BPUG Seminar 2014
5/23/2014
PLANET AGILE 17E BPUG SEMINAR
.
Mijn project is Agile ……. Mijn operationele organisatie (nog) niet! Loop ik nu risico? Jan Heunks (IVE-er) Consultant / Trainer / Coach Gericht op performance vraagstukken Doel: op een adequate wijze veranderingen of verbeteringen aanbrengen in een demand-supply en / of regieorganisatie
M: 06 47 388 141
T: 036 750 1777 E:
[email protected] W: www.keyresult.nl GRIP OP UW PROJECTEN & IT-MANAGEMENT! www.bpug.nl
Planet Agile
2
1
BPUG Seminar 2014
5/23/2014
MINI QUIZ Waar werkt u: • Klant- / gebruikskant of IT-kant Klant- / gebruikskant: • Primair- of ondersteunend bedrijfsproces
IT-kant: • Nieuwe of te wijzigen IT-services of dagelijks beheer en onderhoud
Afhankelijkheid van IT: • Groot of Klein
Belangrijkheid van IT: • Automatiseren of Informatiseren
Wie werkt er NIET met één of meerdere informatiesystemen?
www.bpug.nl
3
Waardeketen [Porter]
ondersteunende activiteiten
Financieel mgmt & administratie HRM IT-management Inkoop ingaande operaties uitgaande marketing service logistiek logistiek en verkoop primaire activiteiten
Structureren en managen van informatie(oplossingen) is van cruciaal belang en kent een grote mate van complexiteit! www.bpug.nl
Planet Agile
4
2
BPUG Seminar 2014
5/23/2014
Wat gebeurt er verder allemaal in uw organisatie? Fusie Kortom, er is 1 Innovatie constante in de Overname organisatie: Ontvlechten Samenvoegen deze wijzigt! Nieuwe inzichten Internet diensten Procesorganisatie Wet en regelgeving Technologie ontwikkeling Besluitvormingsstructuren Veelbelovende (ERP-)systemen …… www.bpug.nl
5
Waardenetwerk IT-organisatie en klant- / gebruiksorganisatie Ik heb geen grip op mijn risico's, omdat ik niet weet waarvan ik afhankelijk ben ...
klant- / gebruiksorganisatie
klant- / gebruiksorganisatie
klant- / gebruiksorganisatie
klant- / gebruiksorganisatie
IT organisatie
IT organisatie
IT organisatie
IT organisatie
Traditionele afstemming tussen de IT-organisatie en de klant- / gebruiksorganisatie
Informatiewaarde
Een hedendaagse IT-organisatie bestaat uit: • IV-domein - informatievoorziening (ontwerpen en besturen) • IT-domein - informatietechnologie (bouwen en beheren)
www.bpug.nl
Planet Agile
Bedrijfswaarde
6
3
BPUG Seminar 2014
5/23/2014
Analyses Iedere verandering / wijziging dient beoordeeld te worden: • Waardeanalyse relevantie voor de organisatie
•
Afhankelijkheden en Kwetsbaarheden analyse organisatiekriticiteit (betrouwbaarheidseisen / beveiligingsniveau)
•
Impactanalyse consequenties van een (beoogde) verandering (beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid)
•
Risicoanalyse beïnvloedingsfactoren (negatief en positief) kans x impact -> tegenmaatregelen
•
Scenarioanalyse
•
Complexiteitsanalyse
mogelijke scenario’s en (onderbouwde) waarschijnlijkheden (best- / worst-cases) realiseerbaarheid, vanuit voorspelbaarheid
•
……. www.bpug.nl
7
COMPLEXITEIT Scala aan definities !!
Gemeenschappelijk kenmerk:
Simpel systeem
Complex systeem
Het heeft te maken met het aantal componenten, de mate van samenhang en relaties daartussen en de eigenschappen van de componenten zelf
Hoe meer componenten, hoe meer mogelijke relaties, hoe hoger de complexiteit!
Componenten geordend in domeinen www.bpug.nl
Planet Agile
8
4
BPUG Seminar 2014
5/23/2014
COMPLEXITEIT EN COMPLEX
Een airbus is ingewikkeld / gecompliceerd, maar niet complex (als je de Airbus uit elkaar haalt en weer in elkaar zet, dan heb je hetzelfde vliegtuig)
Een olifant kun je niet uit elkaar halen en weer in elkaar zetten, zodanig dat hij weer leeft - dit is complex
Een olifant is van een hogere complexiteit dan een vliegtuig, ook al zijn beide ‘een geheel, bestaande uit onderling verbonden delen’ www.bpug.nl
9
Complexiteitsanalyse (1) De structuur van een (informatie)systeem:
Ingewikkeld zeer moeilijk te begrijpen makkelijk te begrijpen
Eenvoudig Het gedrag van een (informatie)systeem:
Geordend (A)
Complex (B)
Chaotisch (C)
volledig voorspelbaar
enigszins onvoorspelbaar
erg onvoorspelbaar
www.bpug.nl
Planet Agile
10
5
BPUG Seminar 2014
5/23/2014
Complexiteitsanalyse (2) Dave Snowden
Ralph Stacey
(B)
verre van akkoord
complex
gecompliceerd
opkomende toepassing
goede toepassing
complexe adaptieve systemen
systeem denken
geordend
chaotisch
ongebruikelijk e toepassing
beste toepassing
(A)
chaotisch
simpel
niet geordend
requirements
complex
gecompliceerd
wanorde
simpel
dichtbij akkoord
crisis management
dichtbij zekerheid
(C)
verre van zekerheid
technologie
proces verbeteringen
voorspelbaarheid
www.bpug.nl
11
Voorbeeld facetten van complexiteit
Componenten O Relaties R
Aantal
Diversiteit
Veranderlijk -heid
Beheerinspanning
Inherente complexiteit
A
D
V
B
C
CAO
CDO
CVO
CBO
CCO
CAR
CDR
CVR
CBR
CCR
De complexiteit is het totaal van facetten! Laag complex / Gemiddeld complex / Hoog complex
www.bpug.nl
Planet Agile
(INDICATIEF) • Soort probleem (concreet – vaag) • Soort vraag (eenvoudig – onduidelijk) • Budget (klein – groot) • Omvang medewerkers (<5 – >20) • Disciplines (één – multi) • Locaties (één – veel) • Business belang (beperkt – essentieel) • Duur (kortlopend – langlopend) • Uitbesteding werk (deel – veel) • Technologie (status quo – nieuw) • Contract (eenvoudig – raam) • Interfaces (beperkt – veel)
12
6
BPUG Seminar 2014
5/23/2014
COMPLEXITEITSREDUCTIE • Het aantal relaties en / of componenten verminderen • Componenten uit de keten halen; systeemcomplexiteit verlaagt • Maximale complexiteitsreductie is bereikt wanneer het aantal componenten is gereduceerd tot 1 5W-aanpak Verspilling 1. Wat is er? verwijderen! 2. Wat is er nodig? 3. Wat kost dat? 4. Wat is niet meer nodig? 5. Wat moet worden gedaan om er vanaf te komen? www.bpug.nl
13
COMPLEXITEITSFACTOREN
Vier basisfactoren die de complexiteit bepalen DE MENSELIJKE FACTOR •Kennisniveau van betrokkenen •Mate van belangenstrijd •Taal- en cultuurverschillen •Organisatievermogen
HET RISICO •Schaarste resources •Continuïteit organisatie •Business Case •Wetgeving
DE OMVANG •Werkdruk •Aantal actief betrokkenen •Geografische spreiding •Logistiek •Contracten/Juridisering
VOORSPELBAARHEID •Mens- of machine doelen •Technologie •Politiek karakter •Aantal en aard van afhankelijkheden •Horizon (implicaties van acties)
Een gedegen analyse verlaagt de kans op mislukken of vertraging www.bpug.nl
Planet Agile
14
7
BPUG Seminar 2014
5/23/2014
EENVOUD: ‘weigeren’ om dingen te compliceren Verreweg de meeste organisaties proberen complexe uitdagingen het hoofd te bieden met gecompliceerde systemen, dit uit zich in: • procedures Niet • verticale lagen versimpeling! • structuren voor afstemming en coördinatie • zaken waarvoor ‘de top’ toestemming moet geven Maar intuïtie en • vergaderingen om af te stemmen (door managers) gezond • het schrijven van (overbodige) rapporten verstand Gevolg: Medewerkers jongleren met verschillende conflicterende prioriteiten
www.bpug.nl
15
Complexiteitsreductie door Lean Alle extra's, liflafjes en opsmuk verbannen !
• • • • • • • •
Het elimineren van niet-waarde toevoegende activiteiten Het voorkomen van verspilling in de (bedrijfs)processen Sterk gericht op standaarden (de op dat moment beste manieren om tot een gewenst resultaat te komen) Er valt altijd iets te verbeteren (continu leren) Bevoegdheden, middelen en competenties dicht bij de klant organiseren Een manager stimuleert een team (leren verbeteren) De klant krijgt de hoogste kwaliteit in serviceverlening (operationele excellentie) ………..
www.bpug.nl
Planet Agile
16
8
BPUG Seminar 2014
5/23/2014
Wanneer is een project agile? Het agile aanpakken van ontwikkeltrajecten vraagt om een andere wijze van projectmanagement, het streven is dat teams: • • • • • • •
snel en herkenbaar klantwaarde leveren werken aan herkenbare (deel)resultaten voor de eindgebruikers de mogelijkheid vaststellen of het resultaat inderdaad aan de wensen voldoet afspreken wat het resultaat van de volgende iteratie dient te zijn inspelen op veranderende behoeften en complexere omgevingen de focus richten op de “troughput”, het teamwerk en het leiderschap ……
www.bpug.nl
17
Wanneer is een operationele organisatie agile? Het agile aanpakken van beheer & onderhoud vraagt om een andere wijze van procesmanagement, het streven is dat teams: • werken aan (impliciete of expliciete) operationele principes • bewuste keuzes maakt (door leiders) hoe exploitatie plaatsvindt • silo’s afbreekt, natuurlijke grenzen definieert en een verantwoordelijkheidsstructuur creëert • de klantorganisatie kent en de belangrijkste end-to-end processen • activiteiten binnen processen identificeren die de grootste waarde voor klanten creëren • processen standaardiseren die het meest efficiënt zijn • bepalen waar flexibiliteit in het proces de grootste waarde creëert • ……….. www.bpug.nl
Planet Agile
18
9
BPUG Seminar 2014
5/23/2014
Drie hoofdaandachtsgebieden De operationele grondbeginselen die organisatorische flexibiliteit creëert .... •
Architectuur: platformen, systemen en infrastructuur
de stabiele, geïnstalleerde basis •
Operationeel model: processen, organisatie, besturing, inkoop
de gestandaardiseerde werkwijze •
Mindset: waarden, overtuigingen, competenties van medewerkers
de belangrijkste drijfveer van het gedrag
www.bpug.nl
19
Lean denken binnen een IT-organisatie ‘lean denken’ Product Manufacturing
New Development
Toyota Production System Lean product manufacturing
Lean product development Lean software development
Agile
Lean
Lean IT
Plan Do Act Check
Agile Operations
Lean IT Theorie en praktijk van Lean in een IT-omgeving
cv
IT-organisatie
www.bpug.nl
Planet Agile
20
10
BPUG Seminar 2014
5/23/2014
Vergelijk Aanpak
Toepassing
Hulpmiddelen & technieken
Agile Operations is gericht op een slanke,
Agile wordt gebruikt
Agile gebruikt
goedkope serviceverlening, gecombineerd met
voor het verhogen
voornamelijk
flexibele, just-in-time respons, afgestemd op de
van de snelheid van
hulpmiddelen
bedrijfseisen
levering van
vanuit Lean
informatiesystemen Lean IT is een mindset, gericht op een culturele
Lean IT wordt
Lean heeft een
IT-verandering en stelt de mens centraal, gebruik gebruikt voor het
breed scala aan
makend van hulpmiddelen en technieken, het
minimaliseren van
hulpmiddelen en
doel is om een IT-organisatie / -processen
verspilling in de IT-
technieken
effectiever en efficiënter te maken
organisatie
Beiden hanteren het principe van continue verbetering, het leveren van waarde aan de klant en zelfmanagement (empowerment) als belangrijkste aandachtspunten www.bpug.nl
Planet Agile
21
11
