Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

NL

VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2009 Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

uropa.eu dt.e

www .c

Deze publicatie van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie is beschikbaar op zijn website: www.cdt.europa.eu Meer informatie over de Europese Unie is toegankelijk via de Europaserver (www.europa.eu). © Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, 2010. Alle rechten voorbehouden. ISBN 978-92-95074-09-5 DOI 10.2817/11657

VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2009

INHOUD

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER VAN DE RAAD VAN BESTUUR DEEL I

RAAD VAN BESTUUR

DEEL II

INLEIDING DOOR DE DIRECTRICE VAN HET VERTAALBUREAU

HOOFDSTUK 1 DE KERNACTIVITEIT VAN HET VERTAALBUREAU

A. Algemeen overzicht

B. Wat heeft het Vertaalbureau in 2009 voor zijn cliënten gedaan?

HOOFDSTUK 2 INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING EN DE WERELDWIJDE

VERTAALGEMEENSCHAP

HOOFDSTUK 3 INTERN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU HOOFDSTUK 4 MANAGEMENT EN SYSTEMEN VOOR INTERNE CONTROLE DEEL III

BIJLAGEN

Bijlage I.

Ledenlijst raad van bestuur

Bijlage II.

Statistieken vertaalwerkzaamheden

Bijlage III.

Verdeling per doeltaal 2009/2008

Bijlage IV.

Statistische gegevens over de termijnen

voor de vertaalwerkzaamheden

Bijlage V.

Statistische gegevens over het financiële beheer

Bijlage VI.

Personeel van het Vertaalbureau

Bijlage VII.

Organigram

Bijlage VIII.

Personeelsstatistieken

Bijlage IX.

Belangrijkste cijfers 2007-2009

Bijlage X.

Verklaring van de ordonnateur

Bijlage XI.

Systemen voor management en interne controle

Bijlage XII.

Verklaring van de coördinator interne controle

Bijlage XIII.

Verklarende woordenlijst

3

VOORWOORD VOORWOORD VAN DE VOORZITTER VAN DE RAAD VAN BESTUUR Geachte lezer,

Ik heb het voorrecht gehad om de afgelopen zes jaar, sinds 2004, het voorzitterschap van de raad van bestuur te bekleden. In deze periode heeft het Vertaalbureau belangrijke doelen gehaald en goede vooruitgang geboekt op een aantal gebieden: stijging van de output, een verdubbeling van het aantal talen waarmee wordt gewerkt, de tenuitvoerlegging van kwaliteitsverhogende maatregelen, de invoering van prestatie-indicatoren, een meer proactieve marketing van de diensten van het Vertaalbureau en verbeteringen in de ontwikkeling van vaardigheden en de arbeidsomstandigheden van het personeel, om er slechts enkele te noemen.

Voor u ligt het jaarverslag 2009 van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie. Dit EU-agentschap, dat vertaaldiensten verzorgt voor de andere agentschappen van de EU en enkele andere organen, bestaat in 2010 vijftien jaar. In dit verslag wordt uitvoerig ingegaan op de activiteiten en prestaties van het Vertaalbureau in het afgelopen jaar en wordt gedetailleerde informatie verstrekt over de werkzaamheden die het Vertaalbureau heeft verricht voor zijn cliënten. Maar ook stelt dit verslag de lezer in staat om zich een goed beeld te vormen van de ontwikkeling die het werk en de omgeving van het Vertaalbureau in het afgelopen anderhalve decennium hebben doorgemaakt.

Er zijn echter nog enkele problemen. Deze hebben onder andere betrekking op de kantoorruimte van het Vertaalbureau, de samenstelling van de raad van bestuur, de kwestie van de werkgeversbijdrage aan de pensioenregeling voor het personeel van het Vertaalbureau, de prijsbepaling van zijn producten, die tot een chronisch overschot op zijn begrotingen heeft geleid, en ook de vraagstructuur naar vertalingen, die in sterke mate wordt bepaald door één cliënt maar die daarnaast een brede verscheidenheid aan klanten vertegenwoordigt van wie de vraag

Na een bescheiden start is het Vertaalbureau uitgegroeid tot een belangrijke dienstverlener, met een totale begroting van 45 169 971 EUR, 202 medewerkers en 736 008 vertaalde pagina’s in 2009. Van het totale aantal vertaalde pagina’s hadden er 524 240 betrekking op merken en modellen voor de grootste cliënt van het Vertaalbureau, het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt in Alicante.

4

naar vertalingen uiteenloopt van een paar honderd tot honderdduizenden pagina’s, zoals uit dit verslag blijkt. Het Vertaalbureau zoekt al jaren naar geschikte permanente huisvesting. Het toenemende aantal medewerkers vertaalt zich bovendien in een extra behoefte aan kantoorruimte. In 2004, tien jaar na de oprichting van het Vertaalbureau, konden we tot mijn genoegen overeenstemming bereiken over de modaliteiten en de hoogte van de huur van de tijdelijke kantoorruimten van het Vertaalbureau. Daarna concentreerde de aandacht zich op de zoektocht naar oplossingen voor de middellange en lange termijn. In 2009 werd een oplossing voor de middellange termijn en werd een deel van het personeel van het Vertaalbureau tot 2014 gehuisvest in een gebouw dicht bij de zetel van het Vertaalbureau op de Kirchberg. Ondertussen bleven de voorzitter van de raad van bestuur, de directrice van het Vertaalbureau en de autoriteiten van Luxemburg gezamenlijk zoeken naar een oplossing voor de lange termijn. Daarbij is een doorbraak bereikt met de intentieverklaring om het Vertaalbureau tegen 2015, na de renovatie, in zijn geheel in het huidige “Nouvel Hémicycle”-gebouw te huisvesten. Deze overeenkomst moet in beginsel nog worden bekrachtigd door een schriftelijke overeenkomst en worden aanvaard door de begrotingsautoriteiten van de EU.

Karl-Johan Lönnroth

was dit aantal toegenomen tot 70. Dat is het gevolg van de opeenvolgende uitbreidingen van de EU (aangezien de lidstaten lid van de raad van bestuur zijn) en de toename van het aantal agentschappen dat cliënt van het Vertaalbureau is, omdat deze traditioneel een vertegenwoordiger in de raad van bestuur kunnen benoemen. Hoewel de trend van constante toename van het aantal cliënten goed nieuws voor het Vertaalbureau is, vooral vanwege de noodzaak om een te grote afhankelijkheid van één cliënt te voorkomen, tast de grote omvang van de raad van bestuur de effectiviteit en daarom de kwaliteit van het bestuur aan. Naast de stroomlijning van de vertegenwoordiging van de Commissie en haar uitvoerende agentschappen heb ik in 2009 een reflectieproces onder de leden van de raad van bestuur geïnitieerd met het oogmerk om doelmatige manieren te vinden om binnen deze beperkingen te werken, waarbij gedacht kan worden aan alternatieve regelingen voor de vertegenwoordiging van cliënten in de raad van bestuur.

In het kader van het onderzoek van het systeem van EU-agentschappen dat momenteel wordt uitgevoerd door een interinstitutionele werkgroep, hebben leden van de raad van bestuur (en medewerkers van het Vertaalbureau) meegewerkt aan een evaluatiestudie waartoe de Europese Commissie in 2009 opdracht had gegeven. De studie bevat een aantal aanbevelingen die nu door de Europese Commissie worden bestudeerd. Enkele hiervan betreffen het bestuur van de agentschappen, waaronder de samenstelling en het functioneren van de raad van bestuur. Toen ik in 2004 het voorzitterschap van de raad van bestuur op me nam, bestond dit orgaan uit 39 leden. Eind 2009

Het Vertaalbureau is het enige agentschap waarvoor geldt dat er nog geen besluit is genomen over de betalingsvoorwaarden van de

5

werkgeversbijdragen aan de pensioenregeling van zijn personeel. Het geschil over de pensioenen tussen het Vertaalbureau en de Europese Commissie heeft ertoe geleid dat er nu naar een oplossing wordt gezocht via het Europees Hof van Justitie. Hoewel ik het betreur dat er in dit dossier geen oplossing is gevonden op basis van een compromisformule die ik in 2005 had voorgesteld, heb ik er vertrouwen in dat het geschil binnenkort eindelijk zal worden opgelost, zodat projecten die door deze situatie zijn geblokkeerd kunnen worden uitgevoerd. Een voorbeeld daarvan is de herziening van de oprichtingsverordening van het Vertaalbureau, die ervoor moet zorgen dat het cliëntenbestand van het Vertaalbureau kan worden verbreed en evenwichtiger kan worden gemaakt.

aandacht van de raad van bestuur. Vooral de aanbevelingen in gevallen waarin er onenigheid tussen de directeur en de dienst Interne Audit bestond zijn in de raad van bestuur besproken. De raad van bestuur heeft met genoegen kennis genomen van de daling van het percentage onvervulde vacatures van het Vertaalbureau, dat aan het eind van het jaar was afgenomen tot (het nog altijd hoge percentage van) 10%. Nu ik de overdracht van het voorzitterschap van de raad van bestuur aan mijn opvolger in de Europese Commissie en de nieuwe voorzitter in 2010 voorbereid, wil ik mijn waardering uitspreken voor de directrice, de secretaris van de raad van bestuur en het personeel van het Vertaalbureau, die steeds opnieuw blijk hebben gegeven van hun betrokkenheid en de hoge kwaliteit van hun werk. Ook wil ik de administratie van het Vertaalbureau bedanken voor de voortreffelijke samenwerking met de raad van bestuur. Met veel genoegen en dankbaarheid ben ik deze afgelopen jaren voorzitter van de raad van bestuur geweest. De raad van bestuur zelf is een goed voorbeeld van de microkosmos van meertaligheid, multiculturalisme, verschillende administratieve tradities en uiteenlopende belangen en doelstellingen. Het stemt altijd tot grote tevredenheid wanneer we erin slagen overeenstemming te bereiken en iedereen op één lijn te krijgen met het oog op het gemeenschappelijke doel: om van Europa onze gemeenschappelijke ruimte te maken, een betere plaats om te leven. En het is mij een groot genoegen geweest om deze taken samen met mijn medeleden van de raad van bestuur uit te voeren, in een collegiale en constructieve sfeer, ten behoeve van de permanente inspanningen van het Vertaalbureau voor kwaliteitsverbetering van zijn dienstverlening. Ik dank u allen en wens het Vertaalbureau alle succes in de toekomst!

De focus van het Vertaalbureau op de kwaliteit van zijn producten werd door de raad van bestuur toegejuicht. Dit bleek onder meer uit de goedkeuring van een reeks documenten over kwaliteitsborging, en ook uit het feit dat het Vertaalbureau naar nieuwe mogelijkheden bleef zoeken in de vorm van producten die het zijn cliënten kan aanbieden. Een andere belangrijke ontwikkeling in 2009 was de start van de herziening van de prijzenstructuur van het Vertaalbureau, die moet bijdragen aan een oplossing voor het probleem van het chronische begrotingsoverschot van het Vertaalbureau. De raad van bestuur heeft een werkgroep opgezet van aantal van zijn leden, om te helpen bij het voltooien van het nieuwe systeem, dat tegen 2012 in fasen zal worden geïmplementeerd. De begrotingsautoriteit heeft het Vertaalbureau kwijting verleend voor zijn financiële activiteiten over het jaar 2009, en de uitgevoerde audits resulteerden over het algemeen in gunstige beoordelingen van zijn werkzaamheden. Ook ben ik blij met het Audithandvest, dat is opgesteld om alle beginselen en verantwoordelijkheden duidelijk en transparant te maken. De aanbevelingen van de audits worden actief opgevolgd door het Vertaalbureau en hebben ook de volledige

Karl-Johan (Juhani) Lönnroth

6

DEEL I RAAD VAN BESTUUR de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen. Deze regels zijn grondig herzien in het kader van de modernisering van het personeelsbeleid. De raad van bestuur bleef betrokken bij de follow-up van controleverslagen van de Europese Rekenkamer (verslag over de jaarrekening van 2008) en van de dienst Interne Controle van de Commissie (IAS) (verslag over de follow-up van activiteiten en de monitoring en bouwstenen voor de betrouwbaarheid van het Vertaalbureau). De raad van bestuur heeft nota genomen van de over het algemeen goede resultaten en geconcludeerd dat de geplande maatregelen voldoende en passende actie omvatten om de doelstellingen te verwezenlijken.

RAAD VAN BESTUUR

Eind 2009 bestond de raad van bestuur uit 70 leden1: 41 vertegenwoordigers van de communautaire instellingen, agentschappen, bureaus en andere organen die een samenwerkingsovereenkomst met het Vertaalbureau hebben gesloten, 27 vertegenwoordigers van de lidstaten en 2 vertegenwoordigers van de Europese Commissie. Sinds 2004 wordt de raad van bestuur voorgezeten door de heer Lönnroth, directeurgeneraal Vertaling van de Europese Commissie.

Tot slot heeft de raad van bestuur tijdens zijn vergadering van oktober het startsein gegeven voor een discussie over de grondslagen van het prijsbeleid van het Vertaalbureau op basis van een analyse van de prijsstructuur die momenteel wordt gehanteerd en een voorstel van het Vertaalbureau voor de wijziging daarvan. Deze uitwisseling van ideeën heeft geleid tot de formulering van specifieke beleidslijnen, namelijk een geleidelijke hervorming van het prijsbeleid om een ontwikkeling in de richting van begrotingsevenwicht mogelijk te maken en verbetering van de verhouding tussen kosten en prijzen door de toepassing van criteria als het domein, de vorm, de taal en de complexiteit van teksten. De aanneming van deze beginselen, het besluit om hiervoor binnen de raad van bestuur een technische werkgroep in te stellen en het verzoek aan het Vertaalbureau om een langetermijnplan voor uitvoering van het nieuwe prijsbeleid op te stellen vormen de eerste stappen op weg naar een oplossing voor het probleem van het inkomstenoverschot dat, hoewel het Vertaalbureau al actie heeft ondernomen om dit terug te dringen, de voorgaande begrotingsjaren heeft gekenmerkt.

De raad van bestuur heeft in 2009 tweemaal vergaderd. Een groot deel van zijn werk was gewijd aan de voorbereiding en goedkeuring van het werkprogramma voor 2010 en aan de begrotingen (gewijzigde begroting nr. 1/2009 en de begroting voor 2010)2. Een ander besluit betrof een wijziging van het financieel reglement van het Vertaalbureau om dit in overeenstemming te brengen met de meest recente herziening van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen. Deze herziening was vooral gericht op het vereenvoudigen van bepaalde procedures en het verbeteren van de financiële controle, twee essentiële elementen van een modern en efficiënt systeem voor het financiële beheer. Een aantal besluiten had betrekking op de voortzetting van het proces van omzetting en implementatie van de verordeningen en regelingen van toepassing op 1 2

Een lijst van de leden van de raad van bestuur is te vinden in bijlage 1 bij dit verslag. Deze documenten kunnen worden geraadpleegd op: www.cdt. europa.eu, onder ‘Register of CdT documents’.

7

DEEL II INLEIDING DOOR DE DIRECTRICE VAN HET VERTAALBUREAU Voor het Vertaalbureau was 2009 een gezond jaar: gezien de wereldwijde economische vertraging kan de geringe afname van het vertaalvolume alleen maar in een relatief positief licht worden gezien. Het Vertaalbureau kwam uit op het niveau van 2007 en vertaalde 736 000 bladzijden. Dit was het resultaat van de grote inzet van 202 eigen medewerkers en van honderden taalspecialisten die in heel Europa als freelancers voor ons werken.

Ons keurmerk is altijd geweest dat wij vrijwel altijd de levertermijnen in acht nemen. Deze indicator blijven wij natuurlijk nauwlettend in het oog houden, maar we leggen er nu nog grotere nadruk op dat de beide andere elementen beantwoorden aan de vereiste hoge normen. In 2007 heeft het Vertaalbureau een interne reorganisatie doorgevoerd en is begonnen met het treffen van maatregelen ten behoeve van de vertaalkwaliteit. Deze kwamen in 2008 centraal te staan en leidden in 2009 tot de redactie van drie sleuteldocumenten. In de eerste plaats het kwaliteitsgarantiemodel voor vertalingen, een beleidsdocument dat onze algemene benadering van kwaliteitsbeheer op dit terrein schetst. Voorts de handleiding voor kwaliteitsgarantie, een uitvoerige beschrijving van de beginselen en maatregelen die in de loop van het vertaalproces moeten worden genomen om ervoor te zorgen dat de vertalingen geschikt zijn voor het beoogde doel. Ten slotte – en zeker niet het minst belangrijke document - het actieplan voor de kwaliteitsgarantie van vertalingen, dat in 2010 verder ten uitvoer zal worden gebracht. Nu steeds meer cliënten het allergrootste belang hechten aan het kwaliteitsaspect, komt de strategische concentratie op de kwaliteit van onze vertalingen zeer gelegen.

Het Vertaalbureau maakte in het afgelopen jaar vorderingen op veel terreinen – verbetering van systemen en werkstromen, begrotingsbeheer en -toezicht, invoering van normen voor de interne controle, risicobeheer, IT-ontwikkelingen en een bredere erkenning in de Europese vertaalsector, om maar enkele elementen te noemen. Dit jaarverslag van de werkzaamheden in 2009 geeft naast de statutair vereiste verantwoording aan de begrotingsautoriteiten tevens een eerlijk beeld, denk ik, van ons dagelijkse werk. Ik ga hier niet herhalen wat in het jaarverslag staat, maar zou de hoofdaspecten van het afgelopen jaar willen belichten met behulp van mijn gebruikelijke leidmotief van de drie hoekstenen: levertermijnen, kwaliteit en prijzen. Zij vormen immers de hoofdelementen die de tevredenheid van onze cliënten moeten garanderen, en dat is uiteraard ons hoogste doel.

Het Vertaalbureau hanteert al tien jaar lang dezelfde prijsstructuur, die echter niet meer volledig het werk voor onze cliënten weerspiegelt. Het feit dat wij al een aantal jaren achtereen het begrotingsjaar met een overschot afsluiten, bracht de Rekenkamer in 2006 tot de conclusie, dat “een dergelijke cumulatie van overschotten bewijst dat de methode voor de prijsbepaling van de vertalingen [van het Vertaalbureau] niet accuraat genoeg is.” Na een aantal, zij het niet bijzonder samenhangende, pogingen om het overschot te reduceren en de prijsstructuur te verbeteren, bereikte het Vertaalbureau in 2009 een doorbraak. Gebruik makend van de brede ervaring van externe adviseurs op het gebied van prijsstelling, en van hun onafhankelijke

Gailė Dagilienė

8

analyse, legden wij onze raad van bestuur een gestructureerd nieuw prijsvoorstel voor. Deze schaarde zich in beginsel achter het voorstel, dat de nieuwe prijsstructuur, het prijsbeleid en de prijsplanning omvat. De raad van bestuur stelde ook een taskforce op hoog niveau in om een aantal aspecten van het nieuwe systeem, die verband houden met de complexiteit van vertalingen, uit te werken. Er is weliswaar nog een lange weg te gaan voordat het nieuwe prijssysteem volledig kan worden ingevoerd, en deze weg zal niet gemakkelijk zijn, maar het Vertaalbureau zet zich hiervoor krachtig en zonder enige twijfel met succes in. Waarom ben ik daar zo zeker van? Met zo’n vakbekwaam en toegewijd personeel en de steun van de raad van bestuur en diens voorzitter, kan ik toch niet anders!

Gailė Dagilienė

9

HOOFDSTUK 1 D E K E R N A C T I V I T E I T VA N H E T V E R TA A L B U R E A U Het Vertaalbureau heeft zijn cliëntenportefeuille in 2009 verder uitgebreid door overeenkomsten te sluiten met zes nieuwe cliënten: het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (ERC), de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky (CSJU), het Uitvoerend Agentschap Onderzoek (REA), de Gemeenschappelijke Onderneming SESAR (SJU), de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming (EDPS), die alle hun zetel in Brussel hebben, en het Europees Instituut voor Gendergelijkheid (EIGE), dat is gevestigd in Vilnius.

A. ALGEMEEN OVERZICHT Net als in voorgaande jaren fluctueerden de prognoses van cliënten met betrekking tot het aantal te vertalen bladzijden, wat de begrotingsplanning van het Vertaalbureau er niet gemakkelijker op maakte. Zo was de oorspronkelijke prognose (818 950 bladzijden) in 2009 10,1% lager dan in 2008, en de bijgestelde prognose (744 722 bladzijden) 1,2% lager. Circa 58% van de vertalingen van documenten had een normale levertermijn, in 21,5% van de gevallen betrof het geplande vertalingen en 20,5% had een spoedeisend karakter. In 2008 waren deze percentages respectievelijk 53,4%, 19,9% and 26,7%. In 99,3% van de gevallen werd de vertaling binnen de gestelde termijn geleverd (tegen 98,4% in 2008 en 99,2% in 2007).

Het dienstenpakket van het Vertaalbureau omvat vertaling, revisie en wijziging van documenten, opmaak en taalcontrole, standaardisering, trefwoordenlijsten3 en terminologiewerk. Het Vertaalbureau biedt zijn cliënten drie verschillende termijnen (normaal, dringend en gepland), met bijbehorende tarieven – waarbij dringende vertalingen 25% duurder en geplande vertalingen 25% goedkoper zijn dan normale vertalingen.

Voor het nieuwe product ‘trefwoordenlijsten’, dat het Vertaalbureau in 2007 aan zijn dienstenpakket heeft toegevoegd, hebben in 2009 vijf cliënten aanvragen ingediend voor in totaal 31 085 trefwoorden, ofwel 41,9% meer dan in 2008. Circa 460 mandagen werden besteed aan het eigenlijke terminologiewerk (111 mandagen in 2008), waaruit blijkt dat deze activiteit in toenemende mate wordt erkend als een belangrijke factor voor de kwaliteitsborging van vertalingen.

In 2009 had het Vertaalbureau volledig bezette interne taalteams voor alle officiële EU-talen. Aan de vraag naar vertalingen van het Vertaalbureau wordt voldaan door interne of

800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 0

2005

2006

2007

2008

2009

Documenten

126 958

141 983

182 881

234 502

211 768

Gemeenschapsmerken en -modellen

378 480

404 752

549 792

512 914

524 240

Totaal aantalbladzijden

505 438

546 735

732 673

747 416

736 008

10

externe vertalers. Als het Vertaalbureau een aanvraag in een specifieke talencombinatie niet in eigen huis in behandeling kan nemen, of als een document zeer technisch van aard is, wordt er een beroep gedaan op onafhankelijke contractanten. In overeenstemming met de EU-regels voor openbare aanbestedingen is het Vertaalbureau op deze manier in staat tegemoet te komen aan de behoeften van zijn cliënten. Deze flexibiliteit is een van zijn sterke punten. In 2009 had het Vertaalbureau 1 410 raamovereenkomsten voor het uitbesteden van vertalingen. Bij het toewijzen van vertaalopdrachten houdt het Vertaalbureau altijd rekening met eerdere prestaties van zijn contractanten wat betreft het respecteren van leveringstermijnen en de kwaliteit van de vertalingen. In 2009 heeft het Vertaalbureau in totaal 409 788 bladzijden uitbesteed (circa 56% van het totale volume). In het kader van de kwaliteitsbewaking werden alle documenten gereviseerd door interne vertalers. In 99,4% van deze gevallen4 werd de kwaliteit van de vertalingen beoordeeld als goed of uitstekend (99,3% in 2008).

B. WAT HEEFT HET VERTAALBUREAU IN 2009 VOOR ZIJN CLIËNTEN GEDAAN? In overeenstemming met zijn beleid om de informatie-uitwisseling en samenwerking met alle belanghebbende partijen te bevorderen, bezocht het Vertaalbureau een aantal cliënten of ontving hen in zijn kantoren. In 2009 had het Vertaalbureau ontmoetingen met 19 van zijn 47 cliënten. Dit lag boven de doelstelling ‘25% van de cliënten ontmoet’ die in het werkprogramma voor 2009 was opgenomen. De vergaderingen met cliënten omvatten: a) een algemene uitwisseling van informatie over werkstromen, b) projectbesprekingen, c) seminars voor het personeel van het Vertaalbureau over specifieke onderwerpen en d) discussies over het versterken van de samenwerking met de nationale partners van zijn cliënten ten behoeve van een hoge kwaliteit van de vertalingen. De klanttevredenheidsformulieren worden nauwlettend bestudeerd en afgezet tegen de in het werkprogramma voor 2009 vastgestelde doelstelling. Hoewel het responspercentage gezien het totale aantal aan cliënten geleverde vertalingen nog steeds laag is, is het aantal geretourneerde klanttevredenheidsformulieren toegenomen, waardoor de doelstelling van een toename van 20% werd overschreden.

% 3.5 Totaal 3

Percentage

Positief Negatief

2.5

980

2

0

3

4

363

378 302

221

197 114 83

2006

2007

2008

2009

In 2009 heeft het Vertaalbureau een enquête over de klanttevredenheidsformulieren gehouden onder 41 cliënten. De respons was 50% en een belangrijke bevinding was dat hoewel cliënten feedback van

Een trefwoordenlijst is een lijst van woorden of uitdrukkingen in een specifieke brontaal. Het Vertaalbureau zorgt voor equivalente termen en uitdrukkingen in de gevraagde doelta(a)l(en). Anders dan bij terminologiewerk bevatten deze lijsten geen aanvullende informatie als referentieteksten, definities, context, enz. (Indicator:

602

433

1 0.5

665

654

1.5

aantal vertaalde documenten met een positieve beoordeling ) totaal aantal extern vertaalde documenten

11

1. Europees Milieuagentschap (EEA)

essentieel belang vinden voor het waarborgen van de kwaliteit en het bestaande systeem als nuttig ervaren, de meeste van hen maar beperkt gebruik maken van deze formulieren. En als zij die al gebruiken, is dat eerder om specifieke problemen te melden dan om ze in te zetten als algemeen communicatiemiddel betreffende de kwaliteit van de vertalingen. In 2010 zal het Vertaalbureau daarom zijn inspanningen opvoeren om de voordelen van het gebruik van klanttevredenheidsformulieren onder de aandacht van de cliënten te brengen. Dit zal het doen door middel van regelmatige informatie-uitwisselingen met zijn cliënten. Uit de enquête bleek tevens dat 42,9% van de cliënten geen voorstander is van het vervangen van het huidige klanttevredenheidsformulier – als Word-document – door een onlineformulier. Het Vertaalbureau zal daarom onderzoeken of op het toekomstige cliëntenportaal beide opties kunnen worden aangeboden.

Totaal aantal bladzijden Vertaald: 4 088

Prognose: 4 706

Aangevraagde bladzijden per type termijn Normaal: 3 556

Gepland: 0

Dringend: 532

Documenten geleverd binnen de gestelde termijn Aangevraagd: 365

Geleverd: 358

Klanttevredenheidsformulieren Ingezonden: 21

% ingezonden form.: 5.7%

In 2009 daalde het aantal voor het Europees Milieuagentschap vertaalde documenten. In 2009 heeft het Vertaalbureau voor het EEA onder meer diens strategie 2009-2013 vertaald, alsmede een algemene brochure voor 2009 en verslagen, persberichten en artikelen over diverse onderwerpen. Overeenkomstig zijn beleid om de uitwisseling van informatie en kennis met cliënten te bevorderen, en gelet op het feit dat milieukwesties voortdurend hoog op de agenda van de EU staan, heeft het Vertaalbureau met het EEA besproken of er in het laatste kwartaal van 2009 een opleidingsseminar kon worden georganiseerd voor de vertalers van het Vertaalbureau en andere EU-instellingen, zoals het Europees Parlement en de Europese Commissie. Wegens de Klimaattop in Kopenhagen in december was het EEA echter niet in staat een bezoek aan Luxemburg te brengen. Het seminar is daarom uitgesteld tot 2010.

Het Vertaalbureau heeft een handleiding voor zijn cliënten gemaakt: ‘The Translation Centre – a practical guide for clients’, die in 2010 op zijn website zal worden geplaatst. In 2009 heeft het Vertaalbureau het beheer van terminologiebronnen een nieuwe impuls gegeven. Terminologiebronnen zijn van cruciaal belang voor de kwaliteitsborging, vooral gezien het feit dat het Vertaalbureau werkt voor technisch en wetenschappelijk zeer gespecialiseerde EUorganen. Het Vertaalbureau heeft een ambitieus actieplan ontwikkeld voor het opzetten van dertien terminologieprojecten voor specifieke cliënten5. Hoewel deze projecten eind 2009 nog niet helemaal waren voltooid, vormen ze een belangrijke stap op weg naar harmonisatie van essentiële terminologie. Even belangrijk is dat het Vertaalbureau is begonnen met het systematisch aanbrengen van markeringen in brondocumenten om te wijzen op termen die in gevalideerde woordenlijsten kunnen worden gevonden. De eerste cliënt die dit instrument in de proeffase heeft gebruikt was het Europees Geneesmiddelenbureau. Het Europees Agentschap voor Chemische Stoffen en de Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid volgen in 2010.

2. Europese Stichting voor opleiding (ETF) Totaal aantal bladzijden Vertaald: 4 303

Prognose: 3 529


Gepland: 0

Dringend: 3 029


Geleverd: 489



Net als in voorgaande jaren vroeg de Europese Stichting voor opleiding voornamelijk om vertalingen van het Engels naar het Duits, het Frans, het Spaans en het Italiaans – de werktalen van de raad van bestuur van de Stichting. Een klein aantal documenten werd vertaald naar het Russisch en het Arabisch. Vertaald werden onder meer het werkprogramma, de nieuwsbrief ‘INFORM’, bepaalde nationale verslagen, het jaarverslag, programmabeschrijvingen, notulen en correspondentie.

Meer details zijn te vinden in het navolgende overzicht per cliënt. De volgorde van deze korte samenvattingen is gebaseerd op hun plaats in de begroting van het Vertaalbureau. 5 Zie hierna het overzicht per cliënt.

12

In april heeft het Vertaalbureau een lid van de eenheid Communicatie van de Stichting uitgenodigd om in Luxemburg te komen praten over een verbetering van het publicatieproces van nieuwsberichten in verschillende talen op haar website. Een van de ideeën was om vertalers toegang te geven tot haar systeem voor content management, zodat ze de tekst rechtstreeks in zouden kunnen invoeren. Nadat het Vertaalbureau uitleg had verstrekt over de vertaalwerkstromen en hoe vertalers gebruik maken van vertaalgeheugens, erkende de vertegenwoordiger van de ETF dat het verlenen van toegang tot het content-managementsysteem aan vertalers nog lang geen optie is, aangezien dit grote aanpassingen in dit systeem zou vereisen. Afgesproken is dat de partijen contact met elkaar zullen houden, mochten toekomstige ontwikkelingen vooruitgang op dit gebied mogelijk maken.

bestuur van het Vertaalbureau) een presentatie over het doel van het EWDD en zijn belangrijkste taken, het meertaligheidsbeleid van het EWDD, het jaarverslag – een meertalige publicatie met een onlineproductieproces –, de feedback aan vertalers en kwaliteitsverbeteringsprojecten. De deelnemers van het Vertaalbureau genoten van de presentatie en hadden grote waardering voor het feit dat spreekster blijk gaf van een groot inzicht in taal- en vertaalproblemen. Beide partijen waren het erover eens dat een vertaalproces tweerichtingverkeer is, wat een solide basis vormt voor de toekomstige samenwerking. Naar aanleiding van de vertaalfeedback van de nationale focal points van het EWDD met betrekking tot een aantal talen startte het Vertaalbureau een glossariumproject. De brontermen werden onttrokken aan de publicatie Drugs in Focus nr. 19 (over ethische en politieke implicaties van neurobiologisch onderzoek naar drugs). Van 83 gevalideerde Engelse termen werden, samen met de context en ontwerpdefinities, vertalingen in alle officiële talen van de EU gemaakt. De meertalige woordenlijst werd vervolgens voor formele goedkeuring aan de cliënt voorgelegd, waarna de lijst werd geïmporteerd in de terminologiedatabank IATE6.

3. Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD) Totaal aantal bladzijden Vertaald: 8 254

Prognose: 6 471


Gepland: 0

Dringend: 6 010


Geleverd: 584

4. Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA)


Totaal aantal bladzijden


Vertaald: 33 274

In 2009 ging het Vertaalbureau door met het uitvoeren van de maatregelen waartoe het Vertaalbureau en het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD) tijdens hun in november 2008 in Lissabon gehouden vergadering hadden besloten.

Prognose: 31 669


Gepland: 19 854

Dringend: 3 555

Documenten geleverd binnen de gestelde termijn Aangevraagd: 11 591

Geleverd: 11 537

Klanttevredenheidsformulieren

Het standaardiseringsproject voor een van de belangrijkste publicaties van het EWDD, ‘Drugs in Focus’, die in alle 23 officiële EU-talen en in het Turks en het Noors wordt uitgebracht, werd voltooid, en de definitieve bestanden werden gebruikt als referentiemateriaal voor de vertaling van alle in 2009 geproduceerde publicaties, waardoor een consistent gebruik van de standaardtermen in deze documenten werd gewaarborgd.

Ingezonden: 293


Net als in voorgaande jaren maakten in 2009 de samenvattingen van de Europese openbare beoordelingsrapporten (EPAR’s) het grootste deel van de door het Europees Geneesmiddelenbureau verlangde vertalingen uit. Ter waarborging van de kwaliteit en de consistentie van deze vertalingen werd een document met standaardteksten, dat het Vertaalbureau in 2008 had samengesteld, als referentiemateriaal gebruikt.

In maart 2009, na de vergadering van de raad van bestuur van het Vertaalbureau, gaf het hoofd van de eenheid Communicatie van het EWDD (en een van de meest ervaren leden van de raad van

Aan het begin van het jaar werd een nieuw type document over kruidengeneesmiddelen Vertaald: de 6

13

Interactieve Terminologie voor Europa.

publiekssamenvatting van het beoordelingsrapport van het Comité voor kruidengeneesmiddelen.

verwerkt en in IATE geïmporteerd konden worden om ze wereldwijd toegankelijk te maken. De meeste nationale bevoegde instanties gaven op tijd feedback, waardoor het Vertaalbureau het project tegen het einde van het jaar in de meeste talen kon afronden. Bovendien werd het Vertaalbureau tijdens een vergadering van werkgroep Kwaliteitsbeoordeling van documenten in november meegedeeld dat het Europees Geneesmiddelenbureau een verklarende woordenlijst van ongeveer 900 veelgebruikte wetenschappelijke termen had opgesteld, die moesten worden vertaald in termen die het algemene publiek goed kan begrijpen. Deze lijst werd eind 2009 aan het Vertaalbureau toegezonden om de leesbaarheid van voornamelijk de EPAR’s in alle doeltalen te verbeteren. In 2010 zal het Vertaalbureau mogelijk de opdracht krijgen om de hele lijst in alle officiële talen van de EU te vertalen.

Het Vertaalbureau ging door met het vertalen van productinformatie over nieuwe, door kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) ontwikkelde geneesmiddelen. In heel 2009 werden zeven van deze uitgebreide documenten door het Vertaalbureau verwerkt. Om de proeffase (2007-2008) van het KMO-project te evalueren en het vertaalproces binnen dit project te stroomlijnen, werd aan het begin van het jaar een videovergadering gehouden. Als follow-up daarvan organiseerde het Vertaalbureau een bezoek van twee interne vertalers van het Hongaarse team aan de Hongaarse bevoegde nationale instantie. Dit bezoek werd door beide partijen als zeer nuttig ervaren.

5. European Agency for Safety and Health at Work (EU-OSHA)

In 2009 nam het Vertaalbureau deel aan drie plenaire vergaderingen van de EMEA-werkgroep Kwaliteitsbeoordeling van documenten. Deze deelname aan vergaderingen bood het Vertaalbureau de gelegenheid om een samenvatting te geven van zijn ervaringen met alle KMO’s en de tot dusver vertaalde trefwoorden van de lijst van kruidengeneesmiddelen, en om mogelijke verdere verbeteringen met de aanwezige nationale bevoegde instanties te bespreken. Daarnaast werd tot in detail gesproken over een update van het belangrijkste bij de KMO-vertalingen gebruikte referentiedocument, het modeldocument voor geneesmiddelen voor menselijk gebruik van de werkgroep Kwaliteitsbeoordeling van documenten. Afgesproken werd dat het Vertaalbureau in 2010, wanneer het updateproces naar verwachting zal worden voltooid, bij deze discussie betrokken zal blijven.


Prognose: 8 480


Gepland: 1 064

Dringend: 296


Geleverd: 1 415



Ook in 2009 was de samenwerking met het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk (EU-OSHA) zeer efficiënt en positief, in het bijzonder op het gebied van terminologie. Nu de Europese campagnes een looptijd van twee jaar hebben, is het voor het Vertaalbureau gemakkelijker lijsten van specifieke terminologie samen te stellen, waarna deze door de de nationale focal points van het Agentschap worden gevalideerd en consistent worden gebruikt in alle vertalingen die met de campagne verband houden. Het Vertaalbureau ontving voor bijna alle officiële talen van de EU gevalideerde terminologiebestanden met betrekking tot aandoeningen aan het bewegingsapparaat (MSD’s), die enige vertraging hadden opgelopen vanwege technische problemen en een gebrek aan hulpmiddelen bij de nationale focal points in de voorgaande jaren. Voor de Europese campagne voor veiligheid en gezondheid op het werk (2008-2009) van het Agentschap stelde de terminologiegroep van het Vertaalbureau een lijst van 61 Engelse termen en hun equivalenten in alle officiële talen van de EU (behalve het Gaelisch) samen. De meertalige termenlijst (termen en context) werd vervolgens aan het EUOSHA en de nationale focal points voorgelegd ter validatie.

In een afzonderlijke vergadering in juni 2009 heeft het Europees Geneesmiddelenbureau gevraagd naar de bereidheid en de technische capaciteiten van het Vertaalbureau met het oog op de invoering van een nieuwe interface voor de verwerking en het beheer van KMOvertalingen (PIM) door de farmaceutische bedrijven, de nationale bevoegde instanties, het Geneesmiddelenbureau en het Vertaalbureau. In 2010 zullen naar verwachting verdere tests en besprekingen plaatsvinden. De terminologiewerkzaamheden voor het Europees Geneesmiddelenbureau concentreerden zich in 2009 op zijn verklarende woordenlijst, dat in 2006 is opgezet en nu meer dan 250 termen in alle officiële talen van de EU bevat. De nationale bevoegde instanties werd in 2009 gevraagd om de validatie van de termen van deze lijst waarover nog geen beslissing was genomen, te voltooien, zodat alle trefwoorden door het Vertaalbureau

14

De vertalers hadden in 2009 tijdens het vertaalproces slechts enkele linguïstische en inhoudelijke vragen, waaruit de uitstekende kwaliteit van de brondocumenten van EU-OSHA blijkt.

Ook werd de negende editie van Eurolocarno (van 1 januari 2009) gepubliceerd. De nieuwe taalversies werden beschikbaar gesteld aan de interne en externe vertalers. In februari 2009 namen medewerkers van het Vertaalbureau deel aan de bijzondere module ‘communautair handelsmerk’ van de master-rechtenopleiding Intellectuele Eigendom en Informatiemaatschappij van de universiteit van Alicante, die een week duurde.

Omdat dit het eerste jaar was dat de vertalers van het Vertaalbureau direct met de nationale focal points hebben samengewerkt op het gebied van taalspecifieke kwesties, heeft het Vertaalbureeau een kleine enquête gehouden. Uit de antwoorden van de vertalers bleek dat ze deze rechtstreekse interactie zonder uitzondering belangrijk en waardevol vonden. In 2010 zal het Vertaalbureau samen met het EU-OSHA de reactie van de focal points op deze samenwerking peilen.

In oktober 2009 hadden leidinggevenden van het Vertaalbureau een ontmoeting met de directeur van de afdeling Modellen en Register en de directeur van de afdeling Algemene Diensten van het BHIM om mogelijke nieuwe samenwerkingswegen te bespreken. Dit onderwerp stond ook op de agenda tijdens de bilaterale vergadering in Alicante in december, waar tevens het nieuwe kader voor de betrekkingen tussen het Vertaalbureau en het BHIM en de specifieke behoeften van het BHIM werden besproken. Ook is de mogelijkheid onderzocht om nieuwe taalkundige diensten op te zetten, zoals taalcontrole van in het Engels opgestelde oppositiebeslissingen (in verband met inbreuken op een merk) voor onderzoekers die het Engels niet als moedertaal hebben of de vertaling van e-weblabels (labels en menu’s voor softwaretoepassingen), waarvoor een aantal proefprojecten is gestart. Het Vertaalbureau bevestigde dat een verdere verkorting van de levertermijnen voor vertalingen van merken en een toename van het aantal batches dat per week wordt verwerkt, op zijn agenda staat.

6. Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) (BHIM) BHIM-documenten Totaal aantal bladzijden Vertaald: 24 538

Prognose: 51 765


Gepland: 6 027

Dringend: 909


Geleverd: 3 570



BHIM (Merken, Tekeningen en Modellen) Totaal aantal bladzijden Vertaald: 524 244

In september 2009 werd er voor vertalers een driedaagse inleiding gehouden in de beginselen van validatie van vertalingen van lijsten van goederen en diensten in het kader van het EuroAce-project. EuroAce is een databank die het BHIM zal openstellen voor het bedrijfsleven om ondernemingen te helpen bij het indienen van een aanvraag voor de registratie van een handelsmerk. Het vertaalproject is in december 2009 van start gegaan.

Prognose: 481 406

Aangevraagde bladzijden per type termijn Normaal: 0

Gepland: 514 951

Dringend: 9 293

De samenwerking met het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) bleef in 2009 uitstekend. Een grote verandering bij het BHIM dit jaar was de intrekking van de basisverordening en de aanneming van een nieuwe verordening. Om deze reden moest er speciale aandacht worden besteed aan de vertaling van verwijzingen naar deze verordening in gerelateerde documenten, waavan de meeste besluiten van de kamers van beroep betroffen. De bewaarplaats van referentiemateriaal van het Vertaalbureau (‘One Stop Shop’) werd geactualiseerd, en alle interne en externe vertalers werden daarover geïnformeerd.

Het BHIM heeft in 2009 diverse nieuwe taalkundige diensten aangevraagd (taalcontrole van oppositiebeslissingen, vertaling van e-labels, enz.). Het Vertaalbureau verwelkomde deze kans om zijn productaanbod te diversifiëren en heeft een aantal proefprojecten geïnitieerd om de kosten en de prijs van de nieuwe diensten te bepalen. Dit was een van de vele onderwerpen die op de agenda stonden tijdens de in december in Alicante gehouden bilaterale bijeenkomst.

15

7. Communautair Bureau voor plantenrassen (CPVO)

Het Vertaalbureau ging in 2009 door met zijn in 2008 gestarte project van verzameling en harmonisering van terminologie voor Europol. Eerst werd een lijst van Engelse termen voor wijziging en/of goedkeuring aan Europol toegezonden. Zodra de termen in alle talen zijn vertaald en gevalideerd zullen ze in IATE worden geïmporteerd, waardoor ze wereldwijd toegankelijk worden voor vertalers en nationale deskundigen. Een andere maatregel die het Vertaalbureau op verzoek van Europol heeft genomen, was de uitbreiding van de vervolgkeuzelijst voor ‘Doel’ in het document in FlosysWeb, zodat cliënten bij hun aanvragen meer in detail kunnen aangeven waarvoor het document zal worden gebruikt. Wanneer er een duidelijk beeld bestaat van het doelpubliek kan ook beter de te hanteren stijl worden bepaald.

Totaal aantal bladzijden Vertaald: 670

Prognose: 1 529


Gepland: 0

Dringend: 290


Geleverd: 239



Naast diverse juridische documenten met betrekking tot kwekersrechten, zoals besluiten en bezwaarschriften heeft het Vertaalbureau interne beleidsdocumenten, rapporten, correspondentie, persberichten, het jaarverslag, notulen van vergaderingen en het Mededelingenblad voor het Communautair Bureau voor plantenrassen vertaald.

In oktober 2009 nam het Vertaalbureau deel aan de 12de Internationale EuVID-bijeenkomst in Dresden om de leden van de werkgroepen van EuVID uit te leggen hoe het te werk gaat bij de vertaling van het EuVIDproject. EuVID is een databank waarin informatie over verschillende soorten en modellen voertuigen wordt verzameld (het VIN (voertuigidentificatienummer) en het PIN (product- of onderdeelidentificatienummer), waarmee vervolgens (gestolen) voertuigen kunnen worden geïdentificeerd.

In 2009 heeft het Vertaalbureau het CPVO een corpus van documenten voorgelegd om daar terminologie uit te distilleren. De bedoeling is dat het project in 2010 wordt afgerond, en het uiteindelijke doel is om de definitieve, gevalideerde termen te importeren in IATE, die zowel door interne als externe vertalers veel wordt gebruikt en wereldwijd toegankelijk is. 8. Europese Politiedienst (Europol)

Na de presentatie van het Vertaalbureau werden de vertrouwelijkheid van documenten, de overdracht van bestanden, voorvertalingen, kwaliteitscontrole, de planning en de doeltalen besproken. Als followup bracht de projectleider van het EuVID-project van Europol in december een bezoek aan het Vertaalbureau om te onderzoeken hoe het EuVID-vertaalproject in 2010 kan worden gestroomlijnd en gerationaliseerd.


Prognose: 22 124


Gepland: 812

Dringend: 5 733


Geleverd: 1 416


9. Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Eurofound)


In maart 2009 heeft de Europese Politiedienst (Europol) het Vertaalbureau een pakket met feedback over in de voorgaande maanden gemaakte vertalingen toegezonden, evenals algemene opmerkingen over de kwaliteit van de dienstverlening door het Vertaalbureau. Na een zorgvuldige analyse van de feedback kwamen beide partijen in juni bijeen om de bevindingen te bespreken en werd overeenstemming bereikt over een aantal procedurele verbeteringen. Er werd een actieplan opgesteld met door het Vertaalbureau en Europol te nemen maatregelen.


Prognose: 8 824


Gepland: 25

Dringend: 2 218


Geleverd: 2 163


16


De samenwerking met de Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Eurofound) verliep in 2009 even soepel als altijd.

In maart 2009 nam een lid van het Engelse team deel aan twee seminars over redactie ten kantore van het Cedefop in Thessaloniki. De seminars waren oorspronkelijk georganiseerd om de coördinatie van het redactiewerk binnen het Cedefop te verbeteren, maar het Vertaalbureau werd uitgenodigd omdat een aantal agentschappen belangstelling had getoond voor zijn idee van een taalcontroledienst voor Engelstalige teksten. Tijdens de seminars werd opnieuw bevestigd dat goed schrijven en goed redigeren nauw met elkaar samenhangen, ook al geldt dat hoe beter een tekst is geschreven, hoe minder redactiewerk er nodig is. De seminars vormden ook een goede gelegenheid om contacten te leggen met redacteuren die voor andere EU-organen werken.

Tijdens het bezoek van Eurofound aan het Vertaalbureau in 2008 werd besloten aan enkele oudere terminologieprojecten een vervolg te geven door de vertaling van bestaande begrippen in alle officiële talen van de EU te voltooien en 200 nieuwe begrippen in alle talen toe te voegen. De meertalige fase van het project zal in 2010 volgen. In november 2009 bracht de contactpersoon van de afdeling ICT van Eurofound een bezoek aan het Vertaalbureau voor een bespreking van de huidige en komende werkzaamheden. Daarbij werd speciale nadruk gelegd op een geplande verschuiving in het vertaalbeleid van Eurofound naar kortere samenvattingen in alle talen en het opzetten van meertalige, gemakkelijk toegankelijke webpagina’s. Het Vertaalbureau werd meegedeeld dat dit in een aanzienlijke toename van het aantal te vertalen documenten zal resulteren, maar niet in een toename van het aantal te vertalen bladzijden. Het Vertaalbureau benadrukte het belang van regelmatige prognoses van het werkvolume, bijvoeging van relevant referentiemateriaal en instructies voor vertalers en regelmatige feedback.

11. Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (FRA) Totaal aantal bladzijden Vertaald: 12 465

Aangevraagde bladzijden per type termijn Normaal: 9 814 Aangevraagd: 861 Ingezonden: 0

Aangevraagde bladzijden per type termijn Dringend: 851


Geleverd: 325


Geleverd: 851 % ingezonden form.: 0.0%

Net als in voorgaande jaren heeft het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (FRA) snel en tijdig gereageerd op vragen die tijdens het vertaalproces naar boven kwamen. De meeste vragen betroffen onduidelijkheden in de bronteksten. De teksten van het FRA hadden betrekking op een breed scala aan onderwerpen: de enquête EU-MIDIS (‘European Union Minorities and Discrimination Survey’), homofobie en dicriminatie op grond van seksuele geaardheid en geslacht, geweld tegen lesbische vrouwen en homoseksuele mannen in de EU, om er slechts enkele te noemen. De terminologie in deze teksten was zeer uitgebreid en gevarieerd, reden waarom de terminologiegroep een project voor het FRA heeft opgestart. In het kader hiervan werden circa tweehonderd regelmatig in de documenten van het FRA gebruikt termen geselecteerd en ter goedkeuring voorgelegd, samen met de bijbehorende context en definities. Het meertalige deel van het project zal volgen in 2010.

Prognose: 2 941 Gepland: 0

Dringend: 2 651



Normaal: 1 694

Gepland: 0

Documenten geleverd binnen de gestelde termijn

10. Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop)

Vertaald: 2 545

Prognose: 10 000


Het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) zond handleidingen, landenspecifieke rapporten, congrespapers (specifieke onderzoeksverhandelingen, voornamelijk over beroepsopleiding), de jaarlijkse begroting, het jaarverslag en publiciteitsmateriaal over zijn diensten en website ter vertaling naar het Vertaalbureau. De bronteksten werden voornamelijk in het Engels aangeleverd, en een klein gedeelte in het Grieks. De meest gevraagde doeltalen waren het Engels, het Frans en het Duits.

17

12. Europese Investeringsbank (EIB)

betroffen samenvattingen van wetenschappelijke adviezen die vanuit het Engels naar het Frans, het Duits en het Italiaans werden vertaald – de vier werktalen van de EFSA. Een ander belangrijk deel betrof diverse aanbestedingsprocedures en het strategisch plan voor de periode 2009-2013.


Prognose: 228


Gepland: 0

Dringend: 179


De samenwerking tussen het Vertaalbureau en EFSA bleef intensief, productief en voor beide partijen nuttig, in het bijzonder wat betreft het terminologiewerk. Als follow-up van een vergadering in 2008 in Parma heeft het Vertaalbureau samen met interne deskundigen/ proeflezers van EFSA het project ‘EFSA Terminology Watch’ uitgevoerd, dat tot doel had om de bestaande glossaria van essentiële termen van EFSA uit te breiden, door de Autoriteit te laten valideren en ze in IATE te importeren. EFSA bleef zelf bij haar dagelijkse proeflezingen en verwerking van door het Vertaalbureau geleverde vertalingen nieuwe termen voor IATE verzamelen en invoeren. Aangezien hun eigen middelen om terminologie in IATE in te voeren schaars waren, riepen de proeflezers van EFSA voor deze fase de hulp van de terminologiegroep van het Vertaalbureau in.

Geleverd: 1



Hoewel de Europese Investeringsbank (EIB) al sinds 2000 cliënt van het Vertaalbureau is, heeft de EIB jarenlang zelfstandig in zijn vertaalbehoeften voorzien. Tijdens een in februari 2009 gehouden bilaterale vergadering deelde het hoofd van de afdeling Taalkundige Diensten van de EIB het Vertaalbureau echter mee dat de EIB haar uitbestedingsbeleid aan het heroverwegen was en erover dacht om werk aan het Vertaalbureau toe te vertrouwen. Aan bod kwamen de verschillende vertaalprojecten van de EIB en wat dit voor het Vertaalbureau zou betekenen wat betreft vertaalvolume, doeltalen, opmaak en levertermijnen. Beide partijen beschreven hun werkmethoden en het Vertaalbureau gaf uitleg over zijn werkstroomsysteem Flosys, zijn kwaliteitsbewakingsbeleid – revisie van uitbestede vertalingen door interne vertalers, herschikking van de lijst van externe vertalers en vertaalfeedback via klanttevredenheidsformulieren – en het terminologiewerk dat wordt uitgevoerd in verband met IATE.

Voor januari 2010 werd een bezoek van de EFSA aan het Vertaalbureau gepland. Dit bezoek zal voor een groot deel worden besteed aan een uitgebreide praktijktraining voor IATE en de uitwisseling van opvattingen en ervaringen met vertalers van het Franse, het Duitse en het Italiaanse team. 14. Eurojust

Het Vertaalbureau ziet uit naar regelmatiger contacten met ingang van 2010.


13. Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (EFSA)

Normaal: 0

Totaal aantal bladzijden Vertaald: 7 605 Gepland: 9

Aangevraagd: 22 Ingezonden: 0


In 2009 vertaalde het Vertaalbureau één document voor Eurojust, van het Engels naar alle andere officiële talen van de EU.

Geleverd: 1 784


Dringend: 22


Dringend: 1 438


Gepland: 0


Prognose: 7 412


Prognose: 41

Aangevraagde bladzijden per type termijn


Het jaar 2009 betekende een voortzetting van de gebruikelijke activiteiten: de meeste vertalingen voor de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (EFSA)

18

15. Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (EMSA)

In 2009 begon de nauwe werkrelatie met het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (EASA) duidelijk vruchten af te werpen. Twee vertegenwoordigers van de eenheid Procesondersteuning van de afdeling Regelgeving van het EASA bezochten in oktober 2009 het Vertaalbureau. De vergadering was in drie opzichten belangrijk.


Prognose: 3 765


Gepland: 0

Dringend: 463


In de eerste plaats had het EASA zijn redactie- en vertaalbeleid opnieuw tegen het licht gehouden om de kwaliteit van zowel de brondocumenten als de vertalingen te verbeteren. Wat betreft de kwaliteit van de brondocumenten heeft het Agentschap aan het begin van het jaar een workshop georganiseerd over kwaliteitsverbetering bij het opstellen van regels. Het Vertaalbureau heeft hieraan actief deelgenomen met een presentatie door een lid van het Engelse team die grotendeels was gebaseerd op de eigen publicatie ‘Writing for Translation’ en de campagne ‘Fight the Fog’ van de Europese Commissie. De raad van bestuur van het EASA keurde de aanbeveling van de werkgroep Vertaling goed om een netwerk van focal points voor vertalingen te vormen, waarvan de nationale luchtvaartautoriteiten, het Vertaalbureau, de Europese Commissie, het Europees Parlement en het Agentschap deel uitmaken. Het netwerk begon nu operationeel te worden. Alle focal points zouden een presentatie krijgen, onder meer aan de hand van door het Vertaalbureau geleverd ppt-materiaal, over het doel van het netwerk en de rol van elke partij.

Geleverd: 130



Het aantal vertaalopdrachten van het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (EMSA) daalde in 2009 licht. Aangezien het werkgebied van het EMSA heel specifiek en technisch van aard is, werd het nodig geacht een terminologieproject te starten als fundament voor de vertaling van lange technische rapporten. De verscheidenheid aan brontalen rechtvaardigde eveneens de investering. Voor dit project werd een aantal brondocumenten geïdentificeerd, waaronder het Verdrag van de Internationale Maritieme Organisatie (IMO) betreffende de normen voor zeevarenden inzake opleiding, diplomering en wachtdienst (het STCWVerdrag), het Internationaal Verdrag voor de beveiliging van mensenlevens op zee (het SOLAS-Verdrag) en de EUrichtlijnen; de selectie van Engelse brontermen en definities en de vertaling in meerdere talen zullen volgen. Speciale aandacht zal worden besteed aan de definitie van termen, aangezien dezelfde term verschillende betekenissen of reikwijdten kan hebben, afhankelijk van de bron. Het project zal zeker nog de eerste helft van 2010 in beslag nemen.

In de tweede plaats deelde het EASA het Vertaalbureau mee dat het met ingang van 2010 meer vertaalwerk aan het Vertaalbureau zal aanbieden, omdat het Agentschap nieuwe terreinen gaat betreden, zoals vliegbewegingen, vergunningen voor vliegtuigbemanningen, vervoerders uit derde landen en beheer van het luchtverkeer en luchthavens. Het Vertaalbureau zal nauw met het EASA samenwerken om een solide taalkundige basis te scheppen voor wat ongetwijfeld interessante vertalingen zullen worden. Als voorbereiding op het werk voor 2010 gaf het EASA het Vertaalbureau enkele waardevolle taalspecifieke referentiedocumenten (verklarende woordenlijsten, wetgevingsteksten en informatieve teksten) die grotendeels door de nationale luchtvaartautoriteiten zijn verzameld.

In oktober 2009 heeft de terminologiegroep van het Vertaalbureau het projectvoorstel op het hoofdkantoor van het Agentschap. 16. Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (EASA) Totaal aantal bladzijden Vertaald: 2 055

Prognose: 9 412


Gepland: 1 108

Dringend: 905


Geleverd: 140


Tot slot werd overeengekomen dat het Vertaalbureau het EASA zal helpen bij het verzamelen van


19

brontermen die voldoen aan de regels en de vertaalbeginselen van IATE.

via de klanttevredenheidsformulieren, de mogelijkheid om modeldocumenten voor de rapportage van ongelukken en incidenten op te stellen en het belang van passend referentiemateriaal en instructies bij het aanvragen van vertalingen. In dit verband wees het Vertaalbureau op het incident dat zich in 2009 had voorgedaan, waarbij vertalingen moesten worden geleverd op basis van ontwerpverordeningen waarvoor geen officiële vertaling beschikbaar was. Overeengekomen werd dat in het vervolg in dergelijke gevallen een disclaimer wordt bijgevoegd.

17. Europees Spoorwegbureau (ERA) Totaal aantal bladzijden Vertaald: 6 820

Prognose: 11 706


Gepland: 373

Dringend: 354


Geleverd: 168

18. Europees Agentschap voor netwerken informatiebeveiliging (Enisa)



De hoeveelheid vertaalwerk voor het Europees Spoorwegbureau (ERA) was in 2009 bijna tweemaal zo groot als in 2008. Een aanzienlijk aantal documenten werd vertaald naar het Engels, de werktaal van het Spoorwegbureau. Deze vertalingen zijn bedoeld voor intern gebruik en worden doorgaans niet gepubliceerd op de website van het ERA. Indirect werken ze echter door in de veiligheidsrapporten die het ERA elke twee jaar uitbrengt, met jaarlijkse updates.


Prognose: 2 319


Gepland: 1 242

Dringend: 16


Geleverd: 63


Alleen specialisten zijn vertrouwd met het vocabulaire van het werkterrein van het ERA, daarbuiten is het moeilijk om aan de juiste terminologie te komen. Vandaar dat het belangrijk werd geacht om zijn kernterminologie vast te leggen als basis voor goede en eenduidige vertalingen; dit project zal naar verwachting in 2010 worden afgerond.


De hoeveelheid vertaalwerk voor het Europees Agentschap voor Netwerk- en Informatiebeveiliging (Enisa) was in 2009 weliswaar groter dan in 2008, maar nog steeds bescheiden. Het Agentschap gaf echter nuttige feedback over de vertalingen, vooral met betrekking tot de Engelse, Franse en Duitse terminologie.

In september 2009 vond er in Valenciennes een vergadering plaats waar het Vertaalbureau het terminologieproject voor het ERA presenteerde en de integratie van de eigen terminologiebronnen van het ERA in IATE werd besproken. Het ERA heeft in samenwerking met een extern adviesbureau een terminologieproject op het gebied van veiligheid en interoperabiliteit uitgevoerd. Dit project werd in januari 2009 afgerond en de terminologie is intern bij het ERA en bij het Vertaalbureau beschikbaar in het Engels, het Frans en het Duits. Het ERA wil deze terminologie graag delen met derden. IATE wordt daartoe gezien als een ideaal medium, omdat het al enige meertalige spoorwegterminologie bevat en gratis toegankelijk is voor het publiek.

De assistente van het hoofd van de afdeling Administratie van het Enisa, die verantwoordelijk is voor het indienen van vertaalaanvragen, had het Vertaalbureau in december 2008 bezocht. Ze had dit bezoek buitengewoon nuttig gevonden en benaderde het Vertaalbureau in november 2009 opnieuw met de vraag of er een korte vergadering kon worden georganiseerd om de aanvragen die in 2009 waren gedaan en alle daarmee verband houdende punten te evalueren en een ontwerpplan voor 2010 te bespreken. Aangezien het einde van het jaar een zeer drukke periode was, kwamen de partijen overeen deze vergadering in 2010 te houden.

Daarnaast werden diverse punten besproken die voor de samenwerking van essentieel belang zijn, zoals de programmering van vertalingen, het geven van feedback

20

19. European Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (ECDC)

Het aantal vertalingen dat Frontex in 2009 aanvroeg, daalde met een derde ten opzichte van 2008. De aanvragen hadden onder meer betrekking op het werkprogramma, begrotingsdocumenten en referentie-informatie.


Prognose: 3 074


Gepland: 1 056

De Maltese vertalers van het Vertaalbureau stelden in 2009 op basis van documenten van Frontex een glossarium van belangrijke termen samen. Andere teams leverden equivalenten in hun eigen taal aan. Dit glossarium kan worden gebruikt als basis voor een terminologieproject dat voor 2010 gepland staat.

Dringend: 188


Geleverd: 362



21. Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA)

Ook in 2009 was het aantal vertaalopdrachten van het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (ECDC) vrij beperkt. De aanvragen hadden voornamelijk betrekking op de griep, de website van het Centrum en een overzicht van recente publicaties.



Gezien de recente uitbraak van een grieppandemie nam het ECDC zijn verantwoordelijkheid op het gebied van de volksgezondheid door diverse instructies voor het publiek te publiceren (in alle officiële talen van de EU) waarin werd uitgelegd hoe blootstelling aan grieppvirussen kan worden vermeden, evenals een analyse van de situatie in enkele lidstaten van de EU. Ook enkele onderdelen van de website van het ECDC werden in 2009 door het Vertaalbureau vertaald. Daarnaast werd een groot vertaalproject uitgevoerd dat betrekking had op de samenvattingen van belangrijke publicaties van het ECDC in 2008. Het doel hiervan was om een overzicht te geven van de belangrijkste bevindingen en informatie uit de omvangrijke rapporten die in 2008 waren uitgebracht.

Aangevraagd: 1 202 Ingezonden: 10




Geleverd: 123

Het Vertaalbureau onderzocht in 2009 de bestaande terminologiebronnen voor het EACEA, alsmede voor ETF en het Cedefop. Omdat daarbij werd vastgesteld dat een


Geleverd: 1 189

In 2009 ontving het Vertaalbureau vertaalopdrachten van de tien operationele eenheden van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA). Het ging hierbij voornamelijk om vertalingen naar het Engels, het Frans en het Duits, de drie werktalen van de Europese Commissie. De documenten hadden betrekking op een gebied dat even breed was als het takenpakket van het EACEA, dat zeven grote communautaire programma’s bestrijkt die gedeeltelijk of geheel aan het Uitvoerend Agentschap zijn gedelegeerd: een leven lang leren, Erasmus Mundus, Tempus, Cultuur, Jeugd in actie, Europa voor de burgers en Media, en diverse internationale samenwerkingsovereenkomsten op het gebied van hoger onderwijs. De te vertalen documenten betroffen programmagidsen en -beschrijvingen, oproepen tot het indienen van voorstellen, aanvraagformulieren en bijbehorende documentatie en studies op het gebied van onderwijs, kunst en cultuur. De kennisgevingen voor publicatie in het Publicatieblad werden in 22 talen vertaald; studies en gespecialiseerde rapporten werden vertaald in de drie werktalen.


Dringend: 4 256



Normaal: 2 852

Gepland: 0


20. Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie (Frontex)

Vertaald: 2 865

Prognose: 14 118


21

24. Uitvoerend Agentschap voor gezondheid en consumenten (EAHC)

aantal elkaar overlappende begrippen moest worden verduidelijkt, werd een gezamenlijk terminologieproject opgenomen in de planning voor 2010.


22. Uitvoerend Agentschap voor concurrentievermogen en innovatie (EACI)

Normaal: 543


Prognose: 706 Gepland: 0

Aangevraagd: 199

Dringend: 174

Ingezonden: 4


Het aantal vertalingen voor het Uitvoerend Agentschap voor concurrentievermogen en innovatie (EACI) was ook in 2009 zeer bescheiden. De documenten betroffen grotendeels oproepen tot het indienen van voorstellen en specificaties van aanbestedingsprocedures. De meeste documenten werden vertaald van het Engels naar het Frans of het Duits, maar er waren ook aanvragen voor vertalingen van het Grieks, het Italiaans en het Spaans naar het Engels. 23. Europese Politieacademie (Cepol) Totaal aantal bladzijden Vertaald: 629

Prognose: 588


Gepland: 0


Geleverd: 74

Vertaald: 22


% ingezonden form.: 2%

25. Toezichtautoriteit voor het Europees GNSS (GSA)

Dringend: 135


Geleverd: 197

Het Uitvoerend Agentschap voor gezondheid en consumenten (EAHC) is sinds 2007 cliënt van het Vertaalbureau, maar het aantal te vertalen bladzijden is nog altijd beperkt. De vertalingen betroffen voornamelijk korte documenten van administratieve aard, zoals oproepen tot het indienen van voorstellen, uitnodigingen tot het indienen van offertes, toekenningen van financiële bijdragen en andere documenten in verband met de toewijzing van EUmiddelen uit diverse regelingen en programma’s. De belangrijkste brontalen waren het Bulgaars, het Engels en het Italiaans. Aangezien zijn naam in 2008 is gewijzigd van Uitvoerend Agentschap voor het volksgezondheidsprogramma (PHEA) in Uitvoerend Agentschap voor gezondheid en consumenten (EAHC), zijn bepaalde terminologiekwesties nog niet opgelost, zoals de afkorting van zijn naam in alle officiële talen van de EU.


Dringend: 820



Gepland: 0



Prognose: 1 882


Prognose: 94



Normaal: 22

Gepland: 0

Dringend: 0


Het aantal aanvragen dat werd ontvangen van de Europese Politieacademie (Cepol) nam in 2009 af.

Aangevraagd: 22

Geleverd: 22


Het Vertaalbureau heeft grote waardering voor de inspanningen van de Europese Politieacademie om feedback te geven. Ook in geval van vertaalproblemen beantwoordde de Europese Politieacademie de vragen snel.

Ingezonden: 0


De samenwerkingsovereenkomst met de Toezichtautoriteit voor het Europees GNSS (GSA) werd in 2007 getekend. In 2009 heeft de GSA bij het Vertaalbureau één aanvraag gedaan, voor de vertaling van een Engelstalig document naar alle officiële talen van de EU.

Het Vertaalbureau is op basis van de gemeenschappelijke leerplannen van de Europese Politieacademie een terminologieproject gestart, dat in 2010 zal worden voortgezet.

22

26. Europees Defensieagentschap (EDA)

Tijdens de vergadering in mei werd ook het startsein gegeven voor diverse andere initiatieven, zoals deelname van de ECHA-coördinator van het Vertaalbureau aan een trainingssessie in Helsinki, die gericht was op het vergroten van het begrip van de taken, organisatie en werkmethoden van het ECHA. Momenteel worden trainingssessies voorbereid om vertalers vertrouwd te maken met de rol, verantwoordelijkheden, taken en hulpmiddelen van het ECHA met betrekking tot REACH. In november 2009 gaven twee medewerkers van het Vertaalbureau op uitnodiging van de directeur Samenwerking van het ECHA, in Helsinki een workshop over ‘Writing for Translation’ aan een groep van circa twintig medewerkers van het ECHA, die allen betrokken zijn bij het opstellen van documenten die uiteindelijk door het Vertaalbureau zullen worden vertaald.


Prognose: 106


Gepland: 0

Dringend: 32


Geleverd: 6



In 2009 nam de hoeveelheid werk voor het Europese Defensieagentschap (EDA) licht toe. De meeste vertalingen betroffen zeer technische documenten (projectregelingen) op het werkterrein van het EDA. 27. Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA)

Het Vertaalbureau en het ECHA hebben eind 2008 een overeenkomst gesloten over de uitvoering van het ‘REACH-TERM-project’, dat als doel heeft om gebruikers van REACH een betrouwbare, samenhangende en geactualiseerde bron van terminologie aan te bieden. In het kader van dit project heeft het Vertaalbureau een kernglossarium voor REACH samengesteld, dat bestaat uit ongeveer vierhonderd meertalige begrippen met hun definities, referenties en andere meta-informatie. Het Vertaalbureau werkte ook met het ECHA samen bij de ontwikkeling van een IT-systeem voor de verspeiding van dit glossarium onder alle partijen die bij REACH zijn betrokken. Het ECHA heeft besloten zijn samenwerking met het Vertaalbureau in dit project voort te zetten. Het zal onder de naam ‘ECHA TERM’ voorzien in aanvullende taalkundige hulpmiddelen en in de implementatie van een IT-platform op basis van de systeemvereisten die in 2009 zijn vastgesteld.


Prognose: 34 524


Gepland: 0

Dringend: 4 085


Geleverd: 930



De eerste helft van 2009 werd gekenmerkt door de vertaling van de REACH-richtsnoeren van het Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA). De vertaling van deze documenten was een zeer zware taak, niet alleen gezien de omvang en de terminologische dichtheid, maar ook gezien de technische complexiteit ervan. Een eerste kwaliteitscontrole van deze (in 2008 vertaalde) documenten door het Agentschap bracht inderdaad een aantal tekortkomingen aan het licht. Er waren meerdere correctieronden nodig om de documenten voor publicatie gereed te maken.

Als onderdeel van zijn dynamische terminologieaanpak heeft het Vertaalbureau een terminologieproject voor de kamer van beroep van het ECHA uitgevoerd. De kamer van beroep kreeg de beschikking over belangrijke terminologie, in alle officiële talen van de EU, uit de van toepassing zijnde verordeningen, voordat werd begonnen met de behandeling van zaken en het toezenden van de beslissingen van de kamer aan het Vertaalbureau. De kamer van beroep is in 2009 begonnen met het valideren van de terminologie in enkele van de doeltalen, die uiteindelijk in IATE zal worden geïmporteerd.

Tijdens een vergadering in mei in Helsinki bespraken het ECHA en het Vertaalbureau het project en kwamen tot de conclusie dat aan beide zijden fouten waren gemaakt. Overeengekomen werd een aantal maatregelen te treffen om herhaling in de toekomst te voorkomen. De maatregelen hadden betrekking op alle fasen van het vertaalproces en kunnen mogelijk ook voor andere cliënten gelden: de planning van het werk door de cliënt, de analyse en voorbereiding van de vertalingen door het Vertaalbureau, het vertaalproces zelf en de nabehandeling van documenten.

Vermeldenswaard is tot slot dat het Vertaalbureau, na een openbare aanbesteding voor vertalingen op chemisch gebied in het voorgaande jaar, in 2009 een aantal

23

raamovereenkomsten heeft gesloten met externe aanbieders van vertalingen.

30. Satellietcentrum van de Europese Unie (EUSC)

28. Communautair Bureau voor visserijcontrole (CFCA)

Het Vertaalbureau heeft in 2009 geen vertaalopdrachten van het Satellietcentrum van de Europese Unie ontvangen.


Prognose: 706

31. Uitvoerend Agentschap voor het transEuropese vervoersnetwerk (TEN-T EA)


Gepland: 0

Dringend: 131



Vertaald: 189

Geleverd: 77



Normaal: 189


Aangevraagd: 52 Ingezonden: 0

Prognose: 1 176 Dringend: 98



Vertaald: 760

Geleverd: 41

Prognose: 786




32. Europees Instituut voor innovatie en technologie (EIT)


Aangevraagd: 41

Geleverd: 52

Het aantal vertaalopdrachten van het Uitvoerend Agentschap voor het trans-Europese vervoersnetwerk (TEN-T EA), dat in april 2008 een overeenkomst met het Vertaalbureau heeft gesloten, was in 2009 iets hoger dan in 2008. Behalve begrotingsdocumenten, die werden vertaald naar alle officiële talen van de EU, werden strategische actieplannen voor specifieke projecten en een model voor een eindverslag en een financiële verklaring naar het Engels, het Frans en het Duits vertaald.


Gepland: 0

Dringend: 0


29. Europese Gemeenschappelijke Onderneming voor ITER en de ontwikkeling van fusie-energie (Fusie voor energie) (F4E)

Normaal: 162

Gepland: 0


Het aantal vertaalopdrachten van het Communautair Bureau voor visserijcontrole (CBVC), dat in februari 2008 cliënt van het Vertaalbureau is geworden, was nog bescheiden. De documenten betroffen voornamelijk specificaties van aanbestedingen, begrotingsaangelegenheden en het werkprogramma voor 2010.

Vertaald: 260

Prognose: 74

Normaal: 92


Gepland: 0

Dringend: 668


De vertaalopdrachten van F4E, een van de cliënten waarmee het Vertaalbureau in 2008 een overeenkomst heeft gesloten, werden met succes afgehandeld, en het Vertaalbureau ziet uit naar intensievere contacten in 2010.

Aangevraagd: 79

Geleverd: 79


% ingezonden form.: 0%

Het Europees Instituut voor innovatie en technologie (EIT) werkt pas sinds 2008 met het Vertaalbureau samen en het aantal vertaalopdrachten dat in 2009 werd ontvangen was nog beperkt. Het EIT vroeg vertalingen aan vanuit het Engels en het Hongaars. Oproepen tot het indienen van voorstellen werden vertaald naar 22 officiële talen van de EU, terwijl een aantal juridische documenten die betrekking hadden op het hoofdkantoor van het EIT werd vertaald van het Hongaars naar het Engels en het Frans.

De documenten betroffen openbare aanbestedingen, brochures waarin de taken en activiteiten van F4E worden beschreven, correspondentie, een administratieve overeenkomst over schooldiensten en diploma’s.

24

33. Uitvoerend Agentschap Europese onderzoeksraad (ERC)

en is opgericht door de Europese Commissie om baanbrekende technologieën te ontwikkelen die de effecten van het luchtvervoer op het milieu in belangrijke mate moeten verminderen.


Prognose: 73


Gepland: 0

36. Europees Instituut voor gendergelijkheid (EIGE)

Dringend: 64


In augustus 2009 heeft het Vertaalbureau een overeenkomst gesloten met het Europees Instituut voor gendergelijkheid. Aanvankelijk was het Instituut in Brussel gevestigd, maar in december vond de verhuizing naar zijn permanente zetel in Vilnius (Litouwen) plaats. Het Instituut heeft tot op heden nog geen vertalingen aangevraagd.

Geleverd: 46



In 2009 verzocht het Uitvoerend Agentschap Europese onderzoeksraad (ERC), cliënt van het Vertaalbureau sinds begin van het jaar, het Vertaalbureau om een aantal oproepen tot het indienen van voorstellen vanuit het Engels naar alle andere 22 officiële talen van de EU te vertalen, aangezien de documenten waren bedoeld voor publicatie in het Publicatieblad. Andere vertalingen betroffen de begroting en enkele onderzoeksvoorstellen, die werden vertaald vanuit het Frans en het Duits naar het Engels.

37. Europese Commissie – CCE-EMPLOI Totaal aantal bladzijden Vertaald: 15 375 Normaal: 7 249

Aangevraagd: 1 916 Ingezonden: 12

Prognose: 32

Aangevraagde bladzijden per type termijn Gepland: 0

Geleverd: 21


Geleverd: 1 906 % ingezonden form.: 0.6%

De vertaalopdrachten van het directoraat-generaal Werkgelegenheid, sociale zaken en gelijke kansen (CCE-EMPLOI) van de Europese Commissie hadden betrekking op het banenportaal EURES en de zoekmachine voor werkzoekenden en werkgevers van EURES. De brondocumenten waren over het algemeen in het Engels opgesteld. De teksten voor het portaal werden vertaald naar alle officiële talen van de Europese Economische Ruimte (de EU-talen, Noors en IJslands). Een groot project in 2009 was het overzicht van de levens- en arbeidsomstandigheden, waarvoor alle openbare diensten voor arbeidsbemiddeling in de lidstaten van de EER bijdragen hadden geleverd en dat werd vertaald in alle officiële talen van de EER. Omdat deze teksten zijn bedoeld voor het algemene publiek, moesten ze worden vertaald in een journalistieke, gemakkelijk te begrijpen stijl. Daarom heeft het Vertaalbureau geïnvesteerd in enkele schrijfvaardigheidstrainingen voor vertalers. Soortgelijke cursussen zijn opgenomen in het opleidingsplan van het Vertaalbureau voor 2010.

Dringend: 0


Dringend: 494



Normaal: 21

Gepland: 7 632


34. Uitvoerend Agentschap onderzoek (REA)

Vertaald: 21

Prognose: 9 400



In maart 2009 heeft het Vertaalbureau een overeenkomst gesloten met het Uitvoerend Agentschap onderzoek (REA), dat tot taak heeft excellent onderzoek en innovatie te bevorderen teneinde de Europese Unie in staat te stellen haar ambities op het gebied van werkgelegenheid en concurrentievermogen in de mondiale kenniseconomie te verwezenlijken. In 2009 verzocht het Agentschap het Vertaalbureau om de vertaling van één Engelstalig document naar alle officiële talen van de EU, behalve het Iers. 35. Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky In februari 2009 is een overeenkomst gesloten met de gemeenschappelijk onderneming Clean Sky. Clean Sky is een ‘Gezamenlijk Technologie-initiatief’

25

38. Raad van de Europese Unie (Raad)

Ook de terminologen van de Europese Rekenkamer waren zeer behulpzaam door de terminologiegroep van het Vertaalbureau interne woordenlijsten en referentiedocumenten van hun intranet ter beschikking te stellen, wat zeer nuttig bleek. Dit samenwerkingsproject loopt nog.


Prognose: 772


Gepland: 835

Dringend: 91


De Europese Rekenkamer versterkte zijn banden met het Vertaalbureau om het referentiemateriaal te allen tijde u p to date te houden en ervoor te zorgen dat de informatieoverdracht tussen degenen die de vertaalopdrachten ontvangen en toewijzen en degenen die het werk uitvoeren (interne en externe vertalers) vloeiend verloopt.

Geleverd: 636



In 2009 zond de Raad meer documenten ter vertaling naar het Vertaalbureau. In de meeste gevallen werden vertalingen naar niet-EU-talen aangevraagd, zoals het Albanees, het Chinees, het Kroatisch, het Farsi, het Macedonisch en het Russisch. De eisen van de Raad waren heel specifiek, niet alleen met betrekking tot de inhoud, maar ook wat betreft de vorm. Bij enkele talen, zoals het Chinees, was dit beslist geen gemakkelijke opgave voor het technische team van het Vertaalbureau, omdat ervoor moest worden gezorgd dat de definitieve presentatie niet ten koste zou gaan van de leesbaarheid van de tekst.

40. Hof van Justitie (CJ) Totaal aantal bladzijden Vertaald: 218

Aangevraagde bladzijden per type termijn Normaal: 218 Aangevraagd: 10 Ingezonden: 10



Geleverd: 94


Geleverd: 10 % ingezonden form.: 100%

Net als in voorgaande jaren zond het Hof van Justitie slechts een klein aantal vertaalaanvragen aan het Vertaalbureau. Deze aanvragen hadden betrekking op technische documenten van niet-juridische aard, en voornamelijk op door de instelling gepubliceerde oproepen tot het indienen van voorstellen. De bijbehorende klanttevredenheidsformulieren werden snel ingezonden en wezen niet op problemen met de kwaliteit. Het Vertaalbureau stelde de bereidheid van het Hof van Justie om interne woordenlijsten en referentiedocumenten van het intranet beschikbaar te stellen zeer op prijs.


Dringend: 0



Normaal: 573

Gepland: 0


39. Europese Rekenkamer (ERK)

Vertaald: 1 277

Prognose: 44


De samenwerking met de Europese Rekenkamer verliep in 2009 even soepel als in voorgaande jaren. De revisoren van de taalteams van de Europese Rekenkamer, zelf ervaren vertalers, gaven uitvoerige (en in de overgrote meerderheid van de gevallen positieve) feedback over de door het Vertaalbureau geproduceerde vertalingen. Bij elke opdracht werden, voor zover mogelijk, referentiedocumenten gevoegd. Enkele taalteams van de Europese Rekenkamer, zoals het Duitse team, overlegden zelfs taalspecifieke richtsnoeren en instructies die hun vertalers hadden opgesteld om ervoor te zorgen dat hun eigen ‘huisstijl’ consistent wordt toegepast in alle documenten die door het Vertaalbureau werden vertaald.

41. Europese Centrale Bank (ECB) Totaal aantal bladzijden Vertaald: 251

Prognose: 412


Gepland: 0

Dringend: 1


Geleverd: 22


26


43. Gemeenschappelijke Onderneming Sesar (SJU)

De Europese Centrale Bank (ECB) plaatste in 2009 iets meer vertaalopdrachten dan in voorgaande jaren. Net als in voorgaande jaren betroffen deze weer talencombinaties die de Bank zelf niet in huis heeft, zoals de vertaling van documenten over de bestrijding van vervalsing van bankbiljetten van het Engels naar het Kirgizisch en het Koreaans of van het Albanees naar het Engels, voor publicatie op de website van de ECB.

Totaal aantal bladzijden Vertaald: 44 Normaal: 0 Aangevraagd: 22 Ingezonden: 0

Prognose: 3 976




Het Vertaalbureau opende de Flosysaccount al snel na de ondertekening van de overeenkomst omdat SJU haast had met het verzenden van haar eerste vertaalopdracht (antwoorden van de onderneming op opmerkingen van de Europese Rekenkamer). De ervaring die is opgedaan met het vertalen van luchtvaartdocumenten zal het Vertaalbureau zeker van pas komen bij het zich eigen maken van de terminologie op dit zeer technische gebied.

Geleverd: 628


Geleverd: 22

In november 2009 sloot het Vertaalbureau een overeenkomst met de Gemeenschappelijke Onderneming Sesar (‘Single European Sky ATM Research’), die tot taak heeft een gemoderniseerd luchtverkeerssysteem voor Europa te ontwikkelen om de veiligheid en de doorstroming van het luchtverkeer in de komende dertig jaar te garanderen.


Gepland: 5 390

Dringend: 44


42. Europese Ombudsman

Normaal: 240

Gepland: 0


De ECB verzocht het Vertaalbureau om vertaling naar het Iers van een belangrijke en grote terminologielijst, ten behoeve van de vertaling van bancaire en begrotingsgerelateerde teksten.

Vertaald: 5 630

Prognose: 0



De soepele samenwerking met de Europese Ombudsman in de voorgaande jaren werd in 2009 onverminderd voortgezet. De meeste teksten van de Ombudsman betroffen samenvattingen van beslissingen. Een grote inspanning werd verricht voor de vertaling van de hoofdpublicatie van de Ombudsman, het jaarverslag. De vertalers hielden zich zo veel mogelijk aan de richtsnoeren die het hoofd van de eenheid Media, ondernemingen en maatschappelijke organisaties van de Ombudsman tijdens een in oktober 2008 gehouden seminar had verstrekt. De kwaliteit van de door het Vertaalbureau geleverde vertalingen werd bevredigend geacht, zoals bleek uit de positieve klanttevredenheidsformulieren.

44. Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming (EDPS) De Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming zal met ingang van januari 2010 met het Vertaalbureau gaan samenwerken. In september 2009 vond een eerste kennismakingsbijeenkomst plaats met het hoofd Personeelszaken van EDPS. Overeengekomen werd dat EDPS het werkstroomsysteem FlosysWeb zal testen en dat er begin 2010 in Brussel een officiële trainingsessie voor personeel van de toezichthouder zal worden georganiseerd.

Een van de Finse vertalers van het Vertaalbureau merkte inconsistenties op in de Finse versie van het glossarium van belangrijke termen van de Ombudsman en stelde wijzigingen voor, die door de cliënt gaarne werden aanvaard. De beoordeling van de andere taalversies van het glossarium staat gepland voor 2010.

27

HOOFDSTUK 2 INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING EN DE WERELDWIJDE VERTAALGEMEENSCHAP A. INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING

twee IATE-webdiensten. Voorts werd een nieuwe databankarchitectuur geïmplementeerd, die de tijd voor het beantwoorden van zoekopdrachten verkort, en nieuwe, geharmoniseerde databankfuncties en -rechten ingevoerd als onderdeel van een project tot vereenvoudiging van interinstitutionele terminologieprojecten. Ten slotte werd een reeks indicatoren ontwikkeld en een IATE-optie gecreëerd om het ICTI in staat te stellen de voortgang van de terminologiewerkzaamheden in IATE te monitoren.

Een van de taken die de communautaire wetgever het Vertaalbureau heeft opgedragen is deelname aan de interinstitutionele samenwerking (Verordening (EG) nr. 1645/2003 van de Raad van 18 juni 2003 tot wijziging van Verordening (EG) nr. 2965/94 houdende oprichting van een Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie). Het Vertaalbureau vervult deze taak door actief deel te nemen in het ICTI7 en de IAMLADP8 en door het beheer van IATE9, de interinstitutionele terminologiedatabank van de EU. In 2009 was het Vertaalbureau voorzitter van de sector Vertaling van het ICTI, die toezicht hield op de activiteiten van de projectteams van het ICTI tot de herstructurering van het ICTI in juni 2009. Er vonden vijf bijeenkomsten plaats. De partners van het ICTI vertrouwden het Vertaalbureau ook in 2009 het beheer toe van IATE, de interinstitutionele terminologiedatabank van de Europese Unie, die meer dan negen miljoen termen bevat. Net als in voorgaande jaren was het Vertaalbureau namens de projectpartners verantwoordelijk voor de administratieve en technische ondersteuning van de interne en openbare sites. Voor de technische ontwikkelingen is het ondersteunings- en ontwikkelingsteam voor IATE van het Vertaalbureau verantwoordelijk – een team van externe deskundigen. In 2009 werd IATE in de werkomgeving van vertalers geïntegreerd met behulp van een macro in MS Word waarmee toegang wordt verkregen tot

Begin 2009 trad het Vertaalbureau op als gastheer voor de proefsessie van de gezamenlijke cursus ‘Goede praktijken bij het reviseren’, die onder auspiciën van de IAMLADP werd georganiseerd. Het seminar was erop gericht met name vertalers met weinig of geen ervaring bewust te maken van het belang van revisie als onderdeel van de kwaliteitsbewaking. Na de positieve feedback van de deelnemers aan deze proefsessie gaven de drie opleiders van het Vertaalbureau in november nog twee succesvolle seminars, een in Brussel voor het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s en een in Antwerpen op de Lessius Hogeschool. Beide keren ontving het Vertaalbureau enthousiaste feedback, niet alleen van senior managers van internationale organisaties, personeel van EU-instellingen en universitaire docenten, maar ook van studenten die vertaler willen worden. Feit is dat er zeer weinig literatuur over goede revisiepraktijken te vinden is en, belangrijker nog, dat er bij het publiek en particuliere en academische partijen grote vraag naar opleidingen op dit gebied bestaat.

7

Het Interinstitutioneel Comité voor vertaling en vertolking (ICTI) is het forum voor samenwerking en harmonisatie van de werkmethoden voor senior managers van de taaldiensten van de instellingen en organen van de Europese Unie. Opgericht in 1995, hebben momenteel de Europese Commissie, het Europees Parlement, de Raad, het Hof van Justitie, de Europese Rekenkamer, het Comité van de Regio’s, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Vertaalbureau en – als waarnemers – de Europese Investeringsbank en de Europese Centrale Bank zitting in dit comité. 8 International Annual Meeting on Language Arrangements, Documentation and Publications. Tot de leden behoren VNorganisaties, EU-instellingen, de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), de Organisatie voor Veiligheid en Samenwerking in Europa (OVSE), de Economische Gemeenschap van West-Afrikaanse Staten (ECOWAS) en een groot aantal andere prominente internationale organen. 9 Interactieve Terminologie voor Europa.

28

B. HET VERTAALBUREAU EN DE WERELDWIJDE VERTAALGEMEENSCHAP

begrotingen. Ook moet worden benadrukt dat de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van het Vertaalbureau sinds 2002 het netwerk van EU-agentschappen vertegenwoordigt in de vergaderingen van de DPO en de Europese toezichthouder voor gegevensbescherming. Het Vertaalbureau is er ook trots op dat zijn personeelsleden voortdurend worden gekozen om EU-agentschappen te vertegenwoordigen in het Comité voor het Statuut.

In 2009 zette het Vertaalbureau zijn beleid voort om op bredere schaal met vakmensen op het gebied van vertalingen te communiceren teneinde synergie tot stand te brengen en zijn deskundigheid verder te vergroten. Een ander doel van dit versterkte communicatiebeleid is het verbeteren van de zichtbaarheid, het imago en de reputatie van het Vertaalbureau, in overeenstemming met het werkprogramma voor 2009.

De deelname aan gezamenlijke activiteiten van de agentschappen houdt nauw verband met het ‘delen van goede praktijken’ bij het overdragen van knowhow op specifieke terreinen door personeel van de agentschappen. Zo gaf in augustus 2009 het hoofd van de eenheid Administratie van het Europees Spoorwegbureau (ERA) – tevens lid van de raad van bestuur van het Vertaalbureau - een presentatie aan het management van het Vertaalbureau over de manier waarop het ERA omgaat met de complexe taak van het plannen van het jaarlijkse werkprogramma, de begroting en de middelen. Bovendien gaf de directeur van de afdeling Modellen en Register van het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) (BHIM), en al lange tijd vertegenwoordiger van het BHIM in de raad van bestuur van het Vertaalbureau, in oktober 2009 een presentatie over de Community Design Bulletin Control-tool, die het BHIM in staat stelt preventieve en corrigerende actie te ondernemen teneinde voortdurende kwaliteitsverbetering te waarborgen. Deze presentatie over controle achteraf was onderdeel van een reeks benchmarkingacties van het Vertaalbureau met het oog op de beoordeling van de verschillende systemen voor kwaliteitscontrole van andere EU-instellingen en -organen en de relevantie daarvan voor het Vertaalbureau. En tot slot, maar niet op de laatste plaats, gaf de financieel controleur van het Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA) in november een presentatie over ‘Financiële controle bij het EMEA’ aan de medewerkers van de afdeling Financiën van het Vertaalbureau.

Het Vertaalbureau heeft gedurende het gehele jaar gewerkt aan de intensivering van de samenwerking met de EU-instellingen en -organen. Het Vertaalbureau nam deel aan een open dag in het stadscentrum van Luxemburg, die ten doel had om meertaligheid te promoten en om Luxemburg met zijn 4 300 Europese ambtenaren op dit gebied te presenteren als de ‘vertaalhoofdstad van de EU’. De vertalers van het Vertaalbureau namen in de loop van het jaar deel aan diverse informele linguïstische netwerken met personeel van de EU-instellingen en andere partners. Net als in het verleden hield het Vertaalbureau presentaties voor de stagiairs, voornamelijk vertalers, van de in Luxemburg gevestigde diensten van de Europese Commissie en het Europees Parlement. Het Vertaalbureau bleef in 2009 ook betrokken bij gezamenlijke activiteiten van de agentschappen. Met het oog op een optimaal gebruik van de schaarse middelen op EU-niveau heeft het Vertaalbureau gedurende vele jaren een kosteloze dienst aan alle belangstellende agentschappen van de EU aangeboden: de coördinatie van de gezamenlijke meertalige publicatie van de begrotingen en de gewijzigde begrotingen van de agentschappen. Dit heeft een substantiële vermindering van de kosten mogelijk gemaakt, omdat voor akten die gezamenlijk worden gepubliceerd een regressief tarief wordt berekend. In 2009 coördineerde het Vertaalbureau de publicatie van 31 begrotingen en 23 gewijzigde

29

Op dezelfde dag werd een workshop gehouden met de financieel controleurs van het Vertaalbureau, waar meer in detail op de zaken kon worden ingegaan.

het Vertaalbureau bezochten een middelbare school in Duitsland om het leren van talen te bevorderen en de Europese Unie dichter bij de burgers te brengen en gaven een tweedaagse cursus over juridische en economische vertalingen aan de faculteit Vertalen en Tolken van de universiteit van Valladolid (Spanje). Ten slotte verwelkomde het Vertaalbureau een groep vertegenwoordigers van het Instituut voor Germaanse en Romaanse talen en culturen van de universiteit van Tallinn (Estland).

Het Vertaalbureau was het hele jaar ook actief betrokken bij het ‘delen van goede praktijken’ op linguïstisch gebied. Zo namen vertalers van het Duitse team deel aan een seminar van een Oostenrijkse journalist, dat als een groot succes werd ervaren. Soortgelijke seminars voor andere talen worden gepland. Een groep vertegenwoordigers van het netwerk van voorzitters van de Hoge Rechtscolleges van de Europese Unie raadpleegde het Vertaalbureau over de wijze waarop het netwerk zijn gemeenschappelijke portaal voor jurisprudentie, een metazoekmechanisme, verder kan verbeteren, namelijk door zoekopdrachten in IATE beter te focussen. Bovendien wisselde de Duitse vertegenwoordiger van de raad van bestuur van het Vertaalbureau goede praktijken uit met de Duitse vertalers. De discussies werden door alle deelnemers bijzonder gewaardeerd, en ook de mogelijkheid van een uitwisseling van personeel van het Duitse vertaalteam van het Vertaalbureau en het Duitse Bondsministerie van Buitenlandse Zaken werd besproken. Het Vertaalbureau verwelkomde een groep Bulgaarse juridische revisoren van het Vertaalen Revisiecentrum in Sofia. En tot slot ontving het een groep hogere ambtenaren van het Ministerie van Overheidswetgeving van ZuidKorea, die grondige kennis wensten op te doen van het vertalen van wetgevingsteksten om de relaties van Zuid-Korea met de Europese Unie en de Verenigde Staten te versterken. Het Vertaalbureau intensiveerde in 2009 zijn samenwerking met universiteiten en andere onderwijsinstellingen in de lidstaten. Hiertoe verwelkomde het Vertaalbureau onderzoekers van Belgische en Griekse universiteiten en onderzoeksinstellingen en gaf het presentaties voor de businessschool van de universiteit van Luik (België). Vertegenwoordigers van

30

HOOFDSTUK 3 INTERN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU A. GOED FINANCIEEL BEHEER

uiteengezet in het werkprogramma voor 2009 maakte het ook een begin met het stroomlijnen van de aanbestedingsprocedures en de procedures voor de sluiting van specifieke contracten, wat verder werd versterkt door de fusie van de afdelingen Juridische Zaken en Financiën.

Zoals uiteengezet in het werkprogramma voor 2009, werden de begrotingsprocessen (planning en uitvoering) in 2009 herzien. Dienovereenkomstig nam het Vertaalbureau nieuwe maatregelen om de doelmatigheid van deze processen te verbeteren, zoals een followup van uitgaven en de verspreiding van informatie naar alle financiële medewerkers of aan de financieel controleurs.

Voor de vertaling van documenten van politieke en administratieve aard bleef het Vertaalbureau vertrouwen op de raamovereenkomsten die zijn gesloten na de interinstitutionele aanbestedingsprocedures in 2007. Door de extra vraag naar vertalingen besloot het Vertaalbureau een nieuwe open procedure te starten voor twee talencombinaties (van het Engels naar het Duits en het Frans) en sloot het Vertaalbureau 64 overeenkomsten.

De oorspronkelijke begroting van het Vertaalbureau voor 2009 (50,8 miljoen EUR) werd bij besluit van de raad van bestuur van 20 september gewijzigd. Het doel van deze wijziging was tweeledig: enerzijds het verkrijgen van een sluitende begroting door naar aanleiding van de lagere prognoses van de cliënten de kosten van het Vertaalbureau te verminderen, en anderzijds het integreren van de begrotingsoverschotten van de voorgaande jaren in de begroting, waardoor in totaal een bedrag van 11 miljoen EUR aan de cliënten kon worden terugbetaald.

Om te kunnen voldoen aan te vraag naar talencombinaties waarop de in 2007 en 2008 gesloten raamovereenkomsten voor de vertaling van teksten op het gebied van industriële en intellectuele eigendom geen betrekking hebben, publiceerde het Vertaalbureau in 2009 vier oproepen voor het indienen van offertes en sloot het 34 nieuwe raamovereenkomsten.

De inkomsten waren in 2009 4,4% lager dan in 2008. Het totale aantal vertaalde bladzijden bedroeg 736 008, een lichte daling ten opzichte van 2008. Het aantal vertaalde bladzijden van Gemeenschapsmerken steeg met 2,2% ten opzichte van 2008, terwijl het aantal bladzijden van documenten met 9,7% daalde.

Nadat het Vertaalbureau in 2008 een open procedure voor de vertaling van teksten op het gebied van chemie (van het Engels naar alle andere officiële talen van de EU) was gestart, werden in het afgelopen jaar 91 raamovereenkomsten op dit gebied gesloten.

De uitgaven stegen tot 36,4 miljoen EUR, ofwel 84,4% van de kredieten, wat een aanmerkelijke toename ten opzichte van 2008 (79,9%) betekende.

Omdat de bestaande raamovereenkomsten voor de vertaling van juridische teksten en teksten op het gebied van de luchtvaart afliepen, werden nog voor het eind van het jaar twee open procedures geopend om aan de behoeften van de cliënten van het Vertaalbureau te kunnen voldoen.

Uitvoerige financiële en begrotingsgegevens voor 2009 zijn te vinden in bijlage V. B. OPENBARE AANBESTEDINGEN

C. VERBETERING VAN HET PERSONEELSBEHEER

Het Vertaalbureau is zich in 2009 blijven richten op het optimaliseren van de aanbestedingsprocedures, onder volledige inachtneming van het reglementaire kader. Zoals

Zoals uiteengezet in het werkprogramma voor 2009, en om de geplande personeelsformatie

31

te realiseren, voerde het Vertaalbureau 31 selectieprocedures voor tijdelijk personeel en arbeidscontractanten uit, evenals vergelijkende onderzoeken voor vaste posten. Drie van deze procedures waren gebaseerd op de nieuwe regels die van kracht zijn sinds de goedkeuring van de algemene uitvoeringsbepalingen inzake de werving en het gebruik van tijdelijk personeel en arbeidscontractanten. Deze nieuwe wettelijke bepalingen verplichten het Vertaalbureau tot het organiseren van schriftelijke en mondelinge toetsen, waardoor de gemiddelde duur van een selectieprocedure zal toenemen. Het Vertaalbureau heeft in elk geval een elektronisch selectiesysteem ingevoerd om het proces te versnellen (‘E-werving’). Deze nieuwe webapplicatie is bijzonder handig voor het werk van de selectiecomités, vooral bij selectieprocedures waarop soms meer dan vijfhonderd kandidaten reageren.

tweede fase, in 2010, zal deze procedure worden toegepast op de organisatie als geheel. Het Vertaalbureau zal in de komende jaren de tweede functie (anticipatievermogen/mobiliteit) in het vaardighedenbeheersysteem opnemen. Het Vertaalbureau consolideerde in 2009 zijn beoordelings- en bevorderingsprocedures. Op basis van de ervaringen in voorgaande jaren worden op verschillende gebieden de nodige verbeteringen aangebracht. D. DE TOEPASSING VAN TECHNOLOGIEËN VERBETEREN In het werkprogramma voor 2009 verbond het Vertaalbureau zich ertoe te streven naar kwalitatief hoogwaardige en geavanceerde ITinfrastructuuroplossingen, ondersteunende diensten en telecommunicatiefaciliteiten. Om de doelstellingen van het werkprogramma te verwezenlijken werkte het Vertaalbureau in 2009 aan meerdere projecten tegelijk: alle personeelsleden migreerden naar Office 2007, twee afdelingen begonnen te werken met SharePoint 2007, de afdeling Personeelszaken nam een aantal Sysper2- en ‘E wervings’modules in gebruik, en tot slot werd een aantal verbeteringen doorgevoerd in de tools voor het vertalen van Gemeenschapsmerken en -modellen.

Concreet heeft het Vertaalbureau in het afgelopen jaar 19 tijdelijke medewerkers en 4 ambtenaren (2 door benoeming en 2 door overplaatsing vanuit andere instellingen) geworven. Het totaal aantal personeelsleden van het Vertaalbureau bedroeg aan het eind van het jaar 202. Dat betekent dat 90% van de posten was bezet. Ook heeft het Vertaalbureau 15 arbeidscontractanten in 2009 geworven, voornamelijk om personeelsleden te vervangen die gedurende een middellange periode afwezig waren of zijn of totdat een reservelijst van tijdelijk personeel is opgesteld. Uitvoeriger informatie is te vinden in de bijlagen VII en VIII.

Een andere doelstelling van het werkprogramma voor 2009 was het reorganiseren van de ITinfrastructuur voor de ondersteuning van de kernactiviteit. Hierbij werd in 2009 aanzienlijke vooruitgang geboekt: het prototype van het nieuwe cliëntportaal werd gedeeltelijk ontwikkeld en de nieuwe dienst Projectbeheer maakte een begin met het formuleren van de vereisten voor een nieuw portaal voor de vertaalwerkstroom.

In overeenstemming met de in de Strategie geformuleerde en in het werkprogramma voor 2009 uitgewerkte strategische doelstellingen werkte het Vertaalbureau in 2009 aan de invoering van het vaardighedenbeheersysteem. Gezien de grote reikwijdte van het project heeft het Vertaalbureau besloten het project geleidelijk uit te voeren en te beginnen met de belangrijkste activiteit, te weten vertalen. Om te garanderen dat de resultaten relevant zijn, concentreert de analyse zich op vijf beroepscompetenties. In een

In overeenstemming met de algemene tendens om de tenuitvoerlegging van de normen voor interne controle te versterken, maakte het Vertaalbureau opnieuw vorderingen op het gebied van IT-governance. In januari 2009

32

werd een interdepartementale taskforce voor IT-governance ingesteld, die onder meer deelnam aan een tweedaagse workshop onder leiding van de vicevoorzitter van het IT Governance Institute. Bovendien werd een actieplan opgesteld voor de ontwikkeling van een specifieke werkmethode voor het beheer van informatietechnologiesystemen binnen het Vertaalbureau.

Op basis van brede consensus werd besloten tot een systematische aanpak van de communicatie. Als gevolg van dit besluit werd in 2009 begonnen met de ontwikkeling van een communicatiekader waarmee aan de interne en externe communicatieactiviteiten van het Vertaalbureau een passende structuur kan worden gegeven.

E. ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN Het Vertaalbureau verbeterde in 2009 eindelijk de arbeidsomstandigheden in de ware zin des woords. Aan het begin van het jaar verhuisde het personeel van de afdelingen Administratie, Algemene Zaken en Informatica naar het T-gebouw van het Hof van Justitie, waardoor in het Nouvel Hémicycle kantoorruimte vrijkwam voor de kernactiviteit. Het Vertaalbureau besteedde veel energie aan de tenuitvoerlegging van preventieve maatregelen tegen het AH1N1-virus, waarbij het zich baseerde op zijn rampenplan, en bleef werken aan een plan om bij andere eventuele incidenten de continuïteit te waarborgen, zoals bepaald in het werkprogramma voor 2009. Op milieugebied verlengden het Luxemburgse Ministerie van Milieu en de Kamer van Nijverheid in maart 2009 het ‘SuperDrecksKëscht’-label van het Vertaalbureau, en het Vertaalbureau nam actief deel het interinstitutionele programma voor interne milieuzorg. F. INTERNE COMMUNICATIE Het Vertaalbureau leverde in 2009 een ongekende inspanning om een consistente interne informatiestroom te waarborgen. Op de welkomstpagina van het intranet werden circa 120 artikelen gepubliceerd, ofwel drie keer zo veel als in 2008. De afdelingen Informatica en Administratie publiceerden hun eerste interne nieuwsbrief, en de afdeling Vertaalondersteuning bracht haar derde nieuwsbulletin uit.

33

HOOFDSTUK 4 SYSTEMEN VOOR MANAGEMENT EN INTERNE CONTROLE A. KENMERKEN EN AARD VAN DE WERKZAAMHEDEN

de uitbesteding van vertaalwerk en drie andere activiteiten waarvan de risico’s kunnen worden uitgedrukt in personele middelen en informatieen communicatietechnologieën (bijlage XI – A).

In maart 2009 sprak de raad van bestuur de wens uit dat de jaarlijkse activiteiten en de begrotingsplanning van het Vertaalbureau duidelijker aan elkaar gekoppeld zouden worden. Het Vertaalbureau verrichte daarom in 2009 veel werk om het planning- en begrotingsproces te verbeteren. Het resultaat was een betere afstemming van de begroting op de doelstellingen en activiteiten van het Vertaalbureau, waardoor de personele en begrotingsmiddelen die nodig zijn om de verwachte hoeveelheid werk voor het komende jaar te kunnen uitvoeren, preciezer kunnen worden geraamd.

C. BETERE AFSTEMMING MET DE STRATEGIE VAN HET VERTAALBUREAU Het Vertaalbureau besteedde in 2009 veel aandacht aan de integratie van de in 2008 aangenomen herziene normen voor interne controle van de doelmatigheid van het management in het systeem voor managementcontrole. Het toezicht op de prestaties en verwachtingen in de organisatie kreeg een nieuwe impuls in de zin van eigen verantwoordelijkheid door de invoering van kwartaalbeoordelingen van het functioneren en van de doeltreffendheid van het topmanagement, die onderdeel zijn van het nieuwe, in 2008 geïmplementeerde systeem voor managementcontrole.

De vier belangrijkste activiteiten, te weten de kernactiviteit, ondersteunende activiteiten, het onderhouden van externe relaties, en management en toezicht, worden uitgevoerd door vijf afdelingen en de directe medewerkers van de directrice (bijlage VII).

Conform de goede praktijken in de integrale kwaliteitszorg (Total Quality Management – TQM), waarvan het doel het bereiken, vasthouden en verbeteren van de kwaliteit is, gaf het Vertaalbureau een vervolg aan de analyse en herziening van de TQM-processen. Interne kwaliteitscontroles werden gebruikt als instrument voor het systematisch meten en monitoren van de verbeteringen op procesniveau. Interne kwaliteitscontroleurs zijn personeelsleden die op vrijwillige basis audits uitvoeren van andere activiteiten van het Vertaalbureau. De negen interne kwaliteitscontroleurs van het Vertaalbureau kregen in 2009 een opleiding om hun controlevaardigheden te verbeteren en de kwaliteitscontroles op professionele wijze te kunnen uitvoeren. De interne kwaliteitscontroleurs voerden audits van vier processen uit en dienden 39 voorstellen voor verbeteringen in.

B. RISICO’S EN RISICOBEHEERSING In september 2009 voerde het management van het Vertaalbureau de risicobeoordeling uit voor zijn ontwerpwerkprogramma voor 2010. Ook werden belangrijke in 2008 geïdentificeerde risico’s opnieuw beoordeeld en werden nieuwe risico’s in verband met de prioriteiten van het Vertaalbureau in kaart gebracht. Deze jaarlijkse risicobeoordeling resulteerde onder meer in de identificatie en prioriteitenstelling van inherente risico’s, de beoordeling van bestaande risicobeperkende controles, de evaluatie van de overige risico’s en het opstellen van actieplannen om de verwezenlijking van de doelstellingen te volgen. De raad van bestuur bekrachtigde de risicolijst, waarbij één wijziging werd aangebracht. De risico’s in verband met variaties in het vertaalvolume werden aangemerkt als belangrijk voor de kernactiviteit. De coördinator interne controle stelde een lijst op van essentiële risicobeheersmaatregelen met betrekking tot

De belangrijkste operationele en ondersteunende processen werden geoptimaliseerd en beter afgestemd op de in het strategische vijfjaren plan (2008-2012) vastgestelde prioriteiten. Hiertoe

34

werden verschillende werkzaamheden verricht, te weten een beoordeling van de planning en het beheer van vertaalhulpmiddelen, en de ontwikkeling van het model en de handleiding voor de kwaliteitsborging en -bewaking van vertalingen, inclusief een gedetailleerd actieplan voor de tenuitvoerlegging daarvan. Al deze activiteiten samen stelden het management van het Vertaalbureau in staat een frisse blik te werpen op de kernactiviteit, waarbij alle operationele activiteiten (werving, inkoop, vraagbeheer, technische voorbereiding van documenten, vertaalbeheer, interne vertaling, nabehandeling van vertalingen en tot slot de meting van de klanttevredenheid en feedback aan alle belanghebbenden) als één enkele werkstroom werden gezien. Ook kon een aantal tekortkomingen worden vastgesteld en passende corrigerende actie worden ondernomen om de doelmatigheid van processen te verbeteren.

controlesysteem werd gebaseerd. Uit de resultaten bleek dat de belangrijkste gebieden die door het management van het Vertaalbureau werden geïdentificeerd, overeenkwamen met de gebieden die bij verschillende audits naar voren waren gekomen. Om de veerkracht van het Vertaalbureau te vergroten, en met inachtneming van de herziene normen voor interne controle, ging het Vertaalbureau door met het verbeteren van het continuïteitsmanagement. Omdat geactualiseerde beschrijvingen van essentiële processen nodig zijn voor een doelmatige risicobeoordeling en voor het volgen en bewaken van de kwaliteit, besteedde het Vertaalbureau veel tijd aan het analyseren en beschrijven van deze essentiële processen. Er moet echter nog veel werk worden verzet om de risicoanalyse te integreren en de belangrijkste controles te documenteren.

D. VERSTERKING VAN DE FUNDAMENTEN VAN INTERNE CONTROLE

E. AUDITAANBEVELINGEN EN UITVOERING VAN ACTIEPLANNEN

Na de trainingsbijeenkomsten over de herziene normen voor interne controle voor 172 medewerkers van het Vertaalbureau in 2008, gaf de interne controleur van het Vertaalbureau in 2009 training aan 35 nieuwkomers. Dit droeg verder bij aan het scheppen van een gemeenschappelijke taal, een gemeenschappelijk kader en een algemeen begrip, die werden gekoppeld aan bestaande instrumenten voor kwaliteitsbeheer (zie vorige hoofdstuk). Dit alles werd gerealiseerd door de gelijktijdige uitvoering van alle op basis van de aanbevelingen van interne en externe controleurs ontwikkelde actieplannen.

Net als in voorgaande jaren besteedde het Vertaalbureau de meeste aandacht aan de follow-up van maatregelen die waren vastgesteld in reactie op controles door de Europese Rekenkamer, de dienst Interne Controle (IAS) van de Europese Commissie en de interne controleur van het Vertaalbureau. De voortgang van de werkzaamheden kan als volgt worden samengevat: In zijn verslag over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor het begrotingsjaar 200810, goedgekeurd op 8 oktober 2009, maakte de Europese Rekenkamer twee opmerkingen die betrekking hadden op het begrotingsoverschot en op de planning van de wervingsprocedures. Het Vertaalbureau heeft zich zeer ingespannen om het overschotprobleem op te lossen, dat voornamelijk samenhangt met het feit dat de prognoses van het aantal vertaalopdrachten die van cliënten worden ontvangen onvoldoende

Het management van het Vertaalbureau verrichte in 2009 de tweede zelfbeoordeling van het systeem van interne controle en van de naleving van de herziene normen voor interne controle, die de raad van bestuur in 2008 had aangenomen. Onder de leden van het management werd een vragenlijst verspreid waarop de zelfbeoordeling van het interne-

10 OJ C 304, 15.12.2009, p. 107.

35

nauwkeurig zijn. Het Vertaalbureau heeft in 2009 een analyse van de kosten gemaakt teneinde de prijsstructuur te verbeteren. Daarnaast heeft het Vertaalbureau extra kantoorruimte gehuurd om het nieuwe personeel te huisvesten. Vanwege het gebrek aan kantoorruimte had het Vertaalbureau in voorgaande jaren, en met name in 2008, anders dan in de personeelsformatie was bepaald, geen nieuw personeel kunnen werven. Bovendien werd een nieuw wervingssysteem geïmplementeerd om de wervingsprocedure efficiënter te maken.

gedaan, die het Vertaalbureau in 2009 naar vermogen heeft opgevolgd. Deze aanbevelingen hadden betrekking op tijdelijk personeel en arbeidscontractanten, gevoelige functies, de delegering van bevoegdheden van het tot aanstelling bevoegd gezag (AIPN), werving, personeelsontwikkeling, beoordeling van de prestaties van het personeel, bevordering, en de vaststelling van de opleidingsbehoeften. Naast deze activiteiten stelde het Vertaalbureau op basis van alle definitieve bevindingen van de audits ook verschillende actieplannen op en maakte het een begin met de uitvoering daarvan.

De dienst Interne Controle (IAS) van de Commissie voerde in 2009 één audit, één follow-upactie van een audit en, gezamenlijk met de interne controleur, één risicobeoordelingsprocedure uit. De interne controleur voerde twee nieuwe audits en vijf formele adviesopdrachten uit. Ook werd er een follow-upactie van een audit verricht om de stand van zaken bij de tenuitvoerlegging van de aanbevelingen van een in 2008 uitgevoerde audit te beoordelen. Deze activiteiten leverden 40 aanbevelingen op, waarvan er 23 werden aangemerkt als zeer belangrijk, 14 als belangrijk en 3 als wenselijk (bijlage XI – B). Geen van de aanbevelingen werd aangemerkt als van cruciaal belang.

Uit het jaarlijkse verslag over de follow-up van interne controles dat in maart 2009 van de IAS werd ontvangen, bleek dat drie van zijn aanbevelingen na de volledige audit van het Vertaalbureau in 2005, per 31 december 2008 nog niet ten uitvoer waren gelegd. F. EVALUATIES Samen met 26 andere agentschappen van de EU die zijn opgenomen in de algemene begroting voor 2010 werd ook het Vertaalbureau onderworpen aan een grondige evaluatie van het systeem van agentschappen, waartoe de Europese Commissie in 2009 opdracht heeft gegeven. De leden van de raad van bestuur en de voor de evaluatie relevante leden van het management en andere personeelsleden leverden hun bijdrage door vragenformulieren in te vullen en zich persoonlijk of telefonisch te laten interviewen. Het resultaat van deze evaluatie zal worden besproken in de interinstitutionele werkgroep die in 2009 is ingesteld en die zal nadenken en constructief debatteren over de toekomst van de EU-agentschappen.

De IAS verklaarde in zijn verslag over de in 2008 uitgevoerde audit van het beheer van personele middelen bij het Vertaalbureau (strategische planning en monitoring van de personele middelen, werving, personeelsontwikkeling: beoordeling en opleiding van het personeel) dat het systeem voor interne controle van het Vertaalbureau redelijke zekerheid biedt dat de doelstellingen op het gebied van personeelsbeleid, geformuleerd in termen van aanwerving, prestatiebeoordeling, bevordering en processen van personeelstoezicht en -ontwikkeling, kunnen worden gehaald. Maar ook werden in het verslag enkele aanbevelingen

36

37

D E E L III LEDENLIJST RAAD VAN BESTUUR

BIJLAGE I

Instanties Europese Commissie Europese Commissie Raad van de Europese Unie Hof van Justitie van de Europese Unie Europese Rekenkamer Europese Investeringsbank Europese Centrale Bank Europese Ombudsman Cedefop CEPOL CFCA CPVO EASA ECDC ECHA EDA EEA EFSA EIGE EIT EWDD EMEA EMSA ENISA ERA ETF EU-OSHA Eurofound Eurojust Europol EUSC F4E FRA Frontex GSA BHIM EACEA EACI EAHC ERC REA TEN-T EA

Leden Dhr K.-J. Lönnroth Dhr G. Vlachopoulos Mevr. M. Lacerda Dhr A. Calot Escobar Mevr. U. Falk-Petersen Dhr K. Petersen Dhr K. Riemke Dhr L. Julien Mevr. C. Frey Dhr U. Göransson Dhr N. McHale Dhr B. Kiewiet Dhr P. Goudou Mevr. I. Steffens Dhr A. Herdina Dhr A. Sowa Dhr B. Jansen Dhr F. Monnart (1) (1) Mevr. R. de Sousa Dhr A. Pott Mevr. M. Nesterowicz (1) Dhr M. Emborg Dhr B. Sørensen Dhr A. Smith Dhr J. Karppinen Dhr H. Jahreiss Dhr C. Jechoutek Mevr. P. García de la Rasilla (1) Dhr J. Kellock Dhr K. Wahlström Mevr. H. Wieland Dhr P. Rodinger Dhr G. Vlachopoulos Dhr G. Vlachopoulos (1) Dhr G. Vlachopoulos Dhr G. Vlachopoulos (1)

Lidstaten België Bulgarije Tsjechische Republiek Denemarken Duitsland Estland Griekenland Spanje Frankrijk Ierland Italië Cyprus Letland Litouwen Luxemburg Hongarije Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal Roemenië Slovenië Slowakije Finland Zweden Verenigd Koninkrijk

Leden (1) Mevr. I. Slavova Dhr M. Kucera Dhr J. Brogaard Nielsen Dhr M. Clauß Dhr V. Lubi Mevr. E. Fountoulaki (1) Dhr Y. Teyssier d’Orfeuil Mevr. A. O’Donoghue Mevr. S. Basconi Mevr. C. Valanidou Dhr M. Baltiņš Mevr. N. Čiakienė Dhr P. Duhr Dhr E. Gáspár Dhr V. Bruno Mevr. M. Alhadeff Dhr R. Weiss Mevr. J. Jabłonowska Mevr. P. Pincarilho Mevr. L. Vrabie Mevr. D. Erbič Mevr. M. Krošláková Dhr R. Lämsä Mevr. A.-M. Hasselrot (1)

(1) Benoemingsprocedure nog niet afgerond.

38

Plaatsvervangende leden Mevr. M. O’Leary Mevr. G. Hauschildt Dhr H. Baes Dhr A. Morello Dhr M. Loos Dhr A. Vincart Mevr. S. van Baak Dhr A. Del Bon Mevr. A. Clark Dhr R. Zelder Mevr. R. Arndt Dhr C. Godinho Dhr F. Manuhutu Mevr. K. Hutchings Mevr. L. Jackson Dhr F. Baldi Dhr S. Bjarnason Mevr. N. Pirkanniemi Mevr. K. Robertson Dhr H.-G. Wagner Dhr A. Mitrakas Dhr S. Ricotta Mevr. J. Anstey Dhr B. Thiébaud Mevr. M. McCaughey Mevr. E. Gavin Dhr J. Vermeulen Dhr J.-B. Liger Mevr. A. Chmielewska Mevr. V. Valentaite Dhr A. di Carlo Mevr. G. Hauschildt Mevr. G. Hauschildt Mevr. G. Hauschildt Mevr. G. Hauschildt

Plaatsvervangende leden Mevr. V. Dimitrova Mevr. M. Kresse Mevr. M. Tamm Mevr. A. Michelogiannaki Mevr. C. Yuste Dhr S. Ducroquet Dhr T. Lucas Mevr. C. Petracca Mevr. G. Zirdziņa Dhr M.Silkauskas Dhr D. Da Cruz Mevr. M.-L. Gatt Mevr. T. Morris Dhr T. Andrzejewski Dhr I. Simion Mevr. J. Lipičnik Dhr S. Grman Mevr. J. Tikkanen Dhr B. Baedecke

STATISTIEKEN VERTAALWERKZAAMHEDEN

BIJLAGE II

VOLUME : IN TOTAAL 736 008 BLADZIJDEN Gemeenschapsmerken en -modellen 71,23% (524 240 blz.)

Documenten 28,77% (211 768 blz.)

33274

VOLUME PER CLIËNT (GEMEENSCHAPSMERKEN EN –MODELLEN UITGEZONDERD)

35.000

24538

30.000

39

22

21 44 189

5630

12465 2865

260

11462 22

3055 1458 6820 152 4303 5884

8254 179 760

4088 7605 162

0

ERK

5.000

288 1363 2055 1277 251 4867

10.000

4043 2545 629 479 218 4919 670

15.000

10609

11776

15375

20.000

16892

25.000

BIJLAGE III

VERDELING PER DOELTAAL 2009/2008 2009

Taal FR DE IT ES EL PT EN FI HU LV LT ET SK DA CS RO SL BG MT SV PL NL GA Overige (1) Totaal (2)

2008

rangorde

aantal blz.

percentage

rangorde

aantal blz.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

52 443 38 924 36 042 34 859 32 112 32 107 31 854 31 784 31 744 31 595 31 470 31 447 31 390 31 369 31 367 31 356 31 348 31 328 31 080 31 068 30 977 30 477 2 424 5 443

7.13% 5.29% 4.90% 4.74% 4.36% 4.36% 4.33% 4.32% 4.31% 4.29% 4.28% 4.27% 4.26% 4.26% 4.26% 4.26% 4.26% 4.26% 4.22% 4.22% 4.21% 4.14% 0.33% 0.74%

1 2 3 4 7 6 5 9 8 15 14 16 11 12 10 20 18 21 17 13 22 19 24

48 934 37 478 36 330 35 870 33 159 33 709 35 667 32 364 32 489 32 042 32 045 32 034 32 195 32 060 32 297 31 559 31 924 31 501 32 008 32 054 31 412 31 646 1 480 5 159

736 008

100%

747 416

(1) TR, NO, IS, HR, MK, RU, ZH, SR, FA, SQ, SW, KO, AR, KY, BS, UK, ID, JP, CA, AZ, TH, HY, KA. (2) Aantal vertaalde bladzijden (met inbegrip van de bladzijden die zijn vertaald voor de werking van het Vertaalbureau). Betekenis van de afkortingen: BG (Bulgaars), ES (Spaans), CS (Tsjechisch), DA (Deens), DE (Duits), ET (Ests), EL (Grieks), EN (Engels), FR (Frans),GA (Iers), IT (Italiaans), LV (Lets), LT (Litouws), HU (Hongaars), MT (Maltees), NL (Nederlands), PL (Pools), PT (Portugees), RO (Roemeens), SK (Slowaaks), SL (Sloveens), FI (Fins), SV (Zweeds), AR (Arabisch), AZ (Azerbeidzjaans), BS (Bosnisch), CA (Catalaans), FA (Farsi), HR (Kroaats), HY (Armeens), ID (Indonesisch), IS (IJslands), JP (Japans), KA (Georgisch), KO (Koreaans), KY (Kirgizisch), MK (Macedonisch), NO (Noors), RU (Russisch), SQ (Albanees), SR (Servisch), SW (Swahili), TH (Thais), TR (Turks), UK (Oekraïens), ZH (Mandarijn-Chinees).

40

STATISTISCHE GEGEVENS OVER DE TERMIJNEN VOOR DE VERTAALWERKZAAMHEDEN Cliënten

EEA ETF EMCDDA EMEA EU-OSHA OHIM CPVO EUROPOL EUROFOUND CEDEFOP FRA EIB EFSA EUROJUST EMSA EASA ERA ENISA ECDC FRONTEX EACEA EACI CEPOL EAHC GSA EDA ECHA CFCA F4E TEN-T EA EIT ERC REA SJU CCE-EMPLOI COUNCIL ERK CJ ECB OMBUDSMAN CDT

Totaal Percentage

BIJLAGE IV

Totaal aantal verzonden documenten (1)

Aantal binnen de vastgestelde termijn verzonden documenten

365 491 586 11 591 1 424 3 586 240 1 417 2 167 326 861 1 1 797 22 131 140 185 64 363 124 1 202 34 74 199 22 8 970 77 41 52 79 46 21 22 1 916 636 94 10 23 629 760

358 489 584 11 537 1 415 3 570 239 1 416 2 163 325 851 1 1 784 22 130 140 168 63 362 123 1 189 33 74 197 22 6 930 77 41 52 79 46 21 22 1 906 636 94 10 22 628 755

7 1 2 35 8 16

32 796

32 580

156

58

2

100%

99.34%

0.48%

0.18%

0%

Vastgestelde termijn + 1 - 2 dagen

3 9

Vastgestelde termijn + 3 - 5 dagen

Vastgestelde termijn + 1 week

1 19 1 1 1 1 1 1

13 1 1 1 1 1 11 1

16

1

1

2

33

2 7

5

5

1 1 4

1

(1) Met uitzondering van de Gemeenschapsmerken en –modellen, die per definitie altijd binnen de contractueel vastgestelde termijn worden verzonden.

41

STATISTISCHE GEGEVENS OVER HET FINANCIËLE BEHEER

BIJLAGE V

A. ONTVANGSTEN Vergelijking van de begrotingsontvangsten van de jaren 2009 en 2008: Begrotingsontvangsten

2009

2008

Ontwikkeling in %

44 401 075

45 499 079

-2.41%

Bankrente

617 690

1 580 984

-60.93%

Andere bedrijfsopbrengsten (1)

151 206

146 213

3.41%

45 169 971

47 226 276

-4.35%

Totaal van ontvangsten uit werkzaamheden

Totaal van begrotingsontvangsten

(1) 12 507,8 EUR diversen + 36 982,5 EUR uit annulering van overgedragen kredieten 2008/2009 + 1 716,2 EUR wisselkoersverschillen.

De gemiddelde betaaltermijn van de cliënten is 41,65 dagen op een total van 613 uitgeschreven debetnota’s (47,30 dagen op een totaal van 646 debetnota’s in 2008). De voorgeschreven betaaltermijn is 45 dagen. Begrotingsontvangsten van het jaar 2009: 50 000 000 40 000 000 30 000 000 20 000 000 10 000 000 0

Betalingen van cliënten

Interinstit. Samenwerking

Bankrente / overige

Def. begroting 2009 (1)

44 111 000

1 964 300

800 000

Uitvoering 2009

41 872 748

2 528 327

617 690

% Ontwikkeling

-5.07%

28.71%

-22.79%

(1) Exclusief 15 754 384 EUR (resultaat voorgaand begrotingsjaar (26 735 838 EUR) – restitutie aan cliënten (10 981 454 EUR)

42

B. UITGAVEN Het totaal aan uitgaven tijdens het begrotingsjaar bedraagt 36 387 510,69 EUR; dat is 84,44% van de in de begroting opgenomen kredieten (met uitzondering van titel 10, Reserve). (x 1 000 EUR)

60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 0

01/2009 02/2009 03/2009 04/2009 05/2009 06/2009 07/2009 08/2009 09/2009 10/2009 11/2009 12/2009

Aangegane betalingsverpflichtingen

10 275

Def. kredieten in begrotingsjaar

46 334 46 334 46 334 46 334 46 334 46 334 46 334 46 334 43 090 43 090 43 090 43 090

Uitgevoerd

22.18% 23.61% 63.15% 66.41% 69.06% 70.56% 82.62% 82.92% 89.59% 90.59% 91.95% 84.45%

10 939 29 258 30 770

31 997

32 691

38 281

38 419 38 605 39 036 39 623 36 388

C. ONTWIKKELING IN DE BEGROTINGSUITVOERING Omschrijving Begroting

2009

(m.u.v. titel 10)

Aangegane betalingsverplichtingen Geannuleerde kredieten Verrichte betalingen Overgedragen kredieten

Uitvoering

2009

2008

Uitvoering

Ontwikkeling

2008

(%)

43 089 500

100%

41 697 663

100%

-%

36 387 511

84.45%

33 295 518

79.85%

-9.29%

6 701 989

15.55%

8 402 145

20.15%

-20.23%

32 369 486

88.96%

29 718 867

89.26%

8.92%

4 018 025

9.32%

3 576 651

10.74%

-12.34%

48%

Geannuleerde kredieten - begroting 2009

10%

Titel 1 - Personeel (3 215 178 EUR) Titel 2 - Gebouwen, Materieel en diverse huishoudelijke uitgaven (666 533 EUR) Titel 3 - Beleidsuitgaven (2 820 278 EUR)

42%

43

D. R ESULTAAT VAN DE BEGROTINGSUITVOERING Ontwikkeling

2009

2008

Begrotingsontvangsten

45 031 272

47 088 263

-4.37%

Vertaalwerkzaamhedenn

43 392 407

44 804 842

-3.15%

Terminologiewerkzaamheden

261 859

90 125

190.55%

Trefwoordenlijsten

147 251

499 822

-70.54%

Interinstitutionele samenwerking

599 557

104 290

474.89%

Opbrengsten uit financiële verrichtingen

617 690

1 580 984

-60.93%

12 508

8 200

52.54%

36 387 511

33 295 518

9.29%

17 992 695

15 916 346

13.05%

3 764 614

2 684 247

40.25%

Titel 3 – Beleidsuitgaven

10 612 177

11 118 274

-4.55%

Overgedragen kredieten

4 018 025

3 576 651

12.34%

8 643 761

13 792 745

-37.33%

15 397 434

12 943 093

18.96%

136 983

134 998

1.47%

1 716

3 015

-43.08%

26 735 838

15 211 448

75.76%

-10 280 638

0

N/A

-1 196 465

-2 406 368

-50.28%

24 041 195

26 735 838

-10.08%

Diversen Begrotingsuitgaven Titel 1 – Personeel Titel 2 – Gebouwen, materiel en diverse huishoudelijke uitgaven

Resultaat van het begrotingsjaar Overige Geannuleerde overgedragen kredieten Wisselkoersverschillen Resultaat van het voorgaande begrotingsjaar Terugbetaling aan cliënten Toewijzing aan de reserve Begrotingsresultaat

44

(in %)

PERSONEEL VAN HET VERTAALBUREAU

BIJLAGE VI 2009

Vaste posten

Categorieën

Tijdelijke posten

Totaal

Begrote posten

Bezette posten

Begrote posten

Bezette posten

Bezette posten(1)

AD 16

0

0

0

0

0

AD 15

0

0

1

0

0

AD 14

1

1

0

1

2

AD 13

0

0

1

0

0

AD 12

7

3

4

4

7

AD 11

9

9

12

9

18

AD 10

12

9

6

6

15

AD 9

3

4

12

12

16

AD 8

1

2

5

4

6

AD 7

8

2

16

13

15

AD 6

3

1

25

30

31

1

0

11

13

13

45

31

93

92

123

AST 11

0

0

0

0

0

AST 10

0

0

0

0

0

AST 9

0

0

1

1

1

AST 8

4

3

1

0

3

AST 7

4

2

3

3

5

AST 6

3

5

7

4

9

AST 5

5

1

5

4

5

AST 4

3

2

12

12

14

AST 3

0

0

25

19

19

AST 2

0

0

10

9

9

AST 1

0

0

12

14

14

Subtotaal AST

19

13

76

66

79

TOTAAL

64

44

169

158

202

AD 5 Subtotaal AD

(1) op 31 december 2009

45

46

IT - Infrastructuur

groep Slavische Talen en Grieks

groep Baltische Talen, Fins en Hongaars

Helpdesk

groep Romaanse en Mediterrane Talen

Interinstitutionele Samenwerking en public relations

Projectbeheer

Cliëntencoördinatie

T. Fontenelle hoofd

B. Vitale hoofd

Ontwikkeling

AFDELING ALGEMENE ZAKEN

G. Dagilienė DIRECTRICE

AFDELING INFORMATICA

groep Germaanse Talen

M-A. Fernández – hoofd P. Elorza – plaatsvervangend hoofd

AFDELING VERTALING

Directieassistente / Secretariaat raad van bestuur

Adviseur van de directrice

K.-J. Lönnroth voorzitter

RAADVAN BESTUUR

Logistiek en veiligheid

Personeelszaken

Juridische Zaken en financiën

Rekenplichtige

E. Anglessy hoofd

AFDELING ADMINISTRATIE

Externe Vertaling

interinstitutionele groep IATE

Documentatie en terminologie

Planning en distributie

D. Rummel hoofd

AFDELING VERTAALONDERSTEUNING

Audit en kwaliteitsbeheer

Directiesecretariaat

ORGANIGRAM BIJLAGE VII

PERSONEELSSTATISTIEKEN

BIJLAGE VIII

TOTAAL

man

VERDELING NAAR CATEGORIE AST

AD

vrouw

TOTAAL

man vrouw

AST

30

AD

49

30

49

38

38

85

68

85

68

134

134

VERDELING NAAR LEEFTIJD

21-29

21-29

30-39

40-49

30-39

50-59

40-49

50-59

60-69

60-69

AANWERVING EN OPLEIDING AANWERVING Aantal selectieprocedures Aantal nieuwe medewerkers

OPLEIDING 31(1)

Aantal opleidingsacties

336

23

Aantal opleidingsdagen

1 812

(1) Niet inbegrepen zijn vier interinstitutionele selectieprocedures.

47

VERDELING NAAR NATIONALITEIT EN CATEGORIE Categorie

Herkomst

AD

AST

Totaal

België

8

20

28

Bulgarije

4

0

4

Tsjechische Republiek

5

0

5

Denemarken

4

1

5

Duitsland

9

0

9

Estland

4

0

4

Ierland

3

1

4

Griekenland

4

3

7

Spanje

7

4

11

Frankrijk

9

35

44

Italië

9

2

11

Cyprus

0

0

0

Letland

4

0

4

Litouwen

5

0

5

Luxemburg

0

1

1

Hongarije

6

0

6

Malta

2

0

2

Nederland

5

0

5

Oostenrijk

1

1

2

Polen

4

1

5

Portugal

5

5

10

Roemenië

5

2

7

Slovenië

4

0

4

Slowakije

5

1

6

Finland

5

1

6

Zweden

3

0

3

Verenigd Koninkrijk

3

1

4

123

79

202

Totaal

48

BELANGRIJKSTE CIJFERS 2007-2009

BIJLAGE IX

OMSCHRIJVING

2007

2008

2009 (1)

732 673 395 701 (54%)

747 416 441 223 (59%)

736 008 409 788 (55.7%)

198 105

209 113

218 114

Aantal bladzijden per vertaler (3) • Documenten • Gemeenschapsmerken en -modellen

6 977 1 749 5 228

6 614 2 075 4 539

6 456 1 858 4 598

Begrotingsuitvoering (in mln EUR)

33.2

33.3

36.4

83.5 EUR (4)

85 EUR (4)

85 EUR(4)

Aantal vertaalde bladzjiden Aandeel extern vertaalde bladzijden Personeel: • totaal aantal medewerkers (2) • aantal vertalers (2)

Vertaalprijs per bladzijde voor documenten (normale termijn) (4)

(1) Het eindverslag van de Rekenkamer is nog niet gereed. (2) Ambtenaren en tijdelijke functionarissen (202) en arbeidscontractanten (16). (3) Er worden drie soorten termijnen onderscheiden voor de vertalingen van het Vertaalbureau: normaal, gepland en dringend. (4) Bron: begroting van het Vertaalbureau.

VERKLARING VAN DE ORDONNATEUR

BIJLAGE X

Ik, ondergetekende, Gailė Dagilienė, directrice van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie, verklaar, in de hoedanigheid van ordonnateur, dat de in dit verslag opgenomen gegevens juist en waarheidsgetrouw zijn. Juist en waarheidsgetrouw betekent in dit verband dat zij een betrouwbaar, volledig en juist overzicht bieden van de stand van zaken bij het Vertaalbureau;

Deze redelijke zekerheid baseer ik op mijn eigen beoordelingsvermogen en de mij ter beschikking staande informatie-elementen. Hiermee doel ik op de resultaten van de eigen beoordeling, het werk van de interne controledienst, waarnemingen van de dienst Interne Controle van de Europese Commissie en de conclusies uit de verslagen van de Europese Rekenkamer over voorgaande begrotingsjaren.

ik met redelijke zekerheid kan bevestigen dat de middelen die zijn toegewezen aan de in voorliggend verslag beschreven werkzaamheden, gebruikt zijn voor de vastgestelde doelen in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer en dat de bestaande controleprocedures de noodzakelijke garantie bieden wat betreft de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

Ik bevestig bovendien geen kennis te hebben van enig niet gesignaleerd feit dat de belangen van het Vertaalbureau zou kunnen schaden. Luxemburg, 8 maart 2010.

Gailė Dagilienė

49

SYSTEMEN VOOR MANAGEMENT EN INTERNE CONTROLE

BIJLAGE XI

A. SAMENVATTING VAN DE GROOTSTE RISICO’S EN PREVENTIEVE MAATREGELEN Activiteit

Grootste risico’s

Kernactiviteiten

Variatie in de omvang van de vertaalwerkzaamheden op lange termijn De potentiële afname van het vertaalvolume en daardoor ook van de inkomsten voor het Vertaalbureau wegens de directe afhankelijkheid van cliënten, wier begroting weer afhankelijk is van de uitvoering van Europees beleid, dat de gevolgen zou kunnen ondervinden van het algemene risico van wereldwijde economische krimp. Onnauwkeurige schattingen van vertaalvolumes door de meeste cliënten, waardoor het voor het Vertaalbureau moeilijk is een nauwkeurige begrotingsplanning op te stellen en efficiënt met behulp van voldoende operationele capaciteit op de vraag te reageren.

Risicobeheersing

In 2009 is een actieplan voor het opvangen van deze risico’s vastgesteld en gedeeltelijk ten uitvoer gelegd. Het plan omvat een diepgaande analyse van de kosten, een simulatie van diverse prijsstellingen en een spreiding van de kosten over vertaalwerkzaamheden en vertaalondersteuning. Het opstellen van verschillende algemene rampenplannen (ten behoeve van de continuïteit van de werkzaamheden), een analyse van het rendement van al dan geen uitbesteding van diensten en een verbetering van het toezicht op de kosten zijn opgenomen in het werkprogramma voor 2010.

Variatie in de omvang van de vertaalwerkzaamheden op korte termijn Piekbelastingen in bepaalde periodes van het jaar kunnen leiden tot een verminderde kwaliteit van de dienstverlening door te geringe beschikbaarheid van personele middelen. Ook een stijgend percentage cliënten die korte leveringstermijnen verlangen (‘dringend’), zou kunnen leiden tot een verminderde kwaliteit van de dienstverlening.

De maatregelen zijn gericht op een grotere flexibiliteit, namelijk een beroep op externe vertaalresources, heronderhandeling van de leveringstermijnen met de cliënt indien de aanvankelijk vastgestelde termijnen niet in acht kunnen worden genomen, specifieke kwaliteitscontroles bij spoedvertalingen, continue opleiding van vertalers om hun taalkundige en inhoudelijke expertise op peil te houden, inwerktraining en begeleiding van nieuwe medewerkers en training in het gebruik van IT-hulpmiddelen voor alle vertalers. Veel acties in het kwaliteitsgarantiemodel voor vertaalwerkzaamheden (beleid), de ontwerphandleiding en het actieplan voor kwaliteitsgarantie betreffen de formalisering en versterking van bestaande belangrijke controles en de invoering van nieuwe procedures, zoals een verbetering van voorbereiding en nabewerking van de vertalingen.

Uitbesteding van vertaalwerkzaamheden Uitbesteding van niet-vertrouwelijke documenten aan externe vertalers en vertaalbureaus kan bijdragen tot een vermindering van de risico’s in verband met een variatie in de omvang van de vertaalwerkzaamheden, maar brengt ook risico’s met zich die inherent zijn aan openbare aanbestedingen. De begroting voor externe vertalingen (begrotingslijn 3000) van het Vertaalbureau bedroeg 15 710 169 EUR in 2009.

Het risico van een te grote afhankelijkheid van contractanten is zeer beperkt omdat er veel gebruik wordt gemaakt van raamovereenkomsten met een maximale looptijd van vier jaar (aanvankelijk afgesloten voor een periode van één jaar en driemaal verlengbaar met een jaar). Sinds 1999 voert het Vertaalbureau een beleid van specifieke aanbestedingen op de deskundigheidsterreinen van cliënten, naast aanbestedingen voor algemene vertaalwerkzaamheden. Er is een openbare aanbestedingsprocedure voor gespecialiseerde vertaalopdrachten (met een geraamde contractwaarde van > 60 000 EUR) ingevoerd. Het management besluit gezamenlijk over het lanceren van nieuwe oproepen tot het indienen van offertes op een specifiek terrein. Het Vertaalbureau heeft ook een rangordesysteem op basis van de beoordeling van elke externe vertaling, en een beoordelingscomité voor slechte of uitzonderlijk goede vertalingen. Tijdens de aanbestedingsprocedure zijn de taken gescheiden: bij de opening van de offertes wordt door het daartoe aangewezen personeel gecontroleerd of er een prijsopgave voor de verlangde dienst is, maar het tarief wordt niet meegedeeld aan de deskundigen die verantwoordelijk zijn voor de beoordeling van het administratieve en technische gedeelte. De leden

50

Activiteit

Grootste risico’s

Risicobeheersing van het selectiecomité moeten verklaringen ondertekenen betreffende geheimhouding en de afwezigheid van belangenconflicten. De door het selectiecomité gegeven kwaliteitsscore wordt aan het einde van het selectieproces gedeeld door de opgegeven prijs. Het resultaat van iedere aanbesteding bepaalt de initiële volgorde van de externe contractanten. Ongeveer 85% van het uitbestede werk wordt onder raamovereenkomsten verricht. Indien dit om welke reden dan ook niet mogelijk is, wordt het werk uitbesteed via een specifieke procedure die duidelijk het uitzonderlijke karakter documenteert (bv. niet-beschikbaarheid van vertaler, technische redenen zoals een specifieke talencombinatie, de noodzaak een beroep op dezelfde vertaler te doen). Goedkeuringen en machtigingen: specifieke contracten en rekeningen worden gecontroleerd en getekend door het hoofd van de afdeling Vertaalondersteuning of het hoofd van de afdeling Vertaling. De ordonnateur wordt periodiek op de hoogte gehouden, en er zijn controleactiviteiten (prestatieverslagen, financiële rapporten over de begrotingsuitvoering en rapporten over uitzonderlijke situaties), met name via het hoger management. Deze verrichtingen maken deel uit van de standaardprocedure voor het uitbesteden van vertaalwerkzaamheden, dat wil zeggen de kwaliteitsborging door de afdeling Vertaling. Bij de rekeningen worden evaluatieformulieren gevoegd, waarop de kwaliteit van het geleverde werk wordt genoemd. Voor de bepaling van de volgorde van contractanten bestaat een goed gedocumenteerde werkprocedure met controlelijsten. De contractantenlijsten worden bijgewerkt nadat een evaluatiecomité besluiten daartoe heeft genomen. Ondersteunende documentatie voor de besluiten worden gecontroleerd en getekend door het hoofd van de dienst Externe Vertaling. Scheiding van taken vindt ook plaats bij de invoering van gegevens van de betalingsbegunstigden (rechtspersonen, bankgegevens). Er wordt een standaardprocedure met diverse controles overeenkomstig controlelijsten gevolgd ongeacht het te betalen bedrag. Er wordt een register met financiële uitzonderingen bijgehouden. Overschrijdingen worden gedocumenteerd. Verificaties van transactiegegevens en periodieke afstemmingen door de dienst Financiën vinden plaats om de contracten nauwgezetter te kunnen doorlichten. De resultaten van deze belangrijke controleactiviteiten worden periodiek gerapporteerd op de juiste managementniveaus.

Ondersteunende activiteiten

Informatie- en communicatietechnologieën Om zijn diensten te kunnen afstemmen op de wensen van zijn cliënten, streeft het Vertaalbureau ernaar kwalitatief hoogwaardige, geavanceerde bedrijfsinformatie- en communicatietechnologieën, infrastructuuroplossingen, ondersteunende diensten en telecommunicatiefaciliteiten ter beschikking te stellen, die door zijn eigen personeel worden verstrekt en alleen voor specifieke projecten door bepaalde externe contractanten worden geleverd. De begrotingslijnen 2100 en 2120 (ICT) van het Vertaalbureau belopen 3 300 000 EUR in 2009. In 2009 vonden ongeveer 150 grote inkoopprocedures via raamovereenkomsten plaats voor een totale waarde van 2 500 000 EUR. Voor IT-diensten en –producten zijn specifieke contracten ondertekend voor in totaal 800 000 EUR, wanneer de limietwaarde van

Het Vertaalbureau doet een beroep op contractanten op de lijsten van interinstitutionele raamovereenkomsten, die doorgaans een looptijd van vijf tot zeven jaar hebben. Het betreft voornamelijk grote ondernemingen. Om te kunnen profiteren van schaalvoordelen op het gebied van ICT-inkoop, bestaat er een raamovereenkomst voor elk standaardproduct. De inkoop is grotendeels gereguleerd en een diepgaand inzicht is daarom noodzakelijk om dit doelmatig te kunnen beheren. De controles voor de betaling van ICT-diensten en -producten zijn bij het Vertaalbureau dezelfde als voor de inkoop op andere terreinen.

51

Activiteit

Grootste risico’s

Risicobeheersing

raamovereenkomsten werd bereikt, of voor duidelijke technische behoeften. Het Vertaalbureau leunt voor de meeste van zijn activiteiten zwaar op ICT-systemen. Een tekort aan coherente IT-governance zou kunnen leiden tot een inefficiënt beheer van IT-systemen en niet-naleving van interne controlenormen. Onvoldoende coherentie van IT-governance, projectbeheer en kostenanalyse kan tot gevolg hebben dat de dienstverlening niet efficiënt is, dat verbeteringen en innovaties beperkt blijven en dat de middelen niet adequaat worden aangewend.

Er werden stappen ondernomen voor het vaststellen van het kader voor de interne controle van IT-governance en projectbeheer teneinde de onderlinge samenhang te vergroten. Er werden maatregelen genomen op het gebied van bedrijfscontinuïteit (rampenplannen) die de ICT-architectuur in functionele en technische zin verbeterden.

Voor de opstelling van de jaarrekening moet de rekenplichtige van het Vertaalbureau de boekhoudsystemen opzetten en valideren, waaronder de door de ordonnateur vastgestelde systemen (artikel 43 van het financieel reglement van het Vertaalbureau). Een van deze systemen is het SI2-financieel systeem (geïntegreerd in andere softwaretoepassingen voor de kernactiviteit), dat had moeten worden vervangen door het nieuwe ABAC-systeem dat door de Europese Commissie wordt gebruikt, maar daarbij is vertraging opgetreden. Omdat ABAC in 2010 niet volledig operationeel zal zijn, zal er geen volledig geautomatiseerde tool voor kostenbeheersing zijn, treden er vertragingen op bij de ontwikkeling van nieuwe IT-systemen en nemen de onderhoudskosten toe. Dit is toe te schrijven aan een externe factor (ondertekening van de vertrouwelijkheidsovereenkomst met DG Admin). Bovendien is het gebruik van de bestaande boekhoudsystemen tot nu toe niet gevalideerd, wat voornamelijk te wijten is aan het feit dat de inzet van het nieuwe boekhoudsysteem werd vertraagd. Omdat de boekhoudsystemen niet zijn gevalideerd kan financiële informatie wellicht onjuist worden verwerkt zonder dat dit wordt opgemerkt. De dienst Interne Controle (IAS) beval het Vertaalbureau aan te zorgen voor een correcte validering van de boekhoudsystemen door de rekenplichtige en de hiermee verband houdende bevestiging van de rechtmatigheid van het management en van de betrouwbaarheid van de informatie door de ordonnateur. De validering van de boekhoudsystemen moet alle bedrijfsprocessen omvatten die informatie met financiële impact aanleveren en die in de jaarrekeningen tot uitdrukking moeten komen. Het Vertaalbureau kon deze aanbeveling niet overnemen omdat een overstap op het ABACsysteem in 2009 een investering van tijd in het valideren van oude systemen ongerechtvaardigd zou zijn in termen van de beginselen van een gezond financieel beheer.

De betrouwbaarheid van de door de verschillende systemen die gegevens in het centrale boekhoudsysteem voeren, gegenereerde gegevens werd in vele jaren ervaring aangetoond en is nooit door de Rekenkamer bij de controle van de rekeningen betwist. Het Vertaalbureau nam echter, de aanbeveling van IAS en de gevolgen van een ontbrekende validering van de boekhoudsystemen in overweging nemende, het besluit een vereenvoudigde versie van de validering ervan voor te bereiden. Deze validering bestaat uit twee afzonderlijke delen: de validering van boekhoudsystemen en de validering van door de ordonnateur ingestelde systemen ter aanlevering of rechtvaardiging van boekhoudinformatie. In het eerste deel worden de door het Vertaalbureau gehanteerde boekhoudsystemen beschreven. In 2009 geïmplementeerde nieuwe boekhoudsystemen worden volledig gevalideerd. De systemen die vóór 2009 werden ingevoerd, worden niet achteraf op testgegevens gecontroleerd, maar de belangrijkste controles die het risico van een onjuiste gegevensoverdracht tussen de boekhoudtoepassingen moeten verkleinen, en andere risicobeperkende controles worden beschreven. Naar verwachting zal de volledige validering, met een uitgebreid testen van de boekhoudsystemen, zijn afgerond tegen de tijd dat ABAC wordt ingevoerd. Het tweede deel van het document zal de bestaande processen beschrijven die een adequate aanlevering waarborgen en de juiste boekhoudinformatie bevestigen voor het beheer en de controle van de begroting en de algemene rekeningen van het Vertaalbureau, zoals in het financieel reglement is vastgelegd. Wat de IT betreft, zal het Vertaalbureau, ook al is de vertrouwelijkheidsovereenkomst nog niet getekend, aan dit punt zeer nauwgezet gevolg geven teneinde het vervangingsproces zoveel mogelijk te bespoedigen. Het zal een systeemontwikkelaar naar de Commissie in Brussel zenden om daar te bestuderen hoe het lokale systeem van het Vertaalbureau moet worden aangepast om toegang te krijgen tot het ABAC-systeem bij de Commissie. Op basis van de technische analyse zullen de behoeften aan externe personele middelen opnieuw worden bekeken en eventueel aangepast.

52

Activiteit

Grootste risico’s

Risicobeheersing

IAS stelde vast dat het standpunt van het Vertaalbureau – het niet aanvaarden van bedoelde aanbeveling – door diens raad van bestuur werd gesteund, en beval daarop aan dat daarom in het jaarlijkse verslag van de werkzaamheden de volgende risico’s moeten worden opgenomen: de afgewezen aanbeveling betekent dat het financieel reglement van het Vertaalbureau niet wordt nageleefd. Het ontbreken van validering van de boekhoudsystemen houdt in dat de directrice van het Vertaalbureau de verantwoordelijkheid van de rekenplichtige voor de verklaring betreffende het verslag van de werkzaamheden in het jaar 2008 overneemt. Dit zal eveneens het geval zijn voor het verslag van de werkzaamheden in het jaar 2009. Door de validering afhankelijk te maken van de invoering van ABAC, waarvoor nog geen specifieke termijn is vastgesteld, laat het Vertaalbureau de gelegenheid liggen om te beginnen met de voorbereidingen voor de validering, en neemt het het risico dat potentiële tekortkomingen in zijn lokale systeem niet worden opgemerkt om deze tijdig te kunnen verhelpen.

B. SAMENVATTING VAN AFGERONDE AUDITS DOOR DE DIENST INTERNE CONTROLE (IAS) VAN DE EUROPESE COMMISSIE EN DE INTERNE CONTROLEUR VAN HET VERTAALBUREAU (IAC) Controleur

Onderwerp

IAS

Monitoring en bouwstenen voor de betrouwbaarheidsverklaring (Transversale input – normen voor risicobeoordeling en interne controle; algemeen toezicht – kwaliteitsbeheersystemen; jaarlijks proces van betrouwbaarheidsverklaring; elementen van de betrouwbaarheidsverklaring: financiën, human resource, verrichtingen en controle)

IAC

Resultaat

16 aanbevelingen (negen zeer belangrijk, zes belangrijk en één wenselijk) op basis waarvan het Vertaalbureau bestaande controles verder moet versterken en herstructureren, waaronder een meer diepgaande beoordeling van de belangrijkste controles; doeltreffendheid van verrichtingen en een gezond financieel beheer als telkens terugkerende activiteit in het jaarlijks werkprogramma; een verdere stroomlijning van het onderling afstemmen van doelstellingen op verschillende niveaus van planning en consistentie van de hiermee verband houdende volgsystemen; een verdere verfijning van het toezicht op en de rapportage van financiële en boekhoudkundige aangelegenheden; begrotingsbeheer; het gecentraliseerde uitzonderingenregister als een managementtool en niet enkel als logboek; validering van boekhoudsystemen en een verdere herstructurering van de voorbereidende fase voor de jaarlijkse rapportage.

IT organisatie en planning (IT-organisatie; proces van strategische planning; processen op hoog niveau voor het beheren van de huidige systemen)

Het huidige systeem voor de interne controle biedt over het algemeen een redelijke waarborg voor de adequaatheid en doeltreffendheid van de IT-organisatie en planningswerkzaamheden van het Vertaalbureau, afhankelijk van de uitvoering van 11 aanbevelingen (vier zeer belangrijk, zes belangrijk en één wenselijk) op de volgende terreinen: analyse van de capaciteit; begroting en planning; IT-governance en kwaliteitsbeheer.

53

Controleur

Onderwerp

IAC

Planning (De algemene doelstelling van de audit was een beoordeling van de juistheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het planningsproces van het Vertaalbureau en de daarmee verband houdende controlesystemen, evenals naleving van de toepasselijke regels, verordeningen en interne-controlenormen. De audit omvatte een analyse van de jaar- en meerjarenplanning en een bestudering van de koppeling tussen de strategie van het Vertaalbureau en de omzetting ervan in het werkprogramma voor 2009)

IAC

Resultaat

Zeven opmerkingen en aanbevelingen (vijf zeer belangrijk en twee belangrijk): versterking van de samenhang tussen de strategie van het Vertaalbureau en de jaarlijkse werkprogramma’s en een vergroting van de coherentie van deze werkprogramma’s en de afdelingen van het Vertaalbureau; opname in de strategie van een raming van de (personele en financiële) middelen die nodig zijn om de vastgestelde doelstellingen te halen en afstemming van de strategische acties en hiermee verband houdende doelstellingen; managers passende richtsnoeren geven zodat zij hun doelstellingen en indicatoren beter kunnen formuleren.

Kostenberekening (Prestatiemeting, in het bijzonder door de actuele en geraamde kosten met elkaar te vergelijken; metingen om de gemiddelde kosten per door het Vertaalbureau geleverd(e) product/dienst te bepalen; analyse van de producten en diensten en hieraan gerelateerde informatie over het verband tussen kosten en baten)

Zes aanbevelingen (vijf zeer belangrijk en één wenselijk) op de volgende terreinen: dekking, transparantie en frequentie van de kostenanalyse; accuraatheid en consistentie van de kostenanalyse; monitoring van kosten-batenverhouding.

VERKLARING VAN DE COÖRDINATOR INTERNE CONTROLE Ik, ondergetekende, Maurice Van Weyenberg, coördinator Interne Controle bij het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie,

Ik verklaar hierbij dat de informatie in hoofdstuk 4 van onderhavig Activiteitenverslag en in de bijlagen naar mijn beste weten accuraat en volledig is.

verklaar dat ik in overeenstemming met de mededeling van de Commissie over de taken van de hoofdactoren op het gebied van interne audit en interne controle bij de Commissie1, mijn advies en aanbevelingen aan de directrice heb uitgebracht over de algemene situatie van de interne controle bij het Vertaalbureau.

Luxemburg, 8 maart 2010.

Maurice Van Weyenberg

1

BIJLAGE XII

SEC (2003) 59 van 21.1.2003.

54

VERKLARENDE WOORDENLIJST

BIJLAGE XIII

Instellingen/agentschappen

Verkorte naam / acroniem

Europees Parlement Raad van de Europese Unie Europese Commissie Hof van Justitie van de Europese Unie Europese Centrale Bank Europese Rekenkamer Europees Economisch en Sociaal Comité Comité van de Regio’s van de Europese Unie Europese Investeringsbank Europese Ombudsman Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming Communautair Bureau voor Visserijcontrole Communautair Bureau voor Plantenrassen Europees Agentschap voor het Beheer van de Operationele Samenwerking aan de Buitengrenzen van de Lidstaten van de Europese Unie Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart Europees Agentschap voor Ziektepreventie en -bestrijding Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding Europees Agentschap voor Chemische Stoffen Europees Milieuagentschap Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid Europese Stichting tot Verbetering van de Levens- en Arbeidsomstandigheden Europese GNSS-Toezichtautoriteit Europees Instituut voor Gendergelijkheid Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid Europees Geneesmiddelenbureau Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving Europees Agentschap voor Netwerk- en Informatiebeveiliging Europees Spoorwegbureau Europese Stichting voor Opleiding Bureau van de Europese Unie voor de Grondrechten Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie Europese Defensieagentschap Satellietcentrum van de Europese Unie Eurojust Europese Politieacademie Europese Politiedienst Uitvoerend Agentschap voor Onderwijs, Audiovisuele Media en Cultuur Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad Uitvoerend Agentschap voor Concurrentievermogen en Innovatie Uitvoerend Agentschap voor Gezondheid en Consumenten Uitvoerend Agentschap Onderzoek Uitvoerend Agentschap voor het trans-Europees Vervoersnet Europese Gemeenschappelijke Onderneming voor ITER en de Ontwikkeling van Fusie-energie (Fusie voor Energie) Gemeenschappelijke Onderneming “Clean Sky” Europees Instituut voor Innovatie en Technologie Gemeenschappelijke Onderneming “SESAR”

EP Raad Commissie CJ ECB ERK EESC CoR EIB Ombudsman EDPS CFCA CPVO Frontex

55

EU-OSHA EASA ECDC Cedefop ECHA EEA EFSA Eurofound GSA EIGE EMSA EMEA EWDD ENISA ERA ETF FRA BHIM CdT EDA EUSC Eurojust CEPOL Europol EACEA ERC EACI EAHC REA TEN-T EA F4E CSJU EIT SJU

Notities

56

uropa.eu dt.e

www .c

Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

Recommend Documents