Aan de raad
agendanummer
afdeling
Simpelveld
VII-
Bedrijfsvoering
31 maart 2015
onderwerp
zaakkenmerk
Aanbesteding accountant boekjaren 2015-2018
40648
Inleiding Vanwege het aflopen van het contract met de huidige accountant van de gemeente Simpelveld (Deloitte Accountants B.V.), is medio november een meervoudig onderhandse aanbesteding opgestart. Uit de auditcommissie is een aanbestedingscommissie gevormd met een 2-tal commissieleden, 1 raadslid en een viertal adviseurs. Deze aanbestedingscommissie heeft vervolgens de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure opgestart en verder uitgevoerd. In dit collegevoorstel wordt uw college in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van de uitkomsten van dit aanbestedingsproces. Wet- en regelgeving Nota inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Simpelveld 2014, Aanbestedingswet 2012. Strategische visie / beleidsprogramma N.v.t. Relatie met bestaand beleid / eerdere voorstellen Raadsbesluit van 11 september 2014 betreffende verlenging van het contract met de Deloitte Accountants B.V. voor de duur van 1 boekjaar en het opstarten van een aanbestedingsprocedure voor het boekjaar 2015 en verder.
Overwegingen N.v.t. Opties N.v.t. Personele aspecten
Pagina 1/ 5
N.v.t. Financiële aspecten BDO Audit & Assurance B.V. heeft een prijs geoffreerd van € 23.700 per jaar voor het uitvoeren van de wettelijke controle voor de boekjaren 2015 tot en met 2018. In de begroting is een budget van € 25.000 opgenomen voor accountantskosten. Het geraamde budget is voldoende om de genoemde kosten te dekken.
Aanbesteding De aanbestedingscommissie heeft een bestek (aanbestedingsdocument) opgesteld t.b.v. deze aanbesteding, waarbij gunning van de opdracht wordt beschreven op basis van de economische meest voordelige inschrijving (verder: EMVI). In het aanbestedingsdocument zijn naast een aantal praktische zaken over de aard, omvang en duur van de overeenkomst, de geschiktheid van de kantoren ook de 4 gunningscriteria opgenomen. Deze gunningscriteria zijn de volgende (tussen haakjes staat de wegingsfactor van de gunningscriteria): 1) prijs (50%, gebruik makend van een staffel van 1 minpunt per 20% dat een kantoor duurder is dan de goedkoopste inschrijver); 2) kwaliteit van de offerte (20%); 3) controlefilosofie en specifieke invulling voor de gemeente Simpelveld (15%) en 4) advies- en contactpotentieel (15%). Vervolgens heeft de aanbestedingscommissie 5 kantoren geselecteerd die een uitnodiging hebben ontvangen om een offerte uit te brengen. Deze vijf kantoren hebben volgens de aanbestedingscommissie voldoende kennis en ervaring om de wettelijke accountantscontrole uit te voeren voor een gemeente als Simpelveld. De vijf aangeschreven kantoren zijn: Deloitte, EY, KPMG, PWC en BDO. Van deze vijf kantoren hebben uiteindelijk 2 kantoren een inschrijving gedaan, te weten Deloitte Accountants B.V. en BDO Audit & Assurance B.V.. EY en PWC hebben geen inschrijving gedaan omdat naar hun mening de prijs, ondanks de gebruikmaking van een staffel, te zwaar meeweegt in het eindoordeel. KPMG heeft de gemeente laten weten af te zien van deelname aan dit aanbestedingstraject zonder opgaaf van reden. Vervolgens heeft de aanbestedingscommissie de vragen van de 2 overgebleven accountantskantoren behandeld en samengevat in een nota van inlichtingen die op 25 februari jl. verstrekt is aan de vragende partijen. Op 4 maart jl. zijn, voordat de inschrijvingstermijn verstreken was, 2 offerten ontvangen, te weten een offerte van Deloitte Accountants B.V. en een offerte van BDO Audit & Assurance B.V.. Beide offerten zijn vervolgens gecontroleerd op geldigheid en beiden zijn akkoord bevonden. Beide kantoren hebben gebruik gemaakt van de mogelijkheid om de ingediende offerte te presenteren op 11 maart jl.. De leden van de aanbestedingscommissie met stemrecht hebben vervolgens, vóór het openen van de prijsenveloppe, hun definitieve waardering van de offerten bepaald, zie onderstaande puntentabel:
Pagina 2/ 5
Gunningscriterium: 1) Prijs (50%) 2) Kwaliteit van de offerte (20%) 3) Controlefilosofie en specifieke invulling voor de gemeente Simpelveld (15%) 4) Advies- en contactpotentieel (15%) TOTAAL:
Gewogen waardering Deloitte: 12,00 5,20
Gewogen waardering BDO: 15,00 4,80
3,75
3,45
3,83
3,60
24,78
26,85 (WINNAAR)
Uit bovenstaande tabel blijkt dat uiteindelijk BDO Audit & Assurance B.V. de winnaar is geworden van deze aanbesteding en dat de gemeente Simpelveld voor de boekjaren 20152018 een nieuwe accountant heeft. Korte toelichting waarderingstabel: De beoordelingstabel geeft aan dat Deloitte bij ieder criterium, m.u.v. het prijscriterium, een inhoudelijk betere offerte heeft dan BDO naar het oordeel van de leden met stemrecht van de aanbestedingscommissie. De offerte van Deloitte vertoont een groter (advies) potentieel dan de offerte van BDO. Daarnaast wordt de offerte van BDO als wolliger en algemeen ervaren dan de offerte van Deloitte. De waardering van de prijs heeft plaatsgevonden d.m.v. het toepassen van de staffel zoals deze is opgenomen in het aanbestedingsdocument. Deze staffel hield in dat voor iedere 20% dat de aanbieder duurder was dan de goedkoopste aanbieder, deze duurdere aanbieder 1 ongewogen punt in mindering krijgt gebracht van het maximaal aantal te behalen punten bij dit onderdeel (10 ongewogen punten voor de goedkoopste aanbieder). BDO Audit & Assurance was de goedkoopste aanbieder en offreerde een prijs na aftrek van een strategische korting van € 23.700. Deloitte offreerde een prijs van € 30.000 en was hiermee 21% duurder dan BDO. In plaats van 10 (ongewogen) punten per beoordelaar verdiende Deloitte hiermee 2 (ongewogen) punten minder waardoor de waardering 8 (ongewogen) punten per beoordelaar bedroeg (in totaliteit 24 ongewogen punten = 12 gewogen punten). BDO verdiende hiermee 30 ongewogen punten (15 gewogen punten). Geconcludeerd kan worden dat Deloitte door de hogere prijs deze aanbesteding heeft verloren. De aanbestedingscommissie zal de gemeenteraad adviseren de wettelijke accountantscontrole 2015-2018 voorlopig en (bij het ontvangen van geen bezwaar of beroep) definitief te gunnen aan BDO Audit & Assurance B.V.. Dit advies zal in de gemeenteraadsvergadering van 25 juni a.s. ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.
Pagina 3/ 5
Communicatie Het gunningsadvies zal t.b.v. de raadscommissie op 28 mei a.s. verspreid worden. Tot die tijd is het stuk niet openbaar. Als het stuk openbaar wordt gemaakt op 28 mei a.s. zal de inhoud van het gunningsvoorstel ook gedeeld worden met de 2 betrokken accountantskantoren.
Evaluatie N.v.t. Vervolg / planning Indien de gemeenteraad op 25 juni a.s. besluit tot het voorlopig gunnen van de opdracht tot het uitvoeren van de wettelijke accountantscontrole aan BDO Audit & Assurance B.V. en geen bezwaar of beroep wordt aangetekend tegen de voorlopig gunning in de Alcalteltermijn, zal op 16 juli 2015 definitief gegund kunnen worden aan deze partij. Dan zal vervolgens een afstemmingsoverleg plaatsvinden zodat de controle voor het boekjaar 2015 opgestart kan worden. Voorstel - het voorlopig gunnen van de wettelijke controle op de jaarrekening van de gemeente Simpelveld voor de boekjaren 2015 tot en met 2018 aan BDO Audit & Assurance B.V.; - het (bij het ontvangen van geen bezwaar of beroep tegen de voorlopige gunning in de zogenaamde Alcateltermijn) definitief gunnen van de wettelijke controle op de jaarrekening van de gemeente Simpelveld voor de boekjaren 2015 tot en met 2018 aan BDO Audit & Assurance B.V.; - dekking van de jaarlijkse kosten voor de boekjaren 2015-2018 ad € 23.700 uit het daarvoor bestemde budget Accountantskosten (fcl 600.642 / ecl 34.902) in de begroting 2015 en de meerjarenbegroting 2016-2018, restant € 1.300;
Pagina 4/ 5
Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld, De secretaris, De burgemeester,
P.J.J.M. Schillings
mr. R. de Boer
Commissieadvies In de raadscommissie vergadering van 16 juni 2015 hebben de fracties als volgt geadviseerd: De fractie
Burgerbelangen: voor / tegen Leefbaar Simpelveld: voor / tegen Simpelveld Lokaal: voor / tegen CDA: voor / tegen PvdA: voor / tegen fractie Honings voor / tegen
De commissiegriffier
Aanbieding aan de Raad Aan de raad wordt voorgesteld om conform het voorstel te besluiten Simpelveld, 25 juni 2015 Het presidium van Simpelveld, De griffier, De voorzitter,
L.M.G. Wassenberg
mr. R. de Boer
Pagina 5/ 5
