Zijn ze nou helemaal belazerd?!
Stel, je woont in een schitterend huis op een plek waar je het helemaal naar je zin hebt. Op een dag krijg je een brief van de gemeente, waarin staat dat je binnen zes maanden moet vertrekken. Er is een ander bestemmingsplan en het huis waar je in woont, zal worden gesloopt. Hoe voel je je dan? Je veilige thuishaven is straks opeens weg en je hebt nog geen enkel perspectief voor de nabije toekomst. Ga je zomaar akkoord of trek je eerst aan de bel bij de gemeente? Misschien denk je zelfs aan een protestactie... Zijn ze nou helemaal belazerd?! Bij grote veranderingen in een organisatie voelen medewerkers (en managers) vaak weerstand. Die weerstand komt voort uit eenzelfde gevoel van onveiligheid: wat betekenen al die veranderingen voor mij? Heb ik straks nog wel een baan? De oude vertrouwde situatie, zoals die wellicht al jaren is, bestaat straks niet meer en wat er voor in de plaats komt is vaak onduidelijk. Medewerkers die zich niet meer veilig en prettig voelen binnen de organisatie, zijn minder productief en het kan zelfs leiden tot ziekteverzuim als de onveilige periode te lang duurt. Ook al zijn de veranderingen nog zo noodzakelijk en goed voor de organisatie, zo’n situatie is uiteraard absoluut ongewenst. Ook bij de transitie naar Het Nieuwe Werken verandert er veel in een organisatie. Er vindt een ware cultuuromslag plaats, tenminste, dat is de bedoeling. De omslag naar een andere cultuur kan alleen plaatsvinden als mensen er in meegaan.
Deze whitepaper gaat over de uitdagingen waar een
de medewerkers betrokken bij het bedrijf als ze veel
organisatie tegenaan kan lopen bij de implementatie van
minder aanwezig zijn? En hoe zit het met het onderling
Het Nieuwe Werken en over het belang van een goede
vertrouwen tussen collega’s als één van hen overdag
communicatiestrategie om die uitdagingen het hoofd te
ineens gaat fitnessen en zijn werkzaamheden later wel
kunnen bieden.
inhaalt?Iedereen in deze organisatie gaat van een veilige, bestaande en vertrouwde situatie naar een nieuwe
Wat verandert er allemaal?
situatie die onwennig is en die veel vertrouwen vraagt,
Voor medewerkers die in een 9-5 cultuur werken, met
terwijl iedereen in hetzelfde onveilige schuitje zit.
vaste werkplekken, opgedeeld in kamers, wellicht zelfs een eigen kamer, verandert er vaak veel bij de overgang
Wat zijn de mogelijke gevolgen?
naar Het Nieuwe Werken. Natuurlijk, voor elke orga-
Als er in deze situatie niet of nauwelijks gecommuni-
nisatie is zo’n overgang anders. Laten we uitgaan van
ceerd zou worden, zoals helaas toch nog regelmatig het
een situatie waarbij de medewerkers van de organisatie
geval is, voelen medewerkers zich aan hun lot overgela-
gaan verhuizen naar een nieuw pand dat is ingericht vol-
ten. De nieuwe manier van werken roept weerstand op,
gens de principes van Het Nieuwe Werken (functionele
omdat mensen niet weten waar ze aan toe zijn. Kansen
werkplekken, zoals concentratieplekken, overlegplekken,
worden gezien als bedreigingen. De loyaliteit naar de
flexplekken, en vooral minder plekken omdat er ook
organisatie neemt af, de organisatie lijkt immers ook
buiten het pand kan worden gewerkt). Ze krijgen meer
niet loyaal te zijn naar haar medewerkers. Het ziektever-
zeggenschap over waar en wanneer ze werken en er
zuim neemt toe. Er kunnen conflicten ontstaan. Kortom,
worden door het management afspraken gemaakt over
een zeer ongunstige positie om in te verkeren voor alle
de resultaten die ze moeten behalen. Hoe ze dat doen,
partijen.
bepalen ze grotendeels zelf. De juiste communicatiestrategie echter, maakt een weDat is nogal wat. Managers moeten ineens gaan sturen
reld van verschil. Als management en medewerkers op
op resultaat, terwijl hun medewerkers niet meer dage-
het juiste moment, op de juiste manier de juiste infor-
lijks op kantoor aanwezig zijn. Van controle naar ver-
matie krijgen over de nieuwe situatie, zullen ze zich veel
trouwen. Kunnen de medewerkers de vrijheid wel aan?
meer betrokken voelen bij de wending die de organi-
Hoe kunnen de managers feeling blijven houden met (de
satie gaat nemen. Als medewerkers het gevoel hebben
werkzaamheden van) hun medewerkers? Hoe blijven
dat ze inspraak krijgen in de manier waarop Het Nieuwe
Werken vorm krijgt op hun eigen afdeling, zullen ze veel
negativiteit... Dat denk ik niet. Creëer niet alleen ruimte
minder weerstand voelen. Als medewerkers kunnen
voor vragen, zodat medewerkers voldoende kennis van
inschatten welke mogelijkheden en kansen die Het Nieu-
de situatie hebben om te begrijpen welke gevolgen de
we Werken biedt in hun eigen voordeel zijn, zullen ze
veranderingen hebben en waarom ze nodig zijn, creëer
graag willen dat de organisatie deze transitie doormaakt.
ook ruimte voor gevoelens van angst, onzekerheid en onveiligheid. Of boosheid. Of verdriet. Als dat nodig is. De
Wat houdt ‘de juiste communica-
behoefte om erkenning te krijgen voor gevoelens is bij de
tiestrategie’ dan in?
meeste mensen groot. Het betekent niet dat, als er veel
Het is belangrijk om een plan van aanpak te hebben voor
angst of boosheid is, de plannen geen doorgang kunnen
de communicatie rondom de transitie naar Het Nieuwe
vinden. Het betekent alleen dat deze medewerkers tijd
Werken. Bij elke organisatie verloopt zo’n transitie uiter-
nodig hebben te wennen aan het idee van de nieuwe
aard weer anders. Een vast format voor een goed plan is
situatie en gehoord willen worden. Het bespreekbaar
er dus niet. Er zijn wel vaste onderdelen waar men reke-
maken van deze gevoelens (in klein verband, één op één
ning mee kan houden. In de communicatie is de drie-
of binnen het eigen team) kan wel eens het beste zijn
eenheid “kennis, houding en gedrag” een vast gegeven.
wat je bij zo’n grote organisatieverandering kunt doen.
Een heldere visie Zorg voor een duidelijke visie: waarom is het noodzakelijk Het Nieuwe Werken in onze organisatie door te voeren en hoe willen we het vorm gaan geven. Hoe concreter de situatie wordt, hoe duidelijker de gevolgen. Hoe duidelijker de gevolgen, hoe minder onzekerheid. Blijf de ontwikkelingen en concrete keuzes die worden gemaakt vooral met grote regelmaat communiceren, in groot verband en in kleiner verband, bijvoorbeeld binnen een afdeling, een team, of per individu. Zorg dat iedereen weet waar alle informatie over Het Nieuwe Werken te vinden is. Wat Het Nieuwe Werken precies inhoudt voor Als je mensen in beweging wilt krijgen, zul je ze moeten
de organisatie. Welke kaders de organisatie stelt. Welke
informeren, zodat ze het juiste kennisniveau hebben. Je
veranderingen plaatsvinden. Wat dit concreet betekent
zult ze moeten overtuigen, zodat hun houding naar de
voor afdelingen. De planning. Welke tools beschikbaar
nieuwe situatie positief is. En je zult ze uiteindelijk zover
worden gesteld. En dat medewerkers te allen tijden in
willen krijgen dat ze ook een actieve bijdrage leveren aan
gesprek hierover kunnen gaan met hun manager.
de nieuwe situatie.
Wees eerlijk Persoonlijk vind ik dat twee andere communicatie-
Dat moge helder zijn. Schets de nieuwe situatie niet
onderdelen belangrijker zijn. Luisteren en ruimte geven
rooskleuriger dan deze in werkelijkheid zal zijn. Probeer
aan emoties. Binnen organisaties zijn dit vaak de on-
niet medewerkers te overtuigen met beloften die niet
derdelen die het eerst worden overgeslagen. De argu-
waargemaakt worden. Bespreek juist de uitdagingen,
menten: soft gedoe, kost veel extra tijd (dus geld) en
de nadelen. Wat in het belang is van de organisatie is
als mensen ventileren hoe ze de (toekomstige) verande-
niet per se ook in het belang van elke individuele mede-
ringen beleven, steken ze straks collega’s aan met hun
werkers, maar laat duidelijk merken open te staan voor
feedback, zoek naar oplossingen. En kom terug op vragen die nu nog niet beantwoord kunnen worden. En uiteindelijk: als de organisatie echt luistert naar haar medewerkers, komt er veel nuttige informatie naar boven. Processen die op dit moment niet lekker lopen bijvoorbeeld. Zorg dat een oplossing voor zo’n situatie direct
als ontmoetingstuin. Een nieuwe receptie die bemand
wordt meegenomen, zodat de nieuwe situatie in elk
wordt door receptionisten uiteraard, maar ook door de
geval op dat vlak een verbetering is voor velen. Oprech-
spil van het pand: een dame die de overleg-en spreek-
te aandacht voor de belevingswereld van de betrokken
kamers beheert en bij wie iedereen met vragen over het
medewerkers is een ‘investering’ die meer dan de moeite
pand terecht kan. Er worden lcd-informatieschermen
waard is.
opgehangen. Niet alleen voor de cliënten, maar ook voor de medewerkers zelf. Voorheen plakten medewer-
Casus
kers briefjes op muren, deuren en kasten als ze elkaar
Werk3.0 heeft inmiddels verscheidene organisaties en
wilden informeren, nu dienen ze de informatie in bij de
afdelingen geholpen in hun transitie naar Het Nieuwe
receptie en wordt dit op de schermen vertoond. Het
Werken. Hieronder volgt de casus van de Carnissesin-
aantal spreekkamers wordt verminderd, het zijn voortaan
gel 51 (CS51) in Rotterdam. Een pand waar zes verschil-
flexspreekkamers, door iedereen te reserveren en te
lende ggz-zorgbedrijven in trokken en vanaf dat moment
gebruiken. Andere werkzaamheden zullen op een andere
volgens Het Nieuwe Werken gingen werken. Niet alleen
werkplek verricht moeten worden.
ieder apart, maar ook meer bij elkaar betrokken. Het is natuurlijk zaak iedereen op tijd te informeren over
“CS51”
de aanstaande veranderingen. Dat gebeurt in overleg-
Werk3.0 heeft het afgelopen half jaar een mooie bijdra-
vorm binnen elk afzonderlijk ggz-bedrijf. Persoonlijke
ge mogen leveren aan de implementatie van Het Nieuwe
communicatie om mee te beginnen. Ruimte voor vragen,
Werken bij een aantal verschillende geestelijke gezond-
ruimte voor onzekerheid, ruimte voor emoties. Marc
heidszorg (ggz) bedrijven die in één pand zijn ingetrok-
Baars, de projectleider van Werk3.0, is nauw betrokken
ken om meer en beter samen te werken. Eind september
bij de eerste stappen die gezet worden. Hij werkt op dat
is het pand aan de Carnissesingel 51 in Rotterdam
moment vanuit het pand, waardoor bepaalde cultuur-
(CS51), na een verbouwing, heropend. Tot die tijd wordt
trekjes hem opvallen, zoals bijvoorbeeld de briefjes voor
in dit pand op regulier wijze gewerkt: elke behandelaar
collega’s op deuren en muren. Hierdoor kunnen we goed
heeft een eigen spreekkamer, medewerkers zitten met
inspelen op de bestaande situatie.
één of twee collega’s op een werkkamer en zijn zo veel mogelijk aanwezig.
Kennis vergaren Om medewerkers vanaf het eerste moment de juiste
Het pand wordt verbouwd voordat de vijf ggz-
kennis over Het Nieuwe Werken binnen de organisatie
organisaties verhuizen. Er komt een grote ontmoetings-
bij te brengen (wat is het nu precies, hoe werkt het?)
ruimte met een grote tafel en een goede koffieauto-
krijgen zij een interactieve e-learning module aangebo-
maat. De binnenplaats van het pand wordt ingericht
den waarin alle begrippen van Het Nieuwe Werken de
revue passeren. In deze online module leren zij wat de verandering voor hun betekent. In de module is ook ruimte voor een persoonlijk ontwikkelingsplan. Hierin kunnen medewerkers op een rij zetten of zij beschikken over de benodigde competenties om met de nieuwe situatie om te gaan. Zo niet, dan kunnen daar passende afspraken
• het visiedocument over Het Nieuwe Werken van de overkoepelende organisatie • de kaderregeling Het Nieuwe Werken van de organisatie • een praktische wegwijzer voor het pand CS51 met informatie over openingstijden, parkeren,
over worden gemaakt met hun manager. De module is
• reservering van spreek-of overlegruimtes, videoconfe-
bedoeld om het gesprek op de afdelingen en in teams
rencing, de informatieschermen, telefoonnummers van
op gang te brengen. De concrete afspraken worden op
de recepties etc.
dit niveau binnen de organisatie gemaakt. Het management krijgt een training aangeboden en doorloopt de-
• kant en klare brieven voor externe organisaties of cliënten met de adreswijziging.
zelfde module, zodat zij precies op de hoogte zijn van de informatie die de medewerkers hebben meegekregen.
Ook worden twee teaserfilm-
De module is overigens vanaf elke locatie met internet op
pjes gemaakt, bedoeld om het
elk willekeurig tijdstip te doorlopen, geheel volgens Het
gesprek over bepaalde thema’s
Nieuwe Werken.
aan te wakkeren. Er is bijvoorbeeld bij het pand een heel be-
Herkenbaarheid
perkt aantal parkeerplaatsen be-
Om de zes verschillende organisaties een beetje het ge-
schikbaar voor de medewerkers.
voel te geven dat ze bij elkaar horen als ze straks in één
Om te voorkomen dat mensen
pand zitten, ontwerpen we een logo voor het pand. Dat
zo vroeg mogelijk komen werken
logo gebruiken we in alle communicatie-uitingen vanuit
om maar een parkeerplekje voor
het transitieproject. Om een ieder zo snel mogelijk te in-
de deur te hebben, worden er
formeren over alle praktische zaken die met de verhuizin-
vaste afspraken gemaakt over wanneer de parkeerplaatsen gebruikt mogen worden. Om dit onderwerp op luchtige wijze bespreekbaar te maken, is een filmpje gemaakt waarin een medewerker juist wel razend vroeg opstaat en met haar auto naar het pand scheurt om maar op tijd te zijn voor een plekje. Het andere filmpje brengt op ludieke wijze het onder-
gen te maken hebben, mailen we regelmatig een digitale
werp “samen werken in één pand” ter sprake. Het zijn nu
nieuwsbrief naar alle betrokkenen, uiteraard ook met het
eenmaal zes verschillende bedrijven met elk hun eigen
logo. De nieuwsbrief kan ook geprint worden en wordt in
gewoonten. Dan is ineens werkruimte moeten delen niet
de verschillenden panden in stapeltjes neergelegd. Zo is
altijd even makkelijk.
iedereen steeds op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen. Wanneer eenmaal de informatieschermen zijn opgehangen, wordt ook veel nieuws en informatie op deze manier verspreid. Al voor de verhuizing van de verschillende zorgbedrijven krijgt het management van alle betrokken bedrijven een informatiepakket met
[Samen delen, Samenwerken...] http://www.nieuws3punt0.nl/portfolio/samen-delen-samenwerken/
Eenmaal ingehuisd wordt een feestelijke openingsbijeen-
De transitie mag absoluut geslaagd worden genoemd.
komst georganiseerd in de tuin. De samenwerking wordt
Zonder een slimme communicatiestrategie en de uitvoe-
bij de heropening van het pand symbolisch gestart door
ring daarvan die niet alleen de medewerkers mee heeft
in de tuin een berkenboompje te planten. De berk sym-
gekregen, maar ook heeft ondersteund, zou de samen-
boliseert een nieuwe start waarbij vernieuwing, potentie
werking niet zo snel op gang zijn gekomen. In het com-
tot verandering en het open staan voor andere richtingen
municatieplan zat ruimte voor de verschillende bedrijven
en doelen voorop staan. De boom staat voor onzelfzuch-
met hun eigen organisatieculturen, maar de doelstelling
tigheid en anderen helpen bloeien. Een mooie symboliek
was onderlinge betrokkenheid en samenwerking, meer
voor een pand dat ooit bestemd was voor maar één ggz-
efficiëncy door meer ontmoeten. Mission accomplished.
bedrijf en er nu zes huisvest. De onderlinge samenwerking komt al snel op gang. Ondanks zes verschillende culturen stemmen de bedrijven de werkprocessen zoveel mogelijk op elkaar af. De eerste duidelijke voorbeelden zijn al zichtbaar: medewerkers van het ene zorgbedrijf doen intakes voor het andere zorgbedrijf zodat de wachtlijsten verkort worden. Ook de cliënten profiteren dus duidelijk van de keuze om dichter bij elkaar te gaan zitten. Collega’s van verschillende organisaties komen elkaar nu veel meer tegen wat een gezonde kruisbestuiving teweeg brengt. De lijntjes zijn veel korter geworden. Het helpt om niet meer op een ‘eilandje’ te zitten, aldus één van de medewerkers.
Werk 3.0 is een initiatief van de Parnassia Groep samen met een aantal partners dat zijn sporen heeft verdiend in de wereld van HNW. Vooral wat betreft de implementatie bij organisaties in de geestelijke gezondheidszorg. Wij delen graag onze kennis en ervaring met u.
Voor meer informatie of vragen kunt u rechtstreeks contact opnemen met Marc Baars, projectleider Werk3.0. 06 - 51 58 49 05
[email protected]
www.werk3punt0.nl
