Jaarverslag Gymnastiek Vereniging DOKEV Seizoen 2011/2012 Algemene ledenvergadering 23 mei 2013 Locatie: Breed School te Breezand Aanvang: 20.00 uur
Inhoudsopgave
Voorwoord van onze voorzitter
3
Agenda Algemene Ledenvergadering
4
Notulen Jaarvergadering 23 mei 2012
5
Nieuwsbericht
8
Nieuwsbericht: DOKEV juryleden geslaagd!
8
Nieuwsbericht: Lions Club maakt Gymnastiek Vereniging DOKEV blij
9
Nieuwsbericht: Meiden van DOKEV springen naar twee bekers
10
Toelichting financieel overzicht
11
Exploitatieoverzicht
12
Financiële positie
13
Bijgestelde begroting
14
Voorwoord van onze voorzitter
Anna Paulowna, 22 mei 2013 Beste leden van Gymnastiek Vereniging Dokev. Graag wil ik mij even voorstellen als uw voorzitter. Vanaf het nieuwe sportseizoen 2012/2013 heb ik met instemming van bestuur en leiding deze functie op me genomen. Vanaf mei 2011 had Dokev een interim-voorzitter, welke vooruitgeschoven was uit het bestuur na het aftreden van Marco Zon in 2011. Omdat vaak beslissingen uit bleven heb ik in eerste instantie gezocht naar een capabel persoon om mijn taken voor de ledenadministratie over te nemen. Gelukkig heb ik Martijn Waag bereid gevonden dit over te nemen, en hij doet dit ook met verve! Verder zijn wij dringend op zoek naar een nieuwe materialen man/vrouw. Helaas houd Kees Portegijs op met deze taak m.i.v. het nieuwe sportseizoen 2013/2014. Ik wil Kees hierbij alvast bedanken voor zijn niet aflatende inzet als materialenman en als bestuurslid gedurende ruim vijf jaar bij DOKEV. Dokev doet het best wel goed, we hebben een redelijk constante groep leden. Sinds januari 2012 draaien ook weer twee groepen Streetdance in de Toneelzaal van Veerburg onder de enthousiaste leiding van Monique Kuiper. Ook alle gymnastieklessen en turnlessen draaien volop. In maart zijn de onderlinge wedstrijden gehouden voor deze laatste groep. Tevens worden alle vormen van bodysporten gegeven in de locatie Breed Zand te Breezand. Deze worden prima bezocht. Ook voor de ouderen is ruim aandacht, op diverse locaties worden in groepsverband dan ook verschillen lessen gegeven. Wel zijn we als bestuur een beetje geschrokken van een brief van de gemeente Hollands Kroon die we in augustus 2012 ontvingen, met daarin de aankondiging dat de subsidie aan alle verenigingen binnen de gemeente wordt stopgezet. Vanaf dat moment zijn wij nog actiever op zoek gegaan naar sponsors! Op onze website kunt u de logo’s vinden van alle bedrijven die ons sponsoren. Ook worden deze logo’s geplaatst in onze nieuwsbrief die we vanaf begin sportseizoen 2012/2013 vier keer uitbrengen. We zijn natuurlijk heel blij met onze sponsoren maar we kunnen natuurlijk nog veel meer steun gebruiken! Apart wil ik graag even vermelden dat BBL een eenmalig bedrag heeft gedoneerd voor de aanschaf van een plankoline en een softtopbalk waaroor nogmaals hartelijke dank. Zoals u wel ziet, genoeg nog te doen voor bestuur, leiding, vrijwilligers en leden. Allen hartelijke dank voor de samenwerking in het afgelopen seizoen en graag tot het volgend jaar! Wim Völker Voorzitter Gymnastiek Vereniging DOKEV
3
Agenda Algemene Ledenvergadering Woensdag 22 mei 2013 aanvang 20:00 uur
1.
Opening
2.
Definitieve vaststelling agenda
3.
Notulen van de jaarvergadering 230512
4.
Ingekomen stukken en mededelingen
5.
Verkiezing notulencommissie (nieuw) 2 personen
6. - -
Verkort jaarverslag wijziging v.0101 t.3112 naar v.0107 t.3006 stemming voor accoord
7.
Financieel verslag
8.
Verslag kascommissie
9.
Verkiezing kascommissie
10. Vaststelling begroting 2012/ 2013 11. Contributiewijziging 12. Bestuursverkiezing - -
Aantreden voorzitter W. Völker Aantreden lid M. Waag
-
Aftreden lid K. Portegijs
13. Rondvraag 14. Sluiting
4
Notulen jaarvergadering 23 mei 2012 Aanwezig; René Winter, mw. Fraza, Joke Schram, Nel-Aaf Veenstra, Marleen van der Tuin, Martijn Waag, Henk Groenendijk, dhr. en mw. Jongejan, Wim Völker, Jessica de Bruin, Manon Kant, Carla Zwaan, Bianca Koppel, Mirko Hruska, Michelle Zijlmans en Gerard van Heezik (notulist) Afwezig met bericht. Dhr. Bood, mw. Spaans, mw. Wilms, Kees Portegijs en Monique Kuiper.
1. Opening Rene Winter opent om 20.05 uur de vergadering een heet een ieder van harte welkom. Tevens geeft René even een uitleg waarom hij als penningmeester de vergadering voorzit. Het bestuur heeft uit kostenoverwegende redenen dit jaar gekozen voor een alternatieve locatie nl. de kantine van bouwbedrijf Appelman. Voor iedereen is een agenda, de notulen van de afgelopen jaarvergadering en een jaarverslag neergelegd. 2. Vaststelling agenda Er zijn geen aanvullende punten de aan de agenda moeten worden toegevoegd en wordt de agenda onveranderd vastgesteld. 3. Notulen van de jaarvergadering van 2011 Het blijkt dat de notulen van de jaarvergadering van 2011 incompleet is en maar gaat tot punt 9. Gerard geeft aan dat de notulen wel in zijn geheel is geschreven maar dat klaarblijkelijk bij het opslaan van het document iets niet goed is gegaan waarvoor excuus. Gerard gaat na of hij zijn aantekeningen nog terug kan vinden. Indien dat zo is zal Gerard er voor zorgen dat de notulen alsnog wordt gecompleteerd. De notulen zal worden besproken t/m punt 9. Manon vraagt zich af hoe het financieel verslag is opgebouwd per jaar of per seizoen. René geeft aan dat het verslag loopt van januari tot en met december. Na een discussie wordt afgesproken dat dit in de statuten zal worden nagekeken. Ook het format van een jaarverslag zal worden onderzocht. Er zullen oude jaarverslagen worden opgezocht die als voorbeeld kunnen dienen. Voor zover de notulen kon worden besproken is deze onveranderd vastgesteld. 4. Mededelingen en gekomen stukken Gerard heeft flyers en posters mee naar de vergadering genomen die hij recentelijk van de KNGU heeft ontvangen. Deze worden onderling verdeeld. Verder zijn er geen noemenswaardige mededelingen. Marleen vraagt of de subsidie van de gemeente nog is ontvangen. René geeft aan deze zeer recentelijk door de gemeente betaalbaar is gesteld en dat de aanvraag voor 2013 is gedaan. 5. Verkiezing notulencommissie Joke Schram en Nel-Aaf Veenstra bieden nogmaals aan om dit te doen en hopen dat ook het restant van de notulen van vorig jaar nog wordt gevonden zodat het alsnog aan de notulen kan worden toegevoegd. Zij zullen dan ook dat deel nog doornemen. 6. Jaarverslag René zegt dat het jaarverslag helaas niet eerder kon worden verspreidt omdat dat vanmorgen is afgerond en uitgeprint. Iedereen die input heeft gegeven wordt daarvoor hartelijk bedankt. Het verslag ziet er mooi en goed verzorgd uit. Manon heeft de redactie op zich genomen en van alle input een verslag gemaakt. René bedankt Manon en Gerard voor al hun inspanning. 5
7. Financieel Het financieel verslag wordt door de penningmeester aan de aanwezige uitgedeeld en later weer ingenomen. René geeft vervolgens een uitgebreide uiteenzetting van de stand van zaken. Dit jaar wordt afgesloten met en klein tekort. Het doel is om de inkomsten te verhogen echter is het vinden van sponsoren in deze tijd erg moeilijk. Er wordt druk gezocht naar mogelijkheden om het saldo te verhogen. Zo was de gedachte om het logo van een sponsor op de turnpakjes te laten zetten maar dat is niet toegestaan. Wel mag dat op de trainingspakken. Ook worden de huisvestingskosten besproken. René geeft aan dat de Sarkon zeer traag is met het sturen van facturen waardoor er nu in 1 jaar een factuur is binnen gekomen voor het jaar 2008, 2009 en 2010. Hier is (gedeeltelijk)wel rekening mee gehouden door deze bedragen te reserveren. Verder loopt de afdracht van de contributie aan de KNGU in lijn. Opvallend is dat de post materiaal relatief laag is. René legt uit dat dit komt doordat vorig jaar met de oplevering van de gymzaal in de Spoortbuurtschool al het materiaal nieuw is geplaatst. Aan de leidsters wordt gevraagd om tijdig aan te geven als er martiaal vervangen moet gaan worden. - Marleen vraagt ziet dat het bedrag van de fiets sponsortocht is gehalveerd. René zal dit met voorgaande jaren vergelijken en Carla zal de regels er op nakijken. Mirko heeft in de tussentijd e.e.a. opgezocht en het blijkt dat er € 120,- per vereniging en € 2,- per jeugdlid wordt gesponsord. - Henk Groenendijk zegt dat het verslag er keurig uitziet maar vindt wel dat er zeer weinig buffer is. Verder merkt Henk op dat naast de begroting er een balans van de bankte goeden en het materiaal moet zijn en dat hij deze mist. René zal de volgende penning meester vragen om in het vervolg een balans staat bij het financieel verslag te voegen. - Mirko vraagt of de huurschuld met de Sarkon is afgerond. René geeft aan dat alles tot en met 2010 is voldaan en dat er nu nog 1 deel van 2011 openstaat. 8. Verslag kascommissie Martijn Waag was nogmaals gevraagd om de kascontrole op zich te nemen. Hij heeft de stukken doorgenomen. Deze zagen er keurig overzichtelijk uit en er zijn geen eigenaardigheden waargenomen. De vergadering verleent de penningmeester decharge voor het financieel overzicht. 9. Verkiezing kascommissie Door de vergadering wordt opgemerkt dat de penningmeester niet naar zou moeten zoeken naar kascommissieleden maar dat deze tijdens de vergadering zou moeten worden aangewezen. René geeft aan dat hij het prettig zou vinden om meer concrete afspraken hierover te maken. Nel-Aaf geeft aan dat er boekjes beschikbaar zijn die de kascommissie kunnen helpen bij hun taak. Aan de vergadering wordt gevraagd of er vrijwilligers zijn. Henk Groenendijk meldt zich aan. Tevens gaan Marleen en Joke onder de leden van hun groep trachten vrijwilligers te werven. Indien dit niet het geval blijkt te zijn meldt Marleen zich aan om het tweede lid te zijn Joke als reserve lid. 10. Vaststelling begroting 2012 / 2013 De begroting is besproken bij punt 7 financieel verslag en vraagt de vergadering om met deze begroting te mogen werken. De vergadering gaar akkoord. 11. Contributie wijziging Ook dit jaar stelt het bestuur voor om de contributie te verhogen met de indexering. In de vergadering is besproken dat de normale indexering kan worden aangehouden en de contributie met een paar euro zal worden verhoogd.
6
12. Bestuursverkiezing Aftredend lid en niet herkiesbaar René Winter (penningmeester Kandidaat penningmeester Mirko Hruska. Mirko stelt zich voor aan de aanwezigen. René vraagt de vergadering of er bezwaren zijn. Er zijn geen bezwaren en René verwelkomt Mirko als nieuwe penningmeester bij DOKEV. 13. - - - - - - -
Rondvraag Mw. Fraza vraagt of de vereniging nog met een delegatie kinderen de avondvierdaagse loopt? Dit is niet het geval. Bijna alle kinderen die meelopen lopen met hun school mee en niet meer apart met de gym. Nel-Aaf bedankt het bestuur voor het vele werk wat zij het afgelopen jaar hebben ver zet en bedankt Wim voor zijn inzet met de leiding. Marleen geeft aan een lekker jaar te hebben gedraaid maar mist de saamhorigheid bin nen de vereniging. Zij heeft het gevoel en vindt dat we te individueel bezig zijn. Zo krijgen we het jaarverslag pas op de vergadering en had deze liever eerder ontvangen. René geeft toe dat het jaarverslag eerder had moeten worden toegestuurd maar geeft aan dat, zoals eerder is gezegd, het verslag pas vandaag is afgerond. Marleen vraagt om ideeën om de saamhorigheid te verbeteren en om samen de kar te blijven trekken ook als we financieel vooruit willen komen is dat noodzakelijk. Ook naar de leden toe, met name de oudere leden, is het van belang om meer betrokken te raken bij DOKEV. Marleen stelt voor om een nieuwsbrief op te zetten voor ALLE leden. Marleen maakt zelf 5 nieuwsbrieven per jaar. Manon geeft aan dat zij de coördinatie en de redactie op zich wil nemen. De input kan naar Manon worden gestuurd. Verder geeft Marleen aan dat er leden zijn die al heel lang lid zijn van de vereniging maar dat niet bekend is hoe lang. Zo kunnen wij als vereniging niet zien of er een jubileum is. Wim zal bij de KNGU trachten na te gaan of de ingangsdatum van leden te achterhalen is. De vereniging moet elk jaar de bondsstaat inleveren dus misschien is dit inzichtelijk te krijgen. Henk Groenendijk vraagt hoeveel leden de vereniging nu heeft. DOKEV heeft nu 368 leden. Verder vraagt Henk of volgend jaar iets aan het lustrum van de vereniging van 105 jaar wordt gedaan. Hier is nog niet over gesproken. Wel is volgend jaar weer een D-Day wellicht is dat een idee. Dit zal verder worden besproken in de bestuursvergade ring. Als laatste geeft Henk een compliment voor het jaarverslag wat op tafel ligt. Het ziet er nietjes en verzorgt uit. Mw. Jongejan vult nog aan over het zojuist besproken lidmaatschap dat in Beekbergen het bondsbureau zit en dat wellicht daar ook informatie kan worden opgevraagd. Verder merkt mw. Jongejan op dat in de notulen staat dat het schaaltje van het 100 jarig be staan is ontvangen maar dat in 2008 een afgevaardigde een bordje van het 120 jarig bestaan van OKK heeft uitgereikt en dat het toch heel wat jaar heeft geduurd voordat e.e.a. is herstelt. Dhr. Jongejan vertelt een anekdote over een eigen gemaakte paddenstoel die in de gymzaal heeft gestaan. Dhr. Jongejan heeft Kees Portegijs gebeld met de vraag waar die paddenstoel nu is gebleven en het bleek dat Kees die had verkocht. Dhr. Jongejan ziet het als een cadeautje voor de vereniging, waarvoor dank namens het bestuur. Wim bedankt René namens het bestuur en zegt dat het spijtig is dat wij afscheid van het nemen en dat we René zullen missen. René zegt dat hij het de afgelopen jaren graag heeft gedaan en bedankt iedereen.
14. Sluiting René sluit om 21.30 uur de vergadering en dankt eenieder van zijn / haar inbreng en wenst iedereen wel thuis. 7
Nieuwsbericht 14 mei 2012
Nieuwsbericht 19 maart 2012: DOKEV juryleden geslaagd! In december deed Gymnastiek Vereniging DOKEV uit Anna Paulowna een dringende oproep voor nieuwe juryleden. Met resultaat! Drie geïnteresseerden meldden zich aan: Marleen Muntjewerf, Ilonka Blom en Dorothee Burgmeijer. In de afgelopen periode hebben zij de jurycursus van de KNGU met goed gevolg afgelegd: zij zijn alle drie geslaagd! Bestuur, leiding en leden van DOKEV zijn erg blij met de vier juryleden, daarom ontvingen zij onlangs een bos bloemen. Ageeth voor haar geweldige inzet in de afgelopen twee jaar en de nieuwe juryleden als felicitatie voor het behalen van hun diploma. Op de foto, van links naar rechts: Ageeth Molenaar, Marleen Muntjewerf, Ilonka Blom en Dorothee Burgmeijer.
8
Nieuwsbericht 1 mei 2012 Lions Club maakt Gymnastiek Vereniging DOKEV blij De Lions Club Anna Paulowna heeft Gymnastiek Vereniging DOKEV uit Anna Paulowna blij gemaakt met nieuwe gymmatjes. Vorige week overhandigde Adjo Poorter, voorzitter Goede Doelen Commissie Lions Club Anna Paulowna, de matjes aan DOKEVbestuurslid Kees Portegijs. Bij de verhuizing van gymzaal De Ark naar de nieuwe gymzaal bij de Spoorbuurtschool bleken de gymmatjes van DOKEV dringend aan vervanging toe. De matjes worden veel gebruikt, onder meer bij de lessen Pilates van Michele Zijlmans. DOKEV benaderde de Lions Club Anna Paulowna met het verzoek tot sponsoring van de matjes, met een positieve uitkomst. Adjo Poorter: “Gymnastiek is een uitstekende manier om in conditie te komen en te blijven. Lions Club Anna Paulowna vindt sport en spel zeer belangrijk en ondersteunt dat graag met nieuwe matjes voor Gymnastiek Vereniging DOKEV.”
Op de foto: Adjo Poorter, voorzitter Goede Doelen Commissie Lions Club Anna Paulowna, overhandigt een matje aan DOKEVbestuurslid Kees Portegijs onder de goedkeurende blik van Michele Zijlmans en de dames van Pilatesles.
9
Nieuwsbericht 24 april 2012 Meiden van DOKEV springen naar twee bekers De meiden van Gymnastiek Vereniging DOKEV uit Anna Paulowna hebben hun beste sprongen ingezet tijdens de springwedstrijden op zaterdag 21 april in Warmenhuizen. Met een super resultaat: er gingen twee bekers mee naar huis. DOKEV nam deel met vijf groepen. DOKEV 1, 2 en 3 met meisjes van 6 t/m 8 jaar en DOKEV 4 en 5, met meiden van 9 jaar en ouder. Rayon Noord van de KNGU (district Mid West) organiseerde deze groepswedstrijden voor de diverse verenigingen uit het Rayon. De kinderen voeren, in hun eigen groepje, verplichte springoefeningen uit op vier verschillende onderdelen: lange mat, trampoline, dikke mat met plank en kast met trampoline. Elk groepje bestaat uit maximaal zes meisjes en/of jongens. Bij kleinere groepen krijgen sommige deelnemers een extra beurt om toch aan zes sprongen te komen.
Zowel DOKEV 1 als 2 hadden maar vier meisjes, DOKEV 3 bestond uit 5 meiden, evenals DOKEV 5. Het team van DOKEV 4 was compleet. Van de andere groepjes moesten dus steeds een of twee meisjes een extra keer springen. Een pittige opgave omdat de sprongen snel achter elkaar moeten! Uiteindelijk behaalde DOKEV 2 de derde plaats, DOKEV 1 werd tweede. Allebei een beker dus! Ook de meiden van DOKEV 3 deden het super, zij behaalden een knappe vijfde plaats. De oudere meiden kwamen wat later op de dag aan de beurt en deden het erg goed. DOKEV 4 behaalde de vijfde plaats, met maar 0.6 punt verschil met de nummer 4. DOKEV 5 behaalde een zesde plaats. Alle deelneemsters gingen tevreden naar huis met een diploma met daarop de behaalde punten en plaats. Zowel juf Jessica de Bruijn als Gymnastiek Vereniging DOKEV zijn reuze trots op alle meiden!
10
Toelichting financieel overzicht Vrijwel alle activiteiten van Dokev starten eind augustus of begin september, en lopen door tot begin juli, parallel met het schooljaar. Daarom heeft het bestuur er met ingang van seizoen 2011-2012 er voor gekozen om het financieel overzicht ook per activiteitenjaar weer te geven, en niet per kalenderjaar. De exploitatie van de vereniging was over het jaar 2011-2012 kostendekkend, en vertoonde een klein overschot. Door langdurige ziekte van één van de leidsters en de daarvoor ontvangen uitkering werd dit overschot nog vergroot. Uit het verleden torst de vereniging echter de nodige schulden mee. Per 1 september 2011 bedroeg deze schuld nog ruim 10.000 Euro, en per 1 september 2012 nog ruim 7.000 Euro. Het is de bedoeling om middels een jaarlijks overschot deze schuld in maximaal drie jaar helemaal weg te werken. Probleem voor de vereniging wordt echter het vanaf 2012-2013 volledig wegvallen van de gemeentelijke subsidie. Het gat dat hierdoor geslagen is in de begroting wordt in het lopende seizoen nog gedicht door extra opbrengsten uit sponsoring en sponsoracties. Helaas waren deze extra opbrengsten grotendeels éénmalig en kunnen we daar volgend seizoen niet meer op rekenen. Een contributieverhoging van 4 a 5% wordt volgend seizoen onvermijdelijk.
11
Exploitatieoverzicht
Inkomsten Contributies Subsidies Sponsoring en sponsoracties Verkoop turnkleding Inkomsten activiteiten Rente Totaal inkomsten Uitgaven Salarissen Uitkeringen ziekengeld Belastingen Vrijwilligersvergoedingen Km-vergoedingen Opleiding en scholing Verzekeringen en arbodienst Huur accommodaties Afdrachten KNGU Wedstrijden en activiteiten Kantoor- en bestuurskosten Bankkosten Representatie en PR Inkoop turnkleding Kosten en aanschaffingen materieel Overige kosten Totaal uitgaven Saldo
Seizoen 2011-2012
€ € € € € € €
€ € € € € € € € € € € € € € € €
41.002,62 2.490,00 2.299,12 798,00 251,08 131,16 46.971,98
9.767,18 -1.364,78 3.901,00 10.831,75 917,37 168,24 1.440,23 8.436,71 5.772,11 528,09 461,59 349,46 541,33 756,00 1.316,40 117,86
€
43.940,54
€
3.031,44
12
Financiële positie
(Balans) 1-9-2011 Tegoeden Banksaldo € 1.246,16 € Vooruitbetaald € 115,31 € Verzekeringen en arbo € Turnpakjes verkocht € Huur door te belasten € Totaal tegoed € 1.361,47 € Schulden KNGU € 2.161,19 € Belastingen € Huren € 8.045,90 € Declaraties € 319,00 € Cursussen € Verzekeringen en arbo € 930,47 Lenngen € Totaal schulden € 11.456,56 € Saldo € -10.095,09 €
1-9-2012
89,40 90,00 1.532,32 106,00 697,50 2.515,22
2.500,00 264,00 5.595,45 801,67 63,75 354,00 9.578,87 -7.063,65
13
Bijgestelde begroting
Inkomsten Contributies Subsidies Sponsoring en sponsoracties Verkoop turnkleding Inkomsten activiteiten Rente Totaal inkomsten Uitgaven Salarissen Uitkeringen ziekengeld Belastingen Vrijwilligersvergoedingen Km-vergoedingen Opleiding en scholing Verzekeringen en arbodienst Huur accommodaties Afdrachten KNGU Wedstrijden en activiteiten Kantoor- en bestuurskosten Bankkosten Representatie en PR Inkoop turnkleding Kosten en aanschaffingen materieel Overige kosten Totaal uitgaven Saldo
Seizoen 2012-2013 Begroting 2012-2013 (tot 1-4-2013) bijgesteld € € € € € €
33.280,80 - 5.130,18 177,00 619,30 67,82
€ € € € € €
40.000,00 5.400,00 600,00 620,00 68,00
€
39.275,10
€
46.688,00
€ € € € € € € € € € € € € € € €
5.334,57 - 1.658,00 5.011,50 444,89 220,98 1.653,45 1.893,08 2.376,76 279,04 - 188,38 284,41 580,00 2.359,37 14,00
€ € € € € € € € € € € € € € € €
9.800,00 4.000,00 9.750,00 800,00 300,00 1.660,00 8.800,00 4.800,00 500,00 400,00 300,00 300,00 600,00 2.500,00 200,00
€
22.298,43
€
44.710,00
€
16.976,67
€
1.978,00
14
