Acta. Bijlage XIV - III. van de Generale Synode Amersfoort-Centrum 2005 van de Gereformeerde Kerken in Nederland

Acta van de Generale Synode Amersfoort-Centrum 2005 van de Gereformeerde Kerken in Nederland

Bijlage XIV - III Rapport Deputaten Centrale Administratieve Ondersteuning

DEPUTATENRAPPORT CENTRALE ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING

Het auteursrecht van deze tekst berust hetzij bij de auteur, hetzij bij de Gereformeerde Kerken in Nederland. Voor alle zaken het auteursrecht betreffend kan contact opgenomen worden met het deputaatschap Generaal-synodale publicaties via: [email protected]. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in wat voor vorm of op wat voor manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende, behoudens de uitzonderingen bij de wet gesteld.

2

ACTA GENERALE SYNODE AMERSFOORT-CENTRUM 2005


1

SAMENVATTING

In dit rapport wordt aan de generale synode voorgesteld een onderzoek te doen instellen naar de behoefte aan bundeling van administratieve werkzaamheden ten behoeve van het kerkverband, de generale synode en landelijke deputaatschappen in een landelijk administratiebureau. Tevens wordt voorgesteld voor de komende drie jaar al enige administratieve voorzieningen te treffen. Met de indiening van dit rapport wordt voldaan aan een opdracht van de GS Zuidhorn 2002– 2003 aan deputaten Voorbereiding Eerstvolgende Generale Synode en deputaten GeneraalSynodale Publicaties inclusief hun sectie Communicatie. Deputaten Financiën en Beheer zijn bij de voorbereiding ervan betrokken. Het voorstel is voorbereid door een commissie bestaande uit: ds. J. Luiten te Alkmaar (deputaat GSP), rapporteur ds. W. van der Schee te Loenen a/d Vecht (deputaat Voorbereiding) prof. drs. K. Wezeman RA te Haren (adviseur deputaten Voorbereiding) en twee leden van het deputaatschap Financiën en Beheer. Onderstaande voorstellen worden gedaan door deze drie deputaatschappen samen.

GEREFORMEERDE KERKEN IN NEDERLAND

3


2

INHOUDSOPGAVE

1

Samenvatting

2

Inhoudsopgave

3

Opdrachten van de vorige synode

4

Bestaande situatie 4.1 Voorbereiding en secretariaat van de generale synode 4.2 Adres van de kerken 4.3 Deputaatschappen en instellingen 4.4 Databases 4.5 Communicatie en website 4.6 Personeelsbeheer en financiële administratie 4.7 Overig 4.8 Overleg nodig

5

Behoefte aan meer samenhang 5.1 Karakter en effect van de opdracht 5.2 Synode, deputaatschappen en instellingen 5.3 De kerken hebben een ontwikkeling doorgemaakt 5.4 Kerkelijke vergaderingen en kerkelijke zaken 5.5 De lijn van Zuidhorn voortzetten 5.6 Permanent synodesecretariaat 5.7 Professionele professionalisering

6

Financiële aspecten 6.1 Besparing door bundeling van activiteiten 6.2 Besparing niet altijd duidelijk

7

Onderzoek nodig 7.1 Vervolgopdracht 7.2 Activiteiten in de komende drie jaar 7.3 Bevoegdheid 7.4 Haalbaarheid 7.5 Spreiding vergaderweken van de generale synode

8

Voorlopige voorzieningen 8.1 Eerst nodige activiteiten 8.1.1 Secretariaat, administratie, gegevensbeheer 8.1.2 Centraal postadres van de kerken 8.1.3 Kerkelijk netwerk 8.1.4 Kerkelijke communicatie en informatie 8.2 Realisering

9

Concept-besluittekst

10 Bijlagen Ontwikkeling landelijke deputaatschappen Inventarisatie administratieve activiteiten 3

4

OPDRACHTEN VAN DE VORIGE SYNODE



De GS Zuidhorn 2002–2003 besloot: (Acta art. 203) 1 deputaten voor publicatie en communicatie op te dragen in samenwerking met deputaten Voorbereiding eerstvolgende generale synode te onderzoeken of en zo ja hoe ondersteunende administratieve activiteiten van de generale synode, deputaatschappen en andere instanties in het kerkelijk leven kunnen worden gebundeld; 2 deputaten voor publicatie en communicatie te machtigen voorlopig ondersteunende administratieve voorzieningen te treffen en daarvoor een budget van maximaal 0,2 fte beschikbaar te stellen. Gronden: 1 diverse instanties in het kerkelijk leven werken reeds met een centraal administratieadres; 2 deputaten Voorbereiding eerstvolgende generale synode hebben in hun rapport (bijlage I 3, 8.1) een inventarisatie gegeven die voor deze opdracht dienst kan doen; 3 het is uit een oogpunt van efficiency en professionaliteit gewenst de mogelijkheid van samenwerking en bundeling te onderzoeken. (Acta art. 213, besluit 7g) deputaten ter voorbereiding van de volgende generale synode (...) de volgende opdrachten te geven: g onderzoek te doen naar de wenselijkheid en mogelijkheid van een permanent secretariaat voor de voorbereiding van generale synodes, dit in samenwerking met deputaten Generaal-Synodale Publicaties. Grond: omdat de verwerking van de ingekomen stukken voor de synode steeds meer tijd en deskundigheid vraagt, wordt het steeds moeilijker die taak bij een wisselende samenroepende kerk te leggen; permanente ondersteuning is gewenst.


5


4

BESTAANDE SITUATIE

4.1 Voorbereiding en secretariaat van de generale synode De generale synode wordt samengeroepen en voorbereid door de samenroepende kerk. Dit is telkens een andere kerk. Gevolg hiervan is dat de ervaring die hierbij wordt opgedaan, moeilijk tot niet wordt benut ten dienste van de volgende generale synode. Het nadeel hiervan weegt steeds zwaarder. Synodes krijgen steeds meer stukken te verwerken, in deputatenrapporten èn in reacties van en uit de kerken. Deze moeten voor een adequate verwerking door de synode goed gerubriceerd en ingedeeld worden. Dit geldt temeer nu de nieuwe werkwijze van de synode beoogt zo efficiënt en effectief mogelijk te werken. Bovendien moeten alle documenten van de synode vlot kunnen doorstromen naar Acta en archief. Om dit alles te bevorderen zijn voor de synode en haar leden en haar deputaatschappen intranet en extranet beschikbaar. Bij de voorbereiding en door het secretariaat zal hiervan goed gebruik gemaakt moeten kunnen worden. Om een en ander naar behoren te laten functioneren is steeds meer deskundigheid nodig. Tot nu toe moet deze deskundigheid telkens van de grond van af worden opgebouwd, terwijl die na een synode niet meer wordt benut. Continuïteit hierin zal de beoogde effectiviteit en efficiëntie van de inzet bevorderen. Hierbij komt dat mensen die vaardigheid hebben op dit gebied, hun inzet en beschikbaarheid steeds vaker moeten combineren met een dagelijkse werkkring, waardoor het moeilijker wordt voldoende tijdelijke krachten te krijgen die hiervoor geschikt zijn. 4.2 Adres van de kerken Tussen twee generale synodes hebben de kerken eigenlijk geen gezamenlijk postadres. Dit is de consequentie van de zelfstandigheid van de plaatselijke kerken. De samenroepende kerk fungeert maar beperkt als postadres, want de inkomende post wordt bewaard voor de eerstvolgende synode. Bij deputaten Communicatie ligt sinds GS Leusden 1999 het centrale informatieadres van de kerken (Acta art. 111, besluit 4). Daarbij is ook een centraal en permanent postadres wenselijk, waarop de kerken samen èn ook de onderscheiden deputaatschappen en instellingen bereikt kunnen worden. Niet ieder, zeker ook buiten de kerken, weet, voor welke zaken hij bij welk deputaatschap terecht kan, terwijl diverse deputaatschappen wel bevoegdheid hebben om in voorkomende zaken tussentijds te handelen. 4.3 Deputaatschappen en instellingen Tot nu toe werken alle deputaatschappen veel op zichzelf. Dit spreekt vanzelf wat de inhoudelijke kant van hun werk betreft. Maar ook in personeelsbeheer, administratie en communicatie gaan deputaatschappen vaak eigen wegen.Men kan zich afvragen, of dit in alle gevallen voldoet aan te stellen eisen van o.m. rechtsgelijkheid en doelmatigheid. Ook zijn er verschillen in aanpak. Het ene deputaatschap besteedt werk uit; een ander deputaatschap huurt ondersteuning in of neemt zelf personeel aan. Een bijzondere situatie bestaat bij deputaatschappen die de verantwoordelijkheid hebben voor kerkelijke instellingen met eigen personeel en administratie. Samenwerking tussen organisatieonderdelen kan voordeel opleveren, in knowhow en in efficiëntie. Voor een deel is die samenwerking er al in het Gbouw, waarin ook kerkelijke

6



deputaatschappen participeren. Alleen, deze samenwerking is vrijwillig en niet kerkelijk ingebed. 4.4 Databases Veel energie gaat zitten in het bijhouden van kerkelijke gegevens, zoals adressen van kerken, predikanten, commissies etc. Een groot aantal van deze gegevens wordt op ten minste vier plaatsen bijgehouden, op verschillende manier en zonder onderlinge koppelingen. Zie bijlage 1 voor het resultaat van een voorlopig en globaal onderzoek hiernaar. Het is duidelijk dat hier met enige samenwerking efficiënter kan worden gewerkt. Gegeven de bestaande praktijk speelt het belang van derden hier óók een rol. Immers kerkelijke gegevens worden ook beheerd voor het Handboek van de Gereformeerde Kerken in Nederland. Dit gebeurt door de uitgever hiervan, Print Media BV te Bedum. Dit heeft de aandacht in overleg tussen Print Media BV en het beheer van de website www.gkv.nl. 4.5 Communicatie en website Het deputaatschap Communicatie is ingesteld om behulpzaam te zijn bij goede communicatie tussen synode en kerken en tussen deputaatschappen en kerken. Het heeft hiertoe in 2003 een beleidsplan opgesteld om deputaatschappen effectiever te laten omgaan met hun communicatie. Dit blijkt echter niet eenvoudig te zijn. Er moet enerzijds gewerkt worden aan bewustwording van de noodzaak van effectieve communicatie, daarnaast moeten er ook adviezen worden gegeven aan diverse deputaatschappen (zoals het maken van een communicatieplan). Het gaat hierbij niet alleen om de website www.gkv.nl. Er worden ook mailings, papers, Acta, deputatenrapporten en brochures geproduceerd en verzonden. Al deze zaken kunnen efficiënt centraal verzorgd en op elkaar afgestemd worden. Nu gebeurt een en ander door diverse instanties, die vaak ook eerst weer ingewerkt moeten worden. Deputatenrapporten zo uniform en inzichtelijk opmaken, dat er vlot kennis van genomen kan worden, is tijdrovend. We weten hoe Acta vaak lang op zich laten wachten. Communicatiemiddelen die er zo uitzien dat ze jong en oud uitnodigen om mee te leven, vragen de nodige inzichten en voorzieningen om ze te maken. Aan een en ander wordt momenteel de nodige inzet besteed, maar de vraag is gewettigd, of het nog beter kan, als de nodige voorzieningen er zijn. 4.6 Personeelsbeheer en financiële administratie Momenteel is bij de volgende deputaatschappen al personeel in dienst: 1 Theologische Universiteit (administratie en adviesdienst) 2 Archief- en Documentatiecentrum (ADC) 3 Diaconaal Steunpunt 4 Steunpunt Gemeenteopbouw 5 deputaatschap Evangelisatie 6 deputaatschap Betrekkingen Buitenlandse Kerken (BBK) (door middel van outsourcing) 7 deputaatschap Zending en Hulpverlening 8 deputaatschap Communicatie (beheer Internetsite) Daarnaast zijn er voor diverse deputaatschappen ook vele vrijwilligers werkzaam. De financiële administratie van de deputaatschappen wordt momenteel centraal verzorgd


7


en/of gecoördineerd door deputaten Financiën en Beheer. Ook personeelsbeheer is typisch een centrale taak tussen de diverse deputaatschappen. 4.7 Overig Overige zaken waarvoor centraal diensten verleend kunnen worden, zijn: – Informatie over overheidswetgeving, bijvoorbeeld op het gebied van privacy (website), BTW en andere fiscale aspecten. – Informatie over en beheer van collectieve verzekeringen. 4.8 Overleg nodig Voor een voorstel tot van bundeling van administratieve en personele werkzaamheden van diverse deputaatschappen zal overleg met deze deputaatschappen nodig zijn. Zeker als het gaat om personele zaken, zal zorgvuldigheid geboden zijn. Dit overleg hebben wij nog niet gevoerd, omdat wij vinden dat de generale synode zich hierover eerst moet uitspreken.

8



5

BEHOEFTE AAN MEER SAMENHANG

5.1 Karakter en effect van de opdracht Het gaat in de opdracht van de Generale Synode van Zuidhorn 2002–2003 om een onderzoeksopdracht gericht op middelen. Samenwerking en bundeling zijn middelen om efficiency en professionaliteit te bevorderen; een permanent secretariaat is een middel om de belasting van een tijdelijk secretariaat van de synode op te vangen. Middelen zijn echter altijd gerelateerd aan een doel. Wil dus over dergelijke middelen een verantwoorde beslissing genomen kunnen worden, dan is het nodig dat eerst op algemener beleidsniveau beslissingen vallen. Extra reden daarvoor ligt in het karakter van de opdracht. Het is een onderzoeksopdracht waarbij de hele, in de loop der jaren min of meer toevallig gegroeide, stapel deputaatschappen, instellingen en dergelijke een keer dwars moest worden doorgesneden op het punt van de administratieve activiteiten. Het bleek daarbij dat dit onderzoek op zichzelf genomen, geïsoleerd van andere zaken, niet zinnig kon worden uitgevoerd. Niet alleen zijn de administratieve activiteiten verweven met andere randvoorwaardelijke activiteiten (zie hieronder). Maar ook dringt bij zo’n dwarse blik de vraag zich op, of het huidige interne netwerk van instanties in de kerken wel optimaal kan functioneren. Het geheel van de kerkelijke vergaderingen, bijna dertig deputaatschappen en een tiental instellingen (min of meer uitgeharde organisaties waar mensen betaald voor werken) is in de loop van de tijd zo gegroeid. De vraag naar de interne organisatiestructuur en de daarbij behorende coördinatieregels bezien vanuit de generale synode is tot nu toe niet adequaat beantwoord. De beslissing om dat wel te doen (of na te laten) is een beleidsbeslissing die alleen de generale synode kan nemen. 5.2 Synode, deputaatschappen en instellingen Oorspronkelijk gaat het bij deputaten om personen die van een kerkelijke vergadering een gerichte opdracht krijgen uit te voeren, die door deze vergadering niet zelf kan worden uitgevoerd. Dat die vergadering dat zelf niet kan, hangt vooral met twee aspecten samen: een gereformeerde meerdere vergadering vergadert alleen ad hoc voor een bepaalde agenda en houdt dan op te bestaan, en zij bestaat veelal uit ambtsdragers die niet op speciale vaardigheden worden geselecteerd. Alle zaken die een langere tijd beslaan dan de vergadering duurt, en alle zaken die een specifieke competentie vragen, worden dus opgedragen aan gedeputeerden, die vervolgens weer verantwoording afleggen aan een volgende vergadering. Dat systeem werkt uitstekend bij beperkte gerichte opdrachten, bijvoorbeeld studie over een bepaald onderwerp, het uitgeven van een bepaald werk, het voorbereiden van een bepaalde complexe beslissing. Het is dan ook afkomstig uit een tijd waarin kerkelijke vergaderingen geen enkele reden hadden om deputaten in te zetten voor meer dan dit soort gerichte taken. Tot voor een jaar of twintig geleden was dat zo. Even afgezien van de ene uitzondering van de Theologische Universiteit hadden de kerken geen eigen instellingen en geen grote, min of meer automatisch gecontinueerde deputaatschappen met personeel in dienst. Om allerlei goede redenen is dat de laatste decennia veranderd. Naast de Theologische Universiteit met haar bibliotheek, is er inmiddels een Archief en Documentatiecentrum, een Diaconaal steunpunt, een Steunpunt Liturgie, een Centrum voor evangelisatie, een Steunpunt Gemeenteopbouw, een bureau van De Verre Naasten, de IRTT, een bureau van deputaten Betrekkingen buitenlandse kerken en een uitvoerende instantie van de centrale website van de kerken. Het aantal deputaten is fors uitgebreid (met zo’n 100% tegen een stijging van het ledental van een 20%, zie bijlage 2) en een groot aantal deputaatschappen


9


heeft een min of meer permanent karakter gekregen. Iedereen gaat ervan uit dat ze elke synode opnieuw benoemd zullen worden. Dat de kosten voor het kerkverband exponentieel gestegen zijn, is dan verklaarbaar. Dat dit alles is opgezet in de structuur van deputaatschappen (met onderliggende instellingen) direct onder de generale synode, die maar eens in de drie jaar vergadert, heeft ook zijn nadelen. Niet alleen is er geen enkele structurele reden gegeven voor samenwerking, bundeling van krachten en efficiency, ook zijn de meer permanente deputaatschappen, vooral die gecombineerd zijn met een instelling, inhoudelijk veel sterker dan de toevallig samengestelde synode waaraan ze verantwoording moeten afleggen. Er is geen structureel tegenwicht tegen min of meer zelfstandig opererende instanties. Het is uiteindelijk ook niet in het belang van deze instanties zelf, wanneer zij geen tegenspel krijgen op hun eigen niveau. Gezegd kan worden dat op het niveau van specifieke taken er een grote mate van professionalisering is doorgevoerd, terwijl op het hogere niveau van de kerken als geheel (de generale synode) en het interne netwerk van de kerken die professionalisering is uitgebleven of pas net op gang komt. 5.3 De kerken hebben een ontwikkeling doorgemaakt Wat de Gereformeerde Kerken in Nederland ook meer zijn – en dat is veel –, ze zijn ook een grote vrijwilligersorganisatie. Alle grote vrijwilligersorganisaties in ons land hebben de laatste decennia een proces van professionalisering doorgemaakt. Het is vanzelfsprekend geworden dat organisaties zich transparant organiseren, zich gedegen presenteren, aan interne toerusting en kwaliteitsverbetering werken, en dergelijke. Die vanzelfsprekendheid duikt ook in de kerken op alle niveaus op. Diakenen rekenen op ondersteuning vanuit het Diaconaal steunpunt, kerkenraden en gemeentes vragen om toerusting vanuit het Steunpunt gemeenteopbouw, gemeenteleden verwachten van hun kerkenraden visievorming, een doelgerichte aanpak en een heldere communicatie van beleid en beslissingen, en zo zou er nog veel meer te noemen zijn. Ook deze ontwikkeling is een gegeven. Al zou iemand dat willen, ze kan niet teruggedraaid worden. Uit de opdracht blijkt, dat de synode van Zuidhorn de wens had dat ook op administratief terrein een grotere mate van professionalisering tot stand zou komen (de gronden spreken tenminste over efficiency, professionaliteit en deskundigheid). 5.4 Kerkelijke vergaderingen en kerkelijke zaken Kerkelijke vergaderingen zijn bijeenkomsten van ambtsdragers (die in meerdere vergaderingen weer hun kerken vertegenwoordigen). Ze hebben zich te beperken tot kerkelijke zaken en dienen die op kerkelijke wijze te behandelen (artikel 30 KO). De ontwikkeling waarin bepaalde taken professioneel worden verzorgd in deputaatschappen en instellingen, kan spanning oproepen met betrekking tot het karakter en de samenstelling van gereformeerde kerkelijke vergaderingen. Niet alleen vragen instellingen om adequaat beheer, de taken worden ook zoveel gedetailleerder opgezet en uitgevoerd dat het de vraag wordt, hoe daarover nog op kerkelijke wijze als over kerkelijke zaken valt te spreken. In ieder geval is de kerkelijke vergadering als zodanig niet gekwalificeerd om op hetzelfde niveau te discussiëren met het eigen professionele kader. Het is niet vreemd dat de huidige situatie is zoals ze is. Praktisch alle instellingen en deputaatschappen zijn opgekomen uit een herkenbare kerkelijke zaak, die eerder door de kerkelijke vergaderingen zelf op kerkelijke wijze behandeld werd. Ze zijn als het ware stuk voor stuk in belangrijke mate geprofessionaliseerd en ‘verzelfstandigd’. Het geheel, de samenhang, de randvoorwaardelijke activiteiten en dergelijke, zijn niet zo gemakkelijk als kerkelijke zaak te herkennen en zijn dus ook niet op een vergelijkbare wijze aan de orde

10



gesteld. Dat de organisatorische, ‘bedrijfsmatige’ kant van het kerkelijk leven op een kerkelijke vergadering geen prioriteit heeft, valt te begrijpen. Dat neemt niet weg dat die inmiddels wel aan de orde moet komen, al was het maar als consequentie van de gegeven ontwikkelingen. Het is daarbij duidelijk dat de ontstane spanning tussen het kerkelijke en het professionele en bedrijfsmatige zich niet eenvoudig laat oplossen. Er ligt hier een herkenbare parallel met de verhouding tussen een kerkenraad en zijn commissie van beheer. Het lijkt dan ook het overwegen waard om als gezamenlijke kerken op zoek te gaan naar een nieuwe structuur op generaal-synodaal niveau. Dat geeft de synode de ruimte om zich als kerkelijke vergadering tot kerkelijke zaken te beperken. Net als bij het nieuwe bestuursconcept op kerkenraadniveau is het uiteraard wel de synode zelf die een dergelijk besluit moet nemen. 5.5 De lijn van Zuidhorn voortzetten Niet alleen d.m.v. de nieuwe vergaderen besprekingsstructuur, maar ook in het naar voren halen van beleidsbeslissingen en het leren hanteren van een begrip als ‘marginale toetsing’, heeft de generale synode van Zuidhorn geprobeerd op de geschetste zaken in te spelen. Zoals uit de diverse evaluaties blijkt (zie rapport deputaten Voorbereiding), is dat over het geheel genomen goed gelukt. Maar het zou een vergissing zijn te denken, dat we wat dit betreft wel klaar zijn. De overgang naar een meer beleidsmatige benadering blijft moeilijk (zie alleen al de op de middelen gerichte opdracht waar dit rapport over gaat), de balans tussen synode en deputaten verdient herijking en de feitelijke situatie in de kerken is gebleven zoals boven geschetst. Met alle waardering voor de in Zuidhorn gezette stappen blijft de noodzaak om door te gaan op de ingeslagen weg, en nu ook het geheel en de interne samenhang van het kerkelijk netwerk op beleidsniveau aan de orde te stellen. 5.6 Permanent synodesecretariaat Een permanent synodesecretariaat is wenselijk voor – inventarisatie en rubricering van de ingekomen stukken – ondersteuning van de administratieve taken van de generale synode (in- en externe correspondentie) – productie van de Acta (notulist, opmaak van de Acta voor publicatie) – communicatie en voorlichting van de kant van de synode Een en ander vraagt steeds meer tijd en deskundigheid, terwijl een steeds weer andere samenroepende kerk hier steeds moeilijker aan kan voldoen (zie boven bij paragraaf 41). Bovendien kan bij een secretariaat dat blijft, opgebouwde ervaring worden benut en dat zal aan kwaliteit en continuïteit ten goede komen. Uiteraard hoeft een secretariaat alleen in functie te zijn rondom en tijdens een generale synode. Maar voor de gewenste continuïteit is het al van belang, als het secretariaat bij één instantie wordt neergelegd. 5.7 Professionele professionalisering Het kan duidelijk zijn dat het bij dit alles niet gaat om iets eenvoudigs, wat zich vlot, met de inzet van een paar enthousiaste vrijwilligers, laat oplossen. Alleen al het formaat van de kerkelijke ‘vrijwilligersorganisatie’ vraagt om een professionele aanpak: 270 ‘vestigingen’, dertig ‘taakgroepen’, tien ‘ondersteunende afdelingen’. Wanneer de synode om onder meer bovengenoemde overwegingen zou besluiten om ook voor de interne samenhang en het geheel van de kerkelijke organisatie een proces van professionalisering in gang te zetten, dan moet het daarbij gaan om een evenzeer deskundig opgezet en uitgevoerd proces. Het valt te verwachten dat de professionaliteit van het resultaat evenredig zal zijn aan de profes-


11


sionaliteit van de reisbegeleiding naar dat resultaat.

12



6.

FINANCIËLE ASPECTEN

6.1 Besparing door bundeling van activiteiten Wanneer administratieve activiteiten worden gebundeld, kunnen efficiencyvoordelen worden behaald. Werkzaamheden van gelijke aard, die op verschillende plaatsen worden verricht, worden op één plaats verzorgd en dan kan tijd worden bespaard. Zo zal, wanneer er op b.v. een drietal plaatsen gegevens van de kerken worden bijgehouden en dit werk voortaan op één centrale plaats worden gedaan, er sprake zijn van besparing op personeelskosten. In plaats van door drie personen kan dit werk door één persoon worden gedaan. Een ander voorbeeld is de loonadministratie. Overwogen kan worden deze gecentraliseerd te verzorgen: in eigen beheer dan wel door uitbesteding. Voor alle deputaatschappen gezamenlijk speelt de vraag naar de noodzakelijke investeringen in middelen, deskundigheid en continuïteit. Het vorenstaande zou op meer gebieden kunnen worden toegepast.De doelstelling blijft dezelfde: suboptimalisatie zoveel mogelijk voorkómen. 6.2 Besparing niet altijd duidelijk Er is overwogen een onderzoek in te stellen naar de samenstelling van de kosten bij de verschillende deputaatschappen. Wanneer het mogelijk is aan te geven, welke kosten gemoeid zijn met ondersteunende activiteiten, zou ook globaal nagegaan kunnen worden, hoeveel besparing er mogelijk is wanneer dit werk centraal wordt gedaan. Bij het verder doordenken over deze problematiek werd duidelijk, dat de praktijk veel weerbarstiger is dan de theoretische benadering. In de eerste plaats is het nog de vraag, of er bij de deputaatschappen voldoende gegevens beschikbaar zijn om voor dit onderdeel van de kosten een uitsplitsing te geven. Het zal waarschijnlijk om schattingen gaan. Maar belangrijker is, dat men er niet zonder meer van kan uitgaan dat centralisatie in alle concrete gevallen gewenst is en wordt. Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat het continuïteitsstreven in organisaties is ingebakken. Bovendien kan niet elke combinatie van taken altijd in op zichzelf levensvatbare delen worden uiteengebroken. Dit kan tot gevolg hebben dat na centralisatie toch onvoldoende besparingen worden gerealiseerd.


13


7 ONDERZOEK NODIG 7.1 Vervolgopdracht Vanwege bovenstaande problematiek is in dit stadium afgezien van het verzamelen van allerlei gegevens met betrekking tot de aantallen personeelsleden en de kosten die gemoeid zijn met ondersteunende activiteiten. Het is zeer de vraag, of deze gegevens op dit moment relevant zijn om te kunnen concluderen, hoeveel besparing er mogelijk is. Dat wil niet zeggen dat een dergelijk onderzoek overbodig is. In het kader van een vervolgopdracht kan worden nagegaan, welke gegevens nodig zijn en hoe daadwerkelijk besparing van kosten kan worden bereikt. Dan zal ook, in goed overleg met de desbetreffende deputaten, nagegaan kunnen worden, welke activiteiten overgeheveld zouden kunnen worden naar een centrale plaats en welke personeelsleden hier een werkplek zouden kunnen krijgen. Zijdelings merken wij op dat in de praktijk vaak al sprake is van een zekere centralisatie. Zo zijn er verschillende deputaatschappen/instellingen die bepaalde werkzaamheden hebben uitbesteed aan één organisatie. De administratie van kleinere deputaatschappen loopt momenteel al via de quaestor en de mogelijkheid is aanwezig dat ook grotere deputaatschappen hun administratie op deze wijze verzorgen.Of dit de aangewezen plaats blijft, zou nader onderzoek moeten uitwijzen. Voor de goede orde wordt verder opgemerkt dat deputaten Financiën en Beheer bezig zijn na te gaan, hoeveel personeel er in vaste dienst bij de deputaatschappen is en hoeveel fte’s (fulltime equivalent) hiermee gemoeid zijn. Zie hiervoor bijlage 2. 7.2 Activiteiten in de komende drie jaar Wanneer, overeenkomstig de voorstellen in dit rapport, in de komende drie jaar wordt nagegaan of, en zo ja op welke onderdelen, dient te worden gecentraliseerd, rijst de vraag, op welke wijze dit moet gebeuren en hoeveel dit onderzoek gaat kosten. Een dergelijk onderzoek vereist deskundigheid en zo nodig zal hiervoor expertise van buiten moeten worden aangetrokken. Het zou fijn zijn, als reeds de komende drie jaar het centraal verzorgen van ondersteunende activiteiten, zoals b.v. het bijhouden van kerkelijke gegevens, leidt tot een reële besparing van kosten. Dat kan wanneer bepaalde werkzaamheden wegvallen en het desbetreffende deputaatschap bereid is een deel van zijn budget hiervoor in te leveren. Wanneer dat de komende jaren (nog) niet mogelijk is, zullen de kosten van het onderzoek op andere wijze gedekt moeten worden. Omdat het om eenmalige uitgaven gaat, ligt het minder voor de hand dit op te nemen in het totaal van het centraal te innen quotum. Ons voorstel is deze eenmalige kosten, voorzover geen dekking binnen de budgetten van deputaatschappen mogelijk is, te dekken uit de algemene reserve zoals die door deputaten Financiën en Beheer wordt bijgehouden. Wij verwachten dat voor het onderzoek een bedrag nodig is in de orde van grootte van € 50.000 incl. btw. 7.3 Bevoegdheid Het kerkelijk administratiebureau dat ons voor ogen staat, zal alleen diensten verlenen. Het heeft met betrekking tot de generale synode en deputaatschappen geen inhoudelijke taken. Het bereidt geen synodebesluiten voor. Voorlichting door deputaatschappen blijft inhoudelijk bij de desbetreffende deputaatschappen. Bij de Christelijke Gereformeerde Kerken staat het dienstenbureau onder leiding van een directeur. Het bureau wordt bestuurlijk begeleid door het deputaatschap Landelijk Kerkelijk Bureau (LKB), dat benoemd wordt door de generale synode.

14



Bij de bescheiden opzet die ons voor ogen staat, is het voldoende, als het centrum onder toezicht staat van het deputaatschap GSP en communicatie. Dit deputaatschap zou een commissie kunnen vormen met vertegenwoordigers van andere direct betrokken deputaatschappen. Gelet op de bescheiden opzet van het bureau zal het ten aanzien van de diverse deputaatschappen geen bijzondere bevoegdheid hebben. Er zal juist een goed overleg moeten zijn tussen het centrum en de diverse deputaatschappen, om deze efficiënt en effectief te kunnen ondersteunen. 7.4 Haalbaarheid Uitgangspunt is dat er al diverse deputaatschappen zijn met personeel in dienst (zie boven onder paragraaf 4.6). Ook voor de voorbereiding van een generale synode en het secretariaat ervan worden nu ook al verscheidene mensen ingezet (zie voor de aantallen bijlage 2). Deze functies zijn deels betaald, deels op basis van vrijwilligheid of met een beperkte vergoeding. Als al deze functionarissen bij elkaar komen in één gebouw, is er al een administratiebureau. Met behulp van extranet is het overigens niet nodig dat ze allen daadwerkelijk in één gebouw komen. Tijdelijk personeel voor het synodesecretariaat zou ook in dienst moeten zijn van het administratiebureau. 7.5 Spreiding vergaderweken van de generale synode De vergaderfrequentie van de generale synode levert eens in de drie jaar een piek op in de activiteiten. Dit bemoeilijkt het aantrekken van voldoende, ook gekwalificeerd, personeel in vaste dienst. Juist ook ten behoeve van de generale synode is in de piekperiode voldoende kundigheid en vaardigheid nodig. Bovendien kan in de periodes tussen de synodes opgedane ervaring weer verloren gaan door wisseling in personeel. Het is de moeite waard te onderzoeken of, en zo ja in hoeverre, vergaderweken van de generale synode meer gespreid kunnen worden over de periode van drie jaar tussen de aanvang van generale synodes. Bijvoorbeeld door te vergaderen in blokken van een aantal weken, waarbij deze blokken over de drie jaar gespreid worden. Bij grotere spreiding is het uiteraard gemakkelijker een secretariaat permanent in stand te houden en gekwalificeerd personeel hiervoor in dienst te houden. Als de behandeling van deputatenrapporten door de synode over drie jaar wordt verdeeld, kunnen deputaatschappen ook gespreid in de tijd rapporteren en kunnen Acta in delen verschijnen. Dit voorkomt pieken in de verwerking van een en ander op het administratiebureau alsook in het kennisnemen ervan door kerken en kerkenraden. Voor het synodesecretariaat ontstaat er dan meer continuïteit, met meer mogelijkheden voor het aantrekken van personeel. Dit komt regelmatige begeleiding van het synodewerk ten goede en biedt wellicht ook meer mogelijkheden voor de afvaardiging naar de synode.


15


8 8.1

VOORLOPIGE VOORZIENINGEN Eerst nodige activiteiten

In afwachting van de uitkomst van nader onderzoek, zoals aangegeven in de vorige paragraaf, pleiten deputaten ervoor nu alvast enkele administratieve voorzieningen te treffen voor activiteiten die aan gezamenlijke aanpak duidelijk toe zijn. Zulke eerst nodige activiteiten zijn: 1 secretariaat, administratie, gegevensbeheer 2 centraal postadres voor de kerken 3 kerkelijk netwerk 4 kerkelijke communicatie 5 informatie 8.1.1 SECRETARIAAT, ADMINISTRATIE, GEGEVENSBEHEER Voor een generale synode en de samenroepende kerk voor deze synode is boven (paragraaf 4.1) de noodzaak van secretariële ondersteuning al duidelijk gemaakt. Daarnaast kunnen plaatselijke kerken, deputaatschappen en instellingen van de diensten van deze voorziening gebruikmaken. Dit zal met name mogelijk zijn in de periodes dat er geen generale synode is. 8.1.2 CENTRAAL POSTADRES VOOR DE KERKEN Een officieel centraal postadres ontbreekt tot op heden. Met name voor externe contacten kan het ervoor zorgen dat post voor een kerkelijke instantie ontvangen kan worden en op de juiste plaats terechtkomt. 8.1.3 KERKELIJK NETWERK Voor de uitwisseling van gegevens, van databases tot deputatenrapporten, Acta en voorlichtend materiaal, is een elektronisch netwerk nodig tussen de kerken, de generale synode, de deputaatschappen en kerkelijke instellingen. De huidige netwerken binnen onze kerken dienen op elkaar afgestemd te worden, echter op zodanige manier dat verdere uitbouw mogelijk blijft, zoals het onderzoek van paragraaf 7.1 zal uitwijzen. Het is niet wenselijk de opzet voor een integraal en goed functionerend netwerk, dat voor de kerken in al hun geledingen bereikbaar is, nog langer uit te stellen in afwachting van nader onderzoek. Het onderzoek zal doel, beleid en uitbouw betreffen, maar verhindert niet dat er nu al voor een goed basisnetwerk gezorgd kan worden. 8.1.4 KERKELIJKE COMMUNICATIE EN INFORMATIE Verder is nodig dat de communicatie van kerkelijke instanties met kerken en kerkleden en de voorlichting daaraan een actief steunpunt krijgt voor advisering bij en coördinatie en uitvoering van communicatietaken. Deputaten Communicatie blijven de communicatie aansturen, maar vanwege de toenemende communicatieactiviteiten van diverse kerkelijke instanties is ondersteuning nodig voor advisering, coördinatie en uitvoering. Ook kunnen van hieruit kerken, kerkleden en anderen worden geïnformeerd over de gereformeerde kerken. Tevens kunnen kerken, kerkelijke vergaderingen, deputaatschappen en instellingen geïnformeerd worden over overheidswetgeving en verzekeringen.

16



8.2 Realisering We stellen voor de verantwoordelijkheid voor de voorgestelde eerst nodige voorzieningen neer te leggen bij het deputaatschap GSP en Communicatie. Andere direct betrokken deputaatschappen behoren daarbij te worden betrokken door middel van een adequaat samengestelde besturingscommissie. Op deze wijze wordt niet vooruitgelopen op mogelijke toekomstige besturingsmodellen. Deze commissie zorgt ervoor dat de genoemde activiteiten worden uitgevoerd, door henzelf of waar nodig door inschakeling van derden. Als onderkomen zou in zekere zin voorlopig (een deel van) het Gbouw te Zwolle dienst kunnen doen. Daar is nu al een aantal deputaatschappen gevestigd, terwijl ook de communicatie voor de kerken via de website www.gkv.nl vanuit het Gbouw wordt verzorgd door de Stichting De Luisterpost/Bralectah.


17


9

CONCEPT-BESLUITTEKST

Materiaal: Rapport van deputaten Voorbereiding Eerstvolgende Generale Synode, GeneraalSynodale Publicaties annex deputaten Communicatie en Financiën en Beheer inzake Centrale administratieve ondersteuning, in opdracht van GS Zuidhorn 2002–2003 (Acta art. 203 en art. 213, besluit 7g). Besluit: 1

2

3

4 5

een nader onderzoek te doen instellen naar de organisatorische kanten van ons kerkelijk samenleven en hiervoor een studiedeputaatschap te benoemen met als opdracht a. voor de organisatorische kanten van ons kerkelijk samenleven doelen te formuleren en beleid om deze doelen te bereiken; b. hierbij in het bijzonder te denken aan activiteiten van kerkelijke vergaderingen, deputaatschappen en instellingen op het gebied van secretariaat, administratie, communicatie, intern netwerk, gegevensbeheer en personeelsbeheer; c. te onderzoeken of, en zo ja in hoeverre, voor deze activiteiten professionalisering gewenst en/of nodig is; d. over aspecten van dit onderzoek die bestaande situaties bij de diverse deputaatschappen raken, met name van personele aard, met de desbetreffende deputaatschappen te overleggen; e. te overwegen, of het wenselijk is piekvorming in het werk van de generale synode en haar secretariaat te voorkomen door de vergaderweken van de generale synode meer te spreiden over de periode tot aan de volgende generale synode; f. van hun onderzoek rapport uit te brengen aan de volgende generale synode en hun rapport een half jaar voor die synode aan de kerken toe te zenden; voor de komende drie jaar voorzieningen te treffen voor administratieve ondersteuning ten dienste van de kerken, de generale synode en haar deputaatschappen met de onder hen fungerende kerkelijke instellingen voor de volgende eerst nodige activiteiten: 1. secretariaat, administratie en centraal beheer van kerkelijke gegevens 2. centraal postadres voor de kerken 3. opzet en beheer van een kerkelijk netwerk 4. kerkelijke communicatie, advisering bij en coördinatie en uitvoering van communicatietaken, o.m. via de website www.gkv.nl 5. informatieadres voor kerken en belangstellenden. de uitvoering hiervan op te dragen aan het deputaatschap Generaal-Synodale Publicaties (met Communicatie), die voor de uitoefening van het toezicht een commissie benoemt samengesteld uit vertegenwoordigers van andere direct betrokken deputaatschappen; alle deputaatschappen met de onder hen fungerende instellingen op te dragen voor hun administratieve activiteiten zoveel mogelijk gebruik te maken van de deze ondersteunende diensten. het onderzoek naar de professionalisering van de organisatorische kanten van ons kerkelijk samenleven en het aantrekken van deskundigheid voor de opzet en het beheer van het netwerk en voor centraal beheer van kerkelijke gegevens als eenmalige uitgaven te bekostigen uit de algemene reserve zoals die door deputaten Financiën en Beheer wordt bijgehouden.

Gronden: 1 2

18

het is van belang de organisatie van het kerkelijk samenleven efficiënt en effectief in te richten, zodat ook de kosten hiervan doelmatig besteed worden; nader onderzoek naar de organisatorische kanten van ons kerkelijk leven moet uitwijzen, welke doelen hiervoor te stellen zijn en wat voor beleid, welke mate van



3 4 5 6 7

8

9

professionalisering en welke middelen hiervoor nodig zijn; voor de ontwikkeling van visie en beleid is overleg met de diverse deputaatschappen nodig in verband met bestaande situaties en vanwege de noodzaak van zorgvuldig omgaan met personeel; gelijkmatige verdeling van het werk van de generale synode en haar secretariaat kan voor het functioneren van beide van belang zijn; in afwachting van genoemd nader onderzoek dienen ondersteunende activiteiten die duidelijk nodig zijn, zo spoedig mogelijk uitgevoerd te worden, zonder dat daarmee voldongen feiten worden geschapen; de beoogde ondersteuning blijft beperkt tot administratieve diensten, terwijl de inhoudelijke verantwoordelijkheid volledig blijft bij de instanties die van deze diensten gebruikmaken; met name een goed functionerend netwerk en advisering bij en coördinatie en uitvoering van communicatietaken zijn van centraal belang voor het functioneren van generale synode, deputaatschappen en kerkelijke instellingen ten dienste van de kerken, waarom een effectief beleid hiervoor nodig is; ten aanzien van de generale synode en de voorbereiding ervan geldt dit bovendien voor een goed functionerend secretariaat; bij de drie deputaatschappen Voorbereiding Eerstvolgende Generale Synode, GeneraalSynodale Publicaties (met Communicatie) en Financiën en Beheer, liggen momenteel voor het grootste deel de uitvoerende taken waarvoor de voorlopige voorziening bedoeld is; gebruikmaking van het centrum door deputaatschappen en instellingen is aanbevelenswaardig om redenen van efficiency en effectiviteit.


19


BIJLAGEN 1 2

20

Ontwikkeling landelijke deputaatschappen Inventarisatie administratieve activiteiten



BIJLAGE 1


21


BIJLAGE 2

22


Inventarisatie administratieve activiteiten

Deputaten GeneraalSynodale Publicaties sectie Communicatie onderdeel www.gkv .nl

stand van zaken d.d. 16 april 2004

projectleiding Wim van der Schee Keizer Ottolaan 35 3632 BW Loenen aan de Vecht 0294 23 27 98 [email protected]

Vragenlijst Op een vragenlijst d.d. 3 maart per email rondgestuurd aan depBBK, depTEG, depIN, DVN, DS, SGO, TU, LpB en platformcvb (GMV), reageerden tot op vandaag: DS, GMV, TU, depTEG, depBBK, SGO en LpB en DVN. Van depIN is dus geen reactie ontvangen. In die vragenlijst gingen de vragen 2-8 over de huidige stand van zaken rond de administratie van kerkelijke gegevens. De vragen 9-14 richtten zich op een op te zetten extranet waarin de gegevens gemeenschappelijk zouden worden bijgehouden. Hieronder worden de reacties op de vragenlijst geïnventariseerd.

contactpersoon deputaten Diet Zomer-Harwig Una Corda 28 2925 BX Krimpen aan den IJssel 0180 59 00 71 [email protected]

Huidige stand van zaken Welke kerkelij ke naam- en adresgegev ens houdt uw organisatie zelf bij ? diac. stp

depB B K

depTEG

kerken

x

scriba’ s

x

predikanten

SG O/LpB TU

DVN

x x

x

x

x

emeriti-predikanten

G MV x

x

diaconieën

x

penningmeesters

x

kerkbladen

x

x

x

evangelisatiecie

x

kinderclubs

x

zusterhulp

x

zendingscie

x

cvb

penningm.

andere cies pers. in kerken

x

verzend Zout

x

x

verzend sdkrant buitenlandse gg

x x

www.gkv .nl – internettoegang tot de Geref ormeerde Kerken

vrijgemaakt

–1

De tabel hierboven geeft een grove inventarisatie, waarin niet is aangegeven wat van de betreffende personen of organisaties wordt bijgehouden. De administraties van SGO en LpB zijn gecombineerd. De huidige database onder gkv.nl is buiten beschouwing gelaten, hoewel die de meeste zaken ook heeft. DepIN blijft uiteraard ook buiten blik. Iedere verdubbeling is een argument voor integratie. Verder zijn de administraties niet gekoppeld, dus als je eens gegevens wilt gebruiken die door een ander worden bijgehouden moet je ingewikkeld lenen. Welke gegev ens houdt u v an de betreffende personen en organisaties bij ? Op deze vraag kwamen zulke verschillende antwoorden dat het lastig is die compleet in één tabel te zetten. Ik doe toch een poging. DS, DVN depBBK en GMV blijven hier weg, ik voeg gkv.nl toe. Database-gegevens (als een uniek nummer e.d.) blijven weg. depTEG

SG O/LpB

TU

gkv.nl

naam

x

x

x

x

adres (vorm onbelangrijk)

x

x

x

x

Organisaties ( kerken, commissies e.d.)

website

x

email

x

x

x

x

telefoon

x

fax

x

aantal leden (bij kerk)

x

aantal ambtsdragers (bij kerk)

x

x

aantal adressen (bij kerk)

x

quota (bij kerk)

x

oprichtings/opheffingsdatum

x

rekeningnummers

x

Personen ( predikanten, scriba’s e.d.) naam

x

x

x

x

adres (vorm onbelangrijk

x

x

x

x

email

x

x

x

x

telefoon

x

x

x

x

functie

x

geboortedatum

x

overlijdensdatum

x

aantal gediende kerken (bij predikant)

x

intrededatum (bij predikant)

x

rekeningnummers


x

x

vrijgemaakt

–2

In werkelijkheid zijn deze gegevens opgeslagen in complexere tabellen, die bovendien regelmatig vervuild zijn met andersoortige gegevens (bijvoorbeeld bij SGO/LpB de gegevens over de Infomap ambtsdragers). In w at v oor programma w orden de gegev ens bew aard?

Outlook

depB B K

depTEG

SG O/LpB

x

x

x

Excel

TU

DVN

x

Access

x

dbase-III

x

Elan database

x

Impromptu lijstenmaker

x

Met w elk doel w orden de gegev ens bij gehouden? De gegevens worden bijgehouden voor postverzending, emailverzending, facturering, abonnementen en statistiek. Zij n er koppelingen gelegd tussen de gegev ensbestanden en andere programma’s? Er blijken geen koppelingen gelegd te zijn, anders gezegd: de gegevens worden bijgehouden in de programma’s die ook gebruikt worden voor het doel waarvoor ze worden bijgehouden. Anders wordt de export handmatig gedaan. Zij n de gegev ens op een speciale manier gegroepeerd of doorzoekbaar gemaakt? - selectie op classis - selectie op particuliere synode - selectie op administratienummer (intern) - selectie op landnaam Zij n er bij zonderheden te melden v anuit uw organisatie? De gegevensbestanden van depTEG en van SGO/LpB gaan meer geïntegreerd worden (nu al te koppelen op kerkniveau). Opmerking Joop Lenting: Ik merk dat SGO niet de diaconie-emailadressen beheert volgens diaconie @ kerknaam.gkv.nl maar de persoonlijke emailadressen van diakenen. Dat is onwenselijk. DVN: Er ligt wel een vraag van LPB/Emission omde kerkbestanden van SGO in Elan op te nemen. Dit is dvmeen import wel mogelijk.


vrijgemaakt

–3

Extranet Voor w elke gegev ens zou uw organisatie speciaal v erantw oordelij kheid w illen dragen? SGO/Lpb: scriba’s, diaconieën, predikanten en kerkbladen depTEG: evangelisatiecommissies, kinderclubs, werkgroepen op het terrein van evangelisatie TU: predikanten, kerken DS: diaconieën depBBK: buitenlandse kerkelijke gegevens DVN: z&h commissies, evt. diaconiën en kerken (krijgen we wel wijzigingen op binnen), predikanten GMV: geen reactie Welke koppelingen naar andere programma’s en bestanden zouden gelegd moeten kunnen w orden? Gevraagd worden koppelingen naar: Outlook, Excel, Access, Word, Elan, Minox (boekhoudprogramma), .txt, .csv. De koppeling naar Elan gaat eigen problemen geven (import op reg. nrs.). In w elke v orm of bestandsformaat moeten gegev ens kunnen w orden opgev raagd? Gevraagd worden: Outlook-bestand, Excel-sheet, Access-tabel, etikettenbestand, bron-bestand voor Word-samenvoeging. Een splitsing van bestanden in wèl email / geen email, maar postadres is nodig. Vanuit het extranet direct email v ersturen? Ja, naar: scriba’s, predikanten, diaconieën, kerkbladen, evangelisatiecommissies, commissies zending en hulpverlening, kinderclubs, emeriti-predikanten. In feite komt dit neer op de vraag omeen geïntegreerde email-functionaliteit: maak een selectie en verstuur een email aan die selectie (en geef een lijst van items uit de selectie zonder email, maar dan met postadres). Specifieke toev oegingen aan het huidige gegev ensbeheer? - nieuwe commissies e.d. (liturgie, gemeenteopbouw, etc.) direct opnemen (zit al in gkv.nl) - kerkelijke functionarissen gekoppeld aan organisaties en deputaatschappen (zit al in gkv.nl) - datumingang kerk vacant - aanhef Verdere opmerkingen? SGO/LpB: depTEG: een klantenvolgsysteem(gekoppeld per kerk/groep in de kerk) zou zinvol zijn TU: zo snel mogelijk komen tot samenwerking gkv.nl - handboekgkv.nl - instellingen


vrijgemaakt

–4

DS: zo mogelijk alle gbouw-organisaties putten uit dezelfde gegevensbestanden; kleine organisaties als het DS moeten die gegevens niet zelf bij hoeven houden depBBK: DVN: in ons pakket staan veel velden gescheiden, dat is niet altijd identiek aan andere programma’s GMV: Algemeen Uit het bovenstaande is weggelaten wat niet direct met de kerkelijke gegevens te maken heeft. Zo houden DVN en de TU ook nog gegevens van scholen bij. Dit zou opgenomen kunnen worden in evt. onderhandelingen met handboekgkv.nl, die deze gegevens ook bijhoudt. Een alternatief is proberen omeen koppeling met de database van Consent/LVGO te leggen.

Conclusies en verdere overwegingen Wenselij kheid v an integratie Bovenstaande inventarisatie wijst m.i. op zich al duidelijk op de wenselijkheid van verregaande integratie van de administratie van kerkelijke gegevens binnen in ieder geval de kerkelijke organisaties. Niet alleen worden allerlei gegevens op meer dan één plaats bijgehouden, de administraties vullen elkaar ook aan. Het zal regelmatig voorkomen dat een instelling van gegevens gebruik wil maken die zij niet zelf bijhoudt. Binnen het Gbouw is dan e.e.a. relatief eenvoudig te lenen, maar als het in één keer kan is dat wel zo eenvoudig. Bovendien zijn er ook organisaties buiten het Gbouw. Hier komt bij dat ook andere instanties (kerken, kerkelijke vergaderingen, deputaatschappen) belang hebben bij gebruik van de gegevens die bij de beschreven organisaties aanwezig zijn. Dat is bij de huidige versnippering niet praktisch te realiseren. Belemmeringen v oor integratie De voornaamste belemmering voor integratie lijkt te zijn dat de administrerende organisaties heterogeen zijn, verschillende extra doelen hebben en hun eigen administraties in de loop der jaren op hun eigen functioneren hebben toegesneden. Zaken zijn uitgekristalliseerd in meer of minder werkende systemen en niemand heeft er voor zichzelf belang bij daar wijziging in aan te brengen. Verder heeft iedere organisatie belang bij maximale accuratesse van de gegevens die zij nodig heeft en houdt daaromde eigen gegevens zoveel mogelijk in eigen hand. Tenslotte heeft iedereen eigen verdere programma’s waar andere relevante gegevens in worden bijgehouden (abonnementen, rekeningen, leden, etc.). Dat stelt hoge eisen aan een geïntegreerd systeem. Voorw aarden v oor integratie Parallel aan het voorgaande lijkt de voornaamste voorwaarde omtot integratie van de administratie van de kerkelijke gegevens te komen de bereidheid bij de belanghebbende organisaties omvanuit het overkoepelend geheel van de kerken te denken en daarbinnen elkaar van dienst te zijn. Vanuit een voor jezelf werkend systeemgedacht is elke verandering een risico. Wanneer organisaties dat risico niet willen nemen levert geen enkele operatie werkelijk iets op.


vrijgemaakt

–5

De accuratesse van het geïntegreerde systeemmoet bij alle rubrieken tenminste 95% zijn en zo mogelijk 98% of meer. Omdat te bereiken is de betrokkenheid van de organisaties bij de ‘eigen’ gegevens van belang. Wijzigingen moeten direct kunnen worden doorgevoerd en even direct actief zijn. Het geïntegreerde systeemmoet een eenvoudige gebruikers-interface hebben voor invoer en uitvoer van gegevens. Er moeten uitvoer-mogelijkheden en zo mogelijk koppelingen tot stand komen met alle relevante externe programma’s. Voorstel 1. Er komt een vergadering van beslissingsbevoegde mensen van alle belanghebbende organisaties, waarin over deze zaken wordt doorgesproken en een basisbeslissing wordt genomen. 2. Er komt vervolgens een werkgroep van ter zake kundige mensen uit de belanghebbende organisaties, waardoor een functioneel ontwerp wordt opgesteld voor een iedereen bevredigend extranet voor de kerken.

Loenen aan de Vecht, 16 april 2004


Wimvan der Schee

vrijgemaakt

–6

Acta. Bijlage XIV - III. van de Generale Synode Amersfoort-Centrum 2005 van de Gereformeerde Kerken in Nederland

Recommend Documents