Aanvraagformulier voor de organisatie van openbare evenementen Aanvraagformulier voor de organisatie van openbare evenementen, feesten en fuiven in de gemeente Holsbeek
De organisator van een openbaar evenement, feest of fuif bezorgt dit formulier volledig ingevuld terug aan de uitleendienst van de gemeente Holsbeek
Via e-mail
o Document is beschikbaar op www.holsbeek.be, onder openbare werken - uitleendienst o Invullen kan als volgt: ga naar ‘bestand opslaan als’, vul het document in en verzend het als bijlage in een e-mail aan
[email protected] U kan het formulier ook afdrukken en versturen naar/bezorgen aan o Gemeente Holsbeek College van burgemeester en schepenen Uitleendienst Dutselstraat 15 3220 Holsbeek
De aanvraag moet minstens 6 weken voor de activiteit ingediend worden bij het gemeentebestuur Toepassingsgebied - de organisatie van openbare evenementen, feesten en fuiven op het grondgebied van de gemeente Holsbeek Een feest is openbaar als er kaarten te koop zijn of als iedereen binnen mag. Een openbaar evenement moet u altijd melden aan het gemeentebestuur. Een privé feest hoeft u niet te melden. Een feest is privé als enkel en alleen de genodigden zijn toegelaten, ongeacht of het feest in een woning of een gehuurde zaal wordt georganiseerd. We raden u aan om privé feesten met een groot aantal genodigden toch aan het gemeentebestuur te melden, zodat de politiediensten hiervan op de hoogte zijn.
Een formulier in 3 delen Deel 1 en deel 2 zijn verplicht in te vullen. Deel 3 moet u enkel invullen als u bij de gemeente materiaal wil ontlenen.
Deel 1 – algemene informatie over het evenement
Deel 2 – informatie voor politie, brandweer en milieudienst
Deel 3 – aanvraag voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal
DEEL 1. Algemene informatie
A. Informatie evenement
Type evenement (kruis aan wat van toepassing is)
Plaats evenement
buurtfeest2 rommelmarkt beurs tentoonstelling circus andere
fuif of bal concert (sport)evenement schoolfeest garageverkoop eetfeest Naam zaal / café / gelegenheid : Straat :
Huisnummer:
Postcode : (schrappen wat niet past)
openlucht
Deelgemeente : zaal
tent
Openbaar (straat, plein, …) Datum en uur
Doelgroep
privé (huis, tuin, firma, …)
Datum :
Uur van :
tot :
Datum :
Uur van :
tot :
Datum :
Uur van :
tot :
Doelgroep : Verwacht aantal bezoekers :
Geef de naam en een korte omschrijving van het evenement. Graag een gedetailleerd programma bijvoegen a.u.b. (eventueel affiche)
2
Voor de organisatie van straat-, buurt- of wijkfeesten kan u een aanvraag indienen voor subsidies. Zie hiervoor www.holsbeek.be – gemeentelijk subsidiereglement op de straat-, buurt- of wijkfeesten.
B. Informatie organisator
Organisator
Naam persoon :
Persoon / vereniging / firma
Naam vereniging / firma :
(schrappen wat niet past)
Feitelijke vereniging / vzw / bvba / nv / … andere vennootschap :
Contactpersonen
Persoon 1 Naam : Adres : Telefoon / GSM : Fax : e-mail : Persoon 2 (bij afwezigheid persoon 1) Naam : Adres : Telefoon / GSM : Fax : e-mail :
Verantwoordelijke ter plaatse
Idem contactpersoon : JA / NEEN (schrappen wat niet past) Zo neen : Naam : Telefoon/GSM :
DEEL 2. Detail-informatie voor politie, brandweer, milieu en preventie Als u een openbaar evenement organiseert, dan vult u deze rubriek zo nauwkeurig mogelijk in. Het komt de voorbereiding en de veiligheid van uw organisatie ten goede. Mogelijk oordeelt het bestuur of de politie n.a.v. deze gegevens dat bijzondere veiligheids-, milieu- of verkeersmaatregelen nodig zijn. Uiteraard moet u dan de voorwaarden van de collegebeslissing of van de politieverordening naleven.
Wordt er muziek gespeeld 3
Elektronische versterkte muziek ? JA/NEEN BINNEN / BUITEN
JA / NEE (schrappen wat niet past)
Wordt er een afwijking gevraagd van het KB van 1977 en van het gemeentelijk reglement?4 Er zal muziek gespeeld worden van
Is er publiciteit op de openbare weg voorzien ? JA / NEE (schrappen wat niet past)
uur tot
uur.
Op welke manier wordt er publiciteit gevoerd? (schrappen wat niet past) Flyers Wegwijzers5 Opsomming plaatsen waar publiciteit zal worden gevoerd
Heeft de organisatie parking voorzien voor de bezoekers ?
Is er een parking voor wagens? JA / NEE (schrappen wat niet past) Locatie :
JA / NEE (schrappen wat niet past)
Capaciteit: Is er een parking voor fietsen en bromfietsen? JA / NEE (schrappen wat niet past) Locatie: Capaciteit: Is er een inzet van parkeerwachters? JA / NEE (schrappen wat niet past) )
Is er een veiligheidscoördinator ? JA / NEE (schrappen wat niet past)
Naam : Adres Telefoon / GSM : E-mail :
3
Wordt er muziek gespeeld tijdens een voor het publiek toegankelijke activiteit? Dan moet u hiervoor vergoedingen betalen (SABAM en een billijke vergoeding). De aanvrager is zelf verantwoordelijke voor de aangifte. 4
Het Koninklijk Besluit van 24-02-1977 houdende vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen legt geluidsnormen voor elektronisch versterkte muziek op nl. max. 90 db(A) in de inrichting. Bij een activiteit in open lucht of in een tent kan men bij het college van burgemeester en schepenen een tijdelijke afwijking van de geluidsnorm aanvragen onder bepaalde voorwaarden. Een afwijking op de geluidsnormen betekent niet dat ‘alles mag’. Indien de overlast naar de buurt onaanvaardbaar hoog wordt, kan er steeds worden ingegrepen door de politie. 5
Wegwijzers moeten zo snel mogelijk na de activiteit worden weggenomen. Indien u aankondigingsborden en/of pijlen wil aanbrengen op gewestwegen, moet u een vergunning aanvragen bij de Vlaamse overheid, Agentschap Infrastructuur, afdeling Wegen en Verkeer Vlaams-Brabant.
Bijzondere aandachtspunten milieu.
Wie staat in voor de opkuis van het afval na het evenement? Naam verantwoordelijke: GSM: E-mail: Wanneer is de opkuis gepland ?
Bijzondere aandachtspunten veiligheid6
Zijn er evacuatiewegen voorzien? JA / NEEN Zijn er nooduitgangen voorzien? JA / NEEN - Aantal + beschrijving: - Hoe zijn ze gesignaleerd? - Totale nuttige breedte uitgedrukt in cm:
Wordt er gebruik gemaakt van het openbare domein? 7 Hiervoor heeft u een politieverordening nodig. De gemeente neemt hiervoor contact op met de wijkpolitie.
JA / NEEN (schrappen wat niet past)
Zo ja Wanneer ? Dag ? Van
uur tot
uur ?
Het is noodzakelijk dat u bij deze aanvraag een plan voegt van het deel van het openbare domein dat u gebruikt. Situeringsplan / parcours
Veiligheidsplan / coördinatievergadering
Het is verplicht een inplantings- en omgevingsplan bij te voegen met exacte afmetingen.
De lokale politie beslist of dit vereist is en neemt zo nodig telefonisch contact op.
6
Als organisator van een activiteit kan u verantwoordelijk zijn en kan u naderhand aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen. Als uw vereniging een activiteit organiseert is het wenselijk hiervoor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. Als de activiteit plaatsvindt in een tent met een oppervlakte van 50m² of meer is een verzekering voor de objectieve aansprakelijkheid in geval van brand en/of ontploffing vereist. Zorg in dit geval ook voor een brandattest nummer 2. Bovendien worden organisatoren van activiteiten waar vrijwilligers worden ingezet wettelijk verplicht om ook voor deze vrijwilligers een verzekering BA af te sluiten. 7
Overlast – het is de taak van de organisator ervoor te zorgen dat de overlast voor de buurt tot een minimum beperkt blijft. Dit houdt oa. in vermijden dat er grote groepen personen op straat voor de deur staan (vb. voor het roken) of dat fietsen of wagens de doorgang voor voetgangers versperren.
DEEL 3: Aanvraag om ontlening van gemeentelijk materiaal Aandachtspunten8
A.
De materialen moeten minimum 6 weken vóór de activiteit plaatsheeft aangevraagd worden.
Het aangevraagde materiaal is niet altijd beschikbaar. De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld.
De uitleendienst verwittigt u uiterlijk 2 weken na ontvangst van het volledig ingevulde aanvraagformulier over welk materiaal u kan beschikken.
De waarborg/retributie moet uiterlijk 2 weken vóór de activiteit worden betaald d.m.v. een overschrijving op het gemeentelijk rekeningnummer BE96 0910 0015 2805, met vermelding van naam en datum activiteit en naam organisator. Er wordt niet geleverd als de waarborg/retributie niet tijdig wordt gestort. Aanvraag gebruik materiaal
Nadarhekken (150)
Waarborg9/ Initiële waarde10 retributie 125,00 EUR 70,00 EUR
Herashekwerk – gewoon (40)
125,00 EUR
85,50 EUR
Herashekwerk – geblindeerd (40)
125,00 EUR
95,00 EUR
Podiumelementen (40)
500,00 EUR
500,00 EUR
Tentoonstellingspanelen (30)
125,00 EUR
50,00 EUR
Kabelgoten (8)
100,00 EUR
203,28 EUR
Verdeeldoos
500,00 EUR
1.028,00 EUR
Aansluitkabel elektriciteitskast 15m (type CE-stekker, 3-fasig, 63A, 5G16mm²)
100,00 EUR
285,00 EUR
Vaste elektriciteitskast Holsbeek-Plein (JH Tveldeke)
100,00 EUR / 50,00 EUR retributie
1964,30 EUR
Vaste elektriciteitskast Holsbeek-Dorp (VK Holsbeek)
100,00 EUR / 50,00 EUR retributie
1964,30 EUR
Vaste elektriciteitskast Kortrijk-Dutsel (OCMW)
100,00 EUR / 50,00 EUR retributie
1964,30 EUR
Uit te lenen materiaal
8
9
Benodigde aantal
Zie reglement uitleendienst Holsbeek, goedgekeurd door de gemeenteraad op 20/12/2011 De waarborgbedragen gelden per type uitgeleend product, ongeacht het gevraagde aantal
10
Initiële waarde per stuk
Vaste elektriciteitskast Sint-Pieters-Rode (kasteel van Horst)
100,00 EUR / 50,00 EUR retributie
1964,30 EUR
Vaste elektriciteitskast Nieuwrode (kerk)
100,00 EUR / 50,00 EUR retributie
1964,30 EUR
Datum aanvraag en handtekening van de ontlener
Nuttige contactpersonen jeugddienst (016/62.95.02) cultuurbeleidscoördinator (016/62.95.02) wijkpolitie Holsbeek (016/62.95.13)
sportdienst (016/62.95.04) uitleendienst (016/62.95.09)
