Actieteam Professionalisering Opdrachtgeverschap Eindverslag
12 december 2014
Er wordt veel gestuurd op prijs en te weinig op prestatie. Zelfs weerstand om ‘fact-based’ projecten tegen het licht te houden. Mensen beschermen hun eigen koninkrijkjes.
Eindverslag Van: Datum:
Actieteam Professionalisering Opdrachtgeverschap 12 december 2014
Doelen:
Overzicht geven van de activiteiten van het Actieteam en aangeven waar de resultaten en lopende acties ondergebracht zijn.
Het gaat niet om vernieuwing. Het gaat om doelen halen tegen de laagst mogelijke maatschappelijke kosten.
2
Management samenvatting Professionalisering Opdrachtgeverschap is een thema uit de Actieagenda Bouw dat geadopteerd is door het Opdrachtgeversforum. Afgelopen maanden zijn wij als Actieteam Professionalisering Opdrachtgeverschap bezig geweest met het in gang zetten en uitvoeren van enkele acties gericht op het versterken en professionalisering van het opdrachtgeverschap in Nederland. Wij delen onze bevindingen graag met een ieder die geïnteresseerd is in de professionalisering van het opdrachtgeverschap. Het gaat om:
1. Onderzoek naar succesfactoren goed opdrachtgeverschap In totaal heeft het EIB in opdracht van het Actieteam 75 cases onderzocht. De resultaten daarvan zijn beschikbaar. In het najaar organiseert het EIB een ronde tafel bijeenkomst om de aanknopingspunten uit het rapport te bespreken. In deze bijeenkomst kan tevens de vraag aan de orde komen naar de wenselijkheid of noodzaak van een continue monitoring van ontwikkelingen in opdrachtgeverschap. 2. Beeldmateriaal We hebben een viertal filmpjes laten ontwikkelen met het oog op bewustwording. Een over de status quo en een drietal voorbeelden hoe het anders kan. Krachtig en uitdagend. Vernieuwing Bouw en het Opdrachtgeversforum ondersteunen de verspreiding van dit beeldmateriaal actief door de films op te nemen op de website van het Forum en op de sites van de leden. Daarnaast is het filmmateriaal te vinden via de site van de ActieAgenda Bouw
3. Maturity Model We hebben door de leerstoel Opdrachtgeverschap in de publieke sector een Maturity model laten ontwikkelen. Een prototype is beschikbaar op de website van de leerstoel. Aan de hand van ervaringen van gebruikers kan een definitieve versie ontwikkeld worden.
4. Kennisbank voor opdrachtgevers We hebben de relevante publicaties in beeld gebracht en gereviewd. Verder zijn de contouren van een kennisbank verkend. Nu wordt gezocht naar partners en middelen om de kennisbank te realiseren. Globaal zijn er 2 scenario’s: Het onderbrengen van het verzamelde materiaal in en overdragen aan een bestaande kennisbank van bv. Pianoo, SBRCURnet of www.debouwvernieuwt.nl. Dit vraagt om een beperkte eenmalige investering van € 5-15K. Het starten van een eigen kennisbank opdrachtgeverschap onder verantwoordelijkheid van het Opdrachtgeversforum. Behalve bestaande en nieuwe kennis kunnen ook zaken als tools (maturity model) en intervisieprogramma’s hierin worden ondergebracht. Behalve een initiële investering van € 10-50K vraagt dit om een jaarlijkse bijdrage/inspanning om de kennisbank actueel te houden, programma’s te organiseren en de community te managen. Omvang 0,5-1,5 FTE.
3
5. Intervisie We hebben een pilot gedaan met een intervisiegroep om het leren van elkaar onder opdrachtgevers te bevorderen. Met behulp van enkele leden van het Opdrachtgeversforum worden twee nieuwe intervisiegroepen gestart. Wij vragen het Opdrachtgeversforum om elk jaar 16 deelnemers voor de intervisie te leveren (8 per groep) en een rol te vervullen in de coördinatie en organisatie van het opstarten van de groepen en de inzet van (social) media daarbij. Vanuit het actieteam zijn het Rijksvastgoedbedrijf en Motion Consult vooralsnog bereid om dit jaar elk één professionele intervisiebegeleider te leveren. Na de opstart wordt aan de deelnemers gevraagd welke bijdrage zij zelf over hebben voor deelname, als tegemoetkoming in de begeleiding van de intervisie.
Tenslotte We zijn er van overtuigd dat met behulp van bovenstaande mix aan activiteiten de professionaliteit van het opdrachtgeverschap zich positief zal ontwikkelen. Het onderzoek voor de stand van zaken. Beeldmateriaal om bewust te maken. Het maturitymodel als beeld van eigen kunnen. En de kennisbank en intervisie om zelf en samen met anderen kennis en bekwaamheden te vergroten. Naast deze concrete voorstellen doen we ook enkele aanbevelingen. Het gaat om onderzoek naar nieuwe organisatievormen, vernieuwend vragerschap en mogelijkheid om van interne en externe toezichthouders meer aandacht te vragen voor opdrachtgeverschap. Meer uitgewerkt treft u deze aanbevelingen aan in hoofdstuk 1. Het Opdrachtgeversforum zal een aantal van de resultaten en de lopende acties over nemen. Het gaat om het rapport van het onderzoek naar succesfactoren, de vier filmpjes, en het maturity model. Deze zullen een prominente plek krijgen op de website www.opdrachtgeversforum.nl. Daarnaast zullen de leden het gebruik van deze producten binnen hun eigen organisaties actief promoten.
4
Inhoud Management samenvatting .................................................................................................................... 2
Inleiding ................................................................................................................................................... 6
1
Suggesties voor verdere ontwikkeling ............................................................................................ 8 1.1
Houtskoolschets nieuwe organisatievormen .......................................................................... 8
1.2 Toezichthouders als enablers van verdere professionalisering opdrachtgeverschap ................. 8
2
3
Oogst van het Actieteam ............................................................................................................... 10 2.1
Onderzoek naar succesfactoren goed opdrachtgeverschap ................................................. 10
2.2
Beeldmateriaal ...................................................................................................................... 11
2.3
Maturity model...................................................................................................................... 12
2.4
Kennisbank voor opdrachtgevers .......................................................................................... 14
2.5
Intervisie ................................................................................................................................ 16
Gerelateerde initiatieven en resultaten van anderen: .................................................................. 17 3.1
Routeplanner Opdrachtgeverschap (ROP) ............................................................................ 17
3.2.
Verbindingen met andere actieteams ................................................................................... 17
Bijlage 1:
Samenstelling van het Actieteam ................................................................................... 19
Bijlage 2:
Publicaties door (leden van) het Actieteam ................................................................... 20
Veel opdrachtgevers realiseren zich dat kaasschaven in hun eigen organisatie niet meer helpt, maar hoe het proces verder moet, geen idee.
5
Inleiding In de periode oktober 2013 – juni 2014 heeft het Actieteam Professionalisering Opdrachtgeverschap – onderdeel van de brede Actieagenda Bouw - zich gericht op het opstarten en uitvoeren een aantal acties gericht op het verder professionaliseren van opdrachtgeverschap. De globale doelstelling van dit Actieteam is omschreven als: “Verbetering van de oriëntatie op de vraag en de prijs‐kwaliteitverhouding Met het oog hierop wordt een programma ontwikkeld, gericht op kennisontwikkeling, (opschaling van) kennisoverdracht en het uitwisselen van best practices”. Uitgangspunten die het Actieteam hierbij heeft gehanteerd zijn: Gericht op de praktijk - zowel de bestuurders als de mensen op de werkvloer. De pilots voorbij – inbedding in bestuur, beleid en inkooppraktijk van organisaties. Geen nieuwe publicaties publiceren. Opdrachtnemers zijn intensief bij het programma betrokken. Dit om de ervaringen die deze partijen hebben mee te nemen in de verdere ontwikkeling en om er voor te zorgen dat de aanbodkant van de markt aansluiting kan -blijven ‐ vinden bij de veranderende rol van de opdrachtgevers. De droom van het Actieteam is dat: het transactieproces tussen vraag en aanbod transparant wordt voor alle partijen en zo min mogelijk kosten met zich mee brengt; voor zowel de vraag‐ als de aanbodszijde van de markt inzichtelijk is welke nieuwe vormen van opdrachtgeverschap ontwikkeld en in de praktijk beproefd zijn; de praktijkervaringen met deze nieuwe vormen voor iedereen toegankelijk is en beschreven zijn op hun voor‐ en nadelen; faal‐ en transactiekosten aanzienlijk gereduceerd worden, innovaties gestimuleerd worden en professionals kunnen samenwerken zonder vast te lopen in processen en procedures; opdrachtgevers hun inkoopbeleid op basis van de nieuwste inzichten vormgeven en aan de markt bekend maken, zodat deze daar met het aanbod op kan inspelen. Hierbij komt ook aandacht voor geïntegreerde contracten en past performance; partijen, inclusief hun toezichthouders, de overtuiging hebben dat met deze nieuwe vormen van samenwerken de kwaliteit van het geleverde optimaal is, de prijs/kwaliteit‐verhouding de toets der kritiek kan doorstaan en de gebruiker maximaal bediend wordt. Gelet op de beschikbare tijd, menskracht en middelen moesten keuzes gemaakt worden met betrekking tot de aanpak. De discussies uit de eerste twee sessies van het Actieteam leverden drie speerpunten op: het formuleren van een antwoord op de vraag waarom professioneel opdrachtgeverschap nodig is; het geven van een handreiking aan organisaties die met de professionalisering aan de slag willen: hoe zet je stappen en wie kan je helpen; het maken van een inventarisatie van goede voorbeelden, instrumenten en hulpmiddelen. De keuze voor deze drie speerpunten leidden tot de volgende acties van het Actieteam: Bewust maken bij een breder publiek waar professioneel opdrachtgeverschap over gaat via filmpjes die op sites en YouTube kunnen worden geplaatst. In kaart brengen van relevante publicaties en die ontsluiten via een database. Bouwen van een maturity model. Starten van proces van intervisie onder opdrachtgevers. 6
Bij de start van de Actieagenda is het actiepunt Professionalisering Opdrachtgeverschap geadopteerd door het Opdrachtgeversforum. Het actieteam heeft enkele maanden aan dit actiepunt gewerkt en draagt nu de resultaten over, zowel aan het Opdrachtgeversforum als aan enkele andere partijen. In dit eindverslag treft u drie onderdelen aan: 1. Suggesties voor verdere ontwikkeling. 2. Oogst tot nu toe - met afgeronde en lopende activiteiten. 3. Gerelateerde initiatieven en resultaten van anderen.
7
1
Suggesties voor verdere ontwikkeling
1.1
Houtskoolschets nieuwe organisatievormen
Het Actieteam heeft in haar zoektocht naar voorbeelden van professioneel opdrachtgeverschap geconstateerd dat veel vernieuwing plaats vinden op projectniveau. Helaas stokt de vernieuwing daar vaak. Hiervoor zijn allerlei redenen aan te geven. Een ervan lijkt dat de aandacht voor dit proces in het totaal van organisatieontwikkeling slechts een bescheiden plek krijgt. Het Actieteam is in de praktijk weinig voorbeelden van een organisatiebrede aanpak tegengekomen. Er is kennelijk gebrek aan best practices op dit onderwerp. Om verandering langduriger en breder te laten beklijven dan pilots, zijn organisatieveranderingen noodzakelijk. Door richting en inhoud te geven aan de noodzakelijke veranderingen wordt het voor organisaties eenvoudiger om deze stap te zetten. Schetsen of blauwdrukken van passende ingrepen in de organisatie kunnen daarbij behulpzaam zijn. Top heeft wens dingen anders te doen. Vraagt verandering van systeem, processen en gedrag. Interne uitdaging en druk van buiten. Hoe krijgen we het voor elkaar?
Het Actieteam beveelt het Opdrachtgeversforum en de hoogleraar Publiek Opdrachtgeverschap aan dit onderwerp verder te verkennen door het te bespreken met opdrachtgevers, kennisinstellingen en (organisatie)adviseurs. Onze veronderstelling is dat door deze waarneming te delen meer beweging zal ontstaan.
1.2 Toezichthouders als enablers van verdere professionalisering opdrachtgeverschap Hierboven constateerden wij dat de aandacht voor professioneel opdrachtgeverschap over het algemeen op projectniveau aanwezig is en deden we de aanbeveling om een verkenning te starten naar de mogelijkheden om de aandacht te verleggen naar organisatieniveau. Daarmee doelen we op het niveau directie/bestuur. Daarnaast kunnen de interne en externe toezichthouders de ontwikkeling van professioneel opdrachtgeverschap stimuleren en toetsen. Denk aan de Raad van Toezicht/Commissarissen, de gemeenteraad in het geval van gemeentelijk vastgoed, de interne en externa accountant en het toezicht vanuit de Rijksoverheid. Er zijn voldoende redenen aanwezig om de betrokkenheid van het toezicht bij professioneel opdrachtgeverschap te willen versterken. In de relatie tussen de organisatie die de opdracht geeft en de bouwkolom gaan grote bedragen om, woorden langjarige verplichtingen aangegaan en grote risico’s gelopen. In onze zoektocht naar sporen van betrokkenheid van deze echelons in organisaties zijn wij maar een enkele best practice tegen gekomen. Wel meerdere reacties op en analyses van slecht verlopen projecten.
8
Vrijwel overal missen we de transparantie over de gekozen strategie. Bijna geen enkele organisatie maakt het aanbestedingsbeleid, de komende projecten en de visie op opdrachtgeverschap voor de markt en voor stakeholders transparant, bijvoorbeeld door publicatie op de website. Een best practice is hier Rijkswaterstaat, die de partijen uit haar omgeving via de website en via gerichte contacten meeneemt in de ontwikkeling van de visie en vormgeving van het opdrachtgeverschap. Ook het door de Vereniging van Toezichthouders bij Woningcorporaties onlangs gepubliceerde Toezichtkader op duurzaamheid zien wij als een goed voorbeeld. Een andere aanbeveling die wij doen is dat in het kader van het MVO-beleid (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) door de onderneming jaarlijks verslag wordt gedaan van de ontwikkeling van de opdrachtgeversrol. Dit past goed in het zogenoemde stakeholdersbeleid. Reactie van Mark Frequin, DG Wonen en Bouwen bij het ministerie van BZK "Dat het rijk in zijn rol als opdrachtgever via het RVB de gedachten van professioneel opdrachtgeverschap oppakt lijkt me voor de hand liggen (en zal ik ook ondersteunen) en zo nodig kan het ook via bijvoorbeeld de ICRV (de interdepartementale vastgoedcommissie) onder brede rijksaandacht worden gebracht. Maar ik acht een concrete actie vanuit het Actieteam, dan wel in het vervolg via de onderzoeksopdracht aan het Opdrachtgeversforum, om direct gemeenten/VNG/IPO te benaderen een meer succesvolle route. Daarbij kan BZK zo nodig een faciliterende rol spelen."
Wat je niet meet kun je niet verbeteren. Maar ook: “wat we niet meten dat willen we niet weten.”
9
2
Oogst van het Actieteam
2.1
Onderzoek naar succesfactoren goed opdrachtgeverschap
Waarom Het EIB heeft in opdracht van het Actieteam onderzoek gedaan naar de succesfactoren voor goed opdrachtgeverschap in de bouw. Met als doel een antwoord te vinden op de vraag welke aanpak van projecten leidt tot een optimaal resultaat voor opdrachtgever en eindgebruiker, en wat er nodig is om deze aanpak gemeengoed te maken. Wat en hoe Uniek aan dit onderzoek is dat de uitkomsten gebaseerd zijn op een groot aantal cases (ruim 75 projecten) zodat sprake is van robuuste resultaten en praktische conclusies. Daarvoor zijn opdrachtgevers gevraagd om een enquête in te vullen aan de hand van een concreet project wat zij recentelijk hebben laten bouwen. Met de informatie uit deze vragenlijst is onderzocht welke opdrachtgevers en welke projecten succesvol zijn en welke rol zaken als aanbesteding, rolverdeling en omgeving daarin spelen. Dit leidt tot concrete aanbevelingen die opdrachtgevers heel praktisch kunnen toepassen bij nieuwe projecten. Voor wie Door en voor opdrachtgevers. Op individueel niveau interessant om jezelf en je eigen project te vergelijken met anderen. Deelnemers ontvangen de uitkomsten van het onderzoek en een overzicht van de door hen ingevulde gegevens zodat ze die kunnen vergelijken met de andere projecten en de onderzochte succesfactoren. En collectief is het een waardevolle database om tendensen te signaleren en op basis hiervan te kunnen sturen. Vervolg Het EIB organiseert in samenspraak met het Opdrachtgeversforum, Vernieuwing Bouw en vertegenwoordigers van het Actieteam op 5 februari 2015 een bijeenkomst met opdrachtgevers om de aanknopingspunten uit het rapport en de andere activiteiten van het Actieteam te bespreken. In deze bijeenkomst kan tevens de vraag aan de orde komen naar de wenselijkheid of noodzaak van een continue monitoring van ontwikkelingen in opdrachtgeverschap. Het rapport is te vinden op de website van EIB en kopieën ervan bij het Opdrachtgeversforum en Vernieuwing Bouw.
10
2.2
Beeldmateriaal
Waarom Om een breder publiek aan het denken te zetten over opdrachtgeverschap en met name hun eigen rol daarin. Om hen bewust te maken en het gesprek over opdrachtgeverschap te stimuleren. Het gaat hier nadrukkelijk niet over kennisoverdracht. Veel bestaand materiaal levert daaraan al een bedrage. Wat en hoe Het Actieteam heeft een set van vier filmpjes gerealiseerd gericht op: ‘Het hart raken, en mensen in beweging brengen om het anders te gaan doen’. De filmpjes worden met een campagne in de markt gezet en verwijzen onder meer naar het Opdrachtgeversforum en de leerstoel voor wie op zoek is naar meer informatie over opdrachtgeverschap. Voor wie Voor alle betrokkenen in de bouw. Van opdrachtgevers die niet anders doen, tot incidentele opdrachtgevers, architecten, ontwikkelaars, bouwers, etc. Vervolg De films zijn beschikbaar via Vernieuwing Bouw (overzichtsartikel en dossier vernieuwing opdrachtgeverschap , Actie Agenda Bouw en het Opdrachtgeversforum. Zowel Opdrachtgeversforum als Vernieuwing Bouw zullen regelmatig aandacht voor de films vragen.
Simpele zinnen in een gunningsleidraad kunnen enorme impact hebben. Veel meer dan de opdrachtgever zich realiseert. Weet wat je veroorzaakt!
11
2.3
Maturity model
Waarom Opdrachtgevers spelen een cruciale rol in het bouwproces. Toch blijft het voor veel opdrachtgevers lastig om invulling te geven aan deze rol. Het maturity model Professioneel Opdrachtgeverschap, dat in het kader van de Actieagenda door de leerstoel Publiek Opdrachtgeverschap is ontwikkeld, helpt opdrachtgevers de stand van zaken binnen hun organisatie op het gebied van opdrachtgeverschap te bepalen.
Ik vind dat opdrachtgevers mede verantwoordelijk zijn voor de continuïteit in de bouw. Daar hebben ze zelf ook voordeel van. De basis voor de definitie van ‘opdrachtgeven’ in de bouw is het inzicht dat vrijwel elke publieke organisatie minimaal een deel van haar verantwoordelijkheden ten aanzien van de gebouwde omgeving, zeker in de uitvoeringssfeer, uitbesteedt en er dus sprake is van interactie met de markt. Een tweede belangrijk element is dat er vanuit twee perspectieven naar opdrachtgeverschap gekeken kan worden: Het perspectief van het opdrachtgeven in een specifieke opgave, bijvoorbeeld een project of beheer- en onderhoudsvraagstuk. Het perspectief van de opdrachtgevende organisatie die over zijn totale portefeuille regelmatig als opdrachtgever optreedt. De volgende werkdefinitie van publiek opdrachtgeverschap is daarbij gehanteerd: De wijze waarop een organisatie in de publieke sector ten aanzien van haar verantwoordelijkheden in de gebouwde omgeving haar interactie met de markt intern en extern vormgeeft en ten uitvoer brengt. Wat en hoe Wijsheid komt met de jaren en dat geldt ook voor organisaties. Om de groei of volwassenheid in een bepaald aspect van een organisatie te kunnen toetsen en spiegelen worden in andere werkgebieden al vaker maturity modellen toegepast. Onder een ‘maturity model’ kan worden verstaan: een model dat het ontwikkelingsproces van een organisatie in het bereiken van een organisatiedoel in kaart brengt via een samenhangende set aan dat doel gerelateerde aspecten.
Waarom wil iedereen zelf het wiel uitvinden?
De leerstoel Publiek Opdrachtgeverschap heeft aan dit model voor professioneel opdrachtgeverschap gewerkt en de resultaten van onderzoek en expertsessies verwerkt tot een eerste prototype. Het model bestaat uit 10 aspecten waarbij het niveau van ontwikkeling wordt vastgesteld op basis van 4 criteria (integraliteit, SMART, inbedding, ondersteunende middelen). Het niveau van professionaliteit wordt uitgedrukt in een 5-puntssschaal van ad hoc tot geoptimaliseerd. Organisaties kunnen zichzelf per thema beoordelen en krijgen zo een beeld van waar ze op een bepaald moment staan ten opzichte van hun groeidoelstelling op dat gebied. Dit biedt ook de mogelijkheid om met elkaar te spiegelen en van elkaar te leren.
12
Het Maturity Model kent de volgende aspecten: 1. Organisaties &–beleid; 2. Cultuur en leiderschap; 3. Mensen en competenties; 4. Integrale afwegingen op portefeuilleniveau; 5. Omgaan met stakeholders: politiek, gebruikers & overigen; 6. Invulling maatschappelijke rol; 7. Omgaan met publieke spelregels; 8. Interactie met en ruimte voor de markt; 9. Professioneel handelen in opgaven; 10. Creativiteit en flexibiliteit. Voor wie Voor opdrachtgevers die meer inzicht willen krijgen in de mate waarin ze professioneel acteren op verschillende aspecten van het opdrachtgeverschap. Vervolg De pilotversie van het model is momenteel beschikbaar op de website van de leerstoel Publiek Opdrachtgeverschap in de bouw aan de TU Delft. In de komende periode zijn er verschillende opdrachtgevende organisaties die het model onder begeleiding van de leerstoel gaan toepassen, o.a. via Aedes en het Opdrachtgeversforum. Het Opdrachtgeversforum heeft het model geadopteerd en zal het onder de aandacht van haar leden brengen. Afhankelijk van de reactie hierop zal er een definitieve versie worden gemaakt. De leerstoel zal hierbij inhoudelijk betrokken zijn, voor de praktische uitvoering is een partner nodig. We stellen voor de praktische implementatie in samenwerking met PIANOo en Aedes te organiseren.
Nog teveel: Opdrachtgever denkt, markt doet.
13
2.4
Kennisbank voor opdrachtgevers
Waarom Er is veel informatie beschikbaar voor (potentiële) opdrachtgevers. Het Actieteam had niet de behoefte daar nog nieuwe publicaties aan toe te voegen. Wel de behoefte om door de bomen het bos weer te zien, zodat ook opdrachtgevers hun informatiebehoefte adequaat kunnen invullen. Wat en hoe Het Actieteam heeft in kaart gebracht welke relevante beschikbare kennis er is. Dit heeft een overzicht opgeleverd van publicaties die elk voorzien zijn van een korte review, waarbij de nadruk ligt op de mate van bruikbaarheid voor opdrachtgevers. Voorbeeld:
De volgende stap is de ontsluiting van dit materiaal via een kennisbank. Het Actieteam heeft een eerste verkenning gedaan naar de realisatie van een dergelijke kennisbank in het kader van de Bouwcampus. Daarbij gaat het om meer dan het ontsluiten van documenten. Onze droom is dat deze kennisbank een plaats wordt waar kennis en best practices elkaar ontmoeten en samen verder ontwikkelen. Daarmee wordt de kennisbank een interactief platform.
14
Voor wie Voor (potentiële) opdrachtgevers, maar ook opdrachtnemer en adviseurs. Tevens geschikt te maken voor onderwijsdoeleinden. Vervolg De volgende stap is het vinden van partners en middelen om de kennisbank te realiseren. In de verkenning is gesproken met SBRCURnet, mogelijk zijn er ook andere geïnteresseerden. Het Opdrachtgeversforum onderschrijft het belang van een kennisbank en wil graag meedenken, maar heeft geen middelen beschikbaar voor de realisatie. Globaal zijn er 2 scenario’s: - Het onderbrengen van het verzamelde materiaal in en overdragen aan een bestaande kennisbank van bv. Pianoo, SBRCURnet of www.debouwvernieuwt.nl. Dit vraagt om een beperkte eenmalige investering van € 5-15K. - Het starten van een eigen kennisbank opdrachtgeverschap onder verantwoordelijkheid van het Opdrachtgeversforum. Behalve bestaande en nieuwe kennis kunnen ook zaken als tools (maturity model) en intervisieprogramma’s hierin worden ondergebracht. Behalve een initiële investering van € 10-50K vraagt dit om een jaarlijkse bijdrage/inspanning om de kennisbank actueel te houden, programma’s te organiseren en de community te managen. Omvang 0,5-1,5 FTE. Het kaartbeeld zoals dat tot nu bekend is, wordt middels een PDF op de website van de Actieagenda Bouw beschikbaar gemaakt totdat duidelijk wordt of en hoe de kennisbank gerealiseerd wordt.
Veel strandt in implementatie. Een pilot is OK, daarna remt het. Er is ruimte in organisaties nodig. 15
2.5
Intervisie
Waarom Er gebeurt veel op het gebied van professionalisering van opdrachtgeverschap, maar in de praktijk valt het tempo van verandering soms tegen. Vernieuwers in organisaties lopen namelijk vaak tegen de scepsis van collega’s, leidinggevenden en bestuurders aan. Een belangrijke vraag om innovatie tot een succes te maken is: hoe krijgen we de organisatie mee? Het gaat dan vaak over de zachte kant van verandering: gedrag, houding, cultuur, persoonlijke worstelingen, de spiegel voorhouden. Door middel van intervisie vinden deze vernieuwers steun, tips en inspiratie om daadwerkelijk versnelling aan te brengen in het veranderproces. Verandering wordt vooral gestimuleerd door positieve ervaringen te delen en ervan te leren. Het uiteindelijke doel is een community van vernieuwers (doeners) die groeit door olievlekwerking.
Ik merk dat professionalisering een taai proces is, met veel hobbels en informele gewoonten.
Wat en hoe In mei 2014 is de eerste intervisiegroep van start gegaan. Focus is daarbij de verandering die het invoeren van innovatieve (geïntegreerde) contracten vraagt van de opdrachtgevende organisaties. De eerste groep is enthousiast, en geeft aan dat de intervisie steun, bevestiging, inspiratie en inzichten biedt. Het streven is om jaarlijks minimaal 2 nieuwe intervisiegroepen op te starten, die jaarlijks 3-4 keer bij elkaar komen onder begeleiding van een professionele coach. Voor wie De intervisie is bedoeld voor vertegenwoordigers van opdrachtgevende organisaties (woningcorporaties, gemeentes, waterschappen, etc.). Op basis van onze ervaringen is het waardevol om te streven naar een diversiteit aan segmenten (U-bouw, woningbouw, infra) en ook enkele opdrachtnemers toe te voegen aan elke intervisiegroep. Door (social) media in te zetten (denk aan een what’s app groep, een linked-in group, een column in Cobouw en op de kennisbank) worden de ervaringen verder verdiept en gedeeld en wordt de olievlek werking op gang gebracht. Vervolg Met behulp van enkele leden van het Opdrachtgeversforum worden twee nieuwe intervisiegroepen gestart. Wij vragen het Opdrachtgeversforum om elk jaar 16 deelnemers voor de intervisie te leveren (8 per groep) en een rol te vervullen in de coördinatie en organisatie van het opstarten van de groepen en de inzet van (social) media daarbij. Vanuit het Actieteam zijn het Rijksvastgoedbedrijf en Motion Consult vooralsnog bereid om dit jaar elk één professionele intervisiebegeleider te leveren. Na de opstart wordt aan de deelnemers gevraagd welke bijdrage zij zelf over hebben voor deelname, als tegemoetkoming in de begeleiding van de intervisie.
Niet altijd anderen en omstandigheden de schuld geven. Gewoon moed tonen en je organisatie op sleeptouw nemen.
16
3
Gerelateerde initiatieven en resultaten van anderen:
3.1
Routeplanner Opdrachtgeverschap (ROP)
De routeplanner is een initiatief van Aedes. Een praktische tool, sinds 22 april 2014 beschikbaar, om opdrachtgevers in de corporatiewereld te ondersteunen in het kiezen van de juiste uitvraag. Dit instrument is te vinden op de website van Aedes. De gehanteerde methodiek sluit goed aan bij het gedachtengoed van het Opdrachtgeversforum en het Actieteam Professionalisering Opdrachtgeverschap.
3.2.
Verbindingen met andere actieteams
3.2.1 Actieteam Innovatie In het Actieteam Innovatie is expliciet aandacht besteed aan de rol van opdrachtgevers bij het stimuleren van innovatie. De manier van uitvragen creëert niet zelden een innovatie-ongunstig klimaat, zo constateert het Actieteam Innovatie. Het Actieteam Innovatie doet in haar rapport suggesties om daar verandering in te brengen. De stip op de horizon hierbij is een volwassen bouwindustrie. Om dit te bereiken zijn opdrachtgevers richtingbepalend. De meest in het oog springende richtinggevende thema’s zijn: De gebruiker centraal bij planontwikkeling; De verduurzaming van grondstoffen- en energiegebruik; De blijvende aanpasbaarheid van gebouwen Een door het Actieteam Innovatie genoemde actie gericht op opdrachtgevers, is kennisontwikkeling van innovatief aanbesteden. In de ogen van het Actieteam Innovatie kunnen opdrachtgevers een primaire rol vervullen als het gaat om innovatie in de bouwsector. De wijze waarop zij hun vraag aan de markt stellen heeft invloed op de opstelling waarmee aanbiedende partijen reageren, zowel met het product als met het proces. 3.2.2 Actieteam Menselijk Potentieel Ook het Actieteam Menselijk Potentieel heeft aandacht besteed aan de de verbinding tussen de “menselijke factor” en de verhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Zij hebben zich daarbij laten inspireren door Marleen Hermans, Hoogleraar Professioneel Opdrachtgeverschap aan de TU Delft. Zij zegt in een film die in opdracht van het Actieteam Professionalisering Opdrachtgeverschap is gemaakt dat naar haar wijze van zien de meeste opdrachtgevers “bewust onbekwaam“ zijn. Bijna iedereen denkt na over de omslag die men moet maken, is haar stelling. Volgens Hermans is er weinig verbinding tussen de organisatiestrategie en het organisatiebeleid en datgene wat er in de uitvoering n de projecten gebeurt. Omdat projectorganisaties tijdelijke structuren zijn is de leercurve zeer beperkt. Haar aanbeveling is om het begrip “Lerende projecten” te introduceren. Daarmee wordt het Leren onderdeel van de opdracht aan projectteams en ontstaat een leercurve over projecten heen. De leden van projectteams worden op deze manier aangesproken op het uitvoeren van activiteiten op het gebied van de Lerende Organisatie" 17
SBRCurnet heeft deze handschoen opgepakt door in haar KennisPartnerProjecten dit onderdeel in de toekomst expliciet mee te nemen.
De huidige manier van vragen belemmert innovatiekracht en opdrachtgevers sturen onvoldoende op meetbare prestatie.
18
Bijlage 1:
Samenstelling van het Actieteam
Alfred van den Bosch Eva Boudewijn Felix van Baal Gerben van Dijk (secretaris) Hans de Jonge (voorzitter) Henk Homberg Leentje Volker
De Alliantie / Woonvisie Motion Consult Hevo Vernieuwing Bouw TU Delft / Brink Groep ERA Contour Leerstoel Publiek Opdrachtgeverschap / Opdrachtgeversforum Deloitte De Bouwer & Partners Rijksgebouwendienst / Rijksvastgoedbedrijf Wonion Mitros Gemeente Alphen aan den Rijn TU Delft / Hogeschool Utrecht
Marcel Noordhuis Margriet Drijver (trekker) Nynke Sijtsma Roderik van Lith Ron Sierink Stan Lyczak Vincent Gruis
Enorme verschillen in houding en beleving aan opdrachtgevers- en opdrachtnemerskant. Met enorme impact op verhoudingen. Alleen wie beide kanten gezien heeft, weet wat dit betekent.
Wat jammer dat mensen geen problemen kunnen ruilen, iedereen weet hoe hij die van een ander moet oplossen.
Verantwoording: beelden via Linkedin en Vimeo citaten ontleend aan de bijeenkomsten van het Actieteam
19
Bijlage 2:
Publicaties door (leden van) het Actieteam
Succesfactoren opdrachtgeverschap, onderzoek door EIB in opdracht van het Actieteam, - website EIB – juli 2014 Maturity Model ‘Publiek Opdrachtgeverschap in de Bouw’, door Leerstoel Publiek Opdrachtgeverschap in de Bouw in opdracht van het Actieteam, website leerstoel, incl Excelmodel – 2014 Een simpele opdracht: 111.000 keer nul-op-de-energiemeter – over het bezoek van Leen van Dijk van de Stroomversnelling aan het Actieteam – website Actieagenda – juni 2014 Sleutel voor verandering ligt in relatie opdrachtgever en opdrachtnemer – over de verschijning van de films – website Vernieuwing Bouw – juni 2014 Enquete naar ‘Succesfactoren goed opdrachtgeverschap in de bouw’- website Actieagenda – maart 2014 Op eieren lopen – over vertrouwen en juridisering van aanbestedingen – website Actieagenda - februari 2014 Actieteam Professionalisering Opdrachtgeverschap nu echt los – over de start en samenstelling van het Actieteam – website Actieagenda – oktober 2013
20
21
