PLANET AGILE 17E BPUG SEMINAR
.
Lean toegepast op PRINCE2
Projectmanagement is waste (maar noodzakelijk)
Martin van Borselaer • Mens-, organisatie- en procesverbeteraar Projectmanager/verandermanager & coach • PRINCE2 Practitioner ScrumMaster Lean Six Sigma Green Belt
Oracle ICT integratie specialist - SOA/BPM Nieuwegein
www.bpug.nl
2
Lean toegepast op PRINCE2
Projectmanagement is waste (maar noodzakelijk) Achtergrond
Vanuit mijn praktijkervaring • Sinds 2009 MSP + PRINCE2 + Agile/Scrum • 3x audit, 2x gateway • Tevreden opdrachtgevers, tevreden projectmanager
Doel
Wat gaan we leren? • PRINCE2 beter op maat maken • Slimmere (meer effectieve) projecten • Betere resultaten
Inhoud
Wat gaan we doen?
• Lean introductie • Lean oefenen • Lean toepassen op projectmanagent
www.bpug.nl
3
Wat is lean? • Lean is een filosofie en vooral manier van werken waarbij alles en iedereen in de onderneming zich richt op het creëren van waarde in alle processen en het elimineren van verspillingen. • Lean is een methode met een verzameling tools. • Lean is een continu verbeterproces. • Lean is (in het begin) contra intuïtief, het is vooral een andere manier van denken.
www.bpug.nl
4
Lean is all of the above Methode/Systeem
Mensen
Continu verbeterproces
Waarde en verspilling
Manier van denken / filosofie
Meer • • • •
www.bpug.nl
Minder
Waarde • Doorlooptijd Kwaliteit • Kosten Klanttevredenheid Medewerkerstevredenheid
5
Lean wordt overal toegepast Project Management
Medical
Startup
Service
Construction
Software Development
Manufacturing
IT
Integration
Six Sigma
Accounting
www.bpug.nl
6
Waarde vermeerderen door reduceren waste Vastgesteld door eindklant! “Voice of the customer”
Idee (Waarde)
Zand weghalen
Genieten!
www.bpug.nl
7
Vormen van waste Transport
WASTE
Voorraad
Mura variatie Beweging
Muri overbelasting Wachten
Muda verspilling Overproductie
Overbewerking
Kwaliteitsproblemen Capaciteiten van mensen
www.bpug.nl
8
Analyse value/waste Waardeanalyse Processtap
Vraag
Proces
Voice of the business
Stap a
Creëren van waarde?
Vasthouden
Nee Stap b Noodzakelijk?
Product Voice of the customer
Ja
Ja
Reduceren
Nee Nee Verwijderen
www.bpug.nl
9
Functioneel ontwerp schrijven Opdracht: maak functioneel ontwerp
Praten met klant
FO schrijven (1e dag) 16 uur
16 uur 8 uur
FO schrijven (2e dag)
8 uur
Voorbereiden quality review 16 uur
8 uur
3 uur 1 uur
Individueel lezen en vragen terugsturen 1 uur 67 uur
Functioneel ontwerp
2e versie lezen
Bevestiging akkoord 23 uur 1 uur
FO aanpassen en akkoord vragen 19 uur
1 uur
2 uur
www.bpug.nl
quality review
1 uur
Vragen bundelen 47 uur
2 uur
1 uur
10
Functioneel ontwerp schrijven (analyse) Opdracht: maak functioneel ontwerp
Praten met klant
FO schrijven (1e dag) 16 uur
16 uur 8 uur
FO schrijven (2e dag)
8 uur
Voorbereiden quality review 16 uur
8 uur
3 uur 1 uur
Individueel lezen en vragen terugsturen 1 uur 67 uur
Functioneel ontwerp
2e versie lezen
Bevestiging akkoord 23 uur 1 uur
FO aanpassen en akkoord vragen 19 uur
1 uur
Process Cycle Efficiency =
2 uur
quality review
1 uur
Vragen bundelen 47 uur
2 uur
1 uur
Waarde tijd 16 uur = = 6,6 % Totale doorlooptijd 241 uur
www.bpug.nl
11
Het gevaar van suboptimalisatie
1
6
7
2
5
8
3
4
9
“FO schrijven” lean gemaakt
Theory of constraints / Kritieke Pad • Is FO schrijven het grootste probleem? • Was het FO eigenlijk wel nodig? • Wat zijn de afhankelijkheden met FO schrijven? Wordt de keten verbeterd? Optimize the whole
www.bpug.nl
12
Optimize the whole
PRINCE2
Directing a project
Starting Up a project
Initiating a project
Controlling Stage
Projectbeheersing optimaliseren
Value
Managing Product Delivery
Managing Stage Boundaries
Closing a project
Waste PM is responsible for day to day management…
Product Delivery
www.bpug.nl
Delivery proces optimaliseren
13
Productie versus productontwikkeling Aspect
Productieproces
Productontwikkeling
Business Case
Bekend
Moet bewezen worden
Risico’s
Weinig bekend en onder controle
Veel Controle is uitdaging
Kwaliteit/scope
Iedere keer hetzelfde product met dezelfde kwaliteitseisen
Eenmalig/uniek product met onzekere eisen
Doorlooptijd
Exact bekend
Onzeker
Aanpak
Steeds hetzelfde proces uitvoeren en verbeteren
R&D “fail fast, learn fast”
Variatie (Lean Six Sigma)
Minimaliseren verschillen in Juist opzoeken (waarde tijd/kosten/kwaliteit vaststellen)
projecten
www.bpug.nl
14
We hebben een lean productontwikkelproces nodig Risico’s toetsen Waarde vaststellen
Waarde
Snel in gebruik nemen
Bewezen product met aangetoonde waarde
Lean V Model Tijd
www.bpug.nl
15
Lean productontwikkeling: Agile/Scrum
Pull op basis van Business Value
Opleveren naar productie
Sprint planning
Product Backlog
Sprint
Demo
Continu verbeteren
Lessons Learned
Sprint Backlog www.bpug.nl
16
Projectbeheersing vanuit Agile/Scrum Daily Scrum overleg Task Board Burndown Chart
Sprint planning
Product Backlog
Sprint
Sprint rapportage • Sprint resultaat • Release planning • Lessons learned + verbeteracties • Hindernissen • Kosten • Kwaliteit
Demo
Lessons Learned
Sprint Backlog www.bpug.nl
17
Wat missen we nog vanuit PRINCE2?
PRINCE2
Directing a project
Starting Up a project
Initiating a project
Controlling Stage
Managing Product Delivery
Daily Scrum overleg Task Board Burndown Chart
Product Delivery
www.bpug.nl
Managing Stage Boundaries
Closing a project
Sprint rapportage • Sprint resultaat • Release planning • Lessons learned + verbeteracties • Hindernissen • Kosten • Kwaliteit 18
Wat missen we nog vanuit PRINCE2? (1) Artifact/Proces
Scrum
PRINCE2
PID
Niet voorgeschreven
Gewoon doen, leunen op product delivery proces voor wat betreft inrichting PRINCE2
Business Case
Voorgeschreven, maar niet Expliciet maken in PID, vastgesteld wijze waarop onderdeel iedere sprint rapportage
Risico’s
Niet voorgeschreven, maar Toch expliciet maken met grotendeels automatisch risicolog. Opnemen bij sprint afgedekt rapportage of maandrapportage.
Opstarten en initiëren project
Niet voorgeschreven
www.bpug.nl
Gewoon doen, blijft altijd nodig
19
Wat missen we nog vanuit PRINCE2? (2) Artifact/Proces
Scrum
PRINCE2
Controlling stage
Daily Scrum overleg Task Board Burndown Chart
Gebruik maken van Scrum instrumenten
Managing Stage Boundaries
Sprint planning/scope Sprint demo Sprint Retrospective
Sprint rapportage gebruiken Sprint planning = fase plan
Closing a project
Niet voorgeschreven
Gewoon doen
Directing a project, Stuurgroep!
Alleen Product Owner
Verschillende opties mogelijk: • PO = Executive • PO = Senior User
www.bpug.nl
20
Even toetsen: is het nog wel PRINCE2? Principe
Uitwerking
Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
Zeer sterk door iedere sprint opleveren werkend product
Leren van ervaringen
Expliciet onderdeel van Scrum
Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
Beschreven in PID Projectmanager is ScrumMaster (of stuurt aan)
Managen per fase
Sprint = fase
Manage by exception
Ja
Productgerichte aanpak
Product Backlog Item = Product/Work Package Eventueel product op Epic niveau
Aanpassen aan de projectomgeving
Ja zeker! PRINCE2 lean maken door eerst Product Delivery proces lean te maken, daarna aanvullen waar nodig www.bpug.nl
21
Is het nog wel Agile/Scrum? Ja! Praktijkervaring: • 100% Agile/Scrum • Team ziet het verschil niet. Audit externe Scrum coach • Coaching is niet nodig. • Scrum goed geïmplementeerd
www.bpug.nl
22
Conclusie (1) – projecten lean maken
1. Product delivery lean inrichten
2. Grip binnen product delivery inbouwen
3. Projectmanagement zo lean mogelijk aanvullen
Lean project
www.bpug.nl
23
Conclusie (2) – skillset projectmanager
Projectmanager “lean” projecten Verandermanagement Projectmanagement “Begrijp” het product/proces
Agile/Scrum
www.bpug.nl
Basiskennis lean
24
Dank u wel Heeft u nog vragen?
www.bpug.nl
25
