0|Pedoman PJJ S2 Aptikom – Administrasi
Perlu diketahui bahwa sebagai penyelenggara PJJ, Aptikom bukanlah lembaga pemberi gelar atau ijasah. Yang memberikan gelar atau ijasah magister adalah perguruan tinggi yang tergabung dalam Konsorsium PJJ Aptikom. Oleh karena itulah maka perlu senantiasa adanya harmonisasi dan sinkronisasi antara administrasi Aptikom sebagai konsorsium penyelenggara, dan perguruan tinggi terkait yang memiliki prosedur operasional standar di kampusnya masing-masing.
Pada prinsipnya, ada 5 (lima) tahapan besar terkait dengan siklus pengelolaan administrasi
perkuliahan
PJJ
beserta
tata
kala
waktu
pembayarannya
sebagaimana terlihat pada diagram berikut ini.
Tahap 1: Penjajakan Informasi PJJ Pada tahap ini calon peserta atau sponsor (pemberi beasiswa) mempelajari profil dan karakteristik program PJJ yang diselenggarakan oleh Konsorsium Aptikom. Bentuknya dapat bermacam-macam, mulai dari mengikuti kegiatan sosialisasi atau edukasi yang diselenggarakan oleh Aptikom di berbagai kota dan kesempatan, hingga pada mengundang Tim PJJ Aptikom untuk presentasi di tempat yang bersangkutan. Dalam acara ini dilakukan presentasi, dialog, diskusi, dan tanya jawab seputar program PJJ yang diselenggarakan. Tahap 2: Pernyataan Partisipasi PJJ dan Pemilihan Kampus Setelah
memahami
secara
sungguh-sungguh
seluk
beluk
penyelenggaraan
program PJJ, calon peserta yang berminat diminta untuk mengisi formulir
1|Pedoman PJJ S2 Aptikom – Administrasi
pernyataan berpartisipasi dalam program PJJ Aptikom. Dalam surat yang sama peserta diminta untuk memilih akan mendaftar ke perguruan tinggi (kampus) pemberi gelar dan ijasah yang mana di antara institusi yang bergabung dalam Konsorsium Aptikom. Surat pernyataan ini juga dilengkapi pemberian kuasa dari calon peserta kepada Tim PJJ Aptikom untuk mewakili yang bersangkutan dalam melakukan pendaftaran ke perguruan tinggi yang menjadi pilihan peserta demi kelancaran administrasi dan operasional pendaftaran. Demi kelancaran proses ini, peserta harus melunkasi pembayaran sebesar 10% dari total biaya perkuliahan. Tahap 3: Pendaftaran Perguruan Tinggi Selanjutnya sesuai dengan prosedur yang berlaku di masing-masing perguruan tinggi, peserta secara langsung maupun tidak langsung (diwakili Tim PJJ Aptikom) melakukan pendaftaran ke sekretariat perguruan tinggi. Setelah mendapatkan nomor registrasi, peserta program wajib melunasi pembayaran selanjutnya sebesar 20% dari total biaya perkuliahan. Tahap 4: Penyelenggaraan Perkuliahan Selama 4 (empat) semester berjalan, Tim PJJ Aptikom akan mengkoordinasikan mekanisme rutin pengambilan/pemilihan paket mata kuliah, pemutakhiran informasi selama perkuliahan berlangsung, pengumuman nilai hasil perkuliahan, dan
penerbitan
transkrip.
Setelah
mendapatkan
transkrip
hasil
evaluasi
perkuliahan, maka peserta berkewajiban melunasi pembayaran sebesar 20% untuk pasca Semester 1, 2, dan 3 - serta sisanya sebesar 10% pasca Semester 4 (akhir). Tahap 5: Pelaksanaan Wisuda Sesuai dengan jadwal masing-masing kampus, peserta PJJ dapat menghadiri acara wisuda secara fisik. Adapun biaya untuk keperluan tersebut, menyangkut trasportasi, akomodasi, dan administrasi lainnya dibebankan kepada peserta dengan besaran sesuai aturan kampus masing-masing.
2|Pedoman PJJ S2 Aptikom – Administrasi
Mekanisme Izin/cuti I.
Pengertian Waktu yang diberikan pada mahasiswa sehingga yang bersangkutan tidak mengikuti kegiatan akademik untuk waktu sekurang-kurangnya satu semester.
II.
Jangka Waktu Cuti Akademik Mahasiswa hanya dapat diberikan kesempatan cuti akademik jika yang bersangkutan telah mengikuti kegiatan akademik sekurang kurangnya 2 (dua) semester, kecuali bagi mereka yang memiliki alasan khusus. Cuti akademik diberikan sebanyak-banyaknya untuk jangka waktu 1 (satu) semester selama masa studi. Jika ada alasan kuat yang dapat diterima, mahasiswa dapat diterima usulan cuti akademiknya jika yang bersangkutan sekurangkurangnya mengikuti kegiatan akademik 1 (satu semester).
III.
Prosedur 1.
Permohonan cuti akademik diajukan oleh mahasiswa bersangkutan kepada pimpinan program PJJ S2 Konsorsium Aptikom-Amikom sebelum pelaksanaan registrasi administrasi, dengan mengisi formulir Cuti Akademik dan melampirkan surat izin dari pimpinan institusi masing-masing.
2.
Persetujuan cuti akademik diberikan oleh Ketua Pengelola Program PJJ S2 Konsorsium Aptikom-Amikom dalam bentuk Surat Keputusan. Bagian administrasi akademik akan melakukan perubahan status mahasiswa yang disetujui permohonannya menjadi cuti. Tagihan biaya pendidikan juga akan disesuaikan dengan status mahasiswa tersebut.
3.
Pemohon melakukan pembayaran sebesar 25% dari biaya pendidikan semester yang akan berjalan dan wajib dibayarkan pada masa registrasi administrasi.
4.
Jika pengajuan cuti akademik diajukan saat semester berjalan, pemohon tetap membayar biaya pendidikan sebesar 50%.
3|Pedoman PJJ S2 Aptikom – Administrasi
Kontak Informasi Adapun untuk aktivitas administrasi dan pembayaran pihak Tim PJJ Konsorsium Aptikom dapat dihubungi secara langsung via nomor handphone +62-813-8227-0804 atau melalui alamat email:
[email protected].
--- akhir dokumen ---
4|Pedoman PJJ S2 Aptikom – Administrasi
