Handleiding: Aanmaken toernooi website Hantei
I. Inleiding
Zodra er toernooi informatie bekend is en afgestemd is met de trainer(s), moet deze info in de Agenda van de website van Hantei worden ingevoerd. Opzet is om, zodra een toernooi is toegevoegd, iedereen met een “My Hantei” account, die heeft aangegeven om op de hoogte te worden gesteld én binnen de groep (b.v. Judoka’s) valt, automatisch een e-mail te sturen. Toernooi informatie kan op allerlei manieren bij de vereniging terecht komen: op (e-mail) adres van contactpersoon, via trainer(s), vanaf bronsites zoals JBN en o.a. Menno ter Hasenborg. De toernooicoördinator binnen Hantei draagt er zorg voor dat de volledige informatie in de Agenda wordt geplaatst. N.B. Het kunnen plaatsten of aanpassen van een toernooi is alleen mogelijk voor gebruikers met de juiste rechten.
Pagina 1
Gemaakt: 24-1-2011
II. Aanmaken toernooi in Agenda
Het aanmaken van een toernooi is alleen mogelijk door een gebruiker met de juiste rechten. 1. Login op de website 2. Ga naar Agenda 3. Klik op het pijltje (
) om naar de juiste maand te bladeren
4. Klik bij de juiste toernooidatum op Nieuw
Pagina 2
Gemaakt: 24-1-2011
5. Het scherm wordt geopend met de volgende velden:
6. Klik op Extra velden zodat ook de overige relevante toernooi info zichtbaar wordt.
Pagina 3
Gemaakt: 24-1-2011
7. De volgende velden worden onderaan toegevoegd:
8. Neem nu van de ontvangen toernooi informatie de benodigde gegevens over. Is het betreffende toernooi al eerder in de Agenda geplaatst, kunnen deze gegevens via de optie “Kopieer velden van toernooi” worden overgenomen. Alleen de gewijzigde velden hoeven dan nog te worden aangepast. a. Titel: naam van het toernooi b. Lokatie: plaats waar toernooi gehouden wordt c. Start Datum en tijd: datum van het toernooi en aanvangstijd Pagina 4
Gemaakt: 24-1-2011
d. Eind Datum: datum einde toernooi en eindtijd e. Eind Registratie Datum: uiterste aanmelddatum. Dit is de datum die de TCJ hanteert en ligt (ruim) voor de uiterste inschrijfdatum van het toernooi zelf. Zodra datum/tijd is bereikt sluit automatisch de inschrijfmogelijkheid. f. Afdeling: selecteer hier Judo. Dit is voor filteren van de agenda items van belang. g. Type: selecteer hier Wedstrijden. Dit is voor filteren van de agenda items van belang. h. Template: kies hier de Template (standaard invulscherm) dat gebruikt moet worden voor de judoka’s die zich willen inschrijven. Templates worden onderhouden onder Admin. Basis is Judo Toernooi i. Geldige Groepen: Kies de groep die geïnformeerd moet worden b.v. Judoka’s j. Inschrijving Open: Kies hier Open k. Inschrijfgeld p.p.: ingeven als x.xx dus met punt en zonder € (b.v. 7.50) De overige velden speken voor zich.
Pagina 5
Gemaakt: 24-1-2011
Voorbeeld
Pagina 6
Gemaakt: 24-1-2011
9. Controleer de gegevens. 10. Voeg vervolgens aanvullende toernooi informatie, verwijzingen naar externe websites etc. toe in het tekstvenster.
11. Indien alles OK klik op 12. Indien er nog iets gewijzigd moet worden of moet worden toegevoegd kan dit door weer naar de datum te gaan in de Agenda en te klikken op het aangemaakte toernooi. 13. Klik vervolgens in de kop van het bericht op Wijzig
14. Als er een bijlage moet worden toegevoegd (b.v. de uitnodiging) dan kan deze via Bijlages – Nieuw bestand worden opgehaald. Kies het pad naar het bestand vanwaar het bestand moet worden geüploaded Deze moet vervolgens eerst worden opgeslagen d.m.v. . Kies daarna weer voor het wijzigen waarna het document als een hyperlink aan een stuk Pagina 7
Gemaakt: 24-1-2011
tekst of plaatje kan worden gekoppeld. 15. Ook kan er een e-mail bericht worden toegevoegd die gebruikers ontvangen indien er wordt ingeschreven. Klik hiervoor op Nieuw achter Email bij inschrijving. Er wordt nu een tekstvenster geopend waarin het bericht kan worden aangemaakt. Tevens kan hier het reply-e-mailadres worden aangegeven. Standaard =
[email protected] Dit wijzigen in Hierin kan b.v. staan:
16. Sluit het e -mail venster via 17. Sla indien er nog meer is gewijzigd vervolgens alles op via
Pagina 8
Gemaakt: 24-1-2011
III. Overige functies binnen Agenda Item
Naast het aanmaken en wijzigen van het Agenda Item zijn er nog andere functies beschikbaar.
1. Email: Hiermee kan een bericht worden aangemaakt en verzonden naar een selectie gebruikers. Klik op Email en geef het bericht in. Selecteer de gewenste groep bij Naar:
Sla het bericht vervolgens op met . Het bericht zal worden verzonden. Dit wordt niet opgeslagen.. Er verschijnt een melding van het aantal verzonden berichten.
Pagina 9
Gemaakt: 24-1-2011
2. Download evenement info : hiermee wordt een .csv bestand aangemaakt met alle ingevoerde informatie omtrent het toernooi. Deze kan vervolgens worden gebruikt voor invoer in andere applicaties. 3. Inschrijvingen: hiermee kan een overzicht worden opgevraagd van alle ingeschreven judoka’s voor het betreffende toernooi. Klik op Inschrijvingen. Het volgende scherm verschijnt.
Klik op Download Inschrijvingen en vervolgens kan het besta nd worden geopend of opgeslagen. Deze kan dan gebruikt worden voor input in andere applicatie. Binnen dit scherm kan tevens het resultaat van het toernooi worden toegevoegd. Dit is apart beschreven evenals het aanmaken van een Pdf bestand van het resultaat. 4. Maak verslag: hiermee kan een verslag geplaatst worden bij het evenement in de Agenda. Dit verslag wordt vervolgens ook weergegeven in de Nieuws rubriek.. Dit staat verder beschreven in Handleiding Verslag maken van een evenement en publiceren op website Hantei.
Pagina 10
Gemaakt: 24-1-2011
