Abacom Kft.
Üzemgazdasági Controlling Rendszer Felhasználói Kézikönyv
Készítette: Abacom Kft.
Tartalomjegyzék I.
Bevezető
II.
Üzemgazdasági Controlling Rendszer felépítéséről röviden
III. Általános tudnivalók a rendszer használatához 1. Szoftver és hardver követelmények 2. Általános funkció-gombok és ablakok IV. Beállítások V.
Törzsadatok karbantartása 1. Alaptörzsek 2. Információs-beállítási törzsek 3. Összefüggő törzsek 4. Alapmutatók
VI. Alapadatok karbantartása 1. Felépítése 2. Műveletek/ Szerkesztés 3. Eltérések (gyors) elemzése 4. Nyomtatható listák VII. Tervadatok karbantartása 1. Felépítése 2. Műveletek/ Szerkesztés 3. Háttérmodulok (Beemeléseknél használt ellenőrző hibalisták) 4. Kiegészítő funkciók (Átcsoportosítás) VIII. Kimutatások 1. Szerkezete: a) Műveletek/ Szerkesztés b) Controlling besorolások szerinti kimutatások c) Listák d) Időszakokkal való modellezés, tervezés
2
I. Bevezető
A controlling szoftver alapvető célja, hogy a pénzügyi adatokat és a finanszírozási adatokat egy rendszerbe hozza össze. Ennek eredményeképpen pontosabb és átfogóbb képet lehet kapni egy intézmény (intézet, kórház stb.) költségeinek és bevételeinek alakulásáról, gazdálkodásának eredményességéről a tényleges teljesítmények tükrében. A rendszer képes a főkönyvi rendszerből nyert bevételi- és költségadatok fogadására, valamint megyei illetve OEP finanszírozási visszaigazolások beemelésére, ami magába foglalja a járó és fekvő betegellátás jelentett/ visszaigazolt teljesítményeit. A rendszer rugalmassága nemcsak a tetszőleges költség és bevétel struktúra kialakítását teszi lehetővé, hanem ezeken keresztül különböző csoportok (bevétel- és költségcsoportok, költséghelyi és költségviselői csoportok (osztályok), szakmacsoportok, kasszák) képzését is. A többféle csoportosítás révén különböző aspektusokból tudjuk megvizsgálni intézményünk, ezen belül is egy-egy részegység illetve egy-egy osztály gazdálkodásának eredményességét. A rugalmassághoz még hozzátartozik az is, hogy lehetőséget biztosít a controlling rendszer az egyes bevétel- és költségadatok tetszőleges átcsoportosítására, valamint szabadon választott felosztási kulcsok segítségével közvetett költségek képzésére is.
Egy hatékony controlling rendszer – a vezetői információs rendszerben elfoglalt helye szerint – alkalmas kell, hogy legyen a környezet és a vezetők által támasztott változó igények kezelésére. Így struktúrájában és felépítésében is teljes mértékben felhasználó-barátnak kell lennie. Ennek megfelelően került kialakításra ez az üzemgazdasági controlling rendszer.
3
II. Üzemgazdasági Controlling rendszer felépítéséről röviden
A controlling rendszer 12 hónap adatait képes egy kiválasztott évre vonatkozóan kezelni. Az adatok feldolgozása havi bontásban történik (lásd „Alapadatok karbantartása” főmenü pont alatt). Az egészségügy csúsztatott finanszírozását kezelve, a tárgy hónap bevételeit a tárgy hónap teljesítményein keresztül vizsgálhatjuk, vagyis a tárgyhavi tényleges bevételeket állítjuk szembe a kiadásokkal. Az adatok (pl.: közvetlen költség, bevételi adatok; visszaigazolt fekvő, járó teljesítmények) beemelés útján kerülnek a controlling rendszerbe a meghatározott kiterjesztésű fájlok (prn, abszt stb.) segítségével. A közvetlen költségek beemelésén túl lehetőség van, szabadon választott felosztási arányszámok alapján közvetett költségek számítására. Ezáltal pontosabb és részletesebb képet kaphatunk az intézeten belül működő egységek tényleges működési költségeiről. A tény üzemgazdasági év feldolgozása mellett tervezhetünk és különböző variánsokat készíthetünk egy gazdálkodási időszakra (lásd „Terv adatok karbantartása” főmenü pont alatt). A feldolgozott adatokat a „Kimutatások” főmenü pont alatt szabadon listázhatjuk, összehasonlíthatjuk és az eltéréseket elemezhetjük mind intézményi (összintézeti, összkórházi), mind osztályos szinten. A gazdálkodás hatékonyságának és eredményességének részletesebb vizsgálatát különböző mutatószámok listázásával is végezhetjük. Összességében a controlling rendszer egy gazdálkodó egység (kórház, intézet) teljes üzemgazdasági adatait képes több év dimenziójában kezelni és szemléltetni.
4
Az alábbi képen a controlling rendszer induló képernyője – mint főmenü - látszik, amely puzzleszerűen helyezkedik el. A főmenün keresztül 6 darab funkciója érhető el a programnak: 1. Alapadatok karbantartása, 2. Terv adatok karbantartása, 3. Törzsadatok karbantartása, 4. Kimutatások, 5. Beállítások, 6. Kilépés (Ezen főmenü-pont egyértelműsége miatt külön fejezetben nem ejtünk szót).
5
III. Általános tudnivalók a program használatához
1. Szoftver és hardver követelmények A rendszer adatbázis kezelője MySQL, így az adatbázis külön gépre is telepíthető akár Windows alapú, akár Linux alapú operációs rendszerre. A kliens program Microsoft Windows 98 feletti (Milleneum, 2000, XP) operációs rendszeren fut. A hardver konfiguráció erősen függ az intézmény nagyságától, az alábbi táblázat egy közepes intézményre (kb.300 költséghelyre) irányadó:
Hardver elem
Ajánlott
Minimum
Processzor
700Mhz
1-2 Ghz
Memória
256 MB
512 MB
Merevlemez
30MB / év / terv
30MB / év / terv
Képernyő
800x600
1024x768
2. Általános funkció-gombok és ablakok A program kezelése egyszerű, a felhasználói felület kialakítása során törekedtünk az egységesség elvére. Az ablakok és a párbeszéd ablakok felső részén mindig az elérhető funkciókat (pl.: új tétel, törlés, szerkesztés, stb.) aktiváló nyomógombokat találhatjuk. Az ablak jobb felső részén az intézmény neve, az éppen használt funkció megnevezése és az aktuális év látható. Az ablakok középső-alsó részén az adatokat reprezentáló táblázatok illetve az adatbeviteli mezők szerepelnek.
6
A táblázatok két félék lehetnek:
-
az alábbi táblázat egy kiválasztó táblázat, amelyben az adatokat közvetlenül szerkeszteni nem lehet. Az aktuális tételt egy hosszú kék ún. kurzor jelöli. Az ilyen táblázatok alján egy összesítő sor látható. A táblázatok sorai különböző színűek lehetnek az adott adat típusától függően. Az alábbiakban a kassza és jogcím szerinti bevételi és költség adatokra láthatunk egy példát, ahol például az OEP bevételek sorai fekete színnel, az egyéb bevételek különböző sorai kék színnel, a költségek típusai pedig piros színnel jelennek meg. A teljesen kék színű oszlopok fixek, amik a jobb oldali gördítő sávval való mozgásnál (lefelé) nem mozdulnak. A táblázatok többségét az oszlopok úgynevezett áthúzásával rendezni is lehet (például a hónapok oszlopait). A táblázat kiválasztott sorára történő dupla (kettős) kattintással általában az adott tételt tudjuk szerkeszteni, illetve további részletezést tudunk megjeleníteni, attól függően, hogy hol járunk éppen a programban.
7
-
a szerkeszthető táblázatoknál a táblázatokon belüli adatok kiválaszthatók, szerkeszthetők, módosíthatók. Itt a kurzor csak az aktuális cellát színezi kékre.
a) Részletesen az alábbi funkció-gombokkal és ablakokkal találkozhatunk a program használata során: Az ablakok jobb felső sarkában találhatóak az ablak lekicsinyítésére ( helyezés), teljes képernyőre nagyítás (
) és az ablak bezárására (
- tálcára
) szolgáló nyomógombok.
Ezen funkció-sor az ablakok bal felső részében található, a nyomógombok száma függ az adott program részben elérhető funkcióktól.
8
A funkció sorban kétféle nyomógombot különböztetünk meg: -
az egyszerűt (ilyen az első kettő)
-
ún. menü funkciót, amely egy lenyíló menüt aktivál (harmadik nyomógomb jobb
;
oldalán egy fekete háromszöggel)
. Néhány jellegzetes funkció-gomb: Új tétel létrehozása; Tétel törlése; Adatok szerkesztése, további funkciók a legördülő menübe; Az ablakhoz kapcsolódó listák nyomtatási képének megjelenítése; Tárgyév kiválasztása; Terv kiválasztás; Eltérések vizsgálata (Alapadatok / Terv adatok); Eltérések vizsgálatánál a tárgy időszak (Alapadatok) kiválasztása (legördülő menü); Eltérések vizsgálatánál a hasonlító időszak (Terv adatok) kiválasztása (legördülő menü); Kilépés az aktuális ablakból; Adatok beillesztése a vágólapról. (pl. Excel, Word Szerkesztés – Másolás után); Változtatások elmentése; Változtatások elvetése; Feldolgozás indítása.
9
Bármely változtatást eszközölünk a programban a
„Változtatások elmentése” gombra
történő kattintás után fogja módosítani az adatot a program. Az éppen nem használható funkciók nyomógombjai szürke színűek. Az ablak jobb felső részén található Státusz sor az intézmény nevével, az aktuális funkció megnevezésével és az aktuális évvel jelenik meg:
A navigációs sor segítségével (is) lehet közlekedni a táblázatokban, illetve az adatok változásait elmenteni, elvetni, ill. frissíteni (lásd pl.: „Törzsadatok karbantartása” főmenü ponton belül). Sorrendben a következő funkciók érhetőek el: első tételre ugrás, előző tétel, következő tétel, utolsó tétel, mentés, elvetés, frissítés.
Az ún. fülek segítségével egy ablakon belül több ablak közül választhatunk az egér bal gombjának használatával (lásd pl.: „Törzsadatok karbantartása” főmenü ponton belül).
b) Az adatok speciális szerkesztésére a következő mezőket használhatjuk:
-
a dátum mező a dátum típusú adatok bevitelét könnyíti meg.
10
-
a kiválasztó mezők segítségével egy listából adatokat választhatunk ki. A kiválasztandó adatot akár az egér bal gombjának segítségével, akár a kiválasztandó adat első betűinek a beírásával is választhatjuk.
-
a hierarchikus adatok kiválasztásához egy fastruktúrás kiválasztó lista nyújt segítséget. Itt általában csak a legalsó szint a kiválasztható.
-
a számok bevitelére egy számológéppel támogatott segédeszköz áll a rendelkezésünkre.
11
IV. Beállítások
Itt lehet beállítani a program használatához elengedhetetlen feltételeket. Ezen főmenü pont alatt plusz funkció-gombokat is találhatunk: Saját jelszó módosítása; Kapcsolódás az adatbázishoz; Szétkapcsolódás az adatbázistól; Adatok mentése; Felhasználó adatainak módosítása.
Az alábbi ablakok szemléltetik a „Beállítások” főmenü ponton belül rendelkezésre álló, a program működéséhez szükséges fülek paramétereit: -
1. számú ablak: ezen a fülön belül kell megadni a programot használó személyek felhasználó nevét és jelszavát, akik elkezdhetik a program használatát.
-
2. számú ablak: az „Adatbázis” fülnél kell megadni a program által használt szerver vagy IP címet, a MySQL adatbázis nevét, felhasználó nevét és jelszavát. Ezen paraméterek megadása után alkalmazható a „Kapcsolódás az adatbázishoz” gomb.
1. számú ablak
2. számú ablak 12
-
3. számú ablak: az adatbázishoz való kapcsolódás előtt még szükséges megadni a programot használó intézményt is. Plusz funkcióként, a program használatakor megjelenő ikon (nézet) átlátszóságát is felhasználónként változtatni lehet. Ezáltal a program használatával egy időben, a számítógép asztalán lévő többi ikon is láthatóvá válik. Természetesen csak azokra az ikonokra érvényes ez, amelyet a program induló képernyője eltakarhat.
-
4. számú ablak: a program hozzáférésére jogosult személyek felhasználó nevét és teljes nevét tartalmazza. A „Felhasználó adatainak módosítása” funkció-gomb segítségével módosíthatjuk az adatokat, vagy ezen belül egy
gombra való
kattintással új felhasználókat vihetünk fel a rendszerbe. A mellette lévő gombbal (
) pedig a már rögzített, a program használatára jogosult személy adatait
törölhetjük. Ne felejtsük el!!! A
(pipa) gombra való kattintással hagyjuk
jóvá (ezután hajtja végre a rendszer) az általunk kért változtatásokat.
3. számú ablak
4. számú ablak
13
V. Törzsadatok karbantartása
Ezen főmenü pont alatt található a controlling és a hozzákapcsolódó alrendszerek (Főkönyv, OEP visszaigazolások stb.) struktúrája és azoknak az összefűzése. A törzsadatok teljes mértékben lefedik egy intézmény költség és bevételi, valamint finanszírozási struktúráját, amelyeken keresztül gazdálkodásának eredményessége vizsgálható. A törzsadatokat kétfelé bonthatjuk: - elsődleges törzsek: ide tartozik a controllinghoz kapcsolódó összes alrendszer struktúrája (Főkönyv, Finanszírozási adatok), - másodlagos törzsek: itt jelenik meg ún. controlling besorolás szerinti törzsek, amelyeket a
„Aktuális tétel szerkesztése” gombbal lehet elérni (költséghelyek,
költségviselők, költségnemek, bevételnemek). A controlling besorolás szerinti törzs fastruktúrában helyezkedik el és háromszintű, ahol a legalsó szint a legrészletesebb adatokat tartalmazza. Ezt a fastruktúrát szabadon lehet szerkeszteni és kialakítani az intézményre jellemző csoportosításokat. Lásd a következő táblázatot, ahol a bevételnemek egyfajta csoportosítása látható:
14
A törzsadatok közötti összefüggések jobb megértését az alábbi ábra segíti:
A rendszer alapbázisát - mint ahogyan korábban is említettem - a főkönyvi költségek és bevételek, valamint a finanszírozási adatok adják (ez az ábrán a függőleges vastag vonal bal oldala). Mint egy tükör, ehhez van hozzárendelve a „Controlling szerinti besorolás” felelősségi körönként vagy munkahelyenként (ez az ábrán a függőleges vastag vonal jobb oldala). A jobb oldalon csoportosíthatjuk 3 szinten az adatokat, így a főkönyv legrészletesebb adataiból tudunk csoportokat
képezni:
a
költséghely,
költségviselőknél
felelősségi
körönként
vagy
munkahelyenkét; a költség- és bevételnemeknél pedig azok típusa szerint tudjuk csoportosítani. Ezek mellett még „magasabb kategóriák” képzésére is ad lehetőséget a controlling program, mint például: -
az összetartozó költséghelyeket és költségviselőket (természetesen csak, ahol lehet) OEP kódokhoz tartozó osztályokhoz rendeli (az ábrán az „Osztály-összerendelés és az OEP kódok” mutatják ezt);
-
az „Osztály-összerendelés”-nél („Osztály” fül) még megadhatunk olyan ún. „Szakmacsoportba sorolást”
(ez a
törzsadatok karbantartásánál
a
„Szakmacsoport”-fül alatt található), amely a tevékenység típusa szerint kategorizálja az osztályokat (Pl.: Aktív fekvő kassza, Gondozói kassza, Vállalkozási tevékenység kassza stb.);
15
-
a
költségnemek
és
bevételnemek
controlling
besorolás
szerinti
legrészletesebb megbontása megegyezik a „jogcímek” fül alatt található felsorolás részletezésével. A „Kasszák” gyűjtő pedig a bevételnemek és a költségnemek controlling besorolás szerinti legfelsőbb, legösszevontabb csoportosítását jelenti. Az osztályok-összerendelés, a jogcímek részletesebb, a szakmacsoportok és a kasszák pedig az intézményünk összeszedettebb áttekintését teszik lehetővé számunkra. Az alapadatok karbantartását funkciójuk szerint 4 főcsoportba sorolhatjuk: 1. Alaptörzsek 2. Információs-beállítási törzsek 3. Összefüggő törzsek 4. Alapmutatók.
16
1.
Alaptörzsek
Az alaptörzsekhez hozzátartozik minden olyan törzs, tényező és csoportosítási szempont, amelyek a későbbiekben valamilyen formában alapfeltételei a program működésének. A következő fülek alá tartozó információk részei az alaptörzsnek: a.) Hónapok: A kiválasztott, aktuális év hónapjai látszanak státusz szerint, amelyek lehetnek nyitottak és zártak. Természetesen az adatok feldolgozása csak nyitott időszak alatt történhet. Egy időszakot az adatok feldolgozása után – rákattintva a lezárandó hónap státusz cellájára – itt zárhatjuk le. A lent látható kép jobb oldalán pedig az intézményünkben havonta használt naturáliák típusát és értékét (Szorzó, Alapdíj Ft) adhatjuk meg. Ezt minden hónapban aktualizálni kell. Megjegyzés: A korábban már említett funkció-sorok itt is alkalmazhatók. Lehetséges időszakváltás, új tételek felvétele, régiek törlése, szerkesztése stb.
17
b.) B+K típus: Ezen fül alatt kell megadni az intézményünkben használt kiadások és bevételek gyűjtőit. Alapbeállításként az alábbi példában látható sorok szerepelnek. Itt az egyes bevétel- és kiadás-típusokhoz tudunk előjelet és betű-színt hozzárendelni, ami a későbbiekben az adatfeldolgozás áttekinthetőségét könnyíti meg számunkra. Lásd az eredményét az „Alapadatok karbantartása” és a „Tervadatok karbantartása” menüpontok alatt, ahol a jogcímek sorainak a színe mutatja azt, hogy melyik „B+K típus”-ba tartozik.
18
c.) Jogcímek: A bevételek és kiadások legrészletesebb alábontását a programban „Jogcímek”-nek hívjuk. Itt kell felvenni az adatok feldolgozása során használt bevétel- és költség-típusokat, amelyeknek meg kell egyeznie a „Költségnemek” és a „Bevételnemek” fül alatt található controlling besorolás szerinti struktúra legalsó, legrészletesebb (III.) szintjével. Ez azért lényeges, mert – mint láthatjuk az alábbi ábrából – a jogcímeknél megadhatunk egy ún. „Terv-növekmény %”-ot, aminek a tervek vagy a variációk elkészítésénél könnyíti meg a dolgunkat. Pontosabban, ha egy tervet vagy variációt szeretnék elkészíteni egy adott tárgy időszakból, akkor a meglévő jogcímeket – a terv vagy a variáció létrehozása előtt – itt tudom százalékosan növelni vagy csökkenteni. Ez akkor előnyös, ha tudom, hogy az egy jogcím kb. hány százalékkal fog változni (nőni vagy csökkeni) és ezt egyszerűen a program felszorozza a létrehozott tervben vagy variációban.
19
d.) Kasszák: A „Kasszák” fül a bevételek és a kiadások csoport-gyűjtőjét jelenti. A következő ábrán a tevékenység fő csoportjaiból származó bevételek és a hozzájuk kapcsolódó költségek főbb gyűjtőit láthatjuk. Jelenesetben is használhatók a funkciós sorok. Amennyiben új tételt, sort szeretnénk felvenni, akkor meg kell adni a „Kód”-ját – kvázi sorszámát – és a „B+K típus” alatt beállított bevétel és kiadás típusát (itt egy ún. „lenyíló menü” segíti a kiválasztást). Az alapadatoknál ez a „Kód” jelenik majd meg a jogcímek előtt, jelezve azt, hogy melyik kassza-gyűjtőbe tartozik.
20
e.) Naturáliák: A „Naturáliák” fül két részre bontható. Az egyikben az ún. „Költséghelyekhez kapcsolódó naturáliák”-at kell beállítani. Pontosabban ez a közvetett költségek képzéséhez szükséges felosztási kulcsokat jelenti, vagyis a későbbiekben milyen mértékegységek alapján képezzük a belső szolgáltatást nyújtók fajlagos költségeit (az összes lehetséges naturália típust itt fel kell venni, hogy a későbbiekben ki tudjuk választani a költséghelyeknél). A másik fele az ablaknak „Költségviselőkhöz kapcsolódó naturáliák”, amelyek az egyes költségviselők bevételi fajtáihoz kapcsolható összes naturália típust tartalmazza. A felvett naturália típushoz meg kell adni egy szorzót és egy alapdíjat. Ez a két plusz oszlop funkciója függ az intézményben végzett tevékenységektől. Például az aktív fekvőbeteg osztálynál a naturália típusa: Aktív HBCS súlyszám, mivel nincs szorzó szám ennél az ellátásnál, így ez 1 lesz és az „Alapdíja” 126.000 Forint/ HBCS súlyszám. A másik példa a rehabilitációs tevékenység típusa: Rehabilitáció 2 ápolási nap, amelynek szorzója 1,6 és az alapdíja pedig 4.010 Forint/ ápolási nap (lásd a lenti ablakot). A tény alapadatoknál beemelt teljesítmények és az itt beállított szorzók, alapdíjak segítségével képződik a tevékenységgel járó bevétel.
21
f.) Szakmacsoport: A „Szakmacsoport”-ok képzésével lehetőség van arra, hogy egy intézményben a végzett tevékenységeket
csoportokba
soroljuk.
Ennek
révén
összefüggően
nagyobb
szakmacsoportokban is vizsgálhatjuk az egyes osztályok eredményességét. A lenti ablakban egy ún. „Teszt intézmény”-ben használt szakmacsoportok sorait látjuk („Kód”-dal és megnevezéssel), amely lefedi az említett intézmény teljes tevékenységét. Például az „AF” Aktív fekvő kassza az összes aktív fekvőbeteg ellátást szolgáltató osztály gyűjtője, az „AT” Átvezetési kasszák pedig az intézményben végzett plusz tevékenységek
pénzügyi
helyeinek
gyógyszerkipróbálások stb.).
22
a
gyűjtője
(pl.:
EU-s
pályázatok,
2.
Információs-beállítási törzsek
A következőkben szereplő két információs-beállítási törzs tárolja a saját és a partner intézményeket és az általunk létrehozott terveket, variációkat.
a.) Partner: Ezen fül alatt tároljuk a saját valamint a partner-intézményeink nevét, OEP és Gyógyinfók-os kódját. A „Beállítás”-ok főmenüvel kapcsolatban van fontos szerepe, mivel az itt berögzített, saját vagy partner-intézmény megadásával választjuk ki a beállításoknál, hogy melyik intézmény adatbázisában szeretnénk dolgozni.
23
b.) Tervek: Az általunk az adott évben létrehozott tervek és variációk megnevezését és a készítésük időpontját tárolja itt a program. Nem itt hozunk létre új tervet vagy variációt, hanem a „Tervadatok karbantartása” menü alatt. De amennyiben az egyes tervek vagy variációk feleslegessé vállnak, akkor a
funkció-gombbal törölhetjük őket.
24
A törölni kívánt terv vagy variáció megszűnésével a fennmaradó adatbázis struktúráját és a tárolt adatokat a program képes optimalizálni, ami azt jelenti, hogy a felhasználó által nem látott – nem használt – háttér adatbázisban tárolt, a törölt tervvel kapcsolatos plusz információkat törli a program. Ezzel nem terheli saját adatbázisát és a további munkaműveleteket is meggyorsítja. Lásd a következő két üzenetet, ahol az „Igen” gombra kattintva a program végrehajtja az adatbázis optimalizálását:
25
3.
Összefüggő törzsek
Az alábbi fülek már tartalmazzák a program által használt főkönyvi számlatükör adatait és az általunk berögzített – a fentiekben tárgyalt – törzset, csoportokat és naturáliákat. A költséghelyek, a költségnemek, a költségviselők és a bevételnemek fülekhez a fejezet bevezetőjében már leírt, a felelősségi körönként, munkahelyenként vagy tetszőleges csoportosításként 3 szintű „Controlling besorolás szerinti” struktúra, mint másodlagos törzs kapcsolódik.
A „Controlling besorolás szerinti” törzs mindenesetben az
adatok
szerkesztése funkció gombbal hívható elő. Mindegyik fülnél a főkönyvi számlatükör adatait tartalmazó oszlopok után következő oszlopokban szerepelnek a „Controlling besorolás szerinti” struktúra adatai, amelyek csak akkor jelennek meg a kiválasztó mezőkben, ha előtte azokat
létrehoztuk
az
adatok
szerkesztése
funkció-gombbal
előhívott
ablakban.
Az alábbiakban csak a költséghelyek fülnél használt másodlagos törzset fejtem ki bővebben, mert a többi fülnél található controlling besorolások ugyanezen az elven működnek. a.) Költséghelyek: Az alábbi ablakban jól látható, hogy az első két oszlopban a főkönyvi költséghelyek száma és megnevezése szerepel. Az ablak bal felső sarkában található funkció-gombok segítségével vehetünk fel új tételeket vagy törölhetjük a nem használatosakat.
26
A harmadik oszlopban a „Controlling besorolás szerinti” törzs kiválasztó mezői szerepelnek. A „Kontrolling besorolás” oszlop adatait
az adatok szerkesztése funkció-gombbal
előhívott ablakban módosíthatjuk, hozhatunk létre új tételt 3 szinten. Mindig a legalacsonyabb, a 3.szintű törzset is létre kell hoznunk az általunk megválasztott számozás alapján ahhoz, hogy a kiválasztó mezőben megjelenjen.
27
A controlling besorolás szerinti fastruktúrát 3 szinten, tetszőlegesen, az általunk megválasztott csoportosítások szerint, a saját intézményünk képére alakíthatjuk ki. Az ablak bal felső sarkában a kibővített funkció-sor látható, melynek segítségével a controlling besorolás szerinti fastruktúra létrehozható és szabadon módosítható.
Létrehozhatunk az aktuális tételeken kívül újat az „új tétel aktuális szinten” gombbal és az új tétel alatt lévő szinten „új tétel alábontásként” gombbal alacsonyabb szintű struktúrát. Az ablak alsó részében egy kód (sorszám) és a megnevezés megadásával jelenik meg az új tétel a fastruktúrában. Lásd a fentiekben a költséghelyekre példaként: 1.szinten 40.Műszaki Osztály 2.szinten 205.Karbantartók 3.szinten 468.Műszaki iroda, karbantartók 469.Műszerész műhely stb. 2.szinten 206. Intézeti Mosoda stb. A korábban már leírt funkció gombok ugyanúgy alkalmazhatók, mint a program más részeiben. Plusz gombként
a mentés Excelbe nevű gomb került be, ami lehetővé
teszi a már létrehozott struktúrát Excel formátumba való konvertálását. A negyedik oszlopban pedig a költséghelyekhez kapcsolódó naturáliák szerepelnek. Itt kell megadni azt, hogy a későbbiekben a közvetett költségeket milyen naturáliák alapján képezzük, valamint azt is, hogy a többi költséghelynek az azonosítása milyen mértékegység alapján történik. Pl.: -
a 6114 Asztalos műhely szolgáltatásának mértékegysége munkaórában történik;
-
a 6231 Mosoda a mosott ruha kilogrammja alapján szolgáltat a belső egységeknek stb.
28
b.) Költségnemek: A fentiekben leírt első két oszlop a főkönyvi költségnemek számlaszámainak listájából (számlaszám + megnevezés) áll. Ezekhez a költségnemekhez rendelünk hozzá kassza és jogcím-gyűjtőket - amit már korábbiakban létrehoztunk külön füleken -, amelyek alapján a főkönyvi és finanszírozási adatok kategorizálva jelennek meg az „Alapadatok karbantartása” és a „Terv adatok karbantartása” menü alatt. Ugyanerre a főkönyvi költségnemekre, harmadik oszlopként létrehozandó a controlling besorolás
szerinti,
tetszőleges
csoportosítású
háromszintű
fastruktúra.
A kassza és jogcím szerinti csoportosítás, és a controlling besorolás szerinti struktúra segítségével ugyanarra az adatállományra kétféle szempont szerinti csoportosítást is alkalmazhatunk.
29
c.) Költségviselők: Ugyanúgy, mint a költséghelyek fülnél itt is az első két oszlopban a főkönyvi költségviselők szerepelnek és a harmadik oszlopban a háromszintű controlling besorolás szerinti költségviselők legalsó szintje. A negyedik oszlopban pedig a költségviselőkhöz rendelt naturáliákat választhatjuk ki egy kiválasztó mező segítségével. Ezek a naturália típusok nem fixek, a korábban már leírt naturália fül alatt bővíthetők.
30
d.) Bevételnemek: A költségnemeknél már kifejtett oszlopokból és részletezettségből áll a bevételnemek fül is. A kasszánál és a jogcímeknél megadott adatokhoz, valamint a controlling besorolás szerinti törzshöz rendelhetjük hozzá a bevételnemeket tartalmazó főkönyvi számokat. A korábban említettek szerint a főkönyvi számok összevontabban, a kasszákhoz és a jogcímekhez hozzárendelt megbontásban jelennek meg az „Alapadatok karbantartása” és a „Tervadatok karbantartása” menüpontok alatt.
31
e.) Osztályok: Az Osztályok fül komplexen összefogja a „Törzsadatok karbantartása” menüponton belül, több fülön berögzített adatokat. Itt van lehetőség az egymással „párban álló” költséghelyek és bevételhelyek (költségviselők) összerendelésének, valamint ezek ún. szakmacsoportokba való besorolásának, amellyel a hasonló típusú tevékenységeket egymáshoz tudjuk rendelni.
Az első két oszlopban kell megadni az „Osztály” kódot és a megnevezést. Itt az „Osztály” oszlop az egymáshoz rendelt költséghelyek és költségviselők általános elnevezését rejti magába (itt tehát nem csoportgyűjtőként vagy több alegység gyűjtőjeként szerepel). Az „Osztály” kódok minden esetben az aktuális intézmény (jelenesetben „Teszt Intézmény” = 0161) Gyógyinfok-os kódjával kezdődnek, amelyhez hozzá kell rendelni a „Teszt Intézmény”-ben szereplő és bevételt termelő egységek teljes Gyógyinfok-os kódjait, valamint az intézményben lévő egyéb egységek tetszőleges megbontású (saját magunk által kitalált) kódjait.
32
A következőkben példaként az „új tétel felvétele”
funkció-gombbal két új osztály
felvételét láthatjuk, az egyik egy Gyógyinfok-kódos (az első táblában), a másik egy egyéb kategóriába sorolt osztályt (a második táblában) ábrázol.
Mindkét esetben az intézményi Gyógyinfok-os
négyjegyű kódot
a program
automatikusan adja és a mögötte lévő cellában kell megadni az intézményen belüli ötjegyű Gyógyinfok-os vagy tetszőleges kódot. A kódhoz rendelt megnevezést a fentiekben leírtak szerint célszerű megválasztani. Három legördülő, kiválasztó mező segítségével tudjuk kiválasztani az összepárosítandó költséghelyeket, költségviselőket és a hozzájuk tartozó szakmacsoportot. A fentiekben látható szakmacsoportok-megbontás főként az OEP besorolása szerint lett kialakítva pl.: Aktív fekvőbeteg ellátás kasszája, Járóbeteg ellátás kasszája, stb. Ugyanakkor tetszőleges csoportok is képezhetők pl.: Vállalkozás jellegű tevékenység kasszája, Egyéb központi kassza stb. (lásd „1.Alaptörzsek” menü / „f. Szakmacsoport” pont alatt).
33
4. Alapmutatók Az „Alapmutatók” fülön belül a Controlling rendszerhez kapcsolódó mutató adatbázist tetszés szerint alakíthatjuk ki. Az alábbi ábra az „Alapmutatók” ablaknak a megosztását szemlélteti, ahol az ablak jobb oldalán a felvett mutatók listája látható, amelyhez – attól függően, hogy melyik mutatón állunk – kapcsolódik alul az aktuális mutató havi bontása. Az ablak bal oldalán az általunk tetszőlegesen kialakított mutató-fastruktúra található.
A következő két – egymás mellett lévő – ábra a mutató-adatbázis fastruktúrájának egy lehetséges variációját szemlélteti. Természetesen ezt minden intézmény saját képére alakíthatja ki. Az ábra szerint a „Teszt intézmény” mutató-adatbázisa két részre lett osztva aszerint, hogy hogyan képződnek. Konkrétan az „Alapmutatók” ág az egyszerűbb, nem a program által képzett mutatókat tartalmazza (Pl.: ágyszám, létszám, fedezetek stb.). A „Képzett mutatók” ág pedig az „Alapmutatók” ágon belül lévő mutatók elosztásával létrejött ágat jelenti.
34
A mutatók fastruktúráját – a megfelelő szintre kattintva – tetszés szerint alakíthatjuk, ha az egéren a jobb gombot megnyomjuk, akkor létrehozhatunk új ágat, vagy a meglévőnek egy alábontását vagy a meglévőt módosíthatjuk, törölhetjük. A kijelölés gombbal, akár több tételt is kijelölhetünk, amelyeket átmozgathatunk, átmásolhatunk a meglévő struktúrában. Ha a fastruktúrában oda kattintunk, ahová átmásolni vagy átmozgatni szeretnénk és az egér jobb gombjával előhívott parancssorban az „Átmozgat ide” vagy az „Átmásol ide” funkciót használjuk, akkor a korábban kijelölt tételek az általunk kívánt helyre kerülnek.
35
Az „Alapmutatók” fül ablakának jobb oldalán tudjuk meghatározni az egyes mutatók funkcióját és típusát. Új tétel felvételekor meg kell adni a Mutató nevét, a Leírását (ami a későbbiekben az ebből létrehozott, képzett mutatók neve lesz), az Export nevét (ami a mutató nevére utaló rövidítést jelent), a Szorzót (ami pl.: 1.000 Forintban lévő adatokat érinti) és a mutató Típusát.
A programban 6 mutató típus választható: - Összeg: manuálisan vagy vágólapról berögzített külső adatokat jelentik (pl.: mosott ruha kg. vagy élelmezési napok száma stb.), amelyeknek a havi értékei összeadhatóak; - Átlag: manuálisan vagy vágólapról berögzített külső adatokat jelentik (pl.: ágyszám, óraszám stb.), amelyeknek a havi értékei nem adhatók össze; - Számolt Ft: a controlling rendszer által tárolt Forint-adatok beemelését jelenti a mutatóadatbázisba, amelyek a controlling adatok feldolgozása során jöttek létre (pl.: bevételek, közvetlen költségek, fedezetek valamint ezek alábontásai); - Számolt naturália: a controlling rendszer által tárolt naturália-adatok beemelését jelenti a mutató-adatbázisba, amik a teljesítmény-adatok felolvasásával keletkeztek; - Mutató: az OEP-es táblából beimportált adat-sorozatot tartalmazza (pl.: CMI-index, teljes esetszám, hosszú áp.nap stb.); - Képzett mutató: két alapmutató elosztásával képzett mutatókat foglalja magába.
36
A fentiek alapján a mutató képzése háromféleképpen történhet: - manuálisan berögzített adatok, amelyeket a mutató típus létrejöttével az „Alapmutató” fül ablakának alsó részében, havi bontásban rögzíthetünk a programba; - adatok importálásával (beemelésével) külső vagy már feldolgozott adatokból. Itt lehetséges excel-táblákból, a controlling programban már feldolgozott adatokból (pl.: bevételek, költségek stb.) vagy külső adatfájlokból (pl.: OEP táblából); - a létrehozott alapmutatókból (jelenleg a teszt intézményben alapmutatóknak hívott) képzett mutatók létesítésével. A mutató képzését a legegyszerűbben a következő ablakban látható példa alapján tehetjük meg. Az adatok szerkesztése
funkció-gombbal előhívhatjuk az eddig összerendelt,
képzett mutatókat. Ezen az ablakon belül az eddig már használt funkció-gombok alkalmazásával tudunk új tételeket létrehozni vagy a meglévőket módosítani, törölni.
37
Ha új képzett mutatót szeretnénk létrehozni (a plusz gombbal), akkor meg kell adnunk a kiválasztó mező segítségével a mutató számláló és nevező tartalmát, valamint a mutató megnevezését. Legutoljára itt állíthatjuk be a mutató típusára jellemző „Szorzót”, amellyel a mutató le lesz osztva.
Az „Alapmutatók” fül egy új, az OEP Lista beolvasása
funkció-gombbal bővült,
amellyel az adott intézményre jellemző, az OEP által visszaigazolt finanszírozási adatok beemelhetők.
38
A program által megadott, az OEP listában szereplő mutató-„nevekhez” hozzá kell rendelni a saját mutató listánkban szereplő mutató-neveket (lásd az előző példa-ablakban lévő a mutató oszlopot). Ezek után újból az
OEP lista beolvasása funkció-gombra kattintva előjön a
könyvtárstruktúra, ahonnét az aktuális hónap DAT típusú fájlját kiválasztva a fekvőbeteg ellátás teljesítmény adatai beemelődnek.
39
VI. Alapadatok karbantartása 1. Felépítése Az „Alapadatok karbantartása” menü kassza és jogcímenkénti bontásban tartalmazza az adott intézmény bevételeit és kiadásait. A „Törzsadatok karbantartása” menüpontban beállított kasszaösszesítők kódjai (kasszagyűjtő kódok), valamint a jogcímek megnevezései szerepelnek az első két oszlopban. A harmadik oszlop a belépés dátumát jelzi, amely konkrétan az adatállomány létrehozásának dátumát jelenti. A további 12 oszlopok egy éves adatállomány havi bontását tükrözik, amit utolsó, tizenharmadik oszlopként az adatok éves összesítése zár. A különböző jogcímeket, a „Törzsadatok karbantartása” fejezet alatt leírt bevételi és kiadási típusok szerint, színekre bontva találjuk meg itt.
A jogcímekre való dupla kattintással, az adott jogcím alá tartozó bevételnemek és költségnemek részletezését hívhatjuk elő a különböző költséghelyekre és költségviselőkre bontva.
40
Az „Alapadatok karbantartása” ablak jobb felső sarkában láthatjuk az intézményünk kódját, megnevezését és az aktuális időszakot, amelyben dolgozunk. Az ablak bal-felső sarkában különböző funkció-gombok találhatók, amelyekkel a tényadatok feldolgozása lehetővé válik. Természetesen a fentiekben bemutatott példa - ami a „Teszt intézmény” kasszáinak és jogcímeinek egyfajta összerendelését mutatta be - nem minden intézményre értendő. Minden egyes intézmény saját struktúrájának és elképelésének megfelelően alakíthatja ki a rá jellemző összerendelést. Ennek megfelelően az „Új kassza és jogcím pár felvitele”
funkció-gombbal
összerendelhetjük az általunk kiválasztott jogcímet és kasszát. Először is meg kell adnunk a „Belépés dátumát”, vagyis mikortól lép érvénybe az új jogcím. Majd két kiválasztó mező segítségével az új jogcímet (jelen példában a Villamosenergiát) egy kassza-gyűjtőbe (Szolgáltatások díjaiba) sorolhatjuk. Ezután ki kell választani az összerendeléshez kapcsolódó „Kódot”, amellyel az adatrögzítést könnyíthetjük meg: -
az alábbi példában először az „Időszaki” kódot állítottuk be, így berögzíthetjük manuálisan, havonta az értékeket. A másik lehetőség, hogy nem rögzítünk be értéket, mert a későbbiekben a pénzügyi rendszerből átvett, havi fájlokat beemeljük a programba (lásd 2. Műveletek/ Szerkesztés fejezetet).
41
Ha nem akarjuk manuálisan berögzíteni a havi adatokat, de egy excel-táblában rendelkezésünkre állnak ezek, akkor a táblában kijelöljük a bemásolandó cellákat havonta, majd másolással (használjuk a Ctrl+C gombkombinációt) helyezzük vágólapra az értékeket.
Majd a kezdő hónap értékcellájára állunk és a „Havi előirányzatok beillesztése vágólapról”
-
funkció-gombbal beillesztjük az értékeket.
amennyiben a havi átlagos értéket szeretnénk berögzíteni, akkor a „Tárgyévi előirányzat” cellába beírjuk az adott hónapokra vonatkozó összeget (a példában 12 millió Forint), ezután átállítjuk a „Kód”-ot „Rendszeres”-re. Mint a lenti ablakban is láthatjuk, a belépés dátumától egyenlő arányban osztja szét a program a beírt értéket.
42
Ha a megfelelő paramétereket beállítottuk, akkor a „Változtatások mentése”
gombbal
jóváhagyhatjuk vagy ha meggondoltuk magunkat, akkor használva a „Változtatások elvetése” funkció-gombot, a beállítások módosítását elhagyhatjuk. Az előző esetben a következő ellenőrző-ablak jelenik meg:
Az „Igen” gombra kattintva megtörténik az adatok mentése.
43
A „Változtatások elvetése”-kor pedig a következő ellenőrző ablak jelenik meg:
Természetesen itt is a „Kilépés”
funkció-gombbal visszatérhetünk a főmenübe.
Amennyiben változtattunk az adott jogcím paraméterein, de elfelejtettük menteni, akkor a következő ellenőrző-ablak ugrik elő:
Itt még lehetőségünk van elmenteni a változtatásokat, ha szükség van rájuk. Az előbbiek alapján – visszatérve a főmenübe – a már korábban létrehozott jogcímeket törölhetjük is a „Kassza és jogcím pár törlése” egy ellenőrző ablak ugrik elő:
44
funkció-gombbal. Ennek megfelelően is
2. Műveletek/ Szerkesztés Az „Alapadatok karbantartása” menün belül az első funkció-gomb, amely menü funkcióval bír az „Adatok beolvasása, szerkesztése, stb.” gomb.
a) A „Szerkesztés” gomb segítségével a korábban létrehozott jogcím paramétereit (Belépés dátumát, Kódot, Értéket) tudjuk módosítani. b) A „Főkönyvi adatok beillesztése” funkcióval a főkönyvi adatok vágólapról történő beillesztését hajthatjuk végre. c) A „Főkönyvi adatok (költség) beolvasása” funkció a pénzügyi rendszerből lehívott, költséghelyi közvetlen költségeket tartalmazó PRN típusú fájlok beolvasását teszi lehetővé. A menüsorra való kattintással egy ablak ugrik elő, ahonnét – megkeresve a könyvtárstruktúrában – a korábban elmentett fájlt meg tudjuk nyitni (lásd az alábbi példaablakot).
45
A példában a főkönyv szerinti 6-sal és 7-sel kezdődő költséghelyi közvetlen költségek külön fájlba lettek elmentve. A két fájlt így külön-külön kell beolvasni a programba, a megnyitott fájl adatai megjelennek a programablakban is:
46
Mint látjuk a programablakban két fül szerepel. Aktuálisan az egyik a közvetlen költségek fül, a másik pedig a ráosztott költségek fül. A program csak a közvetlen költségeket olvassa be, mert a ráosztott (közvetett) költségeket különböző vetítési alapok alapján külön képezzük. Amennyiben a PRN fájlba közvetett költség is szerepel, akkor az a ráosztott fül alatt megjelenik.
Az adatok beolvasása előtt a program lehetővé teszi azt, hogy a beemelendő PRN fájl adatait a program törzsadataival összevessük. A nyomtató
funkció-gomb
menüszerűen kínálja fel az adott táblázat nyomtatását és az ellenőrző („hiba”) listákat.
47
Mindkét esetben a program az adatokból Microsoft Internet Explorer segítségével HTML típusú fájlt készít. Tehát innét tudjuk a beolvasásra váró főkönyvi adatokat nyomtatni, a „hibalistákon” keresztül a főkönyvnek és a program-törzsének az összevetését ellenőrizni. Amennyiben a hibalistánkon a fejlécen kívül más adatok is szerepelnek (lásd az alábbi példát), akkor ez azt jelenti, hogy a megjelenő adatok hiányoznak a program törzséből. Konkrétan itt a költségnemi hibalistát láthatjuk, vagyis a programban lévő költségnemek közül hiányzik a 13.havi illetmény, ami nem kerül beemelésre, ha ezt nem hozzuk létre a „Törzsadatok karbantartása” menü alatt.
Amennyiben minden „hibalistát” ellenőriztünk és semmilyen összerendelés sem hiányzik, akkor beemelhetjük az adatokat a programba. Az adatok beolvasása
gomb
megnyomása után kiválaszthatjuk azt, hogy melyik hónap adatait szeretnénk beemelni. Megadhatunk csak egy hónapot, vagy ha több havi állományról van szó, pl.: negyedéves, akkor három hónapot kell itt bejelölnünk, így a költségeket a program egyenlő arányban három hónapra fogja beilleszteni.
48
A beolvasás lefutása után egy üzenet jelenik meg, mely a vágólapról beemelt tételek számát mutatja:
Így a művelet befejezéseként visszatér program az „Alapadatok karbantartása” menübe és megjeleníti a beemelt adatokat. Alul a legalsó sor mutatja az adott havi költségek és bevételek különbségeként létrejött összintézeti fedezetet. d) A következő menüpont a szerkesztésen belül, a „Főkönyvi adatok (bevétel) beolvasása”, amellyel az OEP bevételeken kívül minden más bevétel típust be tudunk olvasni a programba. Ennek oka az, hogy az üzemgazdasági szemléletű controlling program az tény havi bevételeket állítja szembe a tény havi költségekkel. Az OEP finanszírozása szerint kb. két és fél hónappal később érkeznek meg a bevételek, mintahogyan a költségek keletkeznek. Ezt elkerülve a program a tényleges teljesítményekkel képződött bevételeket emeli be a tény költségekkel szemben (lásd f. és a g. pontokat). A művelet végrehajtása ugyanúgy történik, mint ahogyan az előző pontban leírtuk (PRN típusú fájl kiválasztása, vágólapra helyezés, hibalista-ellenőrzése, adatok beolvasása stb.).
49
e) A „Főkönyvi adatok” menüsorral, a dupla kattintást helyettesítve az aktuális jogcím alábontását érjük el. Ennek megfelelően láthatjuk az adott jogcím alá tartozó főkönyvi költséghelyeken illetve költségviselőkön lévő költségnemeket és bevételnemeket. f) A „Visszaigazolt fekv. teljesítmények beolvasása” menüsor hasonlóképpen működik, mint a költségek és bevételek beolvasása a pénzügyi rendszerből. Jelenesetben a finanszírozó által visszaigazolt ABSZT_ (aktuális hónap).DAT típusú fájl adatai kerülnek beolvasásra a programba. Kiválasztjuk és megnyitjuk a megfelelő fájlt:
50
Ezután a fekvőbeteg ellátás adatai közül kiválaszthatjuk, hogy melyeket szeretnénk beemelni. Alapbeállításként, mind az aktív, mind a nappali kórházak, mind rehabilitációs osztályok bevételei kerülnek beolvasásra, de ezeket külön-külön is kiválaszthatjuk, ha a kiválasztó kockába kattintunk.
Természetesen ez az adatállomány nem tartalmaz forintértékeket, csak naturália adatokat. A bevételek az adott hónapban a beemelt, visszaigazolt teljesítmények és a szorzók, valamint az alapdíjak szorzataként képződnek, amit a „Törzsadatok karbantartása” menün belül már korábban beállítottunk (lásd „Hónapok” fül). g) A „Visszaigazolt járób. teljesítmények beolvasása” menüsorral a finanszírozó által visszaigazolt, Jb(Intézeti kód, aktuális hónap).DBF fájl adatait emelhetjük be. Kiválasztjuk és megnyitjuk a megfelelő fájlt:
51
Ennél a beolvasási formánál is választhatunk, hogy a visszaigazolt járóbeteg ellátás teljesítményei közül, melyeket olvassuk be:
h) Inaktív menüsorokként szerepelnek a „Szállítói számlák beolvasása” és a „Vevőszámlák beolvasása”. Ezeket majd a Controlling rendszer pénzforgalmi szemléletű részében alkalmazhatjuk. i) Az „Átcsoportosítás” menüsorral bevétel és kiadási típusonként tudunk tételeket áthelyezni egyik költséghelyről, költségviselőről a másikra. Vannak olyan költség és bevételi korrekciók, amelyek a tárgy hónapra vonatkoznak, de a főkönyv már lezárt és utólagosan nem szeretnének korrekciót felvinni, majd csak a következő hónapra könyvelik le. Ilyenkor a controllingnak kell a tény üzemgazdasági eredményesség kimutatása érdekében a tárgy hónapban a korrekciót megtenni, valamint későbbiekben a következő hónap bevételi vagy költség oldalát is korrigálni. Nézzük részletesen az átcsoportosítás működését a következő példán keresztül: -
egy OEP bevételi korrekciót láthatunk, ahol Belgyógyászat – szakambulanciáról vonunk le 30.000 németpontot és rakunk át a Belgyógyászati – sürgősségi ambulanciára. Az előugró ablakban szinte mindenhol kiválasztó mezők segítik a munkánkat. Első lépésben meg kell adnunk, hogy „Honnan” szeretnénk átcsoportosítani és milyen bevételnem típust. Ehhez választjuk ki azt a „Hónap”ot, amelyik adatait szeretnénk használni. Az alábbiakban látszik, hogy kiválasztva a januári hónapot, megjeleníti az adott hónapban ezen a költségviselőn lévő „Rendelkezésre álló naturáliát és az összeget” (36.885 németpont és 34,67 ezer forint). Ezután kell kiválasztani azt, hogy „Hová” és milyen „Bevételnemként” szeretnénk a tételt átcsoportosítani. Meg kell adnunk, hogy melyik „Hónap”
52
adataihoz rendeljük hozzá az értéket. Az alábbiakban is látszik, hogy a januári hónapban a Belgyógyászat – sürgősségi ambulancián 5.558 németpontnak megfelelő 5,22 ezer forint bevétel van az átcsoportosítás előtt. Jobb oldalt az „Átmozgatni kívánt naturália” összegét (30.000 németpont) adjuk meg a számológép segédeszköz segítségével. Ezalatt pedig automatikusan megjelenik az adott hónap teljesítmény adataihoz kapcsolódó alapdíj felszorzásával az „Átmozgatni kívánt összeg”. E két cella alatt egy nagyobb, a megjegyzések beírására szolgáló ablakrészt láthatjuk. Ide bármit beírhatunk az általunk az átcsoportosításhoz kapcsolódóan, ami a későbbiekben magyarázatul szolgálhat magunknak és mások számára is.
A „Változtatások elmentése” gombbal hajtatjuk végre az átcsoportosítást. A következő ablak, a már végrehajtott művelet utáni ablakot szemlélteti, ahol az általunk megadott paraméterek inaktívvá váltak és a naturáliák, valamint az értékek átcsoportosultak egyik helyről a másikra. Ezen kívül a művelet végrehajtásával – mint dokumentáció – az ablak alsó részében automatikusan
53
megjelent egy sor, ami az átcsoportosítás lényeges információit dokumentálja. Ha ugyanebben a hónapban még egyszer szeretnénk átcsoportosítani, akkor ez a dokumentációs sor automatikusan megjelenik.
Amennyiben kiválasztjuk azt, hogy honnan, milyen bevételnemet, költségnemet és melyik hónapban szeretnénk átcsoportosítani hová, akkor – ha ugyanazt a bevételnemet, költségnemet akarjuk máshelyre átrakni – a
„Költség-,bevételnem megfeleltetés”
funkciógombot használva automatikusan kiválasztódik a „Hová” kis-ablakban lévő bevételnem, költségnem. j) Az „Aktuális év adatainak törlése” menüsorral az adott évre vonatkozó összes bevételi és költség adatot törölhetjük. Mielőtt a program valóban törölné az adatokat egy biztonsági üzenet jelenik meg:
54
Az „Igen” gombra kattintva egy következő üzenet jelenik meg:
Ha itt az „Igen” gombra kattintunk, akkor a „Törzsadatok karbantartásánál” szereplő törzset is törli a program. Legvégül még egyszer rákérdez, hogy egészen biztosak vagyunk a törlésben.
k) A „Hónap(ok) adatainak törlése”
55
3. Eltérések (gyors) elemzése
56
4. Nyomtatható listák
57
