FUNCTIE INFORMATIEFORMULIER (FIF) 1. FUNCTIE-INFORMATIEGEGEVENS Functienaam Business Unit Organisatie (Sub)onderdeel Rang / schaal
Assistent Defensie Attaché Buitenlandse zaken HMA te Jakarta Defensieafdeling 7 (zie bijgevoegde salarisschaal) 2. FUNCTIEOMGEVING
De werkzaamheden worden verricht op de defensieafdeling van ZM Ambassade te Jakarta. De defensieattaché is tevens geaccrediteerd in Brunei, Maleisië, Singapore, Thailand en Vietnam. Deze landen worden met enige regelmaat door hem bezocht. De verantwoordelijkheden van de defensieafdeling bestaan uit het vertegenwoordigen van de Commandant der Strijdkrachten, het gevraagd en ongevraagd informeren van de politieke en militaire leiding van het Ministerie van Defensie en het actief ondersteunen van de belangen van de Nederlandse defensie industrie. Met een aantal geaccrediteerde landen onderhoudt Nederland specifieke relaties die onder meer bestaan uit ondersteuning door training, onderwijs en het uitwisselen van kennis. De defensieattaché treedt verder op als adviseur van de ambassadeur over defensieaangelegenheden en werkt intensief samen met de andere afdelingen op de ambassade. De defensieafdeling is belast met het behartigen van de belangen van Nederlandse militairen die zich voor dienst in een van de geaccrediteerde landen bevinden, met het doorgeleiden van bezoekaanvragen van defensie (gerelateerd) personeel evenals het doorgeleiden van gerubriceerde documenten. De defensieattaché beschikt over een eigen budget. Daarnaast verstrekt het Ministerie van Defensie desgevraagd financiële middelen voor het realiseren van projecten. De afdeling bestaat uit de defensieattaché en zijn medewerker (ADA), eveneens een voltijd functie. De verantwoordelijkheden en werkzaamheden van ADA volgen logischerwijs uit de hierboven vermelde algemene taken van de defensieattaché en worden hieronder gespecificeerd. De functie van ADA vraagt om een grote mate van zelfstandigheid vanwege de regelmatige afwezigheid van de defensieattaché.
Jakarta
1
3. WERKZAAMHEDEN a. ADA stelt zelfstandig de concepten op voor het: 1. budget 2. training- en cursussenplan 3. bilaterale samenwerkingsplan Ad a1.ADA communiceert daarvoor zelfstandig met de financieel verantwoordelijke functionaris van de afdeling Internationale Militaire Samenwerking van het Ministerie van Defensie Ad a2. ADA communiceert daarvoor zelfstandig met het Nederlandse Ministerie van Defensie en de lokale militaire staven van de geaccrediteerde landen voor het verstrekken en verkrijgen van informatie en het coördineren van de toewijzing van de cursussen aan de geaccrediteerde landen. ADA bereidt in het geval van specifieke trainingen in Nederland alle noodzakelijke stappen voor, zoals visa, huisvesting en talencursus. Ad a3. ADA inventariseert daarvoor zelfstandig de mogelijkheden gebaseerd op bestaande MOU´s en mogelijkheden. b. ADA onderhoudt voor zijn werkzaamheden zelfstandig contact met de lokale militaire staven in de geaccrediteerde landen en woont desgevraagd vergaderingen in Jakarta bij. c. ADA bereidt zelfstandig officiële bezoeken, herdenkingen en seminars voor zowel in Indonesië als in de geaccrediteerde landen. ADA reist ter voorbereiding daarvoor ook zelfstandig naar deze landen. ADA assisteert vervolgens bij de uitvoering van de verschillende activiteiten. d. Indien Nederlandse eenheden oefenen, havenbezoeken afleggen of gebruikmaken van het nationale luchtruim en de nationale wateren, assisteert ADA door: het vragen van toestemming en vervolgens procesmatig afhandelen op basis van de nationale procedures van het land van accreditatie; het optreden als coördinator tussen het betreffende defensieonderdeel en de militaire en civiele autoriteiten; de juiste afhandeling van de uit het bezoek voorvloeiende financiële aangelegenheden. e. ADA vervult de functie van militair cryptobeheerder en is belast met: het beheer, controle en rapportage van crypto-apparatuur en sleutels; het vercijferen, ontcijferen, registreren en archiveren van berichten; f. ADA voert zelfstandig de navolgende standaardwerkzaamheden uit:
Jakarta
2
het afhandelen van ‘request for visit’ voor bezoeken van buitenlandse militairen aan Nederland; het verzamelen en bundelen van relevante informatie als bijdrage aan rapportages van de defensieattaché. het bijhouden van de realisatie van het toegewezen budget; het doorgeleiden en autoriseren van betalingen van facturen voor geleverde presentaties t.b.v. de defensieonderdelen naar de afdeling Bedrijfsvoering van de ambassade. het bijhouden van de elektronische agenda; het registreren en archiveren van de inkomende post, faxen en e-mails; het verzorgen van de correspondentie en interne postverzorging; het voorbereiden en aanvragen van dienstreizen, hotels, vliegtickets en autohuur; g. Is belast met het beheer van het in bruikleen verstrekte defensiematerieel, waaronder de dienstauto en crypto-apparatuur. 4. SPEELRUIMTE ADA rapporteert aan de defensieattaché. ADA voert veel werkzaamheden zelfstandig uit. Vanwege de regelmatige afwezigheid van de defensieattaché zal ADA met een enkele aanwijzing ook gedurende langere tijd zelfstandig de werkzaamheden moeten kunnen uitvoeren. 5. Kennis en vaardigheden Kennis/Opleidingseisen: MBO-niveau; kennis van de organisatie Defensiestaf en krijgsmachtdelen. kennis van administratieve en managementondersteunende werkwijzen; kennis van archivering- en documentatietechnieken; kennis van de financiële en administratieve regelgeving en procedures binnen Defensie; Ervaringseisen: ruime ervaring in een administratieve functie; vaardigheid in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota’s; goede schriftelijke en mondelinge vaardigheid in zowel de Nederlandse als Engelse taal; schriftelijke en mondelinge vaardigheid in het Bahasa Indonesia strekt tot aanbeveling.
Jakarta
3
Competenties: representatief; sociaal en communicatief vaardig zelfstandig; creatief; improvisatie- en organisatievermogen; flexibel. Fysieke eisen: geen medische beperkingen Specifiek aan deze functie gestelde eis: In verband met de verantwoordelijkheid als cryptobeheerder is een veiligheidsonderzoek door de MIVD, uitmondend in Veiligheidsverklaring Niveau A noodzakelijk. NB: Om dit onderzoek uit te kunnen voeren moet het mogelijk zijn om van de kandidaat en diens eventuele partner gegevens te verzamelen over ten minste de laatste 5 jaar en mogen zij niet langer dan 3 maanden weg zijn uit Nederland of een ander land waar een informatie-uitwisseling overeenkomst mee bestaat (er is GEEN overeenkomst met Indonesië). Overige wensen: in bezit van rijbewijs, minimaal categorie B; 6. Contacten ADA onderhoudt, naast zijn eigen contacten, bij afwezigheid van de defensieattaché ook contact met (militaire) binnen- en buitenlandse beleidsmedewerkers. ADA onderhoudt de standaardcontacten op de ambassade zelf. Bij afwezigheid van de defensieattaché zal ADA hem waar mogelijk vervangen, zoals tijdens de wekelijkse managementvergadering.
Jakarta
4
Loonschaal 7 Indonesia per 01-01-2015 Alle bedragen zijn bruto, in IRD en op basis van een werkweek van 35 uur. Loonnummer 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Jakarta
Bruto bedrag 12.812.414 13.239.495 13.666.575 14.093.656 14.520.736 14.947.817 15.374.897 15.801.978 16.229.058 16.656.139 17.083.219 17.510.300 17.937.380 18.346.461 18.791.541 19.218.622
5
