PLANET AGILE 17E BPUG SEMINAR
Van standstill naar implementatie in 3 weken, maar dan nog een lange weg te gaan. Patrick Oor,
Project Manager (DDM, NXP IT)
.
NXP Semiconductors NXP Semiconductors N.V. provides High Performance Mixed Signal and Standard Product solutions that leverage its leading RF, Analog, Power Management, Interface, Security and Digital Processing expertise.
Onze innovaties vindt u in een breed scala van toepassingen: Automotive
3 juni 2014
Identification
Wireless Infrastructure
Lighting
Industrial
www.bpug.nl
Mobile
Consumer
Computing
2
Complexiteit van R&D Ingewikkeld samenspel van duizenden componenten (hard- and software) en honderden proces stappen; wereldwijd samenwerkende teams: Sterke behoefte aan goede tools voor configuration management.
Eindhoven (NL)
San Jose (US)
Leuven (B) Caen (F)
Nijmegen (NL) Hamburg (GER) Gratkorn (Austria) Shanghai & Suzhou Hong Kong
San Diego (US) Tempe (US)
Singapore Bangalore (India) 3 juni 2014
www.bpug.nl
3
De problemen . . . . Meerdere username/passwords per gebruiker
Ongeautoriseerde toegang
Meer dan 400 servers
Verouderde, nietondersteunde versies
Local flavors
Feasibility Study 2012: DesignSync verouderd/moeilijk te beheren
50% Huidig volwassenheidsniveau Target niveaus
30% Basis versie beheer verwarring - shared drive
3 juni 2014
Effective IP reuse
Geen centraal beheer
Twaalf verschillende versies
20%
Volgende stap mogelijk met gemeenschappelijk platform
Team work - file versioning - lock & unlock
Team level control Tags & file lists: - configuration items (CI) - baselines - promotion levels
www.bpug.nl
Work together cross team borders Global versions: - IP blocks - Modules - Hierarchies - Change sets
Tool support for IP reuse Collaboration styles dependent on business needs
Link to tracker: - IP status - release mgt - co-development
4
Doelstelling • Kan NXP verder zonder DesignSync en volledig overschakelen op ApacheTM Subversion© in combinatie met CollabNet TeamForge? • Twee business vereisten moeten vervuld: – Cadence DFII (Open Access) interface – Workspace management
• Samenwerken met twee vendors lijkt een mogelijke doorbraak…
1. VersIC 2. BuildIC
3 juni 2014
www.bpug.nl
5
Verwachte Benefits & Enabler IC design and software in the same DM platform Link PR CR tracking (Tracker) to version control (Subversion) Easier to support – including upgrades – by NXP IT 20% faster system performance for day to day operation De facto standard way of work (ApacheTM Subversion©)
3 juni 2014
www.bpug.nl
6
Eerst een haalbaarheidsstudie • Het doel van de studie is om de haalbaarheid van de nieuwe oplossing te bewijzen • Uiteindelijk moet het Steering Comité voor of tegen kunnen besluiten op basis van het onderzoek Full Scale Deployment Small Scale Deployment
Paper Study
Prototype
Pilot(s)
User Acceptance
Rollout Phase out DS
Gate Reviews by Project Board Go / no-go by R&D IT Board 3 juni 2014
www.bpug.nl
7
Status eind 2013 • • • • • • •
Eindgebruikers zijn positief over het prototype Op hun advies is de manier van werken gedefinieerd Die is met succes toegepast in een 1e Pilot in Tempe (US) Verbeteringen zijn uitgevoerd en een 2e Pilot loopt in Nijmegen Alles is nog steeds kleinschalig Het project is nog lang niet klaar voor een echte deployment En dan komt plotseling een krachtige vraag vanuit de business…
3 juni 2014
www.bpug.nl
8
De uitdaging • BU Identification start de ontwikkeling van een nieuw platform waarvan de komende 5 jaar producten zullen worden afgeleid • De vraag is of we hen meteen kunnen helpen met ons nieuwe platform, of dat we pas over 5 jaar terug hoeven komen (ernstige vertraging) • Uitdagingen: – Korte deadline
(in 4 weken opleveren) – De 1e grote groep
(50 IC designers) – Veeleisende business tak
(high security) – Oplossing nog niet klaar… 3 juni 2014
www.bpug.nl
9
Waarom Agile PM? Op 13 november de cursus afgerond … Approach sprak aan, want – (te) korte deadline van klant – tijdlijnen van project team schuiven (te) vaak – moeizame business interactie, die “afgedwongen” moet worden 3 juni 2014
www.bpug.nl
10
Herdefinitie project: De tijdslijn (binnen 12 kalenderdagen) 13 November – AgilePM training afgerond 13 November – eerste planningssessie voor AgilePM project benadering: – Feasibility pilot: voldoende gegevens aanwezig – Business Foundations: Business Case voldoende – Solution Foundations:
aanwezig aanwezig aanwezig – Management Foundations: aanwezig – Development Plan: aanwezig 15 November – “travel restrictions” kan de kick-off ook remote? 19 November – “Nee”, escalatie naar project board 25 November – Start timebox (Exploration) in Hamburg • Business Area Definition: • Solution Architecture Definition: • Development Approach Definition:
3 juni 2014
www.bpug.nl
11
Delivery Plan (aanpak, en outline van het eerste increment) Objective en outline van het eerste increment: – –
Max 3 weken tijd voor het eerste increment (anders Kerst periode) Reëel pilot project voor BU-ID productief in de live environment
Overwegingen: – –
We moeten on-site om te zorgen dat de gebruikersorganisatie hier de tijd voor maakt Het solution development team heeft gezinnen in Nederland; langere tijd werken in Hamburg is dan ook niet ideaal
Daarom: – – – –
3 juni 2014
Start met een zeer gefocuste aanpak on-site Gebruik een AgilePM coach (2,5 dag – daarna kunnen we het zelf!) Doe 3 korte timeboxes van een week om tot het increment te komen Wanneer mogelijk: remote samenwerken
www.bpug.nl
12
Sprint 1
Delivery Plan
Impact Analysis
2013
P73 start
Ramp-up complete
Few initial users
50 users
2014
November
December Initial GO
WS
Sprint 6
Sprint 4+5
Sprint 2+3
January Cond. Approval Security
March
February Deployment and ramp-up
Incr. 1
April
Support and continuous improvement
Incr. 2
Incr. 3
Fine Tuning User Training
Fine Tuning User Training
GO Fit for purpose DDM solution
3 juni 2014
www.bpug.nl
13
Lessons Learned eerste timeboxes •
Wat heel verfrissend werkte - na urenlange discussies waarin de eindgebruikers IT probeerden uit te leggen wat er allemaal nog moest gebeuren (problemen, beren op de weg, etc.) was dat we op de 1e dag van de 1e sprint meteen aan het werk gezet werden door Jeroen met de simpele opdracht: neem rode, gele en groene sticky notes en schrijf daar maar op wat er moet gebeuren. Plotseling werd alles heel concreet en was er geen mogelijkheid meer om je te verschuilen achter een lastige discussie: er werd werk van gemaakt.
•
Een heel effectieve methode om het bezwaar van “geen tijd” bij de eindgebruikers weg te nemen was simpelweg te vragen om de hand op te steken zodra hun capaciteit op was. Zij zouden nooit overbelast worden door deze activiteit (en er was dus ook geen excuus om de taken niet te doen).
•
Over de rol van de project manager: erop toezien dat IT / vendor en eindgebruiker voldoende vaak bij elkaar zitten en overleggen (het liefst met demo’s).
•
Het management van de gebruikersorganisatie reageerde blij verrast toen ze in de gaten kregen dat ik hen aan de hand van die witte muur met gekleurde briefjes precies kon uitleggen hoe het project ervoor stond en dat we nog “on track” waren.
3 juni 2014
www.bpug.nl
14
Goedkeuring R&D IT board •
•
De resultaten van de Feasibility en de eerste roll-out in Hamburg bij BUID hebben de weg vrijgemaakt om hardware design in hetzelfde DDM platform te gaan ontwikkelen als voor software design. Op 27 januari ‘14, heeft de R&D IT board de rollout van het nieuwe DDM platform in NXP goedgekeurd, en daarmee ook het uitfaseren van DesignSync
3 juni 2014
www.bpug.nl
15
R&D IT board
Governance Active users:
30 – 50
200 – 300
2014
800 – 1,200
2015
1,500 – 2,000
2016
2017
Project Board
ID 400 users Auto 300 users
Business Visionary
Business Sponsor
Technical Coordinator
Peter Rolla
Henk Coenen
Ramón Baas
Business Visionary Guido Schrooten
Business Visionary
I&I 160 users
Winfried Peeters
Business Visionary
P&C 70 users
Jim Spehar
Business Visionary
Central R&D 300 users 3 juni 2014
Erik van Geest
www.bpug.nl
16
Het verdere programma Today 2014
2016
2015
Legend Planned
Implement solution
Ongoing Completed Milestone To be done
Create IT service
Deploy to R&D
Active users:
3 juni 2014
Ramp-up to full scale deployment
30 – 50
200 – 300
www.bpug.nl
800 – 1,200
Clean-up
1,500 – 2,000
17
Verdere aanpak 3 TRACKS: –
Solution-track: Het helpt enorm dat onze vendor in staat is om heel snel met fixes en upgrades te komen, zodat we eindgebruikerseisen snel kunnen invullen. Met een vendor die dat niet kan zou de aanpak niet zo goed werken. Wel zien we dat het team nog erg IT-gericht is: “het fundament moet goed zijn”. Aanpak: met Scrum board maar nog zonder eindgebruikers. Eerste deployment over 2 – 3 weken en dan komen de eindgebruikers weer in beeld!
–
Service-track: De opbouw van de service (functionele support bijvoorbeeld) probeert net op de transitie voor te lopen. Aan de hand van concrete hulpvragen van de eindgebruikers bouwt men incrementeel de nodige kennis op (en ook de bijbehorende FAQs, werk instructies, etc.). Dit gaat wel Agile.
–
Transitie-track: De hele transitie gaan we niet volledig Agile PM doen. Typisch zullen er gebruikersgroepen zijn met een kenmerkende manier van werken bijvoorbeeld in een business lijn of op een site. De 1e deployment in zo’n groep vraagt nog om een Agile aanpak waarbij de support en de eindgebruikers nadrukkelijk betrokken zijn om de juiste vertaling te maken. Alle volgende deployments in diezelfde groep zullen dan volgens een vast deployment stramien moeten gaan verlopen, anders wordt het een 10-jaren plan.
Uitdagingen rond de tracks: – –
3 juni 2014
Veel support resources slechts deeltijd beschikbaarheid (ondersteuning oude systemen loopt door). Nog geen oplossing voor. Focus voorlopig op de oplossing. Nu dat begint op te schieten wordt het weer actueel. Veel interactie tussen de teams: 1 gezamenlijke daily stand-up op 2 planboards!
www.bpug.nl
18
Terugblik? Was het ook gelukt zonder AgilePM? – – – – –
Nee, want in een traditionele aanpak hadden de eindgebruikers ons met een pak huiswerk weggestuurd (‘schrijf eerst maar de spec’) Dankzij de AgilePM aanpak was er voor de eindgebruikers geen ontkomen aan – zelfs met de weinig beschikbare tijd Er ontstond bij hen zelfs een gevoel van eigenaarschap, omdat ze deel uitmaakten van de ontwikkeling (aanvankelijk slechts weerstand) De focus maakte het mogelijk de oplossing te bewijzen in de meest complexe omgeving van NXP wat bredere acceptatie mogelijk maakt Het team is een zelf-sturend team geworden. We verbeteren hierin nog steeds.
En wat heeft het gekost? – –
3 juni 2014
Er hebben een paar mensen de training gevolgd (2 mensen uit de board – dat helpt wel!, en 2 mensen uit het project team. En ca. 24 uur van een AgilePM coach
www.bpug.nl
19
www.bpug.nl
