agendapunt 3.b.5 1176471
Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Datum Aard bespreking Afstemming Bijlagen Zaaknummer
Haersma Buma, M.A.P. van 31 maart 2015 Besluitvormend BDV/FAZ 0 39869
Gremia
Datum
Aard
PFO Hae
16-02-2015
B
Advies/ besluit Conform
DMT D&H
04-03-2015 31-03-2015
H H
Conform
Parafering Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. Geparafeerd door: Brandt, M.H.J.
Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 31-03-2015 I.
Te besluiten om de te bewaren fysieke archiefbescheiden vanaf 1990 te vervangen door een gescand (gedigitaliseerd ) exemplaar, waarna het originele fysieke exemplaar wordt vernietigd.
Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 31-03-2015
Vervanging van te bewaren fysieke archiefbescheiden door een digitaal exemplaar
1.
Probleemstelling - context
Vanwege de inwerkingtreding van de wet Revitalisering Generiek Toezicht zijn artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6 van het Archiefbesluit per 1 januari 2013 aangepast. Een van de consequenties hiervan is dat het verlenen van een machtiging tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden gepositioneerd is bij het Hoogheemraadschap zelf. De eisen die aan vervanging worden gesteld zijn met een ministeriële regeling onder nr. WJZ/466161 ( 10265) in de Staatscourant van 17 december 2012 bekendgemaakt en per 1 januari 2013 in werking getreden. De in art. 26b van deze Archiefregeling genoemde nadere regels over vervanging zijn de basis voor deze aanvraag tot vervanging van te bewaren fysieke archiefbescheiden vanaf 1990 door een gescand (gedigitaliseerd) exemplaar, waarna het originele fysieke exemplaar wordt vernietigd. 2.
Beoogd effect
De conform de vigerende selectielijsten blijvend te bewaren archiefbescheiden ontvangen en/of verzonden vanaf 1990, worden slechts eenmaal en wel digitaal opgeslagen, vastgelegd en beheerd. Hiermee wordt een einde gemaakt aan de huidige arbeidsintensieve hybride situatie. 3.
Kernboodschap
Instemming met het voorstel tot vervanging van te bewaren fysieke archiefbescheiden vanaf 1990 door een gescand (gedigitaliseerd) exemplaar, waarna het originele fysieke exemplaar wordt vernietigd. 4.
Historie - eerdere besluitvorming
In de vergadering van het College van Dijkgraaf en Hoogheemraden van 3 augustus 2010 is ingestemd met het voorstel tot substitutie van fysieke, op termijn vernietigbare archiefbescheiden door een digitaal exemplaar (dms 869007). In het verslag van een inspectiebezoek op 10 november 2010 van de provinciale archiefinspecteur werd aanbevolen om een machtiging aan te vragen voor het vervangen van blijvend te bewaren archiefbescheiden door een digitale versie (dms 921257). Per 1 januari 2013 zijn artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6 van het Archiefbesluit aangepast vanwege de inwerkingtreding van de wet Revitalisering Generiek Toezicht. De in art. 26b van de Archiefregeling genoemde nadere regels voor vervanging zijn de basis van deze aanvraag tot vervanging van fysieke blijvend te bewaren archiefbescheiden. Met brief van 11 maart 2014 (dms 1123733) van de Unie van Waterschappen is de Handreiking vervanging archiefbescheiden wat is opgesteld vanuit het programma Archief 2010 aangeboden. De handreiking is meegenomen in het Handboek vervanging (dms 1061208).
5.
Regelgeving en Beleid
In het kader van E-dienstverlening c.q het nieuwe werken en het programma “Delfland optimaal digitaal in 2015” is het vervangen van een fysiek document door een digitale reproductie ondersteunend. Ook wordt hiermee een einde gemaakt aan het fysiek doorsturen van documenten. Hybride werken en afdelingsarchieven zullen hierdoor geleidelijk aan verdwijnen. 6.
Financiën
N.v.t. 7.
Duurzaamheid
N.v.t. 8.
Organisatorische en personele consequenties
N.v.t. 9.
OR/GO
N.v.t. 10.
Risico- en beheersmaatregelen
In het Handboek vervanging ( dms 1061208) staan de aspecten beschreven van het toegepaste vervangingsproces. De nadere regels voor vervanging zoals genoemd in art. 26b van de Archiefregeling zijn hiervoor de basis. In het Handboek vervanging worden ook de uitzonderingen benoemd waarbij wel een fysiek exemplaar wordt bewaard. 11.
Communicatie (in- en extern)
Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals vermeld in de toelichting bij de artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995. Het vervangingsbesluit staat dan ook open voor bezwaar en beroep. Communicatie intern: bekendmaking via intranet 12.
Bekendmaking en vervolgprocedure
Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 expliciet vermeldt. Het vervangingsbesluit staat dan ook open voor bezwaar en beroep. 13.
Bevoegd orgaan
Artikel 7 van de Archiefwet 1995; de zorgdrager, het college van dijkgraaf en hoogheemraden, is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de vervangen archiefbescheiden te vernietigen. Dit voorstel is, zoals de archiefverordening voorschrijft, voorgelegd aan Delflands chartermeester, die positief adviseert. 14.
Toelichting
15.
Bijlagen
1. Handboek vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie
2
