e
2 Ledenraadvergadering met NSIJP bestuur Datum: vrijdag 30 maart 2012 Aanvang om 20.00 uur Locatie: De Schakel te Nijkerk
Eindtijd 23.00 uur
Notulen: dit is een samenvatting geschikt voor publicatie op de website van het NSIJP. Een nagenoeg letterlijke verslaglegging is ook beschikbaar 1. Opening Om 20.05 uur opent Jan van Muyden, de Voorzitter van de Ledenraad, de vergadering. Doelstelling van de Ledenraad is om minstens 2x per jaar vergaderen. Op de najaarsvergadering 2012 wordt de tarievenlijst 2013 vastgesteld. Vanavond zijn hier twee Voorzitters, Jan van Muyden (namens de Ledenraad) en Stef van Doesburg (namens het Bestuur). 2. Ingekomen stukken en mededelingen (waaronder vaststellen agenda) Er zijn geen ingekomen stukken. Mededelingen: Afmeldingen zijn ontvangen van: Karin Hubbeling, Gert Huizinga, Jamila Brummel, Roel Wijmenga en Anita Vermeulen. Stef van Doesburg en Arthur Meerwaldt zullen de vergadering eerder verlaten i.v.m. andere verplichtingen. Informatie: Op internet komt een mogelijk rooster van aftreden, maar daarover valt vandaag geen besluit. Het is belangrijk om vandaag meningen over agendapunt 8 te krijgen, zodat daarover in de najaarsvergadering de besluitvorming kan plaatsvinden. 3a. Vaststellen verslag ALV 15 april 2011 Tekstueel pagina 1, 2. Geen tekstuele opmerkingen. Tekstueel is het verslag vastgesteld. N.a.v. Opmerkingen op blz. 2: Bij de rondvraag is na de datum van het verslag de wedstrijd in Aegidienberg (Duitsland) wel een selectiewedstrijd geworden. Na deze opmerking is het verslag ALV d.d. 15 april 2011 vastgesteld. 3b. Vaststellen verslag eerste vergadering met Ledenraad en Bestuur 25 november 2011 Tekstueel pagina 1, 2, 3, en 5 geen opmerking. Op pagina 4, punt 8 is er een opmerking. De juiste tekst is: Het NSIJP wil komen tot 4 volwaardige banen in het land. IJRN is bezig met de mogelijkheden te onderzoeken voor een nieuwe baan, cq. een nieuwe wedstrijdlocatie. Alleen krijgt IJRN de financiering niet rond. Kan voor dit soort ontwikkelingen het statiegeld (sinds 2004) worden aangewend? De agendacommissie wil het punt Cultuur in de najaarsvergadering 2012 op de agenda zetten. Het bestuur krijgt een vraag over het actiepunt: “ een voorstel doen over de wijze van omgang, organisatie en financiering van fokkerijevenementen”. Bestuur reageert: Het is pas in het voorbijgaan gelezen. Het gaat over een overschrijding van de begroting en dat meenemen en over na te denken in de volgende begroting. Dit punt is niet verder voorbereid. Ledenraad: Over het verenigingsorgaan IJP. Kan de digitale versie gedrukt worden besteld want mensen hebben dat tevergeefs geprobeerd? Antwoord namens de redactie; Wij hebben minder dan 20 aanmeldingen ontvangen voor een gedrukte versie, per aanmelding zou dat € 20 per blad zijn. Vandaar dat er geen gedrukte versie komt. Het verzoek van de ledenraad is: Koppel dit antwoord terug aan de mensen die besteld hebben. Het bestuur geeft dit verzoek door aan de redactie omdat de redactie niet aanwezig is (wel een redactielid). Verder zijn er geen opmerkingen. Verslag is vastgesteld. 4. Jaarverslagen en beleidsplannen Enkele ledenraadsleden hebben een opmerking over jaarverslagen en beleidsplannen. Het is een ongelukkige keuze om deze alleen op internet te publiceren. Zij hebben niet de illusie dat er veel leden zijn die dit vanaf internet gaan lezen. Voorstel om in het vervolg jaarverslagen en beleidsplannen met het verenigingsorgaan IJP mee te sturen want nu slaat het de plank mis. Ledenraad: Wat bindt ons leden en hoe binden we de leden aan ons? Wellicht een eenvoudige publicatie en dat meesturen. Bestuur: Er is een samenvatting gemaakt van anderhalve pagina. Ledenraad: Verbinden in de vereniging is verschrikkelijk belangrijk. Samenvatting is voldoende voor een eerste indruk. Voorzitter stelt om: Hoe jaarverslagen publiceren via het blad IJP? Een agendapunt te maken. Enkele ledenraadsleden dachten dat de verkorte versie volledig was en zagen toen op de website een vele langere editie. Kijk naar de juiste info met toegevoegde waarde voor leden en bestuur. Voorzitter neemt suggestie mee.
Pagina 1 van 5
e
2 Ledenraadvergadering met NSIJP bestuur Datum: vrijdag 30 maart 2012 Aanvang om 20.00 uur Locatie: De Schakel te Nijkerk
Eindtijd 23.00 uur
Jaarverslagen worden op volgorde aangehaald: NIJSP 2011 (geen vragen). Ledenraad: In z’n algemeenheid, er staan goede ambities in de plannen maar zonder tijdlijn vermelding, bijv. vererving hengsten. Het is belangrijk om prioriteiten aan te geven met een tijdslijn voor alle dossiers. Bestuur: De planning staat in het 3-jaren beleidsplan, dit is hiermee in samenhang. We hebben het over beleidsplan, verslagen en vastleggingen vanuit bestuur. Op ALV maart 2010 is een presentatie gegeven. Nu in 2012 zijn we op het eind van de 3-jaarsperiode. Er zijn Commissies die aangegeven hebben, dat er geen beleids- en tijdslijn is vastgesteld, het is niet compleet maar een statisch document. We hebben met allen Ja gezegd tegen deze opzet. Voorstel van bestuur: In de najaarsvergadering meer document info geven. Bijv. vrijwilligers en sponsoren niet van de grond gekregen. Ledenraad vraagt: Of het bestuur kijkt welke onderdelen nog aan de orde zijn? Bestuur: Ja het is een plicht om te zien of we geslaagd zijn om die meters te maken. Voorzitter: dit wordt in de najaarsvergadering meegenomen. Eventueel ook in een klankbordbijeenkomst. Bestuur NSIJP: - geen vragen en opmerkingen. Ledenraad: - geen vragen en opmerkingen. PR cie: Ledenraad vraagt waarom het bij de jeugd niet lukte om een stand te regelen? Om PR-kennis bij hen aan te wakkeren, kan de jeugd dat niet zelf? Het bestuur heeft dit gehoord. Vanuit PR-cie: Er was geen stand maar wel NSIJP infomateriaal aanwezig en er kon toelichting gegeven worden. Sport en recreatie. Enkele ledenraadsleden:Voorstel over perikelen door verplaatsing van Exloo naar Aegidienberg (Duitsland) en de tegenstelling tussen vrije tijd- en sportruiters. Verzoek omdat een agendapunt te maken omdat er andere belangen en oriëntatie speelt. Bestuur: Vraagt verduidelijking over oriëntatie. Enkele ledenraadsleden: Er kan een tegengesteld belang zijn tussen vrijetijdsruiter en sportruiter. Bestuur: Dit is ingegeven om een scheiding tussen beiden ruitergroepen te krijgen maar door vrijwilligerswerk en organisatiegraad van faciliteiten. Daar lag discussie, die te maken heeft met cultuur. Enkele ledenraadsleden: Dit komt ter sprake omdat het wel wordt ervaren en gevoeld maar niet wordt besproken. Voorzitter: Dit wordt meegenomen in de najaarsvergadering. Enkele ledenraadsleden: Wij hebben een sport- en recreatiecommissie, maar alles lijkt sport gerelateerd. Waarom zouden recreatie ruiters nog lid willen zijn? In de najaarsvergadering stilstaan bij de recreatieve ruiter. Bestuur: het komt in de S&Rcie heel vaak terug er wordt een bijeenkomst georganiseerd om regionale verenigingen te ondersteunen. Er wordt aandacht aan besteed. Fokkerij - geen vragen en opmerkingen. Fokcie - geen vragen en opmerkingen. Fokjurykader - geen vragen en opmerkingen. Jeugdcie - geen vragen en opmerkingen. Educatie-cie - geen vragen en opmerkingen. Stamboekbureau: Enkele ledenraadsleden: Complimenten aan het stamboekbureau want de malheur van voorheen is voorbij. Enkele ledenraadsleden en Annemieke Corstens: Het NSIJP heeft voor de tweede maal op de FEIF conferentie de prijs “meest actieve land voor de jeugd” gewonnen. Applaus klinkt. Samenwerking WorldFengur - geen vragen en opmerkingen. Het blad IJP - geen vragen en opmerkingen. Begrazingen - geen vragen en opmerkingen. Sportjurykader - geen vragen en opmerkingen. Vereniging Instructeurs en Trainers - geen vragen en opmerkingen. Voorzitter.: Dank aan het bestuur voor deze verslagen. Stef van Doesburg: In vorige jaren was het gebruik dat de voorzitter een kort resumé geeft. Resumé: Toen wij in 2011 startten werd gedacht aan een consolidatie jaar. Maar er zijn heel veel mooie initiatieven, wij zijn zeer verheugd dat bijna elke commissie eigen zaken heeft ontwikkeld, complimenten van het bestuur voor de input. De werkgroepen voor toekomst van 4-gangers wordt gestart dat lijkt de goede cultuur, alles behalve een consolidatie jaar, doorgaan in 2012. 5a. Verslag Kascommissie (Lieke van Poucke en Roel Wijmenga) Lieke van Poucke neemt het woord: Bovenin stond het jaar 2012 maar het gaat over het jaar 2011! Graag corrigeren. Kort: wij hadden een prima avond, konden goed en snel door de boeken heen. Met goede uitleg van Ettje Graafsma namens het stamboekbureau. De financiën zijn goed en transparant en het bestuur gaat op goede manier met beleid met de middelen om. Enkele aanbevelingen zijn in het verslag opgenomen, die zijn in de financiële stukken meegenomen. Het decharge verlenen is vanuit kascommissie geen probleem. Bestuur: heeft een vraag bij kosten fokkerij bij de centrale keuring, was dat de hengst en merriekeuring op de Breidablik in juni? Ja hengst en merriekeuring. Voorzitter verleent decharge aan het bestuur en aan Pagina 2 van 5
e
2 Ledenraadvergadering met NSIJP bestuur Datum: vrijdag 30 maart 2012 Aanvang om 20.00 uur Locatie: De Schakel te Nijkerk
Eindtijd 23.00 uur
het stamboekbureau over het jaar 2011. Voorzitter.: Roel en Lieke mogen weer kascontrolecommissie worden. 5b. Goedkeuring jaarrekening NSIJP Het woord is aan de penningmeester. Er zijn meer inkomsten door de tariefverhoging. Het ledenaantal is niet gestegen en dat zal naar verwachting dit jaar ook niet gebeuren, daarom is het ledenaantal laag gehouden. Door de crisis verkopen mensen minder paarden dus er zijn minder overschrijvingskosten. Ook de kosten van het stamboekbureau zijn lager. De kosten WorldFengur zijn direct weer afgeboekt, om aan te tonen dat het geld kost. De websitekosten zijn hoger uitgevallen. De keuring is de vorige keer besproken, een betere begroting is daarvoor nodig. Andere locatie, daarover dient nog een besluit te komen. WK bleef binnen budget. Alles bij elkaar een goed resultaat + € 5000 boven op € 50.000 Eigen Vermogen. De financiële doelstelling van het beleidsplan is dit jaar al gehaald. Kosten uitsplitsing publicatie volgt op de website. Er zijn ieder half jaar cijfers maar die worden niet gepubliceerd. Die zijn voor het checken of de kosten volgens begroting lopen. Volgende keer beter inzicht door kostensplitsingen, dat is nu lastig uit de Winst en Verliesrekening op te maken. Keuringen hebben €8000 gekost en de wedstrijden ook. Voorheen €10000. Bestuur: Ook de kosten van het fokkerij-event zijn daarin opgenomen. Ledenraad: Wat is aan WorldFengur betaald? Penningmeester zegt: Dat staat in W & V blz. 3 bovenaan € 9834. Nu is er nog een voorziening van €18000. Enkele ledenraadsleden is verbaasd. T.o.v. vorig jaar is over de nieuwe stamboekadministratie, dat bedrag is nu fors vermenigvuldigd. Penningmeester: De uren zitten er ook in. Aan WorldFengur is 2 à 3 duizend euro betaald. Stef van Doesburg: Voordat wij als bestuur kwamen, was er al een voorziening fokkerij opgenomen ook voor modulatie van stamboekdata. Vanaf dit jaar is tevens met uren gewerkt. Ledenraad: De reserveringen zijn prima, maar het is vreemd als het bedrag ineens zo hoog zou zijn. Bestuur: Die €10000 zijn wel uit de kas gevloeid maar niet als voorzieningen en niet alles is naar WorldFengur gegaan. De jaarrekening wordt vastgesteld. 5c. Begroting 2012 (tevens voorstel om begroting in het vervolg in het najaar te doen zodat de begroting besproken wordt voordat het nieuwe jaar aanvangt) De begroting staat in het teken van bezuinigen, ledenaantal zal niet groeien, opbrengsten zullen lager zijn, dus er zijn geen nieuwe investeringen mogelijk. Grote post is PR geworden en de rest is hetzelfde gebleven als vorig jaar. Het doel is om €2000 winst te maken. Ledenraad: Wordt er een splitsing gemaakt als er een WK jaar komt? Penningmeester: Voor de Youth Cup wordt een deel toegevoegd aan voorziening van de WK en het jaar daarop andersom. Zodat niet ineens een hele grote kostenpost volgt. Voorzitter geeft aan dat de begroting 2012 is goedgekeurd. Succes aan het bestuur en veel wijsheid! 5d. Tarieven 2013 Penningmeester: In de tarievenlijst staan twee fouten. Een jeugdgezinslid van € 1400 moet € 14 worden. Een duplicaat paspoort kost € 175 ook voor niet leden. Kolom 2 en kolom 4 zijn voor niet leden. 5e. Voorstel bestuur aanwending gelden boven het vastgestelde eigen vermogen Agendapunt is niet ter besluitvorming voor vanavond, maar om suggesties en denklijnen te krijgen. Penningmeester geeft een korte toelichting: De afgelopen jaren zijn er goede financiële resultaten behaald. Een mogelijkheid is geld uitlenen om dat ter beschikking voor/van de leden te krijgen, maar niet in de vorm van statiegeld. Het uitlenen van een deel van het geld bij minimaal een Eigen Vermogen van €50000, het geld erboven kan worden uitgeleend. Dit investeren in het NSIJP met schriftelijke goedkeuring van het bestuur. Zie voorstelblad met 3 opties. Na enige discussie, omdat het doel was tot ideeën komen om hier op terug te kunnen komen, sluit de voorzitter het agendapunt af. Penningmeester: Vraagt info over het voorstel dat de begroting wordt gepresenteerd in de najaarsvergadering. Toelichting van de voorzitter: Onmogelijk om aan het begin van het jaar een uitgave te moeten doen terwijl er nog geen begroting is. Vandaar het voorstel om de begroting voor het begin van het jaar vast te stellen. Penningmeester: Dit verzoek zou ik graag eerder willen weten. Voorzitter: Wij gaan met het bestuur in overleg met het verzoek om in de toekomst over te schakelen naar het vaststellen van de begroting voordat het jaar is gestart. Dus verantwoorden achteraf en de begroting vaststellen in november van het jaar voorafgaand. Voorzitter: Penningmeester voel je s.v.p. niet overvallen door de vraag maar verschuiving van het vaststellen van de begroting naar november 2012, zodat uitgaven van het opvolgende jaar 2013 na het vaststellen van de begroting zijn, of met een tussen jaar. Pagina 3 van 5
e
2 Ledenraadvergadering met NSIJP bestuur Datum: vrijdag 30 maart 2012 Aanvang om 20.00 uur Locatie: De Schakel te Nijkerk
Eindtijd 23.00 uur
6a. Herverkiezing Stef van Doesburg (voorzitter). Hij wordt herkozen met 29 stemmen voor en 1 onthouding. 6b. Herverkiezing Gerda Casimir (sportcommissaris en vice-voorzitter). Zij wordt herkozen met 23 stemmen voor, 4 tegen en 3 onthouding. 6c. Verkiezing redactieleden Er zijn geen kandidaten om vacatures te vervullen dus nu is er geen verkiezing. Agenderen zie agendapunt 2. Voorzitter: Vraagt wie heeft het document rooster van aftreden gelezen? Auteur is Henk Hazelhorst. Graag een paar korte opmerkingen: Enkele ledenraadsleden: Hadden niet gerealiseerd dat het zo ingewikkeld was. De voorkeuren van de leden dient meegenomen te kunnen worden bij een verkiesbare periode. Ledenraad: Verkiezingen in maart 2012 datum wijzigen in maart 2013. De agendacommissie (Henk Hazelhorst, Marc Dusseau en voorzitter Jan van Muyden) vindt dat Jan van Muyden omdat het leerjaren zijn, bij voorkjeur 4 jaar dient te blijven zitten. Enkele ledenraadsleden: 4 jaar voorzitter laten zijn voor continuïteit en daarna niet meer herkiesbaar. Enkele ledenraadsleden: I.v.m. discussie sport en wedstrijden daarvoor zijn 7 leden en voor de regionale verenigingen maar 2. Voorstel dat sport en wedstrijden leden ook in regionale rijverenigingengroep zitten. Voor de loterij moet je je niet verplichten, want als mensen zichzelf terugtrekken dan hoef je niet te loten. Kijk naar de geldigheid van de loting en laat leden vertrekken als er loting plaatsvindt. Henk Hazelhorst licht toe dat de voorzitter wordt gekozen en zijn plaats wordt ingenomen door iemand die niet in de ledenraad zit. De zetelplaatsen zijn helder maar in deze overgangsregeling is het lastig. Voorzitter: in de najaarsvergadering nemen we een beslissing 7. Dankwoord van het bestuur aan individuele leden Gerda Casimir namens het bestuur: Bedankt leden die afscheid van de commissies hebben genomen. Diverse leden uit de redactie, maar van hen heeft Gerda geen namen doorgekregen. Maar wie het betreft. Bedankt! Marko Mazeland zat vorig jaar in de kascommissie, bedankt! En een algemeen dankwoord voor iedereen die naar de WK is gegaan: Ruiters, deelnemers, chef d’équipe, koksmaten en alle andere betrokkenen en natuurlijk de medaillewinnaars. Wereldkampioen Sigurður Marinusson En beste Youngrider Stella Timmerman en nummer twee Michel Venner! Tot slot de werkgroep WorldFengur. Mike van Engelen, we willen je bedanken want de migratie is klaar. 8. Open staande punten (zie o.a. notulen 25-11-2011) Actiepunten uit het verslag van 25 november jl. Opheldering van de looptijd van stamboekadministratie WorldFengur een waarborg van integriteit. Bestuur: De stamboekadministratie draait volledig op WorldFengur, dat loopt goed. Maar soms is een paardennaam te lang. Daarnaast wordt ook het ABC bestand bijgehouden. We zijn ver. Maar nu nog bezig met de check van eigenaars van paarden. T/m 2000 kloppen de eigenaren en de chipnummers. Vanaf 2000 en later moeten nog controles van eigenaren en import paarden uit IJsland worden uitgevoerd, hiervan is 95% gereed. De projectlooptijd komt in de najaarsvergadering aanbod. Dagelijks is een back-up van het hele databestand. Waarborg integriteit: WorldFengur is samenwerkingsverband met FEIF, de NSIJP-gegevens zijn eigendom van NSIJP en van WorldFengur. Via een contract is vastgelegd dat WorldFengur gegevens altijd beschikbaar zijn voor ons. Risico: Dat er problemen ontstaan. Alles is goed ondergebracht en gewaarborgd. Zijn er nog vragen? Enkele ledenraadsleden: Integriteit van Data? Hoe zorg je dat de veranderbevoegdheid bij ons blijft? Het blijkt dat het door de beveiliging onmogelijk is, als bij een paspoort het chipnummer niet is ingevuld, om het paspoort opnieuw uit te draaien kan niet door de beveiliging. Ettje Graafsma namens het stamboekbureau: Ik ben tevreden, het gaat goed en bij vragen wordt er direct gereageerd. Ledenraad komt terug op de openstaande punten van punt 8. De voorzitter geeft aan dat dit punt bij de financiële punten is besproken. Vraag: Het reageren op het voorstel verenigingsorgaan. Voorzitter: Dat gaat vooral over communicatie met de leden en dat behandelen we dit najaar uitgebreid. Statiegelden daarvoor wachten we voorstellen af. Enkele ledenraadsleden: We zijn opzoek naar een bestuurslid educatie, dat is lastig. De bestuursfunctie valt zwaar er is een tussenoplossing gevonden, Bert de Rooij, de Voorzitter van de educatie-cie, zal bij
Pagina 4 van 5
e
2 Ledenraadvergadering met NSIJP bestuur Datum: vrijdag 30 maart 2012 Aanvang om 20.00 uur Locatie: De Schakel te Nijkerk
Eindtijd 23.00 uur
bestuursvergaderingen aanwezig zijn voor de communicatie. Helaas zijn leden niet voor het oprapen want de bestuursverantwoordelijkheid is groot 9. Rondvraag Marjolein Leemhuis: Ik spreek namens de redactie IJP. Wij missen twee leden voor de functies hoofdredacteur en advertentiecoördinatie- en werving. Hierbij een roep om snelle hulp zodat dit blad kan doorgaan. Ideeën, namen voor de functies en tips sturen aan:
[email protected] Henk Peterse: Vraagt om bij het begrotingsvoorstel een post op te nemen voor gericht nakomelingenonderzoek om rassenverbetering te kunnen aantonen. Henk Peterse zal een begrotingsvoorstel voor het bestuur maken. Jaap Groven: Betreft de WK, de strubbelingen vooraf en de hoeveelheid werk terwijl het 5 voor 12 was. Daarover is evaluatie met deelnemers en aanwezigen geweest en gebrainstormd. Vraag: Als wij een betere opstelling willen richting de WK 2013, dan moet er veel voor gedaan worden. Geïnteresseerden: Graag melden bij Jaap Groven zowel voor sport als fokkerij. Zie ook de publicatie op www.nsijp.nl Sjaak Smeeing: Mijn lidmaatschap ligt bij fokkerij. Paarden worden met voornaam zonder stalnaam genoemd. Verzoek via de ledenraad voor sportcommissaris dat de speaker op wedstrijden altijd de stalnaam van het paard erbij noemt. Peter Kerkhoven: Vanuit de achterban zijn er vragen over het kledingsvoorschrift op de website voor jeugd en vrijetijdsklasse. Wie bepaald wat geschikte en passende kleding is? Bestuur: De Jury bepaalt. In het NWR staat iets meer. Peter Kerkhoven: Steeds meer ruiters dragen een shirt en daarover een bodyprotector. Hierop zijn opmerkingen gekomen. Bestuur: Er wordt naar gekeken. Jan van Muyden: Dit is een vergadering zonder inhoudelijk thema. De vergadering in het najaar zal een ander karakter hebben; Hoe functioneren de ledenraad en de leden, sport en recreatie, ruiters, hoe gaan we om met vrijwilligers? Veel meer inhoudelijke betrokkenheid.
Einde van de Ledenraadsvergadering, Jan van Muyden sluit de vergadering om 22.35 uur
Pagina 5 van 5
