1. Prosedur Penerimaan Berkas Perkara Dan Surat Masuk

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) URUSAN UMUM PENGADILAN NEGERI TANAH GROGOT I. TATA PERSURATAN PENGADILAN TINGGI SAMARINDA PENGADILAN NEGERI TANAH GROGOT Jalan Jenderal Sudirman No. 19 Telp. & Fax. : 0543 - 21155

1. Prosedur Penerimaan Berkas Perkara Dan Surat Masuk No.

Uraian

1.

Bagian umum menerima surat, membuka surat ( kecuali surat yang sifatnya A.rahasia ) Mencatat semua surat masuk ke dalam register induk / buku surat masuk. Menaikkan surat masuk kepada Ketua Pengadilan Negeri TANAH GROGOT agar di disposisi oleh Ketua Pengadilan Negeri TANAH GROGOT. Setelah didisposisi oleh Ketua Pengadilan Negeri TANAH GROGOT kemudian surat dikembalikan ke bagian umum untuk ditelaah dan dilihat disposisi ke mana selanjutnya misalnya ke Wakil Ketua atau Panitera / Sekretaris. Panitera / Sekretaris mendisposisi surat – surat yang berhubungan dengan kepaniteraan maupun kesekretariatan. Setelah surat didisposisi oleh Panitera / Sekretaris dikembalikan ke bagian umum untuk dilihat disposisi ke mana selanjutnya ke Wakil Panitera ( surat yang berhubungan dengan kepaniteraan ) atau ke Wakil Sekretaris ( surat yang berhubungan dengan kesekretariatan ). Surat dikembalikan ke bagian umum untuk dicatat ke dalam buku klasifikasi surat dan mendistribusikan ke bagian masing – masing ( perdata, pidana, hukum, kepegawaian, keuangan, umum ) untuk mendapatkan proses selanjutnya.

2. 3. 4.

5. 6.

7.

Unit / Pejabat Terkait

Lama Proses

Keterangan

3 menit

Untuk 1 surat

10 menit

Untuk 1 surat

30 menit 10 menit

30 menit 30 menit

i. e n i t

2. Prosedur Pengiriman Berkas Perkara Dan Surat Keluar No.

Uraian

1.

Bagian umum menerima berkas perkara dan surat keluar dari masing – masingB.bagian ( perdata, pidana, hukum, kepegawaian, keuangan ). Bagian umum memberi penomoran dan meregister ke buku induk surat keluar. Bagian umum mengirim surat ke kantor pos atau mengirim langsung apabila surat keluar ditujukan masih dalam wilayah Kota TANAH GROGOT dan mencatat semua surat keluar dalam buku ekspedisi surat keluar.

2. 3.


Lama Proses

Keterangan

10 menit 20 menit

II. PENGADAAN 1.

Pengadaan Sarana Dan Prasarana

No.

Uraian

1.

Kaur Umum menerima permintaan kebutuhan kantor dari masingmasingC.ruangan Setelah ditetapkan seluruh kebutuhan sehari-hari perkantoran yang akan diadakan sesuai permintaan dicatat oleh petugas. Kemudian dicatat seluruh Sarana dan Prasarana tersebut,lalu dibeli oleh Staf Urusan Umum sesuai dengan petunjuk dari Kaur Umum dan data – data tersebut diinputkan dalam aplikasi persediaan .

2. 3.

4.


Setelah barang – barang tersebut dibeli dan diinput, kemudian barang – barang tersebut didistribusikan ke masing – masing bagian sesuai kebutuhan permintaan.

1|SOP PENGADILAN NEGERI TANAH GROGOT

Lama Proses 15 menit 20 menit 120 menit

30 menit.

Keterangan

5.

Untuk proses Opname Fisik Barang Persediaan akan dilakukan disetiap akhir bulan

60 menit

6.

Setelah dilakukan Opname Fisik Barang Persediaan, kernudian hasil Opname Fisik tersebut dilaporkan

30 menit

2.

Pengadaan Inventaris Kantor/ Bmn

No.

Uraian

1.

Kaur Umum membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris dan dibantu A. oleh staf bag.umum. Setelah dirancang kemudian daftar barang/rancangan anggaran belanja (RAB) diserahkan ke Pejabat Pengguna Anggaran / KPA Lalu dilakukan pengadaan barang – barang tersebut oleh Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa, dan setelah diterima oleh bagian Umum maka data – data tersebut dinputkan ke SIMAK BMN.

30 menit

4.

Setiap akhir bulan dilakukan rekonsiliasi ke KPPN dengan petugas SAKPA

2 hari kerja

5.

Setelah dilakukan rekonsiliasi ke KPPN dengan petugas SAKPA, maka dilakukan Rekonsiliasi dengan KPKNL dan menyampaikan laporan BMN ke Korwil setiap akhir semesternya.

2 hari kerja

2. 3.


Lama Proses

Keterangan

10 menit 60 menit

III. PEMELIHARAAN 1.

Pemeliharaan Bangunan

No.

Uraian

1.

Kaur Umum membuat rencana kegiatan pemeliharaan bangunan D. Kemudian rencana tersebut diajukan kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk disetujui. Setelah itu diajukan ke Kuasa Pengguna Anggaran untuk diperiksa dan apabila disetujui untuk ditanda tangani.

2. 3.


Lama Proses 30 menit 1 hari kerja 10 menit

4.

Setelah disetujui dan ditandatangani, kemudian untuk perawatan dan perbaikkan bangunan oleh Pihak Ketiga.

5.

Kemudian Kwitansi pembayaran diminta dari toko tempat pembelian bahan – bahan dan diteruskan kebagian Keuangan.

10 menit

6.

Setelah itu surat – surat permintaan perawatan dan perbaikan bangunan serta kwitansi diarsipkan.

10 menit

2.

Uraian

1.

Kasub Umum membuat rencana perawatan/perbaikan kendaraan A. Kemudian rencana tersebut diajukan kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk disetujui. Setelah itu diajukan ke Kuasa Pengguna Anggaran untuk ditanda tangani.

3.

jangka waktu sesuai dengan kegiatan

Pemeliharaan Kendaraan

No.

2.

Keterangan


Lama Proses 30 menit 1 hari kerja 10 menit

4.

Setelah disetujui dan ditandatangani, kemudian untuk Perawatan dan perbaikkan kendaraan tersebut dilakukan oleh Kaur Umum

1 hari kerja

5.

Kemudian Kwitansi pembayaran diminta dari toko atau bengkel tempat pembelian alat atau perawatan dan diteruskan kebagian Keuangan.

10 menit

6.

Untuk kwitansi pembayaran perawatan / perbaikan kendaraan diarsipkan oleh Kaur Umum

5 menit


Keterangan

7.

Setiap sekali setahun sesuai waktunya pembayaran pajak dan pengurusan perpanjangan pajak yang telah habis masa berlakunya, dilakukan oleh Kaur Umum.

180 menit

IV. PERPUSTAKAAN No.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Uraian


Lama Proses

Kaur Umum merencanakan Pengelolaan Perpustakaan E. Setelah direncanakan, maka pengelola pustaka mengelola isi buku induk Perpustakaan berdasarkan buku – buku yang ada. Setelah itu memberikan nomor pada buku dan membuat catalog buku

Keterangan

30 menit 10 menit 60 menit

Kemudian data buku tersebut dicatat dalam buku induk label, maka buku-buku ditata pada rak sesuai dengan klarifikasinya

60 menit

Apabila ada yang meminjam buku, maka daftar peminjam diberikan oleh petugas perpustakaan kepada peminjam buku untuk diisi. Buku yang telah dipinjam dikembalikan lagi atau diperpanjang masa peminjamannya oleh petugas perpustakaan, apabila tidak diperpanjang lagi maka dicatat dalam buku pengembalian oleh petugas.

15 menit. 15 menit.

V. PENGHAPUSAN BARANG MILIK NEGARA ( BMN ) No.

Uraian

1.

Kaur dibantu oleh staf bagian umum mengumpulkan data dokumen barangF.– barang yang akan dihapus. Setelah dokumen barang – barang tersebut dikumpulkan maka dibentuk panitia penghapusan dan diterbitkan SK yang dikerjakan oleh bagian kepegawaian. Kemudian SK tersebut diajukan kepada KPN untuk ditanda tangani

1 hari kerja

4.

Setelah SK dibuat, maka panitia menghubungi KPKNL dengan tembusan kepada KPT untuk mendapatkan rekomendasi penghapusan.

4 hari kerja

5.

Lalu setelah mendapatkan rekomendasi, maka panitia mengajukan permohonan penghapusan ke Mahkamah Agung/ Pengadilan Tinggi SAMARINDA.

Dalam jangka waktu 3 (tiga) bulan

6.

Setelah permohonan penghapusan disetujui maka panitia membuat permohonan untuk membuat jadwal pelelangan KPKNL.

60 menit.

7.

Hasil pelelangan dilaporkan kepada pimpinan beserta bukti risalah pelelangan ke Pengadilan Tinggi SAMARINDA dan Mahkamah Agung

2. 3.


Lama Proses

Keterangan

1 hari kerja 30 menit

VI. KEBERSIHAN No.

Uraian

1.

Kaur Umum membagi tugas masing-masing petugas kebersihan.. G. Kaur Umum menyerahkan pembagian tugas kebersihan kepada masing-masing staf urusan umum dan mengkoordinir serta mengawasi pekerjaan seluruh pekerjaan kebersihan. Masing – masing petugas kebersihan mengerjakan tugasnya sesuai pembagian tugas masing –masing.

2. 3.


Lama Proses

Keterangan

1 hari kerja

VII. SECURITY/ KEAMANAN No.

Uraian



Lama Proses

Keterangan

1.

Kaur Umum membagi tugas masing – masing security. H. Kaur Umum menyerahkan pembagian tugas security, mengkoordinir dan mengawasi pekerjaan seluruh security. Masing – masing security mengerjakan tugasnya sesuai pembagian tugas masing – masing, security piket selama 24 jam secara bergantian.

2. 3.

1 hari kerja

VIII. DRIVER ( SOPIR ) No.

Uraian

1.

Kaur Umum membagi tugas masing – masing sopir. A. Kaur Umum menyerahkan pembagian tugas sopir, mengkoordinir dan mengawasi pekerjaan seluruh sopir. Masing – masing Sopir mengerjakan tugasnya sesuai pembagian tugas masing – masing.

2. 3


Lama Proses

Keterangan

1 hari kerja

IX. LAPORAN- LAPORAN 1.

Laporan Bulanan

No.

Uraian

1.

Meminta data tentang seluruh kegiatan kepada masing masing Urusan / Kepaniteraan B. pada tanggal 2 setiap bulan Merekap seluruh data dari masing masing Kesekretariatan dan Kepaniteraan untuk disusun dalam suatu laporan sesuai dengan format yang telah ada; Pembuatan Laporan bulanan yang mencakup seluruh kegiatan kantor yang meliputi seluruh Kesekretariatan dan Kepaniteraan; Menyampaikan hasil penyusunan kepada pimpinan untuk dimintakan persetujuan; Pengiriman laporan bulanan ke Pengadilan Tinggi SAMARINDA

2. 3 4 5

2.

Uraian

1.

Meminta data tentang seluruh kegiatan kepada masing masing Urusan / Kepaniteraan C. pada minggu pertama setiap awal tahun ; Merekap seluruh data dari masing masing Kesekretariatan dan Kepaniteraan untuk disusun dalam suatu laporan sesuai dengan format yang telah ada; Pembuatan Laporan Tahunan yang mencakup seluruh kegiatan kantor yang meliputi seluruh Kesekretariatan dan Kepaniteraan; Menyampaikan hasil penyusunan kepada pimpinan untuk dimintakan persetujuan; Pengiriman laporan bulanan ke Pengadilan Tinggi SAMARINDA

3 4 5

X.

Lama Proses

Keterangan

30 menit 4 jam 1 jam 3 jam 10 Menit

Laporan Tahunan

No.

2.



Lama Proses

Keterangan

1 hari kerja 4 jam 2 jam 3 jam 10

menit

INFORMASI TEKNOLOGI 1. Pengelolaan Website

No. 1.

Uraian


Lama Proses

Mengedit, mengupdate berita / informasi terbaru D.


3 Jam

Keterangan

2.

Mendokumentasikan kegiatan kedinasan untuk dapat dipublikasikan di website

2 Jam

2. Pengelolaan server SIPP / CTS

No. 1. 2. 3.

Uraian


Lama Proses

Membackup data aplikasi SIPP ke flasdisk/CD A. Mengsinkronkan data aplikasi SIPP dari lokal server ke server SIPP BADILUM. Mengsinkronkan data aplikasi SIPP dari lokal server ke server website PN


Keterangan

1 Jam

Setiap hari

15 menit

Setiap hari

15 menit

Setiap hari

1. Prosedur Penerimaan Berkas Perkara Dan Surat Masuk

Recommend Documents