Aan de burgemeester van Hengelo (O) De heer F.A.M. Kerckhaert Postbus 18 7550 AA Hengelo
Hengelo(O), 8 mei 2006
Geachte heer Kerckhaert, De VVD fractie is akkoord gegaan met het onderbrengen van de griffie in SWINGH op 14 maart 2006. We gingen er van uit, gezien de gegevens die ons verstrekt waren, dat de herbenoeming van de Dhr. Wiertsema in zijn functie van raadsgriffier voldoende draagvlak zou hebben in de gemeenteraad, zodat via de reorganisatie het verleden afgesloten kon worden en er een nieuwe start zou gaan komen. Het ziet er nu heel anders uit. Daarover zijn we verontrust en teleurgesteld. Wij willen dat de affaire rond de raadsgriffier daarom tot op de bodem wordt uitgezocht. De VVD fractie heeft in ieder geval nu al door een aantal gesprekken met verschillende betrokkenen moeten vaststellen, dat de gehele raad nog lang niet van alle achtergronden op de hoogte is. De VVD fractie vindt dat een besluit over de benoeming van de heer Wiertsema of een andere persoon pas dan genomen kan worden, als de raad volledig is geïnformeerd over wat er in het verleden heeft plaatsgevonden. Hieronder treft U een reeks van vragen die U als voorzitter van de raad kunt beantwoorden. Wij willen dat de vragen worden geagendeerd voor de raad van 16 mei indien tijdens deze raadsbijeenkomst ook het voorstel tot benoeming van een griffier staat geagendeerd. Wij zien uw antwoorden met belangstelling tegemoet. Niet uitgesloten mag worden geacht dat de VVD fractie aan de raad zal voorstellen een enquête in te stellen naar de vraag hoe met de raadsgriffier is omgegaan sinds zijn aanstelling per 1 januari 2003. 1) Was U, in hoeverre was u, en sinds wanneer was u op de hoogte van de spanningen tussen de gemeentesecretaris en de griffier? 2) In het najaar van 2003 was er een zelfevaluatie van de raad waaruit een aanpassing van de werkwijze voortvloeide. a) Bent u op de hoogte dat de gemeentesecretaris het niet eens was met enkele veranderingen? b) Wist u dat ambtenaren in die situatie vervolgens niet de ruimte kregen om de benodigde voorstellen op papier te zetten (b.v het aanpassen van de verordening op de raadscommissies)? c) Wist u dat in zijn algemeenheid medewerkers van de bestuursdienst in dat tijdvak niet was toegestaan afspraken te maken met de griffier zonder eerst toestemming te hebben verkregen van de gemeentesecretaris? d) Was u bekend dat dit conflictpatroon duurde tot november 2004?
3) Was u bekend dat de toenmalige gemeentesecretaris de mening was toegedaan dat voorstellen aan de raad slechts via het college van B&W konden worden in gediend, ook als deze de werkwijze van de raad betroffen? 4) Indien ja, sinds wanneer wist u dat dan? 5) Wist u dat, en zoja hoe en in welke bewoordingen en toonzetting, de communicatie van de toenmalige gemeentesecretaris met de griffier zich vaak toespitsten op de persoon van de griffier? 6) De gemeenteraad en de burgemeester hadden de afspraak dat de burgemeester de werkgeversfunctie van de griffier zou vervullen. a) In 2004 heeft de griffier u diverse malen schriftelijk geïnformeerd over de problemen met de gemeentesecretaris en heeft hij u verzocht om het samenwerkingsprobleem tot een oplossing te brengen. Wat hebt u gedaan om aan deze problematiek tot een werkbare oplossing te brengen? Wat en waarom vindt u dat dit niet is gelukt? b) Tot tweemaal toe heeft de griffier daarbij de wens uitgesproken om de fractievoorzitters bij de oplossing te betrekken. Waarom hebt u de griffier dringend ontraden om deze actie te ondernemen? 7) In november 2004 was er in het presidium de discussie over de opdrachtverlening aan AEF om de problemen in kaart te brengen. O.a. over de verschillende opvattingen die er voor de start reeds waren over de dualisering tussen de raad en het college c.q. de dienst. Geconstateerd werd door de fractievoorzitters dat nu de positie van de raad in het geding kwam. Anderen merken op dat onvoldoende ingeschoten werd op de vragen van de raad. Aangegeven werd dat al bij de benoeming van de griffier de verwachting leefde dat hij met de gemeentesecretaris in conflict zou komen. a) Waarom is over dit alles niet met de griffier gesproken bij zijn aantreden? 8) In plaats daarvan heeft de raad aan de gemeentesecretaris het voortouw gegeven bij de introductie van de griffier en het regelen van de voorzieningen die hij bij zijn werk nodig heeft. Problemen werden dus wel voorzien, maar niet aangepakt. a) Hebt u als burgemeester deze problemen voorzien, en zoja waarom is het niet aangepakt? 9) Eind 2004 wordt AEF aangesteld om de problemen te onderzoeken. In de offerte wordt de werkwijze van de onderzoekers geschetst. Zij zullen hoor en wederhoor toepassen door twee gespreksronden te houden. Toen bleek dat de onderzoekers zich hieraan niet hielden, is de begeleidingscommissie daarover per brief door de griffier geïnformeerd. U was voorzitter van deze commissie, de heer J. Kruiskamp was lid evenals de heer H. Nijhof. a) Tegen de afspraken in blijkt er een derde gesprekronde te hebben plaatsgevonden. Kunt u ons vertellen waarom dit heeft plaatsgevonden en waarom daarbij geen wederhoor heeft plaatsgevonden voor de griffier? b) Vind u niet uit het oogpunt van waarheidsvinding dat u dit als burgemeester had moeten bewaken? c) Heeft U als voorzitter van de begeleidingscommissie AEF toestemming gegeven voor het houden van deze derde ronde? d) Is u bekend dat de eerste versie van het AEF rapport veel aantoonbare feitelijke onjuistheden en onvolledigheden bevatte, en dat in drie commentaarronden door de griffier een groot aantal feitelijke onjuistheden uit het rapport zijn gefilterd? e) Heeft U kennis genomen van de reactie van de onderzoekers op de brief van de griffier? f) Had deze reactie de instemming van de begeleidingscommissie? g) Bent U met ons van mening dat de onderzoekers niet zijn ingegaan op het kernpunt van de kritiek namelijk dat het verzamelen van informatie over de griffier is doorgegaan na het afsluitende gesprek met hem en dat daarover geen wederhoor is gepleegd? h) Bent U bekend met het feit dat een belangrijke conclusie uit het rapport over het communiceren van de griffier met de ambtaren in februari 2006 door de ad-hoc commissie is rechtgetrokken? Heeft U de fractievoorzitters hiervan in kennis gesteld? i) Kunt U aangegeven met wie de begeleidingscommissie in de eerste maanden van 2005 gesprekken heeft gevoerd over het vervolg dat aan het AEF rapport zou worden gegeven waar het de raadsgriffier betreft? j) Welke vervolgafspraken zijn er gemaakt naar aanleiding van het AEF rapport? Met wie zijn die afspraken gemaakt? Langs welke weg zijn deze afspraken tot uitvoering gebracht? 10) De griffier heeft U in februari 2005 persoonlijk aangesproken op de werkwijze van de onderzoekers van AEF. Wat heeft U toen daarover aan de griffier meegedeeld?
11) Vindt u niet dat met het vertrek van de gemeentesecretaris er ruimte was gecreëerd om over te gaan tot de orde van de dag en dat het vanuit de functie van burgemeester uw taak is om er voor te zorgen dat vanaf dat moment de griffier zou kunnen functioneren? 12) Op 3 mei 2005 heeft U de werkgeverscommissie van de griffier bestaande uit de heren Joosten, Kruiskamp en W. Mulder bij U thuis uitgenodigd. a) Wie was de initiatiefnemer van deze bijeenkomst? b) Is daar gesproken over een ontslag van de raadsgriffier of ontheffing uit zijn functie? c) Wie waren er nog meer bij dat gesprek aanwezig? d) Heeft U de gemeenteraad ingelicht over het gespreksonderwerp? e) Vloeide de bespreking naar uw mening voort uit de aanbevelingen van AEF zoals deze zijn gecommuniceerd met het presidium op 29 maart 2005? 13) Op 24 mei 2005 heeft de griffier een kennismakingsgesprek gehad met de heren Joosten, Kruiskamp en Mulder in hun rol als werkgever van de griffier. a) Bent U bekend met het feit dat aan de griffier toen is meegedeeld dat het AEF rapport de basis zou vormen voor de beoordeling van de raadsgriffier en dat de beoordeling een eenzijdig traject van de werkgever richting werknemer zou zijn? b) Kan naar uw oordeel een geheim rapport waarop geen weerwoord kan worden gegeven, dienen als basis voor de beoordeling van de griffier? Zo nee: heeft U bij de werkgeverscommissie bezwaar gemaakt tegen deze werkwijze? 14) Na het kennismakingsgesprek heeft het nog 4 maanden geduurd voordat de toenmalige werkgeverscommissie een beoordelingsgesprek met de griffier voerde. a) Wist U van deze vertraging en weet U waarom heeft het zo lang heeft geduurd? 15) Voor het beoordelen van het functioneren van ambtenaren kent de gemeente tal van regels en afspraken te beginnen met het houden van functioneringsgesprekken. a) Bent U bekend met het feit dat deze regels ten aanzien van de griffier niet zijn toegepast? 16) De beoordeling van de griffier werd door de toenmalige werkgeverscommissie aan hem uitgereikt op 9 september 2005. a) Kende U de beoordeling die toen aan de griffier werd uitgereikt? b) Bent U betrokken geweest bij het opstellen van deze beoordeling? Zo ja, wat vond U van de beoordeling? Waaruit heeft uw inbreng bestaan? 17) De griffier heeft een weerwoord geschreven tegen de beoordeling door de toenmalige werkgeverscommissie. U heeft dat ontvangen op 20 september 2005. a) Heeft U dit weerwoord gelezen? Zo ja, wat vond U daarvan? b) De beoordeling van de werkgeverscommissie bevatte veel algemeenheden die niet met concrete voorbeelden zijn ingevuld. Waar de beoordeling concreet gemaakt werd, bleken er grote fouten te zijn gemaakt (bijvoorbeeld het onterechte verwijt dat de griffier te veel uren zou compenseren). De griffier bood aan om zijn tijdregistratie beschikbaar te stellen. Wat heeft U gedaan met de vaststelling dat er fouten zijn gemaakt? Heeft U gebruik gemaakt van het aanbod om de tijdregistratie in te zien? 18) U weet dat de griffier heeft aangegeven grote behoefte te hebben aan het invullen van de personeelsbeoordeling met concrete voorbeelden van punten waarop hij onvoldoende zou hebben gefunctioneerd. Dit behoort tot de normale procedure bij een personeelsbeoordeling. a) Hoe heeft U geprobeerd aan dit verzoek gevolg gegeven? b) Heeft U bevorderd dat de werkgeverscommissie aan dit verzoek vervolg zou gaan geven? 19) In het commentaar van de griffier op de beoordeling heeft U kunnen lezen dat het enige concrete voorbeeld van niet goed functioneren dat de werkgeverscommissie noemde, op feitelijke gronden naar de prullenbak kon worden verwezen (dit ging over de gemeenschappelijke scholenbouw met Borne, stuk no. 75817). a) Wat heeft U met dit gegeven gedaan? 20) U heeft als burgemeester leiding gegeven aan het beoordelingsgesprek van 21 september 2005. U heeft toen het vertrouwen opgezegd in de raadsgriffier. a) Welke argumenten had U daarvoor en welke afweging had U gemaakt? b) Waarom heeft U de gemeenteraad niet ter stond geïnformeerd over deze actie? 21) In de maanden oktober t/m december 2005 zijn gesprekken gevoerd met de griffier over ontslag uit zijn functie. Die gesprekken vonden plaats met U, de heer P. Lage Venterink of met beiden. Ook in deze periode heeft U nog steeds nagelaten om de gemeenteraad te informeren. a) Waarom heeft U daar zolang mee gewacht en waarom informeerde U het presidium pas toen U bekend was dat artikelen in de krant zouden gaan verschijnen?
22) Heeft U zich voorafgaande aan het opzeggen van het vertrouwen in de raadsgriffier verzekerd van de steun van de toenmalige werkgeverscommissie? 23) Tijdens de beoordelingsbijeenkomst van 21 september heeft een van de leden van de werkgeverscommissie (de heer W. Mulder) verklaard dat het weerwoord van de griffier voor hem aanleiding was om de beoordeling van de griffier opnieuw te willen bekijken. a) Welke consequentie heeft U hieraan verbonden voor het verdere traject? 24) Een ander lid van de werkgeverscommissie (de heer Joosten) verklaarde tijdens de beoordelingsvergadering dat het feit dat de griffier op zijn beoordeling had gereageerd, voor hem reeds voldoende was om de beoordeling niet te willen voortzetten. a) Was U het met deze uitspraak eens? Zo nee, is deze opstelling naar uw mening strijdig is met de waarden en normen van goed werkgeverschap? b) Is het standpunt van de heren Joosten en Kruiskamp ten aanzien van het ontslag van de griffier uit zijn functie voor U aanleiding geweest om door te gaan met de procedures die moeten leiden tot het vertrek van de griffier? c) Welk standpunt hebben beide heren aan U kenbaar gemaakt? 25) Aan de griffier zijn tijdens de beoordelingsvergadering behalve algemeenheden geen argumenten gegeven waarom hij het vertrouwen van de raad verloren zou hebben. Diverse malen heeft de griffier in de daarna volgende gesprekken over zijn ontslag aan U gevraagd wat de beweegredenen zijn voor het ontslag uit de functie. a) Wat heeft U op deze herhaalde vraag geantwoord? b) Zijn er argumenten voor het ontslag c.q. de ontheffing van de griffier uit zijn functie die U niet aan de griffier heeft genoemd, c.q. kon noemen? c) Zo ja, welke argumenten waren dat? 26) Een medewerker van personeelszaken (de heer F. Duijf) heeft het gesprek van de werkgeverscommissie met de griffier op 21 september bijgewoond om daarvan verslag te maken. Voor dat doel heeft de heer Duijf aantekeningen gemaakt. a) Waarom is er nooit een verslag gemaakt van de bijeenkomst? Zou dit alsnog kunnen gebeuren? b) Vindt U ook niet dat als vooraf wordt afgesproken dat er van een bijeenkomst verslag zal worden gemaakt, dat dit verslag dan ook moet worden opgesteld? c) Heeft U de griffier geïnformeerd over het feit dat geen verslag van de vergadering zou worden opgesteld? d) Wie heeft de beslissing genomen om de bijeenkomst niet te verslaan? 27) De beoordeling van de raadsgriffier is nooit door de leden van de toenmalige werkgeverscommissie ondertekend. Formeel is er dus helemaal geen beoordeling en kan daar dus ook geen verzet tegen worden aangetekend. a) Is dit U bekend? Zo ja, waarom heeft U het ontslag uit de functie dan toch geprobeerd door te zetten in de maanden oktober t/m december 2005? b) Waarop dacht U het ontslag te kunnen baseren? 28) Tijdens de besprekingen over het vertrek van de griffier in november 2005 heeft U melding gemaakt van het feit dat het college van B&W eveneens van oordeel is dat de griffier uit zijn functie weg moet. De griffier heeft U voorgesteld om een gesprek daarover te hebben met het college. U heeft dit geweigerd. a) Welke redenen lagen daaraan ten grondslag? b) Is over de wens van het college mededeling gedaan aan de gemeenteraad? Vanaf december 2005 zijn we als VVD fractie via het presidium betrokken geweest bij het zoeken naar oplossingen voor de problemen. We hebben ook ingestemd met de vorming van de commissie ad hoc in december 2005 onder uw voorzitterschap en met medewerking van de heren B. Otten, Licht, Miedema en K. Mulder. Daar hebben we op dit moment geen vragen over behalve datgene wat we in de aanhef van deze brief hebben gesteld. Tot slot nog twee opmerkingen. De fractie van de VVD is unaniem in zijn opvatting dat de onderste steen boven moet komen met betrekking tot de problemen rond de raadsgriffier. Zoals U weet is onze fractievoorzitter lid van de vertrouwenscommissie voor de herbenoeming van de burgemeester. Daarom leek het ons beter dat hij niet als woordvoerder optreedt in dit dossier en om dezelfde reden heeft hij deze brief ook niet medeondertekend.
Onze tweede opmerking is dat de beantwoording van de bovengestelde vragen de nodige voorbereidingstijd zal vergen. Daarna moet de raad ook de tijd hebben om het te beoordelen en af te wegen. Om die reden verzoeken wij U als voorzitter van de raad om het presidium te vragen de benoeming van de raadsgriffier uit te stellen tot de gemeenteraadsvergadering van 20 juni 2006. Graag zien wij uw spoedige reactie tegemoet.
Hoogachtend,
S. Horsthuis J. Rikkerink A. Otten
