Activiteitenverslag Smals, partner van het e-government

Activiteitenverslag 2006 Smals, partner van het e-government www.smals.be

Inhoudsoverzicht Missie, visie en strategie

4

Missie: ondersteuning van het e-government

4

Visie

4

Strategische doelstellingen

4

Bedrijfswijde prioriteiten 2006

5

Gerealiseerde projecten en aangeboden diensten

7

Het karakter van Smals

7

Gemeenschappelijke projecten

9

Klantgebonden projecten

15

Competentiecentra beschikbaar in 2006

31

Onderzoek

34

Detachering

38

Personeelsevolutie

39

Smals telt 1390 medewerkers op 31/12/2006

39

Intra muros en externe ontwikkeling

39

Personeelsverloop

40

Een optimale organisatie

41

Op weg naar uitmuntendheid door continu verbeteren

41

Verbeteren is een zaak van iedereen

41

Risicobeheer

42

Structuur

42

Lijst van afkortingen

| Smals | Activiteitenverslag 2006

43

Hulde aan onze betreurde bestuurder Alphonse Smeets Alphonse Smeets, actief bestuurder van Smals, is van ons heengegaan op 3 september 2006 na een slepende ziekte. Alphonse Smeets werd geboren in Luik in november 1942. Hij woonde te Walshoutem-Landen in de provincie Limburg. Als licentiaat in de financiële en handelswetenschappen was hij sinds 14 jaar administrateur-generaal van de RJV. Tevens was hij al bijna 10 jaar voorzitter van het Coördinatiecomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Alphonse Smeets was een goed man, rechtschapen en beschikbaar, die streefde naar perfectie en wiens grote bekwaamheid en uitzonderlijke beroepsernst door iedereen erkend werd. De leden van de Raad van bestuur, het Directiecomité en het personeel van Smals staan erop hem hulde te brengen.

Activiteitenverslag 2006 | Smals |

M

Missie, visie en strategie

Missie: ondersteuning van het e-government Smals ondersteunt en begeleidt de actoren in de sociale sector en de federale overheidsdiensten optimaal en proactief bij hun informatiebeheer zodat zij aan hun gebruikers een efficiënte en effectieve dienstverlening kunnen verstrekken. Als vzw hanteert Smals de tevredenheid van haar leden als ultiem appreciatiecriterium en wil zo hun bevoorrechte partner blijven.

Visie Om haar missie te realiseren, wil Smals:

Strategische doelstellingen • Smals streeft naar maximale effectiviteit en efficiëntie. • Smals beheert actief en continu de verwachtingen van de klanten/leden en voldoet eraan. • Smals kiest volgende prioriteiten om haar ontwikkeling te realiseren: 1. Marktverdieping: huidig aanbod aan steeds meer leden van de huidige doelgroep; 2. Aanbodverruiming: nieuwe diensten ontwikkelen en aanbieden aan de huidige doelgroep;

• Vernieuwende ideeën naar haar klanten/leden brengen en ze realiseren;

3. Marktverbreding: uitbreiding van de doelgroep met het huidig aanbod.

• Een stabiele partner op lange termijn zijn voor de bestaande en nieuwe toepassingen;

• Smals verhoogt continu de deskundigheid van haar medewerkers om op te treden als competentiecentrum op het vlak van informatiebeheer.

• Een optimale kwaliteit nastreven, in overeenstemming met de engagementen die we aangaan tegenover haar klanten/leden, binnen de toegekende termijnen, en tegen de laagst mogelijke kosten; • Haar strategische doelstellingen bereiken dankzij het teamwerk van competente en gemotiveerde medewerkers.


• In Smals heerst een ondersteunende en resultaatgerichte cultuur.

B

Bedrijfswijde prioriteiten 2006

Een visie geeft houvast op lange termijn. De jaarlijkse bedrijfsprioriteiten vertalen de Smalsstrategie in concrete stappen waarop Smals zich focust om haar opdracht te realiseren. Waaraan gaf Smals in 2006 bedrijfswijd prioriteit? 1. Kwaliteit waarborgen 2. Interne en externe coördinatie verbeteren

projecten van A tot Z coördineren en iedereen, op elk niveau, zijn verantwoordelijkheid laten opnemen. Om iedereen op zijn terrein zijn verantwoordelijkheden te laten opnemen, worden in elk project en dienst een aantal “Single Points Of Contact” (SPOC’s) aangesteld. Al deze instrumenten geven een systematische ondersteuning om continu de kwaliteit van de dienstverlening van Smals te verbeteren.

3. Competentiecentra verder uitbouwen 4. Evolutie naar open platformen voorbereiden 5. Financiële cyclus verder optimaliseren 6. Arbeidsvoorwaarden verder optimaliseren

Kwaliteit waarborgen De eerste prioriteit ging naar een geïntegreerd beheer van projecten en diensten om een optimale service te bieden aan de klanten. Om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen, werden verschillende initiatieven genomen. Er werd een competentiecentrum “Testing” uitgebouwd, de eerste fases van Issue Management en ITIL werden geïntroduceerd en een geformaliseerd risicobeheer werd opgestart. Daarnaast werd ook een nieuwe benadering uitgewerkt om toepassingen vanuit hun ontwikkelingsstadium naar het exploitatiestadium te brengen onder de noemer Chain Management, dat in 2007 wordt geïmplementeerd in de structuur. Chain Management is een aangepaste samenwerkingsvorm waarbij een “Chain Project Leader” voor wat betreft projecten en een “Chain Service Manager” voor wat betreft dienstverlening een totaalbeeld hebben over het project of de dienst en deze ook als geheel beheren. De Chain Service Manager zal dus het beheer van zijn diensten van A tot Z coördineren en iedereen, op elk niveau, zijn verantwoordelijkheid laten opnemen. De Chain Project Leader zal zijn

Interne en externe coördinatie verbeteren In het werkterrein van Smals is het noodzakelijk dat diverse specialisten en teams samenwerken. Interne en externe coördinatie is een absolute must. Daarom werd gewerkt op het stroomlijnen van processen, het beter informeren van de medewerkers en het optimaliseren van de interne communicatie. Het proces van ontwikkelen van software, aankopen van hardware, installeren van de infrastructuur en ontplooien van nieuwe toepassingen vereist immers een vlotte aaneenschakeling van deze uiteenlopende activiteiten. In het project “horizontale coördinatie” werden voorstellen uitgewerkt om de huidige processen te stroomlijnen. Deze voorstellen worden momenteel doorgevoerd. Er werd ook werk gemaakt van “peterschap” om nieuwe medewerkers snel hun weg te laten vinden. Daarnaast hielpen infosessies over teams en processen dan weer om beter te begrijpen hoe we een beroep kunnen doen op elkaars competenties en wat je van je collega’s mag verwachten als interne dienstverlening. Het nieuwe intranet werd voorbereid en zal in 2007 zeker de communicatie tussen teams verbeteren. Mail, telefoon en intranet zijn wel handig, maar persoonlijk contact is in bepaalde situaties toch aangewezen. De verspreiding over verschillende locaties vormt daarbij een zware hindernis. Het project om een deel van de Brusselse vestigingen te centraliseren in South


City kreeg in 2006 concrete vorm: een huurcontract voor verschillende verdiepingen van een nieuw gebouw werd inmiddels ondertekend. Het gebouw zal normaal eind 2009 in gebruik worden genomen.

Competentiecentra verder uitbouwen Net zoals in 2005 werden een aantal expertises geconcentreerd in competentiecentra. Door de specialisten samen te brengen en de medewerkers te stimuleren om hun deskundigheid verder te ontwikkelen, kunnen we het Smals-aanbod beter profileren en verder uitbouwen. In 2006 ging daarbij de aandacht vooral naar Business Process Re-engineering (BPR), het contactcenter Eranova, het datacenter, Collaboration tools, testing, portaaltoepassingen en monitoring.

Evolutie naar open platformen voorbereiden Om niet langer afhankelijk te zijn van propriëtaire systemen, wordt de overgang van de Stratusomgeving in 2009 en de Siemens BS2000-omgeving in 2012 naar open platformen voorbereid. Dit is niet het werk van één jaar: de infrastructuur wordt tijdig voorzien en opleiding wordt tijdig ingepland. De architectuur werd vastgelegd, de nodige ondersteunende softwarepakketten werden voorzien, de lastenboeken werden gelanceerd en de organisatie van de migratie werd voorbereid.

Financiële cyclus verder optimaliseren Een gestroomlijnd en geautomatiseerd proces van Bijzondere Samenwerkingsmodaliteiten (BSM) tot factuur dient het administratief werk te verminderen en de facturatie te versnellen. Het project Activity Based Costing werd verder uitgewerkt voor het ganse activiteitsdomein van Smals en de voorbereiding van de migratie van de diverse deelsystemen naar één pakket “e-Finance” werd beëindigd zodat het nieuwe pakket begin 2007 in gebruik kan worden genomen.

Arbeidsvoorwaarden verder optimaliseren De arbeidsorganisatie werd aangepast ter ondersteuning van de bedrijfswaarden en strategische objectieven van Smals. Het overleg tussen directie en vakbondsorganisaties leidde tot een nieuwe bedrijfsovereenkomst.


G

Gerealiseerde projecten en aangeboden diensten

Het karakter van Smals Een volledig service-aanbod in een langetermijnrelatie Smals kiest om een langetermijnrelatie aan te gaan met haar klanten/leden en hen een volledige service aan te bieden. Dit zijn twee essentiële aspecten van haar dienstverlening die nauw bij elkaar aansluiten. Wanneer een lid een toepassing laat ontwikkelen bij Smals, dan zorgt Smals desgewenst ook voor het latere onderhoud en de evolutie in deze toepassing. Smals kan niet alleen een project afleveren, maar ook een continue dienstverlening bieden. De klant kan verder ook opteren om de toepassing te laten werken op de infrastructuur in de datacenters van Smals of kan de toepassing laten exploiteren door eigen mensen in eigen huis. De klanten/leden hebben dus de volledige keuzemogelijkheid om een of meerdere delen van de dienstverlening te gebruiken dan wel om voor de hele ketting een beroep te doen op de geïntegreerde dienstverlening van Smals. In 2006 heeft Smals een service cataloog opgemaakt welke een overzicht geeft van de aangeboden diensten. Deze cataloog wordt bijgewerkt op een permanente basis. De kernactiviteiten van de leden ondersteunen met extra knowhow en ervaring Er zijn veel softwarebouwers en vele invalshoeken om software te bouwen. De grootste toegevoegde waarde van Smals is het bouwen van toepassingen die de kernactiviteiten van haar leden ondersteunen. Smals werkt immers uitsluitend voor haar leden en kan de kennis en ervaring van decennia telkens weer inzetten om toepassingen te bouwen die de actoren in de sociale sector helpen om optimaal te functioneren. De oplossingen zijn in elke situatie voor een groot gedeelte maatwerk en het is noodzakelijk om bij elke realisatie te kunnen vertrekken van een hoog niveau van begrip en inzicht. Maatwerk leveren vereist flexibiliteit bij de ontwikkeling. Die flexibiliteit wordt gesteund door de samenwerkingsvorm van Smals als kostendelende vzw. Het werken in regie maakt het immers mogelijk om in de loop van de ontwikkeling van het project op het gepaste moment de meest gepaste keuzes te maken en waar nodig verfijningen aan te brengen. Specialisten op elk deelterrein… Vooraleer een nieuwe toepassing te ontwerpen of een proces te automatiseren, is het logisch om eerst kritisch het bedrijfsproces van begin tot einde te analyseren. Rekening houdend met de dynamiek van de werkomgeving van de klant en de steeds evoluerende technische mogelijkheden is er wellicht een betere oplossing te vinden.


De BPR-specialisten van Smals brengen in deze fase een hoge toegevoegde waarde aan voor de klant. Welke is de meest aangewezen werkwijze om de door de klant gewenste output te bereiken? Smals kan informaticatoepassingen ontwikkelen, gebruik makend van actuele technologische mogelijkheden. Naargelang de keuze van de klant kan dit gebeuren bij hem op zijn eigen informaticapark of in huis bij Smals. De ontwikkelde toepassingen kunnen bij de klant geïnstalleerd worden of in de datacenters van Smals. Smals kan ook instaan voor de exploitatie van de toepassing zodat de klant zich werkelijk kan toeleggen op zijn eigen kernactiviteit. Bovendien kan Smals met het contactcenter Eranova en het Bureau voor Communicatie (Bucom) helpen bij de operationele introductie van de nieuwe systemen bij gebruikers. … en toch een geïntegreerde service De klant kan uit al deze mogelijkheden telkens zijn eigen pakket samenstellen. Precies afgestemd op zijn noden en keuzes. Smals brengt deeloplossingen samen zodat het hele proces effectiever en efficiënter verloopt. Dankzij haar brede waaier van activiteiten en competenties kan Smals vanuit een onderbouwde visie totaaloplossingen bieden. Gemeenschappelijke projecten en specifieke ontwikkelingen Elk lid is uniek en heeft een eigen opdracht en eigen noden. Op vraag van de lidinstellingen realiseert Smals specifieke toepassingen die tegemoetkomen aan hun behoeften. Klantgebonden projecten vormen een antwoord op de specifieke behoefte van de aanvragende lidinstelling. Door echter een gemeenschappelijke methodologie te gebruiken, kunnen de toepassingen later met een beperkte inspanning aangepast worden aan toekomstige evoluties. Verder kan Smals haar expertise opgedaan in eerdere projecten ten dienste stellen van toekomstige projecten voor dezelfde of een andere lidinstelling.

Hierna volgt een niet-exhaustief overzicht van enkele opmerkelijke werkzaamheden die Smals in 2006 realiseerde in het kader van haar intra-muros werkzaamheden.


Gemeenschappelijke projecten Voor de sector van de sociale zekerheid Portaal van de sociale zekerheid Het transactioneel portaal voor ambtenaren werd in 2005 in productie gesteld en kende in 2006 een steeds stijgend succes. De authenticatie via elektronische identiteitskaart (eID) wordt meer en meer gebruikt om toegang te verlenen tot de portaalsite waar veiligheid en vertrouwelijkheid moeten worden gewaarborgd. Eind 2006 telt het portaal van de sociale zekerheid al ongeveer 50 toepassingen, waaronder, naast DmfA en Dimona, ook Siva (op vraag van de Vereniging van Sectorale Instellingen), Limosa, Aangifte Sociale Risico’s, PrimaWeb, Dossier loopbaanonderbreking, Communit-e, e-CreaBis, Attesten RVA, Vakantierekening en nog veel meer. Gelet op de belangrijke rol van het portaal van de sociale zekerheid, werd in 2006 heel wat energie geïnvesteerd in de verbetering van de performantie en de stabiliteit van het portaal: •

De architectuur van het portaal werd grondig hervormd teneinde incidenten zelf zoveel mogelijk te vermijden en de impact ervan te verkleinen;

•

Op het niveau van de toepassingen werden standaarden en richtlijnen opgesteld waarnaar ontwikkelaars van toekomstige portaaltoepassingen zich moeten richten. Toekomstige toepassingen zullen vooraleer zij in productie gaan een aanvaardingsprocedure moeten doorlopen (Service Integration Center);

•

Er werd een procedure op punt gesteld voor het in productie stellen van toepassingen en deze werd zoveel mogelijk geautomatiseerd;

•

De monitoring- en rapporteringstoepassingen werden aanzienlijk uitgebreid.

Daarnaast werd ook gewerkt aan de verbetering van de gebruiksvriendelijkheid van de informatie op het portaal zelf. Nadat eerst de "look and feel" grondig werd aangepast, wordt nu de structuur van de aangeboden informatie herwerkt. Als Proof Of Concept werd de functionele en technische informatie rond de DmfA aangepakt. Eind 2006 werden de positieve resultaten voorgelegd. De opgedane ervaringen kunnen in de toekomst ook toegepast worden op Dimona en ASR’s. Het portaal van de sociale zekerheid wordt met de dag drukker bezocht. In 2006 registreerde men 2 039 000 visits, wat resulteerde in 402 597 000 hits!


Gezamenlijk voor de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) LIMOSA Om België aantrekkelijk te houden voor buitenlandse investeringen werd in 2006 gestart met een project ter vereenvoudiging van administratieve formaliteiten rond de tijdelijke tewerkstelling van buitenlandse werknemers en zelfstandigen. Tegelijk is de interesse voor een volledig overzicht van en een betere controle op de grensoverschrijdende tewerkstelling op Belgisch grondgebied de laatste tijd sterk toegenomen. Om deze doelstellingen te realiseren, werd door RSZ, RSVZ en KSZ het project Limosa opgestart. Met het oog op registratie en controle zal een centrale databank (kadaster) uitgebouwd worden waarin alle relevante informatie omtrent buitenlandse activiteiten op Belgisch grondgebied wordt opgeslagen en beschikbaar gesteld voor consultatie door de bevoegde inspectiediensten. Dit kadaster zal bestaande informatie bevatten, maar ook gegevens afkomstig uit de meldingsplicht voor buitenlanders. Deze meldingsplicht houdt in dat buitenlandse werkgevers en zelfstandigen via een internettoepassing hun activiteiten in België voorafgaandelijk moeten melden. In ruil voor deze melding zullen zij onmiddellijk een ontvangstbewijs ontvangen dat zij in België kunnen voorleggen als bewijs voor het nakomen van hun verplichtingen. Belgische eindgebruikers van hun kant moeten het ontbreken van een dergelijk ontvangstbewijs bij buitenlandse werknemers eveneens onmiddellijk melden. Deze gegevens van de meldingsplicht vormen de eerste kern van het kadaster. Een User Management light werd gecreëerd voor de identificatie en authenticatie van de buitenlandse werkgevers. Daarnaast wordt het kadaster gevoed met gegevens die op dit ogenblik reeds beschikbaar zijn, maar verspreid over verschillende locaties. •

Bij RSZ en RSVZ beschikt men over informatie over werknemers en zelfstandigen die in België tijdelijk actief zijn onder het detacheringstatuut;

•

Bij de gewestelijke overheden beschikt men over informatie omtrent arbeidsvergunningen en arbeidskaarten die worden afgeleverd voor buitenlandse ondernemers en werknemers;

•

Bij de FOD Economie worden beroepskaarten afgeleverd voor buitenlandse zelfstandigen die een activiteit aanvatten op Belgisch grondgebied;

•

Bij de FOD Binnenlandse Zaken is informatie voorhanden omtrent verblijfsvergunningen die worden afgeleverd voor buitenlandse werknemers of zelfstandigen.

Het verzamelen en beschikbaar maken van deze gegevens in één centraal kadaster biedt inspectiediensten een basisinstrument om hun controleopdrachten uit te voeren. Het kadaster zal ook statistische informatie verschaffen omtrent volume en kenmerken van buitenlandse activiteiten op Belgisch grondgebied. Een tweede luik van Limosa is gericht op het vereenvoudigen van de formaliteiten die buitenlandse werkgevers moeten vervullen om in België activiteiten te kunnen uitoefenen: daartoe zal een uniek loket ontwikkeld worden dat toelaat de nodige gegevens op één centrale plaats en in één keer mee te delen. Het uniek loket bepaalt welke gegevens nodig zijn en bezorgt die gegevens aan de bevoegde Belgische instelling voor verdere verwerking. De buitenlandse aangever zal via dit uniek loket ook de toestand van zijn dossier kunnen opvolgen. In het kader van dit uniek loket zullen ook de mogelijkheden onderzocht worden om bepaalde gegevensstromen en procedures tussen instellingen eenvoudiger en korter te maken. Met al deze verschillende programma’s werd gestart in 2006 om tegen 1 april 2007 in productie te kunnen gaan voor wat betreft meldingsplicht, kadaster en User Management light.

10 | Smals | Activiteitenverslag 2006

Gezamenlijk voor de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), de FOD Sociale Zekerheid en de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg Genesis Smals geeft een vaste vorm aan de plannen om een synergie tot stand te brengen tussen verschillende sociale inspectiediensten in België met als doel de sociale fraude te bestrijden en de werkinstrumenten van de betrokken instellingen te harmoniseren. De toepassing is beschikbaar op het portaal van de sociale zekerheid. Vier instellingen zijn betrokken bij de sociale inspectie in België. Dit zijn de RSZ, de FOD Sociale Zekerheid, de FOD Werkgelegenheid, Arbeid & Sociaal Overleg en de RVA. Vroeger vervulden zij hun inspectietaken naast elkaar, waardoor waardevolle samenwerkingsmogelijkheden verloren gingen. Genesis maakt aan deze situatie een einde. De eerste fase van het project, uitgevoerd in 2004, was de creatie van een synthetisch kadaster van de enquêtes dat geconsulteerd kan worden door de inspecteurs: de informatie afkomstig van de verschillende inspectiediensten wordt voor elk van hen eenvormig beschikbaar gesteld in een database. Dit verschaft hen zeer nuttige inlichtingen, bevordert het overleg en vermijdt dubbel werk. In 2005 kon dankzij de tweede fase van het project toegang gegeven worden tot de sociale databases: de inspecteurs kunnen op geïntegreerde, gebruiksvriendelijke en beveiligde wijze informatie raadplegen die afkomstig is uit verschillende databases en rechtstreeks verband houdt met het behandelde dossier (DmfA, Dimona, Rijksregister, Werkgeversrepertorium,...). De inspecteurs hebben de mogelijkheid hun dossier te verrijken door de relevante vaststellingen te bewaren die zij doen tijdens een enquête op basis van deze verschillende toegangen tot de databases. De begrippen sociaal profiel werkgever en werknemersprofiel worden gebruikt in de toepassing die ook een interface heeft met OASIS om potentiële fraudegevallen op te sporen en de opening van een enquête te suggereren. De toepassing bevindt zich nu in het stadium van het evolutief onderhoud en andere functionaliteiten zijn voorzien voor de toekomst, bijvoorbeeld toegang tot informatiebronnen bij andere instellingen (RSVZ, RVA,...).

Gezamenlijk voor de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ), de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), Fedict en de FOD Financiën Inning bijdragen – vierde weg In het kader van een betere inning van de sociale bijdragen werd het project “4e weg” uitgewerkt in samenwerking met Fedict, KSZ, RSZ, RSVZ, de FOD Financiën en vertegenwoordigers van gerechtsdeurwaarders en notarissen. Een gegevensuitwisseling tussen de notarissen/gerechtsdeurwaarders en de RSZ werd opgezet teneinde – in geval van verkoop van roerende en/of onroerende goederen in naam van een werkgever - de schulden van de betreffende werkgever bij de RSZ mee te delen. Desgevallend is de notaris/ gerechtsdeurwaarder verplicht de verkoopsom (of een gedeelte ervan) in overeenstemming met de sociale schuld – op straffe van solidaire verantwoordelijkheid – in te houden en over te maken aan de RSZ.

Activiteitenverslag 2006 | Smals | 11

Het project omvat het opzetten van een gegevensuitwisseling tussen de notarissen en gerechtsdeurwaarders enerzijds en de RSZ (en RSVZ) anderzijds, evenals een toepassing voor de diensten van de RSZ die toelaat de aanvragen te routeren en de correcte schuld te berekenen en mee te delen. De bepaling is in voege getreden op 1 maart 2007.

Gezamenlijk voor FOD Personeel en Organisatie (P&O), de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) en Fedict eCommunities De functionaliteiten van dit platform van knowledge management ten behoeve van de federale ambtenaren werden in 2006 uitgebreid. eWorkspace van de sociale zekerheid (EWS) Dit platform van knowledge management ten behoeve van de ambtenaren van de sociale zekerheid werd verder uitgebouwd in 2006. Diverse subprojecten werden beëindigd, aanvullend bij de eerdere realisaties eTeam (voor het beheer van projecten en werkgroepen) en eLeg (voor het opstellen van reglementaire teksten): •

Identificatie via de elektronische identiteitskaart (eID) als alternatief voor het federale token;

•

Publispace voor het publiceren van documenten;

•

Issue Management voor het beheer van issues m.b.t. projecten en werkgroepen.

Gezamenlijk voor de Rijksdienst voor Pensioenen (RVP) en het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV) Pensioenkadaster De overdracht van verantwoordelijkheden tussen de RVP en het RIZIV wat betreft het pensioenkadaster wordt geregeld in de programmawet van 9 juli 2004 (Belgisch Staatsblad van 15/07/2004, ed. 2) en meer bepaald in de artikelen 178 tot 182. In 2005 werd de nieuwe taakverdeling tussen RVP en RIZIV effectief. Deze taakverdeling behelst dat de RVP instaat voor de relaties met de gepensioneerden en het RIZIV voor de relaties met de aangevende instellingen, met verschuiving van alle verantwoordelijkheden naar de desbetreffende instelling. Het project heeft tot doel de RVP de middelen te verschaffen om zijn nieuwe verantwoordelijkheden te kunnen opnemen, zowel op het niveau van de gegevens die opgenomen zijn in het pensioenkadaster als op het niveau van de toepassingen om deze gegevens te beheren.


Openstelling pensioenkadaster voor de instellingen van sociale zekerheid In de loop van 2006 werd er een aanvang genomen met de analyse van de behoeften van de verschillende instellingen van de sociale zekerheid in het kader van het openstellen van het pensioenkadaster als authentieke bron. Het doel is te bepalen over welke gegevens de verschillende instellingen willen beschikken teneinde hun opdrachten efficiënter te kunnen uitvoeren. Beheer pensioenkadaster Smals heeft in 2006 geleidelijk een globale procedure ingevoerd om de kwaliteit van de database te verbeteren, onder andere door een doorgedreven opvolging en ondersteuning van de 5 grootste aangevende instellingen voor de jaren 2005 en 2006.

Gezamenlijk voor het Rijksinstituut voor Ziekteen Invaliditeitsverzekering (RIZIV) en de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (DG Gezondheidszorg) Be-Health Dit project heeft als doel de burgers (patiënten), de gezondheidswerkers en de actoren in de sociale zekerheid op eenvormige en beveiligde wijze toegang te bieden tot de diensten met toegevoegde waarde en tot informatie geleverd door de verschillende actoren binnen de gezondheidszorg en de sociale zekerheid. Smals werkt eraan mee om de volgende projecten te realiseren: •

Ter beschikking stellen van een communicatieplatform;

•

Gevalideerde authentieke bronnen (GAB);

•

Basisdiensten ter beschikking stellen, zoals identificatie, autorisatie, consultatie authentieke bronnen en het User Access Management (UAM);

•

Portaal;

•

De leden ondersteunen bij de realisatie van pilootprojecten (RIZIV, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, mutualistische sector).

Gezamenlijk voor de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling (VDAB), de Forem, de Brusselse Dienst voor Arbeidsbemiddeling (BDAB), de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA) Front Office Tewerkstelling - fase 1 Het project Front Office Tewerkstelling heeft tot doel de vele loonkostverlagende maatregelen die bestaan op zowel federaal als gewestelijk niveau samen te brengen in een consulteerbaar geheel. Dit zal toelaten aan werkzoekenden, werknemers, werkgevers en verschillende


intermediairen om op een efficiënte manier gepersonaliseerde informatie te krijgen en reeds een eerste indicatie van het kostenvoordeel van de diverse maatregelen. Aangezien dit project op relatief korte termijn tot een resultaat dient te leiden, werd het in fasen opgesplitst. In 2006 werd de ontwikkeling van fase 1 aangevat. Fase 1 betreft het creëren van een toegangspunt waar de verschillende maatregelen kunnen geconsulteerd worden. Op basis van een aantal criteria kan de anonieme gebruiker een selectie maken van de maatregelen die het dichtst aanleunen bij de gewenste situatie. In fase 2 zal een voordelencalculator gerealiseerd worden, die voor de (ingelogde) gebruiker bij benadering zal uitrekenen wat het specifieke financieel voordeel zal zijn van een maatregel.

Gezamenlijk voor Fedict en de FOD Justitie Een toepassing voor de internationale uitwisseling van gegevens in verband met het strafregister werd in samenwerking met Smals ontwikkeld.


Klantgebonden projecten Voor de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) Multifunctionele aangifte (DmfA) Daar waar in 2005 de prioriteit voornamelijk ging naar de verwerking van de DmfA-aangiften (zowel originele als wijzigende aangiften), kon de RSZ zich in 2006 volop concentreren op de kwaliteit van de gegevens: •

Aanbieden van cijfermateriaal over de anomalieën: deze cijfers werden voornamelijk aangemaakt voor de Nationale Arbeidsraad en voor het overleg met de erkende sociale secretariaten en het VBO (Verbond van Belgische Ondernemingen);

•

Project data-tracking top 50: de RSZ kon hiermee een constructief gesprek starten met de 50 werkgevers, waarvan de aangiften het grootste aantal prioritaire anomalieën bevatten;

•

Evaluatie van het anomaliebeheer: in samenspraak met de instellingen van sociale zekerheid en met de erkende sociale secretariaten werd gestart met een onderzoek naar de impact van de verschillende anomalieën. Deze studie heeft als doel de relevantie te onderzoeken voor de toekenning en de berekening van de verschillende sociale rechten.

Dimona Vanaf 1 juli 2006 geldt de verplichte Dimona-aangifte ook voor de gelegenheidswerknemers in de sectoren horeca, de sector land– en tuinbouw en de uitzendsector. De quick-smart Dimona laat toe om met een GSM-toestel gelegenheidswerknemers aan te geven. De nieuwe toepassing Multi-Dimona laat toe om tot 20 werknemers samen aan te geven. Op deze wijze komt men tegemoet aan de vraag van de landen tuinbouw die in het plukseizoen meermaals dezelfde groep werknemers aangeeft. Te vermelden is dat deze multi-Dimona uitvoerig getest is, zowel bij Smals, de RSZ als de werkgevers uit hogervermelde sectoren. Bijzonder was ook de samenwerking in verband met de opleidingen die landen tuinbouw heeft georganiseerd. Eind 2006 werden er al meer dan 800.000 Dimona-aangiften gedaan voor de gelegenheidswerknemers.

Cross-controle Dimona - DmfA Het project “cross-controle” werd opgezet om de gegevens van de Dimona-aangifte en de DmfA-aangifte in hoge mate consistent te maken. Dit project ging in productie in december 2006 en liet toe om Dimona te confronteren met de DmfA-gegevens voor het 3e kwartaal 2006. De vastgestelde verschillen werden aan de werkgever of zijn erkend sociaal secretariaat gemeld. Andere subprojecten zijn: •

Onderzoek naar stilzwijgers DmfA: het doel is de vermindering van het aantal stilzwijgers DmfA. Bijkomend wordt gekeken naar een consolidatie van gelijkaardige communicaties.

•

Opkuis van Dimona: een goede kwaliteit wat betreft de inhoud van de databanken is een vereiste om een betrouwbare confrontatie te kunnen maken tussen Dimona en DmfA, eventueel aangevuld met andere gegevensbronnen.


User Management ondernemingen In dit kader werden onder andere volgende analyses verder gezet en sommige ook in productie gesteld: •

Het gebruik van het User Management ondernemingen in Be-Health;

•

Het verstrekken door een werkgever van mandaten;

•

Het gebruik van "rollen", wat het beheer van de autorisaties vereenvoudigt;

•

De vernieuwing van User Management ondernemingen in het algemeen;

•

Het beheer van bestemmelingen (zie verder).

Beheer van bestemmelingen Het beheer van de bestemmelingen heeft tot doel alle natuurlijke of rechtspersonen te registreren die gemachtigd zijn informatie van de sociale zekerheid te ontvangen voor een bepaalde werkgever. Met andere woorden, een bestemmeling zal aan een werkgever gekoppeld worden zodat deze de informatie vanwege een toepassing kan ontvangen (bv.: DmfA, RIP,…) en dit gedurende een gegeven periode. Dit systeem bestaat uit verschillende componenten: •

Beheer van een generieke database van de bestemmelingen;

•

Integratie van de externe preventiediensten en de informatie afkomstig van COPREV;

•

Integratie van de privéverzekeraars in het kader van het project Galanthus.

Ecaro Het project Externe Consultatie A055 RVA-ONEM (ECARO) heeft als doel om het werkkaartenbestand A055 van de RVA consulteerbaar te maken voor verschillende instellingen (RVA, RSZ en RSZPPO) en de buitenwereld. Via een toepassing op het portaal zal de gebruiker afhankelijk van zijn profiel (security) geldige werkkaarten kunnen opzoeken van een bepaalde werknemer. Deze werkkaarten zullen op een leesbare manier gepresenteerd worden aan de gebruiker. Het doel hiervan is om werkgevers toe te laten om gesignaleerde anomalieën te corrigeren en om nieuwe aangiften zo correct mogelijk in te geven. Dit project werd gestart in 2006 om tijdens de eerste helft van het jaar 2007 in productie te gaan. Beware Beware (BErichten van Wijziging Avis Rectificatifs Electroniques) viseert het elektronisch genereren van de wijzigende berichten in XML-formaat. Dit heeft tot gevolg dat de levenscyclus van een wijzigend bericht van creatie tot verzending grondig wijzigt. Tijdens het project zal een glossarium gedefinieerd worden, gebaseerd op het huidige formaat van de wijzigende berichten. Ook de legaliteit van een wijzigend bericht zal nagegaan worden, zodat bij betwisting voor de rechtbank geen problemen ontstaan. Omdat de agenten van de RSZ momenteel aantekeningen op papier maken bij de wijzigende berichten, zal bij het elektronisch verwerken van deze berichten een toepassing moeten voorzien worden om dit ook in het elektronisch bericht te integreren. Verder zal de verzending niet enkel op papier gebeuren, maar zullen analoog aan andere stromen ook verschillende kanalen en/of formaten gebruikt worden (via batch, eBox, PDF om af te drukken,…). Dit project werd in 2006 gestart met als doelstelling om in 2007 in productie te gaan.


Odysseus De toepassing DmfA Odysseus heeft tot doel de interactieve inbreng van originele DmfA’s mogelijk te maken, alsook hun controle en hun oplading in de database DmfA. De verschillende stappen van het project waren de volgende: •

Terbeschikkingstelling van een toepassing met minimumfunctionaliteiten waarmee agenten van de controlediensten een originele DmfA kunnen invoeren (meer bepaald vanaf een formulier F33);

•

Integratie van een functionaliteit voor het aanmaken en afdrukken van de aangifte in PDF-formaat om een oplossing te bieden voor het feit dat de DMNO niet volstaat in het geval van werkgevers die niet afhangen van sociale secretariaten (en ook om het gebruik door de inspecteurs van de RSZ mogelijk te maken);

•

Verbetering van de usability van de toepassing op basis van opmerkingen van de RSZ;

•

Integratie van een “undo”-functie en verwerking van de notie curatele in de identificatie van een voorstel;

•

Uitwerking van een workflow.

Elektronisch werkgeversdossier (DEE) Het elektronische werkgeversdossier (DEE) werd in 2006 verder veralgemeend binnen diverse RSZ-diensten. Het moet de dossierbeheerders van de RSZ een geïntegreerd overzicht geven van alle stukken en communicaties van en naar de werkgevers. Ook de interne nota’s tussen de diensten onderling worden, voor zover ze relevant zijn voor het globale overzicht, aan de elektronische documenten toegevoegd. De broncode van het elektronisch werkgeversdossier werd in 2006 aangekocht door Smals en verder aangepast naar de wensen van de RSZ. Een verdere integratie met de bureautica-omgeving, in het vooruitzicht van het opnemen van de faxen, werd uitgewerkt. Voor de “Controledienst” werd het project KAM (Key Account Manager) in 2006 uitgewerkt in DEE. De Key Account Manager zal met behulp van DEE de vragen van de werkgever kunnen opvolgen. Ook werd de nieuwe indexering ingevoerd. Voor de “Inningdienst” worden sinds begin 2006, voor de toepassingen met betrekking tot het innen via onder andere de derde weg, de documenten in DEE ingebracht. Een link met het Datawarehouse werd voorzien en het inscannen van documenten is gecentraliseerd. Voor de “Inspecteurs/Controleurs” werd de link met het nieuwe systeem i-Boss (Inspection Belgian Office of Social Security) geanalyseerd en klaargezet om begin 2007 in productie te gaan. In 2006 werd het dossier “Juridische bewijskracht” gefinaliseerd. Dit dossier laat toe de “Juridische bewijskracht” te attesteren voor de verwerking, de opslag, het langdurig bewaren en niet kunnen verdringen of verduisteren van de aanwezige informatie binnen het elektronische dossier. Voor de “Juridische Dienst” werd de organisatie uitgewerkt en enkele documenten aangaande ontheffing worden inmiddels elektronisch verwerkt. De elektronische verwerking van “klachten” is ingevoerd samen met de organisatie van de “Dienst Kwaliteit”.


Werkgeversrepertorium In 2006 werd verder gewerkt aan de integratie van het ondernemingsnummer in het RSZ-werkgeversrepertorium. Voor meer dan 99 procent van de werkgevers wordt het ondernemingsnummer geregistreerd in het RSZ-werkgeversrepertorium. Dit nummer wordt tevens meer en meer gebruikt in de verschillende stromen met de buitenwereld. Tevens werd werk gemaakt van de maximale automatisering van de gegevensuitwisseling tussen het RSZ-werkgeversrepertorium en het ondernemingsregister. De RSZ-informatie (externe identificatie, NACE, begin/einddatum, hoedanigheid,…) wordt automatisch overgemaakt aan de Kruispuntbank van Ondernemingen. Diverse soorten wijzigingen aan signaletiekgegevens in de KBO worden maximaal automatisch ingebracht in het RSZwerkgeversrepertorium. De resterende manuele aanpassingen worden voor uitvoering en controle in overzichtelijke bestanden ter beschikking gesteld aan de beambten van de RSZ. In de loop van 2007 zal een globale studie voor re-engineering van het RSZwerkgeversrepertorium aangevat worden. Inning bijdragen – derde weg De derde weg geeft de mogelijkheid aan de RSZ minnelijke schikkingen te treffen met de werkgevers door ruimere afbetalingsmogelijkheden aan te bieden eerder dan onmiddellijk juridisch te vervolgen. Bijbehorend werd een werkwijze via een administratief dwangbevel ingevoerd. Artikel 54ter Dit artikel voorziet, wanneer een werkgever 6 maanden na de verstrijking van het betrokken kwartaal zijn DmfA nog niet ingediend heeft, dat de inspectiediensten van de RSZ ambtshalve zelf de aangifte opmaken of aanvullen, mits betaling van een vergoeding. De toepassing van de sanctie werd geïntegreerd in de circuits m.b.t. de DmfA-aangiften (originele aangiften en wijzigingen, batch, web en/of client/serveur), de wijzigende berichten en de werkgeversrekeningen. De bepalingen zijn in voege sinds eind 2006. CO2-sancties De wetgever voorziet dat een werkgever zal gesanctioneerd worden indien de gegevens met betrekking tot de bedrijfsvoertuigen niet of laattijdig in de DmfA aangegeven worden. Hij zal gesanctioneerd worden ten belope van 200 procent van de niet-aangegeven bijdragen. De nodige circuits met betrekking tot de controle, berekening, communicatie, registratie en integratie werden uitgewerkt. De bepaling is in voege sinds eind 2006. Traceerbaarheid De doelstelling van het project Traceerbaarheid is de mogelijkheid te bieden de resultaten van één of van een groep onderzoeksopdrachten te kunnen traceren doorheen de verschillende brontoepassingen bij de RSZ. Het proces met betrekking tot de sociale verplichtingen van een werkgever doorheen zijn verschillende stadia wordt geregistreerd in verschillende basisbestanden beheerd door de RSZ: •

Een aangifte of wijziging van aangifte wordt beheerd in de DmfA-databank;

•

De wijzigende berichten worden beheerd door de CCRECT-databank;

•

De betalingen worden geregistreerd in de ATCE-databank;

•

De gerechtelijke procedures worden geregistreerd in de GSPR-databank;

•

De onderzoeksopdrachten van de inspectiediensten worden geregistreerd in i-Boss.


Aan de hand van het project Traceerbaarheid wordt - door de registratie van de nodige elementen in de diverse databanken - de mogelijkheid geboden relaties tussen de verschillende basisbestanden op te bouwen. Via het Datawarehouse-systeem (dat zich baseert op de informatie in de verschillende basisbestanden) kan de traceerbaarheid doorheen de ganse RSZ-ketting gerealiseerd worden. De basisaanpassingen aan de diverse bestanden worden uitgewerkt in 2006. De exploitatie van de gegevens via het Datawarehouse-systeem wordt voorzien vanaf 2007. GSPR (Gestion de la Surveillance des Procédures de Recouvrement) Het meerjarenproject GSPR viseert de ontwikkeling van een systeem voor de opvolging van de gerechtelijke navordering en uitbreiding van de controle op de kwaliteit van de advocaten. Ook het project «integratie ATCE-ASPR» dat zal van start gaan vanaf 2007 kan in dit kader gesitueerd worden. Een eerste deel van het project betreft de modernisering van de toepassing en de registratie van supplementaire informatie voor de opvolging van advocaten en is operationeel sinds 2005. Het opstellen van een dwangbevel vóór gerechtelijke vervolging, de verdere automatisering van diverse documenten en de dossierafhandeling evenals extra informatie met betrekking tot de kwaliteit van het werk van een advocaat werden in 2006 uitgewerkt. In 2007 zullen de “gedwongen tenuitvoerleggingen” geautomatiseerd worden. i-Boss Dit project heeft verschillende luiken: •

Begin van de re-engineering van de toepassingen van de inspectiediensten van de RSZ;

•

Aanpassing van de toepassingen van de cel "Auditoraat" met een interface die speciaal werd afgestemd op de behoeften van de dienst;

•

Analyse van de businessprocessen van de cel "Erkende Sociale Secretariaten";

•

Ontwikkeling van Secretariaten".

een

nieuwe

toepassing

voor

de

cel

"Erkende

Sociale

Zowel de cel “Auditoraten” als de cel “Erkende Sociale Secretariaten” werd in 2006 geautomatiseerd: het gebruik van de toepassing i-Boss laat hen toe de diverse onderzoeksopdrachten beter te stroomlijnen en op te volgen. Tevens is er een automatische integratie met het elektronische werkgeversdossier. In 2007 zal een integratie met het datawarehouse voorzien worden en zal werk gemaakt worden van de integratie van de cel “Werkgevers”.

Voor het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV) Aangifte Sociaal Risico (ASR) Voor de sector uitkeringen werden de laatste scenario’s afgewerkt en in productie genomen. Volgende tabel geeft een overzicht van het aantal aangiftes die in de loop van het jaar elektronisch werden doorgestuurd:


Arbeidsongevallen

2006

Totaal

Web

Batch

Aangifte arbeidsongeschiktheid

46 581

15 880

30 701

924

924

0

16

16

0

409

409

0

Aangifte werkhervatting

12 831

5 514

7 317

Subtotaal

60 761

22 743

38 018

Maandelijkse aangifte Attest borstvoedingspauze Aangifte vakantiedagen bediende

Generieke GegevensRegistratie (project GenReg) Het project GenReg (Generieke Registratie van medische gegevens), in samenwerking met het RIZIV, heeft tot doel een generieke oplossing te creëren voor de verzameling, de validatie, de registratie, de codering, het anoniem maken, de terbeschikkingstelling en het geïntegreerd beheer van medische gegevens. Het platform voor gegevensuitwisseling Be Health (https://www.behealth.be) en de bijbehorende basisdiensten zullen voor dit project hergebruikt worden. Tijdens het jaar 2006 werden de concepten van het systeem bepaald. Het project ging in januari 2007 van start. De eerste fase (3 business cases) zou in december 2007 afgelopen moeten zijn.

Voor de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Extranet van de sociale zekerheid Het extranet vormt een draaischijf voor heel wat e-governmenttoepassingen die gebruik maken van massale, performante en beveiligde gegevensuitwisseling. Het extranet van de sociale zekerheid biedt een waaier aan mogelijkheden: •

Toegang tot het internet en andere externe netwerken;

•

Beveiligde communicatie van, naar en tussen actoren in de sociale sector;

•

VPN-verbindingen;

•

Diverse diensten: - e-mail; - domain name service; - encryptie gegevensverkeer tussen hoofdkantoor en bijkantoren;

•

Hardware SSL ondersteuning;

•

Quality of service ondersteuning.

Naast het volume gegevens van de verschillende toepassingen (DmfA, Dimona…) valt te noteren dat wekelijks ongeveer 6.000.000 mails uitgewisseld worden tussen de verschillende lidinstellingen van sociale zekerheid onderling en met de buitenwereld. Het verkeer van en naar het internet vertegenwoordigt een volume van ruim 120 Gbytes. De gebruiksvolumes stegen in 2006 met ongeveer 10%.


In 2006 werd ook een pilootproject opgezet rond «Anti-Spam». Deze pilootinstallatie was zo succesvol dat een aantal instellingen van de sociale zekerheid er al snel op aandrongen om deel te nemen aan deze piloot teneinde de meer en meer oprukkende «spam-mail» te blokkeren. Momenteel bestaat bijna 90% van de mail die op het extranet toekomt uit spam. Daarnaast werd in 2006 een pilootproject opgestart rond «WebDAV». De instellingen van sociale zekerheid zullen gebruik maken van het protocol WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning), beveiligd door middel van het protocol SSL, om bestanden uit te wisselen.

User Access Management In 2006 werd een nieuwe toepassing voor “User Access Management” (UAM) geïmplementeerd. De voornaamste doelstelling van het “UAM”-systeem is aan alle gebruikers (mensen of computers) toegang bieden tot de resources waarvoor zij de nodige machtigingen hebben (door wettelijke, administratieve of functionele regels) en enkel tot deze resources. Met resource bedoelt men alle toepassingen, web services of geïnformatiseerde componenten met een precies gebruiksniveau. Om deze “UAM”-dienst te verzekeren, is het systeem gebaseerd op een reeks regels die een “professionele” policy definiëren die moet worden toegepast. Hierbij zal de gebruiker een reeks attributen moeten leveren om een bepaalde regel te evalueren, bijvoorbeeld de identiteit van een gebruiker vertegenwoordigd door zijn INSZ, de naam van een beschermde resource gekwalificeerd door een domein. Het systeem moet generiek genoeg zijn om rekening te houden met het gebruikte toegangskanaal (extranet, sociale zekerheid, Fedman, internet…) of met de omgevingen (acceptatie, productie, simulatie…) of met andere elementen.


Het “UAM”-model bestaat uit de volgende elementen: •

Het “Policy Enforcement Point (PEP)”, dat verantwoordelijk is voor de bescherming van de resources en pogingen onderschept om toegang te krijgen tot een beschermde resource. Zijn rol bestaat erin een beslissingspunt (Policy Decision Point - PDP) te ondervragen om een positief of negatief antwoord te bekomen op het verstuurde verzoek. Dit verzoek moet één, verschillende of alle attributen bevatten die vereist zijn door het PDP om een beslissing te nemen in overeenstemming met de toe te passen policy.

•

Het “Policy Decision Point (PDP)”, de motor bij het nemen van beslissingen op basis van de ontvangen attributen. Dit punt is verantwoordelijk voor de evaluatie van een of meer regels (applicable policy) om een toelating te geven of te weigeren aan een resource via het verzoek afkomstig van het PEP.

•

Om zijn rol te vervullen, moet het PDP het “Policy Administration Point (PAP)” (punt voor het beheer van de policy’s) ondervragen om de geldende policy te bekomen en moet het aan het PEP een beslissing meedelen conform deze policy.

•

Ingeval er onvoldoende informatie is, zal het andere authentieke bronnen kunnen ondervragen via “Policy Information Points (PIP)” om bijkomende informatie te verkrijgen en eventueel zal het een negatief advies kunnen geven als deze informatie ontbreekt.

Dankzij dit model kan het beheer van toegangen gedistribueerd verlopen. Elke “eigenaar” van gegevens kan door het opgeven van regels en vereiste attributen toegang verlenen of weigeren. Het gebouwde “UAM”-model is generiek en daardoor toepasbaar op een veelheid van ressources. Zo werd dit systeem reeds hergebruikt voor het project Be-health.

SAMI Het project SAMI (Statistieken van het datawarehouse Arbeidsmarkt via internet) werd gerealiseerd in 2006 en vindt zijn oorsprong in de wens van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) om de gegevens opgenomen in het datawarehouse van de arbeidsmarkt efficiënter te exploiteren. Deze database verzamelt informatie op basis van verschillende bronnen (NIC, RIZIV, RSVZ, RSZ, RSZPPO,...) om ze samen te voegen met de bedoeling statistieken op te stellen die instellingen van de sociale zekerheid niet in hun eentje kunnen aanmaken. In deze optiek vroeg de KSZ (sectie Innovatie en Beleidsondersteuning) dus aan Smals om een tool uit te werken waarmee elke gebruiker van de website van de KSZ een reeks statistieken kan consulteren die worden aangemaakt op basis van het datawarehouse van de arbeidsmarkt. Dankzij een dynamische aanpak kan de gebruiker beschikken over een gepersonaliseerd rapport.


Voor de Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (HZIV) Consultancy-opdrachten Verschillende consultancy-opdrachten werden uitgevoerd zoals het bekomen van een BlindSurfer-Label en een evaluatie van de back-upinfrastructuur. Competentiecentrum J2EE In de context van het vernieuwingsproject werd ondersteuning verleend aan de uitbouw van een competentiecentrum J2EE.

Voor de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA) Disaster Recovery Center (DRC) Het informaticamateriaal gebruikt in geval van disaster recovery wordt gehost in het datacenter in Anderlecht. Portaaltoepassingen Twee toepassingen, “Attesten RVA: de Startbaankaart” en “Dossier Loopbaanonderbreking en Tijdskrediet”, werden geïntegreerd in het portaal van de sociale zekerheid. Verwerking van aangiftes van sociale risico’s De aangiftes van werkloosheid kunnen zowel op papier als elektronisch worden doorgegeven. In 2006 werden volgende aantallen elektronisch verwerkt: Werkloosheid

2006

Totaal

Web

Batch

5 346

5 346

0

11 988

13 906

47 253

4 510

42 743

4

4

0

116 612

53 954

62 658

Einde arbeidsovereenkomst

Jaarlijkse aangifte 25 894 Aanvang deeltijdse arbeid (Privé) Halftijds brugpensioen Maandelijkse aangifte uren

Maandelijkse aangifte 249 321 deeltijdse arbeid Maandelijkse aang. beschermde werkplaats

19 848 229 473

183

183

0

Activeringsprogramma

32 376

19 953

12 423

Recht op jeugdvakantie

1 159

Uren jeugdvakantie

3 028 2 417

Subtotaal

481 176

911 248

119 114

611 362 062


Voor de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers (RKW) ICT-infrastructuur Smals zorgde voor de housing van alle ICT-apparatuur binnen de beveiligde omgeving van haar datacenters. De overname van het volledige beheer van de informatica-infrastructuur wordt geleidelijk gerealiseerd.

Voor de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten (RSZPPO) DmfA-APL Het betreft de toepassing “mutatis mutandis” van de DmfA-aangifte in de sector van de provinciale en plaatselijke overheden. Niettegenstaande deze toepassing in ruime mate een afspiegeling is van de toepassing DmfA voor de RSZ, kent zij een aantal belangrijke functionele en technische eigenheden. Er werd in het verleden dan ook geopteerd voor een latere invoering dan de invoering van de DmfA voor de RSZ. De toepassing voor de originele aangiften werd geïmplementeerd in 2005 en de afspraken werden gemaakt met de afdeling Productie bij Smals voor de volledige uitvoering. In het kader van de DmfA-APL verricht Smals elk jaar opnieuw een aantal bijzondere taken: •

De organisatie van acceptatietesten met de verschillende betrokken partijen. Het betreft hier zowel web- als batchtoepassingen. Het betreft zowel de testen bij de inproductiestelling van een nieuw scenario als eventuele acceptatietesten bij trimestriële wijzigingen van een scenario dat al in productie is;

•

De dagelijkse opvolging van de kwaliteit van de uitvoeringen en de goede werking van de toepassingen, zowel in de productie- als in de simulatie/acceptatieomgevingen.

El Dorado Het doel van het project El Dorado is aan de inspecteurs van de RSZPPO voldoende informatie te geven zodat ze op basis van de laatste situaties van aangiftes een onderzoek kunnen voorbereiden en effectief uitvoeren. Het gaat in het bijzonder over onderzoeken over de laatste 2 jaar (vanaf de start van de DmfA-APL in het eerste trimester van 2005) en later over 5 of zelfs 7 jaar. De alternatieve consultatiemogelijkheden blijven uiteraard bestaan (vb. webtoepassing, Client/Server, klassieke consultatie via Tele Processing). Het eindresultaat van het project zal een gemakkelijk te gebruiken webtoepassing zijn, die past in het geheel van de bestaande toepassingen. Om functionele redenen is besloten er geen aparte webtoepassing van te maken, maar wel om deze toe te voegen aan de DEMECO-toepassing. Met behulp van deze toepassing kunnen de gewenste aanvragen worden gedaan door de inspecteurs, en wordt er asynchroon via een back-endsysteem een resultaat voorzien.


Voor het Fonds voor Arbeidsongevallen (FAO) Farao (Federaal Actieplan voor Reductie van ArbeidsOngevallen) De functionaliteiten van deze toepassing, waarbij informatie over ernstige ongevallen onmiddellijk wordt doorgestuurd naar de directie van het welzijn op het werk (FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg), werden uitgebreid. Consulting Smals verstrekte consulting inzake workflow en dossierbeheer. Verwerking van aangiftes van sociale risico’s Arbeidsongevallen worden ofwel elektronisch aangegeven, ofwel op papier. In 2006 werden volgende aantallen aangiftes elektronisch aangegeven:

Arbeidsongevallen

2006

Totaal

Web

Batch

Aangifte ongeval

13.706

8.793

4.913

7

7

0

Werkhervatting

555

555

0

Ernstig ongeval

6

6

0

14.274

9.361

4.913

Maandelijks rapport

Subtotaal

Voor de POD Maatschappelijke Integratie PrimaWeb In de regeringsverklaring van juli 2003 werd de aansluiting van de OCMW’s bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid als prioriteit opgenomen. Een eerste stimulans was de overmaking van de gegevens voor de aanvraag van de staatstoelage in het kader van de wet betreffende het recht op maatschappelijke integratie en maatschappelijke hulp (wet van 2 april 1965) aan de POD Maatschappelijke Integratie via de Kruispuntbank. Op die manier wordt de aangifte van de OCMW’s met het oog op de betoelaging van het recht op maatschappelijke integratie geïntegreerd in het gestandaardiseerd elektronisch gegevensverkeer binnen het netwerk van de sociale zekerheid. Via de aansluiting van de OCMW’s bij de Kruispuntbank moeten de OCMW’s slechts een vereenvoudigde aangifte doen. De gegevens die beschikbaar zijn door consultatie van het netwerk en door raadpleging van het Rijksregister hoeven dan immers niet meer door het OCMW te worden meegedeeld. Smals staat in voor de eigenlijke ontwikkeling van de toepassing maar ook voor de beveiligde hosting hiervan. Zij verzorgt de vorming van de lesgevers van de POD Maatschappelijke Integratie en levert de gebruikshandleiding voor de OCMW’s, dit alles aangevuld met een telefonische helpdesk. In de loop van het jaar 2006 werd de toepassing uitgebreid om ook de dossiers te beheren voor het recht op maatschappelijke hulp (wet van 2 april 1965).


Voor de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV) Integratie portaaltoepassingen en ondersteuning website-ontwikkelingen De RJV werkte een e-governmentproject uit om de informatie over vakantiegeld en duur van de vakantie via het internet ter beschikking te stellen van de sociaal verzekerden en van de socialezekerheidsmedewerkers. In 2006 werd dit project verder uitgebreid. De portaaltoepassing “Mijn Vakantierekening” werd geïntegreerd in het portaal van de sociale zekerheid. Met deze toepassing kan de arbeider het bedrag van zijn vakantiegeld raadplegen, de duur van zijn vakantie, de gegevens die in rekening werden genomen voor de berekening, de datum van betaling evenals de betalingsgegevens (adres, bankrekening,...).

Voor het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) Portaaltoepassingen Smals bood in 2006 ondersteuning aan de webtoepassing voor de jaarlijkse aangiftes van publieke mandatarissen. ICT-infrastructuur De housing van de informatica-infrastructuur en de website werd binnen de beveiligde omgeving van de datacenters van Smals verzorgd.

Voor de Controledienst voor de Ziekenfondsen (CDZ) ETAC (Échange de tableaux de cotisations) De bedoeling van de toepassing is tweeërlei. Enerzijds laat ze de mutualiteiten toe de bijdragetabellen (die deel uitmaken van de statuten van de mutualistische entiteiten) van de vrije en aanvullende verzekering op een uniforme en geautomatiseerde manier op te stellen en door te sturen naar de CDZ. Anderzijds laat ze de CDZ toe op een gebruiksvriendelijke manier de ontvangen gegevens te analyseren en te rapporteren.

Voor de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Hosting Kyoto-register Door de toenemende uitstoot van broeikasgassen is het klimaat op aarde aan het veranderen. Om hieraan te verhelpen, werd in 1997 het Kyoto-protocol aangenomen. Dit kent geïndustrialiseerde landen een hoeveelheid uitstootrechten voor broeikasgassen (een “emissieplafond”) toe in de periode 2008-2012. Zo moet België zijn uitstoot van broeikasgassen in de periode 2008-2012 gemiddeld met 7,5% terugschroeven ten opzichte van de uitstoot in 1990. Het Kyoto-register is een sterk beveiligde elektronische database met rekeningen. Het verwerkt en bewaart alle transacties tussen die rekeningen net zoals een online-banksysteem financiële rekeningen beheert. Smals stond in voor het ontwerp en de uitbouw van een sterk beveiligde omgeving conform de richtlijnen van de Europese Commissie. Ontdubbelde hardware, continue back-upsystemen, monitoring en strikte procedures staan garant voor een maximale veiligheid. 26 | Smals | Activiteitenverslag 2006

Minimale Psychiatrische Gegevens (MPG) Dit project heeft tot doel de herstructurering van de automatische inbreng van de minimale psychiatrische gegevens, op basis van een generieke J2EE-Web-forms-engine. Hierbij wordt speciale aandacht besteed aan: flexibiliteit bij wetswijzigingen, minimale kosten voor de eindgebruiker, bruikbaar op verschillende platformen en gebruikersmodules (intranet, extranet, internet, standalone). Het project werd in een testversie aangeboden aan enkele pilootziekenhuizen en op basis van de feedback van deze testen verder verfijnd. Punctuele ondersteuning van het callcenter voor het Sanitair fonds De opdracht bestaat erin een callcenter op te richten binnen het contactcenter ERANOVA van Smals voor de periode van 22 november tot 22 december om de vragen te beantwoorden van rundveehouders die een factuur ontvangen hebben voor de bijdrage aan het Begrotingsfonds voor de gezondheid en de kwaliteit van de dieren en de dierlijke producten, vastgesteld volgens de sanitaire risico’s verbonden aan bedrijven waar runderen gehouden worden. Infrastructuur voor de wachtdiensten (project Medega) Het Medega-project (Médecins de garde) biedt een gecentraliseerde toepassing voor het beheer van de wachtdiensten voor artsen in het hele land. Smals heeft de architectuur bedacht en de hardware- en software-infrastructuur geïnstalleerd. Consolidatie back-upinfrastructuur De afdeling Aankopen heeft de FOD VVVL begeleid bij het opmaken van een lastenboek voor de consolidatie van de server- en back-upinfrastructuur. De uitvoering zal in de loop van het jaar 2007 plaatsvinden.

Voor het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) Contributie Het financieringssysteem van het FAVV voorziet dat alle vestigingseenheden binnen de voedselketen een bijdrage betalen. De voedselketen werd hiervoor opgesplitst in 7 grote sectoren en voor elke sector is een specifieke berekening van de heffing voorzien. Elke vestigingseenheid dient een aangifte te doen van de gegevens die nodig zijn voor de berekening van haar bijdrage. De aangifte kan ofwel elektronisch via internet, ofwel op papier via de post doorgestuurd worden. In dit project zorgt Smals voor: •

Het opstellen van de formulieren voor de aangifte (met aan te kruisen vakken en beperkte handgeschreven in te vullen informatie), met de bijbehorende begeleidende brieven;

•

Het versturen van de brieven naar meer dan 250.000 vestigingseenheden onderworpen aan de heffing;

•

Het oprichten van een internetloket met bijbehorende authenticatie om elektronische aangiftes mogelijk te maken;

•

Het ter beschikking stellen via Eranova van een callcenter, dat in staat is pieken op te vangen van 1.000 oproepen per dag;

•

De scanning en de OCR van de papieren aangiftes;

•

Het verzenden van herinneringsbrieven, facturen en creditnota’s.

Het project maakt het mogelijk op uniforme wijze de jaarlijkse inningen te realiseren.


Voor de FOD Informatie- en Communicatietechnologie (Fedict) UME (Universal Messaging Engine) In 2006 werden bijna 10 miljoen berichten verwerkt op de UME-infrastructuur die gehost wordt in het datacenter van Fedict bij Smals. FSB (Federal Service Bus) In 2006 vonden twee grote ontwikkelingen plaats op de FSB-infrastructuur die gehost wordt bij Smals: •

De toepassing NJR (Strafbladen), waarmee gevoelige informatie kan worden uitgewisseld tussen de administraties van verschillende Europese landen;

•

De toepassing Vierde weg, die betrekking heeft op de terugbetaling van sociale en fiscale schulden bij de verkoop van een goed. Deze toepassing onderhoudt contacten met talrijke overheidsdepartementen en met de notarissen.

Afdrukken van de federale tokens In 2006 werden 111 000 tokens afgedrukt en verzonden naar burgers en ambtenaren die ze hadden aangevraagd. User Management In het kader van de campagne Tax-on-Web 2006 werden 1 250 lokale beheerders van mandatarissen voor boekhoudkantoren aangemaakt door de sectie toegangsbeheer. Nieuwe ontwikkelingen werden gerealiseerd op het vlak van het beheer van de mandaten (toepassing MagMa) en de authentieke bron van de hoedanigheden (e-Huissiers). Campagnes Internet voor iedereen Het contactcenter Eranova ondersteunde Fedict bij de realisatie van twee campagnes Internet voor iedereen.

Voor de FOD Economie Contactcenter van de FOD Economie Smals heeft een piloot-contactcenter uitgebouwd. Dit ging in productie op 1 november 2006.

Voor de FOD Financiën Technische helpdesk Tax-on-Web De toepassing Tax-on-Web werd toegevoegd aan de technische helpdesk. Mandaten bevestigingsbrieven In het kader van Tax-on-Web verzorgde Smals de verzending van bevestigingsbrieven aan de volmachthouder. In de periode van 01/01/2006 tot en met 31/12/2006 werden 259 642 bevestigingsbrieven verzonden.


Proof Of Concept callcenter personenbelasting Dit project omvat de implementatie van een toepassing voor het callcenter van de FOD Financiën. De Proof Of Concept voorziet: •

De analyse van de procedures en de definitie van de schermen;

•

De studie van de technische omgeving, inclusief de “hands-on” testing door 20 agenten van de FOD Financiën;

•

De integratie met BelGOnet die enerzijds een regelmatige bijwerking van de informatie voor de identificatie van de oproepers omvat en anderzijds de toegang op basis van BelGOnet.

De effectieve implementatie vond plaats in 2006. De Proof Of Concept zal verlengd worden in 2007 en dit voor meer dan 50 agenten. De CRM-tool verbetert de dienstverlening aan de burgers gevoelig. Huur datacenter De FOD Financiën maakt vanaf 2006 gebruik van het datacenter van Smals te Anderlecht, teneinde haar strategie inzake Disaster Recovery en Business Continuity te implementeren. Dit houdt in het ter beschikking stellen van: •

350 m² in de computerzaal, met mogelijkheid om later eventueel verder uit te breiden;

•

Een permanente bureauruimte van 20 m²;

•

De volledige bekabeling ;

•

De noodzakelijke telecom- en datacomlijnen ;

•

De beveiliging met 24/24 uur bewaking door gespecialiseerde agenten, toegangscontrole tot de zalen en detectiesystemen voor brand, overstroming,...

In de loop van 2006 werden de systemen van de FOD Financiën in het datacenter geïnstalleerd en operationeel gemaakt. Orfeo De Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven (CDVU) werd ondersteund bij het indienen van wijzigende aangiften aan de RSZPPO voor de jaren 2001 en volgende.

Voor de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging (DAV) In het kader van de ontwikkeling van de toepassing e-depot, die de oprichting van nieuwe vennootschappen door notarissen automatiseert, ondersteunde Smals de DAV bij de ontwikkeling en inproductiestelling van de web services en de integratielogica nodig op de infrastructuur van de FSB (Federal Service Bus).

Voor de FOD Personeel & Organisatie Platform Business Intelligence (BI) Het eerste deel van een platform voor Business Intelligence voor de e-HR-afdeling van de FOD werd gerealiseerd in 2006. Dit maakt de verwerking mogelijk van de verzamelde gegevens met betrekking tot het kadaster van de federale agenten.


Voor de FOD Binnenlandse Zaken Vergunningen en Voetbalcel De hoofddoelstelling is de creatie van een toepassing voor het beheer van de activiteiten van de Voetbalcel en de cel Private veiligheid. Ontwikkeling van de website Dit project betreft de ontwikkeling van een website voor de Algemene Dienst Veiligheid en Preventie.

Voor de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Smals ondersteunde de Commissie door het hosten van de informatica-infrastructuur en de website.

Voor het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle (FANC) Centraal Informatiesysteem (CIS) Dit project omvat de implementatie van de kern van een nieuw centraal informatiesysteem van het agentschap. De bedoeling van dit systeem is het centraal beheer van informatie over alle vergunningen van het agentschap, van de aanvraag tot de toekenning en de beëindiging. Daaronder valt ook de directe koppeling met de boekhouding. Functionele analyse voor de projecten “HAIB”, “Meetpoorten” en “Radon” In het kader van de evolutie van de businessbehoeften van het agentschap en de noodzaak om zijn informatiesysteem open te stellen en toegankelijk te maken via het web, werden verschillende initiatieven opgestart waaronder de volgende 3 projecten: •

HAIB (HoogActieve Ingekapselde Bronnen): het project “HAIB” heeft tot doel de talrijke fiches met betrekking tot de bronnen van radioactiviteit te beheren en de leden van het agentschap de mogelijkheid te bieden om het hele proces efficiënt op te volgen. Dit proces loopt van de fabricatie tot de verwerking tot afval of tot wanneer de radioactieve bron het nationale grondgebied verlaat. Het is ook de bedoeling de samenwerking met de buitenlandse partners te versterken, onder meer voor de opvolging van de bronnen die België verlaten.

•

Meetpoorten: het project heeft tot doel de meetpoorten elektronisch te registreren, de meldingen afkomstig van de verschillende uitbaters (recyclagebedrijven, ijzer- en staalbedrijven, afvalverwerkende bedrijven) of erkende instellingen te beheren en de verwerking en vooral de opvolging mogelijk te maken van de verbeterende acties die de uitbaters moeten ondernemen.

•

Radon: het project heeft tot doel een centrale database uit te werken om de verspreide gegevens samen te brengen en ze coherent en makkelijk exploiteerbaar te maken via het web op een beveiligde manier. Bovendien wil de database een hele reeks diensten aanbieden aan het personeel van het agentschap en zijn klanten en partners: gemeentelijke overheden, provincies, FOD’s, publiek, enz.


Competentiecentra beschikbaar in 2006 Business Process Re-engineering (BPR) BPR-adviesverlening (analyseren en verbeteren van businessprocessen binnen en tussen overheidsinstellingen) is vaak een nuttige oefening die vooraf gaat aan het automatiseren van een proces. In 2005 zette Smals dit competentiecentrum op en in 2006 werd voor meer dan 1 miljoen euro diensten in dit domein geleverd aan de leden.

Het contactcenter Eranova Met het contactcenter Eranova ondersteunt Smals de eindgebruikers van elektronische toepassingen. Het contactcenter is voorzien van alle noodzakelijke soft- en hardware en werkt in een CRM (Customer Relationship Management) -omgeving. Het stelt ook zijn kennis en ervaring ter beschikking om andere contactcentra en CRM-toepassingen uit te bouwen. De ondersteuning van eindgebruikers van elektronische toepassingen kan zowel inhoudelijk, technisch als administratief zijn. Eranova is een eerstelijnsdienstverlener en kan door middel van advies, informatie of consultatie van verschillende bronnen de gebruiker onmiddellijk helpen. Vragen die buiten haar bevoegdheid vallen, worden doorgegeven aan een andere bevoegde instantie (tweede lijn), maar Eranova blijft verantwoordelijk voor de opvolging en het afsluiten van de vraag. De basisgedachte hierbij is de “one-step service”. Een oproeper stelt een vraag die zonder verdere tussenstappen of doorverbindingen beantwoord wordt. Eranova is bereikbaar via verschillende communicatiekanalen: per telefoon, per e-mail, per fax, via het contactformulier op de portaalsite van de sociale zekerheid en per post. In 2006 beantwoordde het contactcenter Eranova 268.960 oproepen.


Het datacenter De door de klanten/leden van Smals gebruikte toepassingen vragen een degelijke bescherming, onder meer wat de ruimte betreft waarin de apparatuur waarop ze functioneren geplaatst wordt. Deze ruimte moet aan veel criteria beantwoorden. De beschikbaarheidseisen inzake infrastructuur en personeel liggen hoog. Zo is een permanente bewaking 7 dagen op 7 en 24 uur op 24 een standaard. Een ontdubbeling en back-up verspreid over meerdere locaties is een andere normale voorwaarde voor het bewaren van gegevens. Vele overheids administraties beschikken niet over de schaal die wenselijk is om op efficiënte wijze in te staan voor het beheer van een datacenter. De datacenters van Smals worden 24 uur per dag en 7 dagen per week bewaakt en zijn verspreid over 3 locaties. De dienstverlening “terbeschikkingstelling van datacenter” is een autonome dienstverlening, dit wil zeggen dat de klanten/leden er niet toe gehouden zijn om andere diensten af te nemen om te kunnen gebruik maken van deze mogelijkheid. Zij kunnen dus op afstand hun eigen uitrusting beheren en de lokale interventies voorbehouden aan hun eigen personeel. Het is evenwel mogelijk om deze dienstverlening te combineren met alle andere diensten die door Smals aangeboden worden. Daarbij denken we aan het voorzien van kantoorruimte voor technisch personeel, racks, reporting (periodieke rapportering), hosting van websites en toepassingen, gebruik van netwerkinfrastructuur, regelen van de afspraken met de telecomoperatoren. Eind 2006 werd er 1 349 m² datacenter gebruikt door de leden. Een bijkomend datacenter van 1 000 m² wordt voorzien in het kader van de centralisatie van het personeel. In afwachting lopen er besprekingen met bepaalde leden om de plaats in hun datacenter die vrijkomt naar aanleiding van de verhuis naar het datacenter van Smals aan te bieden aan de leden van Smals.

Collaboration tools Wanneer verschillende organisaties of teams samenwerken in een gemeenschappelijk project is het vanzelfsprekend dat er vele documenten en informatie worden uitgewisseld. Een aangepaste ICT-ondersteuning is daarbij nodig. Hetzelfde geldt intern binnen elke organisatie. Vaak krijgt de ondersteuning voor het uitwisselen van informatie de vorm van een intranet of een gemeenschappelijke plaats op een of meerdere servers. De samenwerking kan ook zeer punctueel zijn in de vorm van het lanceren, opvolgen en beantwoorden van een vraag, klacht of opdracht. Daarvoor heeft Smals een systeem voor issuemanagement ontwikkeld. Smals gebruikt deze “collaboration tools”-technologie onder andere voor het eigen intranet en het eigen issuemanagement, maar ook voor de gemeenschappelijke platformen eWorkspace van de sociale zekerheid en eCommunities. Bijna 5.000 gebruikers werken met een of meerdere toepassingen in deze omgeving.

Testing Hoe goed je ook alles vooraf conceptueel overdenkt, er blijven steeds risico’s verbonden aan het ontwerpen en in gebruik nemen van nieuwe informaticatoepassingen. De beste manier om deze risico’s te beperken is testen. Daarom is het testen voor Smals geen activiteit die eventjes op het einde van de ontwikkeling en juist voor de inproductiestelling aan bod komt. Testen vormt een belangrijk en integraal onderdeel van de EUP (Enterprise Unified Process) Development Disciplines en loopt doorheen alle fasen van de ontwikkeling van “inception” tot “transition”. Het testproces dekt zowel de review-, validatie- en verificatieactiviteiten in het voortraject als het inspecteren van de eindproducten in het natraject. Een analoog testproces is ook terug te vinden tijdens de productiefase, bv. als voorbereiding op het uitrollen van het periodieke onderhoud.


Smals heeft in 2005 voor deze discipline een totaalproces uitgewerkt bestaande uit nieuwe rollen, werkmethoden, procedures, technieken, standaarden, templates, checklists, e.a. en ondersteund door tools, inhouse opleidingen en coaching on-the-job. In 2006 werd dit testproces succesvol toegepast.

Portaaltoepassingen Smals heeft heel wat ervaring opgedaan in het ontwikkelen en beheren van het portaal van de sociale zekerheid dat een hele waaier van toepassingen toegankelijk maakt. Diezelfde ervaring kan opnieuw ingezet worden voor het uitbreiden en verbeteren van dit portaal maar ook voor het ontwikkelen van andere portalen. In 2006 werd het portaal van de sociale zekerheid grondig herzien. De achterliggende systemen werden versterkt om een adequaat antwoord te kunnen bieden op het toenemende gebruik. Het portaal van Be-Health werd opgestart.

Monitoring Een regelmatige (en liefst automatische) controle die nagaat of de computersystemen goed functioneren geeft de klanten/leden de zekerheid dat hun gebruikers de dienstverlening krijgen die ze verwachten. Monitoring levert het antwoord op deze vraag. Smals nam een supervisiesysteem in gebruik dat een intelligente procescontrole realiseert, metingen uitvoert, analyseert en visualiseert. De monitoring-toepassing zendt op de afgesproken frequentie een testsignaal naar de te controleren toepassingen en signaleert of er al dan niet een correcte respons komt. Het systeem zorgt ervoor dat via data logging de meetgegevens gestockeerd worden zodat men de trend kan visualiseren. Bij abnormale toestanden worden alarmen gegenereerd die dan ook gelogd worden. De resultaten van de monitoring dienen tevens als referentiepunten in de SLA’s. In 2006 bood Smals aan haar leden voor meer dan 1 miljoen euro diensten in deze discipline.

New Technologies In de loop der jaren werd er heel wat ervaring opgedaan binnen de sectie Onderzoek betreffende het opvolgen, bestuderen en introduceren van nieuwe of recente technologieën. Deze expertise werd in 2006 samen gebracht onder de vorm van het competentiecenter “New Technologies”.

Competentiecentra in voorbereiding Tevens werden de nodige initiatieven genomen om de Data Quality-activiteiten (verbetering van de kwaliteit van administratieve databases) en de adviesverlening betreffende Usability (bruikbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van toepassingen) verder uit te breiden. Er werd hieromtrent een voorstel voor de creatie van een competentiecentrum voorgelegd.


Onderzoek Activiteiten onderzoek De figuur hieronder geeft een goed overzicht van de activiteiten van de medewerkers van de sectie Onderzoek voor het jaar 2006. 56% van de tijdsbesteding gaat naar consultancyactiviteiten (met 47% niet-technische adviesverlening). 27% gaat naar het voeren van onderzoeksprojecten, de redactie van studierapporten en het verzorgen van infosessies. 12% gaat naar marktopvolging (technology watch) en vorming.

Diverse 5% Studies & Infosessies 27%

Niet-technische Consultancy 47% Markt & Vorming 12%

Studies & Infosessies Markt & Vorming Technische Consultancy Technische Consultancy 9%

Niet-technische Consultancy Diverse

Studies, infosessies, marktopvolging en vorming zijn activiteiten die worden gefinancierd via de algemene kosten. Het belangrijkste deel van de consultancy-activiteiten wordt gedragen door budgetten rechtstreeks afkomstig van de lidinstellingen.

Type activiteit

Algemene kosten

Kosten rechtstreeks gedragen door de lidinstellingen

Studies & infosessies

100%

-

Marktopvolging & vorming

100%

-

36%

64%

7%

93%

Technische consultancy Niet-technische consultancy


Publicaties en infosessies De sectie Onderzoek van Smals volgt tientallen domeinen op uit de IT-wereld en doet toegepast onderzoek naar nieuwe technologieën en concepten die nuttig kunnen ingezet worden binnen de sociale sector en de overheid. De resultaten van deze onderzoeksactiviteiten worden gepubliceerd onder de vorm van studierapporten en Techno’s. Via infosessies worden de resultaten toegelicht. Volgende tabel geeft een overzicht van de onderwerpen die aan bod kwamen in de loop van 2006:

Onderwerp

Studierapport

Service Oriented Architecture (SOA)

X

Bruikbaarheid van Informatiesystemen (Usability) Data Quality: Best Practices

X

Infosessie X (1) X

X

X

Data Quality: Tools

X

Business Process Management (BPM) Cartographie

X

X

Business Activity Monitoring (BAM)

X

e-Mail Management

X

X

Intelligente Formulieren

X

Web Metrics

X

Lokaal Afdrukbare Attesten

X

Subtotaal

Techno

14.274

9.361

4.913

(1) De infosessie over SOA had plaats in november 2005.

In totaal heeft de sectie Onderzoek het voorbije jaar 907 inschrijvingen ontvangen voor de 9 georganiseerde infosessies. Gemiddeld waren er 101 inschrijvingen per sessie, waarvan gemiddeld 48 interne deelnemers en 53 externe deelnemers.

Consultancy: adviesverlening op hoog niveau De medewerkers van de sectie Onderzoek doen concrete ervaring op door actief deel te nemen aan pilootprojecten en worden specialisten in hun domein. Naast de rol van onderzoeker vervullen de meeste medewerkers van de sectie Onderzoek een rol van consultant voor de diverse domeinen waarin zij zich gespecialiseerd hebben. Waar dit aanvankelijk bijna uitsluitend technische adviesverlening betrof, werden de activiteiten sinds 2004 gevoelig uitgebreid naar niet-technische adviesverlening. Deze adviesverlening op hoog niveau is mogelijk dankzij de voorbereiding, de ervaring en het algemene hoge niveau van de medewerkers van de sectie Onderzoek. Zo beschikken 10 op de 18 medewerkers over een doctoraat.


Niet-technische opdrachten De volgende belangrijke niet-technische consultancyopdrachten werden gerealiseerd in de loop van 2006: •

Bij het opstarten van het project “Front Office Tewerkstelling” (FOT) werden de initiële scope, planning en budgetten bepaald. Op basis hiervan is het project van start gegaan. Voor de eerste fase van het project werd het projectcharter opgesteld en werd er voorzien in een functionele opvolging ter ondersteuning van de projectleider. Voor de tweede fase van dit project werd bijstand verleend voor het opstarten van deze fase en de mogelijke technische opties.

•

Bij de start van het project CDVU (Orfeo) werden de problemen in kaart gebracht, oplossingspistes geformuleerd, het projectcharter opgesteld en de projectleiding ondersteund.

•

Er werd een BPR-analyse van de primaire processen van de RSZ uitgevoerd. De processen van de vijf belangrijkste diensten werden in detail beschreven (“as-is” analyse), 9 quick-wins werden gerealiseerd, diverse verbeteringsvoorstellen werden geformuleerd (“to-be” analyse).

•

Parallel met de BPR-analyse van de primaire processen werd er een volledige beschrijving opgeleverd van alle administratieve taken uitgevoerd door Smals voor de RSZ.

•

Voor het RIZIV werden de verbeteringsprojecten en ondersteuning van ICT-coördinatie begeleid (vervolg op 2004 en 2005). Tevens werden de projectmanagement-methodologie en definiëring van ICT-architectuurconcepten ingevoerd.

•

Bij het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle (FANC) werd een behoeftenanalyse uitgevoerd en een functionele architectuur van de belangrijkste projecten uitgetekend.

•

Voor het FAO werd de evolutie naar een volwaardig systeem voor documentbeheer en workflow ondersteund.

•

De RSZ werd ondersteund om de data quality te verbeteren: - Bepaling van kwaliteitsindicatoren: algemene barometer DmfA, opvolging dienstverleners, opvolging erkende sociale secretariaten. - Bepaling van een methode voor “Data Tracking” (werkgevers met hoogste aantal anomalieën). Deze methodologie werd toegepast bij de Controledienst. - Bepaling van een methode om de impact te bepalen van anomalieën en DmfA-gegevens op de sociale rechten van de werknemers.

•

Voor KBO/DAV werd eveneens gewerkt op de data quality. Er werd een voorstel voor documentatie van de database KBO (glossaria) gemaakt, de werkgroepen “initiatoren KBO” en “anomalieën KBO” werden gecoördineerd, een studie Profiling KBO werd gerealiseerd waarbij een analyse van de gegevens nodig voor de detectie van dubbels werd gemaakt en oplossingsvoorstellen werden uitgewerkt.

•

Voor het RIZIV werd een thesaurus en een documentair systeem opgezet.

•

De “usability”-aspecten in het kader van het project “Herziening Portaal” (bruikbaarheid, gebruiksvriendelijkheid) werden geanalyseerd. Er volgde een belangrijke bijdrage bij de redactie van het projectcharter en de projectleiding werd ondersteund voor alle usability-aspecten. Er werd tevens een Styleguide voor de ontwikkelaars opgeleverd.

•

Diverse projecten werden ondersteund betreffende usability. Hierbij denken we aan DmfA web en DmfA client/server toepassingen, ASR-toepassingen, e-Pensioen, systeem voor Web Content Management, Multi-Dimona, Art. 6Ter, PrimaWeb, Limosa…


•

De RSZ werd begeleid bij het opstellen van het ICT-plan (vervolg van de opdracht gestart in 2005). Aan de hand van interviews met de directie van de RSZ werd een nota geschreven als input voor het lenteseminarie ter bepaling van de ICT-strategie van de RSZ.

•

Voor de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (FOD VVVL) werd de coördinatie “van A tot Z” gerealiseerd voor het opzetten van de nodige infrastructuur bij Smals voor het hosten van een toepassing die 24/24 beschikbaar is voor de wachtdiensten van de huisartsen.

•

Er werd een eerste voorbereiding gemaakt voor de brainstorming rond de e-Box.

Technische opdrachten De technische consultancy in 2006 had betrekking op de volgende domeinen: •

Finale gunning van het lastenboek voor Web Content Management (WCM) en ondersteuning bij de introductie van het nieuwe WCM-systeem.

•

Een studie werd opgeleverd over het Open Office-alternatief in het kader van een op open standaarden gebaseerde uitwisseling van documenten tussen de overheidsinstellingen. Daarbij werd ook de problematiek rond de ODF-plugin (Open Document Format) bekeken.

•

Diverse korte adviesopdrachten betreffende mobiele toepassingen, Dimona-GSM, Blackberry (push e-mail) werden gerealiseerd. Een pilootproject rond Blackberrytechnologie werd opgestart.

•

Voor de RSZPPO werd een prototype voorgesteld waarbij via “Intelligente Formulieren” (E-Forms) het invoeren van de achterstallige kwartaalaangiften kan geautomatiseerd worden. Een projectcharter werd uitgewerkt voor een volwaardige oplossing.

•

Een businessplan voor een dienstverlening betreffende OCR werd opgeleverd. Een aantal korte missies betreffende de inzetbaarheid van de OCR-technologie werden gevoerd.

•

De technische evaluatie van een BAM-oplossing (Business Activity Monitoring) voor Smals werd opgeleverd. Een projectcharter werd uitgewerkt samen met de projectleider.

•

De gunning van het lastenboek Cartografie (eerste fase) werd gedaan. De eerste testen hebben plaatsgehad.

•

Een security-audit voor de KSZ betreffende beveiligde file transfer via WebDAV en de daaraan gekoppelde authenticatieproblematiek werd opgeleverd.

•

Diverse interne en externe (RIZIV, FOD VVVL – Seringas) technische adviezen met betrekking tot het gebruik van de elektronische identiteitskaart, de digitale handtekening, PKI… werden gegeven.

•

De testen Dimona-GSM (problematiek incompatibele GSM’s) werden ondersteund.

•

De ontwikkelaars werden ondersteund bij het inzetten van webservices in het kader van onder andere Be-Health.

•

Er werd meegewerkt aan de evaluatie van de offertes betreffende de keuze van een informatiesysteem voor Sigedis.

•

Het vastleggen van de vereisten waaraan web services management tools binnen Smals moeten voldoen en het starten van de redactie van een lastenboek.

•

Het opstarten van de redactie van een lastenboek betreffende Data Quality tools.


Detachering Een pragmatische oplossing om informatici aan te trekken voor langetermijnopdrachten Het is bij de modernisering van de overheden vaak moeilijk om via de klassieke mechanismen informatici aan te trekken en te behouden. Daarom maakt Smals gebruik van een wettelijk toegestane werkwijze om ICT-medewerkers ter beschikking te stellen van haar leden. Detachering speelt in op structurele tekorten eerder dan tijdelijke noden. Detachering legt zich uitsluitend toe op opdrachten van onbepaalde duur.

Detachering past in het personeelsbeleid van de lidinstelling Een terbeschikkingstelling start steeds met een rekrutering. Dit kan enkele weken tot enkele maanden vragen maar heeft als voordeel dat de betrokken medewerker volledig kan gezocht worden in functie van de noden van de aanvrager. Deze heeft een ruime inbreng bij de keuze van de kandidaat. Zonder zijn akkoord komt er geen terbeschikkingstelling. Het langetermijnkarakter van de terbeschikkingstelling laat toe een eenvormig personeelsbeleid te voeren. Het beleid, de vorming, de carrièreoriëntaties enz. worden overgelaten aan de lidinstelling. Op 31 december 2006 waren er in totaal 532 gedetacheerde personeelsleden.


P

Personeelsevolutie

Smals telt 1390 medewerkers op 31/12/2006 De personeelssterkte van Smals kent een continue groei. In 2006 groeide het aantal medewerkers van 1.310 naar 1.390 personeelsleden. Omgerekend in voltijdse equivalenten (VTE’s) stegen we van 1.238,10 tot 1.307,30 of een groei met 5,6%. Aantal medewerkers In VTE’s

31/12/2004

31/12/2005

31/12/2006

Evolutie 2006

1 194

1 310

1 390

+ 6,1%

1 117,8

1 238,1

1 307,3

+ 5,6%

Intra muros en externe ontwikkeling 40% van de medewerkers werkt ter plaatse bij de leden van Smals. Deze groep groeide net zoals in 2005 significant sneller dan de groep intra muros. Aantal medewerkers

31/12/2004

31/12/2005

31/12/2006

Evolutie 2006

Intra muros

762

818

858

+ 4,9%

Externe ontwikkeling

432

492

532

+ 8,1%

Totaal

1.194

1.310

1.390

+ 6,1%

VTE’s

31/12/2004

31/12/2005

31/12/2006

Evolutie 2006

Intra muros

696,1

756,7

787,1

+ 4,0%

Externe ontwikkeling

421,7

481,4

520,2

+ 8,1%

1.117,8

1.238,1

1.307,3

+ 5,6%

Totaal


Externe ontwikkeling 40%

Intra muros 60%

Intra muros Externe ontwikkeling

Personeelsverloop Om een antwoord te bieden op de groeiende vraag naar ICT-ondersteuning voor de leden van Smals, is de dienst Rekrutering continu op zoek naar geschikt talent. In 2006 realiseerde Smals meer dan 200 indiensttredingen. Anderzijds verlieten 120 collega’s (omgerekend 115,3 VTE’s) de organisatie. Bijgevoegd overzicht geeft meer detail. Aard van uitdiensttreding

Aantal

Ontslagnames

73

Onderling akkoord 2 Ontslagen 26 Einde arbeidsovereenkomst bepaalde duur

6

Pensionering

12

Overlijden

1

Het verschil tussen indiensttredingen en uitdiensttredingen resulteert in een netto toename van 85,6 VTE’s. Smals Aantal VTE’s Aantal VTE’s Evolutie 2005 2006 2005 - 2006 Indiensttredingen Uitdiensttredingen Verschil in dienst – uit dienst

190,1 200,9

Als % t.o.v. VTE’s op 31/12/2005

+ 5,7%

16,23

66,5

115,3

+ 73,4%

9,31

123,6

85,6

- 30,7%

6,92

Deze cijfers weerspiegelen de gespannen arbeidsmarkt voor ICT-medewerkers. Het aantrekken van bijkomend talent was in 2006 moeilijk. Desondanks namen de indiensttredingen toe met 5,7% tot 200,9 VTE’s. De uitdiensttredingen stegen echter proportioneel veel sterker, maar dat belet niet dat Smals nog steeds een duidelijke netto personeelsaangroei realiseert.


E

Een optimale organisatie

Voor de klant, de medewerkers, de samenleving en de opdrachtgevers

Op weg naar uitmuntendheid door continu verbeteren Elk jaar analyseert Smals haar organisatie door gebruik te maken van het Excellence-model. In 2006 vertrok deze analyse vanuit 2 workshops waaraan collega’s uit alle domeinen van de organisatie deelnamen. Daarna volgde een brainstorming met het directiecomité. Op basis van de resultaten van deze workshops, de brainstorming en de acties voortvloeiend uit de operationele doelstellingen van 2006 werden de bedrijfswijde prioriteiten voor 2007 en de operationele doelstellingen 2007 vastgelegd. Als conclusie uit deze analyse zal Smals onder andere verder de samenwerking met de klanten/leden versterken, de relatie met de leveranciers optimaliseren, het kernproces en de ondersteunende processen optimaliseren.

Verbeteren is een zaak van iedereen Verbeteren mag zich echter niet beperken tot grote maatregelen die vanuit de directie worden aangestuurd. Verbeteren is bij Smals in handen van elke medewerker. Eén van de meest zichtbare voorbeelden daarvan is de VIA-campagne. VIA staat voor VerbeterInitiatief‑Initiative d’Amélioration. In 2006 werd deze campagne reeds voor de derde keer georganiseerd. 9 verbeterprojecten (waarin 103 medewerkers actief waren) haalden de finale en 5 teams mochten tijdens de nieuwjaarsreceptie een VIA-award in ontvangst nemen.


Risicobeheer In 2006 werd een eerste formele analyse gemaakt van de risico’s. Er werden 5 bedrijfsprocessen gekozen en aan de hand van deze processen werd de methodologie geëxpliciteerd en verduidelijkt. Voor elk van de 5 processen werden de risico’s door de betrokkenen vastgesteld met een globale quotering zodat er een prioriteit kon worden aan toegekend wat betreft de ernst van het risico in functie van de kans op realisatie en de impact bij realisatie. Voor alle risico’s waarvan de ernst een bepaalde drempel overschrijdt, zijn de nodige acties voorgesteld om het globale risico te verminderen. Er is rekening gehouden met de verschillende bestaande initiatieven. Voor een groot aantal risico’s waren reeds acties ondernomen. Niettegenstaande dat zijn een aantal nieuwe invalshoeken ontdekt. De actiepunten die gekoppeld zijn aan de verschillende processen, zijn overgenomen en geherstructureerd in een globaal actieplan.

Structuur Organogram op 31/12/2006

Ondernemingsraad en Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk In de loop van 2006 werden 11 vergaderingen gehouden met de leden van de Ondernemingsraad en 11 met de leden van het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk. Na uitgebreid overleg werd een bedrijfsovereenkomst afgesloten. Dankzij dit akkoord worden een aantal procedures vereenvoudigd, wordt het informeel contact tussen de medewerkers meer ondersteund en wordt de resultaatgerichtheid versterkt. Alle vergaderingen verliepen in een geest van open samenwerking.


L

Lijst van afkortingen

ASR

Aangifte van een Sociaal Risico

IVR

Interactive Voice Response

BAM

Business Activity Monitoring

KBO

Kruispuntbank van Ondernemingen

BI

Business Intelligence

KSZ

Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

BPR

Business Process Re-engineering

MPG

Minimale Psychiatrische Gegevens

BSM

Bijzondere Samenwerkingsmodaliteiten

NIC

Nationaal Intermutualistisch College

BUCOM

Bureau voor Communicatie

OASIS

CDZ

Controledienst voor de Ziekenfondsen

Organisation anti-fraude pour les inspections sociales

COPREV

Vereniging van externe diensten voor preventie en bescherming

OCMW

Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn

CRM

Customer Relationship Management

OCR

Optical Character Recognition

DAV

Dienst Administratieve Vereenvoudiging

PAP

Policy Administration Point

DEE

Elektronisch werkgeversdossier

PDP

Policy Decision Point

DmfA

Déclaration multifonctionnelle/ multifunctionele Aangifte

PEP

Policy Enforcement Point

PIP

Policy Information Points

DRC

Disaster Recovery Center

RIZIV

DWH

Datawarehouse

Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering

eID

Elektronische Identiteitskaart

RJV

Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie

ETAC

Échange de tableaux de cotisations

RKW

EUP

Enterprise Unified Process

Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers

EWS

eWorkspace

RSVZ

FAO

Fonds voor Arbeidsongevallen

Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen

FAQ

Frequently Asked Questions

RSZ

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid

FARAO

Federaal Actieplan voor Reductie van ArbeidsOngevallen

RSZPPO

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten

FAVV

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen

RVA

Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening

Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie

RVP

Rijksdienst voor Pensioenen

SLA

Service Level Agreement

SOA

Service Oriented Architecture

SPOC

Single Point Of Contact

SSL

Secure Socket Layer

FEDICT FOD VVL

Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilie

FSB

Federal Service Bus

UAM

User Access Management

GAB

Gevalideerde Authentieke Bronnen

UME

Universal Messaging Engine

GSPR

Gestion de la Surveillance des Procédures en Recouvrement

VPN

Virtual Private Network

HAIB

HoogAktieve Ingekapselde Bronnen

VTE

Voltijdse equivalenten

HZIV

Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering

WCM

Web Content Management

WebDAV

Web-based Distributed Authoring and Versioning Activiteitenverslag 2006 | Smals | 43

Smals Koninklijke Prinsstraat 102 1050 Brussel Tel.: 02 787 57 11 Fax: 02 511 12 42 e-mail: [email protected] www.smals.be BTW BE 902.008.146


Activiteitenverslag Smals, partner van het e-government

Recommend Documents