Agenda van de Algemene Ledenvergadering 2013 van dinsdag 3 september 2013 1 1.1 2 2.1
Opening en mededelingen Presentielijst (uitdelen en laten invullen) Berichten van verhindering en ingekomen stukken. Afwezig met bericht van verhindering: Angelo Spiler, Lualdi Westmaas, Gilbert Dordregter, Henk Hettema 2.2 Ingekomen stukken: -Bericht van Leoni Veldhuis dat zij afziet van een bestuursfunctie. -Rapportage Kascommissie (wordt tijdends de vergadering uitgedeeld). -Voorstel tot het stellen van een limiet aan de vergoeding die aan landelijke spelers wordt verstrekt (opgenomen in het jaarverslag). 3 Bespreking van het voorwoord van de voorzitter van de Tafeltennisvereniging. 4 Bespreking van de notulen van de ledenvergadering van 4 september 2012. 5 Verslag van de leden-administratie. 6 Verslag van het secretariaat. 7 Verslag van het wedstrijdsecretariaat. 7.1 Bespreking van Bijlage 1: de competitieresultaten. 8 Verslag van de activiteiten t.b.v de jeugd. 9 Verslag van de activiteiten t.b.v recreanten. 10 Bespreking van het verslag van de voorzitter van de stichting Tafeltennisaccomodatie. 11 Bespreking van bijlage 2: verslag Kascommissie. 12 Financieel verslag van de Tafeltennisvereniging Tempo-Team met toelichting. 12.1 Begroting tafeltennisvereniging Tempo-Team. 13 Financieel verslag stichting Tafeltennisaccomodatie Tempo-Team met toelichting. 13.1 Begroting stichting Tafeltennisaccomodatie Tempo-Team. -------------------------------------Pauze-------------------------------------------------------14 Bestuursverkiezing en aftredende bestuursleden. 14.1 Voordracht Giulia Zonneveld 14.2 Voordracht Sander Jarigsma 14.3 Herbenoemingen M. de Boer-Bleijswijk 15 Verkiezing kascommissie. 16 Behandeling van "Voorstel tot het stellen van een limiet aan de vergoeding die aan landelijke spelers wordt verstrekt". 17 Rondvraag. 18 Sluiting.
2
Notulen van de Algemene Ledenvergadering 2013 van dinsdag 3 september 2013
Aanwezige bestuursleden: Ton Rutte (voorzitter van de Tafeltennisvereniging TempoTeam), Cees Bleijswijk (ledenadministrateur van de Tafeltennisvereniging [...] en secretaris van de Stichting Tafeltennisaccomodatie Tempo-Team), Hans van den Berk (algemene zaken van de Tafeltennisvereniging [...] en voorzitter van de Stichting [...], Mia de Boer-Bleijswijk (penningmeester van de Tafeltennisvereniging [...] ), Floor van Praag (secretaris van de Tafeltennisvereniging [...] en tevens notulist). Aanwezige leden: 14 (vorig jaar 24 - de notulist) Zie ook de presentielijst (bijlage 1) 1
Opening en mededelingen
1.1
Voorzitter Ton Rutte heet de leden en met name Gerard Poort en Marcel Frijhoff
welkom. Vanwege het overlijden van Edo van Tielrooy wordt vervolgens 1 minuut stilte gehouden om hem te gedenken. 1.2 De presentielijst gaat rond. 2 Berichten van verhindering en ingekomen stukken. 2.1 Afwezig met bericht van verhindering: A. Spiler, L. Westmaas, G. Dordregter, H. Hettema,W. Knaap, M. van Pelt, J. Baltus, E. Neep, M. v/d Kamp en N. van Lierop. 2.2 Ingekomen stukken: 2.2.1 Helaas heeft Leoni Veldhuis op de valreep het bestuur meegedeeld af te zien van een bestuursfunctie. Het bestuur respecteert haar besluit maar betreurt het ook. Het agendapunt betreffende haar benoeming wordt van de agenda afgevoerd. 2.2.2 De rapportage van de Kascommissie is ontvangen en wordt onder de aanwezige leden verspreid.. 2.2.3 "Voorstel tot het stellen van een limiet aan de vergoeding die aan landelijke spelers wordt verstrekt" (zie ook jaarverslag pagina 21- de notulist). 3
Bespreking van het voorwoord van de voorzitter van de Tafeltennisvereniging (jaarverslag pag.3 - de notulist). Er zijn geen opmerkingen. 4 Bespreking van de notulen van de ledenvergadering van 4 september 2012 ) Bij punt 1 van de besluitenlijst (jaarverslag pag. 7 t/m 8 - de notulist):
Marcel Frijhoff vraagt hoe het is gesteld met de toezegging een automatische incassoregeling in te stellen. Mia de Boer-Bleijswijk zegt dat die regeling nog niet tot stand is gekomen. Vervolgens deelt ze mee dat de accept-giro's die nu worden verstuurd in verband met de invoering van (langere) Europese bankrekening-nummers per 1 januari 2014 tot 31 december 2013 kunnen worden gebruikt. Cees Bleijswijk vult haar aan met de opmerking dat vóór 1 december 2013 betaald moet worden wil men kunnen deelnemen aan de voorjaarscompetitie 2014. Bij punt 2 van de besluitenlijst:
Naar aanleiding van de toezegging van Ton Rutte een voorstel te bestuderen van Nero Matthias om leden die willen trainen voor die training te laten betalen deelt de voorzitter mee dat dit plan geldt voor training buiten de rooster-uren. Vooralsnog zal hij echter geen actie ondernemen. Bij punt 3 van de besluitenlijst:
Jos Zuyderwijk kan de vergadering melden dat de samenwerking met Wim Knaap intussen goed verloopt. Bij punt 4 van de besluitenlijst:
Na een vraag van Marleen Visser naar de stand van zaken met betrekking tot een calamiteitenlijst die in geval van nood kan worden geraadpleegd, zegt Ton Rutte toe een dergelijke lijst op het prikbord te zullen hangen met de namen en telefoonnummers van de voorzitter, secretaris en penningmeester. Bij punt 7 van de besluitenlijst:
Marcel Frijhoff merkt op dat er nog steeds spelers zijn die niet in het clubshirt competitie spelen. Mia de Boer-Bleijswijk wijst er op dat zij informatie over het shirt op heeft genomen in de brief die aan nieuwe leden wordt toegestuurd. Cees Bleijswijk vraagt Marcel Frijhoff deze informatie ook in de website op te nemen, hetgeen laatstgenoemde toezegt te zullen doen. Bij punt 8 van de besluitenlijst:
Ton Rutte deelt de zaal naar aanleiding van dit punt mee dat we in 2012 dachten in 2013 met vrijwilligers in de bar te moeten werken en dat we daarom de barcommissie hebben opgericht.
Omdat we tòch subsidie kregen voor de barman èn omdat zowel Leoni als Nero niet meer in functie zijn is de commisie "slapend". Als de noodzaak zich voordoet zal hij de commissie echter weer tot leven wekken. Bij punt 12 van de besluitenlijst:
Naar aanleiding van het “Voorstel tot wijziging van de procedure voor de indeling van de senioren competitieteams” van Nero Matthias, vraagt Marleen Visser naar de stand van zaken. Michael Schaap deelt mee dat het niet is gelukt op deze wijze teams in te delen. 5 Verslag van de leden-administratie (jaarverslag pag. 8 - de notulist). Geen opmerkingen 6 Verslag van het secretariaat (jaarverslag pag. 8 t/m 9 - de notulist). Geen opmerkingen. 7
Verslag van het wedstrijdsecretariaat (jaarverslag pag. 9 t/m10 - de notulist) en Bespreking van Bijlage 1: de competitieresultaten. Geen opmerkingen. 8 Verslag van de activiteiten t.b.v de jeugd (jaarverslag pag. 10 - de notulist). Jos Zuyderwijk vraagt hoe het met ons jeugdbeleid is gesteld. Ton Rutte antwoordt dat afgelopen jaar veel jeugdleden zijn weggegaan maar dat we nu weer een goede trainer hebben en dat hij er op vertrouwt dat dit jaar alles weer goed komt. 9 Verslag van de activiteiten t.b.v recreanten (jaarverslag pag. 11 - de notulist). Geen opmerkingen. 10
Bespreking van het verslag van de voorzitter van de stichting Tafeltennisaccomodatie (jaarverslag pag. 12 t/m 13 - de notulist). Jos Zuyderwijk merkt op dat hij naar aanleiding van het vorige verslag begrepen had dat er een overeenkomst voor een nieuwe locatie op het punt stond te worden afgesloten. Hans v/d Berk antwoordt dat hij vorige week een eerste concept heeft ontvangen en dat er dus nog steeds niets concreets te melden valt. Rudy Schreinders vraagt of we risico lopen. Hans v/d Berk antwoordt dat we voorlopig geen risico lopen omdat onze plek vrij is gehouden van bebouwing en ook de synagoge niet aandringt op ons vertrek. Rudy Schreinders vraagt om een duidelijke prognose aan het eind van het jaar. Hans v/d Berk zegt toe zo' n prognose te zullen leveren. 11 Bespreking van bijlage 2: verslag Kascommissie (jaarverslag pag. 21 - de notulist). Naar aanleiding van het verslag worden de penningmeesters van Stichting en Vereniging decharge verleend. 12
Financieel verslag van de Tafeltennisvereniging Tempo-Team met toelichting en Begroting tafeltennisvereniging Tempo-Team (jaarverslag pag. 13 en 14 - de notulist). Cees Bleijswijk vraagt zich af waarom we nog voor €3132 clubshirts in voorraad hebben terwijl we maar voor €250 verkocht hebben. Marcel Frijhoff legt uit dat we er veel hebben ingekocht omdat dit de prijs drukte. Voorts wijst laatstgenoemde er op dat we de shirts voor de inkoopwaarde aan de leden verkopen. Marcel Frijhoff is van mening dat Mia de Boer-Bleijswijk de contributie-inkomsten voor komend jaar met €18350 te optimistich heeft ingeschat. Mia de Boer-Bleijswijk verklaart dat zij is uitgegaan van het ledenaantal d.d. 30-6-2013 en dat pas daarna veel leden hebben opgezegd. 13
Financieel verslag stichting Tafeltennisaccomodatie Tempo-Team met
toelichting en
Begroting stichting Tafeltennisaccomodatie Tempo-Team Geen opmerkingen.
(jaarverslag pag.15 t/m 16).
In de pauze krijgt Anja Douwes een speldje en een fles wijn omdat ze 25 jaar lid is. Ok Mia de Boer-Bleijswijk en Ren'e Roosendaal krijgen als blijk van waardering een fles wijn. 14 Bestuursverkiezing en aftredende bestuursleden. 14.1 Zonder tegenstem wordt Giulia Zonneveld benoemd tot bestuurslid. Haar taak wordt de coördinatie van activiteiten t.b.v. de jeugd. Floor van Praag zal er voor zorgen dat zij in het handelsregister van de Kamer van Koophandel wordt bijgeschreven. 14.2. De wedstrijdsecretaris Michael Schaap heeft bedankt voor de functie. Het bestuur stelt voor in zijn plaats Sander Jarigsma te benoemen. Sander heeft het secretariaat laten weten in te stemmen met dit voorstel. En hoewel hij niet aanwezig is wordt hij zonder tegenstem benoemd. Floor van Praag zal er voor zorgen dat zij in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en de administratie van de NTTB worden uit- en ingeschreven. 14.3. De penningmeester van de vereniging, M. de Boer-Bleijswijk, is aftredend. Het bestuur stelt voor haar te herbenoemen tot 2016. De aanwezigen gaan daarmee akkoord. 15 Verkiezing kascommissie (jaarverslag pag. 21 - de notulist). Pia Fruytier en Rudy Schreijnders woorden opnieuwd benoemd tot lid van de kascommissie voor het verenigingsjaar 2013-2014. 16 Behandeling van het "Voorstel tot het stellen van een limiet aan de vergoeding die aan landelijke spelers wordt verstrekt", ingediend door Hans van den Berk en Floor van Praag (jaarverslag pag. 21 - de notulist). Ton Rutte stelt in reactie op dit voorstel dat landelijke teams nu eenmaal kosten met zich meebrengen. De spelers trainen veel en dienen daarvoor een vergoeding te krijgen, anders gaan ze naar een andere club. En omdat we geen sponsor hebben moeten we ze betalen uit de contributie-opbrengsten. Hans van den Berk legt uit dat de indieners een duidelijk kostenoverzicht missen en dat het voorstel vooral bedoeld is om, zolang we nog geen sponsor hebben, een overzicht te krijgen van de kosten die gemoeid zijn met de inzet van de landelijke spelers, zodat de leden weten waaraan hun contributie wordt uitgegeven. Cees Bleijswijk merkt op dat een goede beloning een aanzuigende werking heeft en dat we daardoor steeds betere spelers krijgen en meer recreanten. Jos Zuyderwijk stelt dat geldelijke beloning alleen niet voldoende is, want spelers die alleen voor het geld komen blijven niet lang. Ton Rutte merkt naar aanleiding van de laatste opmerking op dat in "zijn" tijd divisiespelers het moesten doen met een reiskostenvergoeding en een etentje van de sponsor, maar dat de meesten hun leven lang bij de club bleven. Gerard Poort is van mening dat de ledenvergadering niet met dit voorstel mag worden lastiggevallen en dat het eerst in het bestuur moet worden besproken. Hans van den Berk antwoordt hierop dat de indieners dit voorstel naar de overige bestuursleden hebben gemaild maar dat daarop niet is gereageerd. Gerard Poort vindt dat dit voorstel in ieder geval niet voor dit verenigingsjaar kan gelden, omdat dat al is begonnen. Hans van den Berk merkt op dat ongeacht of dit jaar nu wèl of niet begonnen is, dit soort kosten eigenlijk door sponsoren moet worden opgebracht en niet door de leden van de vereniging. Marleen Visser grijpt terug op de uitspraak van Cees Bleijwijk en herhaalt dat topspelers een enorme meerwaarde hebben voor de club en dat we ook zonder sponsor er voor moeten zorgen dat we deze spelers niet kwijt raken. Rudy Schreijnders vraagt zich af hoe andere clubs hiermee omgaan.
Floor van Praag zegt toe dit te onderzoeken. Marcel Frijhoff vraagt Floor van Praag of hij dit voorstel uit hoofde van zijn functie òf op persoonlijke titel heeft ingediend. Laatstgenoemde antwoordt dat hij het als clublid heeft ingediend. Marcel Frijhoff stelt hierop dat Floor van Praag hiermee te ver gaat omdat hij daarmee als clublid gebruik maakt van kennis die hij heeft opgedaan als bestuurslid. Giulia Zonneveld begrijpt niet wat er op tegen is een topteam te betalen. In reactie hierop stelt Hans van den Berk dat we ook een vereniging zouden zijn zonder topteam. Cees Bleijswijk brengt in herinnering dat in 2004, toen we geen sterke spelers in huis hadden, we afgezakt waren naar de 2e klasse en nog maar 80 leden hadden. Marleen Visser valt hem bij en stelt dat óók voor de jeugd een topteam noodzakelijk is. Gerard Poort is van mening dat voor een relatief laag bedrag een meerwaarde is verkregen die niet in geld is uit te drukken. John Scott wil weten of we het over een limiet hebben of dat er sprake is van "helemaal niet". Hans van den Berk zegt dat het om een limiet gaat. Ton Rutte stelt voor een en ander eerst eens goed in het bestuur te bespreken. Hans van den Berk valt hem daarin bij, maar maakt de kanttekening dat de kosten dan wèl duidelijk boven tafel moeten komen. Ook Marcel Frijhoff vindt dat er een helder inzicht moet worden gegeven in de kosten, omdat zoals het nu gaat we contributie- en barinkomsten missen. Pas als duidelijk is hoe dat zit kan het bestuur er mee naar buiten komen. John Scott vraagt zich af of hij nog wel gewenst is. Floor van Praag stelt dat hij het voorstel mede heeft ondertekend omdat hij een helder kostenoverzicht wil zien, maar dat het naar zijn mening rampzalig zou zijn als door deze discussie onze beste spelers de club zouden verlaten. Mia de Boer-Bleijswijk verwijt Floor van Praag hierop dat zij hem alle kosten heeft laten zien. Floor van Praag erkent dat zij hem de boekhouding heeft laten zien, maar dat hij een overzicht gemist heeft van de in dit voorstel genoemde kosten. Hij heeft dan ook geen twijfel over de integriteit van de boekhouding, maar het gaat hem alleen om de wijze waarop de kosten worden gepresenteerd. Met het besluit een en ander eerst eens goed in het bestuur te bespreken sluit Ton Rutte daarop de discussie. 17 Rondvraag. 17.1 Jos Zuyderwijk merkt op dat de vloer moet worden hersteld. Cees Bleijswijk zegt toe dat dit ten spoedigste zal gebeuren.
18 Sluiting Ton Rutte sluit de vergadering.
Besluitenlijst van de ledenvergadering van 3 september 2013 1 Ton Rutte hangt een calamiteitenlijst op het prikbord. 2 Marcel Frijhoff neemt informatie over het clubshirt op in de website. 3 Hans van den Berk geeft eind 2013 een prognose over de ontwikkeling richting nieuwe locatie. 4 Floor van Praag werkt de gegevens in de administraties van de Kamer van Koophandel en de NTTB bij, waarin mutaties moeten worden doorgevoerd met betrekking tot Michael Schaap, Sander Jarigsma en Giulia Zonneveld. 5 Floor van Praag neemt contact op met andere tafeltennisvereniging om te weten te komen hoe die met de beloning van hun topspelers omgaan. 6 Ton Rutte brengt het in deze vergadering gepresenteerde "Voorstel (...)" in op de eerstvolgende bestuursvergadering. 7 Cees Bleijswijk onderneemt actie om de speelvloer te herstellen.
BIJLAGE 1: Presentielijst
