering - (..) in het kader van de discussie in het AB over watergebiedsplan Kromme Rijn februari 2008 (..) kunnen we gebruiken als referentie om de discussie alsnog met een eenduidige beslissing af te ronden’. Ambtelijk twijfelt men of het DB wel een heldere boodschap heeft gekregen inzake de indexering van diverse kostenposten. In de notulen van de DB vergadering van 17 mei 2005 staan de volgende opmerkingen over interne capaciteitskosten in relatie tot watergebiedsplan Zegveld-Oud Kamerik: -’het college is van mening dat de uitvoering van het watergebiedsplan binnen het gevraagde krediet moet kunnen worden uitgevoerd. De secretaris heeft vanuit de organisatie het signaal gekregen dat dit niet zonder meer mogelijk is. Een aantal uren van de afdeling Projecten is nl. Nog niet verdisconteerd in de kredietaanvraag. Hier zal dan een oplossing voor moeten worden gevonden. Hij zal dit in het MT bespreken (..) besloten wordt voor de uitvoering een krediet beschikbaar te stellen van 7,1 mln’. Voor de opmerkingen in het AB van 27 februari 2008 zie de desbetreffende regel hierboven. Kenmerk van zowel de DB vergadering als de AB vergadering

16


lijkt te zijn dat er geen beslissing wordt genomen over de benodigde extra interne uren en het vraagstuk van indexering.

Datum April 2009

Datum 21 april 2009

Onderwerp Ambtelijk voorstel voor DB besluit over de aanvraag van FES gelden voor case Zegveld Noord

Onderwerp DB besluit over de aanvraag van FES gelden voor case Zegveld Noord

Inhoud DB Besluit: 1.De ondersteuningsbrieven ten aanzien van de FES-aanvraag te zenden aan de Provincies Utrecht en Zuid Holland; 2.De brieven waarin het waterschap de kanttekeningen en risico’s vermeldt ten aanzien van de business case Zegveld (..) te zenden aan de provincies Zuid-Holland en Utrecht 3.Met ingang van 2011 de jaarlasten van 4,8 mln aan extra investering op te nemen in de meerjarenraming bij de Voorjaarsnota. 4.Indien het algemeen bestuur besluit tot de nullijn, dan worden deze investeringen gehandhaafd ten koste van andere investeringen. 5.Dit voorstel ter kennisneming aan de commissie SKK voor te leggen.

Toelichting/ Verwonderpunten Bij punt 3 wordt het DB gevraagd om toestemming voor 4,8 mln extra investeringsmiddelen vanwege deelname aan de business case FES aanvraag Zegveld.

Inhoud DB Besluit: 1.De ondersteuningsbrieven ten aanzien van de FES-aanvraag te zenden aan de Provincies Utrecht en Zuid Holland; 2.De brieven waarin het waterschap de kanttekeningen en risico’s vermeldt ten aanzien van de business case Zegveld (..) te zenden aan de provincies Zuid-Holland en Utrecht

Toelichting/ Verwonderpunten De onderstaande regel is uit het ambtelijk voorstel verwijderd:

In het AB ruim een jaar later zal er discussie zijn over de vraag of dit achteraf wel verstandig is gebleken. Echter het DB heeft door een omissie (verklaring DB 27 mei 2010) vergeten dit stuk aan de commissie SKK door te zenden ter bespreking. Punt vijf is dus niet uitgevoerd.

4.Indien het algemeen bestuur besluit tot de nullijn, dan worden deze investeringen gehandhaafd ten koste van andere investeringen.

17


3.Met ingang van 2011 de jaarlasten van 4,8 mln aan extra investering op te nemen in de meerjarenraming bij de Voorjaarsnota. 4.Dit voorstel ter kennisneming aan de commissie SKK voor te leggen.

Datum 17 juni 2009


Inhoud ‘De grootschalige projecten/programma’s zoals watergebiedsplan en KRW zijn in de investeringen getrokken. Er zijn een aantal projecten die een lange looptijd hebben. Deze looptijd kan 8 a 10 jaar bedragen. Bij de vaststelling van de plannen is uitgegaan van het dan geldende prijspeil. De investeringen worden in de meerjarenraming meegenomen. De indexering is hierin nog niet meegenomen. Op termijn gaat dit budgettaire problemen geven.

Toelichting/ Verwonderpunten Voorgestelde aanpassing is om de volgende post te reserveren: ‘Indexering grootschalige projecten’ 2010: 1.000.000 2011: 1.500.000 2012: 2.000.000 2013: 2.500.000 Totaal: 7.000.000 Er ontbreekt een lijst, althans in de voorjaarsnota voor welke plannen en programma’s deze post van toepassing is. Over de motivatie voor het opnemen van deze post staat genoteerd: ‘Watergebiedsplan Zegveld is volop in uitvoering. Deze uitvoering geeft de nodige ontwikkelingen te zien. Met name de hoogwatervoorzieningen zijn veel ingrijpender en duurder dan voorzien. Naar verwachting vallen deze 3 miljoen duurder uit. Positief is echter wel dat de subsidiemogelijkheden er redelijk uitzien. Het tekort kan wellicht (deels) gecompenseerd worden; oorspronkelijk geraamd op 7 miljoen waarvan 30% via subsidies terugverdiend moest worden. Verwachting nu: 10 miljoen waarvan wellicht 3 miljoen via subsidies kan. (..) Redenen voor de overschrijding zijn o.a.: inflatie, hogere uurkosten (meer dan 100%) IB, maatregelen zijn duurder (meer dammen en duurder dan gepland) en onvoorzien maatregelen die wel noodzakelijk zijn maar waar geen budget voor is geraamd’.

18


Bij hogere ramingen van een dergelijke omvang is het volgens de onderzoekers duidelijker als het AB hierover voorafgaand aan de behandeling van de Voorjaarsnota een apart voorstel zou krijgen, met het concept besluit om dit bij accordering te verwerken in de Voorjaarsnota.

Datum 6 okt 2009

Onderwerp DB besluit over de detaillering van watergebiedsplan Zegveld en Oud Kamerik en een variantenstudie, evenals financiering van de uitvoering

Inhoud Het DB besluit: 1. Kennis te nemen van de detaillering van het watergebiedsplan Zegveld & Oud Kamerik (deelgebied Oud Kamerik), watergebiedsplan Kamerik & Kockengen en de mogelijke varianten voor afvoergebied Houtkade. 2. In afwijking van het vastgestelde watergebiedsplan in te stemmen met variant ‘de doorsteek’ 3. In te stemmen met de uitvoering van het gewijzigde plan binnen het totaal van de reeds eerder beschikbaar gestelde middelen (i.c. "14,6 mln).

Toelichting/ Verwonderpunten De genoemde 14,6 mln staat onder de kop Financiën als volgt beargumenteerd: ‘ De benodigde financiën zijn voor een deel afkomstig uit het watergebiedsplan Zegveld & Oud Kamerik (deel Oud Kamerik) en voor een deel uit het watergebiedsplan Kamerik & Kockengen. Vanuit het gebiedsplan Zegveld & Oud Kamerik is 3 mln beschikbaar. Dit is het reeds geïndexeerde bedrag waar in de voorjaarsnota rekening mee is gehouden. Voor het deel in het watergebiedsplan Kamerik & Kockengen is recent een gedetailleerde en meer realistische kostenraming van de planvariant gemaakt. Het bleek dat een aantal kosten niet waren opgenomen in het plan of te laag waren ingeschat. Oorspronkelijk was 9 mln geraamd. Volgens recente ramingen kost de uitvoering nu 10,5 mln. Overschrijding als gevolg van gemaal Houtkade en de kruising van de hoogwatervoorziening langs de Kamerikse Wetering (..) inclusief indexering en hogere uurtarieven komt de planvariant neer op 12,5 mln (..) De voorkeursvariant –de doorsteek- is qua kosten vergelijkbaar en kost 12,4 mln (..) Beschikbaar is vanuit Zegveld Oud Kamerik 3 mln, vanuit watergebiedsplan Kamerik Kockengen 11 mln en vanuit het GOP 0,6 mln, samen 14,6 mln’. In bijlagen staan de varianten uitgewerkt. De uitgewerkte plannen betekenen voor de Kamerikse Wetering een toepassing

19


van collectieve hoogwatervoorzieningen, terwijl in het oorspronkelijke plan staat dat nader onderzoek plaats zal vinden naar individuele hoogwatervoorzieningen. In dit besluit vinden een aantal ingrijpende zaken plaats: -ten eerste worden twee watergebiedsplannen gewijzigd, zonder het AB daarover te laten besluiten. -Ten tweede wordt besloten dat op basis van een detaillering een voorkeursvariant wordt uitgevoerd -Ten derde wordt besloten dat het uitvoeringskrediet gehandhaafd blijft, terwijl er geen verwijzing is naar de kosten van deze variant. -Ten vierde besluit het AB impliciet een nieuwe post in de Voorjaarsnota 2010 op te nemen ‘Indexering langlopende projecten’ om het geconstateerde tekort op het realisatiekrediet te dekken, terwijl dit besluit niet terugkomt in de besluitregels. Ook staat niet vermeld of de ambtelijke organisatie deze post naar eigen inzicht mag gebruiken, of dat daar een nieuw besluit van het AB voor nodig is en wie binnen de ambtelijke organisatie bevoegd is te kunnen besluiten over welk deel van de middelen. Dat blijkt later veel extra frictie op te roepen binnen de organisatie, met name tussen de afdelingen tussen MO en WSB.

20


Datum 23 feb 2010

Onderwerp DB besluit tot aangaan overeenkomst met de provincie Utrecht voor de uitvoering van maatregelen in het gebied ZegveldPortengen

Inhoud DB besluit 1. Overeenkomst aan te gaan met de provincie Utrecht voor de uitvoering van maatregelen in het gebied Zegveld-Portengen 2. In te stemmen met machtiging van de gebiedsportefeuillehouder, de heer Miltenburg, door de dijkgraaf voor het ondertekenen van de overeenkomst. Bijlage bij dit collegebesluit: -Overeenkomst met betrekking tot uitvoering programma van maatregelen ter verbetering van het waterbeheer in het gebied ZegveldPortengen (inrichting van een duurzaam watersysteem). -Controleprotocol provincie Utrecht accountantscontrole bij door de provincie gesubsidieerde instellingen

Toelichting/ Verwonderpunten Bij de Bijlage ‘Overeenkomst’ zijn bijgevoegd diverse kaarten van het plangebied en financiële overzichten. Van de toegekende " 5.051.600,- wordt " 2.246.350,aangewend voor de uitvoering van watergebiedsplan Zegveld – Oud Kamerik. De onderzoekers leren uit navraag het volgende: ‘In de vergadering van de commissie SKK op 27 mei 2010 (agendapunt Businesscases voor aanvragen FES-gelden) heeft dhr. Miltenburg wel degelijk melding gemaakt van het feit dat er een convenant is getekend met de provincie Utrecht voor de besteding van de eerste tranche FES-gelden. Het betreft werken die dan al volop in uitvoering zijn. Hij meldt daarbij dat deze FES-gelden los staan van de aanvragen die bij dit agendapunt aan de orde zijn, want hierbij gaat het om de tweede tranche van de FES-gelden’. Er staan in dit stuk financiële risico’s genoemd in de inleiding, terwijl die niet onder de paragraaf financiële risico’s zijn opgenomen Dat leest verwarrend. Bijvoorbeeld: -De rijksbijdrage is 4,9 mln (..) als de maatregelen niet voor 31 december zijn uitgevoerd, zal de provincie de bijdrage met een bedrag verminderen (overeenkomstig het niet bestede deel). Deze opmerking hoort juist onder financiële risico’s thuis, inclusief een beheersmaatregel. Verder staat er een verwarrende regel, die niet nader wordt toegelicht: ‘ om gebruik te maken van de subsidie wordt werk naar voren gehaald. Per saldo leidt dit tot besparing in de kapitaallasten in 2010 (..) het feit dat werk naar voren worden gehaald leidt tot extra kapitaallasten in 2011 en 2012’. De onderzoekers begrijpen uit navraag:

21


In de subsidieovereenkomst staat de eis dat de werkzaamheden voor 31 dec 2012 uitgevoerd moeten zijn. Deze eis, en het belang van de bestuurders om subsidies binnen te halen, heeft er toe geleid dat (te)veel projecten tegelijk in uitvoering zijn genomen.

Datum 27 mei 2010

Onderwerp Vergadering commissie SKK

Inhoud Business cases voor aanvraag FES-gelden

Toelichting/ Verwonderpunten Voor de AB leden komt het als een verrassing dat het DB samenwerkt met de provincie voor de aanvraag van een FES project gericht op Zegveld. Dit komt, volgens het DB, omdat per abuis een eerder besluit (21 april 2009) niet aan de commissie SKK is doorgezonden. De AB leden vinden het vreemd dat het DB deelneemt aan de FES aanvraag, terwijl de uitvoering van het eigen watergebiedsplan Zegveld veel emotie oproept bij de ingelanden. Zij stellen de regiefunctie van het waterschap ter discussie in deze. Daarnaast is het voor een aantal leden onduidelijk of zij wel toestemming hebben gegeven voor het uitvoeringskrediet van het FES project a 4,8 mln. Eerder dat jaar, 16 maart 2010, stuurt het lid Verheul vragen op aan DB om opheldering over een vermeende geheime rapportage. Dat blijkt de deelname aan de business case Zegveld te zijn. Tijdens de discussie op 27 mei 2010 stelt portefeuillehouder Van Miltenburg de AB leden gerust dat er geen sprake is van bewuste geheimhouding. Maar er wordt geen besluit genomen over de vraag van het AB over de regierol van het waterschap inzake communicatie naar de ingelanden in relatie tot de rol van de provincie. Het onderwerp blijft zonder vervolg. Op basis van de beschikbare stukken concluderen de onderzoekers dat het AB inderdaad nog geen toestemming had

22


gegeven voor het FES uitvoeringskrediet a 4,8 mln.

Datum November 2011

Onderwerp Bijeenkomst Dorpsplatform Kamerik

Inhoud Bespreking van de plannen voor de realisatie van een burg aan de Kamerikse Wetering en de realisatie van een gemaal, waar naast medewerkers van WSB en het IB ook de Dijkgraaf bij aanwezig is. Niet aanwezig is het verantwoordelijk DB lid dhr Miltenburg.

Toelichting en verwonderpunten De Dijkgraaf vraagt tijdens de bijeenkomst aan zijn eigen medewerkers of een aantal beweringen van het Dorpsplatform klopt dat er fouten tijdens de besluitvorming zijn gemaakt inzake een geplande collectieve hoogwatervoorziening. De medewerkers geven dit volgens het Dorpsplatform tijdens die bijeenkomst toe. De onderzoekers begrijpen uit navraag het volgende: Het gaat hier om de besluitvorming van 6 oktober 2009. In dat stuk staat dat de peilen niet wijzigen. Dat was niet geheel correct: het peil in de Kamerikse Wetering zelf wijzigt wel ten opzichte van het peilbesluit. Dat is destijds niet opgemerkt. Het voordeel voor de bebouwing was zo evident en de (in het peilbesluit vastgestelde) peilverlaging was puur voor de landbouw. Dat de in het peilbesluit vastgestelde peilverlaging ook juist wenselijk kon zijn voor de Kamerikse Wetering langs de lintbebouwing was destijds niet denkbaar. De onderzoekers begrijpen uit navraag ook dat: - de projectleider van WSB noch het DT vooraf niet op de hoogte werd gesteld van dit onderzoek - De Dijkgraaf een ‘oplossing wilde forceren’, omdat een technische oplossing in zijn optiek voor handen bleek Sterke ambtelijke regie had volgens de onderzoekers kunnen voorkomen dat een dergelijke bestuurlijke interventie nodig zou zijn bevonden en had tevens kunnen zorgen voor een sterke voorbereiding van deze interventie. De eenheid van bestuur door het DB wordt door afwezigheid van de portefeuillehouder niet sterk gecommuniceerd.

23


Datum Januari 2012

Onderwerp Instellen dinsdagochtendoverleg

Inhoud Het dinsdagochtend overleg is een gremium waarin bestuur en ambtelijke organisatie overleggen over de communicatie in relatie tot Kamerik en Zegveld

Toelichting/ Verwonderpunten Deelnemers zijn de Dijkgraaf, Hoogheemraad Miltenburg, Jan Smorenburg, George Rouhof, Eric van Capelleveen. Dhr Smorenburg vervult kennelijk de rol van waarnemend projectleider. De aanwezigheid van de Dijkgraaf duidt kennelijk op het zware gewicht dat het DB toekent aan het orde op zaken stellen in de externe communicatie op dit watergebiedsplan. Kennelijk zijn de voorgestelde waterhuishoudkundige ingrepen geen zuiver technisch vraagstuk meer, maar gepolitiseerde vraagstukken geworden.

Datum Januari 2012

Onderwerp Ambtelijke evaluatie Kamerik

Inhoud 1. Er is sprake van voortschrijdend inzicht, omdat de plannen Kamerik Kockengen en Zegveld Oud Kamerik uit 2007 resp. 2005 dateren. 2. Er moet een feitenrelaas komen 3. Communicatie is van belang ook tijdens de uitvoering 4. De bestuurlijke keuze om naast de gebiedscommissie met het dorpsplatform te overleggen is ongelukkig 5. Notuleer bijeenkomsten om toezeggingen scherp te hebben 6. Het bestuur wordt aanbevolen het eigen optreden te evalueren.

Toelichting en verwonderpunten Opvallende citaten: ‘ aan te bevelen een feitenrelaas toe te voegen aan de waan van de dag’ ‘gelijk hebben is niet hetzelfde als gelijk krijgen’ ‘het bestuurlijk geheugen is kort (..) wat ambtelijk overduidelijk is hoeft bestuurlijk (niet) meer zo te zijn’. De onderzoekers lezen deze evaluatie meer als een document gericht aan het bestuur dan een document gericht op verbeteren van het eigen ambtelijk handelen. Daarnaast is de evaluatie bijvoorbeeld niet gebaseerd op enquêtes onder bewoners of andere externe partijen. Overigens blijkt de term ambtelijke evaluatie verwarrend: niet alle ambtenaren zijn kennelijk op de hoogte dat dit document bestaat.

24



Onderwerp E-mail van Eugene Meuleman aan Elie Miltenburg en Patrick Poelmann

Inhoud Citaat e-mail: ‘gezien de gevoeligheid op het dossier Kamerick heb ik met mijn mensen afgesproken dat er vanaf nu alleen nog maar met de streek gecommuniceerd wordt dan nadat jullie daar expliciet jullie goedkeuring aan hebben gegeven. Dit betekent ook dat er pas berichten (van welke aard dan ook) uitgaan nadat jullie beiden daar expliciet mee hebben ingestemd’.

Toelichting/ Verwonderpunten De secretaris directeur maakt het Heemraad en de Dijkgraaf verantwoordelijk voor de communicatie op dit project. Volgens de onderzoekers is er behoefte aan een sterke ambtelijke procesregisseur. In plaats daarvan wordt juist de bestuurder met de praktijkuitvoering van communicatie belast.

Datum 10 april 2012

Onderwerp Brief gemeente Woerden over de gevolgen van wijzigingen van het peil ter hoogte van Van Teylingenweg/ Kamerikse Wetering

Inhoud Citaat uit de brief: ‘Indien besloten wordt om de peilwijzigingen door te voeren, verwachten wij een afstemmingsoverleg hoe met de mogelijke gevolgen van deze wijzigingen om zal worden gegaan. De volgende punten zullen ons inziens op dat moment besproken moeten worden:

Toelichting/ Verwonderpunten De brief is gericht aan Marian Marcek, extern ingehuurd projectleider en niet aan Jan Smorenburg Uit de interviews maken de onderzoekers op dat Jan Smorenburg aanspreekpunt is voor het onderwerp collectieve hoogwatervoorzieningen. Maar de brief is niet aan hem gericht.

! !

Het startpunt: wellicht doormiddel van een 0meting van de bestaande situatie Van Teylingenweg en/of Mijzijde; Aanvullend onderzoek: ! Geotechnisch onderzoek naar de mogelijke consequenties van de peilwijziging(en) voor de verhardingsconstructie; ! Onderzoek naar mogelijke gevolgschade door de peilwijziging(en) inclusief een inschatting van de hiermee gemoeide kosten; ! Belangen van derden. De mogelijke risico’s voor derden zullen in kaart

25


!

gebracht moeten worden; Plan voor de monitoring van de verhardingsconstructie: Het zettingsgedrag is een langzaam proces en zal daarom regelmatig vastgelegd moeten worden om inzage te krijgen, wat de werkelijke impact van de peilwijziging is op het zettingsgedrag van de weg. (..)

! Afspraken/ Overeenkomst met het HDSR omtrent mogelijke gevolgschade aan de verhardingsconstructie (..) Vooralsnog stelt de gemeente Woerden zich op het standpunt dat alle kosten als gevolg van schade aan de openbare ruimte voortvloeiend uit de werkzaamheden aan het watergebiedsplan Oud Kamerik voor rekening zullen zijn van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden’.

Datum 8 juni 2012

Onderwerp Memo Jan Smorenburg aan Patrick Poelmann en Elie Miltenburg

Inhoud Citaat uit de memo: ‘In het overleg dinsdagmorgen met de portefeuillehouders komen tal van zaken langs. Echter het financiële plaatje van de watergebiedsplannen Kamerik-Kockengen en Zegveld-Oud Kamerik is nog niet aan de orde geweest. Het lijkt me goed te melden dat binnen de organisatie dit onderwerp stevig speelt en dat deze problematiek binnenkort op de bestuurstafel verschijnt. (..)

Toelichting/ Verwonderpunten Het initiatief voor de agendering kwam van Jan Smorenburg en de notitie is opgesteld op verzoek van directeur George Rouhof.

De onderzoekers begrijpen uit navraag het volgende: Omdat het voorstel voor aanvullend krediet uitvoering Watergebiedsplan Zegveld Oud Kamerik en Kamerik Kockengen maar niet op de bestuurstafel belandde is ambtelijk aangedrongen bij de directeur om toch op zijn minst melding te maken van dit feit. Deze memo is daar een gevolg van.

26


Datum 31 juli 2012

Datum 23 augustus 2012

(..) Zegveld Oud-Kamerik wordt door de perikelen van Oud Kamerik duurder dan geraamd. Vooralsnog bevinden de overschrijdingen zich binnen de 10%.

De onderzoekers begrijpen uit de reacties op de feitenrelazen het volgende: ‘Op dit moment werd nog steeds er van uitgegaan dat de in de Voorjaarsnota 2009 voor Zegveld - Oud Kamerik opgenomen 3 miljoen en het al aan de portefeuillehouder verstrekte memo van 173-2009 (kosten 10,75 miljoen, waarbij de inzet van de subsidie van 3,4 miljoen werd voorgesteld) gehonoreerd waren of zouden worden. De overschrijdingen bevonden zich ten opzichte van dit totaal (10,75 miljoen) zich binnen de 10%’.

Onderwerp DB Besluit melding overschrijding en alsnog autoriseren investeringsuitgaven ten behoeve van watergebiedsplan Zegveld & Oud Kamerik

Inhoud 1.Kennis te nemen van de overschrijding op het investeringskrediet voor de realisatie van het watergebiedsplan Zegveld en Oud Kamerik, met 3,4 mln van 7,1 mln naar 10,5 mln 2.Een aanvullend krediet van 3,4 mln beschikbaar te stellen ter autorisatie van deze door verworven subsidies (totaal 3,6 mln) gedekte overschrijding.

Toelichting/ Verwonderpunten Het DB voorstel is, voor de financiële impact die het betekent, erg summier. De paragrafen financiële risico’s, kanttekeningen, uitvoering en communicatie zijn beperkt of niet ingevuld.

Onderwerp Bespreking commissie SKK van DB voorstel melding overschrijding en alsnog autoriseren van investeringsuitgaven ten behoeve van het watergebiedsplan Zegveld en Oud Kamerik

Inhoud De commissie adviseert: Doorgeleiden van het voorstel naar het algemeen bestuur met dezelfde opmerkingen als die zijn gemaakt onder agendapunt 7 (over aanvullend krediet voor het watergebiedsplan Kamerik & Kockengen)

Toelichting/ Verwonderpunten De volgende regel is toegevoegd op verzoek van de commissie SKK:

De onderzoekers zien dit terug in de versie die naar het AB zal gaan een maand later, nadat de commissie SKK om aanvullingen heeft verzocht.

3.Kennis te nemen van de raming dat voor een (collectieve) hoogwatervoorziening in Oud Kamerik minimaal 1,5 mln nodig zal zijn en dat het AB hierover een apart projectplan zal ontvangen.

27


Datum 19 september 2012 (verzet naar 25 september 2012 in een extra vergadering)

Onderwerp AB Besluit melding en alsnog autoriseren investeringsovers chrijding ten behoeve van watergebiedsplan Zegveld & Oud Kamerik

Inhoud 1.Kennis te nemen van de overschrijding op het investeringskrediet voor de realisatie van het watergebiedsplan Zegveld en Oud Kamerik, met 3,4 mln van 7,1 mln naar 10,5 mln. 2.Een aanvullend krediet van 3,4 mln beschikbaar te stellen ter autorisatie van deze door verworven subsidies (totaal 3,6 mln) gedekte overschrijding. 3.Kennis te nemen van de raming dat voor een (collectieve) hoogwatervoorziening in Oud Kamerik minimaal 1,5 mln nodig zal zijn en dat het AB hierover een apart projectplan zal ontvangen.

Toelichting/ Verwonderpunten Het college geeft in de oplegnotitie aan: ‘ Het AB kon alleen uit de investeringsrapportages van najaar 2011 en zomer 2012 afleiden dat er mogelijk serieuze financiële problemen waren c.q. niet tijdig een voorstel was ingediend om het – ook voor dit watergebiedsplan – ingevoerde indexeringsbudget daadwerkelijk in te zetten. ‘Het watergebiedsplan op hoofdlijnen is in 2005 vastgesteld toen de organisatie nog vrijwel geen ervaring had met dit soort grootschalige projecten’. ‘Het besluit om de veel duurdere doorsteekvariant te realiseren (zoals reeds besproken in de notitie over Kamerik & Kockengen). Dit had ook gevolgen voor Zegveld & Oud Kamerik. Zie ook de discussie in het feitenrelaas van BMC over Kamerik & Kockengen op deze datum over de discussie in het AB.

Datum 13 nov 2012

Onderwerp DB Besluit definitieve keuze voor collectieve hoogwatervoorzie ningen Kamerikse Wetering

Inhoud 1.De voorlopige keuze voor een collectieve hoogwatervoorziening langs de Kamerikse Wetering te Kamerik, om te zetten in een definitieve keuze. 2.Het plan van aanpak op 27 november 2012 in het college behandelen.

Toelichting/ Verwonderpunten

Datum 27 nov 2012

Onderwerp DB Besluit voorbereidingskre diet collectieve hoogwatervoorzie ning en planning

Inhoud U wordt voorgesteld: 1. Kennis te nemen van de planning voor het vaststellen van het projectplan en het peilbesluit. 2. Een voorbereidingskrediet van " 150.000,-

Toelichting/ Verwonderpunten Over risico’s en financiering merkt de steller op: ‘ Gelet op; • de raming van het benodigde krediet van 1,5 miljoen, waarvan het algemeen bestuur op 25 september 2012 kennis heeft genomen; • het advies van de commissie SKK om snel te beginnen en de

28


van projectplan en peilbesluit Oud Kamerik

beschikbaar te stellen voor de voorbereiding van het projectplan en peilbesluit. 3. Direct na besluitvorming de commissie SKK (gelet op de politieke gevoeligheid en het afwijken van de financiële regels) per brief in kennis te stellen van dit besluit.

financiële ruimte binnen het investeringsprogramma 2012; de investering is opgenomen in de begroting 2013 voor een bedrag van " 1 miljoen; • de doorlooptijd van het aanvragen van een bestuursvoorstel naar het AB; • en de financiële ruimte binnen het investeringsprogramma (watersysteembeheer), wordt het college geadviseerd: Een voorbereidingskrediet van " 150.000 beschikbaar te stellen en de commissie SKK te informeren over de voortgang en het beschikbaar stellen van het voorbereidingskrediet (de leden van BMZ ontvangen standaard een afschrift). •

De financiële consequentie van de wijziging van het benodigde krediet (stijging kapitaallasten circa " 35.000 per jaar 40 jaar afschrijven) op te nemen in de kredietaanvraag bij het AB in 2013 (..) 1. Indien geen voorbereidingskrediet wordt verstrekt en wordt gewacht op de uitkomsten van dit onderzoek en de behandeling daarvan door het algemeen bestuur, gaat heel veel tijd verloren. Het gebied dringt aan op een zo snel mogelijke realisatie van de werkzaamheden. Daarom is te adviseren om een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen, zodat de plannen voortvarend kunnen worden voorbereid. 2. De zo snel mogelijke realisatie herbergt een groot risico. Het is gezien de moeizame totstandkoming van de variantenkeuze zeker denkbaar dat nog stevige bezwaren worden ingediend. Of en in hoeverre deze tot vertraging leiden is ongewis. 3. De planning, die sluit op 10 juli 2013, is zeer geforceerd. Gezien de wettelijke termijnen zullen de afgesproken route van portefeuillehoudersoverleggen, collegebehandeling, commissie advisering en ab-besluit helemaal in elkaar geschoven moeten worden. Alle rek qua tijd is er uit’.

29


Bijlage: Uit het collegevoorstel van 6 oktober 2009. ‘Verbetering afwatering Kamerik Teylingens’. Samenvattend: Per variant is een realistische kostenraming gemaakt per deelgebied. Deze bedragen zijn inclusief indexering en stijgen van de uurtarieven. Variant: Planvariant VoorkeursAlleen Kamerikse BeschikBeschik(Houtkade) variant gemaal Wetering als baar baar met Bron: ‘Doorsteek’ Grechtkade vaarweg indexering Zegveld & Oud 3 2,5 3 3,3 1,8 3 Kamerik Kamerik & 12,5 12,4 11,1 25,5 9 11 Kockengen GOP 0,6 0,6 Totaal 15,5 14,9 14,1 28,8 11,4 14,6 In de kolom ‘Beschikbaar’ staat wat destijds is opgenomen in het vastgestelde AB besluit over het watergebiedsplan. Het verschil tussen de kolom ‘Beschikbaar’ en ‘Beschikbaar met indexering’ wordt veroorzaakt door indexering en hogere uurtarieven. De afdeling MO komt met een voorstel inzake de indexering problematiek. Dit voorstel wordt in overleg met de betrokken afdeling voor de Voorjaars Nota 2010 gedaan. In dit voorliggende voorstel gaat het om de keuze van de variant. Bezuinigingen mogelijk De uitvoering van de voorkeursvariant is "300.000,- duurder dan beschikbaar is. Voorgesteld wordt om op een aantal overige maatregelen uit het plan te bezuinigen zodat het beschikbare budget niet wordt overschreden: 1) Verdrogingbestrijding Kamerikse Nessen blijkt niet nodig te zijn ("50.000,-). 2) Aanleg en automatisering van een aantal stuwen in inlaten kan goedkoper, of eventueel zonder telemetrie ("150.000,-). 3) Bouwtechnische maatregelen voor bruggen ("100.000,-). Geen extra budget nodig De variant van de doorsteek kan, met de hierboven genoemde bezuinigingen, binnen het beschikbare budget worden uitgevoerd. Op dit moment is het nog uiterst onzeker wat de totale kosten voor het nieuwe gemaal worden. In deze tijd van economische crisis is het heel goed mogelijk dat de aanbestedingen positief uitvallen. Het is, zeker op dit moment, niet noodzakelijk dat het budget voor watergebiedsplan Kamerik & Kockengen verhoogd wordt.

30


Bijlage reactie afdeling MO in het kader van Indexering (toevoeging na reactie op feitenrelazen) - Voorjaarsnota 2009 (pagina 5): onder uitgangspunten staat vermeld ‘de indexering van langlopende projecten (watergebiedsplannen, KRW) is toegepast’. - Voorjaarsnota 2010 (pagina 8): onder uitgangspunten staat vermeld ‘de indexering van langlopende projecten (watergebiedsplannen, KRW) is toegepast’. - Begroting 2010: aparte reeks begroot als investeringsuitgaven (Tabel 4J pagina 62: 2010: 1,0 mio, 2011: 1,5 mio, 2012: 2,0 mio en 2013: 2,5 mio) - Begroting 2011 en 2012: reeks begrote investeringsuitgaven i.v.m. indexering is omgezet in begrote kapitaallasten in 2011 0,2 mio en in 2012 0,4 mio. - Bestuursvoorstel ‘Aanvullend krediet Watergebiedsplan Kamerik & Kockengen’: voor een deel van het extra krediet worden de kapitaallasten gedekt uit de voor indexering begrote kapitaallasten. Van de 0,4 mio voor indexering begrote kapitaallasten wordt 0,07 mio ingezet om de stijging van de kapitaallasten die voortkomen uit 1,0 mio hogere investeringsuitgaven door prijsstijgingen. Resumerend heeft MO Control wèl opvolging gegeven aan de toezegging in het collegevoorstel van 6 oktober 2009. Echter door de interpretatie van feiten in het feitenrelaas wordt deze toezegging echter geïnterpreteerd als expliciet voor het watergebiedsplan KamerikKockengen. Via voorjaarsnota’s en begrotingen (zie hierboven) is in zijn algemeenheid ‘een voorstel voor de indexeringsproblematiek’ uitgewerkt met als resultaat dat in de huidige exploitatie 0,4 mio euro beschikbaar is voor de kapitaallasten van de hogere investeringsuitgaven.

31

FEITENRELAAS ENERGIEFABRIEK (RIOOLWATERZUIVERINGSINSTALLATIE NIEUWEGEIN)

Bijlage 2.3: Feitenrelaas Energiefabriek Onderstaande reeks van tabellen vormen samen het feitenrelaas waarop de onderzoekers een deel van hun bevindingen hebben gebaseerd. Elke tabel geeft een feit weer, zoals dit is aangetroffen via literatuurstudie, het afnemen van interviews, of anderszins aan de onderzoekers doorgegeven informatie. Elk feit is voorzien van een datum, of een duiding van een tijdsperiode. Achter elk feit staat een toelichting op dit feit door de onderzoekers of een subjectieve beschrijving van dat feit door de onderzoekers. De formuleringen zijn van de onderzoekers. Daar waar het citaten betreft uit interviews of literatuur zijn aanhalingstekens gebruikt. Besluiten van het Dagelijks Bestuur worden in de regel een of meerdere keren voor besproken in portefeuillehoudersoverleggen (poho’s). Voorstellen aan het Algemeen Bestuur worden in de regel een of meerdere keren voor besproken in de commissie BMZ dan wel SKK. De onderzoekers vermelden hier alleen die PoHo’s of commissievergaderingen die het verhaal van het feitenrelaas versterken.

Legenda (..)



1


Datum 3 mei 2005

Onderwerp DB besluit

Inhoud Vaststelling uitvoeringskrediet vervanging elektrotechnische en besturingsinstallatie rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein. Ter grootte van " 2.100.000,-. De onderzoekers hebben de ambtelijke oplegnotitie met doel, kosten, activiteiten en inzet wel opgevraagd, maar kan niet worden teruggevonden.


Onderwerp Haalbaarheidsstudie warmte-koudeopslag (WKO) Bedrijfsgebouw RIOOLWATERZUIVERINGSINSTALLATI E Nieuwegein

Inhoud Haalbaarheidsstudie voor warmte-koudeopslag (WKO) ten behoeve van het nieuw te bouwen bedrijfsgebouw van de rioolwaterzuiveringsinstallatie (rioolwaterzuiveringsinstallatie) Nieuwegein.

Toelichting/Verwonderpunten De voorzitter wil graag een overzicht van investeringen in deze rioolwaterzuiveringsinstallatie van de afgelopen vijf jaar en de komende vijf jaar, omdat er volgens hem regelmatig werken aan deze rioolwaterzuiveringsinstallatie worden uitgevoerd. Uit de interviews maken de onderzoekers op dat het hier om een reguliere vervangingsinvestering gaat, die niet op speciale aandacht voor deze locatie duidt. Toelichting/Verwonderpunten Het adviesbureau schrijft dit onderzoek te hebben uitgevoerd in opdracht van het HDSR om de haalbaarheid van energieopslag in een rioolwaterzuiveringsinstallatie te verkennen. Bellenbeluchting of Thermische Druk Hydrolyse (TDH) zijn begrippen die in deze studie niet voorkomen bij de variantenstudie . Het betrof een haalbaarheidsstudie voor aanpassing bedrijfsgebouw. De Energiefabriek bestond toen nog niet. Het bureau adviseert een ‘monobronsysteem’. In de conclusie staat dat deze traditionele, bekende techniek van deze vorm van energieopslag een terugverdientijd vergt van 4,2 jaar. Blijkbaar leeft nieuwbouw/vernieuwbouw van de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein al sinds 2007 of mogelijk daarvoor al.

2


28 april 2008

Memo aan deelnemers brainstormsessie over de ‘Toelichting MJA Zuiveringsbeheer’. (auteur dhr. Paul Timmerman)

-Toelichting op Meerjarenafspraak (MJA) 3 Zuiveringsbeheer, waarin de sector Zuiveringsbeheer van het waterschap zich ten doel stelt om projectmatig te werken aan reductie van energieverbruik. Verder ook: ‘Een meerjaren afspraak is een instrument om afspraken te maken op allerlei gebied tussen overheid en het bedrijfsleven om een vooraf gesteld doel te realiseren. De sector Zuiveringsbeheer (VvZB) heeft overeenstemming bereikt om aan te haken bij een al lopende MJA. Dit alles wordt begeleid door SenterNovem (..) De doelstellingen voor (..) de sector zijn uitgesmeerd over een periode van 2005 – 2020 (MJA-3). De doelstellingen uit de eerdere MJA’s blijven overeind (CO2-reductie, duurzame energie en ketenbenadering). Op dit moment wordt nog overlegd met de verschillende partners over de exacte invulling’.

- Vermeldt staat: de sector zuiveringsbeheer heeft overeenstemming bereikt over aansluiting bij het MJA3. -Onder de kop Plan van Aanpak staat: ‘onderzoek doen naar innovaties zoals het vervangen van puntbeluchting door bellenbeluchting’. De term bellenbeluchting zal in latere stukken een van de leidende thema’s blijken. Op 24 juni 2008 is college akkoord gegaan met ondertekening MJA3 (zie besluitenlijst DM 197048)

Onder de kop ‘planning’ staat: -Het opstellen van energie-efficiency-plannen is het eerste dat op ons afkomt. Vanuit de verleende vergunningen zijn i.h.k.v. de Wet Milieubeheer in meerdere vergunningen energieparagrafen opgenomen. Hierin is de verplichting vastgelegd dat een vergunninghouder onderzoek doet naar mogelijkheden het energieverbruik te reduceren. Binnen HDSR zijn voor 12 rioolwaterzuiveringsinstallaties al energiebesparingsonderzoeken uitgevoerd. Hierin worden voorstellen gedaan naar mogelijkheden om energie te besparen. Voor de overige vijf rioolwaterzuiveringsinstallaties moeten nog energieefficiency-plannen worden opgesteld’.

3


Datum 1 juli 2008

Onderwerp Ondertekening Unie van Waterschappen (UvW) van het meerjaren afspraak Zuiveringsbeheer, samen met het Ministerie van Economische Zaken

Inhoud De overeenkomst tussen Ministerie en Waterschappen houdt in dat de waterschappen vrijwillig maar niet vrijblijvend gaan samenwerken om het zuiveringsbeheer minimaal energieneutraal te organiseren met behulp van innovatieve technieken, in het kader van verduurzaming van de waterschappen.

Toelichting/Verwonderpunten Op 24 juni 2008 is college akkoord gegaan met ondertekening MJA3 (zie besluitenlijst DM 197048)

Datum 9 juni 2009

Onderwerp Memo van ambtelijke organisatie aan portefeuillehouder Jan Reerink

Inhoud ‘De Waterfabriek in relatie tot rioolwaterzuiveringsinstallatie Utrecht’

Toelichting/Verwonderpunten Geen financiële opmerkingen gevonden. In deze memo omschrijft men de context waarin het denken over een Energiefabriek plaatsvindt.

‘In 2008 is er door de Unie van Waterschappen Waterwegen in het leven geroepen. Dit project had tot doel het werk van de Waterschappen beter voor het voetlicht te brengen in de aanloop naar de verkiezingen. Alle waterschappen zijn in het kader van dit project uitgenodigd om innovatieve projecten in te dienen met een maatschappelijk raakvlak. Ook hdsr heeft een voorstel ingediend. De uiteindelijke ‘winnaar’ van waterwegen is ‘De energiefabriek’ dat is ingediend door een viertal schappen’. (..) ‘Het voorstel komt erop neer dat zuiveringen kunnen worden omgebouwd naar energie neutrale of zelfs energieleverende installaties’. (..) ‘Al het slib dat op onze installaties wordt geproduceerd wordt vergist op de rioolwaterzuiveringsinstallatie Utrecht en/of op de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein. Dit levert biogas waaruit met behulp van gasmotoren

4


elektriciteit en warmte worden opgewekt’. (..) ‘Op dit moment bevindt project rioolwaterzuiveringsinstallatie Utrecht zich in de initiatieffase. Er zijn nog een beperkt aantal varianten in beeld. In deze fase is het dan ook nog niet zinnig om op detailniveau te werken aan energieoptimalisatie van de verschillende varianten. Bij de nadere uitwerking komt het energievraagstuk en eventuele synergiemogelijkheden met andere bedrijven nadrukkelijk in beeld. Overigens is de energiefabriek nadrukkelijk bedoelt om een maatschappelijke discussie op gang te brengen. Waterschappen moeten in het afvalwater meer een bron van energie gaan zien en minder een afvalstroom waar energie ingestopt moet worden om deze te verwerken. Er zijn overigens oplossingen voor de rioolwaterzuiveringsinstallatie Utrecht denkbaar die niet in de energiefabriek worden beschreven maar een minstens zo’n goed energie rendement geven’. Datum 21 oktober 2009

Onderwerp Energie Efficiency Plan 2009-2012

Inhoud Voor de rioolwaterzuiveringsinstallaties in beheer bij het Waterschap staat een aantal Energiedoelen omschreven

Toelichting/Verwonderpunten Voor de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein is een van de doelstellingen onderzoek te doen naar slimme verwerking van slib en gas ten behoeve van energieproductie. Het rapport is ondertekend namens DT door George Rouhof. Uit latere navraag begrijpen de onderzoekers dat dit rapport aan het Dagelijks Bestuur is aangeboden ter kennisname (vermoedelijk op 29 september 2009 in poho en 12 januari 2010 ‘Toelichting op EEP’ in college).


Onderwerp Memo Paul Timmerman aan het DB

Inhoud Toelichting Energie Efficiency Plan (EEP) ‘Inleiding Op 1 juli 2008 heeft de Unie van Waterschappen namens alle waterschappen in Nederland de meerjaren afspraak

Toelichting/Verwonderpunten Geen opmerkingen over financiering gevonden. Wel staat de inhoud van een EEP toegelicht in de memo: ‘In het EEP 2009 – 2012 is een lijst met maatregelen

5


Zuiveringsbeheer (MJA3 Zuiveringsbeheer) ondertekend. De overeenkomst is gesloten met het ministerie van economische zaken. Doelstelling Om de energie-efficiency over de gehele zuiveringsbranche te verbeteren is afgesproken dat de gezamenlijke branche over de periode van 2005 – 2020 een energiebesparing van 30%, met een gemiddeld tempo van 2% per jaar, nastreeft’. ‘Om aan de afgesproken energie-efficiency verbetering invulling te geven is afgesproken dat elk waterschap een energie-efficiency plan (EEP) opstelt voor telkens een periode van vier jaar’.

Datum 23 novem ber 2009

Onderwerp Memo ter attentie van Jan Reerink en Guus Beugelink Auteur Maarten Boersen Bedoeld voor PoHo 24 november 2009

opgenomen waarbij een reële inschatting is gemaakt van de verwachte energiebesparing. Elk waterschap streeft in de planperiode van 2009 – 2012 naar een minimale verwachte energiebesparing van 8%. De besparingen worden voornamelijk behaald door maatregelen uit te voeren waarvan de terugverdientijd kleiner is dan vijf jaar. Ook de aanpassingen op de rioolwaterzuiveringsinstallatie’s Woerden en Bunnik (ombouw van punt- naar bellenbeluchting) zorgen voor aanzienlijke besparingen. De benoemde maatregelen in het EEP 2009 – 2012 van De Stichtse Rijnlanden komt neer op een verwachte energieverbetering van ruim 12%’.

Inhoud -Ambtelijk voorstel om niet rioolwaterzuiveringsinstallatie Utrecht maar rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein in te brengen als case voor het project Energiefabriek. ‘Gezien de dynamiek rond deze rioolwaterzuiveringsinstallatie en de invloed op de slibstrategie’.

Toelichting/Verwonderpunten Hier vinden we de eerste financiële opmerkingen terug:

-Gevraagde concrete doelen zijn een voorontwerp en een business case die eind februari 2010 beschikbaar moeten zijn omdat dat de deadline is waaraan de andere waterschappen zich houden. Op basis van deze twee stukken kan een projectvoorstel worden ingediend.

Een Kosten Baten Analyse Waterbeheer is een methode die in 2009 en 2010 met behulp van een extern bureau is ontwikkeld en geïmplementeerd binnen het HDSR (bron: handleiding KBW 2011).

‘De Energiefabriek bestaat uit drie pijlers, realisatie, onderzoek en marketing. Omdat wij laat instappen moet er op korte termijn resultaat geboekt worden. De business case wordt uitgewerkt in lijn met de kosten baten analyse waterbeheer (KBW)’.

6


-Globale planning en kosten: ‘In het oorspronkelijke plan is uitgegaan van een urenbesteding (intern) van 400 uur. Daarnaast werd rekening gehouden met een kosten post van " 25.000,= per waterschap. Gezien het late moment van instappen is het gewenst externe ondersteuning te zoeken voor het uitvoeren van dit project. De leiding van dit project en de coördinatie met andere waterschappen binnen dit project wordt door eigen medewerkers uitgevoerd. De kosten voor externe begeleiding schatten wij voor ons waterschap in op maximaal " 40.000,=. Dit project wordt kan worden gedekt vanuit de begroting 2010’.

Datum 5 feb 2010

Onderwerp Rapport Case Energiefabriek rioolwaterzuiverings installatie Nieuwegein, auteur bureau Brightwork.

Inhoud Uitwerking business case voor de ombouw van rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein tot energieproducerende installatie. Een grafiek uit het hoofdstuk kostenberekening is aan het einde van dit feitenrelaas weergegeven.

Opvallend is dat het werken volgens de KBW methode nog moet worden geïmplementeerd in de organisatie in 2010, terwijl men in de memo van november 2009 schrijft dat de KBW methode de leidraad van handelen wordt. Het opnemen van KBW in dit voorstel was een pilot, zo begrijpen de onderzoekers uit de interviews en later ook naar aanleiding van de reacties op de concept feitenrelazen.

Toelichting/Verwonderpunten Het rapport bevat een hoofdstuk Kostenberekening met daarin onder meer: -de uitgangspunten bij de kostenberekening -bouwkosten zijn " 4.930.000,-. Het bedrag is voor de onderzoekers lastig af te leiden omdat er alleen deelkosten worden vermeld, geen totaalbedrag. Of hier ook de kosten voor renovatie van de rioolwaterzuiveringsinstallatie bij inbegrepen waren is de onderzoekers niet bekend. In hoeverre de rapportage zich verhoudt tot de KBW richtlijn staat vermeld in de bijlage bij dit feitenrelaas. Het rapport omvat een onderzoek naar kansen Energiefabriek Nieuwegein. Het is een technisch rapport van derden. Het rapport is, zo begrijpen de onderzoekers uit reacties op het concept feitenrelaas, bedoeld voor intern gebruik door de afdeling en niet direct voor besluitvorming.

7


- Er wordt geen afweging tussen mogelijkheden gemaakt, alleen een innovatieve technologie op haalbaarheid getoetst. -Het is de onderzoekers onduidelijk wat nu de totale kosten zijn wanneer het DB zou besluiten tot instemmen met de ombouw van de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein tot energieproducerende installatie. -Hoofdstuk ‘Conclusies’ bevat alleen technisch inhoudelijke conclusies, geen conclusies over draagvlak in de omgeving, een stakeholders analyse noch financiële kaders. Ook subsidiemogelijkheden door Senter Novem worden niet genoemd. Er is geen samenvattende opmerking gevonden wat de totale kosten zijn voor het realiseren van een Energiefabriek waarbij zowel de technologieën TDH en vergassing worden ingezet. Het rapport is slecht leesbaar voor diegenen die de financiële consequenties willen weten. De onderzoekers concluderen (mede op basis van vergelijking inhoudsopgave) dat de KBW richtlijn niet is gehanteerd bij het opstellen van het business case rapport. Datum 8 juni 2010

Onderwerp DB besluit tot onderzoeken haalbaarheid Energiefabriek

Inhoud U wordt voorgesteld

Toelichting/Verwonderpunten In het DB voorstel staan de volgende financiële opmerkingen:

1. te onderzoeken of het financieel en technisch haalbaar is de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein uit te voeren als energiefabriek. 2. Een onderzoeksbudget van " 370.000,= beschikbaar te stellen t.b.v. een proefopstelling en dit budget te dekken uit het onderzoeksbudget 2010 en de begrotingswijziging in Bestuursrapportage nummer 1 te formaliseren.

‘Naar aanleiding van de resultaten van de onderzoeksfase zal een voorbereidingskrediet worden aangevraagd. Deze aanvraag wordt onderbouwd met een kosten-baten analyse waterbeheer (KBW). De terugverdientijd van de investeringen in thermische slibdesintegratie en vergassing van zuiveringsslib is geraamd op 8-10 jaar. Naast het realiseren van thermische slibdesintegratie en vergassing van zuiveringsslib is in het concept energiefabriek ook voorzien in een aantal minder rendabele energiebesparende

8


3. dit ter kennisname in te brengen bij de commissie BMZ i.c.m. een presentatie. In het rapport wordt verwezen naar de business case door te verwijzen naar ‘de presentatie van het business case rapport afgelopen mei’.

maatregelen. Wanneer ook deze maatregelen worden doorgevoerd op de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein dan wekken we 160% van de energie op die voor het zuiveren van het afvalwater nodig is. Dit betekent dat er een fors overschot aan energie ontstaat dat vermarkt kan worden. De terugverdientijd van het hele concept van de energiefabriek wordt hierdoor 15 jaar. Het perspectief van het realiseren van een energiefabriek op de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein in termen van investeringen en invloed op de VE tariefsontwikkeling ziet er als volgt uit. Het tarief voor zuiveringsheffing bedraagt in 2010 " 53,94. De kostenpost ‘onderdelen Energiefabriek’ bedraagt " 3 .900.000,-. De totale kosten bedragen "11.100.000,-. Verder: ‘Het realiseren van de energiefabriek kan kostenneutraal: de investeringen verdienen zich terug uit de besparing op de kosten voor de inkoop van energie en de opbrengsten uit verkochte energie’. Deze opmerking is gebaseerd op de verwachting dat de Energiefabriek een groot overschot aan Energie zal produceren, wat vermarkt kan worden. ‘De kosten van de onderzoeken voor de energiefabriek rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein bedragen " 370.000,=. Met dit specifiek onderzoeksbudget is geen rekening gehouden in de begroting 2010. Het benodigde budget kan door te verwachten onderbesteding in 2010 wel worden vrijgemaakt. Eventueel moet hiervoor bij de Burap 1 een begrotingswijziging worden doorgevoerd. Het college is bevoegd in te stemmen met de voorgestelde besteding. Er zijn twee subsidietrajecten opgestart om een deel van de onderzoekskosten te dekken. Toegekende subsidiebedragen worden in mindering gebracht op dit onderzoeksbudget. Daarnaast wordt onderzocht of het haalbaar is een commerciële

9


partij als cofinancier te betrekken bij de onderzoeken naar en de realisatie van de vergassingsinstallatie. Voor het onderzoek naar de thermische slibdesintegratie is subsidie aangevraagd bij Agentschap NL. Het subsidiebedrag bedraagt maximaal " 600.000,=. De subsidie wordt ingezet voor het uitvoeren van onderzoek met een proefinstallatie. Dit onderzoek voeren we samen met waterschap Vallei en Eem, waterschap de Dommel en Stowa uit. Voor het onderzoek naar vergassing is een subsidie bij Senter Novem aangevraagd. Er wordt een aanvraag voor de InnoWATOR regeling 2010 gedaan. Het onderzoekstraject naar vergassing kan door deze regeling voor 35% worden gesubsidieerd. Het subsidiebedrag bedraagt maximaal " 500.000,= per project. Er wordt onderzocht welke (subsidie)regelingen er zijn om de risico’s bij het realiseren van de eerste full-scale installatie te beperken’. Agentschap NL is de opvolger van Senter Novem. Mogelijk zijn verschillende subsidies aangevraagd bij dezelfde instantie maar met verschillende maximale bedragen. Het is de onderzoekers onhelder welke subsidie nu werkelijk wordt verwacht en hoe de verhouding is met de kosten van de HDSR voor de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein. De onderzoekers begrijpen het volgende op basis van reacties op het concept feitenrelaas: ‘Gaat om subsidieaanvraag in kader SBIR (DM275559) bij Agentschap.NL met een mogelijke subsidiebijdrage van " 50.000,- en een aanvraag in kader regeling Energie en Innovatie Effectieve en Efficiënte vergisting (DM292816) bij Agentschap.NL met een mogelijke subsidiebijdrage van " 50.000,-. Beide aanvragen zijn niet gehonoreerd’.

10


Datum 17 augustu s 2010

Onderwerp Presentatie voor de commissie BMZ

Inhoud Algemene presentatie over de aanleiding, doelstelling en uitvoering van de Energiefabriek.

Toelichting/Verwonderpunten Financiële opmerkingen: -’kosten energiefabriek: -0,08 tot +0,7 "i/e’. De afkorting i/e betekent euro’s per inwoner equivalent van de zuiveringsheffing. -’Kosten (10 miljoen maar rendabel)’ Verder ook een kostenfiguur, als bijlage aan het einde van dit feitenrelaas toegevoegd.


Onderwerp Memo aan Eugene Meuleman van Wim Heijbroek

Inhoud Verzoek om akkoord op boekhoudkundige wijziging.

Toelichting/Verwonderpunten Volledige tekst financiële aspecten uit de memo: ‘8 Juni jl. heeft DT ingestemd met een onderzoeksbudget van " 370.000 voor een proefopstelling op de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein. Het idee was om dit eenmalig te dekken in 2010 uit de onderbesteding van 2010. In de besluitvorming is dit geformuleerd als ‘!te dekken uit bestaande onderzoeksbudgetten’. Financieel technisch is dit in de projectadministratie opgenomen met een bijbehorend krediet van " 370.000. Dat is onjuist. Immers, dit wordt eenmalig gedekt in 2010 uit de onderbesteding 2010, die o.a. optreedt bij de onderzoeksbudgetten. Ik stel voor om het project te sluiten en de gemaakte kosten over te boeken naar de afdelingskostenplaats van ZB. Daarnaast wordt de aangemaakte verplichting in de projectenadministratie ook overgezet naar deze afdelingskostenplaats. Graag jouw akkoord om eenmalig " 370.000 vanuit kostenplaats 995 Algemeen voorzien over te hevelen naar afdelingskostenplaats 25 ZB – Zuiveringsbeheer.’

11


Datum 15 maart 2011

Onderwerp Powerpoint Presentatie: RIOOLWATERZUIVERINGSINSTALLATI E Nieuwegein: Onze Energiefabriek!

Inhoud Presentatie aan AB leden.

Toelichting/Verwonderpunten De onderzoekers begrijpen uit navraag dat de doelgroep de commissie BMZ betreft, presentator /auteur is Tonny Oosterhoff. Bij de bijeenkomst waren 12 AB leden aanwezig, zo leren de onderzoekers op basis van reactie op het concept feitenrelaas. Financiële opmerkingen: Kosten Energiefabriek: -0,08 tot +2,00 !/i.e • Wat kost het? • Investering " 1.560.000,= • Terugverdientijd 14,5 jr Over TDH: •

Wat kost het? • " 1.785.000,= • Terugverdientijd 4 jr

•

Wat kost het? • " 9.520.000,= (comb. TDH) • Terugverdientijd 9,4 jr

Over vergassing:

De samenvattende laatste sheet is achteraan dit relaas volledig weergegeven. Datum 15 maart 2011

Onderwerp DB Besluit om AB voor te stellen in te e stemmen met realisatie 1 fase Energiefabriek

Inhoud DB Besluit: - in te stemmen met de

Toelichting/Verwonderpunten De bijlage bij het voorstel bevat een summiere kosten baten analyse van diverse methoden om tot energieopwekking te komen conform de methode Kosten Baten Waterschap (KBW).

12


realisatie van e de 1 fase van de Energiefabriek Nieuwegein 2012 Doelen: Transformatie rioolwaterzuiveringsins tallatie Nieuwegein tot energiefabriek, bijdrage leveren aan innovatie, bijdrage leveren aan ontwikkeling rioolwaterzuiveringsins tallatie Utrecht. Activiteiten: -Vervangen puntbeluchters door bellenbeluchting -‘het realiseren van TDH’ Kosten Geen vermelding van uitvoeringskosten (bv ureninzet) voor fase 1. Wel vermelding van onderzoeksbudget groot " 100.000,- voor fase 2.

Verwijzingen naar onderliggende onderzoeken bestaan uit een opmerking over marktconsultatie vergassen zuiveringsslib. Naar de business case rapportage wordt in de inleiding verwezen als ‘ een verkennende studie begin 2010’. Verderop komt het begrip business case wel terug. In de inleiding van het voorstel staat ‘De eerste techniek is thermische druk hydrolyse (TDH). Deze techniek verbetert het gistingsrendement door zuiveringsslib voor de vergisting te kraken.’ In de presentatie aan de commissie BMZ is een mondelinge uitleg gegeven. -Het is onduidelijk waar de ramingen op gebaseerd zijn. Het is onduidelijk hoeveel ambtelijke uren nodig zijn en hoe deze worden gefinancierd. De ambtelijke uren van de afdeling ZB worden gefinancierd uit de exploitatie, de uren van het IB worden gefinancierd uit het project. -Informatie over fase 1 en 2 loopt door elkaar. Zo worden al voorbereidingskosten voor fase 2 genoemd, maar die vallen weer buiten het gevraagde besluit. In de Risico paragraaf staat dat geen risico analyse is toegepast, vanwege de opgedane ervaringen met proefinstallatie en de korte terugverdientijd. Het is onduidelijk voor de lezer dat de gevraagde " 3.345.000,- nog geen totaal investering is, maar een onderdeel van een groter bedrag, te weten " 9.520.000,-. Dit bedrag stond wel in de ambtelijke presentatie vermeld, maar komt niet terug in het AB voorstel.

Investeringen

13


- " 3.345.000,- voor realisatie bellenbeluchting en TDH gezamenlijk. ‘hiermee is in de voorjaarsnota 2011 rekening gehouden (..) en worden bij instemming verwerkt in begroting 2012’. De indeling hierboven in doelen, activiteiten, kosten en investeringen is gethematiseerd door de onderzoekers. Staat niet zo vermeld in het voorstel. Datum 12 april 2011

Onderwerp Commissie BMZ over DB voorstel e instemmen met 1 fase

Inhoud Commissie adviseert een risico paragraaf toe te voegen aan het voorstel en niet als hamerstuk door te geleiden.

Toelichting/Verwonderpunten De toegevoegde risico paragraaf ten opzichte van het origineel is marginaal en refereert niet aan een uitgebreide bijlage/haalbaarheidsonderzoek of risico analyse die eerder is uitgevoerd. Het beslispunt vermeldt niet het vereiste uitvoeringskrediet van " 3.345.000,-. De financiële paragraaf vermeldt een vervroegde afschrijving van twee puntbeluchters a " 125.000,-. Het is de onderzoekers niet duidelijk of dit per puntbeluchter is of voor de twee beluchters gezamenlijk.

14


Datum 18 mei 2011

Datum 18 mei 2011

Onderwerp AB Besluit e realisatie 1 fase Energiefabriek

Onderwerp Notulen AB vergadering van 18 mei 2011

Inhoud AB Besluit: -gelet op de presentatie over de Energiefabriek in de commissie BMZ van 17 augustus 2010 -gelet op de presentatie over de Energiefabriek op de themabijeenkomst zuiveren van afvalwater op 15 maart 2011;

Toelichting/Verwonderpunten De toegevoegde risico paragraaf ten opzichte van het origineel is marginaal en refereert niet aan een uitgebreide bijlage/haalbaarheidsonderzoek of risico analyse die eerder is uitgevoerd. Het beslispunt vermeldt niet het vereiste uitvoeringskrediet van " 3.345.000,-. De financiële paragraaf vermeldt een vervroegde afschrijving van twee puntbeluchters a " 125.000,-. Het is (de onderzoekers) niet duidelijk of dit per puntbeluchter is of voor de twee beluchters gezamenlijk.

In te stemmen met de realisatie van de eerste fase van de Energiefabriek Nieuwegein in 2012.

Er wordt niet vermeld dat de gecombineerde technologie van zowel TDH, bellenbeluchting en vergassing in totaal "9.520.000,- kost. Staat wel in de powerpoint presentatie van 15 maart 2012.

Inhoud Betreffende de agendapunten 1)Vervanging puntbeluchting rioolwaterzuiveringsinstallatie Leidsche Rijn en 2)Eerste fase Energiefabriek Nieuwegein

Toelichting/Verwonderpunten Ten aanzien van punt 1: -Verschillende AB leden vragen zich af waarom de puntbeluchting noodzakelijk is gezien het economisch onaantrekkelijke nadeel van vervroegde afschrijving van het bestaande systeem en de onzekerheid van toekomstige kosten -DB lid Reerink stelt:’ duurzaam werken staat vermeld in ons collegeakkoord (..) investeringen die de duurzaamheid bevorderen moeten financieel gezien verantwoord zijn (..) het voordeel van deze investering (dus niet de nadelen) staat in de kredietaanvraag beschreven (..) voor het voeren van een discussie over duurzaamheid is op dit moment geen tijd (..) het wachten op beleidsnota’s is niet relevant (..) de kosten voor vervanging kan men niet vergelijken met Nieuwegein (..) het college kan niet wachten op vertragingen door nadere onderzoeken. Ten aanzien van punt 2: -Veel AB leden hebben lof voor de vooruitstrevendheid van het college ten aanzien van dit project. -Tegelijkertijd missen veel AB leden een gedegen risico analyse. Het ontbreken van ervaring met dit nieuwe TDH systeem vraagt om prudentie, maar dat gevoel missen AB

15


leden bij het DB. -Een AB lid merkt op dat de motivatie voor de locatie Nieuwegein ontbreekt, evenals de gemiste kans dat dit project niet is gekoppeld aan het innovatiebeleid van het Waterschap. De keuze voor Nieuwegein is volgens de onderzoekers eerder al uitgebreid toegelicht in de rapportage ‘Business case’. -Een AB lid merkt op dat de motivatie voor de locatie Nieuwegein ontbreekt, evenals de gemiste kans dat dit project niet is gekoppeld aan het innovatiebeleid van het Waterschap. Onder het hoofdstuk RELATIE MET ORGANISATIEMISSIE, COLLEGEPROGRAMMA OF ANDERE BELEIDSDOCUMENTEN staat echter: ‘Dit project geeft invulling aan de kernwaarden innovatie en duurzaamheid.’

Datum 20 mei 2011

Onderwerp Rapport Marktconsultatie Energiefabriek Nieuwegein, Bureau Horizon

Inhoud Citaat rapport: ‘Het gekozen concept om te komen tot een energiefabriek bestaat uit thermische druk hydrolyse van het surplusslib waardoor er in de slibgisting meer biogas uit het rioolwaterslib geproduceerd kan worden. Het uit de vergister resterende slib zal gedroogd worden en vervolgens vergast worden. Het geproduceerde gas wordt vervolgens met een gasmotor omgezet in elektriciteit en warmte. (..)

Toelichting/Verwonderpunten Het rapport omschrijft de keuze van het waterschap om de TDH techniek te realiseren in de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein als een ‘super variant’, een zeer ambitieuze doelstelling.

Om een betrouwbare business case van de beoogde Energiefabriek op RIOOLWATERZUIVERINGSINSTALLATIE Nieuwegein op te stellen, waarbij alle mogelijke alternatieven onderzocht en beoordeeld zijn, heeft HDSR geconcludeerd dat een verbreding van informatie gewenst is. HDSR heeft besloten

16


hiertoe een marktconsultatie te laten uitvoeren door Horizon Solutions B.V. Deze rapportage beschrijft de uitgevoerde marktconsultatie (..) In de opties waarbij de bestaande slibgisting in bedrijf blijft, zijn de kapitaallasten en bedrijfsvoeringkosten van de slibgisting in de evaluatie meegenomen. De kapitaalslasten zijn geschat op "160.000,= per jaar, zijnde de rente en aflossing van de investering van 3 mln euro, exclusief de investering voor de WKK en warmtevoorziening. De exploitatiekosten zijn op "40.000 per jaar geraamd, zijnde de door HDSR geschatte onderhoud en beheerkosten van "90.000,= minus de reeds separaat opgenomen onderhoudskosten voor de WKK installatie á "30.000. Alle prijzen zijn weergegeven inclusief 19% BTW. De evaluaties zijn in onderstaande tabel samengevat: Investering

Netto Contante Waarde

Interne Rentevoet

Besparing zuiveringstarief per i.e. hele waterschap

Huidige situatie Huidige situatie geoptimaliseerd

" 595.000,= " 745.000,=

- " 10.596,= " 1.140.515,=

3,8% 21%

n.v.t. " 0,07

Besparing zuiveringstarief per i.e. slib leverende zuiveringen n.v.t. " 0,27

Directe Verbranding Directe vergassing

" 8.925.000,= " 8.925.000,=

" 1.015.003,= " 2.013.311,=

6%

" 0,06

" 0,24

7%

" 0,12

" 0,47

17


Hydrolyse Hydrolyse + verbranding Hydrolyse + vergassing

" 1.785.000,= " 9.520.000,= " 9.520.000,=

" 2.415.353,= - "153.650,=

17%

" 0,14

" 0,56

4%

-" 0,01

-" 0,03

" 359.498,=

4%

" 0,02

" 0,09

Uit deze tabel blijkt dat de optie hydrolyse, financieel de beste oplossing is. Verder is het toevoegen van verbranding dan wel vergassing nadat er reeds hydrolyse is toegevoegd aan de installatie, verliesgevend. – EINDE CITAAT-

Datum 5 juli 2011

Onderwerp Memo van DB aan de commissie BMZ Risicoanalyse toepassing TDH

Inhoud Kennisneming van risicoanalyse toepassing Thermische Drukhydrolyse

Toelichting/Verwonderpunten Er worden geen (toekomstige) beslispunten voorgesteld danwel een verder bestuurlijk traject omschreven. De risico analyse zelf (rapport danwel presentatie) is niet als bijlage toegevoegd. Er wordt vermeld dat het financiële risico van realisatie van de TDH laag is, terwijl later (medio 2012) blijkt dat er wel degelijk een hoog financieel risico is gelopen. Deze risico’s blijken op voorhand niet voorzien.

Datum 2 nov 2011

Onderwerp Haalbaarheidsstudie TSO installaties voor rioolwaterzuiverings installatie Nieuwegein

Inhoud Rapport uitgevoerd door adviesbureau IMD over een variantenstudie op de toepassing van Thermische Slib Ontsluiting (TSO).

Toelichting/Verwonderpunten Conclusie van de onderzoekers is dat de realisatie van een TSO systeem energieneutraal kan worden gerealiseerd en dat er op de kosten van een toekomstig rioolwaterzuiveringsinstallatie in Utrecht kan worden bespaard. ‘Door toepassing van de TSO kan rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein duurzaam en kosteneffectief worden ingezet, bovendien kan de Energiefabriek gerealiseerd worden. De terugverdientijd van alle scenario’s in het rapport vergt ruim 10 jaar. Er wordt geen energieoverschot geconstateerd, zoals wel wordt beoogd. Doel van het rapport (in opdracht van afdeling Zuiveringsbeheer) was

18


beoordelen of TSO proces technisch en financieel haalbaar was. Bij Aanbevelingen staat wel vermeld ‘Door de toepassing van TSO kan rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein duurzaam en kosteneffectief worden ingezet, bovendien kan de Energiefabriek gerealiseerd worden.’ Datum 29 november 2011

Onderwerp Vergadering commissie BMZ over de uitgevoerde Risico analyse TDH

Inhoud Tabel, met daarin per omschreven risico een raming van financiële impact en een indicatie van de mate waarin dit risico kan voorkomen, uitgedrukt in percentages.

Toelichting/Verwonderpunten De auteur refereert aan toepassing van de NAR-methodiek (Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement). Het risico ‘raming van de investering’ heeft een financieel gevolg van "1.500.000,- en een kans van 80% dat dit risico zich voordoet, volgens de auteur. Het risico ‘Exploitatie’ heeft een financieel gevolg van " 25.000,- per jaar en een kans van 30% dat dit zich voordoet. Het risico ‘Opbrengsten’ heet een financieel gevolg van "75.000,- per jaar en een kans van 30% dat dit zich voordoet. Vermeld wordt dat in de business case wordt uitgegaan van een investering voor TDH van "1.785.000,- en een jaarlijkse netto opbrengst van "440.000,-. De terugverdientijd wordt gesteld op vier jaar. Bij het maximale risico zal de investering uitkomen op " 3.285.000,- en de netto opbrengst met " 100.000,dalen tot "340.000,- per jaar. De terugverdientijd komt dan uit op ruim 9,5 jaar. Dit is ruim binnen de levensduur van de installatie. -Er lijkt geen risico analyse studie beschikbaar te zijn, alleen dit A-4tje. - Onbekend is hoe de berekening van kosten heeft plaatsgevonden en welke kengetallen zijn gebruikt. -De onderzoekers krijgen uit navraag de volgende verklaring waarom de risicoanalyse niet voor de AB vergadering van 18 mei 2011 is opgesteld: ‘In voorstel werd het risico laag ingeschat (ervaring proefinstallatie en korte terugverdientijd). Was de bedoeling en zat in de planning’. -‘De business case’ is als document niet aan de risico analyse toegevoegd. -Onduidelijk is of men dit document extern of intern heeft opgesteld. De onderzoekers begrijpen uit navraag het volgende: ‘Het document is opgesteld met ondersteuning van een controller van de afdeling Management

19


ondersteuning die risico analyses als aandachtsgebied heeft’. -De aanduiding ‘kosten per jaar’ is niet gelimiteerd tot een bepaalde einddatum, dus de totale kosten zijn onbekend.

Datum December 2011

Datum Jan/feb 2012

Onderwerp IB doorrekening kosten realisatie TDH technologie

Onderwerp Projectteam zoekt naar mogelijkheden de kosten alsnog te reduceren

Inhoud IB raamt de kosten op basis van het voorontwerp realiseren TDH hoger dan het beschikbare krediet.

Toelichting/Verwonderpunten -De onderzoekers hebben de raming van het IB ingezien. De raming bevat geen oplegnotitie (de raming was niet voor het bestuur opgesteld, maar voor de afdeling Zuiveringsbeheer). De resultaten van de doorrekening (in tabelvorm) is voor een niet ingewijde lastig te begrijpen. -De onderzoekers begrijpen uit navraag dat er geen interne second opinion plaats vindt op deze raming.

Inhoud De projectorganisatie concludeert over de oorzaken van de hogere raming ten opzichte van het moederkrediet het volgende: 1. Bij het onderzoek door Brightwork (Business case rapport zijn de inpassingskosten niet meegenomen. 2. Bij het rapport Marktconsultatie door bureau Horizon zijn de overhead kosten niet meegenomen.

Toelichting/Verwonderpunten Het projectteam rekent het de beide externe bureaus aan dat het foutief niet mee berekenen van bepaalde kostenposten ertoe heeft geleid dat het AB een te lage raming van kosten gepresenteerd krijgt. Dit baseren de onderzoekers op de interviews.

20


Datum April 2012

Onderwerp Melding overschrijding krediet

Inhoud Wim Heijbroek meldt aan Jan Reerink dat het e beschikbare krediet realisatie 1 fase Energiefabriek niet voldoende is.

Toelichting/Verwonderpunten Er zitten in ieder geval 12 weken tussen de ambtelijke constatering van het tekort en de melding aan de verantwoordelijk portefeuillehouder. Uit interviews leiden de onderzoekers af dat dit deels komt omdat de portefeuillehouder in de eerste maanden van 2012 bijzonder druk was met andere dossiers. Daarnaast geven zij aan dat er veel tijd is gestoken in het controleren of er inderdaad wel sprake was van een hogere raming.

Datum 9 mei 2012

Onderwerp Melding overschrijding krediet

Inhoud Wim Heijbroek meldt aan Jan Reerink dat het e beschikbare krediet realisatie 1 fase Energiefabriek niet voldoende is. Dit is de portefeuillehouder in de wandelgangen aangekondigd met de toezegging dat er een memo zou komen. Daar zou deze dan mee naar college kunnen. Dat duurde lang omdat men eerst zekerheid over de berekening wilde hebben.

Toelichting/Verwonderpunten Er zitten in ieder geval 12 weken tussen de ambtelijke constatering van het tekort en de melding aan de verantwoordelijk portefeuillehouder. Uit interviews leiden de onderzoekers af dat dit deels komt omdat de portefeuillehouder in de eerste maanden van 2012 bijzonder druk was met andere dossiers. Daarnaast geven zij aan dat er veel tijd is gestoken in het controleren of er inderdaad wel sprake was van een hogere raming en of er alternatieven waren die konden voldoen aan de projectdoelstelling. Deze datum komt voort uit reacties op het concept feitenrelaas. Niet door de onderzoekers zelf vastgesteld.

Datum Mei/juni 2012

Onderwerp Ambtelijk voorstel verzoek aanvullend krediet

Inhoud Voorgesteld wordt het beschikbaar gestelde krediet voor e de uitvoering van de Energiefabriek 1 fase te verhogen met " 1.625.000,- tot een totaalkrediet van " 4.970.000,-.

Toelichting/Verwonderpunten Ambtelijk voorstel te kiezen om door te gaan op de reeds ingezette koers.

Volgens de ambtelijke notitie wordt een deel van de hogere raming ("900.000,-) veroorzaakt door een fout in de business case om alleen met kale investeringskosten te rekenen.

De omvang van deze KWB bijlage is conform de verwachtingen van de onderzoekers. Het bevat gestructureerde informatie rondom de belangenafweging. Bij het aanvankelijke besluit van 18 mei 2011 is veel minder helder en uitgebreid beargumenteerd.

21


Op basis van de KBW methode (als bijlage toegevoegd) adviseert men door te gaan met de uitvoering conform AB besluit mei 2011. Datum Mei/juni 2012

Onderwerp Aanpassing ambtelijk voorstel verzoek aanvullend krediet door het DT

Inhoud De alternatievenafweging zoals die in de eerdere versie staat vermeld is naar de bijlage verplaatst.

Toelichting/Verwonderpunten De alternatievenafweging is nu verwijderd uit het collegevoorstel. De bijlage met de KBW methode blijft intact. De stellers maken de tekst minder technisch. Opvallend is dat de steller het eerder genomen AB besluit van mei 2011 anders samenvat, dan het feitelijk geformuleerde besluit. Op 18 mei 2011 besluit het AB ‘in te stemmen met de eerste fase van de Energiefabriek’. Maar volgens deze samenvatting zou men ook hebben ingestemd met een krediet van " 3.345.000,- voor de realisatie van bellenbeluchting en TDH, een terugverdientijd van 4 jaar voor de TDH technologie en een risicopost van " 1.500.000,- extra investeringsuitgaven TDH. Deze informatie staat inderdaad wel vermeld in de oplegnotitie, maar die informatie staat niet in de feitelijke besluitvormingsregel. Het komt de onderzoekers over als een puzzelstuk. Mogelijk verklaart dat veel onduidelijkheid bij de AB leden, waar ze nu precies over besluiten.

Datum 26 juni 2012

Onderwerp DB besluit om AB te verzoeken extra krediet beschikbaar te stellen voor realisatie van de Energiefabriek.

Inhoud Voorstel: -gelet op het AB besluit Energiefabriek Nieuwegein van 18 mei 2011 -gelet op de notitie Risicoanalyse toepassing Thermische Drukhydrolyse, commissie BMZ 27-09-2011 (DM 436439) -gelet op de notitie Risicoanalyse toepassing TDH, commissie BMZ 24-01-2012 (DM 485921) Stelt het college u voor om:

Toelichting/Verwonderpunten In het DB voorstel staat dik omkaderd op de eerste pagina van de toelichting een ‘samenvatting van het AB besluit van 18 mei 2011’. Volgens deze samenvatting heeft het AB besloten dat het uitvoeringskrediet " 3.345.000,- groot is en dat er een geraamde kans op overschrijding van dit krediet bestaat van 80% met een maximum van " 1.500.000,-. Echter, het AB besluit van 18 mei 2011 luidt letterlijk: ‘In te stemmen met de realisatie van de eerste fase van de Energiefabriek Nieuwegein in 2012’. In deze regel staat geen

22


e

Om het benodigd krediet voor de realisatie van de 1 fase Energiefabriek Nieuwegein met " 1.625.000,- te verhogen tot een totaal krediet van " 4.970.000,-.

krediet expliciet vermeld (Het krediet is bij de vaststelling van de begroting 2012 beschikbaar gesteld), noch het geraamde risico. Ook uit de notulen van de vergadering op 18 mei 2011 blijkt niet dat de AB leden kennis hebben genomen van dit financiële risico. -Het DB refereert aan twee beleidsstukken als kader voor dit project, te weten het MJA3 en het klimaatakkoord. Deze opmerking vinden de onderzoekers terug in de toelichting op het oorspronkelijke besluit op 18 mei 2011, maar niet toegelicht wat de concrete beleidsdoelen zijn in die twee stukken.

23


Datum 21 august us 2012

Onderwerp Commissie BMZ

Inhoud Bespreken DB voorstel aanvullend krediet Energiefabriek

Toelichting/Verwonderpunten De AB leden spreken uit dat zij het zeer verwonderlijk vinden dat alleen de kale investeringskosten zijn meegenomen. Zij vragen zich af of de organisatie geen checklist hanteert voor controle op externe adviezen. Een deel van de leden vraagt zich ook af of een heldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen ambtelijke organisatie en het college wel duidelijk zijn. Portefeuillehouder Reerink neemt het voorstel terug en herschrijft het, mogelijk opnieuw te agenderen bij de eerstvolgende commissie BMZ. Reerink stelt: het probleem was ambtelijk bekend in april 2012. De onderzoekers maken uit de interviews op dat echter al in december 2011 de ambtelijke constateringen van hogere ramingen werden gedaan.

Datum Medio 2012

Onderwerp Ambtelijk opstellen feitenrelaas

Datum 5 sept 2012

Onderwerp Bespreking aanvraag extra krediet Tonny Oosterhoff en George Rouhof

Inhoud Overzicht van diverse besluiten en andere relevante momenten in relatie tot de Energiefabriek

Inhoud Volgens het ambtelijk feitenrelaas wordt in dit gesprek besloten dat voor de realisatie van de TDH technologie in de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein een voorbereidingskrediet wordt aangevraagd, omdat de totale investeringen nog onvoldoende nauwkeurig in beeld zijn.

Toelichting/Verwonderpunten

Toelichting/Verwonderpunten Volgens het ambtelijk feitenrelaas bespreekt Tonny Oosterhoff dit niet direct met de portefeuillehouder maar alleen met directeur Rouhof. Maar vervolgens is het door Rouhof telefonisch met Reerink besproken. Deze gaat akkoord met de opzet van te schrijven stuk.

24


Datum 11 sept 2012

Onderwerp DB besluit beschikbaar stellen voorbereidingskrediet realisatie TDH

Inhoud DB besluit: Voor de totale voorbereiding van dit project een voorbereidingskrediet ter beschikking te stellen van " 178.500,-.

Toelichting/Verwonderpunten ‘Als uitvloeisel van het AB-voorstel van 18 mei 2011 is het bestuur akkoord gegaan met een uitvoeringskrediet van " e 1.785.000,= voor de realisatie van het TDH-deel van de 1 fase energiefabriek. Volgens de geldende regels is het college bevoegd 10% van het begrote krediet als voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen. Wij stellen u daarom voor om alsnog een voorbereidingskrediet van " 178.500,= te verstrekken voor de verdere uitwerking van dit project’. Het DB neemt een besluit om de uitgaven aan project Energiefabriek beter onder controle te houden, of in ieder geval beter te faseren. Echter zij stelt het AB nog niet direct in kennis, ondanks de aanstaande vergadering commissie BMZ. Kennelijk wil het DB zoveel mogelijk zelf de controle houden over dit project.

Datum 25 September 2012

Onderwerp Commissie BMZ

Inhoud Bespreken extra krediet Energiefabriek

Toelichting/Verwonderpunten Portefeuillehouder Reerink stelt dat hij in de vorige commissievergadering had toegezegd een nieuw voorstel van het college te presenteren over aanvullend krediet Energiefabriek fase 1. Echter, hij meldt dat het college het beter acht om het stuk in zijn geheel terug te nemen en alle berekeningen opnieuw te laten controleren. ‘Een nieuw voorstel zal later worden aangeboden’.

25


Datum 26 september 2012

Datum December 2012

Onderwerp Energie Efficiency Plan 2013-2016

Inhoud Citaat rapport: ‘In het voorliggende EEP 2013-2016 zijn maatregelen en onderzoeken/studies opgenomen die in deze periode worden uitgevoerd. De maatregelen zijn te onderscheiden in zekere-, voorwaardelijke- en onzekere maatregelen. Op basis van de zekere- en voorwaardelijke voorgestelde maatregelen wordt een efficiency verwacht van 14,3 % van het totale primaire energieverbruik t.o.v. het basisjaar 2011. Deze zekere maatregelen zijn verdeeld over het proces (5,1%), als duurzame maatregelen (7,0%) en als ketenmaatregelen (2,1%). Daarnaast zijn een aantal potentiële, nu nog, onzekere maatregelen opgenomen die een totale efficiency vertegenwoordigen van circa 36%. Deze maatregelen richten zich hoofdzakelijk op het inrichten van de zuivering als energiefabriek voor rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein en Utrecht en een haalbaarheidsstudie naar het plaatsen van zonneenergie’.

Onderwerp Nieuw ambtelijk voorstel tot aanvullend krediet Energiefabriek

Inhoud Voorstel aan het Algemeen Bestuur om krediet ter beschikking te stellen voor de realisatie van de TDH technologie conform het Definitief Ontwerp.

Toelichting/Verwonderpunten Dit Energie Efficiency Plan lijkt de uitvoeringskaders te bevatten voor de werkzaamheden aan de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein. Bestuurlijk kader waaraan wordt gerefereerd is de ondertekende Meerjaren afspraak (MJA-3) met het Rijk. Waarin tot 2020 een jaarlijkse energieverbruiksreductie is afgesproken van 2% per jaar. Onduidelijk is in hoeverre dit EEP door DB of AB is vastgesteld. Een bestuursvoorstel is in concept gereed op de afdeling Zuiveringsbeheer. Het DB heeft hier d.d. 21 december 2012 nog geen kennis van kunnen nemen. Het EEP 2013-2016 is ondertekend door Wim Heijbroek en Pieter de Bekker.

Toelichting/Verwonderpunten Informatie uit de interviews: ‘ -Bellenbeluchting bevindt zich in de nazorgfase en is gerealiseerd binnen budget -Leveranciers hebben een Definitief Ontwerp voor TDH gemaakt en de benodigde financiering in beeld gebracht.

26


-Via een aanbesteding in de vorm van een ‘concurrentiegerichte dialoog’ aan marktpartijen vragen een aanbieding te doen voor de realisatie van de TDH techniek in de rioolwaterzuiveringsinstallatie Nieuwegein.

De KBW methode schematisch weergegeven (Handboek KBW april 2011) vergeleken met business case rapport Energiefabriek Inhoudsopgave rapport business case Energiefabriek 1. Inleiding 2. Technologische uitgangspunten (zeer gedetailleerd) 3. Systeemontwerp (zeer gedetailleerd) 4. Kostenberekening 5. Conclusies en aanbevelingen

27


Bron: Business Case Energiefabriek, februari 2010, Brightwork.

28


Bron: Afbeelding uit de presentatie ‘De Energiefabriek: kunnen we het maken?’ voor de commissie BMZ, 17 aug 2010.

29


Bron: Sheet uit presentatie Energiefabriek, 15 maart 2011.

30

Bijlage 3 De opdracht Het algemeen bestuur heeft op voordracht van het dagelijks bestuur op 25 september 2012 de volgende opdracht vastgesteld voor het ‘extern, onafhankelijk onderzoek naar het reilen en zeilen van de organisatie van de Stichtse Rijnlanden, zowel ambtelijk als bestuurlijk’. Inleiding Het college van dijkgraaf en hoogheemraden van De Stichtse Rijnlanden heeft op 21 en 23 augustus 2012 aan de commissies van het algemeen bestuur aangekondigd een extern, onafhankelijk onderzoek te gaan doen naar het reilen en zeilen van de organisatie van ons waterschap, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Directe aanleiding daarvoor is een drietal zaken waarbij sprake is van respectievelijk kredietoverschrijding, kredietuitbreiding en kredietbijstelling, hetgeen de vraag oproept of dagelijks bestuur en ambtelijke organisatie ‘in control’ zijn. Maar de achtergrond ligt dieper. In de afgelopen paar jaar is er vanuit het algemeen bestuur regelmatig kritiek geuit op de wijze waarop vanuit het college wordt gecommuniceerd met het algemeen bestuur zelf en met externe relaties. Dan hebben we het over de bestuurlijke en ambtelijke cultuur binnen het waterschap. Wordt het algemeen bestuur tijdig en adequaat geïnformeerd door het college over zaken die het algemeen bestuur aangaan? Hoe is de rol‐ en bevoegdhedenverdeling tussen het college en de directie? Wordt het college tijdig en adequaat geïnformeerd over zaken die het college aangaan? Krijgt het college voldoende gelegenheid om zaken aan te sturen? Doen wij naar de externe relaties de goede dingen? Wij constateren hier en nu dat het algemeen bestuur dat vertrouwen niet meer als vanzelf heeft. Dat vinden wij ernstig. Zo ernstig dat het verstandig is hier door ogen van buiten naar te laten kijken, het externe, onafhankelijke onderzoek. Dit externe onderzoek is niet vrijblijvend. Leren en verbeteren is ons uitgangspunt en zo nodig worden er harde noten gekraakt. Mede tegen die achtergrond heeft het college zijn aankondiging in augustus gedaan. Bij de vormgeving van een en ander zijn wij niet over een nacht ijs gegaan. Wij beginnen aan een traject dat ons waterschap niet onberoerd zal laten. Daarvan moeten wij ons allemaal bewust zijn. Aan het externe onderzoek zijn kosten verbonden, waarvoor geen bedrag in de begroting is opgenomen. Deze kosten worden verantwoord in de jaarrekening 2012.

25/32

Opdrachtformulering extern onderzoek 1. Maak een analyse van de relaties tussen algemeen bestuur, dagelijks bestuur en directie en betrek hierbij ook de diepere laag onder die relaties, bijvoorbeeld het spanningsveld tussen de ambities van het waterschap en de mogelijkheden om die te verwezenlijken. Kom in dit verband met aanbevelingen om de bestaande cultuur en het onderling functioneren waar dit noodzakelijk wordt geacht te verbeteren en bekijk of dit ook tot verbeteringen in de structuur moet leiden. 2. Kom met aanbevelingen om de professionaliteit alsmede het gezicht naar buiten toe van het waterschap als geheel te verbeteren, waarbij nadrukkelijk aandacht moet worden besteed aan daarvoor benodigde competenties als creativiteit, lef en het vermogen om anders te denken en te werken. 3. Maak een doorlichting van de (administratieve) organisatie van langlopende watergebiedsplannen. Doe aanbevelingen gericht op het voorkomen van kredietaanvragen achteraf en het eerder signaleren van de noodzaak van extra kredietaanvragen. 4. Onderzoek als voorbeeld om van te leren, met een bijbehorend feitenrelaas, de gang van zaken rond de extra kredietaanvragen voor de Energiefabriek en het watergebiedsplan Kamerik/Kockengen en de kredietaanvraag achteraf voor het watergebiedsplan Zegveld/Oud Kamerik. Betrek hierbij in elk geval ook de financiële aspecten alsmede het aspect van de bestuurlijke zorgvuldigheid en bekwaamheid bij de aansturing van deze projecten. 5. Doe aanbevelingen over aansturing van grote projecten. Toelichting Als vertegenwoordiger van de opdrachtgever voor het onderzoek, zijnde het college van dijkgraaf en hoogheemraden, fungeren de dijkgraaf en de secretaris-algemeen directeur. Zij doen dit in nauw overleg met de andere leden van het college. Zij zullen er voor zorgen dat de onderzoekers onafhankelijk hun werk kunnen doen. Het doel van het onderzoek is gericht op leren en verbeteren, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Het proces wordt begeleid door twee leden uit het algemeen bestuur. Zij begeleiden; niet meer, niet minder. Het onderzoek wordt uitgevoerd door een externe onderzoeker of onderzoeksbureau. De persoon van het bureau die de opzet van het onderzoek presenteert, doet zelf het onderzoek en de presentatie van de resultaten. De leden van college en directie hebben niet eerder directe contacten met de primaire onderzoeker gehad. Wel is duidelijk dat het netwerk van college‐ en directieleden maakt dat selectie van een bureau dat zij kennen vrijwel onvermijdelijk is.

26/32

Er worden drie of vier onderzoekers/bureaus gevraagd om een presentatie te houden voor het voltallige college van D&H en de procesbegeleiders, met een voorstel voor aanpak onderzoek. Het college van D&H beslist daarop met wie in zee wordt gegaan. Als op basis van de presentatie en de voorgestelde onderzoeksaanpak eventueel tot een aanscherping van de opdrachtformulering moet worden gekomen, beslist het college hiertoe. Als de onderzoekers gedurende het onderzoek zaken tegenkomen die buiten de onderzoeksopdracht vallen, maar die zij wel naar voren willen brengen, wordt van hen verwacht dat zij dat doen. Dit geldt ook voor het doen van aanbevelingen ter zake. Het onderzoek duurt twee à drie maanden en moet voor eind van het jaar gereed zijn. Zorgvuldigheid is hierbij geboden. De resultaten van het onderzoek worden eerst aan het college en de procesbegeleiders gepresenteerd. Vervolgens wordt het rapport integraal voorgelegd aan het algemeen bestuur, met een advies van het college over hoe met de conclusies en aanbevelingen om te gaan. Daartoe wordt desgewenst een extra vergadering van het algemeen bestuur uitgeschreven, zodat de resultaten een vertaling kunnen krijgen in de komende voorjaarsnota.

27/32

Bijlage 4 Geïnterviewde personen Wij hebben de volgende interviews afgenomen: AB-leden 1 6 nov De heer A.E. Jansen 2 De heer G. van Leeuwen 3 8 nov De heer W.H.J. Beaufort 4 De heer N.J.M. Ypma 5 Mevrouw T. van de Stroom 6 De heer E. Verkaik 7 De heer J.P. Verweij 8 14 nov De heer G. van den Hoeven 9 Mevrouw E. van der Vorm 10 De heer J.M. Verheul 11 Mevrouw G.H. van der Nat DB-, DT-leden, afdelingshoofden + overig 12 19 nov De heer J.T.A. Smorenburg en mevrouw J. van Zuijlen 13 De heer J.G.M. Reerink 14

De heer E.J. Miltenburg

15

De heren J.C.M.C. Heijs en R. Kastelein

16 17 18 19 20

De heer C.J. Vos De heer E. Th. Meuleman De heer H.A. van der Maat De heer P.H.A.M.J. de Bekker De heer H.E. van Capelleveen

21

20 nov

21 nov

22 23 24 25 26

De heer P.L.G.M. Hesen 26 nov 27 nov

27 28

De heren M.J.A. Boersen en T. Oosterhof

De heer A. van Maanen De heer P.J.M. Poelmann Mevrouw A.M. Russchen De heer J.T.A. Smorenburg en Mevrouw A. van Veldhoven De heer J.L.P.A. Dankaart

28 nov

28/32

De heer G. Beugelink

Algemene Waterschapspartij SGP Bos- en natuureigenaren Bedrijven VVD Water @ inwonersbelangen CU Agrariërs Water natuurlijk CDA PvdA OR Hoogheemraad (o.a. Energiefabriek en RWZI Utrecht) Hoogheemraad (o.a. Financiën, watergebiedsplannen Zegveld & OudKamerik + Kamerik & Kockengen) Hoofd Ingenieursbureau + teamleider IB Afdelingshoofd Bestuursondersteuning Secretaris-algemeen directeur Hoogheemraad Directeur opdrachtnemende afdelingen Afdelingshoofd Watersysteembeheer (opdrachtgever watergebiedsplannen) Projectleiders Energiefabriek (elkaar vervangend) Extern ingehuurd projectbeheerder, bracht tekorten in beeld Projectbeheerder RWZI Utrecht Dijkgraaf, vz AB en DB Communicatie adviseur Mevrouw van Veldhoven is projectbeheerder WGP’s. De heer Smorenburg vervangt haar hierin Afdelingshoofd Managementondersteuning Hoogheemraad

29 30 31 32 Externe partijen 33 27 nov 34 5 dec 35 5 dec

29/32

De heer W.R. Heijbroek De heren E. Lodder, H. v.d. Moolen, G. Kamperman De heer G.G.J. Rouhof De heer C.J.M. van Vliet

Afdelingshoofd Waterzuiveringsbeheer Cluster P&C, afdelingshoofd FA, adviseur subsidies Directeur opdrachtgevende afdelingen Afdelingshoofd Planning en Advies

De heer K. de Wit De heer C. van Tuijl De heer B. de Groot

Voorzitter Dorpsplatform Kamerik Wethouder gemeente Woerden LTO

Bijlage 5 Normenkader (onderzoeksdeelvragen) Bij het beoordelen van de drie casussen, aan de hand van het onderzoeksmodel, hebben wij de volgende vragenlijsten gehanteerd, per veld uit het onderzoeksmodel. De logica van het onderzoeksmodel bepaalt de volgorde van de velden. De vragenlijsten hebben gediend als een globale checklist. Wij hebben binnen het onderzoek de nadruk gelegd op de vragen die relevant zijn voor het beantwoorden van de hoofdvragen van het onderzoek. Doelen, activiteiten en inzet van middelen • • •

•

• • •

•

16

Is duidelijk wat voor dit project de maatschappelijke opgave is voor HDSR? Is duidelijk in hoeverre de uitvoering van het project bijdraagt aan de realisatie van deze maatschappelijke opgave? Is de ambitie vertaald naar operationele doelen16 (inclusief kwaliteitscriteria en randvoorwaarden) die SMART17 zijn geformuleerd? Is er sprake van een heldere hiërarchie tussen de verschillende doelen (hoofddoelen, doelen, subdoelen)? Is de afbakening van de doelen van het project SMART geformuleerd ten opzichte van andere doelen en projecten van het hoogheemraadschap die randvoorwaardelijk zijn voor het succes van het project en tevens ten opzichte van eindgebruikers? Zijn de doelen voor het project uitgewerkt naar operationele activiteiten die SMART zijn geformuleerd? Zijn activiteiten waar nodig voorzien van doelgroepen? Kennen doelen en activiteiten een heldere toedeling naar projectfases? Is het verband tussen de doelen onderling en tussen de activiteiten en de doelen volledig, causaal/logisch, consistent, plausibel? Is het verband passend binnen de maatschappelijke opgave zoals het AB en het college van D&H dit zien? Zijn er alternatieven overwogen en waarom voldoen deze minder? Zijn de activiteiten voorzien van een (geraamde) inzet van middelen die SMART is geformuleerd en financieel is vertaald? Zijn financiële ramingen gebaseerd op grond van het zo goed mogelijk voorspellen van de werkelijkheid? Zo niet, is dan helder welke andere grondslag wordt gehanteerd?

Bij doelen gaat het om het effect dat wordt beoogd. Bij maatschappelijke opgaven gaat het om het maatschappelijke effect dat wordt beoogd. 17 SMART betekent: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Niet alles kan en hoeft meetbaar te worden geformuleerd. Wel moeten doelen en activiteiten minimaal toetsbaar zijn geformuleerd: zodat kan worden vastgesteld of doelen zijn bereikt en activiteiten zijn uitgevoerd.

30/32

• • •

Voldoet de opzet en werking van het project aan de geldende externe en interne regelgeving, zoals in concreto: Waterschapswet (wordt mogelijk gewijzigd door de nieuwe Omgevingswet); Waterwet (met name art. 3.8 over afstemming met provincies en gemeenten); Handboek Watergebiedsplannen (principes over omgang met grote projecten); Nationaal Bestuursakkoord Water; Reglement van Orde van het AB; Verordening behandeling bezwaren; Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie hoogheemraadschap. Zijn er ramingen opgenomen voor onvoorziene activiteiten en meerwerk? Past de financiële vertaling binnen de randvoorwaarden die zijn gesteld door het AB en het college van D&H? Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden

•

•

•

Zijn de doelen vertaald naar operationele taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, intern binnen het project en extern ten opzichte van de subsidiegevers en de andere externe stakeholders? Is de toedeling van in- en externe taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden SMART geformuleerd, onderling consistent en consistent met de doelen, activiteiten en inzet van middelen? Past deze bij de politieke, bestuurlijke en ambtelijke inrichting van het hoogheemraadschap? Is de toedeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de financiële consequenties en voor financiële meevallers en risico’s, SMART geformuleerd?

Kansen, risico’s en levensvatbaarheid

• • •

• •

31/32

Zijn de verwachte maatschappelijke en economische kosten en opbrengsten helder, gezien vanuit de optiek van het hoogheemraadschap? Wat zijn de cijfers en aannames achter de voorgestelde oplossingen? In welke mate zijn deze prognoses gebaseerd op onafhankelijk onderzoek/second opinion? In hoeverre zijn deze plausibel in het licht van beschikbare andere bronnen? Hoe wordt omgegaan met de natuurlijke spanning tussen (bestuurlijke) ambities en de ambtelijke/technische en financiële mogelijkheden? Zijn de eventuele risico’s van maatschappelijke weerstanden, bijvoorbeeld van omwonenden en/of natuur- en milieuorganisaties, in beeld gebracht?

Zijn de kansen en risico’s SMART geformuleerd en evenwichtig in beeld gebracht, in een duidelijk perspectief van invalshoek/thema18 en per invalshoek op kans van realisatie en gevolg? Zijn ook de risico’s benoemd dat randvoorwaardelijke andere projecten/doelen niet of onvoldoende worden gerealiseerd? Zijn de kansen en risico’s voorzien van SMART geformuleerde beheersmaatregelen? Zijn de aannames achter de voorgestelde oplossingen en de analyse van kansen en risico’s realistisch, onderling evenwichtig en voldoende gestaafd? Zijn ze voorzien van een gevoeligheidsanalyse die aangeeft wat de gevolgen zijn bij plausibele andere aannames?

•

• •

Projectonderhoud In hoeverre is geborgd dat er gedurende de voortgang van het project met voldoende frequentie en kwaliteit wordt getoetst door de projectleiding, de ambtelijke leiding van HDSR, het college van D&H en het AB, teneinde te kunnen bijsturen? Deze toetsen omvatten: het monitoren in hoeverre wordt gewerkt binnen de kaders zoals voor het project zijn vastgesteld; het beoordelen van de geschiktheid van de projectorganisatie en de werkwijzen en met name de betrokkenheid daarbij van de externe stakeholders; het actualiseren van de beoordeling die aangeeft in hoeverre het project per saldo levenvatbaar is, in technisch en (met name) in politiek/bestuurlijk opzicht; het evalueren in hoeverre de projectdoelen nog opportuun zijn, gegeven de actuele omstandigheden. In hoeverre is geborgd dat met voldoende frequentie en kwaliteit wordt gerapporteerd over de voortgang van het project, ten opzichte van goedgekeurde plannen, aan alle besluitvormers en de externe stakeholders?

•

• •

18

Bijvoorbeeld: technisch, organisatorisch, ruimtelijk-planologisch, politiek-bestuurlijk, juridisch-wettelijk, financieel-economisch en sociaal-maatschappelijk.

32/32

Bouwen aan vertrouwen Rapport van extern organisatieonderzoek College van Dijkgraaf en Hoogheemraden Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Recommend Documents