Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

NL

VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2007 Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

ropa.eu dt.eu

www. c

Deze publicatie van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie is beschikbaar op zijn website: www.cdt.europa.eu Meer informatie over de Europese Unie is te verkrijgen via de Europa server (www.europa.eu) © Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, 2008, alle rechten voorbehouden. ISBN 978-92-95011-92-2 ISSN 1830-0359

VERSL AG WERKZAAMHEDEN 2007

INHOUD

VOORWOORD DOOR DE VOORZITTER VAN DE RAAD VAN BESTUUR DEEL I.

RAAD VAN BESTUUR

DEEL II.

INLEIDING DOOR DE DIRECTEUR VAN HET VERTAALBUREAU

HOOFDSTUK 1.

DE KERNACTIVITEIT VAN HET VERTAALBUREAU

A. Algemeen overzicht

B. Wat het Vertaalbureau in 2007 voor zijn cliënten heeft gedaan

HOOFDSTUK 2.

DE TWEEDE TAAKOPDRACHT VAN HET VERTAALBUREAU:

INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING

HOOFDSTUK 3.

INTERN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU

3

voorwoord het aantal officiële talen, met de invoering per januari 2007 van drie nieuwe talen, het Roemeens, het Bulgaars en het Iers, op 23 kwam. In 2007 groeide het Vertaalbureau gestaag, zowel in termen van personeelsuitbreiding en vertaalwerk als van inkomsten, die hoger uitvielen dan de ramingen. Deze ontwikkeling is niet alleen het gevolg van de komst van nieuwe talen en nieuwe cliënten; het cliëntenbestand bleef namelijk groeien en omvat nu 37 agentschappen. Het Vertaalbureau zag de vraag naar vertaling ook continu toenemen en verbreedde zijn productaanbod, ook al blijft er aan de vraagzijde een gebrek aan evenwicht bestaan, daar deze wordt gedomineerd door één grote cliënt. De directeur en de raad van bestuur moeten dit probleem nader bestuderen, zodra de hangende kwestie van de betaling van de werkgeversbijdrage aan het pensioenfonds is opgelost.

Beste lezer(es),

Bij de opstelling van dit verslag van de werkzaamheden van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie over 2007 is de nieuwe, in 2006 vastgestelde aanpak gevolgd, waarmee gestreefd wordt naar betere leesbaarheid en een sterkere gerichtheid op zijn cliënten. Het verslag geeft niet alleen een overzicht van de belangrijkste werkzaamheden van het Vertaalbureau, maar accentueert ook hoe het Vertaalbureau ingespeeld heeft op de behoeften van iedere cliënt door hun specifieke profiel te presenteren. Duidelijk wordt dan ook hoe divers de werkzaamheden zijn om te voldoen aan de wensen van iedere cliënt van het Vertaalbureau en hoe verschillend de wijzen van aanpak bij de behandeling van de uiteenlopende formaten en producten die worden aangeboden.

Het Vertaalbureau kreeg kwijting van de begrotingsautoriteit voor zijn financiële verrichtingen van het voorafgaande jaar en de prestaties van het Vertaalbureau kregen bij een audit een uitermate positieve beoordeling. De bij deze controle gedane aanbevelingen worden actief ter harte genomen, een zaak die ook door de raad van bestuur nauwlettend wordt gevolgd. De raad van bestuur bleef de directeur in 2007 steunen bij haar inspanningen om een duurzame oplossing te vinden voor het slepende probleem van de huisvesting van het Vertaalbureau, dat acuut werd na de komst van nieuwe medewerkers als gevolg van de uitbreiding van de EU en de uitbouw van de werkzaamheden van het Vertaalbureau. Er werd belangrijke vooruitgang geboekt – voor de middellange termijn – dat wil

Het jaar 2007 kan worden bestempeld als een jaar van “consolidatie”. Het was het eerste volle jaar onder leiding van de nieuwe, door de raad van bestuur in 2006 benoemde directeur, waarin nieuwe structuren werden ingevoerd en een nieuwe strategie voor het Vertaalbureau voor de periode 2008 – 2012 werd uitgewerkt. Het was ook het jaar waarin de “big bang”, de uitbreiding van de Europese Unie, werd voltooid, als gevolg waarvan

4

zeggen tot 2014. De langetermijnoplossing wordt momenteel bestudeerd. De samenwerking met de Luxemburgse autoriteiten in dezen verloopt goed en de raad van bestuur zal zich in 2008 hierover buigen. De leiding van het Vertaalbureau en zijn medewerkers moeten hier worden geprezen wegens hun aanhoudende inzet voor de kwaliteit van het product, hun gedifferentieerde benadering van de cliënt en hun inspanningen om de tevredenheid van de cliënt centraal te stellen bij hun werkzaamheden. Ik stel ook de goede samenwerking van de directeur met haar personeel en de raad van bestuur op prijs alsook de collegiale sfeer die er tijdens de bijeenkomsten van de raad van bestuur heerst. Ik hoop dat de hele raad van bestuur van het Vertaalbureau zich zal blijven verplichten aan meertaligheid en aan het welslagen van de verdere werkzaamheden van het Vertaalbureau.

Karl-Johan Lönnroth

Karl-Johan Lönnroth Voorzitter van de raad van bestuur

5

DEEL I R A A D VA N B E S T U U R

In 2007 bestond de raad van bestuur van het Vertaalbureau uit 61 leden (1): 32 vertegenwoordigers van de communautaire instellingen, agentschappen, bureaus en andere organen die een samenwerkingsovereenkomst met het Vertaalbureau hebben gesloten, 27 vertegenwoordigers van de lidstaten en 2 vertegenwoordigers van de Europese Commissie. Sinds 2004 wordt de raad van bestuur voorgezeten door de heer Lönnroth, directeur-generaal van het directoraat-generaal Vertaling van de Europese Commissie. De raad van bestuur houdt toezicht op alle werkzaamheden van het Vertaalbureau en neemt de besluiten die nodig zijn voor een goed functioneren van het Vertaalbureau. De raad van bestuur is in het bijzonder verantwoordelijk voor de begroting en de strategische planning. Ook benoemt de raad van bestuur de directeur van het Vertaalbureau. In 2007 zijn er drie vergaderingen van de raad van bestuur belegd en zijn er twee schriftelijke procedures uitgevoerd. De resultaten kunnen als volgt worden samengevat:

• Besluit ter bekrachtiging van de benoeming van mevrouw Dagilienė tot directeur. • Positief advies over de definitieve rekeningen van de directeur van het Vertaalbureau betreffende het begrotingsjaar 2006(2). • Vaststelling van het Verslag Werkzaamheden 2006. • Vaststelling van de begroting 2007 en twee gewijzigde begrotingen(3). • Vaststelling van het werkprogramma 2008. • Vaststelling van de begroting 2008(4) en het personeelsbeleidsplan.

(2) Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (Luxemburg) — Bekendmaking van de definitieve rekeningen betreffende het begrotingsjaar 2006 (2007/C 261/14) PB C 261 van 31.10.2007, blz. 42. (3) Staat van ontvangsten en uitgaven van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2007 (2007/290/EG) PB L 126 van 16.05.2007, blz. 1. Gewijzigde begroting nr. 1 (2007/301/EG) PB L 127 van 16.05.2007, blz. 373. Gewijzigde begroting nr. 2 (2008/3/EG) PB L 2 van 04.01.2008, blz. 51. (4) Staat van ontvangsten en uitgaven van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2008 (2008/244/EG) PB L 091 van 02.04.2008, blz. 43.

(1) Een lijst van de leden van de raad van bestuur is te vinden in bijlage 1 bij dit verslag.

6

De raad van bestuur heeft tijdens zijn vergaderingen opnieuw veel belang gehecht aan het probleem van het vinden van permanente huisvesting voor het Vertaalbureau. De raad van bestuur verwelkomt de inspanningen die zowel de Luxemburgse autoriteiten als het Vertaalbureau in 2007 hebben geleverd om op korte termijn (in de nabije toekomst en tot 2013-2014) een oplossing te vinden voor de behoefte van het Vertaalbureau aan extra kantoorruimte. Wat betreft de korte termijn hebben de besprekingen bevestigd dat het Vertaalbureau gevestigd zal blijven in het Nouvel Hémicycle-gebouw en daarnaast vanaf eind 2008 ongeveer zestig kantoren zal huren bij het Urbanisatie- en Ontwikkelingsfonds van het Kirchberg-plateau. De onderhandelingen hebben er ook toe geleid dat de Luxemburgse autoriteiten hun voorstel van augustus 2006 hebben bekrachtigd om het Vertaalbureau in 2013-2014 een van de torens op de Kirchberg te laten aankopen als permanente vestiging. In oktober 2007 hebben de Luxemburgse autoriteiten het Vertaalbureau een gedetailleerd voorstel gedaan voor de langetermijnoplossing (vanaf 2013). Dit voorstel bestaat uit twee opties: het huren van alle voor het werk van het Vertaalbureau benodigde ruimte in toren A of toren B aan de Place de l’Europe (5), of het in zijn geheel aankopen van toren A. De raad van bestuur heeft besloten dat het voorstel in aanmerking moet worden genomen en heeft het Vertaalbureau gevraagd een analyse uit te voeren van de financiële, technische en juridische aspecten van het project met behulp van een onafhankelijke deskundige.

(5) http://www.kirchbergonline.lu/quartierssud.html

7

DEEL II INLEIDING DOOR DE DIRECTEUR VA N H E T V E R TA A L B U R E A U Het jaar 2007 was het meest productieve jaar van het Vertaalbureau: het aantal vertaalde bladzijden bedroeg meer dan 730 000 – een sinds zijn oprichting ongekend groot volume. Bovendien werd in alle 23 officiële EU-talen vertaald, ook in het Roemeens en het Bulgaars sinds de laatste uitbreiding in 2007, en in het Iers.

van 9,3 miljoen EUR teruggestort op de rekening van zijn klanten. Voorts werd een eerste analyse van de tarievenstructuur verricht en dit heeft geleid tot de invoering van een nieuw product – woordenlijsten – dat de raad van bestuur in november heeft goedgekeurd. Het Vertaalbureau blijft zijn inspanningen op dit terrein voortzetten.

Het Vertaalbureau heeft met succes op deze uitdagingen gereageerd. Er werd nieuw personeel aangeworven – zowel voor de kernactiviteit als voor technische en administratieve ondersteuning – en de nieuwe medewerkers kregen een goede training. Er werd systematisch efficiënte technische ondersteuning geboden met behulp van geavanceerde technologie, het uitbesteden van werk werd met succes beheerd en de kwaliteitscontrole was adequaat. De uitstekende reputatie wat het respecteren van de leveringstermijnen betreft werd op het traditioneel hoge niveau gehandhaafd. Uit dit alles blijkt overduidelijk dat het Vertaalbureau een stevige positie onder de toonaangevende vertaalbureaus inneemt.

Na al dit positieve nieuws vind ik het niet meer dan eerlijk erop te wijzen dat het personeel van het Vertaalbureau onder niet altijd comfortabele omstandigheden heeft moeten werken. Enerzijds ging de eerste fase van de interne reorganisatie van start, die de dienstverlening moet optimaliseren. Wie zou er kunnen beweren dat veranderingsbeheer een gemakkelijke taak is, ongeacht hoe goed de veranderingen worden gepland en doorgevoerd? Anderzijds zorgde het institutionele rechtskader ook voor problemen: een gecompliceerde reeks rechtshandelingen moest worden geredigeerd, goedgekeurd en geïmplementeerd. Ten slotte maakte het feit dat het personeel in overvolle kantoren in twee gebouwen (in ver van elkaar liggende stadswijken) moest werken, het er ook niet gemakkelijker op. Daarom wil ik mijn medewerkers hartelijk danken voor hun inzet en professionele houding.

In 2007 voegde het Vertaalbureau de daad bij het woord dat het zich nog sterker op de wensen van zijn klanten zou gaan richten door een klantendienst in te stellen. Het bleef ook trouw aan zijn drie ‘hoekstenen’ – kwaliteit, prijs en leveringstermijnen. Het Vertaalbureau heeft zijn interne middelen gereorganiseerd en is begonnen maatregelen te treffen voor het verbeteren van de kwaliteit van vertalingen, waarop het zich in 2008 en daarna vooral zal concentreren. Ook werden enkele maatregelen op het gebied van prijsbeleid geïntroduceerd. Met instemming van de raad van bestuur in maart 2007 werd het overschot

Maar als mij, zelfs in het licht van bovengenoemde punten, zou worden gevraagd om het jaar 2007 in één woord samen te vatten, dan zou het sleutelwoord voor mij ‘strategie’ zijn. Dit jaar was immers het laatste jaar van de huidige vijfjarenstrategie van het Vertaalbureau (2003-2007). Het Vertaalbureau kwam tot de slotsom dat alle doelstellingen die niet door externe factoren werden beïnvloed, zijn bereikt en het is begonnen met het ontwikkelen van de nieuwe strategie.

8

De nieuwe Strategie 2008-2012 biedt een antwoord op de huidige vragen van klanten en van derden, alsmede inzicht in de mogelijke uitdagingen waarmee het Vertaalbureau in de komende vijf jaar te maken kan krijgen. De Strategie richt zich op de volgende prioriteiten: in de eerste plaats de diensten van het Vertaalbureau meer promoten en de tevredenheid van zijn klanten vergroten; in de tweede plaats de innovatiekracht van het Vertaalbureau versterken en in de derde plaats meer capaciteit vormen op basis van nieuwe kennis en vaardigheden.

van de Commissie aan het Vertaalbureau sinds diens oprichting en het werd bijzonder door het personeel op prijs gesteld. De heer Orbans bezoek stelde ons in staat na te denken over de bijzonder belangrijke taakopdracht van ons allen. Zoals de commissaris het terecht stelde: ‘… talen vormen het hart van de eenheid in verscheidenheid van de Europese Unie. Eenheid in verscheidenheid – dat is wat ons sterk maakt.’

Je zou kunnen zeggen dat de nieuwe Strategie zonder fundamentele veranderingen het spoor volgt van de voorgaande. Persoonlijk vind ik dit een positief teken. Het toont immers aan dat het management in de grond van mening is dat het Vertaalbureau op de juiste weg is en dat er geen wezenlijk andere aanpak noodzakelijk is. Anderzijds komt de focus op sterkere promotie van het Vertaalbureau en zijn ambitie om beter zichtbaar te worden in de vertaalwereld duidelijk tot uitdrukking. Vandaar de nieuwe dimensie van promotie en marketing, een grotere zichtbaarheid op het internationale toneel en nauwere contacten met universiteiten in de lidstaten. Hieruit blijkt duidelijk dat het Vertaalbureau zich klaar voelt om een nog grotere rol te spelen bij de tenuitvoerlegging van het Europese beleid van meertaligheid.

Gailė Dagilienė

Gailė Dagilienė

En in dit verband doet het mij veel plezier te kunnen eindigen met ons ‘evenement van het jaar’. In juni 2007 werd het Vertaalbureau vereerd met het bezoek van Leonard Orban, Europees commissaris voor meertaligheid. Het was het eerste bezoek van zo’n hoge vertegenwoordiger

9

HOOFDSTUK 1 D E K E R N A C T I V I T E I T VA N H E T V E R TA A L B U R E A U A. Algemeen overzicht 1. Overzicht van 2007 Documenten 60.000

Het Vertaalbureau heeft zijn werkvolume in 2007 gestaag zien groeien. Vergeleken met 2006 is het aantal vertaalde bladzijden met 34,01% gestegen naar een totaal van 732 673 (6) (met inbegrip van 3 763 bladzijden in verband met het functioneren van het Vertaalbureau zelf). Een vergelijking van de behaalde resultaten over 2007 met de prognose voor 2007 laat zien dat het aantal vertaalde bladzijden 7,20% hoger ligt dan de prognose (van 683 469 bladzijden, een toename met 20,54% ten opzichte van de oorspronkelijke prognose van 567 000 bladzijden). Ongeveer

2006 50.000

2007

40.000

30.000 20.000 10.000 0 1

200.000

2

3

4

Gemeenschapsmerken, tekeningen en modellen 2006 2007

150.000 Prognose

157.169

Resultaten 2007

Documenten 182.879

100.000 Gemeenschapsmerken, tekeningen en modellen

526.300 549.794

0

100000

200000

300000

400000

500000

50.000

600000

0 1

2

3

4

Een toename met 35,84% voor ‘Gemeenschapsmerken, tekeningen en modellen’ laat zien

dat het vertalen van de lijsten van waren en diensten voor Gemeenschapsmerken, Gemeenschapstekeningen en -modellen en merken overeenkomstig het Protocol van Madrid een kernactiviteit blijft, zoals ook blijkt uit de onderstaande vergelijking tussen 2006 en 2007, onderverdeeld in kwartalen.

(6) Met inbegrip van 3 763 bladzijden voor het dagelijks functioneren van het Vertaalbureau.

(7) Een terminologielijst wordt gedefinieerd als een lijst van afzonderlijke woorden of van uit meerdere woorden bestaande uitdrukkingen in een specifieke brontaal. Het Vertaalbureau zorgt voor equivalente termen en uitdrukkingen in de gevraagde doelta(a)l(en). Anders dan bij terminologiewerk bevatten deze lijsten geen aanvullende informatie als referentietekst, definities, context, enz.

53,48% van de vertalingen van documenten had een normale deadline, in 28,17% van de gevallen betrof het geplande vertalingen en in 18,35% spoedvertalingen.

10

In 2007 heeft het Vertaalbureau een nieuw product (‘terminologielijsten’(7)) toegevoegd aan de diensten die het aanbiedt: vertaling, revisie en wijziging van documenten, redactie, proeflezen van bronteksten en vertalingen, standaardisering (8), en werkzaamheden op het gebied van terminologie.

verordening tot oprichting van het Vertaalbureau wordt ook voorzien in vrijwillige samenwerking tussen EU-instellingen en -organen met een eigen vertaaldienst en het Vertaalbureau, zodat het Vertaalbureau eventuele overschotten aan werk kan overnemen. Voor de EU-organen die een samenwerkingsovereenkomst met het Vertaalbureau hebben gesloten, vormt het Vertaalbureau één enkel betrouwbaar loket voor hun meertalige vertaalbehoeften. (10)

2. Verscheidenheid aan cliënten Gezien het sterk uitdijende complexe juridische, technische of wetenschappelijke karakter van het mandaat van de Europese Unie (EU) en ingegeven door de wens om tot een grotere geografische decentralisatie en netwerkbestuur op diverse niveaus te komen, heeft de EU een gedeelte van de tenuitvoerlegging van haar beleidstaken gedelegeerd aan een aantal gespecialiseerde en gedecentraliseerde organen (9). Het is de missie van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie om op rationele wijze te beantwoorden aan de behoeften aan vertalingen van de meeste van deze organen. In de

In 2007 zijn nieuwe overeenkomsten getekend met het Uitvoerend Agentschap voor het Volksgezondheidsprogramma, de Toezichtautoriteit voor het Europees GNSS, het Europees Agentschap voor Chemische Stoffen, het Europees Defensieagentschap, het Europees Bureau voor de Grondrechten en het Satellietcentrum van de Europese Unie. Het cliëntenbestand van het Vertaalbureau is daarmee gegroeid naar een totaal van 37, wat betekent dat het Vertaalbureau nu op een nog breder scala aan zeer gespecialiseerde gebieden werkzaam is.

(8) De grootste besparingen bij het opstellen van meertalige documenten worden gerealiseerd door de toepassing van ‘gecontroleerd schrijven’ (‘controlled authoring’), zodat een tekst kan worden geschreven voor hergebruik en tegelijkertijd voor een doelmatige vertaling. Door toepassing van eenvoudige schrijftechnieken als modularisatie, standaardisering, vereenvoudiging en het terugdringen van herhalingen creëert de cliënt een standaardtekst (template) die slechts éénmaal hoeft te worden vertaald. Bij alle volgende documenten hoeven alleen de nieuwe tekstgedeelten te worden vertaald. Deze kunnen worden gefactureerd op basis van het aantal vertaalde bladzijden. Terugkerende tekstgedeelten moeten altijd op dezelfde manier worden vertaald. Om inconsistenties tussen de documenten te voorkomen, beveelt het Vertaalbureau aan om documentspecifieke templates in alle talen te creëren. Hierdoor zullen documenten altijd op dezelfde wijze worden opgemaakt en veranderen standaardteksten niet bij elke nieuwe vertaling. Deze templates moeten beschikbaar worden gesteld aan alle partijen die bij het publicatieproces zijn betrokken (schrijvers, redacteuren, vertalers en revisors).

(9) http://europa.eu/agencies (10) Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994 tot oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1645/2003 van 18 juni 2003 (PB L 245 van 29.09.2003, blz.13).

11

3. Doelmatig beheer en vertaalaanvragen

zeer technische aard van de vertaalaanvragen van cliënten maakt het Vertaalbureau behalve van de interne vertalers ook gebruik van externe vertalers die over de door de cliënten gevraagde deskundigheid beschikken. Als het Vertaalbureau een bepaalde talencombinatie niet in huis heeft of als een document uitermate technisch is, doet het Vertaalbureau een beroep op een netwerk van onafhankelijke contractanten dat is samengesteld op basis van de EU-regels voor openbare aanbestedingen. Hierdoor kan het Vertaalbureau zich snel aanpassen aan de veranderende en groeiende vraag van cliënten, en deze flexibiliteit is een van de sterke aspecten van het functioneren van het Vertaalbureau.

Een van de grootste uitdagingen voor vertaaldiensten is tegenwoordig het integreren van de verschillende partijen en instrumenten in het vertaalproces. Door gebruik te maken van geavanceerde elektronische communicatietechnologieën heeft het Vertaalbureau werkstroomsystemen ontwikkeld waarmee alle fasen van dit proces en alle risico’s kunnen worden gestuurd en gemonitord (waaronder het aannemen van vertaalwerk, automatische voorvertaling en het verstrekken van referentiemateriaal, het maken van vertalingen, kwaliteitscontrole en de overdracht van het eindproduct aan de cliënt). De website voor het beheer van vertaalaanvragen is in 2007 uitgebreid en omvat nu ook een pagina waarop cliënten een prognose van hun vertaalbehoeften voor het hele jaar kunnen doorgeven. Dit doorgeven van informatie over ‘geplande’ vertalingen stelt niet alleen het Vertaalbureau in staat om de aanvragen op een soepele manier te verwerken, maar leidt ook tot lagere kosten voor onze cliënten. Het Vertaalbureau biedt zijn cliënten de keuze tussen drie verschillende soorten deadlines (normaal, gepland en dringend) met drie verschillende tariefschema’s – waarbij dringend 25% duurder is dan normaal en gepland 25% goedkoper. Deze maatregel is bedoeld om cliënten aan te zetten hun vertaalwerk ruim van tevoren te plannen en spoedaanvragen tot een minimum te beperken.

In 2007 heeft het Vertaalbureau, vanwege de hierboven genoemde stijging van de werklast, nog meer gebruikgemaakt van externe vertalers dan in voorgaande jaren. In totaal zijn er 393 321 bladzijden uitbesteed aan 333 externe contractanten op grond van 741 kadercontracten, die zijn gesloten na het uitschrijven van aanbestedingen en op basis van onderhandelingsprocedures. Het Vertaalbureau hecht groot belang aan openbare aanbestedingen – een team van ervaren juristen houdt toezicht op het proces. Om de kwaliteit van de externe vertalingen te garanderen, doet het Vertaalbureau zijn uiterste best om externe vertalers te ondersteunen met IT-tools, woordenlijsten en referentiemateriaal. In een in 2007 uitgevoerde enquête verklaarde 87% van de externe contractanten dat ze tevreden waren met hun betrekkingen met het Vertaalbureau. Er is echter ruimte voor verbetering op het gebied van de feedback van de vertalers van het Vertaalbureau. Waardering is er onder andere voor de diversiteit en de inhoud van de

4. Vakkundige en flexibele vertalingen In 2007 beschikte het Vertaalbureau over volledig bemande interne taalteams voor alle officiële talen van de EU. Vanwege de gevarieerde en soms

12

In 2007 is het Vertaalbureau doorgegaan met het aanleggen van glossaria van specifieke en voor de cliënt essentiële terminologie, zowel op eigen initiatief als in samenwerking met cliënten. Er zijn vier grote projecten afgerond in 2007. Het aantal brontermen dat in deze projecten is opgenomen varieert van 38 tot 300. Met één uitzondering omvatten ze alle 23 officiële talen van de EU. Op deze manier zijn in 2007 meer dan 10 000 termen verzameld en vertaald. Afgeronde glossaria worden ter beoordeling aan de cliënten toegezonden. Door hun feedback en samenwerking kan het Vertaalbureau zijn vertaalwerkzaamheden op een betrouwbare en door beide partijen goedgekeurde terminologische basis uitvoeren.

teksten (21%), de uitstekende voorbereiding van vertaalprojecten (12%) en de hoge revisienormen (8%), terwijl 7% minder gelukkig was met de krappe deadlines en de grote bureaucratie. In 2007 heeft het Vertaalbureau, net als in de voorgaande jaren, zijn activiteiten ten behoeve van verbetering van de kwaliteit voortgezet. De vertalers van het Vertaalbureau hebben 16 473 externe vertalingen geëvalueerd. In 99,58% van de gevallen was de vertaling van aanvaardbare of uitmuntende kwaliteit. In slechts 0,42% van de gevallen werd de vertaling als onaanvaardbaar beoordeeld.

Aangezien de kwaliteit van de vertalingen onder andere afhangt van de manier waarop het originele document is geschreven en opgesteld, evenals van de beschikbaarheid van goedgekeurde terminologie die specifiek is voor het onderwerp en van relevant referentiemateriaal, streeft het Vertaalbureau ernaar om zo nauw mogelijk samen te werken met zijn cliënten teneinde de essentiële terminologie en de referentiedocumenten vast te stellen die nodig zijn voor het leveren van kwalitatief hoogwaardige vertalingen.

5. Tevredenheid van de cliënten Het verbeteren van de kwaliteit van zijn diensten en producten is de belangrijkste prioriteit van het Vertaalbureau, en de feedback van de cliënten vomt een van de belangrijkste instrumenten om dit te bereiken. In 2007 zijn 626 klanttevredenheidsformulieren met betrekking tot aan cliënten geleverde vertalingen naar het Vertaalbureau teruggestuurd, tegen 217 in 2006. Ondanks de aanzienlijke toename, met 288,48%, blijft het percentage ingezonden klanttevredenheidsformulieren laag, namelijk 2,23%. De verhouding tussen het percentage tevreden reacties (1,52% van het totaal) en het percentage ontevreden reacties (0,71% van het totaal) is in 2007 ook min of meer gelijk gebleven en bedraagt ongeveer 2:1. Terminologie is de grootste oorzaak van ontevredenheid. Het Vertaalbureau gebruikt zoveel mogelijk de terminologie die door de cliënt wordt aanbevolen en moedigt cliënten aan om al bestaande woordenlijsten beschikbaar te stellen.

13

B. Wat het Vertaalbureau in 2007 voor zijn cliënten heeft gedaan Alle cliënten die in 2007 om vertalingen hebben gevraagd, worden hierna opgesomd volgens hun cliëntcode, die correspondeert met hun plaats in de begroting van het Vertaalbureau (11).

IJslands, Macedonisch, Noors, Russisch en Turks). Het Vertaalbureau maakt met genoegen melding van de lange en zeer efficiënte en constructieve relatie tussen de contactpersoon van het EMA en de klantcoördinator van het Vertaalbureau.

1. Europees Milieuagentschap (EMA) 2. Europese Stichting voor Opleiding (ETF) Totaal aantal bladzijden Vertaald 5 010

Prognose 3 500

Totaal aantal bladzijden Vertaald 3 857

Aangevraagde bladzijden per type termijn Normaal 4 382

Gepland 0

Dringend 628


Documenten geleverd binnen gestelde termijn Aangevraagd 496

Geleverd 494

Gepland 0

Dringend 2 508


Formulieren klanttevredenheid Ingezonden 86

Prognose 4 500

Percentage ingezonden formulieren 17.33%

Geleverd 489


De efficiënte en constructieve samenwerking tussen het Europees Milieuagentschap (EMA) en het Vertaalbureau is opnieuw bevestigd door de snelheid waarmee het Agentschap heeft geantwoord op vragen over de interpretatie van de originele teksten en verzoeken om specifieke referentiedocumenten, evenals door de feedback over door het Vertaalbureau geleverde vertalingen. Door het toegenomen aantal klanttevredenheidsformulieren en gereviseerde vertalingen in de vorm van aan het Vertaalbureau geretourneerde documenten waarop de aangebrachte wijzigingen zijn bijgehouden, heeft het Vertaalbureau beter inzicht gekregen in de stilistische en terminologische voorkeuren van het Agentschap. Het Agentschap doet regelmatig aanvragen voor vertalingen in niet-EU-talen (Arabisch, Kroatisch,

Percentage ingezonden formulieren 0,40%

Net als in de voorgaande jaren was het merendeel van de aanvragen van de Europese Stichting voor Opleiding (ETF) dringend van aard. De samenwerking tussen de klantcoördinator van het Vertaalbureau en de Europese Stichting voor Opleiding verliep soepel. De meeste vragen van interne en externe vertalers hadden betrekking op acroniemen, terminologie en inconsistenties in de originele teksten. 70% van deze vragen is beantwoord via de contactpersoon; de antwoorden werden altijd direct ontvangen. Het merendeel van de vragen van interne en externe vertalers was het gevolg van het systematische gebruik van acroniemen. Dit wijst op de noodzaak dat de auteurs van de originele documenten stelselmatig alle afkortingen en acroniemen in hun documenten definiëren, zodat

(11) Zie voetnoot 3

14

zinnen zo veel mogelijk voor zichzelf spreken. Een glossarium van de acroniemen die door de ETF het meest worden gebruikt zou voor de vertalers nuttig kunnen zijn. Het Vertaalbureau heeft plannen om de samenwerking met de ETF in de nabije toekomst te verdiepen om de meeste van deze problemen op te lossen.

verduidelijken. Een bezoek van het hoofd van de eenheid Communicatie van het EMCDDA aan het Vertaalbureau in juli 2007 bood een gelegenheid om alle aspecten van de samenwerking de revue te laten passeren. De communicatie zelf (vertaalaanvragen, feedback, klanttevredenheidsformulieren, enzovoorts) werd in grote lijnen als bevredigend beoordeeld. Met betrekking tot de terminologie heeft het EMCDDA aangekondigd dat het overweegt een grootschalig, meertalig glossarium aan te leggen, te vertalen door het Vertaalbureau. De nationale focal points zouden de vertalingen vervolgens kunnen goedkeuren. Ook zal gestreefd worden naar opname in de interinstitutionele terminologiedatabank IATE (zie hoofdstuk 2). Als proef heeft het Vertaalbureau vorig jaar een glossarium van 55 termen vertaald, die inmiddels gedeeltelijk zijn goedgekeurd.

3. Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving (EMCDDA) Totaal aantal bladzijden Vertaald 6 867

Prognose 6 000


Gepland 0

Dringend 4 084


Geleverd 582



4. Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA)

Vergeleken met de afgelopen jaren heeft het Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving (EMCDDA) in 2007 aanzienlijk minder ‘dringende’ vertaalaanvragen gedaan. Het Vertaalbureau juicht de toegenomen planning van de vertaling van documenten toe en waardeert de inspanningen van het EMCDDA om meer klanttevredenheidsformulieren terug te sturen (een toename met meer dan 300%). Bij 21% van de ter vertaling ontvangen documenten waren er vragen die niet intern konden worden beantwoord en daarom werden doorgestuurd aan de desbetreffende contactpersonen van het EMCDDA, die snel de achtergrondinformatie verstrekten die nodig was om de context te


Prognose 45 750*


Gepland 23 531

Dringend 543

Documenten geleverd binnen gestelde termijn Aangevraagd 9 885

Geleverd 9 879



(*) Gewijzigde begroting nr. 2 herziene prognose 31 895

15

Continuïteit en innovatie zijn de trefwoorden voor de werkzaamheden die het Vertaalbureau in 2007 voor het Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA) heeft verricht. In de eerste plaats is het Vertaalbureau doorgegaan met het vertalen van samenvattingen van Europese openbare beoordelingsrapporten (EPAR’s) (12) voor het publiek, op basis van de template die is goedgekeurd door het EMEA na beoordeling door de nationale bevoegde instanties. Dit type document was goed voor ongeveer 75% van het totale aantal documenten dat in 2007 voor het EMEA is verwerkt. In het algemeen is het werkvolume met een derde gestegen, en opgemerkt moet worden dat het EMEA zijn vertalingen zeer zorgvuldig plant. In de tweede plaats is het Vertaalbureau, na voorbereidende vergaderingen over de procedurele aspecten in 2006, een nieuwe vorm van samenwerking met het EMEA aangegaan. Het Vertaalbureau wordt betrokken bij de vertaling van productinformatie over nieuwe geneesmiddelen die zijn ontwikkeld door kleine en middelgrote ondernemingen (KMO) en bij de vertaling van de communautaire lijst van kruidengeneesmiddelen. Volgens de overeengekomen procedure worden de door het Vertaalbureau geleverde vertalingen gereviseerd door de nationale bevoegde instanties. De gereviseerde versies worden vervolgens weer teruggestuurd aan het Vertaalbureau, samen met een evaluatie van de kwaliteit van de vertalingen. In 2007 heeft het Vertaalbureau zorggedragen voor de vertaling met betrekking tot twee KMO-producten – één geneesmiddel voor menselijk gebruik en één generiek geneesmiddel voor diergeneeskundig gebruik – en voor twee vertalingen in verband met

kruidengeneesmiddelen die in de communautaire lijst zijn opgenomen. De ervaringen met de eerste KMO-producten zijn besproken tijdens de in juni 2007 in Londen gehouden plenaire vergadering van een werkgroep (13), waarin vertegenwoordigers van het EMEA, de nationale bevoegde instanties van de lidstaten, de Europese Commissie, Noorwegen en IJsland (als toehoorders) en het Vertaalbureau zitting hebben. Tijdens een afzonderlijke vergadering van het Vertaalbureau en het EMEA in oktober is verder gesproken over de verbetering van de procedures en is de basis gelegd voor nieuwe projecten op beide gebieden, te weten KMO-producten en kruidengeneesmiddelen, die gepland staan voor 2008. Het glossarium van de belangrijkste termen, dat in 2006 is opgesteld in negentien officiële talen van de EU en dat 222 termen bevat uit Europese wetgeving, adviezen, EPAR’s, QRDtemplates, jaarverslagen, werkprogramma’s en andere relevante documenten, is door het EMEA geactualiseerd (het bevat nu 261 Engelse brontermen) en is door het Vertaalbureau in alle officiële talen van de EU vertaald. Het doel van dit glossarium is het geven van terminologische richtsnoeren aan interne en externe vertalers om een consistent gebruik van termen in alle documenten van het EMEA te waarborgen. Het is ook de bedoeling dat het glossarium dienstdoet als referentiebron voor auteurs van Engelstalige brondocumenten en voor de nationale bevoegde instanties bij het reviseren van vertalingen die door farmaceutische bedrijven of het Vertaalbureau zijn gemaakt. Nadat de termen zijn goedgekeurd door de nationale bevoegde instanties zullen ze worden opgenomen in de IATE-databank (zie hoofdstuk 2) en daar toegankelijk zijn voor gebruikers over de hele wereld.

(12) EPAR: European Public Assessment Report (Europees Openbaar Beoordelingsrapport)

(13) Working Group on Quality Review of Documents (QRD – werkgroep Kwaliteitsbeoordeling van documenten)

16

de eenheid Communicatie en Promotie van het Agentschap gaf aan dat vertalingen een belangrijke plaats innemen in het werk van het Agentschap en liet zien hoe de schrijfstijl een belangrijke rol speelt bij het overbrengen van de boodschap van het Agentschap: een tabloidstijl voor directe boodschappen op de werkplek en een breedvoerigere stijl voor documenten met een meer officieel karakter. Het Vertaalbureau heeft in 2007 ook een proef uitgevoerd met een terminologieproject op basis van het thema van de ‘Europese Week’ van 2007 - ‘VERTIL JE NIET! – Europese campagne ter voorkoming van fysieke overbelasting’(14). Het idee was om het project te gebruiken om proef te draaien voor een meer proactieve aanpak voorafgaand aan komende thema´s voor de Europese Week, als middel om de kwaliteit van toekomstige vertalingen te verbeteren. Deze proactieve aanpak wordt mogelijk gemaakt doordat het Agentschap het Vertaalbureau van te voren een schema van zijn geplande vertaalaanvragen overlegt.

In 2007 zijn er twee aanbestedingsprocedures gestart om te kunnen voorzien in de behoefte aan gespecialiseerde vertalers op medisch en farmaceutisch gebied (voornamelijk op het gebied van klinische proeven) van het Engels naar alle officiële talen van de EU plus het IJslands en het Noors.

5. Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk (EU-OSHA) Totaal aantal bladzijden Vertaald 11 651

Prognose 8 400


Gepland 2 393

Dringend 675


Geleverd 2 084


Percentage ingezonden formulieren 1.10%

De samenwerking tussen het Vertaalbureau en het Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk (EU-OSHA) is in 2007 met de gebruikelijke hartelijkheid en doelmatigheid voortgezet. De bijeenkomst in Bilbao in maart 2007 tussen mevrouw Dagilienė, de directeur van het Vertaalbureau, en de heer Takala, de nieuwe directeur van het EU-OSHA, leidde tot verbetering van de bilaterale samenwerking tussen het Agentschap en het Vertaalbureau. Een van de hoogtepunten van het jaar was, hierop voortbouwend, een presentatie van het Agentschap voor de vertalers van het Vertaalbureau in Luxemburg. Het hoofd van

6. Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (BHIM) Totaal aantal bladzijden Vertaald 23 631

Prognose 21 500


Gepland 7 513

Dringend 913


Geleverd 3 236


(14) Zie voetnoot 31

17


het Hof van Justitie.

Het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (BHIM) en het Vertaalbureau zijn in 2007 een nieuwe vorm van samenwerking gestart. Een Italiaanse vertaler van het Vertaalbureau heeft het Bureau een week lang bezocht en daar nauw samengewerkt met het gespecialiseerde personeel van het BHIM op het terrein van revisie. Deze ervaring is nuttig gebleken omdat de vertalers van het Vertaalbureau hierdoor inzicht hebben gekregen in de terminologie en werkmethoden die het BHIM bij voorkeur gebruikt. Dit is een uitstekend voorbeeld van een goede praktijk, omdat het bijdraagt aan de standaardisering van vertalingen en de daarin gebruikte terminologie en het de teambuilding tussen de agentschappen bevordert. In mei 2007 heeft een Spaanse juristlinguïst van het BHIM het Vertaalbureau bezocht voor een coördinatievergadering met de Spaanse vertalers van het Vertaalbureau. Het Vertaalbureau ontvangt regelmatig klanttevredenheidsformulieren en feedback van het BHIM in de vorm van gecorrigeerde of gewijzigde documenten. Deze formulieren en feedback helpen bij het verbeteren van de kwaliteit van de vertalingen van het Vertaalbureau, in het bijzonder omdat alle input die nuttig kan zijn voor toekomstige vertalingen (bijvoorbeeld voorkeursterminologie) met het relevante taalteam wordt gedeeld. Door de nauwe samenwerking met collega-juristen-linguïsten in Alicante kan het Vertaalbureau vertalingen produceren die nauw aansluiten bij hun behoeften en verwachtingen, waarbij de belangrijkste communicatiestroom wordt gevormd door de feedback die regelmatig van het BHIM wordt ontvangen. Dit is met name belangrijk in verband met de memories van antwoord die door juristen van het BHIM worden geschreven voor het Gerecht van eerste aanleg of

7. BHIM (Merken, Tekeningen en Modellen) Totaal aantal bladzijden Vertaald 549 792

Prognose 394 300 (*)

Aangevraagde bladzijden per type termijn Normaal 0 (*)

Gepland 549 792

Dringend 0

Gewijzigde begroting nr. 2 herziene prognose 526 300

De prognose voor 2007 is in de loop van het jaar driemaal gewijzigd vanwege een algemene toename met ongeveer 40%, waarbij het uiteindelijk in totaal om bijna 76 000 merken ging. Opgemerkt moet worden dat perioden met een laag aantal merken ‘gecompenseerd’ werden door een toename van het aantal individuele merken. De herziening van de prognose heeft grote invloed gehad op de middelen die het Vertaalbureau in 2007 heeft uitgetrokken voor externe vertalingen van Gemeenschapsmerken. Er zijn twee aanbestedingen op het gebied van de industriële/intellectuele eigendom afgesloten, één voor de kavels die na aanbestedingsprocedures in 2006 nog niet waren vergeven, te weten vanuit het Tsjechisch, Ests, Hongaars, Lets, Litouws, Maltees, Pools, Slowaaks en Sloveens naar het Engels, en één ter vervanging van contracten voor het vertalen van Gemeenschapsmerken van en naar de elf talen van 2003 die op 1 januari 2008 zouden aflopen. De grote en groeiende uitdaging bij de Gemeenschapsmerken lag opnieuw op linguïstisch terrein, als gevolg van het vrijwel geheel ontbreken van context- en achtergrondinformatie.

18

Er moesten vele vragen over terminologie aan het Bureau worden gesteld om te kunnen waarborgen dat de vertalingen geharmoniseerd en correct zouden zijn. Het aantal vertaalaanvragen voor merken uit hoofde van het Protocol van Madrid daalde licht en kwam uit op een totaal van 257 aanvragen, tegen 281 in 2006. In december 2006 heeft het Bureau het Vertaalbureau tijdens enkele vergaderingen aangegeven welke twee voornaamste eisen het aan de vertaling van Gemeenschapsmerken stelt, te weten een algemene reductie van de tijd die nodig is voor de vertaling (op dit moment vier weken) en een grotere flexibiliteit bij het programmeren van het werk (op dit moment verwerkt het Vertaalbureau één batch per week). Tegelijkertijd hebben de vertalers van het Vertaalbureau die op het gebied van merken werkzaam zijn verschillende, in enkele gevallen vrij essentiële suggesties gedaan voor het verbeteren van het softwaresysteem dat wordt gebruikt bij het vertalen van merken. Deze voorstellen hadden in de meeste gevallen betrekking op meer ergonomische gebruikersinterfaces, het vermijden van herhalingen en een algemene verbetering van de consistentie en kwaliteit van de taalhulpmiddelen die worden gebruikt bij het vertalen van merken. De combinatie van deze twee factoren heeft het Vertaalbureau ertoe gebracht om een diepgaande analyse te maken van de wijze waarop we op dit moment merken vertalen. Het Vertaalbureau heeft een externe consultant en een bedrijfsanalist ingehuurd om follow-up te geven aan de hierboven genoemde suggesties, nieuwe instrumenten en methoden te onderzoeken en het formele kader te scheppen voor een groot herinrichtingsproject. Uit de analyse kwam naar voren dat enkele

ideeën die veelbelovend hadden geleken niet op een kosteneffectieve manier kunnen worden geïmplementeerd. Andere elementen, zoals het creëren van een ‘merkenportaal’ of online toegang tot taalhulpmiddelen voor externe vertalers, kunnen mogelijk ook gunstige effecten hebben voor andere vertaalprojecten. Uit deze analyse, die is uitgevoerd gedurende het hele jaar 2007, is gebleken dat de complexiteit van het vertalen van merken een snelle implementatie van een nieuwe applicatie niet toestaat. Daarom heeft het Vertaalbureau besloten zich op de korte termijn te concentreren op het verbeteren van de huidige software. Hierdoor zullen de programma’s die de vertalers gebruiken een kwaliteitsimpuls krijgen en kan tegemoet worden gekomen aan de eisen van het Bureau met betrekking tot een kortere verwerkingstijd en meer flexibiliteit. In 2008 zal een ambitieuzer herinrichtingsproject worden gestart, dat een duidelijker beeld van de toekomst van het vertalen van merken moet opleveren. 8. Communautair Bureau voor Plantenrassen (CPVO) Totaal aantal bladzijden Vertaald 1 298

Prognose 1 800

Aangevraagde bladzijden per type termijn Normaal 858

Gepland 0

Dringend 440


Geleverd 398


19


Het aantal documenten dat het Vertaalbureau voor het Communautair Bureau voor Plantenrassen (CPVO) heeft vertaald, is gestegen ten opzichte van 2006. Naast juridische documenten met betrekking tot kwekersrechten werden onder meer correspondentie, rapporten en presentaties vertaald. Vragen die aan het Bureau werden gesteld, gingen met name over terminologie, en werden in alle gevallen snel en adequaat beantwoord.

vervult in een betere communicatie tussen alle wetshandhavingsinstanties, en heeft het Vertaalbureau daarom een door de dienst samengesteld glossarium van afkortingen beschikbaar gesteld. Dit glossarium dient als basis voor het verzamelen en harmoniseren van Europoltechnologie. Alle bestaande hulpmiddelen zijn herzien, wat een lijst met in totaal 500 termen heeft opgeleverd. De belangrijkste terminologie zal uit dit glossarium worden geselecteerd, worden vertaald naar de 23 officiële talen en in IATE worden geïmporteerd (zie hoofdstuk 2). In 2007 strekte de samenwerking tussen Europol en het Vertaalbureau zich ook over andere gebieden uit. Om de omvorming van Europol in een communautair agentschap te vereenvoudigen, hebben vertegenwoordigers van Europol in november een bezoek gebracht aan de afdeling algemeen beheer van het Vertaalbureau, waar zij kennis maakten met de procedures uit het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen. De afdeling beheer van het Vertaalbureau stond klaar om haar kennis op een aantal gebieden met betrekking tot menselijke hulpbronnen met Europol te delen.

9. Europese Politiedienst (Europol) Totaal aantal bladzijden Vertaald 19 511

Prognose 20 000


Gepland 873

Dringend 7 154


Geleverd 2 060



Het Vertaalbureau is zeer verheugd over de inspanningen van de Europese Politiedienst (Europol) om het Vertaalbureau van feedback te voorzien, wat heeft geresulteerd in een sterk toegenomen aantal ingezonden klanttevredenheidsformulieren. Tijdens een zeer positieve coördinatievergadering in maart 2007 toonde de Europoldelegatie belangstelling voor een voorstel van het Vertaalbureau voor standaardisatie van Europoldocumenten. Europol is zich ervan bewust dat duidelijke terminologie een sleutelrol

10. Europese Stichting tot Verbetering van de Levens- en Arbeidsomstandigheden (Eurofound) Totaal aantal bladzijden Vertaald 5 006

Prognose 5 500


Gepland 0

Dringend 886


Geleverd 526


20


11. Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop)

Het werkvolume dat de Europese Stichting tot Verbetering van de Levens- en Arbeidsomstandigheden (Eurofound) in opdracht heeft gegeven, verdubbelde in 2007 ten opzichte van 2006. De bilaterale ontmoeting in september in Dublin tussen de directeur van het Vertaalbureau, mevrouw Dagilienė, en de directeur van Eurofound, de heer Karppinen, resulteerde onder meer in een aanzienlijke toename van het aantal klanttevredenheidsformulieren. Bovendien geeft Eurofound nu op regelmatige basis zeer uitvoerige feedback over vertalingen van het Vertaalbureau en snelle en professionele ondersteuning bij vragen over de interpretatie van brondocumenten. In november namen twee personeelsleden van het Vertaalbureau deel aan een eendaags seminar dat was georganiseerd door Eurofound, waarbij redacteuren van bronteksten en revisoren van vertalingen bij elkaar kwamen om meer te weten te komen over de werkmethoden van Eurofound en de bestaande kwaliteitsbewakingsprocedures. Tijdens dit seminar kreeg het Vertaalbureau meer inzicht in de werkzaamheden van Eurofound op het gebied van publicatie, de structuur van de website van de Stichting en de kwaliteitsbewakingsmaatregelen bij het redigeren en reviseren van teksten, en kregen deelnemers van het Vertaalbureau nuttige informatie over de manier waarop documenten van Eurofound vertaald dienen te worden om tegemoet te komen aan de behoeften en verwachtingen van de doelgroep.


Prognose 5 500


Gepland 0

Dringend 886


Geleverd 526



Het aantal bladzijden dat voor het Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop) is vertaald, is in 2007 aanmerkelijk toegenomen. Een aantal teksten was vertrouwelijk en werd dan ook als zodanig behandeld. De samenwerking met het Vertaalbureau verliep uitstekend, en bij vertaalopdrachten werden referentiedocumenten meegeleverd. In het kader van het proces van Bologna zetten veel Europese lidstaten zich in voor de harmonisatie van de structuur van het Europese stelsel voor hoger onderwijs. Dit heeft zijn weerslag gehad op de terminologie op onderwijsgebied. Wellicht is het zinvol een project op te zetten dat zich met deze terminologie bezighoudt.

21

12. Europees Bureau voor de Grondrechten (FRA)

13. Europees Bureau voor Wederopbouw (EAR)


Totaal aantal bladzijden

Prognose 5 000

Vertaald 164


Gepland 0

Aangevraagde bladzijden per type termijn

Dringend 1 108

Normaal 52


Gepland 0

Dringend 112

Documenten geleverd binnen gestelde termijn

Geleverd 747

Aangevraagd 51


Prognose 0

Geleverd 50

Formulieren klanttevredenheid


Ingezonden 0

Het Europees Bureau voor de Grondrechten is in 2007 opgericht bij Verordening (EG) nr. 168/2007 van de Raad van 15 februari 2007 (15). Het treedt in de plaats van het Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat (EUMC). De verordening voorziet in een uitbreiding van het mandaat van het Bureau. Nu het nieuwe Bureau volledig operationeel is, stelt het Vertaalbureau het FRA voor om de samenwerking te intensiveren. Het Vertaalbureau wil samen met het Bureau met name werken aan een glossarium met de belangrijkste begrippen en afkortingen die verband houden met de kernactiviteit van het FRA.


Het Europees Bureau voor Wederopbouw (EAR) is in 2007 begonnen zijn activiteiten af te bouwen, en zal eind 2008 zijn deuren sluiten.

14. Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (EFSA) Totaal aantal bladzijden Vertaald 4 937

Prognose 9 100*


Gepland 0

Dringend 1 934


Geleverd 1 046


(*)


Gewijzigde herziene begroting nr. 2 herziene prognose 7 424

De Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (EFSA) vierde in 2007 haar vijfde verjaardag. Het (15) OJ L 53, 22.2.2007, p. 1.

22

en verwachtingen van Eurojust en de manieren waarop het Vertaalbureau hieraan kan voldoen.

Vertaalbureau feliciteert de Autoriteit en merkt op dat de relatie met EFSA nog steeds uitstekend is. Vergeleken bij de afgelopen jaren is de hoeveelheid vertalingen voor EFSA in 2007 stabiel gebleven. Net als in voorgaande jaren namen samenvattingen van wetenschappelijke adviezen een belangrijke plaats in; deze werden vanuit het Engels naar andere werktalen van EFSA vertaald, dat wil zeggen naar het Frans, Duits en Italiaans. Het Vertaalbureau heeft een glossarium met trefwoorden uit de wetenschappelijke adviezen van EFSA samengesteld, die sinds 2005 worden gevalideerd.

16. Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid (EMSA) Totaal aantal bladzijden Vertaald 1 841

Prognose 2 000


Gepland 0

Dringend 853


Geleverd 220


15. Eurojust

Ingezonden 2

Totaal aantal bladzijden Vertaald 148

Prognose 250

Het Vertaalbureau heeft in 2007 aanzienlijk meer vertalingen geleverd aan het Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid (EMSA). Alle terminologieproblemen konden intern worden opgelost. Het Vertaalbureau stelt voor een lijst met de meest gebruikte begrippen samen te stellen, aangezien de documenten met betrekking tot de kernactiviteit van het Agentschap zeer technisch van aard zijn.


Gepland 0

Dringend 44


Geleverd 68




In september 2007 vond in Den Haag overleg plaats tussen de persvoorlichter en woordvoerder van Eurojust, het Europees agentschap voor versterking van de justitiële samenwerking, en het hoofd van de afdeling klantencoördinatie van het Vertaalbureau om manieren te vinden om de samenwerking tussen de twee instanties te intensiveren. Bij deze ontmoeting werd eerlijk en openhartig gepraat over de wensen

23

17. Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart (EASA)

Terminologische problemen en toelichtingen op teksten werden in nauw overleg met EASA behandeld. Ook is gepraat over een project waarbij terminologie uit de oprichtingsverordening en uitvoeringsbepalingen van het Agentschap wordt gehaald; dit project moet in 2008 van start gaan.


Prognose 9 200


Gepland 1 758

Dringend 64

18. Europees Spoorwegbureau (ERA)


Geleverd 496



Vertaald 1 799


Prognose 1 000


In januari 2007 organiseerde het Vertaalbureau in Luxemburg een ontmoeting met een vertegenwoordiger van het Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart (EASA) om de toekomstige samenwerking tussen de twee organen te bespreken. Centraal stond de vraag of het Vertaalbureau een geconsolideerde versie van de uitvoeringsbepalingen van het Agentschap kon opstellen. In mei 2007 werd in Luxemburg een seminar georganiseerd waar het EASA voor de vertalers van het Vertaalbureau een presentatie gaf van zijn werkzaamheden. Hierin kwamen de verschillende werkterreinen, de organisatie/ het functioneren en het regelgevingskader van EASA aan bod; daarnaast werd een inleiding in de besluitvormingsprocedure gegeven en werd ingegaan op de samenwerking/coördinatie tussen EASA en nationale instanties en de samenwerking met de Commissie. Voor EASA zijn onder meer twee adviezen en ontwerp-verordeningen vertaald, alsmede een jaarlijks veiligheidsrapport plus een aantal administratieve en begrotingsdocumenten.

Gepland 0

Dringend 664


Geleverd 132



Voor het Europees Spoorwegbureau (ERA) heeft het Vertaalbureau in 2007 met name geregeld referentiedocumentatie bijgewerkt, nieuwe ontwikkelingen op terminologiegebied bijgehouden en op internet glossaria en referentiemateriaal verzameld. Het Europees Spoorwegbureau bestaat nog niet zo lang, en bij de documenten die het Vertaalbureau ter vertaling krijgt aangeboden, is nog geen specifieke behoefte aan templates. Gezien het technische karakter van het Bureau is er veel terminologie op het gebied van spoorwegen, en het Vertaalbureau verwacht dat het een basisset van begrippen kan vaststellen en een aantal eerste terminologielijsten kan samenstellen zodra het meer ervaring op dit vlak heeft en beter

24

20. Europees Centrum voor Ziektepreventie en -bestrijding (ECDC)

weet wat de wensen van het Bureau zijn. Er zij op gewezen dat de vertalers van het Vertaalbureau al veel profijt hebben van de documenten van de Commissie.


Prognose 0


19. Europees Agentschap voor Netwerken Informatiebeveiliging (Enisa)

Normaal 2 633

Gepland 0

Dringend 173

Documenten geleverd binnen gestelde termijn Totaal aantal bladzijden Vertaald 3 369

Aangevraagd 243

Prognose 800



Gepland 0

Geleverd 242

Ingezonden 0

Dringend 96



Het totaal aantal bladzijden dat voor het Europees Centrum voor Ziektepreventie en -bestrijding (ECDC) is vertaald, is in 2007 verdrievoudigd ten opzichte van het voorgaande jaar. De samenwerking tussen het Vertaalbureau en het ECDC richtte zich met name op de aanmaak van meertalige versies van belangrijke inleidende teksten over het ECDC en over besmettelijke ziekten, die op de website van het Centrum zullen worden geplaatst (materiaal vertaald uit het Engels naar 22 officiële EU-talen plus IJslands en Noors). Andere vertaalopdrachten betroffen met name technische documenten, aanbestedingsdossiers en internationale overeenkomsten, waarvan een aantal alleen naar bepaalde talen werd vertaald. Daarnaast hield het Vertaalbureau zich bezig met de actualisering van relevant referentiemateriaal als vertaalhulp voor interne vertalers.

Geleverd 159



De situatie met betrekking tot het Europees Agentschap voor Netwerk- en Informatiebeveiliging (Enisa) is nagenoeg hetzelfde als in 2006, al heeft het Vertaalbureau aanzienlijk meer werk gekregen van het Agentschap. In dit licht bezien bestaat er in 2008 wellicht behoefte aan een eerste coördinatievergadering tussen Enisa en het Vertaalbureau.

25

21. Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie (Frontex)

De hoeveelheid werk die het Vertaalbureau voor het Uitvoerend Agentschap Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur (EACEA) heeft verricht, is in 2007 verdubbeld ten opzichte van 2006. Vertaalopdrachten worden uitgevoerd door verschillende afdelingen, waardoor de vertaling een grote uitdaging vormt. Voor begin 2008 staat een werkvergadering van het Vertaalbureau met EACEA gepland om de werkmethoden te stroomlijnen. Een groot deel van het werk in 2007 bestond uit de vertaling van administratieve documenten met betrekking tot de kernactiviteit van het Uitvoerend Agentschap. Hiervoor is het noodzakelijk dat vertalers goed op de hoogte zijn van de procedures en programma’s van het Agentschap.


Prognose 0


Gepland 0

Dringend 22


Geleverd 147



Het Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie (Frontex) is inmiddels aan het werk en komt geregeld met vertaalopdrachten. Het Vertaalbureau is ook zeer ingenomen met het relatief grote aantal ingezonden klanttevredenheidsformulieren.

23. Uitvoerend Agentschap voor Concurrentievermogen en innovatie (EACI) Totaal aantal bladzijden Vertaald 246

Prognose 0


22. Uitvoerend Agentschap Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur (EACEA)

Aangevraagd 79

Gepland 394

Ingezonden 0

Dringend 4 960 Geleverd 922



Op 31 mei heeft de Commissie het besluit genomen om het Uitvoerend Agentschap voor intelligente energie (IEEA) om te vormen tot het Uitvoerend Agentschap voor


Geleverd 79


Prognose 13 500


Dringend 150



Gepland 0


26

25. Uitvoerend Agentschap voor het Volksgezondheidsprogramma (PHEA)

Concurrentievermogen en innovatie (EACI) (2007/372/EG)(16). Dientengevolge is de bestaande samenwerkingsovereenkomst met dit Agentschap uit 2006 gewijzigd door een appendix die in juli 2007 is ondertekend. Het Vertaalbureau heeft in 2007 voor het Agentschap met name het werkprogramma van het Agentschap en een aantal daarmee samenhangende documenten vertaald.



Ingezonden 1

Totaal aantal bladzijden Prognose 0 Dringend 37


Geleverd 83


Geleverd 34 Percentage ingezonden formulieren 2,77%

Het Uitvoerend Agentschap voor het Volksgezondheidsprogramma (PHEA) is een van de nieuwe cliënten van het Vertaalbureau in 2007. Derhalve bleef het aantal vertaalopdrachten van dit Agentschap voor het Vertaalbureau dit jaar beperkt. Naast de begroting heeft het Vertaalbureau onder meer documenten vertaald waarin de rol en activiteiten van het Agentschap worden belicht, alsmede de website. Twee vertegenwoordigers van het Vertaalbureau hebben met het Agentschap overleg gevoerd over het testen van een online tool voor de vertaling van de website van het Agentschap. Deze tool is vervolgens door drie vertalers van het Vertaalbureau getest en interessant bevonden. De tool biedt zeker mogelijkheden, maar is in zijn huidige vorm niet 100% bruikbaar omdat een paar belangrijke functionaliteiten ontbreken. Het Vertaalbureau heeft het Agentschap daarom voorgesteld de ‘klassieke’ aanpak voor de vertaling van de website te kiezen, dat wil zeggen documenten in algemeen gebruikte formaten(17) aan te leveren.

Aangevraagde bladzijden per type termijn Gepland 0

Dringend 162


24. Europese Politieacademie (CEPOL)

Normaal 1 790

Gepland 0


Vertaald 1 827

Prognose 0


Sinds de Europese Politieacademie (CEPOL) onlangs van start ging, is de hoeveelheid vertaalwerk dat het Vertaalbureau hiervoor heeft verricht flink gegroeid.

(17) Zoals XML (eXtensible Markup Language), HTML (Hyper Text Markup Language), Microsoft® Word of Excel.

(16) PB L 140 van 1.6.2007, blz. 52

27

26. Toezichtautoriteit voor het Europees GNSS (GSA)

toekomst wordt meer vertaalwerk verwacht. 28. Europees Agentschap voor Chemische Stoffen (ECHA)


Prognose 0


Gepland 0


Dringend 3

Vertaald 3 298



Geleverd 90

Normaal 2 752


Aangevraagd 221

Totaal aantal bladzijden Prognose 0

Aangevraagde bladzijden per type termijn Dringend 3


Geleverd 2



Het Europees Agentschap voor Chemische Stoffen (ECHA) is een van de meest recente nieuwe cliënten van het Vertaalbureau. Op verzoek van het hoofd van de afdeling begeleiding en helpdesks van het Agentschap is in september overleg gevoerd met het Vertaalbureau over de werkstromen en procedurele aspecten om de basis te leggen voor een soepele toekomstige samenwerking. Deze proactieve aanpak werd door het Vertaalbureau zeer gewaardeerd. Tijdens dit overleg benadrukte ECHA het belang van terminologische nauwgezetheid en consistentie in alle documenten. Daarom werd bij de eerste documenten die naar alle talen vertaald dienden te worden een glossarium met kernbegrippen meegeleverd dat als referentiedocument zal dienen voor vertalers en voor revisoren van het Vertaalbureau bij toekomstige vertalingen/revisies. Het wordt een levend document, wat wil zeggen dat het geregeld zal worden uitgebreid.

27. Europees Defensieagentschap (EDA)

Gepland 0

Dringend 0


De samenwerkingsovereenkomst met de (18) Toezichtautoriteit voor het Europees GNSS is pas in 2007 getekend. De hoeveelheid vertaalwerk voor dit pas opgerichte orgaan bleef daarom tamelijk beperkt.

Normaal 69

Gepland 546



Vertaald 69

Prognose 0

Percentage ingezonden formulieren 100%

Het Europees Defensieagentschap (EDA) is sinds 2007 cliënt van het Vertaalbureau; in de nabije

(18) Global Navigation Satellite System (GNSS)

28

30. Europese Rekenkamer (ECA)

29. Europese Commissie – DG’s Totaal aantal bladzijden Vertaald 10 694


Prognose 4 000

Vertaald 1 435


Gepland 4 670


Dringend 22

Normaal 413


Gepland 0

Dringend 1 022


Geleverd 1 947

Aangevraagd 171


Prognose 1 200

Geleverd 161



Ingezonden 74


De samenwerking met de Europese Rekenkamer (ECA) verliep uitstekend. Ruim vóór aanvang van de vertalingen worden referentiedocumenten geleverd, waardoor het Vertaalbureau zich goed kan voorbereiden bij de vaak zeer krappe deadlines. De Rekenkamer antwoordt ook direct op vragen van het Vertaalbureau en geeft geregeld zeer uitvoerige feedback op vertalingen die door het Vertaalbureau zijn geleverd. Eén bijzonder voorbeeld van de uitmuntende samenwerking is een Bulgaarse tekst, waarvoor een soort hotline werd ingericht; de onlangs aangenomen Bulgaarse vertalers waren nog niet helemaal thuis in het onderwerp, en dit werd gezien als de beste aanpak onder deze omstandigheden. De Bulgaarse vertalers bij de Rekenkamer stonden de vertalers van het Vertaalbureau terzijde met de benodigde specifieke terminologie.

Voor het Europese portaal voor beroepsmobiliteit (19) van het samenwerkingsnetwerk tussen de Europese Commissie en de diensten voor arbeidsbemiddeling van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EER) (de EU-landen plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) heeft het Vertaalbureau wederom zeer interessante documenten over levens- en arbeidsomstandigheden naar en uit alle EU-talen plus het IJslands en Noors vertaald. De vertaalde teksten moeten helpen allerlei problemen op te lossen die werknemers en werkgevers en iedereen die van zijn recht op vrij verkeer van personen gebruik wil maken, kunnen ondervinden. Tevens verstrekken deze teksten allerlei informatie op dit terrein. Het totale aantal bladzijden is in 2007 licht gestegen ten opzichte van 2006. Bijna de helft van alle vertaalopdrachten van het DG Werkgelegenheid, sociale zaken en gelijke kansen van de Europese Commissie betrof vooruit geplande documenten, daar het vertaalwerk een onderdeel vormt van de webpublicatieworkflow.

(19) http://www.europa.eu/eures

29

31. Hof van Justitie (HvJ)

het Vertaalbureau van de ECB krijgt, betreffen vertalingen naar andere talen dan de officiële EUtalen.


Prognose 0


Gepland 0

33. Europese Ombudsman (OMBUDSMAN)

Dringend 255



Geleverd 15

Vertaald 8 847



Percentage ingezonden formulieren 40%

Normaal 75 Aangevraagd 451

Prognose 400

Aangevraagde bladzijden per type termijn Dringend 8


Geleverd 41



De samenwerking tussen het bureau van de Europese Ombudsman (Ombudsman) en het Vertaalbureau nam in 2006 een aanvang. In 2007 werden de contacten geïntensiveerd en steeg het aantal te vertalen documenten. De terminologielijst die het Vertaalbureau heeft samengesteld, is in 2006 ter validatie aan de Ombudsman voorgelegd en eind 2007 voor tien talen goedgekeurd (Deens, Duits, Frans, Nederlands, Pools, Portugees, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch en Zweeds). De andere talen zullen naar verwachting in 2008 worden gevalideerd, wellicht in combinatie met een miniproject betreffende het glossarium in het Roemeens en Bulgaars. Deze lijst is opgesteld aan de hand van jaarverslagen van de Europese Ombudsman uit voorgaande jaren. Het bevat circa honderd begrippen en is het eerste gezamenlijke project met het Vertaalbureau.


Gepland 0

Dringend 0


32. Europese Centrale Bank (ECB)

Normaal 199

Gepland 8 772


Het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen (HvJ) heeft zijn eigen talendienst en maakt slechts sporadisch gebruik van de vertaaldiensten van het Vertaalbureau.

Vertaald 207

Prognose 7 500


Net als het Hof van Justitie heeft de Europese Centrale Bank (ECB) zijn eigen vertalers en doet dus zelden een beroep op de diensten van het Vertaalbureau. Veel vertaalopdrachten die

30

hoofdstuk 2 D E T W E E D E TA A K O P D R A C H T VA N H E T V E R TA A L B U R E A U : INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING Het Vertaalbureau is actief betrokken bij het werk van het Interinstitutioneel Comité voor de vertaalen tolkdiensten (CITI) (20) om werkmethoden te stroomlijnen en over de gehele linie besparingen te realiseren (21).

synergie die tot stand kan worden gebracht tussen verschillende instellingen, die elk weliswaar op zichzelf staan, maar alle een gemeenschappelijk streven hebben, namelijk om de Europese boodschap zo duidelijk mogelijk bij de burgers te brengen, in een taal die zij kunnen verstaan.”

Het Vertaalbureau bleef in 2007 een vooraanstaande rol spelen met betrekking tot IATE (22), de interinstitutionele terminologiedatabank van de Europese Unie. Dit project werd in 1999 op initiatief van het Vertaalbureau gestart om te zorgen voor een internetinfrastructuur voor alle terminologiebronnen van de EU. In IATE zijn alle grote terminologiedatabanken van de Europese Commissie, de Raad, het Parlement, de Rekenkamer, het Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio’s en het Vertaalbureau samengevoegd. De taaldiensten van de EU maken er sinds de zomer van 2004 gebruik van. Het CITI heeft het Vertaalbureau gevraagd om namens de projectpartners het beheer en de technische ondersteuning van de interne en de openbare website op zich te nemen. Het gaat hierbij ook om het beantwoorden van e-mails van externe gebruikers en het bieden van technische ondersteuning aan personeel van andere EUdiensten. Op 28 juni 2007 verzorgden de heren Orban, EUcommissaris voor Meertaligheid, en Martínez Martínez, ondervoorzitter van het Europees Parlement, de officiële openstelling van een IATE-website voor het algemene publiek (23). De plechtigheid in Brussel werd bijgewoond door vertegenwoordigers van de EU-instellingen en taalprofessionals van daarbuiten. In zijn openingstoespraak bestempelde de heer Orban IATE als “... een schitterend voorbeeld van de (20) (21) (22) (23)

Aangezien terminologie een sleutelrol speelt bij de kwaliteitsborging, is het essentieel om een basis aan te leggen van referentiemateriaal en terminologie die door iedere cliënt gevalideerd is. Zo is het Vertaalbureau op interinstitutioneel niveau verantwoordelijk voor het harmoniseren, consolideren en valideren van de officiële namen van alle EU-agentschappen en hun afkortingen in alle 23 officiële EU-talen, hetgeen, hoewel geen bijzonder groot project, een hoogst belangrijk maar lastig karwei van lange adem is. Op basis van de uitkomsten van dit project zullen IATE en de Interinstitutionele Schrijfwijzer (24) worden bijgewerkt. Het streven is om lastige situaties waarin oprichtingsverordeningen en wijzigingsverordeningen strijdige terminologie bevatten, op te lossen en om daar waar discrepanties blijven bestaan, een passende gezamenlijke oplossing te vinden. In sommige gevallen worden bijvoorbeeld bepaalde afkortingen in bepaalde talen nooit gebruikt. Dit kan het werk van vertalers bemoeilijken, met name wanneer opstellers van teksten systematisch afkortingen gebruiken in tabellen en spreadsheets. Reorganisatie van het CIEQ (25) stond in 2007 eveneens op de agenda van het ICTI. Het CIEQ had als opdracht een onafhankelijke tweede beoordeling te geven van externe vertalingen die door een interne beoordelaar van een (24) http://publications.europa.eu/code (25) Comité interinstitutionnel pour l’amélioration de la qualité des traductions externes (Interinstitutioneel comité voor de beoordeling van de kwaliteit van externe vertalingen).

http://europa.eu/languages/en/document/23 Zie voetnoot 10 InterActive Terminology for Europe (IATE) http://iate.europa.eu

31

instelling als ondermaats waren beoordeeld. In 2005 en 2006 had het Vertaalbureau het CIEQ voorgezeten. Tijdens zijn voorzitterschap heeft het Vertaalbureau een aantal verbeteringen voorgesteld en doorgevoerd in de werkmethoden van het CIEQ. Deze bleken een zeer positieve uitwerking te hebben op de efficiëntie van de werkzaamheden van het comité en op de consistentie van beoordelingen van de kwaliteit van vertalingen in het algemeen, en hebben bovendien aanleiding gegeven tot een nieuw systeem voor de beoordeling van de kwaliteit van externe vertalingen [System for the Evaluation of External Quality (SEQ)], dat met ingang van 2008 in de plaats zal komen van het CIEQ. Het SEQ zal enkel om een tweede beoordeling worden gevraagd wanneer een vertaaldienst voornemens is een contract te beëindigen of uiteenlopende boetes op te leggen. Het aantal beoordelingen zal hiermee aanzienlijk afnemen. Het Vertaalbureau zal de administratieve taken in verband met het SEQ voor zijn rekening nemen.

32

hoofdstuk 3 I N T E R N beheer van het vertaalbureau A. Streven naar uitmuntendheid

en konden nagaan wat zij moeten doen om hun processen nog effectiever te beheren.

2007 was het jaar waarin de tenuitvoerlegging van de doelstellingen en taken van het vijfjarige Strategisch Plan (Strategy Plan - 2003-2007) van het Vertaalbureau werd voltooid. Het bestuur van het Vertaalbureau is dan ook het hele jaar druk bezig geweest met het vaststellen van nieuwe prioriteiten en doelen en het opstellen van een nieuw vijfjarig Strategisch Plan (2008-2012). Bij de totstandkoming van dit nieuwe plan werden zowel top-down als bottom-up benaderingen gevolgd en leverde het personeel van het Vertaalbureau een enorme hoeveelheid input.

In overeenstemming met het EFQM-model blijft het Vertaalbureau interne kwaliteitscontroles als instrument gebruiken om verbeteringen systematisch te meten en te controleren. In maart 2007 kwamen interne kwaliteitscontroleurs bijeen om de feedback op de praktijk en het algehele controleproces te verbeteren en tot geharmoniseerde beste praktijken te komen. In de loop van 2007 leverde de interne kwaliteitscontrole van vijf processen achttien verbeteringsvoorstellen op, terwijl de analyse van het proces “interne ITtoepassingen onderhouden en ontwikkelen” 34 verbeteringsvoorstellen opleverde.

Volgens de beginselen van excellente bedrijfsvoering (Business Excellence) die ten grondslag liggen aan het model van de EFQM (26), waar het Vertaalbureau zich aan houdt, zorgt een duidelijke en geïntegreerde serie processen voor een systematische tenuitvoerlegging van strategieën, doelstellingen en plannen. Deze processen worden doeltreffend doorgevoerd, beheerd en van dag tot dag verbeterd. Het Vertaalbureau heeft dan ook eveneens een apart werkprogramma voor 2008 opgesteld en ter goedkeuring aan de raad van bestuur voorgelegd, waarin de prioriteiten en strategische doelstellingen worden vertaald in concrete, praktische maatregelen die meetbare resultaten opleveren. Bovendien werd in 2007, in het licht van het nieuwe Strategisch Plan, een aanvang gemaakt met het bijwerken van de bestaande processen, evenals van de belangrijkste indicatoren voor de monitoring ervan (hiermee wordt verder gegaan in 2008). En ten slotte heeft het Vertaalbureau daartoe in juni 2007 een seminar gehouden waarop procesverantwoordelijken en -uitvoerders praktijken konden uitwisselen en beoordelen,

B. Waar voor het geld krijgen Vertaalwerk was in 2007 met 95% van de totale ontvangsten de belangrijkste inkomstenbron van het Vertaalbureau. De resterende 5% kwam op conto van interinstitutionele samenwerking, terminologiewerkzaamheden en bankrente. Begrotingsontvangsten

100.00%

Vertaalwerkzaamheden

94.83%

Terminologiewerkzaamheden

0.31%

Interinstitutionele samenwerking

1.70%

Bankrente

3.13%

Diversen

0.03%

De begrotingsontvangsten (41 605 120 EUR) waren 8,30% hoger dan de definitieve raming voor 2007 (38 417 000 EUR, exclusief titel 5 “Saldo van het voorgaande begrotingsjaar” en titel 6 “Terugbetalingen aan cliënten”).

(26) European Foundation for Quality Management (Europese Stichting voor kwaliteitsbeheer), http://www.efqm.org

33

de begroting voorziene middelen (exclusief titel 10 “Voorzieningen”).

De ontvangsten over 2007 vertoonden een scherpe stijging van 25,30% ten opzichte van het voorgaande jaar. Dit is te verklaren door een stijging van de omzet in combinatie met een verbetering van de gemiddelde betaaltermijn van de cliënten, hoewel deze de voorgeschreven termijn van 45 dagen nog altijd overschrijdt (47,17 dagen op een totaal van 652 uitgeschreven debetnota’s, tegen 48,13 dagen in 2006).

De stijging van de uitgaven voor personeel (titel 1) wordt verklaard door de toename van het gemiddelde aantal personeelsleden (ambtenaren, tijdelijke functionarissen, contractanten en hulpfunctionarissen) in 2007. Eind 2007 had het Vertaalbureau gemiddeld 195 personeelsleden in dienst, tegen gemiddeld 178 in 2006.

De uitgaven over 2007 vertoonden een scherpe stijging van 23,71% ten opzichte van het voorgaande jaar. De totale uitgaven over het jaar bedroegen 33 214 378 EUR, ofwel 89,72% van de in

De nettostijging in titel 3 is hoofdzakelijk toe te schrijven aan het feit dat er meer bladzijden werden uitbesteed. 2007

Begrotingsontvangsten

2006

% Variatie

41 605 119.65

33 204 621.25

25.30%

39 452 922.90

31 363 469.47

25.79%

Terminologiewerkzaamheden

130 290.00

477 360.00

-72.71%

Interinstitutionele samenwerking

708 120.49

518 569.18

36.55%

1 300 791.24

843 550.94

54.20%

12 995.02

1 671.66

677.37%

33 214 378.15

26 847 612.28

23.71%

15 429 602.05

13 792 817.73

11.87%

2 757 104.92

2 734 222.74

0.84%

11 102 533.58

7 434 442.07

49.34%

3 925 137.60

2 886 129.74

36.00%

Resultaat begrotingsjaar

8 390 741.50

6 357 008.97

31.99%

Andere uitgaven

6 820 706.48

10 636 992.74

-35.88%

121 232.98

91 410.71

32.62%

28.79

189.63

-84.82%

Resultaat vorig begrotingsjaar

16 994 001.71

10 545 392.40

61.15%

Terugbetalingen aan cliënten

-9 295 414.00

0.00

–

-999 143.00

0

–

15 211 447.98

16 994 001.71

-10.49%

Vertaalwerkzaamheden

Bankrente Diversen Begrotingsuitgaven Titel 1 - Personeel Titel 2 - Gebouwen, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven Titel 3 - Operationele uitgaven Overdrachten

Overgedragen en vervolgens geannuleerde kredieten Wisselkoersverschillen

Toevoeging aan de reserve Resultaat begrotingsuitvoering

34

C. Slim inkopen

voerde in 2007 onder andere de volgende belangrijke veranderingen door: verbetering van het systeem voor delegatie en subdelegatie en samenhangende financiële procedures, verbetering van de planning voor opleiding van het personeel, aanpassing van de regels voor het comité voor de analyse van overheidsopdrachten en invoering van een geïntegreerd instrument voor prestatiemeting en monitoring om na te gaan in hoeverre doelstellingen worden gehaald en de strategie van het Vertaalbureau op koers ligt.

Het Vertaalbureau is zich erop blijven toeleggen zijn aanbestedingsprocedures voortdurend te optimaliseren binnen de grenzen van het regelgevingskader. In dit verband heeft het Vertaalbureau zich in 2007 aangesloten bij een nieuw (informeel) netwerk van inkopers van agentschappen, het NAPO(27). Dit netwerk werd door de Europese Stichting voor Opleiding in het leven geroepen om aanbestedingsprocedures te optimaliseren. Het Vertaalbureau is al lid van het juridisch netwerk voor agentschappen IALN(28).

In zijn vervolgverslag van augustus 2007 was de IAS vol lof over de gemaakte vorderingen. De accountant was van mening dat alle aanbevelingen (30 in totaal, waarvan er 28 door het Vertaalbureau waren aanvaard) als geïmplementeerd of bijna geïmplementeerd konden worden beschouwd. Wat de acht bijna geïmplementeerde aanbevelingen betreft, achtte de auditor de maatregelen die het Vertaalbureau van plan was te treffen, in alle gevallen voldoende praktisch en geschikt om het beoogde effect te sorteren. Voor 2008 betekent dit in de praktijk: dat er beleid wordt gemaakt met betrekking tot gevoelige posten; dat er een risicobeoordelingsprocedure zal worden opgesteld; dat de behandeling van bestanden van derden als onderdeel van financiële operaties anders zal worden georganiseerd; dat er procedures zullen worden ingevoerd om personeel de mogelijkheid te geven onregelmatigheden te melden; dat de instrumenten voor het beoordelen van de prestaties van personeel zullen worden aangepast aan de eisen volgens de herziening van het het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen(29) en dat

Tot slot heeft het Vertaalbureau niet alleen zelf twintig aanbestedingen georganiseerd in verband met de interne werkzaamheden (in het bijzonder in verband met IT en logistiek) en andere die nodig waren vanwege het aflopen van kadercontracten voor vertaaldiensten (op medisch/farmaceutisch gebied en op het gebied van industriële/ intellectuele eigendom), maar heeft het ook deelgenomen aan 35 interinstitutionele aanbestedingen van de Europese Commissie en het Europees Parlement voor vertaaldiensten en op andere terreinen zoals logistiek.

D. De vinger aan de pols houden Net als in het voorgaande jaar heeft het Vertaalbureau uiterst nauwlettend toegezien op de tenuitvoerlegging van het actieplan op basis van het in oktober 2005 opgestelde verslag van de Dienst interne audit [Internal Audit Service (IAS)] van de Europese Commissie. Het Vertaalbureau (27) Network of Agency Procurement Officers (NAPO) (28) Inter-Agency Legal Network (IAL)

(29) http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:3 1968R0259(01):NL:NOT http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:3 1968R0259(02):NL:NOT

35

F. De organisatie consolideren

er een bedrijfscontinuïteitsplan zal worden opgesteld en ingevoerd. De accountant deed ook twee nieuwe aanbevelingen over het beheer van toegangsrechten en het gebruik van complexe wachtwoorden. Het Vertaalbureau deed het IAS op gezette tijden voortgangsrapporten over de implementatie van de aanbevelingen toekomen. Eind 2007 was het werk zover gevorderd dat het Vertaalbureau de verwachting kon uitspreken dat het gehele actieplan voor eind 2008 ten uitvoer gelegd zou zijn. Dit is in niet geringe mate te danken aan de inspanningen van al het personeel.

Het Vertaalbureau heeft zeven selectieprocedures opgestart om reservelijsten op te stellen voor de aanwerving van vertalers (Maltees, Duits, Spaans, Lets, Frans en Iers) en administratief ondersteunend personeel (menselijke hulpbronnen, financiën en freelance). Bovendien heeft het Vertaalbureau voor het eerst 22 selectieprocedures opgestart voor contractanten. Aangezien het Statuut de aanwerving van hulpfunctionarissen niet langer toestaat, was het Vertaalbureau genoodzaakt contractanten in dienst te nemen voor vervangingen voor de korte termijn.

E. Het Statuut in acht nemen

Het beleid om permanente posten te creëren werd in 2007 soepel voortgezet (er werden drie posten gecreëerd: een administrateur en twee assistenten). Er werden aanmerkelijk meer tijdelijke functionarissen aangeworven dan in 2006 (zestien taalkundige administrateurs en vier assistenten) en dertien contractanten in dienst genomen. Daarmee kwam het totale aantal personeelsleden van het Vertaalbureau eind 2007 op 198, te weten: 40 ambtenaren, 137 tijdelijke functionarissen, 10 contractanten en 12 hulpfunctionarissen.

Gedurende heel 2007 bestond een van de hoofddoelstellingen op het terrein van personeelszaken in het opstellen en herzien van uitvoeringsbepalingen vanwege de wijzigingen in het Statuut. Deze wijzigingen hadden betrekking op het beoordelings- en bevorderingssysteem, dat achterhaald was geraakt door de invoering van de nieuwe loopbaanstructuur in 2006. Daarnaast werden er andere algemene uitvoeringsbepalingen opgesteld, die alleen technische of formele aanpassingen behoefden, zoals de voorschriften met betrekking tot de vergoeding van de kosten van dienstreizen en de criteria voor de indeling in rang en salaristrap bij aanstelling of indienstneming. Overeenkomstig artikel 110 van het Statuut werden voorstellen ter goedkeuring aan de Europese Commissie voorgelegd nadat het personeelscomité een advies had uitgebracht.

G. Mensen centraal stellen Volgens het EFQM-model, dat het fundament vormt voor het management van het Vertaalbureau, vereist duurzame uitmuntendheid een zo groot mogelijke inbreng van de medewerkers op basis van hun ontwikkeling en betrokkenheid. Het EFQM-model voor excellente bedrijfsvoering

36

skeletaandoeningen te voorkomen of te verminderen (31). Deze werden verzorgd door dr. Lund, een van de raadgevend artsen van de Europese Commissie, op initiatief van het Vertaalbureau. Daarnaast kregen meer dan 50 personeelsleden op individuele basis preventieve tips in de vorm van advies en goede praktijken. Voorts heeft het Vertaalbureau in dit verband ergonomische werkbenodigdheden aangeschaft, zoals beeldschermen, beeldschermverhogers, voetsteunen, polssteunen, ergonomische stoelen en daglichtlampen.

is gebaseerd op de premisse dat “uitmuntende resultaten met betrekking tot prestaties, klanten, mensen en maatschappij worden verkregen door leiderschap als aandrijver van beleid en strategie die ten uitvoer worden gelegd dankzij de inbreng van mensen, partnerschappen, hulpbronnen en processen”. In 2006 is een personeelsenquête gehouden als onderdeel van het EFQM-proces en de uitkomsten daarvan riepen enige vragen op omtrent de algehele tevredenheid van het personeel over de werkomgeving bij het Vertaalbureau. Daarop nam het personeelscomité in 2007 het initiatief om een document op te stellen over het verschijnsel “stress op het werk” (30), dat door het management werd verwelkomd. Het personeelscomité besloot daarom samen met het management een enquête over werkgerelateerde stress te houden.

Daarnaast kwam in de personeelsenquête ook de privé-werkbalans aan bod en in het bijzonder de mogelijkheid van telewerken. Een aanzienlijke meerderheid van het personeel had belangstelling om vanuit huis te werken. Daarom, en vanwege het voortdurende gebrek aan kantoorruimte, heeft het Vertaalbureau eind 2007 een technisch platform opgestart voor telewerken. De ICTsystemen van het Vertaalbureau hebben een beschikbaarheidsniveau van 99%. Deze buitengewoon opmerkelijke prestatie maakt telewerken voor het Vertaalbureau tot een volkomen werkbare oplossing. Inmiddels is de eerste “pilotfase” van het telewerkproject van start gegaan, die twaalf maanden duurt en waaraan acht vertalers deelnemen. Afhankelijk van de ervaringen kan het project worden uitgebreid tot niet-vertalers.

De uitkomsten werden algemeen onder de aandacht gebracht en er zijn inmiddels enkele maatregelen ter bestrijding van stress getroffen, zowel door het personeelscomité (bv. advies aan medewerkers, bewustmakingscampagne) als het management (bv. verbetering van deadlines door aanpassing van verschillende fasen in de werkstroom, verbetering van zowel de verticale als de horizontale communicatie, een grotere participatie van het personeel in het besluitvormingsproces). Het management van het Vertaalbureau zal dit proces, dat onmiskenbaar verband houdt met de goede gezondheid binnen de organisatie, in 2008 op een meer structurele wijze voortzetten.

H. Naar buiten treden

In aansluiting op dezelfde personeelsenquête werden in 2007 presentaties gegeven over ergonomisch werken om spier- en

In 2007 heeft het Vertaalbureau vastgehouden aan zijn beleid om op een transparante en consistente manier met cliënten, personeel,

(30) WERKEN AAN STRESS – Europese campagne ter preventie van psychosociale arbeidsrisico’s http://ew2002.osha.europa.eu

(31) VERTIL JE NIET! – Europese campagne ter voorkoming van fysieke overbelasting http://ew2007.osha.europa.eu

37

institutionele partners en externe leveranciers te communiceren. Bovendien heeft het zijn inspanningen om zijn communicatie te verbreden – richting mensen die werkzaam zijn in de vertaalwereld en het hele EU-publiek – opgevoerd, middels uiteenlopende activiteiten, die gericht waren op het promoten van de meertaligheid, de rol van de agentschappen in het institutionele raamwerk van de EU en de “EU-gedachte” als zodanig (32).

Een van de Franse vertalers van het Vertaalbureau, mevrouw Verheggen, heeft een – zeer succesvolle – voordracht gegeven over het werk van het Vertaalbureau op een internationale conferentie die was georganiseerd door de Universiteit van Luik. De conferentie was getiteld “La traduction, et après? Ethique et professions” (Vertalen, en vervolgens? Ethiek en beroep) en ging met name over de ethische keuzen die vertalers elke dag weer maken tijdens hun werk. Deze werd bijgewoond door vertalers, academici en studenten uit heel Europa en van daarbuiten.

Zo gaf de heer Rummel, hoofd van de afdeling vertaalondersteuning, in 2007 een presentatie over IATE op een seminar over informatie- en communicatiestrategieën van de EU bij het Europees Instituut voor bestuurskunde [European Institute for Public Administration, (EIPA)] (33) in Maastricht.

Twee Portugese collega’s, mevrouw Rocha Vieira en de heer Sousa, hebben deelgenomen aan het project “EU Project Day – back to school” (EUprojectdag – terug naar school). Dit initiatief bleek een uitstekende manier om zowel de bekendheid van het Vertaalbureau als onderdeel van de Europese institutionele structuur te promoten als de Europese Unie dichterbij jongeren te brengen. Ze konden merken dat de belangstelling er was en dat de jongeren graag meer wilden weten.

Samen met de Vereniging voor Nederlandstalige terminologie (NL-TERM) (34) was het Vertaalbureau medeorganisator van de jaarlijkse conferentie van NL-TERM, onder de titel “Terminologie in de Vertaalpraktijk”. Dit evenement, dat in Luxemburg werd gehouden en waaraan zo’n 65 personen deelnamen, omvatte presentaties van mevrouw Curfs en andere vertegenwoordigers van de EU, leden van NL-TERM en het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken over de rol die terminologie speelt in het vertaalproces van vandaag de dag. Voorts nam het Vertaalbureau deel aan een gezamenlijk project van alle EU-agentschappen: de publicatie van de brochure “Wat u ook doet, wij werken voor u”, die bestemd is voor het algemene publiek in de EU.

Het Vertaalbureau beschouwt dit als een zeer positief project. Het is per slot van rekening de jeugd van vandaag die het Europa van morgen zal vormgeven.

(32) http://europa.eu/50/ (33) http://www.eipa.nl (34) http://www.nlterm.org/

38

L edenl I j S T raad van bestuur

Bijlage I

Instanties Europese Commissie Europese Commissie Raad van de Europese Unie Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen Europese Rekenkamer Comité van de Regio’s Europese Investeringsbank Europese Centrale Bank Europese Ombudsman Cedefop CEPOL CPVO EAR EASA ECDC ECHA EDA EEA EFSA EMCDDA EMEA EMSA ENISA EUSC ERA ETF EU-OSHA Eurofound Eurojust Europol FRA Frontex GSA OHMI België Bulgarije Tsjechische Republiek Denemarken Duitsland Estland Griekenland Spanje Frankrijk Ierland Italië Cyprus Letland Litouwen Luxemburg Hungarije Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal Roemenië Slovenië Slowakije Finland Zweden Verenigd Koninkrijk

Leden Dhr. K.-J. Lönnroth Mevr. M. O’Leary Mevr. M. Lacerda Dhr. A. Calot Escobar Mevr. U. Gubian Dhr. S. Illeborg Dhr. K. Petersen Dhr. K. Riemke Dhr. L. Julien Mevr. C. Frey Dhr. U. Göransson Dhr. B. Kiewiet (1) Dhr. P. Goudou Mevr. I. Steffens Dhr. U. Heider Dhr. H. Linnenkamp Dhr. B. Jansen Mevr. A. Maviel-Sonet Mevr. R. de Sousa Dhr. A. Pott Mevr. M. Nesterowicz Dhr. A. Pirotti (1) Dhr. L. Colucci Dhr. B. Sørensen Dhr. A. Smith Dhr. J. Karppinen Dhr. E. Merz Dhr. C. Jechoutek Dhr. J. Kellock Dhr. K. Wahlström Mevr. H. Wieland Dhr. P. Rodinger Dhr. O. Vandenplas Mevr. I. Slavova Dhr. M. Kucera Mevr. V. Pasternak Jørgensen Dhr. M. Clauß Dhr. V. Lubi Mevr. E. Fountoulaki Mevr. J. Bermúdez Dhr. M.-O. Gendry Mevr. G. Byrne Nason Mevr. S. Basconi Mevr. C. Valanidou Dhr. M. Baltiņš Dhr. A. Stančikas Dhr. P. Duhr Mevr. R. Somssich Dhr. V. Bruno Mevr. M. Alhadeff Dhr. G. Schusterschitz Mevr. J. Jabłonowska Dhr. O. Veiga Mevr. L. Vrabie Mevr. D. Erbič Mevr. M. Krošláková Dhr. R. Lämsä Mevr. A.-M. Hasselrot Mevr. F. Hooper

(1) Benoemingsprocedure nog niet afgerond.

39

Plaatsvervangende leden Mevr. M. Reicherts Mevr. M. Roth Dhr. H. Baes Mevr. M. Múgica Dhr. M. Loos Dhr. S. Baniotopoulos Dhr. A. Vincart Mevr. S. van Baak Dhr. A. Del Bon Mevr. A. Clark Dhr. R Zelder Dhr. C. Godinho Dhr. A. Martins Dhr. F. Manuhutu Dhr. A. MacPhail Dhr. F. Baldi Dhr. S. Bjarnason Mevr. K. Robertson Dhr. H.-G. Wagner Dhr. A. Mitrakas Dhr. S. Zutt Mevr. J. Anstey Dhr. B. Thiébaud Mevr. M. McCaughey Mevr. E. Casey Dhr. J. Vermeulen Mevr. A. Chmielewska Dhr. D. Nicolaïdès Dhr. A. di Carlo Dhr. M. van Oversteyns Mevr. V. Dimitrova Dhr. H. Iversen Dhr. A. Reda Mevr. M. Tamm Dhr. P. Paraponiaris Mevr. C. Yuste Dhr. F. Dubreuil Dhr. T. Lucas Mevr. S. Chiave Mevr. G. Zirdziņa Mevr. R. Tamošiūnienė Dhr. A. Biever Mevr. M.-L. Gatt Mevr. T. Morris Dhr. M. Wimmer Dhr. T. Andrzejewski Dhr. I. Simion Mevr. J. Lipičnik Dhr. S. Grman Mevr. J. Tikkanen Dhr. B. Baedecke Mevr. K. Cavell

statistieken vertaalwerkzaamheden

Bijlage II

Totale omvang: 732 673 bladzijden Gemeenschapsmerken, -tekeningen en -modellen 75,04% (549 792 bladzijden)

Documenten 24,96% (182 881 bladzijden)

33056

Volume per cliënt (Gemeenschapsmerken, -tekeningen en -modellen uitgezonderd)

207 ECB

Ombudsman

359 CJCE

8847

10694 ECA

1435

3298 EDA

ECHA

365

69

GSA

CCE-EMPLOI

238 PHEA

CEPOL

1827

7101 EACI

246

392 EACEA

ECDC

40

Frontex

3369

2806

ENISA

5142

1841

1799 ERA

EASA

EMSA

148

4937 EAR

FRA

Cedefop

Europol

Eurofound

CPVO

OHM I

EU-OSHA

EMEA

EMC DDA

0

EFSA

164

1298

5006

6867

5010

3857

5.000

ETF

10.000

EEA

15.000

Eurojust

11651

20.000

8489

25.000

19511

23631

30.000

5458

35.000

verdeling per taal 2 0 0 7 / 2 0 0 6

Talen

Bijlage III

2007

2006

Rangorde*

Aantal blz. *

Percentage

Rangorde*

Aantal blz.*

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 25 24 26

48 219 37 573 37 393 37 295 34 419 33 337 33 050 33 039 32 849 32 730 32 729 32 721 32 569 32 552 32 486 32 432 32 334 32 267 32 021 31 704 21 956 21 945 1 668 3387

6,61% 5,15% 5,13% 5,11% 4,72% 4,57% 4,53% 4,53% 4,50% 4,49% 4,49% 4,49% 4,47% 4,46% 4,45% 4,45% 4,43% 4,42% 4,39% 4,35% 3,01% 3,01% 0,23%

1 3 4 2 6 9 13 17 10 12 11 18 7 8 14 15 20 16 19 5 21 22 23 24 25 26

40 430 29 580 29 251 29 769 26 017 25 861 25 511 25 387 25 648 25 537 25 572 25 283 25 948 25 939 25 503 25 501 24 349 25479 24 643 26 588

732 673

100,00%

FR DE ES IT PT EL FI SV HU LT ET DA SK LV CS SL MT PL NL EN BG RO GA NO IS AR Overige** Totaal***

8 938 546 735

* Gebaseerd op het aantal bladzijden per taal (afgerond) ** AZ, HE, HR, JP, MK, NO, RU, SQ, SR, TR, ZH *** Aantal vertaalde bladzijden (met inbegrip van bladzijden die zijn vertaald voor de werking van het Vertaalbureau) Betekenis van de BG (Bulgaars), ES (Spaans), CS (Tsjechisch), DA (Deens), DE (Duits), ET (Ests), EL (Grieks), EN (Engels), FR (Frans), afkortingen GA (Iers), IT (Italiaans), LV (Lets), LT (Litouws), HU (Hongaars), MT (Maltees), NL (Nederlands), PL (Pools), PT (Portugees), RO (Roemeens), SK (Slowaaks), SL (Sloveens), FI (Fins), SV (Zweeds), AR (Arabisch), AZ (Azerbeidzjaans), CA (Catalaans), HE (Hebreeuws), HR (Kroatisch), IS (IJslands), JP (Japans), KO (Koreaans), MK (Macedonisch), NO (Noors), RU (Russisch), SH (Servo-Kroatisch), SQ (Albanees), SR (Servisch), TR (Turks), ZH (Mandarijn-Chinees).

41

S tatistische gegevens over de termijnen voor de vertaalwerkzaamheden Cliënten EEA ETF EMCDDA EMEA EU-OSHA OHMI CPVO Europol Eurofound Cedefop FRA EAR EFSA Eurojust EMSA EASA ERA ENISA ECDC Frontex EACEA EACI CEPOL PHEA GSA EDA ECHA CCE-EMPLOI ECA CJCE ECB Ombudsman CdT Totaal Percentage

Bijlage IV

Totaal aantal verzonden documenten(1)

Aantal binnen de vastgestelde termijn verzonden

Vastgestelde termijn + 1 à 2 dagen

Vastgestelde termijn + 3 à 5 dagen

Vastgestelde termijn + 1 week

496 492 585 9 885 2 094 3 246 399 2 104 530 760 766 51 1 052 68 220 497 132 159 243 153 926 79 83 36 90 2 221 1 974 171 15 42 451 986

494 489 582 9 879 2 084 3 236 398 2 060 526 756 747 50 1 046 68 220 496 132 159 242 147 922 79 83 34 90 2 221 1 947 161 15 41 451 927

1 1 3 5 8 6 0 40 1 3 17 1 3 0 0 1 0 0 0 6 2 0 0 1 0 0 0 27 9 0 0 0 30

1 2 0 1 2 4 1 2 0 0 2 0 3 0 0 0 0 0 1 0 2 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 17

0 0 0 0 0 0 0 2 3 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 12

29 008

28 784

165

40

19

100.00%

99.23%

0.57%

0.14%

0.07%

(1) Met uitzondering van de Gemeenschapsmerken, -tekeningen en -modellen, die per definitie altijd binnnen de contractueel vastgestelde termijn worden verzonden.

42

personeel van het vertaalbureau

Bijlage V 2007

Categorieën

Vaste posten

Tijdelijke posten

Totaal

Begrote posten

Bezette posten

Begrote posten

Bezette posten

Bezette posten(1)

AD 16 AD 15 AD 14 AD 13 AD 12 AD 11 AD 10 AD 9 AD 8 AD 7 AD 6 AD 5

0 0 1 0 5 5 15 2 3 0 0 0

0 0 1 0 1 4 14 0 4 0 0 0

0 1 0 0 3 9 6 11 8 6 27 12

0 0 1 0 3 6 9 11 7 7 28 7

0 0 2 0 4 10 23 11 11 7 28 7

Subtotaal AD

31

24

83

79

103

0 0 0 3 5 2 5 1 3 0 0

0 0 0 3 2 3 4 1 3 0 0

0 0 0 1 3 6 5 10 21 9 12

0 0 0 1 3 5 5 8 17 7 11

0 0 0 4 5 8 9 9 20 7 11

Subtotaal AST

19

16

67

57

73

TOTAAL

50

40

150

136

176

AST 11 AST 10 AST 9 AST 8 AST 7 AST 6 AST 5 AST 4 AST 3 AST 2 AST 1

(1) Op 31 december 2007

43

44 Juridische Zaken

Telecommunicatie

Ontwikkeling

Helpdesk

Systeembeheer

Groep Germaanse Talen

Groep Romaanse en Mediterrane Talen

Groep Slavische Talen en Grieks

Groep Baltische Talen en Fins en Hongaars Personeelszaken

Logistiek en Veiligheid

Financiën

M-A. Fernández waarnemend hoofd

B. Vitale waarnemend hoofd

M-A. Fernández hoofd

Afdeling Administratie

Afdeling Informatica

Afdeling Vertaling

directrice

G. Dagilienė

K.-J. Lönnroth voorzitter

Raad van bestuur

Beheer Externe Vertaling

Taaltechnologie Interinstitutioneel IATE-team

Taalkundige Diensten

D. Rummel hoofd

Afdeling Ondersteuning Vertaling

Directieassistent – Secretariaat raad van bestuur Directiesecretariaat

Beheer Aanvragen

Coördinatie cliënten

Kwaliteitsbeheer – Interne auditor

O rganigram Bijlage VI

personeels S TAT I S T I eken

Bijlage VII TOTAAL

Verdeling naar categorie

man vrouw

TOTAAL man

AST AST

26

vrouw

AD

47

26

AD

31

47

31

72

57

72

119

57

119

Verdeling naar leeftijd 84

84

50

50 31

31 9 2

9 21-29

21-29

30-39

30-39

40-49

50-59

40-49

50-59

45

60-69

2

60-69

V erdeling naar nationaliteit en categorie Categorie

Nationaliteit

AD

AST

Totaal

België

6

21

27

Bulgarije

3

0

3

Tsjechië

4

0

4

Denemarken

4

1

5

Duitsland

7

0

7

Estland

2

0

2

Ierland

2

1

3

Griekenland

4

1

5

Spanje

6

4

10

Frankrijk

6

36

42

Italië

8

2

10

Cyprus

0

0

0

Letland

3

0

3

Litouwen

5

0

5

Luxemburg

0

2

2

Hongarije

4

0

4

Malta

2

0

2

Nederland

5

0

5

Oostenrijk

1

1

2

Polen

4

0

4

Portugal

4

3

7

Roemenië

3

0

3

Slovenië

4

0

4

Slowakije

4

1

5

Finland

5

0

5

Zweden

3

0

3

Verenigd Koninkrijk

4

0

4

103

73

176

Totaal

46

B elangrijkste cijfers 2 0 0 5 - 2 0 0 7

Bijlage VIII

OMS CHRIJ V ING

2005

2006

2007

505 438 226 822 (44.88%)

546 735 260 303 (47.61%)

732 673 395 701 (54.01%)

175 90

186 91

198 105

Rendement per medewerker in aantal bladzijden (2)

2 888

2 939

3 700

Rendement per vertaler in aantal bladzijden (2)

5 615

6 008

6 977

23 831

26 848

33 214

EUR 80.5 (4)

EUR 82 (4)

EUR 83.5(4)

Aantal vertaalde bladzijden Aandeel extern vertaalde bladzijden Personeel: • totaal aantal medewerkers (1) • aantal vertalers (1)

Uitvoering van de begroting (x 1 000 EUR) Vertaalprijs per bladzijde voor ‘Documenten’ (normale termijn) (3) (1) (2) (3) (4)

Ambtenaren, tijdelijke functionarissen, hulpfunctionarissen en arbeidscontractanten. Met inbegrip van beoordelingen en revisies van extern vertaalde bladzijden. Er worden drie soorten termijnen onderscheiden voor de vertalingen van het Vertaalbureau: normaal, volgens planning en dringend. Bron: begroting Vertaalbureau.

verklaring van de ordonnateur

Bijlage IX

Ik, ondergetekende, Gailė Dagilienė, directrice van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie, verklaar, in de hoedanigheid van ordonnateur, dat

Deze redelijke zekerheid baseer ik op mijn eigen beoordelingsvermogen en de mij ter beschikking staande informatie-elementen. Hiermee doel ik op de resultaten van de eigen beoordeling, controles achteraf, het werk van de interne controledienst, waarnemingen van de dienst Interne Controle van de Europese Commissie en de conclusies uit de verslagen van de Europese Rekenkamer over voorgaande begrotingsjaren.

de in dit verslag opgenomen gegevens juist en waarheidsgetrouw zijn. Juist en waarheidsgetrouw betekent in dit verband dat zij een betrouwbaar, volledig en juist overzicht bieden van de stand van zaken bij het Vertaalbureau:

Ik bevestig bovendien geen kennis te hebben van enig niet gesignaleerd feit dat de belangen van het Vertaalbureau zou kunnen schaden.

ik met redelijke zekerheid kan bevestigen dat de middelen die zijn toegewezen aan de in voorliggend verslag beschreven werkzaamheden, gebruikt zijn voor de vastgestelde doelen in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer en dat de bestaande controleprocedures de noodzakelijke garantie bieden wat betreft de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

Gedaan te Luxemburg, 18 februari 2008.

Gailė Dagilienė

47

verklarende woordenlijst

Bijlage X

Instellingen / agentschappen

Naam in omgangstaal / Acroniem

Europees Parlement Raad van de Europese Unie Europese Commissie Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen Europese Rekenkamer Europees Economisch en Sociaal Comité Comité van de Regio’s Europese Investeringsbank Europese Centrale Bank Europese Ombudsman Communautair Bureau voor Plantenrassen Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid Europees Agentschap voor Netwerk- en Informatiebeveiliging Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart Europees Bureau voor de Grondrechten Europees Bureau voor Wederopbouw Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding Europees Centrum voor Ziektepreventie en -bestrijding Europees Geneesmiddelenbureau Europees Milieuagentschap Europees Spoorwegbureau Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid Europese GNSS-Toezichtautoriteit Europese Stichting voor Opleiding Europese Stichting tot Verbetering van de Levens- en Arbeidsomstandigheden Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie Eurojust Europese Politieacademie Europese Politiedienst Uitvoerend Agentschap Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur Uitvoerend Agentschap voor het Volksgezondheidsprogramma Uitvoerend Agentschap voor Concurrentievermogen en Innovatie

EP Raad Commissie Hof van Justitie; HvJ ECA EESC CvdR EIB ECB Ombudsman CPVO Frontex

48

EMSA ENISA EU-OSHA EASA FRA EAR Cedefop ECDC EMEA EEA ERA EMCDDA EFSA GSA ETF Eurofound OHIM CdT Eurojust CEPOL Europol EACEA PHEA EACI

verklarende woordenlijst

Bijlage X

Naam in omgangstaal / Acroniem

Instelling / agentschap

CCE-EMPLOI CdT Cedefop CEPOL Commissie CPVO CvdR EACEA EACI EAR EASA ECA ECB ECDC EEA EESC EFSA EIB EMCDDA EMEA EMSA ENISA EP ERA ETF EU-OSHA Eurofound Eurojust Europol FRA Frontex

Europese Commissie – DG’s Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding Europese Politieacademie Europese Commissie Communautair Bureau voor Plantenrassen Comité van de Regio’s Uitvoerend Agentschap Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur Uitvoerend Agentschap voor Concurrentievermogen en Innovatie Europees Bureau voor Wederopbouw Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart Europese Rekenkamer Europese Centrale Bank Europees Centrum voor Ziektepreventie en -bestrijding Europees Milieuagentschap Europees Economisch en Sociaal Comité Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid Europese Investeringsbank Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving Europees Geneesmiddelenbureau Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid Europees Agentschap voor Netwerk- en Informatiebeveiliging Europees Parlement Europees Spoorwegbureau Europese Stichting voor Opleiding Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk Europese Stichting tot Verbetering van de Levens- en Arbeidsomstandigheden Eurojust Europese Politiedienst Europees Bureau voor de Grondrechten Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie Europese GNSS-Toezichtautoriteit Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) Europese Ombudsman Uitvoerend Agentschap voor het Volksgezondheidsprogramma Raad van de Europese Unie

GSA HvJ OHIM Ombudsman PHEA Raad

49

ropa.eu dt.eu

www. c

Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

Recommend Documents