0 Inhoud 0 1 2
3
4
5 6
7
Inhoud.............................................................................................................................................................. 1 Over dit dossier ............................................................................................................................................... 2 Wat is Auto-ID? ............................................................................................................................................... 2 2.1 Ontstaan ................................................................................................................................................. 2 2.2
Plaats van Auto-ID, kwaliteit, efficiency, Tracking&Tracing .................................................................... 3
2.3
Standaards ............................................................................................................................................. 3
2.4
Toepassingsgebieden, persoonsgebonden, productgebonden, processen ............................................ 4
2.5
Wie levert Auto-ID................................................................................................................................... 4
Welke soorten Auto-ID zijn er .......................................................................................................................... 5 3.1 Barcodes................................................................................................................................................. 5 3.2
RFID ....................................................................................................................................................... 5
3.3
Voice Recognition ................................................................................................................................... 5
3.4
De keuze tussen barcode, RFID of voice ............................................................................................... 6
Waarom investeren in Auto-ID......................................................................................................................... 6 4.1 Wat levert Auto-ID op ............................................................................................................................. 6 4.2
Wat kost een Auto-ID Systeem ............................................................................................................... 7
4.3
Business case......................................................................................................................................... 8
Wat is de impact op het ICT landschap ........................................................................................................... 8 Hoe selecteer je de juiste Auto-ID leverancier................................................................................................. 8 6.1 Vastleggen van te bereiken doelstellingen. ............................................................................................ 9 6.2
Bepalen van de eisen en wensen, RFI, RFP .......................................................................................... 9
6.3
Opstellen shortlist van leveranciers ...................................................................................................... 10
6.4
Principekeuze middels bedrijfsspecifieke demonstraties ...................................................................... 10
6.5
Referentiebezoeken.............................................................................................................................. 10
6.6
Toetsing principekeuze door middel van een workshop ....................................................................... 10
6.7
Contractonderhandeling........................................................................................................................ 11
Hoe implementeer je een Auto-ID systeem ................................................................................................... 11 7.1 Implementatie Auto-ID is een veranderingsproject ............................................................................... 12 7.2
Doelstelling implementatieproject ......................................................................................................... 12
7.3
Gefaseerde implementatie .................................................................................................................... 12
7.4
Opzet Projectorganisatie....................................................................................................................... 12
Dossier: Hoe selecteer ik een Auto-ID Systeem 1 Over dit dossier Auto-ID omvat een diversiteit van begrippen en termen. Auto-ID betekent zoveel als Automatische Identificatie. Het heeft een sterke relatie met de term Datacollectie (eng. DataCapture), het collecteren of vergaren van gegevens. Auto-ID heeft alles te maken met tracking en tracing. Als we echter Tracking en Tracing vertalen naar het Nederlands, dan gaat het over Identificeren en Volgen. Van producten, mensen, maar ook van diensten en zoiets ongrijpbaars als geld. Auto-ID wordt ook wel AIDC genoemd: Automatische Identificatie en Data Collectie. Auto-ID wordt alleen aangeschaft als men iets met de verzamelde gegevens wil doen, als met zicht wil hebben op het fysieke proces. Men maakt dus niet zozeer een keuze voor een Auto-ID product, maar voor een oplossing. In het dossier willen we spreken over de hiërarchische samenhang van een aantal Auto-ID gerelateerde vragen: waarom, waar, wat, wie en hoe.
2 Wat is Auto-ID? Auto-ID (of zo u wilt AIDC) refereert aan de methodiek van het automatisch identificeren van objecten, het vergaren van gegevens omtrent dit object om deze vervolgens door te geven aan een informatie systeem, zonder menselijke tussenkomst. AIDC is het proces van het verkrijgen van externe gegevens door het analyseren en verwerken van beeld, geluid en licht met behulp van apparatuur. Technologieën die deel uitmaken van AIDC zijn onder andere - barcodes (streepjescodes), - RFID (radio frequency identificatie), - biometrics (waaronder iris-scanners en vingerafdruk sensoren), - magneetstrepen, - automatische schriftherkenning (Optical Character Recognition (OCR)), - smart-cards en - spraakherkenning (Voice recognition).
2.1
Ontstaan
In het verleden werkte men anders, dacht men anders en was de techniek nog niet zover als nu. En zo zal men in de toekomst ook over ons praten. Het ontstaan van de Auto-ID technologieën kunnen we dan ook bezien in het licht van die tijd en in relatie tot de technieken die men toen tot de beschikking stonden. Daarom zullen er ook nu en in de toekomst Auto-ID technieken gaan ontstaan: het kan worden gezien als een voortschrijdend proces. Het ontstaan van de barcode is gekoppeld aan een combinatie van factoren: er stond in 1948 een Amerikaanse student, Bernard Siver, te luisteren toen een fabrikant van voedingsmiddelen vroeg om onderzoek naar het automatisch herkennen van producten aan de kassa. De student had gehoord van Morse signalen en van de techniek om bij het wisselen van films het geluidspoor te synchroniseren. Hij legde het probleem voor aan zijn leraar Norman J. Woodland. Beide werkten aan een patent en vertaalden de punten en lijntjes naar de dikke en dunne balkjes (the Bars) van de huidige barcodes. Het ontstaan van RFID heeft alles te maken met de bestaande radiotechnologie uit de tijd van Marconi in combinatie met microprocessoren. Het tot volwassenheid komen van RFID heeft alles te maken met het vol raken van de ether en het middels wetgeving toekennen van frequenties. Het standaardiseren van RFID technieken heeft alles te maken met het globaliseren van de logistiek: de wereld is middels Internet verbonden en alle systemen kunnen (en moeten) met elkaar communiceren.
2.2
Plaats van Auto-ID, kwaliteit, efficiency, Tracking&Tracing
Auto-ID is ontstaan vanuit een tweeledige behoefte: verhogen van de efficiency en het verbeteren van de kwaliteit. Hieraan is in het recente verleden een derde behoefte toegevoegd: de bewijslast om aan te geven waar grondstoffen vandaan komen en waar eindproducten naartoe gaan: tracking en tracing. (Zie ook Regulation (EC)178/2002 http://eurlex.europa.eu/pri/en/oj/dat/2002/l_031/l_03120020201en00010024.pdf)
Auto-ID maakt geen beslissing en heeft geen mening. Auto-ID registreert, legt vast en wordt ingezet om de bedrijfsprocessen, de supply chain events, te ondersteunen. Het vereenvoudigt de informatie voorziening van de werkvloer naar de bovenliggende informatie systemen. Zonder papieren formulieren, geen heen-en-weer geloop en geschreeuw, zonder typefouten of interpretatie verschillen. Vervolgens zal het informatie systeem de informatie die komt vanaf de werkvloer gebruiken voor het aansturen van de werkvloer. - Kwaliteit: een foute scan wordt meteen gesignaleerd zodat de fout direct kan worden hersteld zonder vervolgschade - Efficiency: goederen ontvangst of productie gereedmelding leidt direct tot actie zodat het proces gestroomlijnd verloopt - Tracking (identificeren) ligt meteen vast in de databases zodat Tracing (volgen) met een knopdruk mogelijk is.
2.3
Standaards
Zoals in elk technisch domein, maar met name wanneer het over communicatie gaat, zijn afspraken tussen marktpartijen van groot belang. Deze afspraken worden in standaards neergelegd die enerzijds voor iedereen toegankelijk zijn en waar alle partijen zich vrijwillig kunnen conformeren. Er zijn binnen Auto-ID zo veel standaards dat we steeds voldoende keuze hebben om voor de juiste standaard te kiezen. Op het gebied van barcodes spreken we van symbologiën, een ander woord voor lettertypes. Zie ook http://en.wikipedia.org/wiki/Barcode en http://www.makebarcode.com/specs/barcodechart.html. Voor normaal handelsverkeer en normale bedrijfsprocessen zijn Code-39, Code-128 en Interleaved-2-of-5 de meest bekende. Sinds enige jaren, maar pas sinds 1 januari 2010 verplicht scanbaar in supermarkten, is er de Databar als uitbreiding op de GTIN standaard. De Databar is een barcode symbologie die nog minder ruimte inneemt dan een GS1-128 codering en waarin ook gebruik wordt gemaakt van de Application Identifiers. Zie http://www.gs1.nl/gs1-databar.html Van vrijwilligheid is geen sprake wanneer de wetgever het verplichte gebruik van standaards oplegt aan gebruikers van bepaalde technologie. Denk bijvoorbeeld aan zendfrequenties en lichtintensiteit. In andere gevallen hebben marktpartijen in een afgebakende branche gezamenlijk afspraken gemaakt over het gebruik van standaards. Denk hierbij bij barcodes aan de GTIN-13 code (Global Trade Identification Number, vh EAN-13) en bij RFID aan de EPC-Global standaards. Zie ook www.gs1.nl en http://www.gs1.nl/gs1-epcglobal.html. Het aanwezig zijn van standaards is een zegen aan de ene kant. Immers weten projectleden van elkaar waar het over gaat, het wiel hoeft niet meermaals worden uitgevonden en wordt er minder gediscussieerd. Per onderdeel van een Auto-ID project komen standaards om de hoek kijken. Uw leveranciers kennen deze en kunnen hierin adviseren.
2.4
Toepassingsgebieden, persoonsgebonden, productgebonden, processen
Auto-ID is in de loop der jaren bekender geworden en is, vanwege standaardisering, inmiddels prijstechnisch bijzonder interessant. We vinden toepassingen inmiddels van links naar rechts over vrijwel alle sectoren en segmenten en van boven naar beneden op vrijwel elk besturingsniveau. Persoonsgebonden toepassingen van Auto-ID zijn alle soorten van smartcards, creditcards, loyalty passen en, niet te vergeten, alle soorten van toegangspasjes en rfid-security sleutelhangers, druppels en een aardige toepassing is “Poken” waarbij op digitale wijze visitekaartjes worden uitgewisseld en netwerken worden opgebouwd. Objectgebonden of productgebonden toepassingen van Auto-ID zijn alle soorten en maten barcodes en 2D-coderingen zoals datamatrix en PDF417. Daarnaast alle soorten en maten van RFID tags, van eenvoudig etiket via knoopcellen en metal-tags tot en met actieve tags waarin zelfs temperatuur- en andere sensoren zijn ingebouwd. Dus van eenvoudige identificatie tot en met het gebied waar we praten over telemetrie. Procesgebonden toepassingen zijn vaak de stationair opgestelde systemen, met vision camera’s uitgeruste conveyerbelts om verontreiniging van het product te herkennen. En ook de scanners die de wissels aansturen in automatische material handling systemen. Een aparte Auto-ID toepassing is Voice Recognition, vaak toegepast als Voice-Picking. Het ondersteunt het proces en zit niet vast op een product. De medewerker krijgt van een computer een opdracht via een koptelefoon/headset en bevestigt de actie met een enkel woord of het opnoemen van een “pin-code”.
2.5
Wie levert Auto-ID
Leveranciers vindt u bijvoorbeeld op www.logistiek.nl/leveranciers/?selection=41 en onder andere binnen de brancheorganisatie AIM Nederland www.aim-ned.nl en www.aimglobal.org) De eerste fabrikanten van Auto-ID apparatuur waren de enige specialisten en dus als enige in staat om de apparatuur te verkopen en de benodigde ondersteuning te verlenen. Vanwege het succes vergrootte zich het afzetgebied van locaal naar globaal, waardoor het nodig was om decentrale vestigingen te openen voor verkoop en service. Bekende merken die begonnen met directe verkoop zijn o.a. Motorola (Symbol), Intermec, LXE, Psion-Teklogix en vele andere fabrikanten. De apparatuur en de toepasbaarheid heeft zich ontwikkeld: gebruik van standaards en meer kennis van zaken bij partners van de fabrikanten zorgde voor een verschuiving in het verkoopkanaal. Je koopt Auto-ID apparatuur inmiddels niet meer direct bij de fabrikant maar bij de partner die zorgt dat de apparatuur wordt geconfigureerd en ingeregeld, de zogeheten systeem integratoren. Tegenwoordig zijn er ook leverancier van logistieke software (WMS) en zelfs ERP leveranciers die in eigen huis Auto-ID specialisten hebben. Eenvoudige scanners, randapparatuur zoals houders en tassen maar ook standaard apparatuur koopt u via het internet of via de telefoon bij distributeurs. Dit zijn voorraad houdende bedrijven die voor een snelle levering kunnen zorgen. In opkomst zijn bedrijven die zich specialiseren in het onderhoud op apparatuur en de bijbehorende infrastructuur, de verbindingen en zelfs de software. Hun dienst is niet het verkopen van de apparatuur, maar de levering van onderhoudsovereenkomsten voor een jarenlang ongestoord gebruik tegen vaste maandelijkse kosten. In het verleden was het normaal dat u moest rekening houden met een levertijd van 8 tot 12 weken. Dit is alleen voor weinig voorkomende modellen of specialistische apparatuur nog het geval. Ver doorgevoerde productie optimalisatie, verbeterde supply chains en zeker de voorraad van de distributeurs zorgen voor kortere levertijden.
3 Welke soorten Auto-ID zijn er Auto-ID (of zo u wilt AIDC) betreft het automatisch identificeren van objecten, het vergaren van gegevens omtrent dit object om deze vervolgens door te geven aan een informatie systeem, zonder menselijke tussenkomst. AIDC is het proces van het verkrijgen van externe gegevens door het analyseren en verwerken van beeld, geluid en licht met behulp van apparatuur. Technologieën die deel uitmaken van AIDC zijn onder andere - barcodes (streepjescodes), - RFID (radio frequency identificatie), - spraakherkenning (Voice recognition). - biometrics (waaronder iris-scanners en vingerafdruk sensoren), - magneetstrepen, - automatische schriftherkenning (Optical Character Recognition (OCR)), - smart-cards en Hieronder geven we iets meer informatie over de in de logistiek meest gangbare technologieën barcode, RFID en Voice recognition.
3.1
Barcodes
De streepjescode of barcode dankt haar succes aan haar eenvoud. Een barcode systeem bestaat in de meest eenvoudige vorm uit: - Een lichtbron die licht uitstraalt naar de barcode, deze weerkaatst het licht en het patroon van licht-en-donker - Een optisch element dat het weerkaatste licht opvangt en omzet naar een digitaal signaal. - Een decoder die het digitale signaal vertaalt naar een signaal dat door een computer kan worden verwerkt.
3.2
RFID
Er zijn boeken volgeschreven over RFID, radio frequency identificatie, en er zullen nog vele boeken en webpagina’s volgeschreven worden. We beperken ons hier tot de algemene relevante informatie. De basis van RFID is het kunnen identificeren van objecten met behulp van radiostralen. Dus zonder zichtverbinding en op afstand. Een RFID systeem bestaat uit - Tags ofwel transponders. Dit is een microchip van nog geen mm² die zowel radio-ontvanger als radio-zender is. De chip is bevestigd aan een antenne die radiosignalen ontvangt, doorgeeft aan de chip waarop deze zal gaan zenden via dezelfde antenne. Chip en antenne tezamen zijn “ingepakt” als plaketiket of in een kunststof behuizing en vormen zo de tag. Er zijn duizend en een verschijningsvormen van tags. - Antennes. De antenne is een niet intelligente component van een RFID systeem en zal slechts de energie van de zender omzetten in een elektrisch signaal. Een antenne zit bedraad vast aan de reader. - Reader, soms “interrogator” of “lees-schrijfstation”. Deze component zit aangesloten op een centrale computer (via een (draadloos) netwerk) en stuurt de antennes aan. De reader kan worden geconfigureerd zodat de radiosignalen de beste resultaten opleveren. De software in de reader wordt ook wel edgeware genoemd. - Software op het informatie systeem. Deze software ontvangt de signalen van de reader en zal deze moeten verwerken tot logistieke betekenis, bijvoorbeeld “ontvangen” of “verzonden”. Een RFID systeem kan enorme voordelen opleveren in tijdsbesparing en kwaliteitsborging. Daar staat tegenover dat radiostralen niet zichtbaar, niet voelbaar en moeilijk controleerbaar zijn. Dit zijn natuurkundige beperkende factoren. Ook zijn er wettelijke reguleringen in het gebruik van ethersignalen die het toepassen van RFID kunnen belemmeren.
3.3
Voice Recognition
Bij spraakherkenning in relatie tot Auto-ID is te denken aan vooral het voice-picken, maar ook andere logistieke processen kunnen met “Voice” worden ondersteund. Een Voice systeem bestaat uit
-
Een headset bestaande uit een kleine luidspreker die op het oor wordt gedragen en een gekoppelde microfoon. Vaak is de microfoon dubbel uitgevoerd met één opening naar de mond gericht en één naar buiten. De headset kan dan het verschil in de twee signalen berekenen en het gesproken woord van de omgevingsruis filteren. Een mobiele computer die digitale instructies als gesproken tekst doorgeeft aan de luidspreker en het gesproken woord vanuit de microfoon omzet in digitaal signaal. Deze mobiele computer staat draadloos (via WiFi) in verbinding met het centrale informatie systeem. Middelware die is ingericht om de fysieke logistieke processen te vertalen naar de database van het logistieke informatie systeem en om de opdrachten uit het logistieke informatie systeem om te zetten naar eenduidige instructies naar de gebruiker.
Voice systemen functioneren ook in combinatie met handterminals, waarbij de gebruiker één apparaat heeft voor de spraakherkenning alsmede voor het scannen van bijvoorbeeld serienummers of batchnummers.
3.4
De keuze tussen barcode, RFID of voice
Elk auto-ID systeem kan veel, verschillende technieken zullen dan ook veel overlap hebben. Soms zal de keuze afhangen van de vraag: welke techniek kan de taak het beste uitvoeren. Soms echter gaat het om de prijs, of om het gemak om het te leren, of om de complexiteit van de interfacing of juist weer om de doorgroeimogelijkheden. Factoren die de keuze bepalen zijn onder andere - Leesafstand; Er zijn barcode scanners die specifieke labels tot op 15 meter kunnen scannen en er zijn scanners die 2D labels van 2x2 mm kunnen lezen. Zo zijn er RFID oplossingen voor beide afstanden. - Hoeveelheid informatie; In een RFID tag kunnen tientallen karakters staan, tegelijk kan ook een PDF-417 barcode een kompleet adres bevatten. - Gewicht; Een mobiele computer met display, toetsenbord, accu, barcodescanner en wifi module weegt niet meer dan 120 gram. Inclusief een mobiele RFID reader weegt een mobiele computer niets meer. - Mobiel / Stationair; Scanners kunnen als sensor aan een lopende band, een lift of heftruck worden vastgemaakt. Zo kan ook een RFID systeem vast zijn opgesteld. Tegelijk komen barcode scanners en rfid antennes als draagbare systemen voor. - Aantal tegelijk; Een complete pallet met rfid-getagde dozen wordt in één keer door een poort gelezen. Met specifieke barcode camera’s kunnen ook tientallen gebarcodeerde dozen in één keer worden gelezen. - Zichtverbinding; Een barcode moet zichtbaar zijn, desnoods via een spiegel. Een RFID tag moet via radiosignalen benaderbaar zijn waarbij vloeistoffen dempen en metaal hetzij reflecteert of juist absorbeert. - Beschikbaarheid; Indien in een proces of keten of bedrijf al met een bepaalde technologie wordt gewerkt ligt het voor de hand deze technologie te kiezen, tenzij de keuze voor een andere technologie juist in de andere processen veel voordeel kan bereiken. - Kosten; De kosten kunnen niet worden losgezien van de baten. Als er geen voordeel wordt behaald is zelfs een sticker van 1 cent te duur. Zo mag een tag best € 10,- kosten als de voordelen maar hoog genoeg zijn. Er is geen sprake van “te duur” alleen mogelijk van “te weinig opbrengst”.
4 Waarom investeren in Auto-ID In elke onderneming worden beslissingen genomen. En of het nu gaat om het verhogen of verlagen van de voorraad, het aannemen van een extra verkoper, de aanschaf van een nieuwe productielijn of het outsourcen van de logistiek, altijd wordt een beslissing genomen op basis van informatie. Informatie die is gebaseerd op (grote hoeveelheden) gegevens, het liefst op actuele gegevens. Auto-ID levert deze gegevens en vorm hierdoor de basis van optimalisatie.
4.1
Wat levert Auto-ID op
Wat is de driver, de business-issue, wat moet er in de visie van de directie/board veranderen. Moeten er kosten worden gespaard, wil men groter marktaandeel of betere service, wil men groener/leaner werken of juist een technologische inhaalslag maken? Waarom Auto-ID? Wat levert het op? Efficiency Met Auto-ID legt u tijdens het proces gegevens vast zodat u meteen het proces kunt aansturen. U verkrijgt een directe besparing in tijd, wellicht zelfs kunt u complete schakels uit het proces weghalen en FTE’s besparen.
Kwaliteit Met Auto-ID maakt u minder schrijf- en typefouten. Het proces wordt beter gestructureerd en interpretaties door mensen zijn er minder. Omdat u gemakkelijker met lange serienummers en batchnummers werkt voorkomt u foute leveringen en overschrijding van de houdbaarheid. Traceability/Visibility Met het op meerdere plekken in het proces toepassen van Auto-ID leggen we onverbiddelijk en eenduidig vast waar het om gaat, wat het is, waar het is en wanneer het er is. Met deze gegevens, object – locatie – tijd, kunnen we het object volgen. We identificeren (Tracken) en volgen (Tracen) de producten en de bewerkingen. Zodat we aan de overheidsinstanties met een knopdruk kunnen aangeven wat waar vandaan kwam en waar naartoe is gegaan. Voorsprong Naast efficiency, kwaliteit en traceability is er een vierde, maar niet onbelangrijk aspect: het plaatsen van Auto-ID in het kader van public relations en continuïteit. Als voorbeeld noemen we die ene Nederlandse boekenwinkel die met RFID ging experimenteren. Auto-ID heeft voor hen best wel logistieke voordelen en kostenbesparing opgeleverd. Maar bovenal heeft het een enorme naamsbekendheid opgeleverd die zonder RFID miljoenen had gekost aan advertenties en commercials. En het heeft deze boekhandel een technologische voorsprong gegeven tegenover de concurrentie. Auto-ID kan dus meer opleveren dan u denkt. Plaats het daarom in een breder kader wanneer u investeringen overweegt. Nodig alle stakeholders uit bij de introductie, vraag om waar voor hen de voordelen zitten en waardeer deze input. Gebruik het totaal overzicht om budget en draagvlak te verkrijgen.
Tactisch perspectief Gerelateerd aan de management visie is het invullen van de onderliggende tactische invulling: waar gaan we het toepassen, op welk bedrijfsonderdeel of in welk proces. Meer concreet wordt vastgesteld aan welke vraag de Auto-ID gerelateerde oplossing moet voldoen. Eén van de belangrijkste hulpmiddelen / aanvliegroutes is het opmaken van een grafische beschrijving van het bedrijfsproces. Samen met de betrokken proceseigenaren en andere betrokkenen bekijkt u waar informatie benodigd is en waar gegevens vandaan moeten komen en in hoeverre het noodzakelijk is dat dit automatisch en in realtime zou moeten gebeuren. Als het doel en de wensen bekend zijn kan worden geanalyseerd wat de mogelijkheden en drempels zijn. Zowel in het voortraject als in deze fase van project opbouw staan aan de zijlijn specialisten met ervaring klaar om te worden ingezet.
4.2
Wat kost een Auto-ID Systeem
Absoluut valide is de vraag wat Auto-ID gaat kosten. Het antwoord op deze vraag is niet gemakkelijk te geven. Misschien geeft onderstaande lijst enigszins een houvast. Er zijn meerdere factoren die invloed hebben op de kosten van een systeem: - Voorbereiding, vooronderzoek, haalbaarheidstudies (aantal dagen x tarief) - Intern overleg met proceseigenaren, motivatie - Offerte traject, selectie traject Als u eenmaal de keuze heeft gemaakt en het is duidelijk wat u nodig heeft: - benodigde hardware (€800 / €2400 per apparaat) - software licenties (€200 / €2000 per gebruiker) - configuratie of programmeer uren (aantal dagen x tarief) - laboratorium tests, pilots, stress-tests (aantal dagen x tarief) - trainen van gebruikers (aantal dagen x tarief) Gebruikelijke tarieven variëren tussen de €650 en €1200 per dag, afhankelijk van de functie, ervaring en beschikbaarheid van personeel, maar ook afhankelijk van de grootte van de klant en de impact van het project op de bedrijfsvoering. . . Zodra het Auto-ID systeem in de lucht is zijn er - verbruikskosten in de vorm van slijtage van onderdelen - de noodzakelijke inkt, linten en labels (€0,01 / €0,10 per label, €0,25 voor RFID) - onderhoudskosten over de hardware in de vorm van reparaties - preventief onderhoud (5-15% over aanschaf) - onderhoudskosten op de software (8-20% over aanschaf)
Lees: http://www.logistiek.nl/productie/productie-management/nid9726-greencore-verdient-rfid-na-n-jaar-terug.html
4.3
Business case
Als u eenmaal weet wat u wilt hebben (en u weet wat het u gaat opleveren!) zijn uw adviseur(s) en uw leverancier(s) in staat deze kosten haarfijn uit te rekenen zodat u de afweging kunt maken of het de moeite waard is om te investeren. De vraag: “wat kost een gemiddelde Auto-ID implementatie” is te vergelijken met de vraag “wat is de gemiddelde lengte van een touwtje”. Het antwoord is daarentegen toch eenvoudig. Een touwtje is altijd langer dan waarvoor het gebruikt wordt. En zo kost een Auto-ID implementatie altijd minder dan wat deze oplevert. Publicaties geven aan dat een gemiddeld nieuw Auto-ID project een terugverdientijd heeft van tussen de 3 en 24 maanden. Dus als u verwacht dat het project u €100.000 per jaar gaat opleveren, dan mag de oplossing grosso modo tussen de €25.000 en €200.000 kosten.
5 Wat is de impact op het ICT landschap Bij de aanschaf van een Auto-ID systeem komen er vragen over welke gegevens heen en weer moeten: - batchgewijs (een stapel gegevens per keer) - realtime (direct gegevens doorgeven en verwerken) - data opslag centraal, ook decentraal? Welke technieken zijn beschikbaar zoals - WiFi, - GPRS/UMTS, - TCP/IP, - XML, - webservices, - SOAP Welke beveiliging moeten we inzetten en hanteren wij daar een standaard voor? Welk hardware componenten met welke performance moeten we kiezen? Kan onze ERP het aan of maken we gebruik van message brokers en/of middleware. Maar ook: waar worden beslissingen gemaakt, wie maakt de planning, waar staan de gegevens en waaraan moet een backoffice (ERP) systeem voldoen? Om inzicht te krijgen in de route die de informatie neemt is het van belang om een goede grafische beschrijving te maken van het informatie proces. Er is één eenvoudige regel waarmee u het rendement van een Auto-ID systeem enorm beïnvloedt: het elimineren van een schakel in de keten levert meer op dan het optimaliseren van alle schakels.
6 Hoe selecteer je de juiste Auto-ID leverancier Auto-ID betreft de methodiek van het automatisch identificeren van objecten, het vergaren van gegevens omtrent dit object om deze vervolgens door te geven aan een informatie systeem, zonder menselijke tussenkomst. - Wat willen we registreren? - Waar willen we registreren? - Hoe willen we registreren? - Wat willen we vastleggen? - Welke methodiek is de beste? - Wie kan dit leveren? Hoe selecteer je uit deze mix van mogelijkheden de beste oplossing?
6.1
Vastleggen van te bereiken doelstellingen.
Naast het vaststellen van de objecten die moeten worden geïdentificeerd is het van belang om te weten waarom we dit willen. Wat willen we bereiken en wat is ons dat waard, ofwel, wat gaat het opleveren. In grote mate omvatten deze antwoorden de oplossingsrichting en een deel van de randvoorwaarden waaraan het systeem moet voldoen. - Efficiency: willen we meer doen met minder middelen, willen we het slimmer doen? - Kwaliteit: willen we minder fouten, beter informatie, foutloos communiceren? - Tracking & Tracing: moeten we voldoen aan regels en normen? - Uitstraling, image en populariteit: hoe reageren de klanten als wij Auto-ID invoeren? De doelstellingen zullen we een geldswaarde meegeven zodat we weten wat het ons waard is, of waard zou moeten zijn. Doelstelling papierloos werken: Als de heftruckchauffeur geen papieren meer hoeft in te vullen kan hem dat 30 minuten per dag opleveren, a €30,- per uur vermenigvuldigd met 200 dagen is dat €3000,- per jaar. Bij een vloot van 16 heftrucks is de besparing 1 FTE plus de lease van 1 heftruck. En daar komt nog de besparing bij op het handmatig invoeren van de gegevens vanaf het papier in het informatiesysteem. Doelstelling kwaliteit: als een orderpicker bij het scannen van het verkeerde artikel meteen een foutmelding krijgt zal het aantal foutleveringen drastisch dalen. - Verzamelen 10 - Verpakken 3 - verzenden 12 - Goede levering 25 - aanhoren klacht 10 - terugsturen 12 - ontvangen 8 - inruimen 10 (als de goederen nog bruikbaar zijn) - verzamelen 10 - verpakken 3 - verzenden 12 - Foute levering 100 Bij een verbeterde leverbetrouwbaarheid hoort ook een vermindering op controle kosten
6.2
Bepalen van de eisen en wensen, RFI, RFP
Als we weten wat we willen kunnen we gaan bepalen hoe we dit willen bereiken. Op welke punten in de bedrijfsprocessen willen we verbeterpunten aanbrengen met Auto-ID? Waar komt informatie tekort en waar kunnen we gegevens vandaan halen? Wie zijn de betrokkenen en welke informatie systemen spelen een rol. Hanteren we standaards en wat zijn de spelregels rond projecten, budgetteringen, opleidingen en de mogelijke inhuur van externe specialisten. Daarna zoomen we in op de te gebruiken technologie. Welke zou ons het beste passen en waarom? Waar verwachten we het meeste rendement? Dit pakket van wensen en eisen onder de bovengenoemde doelstellingen leggen we vast in een projectplan en een request for information (RFI) of request for proposal (RFP) dat aan mogelijke leveranciers kan worden overhandigd. Misschien dat het Projecthandboek (stuur ik separaat) kan helpen : in de hoofdstukken Scoping en Functioneel ontwerp is ruimte om een en ander te beschrijven. Hierbij kan een consultant bij uitstek toegevoegde waarde leveren. Haalbaarheidstudie In specifieke gevallen, en daarbij noemen we met name RFID, is het op voorhand niet mogelijk om zelfstandig een stelling in te nemen over de haalbaarheid van de wensen en eisen. Dan is het mogelijk om gebruik te maken van onafhankelijke onderzoeksinstituten die in een laboratorium opstelling, verschillende types apparatuur van diverse leveranciers met elkaar kunnen vergelijken en hun werking kunnen spiegelen aan uw doelen en verwachtingen. Vaak gaat het dan om de haalbaarheid van een bepaalde techniek, frequentie, leesafstand, snelheid of anderszins. Het onafhankelijke instituut kan u verder begeleiden bij de keuze van techniek en leveranciers.
6.3
Opstellen shortlist van leveranciers
Met of zonder hulp van een externe specialist kunt u gesprekken met leveranciers aangaan. Let daarbij op dat eerlijkheid het langst duurt. De markt is open en veel partijen hebben een open communicatie lijn zodat er niet zozeer meer sprake is van concurrentie maar meer van branchegenoten. Dit betekent niet dat er onderling afspraken zijn, dat niet. Maar wel werkt men met elkaar samen om de klant de beste oplossing te bieden. Naast de bereidheid om samen te werken (en niet koste wat kost zelf de oplossing te ontwikkelen) is het ook van belang dat de medewerkers van de leverancier ervaring hebben met wat u wil bereiken (kennis) en interesse tonen in de lange termijn (de wil). Openheid van twee kanten is van belang voor een gezonde samenwerking. Dat zou kunnen betekenen dat u op advies van een leverancier uw wensen en eisen gaat bijstellen. Immers doet u wellicht een project van deze omvang eenmaal in de zoveel jaar, terwijl zij dergelijke projecten meerdere keren per jaar uitvoeren. Sta ervoor open dat zowel leverancier als opdrachtgever van elkaar kunnen leren. Het is gebruikelijk om aan het begin van een project een aantal oriënterende gesprekken te voeren met 2 tot 5 leveranciers, juist om hun specifieke insteek te matchen met uw verwachting. Het uitwerken van de details doet u liefst met niet te veel partijen: 2 tegelijkertijd is soms al teveel.
6.4
Principekeuze middels bedrijfsspecifieke demonstraties
U heeft zo goed en kwaad als het gaat een selectie gemaakt uit het grote aanbod van leveranciers. U heeft ook een duidelijke doelstelling genoteerd die uw verwachting weergeeft en u heeft een redelijke lijst van haalbare wensen en eisen. Een Engels spreekwoord zegt “the taste of the pudding is in the eating” wat zoveel betekent als dat het zinvol is om de voorgestelde oplossing te zien en te voelen alvorens tot bestelling over te gaan en u niet te baseren op mooie verhalen en powerpoint beloftes alleen. Nu is het in de praktijk niet altijd mogelijk om precies datgene te tonen wat u zou willen zien, gewoonweg omdat elke situatie anders is. Wel is het mogelijk om de verschillende onderdelen, hardware, software en interfacing, afzonderlijk te tonen. Uw lijst van wensen en eisen kan hierbij dienen als checklist zodat iedereen zich op basis hiervan een oordeel kan vellen over de getoonde oplossing. Als het project zich beperkt tot de keuze van een apparaat is een presentatie in huis of een demonstratie voldoende. Als het project echter breder is opgezet met processturing en integratie met andere software wordt het complexer. De demo zal nooit 100% aansluiten op de gewenste oplossing. Het wordt nu wel duidelijk welke componenten of welke verbindingen tussen componenten nog moeten worden ontwikkeld, met bijbehorende risico’s. Op basis van de reacties op de demonstraties kunt u een principe keuze voor de oplossing en leverancier maken.
6.5
Referentiebezoeken
Het gaat bij het invoeren van een Auto-ID systeem, net als bij een informatiesysteem om meer dan functionaliteit, het gaat om gebruikers die het systeem maximaal benutten. Het is in deze fase van het traject belangrijk om contact te zoeken met bedrijven die ervaring hebben met vergelijkbare projecten en oplossingen. Het gaat dan uiteraard bij voorkeur om bedrijven met een vergelijkbare problematiek die een onafhankelijke mening kunnen geven. De leveranciers zullen er veelal op aandringen dat slechts met referenties contact wordt opgenomen nadat dit met hen is afgestemd; we pleiten voor enig begrip hiervoor; op referenties wil je een beetje zuinig zijn. Mocht u echter al relaties hebben of mensen kennen in uw branchevereniging die ervaring hebben, is er natuurlijk niets op tegen om daar eens contact mee op te nemen......
6.6
Toetsing principekeuze door middel van een workshop
Nadeel van een referentiebezoek en/of een demo bij de leverancier is dat niet alle betrokken personen dezelfde gedetailleerde informatie krijgen over het systeem waar uw aandacht naar uit gaat. Toch is het zinvol om alle key-users te betrekken in de keuze. Een hele goede methode is hier de workshop of conference-room-pilot methode te gebruiken.
Hierbij wordt bij u intern een proefopstelling geplaatst en de werkelijke situatie nagebootst. We noemen drie grote voordelen: - Iedereen is betrokken en mag zijn/haar zegje doen, waardoor sommige theorieën onderuit gaan en de praktijk recht wordt gedaan - Het geeft een nog beter beeld in wat staat te gebeuren, waardoor een nog grotere betrokkenheid van alle partijen ontstaat - De consultants / specialisten van de leverancier ontmoeten de gebruikers / specialisten in spe van de opdrachtgever, waardoor meer wederzijds begrip ontstaat. Hetgeen de projectvoortgang alleen maar kan bespoedigen. Wees duidelijk! Een goede voorbereiding is het halve werk. U heeft van uw kant, in open communicatie naar de leveranciers en naar de toekomstige gebruikers, vastgelegd wat u verwacht en wat uw eisen en wensen zijn. Dit is vertaald in de offerte van de leverancier. Gekoppeld aan een projectplan waarin zowel de te ondernemen stappen als de tijdsplanning is opgenomen bent u in staat om de offerte te beoordelen. Staat alles opgenomen? Is alles duidelijk? In de praktijk blijkt helaas te vaak dat tegenover een vraag van een opdrachtgever die gesteld is in algemene bewoordingen een offerte wordt geplaatst die alleen technische componenten vermelden. Als u vraagt naar een snelle responstijd, is 2 seconden dan snel of bedoelt u 0,2 seconden? En was dat per schermwisseling of voor de verwerking van 10 orderregels? KSF en KPI De wens ofwel de verwachting dat er 10 orderregels binnen 2 seconden verwerkt moeten worden is wellicht te zien als een KSF, een Kritische Succes Factor. Vervolgens kan deze KSF worden uitgesplitst in de componenten die hier invloed op hebben en die dus aan een norm moeten voldoen: schermwissel binnen 2 seconden, data-transmissie snelheid 0,2 seconden, gegevensverwerking binnen zus en zoveel tijd et cetera. Deze te meten indicatoren heten KPI, Kritieke Prestatie Indicatoren. Probeer duidelijk mogelijk te zijn over wat het systeem moet doen om te voldoen aan uw verwachting.
6.7
Contractonderhandeling
Al voor aanvang van de workshop is genoeg informatie beschikbaar om de contractonderhandelingen te starten. De feitelijke afronding daarvan kan uiteraard pas na de workshop plaatsvinden. Het contract moet de volgende elementen bevatten: - software (inclusief operationele software, database, third party software en eventueel maatwerk); - hardware (scanners, antennes, maar ookserver(s) en eventueel aanvullende werkstations, printers en netwerkcomponenten); - implementatie (vanaf opstellen projectplan tot en met inbedrijfstelling); - onderhoud. Het is gebruikelijk dat er een gefaseerde betaling wordt afgesproken: - een deel bij aanvang van het project, onder andere voor de bestelling van de hardware; - delen per gereedkomen van de software (?), na oplevering en na testen - na oplevering en aftekenen van de acceptatie formulieren Essentieel in het contract is de stelling dat met de geboden totaaloplossing de gewenste werkwijze, zoals vastgelegd in de workshop, uitgevoerd kan worden. Daarnaast dienen er acceptatiemomenten afgesproken te worden ter controle (beslissingsmomenten met restitutiemogelijkheden). In sommige gevallen is het mogelijk de opdracht af te spreken op "fixed date and fixed price". Hiervoor wordt wel een premie betaald en hierdoor ligt de controle van het project bij de leverancier!. Het is aan te raden om met één leverancier een totaalcontract af te spreken, die als hoofdaannemer optreedt.
7 Hoe implementeer je een Auto-ID systeem
Het invoeren van Auto-ID betekent dat er binnen uw organisatie iets verandert. Mensen zullen sommige taken niet meer uitvoeren en u zult opeens meer informatie krijgen waarmee wat moet worden gedaan. De implementatie van een Auto-ID systeem bestaat niet alleen uit het inkopen van hardware en het installeren van software. Het betekent dat mensen de verandering moeten accepteren. Want de mensen moeten ermee werken. De effectiviteit van Auto-ID is het product van de kwaliteit met de acceptatie. Ofwel E=K*A.
7.1
Implementatie Auto-ID is een veranderingsproject
De implementatie van Auto-ID is veel meer dan het installeren van hardware en software. Het is een veranderingsproces met grote effecten op de organisatie, de werkwijzen en de bedrijfsprestaties. De invoering moet daarom projectmatig aangepakt worden. Basisvoorwaarde is dat tijdelijk "extra" capaciteit ter beschikking is en dat er een goed en realistisch projectplan opgesteld wordt. Een belangrijke rol voor het ontwikkelen van een plan ligt bij de adviseur(s) en leverancier(s) maar commitment vanuit uw organisatie als opdrachtgever is zeker zo belangrijk. Risico's bij de implementatie liggen op de loer en kunnen van verschillende kanten komen. Van onvoldoende kwaliteit van de software en van de implementatiepartner maar ook van uw eigen organisatie. Tenslotte is de implementatie van een Auto-ID project niet uw dagelijks werk. Aan de andere kant is het belang voor de organisatie en uzelf om de implementatie succesvol te laten verlopen enorm. Het managen van een zo complex veranderingsproces vraagt speciale aandacht, deskundigheid en capaciteit uit uw eigen organisatie en/of externe ondersteuning.
7.2
Doelstelling implementatieproject
Doelstellingen van de invoering van het Auto-ID systeem kunnen als volgt geformuleerd worden: - Het tot stand brengen van een (inhoudelijk) goede oplossing voor de gewenste werkwijze met verbeteringen in efficiency, kwaliteit en tracking&tracing. - Dit te realiseren met een implementatieproject dat snel, soepel en met minimale inspanning van de medewerkers (kernteam) verloopt - Een projectmanagement dat er voor zorgt dat: o Heldere en realistische verwachtingen de basis vormen en de realisatie hier niet ongepland van afwijkt; o Duidelijkheid naar alle betrokkenen geeft voor wat betreft het (geplande) resultaat, de noodzakelijke inzet, de planning en kosten; o Verstoringen worden voorkomen c.q. z.s.m. opgelost worden
7.3
Gefaseerde implementatie
Ten opzichte van de huidige situatie is de invoering van een Auto-ID systeem een behoorlijke verandering.. Het is een goede zaak om de invoering gefaseerd te laten plaatsvinden. Een goede manier van werken is om na de initiële installatie een realistische testomgeving in te richten waarbij het projectteam, aangevuld met een professionele tester, als eerste het systeem in gebruik neemt. Daarna kunnen de aanstaande gebruikers het systeem leren kennen en gebruiken, zodat zij vol betrokken zijn bij de uiteindelijke invoering op de werkvloer. Deze manier van werken geeft volop ruimte voor onvoorziene verbeteringen die zorgen voor een succesvolle invoering.
7.4
Opzet Projectorganisatie
Afhankelijk van uw organisatie en de verwachte impact van de invoering van Auto-ID zult u antwoorden moeten krijgen op algemene en meer gedetailleerde vragen zoals wat de vaardigheden zijn waaraan de gebruikers en de ondersteunende organisatie (helpdesk, service en beheer) moeten voldoen. Hoe verloopt bij u bijvoorbeeld doorgaans training en gebruiksondersteuning. En ook: hoe zit het met beveiliging van data en privacy? Om het veranderingstraject beheerst te kunnen laten plaatsvinden, is het wenslijk dat er een projectorganisatie wordt ingericht. Deze projectorganisatie bestaat uit de Stuurgroep, het Projectteam en (ad hoc) Werkgroepen.
Stuurgroep De stuurgroep bewaakt op hoofdlijnen de voortgang van het traject. Op gezette tijden zal de stuurgroep bijeenkomen en bepalen of het project volgens plan verloopt. Daarnaast wordt hier gekeken of het project ook in de toekomst zonder al te veel hindernissen doorgang zal kunnen vinden. Hoofd van de stuurgroep is doorgaans een bevoegd manager van uw organisatie als de opdrachtgever. Projectteam Het projectteam wordt intern gevormd door de projectleider en de kerngebruikers. Vanuit de leverancier(s) wordt dit team aangevuld met een externe projectleider en een of meer consultants. Dit team is gezamenlijk verantwoordelijk voor de daadwerkelijke uitvoering van het project. Werkgroepen Gedurende het project zullen regelmatig kleine werkgroepen worden ingesteld, om een bepaald facet nader uit te werken. Deze werkgroepen worden gevormd uit een trekker uit het projectteam aangevuld met specialisten uit uw bedrijf of van de leverancier. Duiven, april 2011
