Aanvulling /wijziging huishoudelijk reglement KansPlus-ledengroepen In de punten 1 t/m 7 onder artikel 14 van de statuten van de vereniging KansPlus staan zaken van de ledengroepen beschreven. Aanvullende zaken worden conform de statuten in het huishoudelijk reglement beschreven. Onderstaande punten worden/ zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement van de vereniging. 1. Ledengroepen vallen onder de organen van de landelijke vereniging de vereniging kent de volgende organen: a. b. c. d.
de algemene vergadering het landelijk bestuur de verenigingsraad ledengroepen
2. Ledengroepen Ledengroepen worden ingesteld door leden van de vereniging die een gemeenschappelijk belang ervaren. Een ledengroep kan onder meer worden ingesteld rondom een: regio zorgaanbieder gemeente of rondom een specifiek, al dan niet inhoudelijk thema Een lid kan zich bij meerdere ledengroepen aansluiten. 3. Onderverdeling ledengroepen -
Regionale ledengroepen
Het gaat om regionale ledengroepen als bedoeld in artikel 14 van de statuten die in principe alle levensdomeinen omvatten en die leden in hun geografisch bepaald werkterrein in principe in iedere levensfase ter zijde staan. Waar sprake is van overlap met andere ledengroepen, al dan niet op geografische basis, verplicht het bestuur van de regionale ledengroep zich tot afstemming en waar mogelijk samenwerking te komen. -
Ledengroepen rond voorzieningen
Het gaat om ledengroepen als bedoeld in artikel 14 van de statuten die zich concentreren op alle vraagstukken verbonden aan en voortvloeiend uit de voorziening waaromheen leden zich verenigen in de ledengroep. Er is altijd sprake van een directe relatie met een voorziening. Waar sprake is van overlap met andere ledengroepen, al dan niet ledengroepen rond voorzieningen, verplicht het bestuur van de ledengroep rond voorzieningen zich tot afstemming en waar mogelijk samenwerking te komen. Concept huishoudelijk reglement ledengroepen - november 2012
1
-
Thematische ledengroepen
Het gaat om ledengroepen als bedoeld in artikel 14 van de statuten die leden verenigen rond een bepaald (inhoudelijk of anderszins) thema en die een veelal vooraf bepaald doel wensen te bereiken. Anders dan beide voorgaande ledengroepen concentreert men zich daarom op een specifiek thema en kan de thematische ledengroep een minder permanent karakter hebben. Waar sprake is van overlap met andere ledengroepen, al dan niet op thematische grondslag, verplicht het bestuur van de thematische ledengroep zich tot afstemming en waar mogelijk samenwerking te komen. Voor de thematische ledengroepen dient een akkoord te worden verkregen van het landelijk bestuur. 4
Taken ledengroepen De taken, rechten en verplichtingen van het bestuur van een ledengroep zijn: -
al hetgeen voortvloeit uit de statuten en de reglementen van KansPlus. het binnen haar werkterrein bevorderen van alle activiteiten die dienstig zijn aan de doelstelling van KansPlus. al hetgeen haar door het landelijk bestuur is opgedragen. al hetgeen overigens bevorderlijk is aan het doel van KansPlus.
5
Verenigingsjaar Het verenigingsjaar valt samen met het kalenderjaar.
6
Het bestuur Een ledengroep bestaat uit de volgende in functie benoemde personen: -
de voorzitter de vicevoorzitter (optioneel, indien de vicevoorzitter niet in functie wordt benoemd, dan dient door en uit het bestuur een van de leden als plaatsvervanger te worden aangewezen) de secretaris de penningmeester Evenals niet in functie benoemde: overige leden
Het bestuur van een ledengroep worden gekozen voor de tijd van 4 jaar en is tweemaal herkiesbaar. Een lid van het bestuur, dat is gekozen ter vervulling van een tussentijds opengevallen plaats, treedt af in de jaarlijkse ledenvergadering waarin die plaats volgens het rooster van aftreden ingevuld had moeten worden. Leden van het bestuur zijn na een onafgebroken zittingsduur van 8 jaar, met inachtneming van het bepaalde omtrent een tussentijds opengevallen plaats, gedurende een jaar niet herkiesbaar. Worden zij dan weer gekozen, dan gelden opnieuw de bepalingen voor de zittingsduur. Van de gekandideerde personen dient een instemmingverklaring te worden overgelegd. Het bestuur geeft in de oproeping en ten minste twee weken voor de ledenvergadering waarin in opengevallen of openvallende plaatsen in het bestuur zal worden voorzien, kennis van de door het bestuur gestelde kandidaten, waarbij het voor elke te vervullen plaats een of meerdere kandidaten mag stellen. Benoeming vindt plaats in de jaarlijkse algemene vergadering. Tussentijdse benoeming kan ook plaatsvinden in andere algemene vergaderingen.
Concept huishoudelijk reglement ledengroepen - november 2012
2
Het bestuur van de ledengroep is verplicht mutaties in het bestuur van de ledengroep binnen 2 weken door te geven aan het Landelijk Bureau, ter verwerking in het CRM-systeem. Het nalaten hiervan kan tot extra kosten leiden, die aan de ledengroep in rekening kunnen worden gebracht. Dit omdat het landelijk bureau dan veel tijd kwijt is om tot het juiste bestuur te herleiden. 7
Vergaderingen ledengroepen De algemene vergaderingen van ledengroepen (de algemene vergadering is het hoogste orgaan van de ledengroep). Tijdig voor de algemene ledenvergadering controleert een kascommissie de boeken en bescheiden van de penningmeester van de ledengroep en brengt daarover verslag uit aan de algemene ledenvergadering. De kascommissie bestaat uit ten minste twee leden die daartoe met hun plaatsvervangers voor de duur van een jaar door de algemene vergadering worden benoemd. Deze leden zijn maximaal tweemaal herkiesbaar en mogen geen deel uitmaken van het bestuur. Het bestuur van de ledengroep zorgt er voor dat de secretaris van de ledengroep uiterlijk 1 maart van ieder kalenderjaar een exemplaar ontvangt van: -
de door de algemene vergadering vastgestelde begroting over het afgelopen kalenderjaar. de door de penningmeester opgestelde rekening en verantwoording over dit jaar. de verklaring van de financiële commissie over deze rekening en verantwoording.
Het bestuur van de ledengroep stuurt deze stukken tezelfdertijd ook aan de secretaris van het landelijk bestuur. Een kascontrole heeft de voorkeur, maar in geval een ledengroep niet in staat is een kascontrolecommissie in te stellen, dan dient de ledengroep alle administratiestukken (facturen en bankafschriften) naar het Landelijk Bureau te sturen ter beoordeling en controle hiervan door de accountant. De kosten voor deze controle zullen door het Landelijk Bureau worden doorbelast aan de ledengroep. 8
Ontbinding van een ledengroep Van een besluit tot ontbinding van een ledengroep op grond van het bepaalde in de statuten wordt door het landelijk bestuur zo spoedig mogelijk bij aangetekende brief kennis gegeven aan het bestuur van de ledengroep onder vermelding van de bevoegdheid van de ledengroep om binnen 1 maand na ontvangst ervan tegen dit besluit beroep in te stellen bij een door het landelijk bestuur in te stellen commissie van beroep, waarin geen landelijke bestuursleden noch die van betrokken ledengroepen zitting hebben. Door een besluit tot ontbinding wordt de betrokken ledengroep geschorst in de uitoefening van al haar rechten en verplichtingen, behoudens haar bevoegdheid beroep in te stellen. De schorsing duurt voort totdat het besluit tot ontbinding onherroepelijk is geworden dan wel is vernietigd. Een besluit tot ontbinding wordt onherroepelijk door: het verstrijken van de beroepstermijn zonder dat beroep is ingesteld. een beslissing van de commissie van beroep, waarbij het beroep is afgewezen. In geval van ontbinding van een ledengroep besluit het landelijk bestuur bij welke ledengroep het gebied/werkterrein van de ontbonden ledengroep wordt gevoegd. Dit besluit wordt niet eerder genomen dan nadat het landelijk bestuur de ledenvergadering van de desbetreffende ledengroep heeft gehoord. In dit besluit bepaalt het landelijk bestuur tevens welke bestemming aan de bezittingen van de ontbonden ledengroep wordt gegeven.
Concept huishoudelijk reglement ledengroepen - november 2012
3
In voorkomend geval kan het landelijk bestuur aan personen, die betalingen aan KansPlus hebben gedaan ten behoeve van (een bepaald doel van) de ledengroep, die ontbonden wordt, het (resterende deel van het) bedrag terugbetalen. Wanneer het landelijk bestuur ontbinding van een ledengroep een te zwaar middel vindt, doch het functioneren van een ledengroep(tijdelijk) ingrijpen nodig maakt, kan het landelijk bestuur (tijdelijk) de taken van die betreffende ledengroep overnemen. Het kan zich daarbij laten bijstaan door andere leden. 9
Schorsing en ontslag van bestuursleden Bestuursleden van een ledengroep die in gebreke blijven hun taak te vervullen in overeenstemming met de statuten of de reglementen van KansPlus, kunnen: -
door de algemene vergadering naar aanleiding van een ingediend voorstel worden geschorst dan wel worden gedwongen tot aftreden.
Tegen een besluit van de algemene vergadering tot gedwongen aftreden is geen beroep mogelijk. Tegen een besluit van het landelijk bestuur tot ontheffing van de taken kan binnen 1 maand na ontvangst ervan door het betreffende bestuurslid schriftelijk beroep worden aangetekend bij de commissie van beroep, die bestaat uit 4 personen, benoemd door de algemene vergadering van betreffende ledengroep. Een besluit tot gedwongen aftreden leidt tot onmiddellijke beëindiging van het bestuurslidmaatschap. Een besluit tot ontheffing van de taken leidt tot beëindiging van het bestuurslidmaatschap door: -
het verstrijken van de beroepstermijn zonder dat beroep is ingesteld. een beslissing van de commissie van beroep, waarbij het beroep is afgewezen.
Ingeval het gehele bestuur van een ledengroep wordt gedwongen tot aftreden dan wel wordt ontheven van de taken, neemt het landelijk bestuur zoveel mogelijk de taak van het bestuur van de desbetreffende ledengroep over, waarbij het zich kan laten bijstaan door andere leden van de vereniging. Ook dienen aftredende bestuursleden al hun stukken over te dragen aan de nieuwe bestuursleden. Als het Landelijk bestuur een bestuurslid ledengroep wil schorsen dan zal de commissie van beroep vanuit Het landelijk bestuur in aanmerking moeten komen. Als de ledengroep op zichzelf besluit tot schorsing van een bestuurslid, dan is het de ledengroep die een commissie van beroep moet instellen. Eventueel zou ook hier die landelijke beroepscie. kunnen worden benut. 10 Onkostenvergoedingen Onkostenvergoedingen of vergoedingen worden alleen betaald, als deze voor akkoord verklaard zijn door het bestuur van de ledengroep. 11 Contributie Hoogte van de contributie van leden. Op voorstel van het landelijk bestuur stelt de algemene vergadering van de vereniging de hoogte van de contributie vast. Daarbij kunnen gedifferentieerde bedragen gelden. Op schriftelijk verzoek van het landelijk bestuur is de contributie verschuldigd per 1 januari van het betreffende kalenderjaar. Bij aanvang van het lidmaatschap is de contributie vanaf de eerste dag van de eerstvolgende kalendermaand verschuldigd naar rato van het aantal nog resterende maanden van het desbetreffende jaar.
Concept huishoudelijk reglement ledengroepen - november 2012
4
De leden die geen betaling hebben verricht, ontvangen maximaal 2 maal per jaar een herinnering, de eerste 1 maand na het verstrijken van de betalingstermijn, de tweede ten minste 1 maand na de eerste herinnering. Indien dan nog geen betaling volgt, tracht de ledengroep waartoe het betrokken lid behoort, voor inning en afdracht zorg te dragen na verzoek daartoe van het landelijk bestuur. Heeft dit ook geen resultaat, dan wordt het lidmaatschap beëindigd. Hiervan ontvangen het betreffende lid en het bestuur van de ledengroep waartoe deze behoort, schriftelijk bericht. Het bepaalde in de statuten van Kans Plus ter zake is van overeenkomstige toepassing. Door het landelijk bureau wordt ten minste tweemaal per jaar aan de penningmeesters van de ledengroepen opgave gedaan van de ontvangen betalingen, de afwijkingen in die betalingen en van achterstanden in betaling. Deze opgave houdt tevens het verzoek in aan het bestuur van de ledengroep om binnen een bepaalde tijd ter zake actie te ondernemen en het landelijk bestuur hiervan schriftelijk in kennis te stellen. Het landelijk bestuur kan op daartoe strekkend schriftelijk en gemotiveerd verzoek bepalen, dat aan ledengroepen, die daarvoor naar zijn oordeel in aanmerking komen, een geldelijke bijdrage wordt toegekend. Het landelijk bestuur richt daartoe een innovatiefonds op. De voorwaarden daarvoor worden door de ledenvergadering vastgesteld. De ledengroepen volgen bij hun financieel beheer de algemene richtlijnen, die door of namens het landelijk bestuur worden gegeven om de vereniging als geheel te laten voldoen aan redelijke eisen van zorgvuldig beheer. 12 Steunstichtingen Het is een ledengroep niet toegestaan steunstichtingen buiten medeweten van het landelijk bestuur op te richten. 13 Afdracht aan ledengroepen Het landelijk bestuur draagt van de ontvangen contributie telkenjare een gedeelte af aan de ledengroepen, dat uitsluitend op basis van een goed onderbouwd jaarplan. In het jaarplan dienen de omvang en de aard van de doelgroep, de voorgenomen activiteiten van de ledengroep inclusief bijbehorende begroting te worden opgenomen. Indien het jaarplan niet voldoet krijgt de ledengroep de mogelijkheid alsnog een verantwoord jaarplan in te dienen. Een ledengroep mag de ontvangen afdracht van het landelijke bureau uitsluitend besteden ten gunste van haar leden en naar de geest van het daarvoor ingediende jaarplan, tenzij anders is beslist door het landelijk bestuur. Het eigen vermogen van een ledengroep is zichtbaar op de balans van die ledengroep en dient bij de uitvoering van het jaarplan als eerste aangesproken te worden, tenzij deze is gereserveerd voor een met het landelijk bureau overeengekomen nader beschreven voorziening. 14 Misbruik van geldmiddelen Indien uit controle van het bestuur en de accountant van het landelijk bureau blijkt dat geldmiddelen door de ledengroepen ontvreemd worden of zonder voorkennis van het landelijk bureau onder steunstichtingen worden ondergebracht, kunnen de bestuursleden van de ledengroepen aansprakelijk worden gesteld voor de hiaten in de jaarrekening. 15 Slapende en actieve ledengroep Slapende ledengroepen Onder een slapende ledengroep wordt verstaan de ledengroep, die de jaarlijks ontvangen afdracht van het landelijke bureau niet heeft benut ten gunste van haar leden, c.q. de ontvangen afdracht op basis van het ingediende jaarplan niet conform de geest van het jaarplan heeft gebruikt.”
Concept huishoudelijk reglement ledengroepen - november 2012
5
Actieve ledengroepen Onder een actieve ledengroep wordt verstaan de ledengroep, die jaarlijks op basis van een ingediend jaarplan een afdracht van het landelijk bureau ontvangt en dit bedrag daadwerkelijk conform de geest van het ingediende jaarplan ten gunste van haar leden benut. Indien een actieve ledengroep besluit om de activiteiten te staken en slapend te worden, dan dient dit besluit binnen 2 weken te worden doorgegeven aan het Landelijk Bureau, ter verwerking in het CRMsysteem. Tevens dient de gehele administratie (compleet) te worden overgedragen aan het Landelijk Bureau en is het laatste bestuur van de afdeling ervoor verantwoordelijk dat de beschikkingsmacht van de bankrekening(en) wordt overgezet naar het Landelijk Bureau. Bij het nalaten hiervan kunnen de extra kosten die ontstaan o.m. tijdens de accountantscontrole, aan de ledengroep in rekening worden gebracht. Ieder lid van KansPlus is, tenzij anders aangegeven, in principe ten minste verbonden met de ledengroep in zijn/haar woonomgeving. Daarnaast kan men desgewenst ook verbonden zijn aan een andere ledengroep en/of thematische ledengroep. Na ontvangst van het bericht dat een ledengroep slapend wordt, neemt het landelijk bureau contact op met aanpalende ledengroep(en) met de vraag de leden van de slapende ledengroep op te willen nemen in hun jaarplan (activiteitenprogramma) en derhalve hen te verwelkomen als nieuw lid van de ledengroep. In nauwe samenwerking met laatstgenoemde ledengroep(en) worden vanuit het bureau de leden van de slapend geworden ledengroep(op basis van hun woonplaats) schriftelijk geïnformeerd, dat zij voortaan mede verbonden zijn aan de nader te noemen actieve ledengroep, tenzij zij dat niet wensen. In bedoelde berichtgeving worden de desbetreffende leden tegelijkertijd welkom geheten vanwege de nieuwe ledengroep en wordt het bestuur van die nieuwe ledengroep voorgesteld met vermelding van het contactadres en andere relevante gegevens als telefoonnummer, e-mailadres etcetera. 16 Toekomstig Eigen Vermogen en de bestemmingsreserves De afdrachten van het landelijk bureau aan de ledengroepen dienen ten gunste te komen aan de leden van de ledengroepen. Van de jaarlijkse overgebleven afdrachten mag 5% van de afdracht worden toegevoegd aan het eigen vermogen van een ledengroep. De resterende geldmiddelen dienen te worden terug betaald aan het landelijk bureau waar de gelden op een aparte rekening worden gezet ten gunste van een bestemmingsreserve voor de betreffende ledengroep. Indien na 3 jaar blijkt dat de gelden niet ten gunste van de leden zijn opgevraagd vervalt het bedrag aan het landelijke bureau. Het landelijk bureau mag deze gelden alleen ten gunste van landelijke projecten (laten) gebruiken en in geen geval voor tekorten in de landelijke begroting. 17 Tijdelijke solidariteitsbijdrage Om op de veranderde PGO-subsidiemethodiek in te spelen en het voortbestaan van het landelijk bureau met een lagere subsidie te waarborgen kan bij grote tekorten op de begroting een solidariteitsbijdrage aan de ledengroepen worden gevraagd. Een onderbouwd voorstel daartoe dient voor de Algemene ledenvergadering te zijn geagendeerd en vereist goedkeuring met meerderheid van stemmen in deze ledenvergadering. Bij geen instemming wordt van de aanwezigen een voorstel verwacht op welk wijze in het tekort zou moeten worden voorzien.
Concept huishoudelijk reglement ledengroepen - november 2012
6
