HR Handboek: Hoe moderniseer ik mijn organisatie?

HR Handboek: Hoe moderniseer ik mijn organisatie? Guido Heezen Oprichter Effectory

Sociale innovatie toepassen

Sturen op basis van vertrouwen

Op zoek naar social value

Verantwoordelijkheden lager in de organisatie leggen

Ontwikkelen: beter worden in je vak

Energielekken opsporen

Voorwoord

‘Waarom is het nodig om mijn organisatie te moderniseren?’ zullen ongetwijfeld veel mensen zich afvragen bij het lezen van de titel van dit e-book. Ik zal u vertellen waarom ik van mening ben dat het hoog tijd is voor het merendeel van de organisaties in Nederland om te moderniseren. Effectory organiseert jaarlijks de Beste Werkgevers verkiezing. Hierdoor zijn wij bevoorrecht op een kijkje in de keuken bij de beste jongetjes van de klas. Wat blijkt? Duurzaam succesvolle organisaties hebben een aantal zaken gemeen die we als ‘modern’ kunnen bestempelen. Het wijkt af van de oude organisatiestructuren en wijze van leidinggeven die wij gewend zijn. De winnaars zijn open, eerlijke en no-nonsens organisaties met een informele directie. Verantwoordelijkheden liggen laag in de organisatie en medewerkers worden op handen gedragen. Vertrouwen in medewerkers is het fundament van deze organisaties. Ze hebben weinig stafdiensten en een zeer beperkte hoeveelheid management. Er is een duidelijk en concreet doel: ze zijn gericht op het leveren van concrete, échte toegevoegde waarde voor hun klanten en daarmee ook voor de maatschappij. Hiermee creëren zij bevlogenheid in de organisatie. Medewerkers worden innovatiever, creatiever en klantgerichter. Met als resultaat dat de organisatie beter gaat presteren. Bevlogenheid heeft een interessante bedrijfskundige kant. Het mooie van bevlogenheid is dat u er iets gratis bij krijgt. Een bevlogen medewerker kost namelijk precies hetzelfde als een niet bevlogen medewerker. U krijgt die plus, die meerwaarde van bevlogenheid als het ware cadeau. Het kost u niets extra’s, maar levert u wel héél veel meer op. Een duidelijk economisch voordeel. Het aan de ene kant zichtbaar maken van de bevlogenheid in uw organisatie en aan de andere kant het stimuleren van met name directie en management om bevlogenheid te faciliteren en energielekken aan te pakken, wordt steeds belangrijker. Ik hoop dat dit e-book inspiratie geeft hoe u uw eigen organisatie kunt moderniseren. Guido Heezen, oprichter Effectory

2

Inhoudsopgave Aanleiding Organisaties staan onder druk om steeds meer te doen


met minder mensen en middelen. Kiest u voor reorgani-

Richt

seren of moderniseren?

‘beter worden in je vak’. En minder op ‘zo snel mogelijk

ontwikkelingsmogelijkheden

en

salarisgroei

op

manager worden’. ............................................................................ 4

........................................................................... 14


Energielekken opsporen

Ga met uw medewerkers op zoek naar mogelijkheden

Spoor structureel energielekken op die medewerkers

om meer toegevoegde waarde te leveren, effectiever te

beletten om te presteren, zodat medewerkers zich niet

werken en kosten te besparen.

alleen 100% willen inzetten, maar zich ook 100% kunnen inzetten.

............................................................................ 6

........................................................................... 16

Sturen op basis van vertrouwen

HR pak het momentum

Vertrouw uw medewerkers en haal onnodige controleme-

Ga de dialoog aan met uw medewerkers en ontdek hoe u

chanisme zo veel mogelijk weg.

uw organisatie kunt moderniseren.

............................................................................ 8

........................................................................... 18

Op zoek naar social value

Over de auteur

Ga op zoek naar de toegevoegde waarde van de organisa-

Guido Heezen, oprichter van Effectory en HR trend-

tie aan het grotere geheel.

watcher.

........................................................................... 10

........................................................................... 20


Over Effectory

Leg de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de orga-

kers en klanten presteren beter.

Organisaties die beter in contact staan met hun medewer-

nisatie om zo bureaucratie terug te brengen en de hoeveelheid managment te beperken. ........................................................................... 12

........................................................................... 21 3

Aanleiding Organisaties staan onder druk om steeds meer te doen met minder mensen en middelen. Kiest u voor reorganiseren of moderniseren?

Organisaties staan onder druk om steeds meer te doen met minder mensen en middelen. Dit zorgt voor een grotere focus op het leveren van daadwerkelijke toegevoegde waarde. Zowel voor organisaties als medewerkers. Klanten worden steeds veeleisender en willen meer waarde voor hun euro’s. Ook organisaties kijken steeds kritischer naar de toegevoegde waarde die een medewerker levert ten opzichte van de kosten van dezelfde medewerker. Zo ontstaat een belangrijk spanningsveld. De kosten moeten omlaag en de toegevoegde waarde en productiviteit moeten verder omhoog. De manier waarop organisaties omgaan met dit spanningsveld, bepaalt wie er als beste uit de crisis komt.

Hoe gaan organisaties hier mee om? De meeste organisaties kijken eerst naar de commercieel directeur: waar kunnen we de omzet verhogen? Wanneer dit geen soelaas biedt, wordt er gekeken naar de financieel directeur: Waar is kostenbesparing mogelijk? De nadruk wordt gelegd op alle minder noodzakelijke dingen. Als deze bron van kostenbesparing is opgedroogd, dan wordt naar HR gekeken. Waar kunnen we de salariskosten terugbrengen? Van welke medewerkers kunnen we afscheid nemen?

De beslissende rol van HR Natuurlijk kan het zo zijn, dat het terugbrengen van het aantal 4

medewerkers nodig is. Dit zorgt voor een kostenbesparing. Het

Sturen op basis van vertrouwen;

is de rol van HR om dit op een zo goed mogelijke manier te

Verantwoordelijkheden lager in de organisatie leggen;

regelen. Gaat de volledige focus hier echter naar toe, dan laat

Ontwikkelen: beter worden in je vak;

u een noodzakelijke kans om sterker uit deze crisis te komen

Energielekken opsporen die medewerkers beletten om goed

liggen. Als u alleen snijdt en de organisatie niet moderniseert,

te presteren.

dan vraagt u uw medewerkers simpelweg hetzelfde te doen, alleen met minder mensen.

Uw organisatie moderniseren kunt u niet alleen. Daarom is het doel om samen met uw medewerkers uw organisatie te moder-

Dit levert mogelijk een stijging op in de productiviteit per mede-

niseren. Om zo de energie in de organisatie te behouden, bevlo-

werker, alleen per saldo wordt de organisatie hier niet sterker

genheid te stimuleren en als organisatie na de crisis beter uit de

van. Het levert qua extra toegevoegde waarde niet veel op. U

startblokken te komen.

verhoogt de druk op uw medewerkers. “When emotions go up, decision making goes down”. Hetzelfde geldt voor creativiteit. Twee zaken die ontzettend belangrijk zijn om de organisatie flexibel en veerkrachtig te houden.

“...de kracht van HR zit in het optimaal gebruik maken van de talenten van medewerkers...” Bent u de positieve uitzondering? Het is een bijzondere tijd waarin we leven en zeker voor HR. Een tijd waarin u als HR manager duidelijk het verschil kunt maken. U heeft een alternatief in handen. Doet u hetzelfde als 97% van de organisaties doen: bezuinigen door afscheid te nemen van medewerkers? Of gebruikt u deze crisis om HR stevig op de kaart zetten? Door te laten zien dat de kracht van HR zit in het optimaal gebruik maken van de talenten van medewerkers.

6 HR tips om te moderniseren In dit e-book bespreken we 6 HR-tips die u helpen om uw organisatie te moderniseren: Sociale innovatie toepassen; Social value ontdekken; 5


Het betrekken van medewerkers bij uw beleidsvoering

Ga met uw medewerkers op zoek naar mogelijkheden om meer toegevoegde

sociale innovatie toepast, maakt actief gebruik van de

waarde te leveren, effectiever te werken en kosten te besparen.

ideeën van de medewerkers om de eigen organisatie te

wordt sociale innovatie genoemd. Een organisatie die

verbeteren en te innoveren. Het levert niet alleen praktische ideeën op om beter te presteren, het stimuleert ook betrokken- en bevlogenheid bij uw medewerkers.

Omgekeerd managen Eenvoudig gezegd komt sociale innovatie neer op omgekeerd managen. Ideeën over de toekomst van een organisatie komen van oorsprong rechtstreeks van de directie en worden doorvertaald naar de werkvloer, waar er uiteindelijk mee gewerkt wordt. Dit is jarenlang toegepast, maar kan ervoor zorgen dat medewerkers zich niet altijd herkennen in de strategie van hun werkgever. Ze krijgen die opgelegd en draaien er in mee, maar voelen zich geen wezenlijk onderdeel van de strategie of zelfs niet van de organisatie. Sociale innovatie werkt precies andersom. Ideeën om slimmer en beter te werken worden bedacht op de werkvloer. Want wie weten er nu beter wat er aan de hand is en wat er kan verbeteren dan de mensen die het werk daadwerkelijk uitvoeren? Hoe zonde is het om geen gebruik te maken van hun kennis. Ideeën worden besproken met het management en uiteindelijk met de directie. Zo wordt samen het beleid voor de toekomst bepaald.

6

Met sociale innovatie aan de slag

Meer energie

Wilt u graag zelf met sociale innovatie aan de slag? Sta dan

Wat voor resultaat kunt u uiteindelijk verwachten? Belang-

vooraf stil bij de volgende punten:

rijker nog dan de inhoud van de oplossingen die u boven

Over welke onderwerpen wilt u dat uw medewerkers

tafel haalt, is de energie die er ontstaat in uw organisatie

nadenken? Probeer maximaal drie vraagstukken te kiezen

door het traject. Samen nadenken over de toekomst van de

waarover uw medewerkers zich kunnen buigen. Formuleer

organisatie, de kaders van de eigen functie overschrijdend,

scherpe, duidelijk omlijnde vragen die het issue helder in

schept een band en zorgt voor een grotere betrokkenheid

beeld brengen. Dit helpt uw medewerkers om in de goede

en bevlogenheid. Er worden bruggen geslagen tussen afde-

richting te denken. Uw formulering bepaalt hoe haalbaar de

lingen en er ontstaat meer begrip voor de beslissingen van

adviezen zijn die u krijgt.

de directie en het management. De organisational energy

Wat vaak prettig werkt, is brainstormen met medewer-

groeit. Dit is enerzijds iets ongrijpbaars, maar toch is het

kers van diverse afdelingen. Medewerkers kunnen zichzelf

duidelijk voelbaar, zowel voor medewerkers als voor klanten.

inschrijven op een onderwerp dat zij interessant vinden.

Het tilt uw organisatie naar een hoger niveau, zorgt voor een

Zo ontstaat vanzelf een gemotiveerde, gemengde groep

positieve werksfeer en meer creativiteit. En daar doet u het

mensen. Zij kunnen zelfstandig een sessie plannen en aan

allemaal voor!

de slag gaan met het onderwerp. Hier bent u bij voorkeur niet bij. Dit maakt het gemakkelijker voor het team om vrij-

Bent u er klaar voor?

uit en ongedwongen met elkaar in gesprek te gaan. Maak wel duidelijk welke vorm u de uitkomst graag wil zien: bij-

Wilt u inschatten in hoeverre uw organisatie open staat voor

voorbeeld in de vorm van 3 concrete adviezen.

sociale innovatie? Toets het door uw medewerkers de vol-

Spreek een basisregel af met de teams: alles mag gezegd worden. Een sfeer van veiligheid en vertrouwen creëren is een voorwaarde om een sessie te laten slagen. Durven mensen uit hun comfortzone te stappen en kritisch te zijn? Reken ze hier dan niet persoonlijk op af. Zit er een treffend idee bij? Dan is de volgende stap aan u.

gende vragen te stellen: Ben je op de hoogte van de uitdagingen en dilemma’s waar we als organisatie voor staan? Is jou wel eens gevraagd wat er kan verbeteren in de organisatie? Merk je dat we hier dan ook mee aan de slag gaan?

Hoe gaat u hiermee om? Wie is verantwoordelijk voor de

Staat het management open voor veranderingen?

uitvoering? Degene die met het idee komt, is niet altijd de

Zijn we er allemaal op gericht om handiger en slimmer

beste projectleider. Wie wordt dit wel? Krijgen zij budget of

te werken?

ruimte in hun takenpakket om het idee te gaan uitvoeren? Hoe concreter u hierover communiceert, hoe succesvoller

Signaleert u ruimte voor groei op dit gebied? Bespreek het

het traject zal zijn.

eens in een werkoverleg. De kans is groot dat uw medewerkers positief verrast zijn door uw initiatief.

“Sociale innovatie tilt uw organisatie naar een hoger niveau, zorgt voor een positieve werksfeer en meer creativiteit.”

Tip! Bekijk de video: 7 tips voor sociale innovatie

7

Sturen op basis van vertrouwen Vertrouw uw medewerkers en haal onnodige controlemechanisme zo veel mogelijk weg. Effectory voert jaarlijks een groot aantal medewerkersonderzoeken uit. De resultaten van deze onderzoeken geven inzicht in de belangrijke eigenschappen van een duurzaam succesvolle organisatie. Binnen een duurzaam succesvolle organisatie is het voor medewerkers mogelijk om een verschil te maken. Eén van de eigenschappen is, dat medewerkers de ruimte krijgen om verbeteringen die ze signaleren ook daadwerkelijk te realiseren.

Richting en kaders Medewerkers worden met een duidelijke richting binnen afgesproken kaders losgelaten met als resultaat: gemotiveerde medewerkers en flexibele organisaties die snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden. Op basis van het succes van deze organisaties, zien we dat aansturen op basis van vertrouwen werkt.

Medewerkers loslaten werkt niet? Een groot aantal organisaties in Nederland is jarenlang primair aangestuurd op basis van controle. Een aantal van hen gaat nu relatief ‘snel’ over naar aansturing op basis van vertrouwen. Vaak geïnspireerd door het nieuwe werken, mogelijke kostenbesparing en nieuwe technische mogelijkheden. Veel van deze

8

organisaties ervaren juist het tegenovergestelde van de eerder

De juiste mix

genoemde succesvolle organisaties. Sturen op basis van vertrouwen werkt niet of werkt niet goed genoeg.

Wat gaat er dan mis?

Organisaties kunnen optimaal functioneren wanneer medewerkers de juiste mix van vrijheid en verantwoordelijkheid ervaren. Aansturen op basis van vertrouwen is op de lange termijn absoluut het meest duurzaam. Het zorgt voor succesvolle, flexibele

Veel organisaties willen hun medewerkers meer loslaten en

en innovatieve organisaties. Medewerkers willen graag bij dit

meer aansturen op basis van vertrouwen. Hoe pakt u dit als

soort organisaties werken.

organisatie op een succesvolle manier aan? Neem hier voor de tijd!

Op zoek naar een nieuwe balans

Wanneer u uw medewerkers van de één op de andere dag vol-

Aansturen op basis van vertrouwen is dus niet hetzelfde als het

ledig los laat, dan is de kans groot dat dit niet werkt. Toch zien

ineens volledig loslaten van medewerkers. Het is een traject dat

we dat veel organisaties onbewust en onbedoeld deze strategie

u samen met uw medewerkers ingaat. Het vraagt zowel van

toepassen. De randvoorwaarden worden geschept (flexplekken,

de organisatie, leidinggevenden als medewerkers een andere

thuiswerken, sturen op output, et cetera). Alleen... leidingge-

set overtuigingen en een ander gedrag. Begeleiding is hierbij

venden en medewerkers kunnen nog onvoldoende omgaan met

essentieel.

de nieuwe mix van vrijheid en verantwoordelijkheid. En worden hier niet bij geholpen.

Het is belangrijk dat iedereen op zoek gaat naar een nieuwe balans tussen vrijheid en verantwoordelijkheid. Alleen wanneer

“Een metafoor: Vandaag is de grote dag. U gaat een kindje leren fietsen. U zet het kleine fietsje met de standaard open op straat neer, doet een stap naar achteren en vertrouwt erop dat het goed komt. Uw zoon, dochter neefje of nichtje kijkt u vragend aan. U doet helemaal niks! U stuurt immers op basis van vertrouwen. Hoe hoog schat u de kans dat hij of zij fluitend wegfietst? Wat gebeurt er met de wil en motivatie om te fietsen, naarmate deze situatie langer voortduurt?”

u tijdens deze zoektocht continu in contact blijft met uw medewerkers, ziet u wat er nodig is om ze een stap verder te brengen in hun zoektocht. Alleen dan ziet u welke begeleiding, leiderschapsstijl of aansturing er op dat moment nodig is.

Tip! De klassieker Situationeel Leiderschap van Kenneth Blanchard geeft concrete handvatten voor medewerkers en leidinggevenden tijdens deze verandering.

Blijven de resultaten achter, dan wordt dit door cynici al snel gezien als de bevestiging dat het loslaten van medewerkers en het sturen op vertrouwen niet werkt. Is dat wel terecht?

9

Op zoek naar social value Ga op zoek naar de toegevoegde waarde van uw organisatie aan het grotere geheel. Het zou het gesprek van de dag moeten zijn: de toegevoegde waarde van organisaties aan het grotere geheel. Ook wel social value of society value genoemd. Bij het succesvol toepassen, kan het als raketbrandstof dienen voor de bevlogenheid binnen organisaties. Tegelijkertijd kan het een enorm effect hebben op uw aantrekkelijkheid als werkgever.

In perspectief Waarom is het onderwerp social value juist nu zo belangrijk? Om werkelijk toe te voegen aan het grotere geheel, maar zeker ook vanwege de bevlogenheid van uw medewerkers! Het komt voort uit het besef dat we te maken hebben met 1) een economische crisis: op krediet gebaseerde economieën blijken niet houdbaar te zijn, 2) een energiecrisis: fossiele brandstoffen raken uitgeput en 3) een potentieel probleem met onze voedselvoorziening. Het klimaat verandert, waardoor onze voedselvoorziening in gevaar komt. Terwijl er op de aarde steeds meer mensen bij komen die ook nog langer leven. Dat betekent dat het nodig is om oplossingen te verzinnen voor de dingen die er op ons afkomen. Denk aan oplossingen voor: Een efficiënte opwekking en opslag van energie; Het goed produceren en verdelen van voedsel;

10

Zinloze overconsumptie; Klimaatverandering; Enz.

Organisaties kunnen de wereld redden

organisaties die een bijdrage leveren aan het grotere geheel.

Ga op zoek naar uw social value Als u talent wilt blijven binnenhalen en merkt dat u wat van uw aantrekkelijkheid aan het verliezen bent, dan wordt het tijd dat

Het is zinvol wanneer we ons minder richten op enkel sharehol-

u op dit gebied stappen gaat zetten. Zoek uw maatschappelijke

der value en ons véél meer richten op het leveren van werkelijke

functie verder op, scherp het aan en communiceer deze:

toegevoegde waarde voor de maatschappij. Dit geldt niet alleen

Ga samen met wat bestuurders en medewerkers kijken op

voor organisaties in de private sector, het geldt net zo goed voor

welke manier uw organisatie werkelijk bijdraagt aan een

de non-profit sector. Ook daar zien we dat veel organisaties in het gevecht om macht en geld, de focus op waar het werkelijk om draait voor een groot deel uit het oog hebben verloren.

mooiere, betere wereld. Diep dit verder uit, scherp het aan, maak hier nóg veel meer de missie van het bedrijf van. Vergroot het interne besef.

“Het zou zinvol zijn wanneer we ons minder richten op het leveren van shareholder value en ons véél meer richten op het leveren van werkelijke toegevoegde waarde voor de maatschappij.”

Ga dan ook werkelijk vanuit deze insteek de wereld veranderen. Bekijk de video van Beste Werkgevers 2012, waarin dit verhaal uitgebreid verteld wordt:

Het gaat om de core business Het is belangrijk dat u vanuit de core business, dus datgene waar uw organisatie goed in is, bijdraagt aan het grote geheel. Het overgrote deel van de organisaties voegt al in meer of mindere mate toe aan het grote geheel. Als organisatie levert u namelijk ook een bijdrage aan de maatschappij wanneer u mensen opleidt of beter maakt, ontspanning regelt, zekerheid vergroot, ondernemen en innoveren stimuleert of huisvesting regelt. Het totale succes van een organisatie is een combinatie van financieel succes, het nemen van sociale verantwoordelijkheid en een goed gastgebruik van het milieu. Consumenten vinden het dus steeds belangrijker om te kopen bij organisaties die op een goede manier met hun omgeving omgaan. En ook medewerkers vinden het steeds belangrijker om te werken bij

11


Moderne organisaties die duurzaam succesvol zijn, leggen verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie. Met als gevolg dat ze weinig hiërarchie en management en weinig overhead nodig hebben. Medewerkers ervaren vrijheid en verantwoordelijkheid. Dit stimuleert onder andere hun bevlogenheid.

Start de zoektocht hoe u verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie kunt leggen. Om zo de bureaucratie verder terug te brengen en de hoe-

Ruimte voor medewerkers

veelheid management te beperken. Zo stimuleert u ondernemerschap. Binnen

duurzaam

succesvolle

organisaties

hebben

zowel

management als ondersteuning slechts één doel... en dat is zorgen dat hun specialisten en medewerkers in de frontlinie steeds beter en beter hun werk kunnen doen. Ze sturen op basis van vertrouwen in plaats van controle. Ze streven naar een zo groot mogelijke ruimte voor medewerkers om het verschil te maken. Ze hebben een groot vertrouwen dat hun medewerkers het beste weten hoe het werk uitgevoerd kan worden en beperken procedures en bureaucratie tot een absoluut minimum. Zij geloven dat medewerkers prima in staat zijn om zelf de juiste beslissingen te nemen, mits zij over de juiste informatie beschikken. Ze doen er ook veel aan om medewerkers van de juiste informatie te voorzien.

12

Het resultaat?

loog met medewerkers een belangrijke reden is van hun sterke stijging in hun medewerkerbeleving.

Het resultaat is een flexibele organisatie, waarin medewerkers zich enorm gewaardeerd voelen en een groot zelf-oplossend

Effectory

vermogen ontwikkelen. Met als bijkomend voordeel dat u als organisatie weinig overhead en weinig management nodig hebt.

Ook bij Effectory hebben we er samen met management en medewerkers voor gekozen om te gaan werken zonder mana-

De vraag die veel organisaties bezig houdt is: hoe kunnen wij

gers. Veel van onze mensen staan rechtstreeks in contact met

de roep om meer vrijheid in het werk het beste invullen? Wat

onze klanten. Zij kunnen uitstekend inschatten wat hun wensen

past bij ons? Hoe sturen we op vertrouwen en in welke mate

zijn en wat er intern nodig is om hieraan te voldoen. Daar zijn

is controle nodig? Waarschijnlijk bent u er ook mee bezig en

geen strakke managementcontroles, uitgebreide werkinstruc-

weegt u de mogelijkheden in uw organisatie af. Wellicht kunnen

ties of protocollen voor nodig. Wel korte lijntjes en de vrijheid

de volgende praktijkvoorbeelden u inspireren.

om zelf zaken adequaat op te pakken en te regelen. Beslissings-

Buurtzorg

bevoegdheid op elk niveau, want onze mensen willen het liefst dichtbij de klant staan en snel schakelen, ook als zaken buiten hun eigen functieomschrijving vallen.

Buurtzorg is een extreem voorbeeld, maar om een beeld te geven over een mogelijke beperking van ondersteuning en

We zijn overgegaan op zelfsturende teams. Alle functies zijn

management: Buurtzorg groeit met 150-200 medewerkers per

herverdeeld en zo zijn gemixte teams ontstaan, waarin vanuit

maand. Teams regelen de werving en selectie zelf. Ze hebben

elk vakgebied een aantal specialisten werkzaam is. Deze teams

geen grote HR-afdeling die dit regelt. Sterker nog Buurtzorg

hebben korte lijntjes, het zijn feitelijk mini-ondernemingen.

groeit richting de 6.000 medewerkers en zij hebben een over-

Met elk eigen financiële cijfers en volledige beslissingsbevoegd-

head van 30 fte plus een aantal coaches.

heid. Onze medewerkers voelen zich nu allemaal commercieel medeverantwoordelijk. Thuiswerken is mogelijk en er zijn

“Ik sprak laatst een zorgmanager van een zorginstelling over Buurtzorg. Verbaasd sprak zij: “er zijn medewerkers die vroeger bij ons werkten en nu bij Buurtzorg werken. Ik hoor dat zij daar dingen doen die ik bij hen nooit voor elkaar had gekregen. Toen ik hiernaar vroeg zeiden zij: Klopt, maar nu bepalen we het zelf.” Ordina

flexwerkplekken, maar opvallend genoeg wordt hiervan slechts met mate gebruik gemaakt. Onze medewerkers blijken toch behoefte te hebben aan sociale cohesie en een relatief vaste werkruimte. Deze binding is een van de sterktes van onze organisatie en werkt enorm motiverend. Vrijwel iedereen is inmiddels vertrouwd geraakt met deze nieuwe manier van werken. Het resultaat? Onze organisatie is efficiënter geworden. We zijn met minder mensen tot meer in staat. En wat heeft het ons nog meer gebracht? Medewerkers die nog meer betrokken zijn bij onze organisatie en bevlogen

Ook bij Ordina geeft HR-directeur Wouter van Essenberg aan

zijn in hun werk.

dat het platter maken van de organisatie en het verminderen van managementlagen, samen met het uitbreiden van de dia-

13


Duurzaam succesvolle organisaties hebben heel scherp

Richt ontwikkelingsmogelijkheden en salarisgroei op ‘beter worden in je vak’.

waarde wordt geleverd. Door de vakmensen of specialis-

En minder op ‘zo snel mogelijk manager worden’. Waardeer specialisten en

ten in de frontlinie. Deze specialisten worden op handen

vakmensen meer.

gedragen. Het verder ontwikkelen in je vak of specia-

voor ogen waar in hun organisatie de toegevoegde

lisme wordt bij deze organisaties enorm gestimuleerd. Er wordt veel geïnvesteerd in opleiding en het nog beter maken van specialisten.

Weinig opleidingsbudget Door de crisis drogen de opleidingsbudgetten en promotiekansen steeds verder op. Dit kan echter de bevlogenheid en betrokkenheid van uw team aantasten. Juist nu heeft u bevlogen en betrokken medewerkers extra hard nodig, want zij vormen een belangrijke sleutel tot het succes van uw organisatie. Hoe kunt u – met de beperkte middelen die u heeft – toch inspelen op de behoefte van uw medewerkers om zich te ontwikkelen? Medewerkers willen zich graag ontwikkelen en doorgroeien. In tijden van economische crisis is uitblinken op het werk één van de manieren voor medewerkers om van een baan verzekerd te blijven. Ook is het een manier om afwisseling in het werk te brengen. Een nieuwe baan ligt tegenwoordig immers niet meer voor het oprapen. Uit onderzoek blijkt dat ruim 83% van de

14

medewerkers graag wil blijven werken voor hun huidige werk-

passen. U kunt ook de medewerkers die zich sterk ontwik-

gever. Meer dan de helft van de medewerkers vindt echter ook

kelen binnen hun huidige functie als voorbeeld stellen.

dat de doorgroeimogelijkheden op de werkplek onvoldoende zijn. Hoe gaat u hiermee om?

Wanneer zijn uw medewerkers succesvol? Kunnen uw medewerkers succes boeken zonder (snel) te stijgen in functieniveau? Bijvoorbeeld door hun bestaande werk bijzonder goed

“Verdieping of verbreding van de huidige functie kunt u ook zien als ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden. Het beter worden in je vak.”

te doen, zich heel snel te ontpoppen als inhoudelijk specialist of aanspreekpunt te zijn voor de opleiding en ontwikkeling van andere medewerkers. Kortom, welke alternatieve routes zijn er naar succes? Hoe zit het met waardering in uw organisatie? Welke stap-

Bij de termen doorgroeien ontwikkelingsmogelijkheden denkt u al snel aan promotie naar een nieuwe functie. Als er binnen

pen kunt u nemen om medewerkers die zich gespecialiseerd hebben binnen hun functie extra te waarderen?

uw organisatie voldoende doorgroeimogelijkheden zijn, is dat

Wat kunt u doen om verdieping of verbreding van bestaande

een prima invulling. Zijn de mogelijkheden echter beperkt, dan

functies mogelijk te maken en te belonen? Denk bij belo-

is het slim de groei of ontwikkeling van uw medewerkers los te

ning niet alleen aan zaken zoals arbeidsvoorwaarden, beslis-

koppelen van groei naar een nieuwe functie. Verdieping of ver-

singsbevoegdheid en toegang tot bepaalde informatie maar

breding van de huidige functie kunt u namelijk ook zien als

juist aan aanzien, invloed, inspraak, aandacht, erkenning,

ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden. Het beter worden

training of meer zelfstandigheid.

in je vak. Door ook deze manier van ontwikkelen en groeien te waarderen, vergroot u de kans dat uw medewerkers tevreden

Betrek uw medewerkers in het proces

blijven met hun ontwikkelingsmogelijkheden. Als beloning zou u hen bijvoorbeeld extra verantwoordelijkheid of een nieuwe taak

Ga samen met uw medewerkers op zoek naar oplossingen op

kunnen geven, zoals het trainen van andere medewerkers. Ook

het gebied van ontwikkelingsmogelijkheden. Formuleer de ont-

zou u hen kunnen uitnodigen mee te denken over het beleid van

wikkelingsvraag zo concreet mogelijk en stel reële randvoor-

uw organisatie of aanwezig te zijn bij sollicitatiegesprekken met

waarden. Zo vergroot u de kans dat de ideeën realistisch en

potentieel nieuwe medewerkers.

daarmee ook uitvoerbaar zullen zijn. Een randvoorwaarde kan

Knelpunten

zijn: de oplossingen moeten passen binnen de bestaande functies, zonder dat het noodzakelijk is externe trainers in te huren en de uitvoering mag maximaal een x-aantal uur per dag/week/

Om erachter te komen of er op dit vlak knelpunten in uw organisatie zitten, kunt u een analyse maken door de volgende vragen te beantwoorden:

maand per medewerker in beslag nemen.

Tip!

Hoe is de beleving van uw medewerkers? Hebben uw medewerkers het beeld dat doorgroei of ontwikkeling naar een

Zorg ervoor dat vakmanschap en specialisten minstens zo

nieuwe functie gelijk staat aan groei binnen een bestaande

worden gewaardeerd als management en zorg dat ontwikke-

functie? Hoe is dat beeld ontstaan en hoe kunt u dat ver-

ling, doorgroeimogelijkheden en beloning hier op aansluiten.

anderen? Om de beleving van uw medewerkers te veranderen, hoeft u niet gelijk het functie- en salarishuis aan te

15

Energielekken opsporen Spoor structureel energielekken op die medewerkers beletten om te presteren, zodat medewerkers zich niet alleen 100% willen

Vergelijk de energie van een organisatie met een accu. Is

inzetten, maar zich ook 100% kunnen inzetten.

deze vol of leeg. De energie en dus accu van een organisatie wordt weer gevormd door de accu’s van alle medewerkers in de organisatie. Zonder bevlogen medewerkers staat de organisatie stil.

Positieve energie Een goede, positieve energie in de organisatie is ontzettend belangrijk. De energie van de organisatie wordt bepaald door de energie van de mensen. Daarom is het belangrijk om alert te zijn op energievreters en energiebevorderaars. Energiebevorderaars zijn zaken als uitdagend werk, weten dat je er toe doet, een goed contact met collega’s en leidinggevende, goede feedback en af en toe een compliment. Energievreters zijn het tegenovergestelde. Maar u kunt ook denken aan zaken zoals rolonduidelijkheid, permanente werkdruk of een vervelende werksfeer. Energielekken zitten vaak lokaal en iedereen weet eigenlijk wel waar ze zitten in de organisatie. Elk groot en middelgroot bedrijf heeft wel een afdeling die gewoon niet lekker loopt. De mensen zitten niet lekker in hun vel. Er wordt veel geklaagd en er wordt niet bereikt wat het management wil bereiken. De mensen slepen zich naar hun werk.

16

Richting

dien gezien als een belangrijke stressfactor op het werk. Het legt veel druk op het individu, omdat deze continu energie besteedt aan het creëren van meer duidelijkheid.

Energie is pas echt zinvol wanneer het goed gericht is. Sterker

Effectiviteit: Worden uw medewerkers in staat gesteld om

nog, een organisatie is alleen maar in staat om de energie vast

doelgericht te werken en de juiste dingen te doen? Hiervoor

te houden wanneer er richting is:

is het van belang dat medewerkers weten welke resultaten

Doelen moeten duidelijk zijn.

van hen verwacht worden. Een permanent te hoge werkdruk

Medewerkers moeten weten waar ze aan toe zijn. Hoe het ervoor staat. W eten wat ze kunnen doen om bij te dragen.

kan ook roet in het eten gooien. Efficiëntie: Worden uw medewerkers in staat gesteld

Eventuele speerpunten of kernwaarden moeten duidelijk

om efficiënt te werken? Efficiëntie is tweeledig, het draait

zijn, helder zijn voor de medewerkers en de mensen moeten

zowel om de kennis als de middelen die medewerkers nodig

zich erin kunnen herkennen. Er moet voldoende informatie beschikbaar zijn over hoe het gaat.

hebben om hun werk goed uit te kunnen voeren. Leiderschap van de organisatie: Leiderschap en juiste sturing zijn essentieel voor een goede prestatie van medewerkers. Alleen een goede leider kan medewerkers tot groei

“De succesformule = energie + richting”

en goede prestaties inspireren. Belangrijke energiebevorderaars vanuit goed leiderschap zijn zaken als goede feedback, motivatie, waardering en een goed contact met de leiding-

Organisaties die zowel de energie als richting goed voor elkaar

gevende.

hebben, zijn organisaties die ook in deze tijd succesvol opereren. En dat is zeker een prestatie. Want als het economisch

Bovenstaande thema’s (en méér) komen aan bod in het mede-

allemaal voor de wind gaat en het kan allemaal niet op, dan is

werkersonderzoek, van Effectory. Via dit onderzoek komen

het relatief makkelijk om een goede werkgever te zijn. Maar

energielekken expliciet naar boven. Met deze sturingsinformatie

in deze tijd... Probeer maar eens te voorkomen dat er mas-

stelt u uw managers en medewerkers in staat om ook echt iets

saal energielekken ontstaan in een situatie waarin u misschien

aan de energielekken te doen.

genoodzaakt bent om in te krimpen.

Hoe spoort u energielekken op? Door bewust te sturen op de volgende energiebesparende HR thema’s zal uw organisatie beter presteren: Rolduidelijkheid van de medewerker: Is het voor uw medewerkers duidelijk hoe ze hun werkzaamheden moeten uitvoeren en wat de prioriteiten in hun werk zijn? Indien er hierover onduidelijkheden zijn of wanneer de rol binnen de organisatie niet duidelijk is, gaat veel energie verloren aan de verkeerde zaken. Rolonduidelijkheid wordt boven-

17

HR pak het momentum Ga de dialoog aan met uw medewerkers en ontdek hoe u uw organisatie kunt moderniseren. Als u het zou vergelijken met jaargetijden, dan zitten we nu midden in de winter... alleen na de winter komt de lente. Hoe zorgt u ervoor dat u als organisatie de winter overleeft en snel uit de startblokken komt wanneer de eerste tekenen van de lente aanbreken?

De bal ligt bij HR Regelmatig spreken we HR managers die het gevoel hebben dat bestuurders onvoldoende naar hen luisteren. Dat het vak te instrumenteel wordt benaderd en dat het strategisch belang, onterecht, onvoldoende wordt ingezien. Wanneer er een moment is waarop u als HR uw plek in de bestuurskamer kunt veroveren, dan is het nu. HR is nog nooit zo beslissend geweest. Zorg dat u op de hoogte bent van de trends in modern werkgeverschap. Weet wat er waar speelt binnen uw organisatie en zorg dat u dit hard kunt maken. Ga de dialoog aan met de medewerkers en betrek hen bij de uitdagingen waar u als organisatie voor staat. Zo vindt u blokkades die hen beletten te presteren. Zij weten vaak als geen ander hoe u kosten kunt besparen, hoe u effectiever kunt organiseren, waar kansen liggen en hoe de organisatie extra waarde kan toevoegen aan (toekomstige) klanten.

18

Een belangrijk bij-effect is dat de betrokkenheid en bevlogen-

ma’s, per afdeling of team, afgezet tegen de benchmark van

heid van uw medewerkers toeneemt. Ze ontwikkelen een groter

uw keuze:

zelf-oplossend vermogen en ze groeien in hun specialisme.

Bevlogenheid Betrokkenheid

Uw organisatie in kaart

Medewerkerstevredenheid Vitaliteit

Uw medewerkers bepalen uw organisatiesucces. Met een mede-

Rolduidelijkheid

werkersonderzoek gaat u de dialoog aan met uw medewerkers.

Efficiëntie

U geeft op een positieve manier aandacht aan uw mensen, laat

Leiderschap

hen meedenken over bedrijfskundige beslissingen en u meet

Klantgerichtheid

nauwkeurig hoe uw organisatie presteert. Voor uw medewerNaar wens brengen wij voor u ook andere HR-thema’s in kaart

kers is het een belangrijke communicatievorm.

die binnen uw organisatie een rol kunnen spelen. Bijvoorbeeld Een modern medewerkersonderzoek biedt u een houvast voor

loyaliteit, werksfeer, motivatie, effectiviteit, productiviteit, ver-

de belangrijke missie om uw organisatie te moderniseren en

loopbestendigheid, verzuimbestendigheid of veranderingsbe-

helpt u bij het behalen van dit doel:

reidheid.

Het geeft u een gefundeerd inzicht in hoe de zaken er voor staan. U vergroot het bewustzijn bij het management.

Gratis checklist: een succesvol medewerkersonderzoek

Het geeft concreet inzicht aan welke knoppen u kunt draaien voor een betere prestatie.

Een medewerkersonderzoek levert een

Het stelt u in staat om energielekken te signaleren en op decentraal niveau op te lossen.

schat aan informatie op. Hoe zorgt u voor een professionele opzet? Profi-

Het is actiegericht. Medewerkers, leidinggevende en teams kunnen direct aan de slag.

teer van de kennis van de marktleider. De gratis checklist van Effectory is een

Het stelt u in staat om de voortgang te volgen en bij te sturen.

beknopt boekje vol handige tips voor een professionele opzet.

De belangrijkste HR-thema’s in kaart De gratis checklist is een beknopt boekje vol handige tips voor Het medewerkersonderzoek van Effectory kijkt verder dan

het opzetten van een succesvol onderzoek. U vindt er onder

een

Het

andere een quickscan voor de opzet van uw onderzoek. Met dit

ene team kan problemen hebben met de klantgerichtheid, bij

boekje weet u zeker dat u niets vergeet. Het is een onmisbaar

het andere team is leiderschap misschien een issue. Wanneer

hulpmiddel voor een succesvol onderzoek.

traditioneel

medewerkerstevredenheidsonderzoek.

u werkt aan de juiste HR-thema’s, wordt de mening van uw medewerkers over de gehele linie positiever.

Vraag de checklist aan op: www.effectory.nl/checklist

U ziet precies hoe uw organisatie scoort op de volgende the-

19

Over de auteur

Guido Heezen, oprichter van Effectory en HR trendwatcher Effectory is gestart vanuit de overtuiging dat organisaties die goed in contact staan met hun eigen medewerkers en klanten én beter presteren én leuker zijn om voor te werken. In Europa is Effectory marktleider op het gebied van medewerkersonderzoek. Effectory heeft een uniek instrument ontwikkeld dat veel meer inzicht geeft dan traditioneel medewerkertevredenheidsonderzoek. Het is een complete scan van uw organisatie, vanuit het perspectief van je eigen mensen. Meer dan 800 grotere organisaties meten periodiek bij Effectory. Het is gevestigd op de Singel in Amsterdam; hier werken zo’n 150 enthousiaste medewerkers. Ook dit jaar wordt gewerkt aan het uitbouwen van Effectory’s leidende positie in medewerkersonderzoek. Het onderzoek toont naast medewerkerstevredenheid ook zaken als betrokkenheid, bevlogenheid, leiderschap, efficiëntie en klantgerichtheid. Volg Effectory op twitter: twitter.com/effectory of volg Guido Heezen op twitter via: twitter.com/guidoheezen. Guido Heezen is geïnteresseerd in wat er gebeurt in de directiekamers van 500+ organisaties. Hij signaleert en destilleert trends op het gebied van HR en verzorgt lezingen en workshops.

“Het is mooi om de impact te zien die de instrumenten en mensen van Effectory hebben op de energie binnen organisaties!” Hij haalt veel energie uit het ontwikkelen van instrumenten waarmee organisaties in staat worden gesteld beter in contact te komen met hun eigen medewerkers en klanten.

20

Effectory

Effectory

Bij Effectory willen we dat Nederland hét land wordt waar organisaties, hun medewerkers en hun klanten op een constructieve manier met elkaar omgaan. Hierdoor presteren organisatie beter, innoveren diensten en producten sneller, wordt het leefen werkklimaat aangenamer, wordt er meer rekening gehouden met elkaar en wordt er goed omgegaan met de omgeving. Effectory helpt al sinds 1996 organisaties beter te presteren door ze op een goede en objectieve manier in contact te brengen met hun eigen medewerkers en klanten. Meer dan 800 relaties vertrouwen momenteel hun medewerkers- en/of (interne) klantenonderzoek aan Effectory toe. Visie Organisaties die beter in contact staan met hun medewerkers en klanten presteren beter. Alleen een onderzoek leidt niet tot verbetering. We besteden daarom veel aandacht aan de inbedding van het onderzoek in uw organisatie. De aanpak komt voort uit onze overtuiging dat de informatie uit een onderzoek niet alleen tot het management of de directie beperkt moet blijven. Alle spelers in uw organisatie moeten beschikken over de juiste informatie om hun werk optimaal te kunnen doen. We zorgen daarom voor prikkelende onderzoeken en zeer heldere, laagdrempelige rapportages waar iedereen direct mee uit de voeten kan. Daarnaast bieden we advies, praktische hulpmiddelen en ondersteuning voor de follow-up van het onderzoek. Alleen zo realiseert u daadwerkelijk verbetering!

21

HR Handboek: Hoe moderniseer ik mijn organisatie?

Recommend Documents