Onderwerp
:·
Vergadering 24 januari 2007
Datum
:
17 oktober 2007
Bestuur
:
Linda van Viersen (TC-jazz) John Breedveld (Voorzitter) Lidia Breedveld (Secretaris) Wim Tegelaar (Penningmeester) Aad v.d. Zanden (Website)
Aanwezigheid aantal Leden :
27
1.
Opening De voorzitter, John Breedveld, opent de vergadering. Tijdens zijn openingswoord geeft hij de aanwezigen uitleg over de constructie van de vereniging en stichtingsconstructie.
2.
Mededelingen Geen
3.
Verslag Secretaris Bestuursvergaderingen: Het Bestuur is in het eerst jaar Dancin’ Delft 10 x bijeengeweest voor een bestuursvergadering Samenstelling Bestuur: • Voorzitter • Secretaris • Penningmeester • Webmaster • TC-jazz -
John Breedveld Lidia Breedveld Wim Tegelaar Aad van der Zanden Linda van Viersen
De trainsters en assistenten voor dit seizoen: Trainsters: Astrid de Groot A-selecties jazz - Wedstijdsecretariaat Emelia Hoogkamer Recreatie/conditie dames - meisjes Danielle Houtkamp C-Selectie - recreatie - showgroep Jorinka Poot Streetdance - showgroep Lenny vd Noordaa D-Selectie - recreatie Anneloes Besteman D-Selectie - recreatie – Batuka Melanie Waardenburg Steps Assistent-trainsters: Jorinka Poot Erica Jongeleen Ashleigh Breedveld
A-selecties C-selecties - recreatie D-selecties - Batuka
Verder hebben we het assistentenkorps uitgebreid met Michelle van Ginkel. Michelle gaat assisteren bij de D-selectie t/m 9 jr.
Evenementencommissies: In de evenementencommissie zitten de volgende leden: Emelia Hoogkamer, Truus v.d Eijnden, Lenny v.d. Noordaa, Erica Jongeleen, Melanie waardenburg en namens het bestuur Lidia Breedveld De commissie organiseert de volgende activiteiten: danskamp, sinterklaasfeest en de dansmarathon, einde jaarsdisco. Ledenadministratie / lesindeling: Bij de start van 2006 zijn we begonnen met het geven van 23 lesuren per week. Dit waren lessen op de volgende niveaus: A-selecties, Recreatie, Dames, Demogroepen en Streetdance Gedurende het jaar (september 2006) hebben we dit moeten uitbreiden naar 32 lesuren per week. de uitbreidingsuren waren: C-selecties, D-selecties, Batuka, Steps en 1 extra Streetdance. Het ledenaantal is met bijna 100 vermeerderd ten opzichten van januari 2006 leden aantallen Dancin' Delft 350
300
276
286 271
262
aantallen
250
200
184
191
191
feb-06
mrt-06
197
201
201
apr-06
mei-06
jun-06
210
211
215
jul-06
aug-06
sep-06
150
100
50
0 jan-06
okt-06
nov-06
dec-06
jan-07
m aanden
De groei is duidelijk te zien in september waar de uitbreiding van de lessen heeft plaatsgevonden. Facturatie De banken gaan in het loop dit jaar het bemoeilijken om acceptgiro te gaan gebruiken. De vereniging moet hier per acceptgirokaart € 1,25 voor betalen. Het bestuur wil daarom voorstellen om over te gaan op automatische incasso. Voor diegene die graag een factuur wensen te krijgen kan dit zeker alleen daar moeten we € 1,00 aan administratiekosten voor in rekening brengen. Het bestuur vraagt hiervoor toestemming aan de vergadering. De aanwezig leden van de vergadering gaan hiermee akkoord. Evenementen kleding: In het afgelopen jaar is gebleken dat niet alle evenementenkleding ingeleverd wordt door de leden. In het aankomende jaar willen we gaan registreren wie wat heeft gehad en wie wat heeft ingeleverd. Bij het niet inleveren zullen we € 5,- per kledingstuk in rekening gaan brengen. Het bestuur vraagt aan de vergadering hiervoor toestemming.
De vergadering stelt voor om als het bestuur hiervoor kiest het ook aan te geven aan de ouders/verzorgers wat voor kleding aan de leden wordt uitgegeven zodat zij er ook op kunnen toezien. De vergadering gaat akkoord met het voorstel van het bestuur. 4.
Verslag van de Penningmeester De penningmeester, Wim Tegelaar, geeft uitleg over de: Lasten van Dancin’ Delft 1 2 3 4 5 6 7
Technische leiding Zaalhuur Bestuurskosten Technische kosten Materiaalkosten Cursusfonds uit exploitatie 2005 Voordelig saldo
45,75 1.252,99 301,65 900,00 10.369,86 12.870,25
€ € € € € € € €
In 2005 zijn vooral kosten gemaakt om voorzieningen en middelen aan te schaffen t.b.v. het eerste exploitatiejaar van de vereniging Dancin’ Delft. en de baten van Dancin’ Delft 12 Contributie inkomsten
€
-
13 Algemene bijdragen
€
870,25
14 Renteloze Lening
€
12.000,00
15 Bijdrage cursusfonds
€ €
12.870,25
Naast de lening van € 12.000,= ontving Dancin’ Delft via donaties nog eens € 870,= De eindbalans voor 2005 ziet er als volgt uit: Credit
Debet 27 Bank/Giro (betaalrekening)
€
28 Kapitaalrekening
€
29 Interest
€
30 Materialen (aanschafwaarde)
€
31 Sleutelgeld 32 Nog te ontvangen 2005/vooruitbetaald 2006
33
Materiaalafschrijving 2005
€
-
34
Materiaalfonds
€
-
-
35
Fonds onvoorziene uitgaven
€
-
900,00
36
Cursusfonds
€
-
€
45,00
37
Nog te betalen 2005/reeds ontvangen 2006
€
33,00
€
1.604,00
38
Voordelig saldo
€
10.369,86
39
Kapitaal
€
2.413,00
€
12.830,86
€
10.281,86
12.830,86
15,00
Als toelichting op de balans geeft de penningmeester aan dat de grote muziek installatie van € 900,= is aangeschaft met een financiële toezegging van de firma Fairplay. Deze toezegging is voor het gehele genoemde bedrag in 2006 overgemaakt aan Dancin’ Delft Tevens is er in 2006 fors uitgegeven aan materiaal en Verenigingsactiviteiten.
5.
Verslag van de Kascommissie Tijdens de vergadering is het verslag van de kascommissie voorgelezen. de kascommissie, t.w. Petra Wassenaar, vraagt de vergadering om de penningmeester decharge te verlenen voor het afgelopen boekjaar. De vergadering verleent de penningmeester decharge. Petra heeft de penningmeester geadviseerd om de reservegelden weg te zetten op een zogenaamde risicoloze “spaarvorm of –rekening”. Deze aantekening zal ook door de penningmeester overgenomen worden.
6.
Verkiezing kascommissie Voor het komende jaar zal Petra nog eenmaal in de kascommissie plaatsnemen. Marianne van Kersten geeft aan Petra hierbij te willen helpen. Als reserve geeft Renske van Kampen zich op.
7.
Voorstel begroting Begroting 2007 • Naar verwachting zal de contributie bijdrage uitkomen op circa € 50.000. Hierbij wordt uitgegaan van een netto groei met ca 15 leden. • De subsidies zijn moeilijk in te schatten evenals de overige niet lesgerelateerde bedragen die bescheiden zijn ingevuld • De begroting sluit op een klein verlies maar naar de verwachting is echter dat dit zal meevallen. • In de genoemde bedragen is de totale 2e aflossing van de leningen opgevoerd zodat we in 2008 schuldenvrij kunnen starten. Contributievoorstel Op basis van de verwachtingen en inschatting van de ervaringen van 2006 denkt het bestuur dat de contributie van Dancin’ Delft ongewijzigd kan blijven. De vergadering gaat akkoord met dit voorstel.
8.
Verkiezing bestuur Lijst van aftredende bestuursleden Lijst van aftredende bestuursleden namen John Breedveld Wim Tegelaar Lidia Breedveld Aad v.d. Zanden Linda van Viersen
functie Voorzitter Penningmeester Secretaris Website TC
2007 2008 2009 2010
2011
2012
Volgens de bovenstaande lijst waren de bestuurleden Aad v.d. Zanden en John Breedveld aftredend, Beiden hebben zich weer herkiesbaar gesteld. Tegenkandidaten hebben zich niet gemeld waardoor beiden zijn herkozen. 9.
Verslag Technische Commissie Linda van Viersen geeft aan dat de commissie bestaande uit alle trainster en zijzelf namens het bestuur het afgelopen jaar 6 maal bijeen is geweest.
De onderwerpen van deze vergadering waren zoal: • Wijzigingen lesaanbod en methoden • Grote shows of evenementen die we als vereniging zelf organiseren • Waar en wanneer demogyada's en wedstrijden plaats vinden • Extra trainingen • Bijscholing en cursus • Kledinglijn 10. Verslag Website De webmaster, Aad v.d. Zanden, geeft de geschiedenis van de website weer door even terug te kijken hoe we gestart zijn, welke technieken en middelen we hiervoor gebruiken, een kijkje naar de statistieken en de plannen voor het komende jaar. Hoe is het begonnen? Even wat data op een rijtje • 13 oktober 2005: eerste mail uitwisseling over een mogelijkheid om een eigen vereniging op te starten. • 19 oktober 2005: verenigingsnaam Dancin’ Delft vastgesteld en de naam van de stichting Friends 4 Dance • 25 oktober 2005: domeinnamen Dancin-delft.nl en Dancindelft.nl vastgelegd • 17 augustus 2006: domeinnaam batuka.nl vastgelegd. De website is opgezet door Aad v.d. Zanden en Ben Toetenel (Vader van Cheyenne) Na een behoorlijke hoeveelheid van probeersel is het volgende logo ontstaan. De dansende dames zijn silhouetten van eigen leden (gefilterd uit een oude foto) t.w. Anneloes Besteman, Ashleigh Breedveld en Sharon v.d. Zanden
Om onze leden / aspirant leden te informeren gebruiken wij de volgende technieken: Website, Infoboekje, , Flyers, posters & Promotie, Email en de Nieuwsbrieven Verder heeft de webmaster uitgelegd wat er zoals te vinden is op de site en verzoekt de vergadering dan ook indien er vragen en/of suggesties zijn lopende het jaar dit naar hem te mailen. Statistieken
Plannen voor het komende jaar: Voor het komende jaar staat een Enquêtes / Polls (wat vinden onze bezoekers ervan? ) op de agenda. Tevens gaan we een gesloten afdeling voor bestuur ( t.b.v. bestanden ) aanmaken Peter Buitendijk vraagt zich af of onze server ergens bij een bedrijf ondergebracht is. Aad v.d. Zanden meldt dat dit inderdaad het geval is. 11. Rondvraag Mw. v Kersten Heeft de dansmarathon nu eigenlijk wel opgebracht wat met er van verwacht had? Zij had de indruk dat dit niet leeft onder de kinderen. Het bestuur geeft aan dat we € 1100,- hiermee bijeen hebben gebracht door circa 45 leden. Het was zeker een geslaagde dag en een goede opbrengst voor de vereniging. Mw. van Schetsen Is het mogelijk om meer duidelijkheid te krijgen betreffende de kleding. Het bestuur antwoordt hierop dat bij aanschaf van nieuwe kleding er altijd gekeken zal gaan worden dat het product zeker 3 tot 5 jaar leverbaar is. In het aankomende jaar zal ook gekeken worden of het wedstrijdtenue vervangen gaat worden. De ouders van de leden moeten tekenen voordat een kind in de selectie gaat. Op dit formulier staat dat je altijd aanwezig moet zijn tijdens de lessen en je jezelf dient af te melden bij de trainster. Wat wordt er gedaan met de leden die dat niet doen? De trainster houden dit wel bij maar betere controle zal volgend jaar worden meegenomen. Dhr. Huffman Is het wellicht leuk om iets meer activiteiten te organiseren op bijvoorbeeld Delftdag en Koninginnedag. Dat we het leuk vinden is zeker een feit, echter de ledenaanwinst kunnen we momenteel niet hebben. Dit is momenteel ook een drempel om de vereniging verder te promoten. 12. Planning komend jaar Op de planning voor 2007 staan de volgende activiteiten: • Danskamp • Theatershow • Musicals in Delft Pauze 13. Presentatie Danskamp mei 2007 Tijdens deze presentatie is er een impressiefilm getoond van het voorgaande danskamp
