VERSLAG VAN DE WERKZAAMHEDEN VAN HET VERTAALBUREAU IN 1998 & WERKPROGRAMMA 1999
NL IT FR
≈≈≈≈≈≈≈
INHOUD VOORWOORD Door mevrouw C. FLESCH, voorzitter raad van bestuur
VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1998 I.
Inleiding
II.
Werkzaamheden raad van bestuur Vertaalbureau
III. Verslag inzake het beheer IV. Analyse van het financieel beheer Bijlagen: I
Personeelsformatie
II
Organigram
III
Selectieprocedures voor aanwervingen in 1998
IV
Hernieuwde contracten, benoemingen en herinschalingen/bevorderingen personeel in 1998
V
Statistieken Vertaling
VI
Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 1995-1998
VII
Voorlopige balans 1998
1
≈≈≈≈≈≈≈ WERKPROGRAMMA 1999 EN STRATEGIEËN OP MIDDELLANGE TERMIJN I.
Inleiding
II.
Werkzaamheden
III. Werklast en prognose op middellange termijn 1999 - 2003
Bijlagen: I
Lijst van organisaties, organen en instellingen waarvoor het Vertaalbureau vertaalwerkzaamheden verricht
II Tijdschema geplande openbare aanbestedingen III Werklast uitgedrukt in aantal te vertalen bladzijden IV Bijdragen, uitgedrukt in euro’s V Personeelsformatie 1999-2003 VI Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 1999-2003 VII Percentage vertaalde documenten bestemd voor publicatie in 11 talen VIII Gevolgen uitbreiding op het aantal te vertalen bladzijden en de bijdragen
2
≈≈≈≈≈≈≈
VOORWOORD Door mevrouw C. FLESCH, voorzitter van de raad van bestuur
Het jaar 1998 is een belangrijke fase in de ontwikkeling van het Vertaalbureau gebleken. De omvang van het verrichte werk bedroeg bijna 200 000 bladzijden, hetgeen een toename betekent van 77 000 bladzijden in vergelijking met 1997. Deze ontwikkeling rechtvaardigt de oprichting van een orgaan dat gespecialiseerd is op het gebied van vertalingen. Dit wordt niet alleen bevestigd door de statistieken omtrent het aantal vertaalde bladzijden, maar eveneens door de groei van het aantal partners van het Vertaalbureau. De nieuwe samenwerkingsovereenkomsten die in 1998 zijn gesloten zorgen voor de voortzetting van de uitvoering van het in de oprichtingsverordening gestelde doel. Dit voorziet erin dat het Vertaalbureau de noodzakelijke vertalingen verzorgt voor de gedecentraliseerde organisaties en dat de Instellingen en organen die reeds over een vertaaldienst beschikken een beroep kunnen doen op het Vertaalbureau. Het jaar 1998 kenmerkt zich bovendien door het aannemen van een pakket maatregelen die het mogelijk moeten maken om de structuur van het Vertaalbureau aan te passen aan de behoeften. Grote inspanningen zijn verricht om zowel de personele middelen als de technische infrastructuur te versterken. Het werkprogramma 1999 van het Vertaalbureau is erop gericht om deze verworvenheden te consolideren en verder te ontwikkelen. In het licht hiervan is het belangrijk om de verschillende partnerschappen die reeds bestaan, te bevestigen of uit te breiden en de activiteiten op het gebied van interinstitutionele samenwerking te intensiveren. Op korte termijn (1999-2003) zal het Vertaalbureau worden geconfronteerd met de gevolgen op taalkundig gebied in verband met de uitbreiding van de Europese Unie. Hoewel in deze fase nog een groot aantal vragen toelichting behoeven is één ding zeker: de nieuwe talen zullen worden toegevoegd aan de huidige talen. De Europese Unie functioneert momenteel op basis van het principe van gelijkheid van de 11 officiële talen die gelijkwaardige werktalen zijn. De Unie van de toekomst zal ongetwijfeld het principe van meertaligheid voortzetten. Elke burger heeft inderdaad het recht om in zijn eigen taal kennis te nemen van de wetten, verordeningen en andere teksten die op hem van toepassing zijn.
3
VERSLAG VAN DE WERKZAAMHEDEN VAN HET VERTAALBUREAU IN 1998
I.
INLEIDING
In 1998 is de aanvangsfase van het Vertaalbureau afgerond, die overeenkomstig artikel 10, lid 2, sub c, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994, gewijzigd door Verordening (EG) nr. 2610/95 van de Raad van 30 oktober 1995 niet langer mocht duren dan drie begrotingsjaren. Ofschoon de operationele werkzaamheden van het Vertaalbureau in werkelijkheid pas in oktober 1995 aanvingen, zoals duidelijk blijkt uit de betreffende cijfers van de begrotingsuitvoering die destijds aan de raad van bestuur zijn gepresenteerd, bestreek de voor dat jaar opgestelde en goedgekeurde begroting een volledig begrotingsjaar, i.e. 12 maanden. Later kon de aanvankelijke achterstand worden ingehaald, dankzij de grote toewijding en professionaliteit van alle personeelsleden en administratieve diensten van het Vertaalbureau in 1996 en 1997. Begin 1998 vond dan ook de overgang naar een andere methode voor de berekening van de inkomsten plaats, zoals voorzien in de basisverordening van het Vertaalbureau. Het beginsel van vaste bijdragen werd verlaten en werd ingeruild voor het beginsel van ramingen die vervolgens aangepast werden aan het voor ieder gedecentraliseerd orgaan verrichte werk. Hiermee werd in feite de aanvangsperiode van het Vertaalbureau afgesloten.
4
≈≈≈≈≈≈≈ II. WERKZAAMHEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN HET VERTAALBUREAU In 1998 is de raad van bestuur tweemaal bijeengekomen. Tijdens de eerste bijeenkomst, die op 31 maart 1998 plaatsvond, werden onder meer de volgende zaken besproken:
1) Verslag van de Rekenkamer over de begrotingsjaren 1995 en 1996 De raad van bestuur bestudeerde uitgebreid het door de Rekenkamer uitgebrachte verslag over de financiële staten van het Vertaalbureau betreffende de begrotingsjaren 1995 en 1996, zoals gepubliceerd in Publicatieblad nr. C 393/97 van 29 december 1997. De raad van bestuur nam goed kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer over de begrotingsuitvoering en van onderstaande: “De financiële staten betreffende de begrotingsjaren 1995 en 1996 zijn betrouwbaar , en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen zijn, over het geheel genomen, verzekerd. De raad van bestuur stelde eveneens op basis van dit controleverslag de volgende eindresultaten van deze twee begrotingsjaren vast:
1995
1996
Uitgaven. Titel I, personeel
574
2.060
Uitgaven. Titel II, gebouwen, materieel, enz.
397
726
“
Totaal uitgaven
971
2.786
“
19.592
40.347
49,6
69,0
Aantal vertalingen Definitieve prijs per blz.
(duizend ecu)
(bladzijden)(1) (ecu)
In dit getal zijn de cijfers voor de vertaling van bladzijden die bestemd zijn voor de raad van bestuur van het Vertaalbureau niet opgenomen. (1)
5
≈≈≈≈≈≈≈ De raad van bestuur gaf de directeur van het Vertaalbureau de noodzakelijke instructies om te kunnen overgaan tot de definitieve goedkeuring van de rekeningen (begrotingsjaren 1995/1996) van alle agentschappen, bureaus en organen waarvoor het Vertaalbureau vertaalwerkzaamheden verricht, op basis van het werkelijk uitgevoerde werk en de daarvoor vastgestelde prijzen. Tenslotte keurde de raad van bestuur het uitgevoerde financieel beheer goed en verleende de directeur kwijting voor de uitvoering van de begrotingen van 1995 en 1996.Verslag van de werkzaamheden van het Vertaalbureau in 1997 en werkprogramma 1998 De directeur van het Vertaalbureau leidde de twee documenten in, die werden goedgekeurd na overleg en toelichting op enkele bijzonderheden met betrekking tot de mogelijke ontwikkelingen en de strategie die op middellange termijn moet worden gevolgd ter uitbreiding van onze toekomstige werkzaamheden. 2) Definitieve vestigingsplaats van het Vertaalbureau De directeur beschreef de huidige toestand met betrekking tot de kantoorruimte van het Vertaalbureau en de toekomstige behoeften die voortvloeien uit het door de raad van bestuur goedgekeurde werkprogramma. Met het oog op de duidelijk zichtbare beperkingen en tekortkomingen van de huidige kantoorruimte van het Vertaalbureau achtte de raad van bestuur het nodig alternatieven te bestuderen voor de definitieve zetel van het Vertaalbureau, opdat het Vertaalbureau op middellange en lange termijn goed kan functioneren. Te dien einde is het enerzijds noodzakelijk de markt voor onroerend goed van het gastland te verkennen en anderzijds onderhandelingen te beginnen met de plaatselijke autoriteiten en met het Europees Parlement. Tenslotte presenteerden vertegenwoordigers van de Kamer van Koophandel van het Groothertogdom Luxemburg een project dat in de behoeften van het Vertaalbureau zou kunnen voorzien. De raad van bestuur nam dit project goed ter kennis en besloot in latere bijeenkomsten ook nog andere mogelijkheden te bestuderen. 3) Voorontwerp van begroting voor 1999 De raad van bestuur nam nota van dit document waarin de volgende concrete beleidslijnen voor het volgende begrotingsjaar werden vastgelegd: Geraamd totaal aan inkomsten en uitgaven Totaal aantal vertalingen Geraamde prijs per bladzijde Personeel
14.162 x 1000 ecu 179.300 bladzijden 79 ecu 131 Medewerkers
6
≈≈≈≈≈≈≈ 5) Door de werkgroep “Veiligheid en vertrouwelijkheid” opgestelde ontwerpregeling De heer McCluskey, vertegenwoordiger van de Commissie en voorzitter van deze werkgroep, presenteerde de nieuwe ontwerpregeling, die opgesteld is op basis van eerdere opmerkingen en voorstellen van de raad van bestuur. De raad van bestuur bestudeerde het nieuwe voorstel in detail en keurde het, enigszins gewijzigd, goed, ofschoon enkele kwesties van juridische aard pas kunnen worden opgelost na ontvangst van aanvullende informatie van de Juridische Dienst van de Commissie.
De negende bijeenkomst van de raad van bestuur van het Vertaalbureau vond plaats op 26 oktober 1998 en tijdens deze bijeenkomst werden de volgende zaken behandeld: 1) Vestigingsplaats van het Vertaalbureau De heer Berns, vertegenwoordiger van Luxemburg, gaf de raad van bestuur een uiteenzetting over de beginselen waardoor de Luxemburgse regering zich op het gebied van onroerendgoedbeleid ten aanzien van in Luxemburg gevestigde instellingen en organen van de Europese Unie laat leiden en herhaalde dat de autoriteiten van zijn land voornemens waren het Vertaalbureau te blijven steunen, zowel voor wat betreft de tijdelijke vestigingsplaats als bij het zoeken naar een definitieve plaats van vestiging. Vervolgens legde hij een nieuw bouwproject voor waarvan de architectonische en financiële bijzonderheden echter nog niet geheel vastgesteld zijn. Mevrouw Theato, vertegenwoordigster van het Europees Parlement, herinnerde eraan dat de definitieve oplossing die eventueel werd gekozen goedgekeurd moest worden door de begrotingsautoriteit, zodat aan bepaalde vereisten op het gebied van geschiktheid en rentabiliteit op lange termijn moet worden voldaan. De raad van bestuur zal verder praten over deze kwestie tijdens volgende bijeenkomsten.
2)
Nieuwe factureringsmethode De door Mevr. Schürings (ETF – Turijn) voorgezeten technische werkgroep die op verzoek van de raad van bestuur is ingesteld en die bestaat uit vertegenwoordigers van de agentschappen en van het Vertaalbureau gaf een uiteenzetting over de voorbereidingen die zijn getroffen ter invoering van een nieuwe factureringsmethode voor door het Vertaalbureau verrichte werkzaamheden, waarbij zowel rekening wordt gehouden met andere verrichtingen dan vertalingen (terminologie, standaardisering, enz.) als met de overeengekomen uiterste termijnen (geprogrammeerd werk, urgent werk, enz.). Het eindverslag wordt samen met een concreet voorstel binnenkort aan de raad van bestuur voorgelegd.
7
≈≈≈≈≈≈≈
3)
Gewijzigde en aanvullende begroting voor 1998 en ontwerpbegroting voor 1999 Nadat de onderhandelingen met het Europees Parlement over de financiële middelen die nodig zijn om te beginnen met de interinstitutionele werkzaamheden, zoals voorzien in het werkprogramma, waren afgerond, wees de begrotingsautoriteit het Vertaalbureau voor 1998 een bedrag van 450.000 ecu toe. Omdat dit bedrag aan de oorspronkelijke begroting moest worden toegevoegd en er eveneens een klein aantal wijzigingen in de bijdragen van enkele agentschappen en instellingen moest worden aangebracht, moest een gewijzigde en aanvullende begroting van 466.000 ecu aan de raad van bestuur worden overgelegd, die na beraadslaging werd goedgekeurd. Nadat de correcties die zowel door de organisaties, organen en instellingen waarvoor het Vertaalbureau werkzaamheden verricht als door andere leden van de raad van bestuur waren ingediend in de ontwerpbegroting voor 1999 waren ingevoerd, werd deze goedgekeurd op basis van de volgende cijfers: Geraamd totaal aan inkomsten en uitgaven Totale werklast uitgedrukt in bladzijden Geraamde prijs per bladzijde Personeelsformatie
4)
13.602 x 1000 euro 172.200 bladzijden 79 euro 131 medewerkers
Ontwerpregeling voor de overdracht van vertrouwelijke informatie langs elektronische weg Wanneer enkele bijzonderheden van juridische aard in de ontwerpregeling met betrekking tot veiligheid en vertrouwelijkheid zijn opgehelderd, wordt dit document, na goedkeuring door de raad van bestuur, naar de Commissie doorgestuurd overeenkomstig het bepaalde in de Beschikking van de Commissie van 30 november 1994 (doc. C (94) 3282) betreffende de beveiligingsmaatregelen van toepassing op de in het kader van de werkzaamheden van de Europese Unie samengestelde of uitgewisselde gerubriceerde gegevens. Alvorens haar werkzaamheden te beëindigen achtte de werkgroep onder voorzitterschap van dhr. McCluskey het passend het bovengenoemde ontwerp aan te vullen met een voorstel inzake aanvullende maatregelen die nodig zijn ter bescherming van gegevens die langs elektronische weg worden doorgegeven. Dit aanvullende voorstel werd gepresenteerd en in de raad van bestuur besproken.
5)
Tijdschema openbare inschrijvingen Vertaalbureau De raad van bestuur nam nota van het voornemen van de directeur van het Vertaalbureau om in de loop van 1999 een aantal specifieke openbare aanbestedingen op vertaalgebied uit te schrijven, teneinde te kunnen beschikken over een voldoende aantal vertalers en vertaalbureaus met de noodzakelijke specialistische kennis en kwaliteiten om te kunnen voorzien in de behoeften van onze cliënten in termen van kwaliteit en snelheid. Deze openbare aanbestedingen worden in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen gepubliceerd al naargelang het Raadgevend Comité voor aankopen en overeenkomsten van het Vertaalbureau zijn voorbereidende werkzaamheden heeft afgerond.
8
≈≈≈≈≈≈≈
III.
VERSLAG INZAKE HET BEHEER
A) Personeel In 1998 groeide het personeelsbestand van het Vertaalbureau aanzienlijk, tot een totaal van 104 medewerkers (zie de personeelsformatie en het organigram in de bijlagen). Deze groei ging gelijk op met de toename van onze werkomvang. Op 28 januari 1998 vonden de verkiezingen plaats voor de vertegenwoordigers van het Personeelscomité van het Vertaalbureau. Op 4 februari 1998 werd het Personeelscomité opgericht, op basis van het aantal stemmen dat iedere kandidaat had verkregen en met inachtneming van de statutaire verplichting dat alle groepen en categorieën moesten zijn vertegenwoordigd. Het Personeelscomité werd als volgt samengesteld: Functie
Vertegenwoordiger
Plaatsvervangend vertegenwoordiger
Voorzitter
Monique GRÖSSL
Barbara HESS
Vice-voorzitter
Rebecca WEST
Carole LITKOWSKI
Secretaris
Marc MARECHAL
Louis VAQUIN
Lid
Marcus ANGIONI
Margaret WARTON-WOODS
Lid
Pascal DUFOUR
Julie NOYAU
Op 6 februari vond de eerste bijeenkomst van de vertegenwoordigers van de leiding en het Personeelscomité plaats en werd gesproken over de wettelijk vastgelegde procedures voor het sociaal overleg. Beide partijen waren het erover eens dat het nodig was flexibel en open contact met elkaar te onderhouden, zodat alle kwesties die nu en in de toekomst worden opgeworpen zonder beperkingen kunnen worden aangepakt. De volgende bijeenkomsten en informele contacten tussen beide partijen vonden plaats in een sfeer van openheid en samenwerking. Momenteel maakt het Personeelscomité deel uit van de selectiecomités ter aanwerving van nieuw personeel voor het Vertaalbureau. Als bijlagen bij dit verslag gaan een overzicht van de selectieprocedures die in 1998 zijn uitgevoerd en een lijst van alle medewerkers wier contract in 1998 is hernieuwd of die in 1998 opnieuw zijn ingeschaald.
9
≈≈≈≈≈≈≈ B) Operationele werkzaamheden In 1998 is de omvang van de werkzaamheden, uitgedrukt in aantal vertaalde bladzijden, in vergelijking met de voorgaande jaren blijven toenemen: Jaar
Blz. Totaal
1995 1996 1997 1998
20.204 40.899 122.106 199.118
∆ Blz..
∆%
+ 20.695 + 81.207 + 77.012
+ 102,4 + 198,6 + 63,1
Uit deze cijfers blijkt dat het aantal te vertalen bladzijden gedurende de drie afgelopen jaren aanzienlijk is gestegen, maar dat deze groei in 1998 minder steil is verlopen, zowel percentueel als in absolute cijfers. Om deze ontwikkeling beter te kunnen begrijpen is het van belang een onderscheid te maken tussen de vertaling van de merken en de vertaling van de documenten. Onderstaande tabel geeft hiervan een overzicht : Jaar 1995 1996 1997 1998
Blz. Merken 4.851 80.126 155.440
Blz. doc.
Blz. Totaal
20.204 36.048 41.980 43.678
20.204 40.899 122.106 199.118
Uit dit overzicht kunnen we opmaken dat van het totale aantal vertaalde bladzijden in 1997 (stijging met 81.207 bladzijden ten opzichte van 1997), 75.275 bladzijden, i.e. het grootste deel, verband hielden met de vertaling van de merken voor het Harmonisatiebureau te Alicante, dat in dat jaar begon met de publicatie van het Blad van Gemeenschapsmerken. Vrijwel dezelfde situatie deed zich in 1998 voor: het totale aantal vertaalde bladzijden steeg met 77.012 blz. ten opzichte van het vorige jaar en waarvan 75.314 bladzijden – i.e. een getal dat niet veel verschilt van het getal van het jaar ervoor, weer toe te schrijven zijn aan de vertaling van de merken voor het HBIM te Alicante, waarvan de werkomvang in 1998 bijna verdubbeld is. Hieruit blijkt duidelijk welke inspanning het Vertaalbureau zich heeft moeten getroosten om te kunnen voldoen aan de vraag van het HBIM inzake dit type vertalingen, die een heel bijzondere aandacht vragen, enerzijds omdat ze ingewikkeld zijn en anderzijds omdat ze moeten voldoen aan stringente eisen op het gebied van kwaliteit en deadlines.
10
≈≈≈≈≈≈≈ Voor de vertaling van de documenten laten de cijfers ons een ongetwijfeld minder opzienbarende maar eveneens positieve ontwikkeling zien, aangezien de totale werkomvang blijft groeien. In dit verband is het interessant te constateren dat de vraag naar vertalingen voor sommige organisaties, organen en instellingen weliswaar is afgenomen (de Stichting van Dublin, het EMEA te Londen, de Stichting van Turijn, het EWDD te Lissabon), maar dat deze voor andere is toegenomen (het AESS te Bilbao, de Europese Rekenkamer, het CEDEFOP te Thessaloniki, EUROPOL, het EMA te Kopenhagen, de Europese Centrale Bank, het OCVV te Angers en het HBIM te Alicante). Ook uit de trimestriële analyse van de vraag naar vertalingen blijkt een ongelijke verdeling gedurende het jaar: enerzijds zet de tendens naar een vermindering van het aantal te vertalen merken door (ook al is het jaartotaal bijna verdubbeld) en anderzijds is een duidelijke stijging zichtbaar van het aantal te vertalen documenten, zowel in absolute cijfers als in percentages. Er zij in dit verband op gewezen dat voorzien was dat het aantal te vertalen merken geleidelijk terug zou lopen, wanneer het HBIM zijn aanvankelijke achterstand bij de verwerking van de registratieverzoeken had ingehaald. Dit geeft nog eens een keer duidelijk aan hoe belangrijk het is dat de vertaalhulpmiddelen worden gecentraliseerd, zodat het gemakkelijker wordt om schommelingen in de vraag op te vangen, die samenhangen met de onvermijdelijke verschillen in strategieën en werkprogramma’s van de gedecentraliseerde agentschappen en organen van de Europese Unie. In de bijlage met de statistieken, aan het eind van dit verslag, staat een overzicht met bijzonderheden met betrekking tot de organisaties, organen en instellingen van de Europese Unie waarvoor het Vertaalbureau werkzaamheden verricht. In deze bijlage is eveneens informatie te vinden over de verdeling per taal en over andere interessante gegevens. Ongeveer de helft van alle vertaalwerkzaamheden liep via de sectie Freelance, waarvan de activiteiten aanzienlijk toenamen: Jaar 1995 1996 1997 1998
Bladzijden FL 13.620 26.927 75.669 89.656
Verschil + 13.307 + 48.742 + 13.987
Om deze werklast op te kunnen vangen werd het noodzakelijk hier meer personele en technische middelen in te zetten. Temeer daar deze afdeling zich naast de gewone werkzaamheden tegelijkertijd bezig hield met de openbare aanbesteding voor de vertaling van de merken. Deze aanbesteding verschilde wezenlijk van andere klassieke aanbestedingen op het gebied van freelance vertalingen, zowel wat betreft de administratieve en financiële kant (berekening van termijnen en prijzen, vaststelling van boetes) als de technische en taalkundige kant (verplichting om naar meer dan een taal te kunnen vertalen, verplicht gebruik van de Translator’s Workbench, met als logisch gevolg dat de nodige licenties moesten worden aangevraagd en hiervoor training moest worden aangeboden). Door deze bijzonder ingewikkelde en vernieuwende openbare inschrijving heeft het Vertaalbureau echter waardevolle ervaring opgedaan voor de toekomst. Op basis van deze ervaring kan het Vertaalbureau in 1999 de volgende serie openbare aanbestedingen uitschrijven.
11
≈≈≈≈≈≈≈ Er zij eveneens op gewezen dat het Vertaalbureau in 1998 meer dan 600 dienstverleningsovereenkomsten voor freelance vertaalwerk heeft ondertekend met een groot aantal individuele vertalers en bureaus waarmee het sindsdien rechtstreekse contractuele betrekkingen heeft, die dus niet meer zoals tevoren via de Europese Commissie lopen. In deze overeenkomsten zijn niet alleen de juridische en financiële aspecten van onze betrekkingen vastgelegd, maar eveneens alles wat verband houdt met de technische en taalkundige ondersteuning die het Vertaalbureau de dienstverleners biedt om ervoor te zorgen dat de cliënten van het Vertaalbureau de gewenste kwaliteit krijgen (toezending van referentiedocumenten en glossaria of lijsten met terminologie, toegang tot gegevensbanken, enz.). Tenslotte begon de sectie Freelance halverwege 1998 met de publicatie van een ieder kwartaal te verschijnen nieuwsbrief, die zowel aan de vertaalbureaus en aan de individuele vertalers die met ons samenwerken is gericht als aan alle personen en bedrijven die betrokken zijn bij vertaalwerkzaamheden in de Europese instellingen en in de particuliere sector. Met deze nieuwsbrieven beogen we soepele contacten te onderhouden met alle beroepsbeoefenaars die niet alleen geïnteresseerd zijn in de werkzaamheden van het Vertaalbureau, maar eveneens in die van de andere organisaties, organen en instellingen van de Europese Unie. Op het gebied van standaardisering en rationalisatie waren de werkzaamheden in de eerste helft van 1998 voornamelijk gericht op ondersteuning voor de vertaling van de merken, hetgeen leidde tot de installatie van de Translator’s Workbench toepassing en de aanpassing hiervan aan de configuratie van het informaticasysteem van het Vertaalbureau. In het kader hiervan werden zowel voor de eigen als voor de freelance vertalers introductiecursussen georganiseerd. Het betrof hier in totaal meer dan 70 deelnemers. De werkzaamheden met betrekking tot de aanbesteding voor gespecialiseerde vertalers op het gebied van de merken werden afgerond en in de maand mei werden de betreffende contracten ondertekend. Nadat alle noodzakelijke gegevensbanken waren opgezet, gecopiëerd en verzonden naar al diegenen die een nieuw contract hadden gekregen en nadat de beginproblemen waren opgelost, is de vertaling van de gemeenschapsmerken in een meer gestructureerde en voorspelbare fase terechtgekomen. In de tweede helft van het jaar kon de sectie Standaardisering, versterkt met nieuwe personeelsleden, met een nieuwe serie werkzaamheden beginnen, zowel op intern als op extern gebied. Intern werden de terminologische hulpmiddelen van het Vertaalbureau geconsolideerd en uitgebreid, de Translator’s Workbench werd nu ook gebruikt voor de vertaling van een aantal documenten (naast de merken) en er werd overgegaan op een nieuwe versie van deze toepassing. Extern gaf het Interinstitutioneel Vertaalcomité via het subcomité Terminologie en documentenstroom het Vertaalbureau opdracht een onderzoek uit te voeren naar de haalbaarheid van de oprichting van een interinstitutionele gegevensbank voor terminologie die alle bestaande terminologische hulpmiddelen, die op dit moment verspreid zijn over verschillende (en in sommige gevallen onderling vrijwel niet compatibele) gegevensbanken, die in elk van de instellingen van de Europese Unie apart zijn opgezet en apart worden beheerd. Voor dit ambitieuze project waarvoor het Europees Parlement de noodzakelijke financiële middelen heeft vrijgemaakt is de medewerking van alle vertaaldiensten van de instellingen nodig.
12
≈≈≈≈≈≈≈ Het Vertaalbureau heeft in 1998 samenwerkingsovereenkomsten ondertekend met het Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat, met het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en met Directoraat-generaal VII – Vervoer van de Europese Commissie. Het Waarnemingscentrum van Wenen is een nieuw gedecentraliseerd agentschap van de Europese Unie, dat in 1998 met zijn werkzaamheden is begonnen. De overeenkomsten die met de Raad en de Commissie zijn getekend vloeien voort uit de interinstitutionele samenwerking op vertaalgebied en bevestigen de in ons werkprogramma van 1998 vervatte prognoses. In beide gevallen betreft het in dit eerste jaar van samenwerking een bescheiden aantal vertalingen, maar we zijn ervan overtuigd dat, zoals in het geval van de Rekenkamer, de komende jaren de omvang van de werkzaamheden zal toenemen.
C) Raadgevend Comité voor aankopen en overeenkomsten In 1998 heeft het Raadgevend Comité voor aankopen en overeenkomsten van het Vertaalbureau twee wijzigingen in zijn samenstelling ondergaan. Als nieuwe leden werden benoemd F. NICOLAS, rekenplichtige van het Vertaalbureau en N. LAMBORAY-GUERIN, die de leiding heeft over onze Juridische dienst. Er zij aan herinnerd dat dit Raadgevend Comité van het Vertaalbureau in 1997 kon worden opgericht en zijn eerste bijeenkomsten kon verwezenlijken dankzij de steun en de hulp van de Juridische Dienst van de Commissie. Het Vertaalbureau wil op deze plaats de medewerkers van de Juridische Dienst van de Commissie nogmaals bedanken voor hun steun, niet alleen op het gebied van de werkzaamheden van het Raadgevend Comité, maar eveneens bij andere zaken van juridische aard. In 1998 heeft het Raadgevend Comité 10 positieve adviezen uitgebracht: 8 die verband hielden met door het Vertaalbureau te gebruiken kaderovereenkomsten of lijsten van andere instellingen van de Europese Unie (in concreto van het Parlement en de Commissie), 1 met betrekking tot de openbare inschrijving voor de vertaling van de merken en 1 met betrekking tot een onderhandse overeenkomst voor de installatie van een geautomatiseerd systeem voor de begroting en de boekhouding (SI2) dat door de Commissie is verstrekt. Het ETF (Turijn) heeft dit project ontwikkeld en gecoördineerd voor een aantal gedecentraliseerde agentschappen van de Europese Unie die op dit terrein soortgelijke behoeften hebben. Behalve deze dossiers die met formele adviezen werden afgesloten, bestudeerde het Raadgevend Comité een hele serie kwesties teneinde verschillende diensten van het Vertaalbureau te kunnen adviseren en bijstaan bij de voorbereiding van openbare inschrijvingen en bij de opstelling van overeenkomsten. In dit verband dienen de huurovereenkomst voor de tijdelijke kantoorruimte van het Vertaalbureau te worden vermeld, de procedure ter bewaking van de kwaliteit van de freelance vertalingen en de uitwerking van een systeem van boetes in geval van niet-naleving van de termijnen en het arbitragebeding dat in artikel 181 van het Verdrag is voorzien.
13
≈≈≈≈≈≈≈ IV. ANALYSE VAN HET FINANCIEEL BEHEER. De werklast voor vertaling bedraagt 199.118 bladzijden, hetgeen bij benadering met de verwachte werklast van 197.301 bladzijden overeenkomt. In totaal zijn 197.337 bladzijden in rekening gebracht aan de cliënten van het Vertaalbureau. Het gefactureerde bedrag voor vertaalwerkzaamheden beloopt 14.906.011 ecu en 120.900 ecu voor terminologiewerkzaamheden, ofwel een totaalbedrag van 15.026.911 ecu (in vergelijking met de ramingen is dit 95,8% van het verwachte bedrag). De ontvangsten belopen 14.987.864 ecu en de uitgaven 12.837.800 ecu, dat wil zeggen 4,4 % respectievelijk 18 % minder in vergelijking met de ramingen. De gemiddelde kostprijs per bladzijde bedraagt 65,1 ecu, ofwel een vermindering van 14 % ten opzichte van het bedrag van 76 ecu per bladzijde overeenkomstig de door de raad van bestuur goedgekeurde begroting voor 1998. Dit verschil is enerzijds terug te voeren op de aanwerving van een aantal tijdelijk functionarissen gedurende de laatste maanden van het jaar en anderzijds op de door het Vertaalbureau verbeterde prijs/kwaliteit-verhouding, in overeenstemming met het in artikel 2 van de financiële voorschriften genoemde beginsel van goed financieel beheer. Ontvangsten De begroting voor 1998 voorzag 15.604.000 ecu voor bijdragen van de organisaties waarvoor het Vertaalbureau vertaaldiensten verricht. Het bedrag aan geïnde rechten was 15.026.911 ecu, hetgeen 96,3 % van het geraamde bedrag vertegenwoordigt. Aan het einde van het begrotingsjaar stond nog een bedrag van 1.072.117 ecu uit en beliepen de voorschotten van de organisaties 2.843.316 ecu. In 1998 heeft het Vertaalbureau alle van het voorgaande jaar overgedragen rechten geïnd; dit komt overeen met een bedrag van 788.439 ecu. Uitgaven Kredieten begrotingsjaar OMSCHRIJVING Kredieten begrotingsjaar Aangegane betalingsverplichtingen Verrichte betalingen Automatisch over te dragen kredieten Vervallen kredieten
ECU 15.679.000,00 12.837.800,03 10.376.914,41 2.460.884,22 2.841.199.97
% 100 82 66 15 18
14
≈≈≈≈≈≈≈ Opmerkingen Titel 1 : Personeel OMSCHRIJVING Kredieten begrotingsjaar Aangegane betalingsverplichtingen Verrichte betalingen Overgedragen kredieten Vervallen kredieten
ECU 13.162.800,00 10.781.270,81 9.702.398,97 1.078.871,01 2.381.529,19
% 100 82 74 8 18
Voor de personeelsformatie van het Vertaalbureau voor 1998 werd voorzien in totaal 112 functionarissen; dit betekende een uitbreiding met 64 functionarissen ten opzichte van 1997. Op 31 december 1998 waren 87 tijdelijk functionarissen,15 hulpfunctionarissen en twee experts op contractbasis in dienst. De niet-gebruikte kredieten kunnen verklaard worden uit het feit dat het merendeel van de indiensttredingen plaats heeft gevonden in het vierde kwartaal van 1998. Het aantal hulpfunctionarissen bedroeg gemiddeld 28 met een totale kostprijs van 1.770.779,29 ecu. Het merendeel van deze functionarissen heeft een functie bekleed als taalkundige experts voor het corrigeren van de vertalingen van de merken. Na een door het Vertaalbureau in de loop van de maand oktober georganiseerde selectieprocedure zijn tien tijdelijk functionarissen van de categorie LA aangeworven. Post 1174: Freelance werkzaamheden 90 % van de aan deze post toegewezen 5.316.000 ecu is gebruikt. In totaal zijn 89.656 bladzijden voor vertaling uitbesteed. Titel 2 : Gebouwen, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven OMSCHRIJVING Kredieten begrotingsjaar Aangegane betalingsverplichtingen Verrichte betalingen Overgedragen kredieten Vervallen kredieten
ECU 2.491.200,00 2.056.529,22 674.515,44 1.382.013,21 434.670,78
% 100 82,6 32,8 67,2 17,4
Het bedrag van de overgedragen kredieten dekt, voor het grootste gedeelte, de aanschaf van materieel en met de uitgaven voor extern personeel belast met exploitatiewerkzaamheden voor de afdeling Informatica die aan het eind van het jaar werden uitgevoerd.
15
≈≈≈≈≈≈≈ De vervallen kredieten zijn het gevolg van uitgaven die lager uitvielen dan verwacht op het gebied van de inrichting van de bedrijfsruimten, publicaties, vergaderingen en telecommunicatie. Automatisch uit 1997 naar 1998 overgedragen kredieten OMSCHRIJVING Overgedragen kredieten Verrichte betalingen Vervallen kredieten
ECU 3.007.279,12 2.127.370,07 879.909,05
% 100 71 29
De van 1997 naar 1998 automatisch overgedragen kredieten die niet gebruikt zijn voor betalingen in 1998 zijn voornamelijk gereserveerde bedragen voor de betaling van freelance vertaalwerkzaamheden en door de Europese Commissie verrichte vertaalwerkzaamheden. Specificatie saldo begrotingsjaar OMSCHRIJVING + Vervallen kredieten 1998 + Overdracht vervallen kredieten 1997 + Vervallen, opnieuw aan te wenden kredieten + Koerswinsten - Koersverliezen - Invorderingen, lager dan geraamde bedrag Saldo begrotingsjaar
ECU 2.841.199,97 879.909,05 3.288,80 19.370,48 3.847,60 691.136,00 3.048.787,43
16
≈≈≈≈≈≈≈≈
OVERZICHT BIJLAGEN BIJ VERSLAG VAN DE WERKZAAMHEDEN VAN HET VERTAALBUREAU IN 1998
I
Personeelsformatie
II
Organigram
III
Selectieprocedures voor aanwervingen in 1998
IV
Hernieuwde contracten, benoemingen en heringeschaald (bevorderingen) personeel in 1998
V
Statistieken Vertaling
VI
Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 1995-1998
VII
Voorlopige balans 1998
17
PERSONEELFORMATIE
BIJLAGE I
CATEGORIE
AANTAL
1996
1998
Geraamde posten in de begroting
Bezette functies*
Geraamde posten in de begroting
Bezette functies *
Geraamde posten in de begroting
Bezette functies *
A3 A4-5/LA4-5 A6-7/LA6-7 A8/LA8 Subtotaal A/LA
1 10 6 17
1 5 5 2 13
1 6 25 32
1 6 21 3 31
1 10 59 70
1 8 51 9 69
B1 B2/ B3 B4/B5 Subtotaal B
1 2 3
2 2
2 4 6
2 2 4
5 9 14
2 10 12
C1 C2/C3 C4/C5 Subtotaal C
1 1 1 3
3 3
1 3 5 9
8 8
1 8 17 26
1 18 19
D1 D2/D3 D4 Subtotaal D
0
0
1 1
1 1
2 2
3 3
TOTAAL
23
18
48
44
112
104
*31 december
1997
Oorspronkelijke begroting en gewijzigde en aanvullende begroting waaronder 15 contracten voor hulpfunctionarissen, 1 contract voor een deskundige en 1 contract voor een tijdelijke uitzendkracht
ORGANIGRAM
BIJLAGE II Ass. van de directeur Secretariaat
Directeur F. de Vicente Afdeling Vertalingen M-A. Fernández
Sectie Vertaling documenten
DA
DE
EL
EN
ES
FI
FR
IT
NL
PT
SV
B. Hald K. Kodahl B. Øe E. Heidens B. Hess J. Mirbach H. Oussaid N. Scholz M. Beka Z. Bolanaki C. Bouzouras I. Chiou A. Holland S. Johnson S. Mitchell M. Warton-Woods M. Monton C. Torregrosa-Povo J. Vigil J. Pajukangas J. Schauman S. Suvanto M. Tulokas D. Dechandon E. Galanis R. Kornblum S. Von Hatten M. Bubnic L. Ganzini V. Genesio C. Merlin D. Curfs M. Grössl P. Van de Paverd D. Formiga E. Pinto I. Pinto Gambino L. Quental Mendes M. Angioni A. Gustafsson A. Rehder
Afdeling Interinstitutionele samenwerking en organisatie .............
Sectie Vertaling merken
Administratie P. Elorza DA H. Guldsing DE T. Beckers A. Plutte EL I. Lagoudaki A. Skarlatos EN C. Riddle ES M. Moreno A. Parraga FI O. Kolu T. Toivela FR P. Guerreiro J. Noyau IT G. Pandolfelli E. Testa NL A-M. Rikkert A. Van Branden PT G. Baquero L. Gomes SV B. Ask R. Heinemann
C. Steinmetz L. Daloze
Sectie Freelance
Hoofd Linguïstische coördinatie Planning Informatica-ondersteuning
R. West C. Mazet X. Vandeneycken M-R. Coremans G. Eich
Afdeling Algemene en financiële administratie en personeelszaken I. Rodriguez
Sectie Standaardisering Sectie Algemene administratie Hoofd Projectcoördinatie Coördinatie vertaalhulpmiddelen Coördinatie terminologie
A. Macphail J. Beaven D. Button
Secretariaat Planning documenten
M. Whatling R. Blanco B. Body K. Salari F. Goutier I. Dos Santos S. Peton F. Bauer K. Keffer
M-J. Caravina
Juridische dienst Administratie Receptie Kantoorbode
Planning merken
Bibliotheek
N. Lamboray R. Lanners C. Litkowski N. Ketfi C. Perlini
Sectie Financiële administratie F. Nicolas L. Kramp B. Muller
Sectie Personeelszaken
S. Miggiano F. Pull C. Pochon (DG IX)
Afdeling Informatica B. Hawes
Sectie Telecommunicatie
P. Dufour
Sectie Ontwikkeling
S. Gallouedec C. Laios
Sectie Exploitatie
M. Maréchal L. Vaquin S. Desgages T. Villena
SELECTIEPROCEDURES VOOR AANWERVINGEN IN 1998
BIJLAGE III
AFDELING VERTALINGEN Selectie
Categorie
Vertaling
LA 7/6
Vertaling van gemeenschapsmerken
LA 8/6
Planning Standaardisering/TWB
B5/B1 B5/B1
Taal DE EL EN ES IT DA DE EL EN ES FI FR IT NL PT SV
Totaal aantal kandidaten 37 57 33 66 96 3 4 4 3 3 5 5 5 4 4 3 261 36
Aantal kandidaten op de reservelijst 3 4 3 4 5 2 2 2 2 1 2 2 2 2 3 2 9 4
AFDELING INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING EN ORGANISATIE Selectie Administrateur
Categorie A4/A5
Totaal aantal kandidaten 30
Aantal kandidaten op de reservelijst 3
AFDELING ALGEMENE EN FINANCIËLE ADMINISTRATIE EN PERSONEELSZAKEN Selectie Juridisch medewerker Personeelszaken Financieel beheerder Secretariaat Bode
Categorie B5/B1 B5/B1 C5/C1 C5/C1 D4/D1
Totaal aantal kandidaten 35 89 214 441 83
Aantal kandidaten op de reservelijst 3 4 10 19 13
AFDELING INFORMATICA Selectie Telecommunicatie Programmeur Programmeur toepassingen
Categorie B5/B1 B5/B3 C5/C3
Totaal aantal kandidaten 20 17 12
Aantal kandidaten op de reservelijst 4 4 3
HERNIEUWDE CONTRACTEN, BENOEMINGEN EN HERINGESCHAALD (BEVORDERINGEN) PERSONEEL IN 1998
BIJLAGE IV
HERNIEUWDE CONTRACTEN Naam
Graad
Duur
Post
L. Vaquin
C5
3 jaar
Assistent Netwerkbeheer
C. Perlini
D3
3 jaar
Bode
Graad
Datum
Post
A7
01.01.1998
Hoofd Afdeling Algemeen beheer, financiën en personeel
van graad
naar graad
Post
R. West
LA 7
LA 6
B. Oe
LA 8
LA 7
Vertaalster DA
M. Grössl
LA 8
LA 7
Vertaalster NL
M. Angioni
LA 8
LA 7
Vertaler SV
F. Nicolas
B5
B4
Functionaris Boekhouding
B. Hawes
B3
B2
Hoofd Afdeling Informatica
M. Maréchal
C5
C4
Hoofd Helpdesk
BENOEMINGEN Naam I. Rodriguez
HERINGESCHAALD (BEVORDERINGEN) Naam
Hoofd Afdeling Freelance
SS
C
Bi l em ba o dR bo C C B u rg ED dT ru EF L s u x e se ls O P m Th b es our sa g lo ni k C i O EE N S A C o E EF pe n C B I L ha EM Co g e .D n C RX ub EM li n EM I EA W ie Fr an Lo n k f nd E ET ur t on U / RO F M ai PO n L To D en rin o H aa O g C VV JA O A E D An T ge r O Li s H M s bo IA a lic an te
Lu x
1000
153 3
29 96 55 53
51 16
6000
455 6
424 0
431 0
OHMI - Marques communautaires 78,06 % soit 155 440 pages
345
656
21 18
23 27
5000
63
11 77
2000
18 17
3000
284 3
PAR AGENCE
81
330
4000 36 17
AGENCES
C
VOLUME
AE
TOTAL
C
BIJLAGE V
STATISTIEKEN VERTALING 1998 :
Agences 21,94 % soit 43 678 pages
:
0
Agences : 43 678 pages (hors marques communautaires)
1/V
REPARTITION
TRADUCTION/REVISION/MODIFICATION
Modification 1,05% soit 2 096 pages
Révision 1,41% soit 2 816 pages
Traduction 97,53% soit 194 206 pages
REPARTITION
TRADUCTION INTERNE/TRADUCTION EXTERNE
Traduction externe 45,03% soit 89 656 pages
Traduction interne 54,97% soit 109 462 pages
2/V
VERGELIJKING TUSSEN 1997 EN 1998 Agentschappen/Organen/Instellingen AESS – Bilbao Rekenkamer – Luxemburg CEDEFOP – Thessaloniki RAAD – Brussel EMI/ECB – Frankfurt EEA – Kopenhagen EFIL – Dublin EMCRX – Wenen EMEA – Londen ETF – Turijn EUROPOL – Den Haag JAA/DG VII – Brussel OCVV – Angers OEDT – Lissabon BHIM – Alicante (dok.) OVERIGE
TOTAAL DOK. BHIM – Alicante (merken)
TOTAAL
31.12.1997
31.12.1998
Verschil
2.007
3.617
+ 1.610
1.252
2.843
+ 1.591
85
2.327
+ 2.242
-
81
+ 81
152
1.833
+ 1.681
1.810
4.310
+ 2.500
7.036
2.118
- 4.918
-
63
+ 63
9.247
4.240
- 5.007
7.820
5.116
- 2.704
861
4.556
+ 3.695
-
345
+ 345
627
1.533
+ 906
7.184
2.996
- 4.188
2.732
5.553
+ 2.821
1.167
2.147
+ 980
41.980
43.678
+ 1.698
80.126
155.440
+ 75.314
122.106
199.118
+77.012 3/V
DRIEMAANDELIJKSE EVALUATIE VOOR 1998 Agentschappen/Organen/Instellingen
1ste kwartaal
AESS – Bilbao
2de kwartaal
3de kwartaal
4de kwartaal
JAARTOTAAL
1.103
275
353
1.886
3.617
Rekenkamer – Luxemburg
-
-
2.221
622
2.843
CEDEFOP – Thessaloniki
-
72
1.028
1.227
2.327
RAAD – Brussel
-
-
-
81
81
EMI/ECB – Frankfurt
76
580
368
809
1.833
EEA – Kopenhagen
214
681
252
3.163
4.310
1.125
417
331
245
2.118
-
-
-
63
63
EMEA – Londen
1.418
1.227
680
915
4.240
ETF – Turijn
1.034
936
2.395
751
5.116
88
337
1.807
2.324
4.556
-
-
-
345
345
OCVV – Angers
173
22
699
639
1.533
OEDT – Lissabon
588
856
292
1.260
2.996
1.958
879
761
1.955
5.553
586
500
414
647
2.147
EFIL – Dublin EMCRX – Wenen
EUROPOL – Den Haag JAA/DG VII – Brussel
BHIM – Alicante (dok.) OVERIGE
TOTAAL DOK. BHIM – Alicante (merken)
TOTAAL
8.363 60.258
68.621
(19,1%) (38,7%)
(34,5%)
6.782 47.198
53.980
(15,5%) (30,4%)
(27,1%)
11.601 39.598
51.199
(26,6%) (25,5%)
(25,7%)
16.932 8.386
25.318
(38,8%) (5,4%)
(12,7%)
43.678 155.440
199.118
(100%) (100%)
(100%) 4/V
REPARTITION PAR AGENCE AR
BG
CS
DA
DE
EL
EN
ES
154
435
306
284
340
123
33 172
ET
FI
FR
435
222
446
340
340
340
33
33
33
33
174
198
183
165
954
17
521
40
HU
IS
IT
LT
LV
NL
NO
PL
PT
RO
RU
SK
SL
SV
TOTAL
AESS Bilbao
415
306
384
230
3617
340
340
340
340
2843
33
33
33
33
33
330
195
48
173
172
167
170
1817
17
710
17
17
17
17
2327
CC Luxembourg
CdR Brussels CdT Luxembourg
CEDEFOP Thessaloniki
CONS
81
ECB
123
78
122
534
530
74
69
705
79
7
7
7
417
439
416
130
130
78
42
578
524
556
437
85
51
329
7
7
439
417
82
82
81 131
130
130
125
1177
74
74
74
524
664
4310
158
64
1
76
64
2118
7
7
7
7
63
416
416
416
416
4240
82
82
82
82
656
118
5116
EEA Copenhagen
62
EFIL Co.Dublin
EMCRX Wien
EMEA London
EMI
82
Frankfurt/ Main
9
82
439
ETF Torino
7
28
19
118
1153
118
86
518
356
414
418
480
12
113
12
92
183
113
92
757
111
960
12
118
1213
29
556
9
9
116
30
118
10
670
49
12
417
385
439
418
418
418
393
4556
12
23
113
12
12
12
24
345
209
114
113
248
116
119
113
113
1533
92
188
246
92
839
92
92
414
92
2996
111
1019 1323
111
471
1105
113
118
111
5553
14367
14165
15276
15071
155440
18070
199118
EUROPOL Den Haag
JAA OCVV Angers
OEDT Lisboa
OHMI Alicante TMKS Alicante
TOTAL
15608 12800 15843 7328 16112 7
28
19
18320 19858 18381 10786 21076
15476 13394 12
18336 19437
29
62
18512
9
9
16676
75
30
18645
10
670
49
12
5/V
REPARTITION TRADUCTION INTERNE ET TRADUCTION EXTERNE AR AESS Bilbao
F
CC
F I
CdR Brussels
F
CdT
F
Luxembourg
I
Thessaloniki
CONS
CS
DA
81 73 245 95 33 46 126
I
Luxembourg
CEDEFOP
BG
F I
DE
309 126 123 33 48 126 897 57
EL
230 76 253 87 33 46 152 17
EN
ES
118 166
35 148 443 78
ET
309 126 245 95 33 46 119 36 4
FI
FR
152 70 245 95 33 46 149 17
F I
ECB
84 39 500 34 53 16 7 225 192 60 22 67 51 17 339 12
F I
EEA Copenhagen
EFIL
F I F
Co.Dublin
I
EMCRX Wien
I
EMEA
F
London
EMI Frankfurt
ETF Torino
EUROPOL Den Haag
JAA
I F I
7
F
28
19
I F I F I
OCVV Angers
OEDT Lisboa
OHMI Alicante
F F I F I
TMKS
F
Alicante
I
TOTAL
92 40 52 16 95 6788 8819
I
7 Total F
28
19
61 17 505 25 516 189 7 244 195
769 384
81 41 40 34 65 14 7 202 214 60 22 67 51
32 10 388 49
9
15 71 4 476
89 41 553 25 65 20 7 237 202
81 49 490 34 44 7 7 229 188
82 325 193
82 67 51
414 418 417 12 12 12 101 61 19 102 19 122 94 107 95 511 30 106 177 246 62 82 69 240 16 303 579 720 95 716 744 4806 6625 3153 6321 7995 9218 4174 9792
18320 19858 18381 10786 21076
89656
12
Total I
385 23 19 94 40 52 16 95 6801 8675 12
109462
HU
IS
IT
336 110
LT
LV
NL
306 109 245 95 33 46 127
33 16 32 684 26 23 58 61 17 515 41 304 25 244 195
61 70 40 34 130 28 7 212 204
89 41 40 34 53 11 7 221 195
871 342
82 334 222
82 67 49
29
439 12 101 192 56 659 180 208 263 5681 7714
18336 19437
29
62
PL
224 82 245 95 33 46 126 9 8
17
62
NO
PT
RO
RU
SK
SL
272 112 240 100 33 46 121
151 79 245 95 33 46 124 9 8
17
418 12
418 12
418 12
84 41 490 174 53 11 7 191 225 23 59 67 51 17 376 24
19 97 40 52 344 761 6143 8224
27 92 40 52 16 97 6162 8003
19 94 335 79 16 102 6362 8914
19 94 40 52 16 95 6505 8566
18512
9
9
9
9
16676
74 1
30
75
30
89 41 490 34 65 11 7 217 199 60 22 67 51
SV
18645
10
10
670
670
49
49
12
12
18070
TOTAL F / I
TOTAL AGENCE
2488 1129 2086 757 330 467 1350 2078 249 23 58 780 397 3831 479 1737 381 63 2222 2018 203 453 3600 1516 38 4518 143 202 496 1037 2018 978 1770 3783 65346 90094
155440
199118
199118
3617 2843 330 1817 2327 81 1177 4310 2118 63 4240 656 5116 4556 345 1533 2996 5553
6/V
REPARTITION MODIFICATION / REVISION / TRADUCTION AR
BG
CS
DA
MO
AESS Bilbao
TR
Luxembourg
CdR Brussels
RE TR MO
CdT Luxembourg
13
18
16
141 79 261 33 22 8 142
417
290 79 261 33 48 8 142
RE TR MO
CEDEFOP Thessaloniki
123 33 21 8 145 9
EN
ES
10 120 154
ET
FI
FR
945
17
6 117 534
TR
2 76 530 8 9 688 7 9 11 419
6 116 74
EEA Copenhagen
TR MO
EFIL Dublin
RE
69 7 9 11 397 82 21
TR
EMCRX Wien
TR MO
EMEA London
RE TR
EMI
Frankfurt
TR MO
ETF Torino
RE
EUROPOL
MO
TR
Den Haag
JAA
7
28
19
TR RE
12 5 87 10 82 5 106
TR
OCVV Angers
OEDT Lisboa
OHMI Alicante
TMKS TOTAL
97 2 354
MO TR MO TR MO TR TM
7 Total modification
28
19 2 096 pages
130 1023 2 412 101 12 5 178 46 711 11 949
LV
NL
16
218 79 261 33 48
429
20 8 155
417 79 261 33 20 8 137
399 79 261 33 22 8 143
521
40
17
42
6 124 578
6 124 524
85 7 9 11 419 82 55
51 7 9 11 397 82 21
437
97 2 416
86
9
480
463 2 415
188 10 1009
12 5 109 10 236 18 1305
1 208
15608
12800
15843
7328
16112
18320
19858
18381
10786
21076
Total révision
LT
16
79 7 9 11 396 82 21
12 5 108 10 82 5 106
IT
17
147
TR
ECB
IS
4
RE
MO
HU
18
RE TR
CONS
EL
RE
MO
CC
DE
2 816 pages
12
97 2 383 23 5 108 10 82 5 106
12
33 5 8 35 9 17 684 5 76 2 76 556 3 326 9 11 419 121 1092 2 437 101 12 5 243 46 793 2 469
15476
13394
18336
19437
Total traduction
62
29
PT
RO
RU
SK
SL
SV
290 79 261 33 22 8 142
217 79 261 33 22
17
17
17
17
6 125 74
6 124 74
6 124 524
6 119 664
158 7 9 11 396 82 55
64 7 9 11 396 82 19
76 7 9 11 396 82 21
64 7 9 11 396 82 21
501 2 416
9
9
18512
74
1
97 2 416
30
12 5 114 10 82 5 108
14367 62
PL
16 30 338 79 261 33 22 8 137
12 5 111 10 82 11 1094 29
NO
9
16676
10
53 40 577
49
12
15276 75
30
18645
24 5 108 10 82 5 106
157 150 3310 632 2211 330 272 72 1473 18 17 2292 5 76 52 1125 4310 11 9 2098 63 90 110 4040 656 538 40 4538 20 4536 202 143 51 1482 173 2823 82 5471
15071
155440
18070
199118
148
12 5 108 11 403 5 113
14165 9
97 2 416
13
10
670
49
12
TOTAL
97 2 391
194 206 pages
7/V
VERDELING PER TAAL 1998
Taal
Bladzijden
%
% gecumul.
1.
ES
21.076
10,5
10,5
2.
DE
19.858
10,0
20,5
3.
FR
19.437
9,7
30,2
4.
PT
18.645
9,3
39,5
5.
IT
18.512
9,2
48,7
6.
EL
18.381
9,1
57,8
7.
FI
18.336
9,1
66,9
8.
DA
18.320
9,1
76,0
9.
SV
18.070
9,0
85,0
10. NL
16.676
8,3
93,3
11. EN
10.786
5,3
98,6
12. RU
670
0,3
98,9
13. NO
75
0,1
99,0
14. IS
62
0,1
99,1
15. SK
49
0,1
99,2
16. PL
30
0,1
99,3
17. HU
29
0,1
99,4
18. BG
28
0,1
99,5
19. CS
19
0,1
99,6
20. SL
12
0,1
99,7
12
0,1
99,8
10
0,1
99,9
9
-
100,0
9
-
100,0
7
-
100,0
21. ET 22. RO 23. LT 24. LV 25. AR
TOTAAL
199.118 8/V
BELANGRIJKSTE CIJFERS VAN HET VERTAALBUREAU 1995-1998
Omschrijving
BIJLAGE VI
1995
1996
1997
Voorlopige cijfers voor 1998 (1)
19.592 (2)
40.347 (2)
120.939 (2)
197.301 (2)
8 4
23 16
53 31
104 67
2.449 4.898
1.754 2.522
2.282 3.901
1.900 2.945
Totale begroting ‘000 ecu
972
2.785
8.665
12.838
Prijs per bladzijde in ecu
49,6
69,0
71,6
65,1
Aantal vertaalde bladzijden Personeel: totaal LA Productiviteit in bladzijden per alle categorieën per LA
(1) Het verslag van de controle van de Rekenkamer is nog niet afgerond (2) In dit getal zijn de cijfers voor de vertaling van bladzijden die bestemd zijn voor de raad van bestuur van het Vertaalbureau niet opgenomen .
VOORLOPIGE BALANS 1998 ACTIVA
BIJLAGE VII 1998
Agentschappen en organen Overige schulden
987.206 977.118 10.088
TOTAAL ACTIVA
693.439
10.711.099 14 2.201
12.061.269
5.683.826 231.315 1.885
6.885.678
TOTAAL PASSIVA
2.941.160 275.212 2.665.948
360.748 2.013.290 3.048.787
977.118 977.118
693.439 693.439
5.661.326
Schulden Overgedragen kredieten Opnieuw aan te wenden kredieten Schulden aan derden Voorschotten agentschappen en organen
1997
5.422.825
Regularisatierekening Te ontvangen bijdragen
5.917.027
1998
Kapitaal Eigen kapitaal Resultaten 1995, 1996 en 1997 Resultaat 1998
693.439
10.713.314
Kasmiddelen Banktegoed in ECU Banktegoed in LUF Voorschotkas
71.186 204.026
94.961 187.082 45.442 33.264
Schulden van derden
PASSIVA 275.212
360.749
Materiële vaste activa Meubilair Computerapparatuur Software Telefoonapparatuur
1997
2.460.884 13.327 343.799 2.843.316
12.061.269
3.251.079 3.007.279 3.289 240.511
6.885.678
WERKPROGRAMMA 1999 EN STRATEGIEËN OP MIDDELLANGE TERMIJN VOOR HET VERTAALBUREAU
I. INLEIDING Het jaar 1998 was het eerste volledige begrotingsjaar na afronding van de aanvangsperiode van drie jaar die in de Verordening tot oprichting van een Vertaalbureau was vastgesteld. In het jaar 1999 moet nu dan ook de definitieve consolidering van het Vertaalbureau een feit worden, vooral op het gebied van interinstitutionele samenwerking. Met de vertaalwerkzaamheden voor de gedecentraliseerde agentschappen werd feitelijk reeds in 1995 aangevangen, toen het Vertaalbureau werd opgericht. Deze werkzaamheden ontwikkelden zich de daaropvolgende jaren naar tevredenheid, overeenkomstig de strategie en prioriteiten die destijds werden vastgesteld door de raad van bestuur. Uitgangspunt was dat het absoluut noodzakelijk was een externe dienst op te zetten voor de nieuw-opgerichte agentschappen die niet over een eigen vertaaldienst beschikten, zodat deze op bevredigende wijze hun werkprogramma’s zouden kunnen uitwerken. Nadat deze aanvankelijke doelstelling was verwezenlijkt, legde het Vertaalbureau, overeenkomstig het bepaalde in artikel 2, lid 3, van de oprichtingsverordening, reeds in 1997 de eerste contacten met de instellingen en organen van de Europese Unie die over een eigen vertaaldienst beschikken, om te bestuderen op welke voorwaarden zij een beroep zouden kunnen doen op de diensten van het Vertaalbureau. Deze besprekingen leidden in 1998 tot ondertekening van overeenkomsten met enkele instellingen, zoals blijkt uit het verslag van de werkzaamheden van het Vertaalbureau.
18
≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈ II. WERKZAAMHEDEN 1) Gedecentraliseerde organisaties en organen In bijlage 1 bevindt zich de volledige lijst van organisaties, organen en instellingen van de Europese Unie waarvoor het Vertaalbureau vertaalwerkzaamheden verricht. In 1999 moet het Vertaalbureau gaan onderhandelen over de hernieuwing van samenwerkingsovereenkomsten met de volgende organisaties: - Januari:
Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat – Wenen
- April:
Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving – Lissabon
- September:
Europees Milieuagentschap – Kopenhagen Europese Stichting voor Opleiding – Turijn Europese Politiedienst (Europol) – Den Haag
- Oktober:
Communautair Bureau voor plantenrassen – Angers Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk – Bilbao
Tegelijkertijd blijft het Vertaalbureau gespitst op voorstellen om nieuwe gedecentraliseerde organisaties en organen op te richten, teneinde zijn diensten aan te kunnen bieden. 2) Instellingen van de Europese Unie Over alle samenwerkingsovereenkomsten die met de in bijlage I vermelde instellingen zijn ondertekend moet opnieuw worden onderhandeld, daar ze in eerste instantie slechts voor een jaar zijn afgesloten. Met het oog hierop heeft het Vertaalbureau reeds met alle instellingen contacten gelegd. Bovendien is het voornemens de contacten met het Hof van Justitie en het Comité van de Regio’s voort te zetten. Deze gesprekken ontwikkelden zich in 1998 in positieve zin, maar hebben nog niet tot een concreet resultaat geleid. 3) Interinstitutioneel Vertaalcomité Gedurende 1998 nam het Vertaalbureau deel aan alle werkzaamheden van het Interinstitutioneel Vertaalcomité, terwijl het eveneens voorzitter was van het Subcomité voor Freelancevertaling. In 1999 zal het Vertaalbureau aan alle subcomités blijven deelnemen en voorzitter blijven van het Subcomité voor Freelancevertaling, teneinde een standaardovereenkomst op te stellen voor de uitvoering van vertaalwerkzaamheden die door alle instellingen van de Europese Unie kan worden gebruikt.
19
≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈
Het Subcomité Terminologie heeft van zijn kant het Vertaalbureau verzocht te onderzoeken of het haalbaar is een interinstitutionele gegevensbank op te zetten. Dit onderzoek wordt momenteel al uitgevoerd en naar verwachting zullen de eerste voorlopige conclusies, samen met concrete voorstellen, voor de zomer beschikbaar komen. Tenslotte zal het Vertaalbureau, - het betreft nog steeds interinstitutionele samenwerking voortgaan met het vertaalproject en de publicatie van de “Joint Aviation Requirements”, in samenwerking met Directoraat-generaal VII van de Commissie en het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen. Er zij op gewezen dat het hier een project van grote omvang betreft, waarbij eveneens de luchtvaartautoriteiten van de lidstaten zijn betrokken; het doel van dit project is om op communautair niveau te komen tot een akkoord over de eisen waaraan technische uitrusting in civiele vliegtuigen moet voldoen. 4) Freelancevertaling De voornaamste taak van de sectie Freelance van het Vertaalbureau in 1999 bestaat uit het organiseren van een reeks openbare inschrijvingen (zie de lijst in bijlage II). In totaal betreft het drie openbare inschrijvingen voor zeer gespecialiseerde teksten op het gebied van geneeskunde, milieu en luchtvaart en daarnaast 22 openbare inschrijvingen van meer algemene aard voor de vertaling van teksten op het gebied van: •
onderwijs, beroepsopleiding, arbeidsomstandigheden, maatschappelijke en culturele aangelegenheden,
•
juridische, financiële en monetaire aangelegenheden.
Door de ervaring die in 1998 is opgedaan met de openbare inschrijving voor de vertaling van de Gemeenschapsmerken kunnen we nauwkeurigere selectiecriteria vaststellen, zodat gewaarborgd is dat de bedrijven en personen met wie uiteindelijk een overeenkomst wordt aangegaan van zeer hoge kwaliteit zijn. De contracten voor de vertaling van de merken die in 1998 zijn ondertekend, worden vernieuwd; in enkele gevallen worden deze echter afgesloten met andere bureaus, die na de procedure op de tweede plaats eindigden, aangezien enkele bureaus die als eerste eindigden niet in staat bleken om het vereiste kwaliteitsniveau te handhaven. Bovendien is het Vertaalbureau van plan om een aantal in 1998 gestarte projecten voort te zetten, zoals de nieuwsbrief die één keer per kwartaal verschijnt, de redactie van een vademecum voor freelance vertalingen, de ontwikkeling van een gegevensbank voor het beheer van freelance middelen en een project dat tot doel heeft freelance vertalers toegang te verlenen tot elektronische vertaalinstrumenten.
20
≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈ 5) Standaardisering Op het gebied van terminologie vangt het Vertaalbureau in 1999 aan met de werkzaamheden voor de oprichting van een eigen gegevensbank. Met het oog hierop moeten alle vertalers gerichte cursussen krijgen om vertrouwd te kunnen raken met het gebruik van elektronische zoekprogramma’s en de aanmaak van gegevensbestanden op basis van zowel de gegevens uit verschillende bestanden van de Gemeenschap als van Internet. De bestaande elektronische instrumenten worden vernieuwd om ervoor te zorgen dat ze specialistische glossaria en terminologielijsten kunnen opstellen en verspreiden, ter ondersteuning en verbetering van de efficiëntie van het werk van de vertalers. Het Vertaalbureau verwacht eveneens dat de werkzaamheden voor een eigen website worden afgerond, zodat de toegang tot de terminologiegegevensbanken van het Vertaalbureau eenvoudiger wordt. Wat betreft computerondersteund vertalen zal het Vertaalbureau in 1999 het gebruik van het systeem Translator’s Workbench zodanig uitbreiden dat het niet alleen toegankelijk wordt voor de eigen vertalers en voor de vertaling van de merken, maar eveneens voor de externe freelance vertalers voor de vertaling van ieder type document. Dit heeft tot gevolg dat het aantal gebruikers in belangrijke mate zal toenemen. Tegelijkertijd en teneinde de beperkingen van dit systeem zowel in technisch opzicht als wat betreft capaciteit te overwinnen, gaat het Vertaalbureau intensiever gebruik maken van SYSTRAN en een openbare aanbesteding uitschrijven voor een geautomatiseerd vertaalsysteem waarin het beheer van de gegevensbanken en de documentenstroom zijn opgenomen. Het systeem dat dan het beste aan onze behoeften voldoet, wordt vervolgens gekozen. 6) Algemene en financiële administratie en personeelszaken Ook de afdeling Algemene en financiële administratie en personeelszaken is in 1998 blijven groeien, van 7 medewerkers aan het begin van het begrotingsjaar naar 12 aan het einde, teneinde het hoofd te kunnen bieden aan het toenemend aantal taken en functies dat onder haar ressorteert. Naar verwachting wordt deze afdeling in 1999 verder versterkt tot de drie eenheden waaruit de afdeling bestaat compleet zijn. De sectie Algemene administratie heeft als belangrijkste taken: •
de strategie te bepalen voor de kantoorhuisvesting, zowel op korte termijn (zoeken naar tijdelijke oplossingen voor het tekort aan kantoorruimte in het gebouw waarin we momenteel gehuisvest zijn) als op lange termijn (definitieve vestigingsplaats);
•
een geïntegreerd systeem vast te stellen voor het beheer van de inventaris, waarbij gebruik gemaakt wordt van streepjescodes ter identificatie en controle van de inventaris;
•
het huidige systeem te verbeteren en kantooruitrusting en ander materiaal te bestellen;
•
de materiële arbeidsomstandigheden voor het personeel van het Vertaalbureau te verbeteren, met name met het oog op de beperkingen van de momenteel beschikbare ruimte;
21
≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈
•
onderhandelingen te voeren met de autoriteiten van het gastland van het Vertaalbureau over overeenkomsten met betrekking tot veiligheid en de definitieve huisvesting alsmede over een huurovereenkomst voor de tijdelijke kantoorruimte;
•
een gedragscode op te stellen waaraan het personeel van het Vertaalbureau zich moet houden in contacten met de buitenwereld, zoals de Europese Ombudsman heeft verzocht;
•
interne voorschriften op te stellen in verband met de uitvoering van de begrotingen, in verband met de toewijzing van functies en verantwoordelijkheden, met de rondgang van documenten, met volmachten en vervangingen alsmede andere zaken met betrekking tot de interne organisatie van het Vertaalbureau;
•
wijzigingen en aanpassingen in de belangrijkste regelingen van het Vertaalbureau uit te werken, zoals de financiële voorschriften, de samenwerkingsovereenkomsten met de organisaties, organen en instellingen van de Europese Unie, de algemene voorwaarden van toepassing op overeenkomsten en aanbestedingen, enzovoort.
De sectie Financiële administratie houdt zich in 1999 vooral bezig met de installatie en de ingebruikname van het boekhoudsysteem SI2 dat in samenwerking met de Europese Commissie en een aantal agentschappen onder leiding van de Stichting van Turijn is ontwikkeld. Het Vertaalbureau vertrouwt erop dat de geleidelijke invoering van de verschillende modules waaruit dit boekhoudsysteem bestaat niet alleen voor verbetering van de aan de raad van bestuur en aan de Rekenkamer doorgegeven financiële informatie zal zorgen, maar eveneens voor grotere efficiëntie van het interne beheer door snelle en doorzichtige informatie te verstrekken over de reële kosten die moeten worden toegeschreven aan elke afdeling en dienst van het Vertaalbureau, op basis waarvan vervolgens de facturering geschiedt ten behoeve van de organisaties, organen en instellingen waarvoor het Vertaalbureau vertaalwerkzaamheden verricht. Tenslotte moet de sectie Personeelszaken, waarvan de kern eind 1998 is opgezet, alle taken gaan uitvoeren die het Vertaalbureau tot nu toe had gedelegeerd aan de daartoe bevoegde diensten van de Europese Commissie in Luxemburg. Het gaat voornamelijk om de volgende taken: •
het vaststellen van schema’s voor aanwerving en tijdschema’s voor selectieprocedures die noodzakelijk zijn om te voorzien in de vacatures van de personeelsformatie, zoals die is goedgekeurd door de raad van bestuur;
•
het opstellen van lijsten met taken en functieomschrijvingen;
•
het uitwerken van een strategie voor training, bevorderingen, vernieuwing van contracten, enz. ter overlegging aan de raad van bestuur na ruggespraak met het Personeelscomité;
•
het onderhouden van contacten met de personeelsafdelingen van andere agentschappen en instellingen van de Europese Unie en met het Personeelscomité van het Vertaalbureau.
22
≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈
III.
WERKLAST EN PROGNOSE OP MIDDELLANGE TERMIJN 1999 – 2003
De voor 1999 voorziene werklast is enigszins hoger dan een jaar geleden werd voorspeld: van in totaal 162.150 bladzijden toen naar 171.200 nu. Deze toename is uitsluitend toe te schrijven aan de stijging van het aantal te vertalen documenten, aangezien de vertaling van de merken praktisch ongewijzigd blijft: 111.250 toen, tegen 111.300 nu. Het totale aantal te vertalen documenten is echter gestegen van 50.900 bladzijden toen, naar 59.900 nu, - een stijging van 9000 bladzijden – als gevolg van een hele serie aanpassingen van de vraag in neerwaartse richting die wij van de kant van een aantal agentschappen verwachten ((EMA – Kopenhagen, EFIL – Dublin, EMEA – Londen, EWDD – Lissabon), en in opwaartse richting in andere gevallen (EUROPOL – Den Haag, ETF – Turijn, OCVV – Angers, OERX – Wenen). De belangrijkste wijziging ten opzichte van de vorige prognose is echter het vertaalproject van de Joint Aviation Requirements voor DG VII van de Europese Commissie: dit project behelst naar verwachting de vertaling van in totaal ongeveer 12.000 bladzijden in alle talen. Dit getal vormt bovendien nog maar het begin van dit project waarvan het totaal aantal te vertalen bladzijden momenteel wordt geschat op 100.000 bladzijden in alle officiële talen van de Europese Unie en dat enkele jaren in beslag zal nemen. Wat betreft de bijdragen is een gemiddelde prijs van 79 euro per bladzijde begroot, aangezien op dit moment de gevolgen van de nieuwe factureringsmethode, waarbij prijsverhogingen of kortingen worden toegepast afhankelijk van de termijnen waarom de cliënten van het Vertaalbureau vragen, nog niet bekend zijn. Wat betreft de prognose op middellange termijn vanaf het jaar 2000, wordt rekening gehouden, zoals reeds een jaar geleden is voorspeld, met een afname in het aantal te vertalen merken. Deze daling wordt slechts gedeeltelijk gecompenseerd door schommelingen in opwaartse richting van de vraag naar vertalingen van documenten van andere organisaties en instellingen, zodat een lichte daling van de totale werklast het gevolg zal zijn; pas na 2002 zal waarschijnlijk weer herstel intreden. Wat betreft de prognoses voor de bijdragen gedurende deze periode zij erop gewezen dat deze niet veranderen, aangezien, volgens bijna alle op dit moment bekende economische voorspellingen, het huidige lage inflatiepercentage in de Europese Unie de komende jaren ongewijzigd zal blijven. Ondanks de voorspelde lichte afname van het aantal te vertalen bladzijden in 2000 in vergelijking met 1999 (-7.200 bladzijden = -4,2%), acht het Vertaalbureau een kleine uitbreiding van het personeelsbestand noodzakelijk, voornamelijk om te voorzien in de bestaande lacunes van de ondersteunende diensten voor de sectie Vertaling (Informatica, Standaardisering, de bibliotheek, documentatie, enz.). In de loop van 1999 wordt echter grondiger bekeken hoeveel medewerkers er nog nodig zijn, voordat de overeenkomstige begroting wordt afgerond, die naar verwachting in oktober van dit jaar zal worden goedgekeurd.
23
≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈ Tenslotte heeft het Vertaalbureau de reeds vorig jaar gepresenteerde cijfers met betrekking tot de gevolgen van de uitbreiding van de Europese Unie op onze werkzaamheden aangepast. Op basis van een herziening van het percentage voor publicatie bestemde documenten dat in 1998 is vertaald, d.w.z. die documenten die bij eventuele uitbreiding in de officiële talen van de nieuwe lidstaten zouden moeten worden vertaald, verschillen de verkregen cijfers niet substantieel van die van het jaar daarvoor (zie bijlage VII). Meer specifiek: het gewogen percentage voor vertaling in de 10 talen zou 53,2% zijn (55,5% vorig jaar), dat wil zeggen 26,6% voor vijf extra officiële talen. Dit is het uitgangspunt voor onze huidige prognoses en er lijkt op dit moment geen aanleiding te bestaan om deze te wijzigen, aangezien de informatie waarover we momenteel beschikken niet veel verschilt van die van vorig jaar. Aangezien de Gemeenschapsmerken ook in vijf nieuwe officiële talen zouden moeten worden vertaald, zou de totale werklast van het Vertaalbureau met ongeveer 57.600 bladzijden stijgen, i.e. met 33,7%. Op basis van de op dit ogenblik beschikbare informatie gaat het Vertaalbureau ervan uit dat uitbreiding niet zal plaatsvinden voor het jaar 2003, het laatste jaar van de periode die deze prognose bestrijkt, maar waarschijnlijk zelfs later. Derhalve dienen alle cijfers en de eventuele gevolgen hiervan op de bijdragen van de organisaties en instellingen, zoals weergegeven in bijlage VIII, als zuiver indicatief worden beschouwd.
24
≈≈≈≈≈≈≈
OVERZICHT VAN DE BIJLAGEN BIJ HET WERKPROGRAMMA VOOR 1999
I
Lijst van organisaties, organen en instellingen waarvoor het Vertaalbureau vertaalwerkzaamheden verricht
II
Tijdschema geplande openbare aanbestedingen
III
Werklast uitgedrukt in aantal vertaalde bladzijden
IV
Bijdragen, uitgedrukt in euro
V
Personeelsformatie 1999 - 2003
VI
Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 1999 - 2003
VII
Percentage vertaalde documenten bestemd voor publicatie
VIII
Gevolgen van de uitbreiding op het aantal te vertalen bladzijden en de bijdragen
25
LIJST VAN ORGANISATIES, ORGANEN EN INSTELLINGEN WAARVOOR HET VERTAALBUREAU
BIJLAGE I
VERTAALWERKZAAMHEDEN VERRICHT A) Gedecentraliseerde agentschappen, bureaus en organisaties • het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk - Bilbao • de Europese Politiedienst (Europol) - Den Haag • het Europees Milieuagentschap - Kopenhagen • de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden - Dublin • het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling- Londen • de Europese Stichting voor Opleiding - Turijn • het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (merken, ontwerpen en modellen) – Alicante • het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving - Lissabon • het Communautair Bureau voor Plantenrassen - Angers • het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding -Thessaloniki • het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat - Wenen B) Instellingen van de Europese Unie • de Europese Centrale Bank • de Rekenkamer • Commissie van de Europese Unie • Raad van de Europese Unie
TIJDSCHEMA GEPLANDE OPENBARE AANBESTEDINGEN
BIJLAGE II
1999 - 1e kwartaal uit EN in alle EU-talen teksten op het gebied van geneeskunde (in eerste instantie ter dekking van de behoeften van het EMEA) EN in alle EU-talen en IC en NO teksten op het gebied van milieu (in eerste instantie ter dekking van de behoeften van het EMA) uit EN en FR in IT teksten met betrekking tot opleiding, beroepsopleiding en werkgelegenheid, sociale aangelegenheden teksten met betrekking tot financiën en openbare boekhouding uit EN en FR in EL teksten met betrekking tot opleiding, beroepsopleiding en werkgelegenheid, sociale aangelegenheden teksten met betrekking tot financiën en openbare boekhouding uit EN en FR in PT teksten met betrekking tot opleiding, beroepsopleiding en werkgelegenheid, sociale aangelegenheden teksten met betrekking tot financiën en openbare boekhouding 1999 - 2e kwartaal uit EN in FR teksten met betrekking tot opleiding, beroepsopleiding en werkgelegenheid, sociale aangelegenheden uit EN en FR in DA teksten met betrekking tot opleiding, beroepsopleiding en werkgelegenheid, sociale aangelegenheden teksten met betrekking tot financiën en openbare boekhouding 1999 - 3e kwartaal uit EN in DE teksten met betrekking tot opleiding, beroepsopleiding en werkgelegenheid, sociale aangelegenheden uit EN en FR in NL teksten met betrekking tot opleiding, beroepsopleiding en werkgelegenheid, sociale aangelegenheden teksten met betrekking tot financiën en openbare boekhouding 1999 - 4e kwartaal uit EN en FR in ES teksten met betrekking tot opleiding, beroepsopleiding en werkgelegenheid, sociale aangelegenheden teksten met betrekking tot financiën en openbare boekhouding uit EN en FR in FI teksten met betrekking tot opleiding, beroepsopleiding en werkgelegenheid, sociale aangelegenheden teksten met betrekking tot financiën en openbare boekhouding uit EN en FR in SV teksten met betrekking tot opleiding, beroepsopleiding en werkgelegenheid, sociale aangelegenheden teksten met betrekking tot financiën en openbare boekhouding
WERKLAST UITGEDRUKT IN AANTAL VERTAALDE BLADZIJDEN Agentschappen/Organen/Instellingen
1999
BIJLAGE III 2000
2001
2002
2003
AESS - Bilbao
3.000
3.000
4.000
4.000
4.000
EUROPOL – Den Haag
3.800
4.000
4.000
5.000
5.000
EEA - Kopenhagen
7.000
8.000
8.000
8.000
8.000
EFIL - Dublin
7.000
7.000
8.000
8.000
8.000
EMEA - Londen
9.500
12.000
10.000
10.000
10.000
FEF - Turijn
5.700
6.000
6.000
6.000
6.000
111.300
92.000
89.000
90.000
90.000
OEDT - Lissabon
3.800
4.000
4.000
5.000
5.000
OCVV - Angers
1.100
2.000
2.000
2.000
2.000
CEDEFOP - Thessaloniki
1.000
2.000
3.000
4.000
4.000
OERX - Wenen
1.000
1.000
2.000
2.000
2.000
ECB - Frankfurt
2.000
3.000
4.000
5.000
5.000
Rekenkamer
2.000
3.000
3.000
4.000
4.000
12.000
15.000
15.000
15.000
15.000
1.000
2.000
3.000
3.000
3.000
171.200
164.000
165.000
OHMI - Alicante
Commissie – JAR Overige
TOTAAL BLADZIJDEN
171.000
171.000
BIJDRAGEN, UITGEDRUKT IN EURO (1) Agentschappen/Organen/Instellingen
BIJLAGE IV 1999
2000
2001
2002
2003
AESS - Bilbao
237.000
237.000
316.000
316.000
316.000
EUROPOL – Den Haag
300.000
316.000
316.000
395.000
395.000
EEA - Kopenhagen
550.000
632.000
632.000
632.000
632.000
EFIL - Dublin
550.000
553.000
632.000
632.000
632.000
EMEA - Londen
750.000
948.000
790.000
790.000
790.000
FEF - Turijn
450.000
474.000
474.000
474.000
474.000
8.788.750
7.268.000
7.031.000
7.110.000
7.110.000
300.000
316.000
316.000
395.000
395.000
OCVV - Angers
88.000
158.000
158.000
158.000
158.000
CEDEFOP - Thessaloniki
79.000
158.000
237.000
316.000
316.000
OERX - Wenen
80.000
79.000
158.000
158.000
158.000
ECB - Frankfurt
158.000
237.000
316.000
395.000
395.000
Rekenkamer
158.000
237.000
237.000
316.000
316.000
Commissie – JAR
960.000
1.185.000
1.185.000
1.185.000
1.185.000
79.000
158.000
237.000
237.000
237.000
13.527.750
12.956.000
13.035.000
13.509.000
13.509.000
OHMI - Alicante OEDT - Lissabon
Overige
TOTAAL EURO (1)
Tegen een prijs van gemiddeld 79 euro per bladzijde
PERSONEELSFORMATIE 1999 - 2003
BIJLAGE V
Soort post
A
LA
B
C
D
TOTAAL
Directie en interinstitutionele samenwerking
2
-
2
3
1
8
Administratie - financiën
2 (3)
-
7
8
4
21 (22)
Informatica
1 (2)
-
3 (4)
6
-
10 (12)
Vertaling: - leidinggevend personeel
-
3
-
-
(1)
3 (4)
- vertalers
-
56 (60)
-
-
-
56 (60)
-secretariaat
-
-
-
6 (7)
-
6 (7)
- bibliotheek en documentatie
-
-
1
2 (3)
-
3 (4)
- planning
-
-
2
3
-
5
- freelance
-
3
1 (2)
4
-
8 (9)
- standaardisering
-
5
3 (4)
3 (4)
-
11 (13)
19 (22)
35 (38)
5 (6)
131 (144)
TOTAAL
5 (7)
Cijfers tussen haakjes vanaf 2000 tot en met 2003
67 (71)
BELANGRIJKSTE CIJFERS VAN HET VERTAALBUREAU 1999 - 2003 Omschrijving
2000
2001
2002
2003
171.200
164.000
165.000
171.000
171.000
131 67
144 71
144 71
144 71
144 71
1.305 2.555
1.140 2.310
1.145 2.320
1.185 2.410
1.185 2.410
Totale begroting ‘000 euro
13.528
12.956
13.035
13.509
13.509
Prijs per bladzijde in euro
79
79
79
79
79
Aantal vertaalde bladzijden Personeel: totaal LA Productiviteit in bladzijden per alle categorieën per LA
1999
BIJLAGE VI
PERCENTAGE VERTAALDE DOCUMENTEN BESTEMD VOOR PUBLICATIE Agentschappen/Organen/Instellingen
BIJLAGE VII Percentage in 1998
Percentage van alle door het Vertaalbureau vertaalde documenten
Gewogen % voor 10 taalversies
AESS - Bilbao
20
8,3
1,7
EUROPOL – Den Haag
50
10,4
5,2
EEA - Kopenhagen
70
9,9
6,9
EFIL - Dublin
60
4,9
2,9
EMEA - Londen
60
9,7
5,8
FEF - Turijn
50
11,7
5,8
OHMI - Alicante
30
12,7
3,8
OEDT - Lissabon
70
6,9
4,8
OCVV - Angers
45
3,5
1,6
CEDEFOP - Thessaloniki
30
5,3
1,6
OERX - Wenen
60
0,1
0,1
ECB - Frankfurt
100
4,2
4,2
Rekenkamer
100
6,5
6,5
Commissie – JAR
100
0,8
0,8
30
5,1
1,5
-
100
53,2
100
78,1
78,1
Overige
TOTAAL DOC. OHMI - Merken
Met vijf nieuwe officiële talen zal de werklast derhalve met ongeveer 26,6% stijgen voor wat betreft de documenten en met 39,1% voor wat betreft de merken.
GEVOLGEN VAN DE UITBREIDING OP HET AANTAL TE VERTALEN BLADZIJDEN EN DE BIJDRAGEN Agentschappen/Organen/Instellingen
Bladzijden
BIJLAGE VIII 2003, status quo
Euros
Bladzijden
2003, Met uitbreiding Euros
AESS - Bilbao
4.000
316.000
4.400
347.600
EUROPOL – Den Haag
5.000
395.000
6.250
493.750
EEA - Kopenhagen
8.000
632.000
10.800
853.200
EFIL - Dublin
8.000
632.000
10.400
821.600
10.000
790.000
13.000
1.027.000
6.000
474.000
7.500
592.500
EMEA - Londen FEF - Turijn OHMI - Alicante
90.000*
OEDT - Lissabon
5.000
395.000
6.750
533.250
OCVV - Angers
2.000
158.000
2.450
193.550
CEDEFOP - Thessaloniki
4.000
316.000
4.600
363.400
OERX - Wenen
2.000
158.000
2.600
205.400
ECB - Frankfurt
5.000
395.000
7.500
592.500
Rekenkamer
4.000
316.000
6.000
474.000
15.000
1.185.000
22.500
1.777.500
3.000
237.000
3.450
272.550
171.000
13.509.000
228.600
18.059.400
Commissie – JAR Overige
TOTAAL * 70.000 bladzijden merken 39,1% 20.000 bladzijden documenten 15,0%
= 97.400 = 23.000 ________ 120.400
7.110.000
120.400*
9.511.600
