VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 & WERKPROGRAMMA 2000

V ERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 & WERKPROGRAMMA 2000

NL

Op onze internetsite vindt u nog veel meer informatie (http://www.cdt.eu.int) © Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

1999

VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 & WERKPROGRAMMA 2000

1999

INHOUDSOPGAVE VOORWOORD Door de heer B. McCluskey

VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 HOOFDSTUK 1

INLEIDING

HOOFDSTUK 2

RAAD VAN BESTUUR A. Financiële staten B. Algemene regelingen C. De zetel van het Vertaalbureau D. Diversen

HOOFDSTUK 3

VERTALINGEN EN INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING A. Vertaalwerkzaamheden B. Interinstitutionele samenwerking

HOOFDSTUK 4

BEHEER VAN DE HULPBRONNEN EN DE MIDDELEN A. Personeelszaken en algemene en financiële administratie B. Informatica C. Beleid inzake informatie en publicaties D. Raadgevend Comité voor aankopen en contracten

HOOFDSTUK 5

ANALYSE VAN HET FINANCIEEL BEHEER

BIJLAGEN I II III IV V VI VII VIII

Lijst van de leden van de raad van bestuur Statistieken vertaling Personeelsformatie Organigram Verlenging van contracten, herinschalingen/bevorderingen 1999 Informaticastructuur van het Vertaalbureau Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 1995-1999 Voorlopige balans en resultatenrekening 1999

2

1999

WERKPROGRAMMA 2000

HOOFDSTUK 1

INLEIDING

HOOFDSTUK 2

DOELSTELLINGEN EN STRATEGIE A. Partners en interinstitutionele samenwerking B. Vertalingen C. Personeelszaken en administratie D. Financieel beheer E. Technische hulpmiddelen

HOOFDSTUK 3

PROGNOSE OP MIDDELLANGE TERMIJN 2000/2004

BIJLAGEN: I II III IV V VI VII VIII

Lijst partners van het Vertaalbureau Werklast uitgedrukt in aantal bladzijden 2000-2004 Bijdragen uitgedrukt in euro 2000-2004 Programma aanbestedingsprocedures voor het jaar 2000 Personeelsformatie 2001-2004 Gevolgen van de uitbreiding op het aantal te vertalen bladzijden Gevolgen van de uitbreiding op de werklast Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 2000-2004

3

1999

VOORWOORD Door de heer B. McCluskey, voorzitter van de raad van bestuur

Gedurende het jaar 1999 heeft de consolidatie van het Vertaalbureau zich verduurzaamd, met een toenemende werklast van meer dan 12%. Het Vertaalbureau verlengde de overeenkomsten met al zijn cliënten en verschafte daarmee een gezonde basis voor de toekomst. Bovendien maakte het Vertaalbureau in 1999 daadwerkelijk een aanvang met de tenuitvoerlegging van interinstitutionele activiteiten; in dit verband kreeg het terminologieproject voor de agentschappen (IATE) interinstitutionele status en speelde het Vertaalbureau een belangrijke rol bij de opstelling van een gemeenschappelijk kader voor het toekennen van contracten voor externe vertalingen door de Europese instellingen. Naar verwachting zal het komende jaar een lichte toename van het aantal vertaalde bladzijden te zien geven. Het Vertaalbureau bereidt zich reeds voor op de uitbreiding in Oost-Europese richting en een aantal vertalers is bezig met het leren van de talen van de kandidaat-landen. Verder wordt een interinstitutionele website gelanceerd om informatie te verstrekken over de vertaalbehoeften die door de op handen zijnde uitbreiding worden gegenereerd. De interinstitutionele activiteiten van het Vertaalbureau zijn in het algemeen opgezet met het oog op verdere ontwikkeling ervan, met name op het gebied van terminologie en externe vertaling. De wijze van functioneren van het Vertaalbureau zal in de loop van het jaar 2000 worden herzien, zoals voorzien in de oprichtingsverordening. Het steeds nijpender wordende ruimtegebrek voor het personeel van het Vertaalbureau kon in 1999 helaas niet worden opgelost en is voor wat betreft de betrekkingen met de Luxemburgse autoriteiten een prioriteit geworden. Op voorwaarde dat geschikte kantoorruimte gevonden kan worden, gaat het Vertaalbureau ervan uit zijn kernactiviteit – het vertalen voor de gedecentraliseerde agentschappen en bureaus van de Europese Unie – in de komende jaren gestaag te kunnen uitbreiden en tegelijkertijd een leidende functie te kunnen vervullen bij de interinstitutionele samenwerking op het gebied van vertaling.

4

1999

VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 HOOFDSTUK 1

INLEIDING

Het jaar 1999 betekende een consolidatie in de omvang van de werkzaamheden van het Vertaalbureau. Deze bedroeg, uitgedrukt in het aantal vertaalde bladzijden, in totaal 223.990. Hetgeen niet alleen een duidelijke toename betekent in vergelijking met de 199.118 bladzijden van het voorgaande jaar (een stijging van 24.872 bladzijden, oftewel +12,5%). Maar bovendien wordt hiermee duidelijk het aantal van 225.400 bladzijden benaderd waarin was voorzien in de gewijzigde en aanvullende begroting, met een kleine afwijking naar beneden van 1.410 bladzijden (oftewel -0,6%). Deze consolidatie in de werkomvang kan ons voldoende vertrouwen in de toekomst geven, wat met name uit een nadere analyse van de cijfers van de voorgaande jaren naar voren komt: Titel

1998

1999

Toename (%)

43.678

61.730

+ 18.052 (+ 41,3%)

Bladzijden merken

155.440

162.260

+ 6.820 (+ 4,4%)

Totaal

199.118

223.990

+ 24.872 (+ 12,5%)

Bladzijden documenten

Uit bovengenoemde tabel blijkt dat de vertaling van documenten het grootste deel (bijna driekwart) van de totale toename uitmaakt - die 24.872 bladzijden bedroeg in vergelijking met het voorgaande jaar. De groei bij de vertaling van merken is van geringere omvang. Deze ontwikkeling, die overigens geen verrassing vormt - zij was zowel door het Merkenbureau te Alicante als door het Vertaalbureau voorspeld - houdt in dat er meer evenwicht is ontstaan in de vraag naar vertalingen, zoals blijkt uit onderstaande tabel: Titel

1998

1999

Vertaling van documenten

21,9 %

27,6 %

Vertaling van merken

78,1 %

72,4 %

100,0 %

100,0 %

TOTAAL

5

1999

Uit andersoortige, niet zeer opzienbarende maar wel ondubbelzinnige, gegevens blijkt eveneens dat het Vertaalbureau zich nu in een fase van consolidatie bevindt: 1. De omvang van de werkzaamheden voor de voornaamste cliënt van het Vertaalbureau, het Merkenbureau, is licht gedaald, van 81% naar 77%, terwijl het aandeel van de volgende vijf belangrijkste cliënten (ETF - Turijn, Europol - Den Haag, EMA - Kopenhagen, EMEA - Londen en AESS - Bilbao in 1998 en EMA, ETF, EFIL - Dublin, Europol en EMEA in 1999) is toegenomen, en wel van 11% naar 14%. 2. De vraag naar vertalingen, die bij sommige cliënten natuurlijke schommelingen vertoont die afhangen van diens activiteiten, daalde in 1999 bij de Europese Rekenkamer, CEDEFOP en de Europese Centrale Bank. Deze daling werd echter in ruime mate gecompenseerd door een toenemende vraag van de kant van andere cliënten, zoals de EFIL, het EMA en de Kamers van Beroep van het BHIM. 3. Eveneens kan een gunstige ontwikkeling worden vastgesteld op het terrein van de interinstitutionele samenwerking. Dit geldt zowel voor vertalingen in eigenlijke zin - de getalsmatige toename bij de Raad van de Europese Unie en de Europese Commissie (Joint Aviation Requirements) -, als voor andere projecten, waar een aanvang is gemaakt met het opzetten van een interinstitutionele terminologiegegevensbank. In het kader van de interinstitutionele samenwerking heeft het Vertaalbureau eveneens bij gelegenheid diensten verleend aan het Europees Parlement en het Gerecht van eerste aanleg, door de spoedeisende vertaling van een aantal documenten betreffende de benoeming van de nieuwe Europese Commissie en met betrekking tot de viering van het tienjarig bestaan van het Gerecht van eerste aanleg. Deze positieve ontwikkeling in de omvang van de werkzaamheden heeft even gunstige resultaten met zich meegebracht op het vlak van de kosten van de gefactureerde vertalingen; deze bedragen voorlopig 64 € per bladzijde, tot de Rekenkamer haar controle van de rekeningen heeft afgerond en haar verslag heeft aangeboden. Deze goede resultaten zouden niet mogelijk zijn geweest zonder de inzet en het enthousiasme van de personeelsleden van het Vertaalbureau. Hun inspanningen vormden in grote mate een tegenwicht tegen de stijging van de huishoudelijke uitgaven - wat extra opmerkelijk was door de moeilijke werkomstandigheden waarin deze inspanningen moesten worden geleverd: de huidige krap bemeten kantoorruimte en de hoge eisen op het gebied van deadlines en kwaliteit. Er zij tenslotte aan herinnerd dat de eerste samenwerkingsovereenkomsten voor een periode van drie jaar met de agentschappen van de Europese Unie in 1996 zijn ondertekend. Derhalve heeft het Vertaalbureau met de volgende instellingen en agentschappen onderhandelingen gevoerd over de hernieuwing van deze overeenkomsten:

6

1999

Agentschap/instelling AESS - Bilbao EMA - Kopenhagen EUMC – Wenen ETF – Turijn Europol – Den Haag OCVV – Angers EWDD – Lissabon ECB – Frankfort Raad – Brussel Commissie (DG Vervoer) - Brussel Commissie (Vertaaldienst) - Brussel

Nieuwe looptijd tot 31-10-02 29-02-02 31-12-01 29-02-02 29-02-02 06-12-02 29-04-02 31-12-01 31-12-00 31-12-05 31-12-00

Na een als normaal te beschrijven onderhandelingsproces, met de bedoeling de nieuwe overeenkomsten aan te passen, gezien de inmiddels opgedane ervaringen, de veranderende prioriteiten en de nieuwe werkprogramma's van onze cliënten, zijn de onderhandelingen met succes bekroond en de overeenkomsten tussen de partijen in onderlinge overeenstemming hernieuwd. Het Vertaalbureau hecht eraan zijn dankbaarheid uit te spreken aan alle agentschappen en instellingen die aldus opnieuw blijk hebben gegeven van hun vertrouwen in het Bureau.

HOOFDSTUK 2

RAAD VAN BESTUUR

De raad van bestuur, het voornaamste besluitvormend orgaan van het Vertaalbureau, bestaat uit een vertegenwoordiger van elk van de partners van het Bureau (organisaties, instellingen en organen), een vertegenwoordiger van elke lidstaat en twee vertegenwoordigers van de Europese Commissie. Na de ondertekening van een nieuwe samenwerkingsovereenkomst in 1999 bedraagt het aantal vertegenwoordigers 31 (zie voor de lijst van de leden bijlage I). In het jaar 1999 had bovendien een wisseling van het voorzitterschap plaats. De heer B. McCluskey, algemeen directeur ad interim van de Vertaaldienst van de Europese Commissie, is op 9 september mevrouw C. Flesch opgevolgd, wier functie vacant was sinds haar verkiezing tot lid van het Europees Parlement. De raad van bestuur is twee maal bijeengekomen: 22 maart (tiende bijeenkomst) en 1 oktober (elfde bijeenkomst). Een samenvatting van de belangrijkste zaken die aan de orde zijn geweest alsmede van de genomen besluiten volgt hieronder.

7

1999

A.

Financiële staten 1. Resultaten van het begrotingsjaar 1997 Het onderzoek van de financiële staten van het Vertaalbureau betreffende het op 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar, dat door de Europese Rekenkamer is verricht, is gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen nr. C 406 van 28 december 1998. Volgens dit verslag zijn de jaarrekeningen "betrouwbaar, en zijn de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig". Bijgevolg heeft de raad van bestuur de directeur kwijting verleend voor de uitvoering van de begroting van 1997. Hem is bovendien verzocht de noodzakelijke maatregelen te nemen om de rekeningen van elke afzonderlijke organisatie af te sluiten, op basis van het feitelijk uitgevoerde werk en de daarvoor vastgestelde prijzen. 2. Begrotingsmaatregelen a. Gewijzigde en aanvullende begroting voor 1999 Door de duidelijke toename van de activiteiten in de loop van het begrotingsjaar, ten gevolge van de vraag naar vertalingen van een aantal agentschappen (BHIM, EMA, Europol en OCVV), was een aanzienlijke wijziging noodzakelijk van de ramingen voor 1999. Op basis van een nieuwe schatting, gebaseerd op 225.400 bladzijden, bedraagt het totaal aan inkomsten en uitgaven 17.265.800 euro, hetgeen een toename van 19% betekent in vergelijking met de initiële begroting (13.602.750 euro). b. Begroting voor 2000 Na wijziging is de begroting voor 2000 goedgekeurd op basis van de volgende cijfers: Bedrag aan inkomsten en uitgaven: Werklast uitgedrukt in bladzijden Kosten per bladzijde Personeelsformatie

18 681 100 euro 222 400 bladzijden 76 euro 144 medewerkers

3. Technische werkgroep De technische werkgroep, die is samengesteld uit vertegenwoordigers van de agentschappen en van het Vertaalbureau, heeft zich met verschillende zaken beziggehouden. De voorzitter, mevrouw Schürings (ETF), heeft voorstellen gedaan voor een nadere uitwerking van het begrip aanvraagtermijn voor vertalingen, alsmede voor het vaststellen van de wijze van beoordeling en van facturering voor andere verrichtingen dan vertalingen. De raad van bestuur stond positief

8

1999

tegenover deze voorstellen en nam eveneens nota van het resultaat van het overleg met de agentschappen inzake de systemen van facturering van vertaalwerkzaamheden. De raad van bestuur zal tijdens de volgende bijeenkomst een uitspraak doen omtrent dit dossier en heeft de directeur gevraagd om in de tussentijd aanvullend overleg te voeren met de instellingen die cliënt zijn van het Vertaalbureau.

B.

Algemene regelingen 1. Het verslag van de werkzaamheden in 1998 en het werkprogramma voor 1999 Deze twee documenten werden door de directeur van het Vertaalbureau gepresenteerd en na overleg goedgekeurd. 2. Wijziging van de financiële voorschriften Deze wijziging heeft tot doel de gevolgen van de aanvang van de derde fase van de Economische en Monetaire Unie in de voorschriften te verwerken; daarnaast wordt het principe van de overbrenging van het saldo van een begrotingsjaar naar de begroting van het volgende begrotingsjaar in de procedures opgenomen, overeenkomstig het commentaar van de Europese Rekenkamer. 3. Uitvoeringsbepalingen welke nodig zijn om de vertrouwelijkheid van sommige werkzaamheden te waarborgen De heer McCluskey, voorzitter van de werkgroep, heeft, overeenkomstig artikel 17, lid 3, van de Verordening tot oprichting van het Vertaalbureau (Verordening (EG) nr. 2965/94 van 28 november 1994), de ontwerpregeling van het Vertaalbureau ter goedkeuring voorgelegd aan de Europese Commissie en heeft de raad van bestuur op de hoogte gesteld van het feit dat de tekst na amendering door voornoemde instelling is aangenomen. De raad van bestuur is bijgevolg overgegaan tot definitieve vaststelling van de bepalingen, die zijn gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen (PBEG nr. C 295 van 15.10.1999). Parallel aan bovengenoemde procedure heeft de raad van bestuur de noodzakelijke voorbereidingen getroffen voor de uitwerking van aanvullende maatregelen ter bescherming van vertrouwelijke gegevens die via telecommunicatiemiddelen worden doorgegeven. Een groep deskundigen, onder voorzitterschap van de directeur van het Vertaalbureau, heeft de opdracht gekregen dit vraagstuk te bestuderen en heeft haar conclusies reeds gepresenteerd. De raad van bestuur heeft zijn goedkeuring gegeven aan de voorstellen, die met name voorzien in het uitvoeren van een reeks tests ter bepaling van de doelmatigheid van de verschillende systemen van overdracht die op de markt zijn. De bevindingen met betrekking tot deze proeven zullen tijdens de volgende bijeenkomst worden besproken.

9

1999

4. Wijziging van de regeling tot oprichting van een Raadgevend Comité voor aankopen en contracten Het belangrijkste doel van deze wijziging is aanpassing van de samenstelling van het comité, in verband met de oprichting van een nieuwe afdeling binnen het Vertaalbureau.

C.

De zetel van het Vertaalbureau Het Vertaalbureau is sinds april 1997 gevestigd in het gebouw Nouvel Hémicycle. Sindsdien is sprake van een feitelijke toename van de werkzaamheden van het Bureau, die heeft geleid tot een geleidelijke groei van het personeelsbestand. Aangezien er geen aanvullend kantooroppervlak meer beschikbaar is, heeft het Vertaalbureau momenteel een tekort aan kantoorruimte. Om een oplossing te vinden voor dit ruimtegebrek heeft de directie van het Vertaalbureau, in nauwe samenwerking met de Luxemburgse autoriteiten, diverse mogelijkheden voor de korte en middellange termijn onderzocht. In dit stadium is nog geen definitieve locatie gevonden. De vertegenwoordiger van het Groothertogdom Luxemburg heeft opnieuw opgemerkt dat de autoriteiten van zijn land het Vertaalbureau blijven steunen bij het zoeken naar een uiteindelijke oplossing van het probleem en heeft aangegeven dat het Bureau wellicht gedurende enkele jaren in een ander gebouw kan worden gehuisvest. De raad van bestuur wil, alvorens een keuze te maken voor deze tijdelijke oplossing, aanvullende informatie verkrijgen over aspecten als veiligheid, technische infrastructuur, enz. De raad heeft ook nog eens benadrukt dat het voor de cliënten van het agentschap van wezenlijk belang is dat het Vertaalbureau zijn werkzaamheden efficiënt kan verrichten, met voldoende personeel en onder passende arbeidsomstandigheden. Tenslotte heeft de raad de wens uitgesproken dat er snel een bevredigende oplossing komt voor dit probleem.

D.

Diversen Hieronder volgt een selectie uit de vele onderwerpen die door de raad van bestuur zijn behandeld: Besluiten:

• • • •

Hernieuwing van de contracten, herinschaling/bevordering van het personeel. Nieuwe inschaling van de functie van de directeur. Wijziging van het organigram. Interne voorschriften met betrekking tot het personeel (algemene bepalingen, personeelsbeoordeling, bevordering, opleidingen): principeakkoord, onder voorbehoud van de uitspraak van het comité voor het statuut.

10

1999

Informatie:

HOOFDSTUK 3

A.

• • • • •

Besluit van het Vertaalbureau inzake de strijd tegen fraude. Personeelsstatistieken. Verslag over het geautomatiseerd vertaalsysteem Systran. Verslag over Translator’s Workbench. Mededeling over het project Inter Agency Terminology Exchange.

VERTALINGEN EN INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING

Vertaalwerkzaamheden 1. Werkomvang a. Vertaling van documenten In 1999 is de omvang van de werkzaamheden, uitgedrukt in aantal vertaalde bladzijden, in vergelijking met de voorgaande jaren opnieuw toegenomen: Jaar

Blz. Totaal

1995 1996 1997 1998 1999

20.204 40.899 122.106 199.118 223.990

Bladzijden + 20.695 + 81.207 + 77.012 + 24.872

% + 102,4 + 198,6 + 63,1 + 12,5

In totaal zijn 100.652 bladzijden vertaald door externe medewerkers. Dit zijn externe vertalers met wie het Vertaalbureau dienstverleningsovereenkomsten heeft gesloten. b. Vertaling van gemeenschapsmerken Het algemene resultaat met betrekking tot de vertaling van gemeenschapsmerken is buitengewoon bevredigend. De volgende, aan het begin van 1999 gestelde doelen zijn bereikt: • inhalen van de achterstand die eind 1998 was opgetreden. Deze was zowel te wijten aan het aanzienlijke aantal te vertalen gemeenschapsmerken dat afkomstig was van het BHIM (met, verscheidene weken achtereen, meer dan 500 bladzijden brontekst) als aan de installatie en de inwerkingstelling van een halfautomatisch vertaalsysteem, • uitwerken van een algemeen systeem voor verdeling van revisiewerkzaamheden.

11

1999

Aan het einde van het jaar 1999 was de achterstand tot een minimum gereduceerd en waren de revisiewerkzaamheden met betrekking tot vertaalde gemeenschapsmerken een normaal onderdeel van de werklast van alle interne vertalers geworden. De voornaamste cijfers met betrekking tot 1999 zijn de volgende: aantal van het BHIM ontvangen Gemeenschapsmerken van het BHIM ontvangen bladzijden(1) aantal vertaalde en aan het BHIM verzonden Gemeenschapsmerken vertaalde en aan het BHIM verzonden bladzijden(1)

38.846 12.852 39.663 132.547

De met externe agentschappen gesloten overeenkomsten zijn overigens hernieuwd. Slechts in twee gevallen is hierop een uitzondering gemaakt: in het eerste geval was sprake van dienstverlening van slechte kwaliteit en in het tweede geval wenste het desbetreffende agentschap het contract tot hernieuwing niet te ondertekenen. Niettemin kan gezegd worden dat de kwaliteit van de van externe agentschappen afkomstige vertalingen bevredigend is. c. Andere verrichtingen dan vertalingen Het Vertaalbureau is voortgegaan met de ontwikkeling van terminologische hulpmiddelen die zijn gericht op de specifieke kenmerken van de verschillende agentschappen. Door de aldus samengestelde thesauri krijgen agentschappen en andere organen de gelegenheid tot verruiming van hun taken en hieraan zelf invulling te geven, en beschikken zij over een terminologiecollectie waarmee documenten op meer coherente wijze kunnen worden gereviseerd en vertaald.

2.

Strategie en logistieke ondersteuning a. Interne organisatie In de loop van 1999 is het aantal bij het vertaalbureau werkzame vertalers toegenomen van 57 op 1 januari tot 64 op 31 december. Voor wat betreft de procedures voor aanwerving heeft het Vertaalbureau 5 kennisgevingen van vacatures gepubliceerd, voor de talen DA, SV, NL, DE en ES. Het heeft deze vacatures eveneens kenbaar gemaakt in de grote dagbladen van de lidstaten, teneinde zo het aantal potentiële kandidaten te vergroten. De procedures voor de talen DE en ES worden aan het eind van het eerste kwartaal van 2000 afgesloten. Voor de talen DA, SV en NL konden reservelijsten worden opgesteld van respectievelijk 6, 8 en 7 vertalers.

(1)

Omzetting Gemeenschapsmerken/standaardbladzijden

12

1999

Nieuwe talen: vanaf eind september volgen vertalers van de taalgroepen Engels en Frans cursussen in de talen van landen die om toetreding hebben verzocht (Pools, Hongaars, Tsjechisch, Sloveens en Ests), met het doel deze talen te leren. Voor vertaalwerkzaamheden naar en uit deze talen doet het Vertaalbureau momenteel beroep op externe vertalers. Parallel hieraan werkt het mee aan de publicatie van een oproep van de Europese Commissie tot het indienen van blijken van belangstelling op dit vlak. Hierdoor heeft het Vertaalbureau de mogelijkheid beter op de hoogte te raken van de markt in de landen die toe wensen te treden. Opmerkelijk is het feit dat 1.317 bladzijden naar het Russisch zijn vertaald; deze taal neemt de twaalfde plaats in op de lijst van vertaalcontracten (zie bijlage II/8). Nieuwe organisatie van de planning: in de loop van de zomer is de sectie "centrale planning" opgericht. Sinds de reorganisatie bestaat deze sectie uit alle personen die tot taak hebben de te vertalen documenten en merken te verwerken (het in ontvangst nemen, verspreiden, verzenden en verwerken met behulp van TWB). De sectie bestaat uit 2 LA, 2 B en 12 C. In het personeelsbestand van deze sectie bevinden zich 3 personen die belast zijn met de opmaak van vertalingen en soms van originelen; zij houden zich ook bezig met het scannen van documenten die alleen op papier voorkomen en met de controle van de opmaak van voor publicatie bestemde teksten. b. Technische middelen Gebruik van Translator's Workbench (TWB): in de loop van 1999 werd TWB steeds meer gebruikt bij de vertaling van documenten, waardoor meer coherentie in de vertaalde documenten kan worden gerealiseerd. Met nadruk dient te worden opgemerkt dat TWB nu zelfs bij voor Europol gemaakte vertalingen kan worden aangewend, dankzij het feit dat deze software is geïntegreerd in een gesloten netwerk van 11 pc's. Computerondersteunde vertaling: dankzij de inspanningen van met name de sectie die de voorgaande jaren belast was met de automatisering, heeft het proces van de automatisering van de vertaling der gemeenschapsmerken eind 1998 normale proporties aangenomen. Hierdoor werd het mogelijk de verantwoordelijkheid voor het dagelijks functioneren over te dragen aan de afdeling vertalingen. De overgang naar Word 97 bracht echter met zich mee dat een nieuwe versie van het programma voor computerondersteund vertalen gebruikt moest gaan worden. Vervolgens is dit hulpmiddel ook aangewend bij de vertaling van andere documenten dan merken. De desbetreffende sectie heeft alle noodzakelijke logistieke voorbereidingen getroffen en voor de vertalers speciale trainingsbijeenkomsten georganiseerd. Sinds juni 1999 wordt ongeveer een derde van de documenten niet zijnde merken, vertaald met behulp van hulpmiddelen voor computerondersteunde vertaling; inmiddels heeft men zoveel ervaring

13

1999

opgedaan met het proces dat de afdeling vertalingen de hiermee samenhangende dagelijkse werkzaamheden nu op zich kan nemen. Een van de doelstellingen van de met de automatisering van het vertaalproces belaste sectie was om voor computerondersteund vertalen een betrouwbaarder programma te vinden dan wat voor de vertaling van gemeenschapsmerken wordt gebruikt. Hiertoe zijn in samenwerking met de afdeling informatica specificaties opgesteld. Er is een openbare aanbesteding uitgeschreven voor een vertaalsysteem voor de gemeenschapsmerken, waarin de documentenstroom is opgenomen. In januari 2000 zou een aanvang moeten worden gemaakt met het werken met het nieuwe systeem. Terminologie: gedurende het gehele jaar 1999 hebben werkzaamheden op het gebied van de terminologie plaatsgevonden. Hierbij zijn meer dan 40.000 meertalige ingangen in de gegevensbank van het Vertaalbureau ingevoerd. c. De kwaliteit Verbetering van de kwaliteit: het Vertaalbureau heeft er niet alleen naar gestreefd de termijnen na te leven waarom door agentschappen, organisaties en instellingen is gevraagd, maar ook om de kwaliteit van de geleverde vertalingen nog meer te verbeteren. Evenals in de voorgaande jaren hebben de vertalers deelgenomen aan op interinstitutioneel niveau georganiseerde taalcursussen en aan andere vormen van permanente educatie. Gezien de toenemende vraag van het BHIM en van andere agentschappen en organen naar vertalingen van teksten van juridische aard heeft het Vertaalbureau zich inspanningen getroost om de deskundigheid op dit gebied te vergroten. Zo is in december een seminar met de collega's van het Merkenbureau georganiseerd, dat een groot succes was. In de loop van 2000 wordt dit experiment eventueel herhaald. Behalve vertaaldiensten biedt het Vertaalbureau ook dienstverlening op het gebied van revisie van originele documenten die door auteurs zijn geredigeerd in een andere taal dan de moedertaal. Van deze dienst is in 1999 echter door weinig organen gebruik gemaakt. Comité herwaardering rangorde: in de onlangs door het Vertaalbureau gesloten kaderovereenkomsten ten behoeve van externe vertaaldiensten is vastgesteld dat de aanvankelijke rangorde van de onderaannemers een herwaardering dient te ondergaan; deze dient te worden gebaseerd op de door ieder van hen geleverde werkzaamheden. Met nadruk zij gesteld dat het concept van deze dynamische rangorde van de contractanten geheel nieuw is. De herwaardering wordt verricht door een hiertoe speciaal door het Vertaalbureau opgericht comité, dat Comité herwaardering rangorde wordt genoemd. Dit comité dient niet te worden verward met het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen. Eerstgenoemd comité heeft tot opdracht een positieve en/of negatieve waardering te geven van de externe vertalingen die worden geleverd op basis van de door het Vertaalbureau gesloten

14

1999

nieuwe contracten. Het tweede comité is gepositioneerd op interinstitutioneel niveau en heeft tot taak een beoordeling te geven van externe vertalingen van onvoldoende kwaliteit van de Commissie, het Parlement en het Vertaalbureau. In de nieuwe contracten van het Vertaalbureau wordt expliciet bepaald dat alle vertalingen met het cijfer +1 (uitstekende kwaliteit) of –1 (zeer slechte kwaliteit) worden voorgelegd aan het Comité herwaardering rangorde. Dit is samengesteld uit vertegenwoordigers van de secties externe vertalingen, beheer vertalingen en administratie, en bovendien de functionaris die het Vertaalbureau vertegenwoordigt in het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen. De laatste is tevens de persoon die, voor alle vraagstukken die verband houden met de kwaliteit, zorgt voor de communicatie tussen de sectie externe vertalingen en degenen die belast zijn met de planning. Het comité neemt de beoordeling van de interne revisoren al dan niet over en zorgt eventueel voor aanpassing van de inschaling van de onderaannemer. Het besluit wordt aan de contractant bekendgemaakt. Het comité neemt eveneens een besluit over de vraag of voor de vertaling in kwestie al dan niet een vergoeding dient te worden uitbetaald en of dit moet leiden tot aanpassingen op contractueel niveau. Eventueel buigt het comité zich over de vraag of bij niet-naleving van een termijn al dan niet de in het contract genoemde boete dient te worden opgelegd. Dit hangt af van het geleverde bewijsmateriaal (doktersverklaring, enz.). d. Onderzoek en documentatie De dienst documentatie heeft de opdracht gekregen een documentaire infrastructuur ten behoeve van vertaalwerkzaamheden op te zetten, en wel voor alle talen gezamenlijk. Hiertoe heeft de dienst een bibliotheek- en documentatiecollectie samengesteld, bestaande uit: microfiches (150.000 PDEG series L en C, COM-documenten), documentatie op papier (encyclopedieën, 2000 algemene, technische en wetenschappelijke woordenboeken), cd-roms (voor gebruik op één computer en voor netwerken), de mogelijkheid tot het raadplegen van de verschillende gegevensbanken van de gemeenschap (CdtVista, Celex, EUR-Lex, Eudor, TIS, enz.) en toegang tot Internet. Deze hulpmiddelen voor het zoeken van informatie zijn constant in ontwikkeling en worden in toenemende mate door de vertalers gebruikt.

15

1999 3.

Externe vertalingen a. Strategie Het Vertaalbureau heeft ongeveer 50% van het totale aantal vertalingen uitbesteed. Frans is nog steeds de meest gevraagde doeltaal (17,2 %) en Engels blijft de belangrijkste brontaal (52,8 %). Overeenkomstig de van meet af aan gevolgde beleidslijnen heeft het Vertaalbureau er in de contractuele betrekkingen met de externe vertalers steeds naar gestreefd regelmatig en op constructieve wijze met hen overleg te voeren. Om meer bekendheid te geven aan zijn strategie inzake externe vertalingen heeft het Vertaalbureau deelgenomen aan verschillende seminars en conferenties, zoals aan het internationale seminar in maart 1999 te Londen voor vertalers die geïnteresseerd zijn in het werken voor de Europese Gemeenschappen en aan het wereldcongres van vertalers te Mons in augustus. Tenslotte heeft het Vertaalbureau voor zijn 250 externe medewerkers op 3 december een informatiedag georganiseerd, die een heel gunstige uitwerking heeft gehad. b. Openbare aanbestedingen en beleid met betrekking tot de contracten Er zijn in de loop van 1999 verscheidene openbare aanbestedingen georganiseerd, met als doel kaderovereenkomsten af te sluiten met externe vertalers die voldoen aan de bijzondere eisen van het Vertaalbureau (speciale deskundigheid op specifieke gebieden, gebruik van moderne vertaaltechnologieën, enz.). Deze openbare inschrijvingen worden hieronder beknopt weergegeven: FL99001-MED – voor de vertaling van teksten op het gebied van geneeskunde, uit het Engels in alle andere officiële talen van de Europese Unie (10 partijen). Op deze openbare aanbesteding heeft het Vertaalbureau in totaal 115 inschrijvingen ontvangen van kandidaten die aan de eisen voldeden, waarvan een groot aantal betrekking had op meer dan één subpartij. Er zijn 38 kaderovereenkomsten aangeboden en ondertekend. FL99002-ENV – voor de vertaling van teksten op het gebied van milieu, uit het Engels in alle andere officiële talen van de Europese Unie en in het IJslands en Noors (12 partijen). Op deze openbare aanbesteding heeft het Vertaalbureau in totaal 131 inschrijvingen ontvangen van kandidaten die aan de eisen voldeden, waarvan een groot aantal betrekking had op meer dan één partij. Er zijn 37 kaderovereenkomsten aangeboden en ondertekend. FL99003-AIR – voor de vertaling van teksten op het gebied van luchtvaart, uit het Engels in alle andere officiële talen van de Europese Unie. Het betrof vijf verschillende gebieden met betrekking tot luchtvaart en veiligheid (10 partijen met elk 5 subpartijen). Op deze openbare aanbesteding heeft het Vertaalbureau in totaal 263 inschrijvingen ontvangen van kandidaten die aan de eisen voldeden, waarvan een groot aantal betrekking had op alle vijf subpartijen binnen één partij. Er zijn 65 kaderovereenkomsten aangeboden en ondertekend. 16

1999

FL99004-DA, FL99005-DE, FL99006-EL, FL99007-EN, FL99008-ES, FL99009-FI, FL99010FR, FL99011-IT, FL99012-NL, FL99013-PT, FL99014-SV – voor de vertaling van teksten op het gebied van sociologie. Deze laatste openbare aanbestedingen, die midden september 1999 openbaar zijn gemaakt, zijn momenteel in hun beoordelingsfase. De overeenkomsten gaan in op 1 maart 2000 voor de drie talen met het grootste aantal jaarlijks uitbestede bladzijden, te weten Engels, Frans en Duits, en op 1 april 2000 voor de overige talen. Aan de inschrijvers op al deze openbare aanbestedingen heeft het Vertaalbureau ter ondertekening de nieuwe kaderovereenkomst aangeboden. Deze is in overeenstemming met het ontwerp voor een gemeenschappelijke kaderovereenkomst van het subcomité externe vertalingen, dat in november 1999 aan het Interinstitutioneel Vertaalcomité is aangeboden. Deze overeenkomst is de uitdrukking van een uiterst belangrijke ontwikkeling in de contractuele betrekkingen tussen externe vertalers en Europese instellingen en organen. In de overeenkomst worden de stringente kwaliteitseisen van het Vertaalbureau expliciet vastgelegd en worden boetes opgelegd indien hieraan niet wordt voldaan of indien de afgesproken levertermijn niet is nageleefd. Maar wat nog belangrijker is en een primeur vormt, is dat de in de openbare aanbestedingen omschreven toewijzingscriteria een systeem van doorlopende beoordeling van de contractanten behelzen, en wel voor de gehele geldigheidsduur van de overeenkomst. Op basis van dit principe komt een rangorde van de contractanten tot stand, die gebaseerd is op de feitelijk geleverde diensten. Dit is tevens de eerste keer dat het Vertaalbureau overeenkomsten aanbiedt voor een jaar, die tot vier keer kunnen worden verlengd; met dit systeem is een kwalitatieve controle van de contractanten mogelijk en wordt vrije concurrentie op het vlak van voorwaarden en prijzen beter gewaarborgd. B.

Interinstitutionele samenwerking 1. Interinstitutionele betrekkingen Een van de taken van de sectie interinstitutionele betrekkingen is het coördineren van de vertegenwoordiging van het Vertaalbureau in het interinstitutioneel vertaalcomité en in verschillende subcomités hiervan, zoals het subcomité externe vertalingen en het subcomité vertaalhulpmiddelen, om hiervan twee te noemen. De sectie beschikt eveneens over de bevoegdheid om betrekkingen te onderhouden met Europese organen en instellingen, in het bijzonder de begrotingsautoriteit, en zij streeft ernaar om eveneens werkrelaties tot stand te brengen met Europese organen en instellingen waarmee dergelijke betrekkingen nog niet bestaan. In 1999 heeft het comité zich beziggehouden met de volgende kwesties. • Deelname aan het subcomité externe vertalingen. • Er zijn contacten gelegd met Europese instellingen, met als doel deze vertrouwd te maken met de doelstellingen van het Vertaalbureau met betrekking tot interinstitutionele samenwerking.

17

1999

• Er werd op heel bijzondere wijze samengewerkt met het Europees Parlement bij de presentatie van de nieuwe Europese commissarissen, waarbij het Parlement behoefte had aan vertalingen die binnen een termijn van slechts enkele dagen geleverd moesten worden. • De begrotingsautoriteit heeft zich in positieve zin uitgesproken over het principe van uitbreiding van de financiële middelen van het Vertaalbureau, waarbij rekening wordt gehouden met het onderscheid tussen vertaalactiviteiten enerzijds en activiteiten op het gebied van de interinstitutionele samenwerking anderzijds. • Er zijn contacten gelegd met de bevoegde afdelingen van de Commissie en met de directeur van het Europees Bureau voor de wederopbouw van Kosovo, teneinde de diensten van het Vertaalbureau aan te bieden zodra dit Bureau operationeel is. • De sectie heeft meegewerkt aan de organisatie en de voorbereiding van het seminar externe vertalingen van 3 december 1999, en heeft verder bewerkstelligd dat aan dit gebeuren een televisie-uitzending en een artikel in de pers werden gewijd. 2. Interinstitutioneel Vertaalcomité Verscheidene leden van de afdeling vertalingen werken mee aan activiteiten van subcomités van het Interinstitutioneel Vertaalcomité, zoals het subcomité toetreding nieuwe lidstaten en het subcomité statistieken en productiviteit. De sectie externe vertalingen speelt nog steeds een actieve rol. Zo was zij, in het kader van de werkzaamheden van het subcomité externe vertalingen, betrokken bij het opstellen van een ontwerp-kaderovereenkomst. Bovendien is zij, met twee vertegenwoordigers, volwaardig lid geworden van het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen. In 1999 heeft het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen in totaal 296 documenten in behandeling genomen, waarvan er 53 door het Vertaalbureau, 218 door de Commissie en 25 door het Parlement waren ingebracht. Bij de door het Vertaalbureau ingebrachte documenten vormden DA, EN, IT en NL de meest "omstreden" talen. Dit voorbeeld kan een belangrijke rol spelen bij de selectieprocedures voor nieuwe externe vertalers. Het zou wenselijk zijn dat het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen bij deze procedure een belangrijker rol gaat spelen dan tot op heden, omdat dit de mogelijkheid biedt tot dynamische inschaling van externe vertalers; hierin is immers niet alleen voorzien in de nieuwe overeenkomsten van het Vertaalbureau, maar ook in de overeenkomsten op basis van de gemeenschappelijke openbare inschrijving door het Europees Parlement en het Vertaalbureau. Terminologie: de haalbaarheidsstudie met betrekking tot één enkele gegevensbank voor de Europese Unie, die op verzoek van het Interinstitutioneel Vertaalcomité aan het Vertaalbureau is

18

1999

opgedragen, is in april 1998 voltooid. Uit de resultaten van deze studie, die tijdens de vergadering van mei zijn voorgelegd aan het Interinstitutioneel Vertaalcomité, blijkt dat het haalbaar èn wenselijk is dat er één enkele terminologiegegevensbank komt. In juli 1999 heeft het DG Ondernemingen van de Europese Commissie voor rekening van het Vertaalbureau een openbare aanbesteding uitgeschreven. De inschrijvingen zijn in oktober 1999 beoordeeld en er is een overeenkomst aangeboden. Gedurende deze periode hebben de verantwoordelijke functionarissen van de vertaaldiensten van de Europese Unie voor dit initiatief duidelijk belangstelling getoond. Derhalve is tijdens de bijeenkomst van het Interinstitutioneel Vertaalcomité van september daarom besloten dat dit project van het Vertaalbureau een interinstitutionele status zal krijgen. Het Vertaalbureau heeft nu dus, in het kader van het IDA-programma en in nauwe samenwerking met de vertaaldiensten van de instellingen, de verantwoordelijkheid gekregen voor de proefperiode van één enkele terminologiegegevensbank voor de Europese Unie.

HOOFDSTUK 4 BEHEER VAN DE HULPBRONNEN EN DE MIDDELEN

A.

Personeelszaken en algemene en financiële administratie 1. Personele middelen a. Personeelsformatie In de loop van het jaar 1999 is het aantal personeelsleden toegenomen van 104 tot 124 medewerkers. Het gaat hier om 116 tijdelijk functionarissen, 3 hulpfunctionarissen, 3 deskundigen en 2 uitzendkrachten. De verdeling per categorie is aangegeven in de personeelsformatie (zie bijlage III). b. Personeelsbeleid De sectie personeelszaken, die eind 1998 is opgezet, is al snel operationeel geworden en heeft de twee belangrijkste doelen bereikt die zij in 1999 diende te realiseren, te weten • het uitwerken en aan de raad van bestuur presenteren van algemene regelingen inzake opleiding, personeelsbeoordeling en bevordering. Deze regels bevatten belangrijke vernieuwingen en voorstellen. Zij zijn opgesteld om de bepalingen van het statuut en de behoeften, taken en specifieke kenmerken van het Vertaalbureau op elkaar af te stemmen, dit in overleg met het personeelscomité; en

19

1999

• het beheer van een aantal functies die tot aan het begin van het jaar onder het Directoraatgeneraal administratie van de Commissie vielen; hierdoor verleent dit DG momenteel aan het Vertaalbureau dezelfde diensten als aan andere gedecentraliseerde bureaus. De sectie heeft elf selectieprocedures georganiseerd, waarbij in totaal 455 sollicitaties in behandeling zijn genomen. Het ging om twee selectieprocedures categorie A, vier LA, vier B en één C. Bij deze selectieprocedures zijn de personen geworven, die volgens de door de verschillende afdelingen opgestelde profielen het best gekwalificeerd zijn. Selectie Hoofd informatica Projectcoördinator Vertaler Vertaler Vertaler Vertaler Medewerker boekhouding Informatica LSA Informatica helpdesk Veiligheidsfunctionaris Technische ondersteuning

Categorie A7/A6 LA 7/LA 6 LA 7/LA 6 LA 7/LA 6 LA 7/LA 6 LA 7/LA 6 B5/B4 B5/B4 B5/B4 B3/B4 C5/C4

Taal

DA DE NL SV

Totaal aantal kandidaten 16 18 23 112 118 66 29 4 10 27 32

Aantal kandidaten op de reservelijst 3 3 6 procedure loopt nog 8 7 4 procedure loopt nog procedure loopt nog 3 15

Nadat de raad van bestuur op 1 oktober 1999 in principe akkoord was gegaan met de regels voor bevordering, werd gedurende de laatste twee maanden van het jaar de eerste bevorderingsronde gehouden, wat leidde tot dertien bevorderingen voor alle categorieën tezamen. Een en ander had waarneembaar een motiverend effect op het gehele personeel (zie bijlage V). Er zijn belangrijke inspanningen verricht op het gebied van scholing, en wel op alle terreinen waarop het bureau werkzaam is. Zo zijn er in samenwerking met de andere instellingen 37 taalopleidingsactiviteiten georganiseerd, 16 informaticacursussen, 2 terminologieopleidingen, 2 bibliotheekopleidingen, 2 cursussen op het gebied van begrotingsboekhouding en 1 opleiding met betrekking tot de procedures bij het afsluiten van openbare overeenkomsten.

20

1999

Tegelijkertijd zijn de werkzaamheden met betrekking tot het lopende personeelsbeleid van het Vertaalbureau aanzienlijk toegenomen. De omvang hiervan kan worden geïllustreerd aan de hand van de volgende gegevens: Indiensttredingen Beheer van de contracten van tijdelijke functionarissen Beheer van de contracten van hulpfunctionarissen Beheer van de contracten van uitzendkrachten Dienstreizen Vakantiedagen, ziekte, opname overuren Salarissen Activiteiten met betrekking tot opleidingen Jaarlijks medisch onderzoek Verklaringen (sociale zekerheid, btw, getuigschriften)

46 66 40 8 150 2.257 2.868 95 80 524

2. Algemene administratie a. Beheer van de inventaris en van de ruimten De sectie Algemene administratie heeft de in het gebouw Nouvel Hémicycle beschikbare kantoorruimte zodanig beheerd dat deze ruimte optimaal kan worden benut, voor zover dat mogelijk is nu het Vertaalbureau de grenzen van zijn fysieke groei heeft bereikt. Zowel op institutioneel niveau als op de particuliere markt is onderzoek verricht en zijn onderhandelingen gevoerd, met als doel directie en raad van bestuur tijdelijke oplossingen voor te leggen voor de huidige nijpende huisvestingsproblemen. Hiernaast kan gewezen worden op het feit dat is overgegaan tot het gebruik van ELS-software, waarbij de gehele inventaris die het Vertaalbureau in eigendom heeft in de gegevensbank is ingevoerd. Tenslotte is het van belang te melden dat de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de kredieten van Titel II van de begroting is verbeterd. b. Kwesties van juridische aard De belangrijkste activiteiten betroffen: Het deelnemen en het verlenen van juridische ondersteuning aan de selectiecomités voor de openbare aanbestedingen betreffende enerzijds externe vertalingen op de gebieden: geneeskunde, milieu, luchtvaart en algemeen, en anderzijds van een vertaalsysteem voor de gemeenschapsmerken waarin de documentenstroom is opgenomen en, tenslotte, de openbare gunning langs de weg van onderhandelingen, die door de afdeling informatica in werking is gesteld.

21

1999

Het analyseren en het doen van voorstellen aan de directie met betrekking tot een gedragscode waaraan het personeel van het Vertaalbureau zich moet houden in hun contacten met het publiek, zoals de Europese Ombudsman heeft verzocht. Het voorstellen van een besluit met betrekking tot de voorwaarden voor en methoden van onderzoek bij fraudebestrijding (OLAF), hetwelk door de raad van bestuur is aangenomen. Het uitwerken van een voorstel tot herziening van de financiële voorschriften van het Vertaalbureau, op 1 oktober 1999 goedgekeurd door de raad van bestuur, waarmee deze wordt aangepast aan de invoering van de euro en waarmee het principe van de overbrenging van het saldo van een begrotingsjaar naar de begroting van het volgende begrotingsjaar in de voorschriften wordt opgenomen. Het regelen van delegatie en van vervangingen van beheerders, ordonnateur en rekenplichtige. Juridische ondersteuning in geval van geschillen op het gebied van personeelszaken, toepassing van het statuut en contracten. 3. Financiën en begrotingen De belangrijkste doelstelling van de sectie Financiële administratie in 1999 was het installeren en in werking stellen van SI2, het begrotings- en boekhoudsysteem dat in het eerste kwartaal van het jaar is gaan draaien en gedurende het gehele begrotingsjaar verder is ontwikkeld, in samenwerking met de afdeling informatica en met de financiële controle. Alle werkzaamheden in verband met de begroting en alle ontvangsten en betalingen zijn verricht met dit systeem, waarbij daarnaast uit veiligheidsoverwegingen het oude, in Excel opgezette, systeem voor begroting en boekhouding operationeel is gebleven. Er zijn twee cursussen georganiseerd, toegesneden op het profiel van degenen die het systeem gebruiken. In de loop van het derde kwartaal is het systeem ook op de andere afdelingen van het Vertaalbureau geïnstalleerd, opdat deze kunnen beschikken over alle financiële informatie die zij op hun terrein nodig hebben. Voor wat betreft de verschillende ontwerpbegrotingen kan benadrukt worden dat er een verbetering is in de kwaliteit van de informatie in de gedetailleerde gegevens per begrotingslijn; daarnaast zijn aan de raad van bestuur ramingen met betrekking tot de liquiditeiten voorgelegd. Voor wat betreft de betrekkingen met de financiële controle geldt dat er sprake was van een duidelijke bereidheid tot samenwerking; het aantal teruggezonden dossiers is aanzienlijk verminderd. De facturering ten behoeve van de agentschappen, instellingen en organen die cliënt zijn van het Vertaalbureau heeft verbetering ondergaan, zowel voor wat betreft de bewijsstukken als de

22

1999

informatie in de debetnota's. In de loop van het jaar is een meer geavanceerd systeem ter controle van de vervaldata ingevoerd, waardoor de incassotermijnen over de hele linie korter zijn geworden. De sectie heeft diverse projecten betreffende analytische boekhouding voorgelegd. Op grond hiervan is een plan van aanpak opgesteld, dat begin 2000 van start gaat.

B.

Informatisering 1. Omgeving Het Vertaalbureau kent een omgeving die gebaseerd is op Windows NT servers en Windows NT werkstations, die onderling verbonden zijn middels een lokaal netwerk. Alle personeelsleden van het Vertaalbureaus hebben een PC tot hun beschikking. De basisconfiguratie van elk werkstation bestaat uit Windows NT, Microsoft Office, Lotus Notes, Internet-navigators en antivirusprogramma's. Andere producten die zijn geïnstalleerd worden gebruikt voor specifieke doeleinden, bijvoorbeeld software ten behoeve van het vertaalproces, Oracle-software waarmee toegang kan worden verkregen tot gegevensbanken, enz. Alle gebruikers beschikken over elektronische post en hebben toegang tot het "World Wide Web". Het Vertaalbureau beschikt over twee Windows NT domeinen (zie bijlage VI), die sinds 1999 een ontwikkeling hebben doorgemaakt. Het eerste domein vormt de algemene omgeving voor alle normale werkzaamheden en vertalingen. Het omvat een aantal servers waarmee Lotus Notes en de Oracle-gegevensbank kunnen worden gebruikt, evenals servers voor het delen van bestanden en voor printwerkzaamheden. Een Lotus Notes MTA zorgt binnen deze omgeving voor het elektronisch berichtenverkeer. Het tweede domein is bestemd voor werkzaamheden die op verzoek van Europol worden uitgevoerd en maakt voor het berichtenverkeer gebruik van Microsoft Exchange. Dit domein kent een afzonderlijk beveiligingssysteem, wat noodzakelijk is gezien het specifieke werkterrein van deze organisatie. 2. Beheer en ontwikkeling De informatiseringsomgeving van het Vertaalbureau heeft zich in de loop van 1999 verder uitgebreid. Er zijn nieuwe medewerkers geworven en het netwerk is uitgebreid met computers en printers. Er zijn servers toegevoegd, waaronder 2 op Windows NT, dit met het oog op de toenemende vraag naar gegevensopslagmogelijkheden in relatie tot het vertaalproces en het nieuwe beheer van databanksystemen.

23

1999

In het kader van het FLOSYS-project, dat wordt gefinancierd door het IDA-programma (Interchange of Data between Administrations – gegevensuitwisseling tussen administraties), is het gebruik van Lotus Notes uitgebreid en is een firewall geïnstalleerd om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de gegevens. Er is een systeem van documentenbeheer geïnstalleerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van het programma Fulcrum Search Server; binnenkort zal een nieuw systeem voor de documentenstroom bij vertaalwerkzaamheden waarbij Lotus Notes voor de interface met Internet wordt gebruikt, het berichtenverkeer en het documentenbeheer in gebruik worden genomen. Er zijn twee systemen van de Europese Commissie voor gegevensbankbeheer geïnstalleerd, namelijk SI2 voor de begroting en de boekhouding en het inventarissysteem ELS. Ook heeft het Vertaalbureau nu een publieke Internetsite (op basis van Lotus Notes), die tot doel heeft algemene informatie te geven over het Vertaalbureau en zijn activiteiten. Voor wat betreft de elektronische post heeft het Vertaalbureau X400 geleidelijk afgeschaft; het protocol wordt sinds november niet meer gebruikt. Momenteel wordt alleen het SMTP-protocol toegepast door middel van Lotus Notus MTA (het tweede domein, dat Microsoft Exchange gebruikt, is nog uitsluitend op X400 gebaseerd). Het Vertaalbureau heeft op verzoek van de raad van bestuur een studie verricht naar de uitwisseling van vertrouwelijke documenten langs elektronische weg tussen het Bureau en zijn partners. Na besprekingen met vertegenwoordigers van een aantal agentschappen en lidstaten, deskundigen op het gebied van vertrouwelijkheid en veiligheid, is een project opgezet onder de naam SECLEG (proefprojecten op het gebied van recht en veiligheid) dat tot doel heeft te onderzoeken aan welke veiligheidseisen voldaan dient te worden en voorstellen te doen voor oplossingen op het technische vlak. De onderzoeksfase van het project is afgerond. Het aantal personeelsleden van de afdeling informatica is toegenomen van 8 naar 10 personen, waardoor het eveneens mogelijk werd de "helpdesk" uit te breiden. In het bijzonder heeft de helpdesk de volgende taken: - het installeren van computerapparatuur en programmatuur, - het verlenen van directe ondersteuning aan de gebruikers bij problemen met apparatuur, programmatuur, telecommunicatie of infrastructuur, - het verzorgen van interne gebruikerstrainingen voor de door het Vertaalbureau gebruikte programmatuur, - het beheren van de apparatuur en van de programmatuur, bijvoorbeeld de inventaris, reservekopieën van de servers, het melden van problemen aan leveranciers. Bovendien biedt de helpdesk, vanuit zijn specifieke deskundigheid, ondersteuning op het gebied van geavanceerde opmaaktechnieken van documenten en bij de conversie van bestanden, voor alle formaten waarin bij het Vertaalbureau documenten worden aangeleverd.

24

1999

C.

Beleid inzake informatie en publicaties Het Vertaalbureau heeft in 1999 zijn beleid op het gebied van informatieverschaffing gecontinueerd, hetgeen resulteerde in de publicaties die in onderstaande lijst staan vermeld. Hiernaast werden in het jaar 1999 twee projecten opgezet die tot doel hadden het Vertaalbureau een duidelijker beeld naar buiten toe te geven. Met het eerste project wordt beoogd het Bureau een eigen gezicht te geven, door het ontwikkelen van een logo; het tweede project is het openen van een publieke Internetsite, die een aanvulling vormt op de in druk verschenen publicaties. 1. Lijst van publicaties Titel Jaarverslag 98 en werkprogramma 99 Informatieblad (nr. 14, 15, 16 en 17) Informatieblad freelancevertaling Definitieve begroting 99 Uitvoeringsbepalingen welke nodig zijn om de vertrouwelijkheid van sommige werkzaamheden te waarborgen

Frequentie jaarlijks ieder kwartaal halfjaarlijks PBEG 03.12.1999 PBEG 15.10.1999

Talen de elf talen van de EU DE, EN en FR EN de elf talen van de EU de elf talen van de EU

2. Het logo van het Vertaalbureau Het besluit een logo te creëren past in het ontwikkelingsproces dat het Vertaalbureau sinds zijn oprichting in 1994 heeft doorgemaakt: het wil hiermee zijn specifieke identiteit, als gespecialiseerd bureau van de Europese Unie, duidelijker uitdragen. Met dit nieuwe gezicht wil het Vertaalbureau de sleutelrol van het vertaalproces benadrukken en aangeven dat het een belangrijke rol speelt ten aanzien van het principe van de meertaligheid, het grondbeginsel van de Unie. Het Bureau laat hiermee zien hoe hecht het verankerd is in Europa en hoezeer het in dienst staat van Europa en de Europese gedachte. Een interne werkgroep heeft bepaald aan welke vereisten het logo moest voldoen; de uiteindelijke vormgeving kwam in samenwerking met een grafische studio tot stand. Om de invoering van het logo soepel te laten verlopen en om de voorlichting erover te stroomlijnen, is een vormgevingsgids (met voorbeelden) samengesteld en aan alle personeelsleden uitgereikt.

25

1999

3. De Internetsite van het Vertaalbureau

D.

Om te zorgen voor een zo breed mogelijke verspreiding van zijn informatie, heeft het Vertaalbureau eind 1999 een publieke Internetsite geopend: www.cdt.eu.int. Deze verleent een nieuwe dimensie aan het beleid inzake informatieverschaffing dat het Vertaalbureau voor ogen staat: het kan hierdoor de gebruiker rechtstreeks geactualiseerde, toegankelijke en volledige informatie verstrekken. Behalve gegevens over de oprichting en de taken van het Vertaalbureau, geeft de site ook nadere informatie over functioneren, structuur en personeel van het Bureau. Bovendien bevat de site een hoeveelheid documentatie, waaronder teksten van regelingen en publicaties als: de verordening tot oprichting, regels met betrekking tot de toegang tot documenten van het Bureau, het verslag van de werkzaamheden en het werkprogramma, informatiebladen, enz. De meeste documenten worden gepresenteerd in de vorm van bestanden, die kunnen worden gedownload. Tenslotte treft de gebruiker hier alle actuele informatie met betrekking tot openbare inschrijvingen en vacatures aan. Raadgevend Comité voor aankopen en contracten (RCAC) In de loop van 1999 is het Raadgevend Comité voor aankopen en contracten (RCAC) 6 keer bijeengekomen; het heeft hiernaast 4 keer via een schriftelijke procedure een uitspraak gedaan en heeft 8 positieve adviezen uitgebracht. 1. Samenstelling Na de herziening van het reglement tot oprichting van het RCAC, waarbij rekening werd gehouden met de nieuwe structuur van het Vertaalbureau (besluit van de raad van bestuur van 1 oktober 1999), heeft het RCAC een vertegenwoordiger van de afdeling Interinstitutionele samenwerking en organisatie in zijn gelederen. De leden van het Raadgevend Comité voor aankopen en contracten zijn: Gewoon lid Dhr. I. Rodriguez-voorzitter Mevr. M. A. Fernandez Dhr. A. Pott Mevr. F. Nicolas Mevr. N. Lamboray Dhr. E. Hentgen-waarnemer

Vertegenwoordiger van de dienst Afd. Algemene admin., financiën en personeelszaken Afdeling Vertalingen Afd. Interinstitutionele samenwerking Sectie Financiën Juridische dienst Financiële controle van de Europese Commissie

Plaatsvervanger Dhr. P. Elorza Mevr. R. West Mevr. L. Hoffmann Mevr. M. Algeri

Het secretariaat van het RCAC berust bij mevr. Y. Cheikh.

26

1999

2. De adviserende functie Net als in de voorgaande jaren heeft het RCAC er de voorkeur aan gegeven geen advies te geven aan het einde van de rit, maar de dossiers in al hun stadia te volgen, vanaf hun ontstaan tot aan de goedkeuring van de overeenkomst. Het RCAC ziet het liefst dat de adviezen die het aan de verschillende afdelingen verstrekt inzake procedures en contracten, in samenspraak tot stand komen. Hieronder worden hiervan enkele voorbeelden gegeven: • Het aannemen van een herwaarderingssysteem, waarmee de aanvankelijke rangorde van de contractanten voor externe vertalingen kan worden herzien op grond van een periodieke beoordeling van de door hen geleverde prestaties. Andere instellingen hebben overigens blijk gegeven van hun belangstelling voor dit systeem; • Het beoordelingssysteem voor de inschrijvingen, waarin aanbevelingen zijn opgenomen voor meer transparantie en duidelijkheid aangaande de prijs/kwaliteit-verhouding; hierbij wordt de score met betrekking tot elk criterium vermeld; • Het doen van onderzoek en voorstellen aangaande bepalingen in overeenkomsten, in het bijzonder waar deze betrekking hebben op gegevens in databanken; • De aanbeveling te verklaren dat de openbare aanbesteding met betrekking tot een vertaalsysteem voor de gemeenschapsmerken waarin de documentenstroom is opgenomen, geen positief resultaat heeft opgeleverd, alsmede de aanbeveling om, overeenkomstig artikel 6 van richtlijn 93/36/EEG, over te gaan tot openbare gunning langs de weg van onderhandelingen. 3. Lijst van dossiers die zijn bestudeerd • Openbare aanbesteding met betrekking tot externe vertaalwerkzaamheden EMEA + EMA (positief advies nr. 1 betreffende ontwerp-overeenkomsten en voorwaarden) • Verlenging van de overeenkomsten voor vertaling van gemeenschapsmerken (positief advies nr. 2 via schriftelijke procedure) • Ontwerp-verslag over de activiteiten van het Raadgevend Comité in 1998 (positief advies nr. 3 via schriftelijke procedure) • Openbare aanbesteding met betrekking tot externe vertaalwerkzaamheden voor teksten op milieugebied (positief advies nr. 4) • Openbare aanbesteding met betrekking tot externe vertaalwerkzaamheden voor teksten op medisch gebied (positief advies nr. 5) • Openbare aanbesteding met betrekking tot externe vertaalwerkzaamheden voor teksten op het gebied van luchtvaart (positief advies nr. 6) • Openbare aanbesteding met betrekking tot dienstverlening op het gebied van informatica (positief advies nr. 7 via schriftelijke procedure) • Openbare aanbesteding met betrekking tot de levering van een vertaalsysteem voor de gemeenschapsmerken waarin de documentenstroom is opgenomen (positief advies nr. 8 via schriftelijke procedure).

27

1999

HOOFDSTUK 5

ANALYSE VAN HET FINANCIEEL BEHEER

De werklast voor vertaling bedraagt 223.990 bladzijden, hetgeen betekent dat deze de verwachte werklast van 225.400 bladzijden zeer dicht benadert. Aan de cliënten van het Vertaalbureau zijn 221.265 bladzijden in rekening gebracht. Het totale gefactureerde bedrag voor vertaalwerkzaamheden bedraagt 16.149.627,73 euro; voor activiteiten op het gebied van interinstitutionele samenwerking is het bedrag 674.453 euro (in vergelijking met de ramingen is dit 98,2% van het verwachte bedrag). De gemiddelde kostprijs per bladzijde bedraagt 64 euro, oftewel een vermindering van 13,5% ten opzichte van de raming van het moment dat de definitieve begroting 1999 werd goedgekeurd, namelijk 74 euro per bladzijde. Dit verschil is enerzijds terug te voeren op het feit dat het Vertaalbureau ten gevolge van gebrek aan kantoorruimte niet in alle geplande vacatures heeft kunnen voorzien en anderzijds tot de zeer sterk verbeterde prijs/kwaliteit-verhouding, wat in overeenstemming is met het in artikel 2 van de financiële voorschriften genoemde beginsel van goed financieel beheer. Ontvangsten OMSCHRIJVING Raming voor het begrotingsjaar Vastgestelde rechten Geïnde bedragen Nog te innen bedragen

EURO 17.265.800 17.035.953 12.902.565 4.133.388

PERCENTAGE 100 98 76 24

De definitieve begroting 1999 voorzag in 17.130.800 euro voor bijdragen van de organisaties waarvoor het Vertaalbureau vertaaldiensten verricht. De vastgestelde rechten bedragen 16.824.080 euro, hetgeen 98,2% van het geraamde bedrag vertegenwoordigt. Aan het einde van het jaar stond nog een bedrag open van 4.133.388 euro en beliepen de voorschotten van de organisaties 384.488 euro. In 1999 heeft het Vertaalbureau alle van het voorgaande jaar overgedragen rechten geïnd; dit komt overeen met een bedrag van 1.072.117 euro.

28

1999

Uitgaven Kredieten begrotingsjaar BESCHRIJVING Kredieten begrotingsjaar Aangegane betalingsverplichtingen Verrichte betalingen Automatisch over te dragen kredieten Vervallen kredieten

EURO 17.265.800,00 14.142.467,81 11.089.862,28 3.052.605,53 3.123.332,19

PERCENTAGE 100 81,91 78,42 21,58 18,09

Opmerkingen Titel 1: Personeel BESCHRIJVING Kredieten begrotingsjaar Aangegane betalingsverplichtingen Verrichte betalingen Overgedragen kredieten Vervallen kredieten

EURO 13.962.800,00 11.233251,60 10.362.593,95 870.657,65 2.729.548,40

PERCENTAGE 100 80,45 92,25 7,75 19,55

Voor de personeelsformatie van het Vertaalbureau voor 1999 werd voorzien in 131 functionarissen in totaal; dit betekende een uitbreiding met 19 functionarissen ten opzichte van 1998. Op 31 december 1998 waren 124 functies bezet.

De niet-gebruikte kredieten kunnen verklaard worden uit het feit dat het door ruimtegebrek in het gebouw Nouvel Hémiycle onmogelijk is gebleken al het geplande personeel aan te trekken. Post 1174: Freelance-werkzaamheden 64,34% van de aan deze post toegewezen 5.703.000 euro is gebruikt. 100.652 bladzijden zijn voor vertaling uitbesteed. Titel 2: Gebouwen, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven

29

1999

Titel 2: Gebouwen, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven BESCHRIJVING Kredieten begrotingsjaar Aangegane betalingsverplichtingen Verrichte betalingen Overgedragen kredieten Vervallen kredieten

EURO 3.293.000,00 2.909.216,21 727.268,33 2.181.947,88 383.783,79

PERCENTAGE 100 88,35 25 75 11,65

Het bedrag van de overgedragen kredieten betreft, voor het grootste gedeelte, de kosten van de contracten ten behoeve van de ontwikkeling van informatiesystemen en ten behoeve van extern personeel dat was belast met exploitatiewerkzaamheden voor de afdeling informatica die aan het eind van het jaar werden uitgevoerd.

De vervallen kredieten kunnen verklaard worden uit het feit dat de uitgaven voor de inrichting van ruimten, voor publicaties en voor vergaderingen en telecommunicatie lager uitvielen dan oorspronkelijk was geraamd. Automatisch uit 1998 naar 1999 overgedragen kredieten BESCHRIJVING

EURO

PERCENTAGE

Overgedragen kredieten

2.460.884,22

100

Verrichte betalingen

1.908.773,58

77,56

Vervallen kredieten

551.745,09

22,44

De van 1998 naar 1999 automatisch overgedragen kredieten die niet gebruikt zijn voor betalingen in 1999 betreffen voornamelijk gereserveerde bedragen voor de betaling van externe vertaalwerkzaamheden, vertaalwerkzaamheden die voor de Europese Commissie zijn verricht en een bedrag dat bestemd is voor betaling van de huur van de kantoorruimte in het gebouw Nouvel Hémicycle. Specificatie saldo begrotingsjaar OMSCHRIJVING + Overdracht vervallen kredieten 1998 + Vervallen, opnieuw aan te wenden kredieten - Koersverliezen - Invorderingen, lager dan geraamde bedrag Saldo begrotingsjaar

EURO 551.745,09 13.692,38 8.912,68 170.198,58 386.326,21

30

1999

BIJLAGEN VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 I

Lijst van de leden van de raad van bestuur

II

Statistieken vertaling

III

Personeelsformatie

IV

Organigram

V

Verlenging van contracten, herinschalingen/bevorderingen 1999

VI

Informaticastructuur van het Vertaalbureau

VII

Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 1995-1999

VIII

Voorlopige balans en resultatenrekening 1999

31

1999 BIJLAGE I

LIJST LEDEN RAAD VAN BESTUURVERTAALBUREAU

Instantie

Vervangende leden

Leden

Europese Commissie

Dhr. B. McCluskey

Dhr. L. de Prins

Europese Commissie

(*)

Dhr. D. Stefanidis

Raad van de Europese Unie

Dhr. K. Fischer Holm

Dhr. H. Baes

Europese Rekenkamer

Mevr. U. Gubian

Dhr. M. Loos

AESS

Dhr. H. H. Konkolewsky

Dhr. J. M. Pijuan

Europese Centrale Bank

Dhr. M. F. Moss

Mevr. S. Johns

CEDEFOP

Dhr. J. van Rens

EMA

Dhr. J. Maes

Mevr. T. Porkka

EFIL

Dhr. E. Verborgh

Mevr. M. Barreiro

EUMC

Doctor B. Winkler (*)

EMEA

Dhr. K. de Neef

Mevr. S. Fabiani-Newman

EUROPOL

Dhr. G. Rauchs

Dhr. P. Vowé

ETF

Mevr. G. Schürings

Mevr. J. Anstey

BHIM

Dhr. A. Casado

Dhr. W. Copine

EWDD

Dhr. W. Götz

Dhr. G. Felgueiras

OCVV

Dhr. B. Kiewiet

Dhr. M-O. Gribomont

België

Dhr. H. Maes

Dhr. J. De Beenhouwer

Denemarken

Dhr. O. Toft

Dhr. P. Lundquist

Duitsland

Doctor E. Cuntz

Dhr. Dix

Griekenland

Dhr. A. Makris

Mevr. R. Raptarchi-Avaritsioti

Spanje

Dhr. P. Montesino Espartero

Dhr. D. Pablo Ruiz Jarabo

Frankrijk

Mevr. J.Caballero

Mevr. Nguyen-Binh

Ierland

Dhr. J. Neary

Dhr. Sean C. O Donnell

Italië

Dhr. F.A. Colombo (*)

Dhr. F. Gentilini

Luxemburg

Dhr. P. Heck

Nederland

Mevr. M. Alhadeff (*)

Oostenrijk

Doctor H. Tichy

Portugal

Dhr. Soares (*)

Finland

Mevr. H. Kaila

Zweden

Mevr. B. Ehrenberg-Sundin

Mevr. S. Malmberg

Verenigd Koninkrijk

Dhr. J. Watson

Dhr. G. Paxman

Doctor T. Oberreiter

Legenda: * benoeming nog niet afgerond

32

1999 BIJLAGE II/1

STATISTIEKEN VERTALING TOTAAL

AGENTSCHAPPEN/ORGANEN/INSTELLINGEN:

Agentschappen 27,56 % ofwel 61 730 bladzijden

BHIM gemeenschaps merken 72,44 % ofwel 162 260 bladzijden

10.009

NTAL BLADZIJDEN PER AANTAL BLADZIJDEN PER AGENTSCHAP/ORGAAN/INSTELLING: ENTSCHAP/ORGAAN/INSTELLING:

BHIM Alicante

BHIM GEA Alicante

EWDD Lissabor

OCVV Angers

JAA

EUROPOL Den Haag

179

2.944

2.022

999

2.433

5.497

6.939 ETF Turijr

EUMC Wener

EMEA Londer

EFIL Dublir

594

167 EDDRA

EMA Kopenhager

RADD Brusse

ECB Frankfurt

1.372

1.754

2.725 40

CEDEFOP Thessalonik

HvJ Luxemburg

Rekenkamer Luxemburg

AESS Bilbac

0

CdT Luxemburg

198

2.000

CvdR Brusse

4.000

1.225

6.000

3.823

8.000

5.835

7.829

10.000

5.146

12.000

Totaal agentschappen/organen/instellingen: 61 730 bladzijden (uitgezonderd gemeenschapsmerken)

33

1999 BIJLAGE II/2

ONDERVERDELING

VERTALING/REVISIE/WIJZIGING

Wijziging 0,62% ofwel 1 389 bladzijden

Revisie 2,76% ofwel 6 174 bladzijden

Vertaling 96,62% ofwel160 216943 427 ofwel bladzijden

O N D E ROVNEDR ED RE VL IENRGD IENLTI ENRGN IEN VT EE RR TNAEL IVNEGRETNA/ LE IXNTGEERNN /EE VX ET RE TRANLEI NVGEERNT A L I N G E N

Interne vertalingen 55,06% ofwel 123 338 bladzijden

Externe vertalingen 44,94% ofwel 100 652 bladzijden

34

35

2 327

CEDEFOP - Thessaloniki

1 533 2 996 5 553 2 147 43 678 155 440 199 118

OCVV - Angers

EWDD - Lissabon

BHIM (documenten) - Alicante

Overige

TOTAAL DOCUMENTEN

BHIM (gemeenschapsmerken) - Alicante

TOTAAL

4 556

EUROPOL – Den Haag 345

5 116

ETF - Turijn

JAA - Brussel

4 240

EMEA - Londen

2 118

EFIL - Dublin 63

4 310

EMA - Kopenhagen

EUMC - Wenen

1 833

ECB - Frankfurt

81

2 843

Europese Rekenkamer - Luxemburg

Raad van de Europese Unie - Brussel

3 617

1998

AESS - Bilbao

Agentschappen / Organen / Instellingen

VERGELIJKING 1998 – 1999

1999

1999

223 990

162 260

61 730

2 963

10 188

3 111

2 022

2 433

5 497

6 939

5 146

999

5 835

7 829

594

1 372

1 754

1 225

3 823

Verschil

+24 872

+6 820

+18 052

+816

+4 635

+115

+489

+2 088

+941

+1 823

+906

+936

+3 717

+3 519

-1 239

+1 291

-573

-1 618

+206

B I J L A G E II/3

36

444

ECB - Frankfurt

60 336 (37,2%) 75 758 (33,8%)

BHIM (gemeenschapsmerken) - Alicante

TOTAAL

15 422 (25%)

1 251

Overige

TOTAAL DOCUMENTEN

2 920

BHIM (documenten) - Alicante

664

EWDD – Lissabon

1 112

EUROPOL – Den Haag 260

1 271

ETF – Turijn

OCVV – Angers

1 608

EMEA – Londen

499

332

EUMC - Wenen

JAA – Brussel

846

EFIL - Dublin

2 319

475

Raad van de Europese Unie - Brussel

EMA - Kopenhagen

859

-

562

1e kwartaal

CEDEFOP - Thessaloniki

Europese Rekenkamer - Luxemburg

AESS - Bilbao

Agentschappen / Organen / Instellingen

DRIEMAANDELIJKSE EVALUATIE VOOR 1999 J S U OO 999

44 016 (19,7%)

31 356 (19,3%)

12 660 (20,5%)

509

2 221

761

724

608

1 538

1 616

1 935

35

379

737

63

600

209

91

634

2de kwartaal

1999

47 568 (21,2%)

34 183 (21,1%)

13 385 (21,7%)

815

2 278

891

287

322

1 587

1 692

860

177

734

2 287

81

32

388

795

159

3de kwartaal

56 648 (25,3%)

36 385 (22,4%)

20 263 (32,8%)

388

2 769

795

751

1 004

1 260

2 360

743

455

3 876

2 486

6

265

298

339

2 468

4de kwartaal

223 990

162 260

61 730

2 963

10 188

3 111

2 022

2 433

5 497

6 939

5 146

999

5 835

7 829

594

1 372

1 754

1 225

3 823

TOTAAL

B I J L A G E II/4

37

Bilbao

Luxemburg

Londen

Turijn

Wenen

EMEA

ETF

EUMC

Alicante

TOTAAL

MERKEN

BHIM Alicante

Alicante

BHIM GEA

EWDD Lissabon

OCVV Angers

19.416

16.262

97

102

188

21.442

13.098

1.999

873

224

477

262

461

173

1.444

534

740

462

38

40

22

285

4

22

217

528

DE

364

50

163

508

197

283

58

61

206

4

22

137

253

DA

JAA

1

1

CS

Haag

EUROPOL Den

Dublin

EFIL

EMA Kopenhagen

EDDRA

ECB Frankfurt

RAAD Brussel

Thessaloniki

CEDEFOP

CdT

Brussel

CvdR

HvJ Luxemburg

Luxemburg

Rekenkamer

AESS

AGENTSCHAPPEN

BLADZIJDEN

20.263

16.481

84

102

175

24

432

52

163

508

160

1.172

63

217

224

4

22

127

253

EL

ONDERVERDELING PER AGENTSCHAP

14.337

6.824

1.670

13

133

230

870

206

314

3

2.499

37

91

80

542

369

22

101

333

EN

22.006

15.543

2.222

194

166

253

479

50

563

537

244

830

40

52

209

4

22

82

516

ES

ONDERVERDELING PER AGENTSCHAP

1

1

ET

20.003

16.389

89

102

173

363

465

50

171

487

375

283

40

246

102

254

4

130

280

FI

23.690

14.326

1.323

142

795

176

262

559

216

1.712

537

725

376

38

83

1.046

558

261

4

48

503

FR

1

1

HU

676

676

IS

22.128

15.620

2.235

102

185

239

409

50

595

508

442

943

106

77

247

4

22

344

IT

19.011

15.234

98

24

102

153

52

452

50

165

508

169

1.208

57

60

224

4

22

174

255

NL

690

690

NO

1

1

PL

19.768

16.408

93

337

186

239

432

52

163

508

110

561

40

3

223

4

22

82

305

PT

1.317

4

1.313

RU

1

1

SL

10

10

SQ

19.228

16.075

99

102

166

375

457

50

163

508

169

308

67

60

223

4

22

127

253

SV

223.990

162.260

10.009

179

2.944

2.022

2.433

5.497

999

6.939

5.146

5.835

7.829

167

594

1.372

1.754

2.725

40

198

1.225

3.823

TOTAAL

BIJLAGE II/5 Bijlage II/5

38

Bilbao

INTERN

I

TOTAAL

Alicante

MERKEN

Alicante

BHIM

BHIM GEA

Lissabon

EWDD

OCVV Angers

JAA

Den Haag

I

21442

20263

6799 9681

84

66 109 56 46

432 11 13

1087 85 120 40 164 344 87 76 27 25

24 39

224 105 112

57 196 103 24 20 2 4

EL

TOTAAL EXTERNE VERTALINGEN

19416

5420 7678

97

E

6975 9287

11 213 554 319

262

477

38 414 48 596 144 224 310 1217 227 135 38

I

85 103 56 46

461 230 134

217 66 133 64 216 292 87 76 36 14

55 3

61

13 27

330 198 135 82 20 2 4 4 281 15 7

134 119 121 16 20 2 4

206

DE

DA

E

1

1

CS

897 1102

I

E

I

E

I

E

I

E

I

I

E

E

I

E

EUROPOL

Turijn

Londen

E

I

E

I

E

I

I

E

I

E

I

E

I

E

I

I

E

I

E

I

E

EUMC Wenen

ETF

Dublin

EMEA

EFIL

EMA Kopenhagen

Lissabon

EDDRA ewdd

ECB

RAAD

Thessaloniki

CEDEFOP

CdT Luxemburg

CvdR Brussel

HvJ Luxemburg

Rekenkamer Luxemburg

AESS

EXTERN

22006

6558 8985

966 1256

66 100 118 76

253

479

764 66 201 43 226 311 395 168 32 18

7 33

52

209

288 228 60 22 20 2 4

ES

100652

14337

2933 3891

798 872

102 128 87 46 13

870

3 303 11 108 98

37 2300 199

91

80

18 351 479 63

20 2

166 167 101

EN

1

1

ET

23690

6020 8306

48 128 521 274 86 56 703 620

262

38 310 66 688 37 223 314 1456 256 62 154 5 554

4 33 228 547 11 409 637 68 15

301 202 36 12

FR

1

1

HU

676

676

IS

TOTAAL INTERNE TOTAAL VERTALINGEN INTERNE VERTALINGEN

20003

6942 9447

89

66 107 51 51

363

465

226 57 192 183 181 306 87 84 36 14

102 187 59 7 33

4 18 236

100 180 115 15

FI

ONDERVERDELING EXTERNE/INTERNE VERTALINGEN

19011

6344 8891

98

24

11 142 51 51

452 44 8

1160 48 133 36 186 322 87 78 36 14

36 21

60

94 161 151 23 20 2 4 18 206

NL

123338

22128

6518 9101

1030 1205

66 119 51 51

239

409

871 72 234 208 178 330 398 197 36 14

33 73

20 2 4 4 243 15 62

129 215

IT

690

690

NO

1

1

PL

19768

6782 9626

93

66 120 265 72

239

432

504 57 70 40 194 314 87 76 27 25

7 33

3

223

104 201 60 22 20 2 4

PT

1317

4

1282 31

RU

1

1

SL

10

10

SQ

19228

6819 9256

99

66 100 51 51

457 137 238

250 58 133 36 141 367 55 108 27 23

37 30

60

73 180 93 34 20 2 4 18 205

SV

162260 223990

10009

223990

179

2944

68110 94149

2022

2433

5497

999

6939

5146

5835

7829

167

594

1372

1754

2725

198 40

1225

3823

TOTAAL AGENTSCHAP

653 1369 1861 1083 99 80 4394 5615

167 7169 660 4800 1035 1933 3213 5551 1388 562 437 9 5488 422 2011

1776 2047 975 250 180 18 40 113 2612 1161 593 596 776 287 307

TOTAAL E / I

BIJLAGE II/6

39

WI

WI

EMA

VM

Alicante

TOTAAL

VE

RM

Alicante

WI

MERKEN

VE

BHIM

VE

WI

VE

RE

WI

VE

RE

WI

VE

WI

VE

WI

VE

RE

WI

VE

WI

VE

WI

ALICANTE

BHIM GEA

Lissabon

EWDD

Angers

OCVV

JAA

Den Haag

EUROPOL

(WENEN)

EUMC

Turijn

ETF

LONDEN

EMEA

Dublin

EFIL

VE

VE

Lissabon

Kopenhagen

VE

RE

EDDRA EWDD

VE

VE

RE

WI

VE

RE

WI

VE

FRANKFURT

RAAD ECB

Thessaloniki

CEDEFOP

Luxemburg

CdT

Brussel

CvdR

Luxemburg

VE

VE

HvJ

Luxemburg

VE

RE

WI

-

RK

Bilbao

AESS

WIJZIGING REVISIE VERTALING

1

223 73 800

173 15 462 8 213 41 1

38 1 461 16 724 2 532 108 4 1332

40

22

4 27 18 240

22

175 2 100

12 12

52 13 419

161

160 2 506 2

1 1171

63

217

4 22 18 184

22

127

247

6

EL

46 184 2 131

870

314 2 204

3

2499

37

91

22 18 329 49 31 462 80

22

101

333

EN

166 2 192

50 15 464 8 219 26

458

244 2 535 105

3 827

40

52

4 19 1 189

22

82

510

6

ES

13 1 2 3 97 1998 84 1668 2219 388 358 405 148 388 15873 12740 16075 6676 15155

188 2 100

50 13 448 8 100 256

161

197 2 506 2

1 282

58

61

4 21 18 167

22

137

522 9 208

6

6

247

DE

DA

1 19416 21442 20263 14337 22006

CS

1

176 71 724

216 15 544 8 213 41

725 2 535 125 4 1583

38 1 375

83

4 7 18 236 49 1 508 1046

48

497

6

FR

142 1 89 1322 405 364 15985 13962

173 2 100

50 13 452 8 314 41

169

1 282 16 359 2 485 2

40

102 246

4 18 18 218

130

262

18

FI

1 20003 23690

ET

ONDERVERDELING WIJZIGING/REVISIE/VERTALING

1

1

HU

152 2 100

44 1

50 14 438 8

163

169 2 506 2

1 1207

57

60

4 21 18 185

22

174

249

6

NL

24 1 2234 98 384 380 15235 14854

185 2 100

50 15 394 8 230 1

486

1 942 16 426 2 506 109

106

77

4 21 18 208

22

6 30 308

IT

676 22128 19011

676

IS

690

1 689

NO

1

93 406 16003

186 2 335

52 13 419 8 230 1

161

110 2 506 2

1 560

40

3

4 21 18 184

22

82

299

6

PT

1 19768

PL

1317

4

64 31 1218

RU

1

1

SL

99 399 15676

166 2 100

50 13 444 8 199 168

161

169 2 506 2

2 306

67

60

4 21 18 184

22

127

247

6

SV

10 19228

10

SQ

1389

8

162

2

72

139

2

523

20

48

14

98

220

9

72

6174

4025

46

1730

39

91

32

181

30

216427

158235

10001

179

2782

1974

631

5358

997

6377

5126

5787

7815

76

594

1624 1372

2324

40

198

1216

3721

TOTAAL TOTAAL TOTAAL WI RE VE

223990

162260

10009

179

2944

2022

2433

5497

999

6939

5146

5835

7829

167

594

1754 1372

2725

40

198

1225

3823

TOTAAL

BIJLAGE II/7

1999 BIJLAGE II/8

ONDERVERDELING PER TAAL 1998 - 1999

Taal

1999 Rangschikking (*)

1998 Bladzijden

Rangschikking (*)

1999 Bladzijden

Percentage

Percentage gecumuleerd

FR

1

23 690

3

19 437

10,6

10,6

IT

2

22 128

5

18 512

9,9

20,5

ES

3

22 006

1

21 076

9,8

30,3

DE

4

21 442

2

19 858

9,6

39,9

EL

5

20 263

6

18 381

9,0

48,9

FI

6

20 003

7

18 336

8,9

57,8

PT

7

19 768

4

18 645

8,8

66,3

DA

8

19 416

8

18 320

8,7

75,3

SV

9

19 228

9

18 070

8,6

83,9

NL

10

19 011

10

16 767

8,5

92,4

EN

11

14 337

11

10 786

6,4

98,8

RU

12

1 317

12

670

0,6

99,4

NO

13

690

13

75

0,3

99,7

IS

14

676

14

62

0,3

100

-

15

-

214

-

-

Overige TOTAAL

(*)

223 990

199 118

100 %

-

gebaseerd op het aantal bladzijden per taal

40

41

108 72 409 372 235 1 638

Raad van de Europese Unie - Brussel

ECB - Frankfurt

EMA - Kopenhagen

EFIL - Dublin

EUMC - Wenen

EMEA – Londen

308 2 669

EWDD – Lissabon

BHIM – Alicante

10 844 100

TOTAAL DOCUMENTEN

TOTAAL IN PROCENTEN

BIJLAGE II/9

91,79

9 954

1 039

10

2 528

256

471

180

1 038

601

1 484

210

328

379

62

97

244

39

988

7,28

789

83

2

131

48

25

0

48

26

141

22

39

25

10

7

27

10

145

0,67

73

9

0

9

4

3

0

3

1

13

3

4

5

0

3

8

1

7

0,26

28

0

0

1

0

1

20

1

1

0

0

1

0

0

1

0

0

2

Aantal binnen de Vastgestelde termijn Vastgestelde termijn Vastgestelde termijn vastgestelde termijn + + + verzonden 1 à 2 dag(en) 3 à 5 dagen 1 week documenten

In deze lijst zijn de Gemeenschapsmerken niet opgenomen die per definitie altijd binnen de contractueel vastgestelde termijn worden verzonden.

1 131

Overige

12

500

OCVV – Angers

BHIM GEA

200

1 090

JAA – Brussel

EUROPOL - Den Haag

629

279

CEDEFOP - Thessaloniki

ETF – Turijn

50

1 142

Europese Rekenkamer - Luxemburg

AESS - Bilbao

Agentschappen / Organen / Instellingen

Totaal aantal verzonden documenten

STATISTIEKEN TERMIJNEN VERTAALWERKZAAMHEDEN

1999

1999 BIJLAGE III

PERSONEELSFORMATIE

CATÉGORIE

AANTAL 1997

1998

Begrotingsposten

bezette Begrotingsposten posten*

1999 bezette Begrotingsposten bezette posten* posten*

A2

1

1

A3/LA3

1

1

1

1

1

1

A4-5/LA4-5

6

6

10

8

6

6

A6-7/LA6-7

25

21

59

51

62

56

A8/LA8

-

3

-

9

2

7

Subtotaal A/LA

32

31

70

69

72

71

B1

-

-

-

-

-

-

B2/ B3

2

2

5

2

3

1

B4/B5

4

2

9

10

16

15

Subtotaal B

6

4

14

12

19

16

C1

1

-

1

-

-

-

C2/C3

3

-

8

1

4

3

C4/C5

5

8

17

18

31

31

Subtotaal C

9

8

26

19

35

34

D1

-

-

-

-

-

-

D2/D3

1

1

2

3

5

3

D4

-

-

-

-

-

-

Subtotaal D

1

1

2

3

5

3

48

44

112

104

131

124

TOTAAL

Legenda :

*

op 31 december oorspronkelijke begroting en gewijzigde en aanvullende begroting waarvan 3 hulpfunctionarissen, 3 deskundigen op contractbasis en 2 uitzendkrachten

42

43

*•

OPVOLGER VAN MEVR. C. FLESCH MET INGANG VAN SEPTEMBER 1999

VERTALINGEN

GVERTALERS

SECTIE FINANCIËN

SECTIE CENTRALE PLANNING

SECTIE PERSONEELSZAKEN

SECTIE ALGEMENE ADMINISTRATIE

SECTIE VERTALINGEN

BEHEER

HOOFD: I. RODRIGUEZ

HOOFD: M-A FERNANDEZ

ONDERSTEUNIN

AFDELING ALGEMENE ADMINISTRATIE FINANCIËN EN PERSONEELSZAKEN

SECTIE EXPLOITATIE

SECTIE ONTWIKKELING

SECTIE TÉLÉCOMMUNICATIE

HOOFD: B. HAWES

AFDELING INFORMATICA

DIRECTEUR F. DE VICENTE

AFDELING VERTALINGEN

SECRÉTARESSE

ASSISTENT VAN DE DIRECTIE

RAAD VAN BESTUUR VOORZITTER: B. MCCLUSKEY*

ORGANIGRAM

1999

BETREKKINGEN

SECTIE INTERINSTITUTIONELE

VERTAALHULPMIDDELEN

SECTIE NIEUWE

SECTIE EXTERNE VERTALINGEN

HOOFD: A. POTT

SAMENWERKING

AFDELING INTERINSTITUTIONELE

VOORZITTER: I. RODRIGUEZ

RAADGEVEND COMITÉ VOOR AANKOPEN EN OVEREENKOMSTEN

BIJLAGE IV IV BIJLAGE

1999 BIJLAGE V

VERLENGING VAN CONTRACTEN, BENOEMINGEN EN HERINSCHALINGEN/BEVORDERINGEN IN 1999 VERLENGING VAN CONTRACTEN

Naam

Graad

Duur

Post

L. Daloze

C4

3 jaar

secretaresse

F. Nicolas

B4

3 jaar

rekenplichtige

G. Genesio J. Vigil R. West M. Warton-Woods I. Chiou H. Oussaid E. Pinto T. Curfs M-A Fernandez-Suarez E. Galanis N. Scholz

LA 4 LA 5 LA 6 LA 6 LA 5 LA 5 LA 7 LA 6 LA 3 LA 7 LA 7

3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar

vertaalster IT vertaler ES hoofd sectie externe vertalingen hoofd sectie planning vertaler EL vertaalster DE vertaalster PT vertaalster NL hoofd afdeling vertalingen vertaalster FR vertaalster DE

DOOR DE RAAD VAN BESTUUR BESLOTEN BEVORDERING Naam

Graad

Datum

Post

F. de Vicente

A2

01.04.1999

Directeur

HERINSCHALINGEN/BEVORDERINGEN Naam M. Angioni D. Dechandon B. Hawes P. Elorza M-A. Fernandez G. Genesio C. Mazet M. Warton-Woods P. Dufour S. Miggiano C. Steinmetz F. Bauer L. Daloze L. Hoffmann

van graad

naar graad

LA 8 LA 8 B2 LA 7 LA 4 LA 5 LA 7 LA 7 B5 B5 B5 C5 C5 C5

LA 7 LA 7 A7 LA 6 LA 3 LA 4 LA 6 LA 6 B4 B4 B4 C4 C4 C4

Post vertaler SV vertaler FR hoofd afdeling informatica beheer vertalingen hoofd afdeling vertalingen vertaalster IT vertaler FR hoofd sectie planning hoofd sectie telecommunicatie hoofd sectie personeelszaken assistent van de directeur ondersteuning vertalers - documentatie secretaresse afdeling vertalingen sectie financiën

44

45

INFORMATICASTRUCTUUR VAN HET VERTAALBUREAU

1999 ANNEXVI VI BIJLAGE

46

49,6

Prijs per bladzijde in ecu/euro

69

2 785

2 522

1 754

16

23

40 347 (2)

1996

71,6

8 665

3 901

2 282

31

53

120 939 (2)

1997

(2) In dit getal zijn de cijfers voor de vertaling van bladzijden die bestemd zijn voor de raad van bestuur van het Vertaalbureau niet opgenomen.

(1) Het verslag van de Europese Rekenkamer is nog niet afgerond.

972

4 898

– per LA

Uitvoering van de begroting in duizend ecu/euro

2 449

4

8

19 592 (2)

1995

– totaal personeel

Productiviteit in bladzijden

– LA

Personeel : – totaal

Aantal vertaalde bladzijden

Omschrijving

BELANGRIJKSTE CIJFERS VAN HET VERTAALBUREAU 1995-1999

1999

65,1

12 838

2 945

1 900

67

104

197 301 (2)

1998

64

14 142

3 450

1 905

67

124

221 027 (2)

1999 voorlopig (1)

ANNEX VII VII BIJLAGE

47

45 442,07

38 703,72

Software

Telefoonapparatuur

Kas

TOTAAL ACTIVA

Gelden ter goede rekening

Banktegoed in Luf

Banktegoed in Ecu

Kasmiddelen

Overige schulden

Agentschappen en organen

248,25

5 298 672,80

22 165,07

4 133 387,87

384 011,46

Computerapparatuur

Schulden van derden

108 214,30

576 371,55

10 030 845,54

5 298 921,05

4 155 552,94

1999

Meubilair

Materiële vaste activa

ACTIVA

2 201,27

14,22

10 711 098,76

10 088,03

1 072 117,00

33 263,71

45 442,07

241 253,15

94 960,91

1 082 205,03

414 919,84

12 210 439,12

10 713 314,25

1998

VOORLOPIGE BALANS EN RESULTATENREKENING 1999

PASSIVA

TOTAAL PASSIVA

Voorschotten Agentschappen en organen

Schulden aan derden

Opnieuw aan te wenden kredieten

Overgedragen kredieten

Schulden

Te ontvangen bijdragen

Regularisatieregeling

Resultaten 99

Resultaten 98

Resultaten 95, 96 en 97

Eigen kapitaal

Kapitaal

1999

384 488,00

54 156,48

13 776,50

3 052 605,53

4 133 387,87

386 326,21

1 429 733,40

576 371,55

10 030 845,54

3 505 026,51

1 082 205,03

2 392 431,16

1999

2 843 316,00

343 798,76

13 326,80

2 460 884,22

1 072 117,00

3 048 787,43

2 013 289,00

414 919,84

12 210 439,05

5 661 325,78

1 072 117,00

5 476 996,27

1998

ANNEX VIII VIII BIJLAGE

2000

WERKPROGRAMMA 2000 HOOFDSTUK 1

INLEIDING

Het verslag van de werkzaamheden van het Vertaalbureau voor 1999 laat een consolidatie van de werklast in het aantal vertaalde bladzijden zien. Voor het jaar 2000 wordt in dit opzicht geen wezenlijke verandering verwacht, aangezien in de door de raad van bestuur goedgekeurde begroting 222 400 bladzijden zijn voorzien; ten opzichte van het totaal aantal van 223 990 vertaalde bladzijden in 1999 is dit een verwaarloosbaar verschil. Evenmin worden belangrijke veranderingen verwacht voor wat betreft de verdeling van deze werklast over documenten en merken; eerder wordt uitgegaan van een voortzetting van de reeds in 1999 waargenomen tendens die een lichte daling laat zien in het aantal te vertalen merken en een lichte stijging in het aantal te vertalen documenten. De verdeling tussen instellingen en agentschappen zal zich waarschijnlijk ook in de reeds in 1999 waargenomen richting voortzetten, d.w.z. stabilisatie of lichte afname wat betreft de agentschappen en toename wat betreft de instellingen. Nu de werkzaamheden van het Vertaalbureau gestabiliseerd en voldoende omvangrijk zijn, zal het Vertaalbureau in het jaar 2000 een aanvang maken met de consolidatie van andere aspecten, te weten: - op het gebied van onroerend goed: voortzetting van de onderhandelingen met de Luxemburgse autoriteiten teneinde definitieve kantoorruimte voor het Vertaalbureau te verkrijgen; - op juridisch - wettelijk gebied: het in gang zetten van de procedure tot herziening van de wijze van functioneren van het Vertaalbureau, zoals uiteengezet in artikel 19 van de oprichtingsverordening Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994 tot oprichting van het Vertaalbureau; - op financieel gebied: onderhandelingen met de instellingen en de begrotingsautoriteit van de Europese Unie teneinde de financieringsmethoden voor de werkzaamheden betreffende interinstitutionele samenwerking op het gebied van vertaling vast te stellen, die duidelijk gescheiden moeten zijn van de door de agentschappen gefinancierde vertaalwerkzaamheden; - op interinstitutioneel gebied: indien voor de voornoemde aspecten een bevredigende oplossing kan worden gevonden, zal het Vertaalbureau goed voorbereid zijn om zijn werkzaamheden op het gebied van interinstitutionele samenwerking uit te kunnen breiden.

48

2000

HOOFDSTUK 2

A.

DOELSTELLINGEN EN STRATEGIE

Partners en interinstitutionele samenwerking Het Vertaalbureau zal de reeds aangevangen onderhandelingen met het Europees Parlement, het Hof van Justitie en het Comité van de Regio’s voortzetten met het oog op het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten en met de Europese Rekenkamer, de Europese Centrale Bank het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling en het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (merken, tekeningen en modellen) met het oog op verlenging van de overeenkomsten die binnenkort ten einde lopen. Tevens zal het Vertaalbureau proberen om onderhandelingen te starten met zowel de onlangs opgerichte agentschappen en bureaus (Bureau voor wederopbouw) als de instellingen van de Europese Unie die tot nu toe nog geen overeenkomst met het Vertaalbureau zijn aangegaan (Economisch en Sociaal Comité). In dezelfde geest van samenwerking zal het Vertaalbureau betrekkingen onderhouden met andere internationale instellingen wier activiteiten een bijzonder belang vertegenwoordigen, zoals het Europees Octrooibureau, de Raad van Europa, de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), de Wereldhandelsorganisatie, enz. Alhoewel de oprichtingsverordening van het Vertaalbureau niet voorziet in de verlening van diensten aan deze organisaties, is het vanzelfsprekend dat uitwisseling van ervaring en kennis kan bijdragen tot betere werkmethoden voor alle partijen; dientengevolge is het nuttig om andere samenwerkingsmogelijkheden te bestuderen. Wat betreft de interinstitutionele samenwerking werden de volgende gebieden en thema’s vastgesteld als belangrijkste doelstellingen voor het jaar 2000: • Voorzitterschap van het interinstitutioneel subcomité externe vertalingen; dit subcomité waarvan het mandaat eind 1999 verlengd werd, heeft zich tot doel gesteld op het gebied van de volgende kwesties tot een interinstitutioneel akkoord te komen: − − − −

onderzoek naar de mogelijkheden tot het voorstellen van een bijlage bij Richtlijn 92/50/EEG met het oog op de opname van een dynamisch evaluatiesysteem; vaststelling van gemeenschappelijke kwaliteitsnormen, inclusief een standaardevaluatieformulier, in samenwerking met het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen; onderzoek naar de gevolgen van de erkenning van DIN 2345- en ISO 9000-normen inzake methodologie; haalbaarheidsstudie voor het verlenen van bijstand aan externe vertalers (toegang tot databases, feedback, enz.) in samenwerking met het interinstitutioneel subcomité nieuwe vertaalhulpmiddelen;

49

2000

−

studie van de mogelijkheden en gevolgen van het gebruik van nieuwe technologieën voor elektronische gegevensuitwisseling (via een website).

• Het Vertaalbureau zal nauwe betrekkingen met zijn cliënten, d.w.z. de agentschappen en de instellingen die hun eigen vertaalafdelingen hebben, moeten onderhouden om de samenwerkingsgebieden nauwkeuriger te kunnen bepalen en de doelstelling van de gemeenschappelijke projecten uit te kunnen breiden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van externe vertaling, IT en taaltechnologie. • Een dergelijke samenwerking veronderstelt tevens nauwe banden met de begrotingsautoriteit, aangezien een aantal van de voorziene maatregelen of overeengekomen activiteiten een wijziging van de begrotingsstructuur van het Vertaalbureau en/of van de nomenclatuur tot gevolg kunnen hebben; bovendien dient rekening gehouden te worden met het feit dat de basisverordening van het Vertaalbureau in het jaar 2000 wordt herzien, hetgeen op zijn beurt kan leiden tot nieuwe afspraken met de begrotingsautoriteit. • Het aantal vertalers dat beschikbaar is voor niet-officiële talen en de zogenaamde minderheidstalen dient door middel van oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling uitgebreid te worden. • Gepland is om naast de reeds bestaande website en informatiebrochures een brochure te maken met algemene informatie omtrent de doelstellingen, structuur en werkzaamheden van het Vertaalbureau. Met behulp van deze brochure kan het Vertaalbureau een algemene presentatie bieden aan belangstellenden en potentiële klanten die het Internet niet raadplegen en/of voor wie de informatiebrochures te gespecialiseerd zijn.

B.

Vertalingen 1. Evolutie van de werkzaamheden De meerjarige prognoses voor de vertaling van documenten wijzen op een stabilisatie van de werklast (zie bijlage II). Deze tendens zou echter wel eens kunnen omslaan indien bepaalde grotere projecten vaste vorm aannemen (Raad, Europol, enz.). Raming aantal bladzijden Gemeenschapsmerken: Raming aantal van het BHIM te ontvangen Gemeenschapsmerken: Raming aantal van het BHIM te ontvangen originele bladzijden: Raming aantal naar het BHIM te verzenden Gemeenschapsmerken: Raming aantal naar het BHIM te verzenden vertaalde bladzijden:

40 800 13 365 41 055 134 486

50

2000

Op basis van deze verwachtingen heeft het Vertaalbureau een aantal prioriteiten gesteld ter ontwikkeling van de volgende gebieden: Vertalers: Op dit moment werken een aantal taalgroepen in niet-volledige bezetting. Het Vertaalbureau dient derhalve voor verschillende talen zoals Engels, Frans en Portugees nieuwe selectieprocedures te starten. Het Vertaalbureau is ook voornemens binnenkort een Nederlandstalige vertaler aan te werven. Workflow: Het Vertaalbureau werkt aan een nieuw geïntegreerd vertaalsysteem voor de Gemeenschapsmerken waarin de documentenstroom is opgenomen. Dit systeem zal aan het einde van dit jaar operationeel zijn. Het nieuwe workflow-systeem voor gewone documenten zal in de loop van het jaar 2000 ontwikkeld worden met als uiteindelijk doel een volledig elektronisch beheer van alle documenten. Bij de implementatie van dit systeem zal ook het hierboven vermelde geïntegreerde vertaalsysteem in aanmerking genomen worden. Kwaliteit: Net zoals in de voorgaande jaren stelt het Vertaalbureau alles in het werk om de kwaliteit van de vertalingen te verbeteren. Dit houdt voortzetting in van de maatregelen die reeds genomen werden voor het verwerven van de noodzakelijke vakkundigheid voor het leveren van kwalitatief hoogwaardige vertalingen op de verschillende vakgebieden van de agentschappen, bureaus en instellingen. Derhalve zullen specifieke cursussen georganiseerd worden op het gebied van b.v. recht, milieu, enz. Bovendien zal een groter aantal documenten gecontroleerd worden qua formattering, paginaopmaak, enz. Translator's Workbench (TWB): Het Vertaalbureau wil in ruimere mate de Translator's Workbench toepassen. Dit vereist echter een grotere arbeidsinzet voor wat betreft de definitie van de geheugens en de technische voorbereiding van de voor invoering in het geheugen meest interessante documenten. Op deze manier kan coherentie tussen vergelijkbare documenten gewaarborgd worden, ook al worden ze aan verschillende vertalers toevertrouwd. Nieuwe talen: Het programma voor taalcursussen dat reeds ontwikkeld werd om rekening te houden met de toekomstige uitbreiding van de Europese Unie zal worden voortgezet. Dit programma betreft vooral de vertalers van de zogenaamde spiltalen, te weten Engels en Frans. 2. Specifieke projecten Op verzoek van een aantal partners zoals het EFIL en het CEFEFOP zal de samenwerking met het Vertaalbureau uitgebreid worden. Al naar gelang de door elk agentschap geformuleerde behoeften, betreft deze samenwerking de vertaling of de vertaling/revisie van de documenten. Bovendien zijn projecten op het gebied van terminologie voorzien.

51

2000

Wat de vertaling van de JAR-documenten voor het Directoraat-generaal TREN van de Europese Commissie betreft, kan vastgesteld worden dat het Vertaalbureau in 1999, na een aan de complexiteit van het dossier te wijten moeilijke start de vertaling van twee documenten (OPS 1 en FCL 1) heeft afgerond. In 2000 zal het Vertaalbureau voor het eerst een volledig werkprogramma ten uitvoer leggen; volgens de verwachtingen van de Commissie betreft dit acht documenten. Daarnaast is een aantal andere ontwikkelingen voorzien. Dit zijn met name: EDDRA-project (Exchange on Drug Demand Reduction Action database) van het EWDD: doel van dit project is voornamelijk het reviseren van de bijdragen van de lidstaten in het Engels. Daartoe werd op de computer van de betrokken medewerkers een tool geïnstalleerd. EUROPOL: na ratificatie van de Europol-Overeenkomst is het werkvolume enorm toegenomen. Voor het jaar 2000 is gepland de werkprocedures te verfijnen, extra werkstations te installeren voor de verwerking van zeer geheime documenten alsmede het gebruik van TWB uit te breiden voor EUROPOL-documenten. BHIM-GEA (Gerecht van eerste aanleg): Gezien de aangekondigde werklast in verband met de dossiers voor het Gerecht van eerste aanleg zal de afdeling Vertalingen zich blijven inzetten voor cursussen op het gebied van juridische vertaling alsmede voor het zoeken naar referentiedocumenten. Deelname van de agentschappen aan het IATE-project (Inter-Agency Terminology Exchange): het EMA, het AESS en het ETF maken deel uit van de met dit dossier belaste deskundigengroep.

3. Taaltechnologie De sectie zal zich dit jaar voornamelijk richten op het beheer van de twee belangrijkste lopende projecten (interinstitutionele terminologiedatabase en het nieuw merkensysteem). Daarnaast worden zowel de dagelijkse terminologie-werkzaamheden als het advies en de ondersteuning aan de afdeling Vertalingen inzake standaardiseringskwesties voortgezet. De sectie heeft zich voor het jaar 2000 ten doel gesteld om één belangrijk activiteitengebied te ontwikkelen waarvoor een steeds toenemende vraag bestaat en waarvoor tot nu toe slechts minimale middelen konden worden aangewend: het verlenen van terminologie- en standaardiseringsdiensten aan gedecentraliseerde agentschappen. De vraag of de sectie aan dit voornemen tegemoet zal kunnen komen, is afhankelijk van de extra middelen die hiervoor ter beschikking zullen worden gesteld.

52

2000

4. Externe vertaling De plannen voor een reeks gemeenschappelijke aanbestedingsprocedures voor externe vertalingen in samenwerking met het Europees Parlement (uit alle officiële talen in alle officiële talen) zijn bijna gereed. Het Parlement en het RCAC van het Vertaalbureau hebben de ontwerpteksten goedgekeurd. De aanbestedingen werden op 1 februari 2000 gepubliceerd en de overeenkomsten zullen op 1 september 2000 van kracht worden. De door het interinstitutioneel subcomité opgestelde gemeenschappelijke basisovereenkomst inzake externe vertaling zal voor het eerst gebruikt worden en de overeenkomsten zullen door de twee toekennende instanties gezamenlijk ondertekend en beheerd worden. De omvang van de vraag naar vertalingen in de talen van de kandidaat-landen is moeilijk te schatten, maar zal zonder twijfel toenemen. Marktonderzoek is in dit geval essentieel en zal dit jaar één van de hoofdtaken zijn van de sectie Externe vertalingen. De sectie heeft reeds samengewerkt met de eenheid Externe vertalingen van de Commissie voor wat betreft een reeks eind januari 2000 gepubliceerde oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling voor deze talen, en een personeelslid van de sectie Externe vertalingen zal deel uitmaken van de selectiecomités. Het Vertaalbureau zal de markt voor vertalingen in het Russisch gaan verkennen gezien de grote toename van het aantal aanvragen. Aangezien het in dit geval niet eenvoudig is een marktonderzoek uit te voeren, hoopt men deze aanbesteding eveneens op interinstitutioneel niveau te kunnen organiseren. Het Vertaalbureau is bovendien op zoek naar de beste manier om zeer gespecialiseerde juridische en financiële teksten te behandelen die respectievelijk door het BHIM en door de Europese Rekenkamer ter vertaling worden aangeboden. Wezenlijk onderzoek naar het aanbod op de markt is vereist en daaraan zal prioriteit gegeven worden in het tweede semester van dit jaar. Nu de opstelling van een optimaal contractueel kader voor de samenwerking met externe contractanten vaste vorm aangenomen heeft, dient het zwaartepunt verlegd te worden in de richting van vergroting van de bekendheid van het Vertaalbureau alsmede van de behoeften betreffende de verschillende freelance-markten van de Europese Unie. De tijd is ook aangebroken om de werkmethoden van het Vertaalbureau in verband met externe vertalingen te verbeteren – de uitwisseling van documenten via de website is bijvoorbeeld een absolute prioriteit – alsmede onderzoek naar andere mogelijkheden om bij uitbestede vertalingen het gebruik van vertaalhulpmiddelen uit te breiden (toegang tot databases, gebruik van vertaalgeheugens); dit alles maakt deel uit van de inspanningen ter verbetering van de kwaliteit, opvoering van de snelheid en verlaging van de kosten.

53

2000

C.

Personeelszaken en administratie 1. Personeelszaken Op het gebied van personeelsmanagement en aanwerving is het Vertaalbureau voornemens een aantal essentiële dossiers uit te werken. Voorbeelden hiervan zijn: De afronding van het interne, normatieve kader dat de uitwerking van voorschriften op het gebied van personeelsbeleid, de organisatie van de bevoegdheden van het tot aanstelling bevoegde gezag (TABG) en het tot het aangaan van overeenkomsten bevoegde gezag (TAOBG) alsmede de inschaling bevat. De uitwerking van een nieuwe structuur voor de personeelsformatie van het Vertaalbureau inclusief een voorstel voor de creatie van permanente posten en de organisatie van vergelijkende onderzoeken voor het bezetten van deze permanente posten. In samenspraak met de Europese Commissie, opheldering betreffende het vraagstuk inzake de betaling van werkgeversbijdragen aan het communautaire sociale-zekerheidssysteem. De organisatie van selectieprocedures voor de werving van nieuwe personeelsleden. Teneinde deze zo efficiënt mogelijk te organiseren wordt een tijdschema opgesteld dat continu wordt aangepast aan de prioriteiten van het Vertaalbureau. Tegelijkertijd wordt een onderzoek uitgevoerd naar maatregelen ter vergroting van de interne mobiliteit van het personeel van het Vertaalbureau. De tenuitvoerlegging van de tweede promotieprocedure alsmede de uitwerking van een leidraad inzake promotie. De verbetering van het intern personeelsmanagement met name aan de hand van het aanmaken van een database. Een elektronisch workflow-systeem voor het beheren van vakanties, ziekteverlof, dienstreizen en opleidingen zou eveneens operationeel moeten zijn aan het einde van het eerste trimester van het jaar 2000. De organisatie van de verkiezingen van het personeelscomité. De vervaardiging van een leidraad inzake beoordeling en tenuitvoerlegging van de nieuwe uitvoeringsbepalingen voor beoordelingsrapporten waarbij het accent ligt op een meer gedifferentieerde puntenverdeling. Het opstellen van een opleidingsprogramma in overleg met alle betrokken diensten.

2.

Administratie De fundamentele taken van de afdeling Algemene administratie voor het jaar 2000 zijn: verlening van assistentie aan de directie bij het zoeken naar oplossingen voor het probleem van beschikbare ruimte in het Nouvel Hémicycle; follow-up van het verzoek van het Vertaalbureau tot heropening van de kantine in samenwerking met Sodexho en Luxembourg Congrès; afronding van het opmaken van de inventaris ter identificatie van alle producten en goederen aan de hand van labels met een streepjescode; beheer en verbetering van de materiële werkomstandigheden. Beveiligingsbureau: de voor veiligheid verantwoordelijke functionaris is op 1 januari 2000 in dienst getreden. Zijn belangrijkste taak bestaat erin deze nieuwe structuur te lanceren, de veiligheidsvoorwaarden van het Vertaalbureau te verbeteren en meer in het bijzonder het besluit 54

2000

van de raad van bestuur van 15 oktober 1999 betreffende de uitvoeringsbepalingen welke nodig zijn om de vertrouwelijkheid van sommige werkzaamheden van het Vertaalbureau te waarborgen, ten uitvoer te leggen. De vastgestelde doelstellingen hebben voornamelijk betrekking op het veiligheidsonderzoek voor toegang tot gerubriceerde informatie, het bestuderen, ontwerpen en opstellen van veiligheidsmaatregelen en -procedures met betrekking tot gerubriceerde informatie, veiligheidsprocedures voor de informatiesystemen alsmede veiligheids- en controlenormen voor toegang tot dienstruimten van het Vertaalbureau. Juridische kwesties: de volgende dossiers dienen als prioritair voor het jaar 2000 beschouwd te worden: het uitwerken van normen voor de tenuitvoerlegging van het dynamische rangordesysteem voor externe vertalingen in samenwerking met de afdeling Interinstitutionele samenwerking alsmede vaststelling van objectieve en transparante criteria voor de herwaardering en evaluatie van de kwaliteit van externe vertalingen; herziening en aanpassing van het model voor dienstverleningsovereenkomsten en van de algemene voorwaarden die op de betrokken markten van toepassing zijn; het opstellen van een centraal bestand van overeenkomsten en contractanten; het uitwerken van een intern reglement betreffende de beoordeling van de inschrijvingen ter verbetering van de tenuitvoerlegging van de richtlijnen inzake overheidsopdrachten en de aanpassing ervan aan de vertaalmarkt; het bestuderen van maatregelen teneinde de transparantie ten aanzien van de inschrijvers te vergroten; het opstellen van voorstellen tot hervorming en wijziging van de oprichtingsverordening van het Vertaalbureau, van het financieel reglement en de uitvoeringsvoorschriften teneinde deze te kunnen aanpassen aan de behoeften van het Vertaalbureau inzake financiering en wijze van functioneren.

D.

Financieel beheer Na ingebruikname van toepassing SI2 is één van de belangrijkste doelstellingen voor het jaar 2000 de consolidatie van dit systeem aan de hand van de integratie van modules voor algemene en financiële boekhouding waardoor het met name mogelijk wordt om elektronisch te betalen. Dankzij deze ontwikkelingen is het mogelijk het invoeren van veel voorkomende coderingen te reduceren en de gegevens beter te beveiligen en op elkaar af te stemmen binnen het boekhoudkundig systeem van het Vertaalbureau. In dit opzicht is het Vertaalbureau van mening dat de volgende maatregelen noodzakelijk zijn om de problemen op te lossen die zich tijdens het eerste jaar waarin SI2 operationeel was, hebben voorgedaan: invoering en tenuitvoerlegging van procedures voor de overdracht van kredieten, updating van het SI2-systeem aan de hand van de laatste ontwikkelingen van het Directoraatgeneraal Begroting, ontwikkeling van procedures en beginselen voor "bestelformulieren", installatie van de analytische structuur in SI2. Het Vertaalbureau voorziet bovendien ontwikkeling op de volgende gebieden: installatie en ontwikkeling van "Business Object"-software als rapportage-hulpmiddel om tegemoet te komen

55

2000

aan de groeiende behoefte aan informatie in verschillend formaat, ingebruikname van de algemene geïntegreerde boekhouding en tenslotte ingebruikname van een module voor een onlineverbinding met de bank. Zodra de hierboven vermelde doelstellingen bereikt zijn, acht het Vertaalbureau het nodig over te gaan tot integratie van verschillende niet-financiële databases. Deze integratie heeft voornamelijk betrekking op de systemen Suivi, Tiers et SI2 CdT, de "overeenkomsten"-database en "Business object" als informatiesysteem. Dit zal het Vertaalbureau de mogelijkheid bieden zich uit te rusten met een echt geïntegreerd beheersysteem ter verbetering van de kwaliteit en de beveiliging van de informatie. Dit systeem impliceert bovendien de mogelijkheid om de partners van het Vertaalbureau volledige, betrouwbare en real-time-informatie te verstrekken via de website. Wat de begrotingsnomenclatuur betreft, lijkt het raadzaam deze te wijzigen om de in het deel "ontvangsten" voorkomende problemen op te lossen en de presentatie van de begroting te verbeteren, rekening houdend met de verschillende categorieën cliënten en de aan de afdeling Interinstitutionele samenwerking toegekende middelen duidelijk weer te geven. Een voorstel hieromtrent zal aan de raad van bestuur van het Vertaalbureau voorgelegd worden in het kader van de begroting 2001. Bovendien is het Vertaalbureau voornemens een "Activity based budget" in te voeren, waarin de uitgaven met een dubbele nomenclatuur per aard en per activiteit duidelijk worden weergegeven alsmede de administratieve en operationele uitgaven. Op grond van de gedurende de laatste jaren opgedane ervaring, de aanzienlijke vermindering in de terugzending van dossiers door de Financiële controle en de aanbevelingen van het Comité van onafhankelijke deskundigen is het voor het Vertaalbureau raadzaam een sectie "Interne controle" op te richten. De financieel controleur kan met behoud van zijn controlebevoegdheden overeenkomstig artikel 29 van het financieel reglement het hoofd van deze nieuwe sectie machtigen tot het verstrekken van een voorafgaand visum. Deze sectie dient normen en systemen voor interne controle in te voeren teneinde het economisch en doeltreffend gebruik van de middelen te waarborgen met behoud van een aangepast evenwicht tussen controle en noodzakelijke flexibiliteit ter bewerkstelliging van de vastgestelde doelstellingen.

56

2000

E.

Technische hulpmiddelen Naar verwachting zal het aantal werkstations en printers uitgebreid worden naarmate meer personeel wordt aangeworven. Extra scanners zullen aan het netwerk worden toegevoegd om administratieve documenten (b.v. facturen) te kunnen scannen en vervolgens elektronisch op te slaan voor verdere verwerking en integratie in de Lotus Notes-databases voor documentbeheer. Verschillende oude servers dienen vervangen te worden aangezien deze niet langer krachtig genoeg zijn voor het uit te voeren werk. Bestaande servers zullen worden uitgebreid met extra geheugen en disks om tegemoet te komen aan de groeiende werklast en de behoefte om onlinegegevens op te slaan. Het telecommunicatiesysteem zal uitgebreid worden om gebruikers op afstand in staat te stellen in verbinding te komen met het Vertaalbureau en toegang te krijgen tot hun e-mail terwijl ze op dienstreis of thuis zijn. Vanwege het toegenomen verkeer op het interne netwerk zal de geïnstalleerde uitrusting met het oog op vervanging of uitbreiding van bepaalde apparatuur herzien worden ter verbetering van het netwerkverkeer en de responsietijd. Nieuwe web-toepassingen zullen ontwikkeld worden om informatie met betrekking tot aanbestedingen, externe vertalingen en workflow-uitbreidingen te verspreiden en te verzamelen. De interne beheersystemen voor de follow-up van vertaalaanvragen, het beheer van externe vertalingen, personeelsbeheer- en boekhoudsystemen zullen verder uitgebreid en geïntegreerd worden. Een nieuw systeem dat gebruik maakt van een Oracle-database en Lotus Notes-workflow dient ontwikkeld te worden voor het verwerken van de Gemeenschapsmerken van het BHIM. Dit systeem is gebaseerd op een bestaand product voor machinevertaling van het bedrijf ESTeam. De workflow zal geïntegreerd worden samen met de huidige normale vertaal-workflow. Begin 2000 zal men verder gaan met het SECLEG-project voor het testen van de mogelijke technische oplossingen die vastgesteld werden tijdens de onderzoeksfase i.e. VPN (Virtual Private Network) en PGP (Pretty Good Privacy). Vier agentschappen (BHIM, EMEA, ECB en OCVV) hebben zich bereid verklaard om deel te nemen aan de tests die eind februari zouden moeten worden afgerond. Als resultaat van deze tests verwacht men dat een uniek product zal worden aangenomen om de uitwisseling van documenten met de classificatie "Beperkte toegang" mogelijk te maken. Hogere classificaties ("Vertrouwelijk", "Geheim" en "Zeer geheim") kunnen niet in aanmerking worden genomen. Een eindrapport met betrekking tot de tests en de aanbevelingen zal gepresenteerd worden tijdens de vergadering van de raad van bestuur op 31 maart. Vier nieuwe vacatures zijn voorzien in het jaar 2000 met het oog op versterking van de voor de vele aspecten van de werkzaamheden van de afdeling vereiste middelen.

57

2000

HOOFDSTUK 3

PROGNOSE OP MIDDELLANGE TERMIJN 2000/2004

Met een in 1999 bereikte omvang van de werklast van 223 990 bladzijden en gegeven het feit dat, op enkele uitzonderingen na (het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat Wenen, en het Europees Bureau voor de wederopbouw van Kosovo - Thessaloniki) de agentschappen van de Europese Unie erin geslaagd zijn om hun activiteiten te stabiliseren, lijkt het niet realistisch om voor de periode 2000-2004 een spectaculaire toename van het aantal te vertalen bladzijden te verwachten, maar eerder schommelingen in stijgende lijn voor enkele agentschappen (Europol - Den Haag, BHIM - Alicante) en stabiliteit wat betreft de overige agentschappen. Het lijkt evenmin waarschijnlijk dat op korte termijn een belangrijk aantal nieuwe agentschappen zal worden opgericht; derhalve voorziet het Vertaalbureau een gematigde toename met ongeveer 10% van de werklast voor vertalingen. Op het gebied van de interinstitutionele samenwerking moeten de activiteiten echter worden uitgebreid en moeten nieuwe projecten worden opgezet, zoals in detail beschreven in het vorige hoofdstuk; dit moet het mogelijk maken om reeds vanaf het jaar 2000 de respectievelijke inkomsten in aanzienlijke mate te doen toenemen. De gebeurtenis die evenwel de meest significante invloed zal hebben, en tot een wijziging van de structuur en werkzaamheden van het Vertaalbureau zal leiden, is naar alle waarschijnlijkheid de uitbreiding van de Europese Unie met een aantal landen van Oost-Europa. De Europese Unie heeft zich bereid verklaard om over de uitbreiding te onderhandelen met de volgende landen: Polen, de Tsjechische Republiek, Hongarije, Slovenië, De Slowaakse Republiek, Estland, Letland, Litouwen, Bulgarije, Roemeníë, Malta, Cyprus en Turkije. Ongetwijfeld zal de toetredingsprocedure met een zo groot aantal landen geruime tijd in beslag nemen en niet altijd soepel verlopen, zonder dat op dit moment een concrete datum kan worden gegeven voor de afronding van de toetredingsprocedure met één of meerdere van de voornoemde landen. In de algemeen aanvaarde veronderstellingen wordt ervan uitgegaan dat in eerste instantie een groep van vier of vijf landen wordt opgenomen in de Europese Unie in het jaar 2003 of 2004, en dat de overige landen waarschijnlijk zullen volgen in de daaropvolgende drie à vier jaar. Het Vertaalbureau beschikt op dit moment niet over exacte gegevens betreffende het te volgen taalkundige beleid, maar het heeft geprobeerd om door extrapolatie van de huidige situatie een berekening te maken van de gevolgen van een uitbreiding van het aantal officiële talen van de Europese Unie van elf naar zestien (zie bijlage VI). Hiertoe, en uitgaande van de volledige lijst van de huidige cliënten van het Vertaalbureau (kolom I) alsmede van het aantal voor elke taal vertaalde bladzijden (kolom II), worden de uitgevoerde vertaalwerkzaamheden uit de originele taal in de 10 andere, op dit moment officiële talen, aangegeven in het aantal bladzijden en in percentages.

58

2000

Uitgaande van de veronderstelling dat 1. de uitbreiding geen gevolgen zal hebben op het aantal in de Europese Unie gebruikte talen; 2. de officiële talen van de nieuwe lidstaten dezelfde rechten krijgen als die van de huidige lidstaten; 3. de eerste fase van de uitbreiding de opname van vijf extra officiële talen met zich brengt, wordt in kolom III aangegeven wat de gevolgen van een uitbreiding van deze karakteristieken zullen zijn in termen van aantallen vertaalde bladzijden voor elk van onze cliënten, en dientengevolge voor het Vertaalbureau. Gegeven de huidige onzekerheid wat betreft de ontwikkeling van de onderhandelingen over de uitbreiding, wordt tot besluit in bijlage VII overeenkomstig twee veronderstellingen, te weten status quo en uitbreiding met vijf nieuwe officiële talen, aangegeven wat de werklast in aantallen bladzijden zou kunnen worden alsmede de verwachte inkomsten uit bijdragen in het jaar 2004. De aandacht dient gevestigd te worden op het feit dat in het tweede geval het aantal vertaalde bladzijden zal toenemen met ongeveer 41,7%, te weten 337 820 bladzijden; bijgevolg zou de personeelsformatie het aantal van 212 functionarissen moeten bereiken terwijl de totale begroting van het Vertaalbureau zou verhogen tot 25 miljoen euro. Gezien het feit dat deze cijfers gebaseerd zijn op hypothesen die kunnen veranderen naar gelang de uitkomst van de onderhandelingen, dienen deze eerder geïnterpreteerd te worden als een algemene indicatie en niet zozeer als een gedetailleerde prognose. Hoe dan ook zal het Vertaalbureau deze cijfers actualiseren zodra nieuwe informatie beschikbaar is.

59

2000

OVERZICHT BIJLAGEN BIJ WERKPROGRAMMA 2000 I

Lijst partners van het Vertaalbureau

II

Werklast uitgedrukt in aantal bladzijden 2000-2004

III

Bijdragen uitgedrukt in euro 2000-2004

IV

Programma aanbestedingsprocedures voor het jaar 2000

V

Personeelsformatie 2000-2004

VI

Gevolgen van de uitbreiding op het aantal te vertalen bladzijden

VII

Gevolgen van de uitbreiding op de werklast

VIII

Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 2000

60

2000 BIJLAGE I

PARTNERS VAN HET VERTAALBUREAU

de Europese Commissie - DGVII / JAR (Brussel)

de Raad van de Europese Unie (Brussel)

de Europese Rekenkamer (Luxemburg)

het Europees Milieuagentschap (Kopenhagen)

het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (Bilbao)

het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling (Londen)

de Europese Centrale Bank (Frankfurt)

het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Thessaloniki)

de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Dublin)

de Europese Stichting voor Opleiding (Turijn)

het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (Lissabon)

het Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat (Wenen)

het Communautair Bureau voor Plantenrassen (Angers)

Europol (Den Haag)

het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt - merken, tekeningen en modellen (Alicante)

61

62

3 000 2 000 8 200 7 000 10 000 5 300 1 000 13 200 10 000 148 100 2 100 4 200 1 900 2 100

BCE – Frankfurt

CEDEFOP – Thessaloniki

EEA – Kopenhagen

EFIL – Dublin

EMEA – Londen

ETF – Turijn

EUMC – Wenen

EUROPOL – Den Haag

JAR – Europese Commissie – Brussel

OHMI – Alicante

OCVV – Angers

OEDT – Lissabon

Europese Rekenkamer

Overige instellingen 222 400

4 300

AESS – Bilbao

TOTAAL AANTAL BLADZIJDEN

2000

Agentschappen / organen / instellingen

WERKLAST UITGEDRUKT IN BLADZIJDEN 2000-2004

238 000

2 900

1 000

4 300

2 100

160 000

10 500

15 500

1 500

5 400

10 000

7 000

9 000

2 100

2 000

4 700

2001

2000

244 500

7 000

1 000

4 300

2 100

160 000

12 100

16 000

2 000

5 400

10 000

7 000

9 000

2 100

1 500

5 000

2002

244 500

7 000

1 000

4 300

2 100

160 000

12 100

16 000

2 000

5 400

10 000

7 000

9 000

2 100

1 500

5 000

2003

244 500

7 000

1 000

4 300

2 100

160 000

12 100

16 000

2 000

5 400

10 000

7 000

9 000

2 100

1 500

5 000

2004

BIJLAGEIIII BIJLAGE

63

(2)

(1)

228 000 152 000 625 000 532 000 760 000 400 000 76 000

ECB - Frankfurt

CEDEFOP - Thessaloniki

EMA - Kopenhagen

EFIL - Dublin

EMEA - Londen

ETF - Turijn

EUMC - Wenen

319 000 150 000 153 200

OEDT - Lissabon

Europese Rekenkamer

Overige instellingen

Gemiddelde prijs 76 euro/bladzijde Gemiddelde prijs 74 euro/bladzijde

16 902 200

160 000

OCVV - Angers

TOTAAL IN EURO

11 260 000

760 000

BHIM - Alicante

JAR - Europese Commissie – Brussel

1 000 000

327 000

AESS - Bilbao

EUROPOL - Den Haag

2000 (1)

Agentschappen / organen / instellingen

BIJDRAGEN BIJDRAGEN UITGEDRUKT UITGEDRUKT IN IN EURO EURO 2000 2000 -- 2004 2004

17 612 000

194 000

74 000

319 000

160 000

11 840 000

777 000

1 150 000

110 000

400 000

740 000

530 000

660 000

160 000

148 000

350 000

2001 (2)

2000 2000

18 093 000

514 000

74 000

319 000

160 000

11 840 000

890 000

1 184 000

148 000

400 000

740 000

518 000

666 000

160 000

110 000

370 000

2002 (2)

18 093 000

514 000

74 000

319 000

160 000

11 840 000

890 000

1 184 000

148 000

400 000

740 000

518 000

666 000

160 000

110 000

370 000

2003 (2)

18 093 000

514 000

74 000

319 000

160 000

11 840 000

890 000

1 184 000

148 000

400 000

740 000

518 000

666 000

160 000

110 000

370 000

2004 (2)

Bijlage Bijlage III III

2000 BIJLAGE IV

PROGRAMMA AANBESTEDINGSPROCEDURES VOOR HET JAAR 2000

† Referentie: FL0004EN-EPTC Brontalen:

DA, DE, EL, ES, FI, FR, IT, NL, PT en SV

Doeltaal:

EN

Toelichting:

Deze aanbestedingsprocedure was in januari 2000 onderwerp van een gezamenlijke publicatie samen met het Europees Parlement.

† Referentie: FL000xRU Brontaal:

EN

Doeltaal:

RU

† Referentie: FL000xFIN Brontalen:

EN en FR

Doeltalen:

DA, DE, EL, ES, FI, IT, NL, PT en SV

Toelichting:

Teksten met betrekking tot financiële documenten van de Europese Rekenkamer.

† Referentie: FL000xLEG Brontalen:

DE, EN, ES, FR en IT

Doeltalen:

DE, EN, ES, FR en IT

Toelichting:

Teksten met betrekking tot juridische teksten van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt.

64

65

TOTAAL

Vertaling

7

-

support en planning 73

-

67

-

2

3

3

-

-

LA

3

-

-

2

-

A

leidinggevend personeel en vertalers

Algemene administratie, financiën en personeelszaken Informatica

Taaltechnologie

Externe vertaling

Directie en interinstitutionele betrekkingen

Type functie

PERSONEELSFORMATIE 2001 - 2004

PERSONEELSFORMATIE 2001 - 2004

2000

2000

B

26

5

-

7

7

2

3

2

14

-

10

8

2

4

3

41

C

D

6

-

-

-

4

-

1

1

153

19

67

19

22

7

11

8

TOTAAL

BIJLAGE V

BIJLAGE BIJLAGE V V

66

3 823 1 574 1 372 1 225 594 7 829 5 835 5 146 6 939 999 5 497 2 433 2 022 3 111 10 009 179 2 963 61 752 162 260 223 990

AESS - Bilbao CEDEFOP - Thessaloniki Raad van de Europese Unie - Brussel Europese Rekenkamer - Luxemburg ECB - Frankfurt EMA - Kopenhagen EFIL - Dublin EMEA - Londen ETF - Turijn EUMC - Wenen EUROPOL - Den Haag JAR - Commissie - Brussel OCVV - Angers EWDD - Lissabon BHIM (documenten) - Alicante BHIM (GEA) - Alicante Overige TOTAAL AANTAL DOCUMENTEN BHIM (Gemeenschapsmerken) - Alicante

TOTAAL-GENERAAL

186 640

2 580 30 0 0 330 6 860 240 5 060 1 600 320 4 950 2 200 900 1 020 580 0 2 640 29 530 157 330

Aantal in 10 talen vertaalde blz. (2)

93 320

1 290 15 0 0 165 3 430 120 2 530 800 160 2 475 1 100 450 510 290 0 1 320 14 765 78 665

Gevolgen 5 extra talen(3)

(1) Huidige aantal vertaalde bladzijden (2) Huidige aanvraag (uitgedrukt in bladzijden) voor een vertaling in 10 talen (3) Extra werklast (uitgedrukt in bladzijden) berekend op basis van de uitbreiding van de Unie met 5 extra officiële talen (4) Gevolgen in % van de extra werklast wat betreft vertaalde bladzijden ten opzichte van de huidige werklast van het agentschap

Huidige werklast(1)

Agentschappen / organen / instellingen

GEVOLGENVAN VANDE DEUITBREIDING UITBREIDINGOP OPHET HETAANTAL AANTALTE TEVERTALEN VERTALENBLADZIJDEN BLADZIJDEN GEVOLGEN

2000 2000

41,71

33,74 0,86 0,00 0,00 27,78 43,81 2,06 49,16 11,53 16,02 45,02 45,21 22,26 17,32 2,90 0,00 48,44 23,91 48,48

Gevolgen voor aantal blz. agentschap (in %) (4)

IJLAGEVI BIJLAGE BBIJLAGE VIVI

67

TOTAAL

OVERIGE

BHIM (documenten) - Alicante

EWDD - Lissabon

OCVV - Angers

JAR - Commissie - Brussel

EUROPOL - Den Haag

EUMC - Wenen

ETF - Turijn

EMEA - Londen

EFIL - Dublin

EMA - Kopenhagen

ECB - Frankfurt

Europese Rekenkamer - Luxemburg

AESS - Bilbao CEDEFOP - Thessaloniki

Agentschappen / organen / instellingen

244 500

7 000

160 000

4 300

2 100

12 100

16 000

2 000

5 400

10 000

7 000

9 000

1 500

18 093 000

514 000

11 840 000

319 000

160 000

890 000

1 184 000

148 000

400 000

740 000

518 000

666 000

110 000

74 000

160 000

2 100 1 000

370 000

euro

5 000

bladzijden

2004 - status quo

GEVOLGEN VAN DE UITBREIDING OP WERKLAST EN BIJDRAGEN

2000

337 820

8 320

238 955

4 810

2 550

13 200

18 475

2 160

6 200

12 530

7 120

12 430

1 665

1 000

2 115

6 290

bladzijden

2004 – met uitbreiding

25 003 280

615 680

17 682 670

355 940

188 700

976 800

1 367 150

159 840

458 800

927 220

526 880

919 820

123 210

74 000

161 110

465 460

euro

IJLAGEVII BIJLAGE VII BIJLAGE

68

76

18 681

Totale begroting (x 1000 euro)

Prijs per bladzijde (euro)

1 545 2 310

144 71

222 400

2000

Productiviteit, uitgedrukt in aantal bladzijden per persoon - alle categorieën - categorie LA

Totaal personeel Categorie LA

Werklast, uitgedrukt in aantal bladzijden

Omschrijving

74

19 884

1 555 3 260

153 73

238 000

2001

BELANGRIJKSTE CIJFERS VAN HET VERTAALBUREAU 2000 - 2004

2000

74

19 884

1 595 3 350

153 73

244 500

2002

74

19 884

1 595 3 350

153 73

244 500

2003

74

19 884

1 595 3 350

153 73

244 500

Zonder uitbreiding

2004

74

25 003

1 595 3 350

212 100

337 820

Met uitbreiding

BIJLAGEVIII VIII BIJLAGE