A VÁLLALATOK IRÁNYÍTÁSA ÉS SZERVEZÉSE A folyamatmenedzsment gyakorlata a vállalatoknál: munkakörök, feladatok és szereplők Az üzletifolyamat-menedzsment megvalósítása a vállalatoknál csak akkor lehet sikeres, ha ezzel a feladattal megfelelően képzett személyeket bíznak meg. De hogy néznek ki az idevágó munkakörök pontos munkaköri leírásai, és milyen tulajdonságokkal kell rendelkezniük a folyamatmenedzsmenttel foglalkozó vezetőknek? Ezzel kapcsolatban differenciált útmutatást adnak a sajtóban és az internet állásbörzéken megjelenő hirdetések, amelyekben erre a területre keresnek szakembereket. A hirdetések elemzése és értékelése során kikristályosodnak a feladatok fő ismérvei és a folyamatmenedzsmentben érintett vezetők követelményprofilja. Tárgyszavak: álláshirdetés; folyamatmenedzsment; munkaköri leírás; trend; vállalatirányítás.
A folyamatmenedzsment mint szakma Álláshirdetések vizsgálata 2002. január és 2004. május között a németországi üzleti és politikai sajtóban megjelent, összesen 91 álláshirdetést értékeltek annak megállapítása céljából, hogy a gyakorlatban kik, milyen képzettségű és tapasztalatú szakemberek foglalkoznak az üzleti folyamatok menedzselésével. Az értékelés célja a következő kérdések megválaszolása volt: – Milyen foglalkozás-, ill. munkakör-megnevezéseket használnak az üzletifolyamat-menedzsmentben? – A folyamatmenedzsment mely feladataira keresnek pályázókat? – Milyen követelményeket támasztanak a pályázókkal szemben? – Mely ágazatokhoz tartoznak az állást kínáló vállalatok? Az álláshirdetések nagyvonalúan kezelik a folyamat fogalmát. A „folyamat” megnevezést tartalmazó munkaköröknek gyakran semmi közük sincs a folyamatmenedzsmenthez. Más esetekben van kapcsolat, de az
állások nem az üzleti folyamatokra vonatkoznak, hanem csak részfolyamatokra vagy folyamatlépésekre. Gyakran lehet olyan álláshirdetéseket találni, amelyekben folyamatorientált IT-rendszerek és IT-eszközök bevezetésére és karbantartására keresnek munkatársakat. Ezek közül leggyakoribbak a SAP/R3-komponensek. A következő elemzésben csak azokat az állásajánlatokat vesszük figyelembe, amelyek üzleti folyamatok menedzsmentjére, és nem pedig speciális részfolyamatokra vagy folyamatlépésekre vonatkoznak. Nem vettük figyelembe azokat az álláshirdetéseket, amelyeknek folyamatorientált IT-rendszerek és IT-eszközök bevezetése és karbantartása a súlypontja. A folyamatmenedzsmenttel kapcsolatos foglalkozásés munkakör-megjelölések Az álláshirdetésekben leggyakrabban folyamat-tanácsadókat, folyamat-menedzsereket és szervezőket keresnek (1. ábra). Esetenként előfordulnak a folyamatkontroller, „törzskari” munkakör a folyamatmenedzsmentben, folyamattervező, üzletifolyamat-elemző/-tervező és folyamatoptimalizáló elnevezések is, amelyeket az 1. ábra az „egyebek” alatt tartalmaz. A legnagyobb kereslet (40%) a folyamat-tanácsadók iránt van. Itt különbséget kell tenni külső és belső tanácsadók között. A belső tanácsadók iránt valamivel nagyobb (53%) a kereslet, mint a külsők (47%) iránt.
egyéb; 22%
folyamattanácsadó; 40%
szervező; 11% folyamatmenedzser; 27%
1. ábra A folyamatmenedzsment mint szakma megjelölései
A folyamatmenedzsment feladatai Az álláshirdetésekben megjelölt feladatok széles tartományt fednek le. A leggyakoribbak az üzleti folyamatok optimalizálása, elemzése, alakítása/modellezése, bevezetése, továbbfejlesztése, kontrollingja (2. ábra). Az „egyebek” rovat csak esetenként említett feladatokat tartalmaz. Ide tartozik: üzleti folyamatok dokumentálása, értékelése, céltervezése, integrációja, folyamatköltségeinek számítása, újratervezése, benchmarkingja, auditálása, koordinálása, egységesítése és javítása, az IT-koncepció kilakítása, képzés és moderálás.
56%
56%
folyamatoptimalizálás
60%
folyamatelemzés
70%
50% 37%
40% 30% 8%
11%
továbbfejlesztés
10%
13%
folyamatkontrolling
19%
20%
folyamatok kialakítása és modellezése
bevezetés
folyamatirányítás
0%
2. ábra A folyamatmenedzsment feladatai A feladatoknak a foglalkozás-, ill. állásmegnevezésekhez rendelését változóan kezelik. A leggyakoribb állásokra (folyamat-tanácsadó, folyamat-menedzser és szervező) sem lehet egységes feladatprofilt felismerni. A pályázókkal szembeni követelmények Csaknem minden álláshirdetés különbséget tesz szakmai követelmények és személyes képességek között. A szakmai követelményeket legtöbbször képzésre (tanulmányok) és tapasztalatokra osztják fel.
A pályázóktól a hirdetések 68%-ában felsőfokú végzettséget kérnek. Az esetek 44%-ában üzemgazdasági vagy műszaki tanulmányok, 27%ában pedig tisztán üzemgazdasági végzettség a követelmény. Ezzel az üzemgazdasági tudományok messze az élen vannak (3. ábra). A hirdetésekben valamivel ritkábban keresnek gazdasági mérnököket. A hirdetések 14%-a helyez súlyt a tisztán műszaki tanulmányokra (okleveles mérnök, okleveles informatikus, egyéb műszaki diplomák).
üzemgazdasági vagy műszaki tanulmányok; 44%
egyéb; 15%
üzemgazdasági tanulmányok; 27%
műszaki tanulmányok; 14%
3. ábra Képzettséggel szembeni követelmények Az álláshirdetésekben a felsőfokú végzettség mellett fontos szerep jut a gyakorlati tapasztalatoknak. A hirdetések 99%-ában elvárják a többéves szakmai tapasztalatot (legtöbbször 3 év), 39%-ában követelmény az IT-ismeret (pl. SAP/R3, ARIS eszköztár). Ezenkívül általános követelmény még a módszerismeret, projekttapasztalat és a jó angol nyelvtudás. A vállalatok a szakmai követelmények mellett nagy súlyt helyeznek a különleges személyes tulajdonságokra és képességekre. Ide tartozik elsősorban a rugalmasság és mobilitás, a team-képesség, kapcsolatteremtő készség, elkötelezettség, terhelhetőség, képesség az analitikus, strukturált és koncepcionális gondolkodásra, a kezdeményezőkészség, meggyőzőerő, érvényesítési képesség, tárgyalóképesség és ügyfélorientáltság. Az álláshirdetések ágazati megoszlása Érdekes az álláshirdetések ágazatonkénti megoszlása. 34%-kal az ipar áll az első helyen (4. ábra). Tanácsadó vállalatok (22%), valamint
bankok és biztosítók (16%) is élénken érdeklődnek az üzleti folyamatok menedzsmentje iránt. Ritkábban jelentetnek meg ilyen munkakörre vonatkozó álláshirdetést a kereskedelmi és energiaipari vállalatok, televíziótársaságok, élelmiszer- és ékszergyártók, valamint a pénzügyi szolgáltatók. Részesedésük együttesen 28%. A megoszlásból kiderül, hogy az üzleti folyamat-menedzsment sok ágazatban aktuális téma.
egyéb; 28% ipar; 34%
tanácsadó vállalatok; 22%
bankok/ biztosítók; 16%
4. ábra Álláshirdetések ágazatonkénti megoszlása Az eredmények összefoglalása Az értékelések azt mutatják, hogy még nem alakult ki egyértelmű kép az üzletifolyamat-menedzsmentről mint szakmáról. Ez a leggyakrabban emlegetett csoportokra (folyamatmenedzser, folyamat-tanácsadó, szervező) is érvényes. A folyamatfeladatok tartománya széles. Az érintettek különbözőképpen látják a folyamatokkal kapcsolatos feladatok tartalmait, összefüggéseit és jelentőségét. Összességében megállapítható, hogy a gyakorlatban ma még nincs egységes elképzelés a folyamatmenedzsment feladatairól és az azokat ellátó munkakörökről. Azt lehet mondani, hogy a hiányolt egységesség nem is lehet meg, mivel a folyamatmenedzsmentet erősen befolyásolja az ágazat és a vállalat nagysága. Ennek azonban ellentmond az, hogy a folyamatmenedzsment lényeges feladatai, mint pl. az üzleti folyamatok meghatározása, alakítása, kontrollingja, valamint javítása, ill. optimalizálása ágazattól és vállalatnagyságtól független feladatok. Ugyanez érvényes az olyan munkakörökre is, mint folyamat-tanácsadó, folyamatfelelős és folyamatkoordinátor. A különbség abban van, hogy hogyan szervezik meg a
konkrét esetekben a feladatok végrehajtását, és a megvalósítást mely munkakörökre ruházzák. A következőkben az üzletifolyamat-menedzsment legfontosabb munkaköreit ismertetjük feladataikkal és a velük szemben támasztott követelményekkel együtt. A javasolt munkakörprofiloknak elő kell segíteni a folyamatmenedzsmentről mint szakmáról vagy munkakörről alkotott kép egyértelműségét és a folyamatmenedzsmentben betöltendő pozíciók jobb leírását.
Munkakörprofilok a folyamatmenedzsmentben Munkakörök Az üzletifolyamat-menedzsment két fázisa, – az üzleti folyamatok koncepciójának kialakítása és bevezetése, illetve – az üzleti folyamatok megvalósítása és optimalizálása alapján öt feladathordozót lehet megkülönböztetni: 1. A folyamatmenedzsment projektvezetője a folyamatmenedzsment bevezetéséért felelős. 2. A folyamat-tanácsadó a folyamatmenedzsment projektvezetőjét támogatja és rendelkezésre bocsátja a szükséges szakmai kompetenciát. 3. A folyamatfelelős a megvalósítási szakaszban az üzleti folyamat irányításáért és optimalizálásáért felel. 4. A folyamatkontroller támogatja a folyamatfelelőst, és ellátja a kontrollingfeladatokat. 5. A folyamatkoordinátor a megvalósítási szakaszban a folyamatmenedzsment teljes rendszerének továbbfejlesztéséért és koordinálásáért felelős. Ezekhez a munkakörökhöz speciális feladatokat lehet rendelni, amelyekből viszont a munkakörrel szembeni követelményeket lehet levezetni (1. táblázat). A felsorolt munkakörök mellett a folyamatokban dolgozó munkatársak képezik a másik fontos, sőt talán a legfontosabb személycsoportot. A folyamatbeli munkatársak rendszerint olyan speciális szakmai tevékenységet végeznek, amelyet követelményprofiljuk határoz meg. A folyamatmenedzsmenthez szükséges szakmai ismereteket képzés és workshopok keretében sajátítják el. Mivel a speciális szakmai feladatok és követelmények vannak túlsúlyban, nem soroljuk fel ezeket mint a folyamatmenedzsment speciális munkaköreit.
A munkakörprofilok alkalmazása Az egyedi esettől függetlenül meg kell határozni, hogy a vállalatnál mind az öt munkakörre szükség van-e, vagy egyes feladatokat össze lehet-e vonni. Sok vállalatnál pl. a folyamatfelelősök ellátják a folyamatkontrolling feladatát is. A bevezetési szakasz feladatait ellátók gyakran ellátnak később a megvalósítással kapcsolatos feladatokat is. Így pl. a projektvezetők sok esetben alkalmasak folyamatkoordinátornak, és a folyamat-tanácsadókat folyamatfelelősként is lehet foglalkoztatni. Így nemcsak hatékony know-how transzfert lehet elérni, hanem csökken a munkakörök száma is. A munkakörprofilok alapján differenciáltan lehet leírni az egyes munkakörök feladatait. A pontos feladatleírás lehetőséget kínál a személyzet jobb kiválasztására. A vállalatnak így nagyobb esélye van arra, hogy olyan munkatársakat találjon, akik a folyamatmenedzsment feladatait a legjobban tudják megoldani. A potenciális pályázók is profitálnak a feladatok pontos leírásából, mert így a kínált állásról sokoldalú képet kaphatnak. Ez megkönnyíti azt a döntést, hogy a kiírt állást egyáltalában megpályázzák-e. A meghirdetett állás ismeretében a pályázó célirányosan tudja bemutatni tapasztalatait és képességeit, ezzel is növelve esélyeit az állás elnyerésére. Összeállította: Jurasits Jánosné Schmelzer, H. J.: Wer sind die Akteure im Geschäftsprozessmanagement? = Zeitschrift Führung und Organisation, 74. k. 5. sz. 2005. szept./okt. p. 273–277. http://www.atoss.com/atoss/de/Solutions/Geschaeftsprozessmanagement/ default.htm http://www.competence-site.de/geschaeftsprozessmanagement
