V ERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 & WERKPROGRAMMA 2000
NL
Op onze internetsite vindt u nog veel meer informatie (http://www.cdt.eu.int) © Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie
1999
VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 & WERKPROGRAMMA 2000
1999
INHOUDSOPGAVE VOORWOORD Door de heer B. McCluskey
VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 HOOFDSTUK 1
INLEIDING
HOOFDSTUK 2
RAAD VAN BESTUUR A. Financiële staten B. Algemene regelingen C. De zetel van het Vertaalbureau D. Diversen
HOOFDSTUK 3
VERTALINGEN EN INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING A. Vertaalwerkzaamheden B. Interinstitutionele samenwerking
HOOFDSTUK 4
BEHEER VAN DE HULPBRONNEN EN DE MIDDELEN A. Personeelszaken en algemene en financiële administratie B. Informatica C. Beleid inzake informatie en publicaties D. Raadgevend Comité voor aankopen en contracten
HOOFDSTUK 5
ANALYSE VAN HET FINANCIEEL BEHEER
BIJLAGEN I II III IV V VI VII VIII
Lijst van de leden van de raad van bestuur Statistieken vertaling Personeelsformatie Organigram Verlenging van contracten, herinschalingen/bevorderingen 1999 Informaticastructuur van het Vertaalbureau Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 1995-1999 Voorlopige balans en resultatenrekening 1999
2
1999
WERKPROGRAMMA 2000
HOOFDSTUK 1
INLEIDING
HOOFDSTUK 2
DOELSTELLINGEN EN STRATEGIE A. Partners en interinstitutionele samenwerking B. Vertalingen C. Personeelszaken en administratie D. Financieel beheer E. Technische hulpmiddelen
HOOFDSTUK 3
PROGNOSE OP MIDDELLANGE TERMIJN 2000/2004
BIJLAGEN: I II III IV V VI VII VIII
Lijst partners van het Vertaalbureau Werklast uitgedrukt in aantal bladzijden 2000-2004 Bijdragen uitgedrukt in euro 2000-2004 Programma aanbestedingsprocedures voor het jaar 2000 Personeelsformatie 2001-2004 Gevolgen van de uitbreiding op het aantal te vertalen bladzijden Gevolgen van de uitbreiding op de werklast Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 2000-2004
3
1999
VOORWOORD Door de heer B. McCluskey, voorzitter van de raad van bestuur
Gedurende het jaar 1999 heeft de consolidatie van het Vertaalbureau zich verduurzaamd, met een toenemende werklast van meer dan 12%. Het Vertaalbureau verlengde de overeenkomsten met al zijn cliënten en verschafte daarmee een gezonde basis voor de toekomst. Bovendien maakte het Vertaalbureau in 1999 daadwerkelijk een aanvang met de tenuitvoerlegging van interinstitutionele activiteiten; in dit verband kreeg het terminologieproject voor de agentschappen (IATE) interinstitutionele status en speelde het Vertaalbureau een belangrijke rol bij de opstelling van een gemeenschappelijk kader voor het toekennen van contracten voor externe vertalingen door de Europese instellingen. Naar verwachting zal het komende jaar een lichte toename van het aantal vertaalde bladzijden te zien geven. Het Vertaalbureau bereidt zich reeds voor op de uitbreiding in Oost-Europese richting en een aantal vertalers is bezig met het leren van de talen van de kandidaat-landen. Verder wordt een interinstitutionele website gelanceerd om informatie te verstrekken over de vertaalbehoeften die door de op handen zijnde uitbreiding worden gegenereerd. De interinstitutionele activiteiten van het Vertaalbureau zijn in het algemeen opgezet met het oog op verdere ontwikkeling ervan, met name op het gebied van terminologie en externe vertaling. De wijze van functioneren van het Vertaalbureau zal in de loop van het jaar 2000 worden herzien, zoals voorzien in de oprichtingsverordening. Het steeds nijpender wordende ruimtegebrek voor het personeel van het Vertaalbureau kon in 1999 helaas niet worden opgelost en is voor wat betreft de betrekkingen met de Luxemburgse autoriteiten een prioriteit geworden. Op voorwaarde dat geschikte kantoorruimte gevonden kan worden, gaat het Vertaalbureau ervan uit zijn kernactiviteit – het vertalen voor de gedecentraliseerde agentschappen en bureaus van de Europese Unie – in de komende jaren gestaag te kunnen uitbreiden en tegelijkertijd een leidende functie te kunnen vervullen bij de interinstitutionele samenwerking op het gebied van vertaling.
4
1999
VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 HOOFDSTUK 1
INLEIDING
Het jaar 1999 betekende een consolidatie in de omvang van de werkzaamheden van het Vertaalbureau. Deze bedroeg, uitgedrukt in het aantal vertaalde bladzijden, in totaal 223.990. Hetgeen niet alleen een duidelijke toename betekent in vergelijking met de 199.118 bladzijden van het voorgaande jaar (een stijging van 24.872 bladzijden, oftewel +12,5%). Maar bovendien wordt hiermee duidelijk het aantal van 225.400 bladzijden benaderd waarin was voorzien in de gewijzigde en aanvullende begroting, met een kleine afwijking naar beneden van 1.410 bladzijden (oftewel -0,6%). Deze consolidatie in de werkomvang kan ons voldoende vertrouwen in de toekomst geven, wat met name uit een nadere analyse van de cijfers van de voorgaande jaren naar voren komt: Titel
1998
1999
Toename (%)
43.678
61.730
+ 18.052 (+ 41,3%)
Bladzijden merken
155.440
162.260
+ 6.820 (+ 4,4%)
Totaal
199.118
223.990
+ 24.872 (+ 12,5%)
Bladzijden documenten
Uit bovengenoemde tabel blijkt dat de vertaling van documenten het grootste deel (bijna driekwart) van de totale toename uitmaakt - die 24.872 bladzijden bedroeg in vergelijking met het voorgaande jaar. De groei bij de vertaling van merken is van geringere omvang. Deze ontwikkeling, die overigens geen verrassing vormt - zij was zowel door het Merkenbureau te Alicante als door het Vertaalbureau voorspeld - houdt in dat er meer evenwicht is ontstaan in de vraag naar vertalingen, zoals blijkt uit onderstaande tabel: Titel
1998
1999
Vertaling van documenten
21,9 %
27,6 %
Vertaling van merken
78,1 %
72,4 %
100,0 %
100,0 %
TOTAAL
5
1999
Uit andersoortige, niet zeer opzienbarende maar wel ondubbelzinnige, gegevens blijkt eveneens dat het Vertaalbureau zich nu in een fase van consolidatie bevindt: 1. De omvang van de werkzaamheden voor de voornaamste cliënt van het Vertaalbureau, het Merkenbureau, is licht gedaald, van 81% naar 77%, terwijl het aandeel van de volgende vijf belangrijkste cliënten (ETF - Turijn, Europol - Den Haag, EMA - Kopenhagen, EMEA - Londen en AESS - Bilbao in 1998 en EMA, ETF, EFIL - Dublin, Europol en EMEA in 1999) is toegenomen, en wel van 11% naar 14%. 2. De vraag naar vertalingen, die bij sommige cliënten natuurlijke schommelingen vertoont die afhangen van diens activiteiten, daalde in 1999 bij de Europese Rekenkamer, CEDEFOP en de Europese Centrale Bank. Deze daling werd echter in ruime mate gecompenseerd door een toenemende vraag van de kant van andere cliënten, zoals de EFIL, het EMA en de Kamers van Beroep van het BHIM. 3. Eveneens kan een gunstige ontwikkeling worden vastgesteld op het terrein van de interinstitutionele samenwerking. Dit geldt zowel voor vertalingen in eigenlijke zin - de getalsmatige toename bij de Raad van de Europese Unie en de Europese Commissie (Joint Aviation Requirements) -, als voor andere projecten, waar een aanvang is gemaakt met het opzetten van een interinstitutionele terminologiegegevensbank. In het kader van de interinstitutionele samenwerking heeft het Vertaalbureau eveneens bij gelegenheid diensten verleend aan het Europees Parlement en het Gerecht van eerste aanleg, door de spoedeisende vertaling van een aantal documenten betreffende de benoeming van de nieuwe Europese Commissie en met betrekking tot de viering van het tienjarig bestaan van het Gerecht van eerste aanleg. Deze positieve ontwikkeling in de omvang van de werkzaamheden heeft even gunstige resultaten met zich meegebracht op het vlak van de kosten van de gefactureerde vertalingen; deze bedragen voorlopig 64 € per bladzijde, tot de Rekenkamer haar controle van de rekeningen heeft afgerond en haar verslag heeft aangeboden. Deze goede resultaten zouden niet mogelijk zijn geweest zonder de inzet en het enthousiasme van de personeelsleden van het Vertaalbureau. Hun inspanningen vormden in grote mate een tegenwicht tegen de stijging van de huishoudelijke uitgaven - wat extra opmerkelijk was door de moeilijke werkomstandigheden waarin deze inspanningen moesten worden geleverd: de huidige krap bemeten kantoorruimte en de hoge eisen op het gebied van deadlines en kwaliteit. Er zij tenslotte aan herinnerd dat de eerste samenwerkingsovereenkomsten voor een periode van drie jaar met de agentschappen van de Europese Unie in 1996 zijn ondertekend. Derhalve heeft het Vertaalbureau met de volgende instellingen en agentschappen onderhandelingen gevoerd over de hernieuwing van deze overeenkomsten:
6
1999
Agentschap/instelling AESS - Bilbao EMA - Kopenhagen EUMC – Wenen ETF – Turijn Europol – Den Haag OCVV – Angers EWDD – Lissabon ECB – Frankfort Raad – Brussel Commissie (DG Vervoer) - Brussel Commissie (Vertaaldienst) - Brussel
Nieuwe looptijd tot 31-10-02 29-02-02 31-12-01 29-02-02 29-02-02 06-12-02 29-04-02 31-12-01 31-12-00 31-12-05 31-12-00
Na een als normaal te beschrijven onderhandelingsproces, met de bedoeling de nieuwe overeenkomsten aan te passen, gezien de inmiddels opgedane ervaringen, de veranderende prioriteiten en de nieuwe werkprogramma's van onze cliënten, zijn de onderhandelingen met succes bekroond en de overeenkomsten tussen de partijen in onderlinge overeenstemming hernieuwd. Het Vertaalbureau hecht eraan zijn dankbaarheid uit te spreken aan alle agentschappen en instellingen die aldus opnieuw blijk hebben gegeven van hun vertrouwen in het Bureau.
HOOFDSTUK 2
RAAD VAN BESTUUR
De raad van bestuur, het voornaamste besluitvormend orgaan van het Vertaalbureau, bestaat uit een vertegenwoordiger van elk van de partners van het Bureau (organisaties, instellingen en organen), een vertegenwoordiger van elke lidstaat en twee vertegenwoordigers van de Europese Commissie. Na de ondertekening van een nieuwe samenwerkingsovereenkomst in 1999 bedraagt het aantal vertegenwoordigers 31 (zie voor de lijst van de leden bijlage I). In het jaar 1999 had bovendien een wisseling van het voorzitterschap plaats. De heer B. McCluskey, algemeen directeur ad interim van de Vertaaldienst van de Europese Commissie, is op 9 september mevrouw C. Flesch opgevolgd, wier functie vacant was sinds haar verkiezing tot lid van het Europees Parlement. De raad van bestuur is twee maal bijeengekomen: 22 maart (tiende bijeenkomst) en 1 oktober (elfde bijeenkomst). Een samenvatting van de belangrijkste zaken die aan de orde zijn geweest alsmede van de genomen besluiten volgt hieronder.
7
1999
A.
Financiële staten 1. Resultaten van het begrotingsjaar 1997 Het onderzoek van de financiële staten van het Vertaalbureau betreffende het op 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar, dat door de Europese Rekenkamer is verricht, is gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen nr. C 406 van 28 december 1998. Volgens dit verslag zijn de jaarrekeningen "betrouwbaar, en zijn de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig". Bijgevolg heeft de raad van bestuur de directeur kwijting verleend voor de uitvoering van de begroting van 1997. Hem is bovendien verzocht de noodzakelijke maatregelen te nemen om de rekeningen van elke afzonderlijke organisatie af te sluiten, op basis van het feitelijk uitgevoerde werk en de daarvoor vastgestelde prijzen. 2. Begrotingsmaatregelen a. Gewijzigde en aanvullende begroting voor 1999 Door de duidelijke toename van de activiteiten in de loop van het begrotingsjaar, ten gevolge van de vraag naar vertalingen van een aantal agentschappen (BHIM, EMA, Europol en OCVV), was een aanzienlijke wijziging noodzakelijk van de ramingen voor 1999. Op basis van een nieuwe schatting, gebaseerd op 225.400 bladzijden, bedraagt het totaal aan inkomsten en uitgaven 17.265.800 euro, hetgeen een toename van 19% betekent in vergelijking met de initiële begroting (13.602.750 euro). b. Begroting voor 2000 Na wijziging is de begroting voor 2000 goedgekeurd op basis van de volgende cijfers: Bedrag aan inkomsten en uitgaven: Werklast uitgedrukt in bladzijden Kosten per bladzijde Personeelsformatie
18 681 100 euro 222 400 bladzijden 76 euro 144 medewerkers
3. Technische werkgroep De technische werkgroep, die is samengesteld uit vertegenwoordigers van de agentschappen en van het Vertaalbureau, heeft zich met verschillende zaken beziggehouden. De voorzitter, mevrouw Schürings (ETF), heeft voorstellen gedaan voor een nadere uitwerking van het begrip aanvraagtermijn voor vertalingen, alsmede voor het vaststellen van de wijze van beoordeling en van facturering voor andere verrichtingen dan vertalingen. De raad van bestuur stond positief
8
1999
tegenover deze voorstellen en nam eveneens nota van het resultaat van het overleg met de agentschappen inzake de systemen van facturering van vertaalwerkzaamheden. De raad van bestuur zal tijdens de volgende bijeenkomst een uitspraak doen omtrent dit dossier en heeft de directeur gevraagd om in de tussentijd aanvullend overleg te voeren met de instellingen die cliënt zijn van het Vertaalbureau.
B.
Algemene regelingen 1. Het verslag van de werkzaamheden in 1998 en het werkprogramma voor 1999 Deze twee documenten werden door de directeur van het Vertaalbureau gepresenteerd en na overleg goedgekeurd. 2. Wijziging van de financiële voorschriften Deze wijziging heeft tot doel de gevolgen van de aanvang van de derde fase van de Economische en Monetaire Unie in de voorschriften te verwerken; daarnaast wordt het principe van de overbrenging van het saldo van een begrotingsjaar naar de begroting van het volgende begrotingsjaar in de procedures opgenomen, overeenkomstig het commentaar van de Europese Rekenkamer. 3. Uitvoeringsbepalingen welke nodig zijn om de vertrouwelijkheid van sommige werkzaamheden te waarborgen De heer McCluskey, voorzitter van de werkgroep, heeft, overeenkomstig artikel 17, lid 3, van de Verordening tot oprichting van het Vertaalbureau (Verordening (EG) nr. 2965/94 van 28 november 1994), de ontwerpregeling van het Vertaalbureau ter goedkeuring voorgelegd aan de Europese Commissie en heeft de raad van bestuur op de hoogte gesteld van het feit dat de tekst na amendering door voornoemde instelling is aangenomen. De raad van bestuur is bijgevolg overgegaan tot definitieve vaststelling van de bepalingen, die zijn gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen (PBEG nr. C 295 van 15.10.1999). Parallel aan bovengenoemde procedure heeft de raad van bestuur de noodzakelijke voorbereidingen getroffen voor de uitwerking van aanvullende maatregelen ter bescherming van vertrouwelijke gegevens die via telecommunicatiemiddelen worden doorgegeven. Een groep deskundigen, onder voorzitterschap van de directeur van het Vertaalbureau, heeft de opdracht gekregen dit vraagstuk te bestuderen en heeft haar conclusies reeds gepresenteerd. De raad van bestuur heeft zijn goedkeuring gegeven aan de voorstellen, die met name voorzien in het uitvoeren van een reeks tests ter bepaling van de doelmatigheid van de verschillende systemen van overdracht die op de markt zijn. De bevindingen met betrekking tot deze proeven zullen tijdens de volgende bijeenkomst worden besproken.
9
1999
4. Wijziging van de regeling tot oprichting van een Raadgevend Comité voor aankopen en contracten Het belangrijkste doel van deze wijziging is aanpassing van de samenstelling van het comité, in verband met de oprichting van een nieuwe afdeling binnen het Vertaalbureau.
C.
De zetel van het Vertaalbureau Het Vertaalbureau is sinds april 1997 gevestigd in het gebouw Nouvel Hémicycle. Sindsdien is sprake van een feitelijke toename van de werkzaamheden van het Bureau, die heeft geleid tot een geleidelijke groei van het personeelsbestand. Aangezien er geen aanvullend kantooroppervlak meer beschikbaar is, heeft het Vertaalbureau momenteel een tekort aan kantoorruimte. Om een oplossing te vinden voor dit ruimtegebrek heeft de directie van het Vertaalbureau, in nauwe samenwerking met de Luxemburgse autoriteiten, diverse mogelijkheden voor de korte en middellange termijn onderzocht. In dit stadium is nog geen definitieve locatie gevonden. De vertegenwoordiger van het Groothertogdom Luxemburg heeft opnieuw opgemerkt dat de autoriteiten van zijn land het Vertaalbureau blijven steunen bij het zoeken naar een uiteindelijke oplossing van het probleem en heeft aangegeven dat het Bureau wellicht gedurende enkele jaren in een ander gebouw kan worden gehuisvest. De raad van bestuur wil, alvorens een keuze te maken voor deze tijdelijke oplossing, aanvullende informatie verkrijgen over aspecten als veiligheid, technische infrastructuur, enz. De raad heeft ook nog eens benadrukt dat het voor de cliënten van het agentschap van wezenlijk belang is dat het Vertaalbureau zijn werkzaamheden efficiënt kan verrichten, met voldoende personeel en onder passende arbeidsomstandigheden. Tenslotte heeft de raad de wens uitgesproken dat er snel een bevredigende oplossing komt voor dit probleem.
D.
Diversen Hieronder volgt een selectie uit de vele onderwerpen die door de raad van bestuur zijn behandeld: Besluiten:
• • • •
Hernieuwing van de contracten, herinschaling/bevordering van het personeel. Nieuwe inschaling van de functie van de directeur. Wijziging van het organigram. Interne voorschriften met betrekking tot het personeel (algemene bepalingen, personeelsbeoordeling, bevordering, opleidingen): principeakkoord, onder voorbehoud van de uitspraak van het comité voor het statuut.
10
1999
Informatie:
HOOFDSTUK 3
A.
• • • • •
Besluit van het Vertaalbureau inzake de strijd tegen fraude. Personeelsstatistieken. Verslag over het geautomatiseerd vertaalsysteem Systran. Verslag over Translator’s Workbench. Mededeling over het project Inter Agency Terminology Exchange.
VERTALINGEN EN INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING
Vertaalwerkzaamheden 1. Werkomvang a. Vertaling van documenten In 1999 is de omvang van de werkzaamheden, uitgedrukt in aantal vertaalde bladzijden, in vergelijking met de voorgaande jaren opnieuw toegenomen: Jaar
Blz. Totaal
1995 1996 1997 1998 1999
20.204 40.899 122.106 199.118 223.990
Bladzijden + 20.695 + 81.207 + 77.012 + 24.872
% + 102,4 + 198,6 + 63,1 + 12,5
In totaal zijn 100.652 bladzijden vertaald door externe medewerkers. Dit zijn externe vertalers met wie het Vertaalbureau dienstverleningsovereenkomsten heeft gesloten. b. Vertaling van gemeenschapsmerken Het algemene resultaat met betrekking tot de vertaling van gemeenschapsmerken is buitengewoon bevredigend. De volgende, aan het begin van 1999 gestelde doelen zijn bereikt: • inhalen van de achterstand die eind 1998 was opgetreden. Deze was zowel te wijten aan het aanzienlijke aantal te vertalen gemeenschapsmerken dat afkomstig was van het BHIM (met, verscheidene weken achtereen, meer dan 500 bladzijden brontekst) als aan de installatie en de inwerkingstelling van een halfautomatisch vertaalsysteem, • uitwerken van een algemeen systeem voor verdeling van revisiewerkzaamheden.
11
1999
Aan het einde van het jaar 1999 was de achterstand tot een minimum gereduceerd en waren de revisiewerkzaamheden met betrekking tot vertaalde gemeenschapsmerken een normaal onderdeel van de werklast van alle interne vertalers geworden. De voornaamste cijfers met betrekking tot 1999 zijn de volgende: aantal van het BHIM ontvangen Gemeenschapsmerken van het BHIM ontvangen bladzijden(1) aantal vertaalde en aan het BHIM verzonden Gemeenschapsmerken vertaalde en aan het BHIM verzonden bladzijden(1)
38.846 12.852 39.663 132.547
De met externe agentschappen gesloten overeenkomsten zijn overigens hernieuwd. Slechts in twee gevallen is hierop een uitzondering gemaakt: in het eerste geval was sprake van dienstverlening van slechte kwaliteit en in het tweede geval wenste het desbetreffende agentschap het contract tot hernieuwing niet te ondertekenen. Niettemin kan gezegd worden dat de kwaliteit van de van externe agentschappen afkomstige vertalingen bevredigend is. c. Andere verrichtingen dan vertalingen Het Vertaalbureau is voortgegaan met de ontwikkeling van terminologische hulpmiddelen die zijn gericht op de specifieke kenmerken van de verschillende agentschappen. Door de aldus samengestelde thesauri krijgen agentschappen en andere organen de gelegenheid tot verruiming van hun taken en hieraan zelf invulling te geven, en beschikken zij over een terminologiecollectie waarmee documenten op meer coherente wijze kunnen worden gereviseerd en vertaald.
2.
Strategie en logistieke ondersteuning a. Interne organisatie In de loop van 1999 is het aantal bij het vertaalbureau werkzame vertalers toegenomen van 57 op 1 januari tot 64 op 31 december. Voor wat betreft de procedures voor aanwerving heeft het Vertaalbureau 5 kennisgevingen van vacatures gepubliceerd, voor de talen DA, SV, NL, DE en ES. Het heeft deze vacatures eveneens kenbaar gemaakt in de grote dagbladen van de lidstaten, teneinde zo het aantal potentiële kandidaten te vergroten. De procedures voor de talen DE en ES worden aan het eind van het eerste kwartaal van 2000 afgesloten. Voor de talen DA, SV en NL konden reservelijsten worden opgesteld van respectievelijk 6, 8 en 7 vertalers.
(1)
Omzetting Gemeenschapsmerken/standaardbladzijden
12
1999
Nieuwe talen: vanaf eind september volgen vertalers van de taalgroepen Engels en Frans cursussen in de talen van landen die om toetreding hebben verzocht (Pools, Hongaars, Tsjechisch, Sloveens en Ests), met het doel deze talen te leren. Voor vertaalwerkzaamheden naar en uit deze talen doet het Vertaalbureau momenteel beroep op externe vertalers. Parallel hieraan werkt het mee aan de publicatie van een oproep van de Europese Commissie tot het indienen van blijken van belangstelling op dit vlak. Hierdoor heeft het Vertaalbureau de mogelijkheid beter op de hoogte te raken van de markt in de landen die toe wensen te treden. Opmerkelijk is het feit dat 1.317 bladzijden naar het Russisch zijn vertaald; deze taal neemt de twaalfde plaats in op de lijst van vertaalcontracten (zie bijlage II/8). Nieuwe organisatie van de planning: in de loop van de zomer is de sectie "centrale planning" opgericht. Sinds de reorganisatie bestaat deze sectie uit alle personen die tot taak hebben de te vertalen documenten en merken te verwerken (het in ontvangst nemen, verspreiden, verzenden en verwerken met behulp van TWB). De sectie bestaat uit 2 LA, 2 B en 12 C. In het personeelsbestand van deze sectie bevinden zich 3 personen die belast zijn met de opmaak van vertalingen en soms van originelen; zij houden zich ook bezig met het scannen van documenten die alleen op papier voorkomen en met de controle van de opmaak van voor publicatie bestemde teksten. b. Technische middelen Gebruik van Translator's Workbench (TWB): in de loop van 1999 werd TWB steeds meer gebruikt bij de vertaling van documenten, waardoor meer coherentie in de vertaalde documenten kan worden gerealiseerd. Met nadruk dient te worden opgemerkt dat TWB nu zelfs bij voor Europol gemaakte vertalingen kan worden aangewend, dankzij het feit dat deze software is geïntegreerd in een gesloten netwerk van 11 pc's. Computerondersteunde vertaling: dankzij de inspanningen van met name de sectie die de voorgaande jaren belast was met de automatisering, heeft het proces van de automatisering van de vertaling der gemeenschapsmerken eind 1998 normale proporties aangenomen. Hierdoor werd het mogelijk de verantwoordelijkheid voor het dagelijks functioneren over te dragen aan de afdeling vertalingen. De overgang naar Word 97 bracht echter met zich mee dat een nieuwe versie van het programma voor computerondersteund vertalen gebruikt moest gaan worden. Vervolgens is dit hulpmiddel ook aangewend bij de vertaling van andere documenten dan merken. De desbetreffende sectie heeft alle noodzakelijke logistieke voorbereidingen getroffen en voor de vertalers speciale trainingsbijeenkomsten georganiseerd. Sinds juni 1999 wordt ongeveer een derde van de documenten niet zijnde merken, vertaald met behulp van hulpmiddelen voor computerondersteunde vertaling; inmiddels heeft men zoveel ervaring
13
1999
opgedaan met het proces dat de afdeling vertalingen de hiermee samenhangende dagelijkse werkzaamheden nu op zich kan nemen. Een van de doelstellingen van de met de automatisering van het vertaalproces belaste sectie was om voor computerondersteund vertalen een betrouwbaarder programma te vinden dan wat voor de vertaling van gemeenschapsmerken wordt gebruikt. Hiertoe zijn in samenwerking met de afdeling informatica specificaties opgesteld. Er is een openbare aanbesteding uitgeschreven voor een vertaalsysteem voor de gemeenschapsmerken, waarin de documentenstroom is opgenomen. In januari 2000 zou een aanvang moeten worden gemaakt met het werken met het nieuwe systeem. Terminologie: gedurende het gehele jaar 1999 hebben werkzaamheden op het gebied van de terminologie plaatsgevonden. Hierbij zijn meer dan 40.000 meertalige ingangen in de gegevensbank van het Vertaalbureau ingevoerd. c. De kwaliteit Verbetering van de kwaliteit: het Vertaalbureau heeft er niet alleen naar gestreefd de termijnen na te leven waarom door agentschappen, organisaties en instellingen is gevraagd, maar ook om de kwaliteit van de geleverde vertalingen nog meer te verbeteren. Evenals in de voorgaande jaren hebben de vertalers deelgenomen aan op interinstitutioneel niveau georganiseerde taalcursussen en aan andere vormen van permanente educatie. Gezien de toenemende vraag van het BHIM en van andere agentschappen en organen naar vertalingen van teksten van juridische aard heeft het Vertaalbureau zich inspanningen getroost om de deskundigheid op dit gebied te vergroten. Zo is in december een seminar met de collega's van het Merkenbureau georganiseerd, dat een groot succes was. In de loop van 2000 wordt dit experiment eventueel herhaald. Behalve vertaaldiensten biedt het Vertaalbureau ook dienstverlening op het gebied van revisie van originele documenten die door auteurs zijn geredigeerd in een andere taal dan de moedertaal. Van deze dienst is in 1999 echter door weinig organen gebruik gemaakt. Comité herwaardering rangorde: in de onlangs door het Vertaalbureau gesloten kaderovereenkomsten ten behoeve van externe vertaaldiensten is vastgesteld dat de aanvankelijke rangorde van de onderaannemers een herwaardering dient te ondergaan; deze dient te worden gebaseerd op de door ieder van hen geleverde werkzaamheden. Met nadruk zij gesteld dat het concept van deze dynamische rangorde van de contractanten geheel nieuw is. De herwaardering wordt verricht door een hiertoe speciaal door het Vertaalbureau opgericht comité, dat Comité herwaardering rangorde wordt genoemd. Dit comité dient niet te worden verward met het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen. Eerstgenoemd comité heeft tot opdracht een positieve en/of negatieve waardering te geven van de externe vertalingen die worden geleverd op basis van de door het Vertaalbureau gesloten
14
1999
nieuwe contracten. Het tweede comité is gepositioneerd op interinstitutioneel niveau en heeft tot taak een beoordeling te geven van externe vertalingen van onvoldoende kwaliteit van de Commissie, het Parlement en het Vertaalbureau. In de nieuwe contracten van het Vertaalbureau wordt expliciet bepaald dat alle vertalingen met het cijfer +1 (uitstekende kwaliteit) of –1 (zeer slechte kwaliteit) worden voorgelegd aan het Comité herwaardering rangorde. Dit is samengesteld uit vertegenwoordigers van de secties externe vertalingen, beheer vertalingen en administratie, en bovendien de functionaris die het Vertaalbureau vertegenwoordigt in het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen. De laatste is tevens de persoon die, voor alle vraagstukken die verband houden met de kwaliteit, zorgt voor de communicatie tussen de sectie externe vertalingen en degenen die belast zijn met de planning. Het comité neemt de beoordeling van de interne revisoren al dan niet over en zorgt eventueel voor aanpassing van de inschaling van de onderaannemer. Het besluit wordt aan de contractant bekendgemaakt. Het comité neemt eveneens een besluit over de vraag of voor de vertaling in kwestie al dan niet een vergoeding dient te worden uitbetaald en of dit moet leiden tot aanpassingen op contractueel niveau. Eventueel buigt het comité zich over de vraag of bij niet-naleving van een termijn al dan niet de in het contract genoemde boete dient te worden opgelegd. Dit hangt af van het geleverde bewijsmateriaal (doktersverklaring, enz.). d. Onderzoek en documentatie De dienst documentatie heeft de opdracht gekregen een documentaire infrastructuur ten behoeve van vertaalwerkzaamheden op te zetten, en wel voor alle talen gezamenlijk. Hiertoe heeft de dienst een bibliotheek- en documentatiecollectie samengesteld, bestaande uit: microfiches (150.000 PDEG series L en C, COM-documenten), documentatie op papier (encyclopedieën, 2000 algemene, technische en wetenschappelijke woordenboeken), cd-roms (voor gebruik op één computer en voor netwerken), de mogelijkheid tot het raadplegen van de verschillende gegevensbanken van de gemeenschap (CdtVista, Celex, EUR-Lex, Eudor, TIS, enz.) en toegang tot Internet. Deze hulpmiddelen voor het zoeken van informatie zijn constant in ontwikkeling en worden in toenemende mate door de vertalers gebruikt.
15
1999 3.
Externe vertalingen a. Strategie Het Vertaalbureau heeft ongeveer 50% van het totale aantal vertalingen uitbesteed. Frans is nog steeds de meest gevraagde doeltaal (17,2 %) en Engels blijft de belangrijkste brontaal (52,8 %). Overeenkomstig de van meet af aan gevolgde beleidslijnen heeft het Vertaalbureau er in de contractuele betrekkingen met de externe vertalers steeds naar gestreefd regelmatig en op constructieve wijze met hen overleg te voeren. Om meer bekendheid te geven aan zijn strategie inzake externe vertalingen heeft het Vertaalbureau deelgenomen aan verschillende seminars en conferenties, zoals aan het internationale seminar in maart 1999 te Londen voor vertalers die geïnteresseerd zijn in het werken voor de Europese Gemeenschappen en aan het wereldcongres van vertalers te Mons in augustus. Tenslotte heeft het Vertaalbureau voor zijn 250 externe medewerkers op 3 december een informatiedag georganiseerd, die een heel gunstige uitwerking heeft gehad. b. Openbare aanbestedingen en beleid met betrekking tot de contracten Er zijn in de loop van 1999 verscheidene openbare aanbestedingen georganiseerd, met als doel kaderovereenkomsten af te sluiten met externe vertalers die voldoen aan de bijzondere eisen van het Vertaalbureau (speciale deskundigheid op specifieke gebieden, gebruik van moderne vertaaltechnologieën, enz.). Deze openbare inschrijvingen worden hieronder beknopt weergegeven: FL99001-MED – voor de vertaling van teksten op het gebied van geneeskunde, uit het Engels in alle andere officiële talen van de Europese Unie (10 partijen). Op deze openbare aanbesteding heeft het Vertaalbureau in totaal 115 inschrijvingen ontvangen van kandidaten die aan de eisen voldeden, waarvan een groot aantal betrekking had op meer dan één subpartij. Er zijn 38 kaderovereenkomsten aangeboden en ondertekend. FL99002-ENV – voor de vertaling van teksten op het gebied van milieu, uit het Engels in alle andere officiële talen van de Europese Unie en in het IJslands en Noors (12 partijen). Op deze openbare aanbesteding heeft het Vertaalbureau in totaal 131 inschrijvingen ontvangen van kandidaten die aan de eisen voldeden, waarvan een groot aantal betrekking had op meer dan één partij. Er zijn 37 kaderovereenkomsten aangeboden en ondertekend. FL99003-AIR – voor de vertaling van teksten op het gebied van luchtvaart, uit het Engels in alle andere officiële talen van de Europese Unie. Het betrof vijf verschillende gebieden met betrekking tot luchtvaart en veiligheid (10 partijen met elk 5 subpartijen). Op deze openbare aanbesteding heeft het Vertaalbureau in totaal 263 inschrijvingen ontvangen van kandidaten die aan de eisen voldeden, waarvan een groot aantal betrekking had op alle vijf subpartijen binnen één partij. Er zijn 65 kaderovereenkomsten aangeboden en ondertekend. 16
1999
FL99004-DA, FL99005-DE, FL99006-EL, FL99007-EN, FL99008-ES, FL99009-FI, FL99010FR, FL99011-IT, FL99012-NL, FL99013-PT, FL99014-SV – voor de vertaling van teksten op het gebied van sociologie. Deze laatste openbare aanbestedingen, die midden september 1999 openbaar zijn gemaakt, zijn momenteel in hun beoordelingsfase. De overeenkomsten gaan in op 1 maart 2000 voor de drie talen met het grootste aantal jaarlijks uitbestede bladzijden, te weten Engels, Frans en Duits, en op 1 april 2000 voor de overige talen. Aan de inschrijvers op al deze openbare aanbestedingen heeft het Vertaalbureau ter ondertekening de nieuwe kaderovereenkomst aangeboden. Deze is in overeenstemming met het ontwerp voor een gemeenschappelijke kaderovereenkomst van het subcomité externe vertalingen, dat in november 1999 aan het Interinstitutioneel Vertaalcomité is aangeboden. Deze overeenkomst is de uitdrukking van een uiterst belangrijke ontwikkeling in de contractuele betrekkingen tussen externe vertalers en Europese instellingen en organen. In de overeenkomst worden de stringente kwaliteitseisen van het Vertaalbureau expliciet vastgelegd en worden boetes opgelegd indien hieraan niet wordt voldaan of indien de afgesproken levertermijn niet is nageleefd. Maar wat nog belangrijker is en een primeur vormt, is dat de in de openbare aanbestedingen omschreven toewijzingscriteria een systeem van doorlopende beoordeling van de contractanten behelzen, en wel voor de gehele geldigheidsduur van de overeenkomst. Op basis van dit principe komt een rangorde van de contractanten tot stand, die gebaseerd is op de feitelijk geleverde diensten. Dit is tevens de eerste keer dat het Vertaalbureau overeenkomsten aanbiedt voor een jaar, die tot vier keer kunnen worden verlengd; met dit systeem is een kwalitatieve controle van de contractanten mogelijk en wordt vrije concurrentie op het vlak van voorwaarden en prijzen beter gewaarborgd. B.
Interinstitutionele samenwerking 1. Interinstitutionele betrekkingen Een van de taken van de sectie interinstitutionele betrekkingen is het coördineren van de vertegenwoordiging van het Vertaalbureau in het interinstitutioneel vertaalcomité en in verschillende subcomités hiervan, zoals het subcomité externe vertalingen en het subcomité vertaalhulpmiddelen, om hiervan twee te noemen. De sectie beschikt eveneens over de bevoegdheid om betrekkingen te onderhouden met Europese organen en instellingen, in het bijzonder de begrotingsautoriteit, en zij streeft ernaar om eveneens werkrelaties tot stand te brengen met Europese organen en instellingen waarmee dergelijke betrekkingen nog niet bestaan. In 1999 heeft het comité zich beziggehouden met de volgende kwesties. • Deelname aan het subcomité externe vertalingen. • Er zijn contacten gelegd met Europese instellingen, met als doel deze vertrouwd te maken met de doelstellingen van het Vertaalbureau met betrekking tot interinstitutionele samenwerking.
17
1999
• Er werd op heel bijzondere wijze samengewerkt met het Europees Parlement bij de presentatie van de nieuwe Europese commissarissen, waarbij het Parlement behoefte had aan vertalingen die binnen een termijn van slechts enkele dagen geleverd moesten worden. • De begrotingsautoriteit heeft zich in positieve zin uitgesproken over het principe van uitbreiding van de financiële middelen van het Vertaalbureau, waarbij rekening wordt gehouden met het onderscheid tussen vertaalactiviteiten enerzijds en activiteiten op het gebied van de interinstitutionele samenwerking anderzijds. • Er zijn contacten gelegd met de bevoegde afdelingen van de Commissie en met de directeur van het Europees Bureau voor de wederopbouw van Kosovo, teneinde de diensten van het Vertaalbureau aan te bieden zodra dit Bureau operationeel is. • De sectie heeft meegewerkt aan de organisatie en de voorbereiding van het seminar externe vertalingen van 3 december 1999, en heeft verder bewerkstelligd dat aan dit gebeuren een televisie-uitzending en een artikel in de pers werden gewijd. 2. Interinstitutioneel Vertaalcomité Verscheidene leden van de afdeling vertalingen werken mee aan activiteiten van subcomités van het Interinstitutioneel Vertaalcomité, zoals het subcomité toetreding nieuwe lidstaten en het subcomité statistieken en productiviteit. De sectie externe vertalingen speelt nog steeds een actieve rol. Zo was zij, in het kader van de werkzaamheden van het subcomité externe vertalingen, betrokken bij het opstellen van een ontwerp-kaderovereenkomst. Bovendien is zij, met twee vertegenwoordigers, volwaardig lid geworden van het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen. In 1999 heeft het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen in totaal 296 documenten in behandeling genomen, waarvan er 53 door het Vertaalbureau, 218 door de Commissie en 25 door het Parlement waren ingebracht. Bij de door het Vertaalbureau ingebrachte documenten vormden DA, EN, IT en NL de meest "omstreden" talen. Dit voorbeeld kan een belangrijke rol spelen bij de selectieprocedures voor nieuwe externe vertalers. Het zou wenselijk zijn dat het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen bij deze procedure een belangrijker rol gaat spelen dan tot op heden, omdat dit de mogelijkheid biedt tot dynamische inschaling van externe vertalers; hierin is immers niet alleen voorzien in de nieuwe overeenkomsten van het Vertaalbureau, maar ook in de overeenkomsten op basis van de gemeenschappelijke openbare inschrijving door het Europees Parlement en het Vertaalbureau. Terminologie: de haalbaarheidsstudie met betrekking tot één enkele gegevensbank voor de Europese Unie, die op verzoek van het Interinstitutioneel Vertaalcomité aan het Vertaalbureau is
18
1999
opgedragen, is in april 1998 voltooid. Uit de resultaten van deze studie, die tijdens de vergadering van mei zijn voorgelegd aan het Interinstitutioneel Vertaalcomité, blijkt dat het haalbaar èn wenselijk is dat er één enkele terminologiegegevensbank komt. In juli 1999 heeft het DG Ondernemingen van de Europese Commissie voor rekening van het Vertaalbureau een openbare aanbesteding uitgeschreven. De inschrijvingen zijn in oktober 1999 beoordeeld en er is een overeenkomst aangeboden. Gedurende deze periode hebben de verantwoordelijke functionarissen van de vertaaldiensten van de Europese Unie voor dit initiatief duidelijk belangstelling getoond. Derhalve is tijdens de bijeenkomst van het Interinstitutioneel Vertaalcomité van september daarom besloten dat dit project van het Vertaalbureau een interinstitutionele status zal krijgen. Het Vertaalbureau heeft nu dus, in het kader van het IDA-programma en in nauwe samenwerking met de vertaaldiensten van de instellingen, de verantwoordelijkheid gekregen voor de proefperiode van één enkele terminologiegegevensbank voor de Europese Unie.
HOOFDSTUK 4 BEHEER VAN DE HULPBRONNEN EN DE MIDDELEN
A.
Personeelszaken en algemene en financiële administratie 1. Personele middelen a. Personeelsformatie In de loop van het jaar 1999 is het aantal personeelsleden toegenomen van 104 tot 124 medewerkers. Het gaat hier om 116 tijdelijk functionarissen, 3 hulpfunctionarissen, 3 deskundigen en 2 uitzendkrachten. De verdeling per categorie is aangegeven in de personeelsformatie (zie bijlage III). b. Personeelsbeleid De sectie personeelszaken, die eind 1998 is opgezet, is al snel operationeel geworden en heeft de twee belangrijkste doelen bereikt die zij in 1999 diende te realiseren, te weten • het uitwerken en aan de raad van bestuur presenteren van algemene regelingen inzake opleiding, personeelsbeoordeling en bevordering. Deze regels bevatten belangrijke vernieuwingen en voorstellen. Zij zijn opgesteld om de bepalingen van het statuut en de behoeften, taken en specifieke kenmerken van het Vertaalbureau op elkaar af te stemmen, dit in overleg met het personeelscomité; en
19
1999
• het beheer van een aantal functies die tot aan het begin van het jaar onder het Directoraatgeneraal administratie van de Commissie vielen; hierdoor verleent dit DG momenteel aan het Vertaalbureau dezelfde diensten als aan andere gedecentraliseerde bureaus. De sectie heeft elf selectieprocedures georganiseerd, waarbij in totaal 455 sollicitaties in behandeling zijn genomen. Het ging om twee selectieprocedures categorie A, vier LA, vier B en één C. Bij deze selectieprocedures zijn de personen geworven, die volgens de door de verschillende afdelingen opgestelde profielen het best gekwalificeerd zijn. Selectie Hoofd informatica Projectcoördinator Vertaler Vertaler Vertaler Vertaler Medewerker boekhouding Informatica LSA Informatica helpdesk Veiligheidsfunctionaris Technische ondersteuning
Categorie A7/A6 LA 7/LA 6 LA 7/LA 6 LA 7/LA 6 LA 7/LA 6 LA 7/LA 6 B5/B4 B5/B4 B5/B4 B3/B4 C5/C4
Taal
DA DE NL SV
Totaal aantal kandidaten 16 18 23 112 118 66 29 4 10 27 32
Aantal kandidaten op de reservelijst 3 3 6 procedure loopt nog 8 7 4 procedure loopt nog procedure loopt nog 3 15
Nadat de raad van bestuur op 1 oktober 1999 in principe akkoord was gegaan met de regels voor bevordering, werd gedurende de laatste twee maanden van het jaar de eerste bevorderingsronde gehouden, wat leidde tot dertien bevorderingen voor alle categorieën tezamen. Een en ander had waarneembaar een motiverend effect op het gehele personeel (zie bijlage V). Er zijn belangrijke inspanningen verricht op het gebied van scholing, en wel op alle terreinen waarop het bureau werkzaam is. Zo zijn er in samenwerking met de andere instellingen 37 taalopleidingsactiviteiten georganiseerd, 16 informaticacursussen, 2 terminologieopleidingen, 2 bibliotheekopleidingen, 2 cursussen op het gebied van begrotingsboekhouding en 1 opleiding met betrekking tot de procedures bij het afsluiten van openbare overeenkomsten.
20
1999
Tegelijkertijd zijn de werkzaamheden met betrekking tot het lopende personeelsbeleid van het Vertaalbureau aanzienlijk toegenomen. De omvang hiervan kan worden geïllustreerd aan de hand van de volgende gegevens: Indiensttredingen Beheer van de contracten van tijdelijke functionarissen Beheer van de contracten van hulpfunctionarissen Beheer van de contracten van uitzendkrachten Dienstreizen Vakantiedagen, ziekte, opname overuren Salarissen Activiteiten met betrekking tot opleidingen Jaarlijks medisch onderzoek Verklaringen (sociale zekerheid, btw, getuigschriften)
46 66 40 8 150 2.257 2.868 95 80 524
2. Algemene administratie a. Beheer van de inventaris en van de ruimten De sectie Algemene administratie heeft de in het gebouw Nouvel Hémicycle beschikbare kantoorruimte zodanig beheerd dat deze ruimte optimaal kan worden benut, voor zover dat mogelijk is nu het Vertaalbureau de grenzen van zijn fysieke groei heeft bereikt. Zowel op institutioneel niveau als op de particuliere markt is onderzoek verricht en zijn onderhandelingen gevoerd, met als doel directie en raad van bestuur tijdelijke oplossingen voor te leggen voor de huidige nijpende huisvestingsproblemen. Hiernaast kan gewezen worden op het feit dat is overgegaan tot het gebruik van ELS-software, waarbij de gehele inventaris die het Vertaalbureau in eigendom heeft in de gegevensbank is ingevoerd. Tenslotte is het van belang te melden dat de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de kredieten van Titel II van de begroting is verbeterd. b. Kwesties van juridische aard De belangrijkste activiteiten betroffen: Het deelnemen en het verlenen van juridische ondersteuning aan de selectiecomités voor de openbare aanbestedingen betreffende enerzijds externe vertalingen op de gebieden: geneeskunde, milieu, luchtvaart en algemeen, en anderzijds van een vertaalsysteem voor de gemeenschapsmerken waarin de documentenstroom is opgenomen en, tenslotte, de openbare gunning langs de weg van onderhandelingen, die door de afdeling informatica in werking is gesteld.
21
1999
Het analyseren en het doen van voorstellen aan de directie met betrekking tot een gedragscode waaraan het personeel van het Vertaalbureau zich moet houden in hun contacten met het publiek, zoals de Europese Ombudsman heeft verzocht. Het voorstellen van een besluit met betrekking tot de voorwaarden voor en methoden van onderzoek bij fraudebestrijding (OLAF), hetwelk door de raad van bestuur is aangenomen. Het uitwerken van een voorstel tot herziening van de financiële voorschriften van het Vertaalbureau, op 1 oktober 1999 goedgekeurd door de raad van bestuur, waarmee deze wordt aangepast aan de invoering van de euro en waarmee het principe van de overbrenging van het saldo van een begrotingsjaar naar de begroting van het volgende begrotingsjaar in de voorschriften wordt opgenomen. Het regelen van delegatie en van vervangingen van beheerders, ordonnateur en rekenplichtige. Juridische ondersteuning in geval van geschillen op het gebied van personeelszaken, toepassing van het statuut en contracten. 3. Financiën en begrotingen De belangrijkste doelstelling van de sectie Financiële administratie in 1999 was het installeren en in werking stellen van SI2, het begrotings- en boekhoudsysteem dat in het eerste kwartaal van het jaar is gaan draaien en gedurende het gehele begrotingsjaar verder is ontwikkeld, in samenwerking met de afdeling informatica en met de financiële controle. Alle werkzaamheden in verband met de begroting en alle ontvangsten en betalingen zijn verricht met dit systeem, waarbij daarnaast uit veiligheidsoverwegingen het oude, in Excel opgezette, systeem voor begroting en boekhouding operationeel is gebleven. Er zijn twee cursussen georganiseerd, toegesneden op het profiel van degenen die het systeem gebruiken. In de loop van het derde kwartaal is het systeem ook op de andere afdelingen van het Vertaalbureau geïnstalleerd, opdat deze kunnen beschikken over alle financiële informatie die zij op hun terrein nodig hebben. Voor wat betreft de verschillende ontwerpbegrotingen kan benadrukt worden dat er een verbetering is in de kwaliteit van de informatie in de gedetailleerde gegevens per begrotingslijn; daarnaast zijn aan de raad van bestuur ramingen met betrekking tot de liquiditeiten voorgelegd. Voor wat betreft de betrekkingen met de financiële controle geldt dat er sprake was van een duidelijke bereidheid tot samenwerking; het aantal teruggezonden dossiers is aanzienlijk verminderd. De facturering ten behoeve van de agentschappen, instellingen en organen die cliënt zijn van het Vertaalbureau heeft verbetering ondergaan, zowel voor wat betreft de bewijsstukken als de
22
1999
informatie in de debetnota's. In de loop van het jaar is een meer geavanceerd systeem ter controle van de vervaldata ingevoerd, waardoor de incassotermijnen over de hele linie korter zijn geworden. De sectie heeft diverse projecten betreffende analytische boekhouding voorgelegd. Op grond hiervan is een plan van aanpak opgesteld, dat begin 2000 van start gaat.
B.
Informatisering 1. Omgeving Het Vertaalbureau kent een omgeving die gebaseerd is op Windows NT servers en Windows NT werkstations, die onderling verbonden zijn middels een lokaal netwerk. Alle personeelsleden van het Vertaalbureaus hebben een PC tot hun beschikking. De basisconfiguratie van elk werkstation bestaat uit Windows NT, Microsoft Office, Lotus Notes, Internet-navigators en antivirusprogramma's. Andere producten die zijn geïnstalleerd worden gebruikt voor specifieke doeleinden, bijvoorbeeld software ten behoeve van het vertaalproces, Oracle-software waarmee toegang kan worden verkregen tot gegevensbanken, enz. Alle gebruikers beschikken over elektronische post en hebben toegang tot het "World Wide Web". Het Vertaalbureau beschikt over twee Windows NT domeinen (zie bijlage VI), die sinds 1999 een ontwikkeling hebben doorgemaakt. Het eerste domein vormt de algemene omgeving voor alle normale werkzaamheden en vertalingen. Het omvat een aantal servers waarmee Lotus Notes en de Oracle-gegevensbank kunnen worden gebruikt, evenals servers voor het delen van bestanden en voor printwerkzaamheden. Een Lotus Notes MTA zorgt binnen deze omgeving voor het elektronisch berichtenverkeer. Het tweede domein is bestemd voor werkzaamheden die op verzoek van Europol worden uitgevoerd en maakt voor het berichtenverkeer gebruik van Microsoft Exchange. Dit domein kent een afzonderlijk beveiligingssysteem, wat noodzakelijk is gezien het specifieke werkterrein van deze organisatie. 2. Beheer en ontwikkeling De informatiseringsomgeving van het Vertaalbureau heeft zich in de loop van 1999 verder uitgebreid. Er zijn nieuwe medewerkers geworven en het netwerk is uitgebreid met computers en printers. Er zijn servers toegevoegd, waaronder 2 op Windows NT, dit met het oog op de toenemende vraag naar gegevensopslagmogelijkheden in relatie tot het vertaalproces en het nieuwe beheer van databanksystemen.
23
1999
In het kader van het FLOSYS-project, dat wordt gefinancierd door het IDA-programma (Interchange of Data between Administrations – gegevensuitwisseling tussen administraties), is het gebruik van Lotus Notes uitgebreid en is een firewall geïnstalleerd om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de gegevens. Er is een systeem van documentenbeheer geïnstalleerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van het programma Fulcrum Search Server; binnenkort zal een nieuw systeem voor de documentenstroom bij vertaalwerkzaamheden waarbij Lotus Notes voor de interface met Internet wordt gebruikt, het berichtenverkeer en het documentenbeheer in gebruik worden genomen. Er zijn twee systemen van de Europese Commissie voor gegevensbankbeheer geïnstalleerd, namelijk SI2 voor de begroting en de boekhouding en het inventarissysteem ELS. Ook heeft het Vertaalbureau nu een publieke Internetsite (op basis van Lotus Notes), die tot doel heeft algemene informatie te geven over het Vertaalbureau en zijn activiteiten. Voor wat betreft de elektronische post heeft het Vertaalbureau X400 geleidelijk afgeschaft; het protocol wordt sinds november niet meer gebruikt. Momenteel wordt alleen het SMTP-protocol toegepast door middel van Lotus Notus MTA (het tweede domein, dat Microsoft Exchange gebruikt, is nog uitsluitend op X400 gebaseerd). Het Vertaalbureau heeft op verzoek van de raad van bestuur een studie verricht naar de uitwisseling van vertrouwelijke documenten langs elektronische weg tussen het Bureau en zijn partners. Na besprekingen met vertegenwoordigers van een aantal agentschappen en lidstaten, deskundigen op het gebied van vertrouwelijkheid en veiligheid, is een project opgezet onder de naam SECLEG (proefprojecten op het gebied van recht en veiligheid) dat tot doel heeft te onderzoeken aan welke veiligheidseisen voldaan dient te worden en voorstellen te doen voor oplossingen op het technische vlak. De onderzoeksfase van het project is afgerond. Het aantal personeelsleden van de afdeling informatica is toegenomen van 8 naar 10 personen, waardoor het eveneens mogelijk werd de "helpdesk" uit te breiden. In het bijzonder heeft de helpdesk de volgende taken: - het installeren van computerapparatuur en programmatuur, - het verlenen van directe ondersteuning aan de gebruikers bij problemen met apparatuur, programmatuur, telecommunicatie of infrastructuur, - het verzorgen van interne gebruikerstrainingen voor de door het Vertaalbureau gebruikte programmatuur, - het beheren van de apparatuur en van de programmatuur, bijvoorbeeld de inventaris, reservekopieën van de servers, het melden van problemen aan leveranciers. Bovendien biedt de helpdesk, vanuit zijn specifieke deskundigheid, ondersteuning op het gebied van geavanceerde opmaaktechnieken van documenten en bij de conversie van bestanden, voor alle formaten waarin bij het Vertaalbureau documenten worden aangeleverd.
24
1999
C.
Beleid inzake informatie en publicaties Het Vertaalbureau heeft in 1999 zijn beleid op het gebied van informatieverschaffing gecontinueerd, hetgeen resulteerde in de publicaties die in onderstaande lijst staan vermeld. Hiernaast werden in het jaar 1999 twee projecten opgezet die tot doel hadden het Vertaalbureau een duidelijker beeld naar buiten toe te geven. Met het eerste project wordt beoogd het Bureau een eigen gezicht te geven, door het ontwikkelen van een logo; het tweede project is het openen van een publieke Internetsite, die een aanvulling vormt op de in druk verschenen publicaties. 1. Lijst van publicaties Titel Jaarverslag 98 en werkprogramma 99 Informatieblad (nr. 14, 15, 16 en 17) Informatieblad freelancevertaling Definitieve begroting 99 Uitvoeringsbepalingen welke nodig zijn om de vertrouwelijkheid van sommige werkzaamheden te waarborgen
Frequentie jaarlijks ieder kwartaal halfjaarlijks PBEG 03.12.1999 PBEG 15.10.1999
Talen de elf talen van de EU DE, EN en FR EN de elf talen van de EU de elf talen van de EU
2. Het logo van het Vertaalbureau Het besluit een logo te creëren past in het ontwikkelingsproces dat het Vertaalbureau sinds zijn oprichting in 1994 heeft doorgemaakt: het wil hiermee zijn specifieke identiteit, als gespecialiseerd bureau van de Europese Unie, duidelijker uitdragen. Met dit nieuwe gezicht wil het Vertaalbureau de sleutelrol van het vertaalproces benadrukken en aangeven dat het een belangrijke rol speelt ten aanzien van het principe van de meertaligheid, het grondbeginsel van de Unie. Het Bureau laat hiermee zien hoe hecht het verankerd is in Europa en hoezeer het in dienst staat van Europa en de Europese gedachte. Een interne werkgroep heeft bepaald aan welke vereisten het logo moest voldoen; de uiteindelijke vormgeving kwam in samenwerking met een grafische studio tot stand. Om de invoering van het logo soepel te laten verlopen en om de voorlichting erover te stroomlijnen, is een vormgevingsgids (met voorbeelden) samengesteld en aan alle personeelsleden uitgereikt.
25
1999
3. De Internetsite van het Vertaalbureau
D.
Om te zorgen voor een zo breed mogelijke verspreiding van zijn informatie, heeft het Vertaalbureau eind 1999 een publieke Internetsite geopend: www.cdt.eu.int. Deze verleent een nieuwe dimensie aan het beleid inzake informatieverschaffing dat het Vertaalbureau voor ogen staat: het kan hierdoor de gebruiker rechtstreeks geactualiseerde, toegankelijke en volledige informatie verstrekken. Behalve gegevens over de oprichting en de taken van het Vertaalbureau, geeft de site ook nadere informatie over functioneren, structuur en personeel van het Bureau. Bovendien bevat de site een hoeveelheid documentatie, waaronder teksten van regelingen en publicaties als: de verordening tot oprichting, regels met betrekking tot de toegang tot documenten van het Bureau, het verslag van de werkzaamheden en het werkprogramma, informatiebladen, enz. De meeste documenten worden gepresenteerd in de vorm van bestanden, die kunnen worden gedownload. Tenslotte treft de gebruiker hier alle actuele informatie met betrekking tot openbare inschrijvingen en vacatures aan. Raadgevend Comité voor aankopen en contracten (RCAC) In de loop van 1999 is het Raadgevend Comité voor aankopen en contracten (RCAC) 6 keer bijeengekomen; het heeft hiernaast 4 keer via een schriftelijke procedure een uitspraak gedaan en heeft 8 positieve adviezen uitgebracht. 1. Samenstelling Na de herziening van het reglement tot oprichting van het RCAC, waarbij rekening werd gehouden met de nieuwe structuur van het Vertaalbureau (besluit van de raad van bestuur van 1 oktober 1999), heeft het RCAC een vertegenwoordiger van de afdeling Interinstitutionele samenwerking en organisatie in zijn gelederen. De leden van het Raadgevend Comité voor aankopen en contracten zijn: Gewoon lid Dhr. I. Rodriguez-voorzitter Mevr. M. A. Fernandez Dhr. A. Pott Mevr. F. Nicolas Mevr. N. Lamboray Dhr. E. Hentgen-waarnemer
Vertegenwoordiger van de dienst Afd. Algemene admin., financiën en personeelszaken Afdeling Vertalingen Afd. Interinstitutionele samenwerking Sectie Financiën Juridische dienst Financiële controle van de Europese Commissie
Plaatsvervanger Dhr. P. Elorza Mevr. R. West Mevr. L. Hoffmann Mevr. M. Algeri
Het secretariaat van het RCAC berust bij mevr. Y. Cheikh.
26
1999
2. De adviserende functie Net als in de voorgaande jaren heeft het RCAC er de voorkeur aan gegeven geen advies te geven aan het einde van de rit, maar de dossiers in al hun stadia te volgen, vanaf hun ontstaan tot aan de goedkeuring van de overeenkomst. Het RCAC ziet het liefst dat de adviezen die het aan de verschillende afdelingen verstrekt inzake procedures en contracten, in samenspraak tot stand komen. Hieronder worden hiervan enkele voorbeelden gegeven: • Het aannemen van een herwaarderingssysteem, waarmee de aanvankelijke rangorde van de contractanten voor externe vertalingen kan worden herzien op grond van een periodieke beoordeling van de door hen geleverde prestaties. Andere instellingen hebben overigens blijk gegeven van hun belangstelling voor dit systeem; • Het beoordelingssysteem voor de inschrijvingen, waarin aanbevelingen zijn opgenomen voor meer transparantie en duidelijkheid aangaande de prijs/kwaliteit-verhouding; hierbij wordt de score met betrekking tot elk criterium vermeld; • Het doen van onderzoek en voorstellen aangaande bepalingen in overeenkomsten, in het bijzonder waar deze betrekking hebben op gegevens in databanken; • De aanbeveling te verklaren dat de openbare aanbesteding met betrekking tot een vertaalsysteem voor de gemeenschapsmerken waarin de documentenstroom is opgenomen, geen positief resultaat heeft opgeleverd, alsmede de aanbeveling om, overeenkomstig artikel 6 van richtlijn 93/36/EEG, over te gaan tot openbare gunning langs de weg van onderhandelingen. 3. Lijst van dossiers die zijn bestudeerd • Openbare aanbesteding met betrekking tot externe vertaalwerkzaamheden EMEA + EMA (positief advies nr. 1 betreffende ontwerp-overeenkomsten en voorwaarden) • Verlenging van de overeenkomsten voor vertaling van gemeenschapsmerken (positief advies nr. 2 via schriftelijke procedure) • Ontwerp-verslag over de activiteiten van het Raadgevend Comité in 1998 (positief advies nr. 3 via schriftelijke procedure) • Openbare aanbesteding met betrekking tot externe vertaalwerkzaamheden voor teksten op milieugebied (positief advies nr. 4) • Openbare aanbesteding met betrekking tot externe vertaalwerkzaamheden voor teksten op medisch gebied (positief advies nr. 5) • Openbare aanbesteding met betrekking tot externe vertaalwerkzaamheden voor teksten op het gebied van luchtvaart (positief advies nr. 6) • Openbare aanbesteding met betrekking tot dienstverlening op het gebied van informatica (positief advies nr. 7 via schriftelijke procedure) • Openbare aanbesteding met betrekking tot de levering van een vertaalsysteem voor de gemeenschapsmerken waarin de documentenstroom is opgenomen (positief advies nr. 8 via schriftelijke procedure).
27
1999
HOOFDSTUK 5
ANALYSE VAN HET FINANCIEEL BEHEER
De werklast voor vertaling bedraagt 223.990 bladzijden, hetgeen betekent dat deze de verwachte werklast van 225.400 bladzijden zeer dicht benadert. Aan de cliënten van het Vertaalbureau zijn 221.265 bladzijden in rekening gebracht. Het totale gefactureerde bedrag voor vertaalwerkzaamheden bedraagt 16.149.627,73 euro; voor activiteiten op het gebied van interinstitutionele samenwerking is het bedrag 674.453 euro (in vergelijking met de ramingen is dit 98,2% van het verwachte bedrag). De gemiddelde kostprijs per bladzijde bedraagt 64 euro, oftewel een vermindering van 13,5% ten opzichte van de raming van het moment dat de definitieve begroting 1999 werd goedgekeurd, namelijk 74 euro per bladzijde. Dit verschil is enerzijds terug te voeren op het feit dat het Vertaalbureau ten gevolge van gebrek aan kantoorruimte niet in alle geplande vacatures heeft kunnen voorzien en anderzijds tot de zeer sterk verbeterde prijs/kwaliteit-verhouding, wat in overeenstemming is met het in artikel 2 van de financiële voorschriften genoemde beginsel van goed financieel beheer. Ontvangsten OMSCHRIJVING Raming voor het begrotingsjaar Vastgestelde rechten Geïnde bedragen Nog te innen bedragen
EURO 17.265.800 17.035.953 12.902.565 4.133.388
PERCENTAGE 100 98 76 24
De definitieve begroting 1999 voorzag in 17.130.800 euro voor bijdragen van de organisaties waarvoor het Vertaalbureau vertaaldiensten verricht. De vastgestelde rechten bedragen 16.824.080 euro, hetgeen 98,2% van het geraamde bedrag vertegenwoordigt. Aan het einde van het jaar stond nog een bedrag open van 4.133.388 euro en beliepen de voorschotten van de organisaties 384.488 euro. In 1999 heeft het Vertaalbureau alle van het voorgaande jaar overgedragen rechten geïnd; dit komt overeen met een bedrag van 1.072.117 euro.
28
1999
Uitgaven Kredieten begrotingsjaar BESCHRIJVING Kredieten begrotingsjaar Aangegane betalingsverplichtingen Verrichte betalingen Automatisch over te dragen kredieten Vervallen kredieten
EURO 17.265.800,00 14.142.467,81 11.089.862,28 3.052.605,53 3.123.332,19
PERCENTAGE 100 81,91 78,42 21,58 18,09
Opmerkingen Titel 1: Personeel BESCHRIJVING Kredieten begrotingsjaar Aangegane betalingsverplichtingen Verrichte betalingen Overgedragen kredieten Vervallen kredieten
EURO 13.962.800,00 11.233251,60 10.362.593,95 870.657,65 2.729.548,40
PERCENTAGE 100 80,45 92,25 7,75 19,55
Voor de personeelsformatie van het Vertaalbureau voor 1999 werd voorzien in 131 functionarissen in totaal; dit betekende een uitbreiding met 19 functionarissen ten opzichte van 1998. Op 31 december 1998 waren 124 functies bezet.
De niet-gebruikte kredieten kunnen verklaard worden uit het feit dat het door ruimtegebrek in het gebouw Nouvel Hémiycle onmogelijk is gebleken al het geplande personeel aan te trekken. Post 1174: Freelance-werkzaamheden 64,34% van de aan deze post toegewezen 5.703.000 euro is gebruikt. 100.652 bladzijden zijn voor vertaling uitbesteed. Titel 2: Gebouwen, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven
29
1999
Titel 2: Gebouwen, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven BESCHRIJVING Kredieten begrotingsjaar Aangegane betalingsverplichtingen Verrichte betalingen Overgedragen kredieten Vervallen kredieten
EURO 3.293.000,00 2.909.216,21 727.268,33 2.181.947,88 383.783,79
PERCENTAGE 100 88,35 25 75 11,65
Het bedrag van de overgedragen kredieten betreft, voor het grootste gedeelte, de kosten van de contracten ten behoeve van de ontwikkeling van informatiesystemen en ten behoeve van extern personeel dat was belast met exploitatiewerkzaamheden voor de afdeling informatica die aan het eind van het jaar werden uitgevoerd.
De vervallen kredieten kunnen verklaard worden uit het feit dat de uitgaven voor de inrichting van ruimten, voor publicaties en voor vergaderingen en telecommunicatie lager uitvielen dan oorspronkelijk was geraamd. Automatisch uit 1998 naar 1999 overgedragen kredieten BESCHRIJVING
EURO
PERCENTAGE
Overgedragen kredieten
2.460.884,22
100
Verrichte betalingen
1.908.773,58
77,56
Vervallen kredieten
551.745,09
22,44
De van 1998 naar 1999 automatisch overgedragen kredieten die niet gebruikt zijn voor betalingen in 1999 betreffen voornamelijk gereserveerde bedragen voor de betaling van externe vertaalwerkzaamheden, vertaalwerkzaamheden die voor de Europese Commissie zijn verricht en een bedrag dat bestemd is voor betaling van de huur van de kantoorruimte in het gebouw Nouvel Hémicycle. Specificatie saldo begrotingsjaar OMSCHRIJVING + Overdracht vervallen kredieten 1998 + Vervallen, opnieuw aan te wenden kredieten - Koersverliezen - Invorderingen, lager dan geraamde bedrag Saldo begrotingsjaar
EURO 551.745,09 13.692,38 8.912,68 170.198,58 386.326,21
30
1999
BIJLAGEN VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1999 I
Lijst van de leden van de raad van bestuur
II
Statistieken vertaling
III
Personeelsformatie
IV
Organigram
V
Verlenging van contracten, herinschalingen/bevorderingen 1999
VI
Informaticastructuur van het Vertaalbureau
VII
Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 1995-1999
VIII
Voorlopige balans en resultatenrekening 1999
31
1999 BIJLAGE I
LIJST LEDEN RAAD VAN BESTUURVERTAALBUREAU
Instantie
Vervangende leden
Leden
Europese Commissie
Dhr. B. McCluskey
Dhr. L. de Prins
Europese Commissie
(*)
Dhr. D. Stefanidis
Raad van de Europese Unie
Dhr. K. Fischer Holm
Dhr. H. Baes
Europese Rekenkamer
Mevr. U. Gubian
Dhr. M. Loos
AESS
Dhr. H. H. Konkolewsky
Dhr. J. M. Pijuan
Europese Centrale Bank
Dhr. M. F. Moss
Mevr. S. Johns
CEDEFOP
Dhr. J. van Rens
EMA
Dhr. J. Maes
Mevr. T. Porkka
EFIL
Dhr. E. Verborgh
Mevr. M. Barreiro
EUMC
Doctor B. Winkler (*)
EMEA
Dhr. K. de Neef
Mevr. S. Fabiani-Newman
EUROPOL
Dhr. G. Rauchs
Dhr. P. Vowé
ETF
Mevr. G. Schürings
Mevr. J. Anstey
BHIM
Dhr. A. Casado
Dhr. W. Copine
EWDD
Dhr. W. Götz
Dhr. G. Felgueiras
OCVV
Dhr. B. Kiewiet
Dhr. M-O. Gribomont
België
Dhr. H. Maes
Dhr. J. De Beenhouwer
Denemarken
Dhr. O. Toft
Dhr. P. Lundquist
Duitsland
Doctor E. Cuntz
Dhr. Dix
Griekenland
Dhr. A. Makris
Mevr. R. Raptarchi-Avaritsioti
Spanje
Dhr. P. Montesino Espartero
Dhr. D. Pablo Ruiz Jarabo
Frankrijk
Mevr. J.Caballero
Mevr. Nguyen-Binh
Ierland
Dhr. J. Neary
Dhr. Sean C. O Donnell
Italië
Dhr. F.A. Colombo (*)
Dhr. F. Gentilini
Luxemburg
Dhr. P. Heck
Nederland
Mevr. M. Alhadeff (*)
Oostenrijk
Doctor H. Tichy
Portugal
Dhr. Soares (*)
Finland
Mevr. H. Kaila
Zweden
Mevr. B. Ehrenberg-Sundin
Mevr. S. Malmberg
Verenigd Koninkrijk
Dhr. J. Watson
Dhr. G. Paxman
Doctor T. Oberreiter
Legenda: * benoeming nog niet afgerond
32
1999 BIJLAGE II/1
STATISTIEKEN VERTALING TOTAAL
AGENTSCHAPPEN/ORGANEN/INSTELLINGEN:
Agentschappen 27,56 % ofwel 61 730 bladzijden
BHIM gemeenschaps merken 72,44 % ofwel 162 260 bladzijden
10.009
NTAL BLADZIJDEN PER AANTAL BLADZIJDEN PER AGENTSCHAP/ORGAAN/INSTELLING: ENTSCHAP/ORGAAN/INSTELLING:
BHIM Alicante
BHIM GEA Alicante
EWDD Lissabor
OCVV Angers
JAA
EUROPOL Den Haag
179
2.944
2.022
999
2.433
5.497
6.939 ETF Turijr
EUMC Wener
EMEA Londer
EFIL Dublir
594
167 EDDRA
EMA Kopenhager
RADD Brusse
ECB Frankfurt
1.372
1.754
2.725 40
CEDEFOP Thessalonik
HvJ Luxemburg
Rekenkamer Luxemburg
AESS Bilbac
0
CdT Luxemburg
198
2.000
CvdR Brusse
4.000
1.225
6.000
3.823
8.000
5.835
7.829
10.000
5.146
12.000
Totaal agentschappen/organen/instellingen: 61 730 bladzijden (uitgezonderd gemeenschapsmerken)
33
1999 BIJLAGE II/2
ONDERVERDELING
VERTALING/REVISIE/WIJZIGING
Wijziging 0,62% ofwel 1 389 bladzijden
Revisie 2,76% ofwel 6 174 bladzijden
Vertaling 96,62% ofwel160 216943 427 ofwel bladzijden
O N D E ROVNEDR ED RE VL IENRGD IENLTI ENRGN IEN VT EE RR TNAEL IVNEGRETNA/ LE IXNTGEERNN /EE VX ET RE TRANLEI NVGEERNT A L I N G E N
Interne vertalingen 55,06% ofwel 123 338 bladzijden
Externe vertalingen 44,94% ofwel 100 652 bladzijden
34
35
2 327
CEDEFOP - Thessaloniki
1 533 2 996 5 553 2 147 43 678 155 440 199 118
OCVV - Angers
EWDD - Lissabon
BHIM (documenten) - Alicante
Overige
TOTAAL DOCUMENTEN
BHIM (gemeenschapsmerken) - Alicante
TOTAAL
4 556
EUROPOL – Den Haag 345
5 116
ETF - Turijn
JAA - Brussel
4 240
EMEA - Londen
2 118
EFIL - Dublin 63
4 310
EMA - Kopenhagen
EUMC - Wenen
1 833
ECB - Frankfurt
81
2 843
Europese Rekenkamer - Luxemburg
Raad van de Europese Unie - Brussel
3 617
1998
AESS - Bilbao
Agentschappen / Organen / Instellingen
VERGELIJKING 1998 – 1999
1999
1999
223 990
162 260
61 730
2 963
10 188
3 111
2 022
2 433
5 497
6 939
5 146
999
5 835
7 829
594
1 372
1 754
1 225
3 823
Verschil
+24 872
+6 820
+18 052
+816
+4 635
+115
+489
+2 088
+941
+1 823
+906
+936
+3 717
+3 519
-1 239
+1 291
-573
-1 618
+206
B I J L A G E II/3
36
444
ECB - Frankfurt
60 336 (37,2%) 75 758 (33,8%)
BHIM (gemeenschapsmerken) - Alicante
TOTAAL
15 422 (25%)
1 251
Overige
TOTAAL DOCUMENTEN
2 920
BHIM (documenten) - Alicante
664
EWDD – Lissabon
1 112
EUROPOL – Den Haag 260
1 271
ETF – Turijn
OCVV – Angers
1 608
EMEA – Londen
499
332
EUMC - Wenen
JAA – Brussel
846
EFIL - Dublin
2 319
475
Raad van de Europese Unie - Brussel
EMA - Kopenhagen
859
-
562
1e kwartaal
CEDEFOP - Thessaloniki
Europese Rekenkamer - Luxemburg
AESS - Bilbao
Agentschappen / Organen / Instellingen
DRIEMAANDELIJKSE EVALUATIE VOOR 1999 J S U OO 999
44 016 (19,7%)
31 356 (19,3%)
12 660 (20,5%)
509
2 221
761
724
608
1 538
1 616
1 935
35
379
737
63
600
209
91
634
2de kwartaal
1999
47 568 (21,2%)
34 183 (21,1%)
13 385 (21,7%)
815
2 278
891
287
322
1 587
1 692
860
177
734
2 287
81
32
388
795
159
3de kwartaal
56 648 (25,3%)
36 385 (22,4%)
20 263 (32,8%)
388
2 769
795
751
1 004
1 260
2 360
743
455
3 876
2 486
6
265
298
339
2 468
4de kwartaal
223 990
162 260
61 730
2 963
10 188
3 111
2 022
2 433
5 497
6 939
5 146
999
5 835
7 829
594
1 372
1 754
1 225
3 823
TOTAAL
B I J L A G E II/4
37
Bilbao
Luxemburg
Londen
Turijn
Wenen
EMEA
ETF
EUMC
Alicante
TOTAAL
MERKEN
BHIM Alicante
Alicante
BHIM GEA
EWDD Lissabon
OCVV Angers
19.416
16.262
97
102
188
21.442
13.098
1.999
873
224
477
262
461
173
1.444
534
740
462
38
40
22
285
4
22
217
528
DE
364
50
163
508
197
283
58
61
206
4
22
137
253
DA
JAA
1
1
CS
Haag
EUROPOL Den
Dublin
EFIL
EMA Kopenhagen
EDDRA
ECB Frankfurt
RAAD Brussel
Thessaloniki
CEDEFOP
CdT
Brussel
CvdR
HvJ Luxemburg
Luxemburg
Rekenkamer
AESS
AGENTSCHAPPEN
BLADZIJDEN
20.263
16.481
84
102
175
24
432
52
163
508
160
1.172
63
217
224
4
22
127
253
EL
ONDERVERDELING PER AGENTSCHAP
14.337
6.824
1.670
13
133
230
870
206
314
3
2.499
37
91
80
542
369
22
101
333
EN
22.006
15.543
2.222
194
166
253
479
50
563
537
244
830
40
52
209
4
22
82
516
ES
ONDERVERDELING PER AGENTSCHAP
1
1
ET
20.003
16.389
89
102
173
363
465
50
171
487
375
283
40
246
102
254
4
130
280
FI
23.690
14.326
1.323
142
795
176
262
559
216
1.712
537
725
376
38
83
1.046
558
261
4
48
503
FR
1
1
HU
676
676
IS
22.128
15.620
2.235
102
185
239
409
50
595
508
442
943
106
77
247
4
22
344
IT
19.011
15.234
98
24
102
153
52
452
50
165
508
169
1.208
57
60
224
4
22
174
255
NL
690
690
NO
1
1
PL
19.768
16.408
93
337
186
239
432
52
163
508
110
561
40
3
223
4
22
82
305
PT
1.317
4
1.313
RU
1
1
SL
10
10
SQ
19.228
16.075
99
102
166
375
457
50
163
508
169
308
67
60
223
4
22
127
253
SV
223.990
162.260
10.009
179
2.944
2.022
2.433
5.497
999
6.939
5.146
5.835
7.829
167
594
1.372
1.754
2.725
40
198
1.225
3.823
TOTAAL
BIJLAGE II/5 Bijlage II/5
38
Bilbao
INTERN
I
TOTAAL
Alicante
MERKEN
Alicante
BHIM
BHIM GEA
Lissabon
EWDD
OCVV Angers
JAA
Den Haag
I
21442
20263
6799 9681
84
66 109 56 46
432 11 13
1087 85 120 40 164 344 87 76 27 25
24 39
224 105 112
57 196 103 24 20 2 4
EL
TOTAAL EXTERNE VERTALINGEN
19416
5420 7678
97
E
6975 9287
11 213 554 319
262
477
38 414 48 596 144 224 310 1217 227 135 38
I
85 103 56 46
461 230 134
217 66 133 64 216 292 87 76 36 14
55 3
61
13 27
330 198 135 82 20 2 4 4 281 15 7
134 119 121 16 20 2 4
206
DE
DA
E
1
1
CS
897 1102
I
E
I
E
I
E
I
E
I
I
E
E
I
E
EUROPOL
Turijn
Londen
E
I
E
I
E
I
I
E
I
E
I
E
I
E
I
I
E
I
E
I
E
EUMC Wenen
ETF
Dublin
EMEA
EFIL
EMA Kopenhagen
Lissabon
EDDRA ewdd
ECB
RAAD
Thessaloniki
CEDEFOP
CdT Luxemburg
CvdR Brussel
HvJ Luxemburg
Rekenkamer Luxemburg
AESS
EXTERN
22006
6558 8985
966 1256
66 100 118 76
253
479
764 66 201 43 226 311 395 168 32 18
7 33
52
209
288 228 60 22 20 2 4
ES
100652
14337
2933 3891
798 872
102 128 87 46 13
870
3 303 11 108 98
37 2300 199
91
80
18 351 479 63
20 2
166 167 101
EN
1
1
ET
23690
6020 8306
48 128 521 274 86 56 703 620
262
38 310 66 688 37 223 314 1456 256 62 154 5 554
4 33 228 547 11 409 637 68 15
301 202 36 12
FR
1
1
HU
676
676
IS
TOTAAL INTERNE TOTAAL VERTALINGEN INTERNE VERTALINGEN
20003
6942 9447
89
66 107 51 51
363
465
226 57 192 183 181 306 87 84 36 14
102 187 59 7 33
4 18 236
100 180 115 15
FI
ONDERVERDELING EXTERNE/INTERNE VERTALINGEN
19011
6344 8891
98
24
11 142 51 51
452 44 8
1160 48 133 36 186 322 87 78 36 14
36 21
60
94 161 151 23 20 2 4 18 206
NL
123338
22128
6518 9101
1030 1205
66 119 51 51
239
409
871 72 234 208 178 330 398 197 36 14
33 73
20 2 4 4 243 15 62
129 215
IT
690
690
NO
1
1
PL
19768
6782 9626
93
66 120 265 72
239
432
504 57 70 40 194 314 87 76 27 25
7 33
3
223
104 201 60 22 20 2 4
PT
1317
4
1282 31
RU
1
1
SL
10
10
SQ
19228
6819 9256
99
66 100 51 51
457 137 238
250 58 133 36 141 367 55 108 27 23
37 30
60
73 180 93 34 20 2 4 18 205
SV
162260 223990
10009
223990
179
2944
68110 94149
2022
2433
5497
999
6939
5146
5835
7829
167
594
1372
1754
2725
198 40
1225
3823
TOTAAL AGENTSCHAP
653 1369 1861 1083 99 80 4394 5615
167 7169 660 4800 1035 1933 3213 5551 1388 562 437 9 5488 422 2011
1776 2047 975 250 180 18 40 113 2612 1161 593 596 776 287 307
TOTAAL E / I
BIJLAGE II/6
39
WI
WI
EMA
VM
Alicante
TOTAAL
VE
RM
Alicante
WI
MERKEN
VE
BHIM
VE
WI
VE
RE
WI
VE
RE
WI
VE
WI
VE
WI
VE
RE
WI
VE
WI
VE
WI
ALICANTE
BHIM GEA
Lissabon
EWDD
Angers
OCVV
JAA
Den Haag
EUROPOL
(WENEN)
EUMC
Turijn
ETF
LONDEN
EMEA
Dublin
EFIL
VE
VE
Lissabon
Kopenhagen
VE
RE
EDDRA EWDD
VE
VE
RE
WI
VE
RE
WI
VE
FRANKFURT
RAAD ECB
Thessaloniki
CEDEFOP
Luxemburg
CdT
Brussel
CvdR
Luxemburg
VE
VE
HvJ
Luxemburg
VE
RE
WI
-
RK
Bilbao
AESS
WIJZIGING REVISIE VERTALING
1
223 73 800
173 15 462 8 213 41 1
38 1 461 16 724 2 532 108 4 1332
40
22
4 27 18 240
22
175 2 100
12 12
52 13 419
161
160 2 506 2
1 1171
63
217
4 22 18 184
22
127
247
6
EL
46 184 2 131
870
314 2 204
3
2499
37
91
22 18 329 49 31 462 80
22
101
333
EN
166 2 192
50 15 464 8 219 26
458
244 2 535 105
3 827
40
52
4 19 1 189
22
82
510
6
ES
13 1 2 3 97 1998 84 1668 2219 388 358 405 148 388 15873 12740 16075 6676 15155
188 2 100
50 13 448 8 100 256
161
197 2 506 2
1 282
58
61
4 21 18 167
22
137
522 9 208
6
6
247
DE
DA
1 19416 21442 20263 14337 22006
CS
1
176 71 724
216 15 544 8 213 41
725 2 535 125 4 1583
38 1 375
83
4 7 18 236 49 1 508 1046
48
497
6
FR
142 1 89 1322 405 364 15985 13962
173 2 100
50 13 452 8 314 41
169
1 282 16 359 2 485 2
40
102 246
4 18 18 218
130
262
18
FI
1 20003 23690
ET
ONDERVERDELING WIJZIGING/REVISIE/VERTALING
1
1
HU
152 2 100
44 1
50 14 438 8
163
169 2 506 2
1 1207
57
60
4 21 18 185
22
174
249
6
NL
24 1 2234 98 384 380 15235 14854
185 2 100
50 15 394 8 230 1
486
1 942 16 426 2 506 109
106
77
4 21 18 208
22
6 30 308
IT
676 22128 19011
676
IS
690
1 689
NO
1
93 406 16003
186 2 335
52 13 419 8 230 1
161
110 2 506 2
1 560
40
3
4 21 18 184
22
82
299
6
PT
1 19768
PL
1317
4
64 31 1218
RU
1
1
SL
99 399 15676
166 2 100
50 13 444 8 199 168
161
169 2 506 2
2 306
67
60
4 21 18 184
22
127
247
6
SV
10 19228
10
SQ
1389
8
162
2
72
139
2
523
20
48
14
98
220
9
72
6174
4025
46
1730
39
91
32
181
30
216427
158235
10001
179
2782
1974
631
5358
997
6377
5126
5787
7815
76
594
1624 1372
2324
40
198
1216
3721
TOTAAL TOTAAL TOTAAL WI RE VE
223990
162260
10009
179
2944
2022
2433
5497
999
6939
5146
5835
7829
167
594
1754 1372
2725
40
198
1225
3823
TOTAAL
BIJLAGE II/7
1999 BIJLAGE II/8
ONDERVERDELING PER TAAL 1998 - 1999
Taal
1999 Rangschikking (*)
1998 Bladzijden
Rangschikking (*)
1999 Bladzijden
Percentage
Percentage gecumuleerd
FR
1
23 690
3
19 437
10,6
10,6
IT
2
22 128
5
18 512
9,9
20,5
ES
3
22 006
1
21 076
9,8
30,3
DE
4
21 442
2
19 858
9,6
39,9
EL
5
20 263
6
18 381
9,0
48,9
FI
6
20 003
7
18 336
8,9
57,8
PT
7
19 768
4
18 645
8,8
66,3
DA
8
19 416
8
18 320
8,7
75,3
SV
9
19 228
9
18 070
8,6
83,9
NL
10
19 011
10
16 767
8,5
92,4
EN
11
14 337
11
10 786
6,4
98,8
RU
12
1 317
12
670
0,6
99,4
NO
13
690
13
75
0,3
99,7
IS
14
676
14
62
0,3
100
-
15
-
214
-
-
Overige TOTAAL
(*)
223 990
199 118
100 %
-
gebaseerd op het aantal bladzijden per taal
40
41
108 72 409 372 235 1 638
Raad van de Europese Unie - Brussel
ECB - Frankfurt
EMA - Kopenhagen
EFIL - Dublin
EUMC - Wenen
EMEA – Londen
308 2 669
EWDD – Lissabon
BHIM – Alicante
10 844 100
TOTAAL DOCUMENTEN
TOTAAL IN PROCENTEN
BIJLAGE II/9
91,79
9 954
1 039
10
2 528
256
471
180
1 038
601
1 484
210
328
379
62
97
244
39
988
7,28
789
83
2
131
48
25
0
48
26
141
22
39
25
10
7
27
10
145
0,67
73
9
0
9
4
3
0
3
1
13
3
4
5
0
3
8
1
7
0,26
28
0
0
1
0
1
20
1
1
0
0
1
0
0
1
0
0
2
Aantal binnen de Vastgestelde termijn Vastgestelde termijn Vastgestelde termijn vastgestelde termijn + + + verzonden 1 à 2 dag(en) 3 à 5 dagen 1 week documenten
In deze lijst zijn de Gemeenschapsmerken niet opgenomen die per definitie altijd binnen de contractueel vastgestelde termijn worden verzonden.
1 131
Overige
12
500
OCVV – Angers
BHIM GEA
200
1 090
JAA – Brussel
EUROPOL - Den Haag
629
279
CEDEFOP - Thessaloniki
ETF – Turijn
50
1 142
Europese Rekenkamer - Luxemburg
AESS - Bilbao
Agentschappen / Organen / Instellingen
Totaal aantal verzonden documenten
STATISTIEKEN TERMIJNEN VERTAALWERKZAAMHEDEN
1999
1999 BIJLAGE III
PERSONEELSFORMATIE
CATÉGORIE
AANTAL 1997
1998
Begrotingsposten
bezette Begrotingsposten posten*
1999 bezette Begrotingsposten bezette posten* posten*
A2
1
1
A3/LA3
1
1
1
1
1
1
A4-5/LA4-5
6
6
10
8
6
6
A6-7/LA6-7
25
21
59
51
62
56
A8/LA8
-
3
-
9
2
7
Subtotaal A/LA
32
31
70
69
72
71
B1
-
-
-
-
-
-
B2/ B3
2
2
5
2
3
1
B4/B5
4
2
9
10
16
15
Subtotaal B
6
4
14
12
19
16
C1
1
-
1
-
-
-
C2/C3
3
-
8
1
4
3
C4/C5
5
8
17
18
31
31
Subtotaal C
9
8
26
19
35
34
D1
-
-
-
-
-
-
D2/D3
1
1
2
3
5
3
D4
-
-
-
-
-
-
Subtotaal D
1
1
2
3
5
3
48
44
112
104
131
124
TOTAAL
Legenda :
*
op 31 december oorspronkelijke begroting en gewijzigde en aanvullende begroting waarvan 3 hulpfunctionarissen, 3 deskundigen op contractbasis en 2 uitzendkrachten
42
43
*•
OPVOLGER VAN MEVR. C. FLESCH MET INGANG VAN SEPTEMBER 1999
VERTALINGEN
GVERTALERS
SECTIE FINANCIËN
SECTIE CENTRALE PLANNING
SECTIE PERSONEELSZAKEN
SECTIE ALGEMENE ADMINISTRATIE
SECTIE VERTALINGEN
BEHEER
HOOFD: I. RODRIGUEZ
HOOFD: M-A FERNANDEZ
ONDERSTEUNIN
AFDELING ALGEMENE ADMINISTRATIE FINANCIËN EN PERSONEELSZAKEN
SECTIE EXPLOITATIE
SECTIE ONTWIKKELING
SECTIE TÉLÉCOMMUNICATIE
HOOFD: B. HAWES
AFDELING INFORMATICA
DIRECTEUR F. DE VICENTE
AFDELING VERTALINGEN
SECRÉTARESSE
ASSISTENT VAN DE DIRECTIE
RAAD VAN BESTUUR VOORZITTER: B. MCCLUSKEY*
ORGANIGRAM
1999
BETREKKINGEN
SECTIE INTERINSTITUTIONELE
VERTAALHULPMIDDELEN
SECTIE NIEUWE
SECTIE EXTERNE VERTALINGEN
HOOFD: A. POTT
SAMENWERKING
AFDELING INTERINSTITUTIONELE
VOORZITTER: I. RODRIGUEZ
RAADGEVEND COMITÉ VOOR AANKOPEN EN OVEREENKOMSTEN
BIJLAGE IV IV BIJLAGE
1999 BIJLAGE V
VERLENGING VAN CONTRACTEN, BENOEMINGEN EN HERINSCHALINGEN/BEVORDERINGEN IN 1999 VERLENGING VAN CONTRACTEN
Naam
Graad
Duur
Post
L. Daloze
C4
3 jaar
secretaresse
F. Nicolas
B4
3 jaar
rekenplichtige
G. Genesio J. Vigil R. West M. Warton-Woods I. Chiou H. Oussaid E. Pinto T. Curfs M-A Fernandez-Suarez E. Galanis N. Scholz
LA 4 LA 5 LA 6 LA 6 LA 5 LA 5 LA 7 LA 6 LA 3 LA 7 LA 7
3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar 3 jaar
vertaalster IT vertaler ES hoofd sectie externe vertalingen hoofd sectie planning vertaler EL vertaalster DE vertaalster PT vertaalster NL hoofd afdeling vertalingen vertaalster FR vertaalster DE
DOOR DE RAAD VAN BESTUUR BESLOTEN BEVORDERING Naam
Graad
Datum
Post
F. de Vicente
A2
01.04.1999
Directeur
HERINSCHALINGEN/BEVORDERINGEN Naam M. Angioni D. Dechandon B. Hawes P. Elorza M-A. Fernandez G. Genesio C. Mazet M. Warton-Woods P. Dufour S. Miggiano C. Steinmetz F. Bauer L. Daloze L. Hoffmann
van graad
naar graad
LA 8 LA 8 B2 LA 7 LA 4 LA 5 LA 7 LA 7 B5 B5 B5 C5 C5 C5
LA 7 LA 7 A7 LA 6 LA 3 LA 4 LA 6 LA 6 B4 B4 B4 C4 C4 C4
Post vertaler SV vertaler FR hoofd afdeling informatica beheer vertalingen hoofd afdeling vertalingen vertaalster IT vertaler FR hoofd sectie planning hoofd sectie telecommunicatie hoofd sectie personeelszaken assistent van de directeur ondersteuning vertalers - documentatie secretaresse afdeling vertalingen sectie financiën
44
45
INFORMATICASTRUCTUUR VAN HET VERTAALBUREAU
1999 ANNEXVI VI BIJLAGE
46
49,6
Prijs per bladzijde in ecu/euro
69
2 785
2 522
1 754
16
23
40 347 (2)
1996
71,6
8 665
3 901
2 282
31
53
120 939 (2)
1997
(2) In dit getal zijn de cijfers voor de vertaling van bladzijden die bestemd zijn voor de raad van bestuur van het Vertaalbureau niet opgenomen.
(1) Het verslag van de Europese Rekenkamer is nog niet afgerond.
972
4 898
– per LA
Uitvoering van de begroting in duizend ecu/euro
2 449
4
8
19 592 (2)
1995
– totaal personeel
Productiviteit in bladzijden
– LA
Personeel : – totaal
Aantal vertaalde bladzijden
Omschrijving
BELANGRIJKSTE CIJFERS VAN HET VERTAALBUREAU 1995-1999
1999
65,1
12 838
2 945
1 900
67
104
197 301 (2)
1998
64
14 142
3 450
1 905
67
124
221 027 (2)
1999 voorlopig (1)
ANNEX VII VII BIJLAGE
47
45 442,07
38 703,72
Software
Telefoonapparatuur
Kas
TOTAAL ACTIVA
Gelden ter goede rekening
Banktegoed in Luf
Banktegoed in Ecu
Kasmiddelen
Overige schulden
Agentschappen en organen
248,25
5 298 672,80
22 165,07
4 133 387,87
384 011,46
Computerapparatuur
Schulden van derden
108 214,30
576 371,55
10 030 845,54
5 298 921,05
4 155 552,94
1999
Meubilair
Materiële vaste activa
ACTIVA
2 201,27
14,22
10 711 098,76
10 088,03
1 072 117,00
33 263,71
45 442,07
241 253,15
94 960,91
1 082 205,03
414 919,84
12 210 439,12
10 713 314,25
1998
VOORLOPIGE BALANS EN RESULTATENREKENING 1999
PASSIVA
TOTAAL PASSIVA
Voorschotten Agentschappen en organen
Schulden aan derden
Opnieuw aan te wenden kredieten
Overgedragen kredieten
Schulden
Te ontvangen bijdragen
Regularisatieregeling
Resultaten 99
Resultaten 98
Resultaten 95, 96 en 97
Eigen kapitaal
Kapitaal
1999
384 488,00
54 156,48
13 776,50
3 052 605,53
4 133 387,87
386 326,21
1 429 733,40
576 371,55
10 030 845,54
3 505 026,51
1 082 205,03
2 392 431,16
1999
2 843 316,00
343 798,76
13 326,80
2 460 884,22
1 072 117,00
3 048 787,43
2 013 289,00
414 919,84
12 210 439,05
5 661 325,78
1 072 117,00
5 476 996,27
1998
ANNEX VIII VIII BIJLAGE
2000
WERKPROGRAMMA 2000 HOOFDSTUK 1
INLEIDING
Het verslag van de werkzaamheden van het Vertaalbureau voor 1999 laat een consolidatie van de werklast in het aantal vertaalde bladzijden zien. Voor het jaar 2000 wordt in dit opzicht geen wezenlijke verandering verwacht, aangezien in de door de raad van bestuur goedgekeurde begroting 222 400 bladzijden zijn voorzien; ten opzichte van het totaal aantal van 223 990 vertaalde bladzijden in 1999 is dit een verwaarloosbaar verschil. Evenmin worden belangrijke veranderingen verwacht voor wat betreft de verdeling van deze werklast over documenten en merken; eerder wordt uitgegaan van een voortzetting van de reeds in 1999 waargenomen tendens die een lichte daling laat zien in het aantal te vertalen merken en een lichte stijging in het aantal te vertalen documenten. De verdeling tussen instellingen en agentschappen zal zich waarschijnlijk ook in de reeds in 1999 waargenomen richting voortzetten, d.w.z. stabilisatie of lichte afname wat betreft de agentschappen en toename wat betreft de instellingen. Nu de werkzaamheden van het Vertaalbureau gestabiliseerd en voldoende omvangrijk zijn, zal het Vertaalbureau in het jaar 2000 een aanvang maken met de consolidatie van andere aspecten, te weten: - op het gebied van onroerend goed: voortzetting van de onderhandelingen met de Luxemburgse autoriteiten teneinde definitieve kantoorruimte voor het Vertaalbureau te verkrijgen; - op juridisch - wettelijk gebied: het in gang zetten van de procedure tot herziening van de wijze van functioneren van het Vertaalbureau, zoals uiteengezet in artikel 19 van de oprichtingsverordening Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994 tot oprichting van het Vertaalbureau; - op financieel gebied: onderhandelingen met de instellingen en de begrotingsautoriteit van de Europese Unie teneinde de financieringsmethoden voor de werkzaamheden betreffende interinstitutionele samenwerking op het gebied van vertaling vast te stellen, die duidelijk gescheiden moeten zijn van de door de agentschappen gefinancierde vertaalwerkzaamheden; - op interinstitutioneel gebied: indien voor de voornoemde aspecten een bevredigende oplossing kan worden gevonden, zal het Vertaalbureau goed voorbereid zijn om zijn werkzaamheden op het gebied van interinstitutionele samenwerking uit te kunnen breiden.
48
2000
HOOFDSTUK 2
A.
DOELSTELLINGEN EN STRATEGIE
Partners en interinstitutionele samenwerking Het Vertaalbureau zal de reeds aangevangen onderhandelingen met het Europees Parlement, het Hof van Justitie en het Comité van de Regio’s voortzetten met het oog op het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten en met de Europese Rekenkamer, de Europese Centrale Bank het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling en het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (merken, tekeningen en modellen) met het oog op verlenging van de overeenkomsten die binnenkort ten einde lopen. Tevens zal het Vertaalbureau proberen om onderhandelingen te starten met zowel de onlangs opgerichte agentschappen en bureaus (Bureau voor wederopbouw) als de instellingen van de Europese Unie die tot nu toe nog geen overeenkomst met het Vertaalbureau zijn aangegaan (Economisch en Sociaal Comité). In dezelfde geest van samenwerking zal het Vertaalbureau betrekkingen onderhouden met andere internationale instellingen wier activiteiten een bijzonder belang vertegenwoordigen, zoals het Europees Octrooibureau, de Raad van Europa, de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), de Wereldhandelsorganisatie, enz. Alhoewel de oprichtingsverordening van het Vertaalbureau niet voorziet in de verlening van diensten aan deze organisaties, is het vanzelfsprekend dat uitwisseling van ervaring en kennis kan bijdragen tot betere werkmethoden voor alle partijen; dientengevolge is het nuttig om andere samenwerkingsmogelijkheden te bestuderen. Wat betreft de interinstitutionele samenwerking werden de volgende gebieden en thema’s vastgesteld als belangrijkste doelstellingen voor het jaar 2000: • Voorzitterschap van het interinstitutioneel subcomité externe vertalingen; dit subcomité waarvan het mandaat eind 1999 verlengd werd, heeft zich tot doel gesteld op het gebied van de volgende kwesties tot een interinstitutioneel akkoord te komen: − − − −
onderzoek naar de mogelijkheden tot het voorstellen van een bijlage bij Richtlijn 92/50/EEG met het oog op de opname van een dynamisch evaluatiesysteem; vaststelling van gemeenschappelijke kwaliteitsnormen, inclusief een standaardevaluatieformulier, in samenwerking met het interinstitutioneel comité voor de evaluatie van externe vertalingen; onderzoek naar de gevolgen van de erkenning van DIN 2345- en ISO 9000-normen inzake methodologie; haalbaarheidsstudie voor het verlenen van bijstand aan externe vertalers (toegang tot databases, feedback, enz.) in samenwerking met het interinstitutioneel subcomité nieuwe vertaalhulpmiddelen;
49
2000
−
studie van de mogelijkheden en gevolgen van het gebruik van nieuwe technologieën voor elektronische gegevensuitwisseling (via een website).
• Het Vertaalbureau zal nauwe betrekkingen met zijn cliënten, d.w.z. de agentschappen en de instellingen die hun eigen vertaalafdelingen hebben, moeten onderhouden om de samenwerkingsgebieden nauwkeuriger te kunnen bepalen en de doelstelling van de gemeenschappelijke projecten uit te kunnen breiden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van externe vertaling, IT en taaltechnologie. • Een dergelijke samenwerking veronderstelt tevens nauwe banden met de begrotingsautoriteit, aangezien een aantal van de voorziene maatregelen of overeengekomen activiteiten een wijziging van de begrotingsstructuur van het Vertaalbureau en/of van de nomenclatuur tot gevolg kunnen hebben; bovendien dient rekening gehouden te worden met het feit dat de basisverordening van het Vertaalbureau in het jaar 2000 wordt herzien, hetgeen op zijn beurt kan leiden tot nieuwe afspraken met de begrotingsautoriteit. • Het aantal vertalers dat beschikbaar is voor niet-officiële talen en de zogenaamde minderheidstalen dient door middel van oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling uitgebreid te worden. • Gepland is om naast de reeds bestaande website en informatiebrochures een brochure te maken met algemene informatie omtrent de doelstellingen, structuur en werkzaamheden van het Vertaalbureau. Met behulp van deze brochure kan het Vertaalbureau een algemene presentatie bieden aan belangstellenden en potentiële klanten die het Internet niet raadplegen en/of voor wie de informatiebrochures te gespecialiseerd zijn.
B.
Vertalingen 1. Evolutie van de werkzaamheden De meerjarige prognoses voor de vertaling van documenten wijzen op een stabilisatie van de werklast (zie bijlage II). Deze tendens zou echter wel eens kunnen omslaan indien bepaalde grotere projecten vaste vorm aannemen (Raad, Europol, enz.). Raming aantal bladzijden Gemeenschapsmerken: Raming aantal van het BHIM te ontvangen Gemeenschapsmerken: Raming aantal van het BHIM te ontvangen originele bladzijden: Raming aantal naar het BHIM te verzenden Gemeenschapsmerken: Raming aantal naar het BHIM te verzenden vertaalde bladzijden:
40 800 13 365 41 055 134 486
50
2000
Op basis van deze verwachtingen heeft het Vertaalbureau een aantal prioriteiten gesteld ter ontwikkeling van de volgende gebieden: Vertalers: Op dit moment werken een aantal taalgroepen in niet-volledige bezetting. Het Vertaalbureau dient derhalve voor verschillende talen zoals Engels, Frans en Portugees nieuwe selectieprocedures te starten. Het Vertaalbureau is ook voornemens binnenkort een Nederlandstalige vertaler aan te werven. Workflow: Het Vertaalbureau werkt aan een nieuw geïntegreerd vertaalsysteem voor de Gemeenschapsmerken waarin de documentenstroom is opgenomen. Dit systeem zal aan het einde van dit jaar operationeel zijn. Het nieuwe workflow-systeem voor gewone documenten zal in de loop van het jaar 2000 ontwikkeld worden met als uiteindelijk doel een volledig elektronisch beheer van alle documenten. Bij de implementatie van dit systeem zal ook het hierboven vermelde geïntegreerde vertaalsysteem in aanmerking genomen worden. Kwaliteit: Net zoals in de voorgaande jaren stelt het Vertaalbureau alles in het werk om de kwaliteit van de vertalingen te verbeteren. Dit houdt voortzetting in van de maatregelen die reeds genomen werden voor het verwerven van de noodzakelijke vakkundigheid voor het leveren van kwalitatief hoogwaardige vertalingen op de verschillende vakgebieden van de agentschappen, bureaus en instellingen. Derhalve zullen specifieke cursussen georganiseerd worden op het gebied van b.v. recht, milieu, enz. Bovendien zal een groter aantal documenten gecontroleerd worden qua formattering, paginaopmaak, enz. Translator's Workbench (TWB): Het Vertaalbureau wil in ruimere mate de Translator's Workbench toepassen. Dit vereist echter een grotere arbeidsinzet voor wat betreft de definitie van de geheugens en de technische voorbereiding van de voor invoering in het geheugen meest interessante documenten. Op deze manier kan coherentie tussen vergelijkbare documenten gewaarborgd worden, ook al worden ze aan verschillende vertalers toevertrouwd. Nieuwe talen: Het programma voor taalcursussen dat reeds ontwikkeld werd om rekening te houden met de toekomstige uitbreiding van de Europese Unie zal worden voortgezet. Dit programma betreft vooral de vertalers van de zogenaamde spiltalen, te weten Engels en Frans. 2. Specifieke projecten Op verzoek van een aantal partners zoals het EFIL en het CEFEFOP zal de samenwerking met het Vertaalbureau uitgebreid worden. Al naar gelang de door elk agentschap geformuleerde behoeften, betreft deze samenwerking de vertaling of de vertaling/revisie van de documenten. Bovendien zijn projecten op het gebied van terminologie voorzien.
51
2000
Wat de vertaling van de JAR-documenten voor het Directoraat-generaal TREN van de Europese Commissie betreft, kan vastgesteld worden dat het Vertaalbureau in 1999, na een aan de complexiteit van het dossier te wijten moeilijke start de vertaling van twee documenten (OPS 1 en FCL 1) heeft afgerond. In 2000 zal het Vertaalbureau voor het eerst een volledig werkprogramma ten uitvoer leggen; volgens de verwachtingen van de Commissie betreft dit acht documenten. Daarnaast is een aantal andere ontwikkelingen voorzien. Dit zijn met name: EDDRA-project (Exchange on Drug Demand Reduction Action database) van het EWDD: doel van dit project is voornamelijk het reviseren van de bijdragen van de lidstaten in het Engels. Daartoe werd op de computer van de betrokken medewerkers een tool geïnstalleerd. EUROPOL: na ratificatie van de Europol-Overeenkomst is het werkvolume enorm toegenomen. Voor het jaar 2000 is gepland de werkprocedures te verfijnen, extra werkstations te installeren voor de verwerking van zeer geheime documenten alsmede het gebruik van TWB uit te breiden voor EUROPOL-documenten. BHIM-GEA (Gerecht van eerste aanleg): Gezien de aangekondigde werklast in verband met de dossiers voor het Gerecht van eerste aanleg zal de afdeling Vertalingen zich blijven inzetten voor cursussen op het gebied van juridische vertaling alsmede voor het zoeken naar referentiedocumenten. Deelname van de agentschappen aan het IATE-project (Inter-Agency Terminology Exchange): het EMA, het AESS en het ETF maken deel uit van de met dit dossier belaste deskundigengroep.
3. Taaltechnologie De sectie zal zich dit jaar voornamelijk richten op het beheer van de twee belangrijkste lopende projecten (interinstitutionele terminologiedatabase en het nieuw merkensysteem). Daarnaast worden zowel de dagelijkse terminologie-werkzaamheden als het advies en de ondersteuning aan de afdeling Vertalingen inzake standaardiseringskwesties voortgezet. De sectie heeft zich voor het jaar 2000 ten doel gesteld om één belangrijk activiteitengebied te ontwikkelen waarvoor een steeds toenemende vraag bestaat en waarvoor tot nu toe slechts minimale middelen konden worden aangewend: het verlenen van terminologie- en standaardiseringsdiensten aan gedecentraliseerde agentschappen. De vraag of de sectie aan dit voornemen tegemoet zal kunnen komen, is afhankelijk van de extra middelen die hiervoor ter beschikking zullen worden gesteld.
52
2000
4. Externe vertaling De plannen voor een reeks gemeenschappelijke aanbestedingsprocedures voor externe vertalingen in samenwerking met het Europees Parlement (uit alle officiële talen in alle officiële talen) zijn bijna gereed. Het Parlement en het RCAC van het Vertaalbureau hebben de ontwerpteksten goedgekeurd. De aanbestedingen werden op 1 februari 2000 gepubliceerd en de overeenkomsten zullen op 1 september 2000 van kracht worden. De door het interinstitutioneel subcomité opgestelde gemeenschappelijke basisovereenkomst inzake externe vertaling zal voor het eerst gebruikt worden en de overeenkomsten zullen door de twee toekennende instanties gezamenlijk ondertekend en beheerd worden. De omvang van de vraag naar vertalingen in de talen van de kandidaat-landen is moeilijk te schatten, maar zal zonder twijfel toenemen. Marktonderzoek is in dit geval essentieel en zal dit jaar één van de hoofdtaken zijn van de sectie Externe vertalingen. De sectie heeft reeds samengewerkt met de eenheid Externe vertalingen van de Commissie voor wat betreft een reeks eind januari 2000 gepubliceerde oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling voor deze talen, en een personeelslid van de sectie Externe vertalingen zal deel uitmaken van de selectiecomités. Het Vertaalbureau zal de markt voor vertalingen in het Russisch gaan verkennen gezien de grote toename van het aantal aanvragen. Aangezien het in dit geval niet eenvoudig is een marktonderzoek uit te voeren, hoopt men deze aanbesteding eveneens op interinstitutioneel niveau te kunnen organiseren. Het Vertaalbureau is bovendien op zoek naar de beste manier om zeer gespecialiseerde juridische en financiële teksten te behandelen die respectievelijk door het BHIM en door de Europese Rekenkamer ter vertaling worden aangeboden. Wezenlijk onderzoek naar het aanbod op de markt is vereist en daaraan zal prioriteit gegeven worden in het tweede semester van dit jaar. Nu de opstelling van een optimaal contractueel kader voor de samenwerking met externe contractanten vaste vorm aangenomen heeft, dient het zwaartepunt verlegd te worden in de richting van vergroting van de bekendheid van het Vertaalbureau alsmede van de behoeften betreffende de verschillende freelance-markten van de Europese Unie. De tijd is ook aangebroken om de werkmethoden van het Vertaalbureau in verband met externe vertalingen te verbeteren – de uitwisseling van documenten via de website is bijvoorbeeld een absolute prioriteit – alsmede onderzoek naar andere mogelijkheden om bij uitbestede vertalingen het gebruik van vertaalhulpmiddelen uit te breiden (toegang tot databases, gebruik van vertaalgeheugens); dit alles maakt deel uit van de inspanningen ter verbetering van de kwaliteit, opvoering van de snelheid en verlaging van de kosten.
53
2000
C.
Personeelszaken en administratie 1. Personeelszaken Op het gebied van personeelsmanagement en aanwerving is het Vertaalbureau voornemens een aantal essentiële dossiers uit te werken. Voorbeelden hiervan zijn: De afronding van het interne, normatieve kader dat de uitwerking van voorschriften op het gebied van personeelsbeleid, de organisatie van de bevoegdheden van het tot aanstelling bevoegde gezag (TABG) en het tot het aangaan van overeenkomsten bevoegde gezag (TAOBG) alsmede de inschaling bevat. De uitwerking van een nieuwe structuur voor de personeelsformatie van het Vertaalbureau inclusief een voorstel voor de creatie van permanente posten en de organisatie van vergelijkende onderzoeken voor het bezetten van deze permanente posten. In samenspraak met de Europese Commissie, opheldering betreffende het vraagstuk inzake de betaling van werkgeversbijdragen aan het communautaire sociale-zekerheidssysteem. De organisatie van selectieprocedures voor de werving van nieuwe personeelsleden. Teneinde deze zo efficiënt mogelijk te organiseren wordt een tijdschema opgesteld dat continu wordt aangepast aan de prioriteiten van het Vertaalbureau. Tegelijkertijd wordt een onderzoek uitgevoerd naar maatregelen ter vergroting van de interne mobiliteit van het personeel van het Vertaalbureau. De tenuitvoerlegging van de tweede promotieprocedure alsmede de uitwerking van een leidraad inzake promotie. De verbetering van het intern personeelsmanagement met name aan de hand van het aanmaken van een database. Een elektronisch workflow-systeem voor het beheren van vakanties, ziekteverlof, dienstreizen en opleidingen zou eveneens operationeel moeten zijn aan het einde van het eerste trimester van het jaar 2000. De organisatie van de verkiezingen van het personeelscomité. De vervaardiging van een leidraad inzake beoordeling en tenuitvoerlegging van de nieuwe uitvoeringsbepalingen voor beoordelingsrapporten waarbij het accent ligt op een meer gedifferentieerde puntenverdeling. Het opstellen van een opleidingsprogramma in overleg met alle betrokken diensten.
2.
Administratie De fundamentele taken van de afdeling Algemene administratie voor het jaar 2000 zijn: verlening van assistentie aan de directie bij het zoeken naar oplossingen voor het probleem van beschikbare ruimte in het Nouvel Hémicycle; follow-up van het verzoek van het Vertaalbureau tot heropening van de kantine in samenwerking met Sodexho en Luxembourg Congrès; afronding van het opmaken van de inventaris ter identificatie van alle producten en goederen aan de hand van labels met een streepjescode; beheer en verbetering van de materiële werkomstandigheden. Beveiligingsbureau: de voor veiligheid verantwoordelijke functionaris is op 1 januari 2000 in dienst getreden. Zijn belangrijkste taak bestaat erin deze nieuwe structuur te lanceren, de veiligheidsvoorwaarden van het Vertaalbureau te verbeteren en meer in het bijzonder het besluit 54
2000
van de raad van bestuur van 15 oktober 1999 betreffende de uitvoeringsbepalingen welke nodig zijn om de vertrouwelijkheid van sommige werkzaamheden van het Vertaalbureau te waarborgen, ten uitvoer te leggen. De vastgestelde doelstellingen hebben voornamelijk betrekking op het veiligheidsonderzoek voor toegang tot gerubriceerde informatie, het bestuderen, ontwerpen en opstellen van veiligheidsmaatregelen en -procedures met betrekking tot gerubriceerde informatie, veiligheidsprocedures voor de informatiesystemen alsmede veiligheids- en controlenormen voor toegang tot dienstruimten van het Vertaalbureau. Juridische kwesties: de volgende dossiers dienen als prioritair voor het jaar 2000 beschouwd te worden: het uitwerken van normen voor de tenuitvoerlegging van het dynamische rangordesysteem voor externe vertalingen in samenwerking met de afdeling Interinstitutionele samenwerking alsmede vaststelling van objectieve en transparante criteria voor de herwaardering en evaluatie van de kwaliteit van externe vertalingen; herziening en aanpassing van het model voor dienstverleningsovereenkomsten en van de algemene voorwaarden die op de betrokken markten van toepassing zijn; het opstellen van een centraal bestand van overeenkomsten en contractanten; het uitwerken van een intern reglement betreffende de beoordeling van de inschrijvingen ter verbetering van de tenuitvoerlegging van de richtlijnen inzake overheidsopdrachten en de aanpassing ervan aan de vertaalmarkt; het bestuderen van maatregelen teneinde de transparantie ten aanzien van de inschrijvers te vergroten; het opstellen van voorstellen tot hervorming en wijziging van de oprichtingsverordening van het Vertaalbureau, van het financieel reglement en de uitvoeringsvoorschriften teneinde deze te kunnen aanpassen aan de behoeften van het Vertaalbureau inzake financiering en wijze van functioneren.
D.
Financieel beheer Na ingebruikname van toepassing SI2 is één van de belangrijkste doelstellingen voor het jaar 2000 de consolidatie van dit systeem aan de hand van de integratie van modules voor algemene en financiële boekhouding waardoor het met name mogelijk wordt om elektronisch te betalen. Dankzij deze ontwikkelingen is het mogelijk het invoeren van veel voorkomende coderingen te reduceren en de gegevens beter te beveiligen en op elkaar af te stemmen binnen het boekhoudkundig systeem van het Vertaalbureau. In dit opzicht is het Vertaalbureau van mening dat de volgende maatregelen noodzakelijk zijn om de problemen op te lossen die zich tijdens het eerste jaar waarin SI2 operationeel was, hebben voorgedaan: invoering en tenuitvoerlegging van procedures voor de overdracht van kredieten, updating van het SI2-systeem aan de hand van de laatste ontwikkelingen van het Directoraatgeneraal Begroting, ontwikkeling van procedures en beginselen voor "bestelformulieren", installatie van de analytische structuur in SI2. Het Vertaalbureau voorziet bovendien ontwikkeling op de volgende gebieden: installatie en ontwikkeling van "Business Object"-software als rapportage-hulpmiddel om tegemoet te komen
55
2000
aan de groeiende behoefte aan informatie in verschillend formaat, ingebruikname van de algemene geïntegreerde boekhouding en tenslotte ingebruikname van een module voor een onlineverbinding met de bank. Zodra de hierboven vermelde doelstellingen bereikt zijn, acht het Vertaalbureau het nodig over te gaan tot integratie van verschillende niet-financiële databases. Deze integratie heeft voornamelijk betrekking op de systemen Suivi, Tiers et SI2 CdT, de "overeenkomsten"-database en "Business object" als informatiesysteem. Dit zal het Vertaalbureau de mogelijkheid bieden zich uit te rusten met een echt geïntegreerd beheersysteem ter verbetering van de kwaliteit en de beveiliging van de informatie. Dit systeem impliceert bovendien de mogelijkheid om de partners van het Vertaalbureau volledige, betrouwbare en real-time-informatie te verstrekken via de website. Wat de begrotingsnomenclatuur betreft, lijkt het raadzaam deze te wijzigen om de in het deel "ontvangsten" voorkomende problemen op te lossen en de presentatie van de begroting te verbeteren, rekening houdend met de verschillende categorieën cliënten en de aan de afdeling Interinstitutionele samenwerking toegekende middelen duidelijk weer te geven. Een voorstel hieromtrent zal aan de raad van bestuur van het Vertaalbureau voorgelegd worden in het kader van de begroting 2001. Bovendien is het Vertaalbureau voornemens een "Activity based budget" in te voeren, waarin de uitgaven met een dubbele nomenclatuur per aard en per activiteit duidelijk worden weergegeven alsmede de administratieve en operationele uitgaven. Op grond van de gedurende de laatste jaren opgedane ervaring, de aanzienlijke vermindering in de terugzending van dossiers door de Financiële controle en de aanbevelingen van het Comité van onafhankelijke deskundigen is het voor het Vertaalbureau raadzaam een sectie "Interne controle" op te richten. De financieel controleur kan met behoud van zijn controlebevoegdheden overeenkomstig artikel 29 van het financieel reglement het hoofd van deze nieuwe sectie machtigen tot het verstrekken van een voorafgaand visum. Deze sectie dient normen en systemen voor interne controle in te voeren teneinde het economisch en doeltreffend gebruik van de middelen te waarborgen met behoud van een aangepast evenwicht tussen controle en noodzakelijke flexibiliteit ter bewerkstelliging van de vastgestelde doelstellingen.
56
2000
E.
Technische hulpmiddelen Naar verwachting zal het aantal werkstations en printers uitgebreid worden naarmate meer personeel wordt aangeworven. Extra scanners zullen aan het netwerk worden toegevoegd om administratieve documenten (b.v. facturen) te kunnen scannen en vervolgens elektronisch op te slaan voor verdere verwerking en integratie in de Lotus Notes-databases voor documentbeheer. Verschillende oude servers dienen vervangen te worden aangezien deze niet langer krachtig genoeg zijn voor het uit te voeren werk. Bestaande servers zullen worden uitgebreid met extra geheugen en disks om tegemoet te komen aan de groeiende werklast en de behoefte om onlinegegevens op te slaan. Het telecommunicatiesysteem zal uitgebreid worden om gebruikers op afstand in staat te stellen in verbinding te komen met het Vertaalbureau en toegang te krijgen tot hun e-mail terwijl ze op dienstreis of thuis zijn. Vanwege het toegenomen verkeer op het interne netwerk zal de geïnstalleerde uitrusting met het oog op vervanging of uitbreiding van bepaalde apparatuur herzien worden ter verbetering van het netwerkverkeer en de responsietijd. Nieuwe web-toepassingen zullen ontwikkeld worden om informatie met betrekking tot aanbestedingen, externe vertalingen en workflow-uitbreidingen te verspreiden en te verzamelen. De interne beheersystemen voor de follow-up van vertaalaanvragen, het beheer van externe vertalingen, personeelsbeheer- en boekhoudsystemen zullen verder uitgebreid en geïntegreerd worden. Een nieuw systeem dat gebruik maakt van een Oracle-database en Lotus Notes-workflow dient ontwikkeld te worden voor het verwerken van de Gemeenschapsmerken van het BHIM. Dit systeem is gebaseerd op een bestaand product voor machinevertaling van het bedrijf ESTeam. De workflow zal geïntegreerd worden samen met de huidige normale vertaal-workflow. Begin 2000 zal men verder gaan met het SECLEG-project voor het testen van de mogelijke technische oplossingen die vastgesteld werden tijdens de onderzoeksfase i.e. VPN (Virtual Private Network) en PGP (Pretty Good Privacy). Vier agentschappen (BHIM, EMEA, ECB en OCVV) hebben zich bereid verklaard om deel te nemen aan de tests die eind februari zouden moeten worden afgerond. Als resultaat van deze tests verwacht men dat een uniek product zal worden aangenomen om de uitwisseling van documenten met de classificatie "Beperkte toegang" mogelijk te maken. Hogere classificaties ("Vertrouwelijk", "Geheim" en "Zeer geheim") kunnen niet in aanmerking worden genomen. Een eindrapport met betrekking tot de tests en de aanbevelingen zal gepresenteerd worden tijdens de vergadering van de raad van bestuur op 31 maart. Vier nieuwe vacatures zijn voorzien in het jaar 2000 met het oog op versterking van de voor de vele aspecten van de werkzaamheden van de afdeling vereiste middelen.
57
2000
HOOFDSTUK 3
PROGNOSE OP MIDDELLANGE TERMIJN 2000/2004
Met een in 1999 bereikte omvang van de werklast van 223 990 bladzijden en gegeven het feit dat, op enkele uitzonderingen na (het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat Wenen, en het Europees Bureau voor de wederopbouw van Kosovo - Thessaloniki) de agentschappen van de Europese Unie erin geslaagd zijn om hun activiteiten te stabiliseren, lijkt het niet realistisch om voor de periode 2000-2004 een spectaculaire toename van het aantal te vertalen bladzijden te verwachten, maar eerder schommelingen in stijgende lijn voor enkele agentschappen (Europol - Den Haag, BHIM - Alicante) en stabiliteit wat betreft de overige agentschappen. Het lijkt evenmin waarschijnlijk dat op korte termijn een belangrijk aantal nieuwe agentschappen zal worden opgericht; derhalve voorziet het Vertaalbureau een gematigde toename met ongeveer 10% van de werklast voor vertalingen. Op het gebied van de interinstitutionele samenwerking moeten de activiteiten echter worden uitgebreid en moeten nieuwe projecten worden opgezet, zoals in detail beschreven in het vorige hoofdstuk; dit moet het mogelijk maken om reeds vanaf het jaar 2000 de respectievelijke inkomsten in aanzienlijke mate te doen toenemen. De gebeurtenis die evenwel de meest significante invloed zal hebben, en tot een wijziging van de structuur en werkzaamheden van het Vertaalbureau zal leiden, is naar alle waarschijnlijkheid de uitbreiding van de Europese Unie met een aantal landen van Oost-Europa. De Europese Unie heeft zich bereid verklaard om over de uitbreiding te onderhandelen met de volgende landen: Polen, de Tsjechische Republiek, Hongarije, Slovenië, De Slowaakse Republiek, Estland, Letland, Litouwen, Bulgarije, Roemeníë, Malta, Cyprus en Turkije. Ongetwijfeld zal de toetredingsprocedure met een zo groot aantal landen geruime tijd in beslag nemen en niet altijd soepel verlopen, zonder dat op dit moment een concrete datum kan worden gegeven voor de afronding van de toetredingsprocedure met één of meerdere van de voornoemde landen. In de algemeen aanvaarde veronderstellingen wordt ervan uitgegaan dat in eerste instantie een groep van vier of vijf landen wordt opgenomen in de Europese Unie in het jaar 2003 of 2004, en dat de overige landen waarschijnlijk zullen volgen in de daaropvolgende drie à vier jaar. Het Vertaalbureau beschikt op dit moment niet over exacte gegevens betreffende het te volgen taalkundige beleid, maar het heeft geprobeerd om door extrapolatie van de huidige situatie een berekening te maken van de gevolgen van een uitbreiding van het aantal officiële talen van de Europese Unie van elf naar zestien (zie bijlage VI). Hiertoe, en uitgaande van de volledige lijst van de huidige cliënten van het Vertaalbureau (kolom I) alsmede van het aantal voor elke taal vertaalde bladzijden (kolom II), worden de uitgevoerde vertaalwerkzaamheden uit de originele taal in de 10 andere, op dit moment officiële talen, aangegeven in het aantal bladzijden en in percentages.
58
2000
Uitgaande van de veronderstelling dat 1. de uitbreiding geen gevolgen zal hebben op het aantal in de Europese Unie gebruikte talen; 2. de officiële talen van de nieuwe lidstaten dezelfde rechten krijgen als die van de huidige lidstaten; 3. de eerste fase van de uitbreiding de opname van vijf extra officiële talen met zich brengt, wordt in kolom III aangegeven wat de gevolgen van een uitbreiding van deze karakteristieken zullen zijn in termen van aantallen vertaalde bladzijden voor elk van onze cliënten, en dientengevolge voor het Vertaalbureau. Gegeven de huidige onzekerheid wat betreft de ontwikkeling van de onderhandelingen over de uitbreiding, wordt tot besluit in bijlage VII overeenkomstig twee veronderstellingen, te weten status quo en uitbreiding met vijf nieuwe officiële talen, aangegeven wat de werklast in aantallen bladzijden zou kunnen worden alsmede de verwachte inkomsten uit bijdragen in het jaar 2004. De aandacht dient gevestigd te worden op het feit dat in het tweede geval het aantal vertaalde bladzijden zal toenemen met ongeveer 41,7%, te weten 337 820 bladzijden; bijgevolg zou de personeelsformatie het aantal van 212 functionarissen moeten bereiken terwijl de totale begroting van het Vertaalbureau zou verhogen tot 25 miljoen euro. Gezien het feit dat deze cijfers gebaseerd zijn op hypothesen die kunnen veranderen naar gelang de uitkomst van de onderhandelingen, dienen deze eerder geïnterpreteerd te worden als een algemene indicatie en niet zozeer als een gedetailleerde prognose. Hoe dan ook zal het Vertaalbureau deze cijfers actualiseren zodra nieuwe informatie beschikbaar is.
59
2000
OVERZICHT BIJLAGEN BIJ WERKPROGRAMMA 2000 I
Lijst partners van het Vertaalbureau
II
Werklast uitgedrukt in aantal bladzijden 2000-2004
III
Bijdragen uitgedrukt in euro 2000-2004
IV
Programma aanbestedingsprocedures voor het jaar 2000
V
Personeelsformatie 2000-2004
VI
Gevolgen van de uitbreiding op het aantal te vertalen bladzijden
VII
Gevolgen van de uitbreiding op de werklast
VIII
Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 2000
60
2000 BIJLAGE I
PARTNERS VAN HET VERTAALBUREAU
de Europese Commissie - DGVII / JAR (Brussel)
de Raad van de Europese Unie (Brussel)
de Europese Rekenkamer (Luxemburg)
het Europees Milieuagentschap (Kopenhagen)
het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (Bilbao)
het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling (Londen)
de Europese Centrale Bank (Frankfurt)
het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Thessaloniki)
de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Dublin)
de Europese Stichting voor Opleiding (Turijn)
het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (Lissabon)
het Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat (Wenen)
het Communautair Bureau voor Plantenrassen (Angers)
Europol (Den Haag)
het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt - merken, tekeningen en modellen (Alicante)
61
62
3 000 2 000 8 200 7 000 10 000 5 300 1 000 13 200 10 000 148 100 2 100 4 200 1 900 2 100
BCE – Frankfurt
CEDEFOP – Thessaloniki
EEA – Kopenhagen
EFIL – Dublin
EMEA – Londen
ETF – Turijn
EUMC – Wenen
EUROPOL – Den Haag
JAR – Europese Commissie – Brussel
OHMI – Alicante
OCVV – Angers
OEDT – Lissabon
Europese Rekenkamer
Overige instellingen 222 400
4 300
AESS – Bilbao
TOTAAL AANTAL BLADZIJDEN
2000
Agentschappen / organen / instellingen
WERKLAST UITGEDRUKT IN BLADZIJDEN 2000-2004
238 000
2 900
1 000
4 300
2 100
160 000
10 500
15 500
1 500
5 400
10 000
7 000
9 000
2 100
2 000
4 700
2001
2000
244 500
7 000
1 000
4 300
2 100
160 000
12 100
16 000
2 000
5 400
10 000
7 000
9 000
2 100
1 500
5 000
2002
244 500
7 000
1 000
4 300
2 100
160 000
12 100
16 000
2 000
5 400
10 000
7 000
9 000
2 100
1 500
5 000
2003
244 500
7 000
1 000
4 300
2 100
160 000
12 100
16 000
2 000
5 400
10 000
7 000
9 000
2 100
1 500
5 000
2004
BIJLAGEIIII BIJLAGE
63
(2)
(1)
228 000 152 000 625 000 532 000 760 000 400 000 76 000
ECB - Frankfurt
CEDEFOP - Thessaloniki
EMA - Kopenhagen
EFIL - Dublin
EMEA - Londen
ETF - Turijn
EUMC - Wenen
319 000 150 000 153 200
OEDT - Lissabon
Europese Rekenkamer
Overige instellingen
Gemiddelde prijs 76 euro/bladzijde Gemiddelde prijs 74 euro/bladzijde
16 902 200
160 000
OCVV - Angers
TOTAAL IN EURO
11 260 000
760 000
BHIM - Alicante
JAR - Europese Commissie – Brussel
1 000 000
327 000
AESS - Bilbao
EUROPOL - Den Haag
2000 (1)
Agentschappen / organen / instellingen
BIJDRAGEN BIJDRAGEN UITGEDRUKT UITGEDRUKT IN IN EURO EURO 2000 2000 -- 2004 2004
17 612 000
194 000
74 000
319 000
160 000
11 840 000
777 000
1 150 000
110 000
400 000
740 000
530 000
660 000
160 000
148 000
350 000
2001 (2)
2000 2000
18 093 000
514 000
74 000
319 000
160 000
11 840 000
890 000
1 184 000
148 000
400 000
740 000
518 000
666 000
160 000
110 000
370 000
2002 (2)
18 093 000
514 000
74 000
319 000
160 000
11 840 000
890 000
1 184 000
148 000
400 000
740 000
518 000
666 000
160 000
110 000
370 000
2003 (2)
18 093 000
514 000
74 000
319 000
160 000
11 840 000
890 000
1 184 000
148 000
400 000
740 000
518 000
666 000
160 000
110 000
370 000
2004 (2)
Bijlage Bijlage III III
2000 BIJLAGE IV
PROGRAMMA AANBESTEDINGSPROCEDURES VOOR HET JAAR 2000
Referentie: FL0004EN-EPTC Brontalen:
DA, DE, EL, ES, FI, FR, IT, NL, PT en SV
Doeltaal:
EN
Toelichting:
Deze aanbestedingsprocedure was in januari 2000 onderwerp van een gezamenlijke publicatie samen met het Europees Parlement.
Referentie: FL000xRU Brontaal:
EN
Doeltaal:
RU
Referentie: FL000xFIN Brontalen:
EN en FR
Doeltalen:
DA, DE, EL, ES, FI, IT, NL, PT en SV
Toelichting:
Teksten met betrekking tot financiële documenten van de Europese Rekenkamer.
Referentie: FL000xLEG Brontalen:
DE, EN, ES, FR en IT
Doeltalen:
DE, EN, ES, FR en IT
Toelichting:
Teksten met betrekking tot juridische teksten van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt.
64
65
TOTAAL
Vertaling
7
-
support en planning 73
-
67
-
2
3
3
-
-
LA
3
-
-
2
-
A
leidinggevend personeel en vertalers
Algemene administratie, financiën en personeelszaken Informatica
Taaltechnologie
Externe vertaling
Directie en interinstitutionele betrekkingen
Type functie
PERSONEELSFORMATIE 2001 - 2004
PERSONEELSFORMATIE 2001 - 2004
2000
2000
B
26
5
-
7
7
2
3
2
14
-
10
8
2
4
3
41
C
D
6
-
-
-
4
-
1
1
153
19
67
19
22
7
11
8
TOTAAL
BIJLAGE V
BIJLAGE BIJLAGE V V
66
3 823 1 574 1 372 1 225 594 7 829 5 835 5 146 6 939 999 5 497 2 433 2 022 3 111 10 009 179 2 963 61 752 162 260 223 990
AESS - Bilbao CEDEFOP - Thessaloniki Raad van de Europese Unie - Brussel Europese Rekenkamer - Luxemburg ECB - Frankfurt EMA - Kopenhagen EFIL - Dublin EMEA - Londen ETF - Turijn EUMC - Wenen EUROPOL - Den Haag JAR - Commissie - Brussel OCVV - Angers EWDD - Lissabon BHIM (documenten) - Alicante BHIM (GEA) - Alicante Overige TOTAAL AANTAL DOCUMENTEN BHIM (Gemeenschapsmerken) - Alicante
TOTAAL-GENERAAL
186 640
2 580 30 0 0 330 6 860 240 5 060 1 600 320 4 950 2 200 900 1 020 580 0 2 640 29 530 157 330
Aantal in 10 talen vertaalde blz. (2)
93 320
1 290 15 0 0 165 3 430 120 2 530 800 160 2 475 1 100 450 510 290 0 1 320 14 765 78 665
Gevolgen 5 extra talen(3)
(1) Huidige aantal vertaalde bladzijden (2) Huidige aanvraag (uitgedrukt in bladzijden) voor een vertaling in 10 talen (3) Extra werklast (uitgedrukt in bladzijden) berekend op basis van de uitbreiding van de Unie met 5 extra officiële talen (4) Gevolgen in % van de extra werklast wat betreft vertaalde bladzijden ten opzichte van de huidige werklast van het agentschap
Huidige werklast(1)
Agentschappen / organen / instellingen
GEVOLGENVAN VANDE DEUITBREIDING UITBREIDINGOP OPHET HETAANTAL AANTALTE TEVERTALEN VERTALENBLADZIJDEN BLADZIJDEN GEVOLGEN
2000 2000
41,71
33,74 0,86 0,00 0,00 27,78 43,81 2,06 49,16 11,53 16,02 45,02 45,21 22,26 17,32 2,90 0,00 48,44 23,91 48,48
Gevolgen voor aantal blz. agentschap (in %) (4)
IJLAGEVI BIJLAGE BBIJLAGE VIVI
67
TOTAAL
OVERIGE
BHIM (documenten) - Alicante
EWDD - Lissabon
OCVV - Angers
JAR - Commissie - Brussel
EUROPOL - Den Haag
EUMC - Wenen
ETF - Turijn
EMEA - Londen
EFIL - Dublin
EMA - Kopenhagen
ECB - Frankfurt
Europese Rekenkamer - Luxemburg
AESS - Bilbao CEDEFOP - Thessaloniki
Agentschappen / organen / instellingen
244 500
7 000
160 000
4 300
2 100
12 100
16 000
2 000
5 400
10 000
7 000
9 000
1 500
18 093 000
514 000
11 840 000
319 000
160 000
890 000
1 184 000
148 000
400 000
740 000
518 000
666 000
110 000
74 000
160 000
2 100 1 000
370 000
euro
5 000
bladzijden
2004 - status quo
GEVOLGEN VAN DE UITBREIDING OP WERKLAST EN BIJDRAGEN
2000
337 820
8 320
238 955
4 810
2 550
13 200
18 475
2 160
6 200
12 530
7 120
12 430
1 665
1 000
2 115
6 290
bladzijden
2004 – met uitbreiding
25 003 280
615 680
17 682 670
355 940
188 700
976 800
1 367 150
159 840
458 800
927 220
526 880
919 820
123 210
74 000
161 110
465 460
euro
IJLAGEVII BIJLAGE VII BIJLAGE
68
76
18 681
Totale begroting (x 1000 euro)
Prijs per bladzijde (euro)
1 545 2 310
144 71
222 400
2000
Productiviteit, uitgedrukt in aantal bladzijden per persoon - alle categorieën - categorie LA
Totaal personeel Categorie LA
Werklast, uitgedrukt in aantal bladzijden
Omschrijving
74
19 884
1 555 3 260
153 73
238 000
2001
BELANGRIJKSTE CIJFERS VAN HET VERTAALBUREAU 2000 - 2004
2000
74
19 884
1 595 3 350
153 73
244 500
2002
74
19 884
1 595 3 350
153 73
244 500
2003
74
19 884
1 595 3 350
153 73
244 500
Zonder uitbreiding
2004
74
25 003
1 595 3 350
212 100
337 820
Met uitbreiding
BIJLAGEVIII VIII BIJLAGE