gemeente Schiedam cluster Dienstverlening afdeling Facilitaire Zaken
gemeente Schiedam
Postbus 1501 3100 EA SCHIEDAM Stadskantoor Stadserf 1 3112 DZ SCHIEDAM T 010 246 55 55 F 010 473 70 21 W www.schiedam.nl
aan de gemeenteraad van Schiedam
ONS KENMERK
UW KENMERK
UW BRIEF VAN
08UIT04729
22 april 2008
DOORKIESNUMMER
E-MAIL
010-2191205
[email protected]
ONDERWERP
consulteren investering toegangscontrole Geachte mevrouw, heer, Overeenkomstig artikel 7, lid 6 van de Financiële verordening gemeente Schiedam berichten wij het volgende. Als gevolg van noodzakelijke wijzigingen in de toegangscontrole van het stadskantoor zijn wij voornemens een investering te doen ter grote van € 120.000. Gezien de urgentie waarmee maatregelen genomen moeten worden, hebben wij besloten nu al over te gaan tot uitvoering. Omdat alleen de Raad een krediet kan voteren, wordt dit in BERAP 1-2008 aan u voorgelegd. Alvorens bovengenoemde verplichting aan te gaan, verzoeken wij u om uw wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Om de voortgang van het project te waarborgen verzoeken wij u om ons - via de griffie - binnen twee weken na dagtekening van deze brief mede te delen of u gebruik wenst te maken van de mogelijkheid wensen en bedenkingen te uiten. Indien wij binnen deze termijn geen bericht van de griffie hebben ontvangen zetten wij het besluitvormingstraject voort. In het andere geval schorten wij conform het Reglement van Orde de besluitvorming op tot na de eerstkomende commissie- en raadsvergadering, waarin uw wensen en bedenkingen vormgegeven kunnen worden.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secrejam;—^ de burgemeester, "ft
B. Mari
W.M. Verver-Aartsen
ADVIESNOTA DV
B&W vergadering Raadsvergadering
aan burgemeester en wethouders DATUM 21 april 2 0 0 8
A. Brijs
REG.NUMMER :
DATUM
PORTEFEUILLEHOUDER
Wethouder Haan
PUBLICATIE
Openbaar
ONDERWERP:
toegangscontrole
Onderwerp/Bestuurssamenvatting Eind 2007 heeft er op last van het gemeentebestuur door KPMG een onderzoek plaatsgevonden naar het systeem van de fysieke beveiliging van de werkruimte en de beveiliging van de ICT-omgeving van de Gemeente Schiedam. De conclusies waren dat zowel de fysieke beveiliging als de beveiliging van de ICT-omgeving verbeterd moeten worden. Op de gemeente rust de bijzondere plicht gegevens van burgers en waardepapieren adequaat te beschermen. Daarnaast heeft de gemeente als goed werkgever de plicht het bestuur en het personeel zo veel mogelijk te vrijwaren van agressie en diefstal van eigendommen. Recent zijn meerdere voorvallen van diefstal voorgekomen. Last but not least is het zaak in het huidige tijdgewricht van mogelijke dreigingen de (gebouwen van de) gemeente effectief te beveiligen tegen ongenode gasten die kwade bedoelingen hebben. Direct na het uitkomen van het onderzoek is gestart met het verbeteren van de beveiliging van de ICT-omgeving. Voorts is direct een plan ter verbetering van de fysieke veiligheid ter hand genomen en is de alertheid verhoogd bij de medewerkers. Thans ligt het plan voor om de fysieke beveiliging op een andere leest te schoeien. Overigens hangen de fysieke beveiliging en de beveiliging van de ICT-omgeving in de praktijk nauw samen. Concreet bestaat het plan uit het volgende: Voorgesteld wordt om bij de lifthal op de begane grond toegangspoorten te plaatsen waardoor alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot het hoofdgebouw. Bij aanbesteden zal de leverancier opdracht worden gegeven zorg te dragen voor toegangspassen die getest zijn op het 'kraken' ervan en hiertegen beschermd zijn. De OR heeft instemmingsrecht en het college zal gevraagd worden in principe in te stemmen met het voorstel. Na instemming van de OR zal het voorgestelde in uitvoering genomen worden. De totale investering bedraagt € 120.000 en is verhoudingswijs zeer voordelig te noemen. Omdat deze ontwikkeling niet voorzien is en gezien de noodzaak om hier snel actie op te ondernemen, wordt voorgesteld: Het krediet per direct te openen De raad middels bijgevoegde briefte informeren Het krediet formeel bij de eerste beheersrapportage vast te laten stellen aan de raad Ondanks dat het openen van een krediet raadsbevoegdheid is, stellen wij voor gezien de noodzaak in dit geval hier van af te wijken en de raad achteraf het krediet ter accordering voor te leggen. Bijlage(n) Plattegrond Brief aan de gemeenteraad Aanleiding Eind 2007 is door KPMG een onderzoek uitgevoerd waarin de beveiliging van het stadskantoor getoetst is. De toegangscontrole is een aspect van dat onderzoek geweest. Tevens zijn voorvallen van diefstal in het stadskantoor bekend.
ADVIESNOTA DV
A. Brijs
REG NUMMER
DATUM
PORTEFEUILLEHOUDER
DATUM 21 april 2 0 0 8 Wethouder Haan
Openbaar
B&W vergadering Raadsvergadering
aan burgemeester en wethouders
ONDERWERP:
toegangscontrole
Onderbouwing voorstel Uit het onderzoek (van KPMG) is gebleken dat er eenvoudig toegang te verkrijgen is tot het kantorengedeelte van het stadskantoor. Hierbij is het bezit van een toegangspas niet eens noodzakelijk gebleken. Ter bescherming van informatie van het publiek, ondernemers, de veiligheid van het bestuur en de medewerkers in het stadskantoor worden toegangspoorten geplaatst bij de ingang naar de niet-openbare gedeelten van het stadskantoor. Gekeken is naar twee mogelijkheden. Allereerst het bestaande systeem uitbreiden door toepassing van een passback-systeem. Daarbij worden bezoekers en medewerkers zowel bij binnenkomst als bij het naar buitengaan geregistreerd. Daarnaast dient dan vooral procedureel (op basis van afspraken) e.e.a. afgedwongen te worden. Bij dit systeem blijft het mogelijk om op vrij eenvoudige wijze toegang tot de gebouwen te krijgen zonder dat dit controleerbaar is. Daarmee wordt geen waterdichte oplossing geboden voor de in het door KPMG uitgevoerde veiligheidsonderzoek, terwijl de kosten min of meer gelijk zullen zijn t.g.v. meer benodigde menskracht om controles uit te oefenen. De tweede mogelijkheid is het realiseren van toegangspoorten waardoor wordt bereikt dat alleen geautoriseerde personen toegang krijgen tot het gedeelte achter de poorten. Meelopen is dan niet meer mogelijk. Daarmee wordt volledig invulling gegeven aan oplossingen voor de in de KPMG-rapportage genoemde problemen. Bovendien biedt de voorgestelde oplossing tevens mogelijkheden voor uitbreiding van extra faciliteiten zoals: registratie t.b.v. calamiteiten, inlogmogelijkheden t.b.v. computers e.d. De aan te schaffen toegangspassen dienen beschermd te zijn tegen 'kraken', hetgeen door een schriftelijk verklaring van de leverancier ondersteunt dient te worden. In ander gemeentelijke organisaties (o.a. Maassluis en Dordrecht) functioneert een soortgelijk systeem van toegangscontrole en beveiliging naar ieders tevredenheid. Door de positionering van de toegangspoortjes levert dit systeem voor raadsleden en burgers die raads- en commissievergaderingen willen bijwonen geen beperkingen op. Locatie toegangspoorten De toegangspoorten worden geplaatst in de ruimte voor de liften van de toren op de begane grond. De huidige pui met toegangdeur tot de lifthal vervalt, en op die plaats worden de poorten geplaatst. Om tevens te voorzien in de eisen van compartimentering door de brandweer wordt de huidige pui verplaatst naar het trappenhuis en waarnodig aangevuld met bouwkundige voorzieningen. Voor mindervalide personen wordt de entree aangepast en wordt een speciale, bredere, toegangspoort geplaatst. Deze poort is tevens te gebruiken om goederen door te voeren. Tenslotte verdient vermelding dat de aanpassingen goed passen in de plannen om de stadswinkel te verbouwen en er dus geen sprake is van een desinvestering. Eventueel verdere aanpassing / toevoeging van functionaliteit zal in de plannen van de aanpassing van de stadswinkel en de entree voor bibliotheek, theater en stadswinkel worden meegenomen.
ADVIESNOTA DV
A. Brijs
REG NUMMER :
DATUM
PORTEFEUILLEHOUDER
DATUM 21 april 2 0 0 8 Wethouder Haan
Openbaar
B&W vergadering Raadsvergadering
aan burgemeester en wethouders
ONDERWERP:
toegangscontrole
Persoonlijke toegangspas Alle medewerkers in het stadskantoor krijgen een persoonlijke toegangspas. Op de pas staan de naam, geboortedatum, pasfoto, cluster en afdeling van de medewerker vermeld. De toegangspas kan in de toekomst eventueel ook andere functies vervullen, waaraan thans al gewerkt wordt. Overige noodzakelijke wijzigingen In de stadswinkel is een tijdelijke werkplekvoorziening gecreëerd door een wand te plaatsen in de wachtruimte en tussen de balies. De deur die in deze wand geplaatst is dient te worden afgesloten op dusdanige manier dat deze alleen als nooduitgang te gebruiken is. De deur ter hoogte van de kluis in de stadswinkel (naar de ruimte voor de Aleidazaal) wordt afgesloten, en is alleen vanuit de stadswinkel te gebruiken als nooduitgang. De deur naar de tijdelijke postkamer in de stadswinkel wordt afgesloten. De postkamer is ook te bereiken via de ruimte achter de balies. De deuren van de spreekkamers in de stadswinkel worden voorzien van andere deurklinken. Deuren moeten niet meer geopend kunnen worden vanuit de stadswinkel, maar alleen vanuit de spreekkamer zelf. De toegangsdeuren van het noodtrappenhuis naar de wachtruimte in de stadswinkel wordt zo aangepast dat deze permanent dicht is, en in noodgevallen door middel van een drukbeveiliging te openen is. De ruimte wordt voorzien van camerabewaking. De schuifdeuren naar de parkeergarage vanuit de ruimte tussen de garage en fietsenstalling is voorzien van een parkeerkaartlezer. De deuren worden zo gemaakt dat deze alleen openen wanneer een parkeerkaart gescand is. De postkamer wordt (volgens de huidige plannen) in de nieuwe situatie gehuisvest in het kantoor van de stadswinkel het dichtst bij de dienstingang. Deze verplaatsing vermindert het aantal mensen dat langs het RAAS station (Reisdocumenten Administratie en Archief Station) in de stadswinkel loopt. 3
ADVIESNOTA DV
aan burgemeester en wethouders
A. Brijs
REG NUMMER
DATUM
PORTEFEUILLEHOUDER
Wethouder Haan
PUBLICATIE :
Openbaar
ONDERWERP
toegangscontrole
B&W vergadering Raadsvergadering
DATUM
21 april 2008
Hiermee wordt het risico dat paspoorten en andere waardedocumenten kunnen worden ontvreemd, verkleind. De deur in de stadswinkel welke toegang biedt tot de backoffice van de stadswinkel is alleen toegankelijk voor medewerkers van het GIP, WIC en andere baliefuncties aan de voorkant van de stadswinkel. Het personeel van de stadswinkel zelfheeft toegang tot hun werkplek via de Emmastraat. Geschikt maken van de toegang voor mindervalide personen Eerdere besluitvorming 17 januari 2008 is vanuit Facilitaire Zaken een memo aan het GMT verstuurd. Het GMT heeft daarop enkele aanvullende wensen en eisen geuit, welke in dit nieuwe voorstel verwerkt zijn. Personele consequenties/gevolgen verzekering Nvt Financiële consequenties Overzicht noodzakelijke investeringen
Omschrijving
Offerte
Aanpassen beveiligingsinstallatie en toegangscontrolesysteem Trigion Bouwkundige aanpassen pui t.o. Aleidazaal raming
Bedrag
Afschr. AfschrijvingsPeriode last 2008
€ 60.000
10 €
6.000
€ 60.000 € 120.000
10 € e
6.000 12.000
Overzicht kapitaalslasten Omschrijving
Kapitaallast Kapitaallast Kapitaallast Kapitaallast 2009 2010 2011 2012
Aanpassen beveiligingsinstallatie en toegangscontrolesysteem Bouwkundige aanpassen pui t.o.v. Aleidazaal
€8.160
€ 7.920
€ 7.680
€ 7.440
€8.160
€ 7.920
€ 7.680
€ 7.440
€ 16.320
€ 15.840
€ 15.360
€ 14.880
Om het krediet te openen is een raadsbesluit noodzakelijk. Gezien de inhoudelijke noodzaak om dit op korte termijn op te lossen, wordt vanuit de vakafdeling voorgesteld om een krediet te openen ad. € 120.000,- en de kapitaal lasten daarvan ten laste van het onderhoudsbudget van de afdeling Facilitaire Zaken te brengen. Vervolgens zal bij de BERAP 1-2008 bij de raad het benodigde krediet worden aangevraagd.
ADVIESNOTA DV
A. Brijs
B&W vergadering Raadsvergadering
aan burgemeester en wethouders
21 april 2008
REG NUMMER
PORTEFEUILLEHOUDER
Wethouder Haan
PUBLICATIE :
Openbaar
ONDERWERP
toegangscontrole
De investeringen kennen volgens onze interne regelgeving een afschrijvingstermijn van 10 jaar. De genoemde kapitaal lasten dalen jaarlijks. Dit heeft de te maken met het toerekenen van rente over de boekwaarde. Aangezien de boekwaarde daalt, daalt daarmee ook de toegerekende rente. Na goedkeuring door B&W zal het budget voor onderhoudslasten verlaagd worden met het bedrag van de kapitaallasten. De begrotingswijziging op programma niveau zal bij BERAP 1-2008 aan de raad voorgelegd worden. Advies Control De adviesnota voldoet op één punt niet aan de gestelde eisen zoals vermeld in de handreiking adviesnota's. Zoals gesteld in de financiële verordening (artikel 6) van de gemeente Schiedam is een raadsbesluit noodzakelijk om een krediet te openen. Er wordt dan ook, met het oog op de rechtmatigheid, voorgesteld dit voorstel met betrekking tot toegangscontrole aan de Raad voor te leggen voor besluitvorming. Ten aanzien van de financiële onderbouwing kan met het bovenstaande advies worden ingestemd. Advies: J. van Griensven d.d.8-4-2008 Advies programmamanager binnenstad Nvt Juridische aspecten Nvt Milieu aspecten Nvt Besproken met Directeur Clustermanager Dienstverlening Afdelingsmanager Facilitaire Zaken Gevraagde beslissing Gevraagd wordt: In te stemmen met de invoering van een nieuw integraal toegangscontrole- en beveiligingsysteem. In te stemmen met de benodigde investering groot € 120.000, hiervoor een krediet te openen, en de kapitaallasten ten laste van het onderhoudsbudget van de afdeling Facilitaire Zaken te brengen. In de BERAP 1-2008 het gevraagde krediet ter accordering aan de raad voor te leggen. De gemeenteraad te informeren middels bijgevoegde brief. Verdere procedure 1. Besluitvorming college 2. Instemming Ondernemingsraad 3. Informeren van de gemeenteraad met bijgaande brief 4. Uitvoering besluit / uitwerken plan ter realisering van de receptie bij de entree aan de Emmastraat
ADVIESNOTA DV
A. Brijs
Wethouder Haan
Openbaar
B&W vergadering Raadsvergadering
DATUM 21 april 2008
REG.NUMMER
PORTEFEUILLEHOUDER
aan burgemeester en wethouders
ONDERWERP:
toegangscontrole
Advies/instemming Ondernemingsraad De Ondernemingsraad heeft instemmingsrecht en zal vooraf om advies worden gevraagd om de voorgestelde wijzigingen te accorderen. Communicatie Wijzigingen in de toegangscontrole hebben gevolgen voor alle gebouwgebruikers. Het is daarom belangrijk dat zij niet plotseling geconfronteerd worden met deze wijzigingen, maar tijdig geïnformeerd worden. Na besluitvorming worden alle medewerkers geïnformeerd welke wijzigingen worden doorgevoerd, en wat daarvan de relevante gevolgen voor hen zijn. Ook over de daadwerkelijke realisatiedatum zal communicatie plaats vinden. Datum, naam, telefoonnummer en e-mail adres opsteller 21 april 2008, A. Brijs, 010-219 12 05,
[email protected]
o
o
JLXJLJULILJLJOL ! •
o
o
o
o
O ™ . 1SS BI
o
o
o
o
