Agenda GMR PO 8 april 2015 - plenair Leonard Springerlaan 39 Postbus 744 9700 AS Groningen T (050) 368 88 00
Plaats en datum : Groningen, 8 april 2015 Aanvang / einde : 19.30 - 22.00 uur Vergaderzaal : Ontmoetingsruimte Aantal bladen
: 7
Nummer
: 01
Opgemaakt door : Sofie Tuinsma Onderwerp / : GMR PO Overlegorgaan
Deelnemers Leden van de GMR PO Afwezig m.k.: Gerben Wilbrink –Karrepad Jeroen Feringa – SJ Bouma Vacature - De Expeditie Stefan van Oosten – Driebond Patrick van Lint – Swoaistee Vacature - De Pendinghe Bé Buring – Bredero Hüliya Halici – Liefland Fabien van der Ham – Boerhaave Harm Jan Hoogenberg – Starter Luuk Feikens – Bekenkamp Matthijs Rozenboom – Sterrensteen
Agenda GMR Intern 1. 2. 3. 4. 5.
Deelnemers (vervolg) Theo Douma (vz CvB) Wietze Visscher (adviseur informatiemanagement) Afwezig: Rob van Linschoten (lid CvB) Floris Bosma (Bestuurssecretaris)
Opening en vaststelling agenda Mededelingen Ingekomen en uitgaande stukken Bespreken brief werkdruk Inhoudelijke voorbespreking plenaire agenda
GMR Plenair 6. Vaststelling verslag GMR PO 3 maart 2015 7. Mededelingen vanuit het CvB 8. Specialistisch Onderwijsinstituut visie 9. Kadernotitie ondersteunende diensten 10. Vakantieregeling 11. Stavaza strategisch plan 12. ICT 13. Passend onderwijs 14. Rondvraag
document Ter vaststelling Ter informatie document Ter instemming* document Ter informatie document Ter instemming mondeling Ter informatie mondeling Ter informatie mondeling Ter informatie
GMR Intern 15. Nabespreking 16. Rondvraag GMR 17. Sluiting
1
GMR Plenair 12. Eerst ICT: Theo Douma is alleen aanwezig, met Wietze Visscher. Ook welkom aan een nieuw lid, van de Beijumkorf, die na de zomer de stoel van Vivian Wijk over zal nemen. We gaan meteen beginnen met het punt ICT, een heikel onderwerp, omdat er vanuit de scholen veel over te melden is. We zijn blij dat Wietze Visscher er nu bij is. Wietze Visscher: het leek mij ook goed om te vertellen waarom we dit doen, en ook de noodzaak waarom we dit doen. Ik ben hier vorig jaar gekomen in februari en ben verantwoordelijk geworden voor alle centraal aangeboden ICT binnen O2G2. Er liepen toen een aantal projecten, die geen kop en staart hadden. Ik heb getracht hier wat meer één project van te maken. Dit is begonnen met de 4 letter code, de centrale mail en de aanbesteding van de werkplek. Wat bij de inventarisatie van de werkplek niet goed is gebeurd, is wat er op de scholen stond qua apparatuur en software. Ik heb moeten constateren dat de hardware op de gemiddelde PO scholen van die kwaliteit was dat het niet meer ingezet kon worden. De software had geen ondersteuning van Microsoft meer. Alles was al zo oud dat het niet meer kon updaten naar Windows 7/8. Daarnaast werden documenten nog in een Office 97 versie gemaakt, zoals rapporten. Ik probeer aan te geven dat de problemen die er nu zijn er ook waren geweest als we dit anders hadden gedaan. We zijn bezig om te kijken hoe we het efficiënter en beter kunnen maken. Ik heb vandaag van de Driebond nog een lijstje gekregen van zaken waar men tegenaan loopt. Dit kwam ook aan de orde bij het directeurenoverleg, we hebben daar afgesproken dat de themagroep ICT een advies gaat uitbrengen aan de directeuren. Neemt op dit moment niet de problemen weg, maar ik wil wel aangeven dat we eraan werken. De laatste implementatie die wij nu hebben uitgevoerd loopt al een stuk beter dan de eerste. Het team van ICT’ers dat het proces begeleidt, raakt steeds meer ingewerkt en kan het beter overdragen aan de medewerkers. Inderdaad, het is wel een verandering van werkwijze die maar heel langzaam bij de meeste medewerkers van O2G2 binnenkomt. Daar kunnen wij niks aan doen. het is een manier van werken die mensen zich eigen moeten maken. ER is nogal een overstap gemaakt, er zijn 3-4 stappen overgeslagen. Adrik Schmid: ik herken dat het oud was, en vernieuwing nodig was, klinkt allemaal heel logisch. Het klinkt ook logisch dat als je verandert van werkwijze dat er veel begeleiding bij nodig is, en dat er een onderschatting is gemaakt. Waar ik me niet in herken, hoe je het ook wendt of keert, er was een werkbare situatie gecreëerd. Alles werkte, al was het zwaar verouderd. In onze school is er nu een situatie die niet meer werkbaar is. Printers doen het niet, mail doet het niet, er wordt niet op vertrouwd. De basis moet het gewoon wel goed doen. Wietze Visscher: ik denk dat de basis prima werkt. er zijn een aantal programma’s die nu nog worden gebruikt, die niet goed werken in deze nieuwe omgeving. Daar kunnen wij niets aan doen. één van de opdrachten richting de themagroep ICT gewest: kom met een voorstel voor alternatieven voor de programma’s die nu niet werken. Een spellingsprogramma waarbij dictees worden afgenomen, een samenwerkingsprogramma. Adrik Schmid: ik lees voor: “…” (brief van vandaag). Wietze Visscher: wat ik dan jammer vind, dat wij hier een ondersteuningsdesk hebben, die de hele dag bereikbaar zijn, dat wij deze meldingen niet krijgen. Wij kunnen namelijk op afstand meekijken. Tanja: ik weet wel hoe dat komt. Wij hebben vorige week Jitske een uurtje op school gehad. Zij gaf ons een telefoonnummer dat niet op de handleiding stond. Adrik Schmid: ik kan me niet voorstellen dat deze man de problemen niet gemeld heeft bij de projectleider van ICT. Jeannette Schepers: als je tegen zulke dingen aanloopt, moet je wel kijken hoe dit opgelost kan worden. Bij ons gaat het wel aardig. Wietze Visscher: zonder teveel in de techniek te gaan: veel scholen maken gebruik van gezamenlijke schijven. Die waren afgeschermd van buitenaf. Nu is de mogelijkheid, doordat je in de cloud werkt, dat je er van buitenaf wel bij kan. daarbij hebben we aangegeven dat het wenselijk is dat kinderen vanaf het moment dat ze zelfstandig documenten maken, een eigen account krijgen. Dat hebben we geprobeerd, maar dit wilde Jeannette Bakema niet. Kinderen moeten wel bij de data kunnen, stonden al op de leerlingenschijf. Tijdens het project is die dataschijf als het ware gekopieerd. Die is nu wel van buiten beschikbaar. Nu gaan wij kijken (er komt een advies van themagroep ICT): gaan we wel of niet met 2
accounts van kinderen werken. Als we dit niet gaan doen, gaan we het van buiten dichtgooien. Dan moeten we een deel van het oude plan loslaten. Dit zou ik zelf erg jammer vinden. Leerkrachten willen soms graag meekijken bij wat hun leerlingen doen. ik denk dat je dit meer aan de kinderen moeten overlaten. Delen is het nieuwe mailen: dit moeten de leerlingen onder de knie krijgen. Pieter Zwart: ik denk dat er eerst moet worden vastgesteld wat voor soort probleem het is. Een conceptueel probleem heeft minder prioriteit. Er is een telefoonnummer voor de technische problemen, maar dit is op sommige scholen niet bekend. En soms lost het ook de problemen niet op. Adrik Schmid: ik denk dat het een mix is van conceptuele en technische problemen. Wietze Visscher: heel veel scholen hadden tot oktober/november een eigen ICT’er op school. Die is er niet meer. Je bent wat dat betreft afhankelijk van de centrale van O2G2. We proberen er alles aan te doen om, als er melding komt, er direct wat aan te doen. het is vanuit de situatie waaruit we komen, wel iets dat langer duurt. Tanja: ik kan geen kwartier wachten als ik bel. Ik voel me niet serieus genomen als docent. Wietze Visscher: ik kan je verzekeren dat als je ’s ochtends belt, je iemand aan de lijn krijgt. Rick Vittali: dit is een houding die meer reactief is dan proactief. Als er problemen al bekend zijn, zou ik deze graag wel willen weten van te voren. Daarnaast is er toch gestart met nieuwe scholen, terwijl wij hadden afgesproken dat dit niet zou gebeuren. Wietze Visscher: die belofte is niet bij mij terecht gekomen. Theo Douma weet dat dit is gezegd. Josanne Kugul: ik weet dat het plan goed was. Als ik nu hoor dat het niet goed gaat, moet je dan geen pas op de plaats nemen? Wietze Visscher: hier hebben wij ook actief mee gewerkt dat O2G2 per groep 3 nieuwe werkplekken maakt. We hebben al zo’n 600 werkplekken gemaakt. Tanja: die kinderen hebben inderdaad drie nieuwe werkplekken. Mijn laptop is echter nog steeds verouderd. Wietze Visscher: wij hebben gezegd, drie werkplekken per groep. Dit is één voor de leerkracht en twee voor leerlingen. Tanja : ons is gezegd dat er drie leerling-plekken zouden zijn en één docent plek. Adrik Schmid: op dit moment is het bijna onmogelijk om goed te werken bij ons op school. Ik zou u (Wietze Visscher) graag uitnodigen om bij ons op school te komen kijken om in te zoomen op de grote lijst problemen die ik voor me heb. Tanja: het probleem ligt er ook bij het feit dat je bij het bedrijfsleven bijvoorbeeld kunt oefenen. Dit kan bij ons niet, want de kinderen zijn er gewoon. We hebben geen tijd om het aan te leren. Wietze Visscher: deze opmerking is heel terecht. We hebben wel getracht van hoe krijgen we de leerkrachten mee. Hoe kunnen we die ondersteunen. Wij zijn ervan uitgegaan dat iedereen het internet kent. Vanuit die gedachte dachten wij dat iedereen weet wat Google Drive is en Dropbox is. De meeste scholen zijn in één keer overgegaan van hamer naar typmachine. Wij hebben gaandeweg het project gedacht van hoe kunnen we dit beter oppakken. We hebben een fulltime projectleider aangenomen voor dit project. We hebben ook Jitske voor drie dagen in de week om voorlichting te geven op scholen. Daarnaast dachten we ook dat we met het loket hier de meeste vragen zouden kunnen oplossen. Elke keer als er een GMR vergadering is geweest dat het weer raak is geweest. Er zit ook een kennislacune bij de mensen. Daar moeten we wat aan doen. Daarvoor hebben we een trainingslokaal ingericht in basisschool de Sterrensteen. Adrik Schmid: ik vind het niet netjes om de kennislacune bij de mensen te leggen. Dit is een hartstikke gecompliceerd project. Ik wil hem terugleggen: de kennislacune ligt niet bij de leraren nu, maar bij de wijze waarop het project is aangepakt.
3
Josanne Kugul: Wat moeten we nu doen om het vlot te trekken? Het onderwijs mag niet verstoord worden. Wietze Visscher: we hebben ervoor gekozen om het niet in de zomervakantie te doen, omdat het dan een big bang zou veroorzaken. Er is dan niemand beschikbaar. Pieter Zwart: we komen terug op het feit dat je niet eerder weg moet gaan bij een school voordat het voor, laten we zeggen, 80 procent werkt. Theo Douma: wat er de vorige keer is voorgesteld is om het tempo aan te passen. We hoeven niet te stoppen, want dat is een probleem (XP houdt straks op). Maar dat er een soort tussenweg komt die bepaald wordt door hoe het gaat. Het is misschien een idee om er extra mensen op te zetten, want dit gaat ten koste van het onderwijs. Pas op de plaats kan niet, straks gaan er systemen dicht. We moeten wel. Vandaar dat ik zit te polsen bij Wietze of we niet extra mensen kunnen inzetten. Hugo: hoe kan de vorige keer die belofte zijn gedaan terwijl we dus de tijd niet hebben om te stoppen? Theo Douma: ik ga het bij Rob neerleggen, het is niet mijn portefeuille. We moeten praktisch een oplossing vinden. Wietze Visscher: we vinden wel telkens dezelfde problemen. Eén van de doelstellingen van het project was om te komen tot een soort applicatie harmonisatie en bibliotheek, waar alle scholen gebruik van kunnen maken. Je moet constateren dat er programma’s zijn die te oud zijn en niet doorontwikkeld zijn. Daarvan heeft de themagroep ICT gezegd dat ze een alternatief voor zoeken. Pieter Zwart: is het mogelijk om tot een heldere afspraakt te komen? Theo Douma: twee dingen. Een formeel moment met de scholen afspreken, dat de directeur/ICT man de huidige situatie accepteert, zodat we dan pas weg gaan. Wij gaan kijken of er extra ondersteuning geregeld kan worden om de problemen op te lossen. Pieter Zwart: lijkt me een goede afspraak. Kan dit ook nog op termijn en op een controle? Theo Douma: dit kan snel, we moeten alleen kijken waar we het geld vandaan halen. Wietze Visscher: we zullen in de maandelijkse ICT brief melden welke scholen klaar zijn. Rudy van der Meer: het communicatiekanaal naar ons toe, de nieuwsbrief, naar wie wordt die gestuurd? Wietze Visscher: het wordt naar de directies gestuurd met het verzoek dit ook onder het personeel te delen. We kunnen afspreken, mits jullie en 4 letter code hebben en een wachtwoord, dat je de nieuwsbrieven kunt vinden op het intranet. Theo Douma: is misschien handig dat we het standaard naar jullie sturen, zodat de ouders het ook kunnen krijgen. Dit doen we via de GMR, via de secretaris; Josanne Kugul. Josanne Kugul: kan er dan ook een mail komen waarin staat waar je die nieuwsbrief kan vinden? Wietze Visscher: ja, dat kan. positief afsluiten: we gaan straks over naar een nieuw e-mailadres, de school verdwijnt uit het adres. De communicatie wordt hierdoor een stuk eenvoudiger. Het wordt mogelijk om groepen mensen die niet over een account beschikken, wel een account te geven. Bijvoorbeeld stagiaires, ouders, etcetera. Die krijgen dan ook een 4 lettercode met een bijbehorend emailadres. Daar komt een aanvraagformulier voor die wij onder de scholen gaan verspreiden. Bij elke uitrol van de DLWO wordt dit geïnventariseerd door de projectleider Jan Mulder. Scholen die al uitgerold zijn, krijgen bericht van de ICT coördinator en kunnen dit alsnog aanvragen. 6. Vaststelling verslag GMR PO 3 maart 2015 document Ter vaststelling Derktje Feringa: reorganisatieplan moet zijn “Financiële onderbouwing om te komen tot een reorganisatieplan”. Theo Douma: bestuursformatieplan blijkt echt te bestaan, het is een cao verplichting. Dit komt voor 1 juni. 1 mei is niet haalbaar. Het verslag is bij deze vastgesteld. 4
7. Mededelingen vanuit het CvB Ter informatie Theo Douma: project waar we aan meedoen. Jonge docent die oude docent vervangt doet mee aan het leren: vierslag leren. Informatie, werving en selectieprocedure wordt volgende week uitgezet. Directeuren weten het al wel. Jullie krijgen het memo ook. De vorige keer heb ik jullie iets verteld over de configuratie van het VO. Zijn wij druk mee bezig, op 22 april gaat dit bij GMR VO een rol spelen. Daar komt ook wat publiciteit bij kijken. VMBO zuid heeft het college laatst besloten om fors te investeren in gebouwen enzovoort. De Vondellaan en Van Iddekingeweg worden de komende maanden fors verbouwd. 8. Specialistisch Onderwijsinstituut visie document Ter instemming* Theo Douma: er lag een notitie visie die een fase eerder was. Dit heb ik gelezen en dit leek me lastig om in te voeren. Ik heb toen de directeuren van het S(B)O bij elkaar gevraagd en we zijn het hele stuk langsgegaan, wat is realistisch. Op basis daarvan is dit stuk geschreven. Dit is een wat pragmatischer visie dan wat er oorspronkelijk was. Ik dacht dat de werkgroep die beschreven was in dit gremium dat dat dezelfde werkgroep was als jullie werkgroep. Dit bleek niet zo te zijn. Het leek me wel zo netjes om eerst met jullie werkgroep te praten. Josanne Kugul: wij zitten volgende week bij elkaar om het advies te schrijven. Ik weet niet of er al heel veel vraagtekens ingevuld zijn sindsdien. Het is misschien een idee om dit volgende week mee te nemen in de werkgroep. Zijn er nog mensen van buiten de werkgroep die een eerste mening hebben? Vivian Wijk: ik heb er geen enkel verstand van. Ik vind dus niet dat ik kan beoordelen. Derktje Feringa: vorige keer was met name de BRIN nummers. Theo Douma: op enig moment ben ik naar OCW gegaan en de top van de inspectie. Ik heb gezegd: ik kan het niet helemaal volgen. Jullie hebben beleid dat passend onderwijs overal wordt aangeprezen. Komen wij met iets, lopen we tegen wettelijke beperkingen aan. Dit vonden zij ook, we bespreken het eerst intern, tot er een stuk ligt waar we in geloven. Dan gaan we samen met de inspectie speciaal onderwijs kijken van hoe kunnen we hiermee omgaan dat het in termen van toezicht ook echt mag. Wat we niet willen is dat we BRIN nummers gaan opheffen of iets dergelijks. Dan wil ik wel van inspectie horen.. meest logisch is Mytylschool en Buitenschool bij elkaar. Wat inspectie nu zegt is dat ze uitsluitend naar de bekostigingsvoorwaarden kijken. Daar wil ik het gesprek over aangaan. Derktje Feringa: leerlingen met een TLV verklaring mogen niet in het regulier met dezelfde bekostiging. Theo Douma: het stuk zoals het nu geschreven is, is dat er het eerste jaar een heleboel pragmatische maatregelen genomen gaan worden. De koppeling met het reguliere onderwijs is het lastigst: je moet een school meekrijgen en je hebt ook de TLV leerlingen. Ik wil daar uitgebreid met jullie over praten van aan welke voorwaarden dit voor moet doen. We zouden ook een experimentstatus bij OCW kunnen aanvragen, dan krijg je meer ruimte. Pieter Zwart: hoe ligt dit landelijk? Theo Douma: de lijn die wij kiezen is veel steun voor. Je komt dan dicht tegen die bekostigingsvoorwaarden aan. Derktje Feringa: er zijn nu wel schrijnende gevallen van leerlingen die thuis komen te zitten dit jaar, vanwege de bekostiging. Theo Douma: ik heb dit bij onze wethouder neergelegd. Waar we op sturen is dat de knowhow van het SO inzetten om het Pas. Onderwijs mogelijk te maken. 9. Kadernotitie ondersteunende diensten document Ter informatie Pieter Zwart: het gaat over schoonmaak en ICT. Hoofdzakelijk gaat het over het VO. Er staat dat de VO scholen zelf hun schoonmaak regelen. Waarom mogen wij dat dan niet? Theo Douma: dat staat er niet, dat is ook niet zo. Dit wordt ook vanuit O2G2, centraal gedaan. Eén van de doelstellingen van het strategische plan is ook schone en veilige gebouwen. Dit wil niet zeggen dat we dit volgende week geregeld hebben, maar we gaan er de komende tijd wel mee bezig. We nemen een nieuw bedrijf in de hand en we gaan kijken of er niet een ander soort contract moet komen. Pieter Zwart: de kwaliteit van schoonmaak wordt beter als de schoonmaker zich verbonden voelen met de school. Als het gaat over digiborden/pc’s/hardware: die zouden op schoolniveau moeten worden afgehandeld, in het VO. Theo Douma: bij het VO is dit iets anders geregeld. In de VO scholen gaan we eerst een visie op ICT maken. Daarna moet er een organisatiestructuur neergezet worden. Rondom de zomer verwachten we dit rond te hebben. het PO gaat hier de vruchten van plukken, want deze organisatie is O2G2 breed. Het gaat nu echter om de medewerkers van de ICT VO. Er gaan minder managementfuncties ontstaan. Locaties veranderen het liefst niet. Het enige dat echt verandert dat hun aansturing anders wordt en dat ze van tijd tot tijd op een plek moeten vergaderen met collega’s. 5
10. Vakantieregeling document Ter instemming Besluit één hebben we geen quorum voor: vakantieregeling leerlingen. We zijn met te weinig om hier instemming op te kunnen geven. Besluit twee hebben we wel genoeg mensen voor. Wij stemmen hier echter niet mee in. In de reactie naar de GMR staat dat het voorstel van de werkgroep cao niet wordt overgenomen, zijnde het invoeren van het overlegmodel. De GMR geeft nu ongevraagd dringend advies om toch over te stappen op het overlegmodel, op alle scholen. Dit zullen wij ook schriftelijk aan het CvB doen toekomen. De vakantieregeling personeel en het model van de cao stemmen wij dus beide niet mee in. Theo Douma: dan ga ik met mijn collega hierop beraden. Ik krijg van mijn HRM afdeling een duidelijk advies: In het overlegmodel liggen mooie mogelijkheden in, maar een heleboel punten zijn onduidelijk. Ook vergt het nogal wat van de directeuren en de teams. Als de HRM afdeling dit vindt en onderbouwt, dan vind ik het niet prettig om dingen in te voeren die nog niet uitgevoerd zijn. Mijn tegenvoorstel zou dan zijn om met een aantal scholen in een pilot met het overlegmodel te gaan werken, om te kijken wat de effecten zijn. Er is geen principieel bezwaar tegen het overlegmodel, maar we kunnen de consequenties ervan niet overzien. Het basismodel is overzichtelijker en daarom beter in te schatten. Het jaar na de pilot kunnen we dan beslissen hoe we het gaan doen en waarom. Het vraagt nogal wat voor het overleg tussen de directeuren en de teams. HRM geeft aan dat een aantal scholen hier heel ver in zijn, maar een aantal andere scholen niet. Dat is het advies dat ik gekregen heb. Derktje Feringa: dat betekent dus dat de scholen die nog niet zo ver zijn, bepalend zijn voor het beleid van alle scholen. Theo Douma: nee, juist andersom. Theo Douma: het zou al een hele andere formulering zijn dat we in principe achter het overlegmodel staan maar dat we dit in fasen willen invoeren. Rick Vittali: scholen zouden er alsnog zelf voor kunnen kiezen om meer richting het basismodel te gaan, als het overlegmodel wordt gekozen? Theo Douma: ik ga niet op persoonlijke gevallen in, maar ik heb de verantwoordelijkheid dat dit in de breedte goed gaat. Pieter Zwart: het zou ook fijn zijn als het duidelijker wordt onderbouwd dat de cao niet gebaseerd is op verlaging van de werkdruk. Theo Douma: ik heb dit besproken met Simone (PO-raad) en zij heeft dit ter harte genomen. Zullen we in het overleg met het DB hier wat tijd aan besteden? Goed idee. 11. Stavaza strategisch plan mondeling Ter informatie Theo Douma: de gesprekken zijn gaande en gaan gewoon door. Nieuwe groep is bijvoorbeeld dat we de groep 8 docenten gaan benaderen. We zitten op de planning nog steeds. 12. ICT mondeling Ter informatie 13. Passend onderwijs mondeling Ter informatie 14. Rondvraag Adrik Schmid: bij mij op school kwam het signaal dat de vervanging eigenlijk niet echt geregeld wordt, en ik kreeg hier veel bijval dat er geen vervanging is van leerkrachten die ziek zijn. Theo Douma: daar ga ik achteraan. Josanne Kugul: ik zag in de kadernotitie dat de TMO medewerker gehalveerd wordt, dan zouden de kosten ook gehalveerd kunnen worden. Vanuit onze eigen MR (koppeling cao) moet er een halfuur pauze komen tussen 10 en 2. Bij scholen met een continurooster is dit niet te doen. eigenlijk zou je mensen moeten inhuren om lucht te krijgen, om wel aan dat halve uur pauze te komen. Als ik nou de TMO niet hoefde te betalen als school, zou ik geld hebben om dit misschien te regelen. Scholen zonder TMO betalen wel voor de TMO. Theo Douma: ik ga het uitzoeken. Het plenaire gedeelte wordt om 21:45 gesloten door Pieter Zwart.
6
