VERSLAG OCMW-raad Raad van 21/01/2010 Voornaamste beslissingen uit de openbare zitting:
Verslag vorige vergadering Verslag openbare zitting vorige vergadering – goedkeuring Het verslag van de vorige zitting wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. Verslagen diverse vergaderingen – akteneming Neemt kennis van de volgende verslagen: ∼ Vast bureau 3 december; ∼ Algemene vergadering AZ Waasland verslag 26 oktober 2009; ∼ Raad van beheer AZ Waasland 26 oktober 2009; ∼ Algemene vergadering AZ Waasland: 14 december 2009; Mededelingen Neemt kennis van de volgende mededelingen: ∼ Aanvraag bouwvergunning nieuwbouw WZC Meulenbroek ∼ Trefdag VVSG 6 mei 2010 ∼ Belegging Bevak subsidie serviceflats Den Eendengaerd (€53.000) en Den Craenevliet (€56.000) in OLO’s Belgische Staat. ∼ Sensibiliseringsvormingen rond kindermishandeling Provinciale subsidies: mededeling initiatief 2010
Algemeen Studieopdracht: ‘taakanalyse’ centrale ondersteunende diensten ocmw – voorstel nieuwe personeelsformatie - gunning Alle aangeschreven bureaus, behalve Probis, hebben een offerte ingediend: BDO Atrio (Public Sector); CC Consult; P&S Problem Solving; de bureaus zouden voor de aanvang van de zitting hun offerte persoonlijk komen toelichten; een samenvatting van de ingediende offertes is beschikbaar op het OCMW-secretariaat. De aanpak en methodiek is bij de drie bureaus gelijklopend en conform de vooraf geformuleerde verwachtingen: grote betrokkenheid van de medewerkers; coördinatie van het project door een stuurgroep, bevraging van de medewerkers, analyse van de huidige processen; aanbevelingen voor een aangepaste organisatiestructuur; voorstel van nieuwe personeelsformatie. De duurtijd van de opdracht wordt geraamd op 3 à 4 maanden. De prijs van de opdracht varieert van ca.€14.000 tot ca. €17.000: BDO: €16.800; CC Consult: €15.500; P&S Problem Solving :€13.925, alle bedragen excl. BTW.Alle bureaus zijn aanwezig en geven beurtelings hun toelichting bij het project voor aanvang van de zitting. De waarnemende voorzitter schorst de zitting voor 10 minuten teneinde de fracties toe te laten te beraadslagen over de voorstellen van de consultancy-bureaus. Nadat alle raadsleden terug de vergaderzaal zijn binnengekomen hervat de voorzitter de zitting en wordt overgegaan tot de bespreking van de voorstellen. Zowel vanuit de sp.a –fractie als vanuit de meerderheidsfractie Open VLD-CD&V gaat de voorkeur duidelijk uit naar het voorstel van BDO. De aanpak van CC Consult oogt zeer administratief en is geënt op de grote ervaring van dit bureau bij de opmaak van personeelsstatuten en -formaties van gemeente- en OCMW besturen. Men heeft ook bedenkingen met de bepaling van de “productenstructuur” die door dit bedrijf wordt gehanteerd als instrument voor de reorganisatie en opmaak van het personeelsbehoeftenplan.
AGENDA OCMW-raad – Raad van 21/01/2010
1
De toelichting door P&S Problem Solving werd eerder zwak bevonden en men heeft vragen bij de opgegeven tijdsduur (42 uur) en objectiviteit van o.m. de individuele interviews met alle betrokken werknemers die wellicht ook een grote tijdsdruk zullen leggen op de organisatie. De Raad gaat dan unaniem akkoord de opdracht voor de taak- en organisatieanalyse van de ondersteunende diensten van het OCMW toe te wijzen aan BDO Atrio tegen een forfaitaire prijs van €16.800 + BTW. De Raad geeft de voorkeur aan BDO omwille van de hoge professionaliteit van de voorgestelde aanpak, de aanwezigheid op de werkvloer tijdens de opdracht die niet enkel taakgericht maar vooral organisatiegericht wordt aangepakt, en waarbij de voorstellen tot aanpassing van de organisatie ook vanuit een financiële invalshoek zullen worden bekeken. Beslist, met unanimiteit: Enig artikel: De opdracht voor een taak- en organisatieanalyse met opmaak van een nieuwe personeelsformatie voor de centrale ondersteunende diensten van het OCMW, wordt toegewezen aan BDO Atrio Public Sector, Uitbreidingsstraat 66/13, 2600 Antwerpen, tegen de forfaitaire prijs van €16.800 + BTW. De Raad geeft de voorkeur aan deze offerte omwille van: ∼ de professionaliteit van de voorgestelde aanpak ∼ de aanwezigheid van de consultants op de werkvloer tijdens de uitvoering van de opdracht. ∼ de methodiek is pragmatisch en niet enkel taakgericht maar ook organisatiegericht ∼ de verbetervoorstellen zullen ook worden benaderd vanuit financiële invalshoek De effectieve start van dit project zal in overleg tussen de OCMW administratie en de consultant worden vastgelegd. De opdracht moet tegen de vakantieperiode zijn beëindigd; voorleggen eindrapport op de raadszitting van juni 2010.
Financiële dienst Betaalbaarstelling investeringsfacturen Gaat unaniem akkoord met de betaalbaarstelling van de volgende facturen voor investeringsuitgaven: ∼ Ereloonnota Abetec dakwerken De Durme Akkoord voor betaling; conform ereloonovereenkomst (8%) is in deze fase 70% van het ereloon opvraagbaar: budgetraming: €91.823,68; 70% = €5142,13 + BTW = €6 221,98 ∼ Gewijzigde factuur draadloos netwerk – Schaubroeck Akkoord voor betaling aangepaste factuur ;Totaal: €24 075 + BTW = €29 130,75 (i.p.v. €28 344,25) Trimestrieel financieel rapport e
Neemt kennis van het Rapport over het 4 trimester 2009: de totale rentebasis bleef constant op een hoog positief peil (2,9 mlj euro); stabiel gunstige financiële situatie; de thesaurietoestand zal heel gunstig blijven op voorwaarde van effectieve inning van de te verwachten occasionele ontvangsten.
Kinderdagverblijf O.7.
Tevredenheidenquête KDV De Zonnebloem - verslag
De tevredenheidsenquête over het KDV Zonnebloem die werd gehouden bij de ouders van de verblijvende kindjes is inmiddels afgerond. De voorzitter licht de resultaten toe: Van de 46 bedeelde formulieren werden er 35 ingevuld terugbezorgd. De reacties zijn hoofdzakelijk gunstig. Alle ouders zouden KDV Zonnebloem aanbevelen aan andere ouders die opvang zoeken. Sterke punten: onthaal, omgang en houding personeel, verzorgde en hygiënische indruk,… Verbeterpunten: verlofperiode 3 weken, info naar ouders, ouderparticipatie,… Zwakke punten: accommodatie, toegankelijkheid (trap!), klimaatregeling, slaapboxen,… Raadslid Passemiers verwijst naar de ontevredenheid over de infrastructuur en stelt dat de verbetering ervan een prioriteit moet zijn voor het OCMW bestuur. Hij vraagt wat er verder met de enquête zal gebeuren.
AGENDA OCMW-raad – Raad van 21/01/2010
2
Neemt kennis van de resultaten van het tevredenheidsonderzoek en vraagt dat deze resultaten samen met de medewerkers van het KDV zouden worden besproken en dat gezocht wordt naar initiatieven om de ouderparticipatie te bevorderen. Aan de opmerkingen inzake de verouderde infrastructuur kan slechts iets gedaan worden nadat het sociaal huis gerealiseerd is en het kinderdagverblijf wellicht kan heringericht worden in de gebouwen Damputstraat 39.
Serviceflats Vernieuwen dak SF De Durme – lastenboek – wijze van gunnen - goedkeuring Gaat unaniem akkoord met het lastenboek, opgemaakt door Abetec, voor de uitvoering van deze werken: raming €91.823,68. Omwille dat de herstelling (vernieuwing) zo vlug mogelijk moet worden uitgevoerd teneinde nog meer waterinsijpeling (door lekken) in de onderstaande flats te voorkomen, gaat de raad unaniem akkoord dat de opdracht wordt gegund bij onderhandelingsprocedure (art.17,§2,1°,c wet van 24.12.1993) waarbij alle Hamse dakwerkers zullen worden aangeschreven om een offerte in te dienen.
Sociale dienst O.9. Aanduiding ‘verantwoordelijke toegang entiteit’ (VTE) en mede- VTE (richtlijnen POD maatschappelijke integratie Beslist: Artikel 1: De stafmedewerker algemene diensten wordt aangeduid als VTE. Artikel 2: De hoofdmaatschappelijk werker wordt aangeduid als mede-VTE. O.10.
Aanwending middelen socio-culturele participatie 2009 - goedkeuring
Gaat unaniem akkoord Enig artikel: De toegekende subsidie wordt aangewend voor de maatschappelijke participatie van de gebruikers van de OCMW-diensten. 1. Doelgroepafbakening. Volgens de regelgeving is de doelgroep “elke persoon die gebruik maakt van gelijk welke vorm van de openbare dienstverlening behorend tot de opdrachten van het OCMW”. Het staat het centrum vrij om binnen de groep van de gebruikers de prioritaire doelgroepen af te bakenen die zich in de meest achtergestelde situatie bevinden. Wij stellen voor om prioritair de personen te helpen die in financiële moeilijkheden verkeren en die daardoor niet kunnen deelnemen aan het sociale, sportieve en culturele leven. Kunnen prioritair gebruik maken van de voordelen van deze maatregel: Gebruikers van de OCMW-dienstverlening die: - gerechtigd zijn op het leefloon, - gerechtigd zijn op het equivalent leefloon (levensminimum), - tewerkgesteld zijn via art. 60 §7, - budgetbeheer volgen of de procedure collectieve schuldenregeling volgen, - een steundossier lopen hebben (vb. bejaarden ten laste van het OCMW, gezinnen die regelmatig steun aanvragen, voorschotten op onderhoudsgeld, …). Gebruikers met vreemde nationaliteit moeten over een geldig verblijfsstatuut beschikken. Aanvragen van personen die niet tot de prioritaire doelgroep behoren worden ter beslissing voorgelegd aan het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst. 2. Aard van de activiteiten en tussenkomst. De Sociale Dienst organiseert een aantal groepsactiviteiten voor de doelgroep. Deze activiteiten worden volledig ten laste genomen door de subsidie. De cliënt betaalt geen persoonlijke bijdrage. Voorbeeld van een groepsactiviteit: busreis naar een pretpark, gezamenlijk bijwonen van een concert.
AGENDA OCMW-raad – Raad van 21/01/2010
3
Personen of gezinnen, behorend tot de doelgroep, die individueel een activiteit bijwonen of zich aansluiten bij een sportclub e.d., genieten een tussenkomst van 90% van de kostprijs. De persoonlijke bijdrage bedraagt 10% van de kostprijs. 3. Werkwijze. De groepsactiviteiten worden betaald door het OCMW zonder tussenkomst of prefinanciering van de cliënt. De betaling gebeurt op basis van een factuur of verslag waaruit de kostprijs blijkt. De budgethouder van de Sociale Dienst volgt dit op. Betreft de activiteiten op individuele basis: De cliënt betaalt eerst de volledige kostprijs van de activiteit of aansluiting bij een vereniging. Na voorlegging van het betalingsbewijs en de administratieve verwerking stort het OCMW de 90%-tussenkomst op zijn rekening. Als de kostprijs voor de cliënt dermate hoog is en de cliënt door de betaling ervan in budgettaire moeilijkheden geraakt dan kan de maatschappelijk werkster de tussenkomst via de provisies aan de cliënt betalen. De cliënt tekent dan een verklaring dat hij het bewijsstuk later zal binnenbrengen. Als de cliënt het bewijsstuk niet binnenbrengt vordert het OCMW de tussenkomst terug. De Sociale Dienst bezorgt het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst maandelijks een overzicht van de besteding van deze subsidie. 4. Verzekering. Betreft de groepsactiviteiten: Afsluiten van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA) ter dekking van de schade door een fout van de deelnemer aan de culturele uitstap. Dit kan door middel van een uitbreiding van de reeds bestaande polis BA in het OCMW, mits een forfaitaire bijpremie van jaarlijks 150 euro. Deze verzekering treedt pas op als de cliënt over geen polis BA beschikt. Bedoelde polis loopt reeds. Aanpassing samenwerkingsovereenkomsten van terbeschikkingstelling van een werknemer art.60 aan een privé onderneming Beslist Enig artikel: De samenwerkingsovereenkomsten worden aangepast zoals in bijlage.
Woon- en zorgcentrum Meulenbroek Nieuwbouw WZCM – perceel 1 “wind-, waterdichte met natte afwerkingen, afbraakwerken en omgevingsaanleg + schilderwerken” – lastenboek – wijze van gunnen - goedkeuring Keurt zonder opmerkingen, met unanimiteit, het lastenboek goed voor Perceel 1 “sloopwerken, ruwbouwwerken, dakwerken, riolering, buitenschrijnwerk, vloeren, binnenwanden; binnendeuren, plafonds, schilder- en behangwerken en omgevingsaanleg” van het project nieuwbouw zorgcentrum Meulenbroek, zoals het werd opgesteld door het studie- en ontwerpbureau Abetec in opdracht van de bouwheer DEXIA Bank. Deze overheidsopdracht zal worden gegund bij openbare aanbesteding na Europese bekendmaking. De publicatie zal gebeuren op 22 januari 2010, de inschrijvingstermijn is 52 dagen. De opening van de offertes zal gebeuren in openbare zitting op 17 maart te 10 uur in de raadzaal van het OCMW. Leidend ambtenaar dhr. Jan Bauwens, senior projectleider Dexia Bank NV, Real Estate Banking, in aanwezigheid van dhr. secretaris Johan De Maesschalck namens de opdrachtgever, OCMW Hamme. De gunning zal gebeuren door de OCMW raad na goedkeuring van het gunningsverslag en de aanpassing van het leasingbedrag. De gunning en het “bevel tot aanvang der werken” moet gebeuren voor 18 juni 2010, datum waarop het principieel akkoord met subsidiebelofte van de Vlaamse regering verstrijkt. De raming van perceel 1 bedraagt , na aanpassing, op datum van 07.01.2010, 9.882.318,05 euro excl. BTW.
AGENDA OCMW-raad – Raad van 21/01/2010
4
Bij hoogdringendheid toegevoegd punt: Aanvraag Sociale Maribel: Het Fonds Sociale Maribel van de Overheidssector biedt de kans om nieuwe arbeidsplaatsen aan te vragen in het kader van de sociale en fiscale Maribel. Er kunnen over gans het Rijk 1150 nieuwe arbeidsplaatsen worden toegekend. Dit werd meegedeeld bij schrijven (mail) van de RSZPPO van 23.12.2009. De aanvragen moeten voor 29 januari 2010 worden ingediend. Op voorstel van de voorzitter gaat de raad unaniem akkoord dat 5 voltijdsequivalenten met de volgende kwalificaties worden aangevraagd: 1 VTE maatschappelijk werker, niveau B 1 VTE boekhouder, niveau B 1 VTE deskundige personeel & organisatie, niveau B 2 VTE hulppersoneel, niveau E
AGENDA OCMW-raad – Raad van 21/01/2010
5
