Aan de raad
agendanummer
afdeling
Simpelveld
VII-
19 april 2016
onderwerp
zaakkenmerk
PV-project gemeentelijke gebouwen: plaatsen van zonnepanelen op het gemeentehuis, de sporthal/gymzaal Bocholtz en de gemeentewerf Simpelveld.
62168
Inleiding Voorliggend PV-project betreft het plaatsen van zonnepanelen op de drie vermelde gemeentelijke gebouwen. E.e.a. zoals dat in de door bureau LuxPark te Landgraaf, in opdracht van ons, uitgevoerde haalbaarheidsberekening d.d. juli 2015 resp. maart 2016 wordt voorgesteld. Uw college is hierover in een eerder stadium het volgende voorgesteld. Instemmen met het - op basis van de uitgevoerde haalbaarheidsberekening en de geraamde kosten ad € 272.737 - verder uitwerken van het PV-project gemeentelijke gebouwen (ter goedkeuring aan het college voorleggen van de te hanteren gunningscriteria en vervolgens opstellen definitief college-advies incl. raadsvoorstel tot beschikbaarstelling van het daarvoor benodigde budget). Hierop heeft uw college op 15 september 2015 het volgende besluit genomen (de desbetreffende stukken zijn als bijlagen bijgevoegd). 1. Akkoord. 2. In aanbestedingsprocedure expliciet kenbaar maken dat voorbehoud goedkeuring Raad geldt. 3. Vóór 28 september 2015 de Raad informeren door middel van een memo. Aan het laatste beslispunt is op 18 september 2015 uitvoering gegeven. Ten aanzien van de eerste twee beslispunten wordt uw college thans geadviseerd (deels) hiervan af te wijken en wel wordt uw college het volgende voorgesteld: 1. De raad voor te stellen met het PV-project gemeentelijke gebouwen in te stemmen en: daarvoor een budget van € 290.000 beschikbaar te stellen, inclusief - direct voorafgaand aan het plaatsen van de zonnepanelen - het vervangen van de dakbedekking en het aanbrengen van een veiligheidsvoorziening t.b.v. de sporthal; de uitvoering van het project (de aanbesteding en de gunning/opdrachtverlening) aan het college op te dragen, e.e.a. conform de vigerende regels zoals vastgelegd in de Aanbestedingswet en het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. 2. Het instemmen met de bijgevoegde, t.b.v.de aanbestedingsprocedure, te hanteren gunningscriteria. Pagina 1/ 7
Ad. 1 Reden gewijzigde besluitvorming / besluitvormingstraject Voor wat de besluitvorming betreft is het gebruikelijk, zo niet standaard, om eerst instemming van de Raad over het benodigde projectbudget te verkrijgen en om (pas) daarna de aanbestedingsprocedure te doorlopen. Conform het gewijzigde besluitvormingstraject d.d. 15 september 2015 (eerst goedkeuring van de Raad over de aanbestedingsprocedure en pas daarna beschikbaarstelling van het benodigde budget) zal - rekening houdende met het tijdschema van de raadsvergaderingen - op z'n vroegst pas eind september a.s. een definitief besluit over het project kunnen worden verkregen. In de gebruikelijke volgorde, zoals nu wordt voorgesteld, kan een definitief besluit vóór de a.s. zomervakantie worden verkregen. Het project loopt dan in de pas met de planning van het PV-project Parkstad. Met ons eigen project kan alsdan het goede voorbeeld worden gegeven en ook als extra stimulans dienen om aan het Parkstadproject deel te nemen. Aanpassingen/wijzigingen t.o.v. de uitgangspunten van het eerdere voorstel Dakbedekking sporthal In het MJOP (MeerJaren OnderhoudsPlan) is in het kader van sober en doelmatig onderhoud erin voorzien om de dakbedekking in 2028 geheel te vervangen. Tot die tijd wordt in het MJOP rekening gehouden met tussentijdse reparaties van de dakbedekking, om lekkages etc. te voorkomen. Hiervoor is driejaarlijks een bedrag van € 674 geraamd. Gebleken is echter dat de dakbedekking reeds nu in een dusdanige slechte staat verkeert dat vervanging niet middels het voortdurend verrichten van reparaties tot 2028 is uit te stellen. Bij vervanging van de dakbedekking in 2028 dienen de geplaatste zonnepanelen te worden gedemonteerd en weer te worden gemonteerd. Hiermee is een bedrag van € 21.500 gemoeid. Gezien de slechte staat van de dakbedekking is het aan te bevelen dit bedrag in te zetten t.b.v. de vervroegde vervanging van de dakbedekking. Voor de vervanging van de dakbedekking is een bedrag van circa € 26.000 benodigd. De meerkosten van € 4.500 t.o.v. het beschikbare budget van € 21.500 kunnen voor een belangrijk deel - t/m 2028 € 3.370 - gedekt worden uit de besparing op het budget voor de tussentijdse reparaties. Het resterende tekort van € 1.130 wordt binnen de voorziening groot onderhoud opgelost. Het bedrag van € 21.500 komt ten laste van de investering voor de zonnepanelen en wordt meegenomen in de bepaling van de terugverdientijd van de investering. Gezien het voorgaande wordt voorgesteld om de dakbedekking nu reeds te vervangen. Veiligheidsvoorziening sporthal/gymzaal Bij het vervangen van de dakbedekking is het wettelijk verplicht om tegelijkertijd een permanente veiligheidsvoorziening (voor het uitvoeren van werkzaamheden op/aan het dak) aan te brengen. In het MJOP is hiervoor een bedrag van € 12.500,- voorzien. Als gevolg van het plaatsen van de zonnepanelen dient voor een andere, duurdere variant veiligheidsvoorziening te worden gekozen dan die waarmee in het MJOP rekening is gehouden. De kosten van deze duurdere variant worden geschat op € 18.200. De meerkosten van € 5.700 zijn derhalve toe te rekenen aan het zonnepanelenproject en dienen derhalve ten laste van deze investering te komen en worden meegenomen in de bepaling van de terugverdientijd van de investering. Pagina 2/ 7
Controle draagkracht dakconstructies i.v.m. extra belasting vanwege de zonnepanelen Oorspronkelijk zou de controleberekening in het aanbestedingstraject worden meegenomen c.q. door de aanbieder van de zonnepanelen worden uitgevoerd. Omwille van de objectiviteit is hiervan afgeweken en is dit door/in opdracht van de gemeente uitgevoerd. Daarnaast is dit gedaan om op voorhand hierover uitsluitsel te hebben. En m.n. voor wat betreft het dak van de sporthal. Uit de berekeningen is naar voren gekomen dat de extra belasting vanwege de te plaatsen zonnepanelen geen probleem voor de draagkracht van de daken vormt. Voor wat de kosten ad € 2.960 van de controleberekening betreft, is voorzien dat deze binnen de raming van de projectkosten en/of het verwachte aanbestedingsvoordeel van de PV-installaties zijn op te vangen. Budget Het ter uitvoering van het project benodigde budget bedraagt € 290.000,- en is als volgt samengesteld: Zonnecellen -gemeentehuis -sporthal/gymzaal Wijngracht -gemeentewerf Bocholtzerweg subtotaal veiligheidsvoorziening meerkosten veiligheidsvoorziening Extern advies en ondersteuning -PV-installaties -Europese aanbesteding subtotaal Afronding/onvoorzien Totaal
€ 47.250 € 183.750 € 41.737 € 272.737 € € €
5.700
7.310 2.500 € 9.810 € 1.753 € 290.000
Ad. 2 Gunningscriteria Zoals eerder is besloten dienen de bij de aanbesteding te hanteren gunningscriteria ter goedkeuring aan uw college te worden voorgelegd. Zie hiervoor bijgevoegd conceptdocument "Gunningscriteria PV-installatie voor 3 gemeentelijke gebouwen". De gunningscriteria zijn gebaseerd op de criteria die ten behoeve van het PV-project Landgraaf zijn gehanteerd en welke criteria ook als basis hebben gediend voor het PVproject Parkstad. De gunning zal daarbij plaatsvinden op basis van de economisch meest voordelige aanbieding. Dat betekent een weging van zowel prijs als kwaliteit, en wel in een verhouding van resp. 40 % en 60 %. Bij de kwaliteit wordt het plan van aanpak onder meer beoordeeld op het ontwerp, de uitvoering en het beheer en onderhoud (waaronder het verhelpen van storingen). De opdracht zal worden gegund aan de aanbieder met de hoogste totaalscore. Voor detailinformatie verwijs ik uw college kortheidshalve naar het bijgevoegde document. Wet- en regelgeving Dit project past binnen de Landelijke- en Provinciale duurzaamheidsdoelstellingen en sluit naadloos aan bij het nationaal afgestemde Energieakkoord. Via de VNG - die dit akkoord mede heeft ondertekend - hebben ook de gemeenten zich aan het akkoord geconformeerd. Pagina 3/ 7
Strategische visie / beleidsprogramma Strategische visie Het project past binnen de in de strategische visie genoemde kernwaarde "kwaliteit" resp. de trend "bezuinigingen". Daarnaast past het project binnen hetgeen in het coalitieakkoord onder "Milieu" als speerpunt is benoemd, en wel "milieuvriendelijke energieopwekking". Beleidsprogramma Gemeentelijke begroting, hoofdstuk 10, onderdeel Milieu. Milieubeleidsplan, hoofdstuk 8, paragraaf 8.1 Energiebeleid. Relatie met bestaand beleid / eerdere voorstellen Raadsbesluit van 28 mei 2015, inhoudende vaststelling van het regionaal ambitiedocument PALET 1.0 en de gemeentelijke potentiestudie PALET 2.0 als kaderstellende beleidsdocumenten voor de energietransitie in de gemeente Simpelveld. Eerder voorstel c.q. collegebesluit 15 september 2015: 1. Ingestemd met het - op basis van de uitgevoerde haalbaarheidsberekening en de geraamde kosten ad € 272.737,- - verder uitwerken van het PV-project gemeentelijke gebouwen (ter goedkeuring aan het college voorleggen van de te hanteren gunningscriteria en vervolgens opstellen definitief college-advies incl. raadsvoorstel tot beschikbaarstelling van het daarvoor benodigde budget). 2. In aanbestedingsprocedure expliciet kenbaar maken dat voorbehoud goedkeuring Raad geldt. 3. Vóór 28 september 2015 de Raad informeren door middel van een memo (dit heeft op 18 september 2015 plaatsgevonden). Overwegingen Vermindering CO2-emissie Een belangrijk deel van de benodigde elektrische energie van deze drie gemeentelijke gebouwen wordt met de te installeren zonnepanelen opgewekt. Hiermee wordt niet alleen een bijdrage geleverd aan de energiebesparingsopgave doch ook aan een vermindering van de CO2-emissie. Voorbeeldfunctie De gemeente vervult een voorbeeldfunctie jegens haar burgers. In deze heeft ze als doel andere partijen aan te zetten om ook op duurzame energiebronnen over te stappen. Dit zal o.m. van belang zijn bij het realiseren van de ambitiedoelstellingen van PALET, waaraan eenieder (overheden, bedrijven, woningcorporaties, burgers, etc.) een bijdrage zal moeten leveren. Deze voorbeeldfunctie zal zeer zeker een rol spelen bij het PV-project Parkstad. Financieel voordeel Uit de voor de drie gemeentelijke gebouwen opgestelde berekeningen blijkt het volgende. • In het 16e jaar na de investering is deze geheel terugverdiend en kan het project derhalve budgettair neutraal worden gerealiseerd. • Dat het project gedurende de restlevensduur van de panelen van ca. 9 jaar een voordeel oplevert doordat de lasten grotendeels wegvallen en de besparing op het stroomverbruik blijft. Gelet op het vorenstaande past plaatsing van zonnepanelen op de drie gebouwen zowel uit milieuoogpunt alsook uit financieel oogpunt binnen de beleidsdoelstellingen van de gemeente. Voor de resultaten van de haalbaarheidsberekening wordt kortheidshalve naar het bijgevoegde rapport van bureau LuxPark d.d. maart 2016 verwezen. Pagina 4/ 7
Opties Naast het toepassen van zonne-energie zouden ook andere duurzame energiebronnen kunnen worden benut, zoals bijv. aardwarmte, wind of biomassa. Deze alternatieve opties zijn hier echter niet zonder meer toepasbaar en/of vergen een hogere investering en daardoor een aanzienlijk langere terugverdientijd. Personele aspecten De gemeentelijke personele inzet bestaat uit het leveren van input aan en eventueel het bijsturen van het project. Financiele aspecten Zie ook de tekst hiervoor onder Inleiding en Overwegingen. In de bijgevoegde rapportage van bureau LuxPark is bij de berekeningen uitgegaan van: • afschrijving in 15 jaar; • de actuele rentepercentages; • subsidies; • degradatie (rendementsafname) van de panelen; • benodigd onderhoud van panelen en dakbedekking; • indexering van de onderhoudskosten. N.B.
Aan de verwijdering van afgedankte PV-installaties zijn geen kosten verbonden. Producenten en importeurs hebben een wettelijke verantwoordelijkheid om afgedankte elektrische apparaten (e-waste) - op hun kosten - verantwoord te laten inzamelen en recyclen.
Vertaald naar de gemeentelijke begroting kan gesteld worden dat de kosten voor de gemeente bestaan uit kapitaallasten (in de rapportage "rente" en "jaarbedrag" genoemd) en onderhoud. Deze zullen nagenoeg gelijk zijn aan de bespaarde energiekosten gedurende de eerste 15 á 16 jaar. In de jaren waarin (groot) onderhoud aan het dak dient plaats te vinden, zijn er kosten voor de demontage van de zonnepanelen (zie businesscase gemeentehuis). In dat jaar zijn de lasten hoger dan de baten. Verder zijn bij de sporthal/gymzaal in het 1e jaar de lasten hoger dan de baten vanwege het aanbrengen van de nieuwe dakbedekking en de valbeveiliging (zie businesscase sporthal / gymzaal). Over een termijn van 16 jaar bezien zouden de zonnepanelen op het gemeentehuis (zie pag. 5 van het rapport) per saldo -/- € 4.604,- kosten. In het geval van de sporthal kan dat een bedrag van -/- € 12.486,- bedragen (zie pag. 9 van het rapport), terwijl in het geval van de werf een positief financieel resultaat behaald wordt van € 20.994,- (zie pag. 13 van het rapport). Per saldo kan gesteld worden dat de plaatsing van zonnepanelen over een periode van 16 jaar in totaliteit (meer dan) budgettair neutraal gerealiseerd kan worden. Vervolgens wordt gedurende de restlevensduur van de zonnepanelen jaarlijks een voordeel gerealiseerd door het wegvallen van de afschrijvings- en rentelasten. Vanwege de gemaximaliseerde capaciteit van het format van het collegevoorstel verwijs ik u verder naar de bijlage: "Vervolg collegevoorstel PV-project gemeentelijke gebouwen". Aanbesteding Op grond van de Aanbestedingswet en/of het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid dient t.b.v. het project – gelet op het investeringsbedrag van € 272.737,- (excl. veiligheidsvoorziening en extern advies en ondersteuning) – de reguliere Europese aanbestedingsprocedure te worden gevolgd. Pagina 5/ 7
Communicatie Gezien de voorbeeldfunctie van de gemeente zal zowel via de gemeentelijke alsook de regionale media aandacht aan dit project te schenken, en wel: 1. over het besluit tot plaatsing van de panelen; 2. bij de eerste paneel-legging; 3. tijdens de ingebruikname van de PV-installaties. In de hal van het gemeentehuis wordt op een digitaal informatiepaneel de elektriciteitsopbrengst van de installaties getoond, waarmee bezoekers geattendeerd worden op de door de gemeente opgewekte zonne-energie. Evaluatie Na de installatie van de zonnepanelen wordt de energieproductie maandelijks gemeten middels een hiervoor ontwikkelde applicatie. Op grond van deze informatie worden zowel de financiële alsook de duurzaamheidsdoelstellingen bewaakt. Vervolg / planning Bij een positief raadsbesluit op het voorstel worden de volgende activiteiten aangezet: • voorbereiden en starten van de aanbesteding; • voorleggen advies (met aanbestedingsresultaten, keuzevoorstel voor de gunning van de opdracht aan de bieder met de hoogste score) aan het college; • realisatie en oplevering van het project; • evaluatie van de projectresultaten. Bijlagen • Collegebesluit d.d. 15 september 2015, incl. de bijlagen: - Rapport haalbaarheidsberekening bureau Luxpark d.d. september 2015; - Offerte ondersteuning bureau LuxPark. • Raadsinformatiebrief 17 september 2015. • Rapport haalbaarheidsberekening bureau LuxPark d.d. maart 2016. • Gunningscriteria. Met het PV-project gemeentelijke gebouwen ingestemd en: - daarvoor een budget beschikbaar gesteld van € 290.000, inclusief - direct voorafgaand aan het plaatsen van de zonepanelen - vervangen van de dakbedekking en het aanbrengen van een veiligheidsvoorziening t.b.v. de sporthal; - uitgaan van budgetneutraliteit na 16 jaar, op basis van de uitgangspunten van de businesscase; - de financiering vanuit de gemeentelijke liquide middelen laten plaatsvinden waarbij de hiermee gemoeide rente (en afschrijving) is meegenomen in de businesscase; - de uitvoering van het project (de aanbesteding, de gunning/opdrachtverlening) aan het college opgedragen, e.e.a. conform de vigerende regels zoals vastgelegd in de Aanbestedingswet en het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid; - in de aanbestedingsprocedure expliciet opnemen dat bij overschrijding van het investeringsbedrag van gunning kan worden afgezien.
Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld, De secretaris, De burgemeester,
P.J.J.M. Schillings
mr. R. de Boer Pagina 6/ 7
In de raadscommissie vergadering van 17 mei 2016 hebben de fracties als volgt geadviseerd: De fractie
Burgerbelangen: voor / tegen Leefbaar Simpelveld: voor / tegen Lokaal Actief: voor / tegen CDA: voor / tegen PvdA: voor / tegen fractie Honings voor / tegen
De commissiegriffier
Aanbieding aan de Raad Aan de raad wordt voorgesteld om conform het voorstel te besluiten Simpelveld, 26 mei 2016 Het presidium van Simpelveld, De griffier, De voorzitter,
Mr. G.G.J. Bastiaans-Dupont
mr. R. de Boer
Pagina 7/ 7
