VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANENVAN DE EUROPESE UNIE VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2006

NL

V ER TA A L BURE AU VO OR DE ORG A N EN VA N DE EUROPESE U NIE

VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2006

ISSN 1830-0359

Dit verslag van de werkzaamheden is eveneens beschikbaar op de internetsite van het Vertaalbureau: www.cdt.europa.eu Meer informatie over de Europese Unie is beschikbaar op www.europa.eu © Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, 2007, alle rechten voorbehouden ISBN 978-92-95011-70-0 ISSN 1830-0359


CENTRE DE TRADUCTION DES ORGANES DE L’UNION EUROPÉENNE 1 rue du Fort Thüngen

■

Tél.: + 352 42 17 11 1

Fax: + 352 42 17 11 220

■

L-1499 Luxembourg ■

cdt @ cdt.europa.eu

INHOUD VOORWOORD

2

DEEL I.

RAAD VAN BESTUUR A. Besluiten en beleidslijnen B. Belangrijkste dossiers

DEEL II.

INLEIDING DOOR DE DIRECTRICE: ACTIVITEITEN EN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU

HOOFDSTUK 1.

DE KERNTAKEN VAN HET VERTAALBUREAU A. Algemeen overzicht B. Wat deed het Vertaalbureau in 2006 voor zijn cliënten?

HOOFDSTUK 2.

OOK EEN TAAK VAN HET VERTAALBUREAU: INTERINSTITUTIO NELE SAMENWERKING A. Wat is interinstitutionele samenwerking? B. Bijdragen van het Vertaalbureau aan het ICTI C. Terminologie en InterActieve Terminologie voor Europa (IATE)

HOOFDSTUK 3.

INTERN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU A. Kwaliteitsbeheer: streven naar perfectie B. Administratieve aangelegenheden 1. Personeelszaken 2. Financiële middelen 3. Beheer van aanbestedingen en juridische kwesties 4. Interne audit C. Informatietechnologie en kennisbeheer 1. Bestandsformaten 2. Kwaliteit van de gegevens 3. Beveiliging van de informatiesystemen 4. Wijziging van internet- en e-mailadressen: cdt.europa.eu

VOORWOORD Geachte lezer, Voor u ligt het verslag van de werkzaamheden in 2006 van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie. Het wijkt aanzienlijk af van voorgaande verslagen. Uiteraard zet dit verslag zoals gewoonlijk de hoofdactiviteiten van het Vertaalbureau uiteen, geïllustreerd met statistische gegevens en sleutelindicatoren met betrekking tot het vertaalvolume, de personeelsformatie en het begrotingsresultaat. Het zet echter ook de klanten van het Vertaalbureau en de diverse betrokken partijen meer centraal door voor elke klant afzonderlijk een overzicht te geven van de belangrijkste verleende diensten. Dit is een weerspiegeling van de nieuwe aanpak en strategische oriëntatie die het Vertaalbureau in 2006 heeft vastgesteld. In de loop van het bijna dertienjarige bestaan van het Vertaalbureau heeft de Europese Unie drie uitbreidingen gekend, is het aantal lidstaten gestegen van 12 tot 27 en het aantal officiële talen van 9 tot 23 in 2007. De institutionele structuur is parallel daaraan gewijzigd. Vooral het aantal agentschappen waarvoor het Vertaalbureau werkt, is aanzienlijk toegenomen. Ook heeft het juridisch kader zich verder ontwikkeld, met name het financieel reglement en het Statuut van de ambtenaren en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Economische Gemeenschap, zodat het Vertaalbureau te maken kreeg met nieuwe procedures. Deze wijzigingen zijn van invloed geweest op het bestuur van het Vertaalbureau. De raad van bestuur moest meer verschillende en complexere vraagstukken behandelen. Bovendien is de omvang van de raad van bestuur snel toegenomen, omdat vertegenwoordigers van de nieuwe agentschappen en de nieuwe lidstaten in overeenstemming met het geldende reglement automatisch in het bestuur worden opgenomen. Eind 2006 telde de raad van bestuur 55 leden en dit aantal blijft stijgen. Het voor het nemen van besluiten noodzakelijke quorum blijft dan ook toenemen – inmiddels moeten ten minste 37 leden ter vergadering aanwezig zijn. In het afgelopen jaar hebben het Vertaalbureau en zijn leidinggevenden overigens te maken gekregen met diverse veranderingen en uitdagingen die veel verder gaan dan de gebruikelijke administratieve vraagstukken en het dagelijks bestuur. In de eerste plaats heeft de raad van bestuur na een bijzonder lange aanwervingsprocedure de nieuwe directrice van het Vertaalbureau benoemd: mevrouw Gailé Dagiliené. Zij heeft haar functie op 1 mei 2006 opgenomen. Wij danken mevrouw Marie-Anne Fernández voor het feit dat zij bijna anderhalf jaar lang de functie van directrice heeft waargenomen. In 2006 zijn de diensten van het Vertaalbureau zich verder blijven ontwikkelen, niet alleen wegens de uitbreiding van de Europese Unie en de komst van nieuwe talen, maar ook omdat zijn klanten een steeds groter beroep op zijn diensten doen. Dit geldt vooral voor het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen), wiens vertaalopdrachten (merken en andere documenten) tegenwoordig ruim 70% van het totale werkvolume van het Vertaalbureau uitmaken: bijna 500 000 bladzijden. De ontwikkeling van de diensten van het Vertaalbureau, zijn nieuwe klantgerichte oriëntatie en het nieuwe beleid dat in november door de raad van bestuur is goedgekeurd, weerspiegelen eveneens de door de nieuwe directrice

3

ingevoerde beheermethoden. Naast de hiervoor genoemde positieve trends kan de financiële situatie van het Vertaalbureau gezond worden genoemd en heeft de begrotingsautoriteit op basis van de controleverslagen een positieve betrouwbaarheidsverklaring voor het jaar 2006 kunnen afgeven. Het Vertaalbureau heeft in 2006 overigens ook te maken gehad met een aantal netelige kwesties, zoals het nog altijd hangende huisvestingsprobleem. Tot op heden is er nog geen enkele oplossing op korte noch lange termijn gevonden. Niettemin beginnen zich in 2007 enkele positieve signalen af te tekenen. Ook het probleem van de betaling van de werkgeversbijdrage, dat voor het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen is gebracht, is nog niet opgelost. Het gaat hier om gevoelige vraagstukken, waarvoor de raad van bestuur richtsnoeren moet geven en die bijzondere waakzaamheid vragen. Afgezien van bovengenoemde problemen is het jaar 2006 opnieuw succesvol gebleken en wij zijn ervan overtuigd dat het Vertaalbureau ook in 2007 weer successen zal boeken. Als voorzitter van de raad van bestuur voor het vierde achtereenvolgende jaar, waardeer ik nog altijd de inzet en vakbekwaamheid van het personeel van het Vertaalbureau, alsook de directe en hartelijke relatie die het Vertaalbureau en zijn voltallige management heeft kunnen smeden met de raad van bestuur.

Karl-Johan Lönnroth voorzitter van de raad van bestuur

4

DEEL 1 RAAD VAN BESTUUR De raad van bestuur (1) speelt een belangrijke rol in de activiteiten van het Vertaalbureau, die in 2006 bijzonder interessant en divers waren. De raad heeft niet alleen taken op het gebied van de begroting, de planning en het strategische beheer, maar is ook bevoegd om de directeur van het Vertaalbureau te benoemen. Deze post kwam in januari 2005 vrij en de vacature is vervolgens bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie van 24 maart 2005 (2). De raad van bestuur heeft mevrouw Marie-Anne Fernández tot directeur ad interim benoemd in afwachting van de aanstelling van de nieuwe directeur. Via een voorselectieprocedure die de Europese Commissie in overeenstemming met de oprichtingsverordening van het Vertaalbureau (3) heeft uitgevoerd, kon een kandidatenlijst worden opgesteld (4). Tijdens een buitengewone vergadering op 1 februari 2006 heeft de raad van bestuur gesprekken gevoerd met de drie kandidaten die de Commissie had voorgedragen. Na afloop van dit onderzoek werd besloten mevrouw Gaile Dagilien tot „directeur van het Vertaalbureau te benoemen. Mevrouw Gaile Dagilien is op 1 mei 2006 aangetreden. De raad van bestuur heeft eveneens twee gewone vergaderingen belegd en wel op 22 maart en 25 oktober 2006. Daar heeft hij zich uitgesproken over de plannen die het Vertaalbureau op begrotingsgebied en strategisch gebied heeft gepresenteerd. Tevens heeft hij de prestaties van het Vertaalbureau en de follow-up van de aanbevelingen naar aanleiding van de controle van de dienst Interne Audit van de Commissie geëvalueerd en het onderzoek naar de belangrijkste dossiers voortgezet. A.

BESLUITEN EN BELEIDSLIJNEN De raad van bestuur heeft zich positief uitgesproken over de door het Vertaalbureau ingediende onderwerpen zoals hieronder beschreven. Wat betreft de ontwerpbegroting voor het begrotingsjaar 2007 die in december via een schriftelijke procedure werd ingediend, waren sommige leden van de raad van bestuur van mening dat er een discussie nodig was om bepaalde aspecten van het ontwerp te verhelderen. Daarom heeft de voorzitter van de raad van bestuur, de heer Johan Lönnroth, besloten op 25 januari 2007 een buitengewone vergadering te beleggen. 1. Financiën en begroting Eerste gewijzigde begroting voor 2006 met als doel het resultaat van het begrotingsjaar 2005 als ontvangsten te boeken, de uitgaven voor de posten hulpfunctionarissen,

(1) De samenstelling van de raad van bestuur is te vinden in bijlage 1 van dit verslag. (2) PB C 75 A van 24.3.2005, blz. 1. (3) Artikel 9, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad houdende oprichting van een Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie, laatstelijk gewijzigd door Verordening (EG) nr. 1645/2003 van de Raad van 18 juni 2003 (PB L 245 van 29.9.2003, blz. 13). (4) Besluit van de Commissie van 17 januari 2006.

5

informatieverwerking en externe vertaling te verhogen, een bedrag voor de mogelijke aankoop van een definitief onderkomen te reserveren, gelden vrij te maken in verband met de ondertekening van een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met het Uitvoerend Agentschap voor Onderwijs, audiovisuele media en cultuur en de voorziening voor de werkgeversbijdragen aan de pensioenregeling te verhogen. Tweede gewijzigde begroting voor 2006 met een tweeledig doel: enerzijds moeten de betalingen van de cliënten worden afgestemd op de nieuwe raming van het totaal aantal vertaalde bladzijden (483 100 bladzijden in plaats van 415 500 bladzijden, ofwel een toename van 16 %) en anderzijds moet rekening worden gehouden met de ondertekening van twee nieuwe samenwerkingsovereenkomsten met het Uitvoerend Agentschap voor Intelligente Energie en de Europese Politieacademie, de stijgende prognoses voor de bankrenten en de groei van de uitgaven voor de externe vertaling als gevolg van de toename van het werkvolume en tot slot diverse aanpassingen van de personeelsformatie. Voorontwerp van begroting voor 2007 met een werkprognose van 460 000 bladzijden, geraamde ontvangsten van 30 miljoen euro, een personeelsformatie van 200 posten, waarvan 150 tijdelijk functionarissen en 50 ambtenaren. 2. Algemene richtsnoeren Verslag werkzaamheden 2005: dit verslag speelt een belangrijke rol in de follow-up van het werkprogramma en de strategische beleidslijnen. Het biedt de raad van bestuur een volledig overzicht van de verrichte prestaties en van het operationele en financiële beheer. Strategie van het Vertaalbureau voor 2007/2008: de raad van bestuur heeft zeer positief gereageerd op de nieuwe richtsnoeren van het Vertaalbureau, dat via een pakket maatregelen, bestaande uit een proactieve benadering van zijn cliënten en meer maatregelen om de kwaliteit te verbeteren en de organisatiestructuur van het Vertaalbureau te optimaliseren, een grotere klanttevredenheid nastreeft. Verslag van de dienst Interne Audit van de Commissie van 28 oktober 2005 over de tenuitvoerlegging van de interne controlenormen in het Vertaalbureau: op grond van de 28 aanbevelingen die uit dit verslag voortvloeien, heeft het Vertaalbureau een gefaseerd actieplan voor 2006 en 2007 uitgewerkt. Dankzij deze maatregelen zal het bureau zijn werkzaamheden efficiënter kunnen verrichten en de beschikbare middelen kunnen inzetten om de beste kostenbatenverhouding te realiseren. B.

BELANGRIJKSTE DOSSIERS 1. Werkgeversbijdrage aan de communautaire pensioenregeling De raad van bestuur heeft zich opnieuw gebogen over de betaling door het Vertaalbureau van de werkgeversbijdrage aan de communautaire pensioenregeling. Dit vraagstuk is nauw verbonden met het Statuut van het Vertaalbureau omdat er verschillende regels gelden voor een zichzelf financierend agentschap en een agentschap dat geheel of gedeeltelijk wordt gesubsidieerd. In het eerste geval wordt het werkgeversdeel van de pensioenpremies door het agentschap betaald en in het tweede geval door de Commissie namens het agentschap in kwestie. Omdat het Vertaalbureau en de Commissie het Statuut van het Vertaalbureau verschillend

6

interpreteren, verlangt de raad van bestuur dat hem gedetailleerde documentatie over de juridische en financiële aspecten van het dossier wordt overgelegd. Op grond van de verstrekte informatie heeft de raad een advies (5) uitgebracht waarin met name wordt gesteld dat het Vertaalbureau, dat onder meer tot taak heeft zitting te nemen in het Interinstitutioneel Comité voor de Vertaal- en Tolkdiensten en dat uit dien hoofde een subsidie uit de algemene begroting van de EU ontvangt, een gesubsidieerd agentschap vormt. De raad van bestuur vindt dan ook dat het Vertaalbureau niet de werkgeversbijdragen aan de communautaire pensioenregeling hoeft te betalen. De raad van bestuur is zich ervan bewust dat er een definitieve oplossing voor dit vraagstuk moet worden gevonden en heeft daarom de Commissie verzocht om samen met het Vertaalbureau een arbitrageprocedure te doorlopen. Helaas is dit voorstel niet gunstig door de Commissie ontvangen. Er kon geen minnelijke schikking worden getroffen en de Commissie heeft in juni 2006 bij het Europese Hof van Justitie een rechtszaak tegen het Vertaalbureau aangespannen. 2. Huisvesting van het Vertaalbureau In de loop der jaren heeft de raad van bestuur zonder succes diverse bouwplannen voor het definitieve onderkomen van het bureau bestudeerd. Helaas is er in 2006 geen verandering in deze situatie opgetreden. Een voorstel van de Luxemburgse autoriteiten heeft evenwel nieuwe perspectieven geopend. Het voorstel bestaat uit twee onderdelen: een oplossing op middellange termijn, dat wil zeggen de huur van een gebouw voor een deel van de diensten van het Vertaalbureau als aanvulling op zijn kantoren in het gebouw Nouvel Hémicycle, en een oplossing op lange termijn voor de definitieve huisvesting van het Vertaalbureau in een van kantoortorens op de Kirchberg in 2012. Dit tweeledige voorstel is bij de raad van bestuur ingediend samen met twee andere plannen die op korte termijn kunnen voorzien in de behoefte van het Vertaalbureau aan extra ruimte. De raad van bestuur is verheugd over deze ontwikkelingen en heeft zijn voorzitter opgedragen de onderhandelingen met de Luxemburgse autoriteiten over beide onderdelen van het voorstel voort te zetten, maar ook om door te gaan met de financiële, technische en kwalitatieve analyse van de verschillende opties. Begin 2007 moet daarover een verslag aan de raad van bestuur worden gepresenteerd.

(5) Advies van de raad van bestuur van het Vertaalbureau van 22 maart 2006.

7

DEEL II INLEIDING DOOR DE DIRECTRICE: ACTIVITEITEN EN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU Op 1 mei 2006 begon ik aan mijn vijfjarige diensttermijn als directrice van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie. Mijn eerste actie was de analyse van de situatie van het Vertaalbureau. Daartoe heb ik veel gesprekken met alle afdelingen gevoerd, met de diverse verantwoordelijken alle processen doorgelopen en met het voltallige personeel zowel individuele als groepsgesprekken gevoerd. Ik was verheugd om te merken dat ik een goed opgezette, gecomputeriseerde, systematische en gedisciplineerde instelling „erfde”. Uiteraard kan het Vertaalbureau net als alle andere organisaties op een aantal punten nog worden verbeterd, en ik zie het als mijn taak om dit op te pakken. Naar mijn mening is het belangrijkste verbeterpunt een verandering van focus. Zoals gezegd loopt het Vertaalbureau op goed geoliede wielen; toch krijg je soms de indruk dat de focus vooral is gericht op de wielen zelf. Een dergelijke houding is op dit moment juist; echter als wij onze houding vandaag niet veranderen, dan kan het morgen te laat zijn. Als wij strategisch naar de toekomst kijken dan zou ik onze voorbereiding op een concurrerende marktpositie als hoofddoel willen aanmerken. De klanten zijn de belangrijkste bestaansreden van het Vertaalbureau; de focus moet dus primair gericht zijn op de behoeften van de cliënten. Wat zorgt voor tevreden klanten? Dat is een goede prijs in combinatie met het halen van de deadline en het leveren van goede kwaliteit. Hoewel er weinig speelruimte is wat betreft de prijs heb ik voorgesteld om het overschot van het jaar 2006 terug te geven aan de klanten. Van de deadlines wordt 99,38 % gehaald, wat al fantastisch is. Het enige aspect dat voor verbetering vatbaar is, is de linguïstische kwaliteit van de vertalingen. Kwaliteitsverbetering kan worden bereikt door verschillende maatregelen, zowel kleinere als grote. Voor een succesvolle invoering daarvan zijn enkele structurele veranderingen nodig. De organisatie wordt bijvoorbeeld evenwichtiger door vertaalondersteuning duidelijk te onderscheiden van de vertalers, door invoering van een middenkader op de afdeling Vertaling, door de opzet van een afdeling Klantencoördinatie, door een „opschoning” van de functies van sommige afdelingen zodat de desbetreffende medewerkers zich niet bezig hoeven te houden met atypische activiteiten, door optimalisering van het terminologiewerk, enzovoorts. Het leeuwendeel van het pakket van verbeteringen zal in 2007 worden ingevoerd; sommige elementen ervan zullen echter in 2008/2009 van kracht worden. Hoewel de samenwerking met bijna al onze klanten als goed kan worden omschreven, kan die nog steeds worden verbeterd. Er moet een omschakeling worden gemaakt van incidentele bijeenkomsten en acties naar systematische en doelgerichte bilaterale samenwerking. Als teamspeler wil ik altijd dat mijn team mijn ideeën steunt en volgt. Daarom heb

8

ik in 2006 veel tijd besteed aan het bespreken van de verschillende mogelijkheden voor verbeteringen met mijn collega’s. Ik ben blij dat mijn plannen worden gedeeld en gesteund door de meerderheid van het personeel in het Vertaalbureau. Het verslag van de werkzaamheden in 2006 is een kleine poging om onze aandacht te verleggen. In plaats van in detail te beschrijven wat elke afdeling van het Vertaalbureau heeft gedaan, proberen wij te laten zien wat het Vertaalbureau in 2006 voor zijn klanten heeft gedaan. Daarom staat in dit verslag allereerst een korte samenvatting van onze kernactiviteiten; ten tweede worden de verzamelde „klantprofielen” gepresenteerd; vervolgens wordt in grote lijnen weergegeven wat onze tweede missie is – interinstitutionele samenwerking, en tot slot worden de belangrijkste elementen en verrichtingen beschreven van het dagelijks beheer van het Vertaalbureau. Het getuigt misschien niet van goede smaak om deze inleiding te beëindigen met een opmerking over problemen, en toch neem ik dat risico. De betaling door het Vertaalbureau van de werkgeversbijdrage aan de communautaire pensioenregeling en de tijdelijke en permanente zetel van het Vertaalbureau zijn de dossiers waar nog een besluit over moet worden genomen. Met de steun en hulp van de Luxemburgse autoriteiten, de raad van bestuur en zijn voorzitter, blijf ik echter optimistisch. GaileDagiliene directrice

9

HOOFDSTUK 1 DE KERNTAKEN VAN HET VERTAALBUREAU A.

ALGEMEEN OVERZICHT De stijgende lijn in het totale werkvolume van de afgelopen jaren heeft zich ook dit jaar doorgezet. Het aantal vertaalde bladzijden op de meest uiteenlopende terreinen voor de klanten van het Vertaalbureau steeg tot een totaal aantal van 543 842 bladzijden, hetgeen een toename van 7,60 % vertegenwoordigt ten opzichte van 2005 (505 438 bladzijden, dus 38 404 bladzijden meer). Het vertalen van de lijsten van producten en diensten voor Gemeenschapsmerken en -modellen en merken overeenkomstig het Protocol van Madrid bleef in 2006 een kernactiviteit van het Vertaalbureau. Met 483 100 vertaalde bladzijden zijn de prognoses voor het jaar 2006 met 12,57 % overtroffen. Het verwachte aantal bladzijden was 415 500. Het Vertaalbureau heeft over 2006 een toename van 6,94 % geconstateerd voor „Gemeenschapsmerken, -tekeningen en -modellen” en van 12,15 % voor de overige vertalingen, aangeduid als „documenten”.

/1. /..

Documenten 2006

/17 .7. 131 ...

Merken, tekeningen en modellen 2006

2.2 530

Gerealiseerd Ramingen

0

200 000

400 000

70 000

600 000

200

60 000 150

50 000 40 000

100 30 000 20 000

50

10 000 0

10

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12


Dokumenten 2005

Totaal personeel 2005

Totaal vertalers 2005


Documenten 2006

Totaal personeel 2006

Totaal vertalers 2006

In tegenstelling tot 2005, toen er grote schommelingen waren in de werkstroom, werd 2006 gekenmerkt door een constante stroom van vertaalaanvragen gedurende het hele jaar, met de onvermijdelijke afname tijdens de zomer en de pieken aan het begin van het najaar en aan het einde van het jaar. Om de aanzienlijke toename van de werklast aan te kunnen, die bovendien optrad in een periode waarin het gebrek aan kantoorruimte het Vertaalbureau noopte de aanwervingsprocedures op te schorten, moest het Vertaalbureau meer vertaalwerk uitbesteden. Dit had aanzienlijke gevolgen voor de middelen die bestemd waren voor de financiering van externe vertalingen: Externe vertaling

2005

2006

Variation, en %

7 614 500

10 739 000

41,03%

In totaal zijn 259 042 bladzijden door externe vertalers vertaald, waarvan 160 933 bladzijden Gemeenschapsmerken en 98 109 bladzijden documenten. Aan het einde van het jaar waren 9 090 documenten uitbesteed aan 365 externe opdrachtnemers, zowel via kadercontracten op basis van aanbestedingen als 1 439 onderhandelingsprocedures. Zo’n 52 % van de vertalingen had een normale deadline, in 23 % van de gevallen betrof het geplande vertalingen en in 23 % spoedvertalingen, waaruit blijkt dat er ruimte is voor verbetering in de programmering van het vertaalwerk bij het Vertaalbureau (6).

01-27,

Dringend

01-6/, Geplant

30-47,

Normaal

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

In de loop van het jaar werden 223 formulieren „klanttevredenheid” (Client Satisfaction Forms) over naar de cliënten gezonden vertalingen teruggezonden. Het aantal reacties blijft gering en is vergelijkbaar met het aantal dat in 2005 werd ingezonden, namelijk 1,05 %. Ook de verhouding tussen tevredenheid en teleurstelling blijft min of meer gelijk: ongeveer twee derde is positief, een derde is negatief. Het team Referentiemateriaal werd versterkt met een tweede tijdelijk functionaris. In de loop van het jaar ontving het team 3 165 aanvragen van de dienst Centrale Planning. Analyse van 22 416 documenten leverde 19 000 referentiedocumenten en ( 6) Het Vertaalbureau biedt zijn cliënten de keuze tussen drie verschillende termijnen (normaal, dringend en gepland) met drie verschillende tarieven – waarbij dringend 25 % duurder is dan normaal en gepland 25 % goedkoper. Deze maatregel is bedoeld om cliënten aan te zetten hun vertaalwerk ruim van tevoren te plannen en spoedaanvragen tot een minimum te beperken.

11

hyperlinks op. In de regel werden deze zowel aan interne als aan externe vertalers gezonden om hen bij hun vertaalwerk te helpen.

B.

WAT DEED HET VERTAALBUREAU IN 2006 VOOR ZIJN CLIËNTEN? Alle cliënten die tijdens 2006 om vertalingen hebben gevraagd worden hierna genoemd volgens hun cliëntcode die correspondeert met hun plaats in de begroting (7) van het Vertaalbureau. 1. Europees Milieuagentschap (EMA)

Documenten geleverd binnen gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 676 674

Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 83 12,28%

Aangevraagde bladzijden per type termijn

Normaal 3 326

Gepland 6 504

Dringend 1 204

Totaal aantal bladzijden: 11 034 Meegeleverde referentiedoc.: 657 Ontvangen: 799 069,50 EUR Cliëntcode: 1 000

Het grote aantal formulieren klanttevredenheid dat is teruggestuurd door het Europees Milieuagentschap stelt het Vertaalbureau in staat om de kwaliteit van de vertalingen te verbeteren en is een teken van efficiënte samenwerking. Telkens wanneer de vragen over vertaalmoeilijkheden niet konden worden opgelost door gevalideerde terminologielijsten gaf het agentschap snel antwoord op de doorgespeelde vragen. Om aan de behoeften te voldoen leverde een aanbesteding FL/ENV06 op het gebied van milieu lijsten van externe vertalers op van het Engels naar het Deens, Duits, Grieks, Spaans, Fins, Frans, Italiaans, Nederlands, Portugees, Zweeds, IJslands en Noors. In andere talen was al voorzien na eerdere aanbestedingen. Een grote milieurapportage (ongeveer 600 bladzijden) in een moeilijke opmaak was een hele uitdaging voor het Vertaalbureau waar wij toch een passende oplossing voor wisten te vinden.

(7) Staat van ontvangsten en uitgaven van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2006 (PB L 67 van 8.3.2006, blz. 125).

12

2. Europese Stichting voor Opleiding (ETF) Documenten geleverd binnen gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 677 677



Normaal 3 470

Gepland 0

Dringend 3 256

Totaal aantal bladzijden: 6726 Meegeleverde referentiedoc.: 1083 Ontvangen: 622 113,50 EUR Cliëntcode: 1001

Een zeer hoog percentage van de vertaalverzoeken van de Europese Stichting voor Opleiding viel in de categorie „dringend’. Als wij systematischer geïnformeerd zouden worden dat deze documenten in de pijplijn zitten, dan zou het Vertaalbureau deze klussen beter kunnen voorbereiden en dus betere kwaliteit kunnen leveren. Om de kwaliteit te verbeteren is tijdens een bijeenkomst in 2006 de mogelijkheid besproken om een terminologiedatabase op te zetten. In reactie op het specifieke verzoek van deze stichting zijn er vertaaltests van XML-documenten (8) gedaan met computergestuurde vertaalsoftware, die bevredigend bleken. 3. Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving (EMCCDA)


Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 12 2,90 %


Normaal 1 565

Gepland 0

Dringend 4 769


( 8) eXtensible Markup Language (XML).

13

Een meertalige lijst van 55 termen op het gebied van drugs die door het centrum is aangelegd, is door de meeste nationale focal points van de EMCCDA goedgekeurd en deze lijst zal in IATE (9) worden opgenomen, ter verhoging van de vertaalkwaliteit.

4. Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA) Documenten geleverd binnen gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 5 700 5 699



Normaal 6 835

Gepland 11 966

Dringend 436

Totaal aantal bladzijden: 19 237 Meegeleverde referentiedoc.: 120 Ontvangen: 1 363 537,00 EUR Cliëntcode: 1 003

Naar aanleiding van de documenten van het Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA) rezen 126 vragen van vertalers. Zoals gewoonlijk gaf het bureau in de gevallen die niet intern konden worden opgelost onmiddellijk professionele ondersteuning. Begin 2006 lanceerde het EMEA de samenvatting van het Europees Openbaar Beroordelingsrapport (EPAR) (10) voor het publiek. Om verzekerd te zijn van terminologische en stilistische consistentie in dit documenttype, werd een model ontworpen dat door het Vertaalbureau in alle talen werd vertaald en dat werd goedgekeurd door de bevoegde nationale autoriteiten. Voor sommige talen lopen de goedkeuringsprocedures nog. Voor dit doel is nieuw referentiemateriaal ontwikkeld voor de freelance vertalers die betrokken zijn bij de vertaling van documenten voor het EMEA en dit materiaal is beschikbaar gesteld via de nieuwe Freelance Intranet Site. Verder is er met behulp van de afdeling taaltechnologie van het Vertaalbureau een woordenlijst opgesteld in de 20 officiële talen van de Europese Unie met 222 termen afkomstig uit adviezen, EPAR’s, templates, jaarverslagen en andere relevante documenten. In het begin van het jaar werd het glossarium ter goedkeuring voorgelegd aan het bureau. Het project werd in juni 2006 in Londen gepresenteerd door het EMEA tijdens de plenaire vergadering van de Werkgroep Kwaliteitsbeoordeling van Documenten (QRD) (11) – bestaande uit vertegenwoordigers van het EMEA, de bevoegde nationale autoriteiten van de lidstaten, de Europese Commissie en IJsland (als waarnemers) alsmede het Vertaalbureau. Tegen het eind van 2006 kreeg het centrum de eerste verzoeken binnen voor vertaling naar het Bulgaars en Roemeens. Er werden twee aanbestedingen gedaan op medisch ( 9) Interactieve Terminologie voor Europa (IATE). (10) European Public Assessment Report (EPAR). (11) Working Group on Quality Review of Documents (QRD).

14

en farmaceutisch gebied (met name op het gebied van klinische proeven): FL/MED06/01 van het Engels naar het Grieks en Nederlands; FL/MED06/02 van het Engels naar het Bulgaars en Roemeens. 5. Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk (EU-OSHA)

Documenten geleverd binnen gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 1 741 1 733



Normaal 7 082

Gepland 818

Dringend 2 995


Het Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk markeerde zijn tiende verjaardag in 2006 met de verbreding van zijn campagnebereik door ook Roemenië en Bulgarije bij zijn activiteiten rond het nieuwe initiatief voor een gezonde arbeidsplaats te betrekken. Zoals altijd vormde het jaarverslag en het campagnemateriaal voor de jaarlijkse Europese Week van het agentschap de hoofdmoot van het werk voor het Vertaalbureau. De wederzijdse samenwerking tussen de taalcoördinator van het Vertaalbureau voor het agentschap en het eigen contactpunt van het agentschap bleef gedurende geheel 2006 gemakkelijk en informeel, wat een weerspiegeling was van de goede verhoudingen in het dagelijkse werk. 6. Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (M (Merken, n, Tekeningen ge en Modellen) n) ((HBIM))




Normaal 13 579

Gepland 7 157

Dringend 1 183

Totaal aantal bladzijden: 21 919 Meegeleverde referentiedoc.: 8 159 Ontvangen: 1 696 887,5 EUR Cliëntcode: 1 005

15

Het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) stuurde in de loop van het jaar 1 844 overwegend juridische documenten in. Aangezien de meeste documenten van dit bureau juridisch van aard waren, heeft het Vertaalbureau twee aanbestedingen op juridisch gebied gedaan. Hoewel het aantal teruggezonden formulieren klanttevredenheid zeer laag lijkt, krijgt het Vertaalbureau regelmatig feedback in de vorm van gecorrigeerde of verbeterde documenten met wijzigingen van juristen/linguïsten, hetgeen helpt om de kwaliteit van de documenten te verbeteren. De meeste vragen van vertalers betroffen terminologie of afkortingen en werden meestal intern opgelost. Ook een veelvoorkomend probleem betrof „tekstinterpretatie”. Dit werd intern opgelost (35- 40%) of vereiste de tussenkomst van de contactpersoon van het Harmonisatiebureau (60-65%); het antwoord werd in verreweg de meeste gevallen binnen de gestelde termijn ontvangen. Gezien voorgaande was gedurende het gehele jaar een aanzienlijke aanpassing van het referentiemateriaal nodig. 7. Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen (Me en, Teke ngen een Modellen) Mode en) (HBIM) (H M) Gemeenschapsmerken, -tekeningen en -modellen Geleverde bladzijden per type termijn

Normaal 0

Gepland 404 752

Dringend 0

Totaal aantal bladzijden: 404 752 Ontvangen: 20 099 550,86 UER Cliëntcode: 1 006

De vertaling van Gemeenschapsmerken en -modellen bleef in 2006 een kernactiviteit van het Vertaalbureau. Het Harmonisatiebureau had een geleidelijke afname van het aantal te vertalen bladzijden voorzien, maar in werkelijkheid moest de verwachting juist door toename van het aantal te vertalen merken tweemaal worden bijgesteld. Het vierde kwartaal van 2006 eindigde met een te vertalen aantal van 1 400 Gemeenschapsmerken per week, wat bijna evenveel was als het aantal van 1 500 Gemeenschapsmerken per week in het eerste kwartaal. Er werden vier aanbestedingen gedaan op het gebied van industrieel en intellectueel eigendom om in totaal 64 talencombinaties naar en in het Bulgaars en Roemeens te dekken. Een aanbesteding voor de verzorging van de vertaling naar het Engels vanuit de talen van 2004 was niet succesvol (12). De invoering van het XML-formaat in 2005 maakte een aantal aanpassingen noodzakelijk zowel op het gebied van IT-systemen als in de werkmethodes. Toen dit onder controle (12) van het Spaans, Tsjechisch, Deens, Duits, Ests, Grieks, Engels, Frans, Hongaars, Italiaans, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Slowaaks, Sloveens, Fins en Zweeds naar het Bulgaars (TM06/0101/ TGBG) of Roemeens (TM06/0102/TGRO), alsmede van het Bulgaars (TM06/0103/SCBG) of Roemeens (TM06/0104/ SCRO) naar het Tsjechisch, Ests, Hongaars, Lets, Litouws, Maltees, Pools, Slowaaks, Sloveens, Engels en Nederlands. (FL/TM06/2 0104/EN) (niet succesvolle aanbestedingen) vanuit het Tsjechisch, Ests, Lets, Litouws, Hongaars, Maltees, Pools, Slowaaks en Sloveens naar het Engels.

16

was, werd het systeem voor de verwerking van de Gemeenschapsmerken aangepast om ook de twee nieuwe talen die in 2007 aan de lijst van werktalen zouden worden toegevoegd, namelijk Bulgaars en Roemeens, te ondersteunen. Aangezien verkorte levertermijnen steeds verder aan belang winnen bij het Harmonisatiebureau, werd er een informeel onderzoek onder externe vertalers uitgevoerd over de mogelijkheid om het tijdbestek dat zij tot hun beschikking hebben in de vertaalcyclus van de Gemeenschapsmerken te verkorten. De grote meerderheid zag hier uit vrees voor kwaliteitsverlies geen ruimte voor maar verklaarde zich wel bereid om meer werk aan te nemen, zelfs als het tijdschema werd gehandhaafd. Aangezien het toegestane tijdsbestek voor de verschillende verwerkingsfases binnen het Vertaalbureau al tot een minimum is beperkt kon niet direct worden voldaan aan het verzoek van het Harmonisatiebureau. Na een bijeenkomst met vertegenwoordigers van het bureau waarin de werkwijze met betrekking tot de Gemeenschapsmerken in het bureau in relatie tot de vereisten in detail uit de doeken werd gedaan, beloofde het Vertaalbureau om verder te zoeken naar mogelijkheden om tegemoet te komen aan de behoeften van het bureau. Dit zal zeer waarschijnlijk inhouden dat het bestaande beheersysteem voor merken in het Vertaalbureau zal moeten worden vervangen. Aangezien de vereisten die voortkomen uit het specifieke karakter van het project tamelijk uniek zijn in de wereld, moet er een op maat gesneden oplossing worden ontworpen en ingevoerd om in te spelen op alle stappen in het vertaalproces. De invoering van zo’n project zal veel tijd en grote inspanningen vergen, zowel in termen van financiën en personeel als op het gebied van de samenwerking met het bureau. Evenals in eerdere jaren vormde de omvang van Gemeenschapstekeningen en -modellen geen echt probleem in de dagelijkse vertaalroutine van het Vertaalbureau. Zij bleven echter helaas voor grote terminologische problemen zorgen vanwege het gebrek aan contextuele en achtergrondinformatie. De omvang van het aantal merken in het kader van het protocol van Madrid nam licht toe en steeg naar een totaal van 281 vertaalaanvragen tegenover 242 in 2005. 8. Communautair Bureau voor Plantenrassen (CBP)




Normaal 501

Gepland 0

Dringend 395

Totaal aantal bladzijden: 896 Meegeleverde referentiedoc.: 323 Ontvangen: 82 205,00 EUR Cliëntcode: 1 007

17

De diensten die aan het Communautair Bureau voor Plantenrassen werden geleverd bleven in 2006 op hetzelfde niveau. Het relatieve lage aantal vertaalde bladzijden houdt verband met het omvangrijke standaardisatiewerk dat is verricht door het bureau. Alle vragen over originele documenten of terminologie die het Vertaalbureau heeft doorgestuurd werden tijdig door het bureau afgehandeld. 9. Europol Documenten geleverd binnen gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 2 106 2 106



Normaal 9 779

Gepland 884

Dringend 6 619

Totaal aantal bladzijden: 17 282 Meegeleverde referentiedoc.: 42 Ontvangen: 1 550 404,75 EUR Cliëntcode: 1 008

In het besef dat het noodzakelijk is te beschikken over duidelijke, eenvoudige en nauwkeurige teksten, heeft Europol het boekje „Writing for Translation/Écrire pour être traduit” binnen zijn organisatie verspreid. Daarin worden enkele beginselen voorgesteld, zoals een systematische verklaring van alle afkortingen en acroniemen, zodat de formuleringen volledig duidelijk zijn. Elke schrijver die deze aanbevelingen opvolgt, maakt het makkelijker een tekst te bespreken, vereenvoudigt het werk van conferentietolken, en verbetert de nauwkeurigheid en de consistentie van gebruikte acroniemen. Hierdoor zullen documentatiesystemen en zoekinstrumenten (automatische en integrale indexering van teksten) relevantere zoekresultaten opleveren en zal het vertaalwerk eenvoudiger en sneller gaan, ook in geval van hervertalingen wanneer nationale bijdragen worden samengevoegd in vergelijkende studies of in geval van weinig voorkomende talencombinaties. Voor vertalers is het altijd van het hoogste belang dat zij over up-to-date, door de cliënt goedgekeurd referentiemateriaal in alle talen kunnen beschikken bij het vertalen van een scala aan bestuurlijke en begrotingsdocumenten en andere teksten. Dat is bijvoorbeeld het geval voor het organigram dat de cliënt ter bevestiging werd gegeven tijdens een coördinatievergadering in maart 2006 te Den Haag. Deze coördinatievergadering bood de gelegenheid kwesties van gemeenschappelijk belang te bespreken en leidde tot een beter inzicht in gezamenlijke problemen en oplossingen voor terminologievraagstukken.

18

10. Europese Stichting tot Verbetering van de Levens- en Arbeidsomstandigheden (Eurofound)




Normaal 2 284

Gepland 0

Dringend 588


In lijn met de goede praktijken die het Vertaalbureau hanteert, konden vragen intern worden opgelost na raadpleging van personen bij de Stichting, die achtergrondinformatie gaven over het onderwerp in kwestie en zo bijdroegen aan het scheppen van helderheid aangaande de context.

11. Cedefop Documenten geleverd binnen gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 276 276



Normaal 2 775

Gepland 0

Dringend 640


Er is al jarenlang sprake van een open dialoog en een vruchtbare samenwerking tussen de contactpersoon van het Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop) en de taalcoördinator van het Vertaalbureau. Verzoeken van vertalers worden per e-mail beantwoord en als er af en toe een verzoek om specifieke referentiedocumenten binnenkomt wordt daar snel aan voldaan.

19

12. Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat (EUMC)




Normaal 5 943

Gepland 0

Dringend 1 848


Het Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat buigt zich over gevoelige thema’s, waarbij het essentieel is dat er bij fundamentele concepten duidelijkheid bestaat over de terminologie. Aan de vaststelling van equivalente termen in de verschillende officiële talen, zoals voor „Travellers”, „Roma”, enz., ging noodzakelijkerwijs een grondig en uitgebreid onderzoek vooraf door alle taalteams in het Vertaalbureau. 13. Europees Bureau voor Wederopbouw (EAR) Documenten geleverd binnen gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 38 38



Normaal 57

Gepland 0

Dringend 0


In 2006 vertaalde het Vertaalbureau slechts twee administratieve documenten voor het Europees Bureau voor Wederopbouw.

20

14. Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (EFSA) Documenten geleverd binnen gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 1 087 1 083



Normaal 3 086

Gepland 0

Dringend 1 818


De samenwerking in 2006 met de Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (EFSA) verliep in 2006 aanmerkelijk beter dan in voorgaande jaren. Het Vertaalbureau is blij dat de EFSA, die veel spoedopdrachten indient, deze in 2006 steeds van tevoren heeft aangekondigd, waardoor het Vertaalbureau snel op de situatie kon inspelen. De meeste documenten van de EFSA zijn van wetenschappelijke aard: samenvattingen van wetenschappelijke adviezen en rapporten. Ze brengen problemen op het gebied van referentiemateriaal met zich mee. Op de bijeenkomst in Parma in 2006 heeft het Vertaalbureau wederom aangeboden te helpen bij het leggen van contacten tussen ons referentieteam en auteurs van de EFSA. EFSA-documenten van meer algemene aard zijn persberichten, notulen van vergaderingen, teksten voor publicatie op de website, enz. Op dit punt kan een zekere mate van standaardisering worden gerealiseerd. Er zijn twee aanbestedingen gepubliceerd op medisch en farmaceutisch terrein (voornamelijk ten aanzien van klinische proeven): FL/MED06/01 uit het Engels in het Grieks en het Nederlands en FL/MED06/02 uit het Engels in het Bulgaars en Roemeens. 15.. Eurojust Documenten geleverd binnen gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 19 19



Normaal 38

Gepland 0

Dringend 0


21

Tijdens een bezoek aan Eurojust (Den Haag) in het voorjaar van 2006 gaf het Vertaalbureau de mogelijkheden aan voor een nauwere samenwerking tussen beide organisaties. 16. Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid (EMSA)




Normaal 1 071

Gepland 0

Dringend 710


Het werkvolume ten behoeve van het Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid was relatief beperkt en bestond enerzijds uit administratieve documenten en anderzijds uit zeer technische teksten over het activiteitengebied van het agentschap. Om het agentschap optimaal van dienst te kunnen zijn, adviseert het Vertaalbureau een lijst op te stellen van gestandaardiseerde terminologie, goedgekeurd door deskundigen van het agentschap. 17. Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart




Normaal 1 627

Gepland 903

Dringend 43


Voor het Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart heeft het Vertaalbureau een reeks van verschillende documenten vertaald op het gebied van

22

administratie en begroting evenals adviezen en ontwerpvoorschriften uit voornamelijk het Engels in de officiële talen, maar ook al in het Bulgaars en Roemeens. De ondervonden problemen zijn in hoofdzaak van terminologische aard, maar soms zijn er ook onduidelijkheden in tekstgedeelten. Deze worden opgelost in nauw overleg met de cliënt. Op een bijeenkomst in november 2006 is gesproken over punten van gemeenschappelijk belang. Besloten werd ten behoeve van de vertalers een presentatie te organiseren over het Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart en zijn werkzaamheden alsmede een presentatie over de werkmethoden van het Vertaalbureau op een bijeenkomst van de nationale Focal Points van het agentschap. Het Vertaalbureau zal op basis van de belangrijkste documenten een lijst van sleutelwoorden opstellen, die, na goedkeuring door de cliënt, in alle officiële talen wordt vertaald. 18.. Europees Spoorwegbureau (ERA) Documenten geleverd binnen gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 33 33

Formulieren klanttevredenheid Ingezonden percentage 2 6,06 %


Normaal 80

Gepland 0

Dringend 224


In het algemeen kan worden gesteld dat de samenwerking met het Europees Spoorwegbureau nog pril is. Het Bureau heeft de oprichtingsfase afgesloten en is in mei 2006 van start gegaan. Tot nu toe heeft het Vertaalbureau zeer weinig documenten ter vertaling ontvangen, al is het werkvolume meer dan verdubbeld van 123 bladzijden in 2005 naar 304 bladzijden in 2006. De vertalingen in 2006 betroffen veiligheidscertificaten en daarmee verband houdende aanbevelingen voor toepassingen, technische documenten, algemene documenten en verslagen. Het Vertaalbureau heeft specifieke referentiedocumenten verzameld en de nodige woordenboeken en woordenlijsten besteld, waaronder RailLexic, de database van de Internationale Spoorwegunie, die momenteel als enige voorziet in technische terminologie specifiek op het gebied van de spoorwegen. De database bevat circa 16 000 termen in 19 talen, waarvan 14 officiële talen van de Europese Unie zijn.

23

19. Europees Agentschap voor Netwerk- en Informatiebeveiliging (ENISA)


Formulieren klanttevredenheid Ingezonden Percentage 0 0,00


Normaal 838

Gepland 0

Dringend 0


Het Europees Agentschap voor Netwerk- en Informatiebeveiliging is pas in september 2005 van start gegaan; geen wonder dus dat het Vertaalbureau in dat jaar slechts 10 documenten voor dit agentschap heeft vertaald. Hoewel het agentschap slechts iets langer dan een jaar actief is, nam het aantal vertaalaanvragen in 2006 toe. Er zijn tot dusver nog geen uitgebreide contacten gelegd. Het Vertaalbureau is van plan in 2007 een eerste bezoek af te leggen aan het agentschap.

20. Europees Centrum voor Ziektepreventie en -bestrijding (ECDC)


Formulieren klanttevredenheid Ingezonden percentage 0 0,00 %


Normaal 706

Gepland 0

Dringend 236

Totaal aantal bladzijden: 942 Meegeleverde referentiedoc.: 96 Ontvangen: 82 082,00 EUR Cliëntcode: 1021

In 2006 begon de samenwerking tussen het Vertaalbureau en het Europees Centrum voor Ziektepreventie en bestrijding (ECDC).

24

Tijdens het kennismakingsbezoek aan het ECDC werden de gezamenlijke doelstellingen en belangen op vertaalgebied in kaart gebracht. In dat kader werd de algemene vertaalstrategie van het ECDC besproken evenals soort en hoeveelheid van het geraamde vertaalwerk, taalregeling, prijsstelling, kwaliteitscontrole en IT-kwesties. Tijdens de ontmoetingen met de vertegenwoordigers van het ECDC werden voorts de richtsnoeren voor verdere samenwerking vastgesteld. Aangezien het ECDC nog in de fase van interne ontwikkeling verkeert, is de samenwerking tamelijk beperkt. 21. Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie (Frontex)




Normaal 22

Gepland 0

Dringend 0


Het Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie (Frontex) is een van de meest recente klanten van het Vertaalbureau. Aangezien de samenwerking net is begonnen, bestond het grootste deel van het werk uit het verzamelen van referentiemateriaal voor toekomstig gebruik. 22. Uitvoerend Agentschap Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur (EACEA)




Normaal 1 004

Gepland 0

Dringend 2 736


25

De samenwerking tussen het Uitvoerend Agentschap Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur en het Uitvoerend Agentschap voor Intelligente Energie met het Vertaalbureau nam in 2006 een aanvang. Het Vertaalbureau ziet uit naar een lange en vruchtbare samenwerking. 23. Uitvoerend Agentschap voor Intelligente Energie




Normaal 19

Gepland 0

Dringend 190


24. Europese Commissie - Directoraat-generaal Uitbreiding




Normaal 380

Gepland 0

Dringend 84


Het Vertaalbureau beoogt te voldoen aan vertaalbehoeften en neemt opdrachten aan van bepaalde instellingen die eigen vertaaldiensten hebben (te weten de directoraten-generaal Uitbreiding en Werkgelegenheid van de Europese Commissie) maar die op bepaalde momenten overbelast dreigen te raken.

26

25. Europese Commissie - Directoraat-generaal Werkgelegenheid




Normaal 7 345

Gepland 852

Dringend 872

Totaal aantal bladzijden: 9069 Meegeleverde referentiedoc.: 911 Ontvangen: 778 16975 EUR Cliëntcode: 3 002

Een interessante uitdaging voor de vertalers van het Vertaalbureau was de noodzaak zich rechtstreeks te richten op de burgers. De praktische behoeften van werkzoekenden stonden centraal bij het maken van vertaalkeuzen. Het ging daarbij onder meer om het geven van namen van overheidsinstellingen of officiële formulieren in de taal van het land in kwestie met een passende uitleg. Het Vertaalbureau dankt het directoraatgeneraal Werkgelegenheid voor de kans teksten te vertalen over zaken die de burger rechtstreeks raken. 26. Europese Rekenkamer

Documenten geleverd binnen de gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 97 97

Formulieren Klanttevredenheid Ingezonden Percentage 48 49,48 %


Normaal 281

Gepland 556

Dringend 474


De meeste vertaalaanvragen van de Europese Rekenkamer houden verband met de „nieuwe officiële talen”, die het gevolg zijn van de uitbreiding van de Europese Unie in 2004. Het Vertaalbureau is de Rekenkamer dankbaar voor zijn bereidwilligheid het Vertaalbureau waar nodig te helpen en informatie te verschaffen.

27

27. Europese Hof van Justitie (HvJ)

Documenten geleverd binnen de gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 7 7

Formulieren Klanttevredenheid Ingezonden Percentager 1 14,29 %


Normaal 62

Gepland 0

Dringend 88

Totaal aantal bladzijden. 150 Meegeleverde referentiedoc.: 29 Ontvangen: 14 104,00 EUR Client ID: 3 008

Slechts bij uitzondering verzorgt het Vertaalbureau vertalingen voor het Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank, daar deze over hun eigen vertalers beschikken. De samenwerking verloopt zonder problemen, evenals het ter beschikking stellen van referentiedocumenten. 28.. Europese Centrale Bank Documenten geleverd binnen de gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 4 4



Normaal 38

Gepland 0 Totaal aantal bladzijden : 88 Meegeleverde referentiedoc.: 5 Ontvangen: 4 940,42 EUR Cliëntcode: 3 010

28

Dringend 50

29.. Europese Ombudsman Documenten geleverd binnen de gestelde termijn Aangevraagd Geleverd 84 83



Normaal 29

Gepland 4 170

Dringend 0

Totaal aantal bladzijden : 4 199 Meegeleverde referentiedoc.: 519 Ontvangen: 258,833.00 EUR Cliëntcode: 3 011

De samenwerking tussen het Bureau van de Europese Ombudsman en het Vertaalbureau nam begin 2006 een aanvang. Met het oog op het onderhouden van rechtstreekse contacten werd tijdens een bezoek een samenwerkingskader vastgesteld, een schatting van het werkvolume voor het lopende jaar gemaakt en een terminologielijst ter goedkeuring aan de cliënt gegeven. Deze lijst is door het Vertaalbureau opgesteld aan de hand van jaarverslagen uit voorgaande jaren van de Ombudsman en bevat ongeveer honderd termen.

29

HOOFDSTUK 2 OOK EEN TAAK VAN HET VERTAALBUREAU: INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING A.

WAT IS INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING? Het Interinstitutioneel Comité voor de vertaal- en tolkdiensten (ICTI) is het forum voor de samenwerking tussen de taaldiensten van de instellingen en organen van de Europese Unie. Het werd in maart 1995 opgericht op initiatief van het college van Hoofden van de administratie en nu omvat het de topmanagers van de vertaal- en tolkdiensten van de Commissie, het Parlement, de Raad, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Comité van de Regio’s, het Economisch en Sociaal Comité, het Vertaalbureau en – als waarnemers – de Europese Investeringsbank en de Europese Centrale Bank. Bij zijn oprichting kreeg het Comité de opdracht om schaalvoordelen te behalen op het gebied van middelen, en complementariteit op het gebied van managementpraktijken en om gezamenlijk nieuwe werkmethoden en -technieken te onderzoeken. Het heeft een aantal subcomités en werkgroepen opgezet die zijn belast met het tot stand brengen van samenwerking op terreinen als personeel, terminologie, nieuwe technologieën, externe vertalingen en specifieke kwesties in verband met de uitbreiding van de EU. Het ICTI is sinds de oprichting uitgegroeid van een discussieforum tot een managementgroep die verantwoordelijk is voor het initiëren en uitvoeren van interinstitutionele projecten. Belangrijke activiteiten en projecten zijn onder andere de interinstitutionele terminologiedatabank IATE (13), gezamenlijke aanbestedingen voor externe vertaaldiensten en taalsoftware, mechanismen voor de kwaliteitsbeoordeling van externe vertalingen (CIEQ) (14), een project dat het mogelijk maakt om gegevens uit vertaalgeheugens uit te wisselen en gezamenlijk te gebruiken (Euramis) en procedures voor het delen van vertaalwerk tussen de diensten.

B.

BIJDRAGEN VAN HET VERTAALBUREAU AAN HET ICTI. DE BIJDRAGEN VAN HET VERTAALBUREAU BETROFFEN MET NAME DE VOLGENDE TERREINEN: De coördinatiegroep Ondersteuning vertaal- en tolkdiensten heeft de mogelijkheid onderzocht om een gezamenlijk vertaalportaal te maken voor alle instellingen en agentschappen. Met deze portaalsite zou er één toegang kunnen komen tot alle informatie en bronnen die voor de taalkundigen in de Europese Unie van belang zijn. Het Vertaalbureau heeft een belangrijke inbreng gehad in het vaststellen van de functionele eisen van een dergelijk instrument.

(13) Inter Active Terminology for Europe (IATE). (14) Interinstitutioneel comité voor de beoordeling van de kwaliteit van externe vertalingen (Frans: Comité Interinstitutionnel pour l’Evaluation de la Qualité des traductions externes, CIEQ).

30

In het kader van het uitbouwen van de interinstitutionele samenwerking, blijft het Vertaalbureau actief deelnemen aan de vergaderingen van de coördinatiegroep Externe vertaling. Zijn werkzaamheden betroffen dit jaar de harmonisering van de selectiecriteria voor aanbestedingen op vertaalgebied. Daarnaast heeft het Vertaalbureau deelgenomen aan een interinstitutionele aanbesteding voor freelance vertaaldiensten voor de talen Bulgaars en Roemeens, die door de dienst externe vertaling werd gecoördineerd. De werkzaamheden van de coördinatiegroep Terminologie spitste zich toe op het voorbereiden van de openstelling van de interinstitutionele databank IATE voor het publiek, en met name op kwesties aangaande het juridische kader voor de openbare website (auteursrecht, mogelijke verstrekking van terminologie uit IATE aan derden, wettelijke vertegenwoordiging van de partners in het project). Het Interinstitutioneel comité voor de beoordeling van de kwaliteit van externe vertalingen (CIEQ) heeft zijn werkzaamheden onder voorzitterschap van het Vertaalbureau voortgezet. Het comité heeft 257 documenten geanalyseerd waarvan de kwaliteit als ondermaats werd beoordeeld. Behalve deze hoofdactiviteit werd Agneta Rehder, de voorzitster van het CIEQ, door de andere vertaaldiensten van de EU uitgenodigd om de richtsnoeren van het CIEQ voor de beoordeling van de kwaliteit van vertalingen uiteen te zetten. C.

TERMINOLOGIE EN INTERACTIEVE TERMINOLOGIE VOOR EUROPA (IATE) Het team voor ondersteuning en ontwikkeling van IATE van het Vertaalbureau heeft een aantal nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan de gebruikersinterface van IATE. Door partners in het project was gevraagd om een vereenvoudigde bewerkingsinterface voor het aanmaken van meertalige lemmata en om uitbreiding van de bestaande import- en exportfuncties. Daarnaast bleef de publiekskant van IATE een belangrijk brandpunt van ontwikkelingen. De databank werd daarom aan gebruikers- en belastingtests onderworpen. Tot slot werd een cd-romversie van IATE gemaakt voor een terminologieproject van het directoraat-generaal Belastingen en douane-unie van de Europese Commissie. Afgezien van deze technische diensten heeft het IATE-team verschillende EU-agentschappen gebruikersaccounts verschaft voor hun medewerkers: het Cedefop, Eurojust, het Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie, het Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart, het Europees Milieuagentschap, de Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid, het Europees Centrum voor Ziektepreventie en -bestrijding, het Europees Geneesmiddelenbureau, Europol en het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen). Daarnaast hebben externe contractanten die voor het Vertaalbureau werken de mogelijkheid gekregen IATE rechtstreeks te raadplegen vanaf de internetsite met beperkte toegang Freelance.

31

HOOFDSTUK 3 INTERN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU A.

KWALITEITSBEHEER: STREVEN NAAR PERFECTIE Het Vertaalbureau streeft ernaar aan de behoeften van zijn klanten te voldoen en hun waar voor hun geld te bieden. Ter ondersteuning van dit streven heeft het extra aandacht besteed aan zijn interne structuur, de organisatie van zijn werkzaamheden (procesmatig), de prestatiemeting en de tevredenheid en persoonlijke ontwikkeling van zijn personeel. Om de samenhang van deze aspecten te waarborgen publiceerden wij in maart ons kwaliteitshandboek. De kerntaken van het Vertaalbureau bestaan in het verlenen van vertaaldiensten aan zijn klanten, en de kwaliteit en de kosten van deze diensten zijn afhankelijk van de kwaliteit van de interne ondersteuning. Daarom hebben we drie ondersteuningsprocessen tegen het licht gehouden die wezenlijk bijdragen aan zowel de doelmatigheid als de doeltreffendheid van ons werk, te weten de distributie van de post, de opzet van een terminologiedatabank en het beheer en de ontwikkeling van de IT-toepassingen van het Vertaalbureau (in uitvoering). Dit groepswerk heeft geleid tot meer dan 40 verbeteringsacties. De processen die in voorgaande jaren waren geanalyseerd, werden intern geëvalueerd, wat 25 voorstellen voor verdere verbetering heeft opgeleverd, onder andere de ontwikkeling van een instrument voor het zoeken van documenten met gelijkvormige of identieke alinea’s, de invoering van een functie in de werkstroom ten behoeve van voorvertaalwerk, het maken van taaltemplates voor specifieke soorten vertaalprojecten, de automatisering van verscheidene aanvullende taken en de integratie daarvan in de elektronische werkstroom. Ons kernproduct – vertalingen – vereist een hoge mate van individuele creativiteit. Dit betekent dat het motivatieniveau van iedere vertaler en ieder lid van het ondersteunende personeel de kwaliteit van het door ons geleverde werk aanmerkelijk kan beïnvloeden. Daarom hebben wij een enquête onder het personeel gehouden om informatie te verkrijgen waarmee rekening gehouden kan worden in de beslissingen en het gedrag van het management. Om ons ervan te vergewissen dat we de juiste vragen stelden, hebben we eerst een „World Café” georganiseerd – een specifieke methode van brainstorming om op georganiseerde wijze ideeën te verzamelen - met 41 personeelsleden van alle niveaus en afdelingen die in wisselende groepjes van vier personen werkten. Deze eendaagse bijeenkomst leverde een set van 30 vragen op, waarin de voor het personeel belangrijkste onderwerpen aan bod kwamen, en bood bovendien een gelegenheid voor dialoog tussen mensen van verschillende afdelingen die elkaar in hun dagelijkse werksituatie gewoonlijk niet spreken. De follow-up van de enquête heeft 32 voorstellen opgeleverd voor het verbeteren van de communicatie en de transparantie en voor het versterken van onze teamgeest. Naast deze voorstellen hebben verschillende diensten van het Vertaalbureau – waaronder de Helpdesk, Systeembeheer, Telecommunicatie en Softwareontwikkeling – presentaties gegeven over hun werk voor collega’s van andere afdelingen. Dit heeft de dialoog bevorderd en geleid tot meer inzicht in de verschillende uitdagingen waar collega’s van andere afdelingen mee te maken krijgen.

32

B.

ADMINISTRATIEVE AANGELEGENHEDEN 1. Personeelszaken In het jaar 2006 heeft het Vertaalbureau 10 tijdelijke personeelsleden aangenomen en 21 vaste posten ingesteld. Eind 2006 had het Vertaalbureau 169 mensen in dienst: 42 ambtenaren en 127 tijdelijk functionarissen. Het totale aantal plaatsen van het Vertaalbureau, zoals voorzien in de personeelsformatie voor 2006, was 189, waarvan 44 vaste posten en 145 tijdelijke aanstellingen. Hoewel het aantal permanente posten in vergelijking met de voorafgaande jaren sterk lijkt te zijn gestegen, is hiervoor een eenvoudige verklaring. In 2001 introduceerde het Vertaalbureau het beleid voor de opzet van een „skeletstructuur” met vaste aanstellingen. De voorbereiding – het organiseren van interne vergelijkende onderzoeken, het opstellen van reservelijsten, enzovoorts – nam geruime tijd in beslag. Pas in 2006 waren de laatste 3 managementposten en 17 posten van vertaler en assistenten eindelijk ingesteld. In 2006 heeft het Vertaalbureau 5 selectieprocedures georganiseerd voor het aannemen van vertalers voor de nieuwe taalgroepen (Bulgaars en Roemeens), maar ook voor het versterken van de administratieve ondersteuning in de afdeling Taaltechnologie (assistent). Het personeelsverloop ligt op 3,60%. Dat percentage blijft dalen ten opzichte van de afgelopen jaren. Een van de belangrijkste taken op het gebied van personeelszaken was het opstellen van het „Personeelsbeleidsplan” (15). Op verzoek van het Europees Parlement en aan de hand van de voornaamste aanbevelingen van de Commissie is een interagentschappenwerkgroep opgericht om de gebieden vast te stellen die aan bod moesten komen in het personeelsbeleidsplan: naast de taken en behoeften van het agentschap, zou dit de definitie van loopbaanprofielen en de ontwikkeling van het personeelsbestand moeten omvatten, een standaardisering van de selectieprocedures voor de agentschappen, en een verbetering van de mogelijkheden tot mobiliteit met behoud van deskundigheid. Het Vertaalbureau is een werkgever die gelijke kansen bevordert. Teneinde zijn gecommiteerdheid met dit beginsel te versterken, en naar aanleiding van een opmerking van het Europees Parlement, heeft het Vertaalbureau in april 2006 een document gepubliceerd waarin wordt ingegaan op alle aspecten van het beleid voor gelijke kansen met betrekking tot het personeelsbeheer en de wervingsprocedures. Alle personeelsleden hebben een afschrift van dit beleidsstuk ontvangen. 2. Financiële middelen De ontvangsten over het jaar 2006 (33 204 621 EUR) vertonen een significante stijging van 7,82 % ten opzichte van het jaar daarvoor. Dit is te verklaren door een stijging van de omzet in combinatie met een verbetering van de gemiddelde betaaltermijn van de cliënten hoewel deze boven de voorgeschreven betaaltermijn van 45 dagen blijft (48,13 dagen op een totaal van 527 debetnota’s in plaats van 48,50 dagen in 2005).

(15) Personeelsbeleidsplan (SPP – Staff Policy Plan).

33

Op 31 december 2006 bedroegen de uitgaven 26 847 612 EUR, ofwel een stijging van 12,66 % ten opzichte van 2005. Deze stijging is met name te verklaren door de sterke toename van de operationele uitgaven voor externe vertalingen.

2006

2005

% ontwikkeling

Begrotingsontvangsten

33 204 621,25

30 795 413,67

7,82%

Vertaalwerkzaamheden

31 363 469,47

29 838 497,46

5,11%

Terminologiewerkzaamheden

477 360,00

52 200,00

814,48%

Interinstitutionele samenwerking

518 569,18

464 946,00

11,53%

Diversen

845 222,60

439 770,21

92,20%

Begrotingsuitgaven

26 847 612,28

23 831 030,34

12,66%

Titel 1- Personeel

13 792 817,73

13 304 576,30

3,67%

Titel 2- Gebouwen, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven

2 734 222,74

2 357 740,49

15,97%

Titel 3- Operationele uitgaven

7 434 442,07

6 017 788,19

23,54%

Overdrachten

2 886 129,74

2 150 925,36

34,18%

Resultaat begrotingsjaar

6 357 008,97

6 964 383,33

-8,72%

10 636 992,74

3 581 009,07

197,04%

91 410,71

82 957,29

10,19%

189,63

1 367,77

-86,14%

10 545 392,40

3 496 684,01

201,58%

16 994 001,71

10 545 392,40

61,15%

Overige Geannuleerde overgedragen kredieten Wisselkoersverschillen Opname uit voorzieningen Resultaat vorig begrotingsjaar Toevoeging aan de reserve Resultaat begrotingsuitvoering

3. Beheer van aanbestedingen en juridische kwesties In het kader van de uitbreiding met Bulgarije en Roemenië heeft het Vertaalbureau nieuwe aanbestedingen georganiseerd op het gebied van de industriële/intellectuele eigendom en op medisch en farmaceutisch terrein, teneinde het aanbod aan talencombinaties met genoemde talen aan te vullen. Verder zijn er nog aanbestedingen gehouden voor aflopende contracten, met name op juridisch en milieugebied. In het kader van de ontwikkeling van de interinstitutionele samenwerking is het Vertaalbureau actief blijven deelnemen aan de vergaderingen van de coördinatiegroep externe vertaling van het Interinstitutioneel Comité voor de vertaal- en tolkdiensten (ICTI). De werkzaamheden van dit comité waren dit jaar gericht op de harmonisatie van de selectiecriteria van de aanbestedingen op vertaalgebied. Het Vertaalbureau

34

heeft eveneens deelgenomen aan de door de Commissie gehouden interinstitutionele aanbestedingen voor vertaaldiensten naar het Roemeens en het Bulgaars, en met het Europees Parlement is een procedure gestart voor vertaalwerkzaamheden uit deze twee talen. Voor het sluiten van overeenkomsten wordt de interinstitutionele samenwerking ook op andere activiteitengebieden steeds belangrijker, zoals voor informatica, diensten van uitzendbureaus en taalcursussen. Wat betreft de oproepen tot indiening van blijken van belangstelling zijn de procedure voor het aanleggen van een lijst met potentiële vertalers op specifieke gebieden naar het Arabisch, Bulgaars, Roemeens, Russisch en Turks, en de procedure voor logistiek en veiligheid nu afgesloten. Twee andere lijsten op informaticagebied zijn nog open. Wat betreft de samenwerkingsovereenkomsten die ten grondslag liggen aan de betrekkingen tussen de instellingen, agentschappen en communautaire organen enerzijds en het Vertaalbureau anderzijds, zijn er drie nieuwe regelingen ondertekend met respectievelijk het Agentschap voor Intelligente Energie, het Uitvoerend Agentschap Onderwijs, audiovisuele media en cultuur, en met de Europese Politieacademie (CEPOL). 4. Interne Audit In het kader van de follow-up van de aanbevelingen uit het verslag van de dienst Interne Controle van de Europese Commissie, heeft het Vertaalbureau de acties voortgezet die gepland waren voor het eerste en het tweede halfjaar van 2006 naar aanleiding van een totaal van 18 van de 28 aanbevelingen waarmee het Vertaalbureau akkoord was gegaan. De uitgevoerde acties omvatten onder meer de voltooiing en actualisering van functiebeschrijvingen, het verruimen van de verantwoordelijkheid van de ordonnateurs, langere termijnen voor de publicatie van kennisgevingen van vacatures, adequate monitoring van de activiteiten van het Vertaalbureau, een risicoanalyse, een duidelijke definitie van het statuut van het bureau als gesubsidieerd of zelffinancierend orgaan, evenals de veiligstelling van een hand-overprocedure voor alle essentiële functies. Het Vertaalbureau heeft de dienst Interne Audit van de Commissie op de hoogte gesteld van de gerealiseerde vooruitgang. Aan het einde van het jaar was de procedure voor de selectie van de interne controleur in een vergevorderd stadium. Het Vertaalbureau verwacht in de loop van de eerste maanden van 2007 een interne controleur aan te stellen.

35

C.

INFORMATIETECHNOLOGIE EN KENNISBEHEER 1. Bestandsformaten Het Vertaalbureau ontvangt documenten met veel verschillende formaten (16) voor vertaling. Het werken met al deze verschillende bestandsformaten, waarin zich afbeeldingen van grafieken, tabellen, geografische kaarten of andere grafische voorstellingen met tekst kunnen bevinden die niet rechtstreeks kunnen worden bewerkt, blijft een grote uitdaging, met name als het gaat om het vertalen en formatteren van deze bestanden, het verwerken van beschadigde bestanden en het gebruik van specifieke taalhulpmiddelen in de verschillende softwareproducten (vooral wanneer de bestanden niet-Latijnse lettertekens bevatten). Door de ervaringen die in 2005 zijn opgedaan kan het Vertaalbureau nu sneller en doelmatiger met zulke documenten omgaan. Bestanden die halfgestructureerde „marked-up”-gegevens bevatten (17) vormden geen groot probleem, omdat de bronnen van de beschadiging konden worden vastgesteld en geneutraliseerd. Sommige vertaalverzoeken kwamen binnen in het formaat Adobe® InDesign®, wat het werk van de vertalers en het team Formattering enigszins bemoeilijkte. Soms zorgt het gebruik van niet-Latijnse (Aziatische, Arabische, Griekse) lettertekens in originele documenten ervoor dat geautomatiseerde vertaalsoftware niet naar behoren functioneert of zelfs helemaal uitvalt. Het upgraden van verschillende softwareproducten (18) heeft geresulteerd in een aantal technische verbeteringen, bijvoorbeeld met betrekking tot onleesbare lettertekens in de uitbreidingstalen (zoals het Maltees). Een aantal interne applicaties (Gestures, Flosys, enzovoorts) is versterkt om additionele functionaliteit te creëren en integratie met andere producten mogelijk te maken, zoals Adobe Acrobat® Elements, waarmee documenten automatisch vanuit hun oorspronkelijke formaat naar het benodigde PDF-formaat geconverteerd kunnen worden. 2. Kwaliteit en toegankelijkheid van de gegevens Bij het waarborgen van efficiënte vertaaldiensten van hoge kwaliteit vormen de volledigheid, betrouwbaarheid en gemakkelijke toegankelijkheid van linguïstische gegevens – elektronisch en gedrukt referentiemateriaal, vertaalgeheugens en terminologie – die vertalers en revisoren tot hun beschikking hebben, een belangrijk element. Dit feit, dat is bevestigd door een procesanalyse die het Vertaalbureau heeft uitgevoerd in het kader van zijn EFQM-benadering (19), komt tot uiting in de implementatie van de volgende projecten en ontwikkelingen: Het team Referentiemateriaal van het Vertaalbureau heeft een nieuwe database tot zijn beschikking waarmee alle onderzoeken en onderzoeksgegevens die zijn verwerkt via het elektronische werkstroomsysteem Flosys kunnen worden beheerd. Er is een tweede, afzonderlijke database gecreëerd voor onderzoeksgegevens met betrekking tot arresten die voor vertaling van het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) worden ontvangen.

(16) (17) (18) (19)

36

Extensible Markup Language (XML) en HyperText Markup Language (HTML). SDL Trados 2006 (Trados Versie 7.5). EFQM: European Foundation for Quality Management (Europese Stichting voor Kwaliteitsbeheersing). European Foundation for Quality Management (EFQM)

In 2006 is een project in gang gezet voor het implementeren van het nieuwe meertalige documentenarchief. Met behulp van deze database zullen de eigen vertalers en het team Referentiemateriaal elk mogelijk document uit het vertaalcorpus van het Ver taalbureau kunnen ophalen. Online -raadpleging van standaardreferentiedocumenten, de te volgen procedures voor iedere vertaalopdracht en een bladzijde met nuttige hyperlinks zijn nu volledig operationeel op een website met beperkte toegang voor de externe contractanten. Voor documenten die niet rechtstreeks verband houden met de activiteiten van het Vertaalbureau – zoals projectdocumentatie of administratieve documenten – is een eerste studie afgerond naar de eisen die aan een elektronisch documentenbeheersysteem moeten worden gesteld. Het Vertaalbureau wil op de middellange termijn een efficiënt elektronisch beheerinstrument implementeren en het delen van interne informatie via een dergelijk systeem laten lopen. De vertaalgeheugens van het Vertaalbureau – waarmee op een efficiënte manier gebruik kan worden gemaakt van eerdere vertalingen – bevat nu meer dan 5 551 300 zinnenparen. Er is gewerkt aan de verbetering van de kwaliteit van deze databases door het harmoniseren van metainformatie. De bibliotheek heeft zich toegelegd op het verwerven van nieuwe digitale woordenboeken in netwerkversies en nieuwe databanken. De vertalers hebben de beschikking gekregen over zes nieuwe digitale woordenboeken. Ondanks het toenemende belang van elektronische databanken, zijn de „klassieke” naslagwerken – gedrukte woordenboeken – nog altijd onmisbaar voor onze vertalers. De bibliotheek heeft zo’n 200 nieuwe publicaties verworven, voornamelijk woordenboeken en naslagwerken (zowel bibliotheekaankopen als persoonlijke schenkingen), waaronder onmisbare werken in het Roemeens, Bulgaars of Kroaats om te voorzien in de aanstaande komst van nieuwe vertalers uit de toetredingslanden en de kandidaat-lidstaten. 3. Beveiliging van de informatiesystemen De updating van het pc-platform naar Microsoft ®Windows Service Pack 2 en Microsoft®Office 2003 verkeert in een proeffase voor de komende migratie van alle pc’s. Er zijn nieuwe servers aangeschaft, evenals virtualisatiesoftware van VMware®, om het gebruik van hardware doelmatiger te organiseren en de beveiliging en de prestaties van de informatiesystemen te vergroten. Met deze technologie wordt ook het aantal fysieke pc’s dat nodig is om interne softwareapplicaties te testen teruggedrongen. Alle belangrijke server- en telecommunicatieapparatuur wordt nu centraal gevoed uit een elektriciteitsbron die niet kan worden onderbroken en waarbij de apparatuur in geval van een algemene stroomstoring stap-voor-stap wordt afgesloten op een door de gebruiker zelf vastgestelde wijze.

4. Wijziging van internet- en e-mailadressen: cdt.europa.eu Om alle Europese instellingen een unieke identiteit te geven en alle elektronische verwijzingen naar internet en e-mail te stroomlijnen, zijn bij het invoeren één nieuwe, uniforme domeinnaam niet alleen de adressen van websites, maar ook alle e-mailadressen van het personeel van de instellingen en agentschappen gewijzigd.

37

LEDENLIJST RAAD VAN BESTUUR

38

BIJLAGE I

INSTANTIE

LEDEN

PLAATSVERVANGENDE LEDEN

Europese Commissie Europese Commissie Raad van de Europese Unie Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen Europese Rekenkamer Comité van de Regio’s Europese Investeringsbank Europese Centrale Bank Europese Ombudsman EMA EAR EASA EMSA ERA Cedefop ECDC CEPOL EFSA EMEA ENISA ETF Eurofound Eurojust Europol EUMC Frontex CBP EMCDDA BHIM OSHA België Tsjechië Denemarken Duitsland Estland Griekenland Spanje Frankrijk Ierland Italië Cyprus Letland Litouwen Luxemburg Hongarije Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal Slovenië Slowakije Finland Zweden Verenigd Koninkrijk

Dhr. K.-J. Lönnroth (voorzitter) Mevr. M. O’Leary Mevr. M. Lacerda

Mevr. M . Reicherts Dhr. R. Waltzing Dhr. H. Baes

Dhr. A. Calot Escobar Mevr. U. Gubian Dhr. S. Illeborg Dhr. K. Petersen (1) Dhr. J. Sant’Anna Dhr. S. Bjarnason Dhr. R. Zink Dhr. P. Goudou Dhr. J. Menze Dhr. L. Colucci Mevr. C. Frey Dhr. B. Duncan (1) (1) Dhr. A. Pott Dhr. A. Pirotti Dhr. B. Sørensen Dhr. J. Karppinen Dhr. E. Merz Dhr. C. Jechoutek Dhr. J. Kellock Dhr. K. Wahlström Dhr. B. Kiewiet Mevr. R. de Sousa Dhr. P. Rodinger Dhr. A. Smith Dhr. O. Vandenplas Dhr. M. Kucera Mevr. V. Pasternak Jørgensen Dhr. M. Clauß Mevr. G. Kalmet Mevr. E. Fountoulaki Mevr. J. Bermúdez Dhr. M-O. Gendry Mevr. G. Byrne Nason Dhr. G. Cosentino (1) Dhr. M. Baltiņš Dhr. A. Stančikas Dhr. G. Santer Mevr. R. Somssich Dhr. V. Bruno Mevr. M. Alhadeff Dhr. G. Schusterschitz Mevr. J. Jabłonowska Dhr. O. Veiga Mevr. D. Erbič Mevr. M. Krošláková Dhr. R. Lämsä Mevr. B. Ehrenberg-Sundin (1)

Dhr. A. Morello Dhr. M. Loos Dhr. S. Baniotopoulos Dhr. A. Vincart Mevr. S. Van Baak Dhr. A. Del Bon Dhr. J. Huntington Dhr. A. Martins Dhr. S. Zutt Mevr. A. Clark

Dhr. H-G. Wagner Dhr. A. Mitrakas Mevr. J. Anstey Mevr. M. McCaughey Dhr. F. Pereyra Dhr. J. Vermeulen Mevr. A. Chmielewska Dhr. J. Elena Mevr. K. Robertson Dhr. C. Gimenez Dhr. B. Thiébaud Dhr. M. van Oversteyns

Mevr. G. Zirdziņa Mevr. R. Tamošiūnienė Dhr. A. Biever Mevr. M.-L. Gatt Dhr. M. Wimmer Dhr. T. Andrzejewski Mevr. J. Lipičnik Dhr. R. Suchý Mevr. A-M. Hasselrot

(1) Benoemingsprocedure is nog niet afgerond

Dhr. H. Iversen Dhr. A. Reda Mevr. H. Tamm Dhr. P. Paraponiaris Mevr. C. Yuste Dhr. F. Dubreuil Mevr. M. Carton Dhr. M. Canfora

STATISTIEKEN VERTAALWERKZAAMHEDEN

BIJLAGE II

TOTALE OMVANG: 546 735 BLADZIJDEN

Documenten 25,97 % ofwel 141 983 bladzijden

Gemeenschapsmerken, -tekeningen of -modellen 74,03 % ofwel 404 752 bladzijden

VOLUME PER CLIËNT (GEMEENSCHAPSMERKEN, -TEKENINGEN EN –MODELLEN UITGEZONDERD)

11 034 4 199

6 334

4 904

22

209

38

Ombudsman

HBIM

EMCDDA

CBP

IEEA

FRONTEX

Eurojust

Europol

EUMC

ETF

ENISA

EMEA

838

EFSA

rus DG Uitbr.-Cyp

EMA

Eurofound

AER

Rekenkamer

EACEA

HVJ

Cedefop

ECDC

CdT

ECB

DG Werkgel

ERA

OSHA

EASA

EMSA

464

896

2 872 57

1 311

3 740

150

942

2 893

3 415

88

304

1 781

2 573

0

6 726

10000

7 791

9 069

10 895

15000

17 282

19 237

20000

5000

21 919

25000

39

VERDELING PER TAAL 2005/2006 TALEN

BIJLAGE III

2006

2005

RANGORDEÐ

AANTAL BLZ.

PERCENTAGE

RANGORDEÐ

AANTAL BLZ.

FR

1

40 430

7,52%

1

35 332

IT

2

29 769

5,54%

2

30 020

ES

3

29 580

5,50%

5

27 097

EL

4

29 251

5,44%

3

28 411

DE

5

26 588

4,94%

19

21 039

PT

6

26 017

4,84%

6

26 461

FI

7

25 948

4,82%

18

22 836

NL

8

25 939

4,82%

17

22 858

SV

9

25 861

4,81%

4

27 214

DA

10

25 648

4,77%

12

23 171

PL

11

25 572

4,75%

16

22 944

HU

12

25 537

4,75%

15

22 978

SL

13

25 511

4,74%

7

25 266

CS

14

25 503

4,74%

14

23 025

LT

15

25 501

4,74%

13

23 128

ET

16

25 479

4,74%

11

23 685

LV

17

25 387

4,72%

9

25 086

SK

18

25 283

4,70%

10

24 984

EN

19

24 643

4,58%

8

25 231

MT

20

24 350

4,53%

20

20 694

TR

21

21

1 159

BG

22

22

788

RO

23

23

779

RU

24

24

424

NO

25

25

197

AR

26

26

285

Overige TOTAAL

*

197 285 546 735

Gebaseerd op het aantal bladzijden per taal

100,00%

505 438

** CA, GA, HR, IS, JP, KO, SH, SQ, SR, ZH

Betekenis van de afkortingen ES (Spaans), CS (Tsjechisch), DA (Deens), DE (Duits), ET (Ests), EL (Grieks), EN (Engels), FR (Frans), IT (Italiaans), LV (Lets), LT (Litouws), HU (Hongaars), MT (Maltees), NL (Nederlands), PL (Pools), PT (Portugees), SK (Slowaaks), SL (Sloveens), FI (Fins), SV (Zweeds), AR (Arabisch), BG (Bulgaars), CA (Catalaans), IS (IJslands), JP (Japans), KO (Koreaans), NO (Noors), RO (Roemeens), RU (Russisch), SH (Servo-Kroatisch), TR (Turks), ZH (Mandarijn-Chinees).

40

STATISTISCHE GEGEVENS OVER DE TERMIJNEN VOOR DE VERTAALWERKZAAMHEDEN

CLIËNTEN

TOTAAL AANTAL VERZONDEN DOCUMENTEN (1)

BIJLAGE IV

AANTAL BINNEN DE VASTGESVASTGESVASTGESTELDE TELDE TELDE TERMIJN TERMIJN TERMIJN +1 À 2 DAGEN +3 A 5 DAGEN VERZONDEN

VASTGESTELDE TERMIJN +1 WEEK

EMA

676

674

1

1

0

EAR

38

38

0

0

0

EASA

348

348

0

0

0

EMSA

177

174

2

0

1

ERA

33

33

0

0

0

ECB

4

4

0

0

0

DG Werkgelegenheid

1 665

1 644

21

0

0

CdT

799

798

1

0

0

Cedefop

276

276

0

0

0

ECDC

82

82

0

0

0

CEPOL

0

0

0

0

0

HvJ

7

7

0

0

0

97

97

0

0

0

EACEA

404

404

0

0

0

Eurofound

361

360

1

0

0

1 087

1 083

4

0

0

6

6

0

0

0

EMEA

5 701

5 700

1

0

0

ENISA

48

48

0

0

0

ETF

677

677

0

0

0

EUMC

597

596

1

0

0

Eurojust

19

19

0

0

0

Europol

2 106

2 106

0

0

0

Frontex

1

1

0

0

0

38

38

0

0

0

Rekenkamer

EFSA DG Uitbreiding (Cyprus)

IEEA Ombudsman

84

83

1

0

0

CBP

320

301

0

0

19

EMCDDA

414

412

2

0

0

HBIM

3 472

3 456

12

2

2

OSHA

1 741

1 733

5

3

0

21 278

21 198

52

6

22

100,00 %

99,62 %

0,25 %

0,03 %

0,10 %

TOTAAL AANTAL PERCENTAGE

(1) Met uitzondering van de Gemeenschapsmerken, -tekeningen of –modellen, die per definitie altijd binnen de contractueel vastgestelde termijn worden verzonden.

41

PERSONEEL

BIJLAGE V 2006 Vaste posten

Categorieën

BEGROTINGSPOSTEN

BEZETTE POSTEN

BEGROTINGSPOSTEN

Totaal

BEZETTE POSTEN

BEZETTE POSTEN (1)

AD 16

0

0

0

0

0

AD 15

0

0

1

0

0

AD 14

1

1

0

1

2

AD 13

0

0

0

0

0

AD 12

5

3

2

3

6

AD 11

5

5

8

5

10

AD 10

11

13

11

12

25

AD 9

1

0

10

9

9

AD 8

2

4

10

10

14

AD 7

1

0

2

3

3

AD 6

0

0

27

24

24

AD 5

0

0

8

4

4

26

26

79

71

97

AST 11

0

0

0

0

0

AST 10

0

0

0

0

0

AST 9

0

0

0

0

0

AST 8

2

2

1

2

4

AST 7

4

3

3

2

5

AST 6

0

3

6

4

7

AST 5

5

4

6

6

10

AST 4

3

1

7

5

6

AST 3

3

3

20

19

22

AST 2

1

0

7

5

5

AST 1

0

0

16

13

13

Subtotaal AST

18

16

66

56

72

TOTAAL

44

42

145

127

169

Subtotaal AD

(1) op 31 december 2006.

42

Tijdelijke posten

Telecommunicatie Ontwikkeling Helpdesk Systeembeheer

Juridische Zaken

Financiën

Personeelszaken

afdeling Informatica B. Hawes hoofd

Logistiek en Veiligheid

afdeling Administratie I. Rodriguez hoofd

Centrale Planning

Vertaling

afdeling Vertaling M.-A. Fernández hoofd

directrice

G. DagilienB

K-J. Lönnroth voorzitter

Raad van bestuur

Kwaliteitsbeheer

Taaltechnologie

assistent van de directie / secretariaat raad van bestuur directiesecretariaat

ORGANIGRAM BIJLAGE VI

43

PERSONEELSSTATISTIEKEN

BIJLAGE VII

VERDELING NAAR CATEGORIE (M/V) AST

AD

28

44

34

TOTAAL

63

man

62

107

vrouw

76

VERDELING NAAR LEEFTIJD

52

32

8

21-29

3

30-39

40-49

50-59

60-69

AANGEWORVEN / VERTROKKEN

6

20

Aangeworven

44

Vertrokken

VERDELING NAAR NATIONALITEIT EN CATEGORIE

HERKOMST

TOTAAL

PERSONEEL AD

AST

TOTAAL

België

6

22

28

Tsjechië

4

0

4

Denemarken

4

1

5

Duitsland

7

0

7

Estland

3

0

3

Ierland

2

1

3

Griekenland

4

1

5

Spanje

7

4

11

Frankrijk

6

35

41

Italië

8

3

11

Cyprus

0

0

0

Letland

2

0

2

Litouwen

5

0

5

Luxemburg

0

2

2

Hongarije

3

0

3

Malta

3

0

3

Nederland

5

0

5

Oostenrijk

1

1

2

Polen

3

0

3

Portugal

4

2

6

Slovenië

3

0

3

Slowakije

3

0

3

Finland

4

0

4

Zweden

4

0

4

Verenigd Koninkrijk

6

0

6

97

72

169

45

BELANGRIJKSTE STATISTIEKEN 2002-2006 OMSCHRIJVING

BIJLAGE VIII

2002

2003

2004

2005

2006

222 959

234 620

374 106

502 501

543 842

86 826

94 355

146 350

225 864

259 044

(38,9 %)

(40,2 %)

(39,11 %)

(44,95 %)

(47,63 %)

141

147

165

175

186

64

70

82

90

91

Rendement per medewerker in aantal bladzijden

1 581

1 596

2 267

2 871

2 924

Rendement per vertaler in aantal bladzijden

3 483

3 352

4 562

5 583

5 976

Uitvoering van de begroting (x 1000 EUR)

15 914

16 061

21 000

23 831

26 848

78 € (4)

77,5 € (4)

79 € (4)

80,5 € (4)

82 €

Aantal vertaalde bladzijden (1) Aandeel extern vertaalde bladzijden (2)

Personeel: • totaal aantal medewerkers • aantal vertalers

Prijs per bladzijde („normaal”) (3)

(1) Met uitzondering van de vertaalde bladzijden voor de raad van bestuur van het Vertaalbureau. (2) Met uitzondering van revisies. (3) Er worden drie soorten termijnen onderscheiden voor de werkzaamheden van het Vertaalbureau: normaal, volgens planning en dringend. (4) Bron: begroting Vertaalbureau.

46

VERKLARING VAN DE ORDONNATEUR

BIJLAGE IX

Ik ondergetekende, Gaile Dagilien, directrice van het Vertaalbureau van de organen van de Europese Unie, verklaar, in de hoedanigheid van ordonnateur, dat de in dit verslag opgenomen gegevens juist en waarheidsgetrouw zijn. Juist en waarheidsgetrouw betekent in dit verband dat zij een betrouwbaar, volledig en juist overzicht bieden van de stand van zaken bij het Vertaalbureau; ik met redelijke zekerheid kan bevestigen dat de middelen die zijn toegewezen aan de in voorliggend verslag beschreven werkzaamheden, gebruikt zijn voor de vastgestelde doelen in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer en dat de bestaande controleprocedures de noodzakelijke garantie bieden wat betreft de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze redelijke zekerheid baseer ik op mijn eigen beoordelingsvermogen en de mij ter beschikking staande informatie-elementen. Hiermee doel ik op de resultaten van de eigen beoordeling, controles achteraf, het werk van de interne controledienst, waarnemingen van de dienst Interne Controle van de Europese Commissie en de conclusies uit de verslagen van de Europese Rekenkamer over voorgaande begrotingsjaren. Ik bevestig bovendien geen kennis te hebben van enig niet gesignaleerd feit dat de belangen van het Vertaalbureau zou kunnen schaden.

Gedaan te Luxemburg, 12 maart 2007.

Gaile Dagiliene

47

VERKLARENDE WOORDENLIJST

48

INSTELLINGEN/AGENTSCHAPPEN

NAAM IN OMGANGSTAAL / ACRONIEM

Europese Commissie Raad van de Europese Unie Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen Europese Rekenkamer Comité van de Regio’s van de Europese Unie Europese Investeringsbank Europese Centrale Bank Europese Ombudsman Europees Milieuagentschap Europees Agentschap voor Wederopbouw Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid Europees Spoorwegbureau Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding Europees Centrum voor Ziektepreventie en –bestrijding Europese Politieacademie Uitvoerend Agentschap Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur Europese Voedselautoriteit Europees Geneesmiddelenbureau Europees Agentschap voor Netwerk- en Informatiebeveiliging Europese Stichting voor Opleiding Europese Stichting tot Verbetering van de Levensen Arbeidsomstandigheden Eurojust Europese Politiedienst Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie Uitvoerend Agentschap voor Intelligente Energie Communautair Bureau voor Plantenrassen Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk

Commissie Raad Hof van Justitie; HvJ Rekenkamer CvdR EIB ECB Ombudsman EMA EAR EASA EMSA ERA Cedefop ECDC CEPOL EACEA EFSA EMEA ENISA ETF Eurofound Eurojust Europol EUMC

Frontex IEEA CBP EMCDDA HBIM OSHA

Dieser Tätigkeitsbericht kann auch auf dem Internet unter folgender Adresse abgerufen werden: www.cdt.europa.eu Weitere Informationen über die Europäische Union erhalten Sie über den Europa-Server (www.europa.eu). Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union, 2007, alle Rechte vorbehalten. ISBN 978-92-95011-60-1 ISSN 1830-0286

NL

V ER TA A L BURE AU VO OR DE ORG A N EN VA N DE EUROPESE U NIE


ISSN 1830-0359

VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANENVAN DE EUROPESE UNIE VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2006

Recommend Documents