inkoopstrategie Aanbesteding Accountant

Projectplan / inkoopstrategie Aanbesteding Accountant

IBMN-2012-BOD-MV-003

1

Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5. 5.1 6. 7. 8. 8.1 8.2 8.3 9. 9.1 10.

Aanleiding / doelstelling ....................................................................................3 Opdrachtgever ....................................................................................................3 Het inkoop/aanbestedingsteam .......................................................................3 Behoeftestelling ..................................................................................................3 Actuele situatie ...................................................................................................3 Begroting / Raming ........................................................................................4 Marktanalyse ......................................................................................................4 Duurzaamheid ....................................................................................................5 Inkoopstrategie ...................................................................................................5 Inkoopportfolio ................................................................................................5 Looptijd contract .............................................................................................6 Aanbestedingsprocedure ..............................................................................6 Selectie- en gunningcriteria ..............................................................................7 Nadere uitleg beoordeling kwaliteit .............................................................8 Vervolgstappen / Mijlpalen ...............................................................................9

Steller: M. Vromans - IBMN Datum: 24 oktober 2012 Status: bespreekstuk voor Auditcommissie 6 november 2012


2

1.

Aanleiding / doelstelling

De aanleiding van deze inkoopstrategie is het voornemen van de gemeente XXXXXXXXXXXXXXXXXX om de accountantscontrole aan te besteden. Op grond van de Gemeentewet is de raad de opdrachtgever van de accountant voor het controleren van de jaarrekening. Voor de controle van de jaarrekening 2013 – 2016 zal de gemeenteraad een accountantsorganisatie benoemen. Het aanbestedingstraject zal in samenwerking tussen gemeenteraad, college en de ambtelijke organisatie plaatsvinden. Hiertoe wordt een advies gevraagd worden aan de leden van de Auditcommissie. Doel van de aanbesteding is op transparante wijze te komen tot een overeenkomst met een ervaren en betrouwbare marktpartij, er voor te zorgen dat de aanbesteding rechtmatig verloopt en op een transparante, objectieve en niet discriminerende wijze wordt aanbesteed. Voorafgaand aan het aanbestedingsproces is onderliggende inkoopstrategie opgesteld. Via deze inkoopstrategie worden mogelijkheden (kwalitatief als kwantitatief) op een rij gezet. Aan het afstemmingsoverleg van de raad wordt gevraagd deze inkoopstrategie en daaruit voortvloeiende keuzes vast te stellen. Deze vormen de basis voor het Programma van Eisen. Het proces zal worden begeleid door Inkoop Bureau Midden Nederland (IBMN). Informatieverstrekking naar de markt geschiedt, in kader van functiescheiding, door IBMN. Hiervoor wordt uiteraard informatie van de gemeente via het afstemmingsoverleg en ambtelijk apparaat ingewonnen.

2.

Opdrachtgever

De raad van de gemeente XXXXXXXXXXXXXXXXXX

3.

Het inkoop/aanbestedingsteam

Het inkoopteam bestaat uit: De auditcommissie De griffier; Directeur Bedrijfsvoering Afdelingshoofd Financiën Planning en Control (FPC); Directeur IBMN Inkoop Bureau Midden Nederland:

4.

M. Vromans

Behoeftestelling

De hoofddoelstelling van de aanbesteding is verkrijgen van een betrouwbare marktpartij die de accountantscontrole voor de periode 2013 - 2016 kan uitvoeren voor de gemeente XXXXXXXXXXXXXXXXXX. In verband met het aflopen van het huidige contract dient de accountantscontrole opnieuw aanbesteed te worden De accountantscontrole dient door de opdrachtnemer zo effectief en efficiënt mogelijk geregeld te worden binnen de gestelde uitgangspunten in de wet- en regelgeving.

5.

Actuele situatie

De huidige leverancier (XXXXXXXXXXXXXX) levert op dit moment de dienstverlening. De prijs in verhouding tot de geleverde kwaliteit en factureringswijze roept vragen op. De huidige dienstverlener levert naar de basisprijs facturen aan voor elke extra inspanning. Daarnaast is de conclusie dat het controleteam in hoge mate de kwaliteit van het product bepaald. Niet alleen de stukken maar ook hoe deze tot stand komen, en daarmee de mate van tevredenheid van de klant. In de aanbesteding moet hiervoor aandacht zijn en dit moet worden meegenomen in het op te stellen programma van eisen.


3

5.1

Begroting / Raming

Voor de begroting zijn de volgende bedragen opgenomen: (alle bedragen excl. BTW op jaarbasis) Post Accountant Totaalbedrag per jaar:

Bedrag

Huidige uitvoerende partij

Tabel 1: Begroting accountant

6.

Marktanalyse

Uit de (Europese) openbare aanbestedingen die tot op heden binnen IBMN verband zijn gehouden kan geconcludeerd worden dat noch buitenlandse partijen noch kleine (lokale) partijen inschrijven. Om in te kunnen schrijven is kennis nodig van de Nederlandse overheidswetgeving, plus ervaring met het verlenen van accountantsdiensten voor Nederlandse overheden. Beide type partijen, buitenlandse accountants en kleine Nederlandse bureaus, ontbreekt het aan deze kennis en ervaring. De Nederlandse overheidsmarkt is voor deze partijen (blijkbaar) ook niet lucratief genoeg om zich deze kennis en ervaring eigen te maken. Ook is uit recente (Europese) openbare aanbestedingen gebleken dat slechts van drie partijen een inschrijving werd ontvangen. Dit zijn Deloitte, Ernst & Young en Price Waterhouse Coopers. KPMG heeft als politiek dat zij alleen inschrijft bij gemeenten met een inwoneraantal vanaf 100.000.

Naam Deloitte Ernst&Young Price Waterhouse Coopers KPMG Overige kantoren

Percentage 69% 14% 11% 4% 2%

Totaal

100%

Tabel 2: Marktverdeling controle opdrachten

De laatste jaren schrijven ook steeds vaker kleinere accountantskantoren in op aanbestedingen voor gemeenten. Partijen als Baker Tilly Berk, BDO zijn als nieuwe partijen op de gemeentelijke markt verschenen. BTB werkt bijvoorbeeld met een controleteam dat haar gemeentelijke ervaring grotendeels bij Ernst & Young heeft opgedaan. De partner heeft 11 jaar ervaring in de publieke sector, voordat hij partner bij BTB is geworden was hij partner bij Ernst & Young. Inmiddels is Berk benoemd door de gemeenten Moerdijk, Scherpenzeel en Steenbergen,. Ook zijn zij door de Averlingen groep in Gorinchem, diverse milieudiensten waaronder milieudienst Gouda en diverse overheid NV’s waaronder RET in Rotterdam aangesteld als accountant. Abab heeft aangegeven interesse te hebben in de gemeentelijke markt. Zij kunnen echter geen referentie van een gemeente opgeven omdat zij op dit terrein nu nog geen (langlopende) overeenkomsten hebben. Wel zeggen ze in de afgelopen jaren ervaring te hebben opgebouwd in de overheidsgerelateerde markt. Er is nog geen informatie bekend welke opdrachten dit dan zijn.


4

7.

Duurzaamheid

Vanaf 2010 zijn gemeenten verplicht 75% duurzaam in te kopen. Een inkoop wordt als duurzaam gekwalificeerd als voor 100% wordt voldaan aan de duurzaamheidseisen zoals opgesteld door AgentschapNL. Het ministerie van VROM heeft voor de productgroep accountantsdiensten (vallend onder de groep externe adviesdiensten) geen milieucriteria vastgesteld voor duurzaam inkopen. De reden hiervoor is dat de duurzaamheidsimpact van deze productgroep gering is. Duurzame aspecten die als wens in het inkoopproces bij de productgroep externe adviesdiensten kunnen worden meegenomen zijn: Beperking reiskilometers Advisering kan plaatsvinden op locatie van de opdrachtgever of vanuit het kantoor van de adviseur. Regelmatig overleg tussen opdrachtgever en adviseur zal in de meeste gevallen gewenst of vereist zijn. Laat de inschrijver aangeven in welke mate zij trachten het aantal kilometers te beperken. Beperking papiergebruik In hoeverre kan correspondentie en adviesproducten (rapporten, accountantsverklaringen, verslagen, etc.) zoveel mogelijk digitaal aangeleverd kunnen worden. Indien de adviesproducten in hardcopy moeten worden aangeleverd worden deze stukken zoveel mogelijk dubbelzijdig en op duurzaam papier (voorzien van één van de volgende keurmerken: Milieukeur, Europees Ecolabel, Nordic Swan, Blaue Engel of gelijkwaardig) geprint. Laat de inschrijver aangeven in welke mate zij trachten de belasting voor het milieu te beperken. Advies: Het advies aan de gemeente is om (aansluitend op de uitgesproken ambitie van 100% duurzaam inkopen in 2013) duurzaamheid mee te nemen in de beoordelingscriteria. Laat de inschrijver aantonen in welke mate het bedrijf maatregelen neemt om de CO₂ footprint nu en in de toekomst te verkleinen.

8.

Inkoopstrategie

8.1

Inkoopportfolio

De inkoopportfolio is een hulpmiddel bij de analyse van de markt. Deze analyse is mede bepalend voor de wijze waarop de aanbesteding het beste kan worden aangepakt. Op de verticale as staat de inkoopwaarde van het product. Op de horizontale as staat het inkooprisico dat wordt bepaald door het aantal accountantsbureaus dat het gewenste product kan leveren en het gemak waarmee van accountant kan worden gewisseld. Het inkooprisico wordt door twee factoren bepaald: de verkrijgbaarheid ofwel het aantal potentiële partijen en de interne kosten van de gemeente veroorzaakt door verandering van leverancier. Zoals boven aangegeven zijn er slechts een klein aantal partijen van wie een inschrijving te verwachten is. Veranderen van accountant betekent altijd een gewenningsperiode voor beide partijen, accountant en gemeente. Dit zorgt ervoor dat bij de eerste controle meer tijd geïnvesteerd moet worden door de gemeente. Samengevoegd kan hieruit de conclusie worden getrokken dat het inkooprisico middelhoog is. Uitgaande van een gemiddelde jaarbesteding van € XXXXXXXXXXXXX per jaar en een contractduur van 4 jaar kan de inkoopwaarde als middelhoog worden aangemerkt. Samengevat betekent dit dat de accountancy wordt aangemerkt als een deels hefboom en deels strategisch product. De grafische weergave staat in onderstaande grafiek.


5

Tabel 3: Inkoopmatrix van Kraljic

8.2

Looptijd contract

De algemene inkoopaanpak voor een hefboom/strategisch product is het bouwen van een relatie met elkaar om te komen tot langdurige samenwerking. Ook worden in het algemeen in dit kwadrant slechts een beperkt aantal offertes opgevraagd. Het eerste punt, langdurige samenwerking, kan vorm gegeven worden door een zo lang mogelijke contractperiode af te stemmen. Om aan te sluiten met de raadscyclus adviseren we om een contract af te sluiten van 4 jaar. Een beperkt aantal offertes zal gezien de huidige markt al het geval zijn. Daar er slechts enkele spelers zijn die actief zijn binnen de publieke sector zal het aantal op te vragen offertes beperkt zijn. Advies: Het advies aan de gemeente is om te kiezen voor een contractduur van 4 jaar zodat de benoeming van de accountant aansluit bij de zittingsduur van de raad.

8.3

Aanbestedingsprocedure

Het initiële contract zal voor een periode van minimaal 4 jaar worden opgesteld. Conform de drempelwaarden als genoemd in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) de Europese Richtlijn voor de aanbesteding van overheidsopdrachten bedraagt de grens voor diensten 200.000,00 Euro (excl. BTW). Komt de contractwaarde boven deze drempel dan is de gemeente verplicht Europees aan te besteden. De verwachtte contractwaarde zal deze drempel niet overstijgen. Om de markt volledige concurrentie te laten stellen bestaat de openbare aanbestedingsprocedure. Voordelen van openbare procedure: • maximale transparantie, objectiviteit en non discriminatie naar de “markt”; • alle voorwaarden, eisen en wensen worden voor marktbenadering vastgelegd; • sterke contractpartij / contractpartner voor het afdwingen van randvoorwaarden.


6

Nadeel van openbare procedure: • Vaste termijnen gedurende aanbesteding Het fingerende inkoopbeleid biedt de mogelijkheid tot een (meervoudig) onderhandse aanbesteding. Voordelen van onderhandse aanbesteding: • Risico tot juridische claims geringer dan een openbare c.q. niet openbare procedure; • Vrije opdrachtnemer keuze bij het uitnodigen van marktpartijen voor het uitbrengen van offertes. Nadelen van onderhandse aanbesteding: • Geen maximale transparantie, objectiviteit en non discriminatie naar de “markt”; • Geen volledige concurrentiestelling Advies: Het advies is om op basis van de marktanalyse en de wens om een overeenkomst aan te gaan met een ervaren partij, de accountantsdiensten (meervoudig) onderhands aan te besteden.

9.

Selectie- en gunningcriteria

Selectiecriteria worden in een selectieleidraad opgesteld: -

Uitsluitingsgronden, bijvoorbeeld het overleggen van: 1. Eigen verklaring 2. Verklaring inzake betalingsgedrag belastingen

-

Geschiktheidseisen: 1. De bevoegdheid de beroepsactiviteit uit te oefenen (bv kvk handelsregister) 2. De economische en financiële draagkracht (bv omzeteisen, verzekering) 3. Referenties

Het is mogelijk om te gunnen op EMVI (economisch meest voordelige inschrijving) of op Laagste Prijs. Om gericht aan te sturen op inschrijvers met de beste kwaliteit is het raadzaam om te gunnen op EMVI in plaats van op Laagste Prijs. Een voordeel van het gunnen op EMVI is dat dit dwingt tot een vroegtijdig kiezen van belangrijkste aspecten. De inschrijvers kunnen zich op kwaliteit richten in plaats van kijken hoe men alle werkzaamheden in zo min mogelijk tijd kan produceren. Het werkt een hoge prijs/kwaliteitverhouding in de hand. Gevaar is dat de gemeente als opdrachtgever goed in staat moet zijn de kwaliteitsaspecten weer te geven. Een gedegen voorbereiding is dus noodzakelijk. Door het gunnen op EMVI kan ook meer accent worden gelegd op bijvoorbeeld duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Denk hierbij aan de mogelijkheid voor het toekennen van extra punten indien inschrijvende partijen hun best doen om zo innovatief mogelijk te werk te gaan.


7

Beoordelingscriteria kunnen er op hoofdlijnen als volgt uit zien: Criterium Prijs

Weging (40%)

Gehanteerde tarieven en prijzen

100*

Criterium Kwaliteit

Weging (60%)

Methode van aanpak en werken Samenstelling van het controleteam en expertise van deze medewerkers Continuïteit in de dienstverlening Algemene indruk offerte Duurzaamheid

30** 40** 10** 10** 10**

* Percentage van 40% ** Percentage van 60% Tabel 4 : Opzet beoordelingsmatrix.

Advies: Beoordelingscriteria vaststellen op 40 % Prijs en 60 % Kwaliteit

9.1

Nadere uitleg beoordeling kwaliteit

Het inkoopteam beoordeelt de inschrijvingen op de gunningscriteria zoals aangegeven in bovenstaande tabel. Per gunningscriterium en inschrijver wordt een cijfer toegekend op een schaal van 1-10 waarbij: 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

= = = = = = = = = =

Uitmuntend; Zeer goed; Goed; Ruim voldoende; Voldoende; Onvoldoende; Matig; Zeer matig; Slecht; Voldoen niet.

De score per subgunningscriterium wordt berekend door alle scores per gunningscriterium op te tellen en te delen door het aantal gunningscriteria. Advies: Het advies aan de gemeente is om te gunnen op basis van EMVI zodat gestuurd kan worden op kwaliteit.


8

10.

Vervolgstappen / Mijlpalen

Nadat de inkoopstrategie is goedgekeurd door de raad zal de volgende planning gevolgd worden: Deadline

Betreft:

6 november 2012

Auditcommissie, bespreken aanbestedingstrategie en uitgangspunten

30 november 2012

Vaststellen definitieve inkoopstrategie

December 2012 December 2012

Vaststellen Programma van Eisen door Auditcommissie Vaststellen Programma van Eisen door Raad en mandatering Auditcommissie voor verdere afhandeling aanbestedingsprocedure

28 januari 2013

Verzenden van Programma van Eisen

7 februari 2013

Indienen van schriftelijke vragen

14 februari 2013

Verzenden Nota van Inlichtingen

4 Maart 2013

Aanbestedingsdatum

11 maart 2013

Beoordeling offertes inkoopteam

18 maart 2013

Presentatie (nummer 1 uit beoordeling) aan auditcommissie

April 2013

Behandeling in de raad

Mei 2013

Contractondertekening

Tabel 5: Globale planning procedure aanbesteding. Data onder voorbehoud.

Voor akkoord: Gemeente XXXXXXXXXXXXXXXXXX

Inkoop Bureau Midden Nederland Martien Vromans

………………………………

…………………………………


9

inkoopstrategie Aanbesteding Accountant

Recommend Documents