VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2008

NL

VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2008 V E R TA A L B U R E AU VO O R D E O R GA NEN VAN DE EUROPESE UNIE

ropa.eu dt.eu

www. c

Deze publicatie van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie is beschikbaar op zijn website: www.cdt.europa.eu Meer informatie over de Europese Unie is toegankelijk via de Europaserver (www.europa.eu) © Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie, 2009. Alle rechten voorbehouden. ISBN 978-92-95074-05-7 DOI 10.2817/11260

VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2008

INHOUD VOORWOORD VAN DE VOORZITTER VAN DE RAAD VAN BESTUUR DEEL I

RAAD VAN BESTUUR

DEEL II

INLEIDING DOOR DE DIRECTRICE VAN HET VERTAALBUREAU

HOOFDSTUK 1

DE KERNACTIVITEIT VAN HET VERTAALBUREAU A. Algemeen overzicht B. Wat heeft het Vertaalbureau in 2008 voor zijn cliënten gedaan?

HOOFDSTUK 2

DE TWEEDE TAAKOPDRACHT VAN HET VERTAALBUREAU: INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING

HOOFDSTUK 3

INTERN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU

HOOFDSTUK 4

MANAGEMENT EN SYSTEMEN VOOR INTERNE CONTROLE

DEEL III

BIJLAGEN Bijlage I.

Ledenlijst raad van bestuur

Bijlage II.

Statistieken vertaalwerkzaamheden

Bijlage III.

Verdeling per taal

Bijlage IV.

Statistische gegevens over de termijnen voor de vertaalwerkzaamheden

Bijlage V.

Statistische gegevens over het financiële beheer

Bijlage VI.

Personeel van het Vertaalbureau

Bijlage VII.

Organigram

Bijlage VIII. Personeelsstatistieken Bijlage IX.

Belangrijkste cijfers 2006-2008

Bijlage X.

Verklaring van de ordonnateur

Bijlage XI.

Verklaring van de coördinator interne controle

Bijlage XII.

Verklarende woordenlijst

3

VOORWOORD VA N K A R L - J O H A N L Ö N N R O T H V O O R Z I T T E R VA N D E R A A D VA N B E S T U U R tendensen hebben zich in 2008 voortgezet: het Vertaalbureau werkt nu voor 39 agentschappen en instellingen. Als gevolg van nieuwe bilaterale overeenkomsten is het aantal leden van de raad van bestuur nu gestegen tot 64. Het aantal vertaalde bladzijden is nog nooit zo groot geweest (747 416 bladzijden), al betreft het merendeel handelsmerken (bijna 513 000 bladzijden). In 2008 heeft de raad van bestuur een aantal positieve ontwikkelingen waargenomen: in de eerste plaats verdient de voortdurende nadruk op de kwaliteit van zijn producten en het Total Quality Management (integrale kwaliteitsbeheer) lof. Al bereiken de producten van het Vertaalbureau doorgaans een zeer hoog kwaliteitsniveau, toch moet kwaliteit worden gezien als een dynamisch streefdoel dat voortdurend in het oog moet worden gehouden. Feedback van de cliënt is hier van cruciaal belang en een groter aantal ingezonden klanttevredenheidsformulieren wordt met voldoening begroet (al blijft het nog altijd een gering percentage van het geheel). In de tweede plaats heeft de raad van bestuur met instemming vastgesteld dat het Vertaalbureau een omvattende reeks prestatie-indicatoren heeft ontwikkeld, waarmee het toezicht op en het sturen van zijn werkzaamheden gemakkelijker wordt. In de derde plaats hebben we tevreden vastgesteld dat de rekeningen naar de mening van de verantwoordelijke begrotingsen controleautoriteiten betrouwbaar en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn en dat het systeem van interne controle van het personeelsbeheer toereikend is.

Geachte lezer, Het verslag van de werkzaamheden in 2008 van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie is een nieuwe schakel in de historische keten van verslagen die de ontwikkeling van het Vertaalbureau sinds zijn oprichting in 1994 presenteren. Met 189 medewerkers en een jaarbegroting van 59,9 miljoen EUR in 2008 is het Vertaalbureau een middelgroot agentschap dat als hoofddoel heeft documenten en andere producten voor de overige agentschappen van de Europese Unie te vertalen, terwijl ook de EUinstellingen zelf voor hun bijzondere behoeften gebruik van zijn diensten maken. Als voorzitter van het hoogste besluitvormingsorgaan van het Vertaalbureau, de raad van bestuur, had ik het voorrecht de ontwikkelingen van het Vertaalbureau, zijn uitdagingen en zijn bestuur sinds 2004 van nabij te kunnen volgen. In de afgelopen periode had het Vertaalbureau te maken met een ongekende groei, niet alleen wegens de beide recente uitbreidingen van de EU, maar ook door de zeer snelle toename van zijn cliënten in het spoor van het almaar stijgende aantal agentschappen en daarmee gelijkgestelde organen in de EU. Deze

Een andere positieve ontwikkeling voor het Vertaalbureau in 2008 was de oplossing voor de middellange termijn die voor zijn

4

huisvestingsprobleem werd gevonden, en wel op basis van overeenkomsten met de Luxemburgse overheid en het Europese Hof van Justitie. Dit probleem heeft 15 jaar lang op de agenda gestaan van de raad van bestuur, die zich hiervoor in de afgelopen jaren actief moest inzetten. De medewerkers van het Vertaalbureau zijn nu tot 2014 in twee kantoren op de Kirchberg gehuisvest; daarna moet er een definitieve oplossing zijn gevonden. Naast dit alles beschrijft onderhavig verslag ook duidelijk de grote verscheidenheid aan cliënten van het Vertaalbureau en hun verschillende wensen en behoeften: sommige cliënten vragen minder dan 100 bladzijden ter vertaling per jaar, enkele andere daarentegen meer dan 30 000 bladzijden, afgezien nog van de 500 000 handelsmerken die het merendeel van de productie vormen. Het is nog altijd een van de uitdagingen van het Vertaalbureau om zijn basis te verbreden teneinde een te sterke afhankelijkheid van één enkele cliënt met het bijbehorende risico van vermindering of wijziging in de vraag naar vertalingen te voorkomen. Dit probleem zal ter hand worden genomen zodra de lopende rechtzaak over de betaling van de werkgeversbijdrage door het Vertaalbureau afgesloten is.

Karl-Johan Lönnroth

personeelsbeleidsplan en in de besprekingen met de Europese Commissie aan de orde gesteld. Tegen de achtergrond van bovengenoemde prestaties en uitdagingen wil ik mijn waardering uiten voor de inzet van de directrice en haar personeel ten behoeve van een product van hoge kwaliteit, een goed beheer en de bevordering van meertaligheid. Ik wil ook mijn lof uitspreken voor de uitstekende samenwerking tussen de administratie van het Vertaalbureau en de raad van bestuur, en voor de collegiale en constructieve sfeer waarin de resultaten van 2008 zijn behaald.

Het Vertaalbureau kampt met min of meer dezelfde problemen als de grote EU-instellingen bij de werving van personeel. Dit heeft onder meer te maken met de steeds grotere behoeften aan gekwalificeerde vertalers en de relatieve aantrekkingskracht van vertalersbanen bij de instellingen. Bovendien moet het Vertaalbureau – zoals de overige taaldiensten – zich voorbereiden op een verdere toename van het aantal officiële talen in de EU. Deze problemen zijn in het

Karl-Johan Lönnroth

5

DEEL I R A A D VA N B E S T U U R

De raad van bestuur heeft in het begrotingsjaar 2008 tweemaal vergaderd. Een groot deel van zijn werk was gewijd aan de behandeling en goedkeuring van de strategie van het Vertaalbureau voor 20082012. Daarin zijn als prioriteiten genoemd: marketing en promotie van het dienstenpakket van het Vertaalbureau, de geest van innovatie en het verder ontwikkelen van de capaciteit van het personeel door het verwerven van nieuwe kennis en vaardigheden, in aanvulling op de prioriteiten van het werkprogramma en de begroting voor het jaar 20092.

Management board

De hoeksteen van de organisatiestructuur van het Vertaalbureau wordt gevormd door de raad van bestuur. De raad van bestuur houdt toezicht op de werkzaamheden van het Vertaalbureau en neemt de besluiten die nodig zijn voor een goed functioneren (begrotingskwesties, strategische planning, enz.).

Daarnaast zijn er in 2008 andere belangrijke maatregelen getroffen, zoals goedkeuring van verscheidene besluiten betreffende de voorschriften voor de uitvoering van de regels die van toepassing zijn op functionarissen en ambtenaren van het Vertaalbureau en van het besluit dat de normen voor de interne controle van het Vertaalbureau vastlegt. De raad van bestuur heeft tevens nota genomen van de actieplannen die door het Vertaalbureau zijn gepresenteerd, op basis van het verslag voor het jaar 2007 van de dienst Interne Controle (IAS) van de Europese Commissie en het controleverslag van diezelfde dienst over het personeelsbeheer, en is tot de conclusie gekomen dat deze actieplannen adequate en passende maatregelen inhouden om de gedefinieerde doelstellingen te bereiken.

Eind 2008 bestond de raad van bestuur uit 64 l e d e n 1 : 3 5 ver tegenwoordigers van de communautaire instellingen, agentschappen, b u re a u s e n a n d e re o rg a n e n d i e e e n s a m e n w e r k i n g s o v e re e n k o m s t m e t h e t V e r t a a l b u re a u h e b b e n g e s l o t e n , 27 vertegenwoordigers van de lidstaten en 2 vertegenwoordigers van de Europese Commissie. Sinds 2004 wordt de raad van bestuur voorgezeten door de heer Lönnroth, directeur-generaal Vertaling van de Europese Commissie.

1

Een lijst van de leden van de raad van bestuur is te vinden in bijlage I van dit verslag.

2

6

Deze documenten kunnen worden geraadpleegd op/gedownload van: www.cdt.europa.eu, onder ‘Register of CdT documents’.

Ten slotte is de raad van bestuur verheugd over de vooruitgang die dankzij de inspanningen van zowel het Vertaalbureau als de Luxemburgse autoriteiten is geboekt ten aanzien van het huisvestingsproject, waarbij de onderhandelingen in augustus 2008 uitmondden in het ondertekenen van een huurcontract voor een zestigtal kantoren in een gebouw op de Kirchberg in Luxemburg. Het huurcontract gaat op 1 januari 2009 in en zal het Vertaalbureau in staat stellen in de onmiddellijke behoefte en de behoefte op korte termijn aan kantoorruimte te voorzien, zodat er ruimte is voor de geplande uitbreiding van het personeel. Op basis van een door het Vertaalbureau gepresenteerd gedetailleerd onderzoek over de diverse opties voor het huisvesten van al zijn diensten onder één dak (op de (middel)lange termijn) heeft de raad van bestuur tevens ingestemd met zo spoedig mogelijke onderhandelingen over twee van de voorgestelde opties.

7

DEEL II INLEIDING DOOR DE DIRECTRICE VA N H E T V E R TA A L B U R E A U Het zal de oplettende lezer onmiddellijk opvallen wat er nieuw is aan het Verslag werkzaamheden 2 0 0 8 : e e n heel nieuw – en behoorlijk l a n g – h o ofdstuk over management en internecontrolesystemen.

ingrijpende consolidatie van strategische planning, programmering en monitoring, verbetering van de supervisie door het management en effectiviteit van de interne controle. Het Vertaalbureau is, zoals we soms schertsend en liefdevol opmerken, net een productiefabriek. Alle afdelingen zijn gericht op tijdige levering van ons product tegen de best mogelijke kwaliteit. Deze taak is niet zo gemakkelijk uit te voeren, in het bijzonder gezien de recente toename van de vertaalopdrachten, zware bureaucratische procedures en andere belemmeringen. En daarom is het ook dubbel zo moeilijk om tijd te vinden voor schijnbaar secundaire taken die niet direct met de productie te maken hebben, zoals het evalueren van processen, planning, toezicht, normen voor interne controle en dergelijke.

Vanaf het moment dat ik mijn taken als directrice van het Vertaalbureau heb opgenomen, is dit thema een van mijn grootste uitdagingen geweest. We begonnen met de herziening van onze strategische doelstellingen, gingen vervolgens verder met de stroomlijning van de managementstructuren om onze doelstellingen uit te voeren en zijn ten slotte, in 2008, begonnen met de totale herziening van het supervisiesysteem. Het heeft het top- en middenmanagement van het Vertaalbureau vele uren van vergaderen en hard werken gekost om deze verbeteringen tot stand te brengen. Daarom is het jaar 2008 voor mij persoonlijk – om het in één zin samen te vatten – het jaar van

Daarbij komt nog dat het Vertaalbureau al lang geleden ervoor heeft gezorgd dat zijn processen en werkzaamheden op de juiste manier werden bestuurd: al in 2001 initieerde het een project voor integrale kwaliteitszorg op basis van het ‘Excellence Model’ van de Europese Stichting voor Kwaliteitsbeheer (European Foundation for Quality Management - EFQM) en in 2005 verwierf het Vertaalbureau het EFQM-certificaat.

Gailė Dagilienė

Ik ben me ervan bewust dat het Vertaalbureau zonder veranderingen heel goed kan functioneren. Op alle afdelingen werken vakbekwame en toegewijde medewerkers en met behulp van zorgvuldig ontworpen werkstromen en hoogst geavanceerde technologieën zorgen we voor een soepel verloop van het werk. Het Vertaalbureau is altijd gericht geweest op zijn vertaalwerk, en met succes. Dit is evident als we kijken naar de afgelopen tien jaar waarin we continu hebben

8

kunnen voldoen aan het almaar toenemende aantal vertaalopdrachten. In 2008 bereikte het vertaalvolume de grootste omvang in jaren, 747 416 blz. We zijn erin geslaagd deze uitdaging het hoofd te bieden en we zijn ervan overtuigd dat we ook toekomstige uitdagingen aankunnen. Dus waarom zouden we tijd en moeite wijden aan het verbeteren van iets dat al goed is? Veranderingen en verbeteringen zijn de drijvende kracht van iedere organisatie. Ik ben altijd van mening geweest dat het gevaarlijk is om op je lauweren te rusten. Hoewel we ons momenteel in rustig vaarwater bevinden, is het belangrijk om continu in beweging te blijven en te streven naar verbetering. Vooral op het gebied van management en bestuur, waar we onze verwachtingen definiëren, onze besluiten uitvoeren, prestaties evalueren en eventuele risico’s die ons zouden kunnen afhouden van het bereiken van onze doelstellingen, identificeren, beheren en bewaken. De goede lezer heeft in voorgaande zin een verborgen definitie van de term ‘bestuur’ (governance) ontdekt. Terugblikkend op wat we in 2008 hebben gedaan, kunnen we concluderen dat het Vertaalbureau op weg is naar een beter bestuur. Met andere woorden, naar een doeltreffender en efficiënter volbrengen van onze taak.

Gailė Dagilienė

9

HOOFDSTUK 1 D E K E R N A C T I V I T E I T VA N H E T V E R TA A L B U R E A U

A. ALGEMEEN OVERZICHT

vertalingen en in 26,75% spoedvertalingen. In 2007 waren deze percentages respectievelijk 53,48%, 28,17% en 18,35%. Wat betreft het aantal bladzijden is het aantal spoedvertalingen, dat min of meer stabiel bleef in 2005 (32 293) en 2006 (31 883), aanzienlijk gestegen in 2007 (37 327) en zelfs nog meer in 2008 (59 883). Deze plotselinge toename in de vraag naar spoedvertalingen betekende dat de interne capaciteit van het Vertaalbureau, en soms de kwaliteit van de vertalingen, onder druk kwamen te staan, waarbij het vooral ook moeilijk was om vertaalaanvragen uit te besteden vanwege de korte leveringstermijnen en het feit dat de vertalingen niet waren aangekondigd.

1. Overzicht van 2008 Voor het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie stond het jaar in het teken van een opmerkelijke toename van het aantal documenten (+28,23%), waartegenover een geringe afname stond van het aantal Gemeenschapsmerken en -modellen (-6,7%). Het aantal vertaalde bladzijden steeg met 2,01% tot een totaal van 747 4163, vergeleken met 732 673 in 2007 en 546 735 in 2006. Een vergelijking van de prognoses met de bereikte resultaten laat een stijging van 2,06% zien (732 300 bladzijden; dat was al een stijging van 6,67% ten opzichte van de oorspronkelijke prognose van 686 500 bladzijden). Een ander vermeldenswaardig aspect was dat het werkvolume gedurende het gehele jaar consistent hoog bleef, zelfs in de maanden waarin het normaal gesproken rustiger is.

Voor het nieuwe product ‘termenlijsten’, dat het Vertaalbureau in 2007 aan zijn dienstenpakket heeft toegevoegd, hebben in 2008 vijf cliënten 55 aanvragen ingediend met een totaal van 21 906 lemmata. Wat betreft het eigenlijke terminologiewerkzaamheden hebben drie cliënten 28 aanvragen ingediend voor in totaal 111 mandagen.

Prognose

236.800

Het vertalen van lijsten van waren en diensten voor Gemeenschapsmerken en –modellen, en merken onder het Protocol van Madrid blijft een kernactiviteit, zoals wordt geïllustreerd door onderstaande vergelijking tussen 2007 en 2008.

Resultaten 2008

Documenten 234.502

495.500

Gemeenschapsmerken en modellen

512.914

0

100000

200000

300000

400000

500000

600000

In 2008 werd 98,37% van de vertalingen binnen de gestelde termijn geleverd. Dat is iets minder dan in voorgaande jaren, maar kan voornamelijk worden toegeschreven aan het gestegen aantal spoedvertalingen.

Ongeveer 53,39% van de vertalingen van documenten had een normale leveringstermijn, in 19,86% van de gevallen betrof het geplande 3

Inklusive 5 245 oversatte sider i forbindelse med centrets løbende drift.

10

oprichtingsverordening4 is ook de mogelijkheid van vrijwillige samenwerking met EU-instellingen en -organen met een eigen vertaalbureau opgenomen, zodat het Vertaalbureau in piekperiodes eventueel werk kan overnemen. In 2008 zijn overeenkomsten gesloten met vier nieuwe cliënten: het Communautair Bureau voor Visserijcontrole, de Europese Gemeenschappelijke Onderneming voor ITER5 en de Ontwikkeling van Fusie-energie (ook bekend als Fusie voor Energie (F4E)), het Uitvoerend Agentschap voor het Trans-Europees Vervoersnet (TEN-T EA) en het Europees Instituut voor Innovatie en Technologie (EIT). Het aantal cliënten van het Vertaalbureau is daarmee gestegen van 37 tot 41, en daarmee ook de reeks hooggespecialiseerde gebieden waarbinnen het Vertaalbureau werkzaam is.

Documenten 70.000

2007 60.000

2008

50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 0 1

2

3

4

Gemeenschapsmerken

200.000 2007 2008 150.000

100.000

3. 50.000

Het dienstenpakket van het Vertaalbureau omvat vertaling, revisie en wijziging van documenten, redactie, proeflezen van bronteksten en vertalingen, standaardisering, termenlijsten6 en terminologiewerk. Het Vertaalbureau biedt zijn cliënten drie verschillende termijnen (normaal, dringend en gepland), met bijbehorende tarieven – waarbij dringend 25% duurder is dan normaal en gepland 25% goedkoper.

0 1

2.

2

3

4

Verscheidenheid aan cliënten

Het is de taak van het Vertaalcentrum voor de Organen van de Europese Unie om tegemoet te komen aan de vertaalbehoeften van de gespecialiseerde en gedecentraliseerde communautaire organen. In zijn

Het Vertaalbureau biedt daarnaast geïnteresseerde EU-agentschappen een gratis dienst aan. Met

6 4

5

Aangeboden diensten

Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994 (PB L 314, 7.12.1994, blz. 1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1645/2003 van 18 juni 2003 (PB L 245, 29.9.2003, blz. 13). Internationale thermonucleaire experimentele reactor (ITER).

11

Een termenlijst is een lijst van afzonderlijke woorden of van uit meerdere woorden bestaande uitdrukkingen in een specifieke brontaal. Het Vertaalbureau zorgt voor equivalente termen en uitdrukkingen in de gevraagde doelta(a)l(en). Anders dan bij terminologiewerk bevatten deze lijsten geen aanvullende informatie als referentietekst, definities, context, enz.

uitbesteden van vertalingen. Bij het toewijzen van vertaalopdrachten houdt het Vertaalbureau altijd rekening met voorgaande prestaties van zijn contractanten wat betreft het respecteren van leveringstermijnen en de kwaliteit van de vertalingen. In het afgelopen jaar heeft het in totaal 441 223 bladzijden uitbesteed en geleverd, een stijging van 11,5% ten opzichte van 2007. In 99,25%7 van de gevallen werd de kwaliteit van de vertalingen beoordeeld als goed of uitstekend, vergeleken met 99,58% in 2007.

het oog op een efficiënt gebruik van middelen op EU-niveau coördineert het Vertaalbureau al jarenlang de gezamenlijke meertalige publicatie van de begrotingen, gewijzigde begrotingen en jaarrekeningen van de agentschappen. In 2008 stemden de agentschappen in met een nieuw, door het Vertaalbureau voorgesteld model, waardoor de kosten verder konden worden teruggebracht. Als bemiddelaar tussen de agentschappen en het Publicatiebureau heeft het Vertaalbureau zo een bijdrage kunnen leveren aan een kosteneffectief gebruik van de begrotingsmiddelen van de agentschappen. Ongeveer 25 agentschappen hebben in het afgelopen jaar van deze dienst gebruik gemaakt.

4.

5. Kwaliteitsbewaking voor externe vertalingen

Doelmatig beheer van vertaalopdrachten

In 2008 steeg het aantal door interne vertalers ingevulde feedbackformulieren voor freelancers met 22% ten opzichte van 2007. In vergelijking met het gemiddelde in 2006 (44 feedbackformulieren per maand) hebben de interne vertalers in 2008 hun feedback opgevoerd met 160%, wat neerkomt op een gemiddelde van 115 feedbackformulieren per maand.

De vertaalopdrachten voor het Vertaalbureau worden intern of extern uitgevoerd. In 2008 had het Vertaalbureau volledig bezette interne taalteams voor alle officiële EU-talen. In dit jaar werd ook de eerste vertaler voor het Iers aangenomen. Als het Vertaalbureau een aanvraag in een specifieke talencombinatie niet in eigen huis in behandeling kan nemen, of als een document zeer technisch van aard is, wordt er een beroep gedaan op onafhankelijke contractanten. In overeenstemming met de EU-regels voor openbare aanbestedingen is het Vertaalbureau op deze manier in staat tegemoet te komen aan de behoeften van zijn cliënten. Deze flexibiliteit is een van zijn sterke punten. In 2008 had het Vertaalbureau 1 277 raamovereenkomsten met externe aanbieders van vertalingen voor het 7

(Indicator:

Maandelijks gemiddelde 140

Feedbackformulieren

120 100 80 60 40 20 0 2006

aantal vertaalde documenten met een positieve beoordeling ) totaal aantal extern vertaalde documenten

12

2007

2008

De feedback van interne vertalers aan hun externe collega’s draagt bij aan een constructieve en productieve relatie met de freelancevertalers van het Vertaalbureau. Tegelijkertijd zorgt feedback die wordt erkend en geïntegreerd in een degelijk proces van kwaliteitsbeheer voor een significant rendement. Enkele interne taalteams hebben zich intensief beziggehouden met het overbrengen van uitgebreide feedback. Dit heeft bijgedragen aan de verbetering van de kwaliteit van de vertalingen en heeft freelance vertalers bewuster gemaakt van de kwaliteitseisen die het Vertaalbureau stelt.

een analyse gegeven van de huidige situatie van het Vertaalbureau en de kansen en risico’s voor de toekomst, en bevat het concrete richtlijnen voor de nodige maatregelen om de kwaliteit en zichtbaarheid van de dienstverlening van het Vertaalbureau te verbeteren.

7. Tevredenheid van de cliënten Zo a l s h e t g e v e n v a n f e e d b a c k a a n freelance vertalers essentieel is voor een goede kwaliteit van externe vertalingen die door de interne medewerkers van het Vertaalbureau worden gereviseerd, zo zijn de klanttevredenheidsformulieren (Client Satisfaction Forms – CSF’s) van bijzonder belang om de klanttevredenheid ten aanzien van de diensten en producten van het Vertaalbureau te meten. In 2008 werden 665 formulieren geretourneerd aan het Vertaalbureau (626 in 2007). Het percentage ingezonden formulieren blijft laag (2,18%).

6. Coördinatie van cliënten In 2008 begon de afdeling Coördinatie Cliënten te werken met een nieuw netwerk van vertalerscliëntencoördinatoren die fungeren als intermediair tussen de interne en externe vertalers van het Vertaalbureau en de verschillende cliënten voor alle taalkundige en inhoudgerelateerde vragen over te vertalen documenten. Daarnaast houden de cliëntencoördinatoren zich in samenwerking met de hoofden van de taalgroepen bezig met het verzamelen van referentiemateriaal voor binnenkomende vertaalopdrachten en coördineren bijzondere projecten, bv. op het gebied van terminologie.

In 2008 heeft het Vertaalbureau twee enquêtes uitgevoerd: een algemeen klanttevredenheidsonderzoek en een enquête op FlosysWeb. Het was het tweede klanttevredenheidsonderzoek tot nu toe (het eerste werd in 2004 uitgevoerd) en had tot doel een beter inzicht te krijgen in de verwachtingen van cliënten ten aanzien van de kwaliteit van producten en diensten en om cliëntspecifieke oplossingen voor hun wensen te vinden. Van de 37 cliënten reageerden er 21, waarmee het responspercentage dit jaar op 57% uitkwam (52% in 2004).

In overeenstemming met de strategie voor 20082012 en de werkprogramma’s voor 2008 en 2009 heeft het Vertaalcentrum voor het eerst een marketingnota opgesteld. Dit document definieert het werkgebied en de doelstellingen van de aanpak die het Vertaalcentrum zou moeten hanteren om cliënten te benaderen. Het document bevat tevens een actieplan. Bovendien wordt

13

Aangezien terminologie nog steeds de belangrijkste oorzaak van ontevredenheid en een cruciale factor in kwaliteitsborging is, is het van essentieel belang om voor iedere cliënt te zorgen voor basisreferentiemateriaal en -terminologie die door de cliënt zelf is goedgekeurd. In 2008 heeft het Vertaalbureau zijn inspanningen op dit gebied voortgezet (zie ook het hoofdstuk ‘Wat heeft het Vertaalbureau in 2008 voor zijn cliënten gedaan’).

De FlosysWeb-enquête werd naar 35 cliënten verzonden, van wie er 27 reageerden. Over het algemeen gesproken meldden gebruikers dat zij tevreden waren met het systeem. Het Vertaalbureau zal weer cursussen organiseren om zijn cliënten meer vertrouwd te maken met de voordelen van het systeem.

8. Werken aan de kwaliteit van vertalingen In overeenstemming met de nieuwe strategie voor 2008-2012 en het werkprogramma voor 2008 is het Vertaalbureau zich blijven inspannen ten behoeve van een hoge kwaliteit van vertalingen. In 2008 zijn binnen dit moeizame en langdurige proces een aantal elementen in overweging genomen waarop in de toekomst zal worden voortgebouwd:

9. Verbetering van de zichtbaarheid in Europese context In 2008 heeft het Vertaalbureau het beleid voortgezet om zijn communicatie te verbreden – richting vakmensen in de vertaalwereld en de burgers van de Europese Unie in het algemeen – teneinde zijn zichtbaarheid te vergroten. Er vonden activiteiten in uiteenlopende vorm plaats - promotie voor meertaligheid, de rol van de agentschappen in het institutionele raamwerk van de EU en de “EU-gedachte” als zodanig.

Het Vertaalbureau heeft het initiatief genomen tot het opstellen van een kwaliteitshandboek voor vertalingen, waarbij de nieuwe hoofden van de taalgroepen samenwerken om verbeteringsmaatregelen op elkaar af te stemmen in de pre- en postvertaalfasen.

Het hoofd van de afdeling Vertaalondersteuning, tevens IATE-projectmanager sinds 2000, heeft bij diverse gelegenheden in 2008 bijgedragen aan de zichtbaarheid van het interinstitutionele project IATE:

De directie heeft het bijzondere onderdeel van het opleidingsplan voor 2008, “verbetering van de kwaliteit van vertalingen”, goedgekeurd. In 2008 kregen in het kader van dit plan ruim 100 interne vertalers training op cliëntspecifieke terreinen. Enkele seminars werden georganiseerd door de afdeling Coördinatie Cliënten; andere waren geïnitieerd en georganiseerd door interne vertalers zelf (zie ook het hoofdstuk ‘Wat heeft het Vertaalbureau in 2008 voor zijn cliënten gedaan’).

bij de JIAMCATT-conferentie van Verenigde Naties in Tunis in april 2008;

de

als onderdeel van een benchmarking-operatie in het kader van de ‘Global Terminology Coordination Workshop’ van de Verenigde Naties in Wenen;

14

tijdens een workshop aan de universiteit van Luxemburg voor studenten die een Mastersopleiding volgen in “Leren en ontwikkeling in een meertalige en multiculturele omgeving”. I n 2 0 0 8 g af het hoofd van de afdeling Vertaalondersteuning een positief ontvangen presentatie in Athene tijdens de tweede internationale conferentie voor vertalers en tolken. Het Vertaalbureau was tevens gastheer van de vijftiende vergadering van de interinstitutionele Letse terminologiewerkgroep en verwelkomde bij deze gelegenheid Letse terminologen van zeven EU-instellingen. In het kader van het EU-project “Back to school” bezochten een Sloveense en een Nederlandse vertaalster van het Vertaalbureau hun oude scholen, waar ze het belang van taalonderwijs benadrukten en aan een breed publiek op hun vroegere scholen de boodschap meegaven dat de Europese Unie niet iets is dat zich alleen in Brussel of Luxemburg afspeelt, maar dat zij ieder individu in iedere lidstaat aangaat. Opnieuw bleek dit initiatief een uitstekende manier om zowel het beeld van het Vertaalbureau als onderdeel van de Europese institutionele structuur te promoten als de Europese Unie dichter bij jongeren te brengen. Evenals in het verleden, blijft het Vertaalbureau betrokken bij activiteiten met andere agentschappen. Het feit dat medewerkers van het Vertaalbureau altijd gekozen worden om EU-agentschappen te vertegenwoordigen in het Comité voor het Statuut en het College van Hoofden van de Administratie, moet worden opgevat als erkenning van het professionalisme van het Vertaalbureau.

15

B. WAT HEEFT HET VERTAALBUREAU IN 2008 VOOR ZIJN CLIËNTEN GEDAAN?

behulp van formulieren klanttevredenheid en het toezenden van gereviseerde vertalingen, een praktijk die ons zonder enige twijfel helpt een beter inzicht te krijgen in zijn specifieke wensen en verwachtingen.

Alle cliënten die in 2008 om vertalingen hebben gevraagd, worden hierna genoemd volgens hun cliëntcode, die correspondeert met hun plaats in de begroting van het Vertaalbureau 8.

1.

In een bilaterale vergadering in juni 2008 werd een aantal werkthema’s besproken om te komen tot een nauwere samenwerking en een hogere kwaliteit van vertalingen. Het EMA lichtte zijn vertaalcontrole- en opmaakstructuur toe en gaf een demonstratie van een nieuwe milieuterminologietool (ongeveer 10 000 termen) 9 . Andere punten van bespreking waren de procedures van het Vertaalbureau voor de uitbesteding van vertaalwerk aan freelancevertalers, kwaliteitsborging, de feedback van het EMA over vertalingen, de algemene communicatie met betrekking tot vertaalprojecten (werkprogramma van het agentschap), de nieuwe publicatie ‘Milieusignalen’ en het belang van referentiemateriaal voor specifieke documenten.

Europees Milieuagentschap (EMA) Totaal aantal bladzijden Vertaald 8 627

Prognose 3 500

Aangevraagde bladzijden per type termijn Normaal 6 908

Gepland 0

Dringend 1 719

Documenten geleverd binnen de gestelde termijn Aangevraagd 452

Geleverd 448

Formulieren klanttevredenheid Ingezonden 73

Percentage ingezonden formulieren 16.15%

In 2008 kwam het belang van milieubescherming en de opwarming van de aarde in onze maatschappij onder meer tot uitdrukking in het aantal vertalingen dat het Vertaalbureau voor het Europees Milieuagentschap heeft verricht: 63 documenten, waaronder de gebruikelijke belangrijke verslagen over de milieusituatie in Europa.

2.

Totaal aantal bladzijden Vertaald 2 972

Prognose 3 000


Gepland 0

Dringend 1 674

Documenten geleverd binnen de gestelde termijn

Het EMA behoort tot de agentschappen die het Vertaalbureau de meeste feedback geven met 8

Europese Stichting voor Opleiding (ETF)

Aangevraagd 400

Geleverd 391

Formulieren klanttevredenheid

Staat van ontvangsten en uitgaven van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2008 (2008/244/EG), PB L 91 van 2.4.2008, blz. 43, http:// eur-lex.europa.eu/JOHtml.do?uri=OJ:L:2008:091:SOM:NL:HT ML; Begroting 2008, CT/CA-078/2007NL, vastgesteld door de raad van bestuur op 8 november 2007; Gewijzigde begroting nr.1/2008, CT/CA-048/2008NL, vastgesteld door de raad van bestuur op 18 september 2008; http://www.cdt.europa.eu

Ingezonden 3

9

16


Environmental Terminology and Discovery Service (ETDS) – http://glossary.eea.europa.eu/

In 2008 had de Europese Stichting voor Opleiding (ETF) vooral behoefte aan vertalingen van het Engels in het Duits, Frans, Spaans en Italiaans – de werktalen van haar raad van bestuur. Andere talen, bv. niet-communautaire talen als Arabisch en Russisch, werden gevraagd naargelang het soort document en het doel ervan.

3. Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving (EWDD)

In mei 2008 heeft een medewerker van de voorlichtingsdienst van ETF het Vertaalbureau bezocht om met de afdeling Vertaalondersteuning zaken te bespreken betreffende de werkstroom, technische problemen met bepaalde bestanden en vragen over IATE. Besprekingen van de ETF-coördinator met het hoofd van de dienst Coördinatie Cliënten betroffen referentiemateriaal, feedback over vertalingen met behulp van formulieren klanttevredenheid en het samenstellen van een glossarium met sleuteltermen, een project dat enkele jaren geleden al aan de orde was gekomen maar dat nog niet verder is uitgewerkt. Na dit bezoek heeft ETF een elektronische lijst gezonden met alle afkortingen en acroniemen die binnen de stichting worden gebruikt. De lijst bleek bijzonder nuttig voor de vertalers, omdat in de teksten van ETF gewoonlijk veel afkortingen voorkomen. Onderhandelingen over een breder terminologieproject met specifieke termen zijn nog gaande.



Prognose 6 000

Aangevraagde bladzijden per type termijn Normaal 2 265 Aangevraagd 527

Gepland 0

Dringend 4 805 Geleverd 518



In 2008 vormde de vertaling van het jaarverslag van het Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving het hoogtepunt van de samenwerking met deze cliënt. Het verslag bleek gecompliceerder te zijn dan aanvankelijk werd aangenomen. Dankzij de vragen en opmerkingen van de vertalers en de snelle reactie van het Waarnemingscentrum kon het hele project echter met succes worden afgerond. Een bezoek aan het Waarnemingscentrum in november 2008 bleek bijzonder nuttig te zijn voor een beter begrip van elkaars werkstromen en procedures. De nadruk lag op het verwerken van specifieke bestandsindelingen, zoals HTMLen XML-bestanden10; het belang van planning van vertaalwerk en van bijvoeging van relevant referentiemateriaal en instructies voor vertalers bij elk verzoek, alsook van feedback aan het Vertaalbureau en van kwaliteitsborging. Tijdens de vergadering konden ook de laatste stappen worden geformuleerd voor het standaardisatieproject waarmee het EWDD eerder in het jaar had aangevangen. Voorts werd duidelijkheid 10 XML (Extensible Markup Language), HTML (HyperTextMarkup Language).

17

geschapen rond het gebruik van het acroniem van het Waarnemingscentrum in de verschillende EUtalen en werd het geplande terminologieproject ter sprake gebracht. Afgesproken werd om na de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur van het Vertaalbureau in maart 2009 een studiebijeenkomst te organiseren over de activiteiten van het EWDD, de werkprocedures, soorten publicaties en verwachtingen ten aanzien van vertalingen.

bevoegde instanties, en de interne beoordeling en bespreking ervan voortgezet. Het is de bedoeling dat nog openstaande vragen met betrekking tot de in de lijst opgenomen terminologie worden opgelost. Het EMEA gaf daarbij zoals gewoonlijk volledige procedurele ondersteuning en de samenwerking met de nationale bevoegde instanties stemde tot grote tevredenheid. Het glossarium bevat ruim 200 termen in 21 talen. Gestreefd wordt naar terminologische begeleiding van interne en externe vertalers ten behoeve van een consistent gebruik van termen in alle documenten van het EMEA. De gevalideerde termen zullen in IATE worden opgenomen en wereldwijd voor gebruikers toegankelijk worden.

4. Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA) Totaal aantal bladzijden Vertaald 35 614

Prognose 34 000

Het Vertaalbureau nam in juni en september deel aan de plenaire vergaderingen van de EMEA-werkgroep Kwaliteitsbeoordeling van documenten (QRD).12 De vergadering in juni was van bijzonder belang, omdat het Vertaalbureau toen de gelegenheid kreeg de werkgroep te informeren over de status van het glossarium.


Gepland 17 928

Dringend 2 301

Documenten geleverd binnen de gestelde termijn Aangevraagd 10 799

Geleverd 10 749



In het afgelopen jaar werd het proces van validatie van het EMEA-glossarium door de nationale

In heel 2008 bleef het Vertaalbureau deelnemen aan een van de meest uitdagende projecten waarbij verschillende partijen bij het EMEA en op nationaal niveau betrokken zijn – de vertaling van de volledige productinformatie voor nieuwe geneesmiddelen die worden ontwikkeld door kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) en van communautaire monografieën voor kruidengeneesmiddelen. Zes KMO-projecten – vijf geneesmiddelen en één diergeneesmiddel – en vijf kruidengeneesmiddelen van de communautaire lijst werden in 2008 behandeld. In 2009 zullen de KMO- en kruidengeneesmiddelenprojecten waarmee in 2008 in nauwe samenwerking met het EMEA is begonnen, worden geoptimaliseerd en gestroomlijnd.

11 European Public Assessment Report (EPAR).

12 Working Group on Quality Review of Documents (QRD).

Ook in 2008 maakten de samenvattingen van de Europese openbare beoordelingsrapporten (EPAR’s)11 het grootste deel van de door het Europees Geneesmiddelenbureau verlangde vertalingen uit. Teneinde de kwaliteit en consistentie van EPAR-vertalingen te verbeteren, heeft het Vertaalbureau regelmatig terugkerende tekstfragmenten in EPAR-samenvattingen g e s t a n d a a rdiseerd. Het document werd vervolgens nauwkeurig binnen elk vertaalteam besproken en geharmoniseerd om de uniformiteit van EPAR-vertalingen te optimaliseren.

18

5.

Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk (EU-OSHA)

Het Agentschap kijkt vooruit en informeert het Vertaalbureau vooraf over alle vertaalprojecten van een bepaalde omvang. Dit vereenvoudigt het werk voor het Vertaalbureau. Ook zendt het Agentschap regelmatig formulieren klanttevredenheid in, waarmee het zijn steentje bijdraagt tot het voortdurende streven van het Vertaalbureau naar hoge vertaalkwaliteit.


Prognose 8 500


Gepland 3 192

Dringend 45


In 2008 heeft het Vertaalbureau in het kader van de Europese Week 2008/2009 van het Agentschap over ‘Risicobeoordeling’ een honderdtal termen geselecteerd uit de belangrijkste referentiedocumenten. Deze zullen het Agentschap ter validatie worden voorgelegd.

Geleverd 1 465



Het jaar 2008 gaf een grote verandering in de samenwerking van het Vertaalbureau met het Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk (EU-OSHA) te zien. EUOSHA stemde ermee in dat het Vertaalbureau om redenen van kwaliteitsgarantie rechtstreeks contact kan opnemen met zijn nationale focal points. Dit was in mei 2008 in Bilbao uitvoerig besproken tijdens de vergadering van de focal points. Het voorstel voor een versterkte kwaliteitsgarantie voor documenten van EU-OSHA bestaat uit vier onderdelen: a) terminologieprojecten, zoals woordenlijsten voor de campagnes van de Europese Week; b) referentiemateriaal van EU-OSHA en de nationale focal points dat bij elke vertaalopdracht wordt gevoegd; c) dialoog tussen het Vertaalbureau en de focal points over taalspecifieke vragen en d) regelmatige feedback op vertalingen; de focal points worden aangemoedigd het formulier klanttevredenheid in te vullen. De focal points waren blij dat zij de gelegenheid kregen eventuele vertaalproblemen rechtstreeks met collega’s bij het Vertaalbureau te bespreken. Overeengekomen werd dat de ontwikkelingen en ervaring met de voorgestelde maatregelen na een bepaalde tijd worden geëvalueerd.

6.

Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (BHIM)

BHIM-documenten Totaal aantal bladzijden Vertaald 23 281

Prognose 27 000


Gepland 6 450

Dringend 748


Geleverd 2 712



BHIM (Merken, Tekeningen en Modellen) Totaal aantal bladzijden Vertaald 512 914

Prognose 495 500

Aangevraagde bladzijden per type termijn Normaal 0

19

Gepland 512 914

Dringend 0

bijzondere module ‘communautair handelsmerk’ van de Masters-rechtenopleiding intellectuele eigendom en de informatiemaatschappij aan de universiteit van Alicante.

Het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen)(BHIM) had voorspeld dat het aantal in 2008 te vertalen communautaire handelsmerken zou dalen ten opzichte van 2007. Zijn prognose bleek juist te zijn. Het aantal vertaalde bladzijden nam echter evenredig toe, zodat eind 2008 vrijwel evenveel bladzijden als in 2007 bleken te zijn vertaald. Dit legde een onverwachte druk op de begroting van het Vertaalbureau voor het uitbesteden van vertalingen en vergrootte de interne werklast, die het hele jaar door hoog bleef.

In juni 2008 bezochten twee medewerkers van de afdeling Vertaalondersteuning van het Vertaalbureau het BHIM om de verwerking van vertalingen van handelsmerken en modellen in de toekomst te bespreken. Tijdens de bijeenkomst gaven de vertegenwoordigers van het BHIM een toelichting op verscheidene geplande en lopende projecten. Het ziet ernaar uit dat deze ontwikkelingen van invloed zullen zijn op het vertaalvolume bij het Vertaalbureau. Het BHIM kon geen exacte raming geven van de eventuele omvang van de impact, maar verwacht een daling van 5% door de nieuwe gebruiks-/zoektool voor EuroNice.

Het BHIM leverde een bijgewerkte versie van het ‘Editorial Vademecum for Decisions of the Boards of Appeal’ (vademecum voor de redactie van besluiten van de kamers van beroep), een uiterst gedetailleerd en nuttig instrument dat de interne vertalers ter beschikking werd gesteld en op de freelancewebsite van het Vertaalbureau is geplaatst.

Het Vertaalbureau gaf een presentatie van de status van zijn Tr@markproject. Daarbij werd het uiteindelijke doel van verzending van dagelijkse batches bevestigd. Daartoe werkte het Vertaalbureau aan een verdere stroomlijning van zijn interne processen om geleidelijk aan over te kunnen stappen van de huidige procedure van één partij per week, op twee, drie partijen, enz. totdat het elke dag een partij kan ontvangen.

De talendienst van het BHIM heeft een glossarium samengesteld van termen en zinnen op het gebied van tekeningen en modellen, welke uit de relevante verordeningen zijn genomen. Het bevat equivalenten in de vijf werktalen van het BHIM (Engels, Frans, Duits, Spaans en Italiaans) met soms een passende context. Deze verzameling termen helpt vertalers wanneer zij frequente termen en zinnen op het gebied van industriële eigendom tegenkomen en waarborgt een betere terminologische en fraseologische samenhang van de documenten. Het glossarium zal in IATE worden ingevoerd. In februari 2008 heeft een van de Franse vertalers van het Vertaalbureau deelgenomen aan de

20

7. Communautair Bureau voor Plantenrassen (CPVO)

8. Europese Politiedienst (Europol) Totaal aantal bladzijden


Vertaald 21 702

Prognose 1 500

Aangevraagde bladzijden per type termijn


Gepland 0

Normaal 13 197

Dringend 571

Aangevraagd 2 407

Geleverd 319

Dringend 7 252 Geleverd 2 358



Gepland 1 253



Prognose 21 000

Ingezonden 82



In 2008 ging het Vertaalbureau verder met zijn project van verzameling en harmonisering van terminologie voor de Europese Politiedienst (Europol). Het jaar daarvoor werd na analyse van alle bestaande bronnen een glossarium van zo’n 500 termen samengesteld. De coördinator voor Europol heeft in 2008 de hoofdtermen geselecteerd, die vervolgens door de terminologiecoördinatoren van de verschillende vertaalteams werden doorgenomen. De lijst Engelse termen zal naar Europol worden gezonden voor wijziging en/of goedkeuring. Pas daarna kan de fase van vertaling van start gaan. Uiteindelijk zullen de gevalideerde termen in de interinstitutionele database IATE worden ingevoerd en krijgen vertalers en nationale deskundigen over de hele wereld daartoe toegang.

In het afgelopen jaar was het vertaalvolume voor het Communautair Bureau voor Plantenrassen (CPVO) iets hoger dan in 2007. Naast de verschillende juridische documenten over kwekersrechten, zoals besluiten, beroepschriften, technische vragenlijsten, werden allerlei andere teksten in vertaling gegeven, van persberichten tot het jaarverslag en van notulen tot speeches.

21

9. Europese Stichting tot Verbetering van de Levens- en Arbeidsomstandigheden (Eurofound)

O o k w o rd t b e z i e n o f e r s p e c i f i e k e documentmodellen kunnen worden uitgewerkt. In 2008 heeft een lid van het Engelse vertaalteam van het Vertaalbureau met redactie-ervaring het door Eurofound georganiseerde seminar voor redacteuren van de verschillende agentschappen bijgewoond.


Prognose 3 500


Gepland 0

Dringend 714

10. Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop)


Geleverd 503


Totaal aantal bladzijden


Vertaald 7 721

Als vervolg op de vergadering van redacteuren en revisoren in Dublin in november 2007, waaraan twee vertegenwoordigers van het Vertaalbureau hebben deelgenomen, kwamen in april 2008 vier medewerkers van de Europese Stichting tot Verbetering van de Levens- en Arbeidsomstandigheden (Eurofound) naar het Vertaalbureau voor een seminar over “Stijl”. Op de agenda stonden onder meer de redactieprocedures en output van Eurofound, kwaliteitsborging van vertaalde teksten, feedback van revisoren met concrete voorbeelden uit Duitse en Franse vertalingen en de website van Eurofound als informatiebron. Het seminar bleek nuttig omdat het de vertalers de mogelijkheid bood precies inzicht te krijgen in de wensen van de cliënt wat betreft stijl, soorten document en en doelpubliek.

Prognose 1 800 (*)


Gepland 0

Dringend 2 232


Geleverd 552



(*) Gewijzigde begroting nr. 1, herziene prognose 7 100.

In 2008 heeft het Duitse vertaalteam, op initiatief van de revisor voor Duitse vertalingen bij het Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop) en lid van de raad van bestuur van het Vertaalbureau, een interne workshop over stijl gehouden. Bestudeerd werd hoe beter aan de wensen van de doelgroepen van het Cedefop kon worden voldaan. Op basis van een analyse van door het Cedefop toegezonden voorbeelddocumenten heeft het team een rapport opgesteld met de conclusies uit de gezamenlijke bestudering van het document en suggesties voor verbetering van de stijl. De resultaten zullen een positieve impact hebben op de kwaliteit van vertalingen voor het Cedefop en, in het algemeen, ook voor andere cliënten.

Het vormde ook het startpunt voor een nauwere samenwerking, die resulteerde in de bijwerking van specifieke instructies voor de vertalers. Voorts werd overeengekomen dat getracht zou worden in het verleden opgezette terminologieprojecten nieuw leven in te blazen.

22

11. Bureau van de Europese Unie voor de Grondrechten (FRA)

12. Europees Bureau voor Wederopbouw (EAR) Totaal aantal bladzijden

Totaal aantal bladzijden Vertaald

EUMC 3 672 + FRA 3 665 = 7337

Vertaald 22

Prognose

EUMC 5 000 + FRA 500 = 5 500 (*)

Prognose 0



Normaal

Normaal 22

EUMC 3 277+FRA 2 617= 5 894

Gepland 0

Dringend

EUMC 395+ FR A 1 048 =1 443

Aangevraagd

Aangevraagd 22

Geleverd

EUMC 65 + FRA 345 = 410

0

Geleverd 22


Formulieren klanttevredenheid Ingezonden

Dringend 0


Documenten geleverd binnen de gestelde termijn EUMC 65 + FRA 350 = 415

Gepland 0


Ingezonden 0


Omdat het Europees Bureau voor Wederopbouw (EAR) eind 2008 zijn werkzaamheden zal beëindigen, waren de vertaalwerkzaamheden beperkt tot het antwoord van het Bureau op de opmerkingen van de Europese Rekenkamer.


In het afgelopen jaar heeft het Bureau van de Europese Unie voor de Grondrechten rapporten, administratieve documenten, notulen, persberichten voor plaatsing op het web en conferentiestukken ter vertaling naar het Vertaalbureau gezonden. Omdat 2008 uitgeroepen was tot het Europese Jaar van de interculturele dialoog, was het niet verbazingwekkend dat de teksten over zeer verschillende onderwerpen gingen, van vermijding van discriminatie en uitsluiting in het Europese voetbal en de Europese sport in het algemeen tot verslagen over homofobie.

13. Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (EFSA) Totaal aantal bladzijden Vertaald 7 025

Prognose 9 000 (*)


Gepland 0

Dringend 2 886


Het Bureau is nu volledig operationeel en kan nu gemakkelijker voor de vertalers referentiemateriaal verzamelen en organiseren.

Geleverd 1 563



(*) Gewijzigde begroting nr. 2, herziene prognose 7 424

Evenals in voorgaande jaren bestonden de meeste vertalingen voor deze cliënt ook in 2008 uit samenvattingen van wetenschappelijke adviezen.

23

E e n h o o g tepunt in 2008 vormde de w e r k v e rg a dering in Parma, waar een vertegenwoordiger van de terminologiedienst van het Vertaalbureau de terminologen en correctoren van EFSA training gaf in IATE, opdat zij terminologie op het gebied van voedselveiligheid rechtstreeks in de IATE-database kunnen invoeren, beheren en valideren. Dit initiatief werd ten zeerste door de deelnemers van EFSA gewaardeerd. Sinds deze training heeft het Agentschap actief termen op het gebied van voedselveiligheid in IATE ingevoerd.

14. Eurojust

Bovendien vormde dit bezoek een uitstekende gelegenheid om bepaalde algemene thema’s te bespreken, bv. het belang van feedback van EFSA over vertalingen van het Vertaalbureau. Overeengekomen werd dat EFSA voortaan gereviseerde vertalingen met ‘wijzigingen bijhouden’ (track changes) naar het Vertaalbureau zal sturen wanneer haar dat van belang toeschijnt. Ook werden nieuwe manieren van samenwerking bij specifieke terminologieverzoeken ter sprake gebracht (EFSA heeft daartoe een nieuw postvak voor terminologie gecreëerd).

In 2008 heeft het Vertaalbureau twee documenten vertaald voor de eenheid Justitiële Samenwerking van de Europese Unie (Eurojust).

Totaal aantal bladzijden Vertaald 220

Prognose 250


Gepland 0

Dringend 44


Geleverd 44

Formulieren klanttevredenheid Percentage ingezonden formulieren 0.00%

Ingezonden 0

15. Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid (EMSA) Totaal aantal bladzijden Vertaald 3 277

Prognose 3 000


Gepland 0

Dringend 1 855


Validatie van de door het Vertaalbureau samengestelde lijst sleuteltermen uit wetenschappelijke adviezen van EFSA is nog gaande.

Aangevraagd 158

Geleverd 155


EFSA zelf heeft een lijst van 500 kerntermen op het gebied van voedselveiligheid in haar vier werktalen (Engels, Frans, Duits en Italiaans) samengesteld. In de komende jaren is de invoering van een EFSA-terminologiespeurder gepland die proactief nieuwe termen identificeert en EFSA-documenten analyseert teneinde het glossarium bij te werken c.q. uit te breiden.


Het aantal vertaalopdrachten van het Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid (EMSA) is in 2008 fors gestegen. Veiligheid op zee is een zeer gespecialiseerd terrein en terminologie van het zeevaartrecht is dat zeer zeker ook. Het werk dat tot op heden is verricht vormt een goed startpunt voor de samenstelling van een

24

glossarium van sleuteltermen op het gebied van maritieme veiligheid.

een terminologieproject dat in 2007 al ter sprake was gekomen.

In november 2008 heeft het hoofd van de dienst Coördinatie Cliënten tijdens een werkbijeenkomst in Lissabon onderwerpen besproken die van essentieel belang zijn voor een doelmatige samenwerking, zoals inachtneming van documentmodellen en terminologische consistentie bij het Vertaalbureau en belang van planning en toezending van regelmatige feedback door het Agentschap.

In 2008 woonde de coördinator voor het EASA van het Vertaalbureau een cursus van de gezamenlijke luchtvaartautoriteiten bij over het recht en het beleid in de internationale luchtvaart. De kennis die hij daar heeft opgedaan wordt doorgespeeld naar zijn collega-vertalers. Op uitnodiging van het EASA nam het hoofd van de dienst Coördinatie Cliënten deel aan de vergadering van de adviesgroep van nationale autoriteiten (AGNA) van het Agentschap in maart 2008 in Keulen. Doel van dit bezoek was een algemene presentatie van het Vertaalbureau aan zowel het personeel van EASA als aan de nationale luchtvaartautoriteiten en het op gang brengen van een discussie over de toekomstige samenwerking tussen de drie partijen met het oog op een hoge kwaliteit van de vertaling van documenten van het Agentschap.

De discussie werd eind 2008 in Luxemburg voortgezet door de hoofden Administratie van beide organisaties, waar begrotingszaken en de mogelijkheid van een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling op het gebied van veiligheid van de zeevaart aan de orde zijn gekomen.

16. Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart (EASA)

Het belangrijkste resultaat was de totstandkoming van een werkgroep Vertalingen, bestaande uit vertegenwoordigers van de EASA, het Vertaalbureau en drie nationale autoriteiten. De werkgroep heeft in het vierde kwartaal van het jaar driemaal vergaderd.


Prognose 12 000


Gepland 7 054

Dringend 2 855


Het Vertaalbureau heeft daar zijn voorstel voor grotere kwaliteitsborging toegelicht, gebaseerd op een nauwere samenwerking met de EASA en de nationale luchtvaartautoriteiten (NAA’s) die geconcentreerd zou moeten zijn op 1) terminologieprojecten; 2) referentiemateriaal; 3) taalspecifieke interactie met de NAA’s en 4) feedback op vertalingen.

Geleverd 750



In het afgelopen jaar werd de in 2007 bereikte hechte werkrelatie met het Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart (EASA) geconsolideerd. De eerste vruchten betroffen

25

18. Europees Agentschap voor Netwerken Informatiebeveiliging (Enisa)

Resultaat van deze vergaderingen was een uitvoerig verslag over vertalingen ter ondersteuning van wetgevingsactiviteiten en een reeks maatregelen (zoals een aanbestedingsprocedure op het gebied van de luchtvaart). Dit document zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad van bestuur van het agentschap.



17. Europees Spoorwegbureau (ERA)

Aangevraagd 74

Prognose 9 000 Gepland 189

Dringend 631 Geleverd 156


Geleverd 74 Percentage ingezonden formulieren 13.51%

In 2008 werd de samenwerking met het Europees Agentschap voor Netwerk- en I n f o r m a t i e b e v e i l i g i n g t i j d e n s b i l a t e ra l e vergaderingen in Luxemburg verder uitgewerkt. Diverse werkgerelateerde aspecten werden besproken, zoals de werkstroom voor vertalingen, referentiemateriaal, formulieren klanttevredenheid en planning van het werk.


Dringend 65



Gepland 0



Prognose 2 500


In 2008 werkte het Vertaalbureau vooral aan een update van het referentiemateriaal voor het Europees Spoorwegbureau en aan het vinden van nieuwe glossaria op dit terrein die intern als referentiemateriaal ter beschikking worden gesteld. De omvang van het vertaalwerk is in vergelijking met 2007 verdubbeld. De teksten zijn altijd zeer technisch van aard. Het Vertaalbureau heeft inmiddels expertise op dit terrein verworven en kan op basis daarvan nu meer specifieke projecten bestuderen ten behoeve van zijn vertalers.

19. Europees Centrum voor Ziektepreventie en -bestrijding (ECDC) Totaal aantal bladzijden Vertaald 2 316

Prognose 4 500


Gepland 816

Dringend 43


Geleverd 243


26


20. Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie (Frontex)

De meeste vertaalopdrachten van het Europees Centrum voor Ziektepreventie en –bestrijding in 2008 betroffen tuberculose. Een ander deel van het vertaalwerk was gericht op de website van het ECDC en op publicaties over diens activiteiten en het meerjarenbeleid voor de komende periode. Laatstgenoemd document werd als proefproject gezonden, waarbij de vertalers grotere vrijheid mochten nemen ten opzichte van de oorspronkelijke tekst.


Prognose 0


Gepland 0

Dringend 0


De bilaterale bijeenkomst in Stockholm met de directrice van het ECDC, mevrouw Z. Jakab, en de directrice van het Vertaalbureau, mevrouw G. Dagiliene, zorgden voor een verdere versoepeling van de goede betrekkingen. Wat terminologie betreft, werd overeengekomen dat het Centrum begin 2009 een lijst met sleuteltermen in 25 talen zou samenstellen (de EU-talen, IJslands en Noors) die gehanteerd kan worden als referentiedocument voor de vertalers van het Vertaalbureau. Ook werd een intensievere interactie met de ECDC-contactpersoon voor vertalingen overeengekomen, om eventuele vragen die tijdens het vertaalproces naar voren komen, snel te kunnen beantwoorden.

Aangevraagd 225

Geleverd 225



Het aantal vertalingen dat het Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie (Frontex) heeft aangevraagd, is in 2008 toegenomen. Naast de hoofdpublicaties, zoals het activiteitenverslag, het werkprogramma en een algemeen verslag, maakten aanbestedingsen begrotingsdocumenten deel uit van het vertaalpakket voor dit agentschap.

27

21. Uitvoerend Agentschap Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur (EACEA)

De lange ervaring van het Vertaalbureau met vertalingen voor het programma Tempus zal van groot voordeel zijn voor de nieuwe operationele eenheid van het EACEA die dit programma van de Europese Stichting voor Opleiding (ETF) zal overnemen.


Prognose 0


Gepland 366

22. Uitvoerend Agentschap voor Concurrentievermogen en Innovatie (EACI)

Dringend 3 440


Geleverd 1 218




Prognose 700


Het vertaalvolume voor het Uitvoerend Agentschap Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur is in 2008 aanzienlijk toegenomen. De te vertalen teksten hadden voornamelijk betrekking op programma’s, oproepen tot het indienen van voorstellen, projecten en overeenkomsten die de negen operationele eenheden van het EACEA hebben ingezonden.

Gepland 0

Dringend 68


Geleverd 81



Bij Besluit van de Commissie van 31 mei 200713 tot wijziging van Besluit 2004/20/EG werd het Uitvoerend Agentschap voor Intelligente Energie omgevormd tot het Uitvoerend Agentschap voor Concurrentievermogen en Innovatie (EACI) teneinde de doelstellingen van de Lissabonstrategie in het takenpakket van het agentschap te integreren. Het aantal vertaalopdrachten van het EACI was in 2008 nog niet groot. Het ging vooral om oproepen tot het indienen van voorstellen en van blijken van belangstelling, alsmede het werkprogramma.

Een bijeenkomst in Brussel van medewerkers van het agentschap en het Vertaalbureau in februari 2008 legden de basis voor een doeltreffender samenwerking: de werkstromen bij zowel het agentschap als het Vertaalbureau werden toegelicht en vragen behandeld met betrekking tot het plaatsen van vertaalopdrachten, feedback over documenten, facturering, statistische gegevens en programmering van werk. Omdat het EACEA een snel groeiende organisatie is, is verdere actie noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen volledig inzicht hebben in de vertaalcyclus en om de opdrachten documentstromen tussen het agentschap en het Vertaalbureau verder te stroomlijnen.

13 http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L: 2007:140:0052:0054:NL:PDF

28

23. Europese Politieacademie (Cepol)

24. Uitvoerend Agentschap voor Gezondheid en Consumenten (EAHC)



Prognose 0

Vertaald 47


Gepland 0


Dringend 192

Normaal 25


Gepland 0

Dringend 22


Geleverd 83

Aangevraagd 26


Prognose 950

Geleverd 26

Kundetilfredshedsformularer


Ingezonden 0

Het aantal vertaalopdrachten van de Europese Politieacademie was in 2008 vergelijkbaar met het voorgaande jaar. De te vertalen documenten b e t r o f f e n v o o ra l g e m e e n s c h a p p e l i j k e onderwijsprogramma’s over thema’s als het witwassen van geld, terrorismebestrijding, politiebeleid huiselijk geweld, methoden en instrumenten voor samenwerking van de politie in Europa enzovoort. Het Vertaalbureau waardeerde het streven van Cepol steeds feedback te geven, omdat de vertalers zo nota kunnen nemen van haar voorkeursterminologie en –stijl.


De vertaalactiviteiten voor dit agentschap, dat in 2007 cliënt van het Vertaalbureau werd, waren in 2008 nog zeer beperkt. De vertalingen betroffen voornamelijk korte documenten van financiële en administratieve aard (oproepen tot het indienen van voorstellen, antwoord van het agentschap op de preliminaire opmerkingen van de Europese Rekenkamer en dergelijke). In 2008 veranderde het agentschap krachtens het Besluit van de Commissie van 20 juni 200814 tot wijziging van Besluit 2004/858/EG zijn naam en acroniem van “Uitvoerend Agentschap voor het Volksgezondheidsprogramma” (PHEA) in “Uitvoerend Agentschap voor Gezondheid en Consumenten” (EAHC). Als gevolg daarvan moesten bepaalde terminologieproblemen met het agentschap worden opgelost (bv. mogelijk gebruik van het acroniem van het agentschap in de verschillende EU-talen dan wel in het Engels).

14 http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L: 2008:173:0027:0029:NL:PDF

29

25. Toezichtautoriteit voor het Europees GNSS (GSA)

26. Europees Defensieagentschap (EDA) Totaal aantal bladzijden


Vertaald 95

Prognose 0



Gepland 0

Normaal 63

Dringend 0

Aangevraagd 5

Geleverd 26




Gepland 0



Prognose 0


Ingezonden 0


In het afgelopen jaar nam het werkvolume van het Vertaalbureau voor het Europese Defensieagentschap licht toe. De meeste vertalingen betroffen zeer technische documenten op het werkterrein van het agentschap.

De samenwerkingsovereenkomst met de Toezichtautoriteit voor het Europees GNSS werd in 2007 getekend. In 2008 heeft het Vertaalbureau een belangrijk document vertaald over de Europese satellietnavigatieprogramma’s Galileo en Egnos, dat het Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Unie in alle officiële talen van de EU heeft gepubliceerd.

27. Europees Agentschap voor Chemische Stoffen (ECHA) Totaal aantal bladzijden Vertaald 33 660

De GSA-coördinator bij het Vertaalbureau heeft een seminar in Luxemburg bijgewoond over remote sensing (waarnemen van het aardoppervlak met behulp van satellieten) en heeft het uitvoerige informatiepakket van het seminar geplaatst op de referentiefaciliteit van het Vertaalbureau. Het didactische en goed geïllustreerde materiaal zal de vertalers helpen snel greep te krijgen op dit terrein.

Prognose 5 900 (*)


Gepland 0

Dringend 21 715


Geleverd 1 462




Het Vertaalbureau begon in 2007 voor het Europees Agentschap voor Chemische Stoffen te vertalen. Vorig jaar nam het werk aanzienlijk in omvang toe. De ter vertaling ingezonden

30

De vergadering met de griffie van de kamer van beroep van ECHA had onder meer tot doel de te volgen vertaalprocedure toe te lichten. De griffie van de kamer van beroep van het agentschap heeft als gevolg daarvan op zeer constructieve wijze gebruik gemaakt van het formulier klanttevredenheid: taalkundige opmerkingen gingen vergezeld van bestanden met ‘wijzigingen bijhouden’ (track-changes) en een uitvoerige toelichting op de herkomst van de documenten en het te gebruiken referentiemateriaal. De vertalers kregen zo duidelijke aanwijzingen voor de vertaling van volgende documenten.

documenten vallen op door het technische niveau en de lengte van de tekst: sommige documenten bestonden uit honderden bladzijden met zeer gespecialiseerde inhoud. In 2008 werd een glossarium van zo’n 300 sleuteltermen uit de Reach-Verordening door het Vertaalbureau samengesteld in vrijwel alle EU-talen en door het agentschap gevalideerd. De lijst bevat niet alleen de termen met vertaling, maar ook een verklaring met context, en zal zeker bijdragen tot een geharmoniseerde vertaling van grote richtsnoeren.

28. Communautair Bureau voor Visserijcontrole (CFCA)

De bespreking met het hoofd van afdeling Samenwerking en een medewerker van de eenheid Communicatie van ECHA in september 2008 in Luxemburg had een tweeledig doel: in de eerste plaats een terugblik op de samenwerking die (sinds de eerste vergadering in september 2007) tot stand is gekomen en vaststelling van eventuele acties tot verdere verbetering; en in de tweede plaats bespreking van twee nieuwe terreinen van samenwerking in de toekomst, namelijk de vertaling van documenten van de onlangs ingestelde kamer van beroep van ECHA en een mogelijke ondertekening van een dienstenovereenkomst met het Vertaalbureau voor een databaseproject voor REACH-terminologie. Beide thema’s werden verder besproken met het hoofd van de afdeling Vertaalondersteuning van het Vertaalbureau tijdens een bijeenkomst met het agentschap in Helsinki.


Prognose 0


Gepland 0

Dringend 559


Geleverd 58

Kundetilfredshedsformularer Ingezonden 0


In februari 2008 heeft het Vertaalbureau een overeenkomst met het in het Spaanse Vigo gevestigde Communautair Bureau voor Visserijcontrole (CFCA) getekend. De eerste vertaalopdrachten van de nieuwe cliënt werden met succes afgehandeld, en het Vertaalbureau kijkt uit naar intensievere contacten in 2009.

Dankzij zijn ervaring met terminologie en de interinstitutionele terminologiedatabank IATE, kan het Vertaalbureau de REACH-terminologie in 2009 voor ECHA invoeren.

31

29. Europese Gemeenschappelijke Onderneming voor ITER en de Ontwikkeling van Fusie-energie, ook bekend als “Fusie voor Energie” (F4E)

30. Satellietcentrum van de Europese Unie (EUSC) Totaal aantal bladzijden Vertaald 9



Prognose 0

Normaal 9


Gepland 0

Aangevraagd 3



Geleverd 23

Ingezonden 0


Gepland 0


Dringend 4


Prognose 0



Het Satellietcentrum van de Europese Unie (EUSC) is een van de meest recente cliënten van het Vertaalbureau. In 2008 heeft het Vertaalbureau voor het EUSC een brochure vertaald waarin het centrum en zijn taakopdracht worden voorgesteld. Verwacht wordt dat het vertaalvolume zal toenemen, aangezien de Europese Unie een actieve rol op dit terrein in de wereld speelt.

In april 2008 heeft het Vertaalbureau een overeenkomst getekend met de Europese Gemeenschappelijke Onderneming voor ITER en de Ontwikkeling van Fusie-energie, ook bekend als “Fusie voor Energie” (F4E), die in Barcelona is gevestigd. De eerste vertaalopdrachten van de nieuwe cliënt werden met succes afgehandeld, en het Vertaalbureau kijkt uit naar intensievere contacten in 2009.

31. Uitvoerend Agentschap voor het Trans-Europees Vervoersnet (TEN-T EA) Totaal aantal bladzijden Vertaald 46

Prognose 0


Gepland 0

Dringend 46


Geleverd 42


32


33. Europese Commissie – CCE-Emploi

In april 2008 heeft het Vertaalbureau een overeenkomst getekend met het in Brussel gevestigde uitvoerende Agentschap voor het Trans-Europees Vervoersnet (TEN-T EA). De eerste vertaalopdrachten van de nieuwe cliënt werden met succes afgehandeld, en het Vertaalbureau kijkt uit naar intensievere contacten in 2009.


Aangevraagde bladzijden per type termijn Normaal 4 384 Aangevraagd 1 685 Ingezonden 8

Prognose 0 Dringend 6


Geleverd 23


Leveret 1 664 Percentage ingezonden formulieren 0.47%

Het Vertaalbureau werkte ook in 2008 aan veeleisende vertaalopdrachten over levensen arbeidsomstandigheden, in en vanuit alle officiële EU-talen, het IJslands en Noors, voor het Europese portaal voor beroepsmobiliteit15 van het samenwerkingsnetwerk van de Europese Commissie en de openbare diensten voor arbeidsbemiddeling in de lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EER).

Aangevraagde bladzijden per type termijn Gepland 0

Dringend 938



Normaal 22

Gepland 2 687


32. Europees Instituut voor Innovatie en Technologie (EIT) Vertaald 28

Prognose 9 500


De door het Vertaalbureau vertaalde documenten maakten voornamelijk deel uit van webpublicaties, in het bijzonder Eures-teksten die bedoeld zijn werkenden/werkzoekenden en werkgevers te helpen diverse problemen op te lossen door hen te informeren over hun rechten als Europese burgers.

Het Vertaalbureau heeft in 2008 een overeenkomst getekend met het Europees Instituut voor Innovatie en Technologie (EIT), dat in Boedapest is gevestigd. De eerste vertaalopdrachten van de nieuwe cliënt werden met succes afgehandeld, en het Vertaalbureau kijkt uit naar intensievere contacten in 2009.

Dergelijke teksten verlangen een journalistieke stijl en de vertalers werden daarover geïnformeerd en daartoe getraind. Teneinde de taak van de vertalers gemakkelijker te maken, heeft het Vertaalbureau onlineterminologiebronnen van het directoraat-generaal

15 http://www.europa.eu/eures

33

Werkgelegenheid, sociale zaken en gelijke kansen van de Europese Commissie bijeengebracht en op zijn faciliteit voor referentiemateriaal geplaatst. Het Vertaalbureau overweegt samen met CCEEmploi een breder terminologieproject op dit terrein te starten.

In de lijn van haar benadering in de afgelopen jaren, heeft de Rekenkamer een groot aantal opmerkingen over door het Vertaalbureau geleverde vertalingen gemaakt; 90% van de ingezonden formulieren was positief.

35. Hof van Justitie (CJCE) Met de nieuwe contactpersoon voor vertalingen bij het directoraat-generaal Werkgelegenheid, sociale zaken en gelijke kansen van de Europese Commissie, die in april 2008 zijn taken opnam, is overeengekomen dat regelmatiger formulieren klanttevredenheid worden ingezonden.


Aangevraagde bladzijden per type termijn Normaal 4 Aangevraagd 3


Gepland 0

Ingezonden 3



Geleverd 3 Percentage ingezonden formulieren 100%

Het Hof v an Justitie van de Europe s e Gemeenschappen heeft zijn eigen vertaaldienst en maakt slechts sporadisch gebruik van de vertaaldiensten van het Vertaalbureau.


Dringend 109

Kundetilfredshedsformularer

Prognose 1 000


Gepland 0


34. Europese Rekenkamer (ECA) Vertaald 1 105

Prognose 0


De samenwerking met de Europese Rekenkamer was ook ditmaal optimaal ondanks het feit dat de vertaalopdrachten doorgaans dringend waren. Evenals in voorgaande jaren vergde het veel coördinatiewerk om de antwoorden van alle Europese agentschappen op de preliminaire opmerkingen van de Rekenkamer correct te kunnen vertalen. Vaak heeft het Vertaalbureau vertalingen geleverd voor taalcombinaties die niet door de Rekenkamer konden worden verzorgd.

34

36. Europese Centrale Bank (ECB)

37. Europese Ombudsman (Ombudsman)



Prognose 400

Vertaald 6 245

Prognose 5 000



Normaal 146

Normaal 315

Gepland 0

Dringend 2

Gepland 5 925

Dringend 5



Aangevraagd 30

Aangevraagd 742

Geleverd 26


Geleverd 740



Zoals gewoonlijk ontving het Vertaalbureau van de Europese Centrale Bank verscheidene opdrachten voor taalcombinaties met nietcommunautaire talen.


In oktober 2008 organiseerde het Vertaalbureau een studiebijeenkomst met het hoofd van de eenheid Media, Ondernemingen en Maatschappelijke Organisaties van de Europese Ombudsman. In goed opgezette presentaties werd een beknopt overzicht gegeven van de taak en werkzaamheden van de Ombudsman, alsmede een waardevolle leidraad voor het vertalen van de publicaties van de organisatie. Nadruk werd gelegd op het jaarverslag en de nieuwsbrief van de Europese Ombudsman. De Ombudsman wenst een voor de burger gemakkelijk te begrijpen woordkeus en schrijfstijl, die beantwoorden aan de verwachtingen van het brede lezerspubliek.

Voorts leverde het Vertaalbureau de ECB in 2008, met de hulp van zijn nieuwe Ierse vertaler, de eerste terminologielijst (135 termen) in het Iers. Het management van de vertaaldienst van de ECB heeft laten blijken ervaringen met het Vertaalbureau te willen uitwisselen. Daartoe heeft het hoofd van de dienst Slavonische en Baltische talen van de ECB een dag lang met medewerkers van het Vertaalbureau van gedachten gewisseld over de organisatie van het dagelijkse vertaalwerk. Dit grotere wederzijdse begrip zal de basis voor nauwere interactie vormen.

Tijdens de bijeenkomst werden ideeën als een update van het glossarium met sleuteltermen, een helder taalgebruik, inachtneming van de regels van de interinstitutionele schrijfwijzer, en bijvoeging van relevante instructies en geschikt referentiemateriaal bij de vertaalopdrachten, besproken en als actiepunten genoteerd. De studiebijeenkomst bleek voor alle betrokkenen bijzonder zinvol.

35

HOOFDSTUK 2 D E T W E E D E TA A KO P D R A C H T VA N H E T V E R TA A L B U R E A U : INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKINGN Europese Commissie, de Raad, het Parlement, de Europese Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio’s en het Vertaalbureau. Sinds de zomer van 2004 wordt de databank gebruikt binnen de vertaaldiensten van de EU. De publieke website, die in 2007 werd geopend, wordt dagelijks meer dan 250 000 maal geraadpleegd vanuit ruim 200 landen.

Het Interinstitutioneel Comité voor Vertaling en Vertolking (ICTI) is het forum voor samenwerking tussen de taaldiensten van de instellingen en organen van de Europese Unie en werd in maart 1995 opgericht op initiatief van het college van hoofden van administratie. Momenteel hebben in dit comité zitting de senior managers van de vertaal- en tolkdiensten van de Commissie, het Parlement, de Raad, het Hof van Justitie, de Europese Rekenkamer, het Comité van de Regio’s, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Vertaalbureau en – als waarnemers – de Europese Investeringsbank en de Europese Centrale Bank. Het comité werd opgericht met de opdracht schaalvergroting met betrekking tot de middelen te bewerkstelligen en gezamenlijke projecten uit te voeren voor de ontwikkeling van nieuwe werkmethoden en technologieën.

Samen met de Raad was het Vertaalbureau voorzitter van de interinstitutionele IATEprojectgroep. Evenals in voorgaande jaren heeft het ook in 2008 een leidende rol gespeeld in de bestuurlijke en technische ondersteuning van IATE. Er zijn enkele nieuwe belangrijke functionaliteiten in 2008 geïmplementeerd: • pre-IATE, een soort proeftuin binnen de IATEdatabank, waarmee bijvoorbeeld gegevens van derden opgenomen kunnen worden zonder dat de kwaliteit van de IATE-gegevens in gevaar komt;

Het comité, dat jaarlijks drie plenaire vergaderingen houdt, heeft zijn werk georganiseerd in twee ‘sectoren’ – waarvan de ene zich bezighoudt met aan vertaling en de andere met aan vertolking gerelateerde zaken – en heeft vijf projectgroepen ingesteld. In 2008 bleef het Vertaalbureau een leidende rol spelen in IATE16, de interinstitutionele terminologiedatabank van de Europese Unie.

• geavanceerde importeerfuncties, waarmee (1) bestaande gegevens offline bijgewerkt kunnen worden, (2) ontbrekende talen aan bestaande lemmata kunnen worden toegevoegd en (3) nieuwe lemmata geïmporteerd kunnen worden;

IATE blijft het vlaggenschip van de interinstitutionele samenwerking. Sinds het project in 1999 door het Vertaalbureau werd gelanceerd, is IATE het hulpmiddel voor terminologiewerk geworden binnen de vertaaldiensten van de EU. Doel van het project was om te voorzien in een online beschikbare infrastructuur voor alle terminologische hulpmiddelen binnen de EU. Door middel van samenvoeging verving IATE de bestaande terminologiedatabanken van de

• internetdiensten voor het opzoeken en toevoegen van termen; • een feedbackfunctie op de publieke IATEwebsite. Het Vertaalbureau beheert daarnaast het elektronische postvak van de publieke IATEwebsite. Deze taak bestaat voornamelijk uit het beantwoorden van e-mailberichten van externe

16 Interactieve Terminologie voor Europa, http://iate.europa.eu.

36

gebruikers en het leveren van technische ondersteuning aan medewerkers van andere EUdiensten. Het ICTI heeft tijdens zijn laatste vergadering van 2008 het aanbod van het Vertaalbureau aangenomen om het voorzitterschap van de prestigieuze sector Vertaling over te nemen. Deze interinstitutionele groep – die ongeveer tien keer per jaar vergadert – houdt toezicht op de activiteiten van de projectteams van het ICTI en bereidt de besluiten van het ICTI voor. Het Vertaalbureau zal dit voorzitterschap gedurende twee jaar bekleden.

37

HOOFDSTUK 3 I N T E R N B E H E E R VA N H E T V E R TA A L B U R E A U

A. GOED FINANCIEEL BEHEER

B. OPENBARE AANBESTEDINGEN

De begroting van het Vertaalbureau bevat eigen inkomsten, zijnde de bedragen betaald door de organen waarvoor het Vertaalcentrum werkt en door de instellingen en organen waarmee samenwerkingsovereenkomsten zijn gesloten tegen betaling voor geleverde diensten, waaronder ook interinstitutionele diensten, en eventuele andere ontvangsten.

Het Vertaalbureau is zich blijven richten op het continu optimaliseren van de a a n b e s t e d i n g s p ro c e d u re s b i n n e n h e t reglementaire kader. In 2008 heeft het Vertaalbureau meerdere aanbestedingen voor vertaalwerk georganiseerd, in het bijzonder na het vervallen van de raamovereenkomsten op het gebied van het milieu en industriële/intellectuele eigendom. In totaal werden 49 raamovereenkomsten gesloten op het gebied van het milieu en 229 raamovereenkomsten voor de vertaling van Gemeenschapsmerken.

De oorspronkelijke begroting van het Vertaalbureau voor 2008 (42 508 105 EUR ) werd naar boven bijgesteld en kwam na goedkeuring van de gewijzigde begroting door de raad van bestuur (18 september 2008) uiteindelijk uit op 59 941 453 EUR.

Daarnaast heeft het Ver taalbureau n a ondertekening van een overeenkomst met het Europees Agentschap voor Chemische Stoffen (ECHA) een aanbesteding georganiseerd voor vertalingen op het gebied van chemie uit het Engels naar alle officiële talen.

Het aantal vertaalde bladzijden in 2008 week niet significant af van 2007 (een stijging van 2,01%). Er dient echter te worden opgemerkt dat de positieve trend wat betreft het aantal bladzijden voor Gemeenschapsmerken in vergelijking met voorgaande jaren is gekeerd.

Bovendien heeft het Vertaalbureau, met het oog op een efficiëntere benutting van de middelen, samen met de Europese Commissie een aanbestedingsprocedure georganiseerd voor de levering van vertaaldiensten op het gebied van politiek en openbaar bestuur. Zo kon het Vertaalbureau in de tweede helft van 2008 in totaal 538 raamovereenkomsten met de succesvolle inzenders ondertekenen.

Hoewel het totale aantal in 2008 vertaalde bladzijden bijna op hetzelfde niveau ligt als in 2007, zijn de ontvangsten (47 088 263 EUR) met 13,18% gestegen, ten gevolge van de toename van het aantal vertaalde bladzijden voor standaarddocumenten. De uitgaven bleven in 2008 zo goed als stabiel (+0,24%) ten opzichte van 2007 wegens een gematigder gebruik van de kredieten dan geraamd omdat bepaalde projecten naar 2009 zijn verschoven. De totale uitgaven voor 2008 bedragen 33 295 518,21 EUR, dat wil zeggen 79,85% van de in de begroting opgenomen kredieten.

Op een vergelijkbare manier heeft het Ver taalbureau deelgenomen aan e e n interinstitutionele aanbesteding met het Europees Parlement als leidende instelling met betrekking tot vertaaldiensten uit het Engels naar het Iers.

38

D. CONSOLIDATIE VAN DE ORGANISATIE

Ten slotte werden er in de eerste helft van 2008 na een aanbestedingsprocedure voor vertaaldiensten op medisch gebied uit het Engels naar de talen van de nieuwe lidstaten van 2004 en 2007, alsmede naar het IJslands en het Noors, 58 raamovereenkomsten ondertekend om tegemoet te kunnen komen aan de vertaalwensen van twee belangrijke cliënten van het Vertaalbureau: het Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA) en de Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (EFSA).

Een van de doelstellingen voor 2008 was de verdere implementatie van de permanente structuur. Hiertoe lanceerde het Vertaalbureau interne vergelijkende onderzoeken voor de taalteams van de nieuwe lidstaten van 2004. Dit project zal voor eind 2010 worden afgerond. Het Vertaalbureau heeft de interne organisatiestructuur verder verbeterd. Zoals bepaald in het werkprogramma voor 2008 werd binnen de afdeling Vertaling een middenmanagementniveau gevormd met de benoeming van vier hoofden van taalgroepen. Tot hun hoofdtaken behoort de kwaliteitsborging van vertalingen.

C. VERBETERING VAN HET PERSONEELSBEHEER In 2008 heeft het Vertaalbureau nieuwe administratieve procedures ingevoerd voor de beoordelings- en bevorderingssystemen en voor de interne mobiliteit. Deze invoering werd begeleid door tijdige en duidelijke communicatie met het personeel.

Als gevolg van de tweede fase van de reorganisatie, en in overeenstemming met het beleid van toenemende interne mobiliteit, wisselden twee ambtenaren en vijf tijdelijke functionarissen van functie binnen het Vertaalcentrum.

De in 2008 geboekte vooruitgang zal in de komende jaren worden voortgezet met de uitvoering van een meerjarig personeelsbeleidsplan, de invoering van een coherent loopbaanbeheersysteem (bevorderingsprocedure en interne mobiliteit) en het afstemmen van personele middelen op de prioritaire behoeften van het Vertaalbureau (kennisbeheer).

In 2008 heeft het Vertaalbureau negen selectieprocedures georganiseerd o m reservelijsten van vertalers (Slowaaks, Estlands, Italiaans, Portugees en Grieks) en administratief medewerkers op te stellen. Daarnaast heeft het Vertaalbureau negen selectieprocedures gevoerd voor arbeidscontractanten, die vooral medewerkers die voor een bepaalde tijd afwezig zijn zullen vervangen.

In 2008 was een van de belangrijkste uitdagingen op het gebied van personeelsbeleid het creëren van een basis voor een nieuwe databank voor personeelsbeleid, namelijk Sysper II.

Wat betreft aanwerving van personeel in 2008 heeft het Vertaalbureau 23 tijdelijke functionarissen en 5 ambtenaren in dienst genomen (3 via benoeming en 2 via overplaatsing vanuit

39

halftijds). Met behulp van een vragenformulier werd het proefproject geëvalueerd en over het algemeen meldden de telewerkers verbeteringen wat betreft kwaliteit, alsook de mogelijkheid om een betere balans tussen werk en privéleven te vinden.

instellingen). Dit heeft het aantal medewerkers op een totaal van 209 gebracht, waaronder 19 arbeidscontractanten. Uitvoerige informatie is te vinden in bijlage VI en VII van dit verslag.

E. DE TOEPASSING VAN TECHNOLOGIEËN VERBETEREN

In de loop van 2008 werd de proeffase van het telewerkproject succesvol afgesloten en sloten acht andere collega’s zich bij de telewerkgroep aan. In 2009 zullen er nog negen collega’s bij komen.

In 2008 heeft het Vertaalbureau Microsoft SharePoint geïntroduceerd als onderdeel van het project voor elektronisch documentenbeheer om te voorzien in een gestandaardiseerd platform voor de opslag, categorisering en indexering van de documenten van het Vertaalbureau.

Gedurende het jaar heeft het Vertaalbureau het nodige gedaan om een veilige en gezonde werkomgeving te garanderen. Tweemaal per jaar geeft een arts die gespecialiseerd is in ergonomie praktisch advies aan medewerkers voor een gezonde en doeltreffende inrichting van de kantoorruimte en gebruik van computerapparatuur.

Daarnaast legde het Vertaalbureau in 2008 het fundament voor een nieuw IT-tijdperk. Door de basiscomponenten voor de ontwikkeling van applicaties op het nieuwe Microsoftplatform te implementeren, zal het Vertaalbureau beter in staat zijn te voldoen aan de gebruikerseisen, terwijl het ontwikkelingswerk door het gebruik van één enkel platform voor alle IT-applicaties van het Vertaalbureau efficiënter wordt en de medewerkers van het IT-team voor meerdere taken inzetbaar zijn.

In augustus 2008 werd eindelijk het contract voor de huur van een gedeelte van het T-gebouw van het Hof van Justitie ondertekend. Vanaf januari 2009 zullen de afdelingen Informatica, Administratie en Algemene Zaken in het nieuwe gebouw werken, waardoor er kantoorruimte vrijkomt in het Nouvel Hémicycle.

F. ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN

In overeenstemming met de bepalingen in het werkprogramma voor 2008 heeft het Vertaalbureau het ontwerprampenplan opgesteld en aan het einde van het jaar een uitwijklocatie gehuurd, waarmee tevens gevolg wordt gegeven aan een opmerking van de dienst Interne Controle (IAS).

Telewerken is een belangrijke vorm van werkorganisatie, die betrokkenen mogelijkheden biedt om werk en privéleven beter te combineren. Het proefproject voor telewerken is eind 2007 binnen de afdeling Vertaling van start gegaan om kantoorruimte vrij te maken. Hierbij waren negen telewerkers betrokken (vijf voltijds en vier

40

HOOFDSTUK 4 MANAGEMENT EN SYSTEMEN VOOR INTERNE CONTROLE Het stijgende percentage cliënten met korte leveringstermijnen (“dringend”) zou kunnen leiden tot een verslechtering van de kwaliteit van de dienstverlening.

A. KENMERKEN EN AARD VAN DE WERKZAAMHEDEN De kernactiviteiten van het Vertaalbureau en zijn belangrijkste partners worden in de eerste drie hoofdstukken beschreven. Ter ondersteuning van de kernactiviteiten heeft het Vertaalbureau een interne organisatie en ondersteunende functies nodig: personeelszaken, juridische zaken en aanbestedingsprocedures, financieel beheer, informatica en logistiek.

Onnauwkeurige schattingen van vertaalvolumes door de meeste cliënten, waardoor het voor het Vertaalbureau moeilijk is een nauwkeurige begrotingsplanning op te stellen en efficiënt met behulp van voldoende operationele capaciteit op de vraag te reageren. Piekbelastingen in bepaalde periodes van het jaar kunnen leiden tot een verminderde kwaliteit van de dienstverlening door te geringe beschikbaarheid van resources.

B. RISICO’S EN RISICOBEHEERSING Het Ver taalbureau voerde zijn eerste risicobeoordeling uit in de tweede helft van 2008. Daarbij werden alleen de grootste risico’s beoordeeld, omdat de beoordeling voor het eerst werd uitgevoerd. Hierbij zijn onderstaande risico’s vastgesteld.

Moeilijkheden bij het aanwerven en behouden van hooggekwalificeerd personeel op sommige terreinen door concurrentie van andere EUtaaldiensten in Luxemburg. Een ontoereikende kwaliteit of inconsistenties van vertalingen en terminologie binnen de diverse talen kan leiden tot ongelijke behandeling van burgers voor de wet en kan schadelijk zijn voor de reputatie van de organen van de Europese Unie.

C. RISICO’S IN VERBAND MET DE KERNACTIVITEITEN VAN HET VERTAALBUREAU

Maatregelen ter beheersing van genoemde risico’s zijn gericht op een grotere flexibiliteit: beroep op externe vertaalresources, specifieke kwaliteitscontrole voor spoedvertalingen, continue opleiding van vertalers om hun taalkundige en inhoudelijke expertise op peil te houden, inwerktraining en begeleiding (mentors) van nieuwe medewerkers en training in het gebruik van IT-hulpmiddelen voor alle vertalers.

De potentiële afname van het vertaalvolume en daardoor ook van de inkomsten voor het Vertaalbureau wegens de directe afhankelijkheid van cliënten, wier begroting weer afhankelijk is van de uitvoering van Europees beleid, dat de gevolgen zou kunnen ondervinden van het algemene risico van wereldwijde economische vertraging.

41

D. RISICO’S IN VERBAND MET DE INTERNE ORGANISATIE EN ONDERSTEUNENDE WERKZAAMHEDEN

Zowel vanuit functioneel als technisch oogpunt zijn al belangrijke risicobeheermaatregelen getroffen ten behoeve van een verbeterde ICTarchitectuur. Er was een kritiek tekort in verband met de bedrijfscontinuïteit van het Vertaalbureau vastgesteld, waarvoor in 2008 maatregelen zijn genomen. Het Vertaalbureau stelde zijn eerste rampenplan op, huurde een uitwijklocatie (alleen voor apparatuur) op een redelijke afstand van zijn kantoor en is begonnen met de aankoop van de nodige apparatuur.

Het onvermogen om personeel aan te werven en te behouden met de kwaliteit en in de aantallen die nodig zijn om de administratieve en technische ondersteuningsdiensten effectief uit te voeren. Maatregelen om dit risico te beheersen zijn coaching en begeleiding, een strategisch opleidingsbeleid en investering in interessante en doeltreffende training van alle medewerkers.

Onvoldoende consistentie tussen IT-governance, projectmanagement en kostenanalyse kan resulteren in inefficiënte dienstverlening, geringere mogelijkheid tot verbeteringen en innovatie en een inadequate inzet van middelen.

Zware administratieve procedures gericht op naleving (compliance) ten koste van efficiency en innovatie. Een verminderd vermogen tot snelle aanpassing aan veranderingen en een scherpe stijging van de kosten.

Een maatregel om deze risico’s te beheersen is de oprichting van een dienst Projectbeheer en de definitie van een coherente IT-governance voor het Vertaalbureau in 2009 (werkprogramma 2009, activiteit 3, doelstelling ‘Geavanceerde IT-oplossingen van hoge kwaliteit voor de bedrijfsinfrastructuur, ondersteunende diensten en faciliteiten voor telecommunicatie beschikbaar stellen’).

Maatregelen om dit risico te beheersen: teneinde de kostenefficiency en de administratieve procedures te verbeteren moeten regels worden vastgelegd voor het gebruik van elektronische handtekeningen en voor het stroomlijnen van procedures (bijvoorbeeld op het gebied van aanbestedingen en human resource), wat uiteindelijk zou moeten leiden tot tijdbesparing, geringere werkdruk en minder papierwerk. Deze maatregelen zijn vastgelegd in het werkprogramma voor 2009.

E. BETERE AFSTEMMING MET DE STRATEGIE VAN HET VERTAALBUREAU In 2001 was het Vertaalbureau begonnen met een project voor integrale kwaliteitszorg (TQM)17 op basis van het ‘Excellence Model’ van de Europese Stichting voor Kwaliteitsbeheer (EFQM)18 en in 2005 verwierf het Vertaalbureau het EFQMcertificaat.

Hoge mate van afhankelijkheid van ICTsystemen voor de meeste werkzaamheden van het Vertaalbureau.

17 Total Quality Management 18 European Foundation for Quality Management, http://www.efqm.org.

42

In 2008 voerde het Vertaalbureau om twee redenen een grondige herziening van zijn TQMsysteem door. Ten eerste was het nodig om de doeltreffendheid van de interne controle te versterken op basis van de herziene normen voor interne controle en om een coherente methode voor risicobeheer te implementeren voor het identificeren van risico’s in de gehele cyclus van strategische planning en programmering en in de jaarlijkse plannings- en uitvoeringsfase. Ten tweede was deze herziening noodzakelijk vanwege het feit dat de TQM-resultaten niet volledig waren verankerd in de dagelijkse gang van zaken. Het was van cruciaal belang dat het bewaken van de resultaten werd gezien als de verantwoordelijkheid van iedereen op top- en middenmanagementniveau, niet alleen van de kwaliteitsmanager.

Het eindresultaat was het nieuwe Management Supervision System van het Vertaalbureau. Dit systeem van managementsupervisie is gebaseerd op kwartaalbeoordelingen van het functioneren (op afdelingsniveau) en van de doeltreffendheid (op het niveau van de supervisiestructuur door de directrice, de afdelingshoofden en de directieadviseur (coördinator interne controle)) en maakt gebruik van ’cascade briefings’ (informatie wordt vanuit de top van de organisatie via de daaronder gelegen niveaus gecommuniceerd naar de werkvloer) en functieoverschrijdende briefings (informatie wordt ook ‘horizontaal’ over de verschillende afdelingen verspreid). Het management van het Vertaalbureau heeft bij het opstellen van het werkprogramma voor 2009 een aantal elementen van strategische planning doeltreffend geïmplementeerd: de vereiste resultaten voor het behalen van doelstellingen zijn vastgelegd en er zijn maatregelen overeengekomen om de risico’s te beperken die daarop van invloed zijn. Waar mogelijk zijn werkprogramma-indicatoren met streefcijfers geselecteerd uit de indicatoren die bewaakt worden via het Management Supervision System. Om dit te bereiken is het management van het Vertaalbureau in 2008 begonnen met het beoordelen van alle bestaande indicatoren. Deze aanpak heeft ervoor gezorgd dat de verschillende niveaus van de organisatie actief bijdragen aan het planningsproces en dat de doelstellingen en streefcijfers door de verschillende afdelingen en groepen worden begrepen. Dit langdurige proces is nog niet afgerond en zal worden voortgezet in 2009.

In het jaar 2008 heeft het Vertaalbureau zich bijzonder ingespannen voor de decentralisatie en verbeterde integratie van de TQM-instrumenten in de organisatie en voor de afstemming van de resultaten met de normen van het systeem van interne controle. Tegelijkertijd is ernaar gestreefd TQM-resultaten op één lijn te brengen met de nieuwe doelstellingen in de strategie voor 2008-201219 en andere documenten van het Vertaalbureau met betrekking tot strategische planning (jaarlijkse werkprogramma’s van het Vertaalbureau en werkprogramma’s van de afdelingen). Ten slotte zijn er maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de nieuwe doelstellingen worden toegepast en verantwoord en volledig via top-down- en bottom-upprocessen (verantwoording, bewaking en besluitvorming), worden gecommuniceerd aan alle medewerkers om hun betrokkenheid te vergroten.

De beschikbaarheid van geactualiseerde beschrijvingen van processen vormt een onmisbare basis voor efficiënt bestuur en doeltreffende risicobeoordeling, alsmede voor kwaliteitsborging

19 Strategy of the Centre (2008-2012), (Doc No CT/CA017/2008EN), goedgekeurd door de raad van bestuur op 12 maart 2008.

43

en -bewaking. Daarom heeft het Vertaalbureau, met het oog op de komende procesanalyses en -audits, in 2008 geïnvesteerd in de opleiding van zes nieuwe interne kwaliteitscontroleurs.

van de zestien herziene normen voor interne controle, waarna actieplannen werden opgesteld. Er werd geconcludeerd dat de interne controle geen significante tekortkomingen aan het licht had gebracht, hoewel op een aantal gebieden mogelijkheden voor verbetering werde n geïdentificeerd.

F. VERSTERKING VAN DE FUNDAMENTEN VAN INTERNE CONTROLE

G. UITVOERING VAN ACTIEPLANNEN EN AUDITAANBEVELINGEN

2008 was een belangrijk jaar voor de versterking van de interne audit en controle van het Vertaalbureau: de interne auditor en de coördinator interne controle begonnen vroeg in het jaar met hun werkzaamheden.

Zoals in voorgaande jaren besteedde het Vertaalbureau de meeste aandacht aan de follow-up van maatregelen die waren gedefinieerd in aansluiting op controles door de diverse toezichthoudende autoriteiten, in het bijzonder door de Europese Rekenkamer, de dienst Interne Controle (IAS) van de Europese Commissie en het hoofd Interne Audit van het Vertaalbureau.

In de zomer werd hun werk geconsolideerd, toen er 13 trainingsbijeenkomsten over de herziene normen voor interne controle werden georganiseerd voor 172 medewerkers van het Vertaalbureau. Managers werden tijdens twee uitgebreide opleidingssessies geïnstrueerd over risicobeheer. Dit droeg bij aan het scheppen van een gemeenschappelijke taal, een gemeenschappelijk kader en een algemeen begrip, die werden gekoppeld aan bestaande instrumenten voor kwaliteitsbeheer (zie vorige paragraaf). Ten slotte heeft de raad van bestuur in oktober de herziene normen voor interne controle goedgekeurd, waardoor het kader nog robuuster is geworden. Dit alles vond plaats terwijl tegelijkertijd werd gewerkt aan het uitvoeren van de actieplannen die waren ontwikkeld op basis van de door interne en externe controleurs gedane aanbevelingen.

Het Vertaalcentrum introduceerde een systeem voor het stelselmatig volgen van de diverse actieplannen, dat zorgt voor regelmatig toezicht door alle leidinggevenden. De voortgang van de werkzaamheden kan als volgt worden samengevat: In zijn verslag over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor het begrotingsjaar 2007, goedgekeurd op 18 september 2008, verklaarde de Europese Rekenkamer dat het redelijke gronden had om aan te nemen dat de rekeningen van het Vertaalbureau in alle belangrijke opzichten betrouwbaar zijn en dat de bedrijfsvoering die aan de jaarrekening ten grondslag ligt in zijn algemeenheid wetmatig en regelmatig is. Naar aanleiding van de twee aanvullende opmerkingen van de Rekenkamer

In 2008 voerde het management van het Vertaalbureau de eerste zelfbeoordeling van het interne controlesysteem uit en de naleving

44

Volgens het verslag van de IAS van 24 juni 2008 over het beheer van personele middelen bij het Vertaalbureau is het systeem voor intern toezicht toereikend om te garanderen dat de doelstellingen op het gebied van personeelsbeleid, geformuleerd in termen van aanwerving, prestatiebeoordeling, bevordering en processen van personeelstoezicht en -ontwikkeling, kunnen worden gehaald, maar het verslag wijst tevens op een aantal zwakke punten. Het Vertaalbureau heeft naar aanleiding van de veertien aanbevelingen een actieplan opgesteld. De voor 2008 geplande maatregelen zijn grotendeels uitgevoerd, zoals de implementatie van het nieuwe bevorderingssysteem, de goedkeuring van bepaalde gegevensbeschermingsprocedures en aanpassing van de procedure voor de selectie van tijdelijke medewerkers voor interne overplaatsing.

met betrekking tot aanbestedingsen a a n w e r v i ngsprocedures, heeft het Vertaalcentrum zijn voorafgaande bewaking versterkt door de integratie van een kostenbatenanalyse en zijn aanwervingsprocedures aangepast om ze transparanter te maken. In het van de dienst Interne Controle (IAS) van de Commissie ontvangen verslag over het jaar 2007 (van 18 maart 2008) wordt vermeld dat 22 van de 30 aanbevelingen naar aanleiding van de volledige audit die de dienst in 2005 bij het Vertaalbureau heeft uitgevoerd sindsdien zijn opgevolgd. Het Vertaalbureau is in 2008 verdergegaan met het doorvoeren van de in het actieplan opgenomen veranderingen voor de resterende acht aanbevelingen. Ook heeft het Vertaalbureau concrete uitvoering gegeven aan verschillende maatregelen, zoals het vaststellen van een beleid voor gevoelige functies, de ontwikkeling en tenuitvoerlegging van een risicobeoordelingsprocedure, de ontwikkeling van een procedure aan de hand waarvan medewerkers eventuele o n re g e l matigheden kunnen melden, goedkeuring van de instrumenten voor de beoordeling van medewerkers en het opstellen van een rampenplan. Ten aanzien van de twee nieuwe aanbevelingen van de IAS betreffende het beheer van toegangsrechten en het gebruik van complexe wachtwoorden, is alleen de laatste aanbeveling uitgevoerd. De doorvoering van passende maatregelen voor de eerste aanbeveling is afhankelijk van de invoering van het nieuwe systeem voor boekhouding op transactiebasis (ABAC), die door de Commissie is uitgesteld tot 2009.

Het hoofd van de dienst Interne Audit van het Vertaalbureau concludeert in haar auditverslag van 2 december 2008 ten aanzien van de gunning van contracten dat het systeem van intern toezicht toereikend is om te garanderen dat de doelstellingen van de procedure voor de gunning van contracten kunnen worden gehaald. Niettemin heeft zij veertien opmerkingen en aanbevelingen, die het onderwerp vormen van een gedetailleerd actieplan, dat volgens de planning in 2009 wordt uitgevoerd.

45

L E D E N L I J S T R A A D VA N B E S T U U R

BIJLAGE I

Instanties Europese Commissie Europese Commissie Raad van de Europese Unie Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen Europese Rekenkamer Comité van de Regio’s Europese Investeringsbank Europese Centrale Bank Europese Ombudsman Cedefop CEPOL CPVO EAR EASA ECDC ECHA EDA EMA EIT EFSA EWDD EMEA EMSA ENISA ERA ETF EU-OSHA Eurofound Eurojust Europol EUSC F4E FRA Frontex GSA BHIM België Bulgarije Tsjechische Republiek Denemarken Duitsland Estland Griekenland Spanje Frankrijk Ierland Italië Cyprus Letland Litouwen Luxemburg Hongarije Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal Roemenië Slovenië Slowakije Finland Zweden Verenigd Koninkrijk

Leden Dhr K.-J. Lönnroth Mevr. M. O’Leary Mevr. M. Lacerda Dhr A. Calot Escobar Mevr. U. Falk-Petersen Dhr S. Illeborg Dhr K. Petersen Dhr K. Riemke Dhr L. Julien Mevr. C. Frey Dhr U. Göransson Dhr B. Kiewiet (1) Dhr P. Goudou Mevr. I. Steffens Dhr A. Herdina Dhr A. Sowa Dhr B. Jansen (1) Mevr. A. Maviel-Sonet Mevr. R. de Sousa Dhr A. Pott Mevr. M. Nesterowicz Dhr A. Pirotti Dhr M. Emborg Dhr B. Sørensen Dhr A. Smith Dhr J. Karppinen Dhr J. Vos Dhr C. Jechoutek Mevr. P. García de la Rasilla (1) Dhr J. Kellock Dhr K. Wahlström Mevr. H. Wieland Dhr P. Rodinger (1) Mevr. I. Slavova Dhr M. Kucera Mrs V. Pasternak Jørgensen Dhr M. Clauß Dhr V. Lubi Mevr. E. Fountoulaki Mevr. J. Bermúdez Dhr Y. Teyssier d’Orfeuil Mevr. G. Byrne Nason Mevr. S. Basconi Mevr. C. Valanidou Dhr M. Baltiņš Mevr. R. Tamošiūnienė Dhr P. Duhr Dhr E. Gáspár (1) Dhr V. Bruno Mevr. M. Alhadeff Dhr G. Schusterschitz Mevr. J. Jabłonowska Dhr O. Veiga Mevr. L. Vrabie Mevr. D. Erbič Mevr. M. Krošláková Dhr R. LäMevr. ä Mevr. A.-M. Hasselrot (1)

(1) Benoemingsprocedure nog niet afgerond.

46

Plaatsvervangende leden Mevr. M. Reicherts Mevr. M. Roth Dhr H. Baes Dhr A. Morello Dhr M. Loos Dhr S. Baniotopoulos Dhr A. Vincart Mevr. S. van Baak Dhr A. Del Bon Mevr. A. Clark Dhr R Zelder Dhr C. Godinho Dhr A. Martins Dhr F. Manuhutu Mevr. L. Jackson Dhr F. Baldi Dhr S. Bjarnason Mevr. K. Robertson Dhr H.-G. Wagner Dhr A. Mitrakas Dhr S. Ricotta Mevr. J. Anstey Dhr B. Thiébaud Mevr. M. McCaughey Mevr. E. Gavin Dhr J. Vermeulen Dhr J-B. Liger Mevr. A. Chmielewska (1) Dhr A. di Carlo Mevr. V. Dimitrova Dhr H. Iversen Dhr A. Reda Mevr. M. Tamm Dhr P. Paraponiaris Mevr. C. Yuste Mevr. S. Maysonnave Dhr T. Lucas Mevr. S. Chiave Mevr. G. Zirdziņa Mevr. D. Čekatauskienė Dhr D. Da Cruz Mevr. M.-L. Gatt Mevr. T. Morris Dhr M. Wimmer Dhr T. Andrzejewski Dhr I. Simion Mevr. J. Lipičnik Dhr S. Grman Mevr. J. Tikkanen Dhr B. Baedecke

47

8.009

6.245 5.245

1.105 113 148

559 126 9 46

10.238

17.913

21.702

33.450

35.000

CCE-EMPLOI ECA CJCE ECB Ombudsman CdT

CEPOL EAHC GSA EDA ECHA CFCA F4E EUSC TEN-T EA

213 1.112 47 84 95

15.000

EACEA EACI

Frontex

ENISA ECDC

3.277

7.025

3.524 1.044 2.316 4.363

220

22

20.000

EASA ERA

EMSA

FRA EAR EFSA Eurojust

25.000

23.281

30.000

3.693 7.721 7.237

1.281

35.614

40.000

Cedefop

EWDD EMEA

8.418

0

EU-OSHA BHIM CPVO Europol Eurofound

5.000

8.627 2.765 7.070

10.000

EMA ETF

S TAT I S T I E K E N V E R TA A L W E R K Z A A M H E D E N BIJLAGE II

TOTALE OMVANG: 747 416 BLADZIJDEN

Gemeenschapsmerken en -modellen 68,62% (512 914 blz.)

Documenten 31,38% (234 502 blz.)

VOLUME PER CLIËNT (GEMEENSCHAPSMERKEN, -TEKENINGEN EN -MODELLEN UITGEZONDERD)

V E R D E L I N G P E R TA A L 2 0 0 8 / 2 0 07

Talen

BIJLAGE III

2008

2007

Rangorde *

Aantal blz. *

Percentage

Rangorde *

Aantal blz. *

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 25

48 934 37 478 36 330 35 870 35 667 33 709 33 159 32 489 32 364 32 297 32 195 32 060 32 054 32 045 32 042 32 034 32 008 31 924 31 646 31 559 31 501 31 412 1 636 1 480 3 524

6,55 % 5,01 % 4,86 % 4,80 % 4,77 % 4,51 % 4,44 % 4,35 % 4,33 % 4,32 % 4,31 % 4,29 % 4,29 % 4,29 % 4,29 % 4,29 % 4,28 % 4,27 % 4,23 % 4.22 % 4,21 % 4,20 % 0,22 % 0,20 %

1 2 4 3 20 5 6 9 7 15 13 12 8 10 14 11 17 16 19 22 21 18 24 23

48 219 37 573 37 295 37 393 31 704 34 419 33 337 32 848 33 049 32 486 32 569 32 721 33 039 32 730 32 552 32 729 32 334 32 431 32 021 21 945 21 956 32 267 874 1 668 8 938

747 416

100,00%

FR DE IT ES EN PT EL HU FI CS SK DA SV LT LV ET MT SL NL RO BG PL NO GA Overige** Totaal ***

732 672

* Gebaseerd op het aantal bladzijden per taal (afgerond) ** IS, TR, HR, AR, MK, RU, SR, SQ, TH, ZH, AZ, JP, BS, MO, HY, UK , KA *** Aantal vertaalde bladzijden (met inbegrip van bladzijden die zijn vertaald voor de werking van het Vertaalbureau) Betekenis van de afkortingen: BG (Bulgaars), ES (Spaans), CS (Tsjechisch), DA (Deens), DE (Duits), ET (Ests), EL (Grieks), EN (Engels), FR (Frans), GA (Iers), IT (Italiaans), LV (Lets), LT (Litouws), HU (Hongaars), MT (Maltees), NL (Nederlands), PL (Pools), PT (Portugees), RO (Roemeens), SK (Slowaaks), SL (Sloveens), FI (Fins), SV (Zweeds), AR (Arabisch), AZ (Azerbeidzjaans), CA (Catalaans), HE (Hebreeuws), HR (Kroatisch), HY (Armeens), IS (IJslands), JP (Japans), KA (Georgisch), KO (Koreaans), MK (Macedonisch), MO (Moldavisch), NO (Noors), RU (Russisch), SH (Servo-Kroatisch), SQ (Albanees), SR (Servisch), TH (Thais), TR (Turks), UK (Oekraïens), ZH (Mandarijn-Chinees).

48

BIJLAGE IV

S TAT I S T I S C H E G E G E V E N S O V E R D E T E R M I J N E N V O O R D E V E R TA A L W E R K Z A A M H E D E N

Cliënten EEA ETF EMCDDA EMEA EU-OSHA OHIM CPVO Europol Eurofound Cedefop FRA EAR EFSA Eurojust EMSA EASA ERA ENISA ECDC Frontex EACEA EACI CEPOL EAHC GSA EDA ECHA CFCA F4E EUSC TEN-T EA EIT CCE-EMPLOI ECA CJCE ECB Ombudsman CdT

I alt Procentdel

Totaal aantal verzonden documenten (1)

Aantal binnen de vastgestelde termijn verzonden documenten

Vastgestelde termijn + + 1 - 2 dagen

Vastgestelde termijn + + 3 - 5 dagen

452 400 527 10 799 1 526 2 741 322 2 407 526 560 415 22 1 581 44 158 754 156 74 243 225 1 237 81 83 26 26 5 1 612 58 23 3 42 23 1 685 80 3 30 742 878

448 391 518 10 749 1 465 2 712 319 2 358 503 552 409 22 1 563 44 155 750 156 74 243 225 1237 81 83 26 26 5 1 462 58 23 3 42 23 1 664 79 3 26 740 730

2 8 8 21 37 15 2 7 1 6 5

2 1 1 24 23 13 1

6

12

30 569 100,00 %

Vastgestelde termijn + + 1 week

5 1 1 42

22 1 1

1 0

3 4

16

2

1

141

7

2

17

1 1

3

3 2 41

1 1

2

30 071

342

117

58

98,37 %

1,12 %

0,38 %

0,19 %

(1) Met uitzondering van de Gemeenschapsmerken, -tekeningen en -modellen, die per definitie altijd binnen de contractueel vastgestelde termijn worden verzonden.

49

S TAT I S T I S C H E G E G E V E N S O V E R H E T F I N A N C I Ë L E B E H E E R

BIJLAGE V

A. ONTVANGSTEN Vergelijking van de begrotingsontvangsten van de jaren 2008 en 2007 Begrotingsont vangsten

2008

2007

Ontwikkeling in %

Totaal van ontvangsten uit werkzaamheden

45 499 079

40 291 333

12,93 %

Bankrente

1 580 984

1 300 791

21,54 %

146 213

134 257

8,91 %

47 226 276

41 726 381

13,18 %

Andere bedrijfsopbrengsten (1) Totaal van begrotingsontvangsten

(1) 8 199,55 EUR diversen + 134 998 EUR uit annulering van overgedragen kredieten 2007/2008 + 3 014,74 wisselkoersverschillen.

De gemiddelde betaaltermijn van de cliënten is 47,30 dagen op een totaal van 646 uitgeschreven debetnota’s (47,17 dagen op een totaal van 652 uitgeschreven debetnota’s in 2007). De voorgeschreven betaaltermijn is 45 dagen. Begrotingsontvangsten van het jaar 2008: 50 000 000 40 000 000 30 000 000 20 000 000 10 000 000 0

Betalingen van instellingen / organe

Interinstitutionele samenwerking

Bankrente / overige

Definitieve begroting 2008*

42 412 005

1 968 000

350 000

Uitvoering begroting 2008*

44 999 257

499 822

1 727 197

6,10%

-74,60%

393,48%

Ontwikkeling in %

* Hierbij is geen rekening gehouden met 15 211 448 EUR “resultaat van het voorgaande boekjaar”.

50

B. UITGAVEN Het totaal aan uitgaven tijdens het begrotingsjaar bedraagt 33 295 518,21 EUR; dat is 79,85% van de in de begroting opgenomen kredieten (hierbij is geen rekening gehouden met titel 10, Reserve). (x 1000 EUR)

50,000 40,000 30,000 20,000 10,000 0

jan 08 Aangegane betalingsverplichtingen

feb 08

mar 08

apr 08

maj 08

9,737 10,656 28,321 29,883 30,276

juni 08

juli 08

aug 08

sep 08

okt 08

nov 08

dec 08

33,819

34,141 34,922 35,164 36,226 37,259 33,296

Def kredieten in begrotingsjaar

39,500 39,500 39,500 39,500 39,500 39,500 39,500 39,500

Uitgevoerd

24.65% 26.98% 71.70% 75.65% 76.65% 85.62% 86.43% 88.41% 84.33% 86.88% 89.35% 79.85%

41,698

41,698

41,698

41,698

C. ONTWIKKELING VAN DE BEGROTINGSUITVOERING Omschrijving

2008

Uitvoering 2008

2007

Uitvoering 2007

Ontwikkeling, in %

Begroting*

41 697 663

100,00 %

37 021 000

100,00 %

-%

Aangegane betalingsverplichtingen

33 295 518

79,85 %

33 214 378

89,72 %

-9,87 %

8 402 145

20,15 %

3 806 622

10,28 %

9,87 %

29 718 867

89,26 %

29 289 241

88,18 %

1,08 %

3 576 651

10,74 %

3 925 138

11,82 %

-1,08 %

Geannuleerde kredieten Verrichte betalingen Overgedragen kredieten * titel 10 niet inbegrepen

Geannuleerde kredieten begroting 2008

65.05 %

Titel 1 - Personeel (5 465 247 €) Titel 2 - Gebouwen, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven (2 189 944 €) Titel 3 - Beleidsuitgaven (746 954 €)

8.89 % 26.06 %

51

D. RESULTAAT VAN DE BEGROTINGSUITVOERING Ontwikkeling in %

2008

2007

47 088 263

41 605 120

13.18%

44 804 842

39 452 923

13.57%

90 126

130 290

-30.83%

Termenlijsten

499 822

708 120

-29.42%

Interinstitutionele samenwerking

104 290 1 580 984

1 300 791

21.54%

8 200

12 995

-36.90%

33 295 518

33 214 378

0.24%

15 916 346

15 429 602

3.15%

Titel 2 – Gebouwen, materieel en huishoudelijke uitgaven

2 684 247

2 757 105

-2.64%

Titel 3 - Beleidsuitgaven

11 118 274

11 102 534

0.14%

Overgedragen kredieten

3 576 651

3 925 138

-8.88%

Begrotingsresultaat

13 792 745

8 390 741

64.38%

Overige

12 943 093

6 820 706

89.76%

134 998

121 233

11.35%

3 015

29

10 371.48%

15 211 448

16 994 002

-10.49%

-9 295 414

-100.00%

-2 406 368

-999 143

140.84%

26 735 838

15 211 448

75.76%

Begrotingsontvangsten Vertaalwerkzaamheden Terminologiewerkzaamheden

Opbrengsten uit financiële verrichtingen Diversen Begrotingsuitgaven Titel 1 - Personeelsuitgaven

Geannuleerde overgedragen kredieten Wisselkoersverschillen Resultaat van het voorgaande begrotingsjaar Terugbetaling aan cliënten Toewijzing aan de reserve Resultaat van de begrotingsuitvoering

52

P E R S O N E E L VA N H E T V E R TA A L B U R E A U

BIJLAGE VI 2008

Categorieën

Vaste posten

Tijdelijke posten

Totaal

Begrote posten

Bezette posten

Begrote posten

Bezette posten

Bezette posten(1)

AD 16 AD 15 AD 14 AD 13 AD 12 AD 11 AD 10 AD 9 AD 8 AD 7 AD 6 AD 5

0 0 1 0 5 7 15 4 1 3 7 0

0 0 1 0 2 5 14 2 5 0 0 0

0 1 0 0 4 11 6 12 7 12 27 11

0 0 1 0 2 5 8 10 7 7 34 12

0 0 2 0 4 10 22 12 12 7 34 12

Subtotaal AD

43

29

91

86

115

0 0 0 3 5 4 6 2 1 0 0

0 0 0 2 3 4 3 2 1 0 0

0 0 1 1 3 6 6 11 27 9 14

0 0 0 1 2 4 4 6 19 7 16

0 0 0 3 5 8 7 8 20 7 16

Subtotaal AST

21

15

78

59

74

TOTAAL

64

44

169

145

189

AST 11 AST 10 AST 9 AST 8 AST 7 AST 6 AST 5 AST 4 AST 3 AST 2 AST 1

(1) Op 31 december 2008

53

54 Helpdesk

Infrastructuur

Groep Romaanse en Mediterrane Talen

Groep Slavische Talen en Grieks

Groep Baltische Talen, Fins en Hongaars

Juridische Zaken

Ontwikkeling

Groep Germaanse Talen

Logistiek en Veiligheid

Personeelszaken

Financiën

M-A. Fernández waarnemend hoofd

B. Vitale Hoofd

M-A. Fernández – Hoofd P. Elorza – plaatsvervangend hoofd

Afdeling administratie

Afdeling informatica

DIRECTRICE

G. Dagilienė

Afdeling vertaling

Coördinatie Cliënten

Audit en Kwaliteitsbeheer

K.-J. Lönnroth voorzitter

RAAD VAN BESTUUR

Beheer Externe Vertaling

Interinstitutioneel IATE-team

Documentatie en Terminologie

Planning en Distributie

D. Rummel Hoofd

Afdeling vertaalondersteuning

Directieassistente – Secretariaat raad van bestuur Adviseur van de directrice Directiesecretariaat

ORGANIGRAM BIJLAGE VII

P E R S O N E E L S S TAT I S T I E K E N

BIJLAGE VIII I alt Mænd

VERDELING NAAR CATEGORIE

Kvinder

Totaal

AST AST

27

man

AD

47

27

vrouw AD

47

35

80

35

62

80

127

62

127

VERDELING NAAR LEEFTIJD 84

84

60

60

29

29 11 5

11 21-29

21-29

30-39

30-39

40-49

50-59

40-49

50-59

55

5 60-69

60-69

V E R D E L I N G N A A R N AT I O N A L I T E I T E N C AT E G O R I E Categorie

Nationaliteit

AD

AST

Totaal

België

6

20

26

Bulgarije

4

0

4

Tsjechische Republiek

4

0

4

Denemarken

4

1

5

Duitsland

9

0

9

Estland

3

0

3

Ierland

3

1

4

Griekenland

4

3

7

Spanje

7

4

11

Frankrijk

8

34

42

Italië

9

2

11

Cyprus

0

0

0

Letland

4

0

4

Litouwen

5

0

5

Luxemburg

0

2

2

Hongarije

5

0

5

Malta

4

0

4

Nederland

5

0

5

Oostenrijk

1

1

2

Polen

4

1

5

Portugal

4

3

7

Roemenië

4

1

4

Slovenië

4

0

4

Slowakije

4

1

5

Finland

5

0

5

Zweden

3

0

3

Verenigd Koninkrijk

3

0

3

116

74

189

Totaal

56

BELANGRIJKSTE CIJFERS 2006-2008

BIJLAGE IX

OMSCHRIJVING

2006

2007

2008

546 735 260 303 (47,61%)

732 673 395 701 (54,01%)

747 416 441 223 (59,03%)

186 91

198 105

209 113

Rendement per medewerker in aantal bladzijden (2)

2 939

3 700

3 576

Rendement per vertaler in aantal bladzijden (2)

6 008

6 977

6 614

Uitvoering van de begroting (x 1 000 EUR)

26 848

33 214

33 296

EUR 82 (4)

EUR 83.5 (4)

EUR 85 (4)

Aantal vertaalde bladzijden Aandeel extern vertaalde bladzijden Personeel: • totaal aantal medewerkers (1) • aantal vertalers (1)

Vertaalprijs per bladzijde voor ‘Documenten’ (normale termijn) (3) (1) (2) (3) (4)

Ambtenaren, tijdelijke functionarissen, hulpfunctionarissen en arbeidscontractanten. Met inbegrip van beoordelingen en revisies van extern vertaalde bladzijden. Er worden drie soorten termijnen onderscheiden voor de vertalingen van het Vertaalbureau: normaal, gepland en dringend. Bron: begroting van het Vertaalbureau.

57

V E R K L A R I N G VA N D E O R D O N N AT E U R

BIJLAGE X

Ik, ondergetekende, Gailė Dagilienė, directrice van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie, verklaar, in de hoedanigheid van ordonnateur, dat

Deze redelijke zekerheid baseer ik op mijn eigen beoordelingsvermogen en de mij ter beschikking staande informatie-elementen. Hiermee doel ik op de resultaten van de eigen beoordeling, het werk van de interne controledienst, waarnemingen van de dienst Interne Controle van de Europese Commissie en de conclusies uit de verslagen van de Europese Rekenkamer over voorgaande begrotingsjaren.

de in dit verslag opgenomen gegevens juist en waarheidsgetrouw zijn. Juist en waarheidsgetrouw betekent in dit verband dat zij een betrouwbaar, volledig en juist overzicht bieden van de stand van zaken bij het Vertaalbureau;

Ik bevestig bovendien geen kennis te hebben van enig niet gesignaleerd feit dat de belangen van het Vertaalbureau zou kunnen schaden.

ik met redelijke zekerheid kan bevestigen dat de middelen die zijn toegewezen aan de in voorliggend verslag beschreven werkzaamheden, gebruikt zijn voor de vastgestelde doelen in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer en dat de bestaande controleprocedures de noodzakelijke garantie bieden wat betreft de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

Luxemburg, 9 maart 2009.

Gailė Dagilienė

V E R K L A R I N G VA N D E C O Ö R D I N ATO R I N T E R N E C O N T R O L E Ik, ondergetekende, Maurice Van Weyenberg, coördinator Interne Controle bij het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie,

BIJLAGE XI

Ik verklaar hierbij dat de informatie in hoofdstuk 4 van onderhavig Activiteitenverslag en in de bijlagen naar mijn beste weten accuraat en volledig is.

verklaar dat ik in overeenstemming met de mededeling van de Commissie over de taken van de hoofdactoren op het gebied van interne audit en interne controle bij de Commissie1 mijn advies en aanbevelingen aan de directrice heb uitgebracht over de algemene situatie van de interne controle bij het Vertaalbureau.

Luxemburg, 9 maart 2009

Maurice Van Weyenberg 1 SEC(2003)59 van 21.1.2003, Clarification of the responsibilities of the key actors in the domain of internal audit and internal control in the Commission

58

VERKLARENDE WOORDENLIJST

BIJLAGE XII

Instellingen / agentschappen

Verkorte naam / Acroniem

Europees Parlement Raad van de Europese Unie Europese Commissie Hof van de Justitie van de Europese Gemeenschappen Europese Rekenkamer Europees Economisch en Sociaal Comité Comité van de Regio’s van de Europese Unie Europese Investeringsbank Europese Centrale Bank Europese Ombudsman Communautair Bureau voor Visserijcontrole Communautair Bureau voor Plantenrassen Europees Bureau voor Wederopbouw Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart Europees Agentschap voor Ziektepreventie en -bestrijding Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding Europees Milieuagentschap Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid Europese Stichting tot Verbetering van de Levens- en Arbeidsomstandigheden Europees Instituut voor Innovatie en Technologie Europese Gemeenschappelijke Onderneming voor ITER en de Ontwikkeling van Fusie-energie (Fusie voor Energie) Europese GNSS-toezichtautoriteit Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid Europees Geneesmiddelenbureau Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving Europees Agentschap voor Netwerk- en Informatiebeveiliging Europees Spoorwegbureau Europese Stichting voor Opleiding Bureau van de Europese Unie voor de Grondrechten Satellietcentrum van de Europese Unie Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie Eurojust Europese Politieacademie Europese Politiedienst Uitvoerend Agentschap voor Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur Uitvoerend Agentschap voor Gezondheid en Consumenten Uitvoerend Agentschap voor Concurrentievermogen en Innovatie Uitvoerend Agentschap voor het Trans-Europees Vervoersnet

EP Raad Commissie CJCE ECA EESC CvdR EIB ECB Ombudsman CFCA CPVO EAR EU-OSHA Frontex

59

EASA ECDC Cedefop EMA EFSA Eurofound EIT F4E GSA EMSA EMEA EWDD ENISA ERA ETF FRA EUSC BHIM CdT Eurojust CEPOL Europol EACEA EAHC EACI TEN-T EA

Notities

60

VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2008

Recommend Documents