D AT UM
20 juni 2011
VERSL AG (OPENBAAR)
VAN BESPREKING
Algemeen Bestuur DATUM BESPREKING
20 juni 2011 DEELNEMERS
Mevrouw Moons, de heer Broens, de heer Boersma, de heer Stegeman, de heer Boer, de heer Kolkman, de heer Oggel, de heer Maenhout, de heer Doorn, de heer Groeneveld, mevrouw Lepage en de heer Van Hussel
1. Opening Mevrouw Moons opent de vergadering om 10.03 uur en heet iedereen welkom. 2. Mededelingen en vaststellen agenda De heer Groeneveld deelt mee dat er vanmorgen overleg geweest is met de accountant over de afschrijving van Tax-i. De heren Boersma en Broens waren daarbij aanwezig. Later in de vergadering wordt daarop terug gekomen. De heer Groeneveld deelt mee dat de a.s. donderdag de sluiting is van de aanbesteding van de belastingapplicatie. Daarna start de beoordeling. Dat is een vrij intensief proces waar van ons ca. 20 medewerkers mee bezig zijn. Ook de 3 gemeenten participeren. Vorige week donderdag was er op locatie Harderwijk een kennismakingsbijeenkomst met de medewerkers van de gemeenten. Het was een goede bijeenkomst. Tax-I Dit onderwerp wordt in beslotenheid behandeld. Gesprek accountant inzake de boekwaarde van Tax-i Dit onderwerp wordt in beslotenheid behandeld.
AFWEZIG
OPGEMAAKT DOOR
Mevr. G. Hakvoort AFSCHRIFT
3. Verslag vergadering Algemeen Bestuur 23 mei 2011 Redactioneel Geen opmerkingen. Verslag wordt vastgesteld. Naar aanleiding van e Pagina 3, agendapunt 8, 4 alinea. De heer Kolkman vraagt of dat een begrotingswijziging e tot gevolg kan hebben. De heer Groeneveld antwoordt dat dat bij de 2 bestuursrapportage betrokken wordt. De heer Boersma geeft aan dat verliezen genomen moeten worden op het moment dat die zich voor doen. Dus in een begrotingswijziging in de 2e bestuursrapportage. Mevrouw Moons geeft aan dat de voorkeur gegeven wordt aan het vooralsnog uitstellen en meenemen bij de jaarrekening. Dat wordt gecheckt bij de accountant. Actiepuntenlijst De punten 3 en 4 zijn afgehandeld. Vertrouwelijk verslag vergadering algemeen bestuur 23 mei 2011 Redactioneel Pagina 1, agendapunt 5. ‘1 juni’ moet zijn: ‘1 juli’. Verslag wordt vastgesteld. Naar aanleiding van -
1
4. Ontwerp-begroting 2012 incl. meerjarenperspectief 2013-2015 De heer Broens vraagt of deze herziene versie ook naar de waterschappen gestuurd is. De heer Groeneveld bevestigt dat. De begroting wordt paginagewijs doorgenomen. Redactionele aanpassingen en suggesties worden meegenomen. Pagina 7. De heer Oggel vraagt of er al een definitief besluit is voor samenwerking. De heer Groeneveld deelt mee dat dat nog niet het geval is. De aanpassingen in de GR n.a.v. de aansluiting van de drie gemeenten worden in het voorjaar van 2012 voorgelegd. Pagina 8, Veranderorganisatie. De heer Doorn geeft aan dat hier verwezen wordt naar bijlage D, maar hij vindt de onderbouwing van de benodigde € 500.000 nog steeds niet gespecificeerd. De raming is heel grof. De heer Groeneveld deelt mee dat fase II van de organisatieverandering heel wat werkzaamheden vergen. In de vorige AB-vergadering heeft hij daar een presentatie over gegeven. De directie en het management van GBLT zien veel in Lean-management. In maart 2012 moet de nieuwe organisatie er in concept staan. Om dat te faciliteren moeten we de organisatie met behulp van experts tegen het licht houden. De budgetten zijn indicatief. Het plan van aanpak moet nog gemaakt worden, en dit jaar en 2012 zijn invulling krijgen. Het is nog niet concreet maar we moeten er wel mee aan de slag. De heer Doorn vraagt of dit niet voorzien was. De heer Groeneveld antwoordt dat in het e voorjaar van vorig jaar afgesproken is de fusie gefaseerd te doen. De 1 fase, de e bestuurlijke fusie, de managementfusie en het bedrijfsbureau, waren voorzien. De 2 fase uiteraard ook maar is niet voorzien van middelen om dat uit te voeren. De heer Stegeman geeft aan dat het gefaseerd fuseren nieuw voor dit bestuur is. Op 5 januari jl. is er een taakstellende begroting vastgesteld. Die is leidend. Het meerjarenperspectief laat een verhoging zien. Deze begroting vindt hij daarom niet acceptabel. Het doel van de fusie was de perceptiekosten naar beneden te halen. Maar we doen zijns inziens het omgekeerde. Mevrouw Moons deelt mee dat in de vorige vergadering afgesproken is kijken of de taakstelling van de fusie gehaald wordt, los van de kosten van de verandering. Het is een afweging of we zoveel uit willen geven. Er is toen ook gesproken over wat er gebeurt als we het niet doen. Zij is van mening dat we moeten nadenken over wat het betekent voor 2013 – 2015 als we zoiets niet in gang zetten. We zijn bestuurlijk gefuseerd, maar ambtelijk nog niet. We hadden het destijds op moeten nemen in het meerjarenperspectief. De heer Stegeman verwachtte dat het zittende management de taak op zich zou nemen. De heer Doorn deelt ook mee dat er in de begroting van 5 januari jl. niets gemeld wordt over fase II. De heer Groeneveld antwoordt dat er in het integraal beslisdocument, wat de reden van de fusie was, een onderscheid gemaakt is in besparingsdoelstellingen voor 2011, 2012, 2013 en volgende jaren. De fusie van het bestuur, het management en het bedrijfsbureau is gerealiseerd en afgerond in 2011. Nu moeten we een programma maken voor 2012 en volgende jaren. Fasering in de organisatieontwikkeling was bij de start een expliciete doelstelling. Destijds zijn daarvoor geen geen financiële middelen geraamd. De heer Maenhout merkt op dat de besparingsdoelstellingen wel gehaald worden, maar op een andere manier dan in het beslisdocument staat. Komt dat door het niet meer meeliften met Vitens? In de personele sfeer zouden toch ook besparingen komen? De heer Maenhout vindt dat het management heel nauw betrokken moet zijn bij de organisatieontwikkeling. De heer Groeneveld deelt mee dat het management ook volop betrokken is bij de organisatieverandering. Gelet op de vele projecten in de organisatie willen we voor dit traject een expert inschakelen die veel ervaring heeft met projekten als deze en met leanmanagement. We kunnen er voor kiezen dat niet te doen, maar dan is het de vraag hoe we de besparingen op lange termijn kunnen realiseren. Die zullen dan een andere omvang krijgen.
2
De heer Van Hussel legt uit dat in het meerjarenperspectief het stoppen met meeliften e e Vitens is opgenomen. De besparing in het 1 jaar is € 2,1 miljoen, het 2 jaar is dat € 1,7 e miljoen, daarna wordt het structureel € 1,1 miljoen. Van die eenmalige extra baten in het 1 jaar wordt de projectbegroting voor de organisatieverandering afgetrokken. Voor de waterschappen blijft er een structurele lijn in lagere lasten. De projectbegroting is voor het hele traject. Als er aan het einde van het traject geld overblijft, vloeit dat weer terug naar het resultaat. Hij vertelt tevens dat er inmiddels zo’n 70 gemeenten in Nederland bezig zijn met leanmanagement. Aan iedere handeling in het productieproces wordt een waarde toegekend. We brengen het proces tot op detail in kaart en halen vervolgens de verspilling in tijd, geld en mensen eruit. We kunnen onze processen dus nog efficiënter maken. De heer Doorn merkt op dat we het project Vitens, het traject met de gemeenten, de boeterente, en we dit project hebben. Er zit nog € 1,3 miljoen niet in de boeken. Hoe wordt dat verwerkt, en hoe gaat dat de komende jaren uitpakken? Er hangen een paar projecten in de lucht waarvan het onduidelijk is in welk jaar die vallen. De heer Van Hussel legt uit dat de eenmalige kosten niet in de meerjarenbegroting zitten, maar dat alle andere projecten wel zijn verwerkt. Mevrouw Moons vat de discussie samen. Ten eerste moeten we bewijzen dat de fusie zin heeft door een goed resultaat neer te zetten Ten tweede moeten we er voor zorgen dat we in 2015 één organisatie hebben. Als we naar dat tijdpad kijken, en het probleem van sommige waterschappen in het achterhoofd houden, is de vraag of we de organisatieontwikkeling niet kunnen faseren. Dat zou financieel meer ruimte geven, maar geeft ons ook de kans om een en ander beter te onderbouwen. De heer Kolkman deelt mee dat de boodschap zou moeten zijn dat we investeren in de toekomst om de besparingen op een hoger plan te tillen. De heer Stegeman vindt dat we het kostenplaatje moeten realiseren dat we op 5 januari jl. hebben afgesproken. Dat is bindend. Bij waterschap Regge & Dinkel werkt men met een lastenrapportage over vier jaar. De heer Stegeman deelt mee dat het bestuur van R&D beloofd is dat het taakstellend is. Deze begroting wordt zo niet aangeboden aan dat bestuur. Mevrouw Moons vindt het gevaarlijk om zich voor vier jaar vast te leggen. De boodschap voor 2012 is misschien een lastige boodschap. Maar we kunnen niet op alle dingen tegelijk sturen, èn de taakstelling halen èn een maximale dienstverlening. In de begroting 2012 is nadrukkelijk aangegeven dat we de taakstelling realiseren. Het is vervolgens belangrijk om die boodschap ook over te brengen aan de waterschappen. Ook is het belangrijk om te kijken hoe we de kosten van de verandering kunnen verdelen over meerdere jaren. Zij begrijpt dat sommige bestuursleden kritisch zijn, maar we moeten niet vergeten wat een fusie met zich mee kan brengen. De resultaten zijn wel heel goed. Pagina 15, algemeen. De heer Doorn merkt naar aanleiding van de besparing op afschrijving Tax-I op dat dat gesaldeerd is in bijlage D, maar stelt voor dit nader te specificeren. e
Pagina 15, algemeen, 2 regel. De heer Boersma vraagt welke extra last in de exploitatie meegenomen is, en hoeveel dat dan is. De heer Van Hussel deelt mee dat dat ook gesaldeerd is in de € 278.000 van bijlage D. Pagina 15, laatste alinea. De heer Doorn vraagt dit nader te specificeren. De heer e Groeneveld legt uit dat we ook vanwege invorderingskosten de opbrengst in het 1 jaar e hoog is. In het 2 jaar zal dat minder zijn. Zelf doen scheelt € 1,2 miljoen per jaar. Pagina 18. De heer Boersman vraagt waarom we het voordeel van het stoppen met meeliften hebben verschoven naar invorderingskosten en waarom laten we het niet apart zien? De heer Van Hussel legt uit dat we Vitens als project willen laten zien. Daarna is het een onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering. De heer Boersma geeft aan dat we een structureel voordeel verwachten en vindt dat het hier niet juist staat. De heer Groeneveld deelt mee dat dat op zich juist is want de verlaging van de org. kosten zit uiteraard aan de kosten kant van de begroting. Er is echter voor gekozen om het aan de batenkant zichtbaar te maken. De heer Van Hussel legt uit het een bewuste keuze is om het hier te plaatsen omdat de heer Groeneveld op deze wijze er beter op kan sturen.
3
De heer Kolkman vraagt of het verschil in kosten per aanslag per waterschap altijd blijft bestaan. De heer Van Hussel antwoordt dat dat met de huidige verdeelsleutel te maken heeft. Naar aanleiding een opmerking van de heer Stegeman deelt de heer Boersma mee dat GBLT volgens afspraak geen eigen vermogen opbouwt. Pagina 20. De heer Oggel vraagt hoe de kosten per aanslag incl. heffingstechnologie zich verhouden met 2010 en 2011. Verklaar dan wat het verschil is. De heer Van Hussel merkt op dat je dan een verwachting van een andere verwachting gaat verklaren. Er zitten een paar onzekerheden in de meerjarenperspectieven. Exact verklaren is zinloos. De heer Stegeman benadrukt dat dat een van de uitgangspunten was van de fusie. Dit is een fundamenteel verschil van inzicht. Mevrouw Moons vindt dat het meerjarenperspectief moet leiden naar iets wat aanvaardbaar is. Maar er zitten een aantal aannames in. Wat belangrijk is, is de vraag of de begroting 2012 voldoet aan de doelstellingen. Voor 2013 kunnen we een gevoel ontwikkelen. Maar 2015 is nog heel ver weg. Als je jezelf vastpint, heb je geen enkele ruimte meer. Als de begroting voor 2012 er goed uit ziet, en 2013 ook, dan ben je toch een eind op weg. Het is niet goed voor de organisatie als we geen kant meer op kunnen. De heer Broens merkt op dat veranderende CAO’s en inflatie ook inwerken op het meerjarenperspectief. Mevrouw Moons geeft aan dat er nog veel dingen langs kunnen komen die niet voorzien waren. We moeten het goede gevoel hebben over de begroting van 2012 en laten zien dat we de taakstelling halen en dat dat het geval is, staat buiten kijf. De heer Kolkman vraagt wat de aansluiting van andere partijen betekent voor de kosten per aanslag. De heer Groeneveld deelt mee dat Tricijn ca. € 160.000 per jaar zou verdienen aan de samenwerking met de drie gemeenten. Dat heeft ook te maken met hoe de kosten verdeeld worden. De heer Kolkman vindt het bij de keuze over het wel of niet aansluiten van andere partijen belangrijk om te weten, hoeveel het oplevert. De heer Groeneveld antwoordt dat we tot op heden er vanuit gaan dat het maatschappelijk voordeel telt. Verhoudingsgewijs zijn de voordelen voor de gemeenten groter. De heer Kolkman geeft aan dat als we de lijn van de heer Stegeman volgen, we uitkomen op deze discussie. Op enig moment moeten we hierover met elkaar spreken om op één lijn te komen. Mevrouw Moons wil die discussie breder trekken, en dan met elkaar praten over wat we met dit bedrijf willen. Dan zal een heroriëntatie plaats moeten vinden. Naar aanleiding van een opmerking van de heer Doorn over de verhoging van de bijdrage voor de waterschappen in 2015 antwoordt de heer Van Hussel mee dat dat te maken heeft met inflatie. De heer Groeneveld antwoordt dat GBLT heel erg op de budgetten let, en kostenbewust is. Dat gaan we doorzetten. Pagina 34, vaststellingsbesluit begroting. De heer Groeneveld neemt contact op met de provincie. Mevrouw Moons geeft aan dat deze vergadering uitwijst dat een en ander moeilijk over te brengen is aan de ab’s van de waterschappen. De meeste ab-vergaderingen zijn in september. Afgesproken wordt om de toelichting die thans in bijlage D is opgenomen in een aparte achtergrond- en detailinformatie notitie op te nemen. Deze notitie kan dan door de AB-leden van GBLT worden gebruikt ten behoeve van de behandeling in hun eigen AB. De heer Stegeman maakt een voorbehoud voor het meerjarenperspectief. Het AB neemt overigens kennis van de begroting. Die wordt nu voor zienswijzen naar de waterschappen gestuurd, waarna hij in november 2011 voor vaststelling hier geagendeerd wordt. 5. Rondvraag De heer Boersma vraagt of de kosten van de oud-directeur inmiddels afgewikkeld zijn. De heer Groeneveld kijkt dat na. De heer Oggel komt nog terug op de voorgaande discussie m.b.t. de begroting. Hij vindt dat we hier moeten redeneren vanuit het belang van GBLT. Dat is soms lastig. Dus daarover moeten we met elkaar om tafel. Mevrouw Moons stelt voor daar een concrete afspraak over te maken. De afspraak wordt gemaakt na de vakantie. Het DB kijkt welk voorwerk daarvoor moet worden verricht.
4
De heer Doorn vraagt of natuurbeheerders veel werk opleveren. Mevrouw Lepage antwoordt dat de afhandeling van de bezwaren veel tijd kost. Mevrouw Moons vraagt zich n.a.v. de nieuwe belastingstelselvoorstellen af wat dat voor de GBLT-organisatie en de aanbesteding van het nieuwe belastingsysteem kan betekenen. Zij is voorstander van een uitvoeringstoets door de belastingkantoren. De heer Groeneveld zegt toe dat de organisatie een advies zal opstellen voor wat betreft de uitvoeringsconsequenties. GBLT is bezig het integriteitbeleid uit te rollen. Komende weken moeten alle medewerkers de eed/belofte afleggen. Zij doen dat ten overstaan van de directeur. De heer Groeneveld legt ten overstaan van het bestuur de ambtseed af. 6. Sluiting Mevrouw Moons sluit de vergadering om 12.49 uur. De eerstvolgende AB-vergadering staat gepland voor 20 juli a.s.
5
