Zeist, mei Jaarverslag Kwintes 2013

Jaarverslag Kwintes 2013

Zeist, mei 2014

Inhoudsopgave 1.

Voorwoord ...................................................................................................................................... 3

2.

Profiel van de organisatie .............................................................................................................. 5 2.1 Algemene identificatiegegevens………………………………………………………………….. 5 2.2 Structuur van het concern ...................................................................................................... 5 2.3 Kerngegevens ........................................................................................................................ 6 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering .............................................................................. 6 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten ........................................... 8 2.4 Samenwerkingsrelaties ........................................................................................................ 10

3

Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering en medezeggenschap ........................................................ 11 3.1 Normen voor goed bestuur .................................................................................................. 11 3.2 Raad van bestuur ................................................................................................................. 11 3.3 Raad van toezicht................................................................................................................. 12 3.4 Bedrijfsvoering...................................................................................................................... 14 3.5 Centrale cliëntenraad ........................................................................................................... 16 3.6 Ondernemingsraad (OR) ...................................................................................................... 17

4

Beleid, inspanningen en prestaties .............................................................................................. 19 4.1 Meerjarenbeleid.................................................................................................................... 19 4.2 Algemeen beleid................................................................................................................... 20 4.2.1 Regio Oost .................................................................................................................. 20 4.2.2 Regio West .................................................................................................................. 22 4.2.3 Regio Flevoland .......................................................................................................... 25 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid .................................................................................................... 27 4.3.1 Kwaliteitssysteem en traject ........................................................................................ 27 4.3.2 Kwaliteit van informatie en registratie, gegevensbeveiliging ...................................... 29 4.3.3 Kwaliteit van gebouwen .............................................................................................. 29 4.3.4 Brandveiligheid ............................................................................................................ 29 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten ............................................................................ 29 4.4.1 Kwaliteit van zorg ........................................................................................................ 30 4.4.2 Klachten (klachtencommissie cliënten Kwintes) ......................................................... 31 4.4.3 Veiligheid (MIC) ........................................................................................................... 34 4.4.4 Jaarverslag cliëntvertrouwenspersoon Kwintes .......................................................... 34 4.4.5 Jaarverslag familievertrouwenspersoon ..................................................................... 35 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers ............................................................................... 36 4.5.1 Personeelsbeleid ......................................................................................................... 36 4.5.2 Kwaliteit van het werk ................................................................................................. 37 4.5.3 Jaarverslag vertrouwenspersoon (VP) medewerkers ................................................. 37 4.6 Samenleving......................................................................................................................... 38 4.7 Financieel beleid en prestaties ............................................................................................. 39 4.8 Huisvesting en Onderhoud (H&O) ....................................................................................... 40

Kwintes Jaarverslag 2013

1


2

1.

Voorwoord

Het jaarverslag 2013 biedt een overzicht over het gevoerde beleid en van de belangrijkste activiteiten en resultaten binnen Kwintes. Het is opgesteld conform de vereisten uit het Burgerlijk Wetboek, de Zorgbrede Governancecode 2010 en de eisen die gesteld worden door de accountant. Het jaarverslag kan worden gezien in relatie tot het Jaarbeeld 2013-2014 (www.kwintes.jaarbeeld.nl), verschenen in januari 2014. Tezamen geven zij een goed beeld van de vele gebeurtenissen in en rondom Kwintes. Zo heeft Kwintes kunnen uitbreiden door de realisatie van een aantal woonvormen die al enkele jaren geleden waren gepland. We vierden de openingen van de beschermende woonvormen het Paradijs (Gouda), Meldestraat (Emmeloord), De Bolder (voor oudere cliënten in samenwerking met stichting WoonZorg Flevoland in Lelystad), Tiendstraat (Nederlek) en Stewovo (ouderinitiatief voor jongeren met autisme in Hilversum). Daarnaast opende het servicepunt in Doorn, werd de opvang van zwerfjongeren in Almere uitgebreid en gestart met de kunstwebsite www.uniekpalet.nl. In Gouda fuseerde Kwintes met het vrouwenopvang-centrum (VOC) en in verschillende regio’s gingen zogenaamde FACT-teams van start waarbinnen Kwintes de begeleiding biedt. Werkbezoeken werden gebracht door de staatssecretaris van sociale zaken en werkgelegenheid, mevrouw Jette Klijnsma, meerdere leden van de Tweede Kamer, vertegenwoordigers van beide zorgkantoren en delegaties van het ministerie van VWS en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Bovenal werden in vrijwel alle gemeenten waarin Kwintes actief is werkbezoeken georganiseerd voor ambtenaren en vertegenwoordigers van politieke partijen in gemeenten. Dat laatste stond in het teken van de overheveling van de ambulante begeleiding en de activering van de AWBZ naar de Wmo, die gepland staat voor 2015 en gepaard gaat met een bezuiniging van ten minste 25%. In het verslagjaar werd steeds duidelijker dat gemeenten zich oriënteren op hun nieuwe taken. In vrijwel alle gemeenten vonden Wmo-pilots plaats waaraan veel medewerkers van Kwintes deelnamen. Vanwege het vooruitzicht van de overheveling is begin 2013 de publieksversie van het meerjarenbeleidsplan 2013-2016 in een grote oplage verstrekt onder gemeenten. De toekomstige financiering van het beschermd wonen bleef lang onzeker. Op 6 november verscheen, na vijf keer uitstel, de langverwachte brief van de staatssecretaris over de toekomstige financiering van beschermd wonen. Daarin wordt bepaald dat ook de financiering van het beschermd overgaat naar de Wmo. Vooralsnog wordt daarbij gedacht aan uitvoering door centrumgemeenten. Over tal van uitvoeringskwesties is nog onduidelijkheid. Inmiddels wil de Tweede Kamer een deel van het beschermd wonen overhevelen naar de Wet langdurende zorg (Wlz). De Wmo kan, mits goed uitgevoerd, veel goeds betekenen voor de positie van onze cliënten in de samenleving. Vanuit gemeenten kan beter worden gestuurd op de samenhang tussen verschillende voorzieningen en het creëren van een meer lokaal georganiseerd aanbod. Maar voor cliënten betekent de komst van de Wmo vooralsnog veel onduidelijkheid. Het recht op zorg wordt vervangen door een voorziening die geldt zolang gemeenten deze nog kunnen financieren. Het geplande overgangsrecht biedt maar beperkte zekerheid, waarbij niet duidelijk is of dezelfde (mate van) begeleiding nog kan worden gegeven en door wie. Als Kwintes hebben we meermalen benadrukt dat we de begeleiding nooit zomaar zullen stoppen wanneer deze niet meer wordt gefinancierd. Ook voor medewerkers zijn de komende veranderingen merkbaar. Dat geldt vooral voor medewerkers met een tijdelijk contract. Eind 2013 moesten we besluiten tot het - voorlopig - niet langer aangaan van vaste arbeidscontracten. Toch werken medewerkers voluit en gemotiveerd mee en bereiden we ons voor op de komst van de Wmo. Dat blijkt uit hun inzet bij tal van nieuwe ontwikkelingen, maar ook uit bijvoorbeeld de hoge notering op de Vernet Health Ranking. De 9.0 laat zien hoe goed Kwintes presteert op het gebied van ziekteverzuim. Ten slotte laten medewerkers op allerlei manieren zien dat zij bereid en in staat zijn tot de veel grotere flexibiliteit die in de toekomst van hen wordt verlangd.

Zeist, april 2014 J.W. van Zuthem, Raad van bestuur


3


4

2.

Profiel van de organisatie

2.1

Algemene identificatiegegevens

Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer(s) NZa Nummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina

2.2

Kwintes Laan van Vollenhove 3213 3706 AR Zeist 030-695 61 73 120/825 302 11 012 Utrecht [email protected] www.kwintes.nl

Structuur van het concern

Juridische structuur Kwintes is een organisatie binnen de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) en maatschappelijke opvang & vrouwenopvang (MOVO) en heeft een stichtingsstructuur. Verhoudingen aangaande zeggenschap liggen vast in de statuten met daarbij behorende reglementen. De organisatie is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en heeft toelatingen voor de functies huishoudelijke verzorging, persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf op grond van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ). De raad van bestuur is de feitelijke bestuurder van de organisatie. Besturingsmodel Kwintes gebruikt het integraal management besturingsmodel. Iedere regiodirecteur sluit jaarlijks een managementcontract af. Dit betekent dat de regiodirecteur resultaatverantwoordelijk is voor het managen van het inhoudelijke zorgbeleid, het personeelsbeleid, de productie en de kosten van de regio. De managementcontracten worden jaarlijks geëvalueerd. Medezeggenschapsstructuur  Op basis van de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (WMCZ) is er een centrale cliëntenraad. De raad maakt gebruik van een onafhankelijke ondersteuner en heeft advies- en instemmingsrecht op een aantal in de wet vastgelegde thema’s die de gehele organisatie betreffen. Daarnaast zijn er zes (sub)regionale cliëntenraden die advies geven over regionale kwesties. Ook deze kennen een onafhankelijke ondersteuner. Cliëntencommissies hebben inspraak in onderwerpen die te maken hebben met de locatie. Bezoekersraden staan borg voor inspraak in de DAC’s.  Op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is er een OR van vijftien leden, die wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.


5

Organisatiestructuur

Kwintes heeft een centrale directie die bestaat uit een algemeen directeur/bestuurder en een directeur bedrijfsvoering. De bestuurder geeft leiding aan de regiodirecteuren en de hoofden van de afdelingen P&O en ZKC (Zorg, Kwaliteit en Communicatie). De directeur Bedrijfsvoering geeft leiding aan de afdelingen Vastgoed, FA (Financiële Administratie), ICT en BI (Bureau Informatievoorziening). Daarnaast geeft hij functioneel leiding aan de regiodirecteuren op het terrein van de bedrijfsvoering.

2.3

Kerngegevens

2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering Kwintes ondersteunt mensen met een (psycho)sociale en/of psychiatrische kwetsbaarheid in hun kracht om sterker in de samenleving te staan en een hogere kwaliteit van leven te ervaren. Dit doet zij door middel van haar kernfuncties opvang, begeleiding en activering. Binnen deze functies wordt gezocht naar passende herstelgerichte zorg, op alle levensgebieden. Opvang Voor mensen die zich tijdelijk in een kwetsbare positie bevinden, biedt Kwintes op verschillende locaties opvang, onderdak en hulpverlening. De volgende mensen kunnen hier gebruik van maken: mensen zonder vaste woon- of verblijfplaats, vanaf zestien jaar en eventueel hun kinderen; slachtoffers van relationeel geweld die hun huis zijn ontvlucht en


6

mensen die op meerdere levensgebieden ondersteuning nodig hebben om dakloosheid of terugval in dakloosheid te voorkomen. Concreet gaat het bij Opvang om:  crisisopvang  vrouwenopvang  dagopvang  nachtopvang. Begeleiding Voor mensen met een (psycho)sociale en/of psychiatrische kwetsbaarheid of mensen die zich tijdelijk in een kwetsbare positie bevinden, biedt Kwintes verschillende vormen van persoonlijke begeleiding, al dan niet met huisvesting. Kwintes is actief op het terrein van extramuralisering, onder andere door stimulering van kortdurende hulpverlening. Veel van de mensen die gebruikmaken van begeleiding zijn echter nu nog voor langere tijd op ondersteuning aangewezen. Het gaat om mensen met een psychiatrische diagnose (met name schizofrenie, maar bv. ook autisme, korsakov en verslavingsproblematiek) en ernstige psychosociale problemen. Voor jongeren met autisme heeft dit geresulteerd in het aantrekken van gedragsdeskundigen, die behandelaspecten als systemisch werken toevoegen aan de begeleiding. Tevens hebben veel cliënten ondersteuning nodig op het gebied van financiën, hiertoe biedt Kwintes budgetbeheer aan. Concreet gaat het bij Begeleiding om:  begeleiding aan huis/ambulante zorg  beschermd en begeleid wonen  bemoeizorg. Activering Sterk in de samenleving staan, betekent ook deelnemen aan het sociale leven. Kwintes vindt het belangrijk dat iedereen actief deelneemt aan het sociale leven, omdat het de sociale en economische redzaamheid vergroot. In eerste instantie wordt gekeken naar mogelijkheden van participatie buiten Kwintes (onder andere door middel van kwartiermaken). Als dat (nog) niet mogelijk is, biedt Kwintes gelegenheden voor mensen om elkaar te ontmoeten en zich te ontwikkelen richting maatschappelijke participatie. Globaal gaat het binnen de activering om dagbesteding en trajectbegeleiding. Om gebruik te maken van activering is het niet nodig om andere vormen van begeleiding van Kwintes te ontvangen. Andersom is het wel zo: cliënten die bij Kwintes wonen of begeleiding krijgen, worden gestimuleerd om een zinvolle daginvulling te vinden. Concreet gaat het bij Activering om:  dagactiviteiten  scholing of hulp naar daar naar toe  (vrijwilligers)werk of hulp daar naar toe  begeleid werk  maatjesprojecten  cliëntgestuurde initiatieven  inloop & service. Advies en informatie Tot het aanbod van Kwintes behoort eveneens advies en informatie. Steeds meer cliënten, hun naasten, maar ook externe professionals en gemeentes informeren bij Kwintes naar mogelijkheden voor ondersteuning. Per regio wordt hiertoe een zogeheten ‘Brede voordeur’ ontwikkeld, waardoor mensen snel en adequaat geholpen worden, binnen of buiten Kwintes. In de regio’s zijn verder intakecoördinatoren en accountmanagers actief. Regio-overstijgend heeft Kwintes een mediamix voor diverse doelgroepen: website, portaal (intranet), social media en brochurelijn.


7

2.3.2

Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten

Kerngegevens

Aantal/bedrag

Cliënten Aantal cliënten in zorg

31-12-2012

31-12-2013

Activering

1.664

2.020

Begeleiding

3.588

4.078

Behandeling

127

187

MOVO

288

392

4.377

5.020

Totaal (unieke cliënten) Instroom/Uitstroom Activering Begeleiding Behandeling MOVO Capaciteit BW Aantal beschikbare bedden per einde verslagjaar, inclusief beschermd wonen en deeltijd-plaatsen en exclusief BOPZ waarvan beschermd wonen MOVO Aantal plekken crisis- en vrouwenopvang Aantal plekken begeleid wonen Aantal bedden nachtopvang

Productie BW en BaH Aantal verzorgingsdagen inclusief beschermd wonen exclusief BOPZ in verslagjaar Waarvan verzorgingsdagen beschermd wonen Waarvan AWBZ ZIN en Jeugdzorg Aantal ambulante contacten in verslagjaar * MOVO Aantal personen dag- en nachtopvang in verslagjaar Aantal systemen crisis- en vrouwenopvang in verslagjaar Aantal cliënten begeleid wonen in verslagjaar Aantal cliënten ambulant in verslagjaar **

Traject gestart

Traject gestopt

982

607

1.487

1.059

95

30

417

388

31-12-2013

1.169 1.169 45 47 20 (+ 20 extra in de wintermaanden) 2013

437.618 437.618 421.330 146.505 373 130 101 511

Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal fte personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar


1.416 970,79

8

Kerngegevens

Aantal/bedrag

Bedrijfsopbrengsten (cijfers kunnen nog wijzigen als de jaarrekening is vastgesteld) Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro’s) in verslagjaar waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten

93.960.744 84.230.375 9.730.369

* Alle ambulante contacten exclusief behandeling (DBC Locus). Dus: begeleid wonen, begeleiding aan huis, budgetbeheer, dagopvang MOVO, intern maatschappelijk werk, nachtopvang MOVO, nazorg, OGGz, opvang, opvoedingsondersteuning, outreachende hulpverlening, trajectbegeleiding. Ook contacten tijdens de intakefase. ** Aantal cliënten die (ook) MOVO-zorg hebben gehad anders dan systeemgerichte hulpverlening huiselijk geweld, dagopvang MOVO, intern maatschappelijk werk, veerkracht, outreachende hulpverlening, nachtopvang MOVO, opvoedingsondersteuning, OGGz, exclusief nazorg (vindt enkel plaats na andere zorg).

2.3.3 Werkgebied Kwintes is voornamelijk werkzaam in de provincies Utrecht, Flevoland en Zuid Holland. Zorgkantoorregio’s zijn Utrecht, Midden Holland en Flevoland. De organisatie bestaat uit de volgende drie regio’s:  Oost  West  Flevoland Werkgebied van Kwintes


9

2.4

Samenwerkingsrelaties

Kwintes is lid van drie landelijke brancheorganisaties/verenigingen en werkt van daaruit samen met de daaraan verbonden lidinstellingen. Deze brancheorganisaties zijn GGZ Nederland, de Federatie Opvang en de RIBW-Alliantie. Medewerkers van Kwintes zijn verbonden aan meerdere werken projectgroepen van deze verenigingen. In haar werkgebied heeft Kwintes te maken met tal van andere organisaties. Omdat cliënten van Kwintes veelal aangewezen zijn op uiteenlopende maatschappelijke diensten en voorzieningen, werken medewerkers van Kwintes intensief met deze organisaties samen. Daarnaast kent Kwintes een groot geografische gebied en is in 2013 op grote schaal samengewerkt met de meeste van de ruim 45 gemeenten waar Kwintes mee te maken heeft. Deze samenwerking komt voort uit de ontwikkelingen op het terrein van de Openbare Geestelijke Gezondheidszorg (OGGz) en de ontwikkelingen op het terrein van de Wmo. Belangrijke samenwerkingsrelaties zijn:  Kwintes werkt intensief samen met behandelorganisaties in de GGZ en de verslavingszorg. Persoonlijk begeleiders van Kwintes zien er op toe dat cliënten een behandelaar hebben en dat ze hun behandelafspraken nakomen. Daarnaast hebben medewerkers van Kwintes, zonder tussenkomst van de huisarts, toegang tot de crisisdienst van de GGZ-organisaties.  Daarnaast heeft Kwintes samenwerkingsovereenkomsten afgesloten met Tbs-klinieken (of forensisch psychiatrische centra), instellingen op het terrein van de thuiszorg, instellingen voor verstandelijk gehandicapten en instellingen op het terrein van de Verpleging & Verzorging en Verslavingszorg.  Op het gebied van dagbesteding en zorg wordt er in de meeste regio’s intensief samengewerkt met instellingen voor verstandelijk gehandicapten.  Vanwege de wens van veel gemeenten om in het kader van de Wmo te komen tot een noncategoriaal aanbod zijn hier en daar gesprekken gestart met andere care-instellingen om te onderzoeken of en hoe in 2015 een gezamenlijk aanbod kan worden aangeboden. Andere samenwerkingsrelaties zijn er op verschillende gebieden:  Op het gebied van de zorgverlening (beleidsmatig, productie en inhoud) met: het zorgkantoor, de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ), regionaal overleg met andere zorgaanbieders, Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ), ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport (VWS), Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), College Tarieven Gezondheidszorg (CTG), College Voor Zorgverzekeringen (CVZ), gemeenten, opleidingsinstituten en universiteiten, GGZ Nederland, regionale patiënten-/ cliëntenorganisaties, welzijnswerk en maatschappelijke opvang.  Op het gebied van huisvesting met VWS (uitvoeringsorganisatie CIBG), gemeenten (waaronder commissies Ruimtelijke Ordening), woningcorporaties, projectontwikkelaars en makelaars.  Op het terrein van schuldhulpverlening met tal van gemeentelijke organisaties.  Op het terrein van het Psychiatrisch Casus Register (O)GGZ Midden Nederland met het Julius Centrum voor Gezondheidswetenschappen en Eerstelijns Geneeskunde.  Op het gebied van toezicht en veiligheid met de Arbeidsinspectie, Dienst Voedsel- en Waren autoriteit, GGD, milieudienst gemeente, brandweer en accountant.  Op het gebied van de jeugdzorg met de provincie.  Op het gebied van familie en naast betrokkenen is er contact met een aantal ouderverenigingen.  Op het terrein van onderzoek met een aantal hogescholen, het Trimbos-instituut en de universiteit van Tilburg.  Ten aanzien van (bij)scholing en stageplaatsen met ROC’s en hogescholen, als ook met verschillende instituten op het terrein van bij- en nascholing.  Op het terrein van de arbeidsvoorziening met de stichting UtrechtZorg. Er zijn meerdere samenwerkingsverbanden met andere RIBW’s, bijvoorbeeld rond het verkrijgen van subsidie uit het Europees Sociaal fonds, het gebruik van het cliëntenadministratieprogramma Plancare en de uitwisselingsprojecten met voorzieningen in Oost Europa. Een tiental RIBW’s werkt sinds 2008 samen voor de ontwikkeling en financiering van een zorgaanbod dat mede gefinancierd kan worden uit de Zorgverzekeringswet (het zogenaamde Locus-programma). Ten slotte maakt Kwintes deel uit van het Kenniscentrum Phrenos. Met zeven andere GGZ-instellingen werkt Kwintes samen in de werkplaats Herstelondersteuning.


10

3

Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering en medezeggenschap

3.1

Normen voor goed bestuur

Kwaliteit en integriteit van bestuur en toezicht zijn cruciaal voor de maatschappelijke legitimering en het effectief kunnen opereren van zorgorganisaties. Kwintes onderschrijft en volgt integraal de normen met betrekking tot goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording, zoals die zijn vastgelegd in de Zorgbrede Governancecode 2010.

3.2

Raad van bestuur

Kwintes kent een eenhoofdige raad van bestuur. Naam

Bestuursfunctie

Nevenfuncties

Dhr. drs. J.W. van Zuthem

raad van bestuur

 

Voorzitter bestuur stichting Fonds Storm Rehabilitatie Penningmeester Kenniscentrum Phrenos

De bestuurder vormde in 2013 samen met de directeur Bedrijfsvoering (dhr. P.E. Bos) de centrale directie. De directeur Bedrijfsvoering geeft leiding aan de afdelingen Vastgoed, Financiële Administratie, ICT en Bureau Informatievoorziening. De bestuurder geeft leiding aan de regiodirecteuren en de hoofden van de afdelingen P&O en ZKC (zorg, kwaliteit en communicatie). Naast de eindverantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken, houdt de bestuurder zich bezig met het ontwikkelen van het strategisch beleid, evenals het uitbouwen en onderhouden van externe relaties met stakeholders. De bestuurder is voorzitter van het managementteam dat bestaat uit de directie, de regiodirecteuren en de hoofden P&O en ZKC. Daarnaast is hij aanwezig bij het inhoudelijk overleg (IO) ter voorbereiding van het managementteam en het overleg met de zes hoofden van het centraal bureau. Hij neemt deel aan de overlegvergadering met de ondernemingsraad, centrale cliëntenraad en de raad van toezicht. Ook neemt hij deel aan verschillende interne werken projectgroepen. Extern vertegenwoordigt de bestuurder de organisatie bij de drie brancheverenigingen waarvan Kwintes lid is, te weten GGZ Nederland, Federatie Opvang en RIBW-Alliantie, in welk verband hij deelneemt aan verschillende werkgroepen en commissies. Samen met de directeur bedrijfsvoering neemt de bestuurder deel aan het bestuurlijk overleg met de zorgkantoren. In afstemming met de regiodirecteuren vertegenwoordigt de bestuurder de organisatie bij verschillende gemeenten en samenwerkingspartners. Ten slotte neemt hij deel aan allerlei vormen van bestuurlijk overleg in verschillende adviesraden en stuurgroepen. De raad van toezicht is bekend met de nevenfuncties van de raad van bestuur en is van oordeel dat er geen sprake is van belangenverstrengeling. De honorering van de raad van bestuur geschiedt met ingang van 2010 op basis van de zogenaamde Beloningscode Bestuurders Zorg (BBZ), zoals deze is vastgesteld door de verenigingen van toezichthouders NVTZ en zorgbestuurders NVZD per 1 september 2009.


11

3.3

Raad van toezicht

De raad van toezicht houdt integraal toezicht op het beleid van de raad van bestuur en op de algemene gang van zaken binnen Kwintes. Behalve als toezichthouder fungeert de raad, vanuit haar maatschappelijke betrokkenheid en deskundigheid, tevens als klankbord en adviesorgaan van de raad van bestuur. De raad van toezicht bestaat uit de volgende personen: Naam

Aandachtsgebied/ Functie

Nevenfuncties

Benoemd per (zittingstermijn 4 jaar, eenmaal herbenoembaar) 1-1-2006 t/m 31-12-2013

Mw. drs. M. Heringa, voorzitter

Laatste functie: Lid raad van bestuur Altrecht

- Lid RvT GGMD voor Doven en Slechthorenden

Mw. T. Pacqué

Zelfstandig ondernemer/ verandermanager

Dhr. drs. J. van der Pol, op voordracht van de centrale cliëntenraad

Raad van bestuur Cosis (NOVO-Promens), t/m 31-12-2013

-Voorzitter Platform Gehandicaptenzorg Groningen (PGZG) -Voorzitter Stichting Praktijkinstellingen postdoctorale GGZ opleidingen in regio Noordoost Nederland - Adviserend lid algemeen bestuur Coördinerend Orgaan Nascholing en Opleiding (CONO) - Lid Adviescommissie Kwaliteit en Onderzoek (VGN) - Lid RvA Menzis (vanuit voorzitterschap PGZG)

Mw. K. Rosielle

Zelfstandig ondernemer/ interim manager/adviseur

- Lid RvT RIBW Kennemerland, Amstelland en de Meerlanden - Lid RvC De Key

20-9-2006 (herbenoemd per 1-1-2011)

Mw. A.J. Timmer

Wethouder gemeente Almelo

1-1-2010 t/m 31-12-2013

Mw. drs. T.J. Triezenberg

Zelfstandig ondernemer

Dhr. A.J. Vermeulen

Senior sectorspecialist Gezondheidszorg Rabobank International

- Buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand - Voorzitter stichting Vrienden van humanistisch onderdak Twente - Voorzitter RvT Kinderrijk - Lid bestuur Midden Nederland, Rabobank Nederland - Voorzitter RvC Rabobank Almere - Lid bestuur Corrosioa - Lid RvT Almere City Marketing - Lid bestuur Stichting Kawukano Children Mission

1-1-2010 (herbenoemd per 1-1-2014) 30-1-2008 (herbenoemd per 1-1-2012)

1-1-2013

1-1-2013

De honorering van de raad van toezicht in 2013 valt binnen de bezoldigingsrichtlijn van de NVTZ. Vergadering en besproken thema’s Er zijn vijf reguliere vergaderingen geweest van de raad van toezicht, alle keren in aanwezigheid van de bestuurder. De volgende zaken zijn onder meer aan de orde geweest:  algemene gang van zaken  leertraject leidinggevenden  bewaken voortgang fusie Kwintes-VOC Midden Holland  vaststelling reglementen raad van toezicht  opstellen profiel voorzitter raad van toezicht  procedure werving en selectie voorzitter raad van toezicht in samenwerking met bureau Klaus


12

    

Schmitt. Dit heeft geresulteerd in benoeming van dhr. dr. J.C.G. Stam per 5-2-2014. samenhang meerjarenbeleid en ijkpunten besturingsfilosofie kaderbrief 2014 jaargesprek bestuurder herbenoeming mw. T. Pacqué.

Goedkeuring werd verleend aan:  aankoop Jan Kottenerf Gouda  fusie Kwintes – VOC Midden Holland  jaardocument en jaarrekening 2012  begroting en jaarplan 2014. Twee vergaderingen werden gewijd aan een thema, te weten ‘Vastgoedbeleid/scheiden van wonen en zorg’ door middel van presentatie door de manager Vastgoed (juni) en ‘Zorginhoudelijke ontwikkelingen’ aan de hand van presentaties door een aantal MT-leden (september). De vergadering van april vond plaats in aanwezigheid van de accountant; aan deze vergadering ging een aparte bespreking vooraf met de RvT-commissie financiën. Daarnaast zijn er in het voor- en najaar twee extra bijeenkomsten gewijd aan de evaluatie van toezicht; de eerste bijeenkomst in aanwezigheid van de bestuurder was met name een terugblik op het functioneren van de raad in 2012 en de tweede bijeenkomst zonder de bestuurder was meer gericht op de toekomst met een nieuwe voorzitter en leidde tot de Rvt-beleidsnotitie ‘Zicht op Toezicht 1.0’. Overige activiteiten In 2013 is een drietal commissies van de raad van toezicht actief geweest, te weten: commissie financiën ten behoeve jaarverslag en jaarrekening, een selectiecommissie ten behoeve van de werving en selectie van een nieuwe voorzitter RvT en een remuneratiecommissie ten behoeve van het jaargesprek van de bestuurder. De commissie Vastgoed is eenmalig actief geweest in verband met aankoop vastgoed. Het lid dat op voordracht van de centrale cliëntenraad zitting heeft in de raad van toezicht, woont tweemaal per jaar de vergadering bij van de centrale cliëntenraad. Daarnaast hebben in 2013 de twee nieuwe RvT-leden eveneens ieder eenmaal een vergadering van de CCR bijgewoond. Van de raad van toezicht zijn in 2013 de voorzitter en wisselend een lid tweemaal aanwezig geweest bij de overlegvergadering tussen bestuurder en ondernemingsraad. Verder zijn leden van de raad regelmatig aanwezig bij openingen, jubilea en afscheidsbijeenkomsten. Samenstelling en deskundigheid van de raad van toezicht De leden van de raad van toezicht zijn op grond van hun opleiding, werkervaring en nevenfuncties goed bekend met de maatschappelijke omstandigheden waarin zorgorganisaties opereren. Meerdere leden van de raad van toezicht beschikken over de voor zorgorganisaties relevante kennis en ervaring in de zorg. De leden van de raad van toezicht zijn lid van de NVTZ (Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen) en bezoeken regelmatig de ledenraadplegingen van deze vereniging. Alle leden ontvangen van de NVTZ-publicaties en uitnodigingen die gericht zijn op de verdere ontwikkeling van het toezicht houden. Ook de periodieke evaluatie onder leiding van een extern adviseur draagt bij aan de inhoud en kwaliteit van de raad van toezicht. Ten slotte kan ook in dit verband de tweejaarlijkse themabijeenkomst genoemd worden van de raad met de raden van toezicht van twee gelijksoortige zorgorganisaties. Informatievoorziening aan de raad van toezicht Een belangrijke informatiebron voor de raad van toezicht is de kwartaalrapportage. Deze kent een vast format en bevat naast een beschrijving van meer algemene ontwikkelingen informatie over productieafspraken (en overige inkomsten), de realisatie van de zorgverlening en stand van zaken rond de uitvoering van de jaarplannen (per regio en Kwintes-breed). Daarnaast gaat de kwartaalrapportage gedetailleerd in op financiële ontwikkelingen (kostenontwikkeling, resultaat intern budget en personele kosten) en personele ontwikkelingen (personeelsvoorziening en ziekteverzuim). Ten slotte doet de kwartaalrapportage verslag van eventuele klachten en calamiteiten, alsook de uitkomsten van externe en interne onderzoeken, waaronder de AO/IC. Daarnaast ontvangt de raad van toezicht standaard:  Uitkomsten van interne en externe onderzoeken.


13

  

Alle externe (benchmark)informatie aan de hand waarvan de raad van toezicht zich een oordeel kan vormen over de ontwikkelingen binnen Kwintes. Interne publicaties en publicaties van de Kwintes-reeks. Tijdschriften Skipr en Boardroom.

Elke raad van toezicht-vergadering bevat een notitie met mededelingen van de bestuurder over de opmerkelijke zaken gedurende de voorafgaande periode. Een aantal van de vergaderingen van de raad van toezicht vindt plaats in één van de regio’s en wordt gecombineerd met een presentatie van de regiomanager en/of een bezoek aan enkele voorzieningen. Regelmatig wordt een deel van de vergadering besteed aan een thema. Tot slot Het jaar 2013 stond in het teken van de al lang aangekondigde overheveling per 1 januari 2015 van de financiering van de ambulante begeleiding en de activering van de AWBZ naar de Wmo. Dan maakt Kwintes niet langer productieafspraken met twee zorgkantoren, maar met tientallen gemeenten. Voor wat betreft de financiering van het beschermd wonen bleef onzeker of deze zou overgaan naar de Zorgverzekeringswet, de Wmo of de Wet langdurige zorg. Deze onduidelijkheid, en de met de komst van de Wmo gepaarde gaande bezuinigingen, veroorzaken onzekerheid bij cliënten, maar ook bij medewerkers. Er is getracht deze onzekerheid zoveel mogelijk te voorkomen door, althans waar mogelijk, zowel cliënten als medewerkers te voorzien van relevante informatie over verwachte veranderingen. Met het oog op de aangekondigde bezuinigingen heeft Kwintes in 2013 pijnlijke maatregelen moeten treffen, waardoor inmiddels ca. 30% van de medewerkers geen vast arbeidscontract meer heeft. De raad van toezicht heeft veel waardering voor de niet aflatende inzet van medewerkers, ondanks de onzekerheid over de toekomstige financiering van de organisatie.

3.4

Bedrijfsvoering

De verschillende bedrijfsfuncties zijn na 2007 geleidelijk ondergebracht in zelfstandige units, waarna de aandacht is verlegd naar de kwaliteit van de dienstverlening. Stapsgewijs zijn verbeteringen aangebracht; zo zijn procedures efficiënter en meer foutbestendig en is de managementinformatie op een hoger plan gebracht. De personele capaciteit van de bedrijfsvoeringafdelingen is meegegroeid met de omvang van de instelling, waarbij nadrukkelijk gekozen is om gespecialiseerde medewerkers voor specifieke functies aan te trekken. In 2013 zijn stappen gezet om de bedrijfsvoering te laten aansluiten op de veranderingen in de financiering van de zorg in de komende jaren. Dit proces zal worden geïntensiveerd wanneer meer concrete informatie over deze veranderingen bekend is en duidelijk wordt op welke wijze subsidieverstrekkers van informatie moeten worden voorzien en welke gegevens zij vooraf, dan wel bij de verantwoording van de toegekende middelen verlangen. Kwintes heeft in 2013 fors geïnvesteerd in de digitale infrastructuur, waarmee die niet alleen robuuster is geworden, maar ook beter voldoet aan de eisen die tegenwoordig op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, betrouwbaarheid en snelheid worden gesteld. Adequate productieafspraken, verbeterde financiële condities en de effectieve inzet van middelen, gevoegd bij een gestage groei van de omzet hebben 2013 tot een uitstekend financieel jaar gemaakt. Risico inschatting en –beheersing In voorgaande jaardocumenten zijn de risico’s gerelateerd aan bedrijfsvoering uitgebreid beschreven. De toen benoemde aspecten gelden nog steeds. Deregulering c.q. flexibilisering van de wetgeving op het terrein van de gezondheidszorg en de verdere doorvoering van marktwerking maken dat zorginstellingen in toenemende mate risicodragend worden. Het systeem van vaste tarieven is al enige jaren geleden verlaten, waarvoor zaken als aanbesteding, onderhandelen over prijzen en over condities in de plaats zijn gekomen. Kwintes doet zaken met twee zorgkantoren, alsmede met het ministerie van Justitie waar het gaat om cliënten met een justitieel verleden.


14

Met gemeenten worden in toenemende mate subsidieafspraken gemaakt, meestal in het kader van de Wmo, welke wetgeving de gemeenten overigens ruimte geeft om de middelen ook op een andere wijze in te zetten dan voor geestelijke gezondheidszorg of maatschappelijke opvang. Kwintes heeft in 2013 verdere voorbereidingen getroffen voor de gevolgen van de overheveling van zorgfuncties vanuit de AWBZ naar de Wmo per 1 januari 2015. Dan worden de voor onze instelling belangrijke functies als ambulante begeleiding, activering (dagbesteding) en inloop onder gemeentelijke regie geplaatst. Eind 2013 heeft het kabinet besloten om de intramurale functies (zzp-c) eveneens per 1 januari 2015 naar de Wmo over te hevelen. Er zijn accountmanagers aangesteld die vanuit de regio’s ongeveer 45 gemeenten gaan bedienen. De financiering van de intramurale functies is onder het AWBZ-regiem reeds veranderd. Nieuwe cliënten kunnen vanaf 2012 geen aanspraak meer maken op een zzp1 of zzp2. Dit heeft in 2013 geleid tot een verdere reductie van het aantal cliënten, die op basis van een zzp1- of zzp2-indicatie bij Kwintes in zorg zijn. Ultimo 2013 was het aandeel verblijfscliënten met een zzp1- of zzp2-indicatie gedaald naar 7%. Het beginsel van scheiden van wonen en zorg zal naar verwachting onder het Wmo-regiem verder worden ontwikkeld. Kwintes heeft zich in de voorbije jaren uitgebreid georiënteerd op dit thema en er zijn belangrijke stappen gezet om de gevolgen van de veranderingen zo adequaat mogelijk te kunnen ondervangen. Binnen Kwintes wordt op beperkte schaal proefgedraaid met scheiden van wonen en zorg. De toenemende versnippering van de financiering levert een situatie op waarin kansen toenemen, maar de risico’s navenant groter worden. Uiteenlopende procedures trekken een zware wissel op de inzet en deskundigheid van betrokken medewerkers. Daarnaast is de telkens toenemende registratieve en administratieve belasting een punt van zorg. Er is in 2012 en 2013 extra geïnvesteerd in menskracht en software om deze materie de baas te blijven. In de voorbije jaren is gewerkt aan de versterking van het eigen vermogen, niet in de laatste plaats vanwege het risico dat is gemoeid met de financiering van verblijfsvoorzieningen. Banken en het Waarborgfonds voor de Zorg (WfZ) stellen hoge (solvabiliteits)eisen aan respectievelijk het verstrekken en het borgen van leningen. De mondiale kredietcrisis en de schuldencrisis hebben druk gezet op het kunnen aantrekken van vreemd vermogen. Gelukkig is de financiële positie van Kwintes inmiddels van een zodanig niveau, dat genoemde instellingen bereid blijven onze verzoeken in welwillende overweging te nemen. Het aan de woonvoorzieningen verbonden financiële risico is eveneens toegenomen door het besluit van de overheid om de vaste financiering van de kapitaallasten los te laten en die vanaf 2012 via een jaarlijks opbouwtraject te verbinden aan productieafspraken. Daarmee wordt de bekostiging van de verblijfsproductie volledig variabel en komt het risico van tijdelijke leegstand voor 100% bij de zorgaanbieder te liggen. Ondertussen is ook de contracteerverplichting komen te vervallen, wat de zekerheid voor het maken van toereikende productieafspraken heeft verminderd. En ten slotte hebben de zorgkantoren meer vrijheid gekregen om lagere tarieven te bedingen. De gemeenten zullen naar verwachten eveneens nadrukkelijk naar de omvang van de voorzieningen en het prijsniveau kijken. Eén en ander zal ons nopen om meer dan voorheen op de kosten te letten. Planning- en controlcyclus De diversiteit van financieringsvormen en van de daaraan verbonden subsidieregels vragen om een strakke en meer gedocumenteerde planning. Op hoofdlijnen gebeurt de planning- en controlcyclus als volgt:  Voorafgaand of begin van het jaar worden het jaarplan Kwintes en de regionale jaarplannen geschreven en vastgesteld. Uitgangspunt daartoe vormt het meerjarenbeleidplan en de kaderbrief.  Ter vaststelling van de hoogte van het AWBZ-budget vindt overleg plaats over productie met het zorgkantoor. Mede op basis van deze uitkomsten wordt het jaarplan met begroting opgesteld, besproken en vastgesteld door de raad van bestuur en goedgekeurd door de raad van toezicht.  Periodiek schrijven de regiodirecteuren, de stafhoofden en de raad van bestuur kwartaalrapportages, waarin de doelen en de resultaten uit de diverse jaarplannen worden verantwoord in het MT.  Managementcontracten tussen raad van bestuur en regiodirecteuren worden jaarlijks besproken.  Aan het begin van het volgende jaar wordt het maatschappelijk jaarverslag gemaakt aan de hand van de resultaten beschreven in de diverse organisatie, staf- en regionale kwartaalrapportages.  De financiële overzichten en de administratieve cliëntgegevens zijn mede de basis voor het onderdeel jaarrekening van het jaarverslag.


15



Maandelijks zijn in de derde week na afloop van de betreffende maand de financiële overzichten beschikbaar, waarbij zowel het bedrijfsresultaat, als de realisatie versus begrote kosten zijn in te zien. Vaste kosten die evenredig over het jaar verdeeld zijn, worden iedere maand geboekt om een zo zuiver mogelijk resultaat weer te geven. De productierapportage voor beschermd wonen is binnen twee weken na afloop van de maand beschikbaar en de ambulante woonbegeleiding wordt wekelijks geactualiseerd. Eventuele onderproductie per regio kan maandelijks in het budget worden verrekend. De afdeling Informatievoorziening ziet er op toe dat alle gegevens tijdig binnenkomen en verwerkt worden. Een Business Intelligence systeem (Cognos) draagt er zorg voor dat resultaatverantwoordelijke managers snel en minder afhankelijk de beschikking krijgen over stuurinformatie.

    

In 2014 zal de planning- en controlcyclus worden aangepast op de eisen die voortvloeien uit de Wmo.

3.5

Centrale cliëntenraad

Samenstelling centrale cliëntenraad in 2013 Mw. Y. Visser (regio Midden Holland, voorzitter), dhr. C. Postma (regio Midden West Utrecht, penningmeester), dhr. P. Verdonk (regio Midden West Holland), mw. R. Saaltink (regio Zuidoost Utrecht), dhr. D. Plas (regio Midden Noord Flevoland), dhr. Sander van Duijn (regio Zuid Flevoland), dhr. O. Bergsma (regio Midden Holland), dhr. P. Driehuis (regio Noordoost Utrecht) dhr. J. Hornsveld (regio Noordoost Utrecht) mw. K. Stijnen (regio Noordoost Utrecht). Dhr. W. Witte (regio Zuid Flevoland, schaduwlid), dhr. A. Steenbergen (regio Noordoost Utrecht), dhr. P. Van der Veer (regio Midden West Utrecht, schaduwlid). Dhr. J. Hornsveld en dhr. P. Driehuis hebben in 2013 vanwege privéredenen het raadswerk neer moeten leggen. Raadsoverleggen In 2013 heeft de CCR vijftien keer overlegd: waarvan vijf overlegvergaderingen met bestuurder, vier extra inhoudelijke overleggen, één overleg met raad van toezicht-leden dhr. J. van der Pol, mw. T. Triezenberg en dhr. A. Vermeulen. In de vergaderingen zijn meerdere medewerkers en externen uitgenodigd om voorgenomen beleid toe te lichten of in een vroeg stadium de mening van de CCR ten aanzien van een beleidsonderwerp te peilen of voor overleg over onderwerpen die de CCR zelf wilde aankaarten. Onderwerpen waren: het project Sms Reminder, meldcode huishoudelijk geweld, verwijsindex risicojeugd, CQ index, begeleidingsplan, project bevoegdheden verdeling MZ, uitkomsten woonwensenonderzoek, beleid Palliatieve zorg, verslavingszorg, ‘schoon en opgeruimd’, Wmo, trajectbegeleiding, scheiden wonen en zorg, ontsluiten ECD voor cliënten, storytelling, de Participatieladder, cliëntenveiligheid, uitbreiding forensische tussenvoorziening, uitbreiding forensische tussen voorziening en het cliëntenportaal. Gevraagde en ongevraagde adviezen Onderwerp Januari Maart

April Mei Juni Juli Okt

nov

Gedwongen vertrek ECD Beleid verslaving Persoonlijke verzorging Keuzevrijheid cliënt persoonlijke begeleider Fusie Kwintes met VOC Gouda Beleid LVG Beleid Palliatieve zorg Werkwijze CQ-index Leveringsvoorwaarden/ begeleidingsovereenkomst Regeling noodfonds cliënten Cliëntengelden Participatieladder Uitbreiding doelgroep Forensische Tussenvoorziening Almere


16

3.6

Ondernemingsraad (OR)

Voor de OR was 2013 het laatste jaar in de huidige samenstelling. In april 2014 zijn namelijk de reguliere OR-verkiezingen. Taken en werkwijze ondernemingsraad Is binnen de verslagleggende organisatie een OR ingesteld?

Ja

Is de taakverdeling en werkwijze van de OR vastgelegd in een reglement?

Ja

Beschikt de OR over een budget binnen de begroting?

Ja

Advies- en instemmingaanvragen welke door de ondernemingsraad zijn behandeld De onderwerpen die gepasseerd zijn: 1. Algemene onderwerpen - Training en coaching door extern bureau: hierin stond centraal hoe we als OR geïnspireerd blijven en hoe we onze standpunten effectiever kunnen communiceren. - Voorbereiding verkiezingen april 2014: op het moment van schrijven zullen er daadwerkelijk verkiezingen zijn in twee kiesgroepen. 2.

Instemmingsaanvragen Verzuimbeleid, contracten inzake onbepaalde tijd, RI&E, beleid eigenrisicodragerschap, beleid leren en ontwikkelen, zes uurs-diensten Ronde Erf Veenendaal, uitstel MTO, verlenging contract Arbodienst, aanpassing beleid werving & selectie.

3.

Adviesaanvragen Fusie VOC, uitbreiding doelgroep forensische voorziening, beleid LVG, beleid palliatieve zorg, beleid verslaving. Daarnaast zijn er natuurlijk legio stukken die ter kennisgeving aan de OR zijn voorgelegd.

4.

Overlegmomenten De OR heeft het afgelopen jaar haar overlegstructuur gewijzigd. Er is elke week een kort overleg op maandag waarin lopende zaken worden afgehandeld en besluiten worden genomen indien nodig. De OR heeft zesmaal overleg gehad met de raad van bestuur en daarnaast tweemaal overleg met de raad van bestuur in aanwezigheid van de raad van toezicht.

De OR kijkt met tevredenheid terug op het jaar 2013.


17


18

4

Beleid, inspanningen en prestaties

4.1

Meerjarenbeleid

Kwintes werkt met een meerjarenbeleidsplan dat doorgaans een periode van drie jaar beslaat. Op basis daarvan wordt elk jaar een jaarplan opgesteld. Kwintes heeft hiertoe een eigen methodiek ontwikkeld. Die in 2013 verder is aangepast. In het (meerjaren)beleid bieden de visie en missie een belangrijk richtsnoer. Missie Sterk in de samenleving. Voor niet iedereen is dat vanzelfsprekend, zeker niet voor mensen met een (psycho)sociale en/of psychiatrische kwetsbaarheid of mensen die zich tijdelijk in een kwetsbare positie bevinden. Als instelling voor geestelijke gezondheidszorg en maatschappelijke opvang neemt Kwintes haar verantwoordelijkheid om hen een veilige plek in de samenleving te bieden. Wij vinden het belangrijk mensen te ondersteunen vanuit hun eigen kracht en mogelijkheden, zodat zij (weer) zo zelfstandig mogelijk kunnen functioneren. In onze aanpak werken wij klantgericht en slagvaardig. Kwaliteit en veiligheid hebben hoge prioriteit. Kwintes draagt daarmee ook bij aan de stabiliteit van de samenleving. De naam Kwintes staat voor oog hebben voor het bijzondere en is afgeleid van het woord kwintessens, dat letterlijk betekent ‘het meest wezenlijke van iets’. Medewerkers van Kwintes zijn altijd op zoek naar wat echt belangrijk is voor cliënten. Visie Kwintes gaat de uitdaging aan om in het krachtenveld van veranderende wetgeving en financiering in te zetten op vernieuwing van opvang, begeleiding en activering. Doel is dat mensen die een beroep doen op Kwintes sterker staan in de samenleving en een hogere kwaliteit van leven ervaren. Onze verschillende cliëntgroepen willen wij blijven ondersteunen door het bieden van een vangnet, een gevarieerd woonaanbod en passende begeleiding. Wij werken steeds meer met beproefde methoden die zich kenmerken door een persoonlijke benadering, rehabilitatiegericht handelen en herstelondersteunend werken. Als Kwintes nemen wij een voortrekkersrol in de samenwerking met ketenpartners en financiers. Cliënten en partners waarderen ons als een betrokken, betrouwbare en toegankelijke partner, die zich hard maakt voor acceptatie van mensen met een (psychische) kwetsbaarheid. Meerjarenbeleidsplan 2013-2016 Het meerjarenbeleid is op de volgende wijze tot stand gekomen. In het MT heeft eerst een uitgebreide analyse plaatsgevonden van de interne organisatie en het externe krachtenveld. Daarbij heeft het bureau Steda een onderzoek gedaan naar de opvattingen over (de zorgverlening van) Kwintes van zowel de belangrijkste stakeholders als de cliënten en hun naast betrokkenen. Halverwege het traject is in een speciale vergadering van de raad van toezicht een nadere verkenning geweest van de verschillende toekomstscenario’s voor Kwintes. Ook de ondernemingsraad en de centrale cliëntenraad zijn in afzonderlijke bijeenkomsten geraadpleegd. Na deze en andere bijeenkomsten heeft het MT voorstellen gedaan voor de drie belangrijkste beleidsprioriteiten in de komende jaren, te weten: ‘inzetten op eigen kracht en informele zorg’, ‘sneller en korter begeleiden’ en ‘intensiveren regionale samenwerking’. De beleidsprioriteiten zijn voorgelegd aan alle teams die tal van suggesties hebben gedaan voor de uitwerking van deze beleidsprioriteiten in concrete activiteiten. Daarmee zijn vrijwel alle medewerkers van Kwintes op de een of andere wijze betrokken bij de planvorming. Het meerjarenbeleidsplan 2013-2016 heeft als titel ‘Eigen Kracht’ en heeft drie versies: één voor elke regio. De inhoud van deze drie versies is grotendeels identiek, maar elke versie bevat concrete informatie over het regionale aanbod van Kwintes en de regionale samenwerking met belangrijke stakeholders. Jaarplan 2013 In voorgaande jaren werd er eerst een centraal Kwintes-breed jaarplan opgesteld, dat vervolgens werd uitgewerkt in regionale jaarplannen. In lijn met de organisatieontwikkeling en de komst van regiodirecteuren is het primaat verlegd naar de regio’s. Die stellen eerst hun jaarplan op, dat vervolgens als uitgangspunt dient voor de activiteiten van het centraal bureau. Daarmee kende Kwintes voor 2013 twee typen jaarplannen: de jaarplannen van de drie regio’s en de jaarplannen van de zes stafafdelingen van het centraal bureau. Het voordeel van deze aanpak is dat de regio’s meer ruimte hebben om op basis


19

van de lokale situatie hun prioriteiten te stellen en tot keuzes te komen, uiteraard binnen de prioriteiten van het algemene meerjarenbeleid. Dat heeft belangrijk bijgedragen tot een veel grotere betrokkenheid in de regio’s bij de totstandkoming en inhoud van de jaarplannen. In de jaarplannen van de drie regio’s is in het jaarplan 2013 als indeling gekozen voor de eerder genoemde drie belangrijkste beleidsvoornemens uit het meerjarenbeleidsplan met daaraan toegevoegd een rubriek ‘algemeen/overig’. Hiermee is nadrukkelijk een relatie gelegd tot de (meerjaren)beleidsdoelen en belangrijke externe ontwikkelingen, zoals de gevolgen van extramuralisering. De jaarplannen van de regio’s zijn tot stand gekomen door één of meerdere sessies met de regionale managementteams. De voornemens voor 2013 zijn zoveel mogelijk uitgewerkt naar concrete activiteiten in de regio. De jaarplannen van de zes stafafdelingen van het centraal bureau sluiten zoveel mogelijk aan op de jaarplannen van de regio’s. Het gaat om de volgende afdelingen: Personeel en Organisatie, Zorg, Kwaliteit en Communicatie, ICT, Vastgoed, Financiële Administratie en Informatievoorziening. Uit de evaluatie van het jaarplan 2013 bleek dat veruit de meeste activiteiten zijn uitgevoerd en/of afgerond. Voor het beperkte aantal overige activiteiten geldt dat zij begin 2014 worden afgerond. Daarnaast zijn ook in 2013 veel extra activiteiten uitgevoerd. Veel daarvan hadden te maken met het toenemend aantal pilots in het kader van de Wmo. Totstandkoming jaarplan 2014 In de tweede helft van 2013 is gewerkt aan het jaarplan voor 2014. Ook dit jaarplan is gestoeld op het meerjarenbeleidsplan 2013-2016 met de ‘overall’ lange termijn doelstellingen, de gevolgen van diverse externe ontwikkelingen en de omvang van de (te verwachten) productieafspraken, zoals vastgelegd in de kaderbrief 2014. Nieuw is dat op basis hiervan - en na een inventarisatie in de regionale managementteams en stafteams - het managementteam eerst een aantal prioriteiten heeft vastgesteld voor 2014. Deze vormen samen met de doelstellingen uit het meerjarenbeleidsplan en de actuele beleidsonderwerpen het inhoudelijk kader voor de regionale jaarplannen. Het inhoudelijk kader kent een beperkt aantal hoofddoelstellingen die zijn vertaald in 25 ijkpunten. Vervolgens hebben de regiodirecteuren het inhoudelijk kader besproken met de leidinggevenden binnen hun regio en vertaald naar concrete activiteiten binnen de resultaat verantwoordelijke eenheden (RVE’s). De vragen hierbij waren: welke activiteiten zijn in deze RVE (locatie en/of team) nodig/mogelijk om de beleidsvoornemens te realiseren, welke resultaten zijn daarvan te verwachten (en wanneer) en welke ondersteuning vanuit de staf is daarvoor nodig. Daarnaast hebben de RVE’s activiteiten toegevoegd die specifiek voor de betreffende RVE gelden. Na de besprekingen binnen de regio is voor elke regio eerst concept-jaarplan opgesteld dat door de regiodirecteuren is besproken met de hoofden van de stafafdelingen. Deze hebben de uitkomst daarvan verwerkt in hun werkplannen die daarmee aanzienlijk beter aansluiten op de voorgenomen regionale activiteiten. De werkplannen van de stafafdelingen bestaan, naast de ondersteuning van de RVE’s, ook uit activiteiten die voortkomen uit het beleid van de Kwintes-organisatie als geheel. Het voordeel van deze aanpak is dat de evaluatie van het jaarplan 2014 niet langer plaats vindt middels de afzonderlijke jaarplannen van regio’s en stafafdelingen, maar aan de hand van het inhoudelijk kader op hoofdlijnen.

4.2

Algemeen beleid

Het meerjarenbeleid krijgt uitvoering in de regio’s. Hieronder volgen de belangrijkste ontwikkelingen in de regio’s in het verslagjaar 2013.

4.2.1 Regio Oost Organisatie  In aansluiting op ontwikkelingen rondom wijkteams heeft de regio Oost voorbereidingen getroffen voor een gebiedsgerichte indeling van ambulante begeleiding. In deelregio noordoost Utrecht (NOU) is een start gemaakt met vier gebiedsteams. Deelregio Zuidoost Utrecht (ZOU) zal in 2014 volgen met een gebiedsgerichte indeling in aansluiting op ontwikkelingen binnen de gemeente Veenendaal. Onze rol van specialist met een generalistische aanpak blijven we ontwikkelen in de clusters (OGGz, vrouwenopvang en gezinnen, jongeren, ouderen, volwassenen).


20



Met het project Voordeur is een professionaliseringsslag behaald. Besloten is dat de intakes voor cliënten begeleiding aan huis uitgevoerd worden door de persoonlijk begeleiders. Alleen in bijzondere situaties zal de Voordeur dit op zich nemen.

Personeel  Als voorbereiding op transities en bezuinigingen zijn mogelijkheden onderzocht om personeel efficiënter in te zetten met behulp van kwalitatieve en kwantitatieve analyses. Gekeken is onder andere naar mogelijkheden om de flexibele schil gelijkmatig over de teams te verdelen. De onzekerheid over de gevolgen van de bezuinigingen is voelbaar bij de medewerkers. Goede communicatie over alle veranderingen is een voortdurend aandachtspunt. Verbetering en uitbreiding van de dienstverlening  Het Ronde Erf in Veenendaal is geopend, dit is een Locus-locatie gericht op jongeren (met of zonder autisme).  Met ingang van 1 juni is Kwintes hoofdhuurder van buurthuis de Driehoek. Dit geeft kansen voor een mooie synergie tussen zorg en welzijnsactiviteiten. Er is een samenwerkingsovereenkomst getekend met Steven, een ouderinitiatief.  Begin januari 2013 is in Doorn het servicepunt gestart.  De pilot FED (familie ervaringsdeskundigheid)is positief geëvalueerd. Deze wordt uitgebreid naar alle jongerenlocaties binnen Oost.  Tussen de winteropvang en de keuken van BW de Compagnie is een unieke samenwerking ontstaan. De kok van de locatie gaat koken voor de winteropvang samen met twee cliënten die intern zijn opgeleid (KooKunst). Externe ontwikkelingen in de regio Algemeen  Afbouw van plaatsen voor langdurig wonen bij GGZ Centraal leidde tot grote onrust bij de cliëntenraad van GGZ Centraal, ondersteunt door de SP. Na overleg met Kwintes is het voorstel aan de directie van GGZ Centraal gedaan hierover gezamenlijk in gesprek te gaan met het Zorgkantoor.  Kwintes Oost heeft zich op verzoek aangesloten bij het netwerk ‘Eemland Jeugd’. Deelnemende partijen zijn: Youké, Amerpoort, Riagg, Sovee en Kwintes. Het betreft een open netwerk dat zich voorbereid op de veranderingen. Kwintes richt zich hierin vooral op de oudere jeugd.  FACT: In de zomer zijn twee pilots voor FACT in NOU daadwerkelijk van start gegaan. Dit betreft een samenwerkingsverband tussen GGZ Centraal, Riagg Amersfoort, Victas en Kwintes. Kwintes is in het najaar aangeschoven bij FACT in Veenendaal met Pro Persona en Victas.  Een aantal cliënten vanuit de BW’s is met urgentie uitgestroomd richting een zelfstandige woning. Amersfoort  In Amersfoort zijn zes wijkteams onder regie van de gemeente operationeel. Kwintes heeft zeven medewerkers gedetacheerd in de verschillende wijkteams. Eén medewerker is werkzaam als teamleider van een wijkteam. De financiering van de wijkteams in 2014 is ingewikkeld. De gemeente is met Achmea in gesprek om een proeftuin status te krijgen waardoor financiering iets eenvoudiger wordt.  Kwintes heeft zich met ingang van 2013 als ‘founder’ aangesloten bij Matchpoint, organisatie voor maatschappelijk betrokken ondernemen. Veenendaal  In oktober kregen Vitras, Abrona, Participe en Kwintes (verenigd in Veens) de definitieve gunning voor de algemeen toegankelijke (welzijn-) voorzieningen, waarin de psychosociale begeleiding en het project Achter de Voordeur van Kwintes zijn ondergebracht.  Vanuit Kwintes zijn drie persoonlijk begeleiders wijkcoach geworden.  Op 10 december is de samenwerkingsovereenkomst met betrekking tot jonge moeders in Veenendaal ondertekend. Kwintes is initiatiefnemer. Betrokken partijen zijn: Youké, Jeugdzorg, Pro Persona en Kwintes.


21

Randgemeenten  In Soest heeft een aantal zorgaanbieders, waaronder Kwintes, het initiatief genomen om een pilot wijkgericht werken te starten in samenwerking met de gemeente.  In januari is een pilot vraagverheldering gestart in de Utrechtse Heuvelrug. Deze wordt met meerdere zorgaanbieders uitgevoerd en is een voorloper voor het ontwikkelen van wijk/gebiedsteams. In Wijk bij Duurstede, Leusden en Soest zijn gesprekken gaande om tot vergelijkbare pilots te komen. MOVO  Binnen de maatschappelijke opvang zien we een toename van het aantal jongeren en gezinnen met complexe multi-problematiek waaronder een toename in ernstige armoedeproblematiek bij gezinnen. Uitstroom van deze gezinnen is, vanwege het feit dat zij onder het bestaansminimum leven, eigenlijk onverantwoord. Deze ontwikkelingen waren aanleiding voor een brainstormgesprek met de gemeente Amersfoort over strategische onderwerpen met betrekking tot opvang, waaronder de druk op en verstopping van de opvang en het bevorderen van doorstroom.  Bij de gemeente Amersfoort is een subsidieverzoek ingediend met betrekking tot drie extra plaatsen voor vrouwen die te maken hebben gehad met mensenhandel. Dit verzoek is gehonoreerd. Daarnaast ontwikkelt Kwintes op verzoek van de gemeente een plan van aanpak voor een ‘welkomsttafel’ voor zwerfjongeren.  De subsidiebesprekingen met de gemeente Amersfoort voor de maatschappelijke opvang hebben plaatsgevonden. Vanwege het hanteren van de nullijn is er een beroep gedaan op het knelpuntenfonds. Eind van het jaar kwam het positieve bericht dat dit verzoek is gehonoreerd.  In Veenendaal is, op verzoek van de burgemeester, wethouder Veiligheid, de wethouder Wonen en de wethouder Volksgezondheid het interventieteam gestart. Doel is een integrale aanpak van problemen rondom wonen en opvang voor psychisch kwetsbare inwoners waarbij tevens sprake is van teloorgang, maatschappelijke onrust en verminderde veiligheid voor de burgers in Veenendaal. Kwintes maakt deel uit van dit team en is beheerder van de interventiewoning. Activering  In Veenendaal is activeringscentrum de Schoof overgedragen aan de cliënten en gaat nu door als cliënteninitiatief onder de naam JES-huis.  Stage beleid en vrijwilligersbeleid zijn positief geëvalueerd. Op alle locaties is een aandachtfunctionaris aangesteld. Het aantal vrijwilligers is verdubbeld.  De samenwerking tussen team Activering en het Sportfondsenbad is een succes zowel in Amersfoort als in Veenendaal. Cliënten kunnen tegen gereduceerd tarief of zelfs gratis sporten.  Een groep cliënten van de Compagnie Amersfoort heeft deelgenomen aan de Avondvierdaagse. Zij wandelen iedere week onder begeleiding van een vrijwilliger vanuit Ravelijn. Medezeggenschap  Er zijn twee ontmoetingsmiddagen georganiseerd voor ambulante cliënten. Deze waren een groot succes.  Er heeft belevingsonderzoek onder deelnemers van Optrack ‘schatten en draken’ plaatsgevonden.  De regioraad heeft een aantal adviezen uitgebracht die grotendeels zijn overgenomen. Zo is het advies met betrekking tot beleid zieke cliënten in de woonvorm besproken in het RMT en zijn hieruit concrete afspraken voortgekomen.  Het bureau Medezeggenschap heeft de medezeggenschap van cliënten in locaties onder de loep genomen en acties ondernomen om dit te verbeteren. Er is onder andere een brainstorm over medezeggenschap MOVO georganiseerd.

4.2.2

Regio West

Organisatie  Centraal gestuurde activiteiten worden in 2013 meer en meer afgestemd op de regio. Medewerkers van de ondersteunende diensten op het centraal bureau zitten in toenemende mate op regiokantoor Woerden, hetgeen een zeer positief effect heeft op de samenwerking.  Er is een teamdag RMT West georganiseerd waarbij alle ondersteunende diensten van de regio uitgenodigd waren. Het thema was samenwerken, elkaar leren kennen en observeren.


22

          

De manager bedrijfsvoering is met de intakecoördinatoren in gesprek omtrent de toekomst met betrekking tot de Voordeur, bereikbaarheid, informatievoorziening, verwijzing en start begeleiding. Regio Midden Holland is gestart met intake BaH door persoonlijk begeleiders; na evaluatie zal dit ook in Midden West Utrecht ingevoerd worden. Per juli 2013 is Vrouwenopvang Midden Holland (VOMH) gefuseerd met Kwintes. In de Bibliotheek te Gouda werd een kennismakingsdag tussen de medewerkers van VOC en Kwintes georganiseerd. De voormalig directeur a.i. is gevraagd om de integratie na de fusie te begeleiden. De fusie tussen VOMH en Kwintes is naar tevredenheid van alle medewerkers verlopen. VOMH heeft de intake, welke voorheen bij Wende te Den Haag was belegd, opgezegd en gaat per 1 juli 2014 de intake zelf organiseren geïntegreerd met de intake West. De positionering van Dienstencentrum/Accent Zeist krijgt steeds meer vorm in het Regiehuis. Cliënten en medewerkers werken steeds meer side by side in de uitvoering. Het regiehuis is inmiddels bij de wethouder Zeist gepresenteerd en met veel enthousiasme ontvangen. Er is een plan van aanpak Herstelondersteuning in de regio West ontwikkeld, drie locaties starten met de ROPI, WRAP en HOZ-cursus. Een locatie is toegetreden tot de landelijke herstelwerkplaats. Middels twee bijeenkomsten, Koersen naar de toekomst Trajectbegeleiding, wordt de positie en plek van de trajectbegeleiding in de regio West uitgewerkt en in een plan van aanpak omgezet. Per 1 januari zijn de teams nog meer gebiedsgericht georganiseerd, waardoor er minder gereisd wordt en medewerkers zich meer gebonden voelen aan een of meerdere gemeenten. Ook is hier het voordeel van de integrale aanpak van toepassing. Er is een Masterclass georganiseerd (drie bijeenkomsten) voor medewerkers die werkzaam zijn in de pilots om ze beter voor te bereiden op hun taak binnen het gemeentelijke/sociale domein. De laatste masterclass betrof het bijscholen van collega’s in de eigen locatie. In Zeist is gestart met een pilot Integrale teams, als voorloper meer zelfsturing van de teams.

Personele ontwikkelingen  Per januari 2013 heeft het hoofd van de Windehof haar ontslag ingediend, de vacature is per 15 mei 203 ingevuld.  De situatie in de locatie Bodegraven heeft geleid tot vertrek van het hoofd begeleiden, een interim hoofd heet per 15 januari 2013 de leiding in Bodegraven opgepakt waarmee de continuïteit en kwaliteit van begeleiding gewaarborgd werd. Het interim hoofd heeft middels een plan van aanpak de sfeer, begeleiding en sturing ter verbetering gebracht.  In de regio heeft een studieochtend mobiliteit en flexibiliteit plaatsgevonden, met follow up in de RMT vergaderingen. In deze bijeenkomsten wordt de strategische personeelsplanning uitgezet alsmede de aandacht voor de kwalitatieve en kwantitatieve formatie. Nieuwe locaties  In Gouda is de locatie Paradijs opgeleverd, de locatie biedt onder andere voor tien cliënten met autisme een fasegerichte begeleiding met als doel zelfstandig wonen in een eigen huurwoning. De rest van de plaatsen is bestemd voor alle doelgroepen. Met de oplevering is Paradijs en het Jan Kottenerf tot één locatie gevormd. De prachtige locatie Paradijs in de binnenstad van Gouda werd geopend door de wethouder Marion Suijker en een bewoner.  In Gouda is gestart met de ontwikkeling van een inloop en activiteitencentrum voor in eerste instantie cliënten van Kwintes.  In samenwerking met de woningcorporatie Qua Wonen is de locatie Zorgboerderij Tiendweg te Lekkerkerk geopend door de wethouder en een cliënt gezamenlijk op een tractor.  Het nieuwe regiokantoor aan de Lindenhof te Woerden werd geopend met als openingshandeling een tentoonstelling fotovoice.  STEWOVON, een ouderinitiatief autisme in Hilversum, is per 1 oktober gestart, de locatie heeft zeventien plaatsen.  Verbouwing Lekkenburg is afgerond en biedt nu een verdubbeling van de werkplekken en vormt het sub-regionale kantoor voor Midden Holland.  Het kantoor aan de Hoge Gouwe is opgezegd en per 1 december verlaten.  In Gouda wordt gewerkt aan de vorming van een clubhuismodel, op een nieuwe locatie aan de Blekerssingel. Hier komen ook werkplekken voor de intake, budgetconsulent en persoonlijk begeleiders (Pb’s).


23

Naar de Wmo  In de regio is in het eerste en het derde kwartaal een drietal koersen visie bijeenkomsten georganiseerd waarbij informatie aan medewerkers is gegeven over de ontwikkelingen met betrekking tot de overgang Wmo, de toekomst van onze financiering, koers en visie op de toekomst, gevolgen van de kanteling AWBZ-Wmo, krimp in de toekomst, accountteams, activiteiten en verwachtingen van Pb’ers.  In de A-gemeenten zijn presentaties gehouden samen met bestuurders/directeuren van collegazorgorganisaties en woningcorporaties met betrekking tot maatregelen zzp en de gevolgen voor de gemeente, corporaties en zorgorganisaties.  Zorgkantoor VGZ is op werkbezoek geweest op de nieuwe locatie Paradijs en heeft een presentatie gehad van een nieuw ontwikkeld instrument (fasegericht werken voor cliënten met Autisme) alsmede een gesprek met medewerkers en cliënten.  Zorgkantoor Achmea heeft een werkbezoek afgelegd aan de regio West middels een bezoek aan de Lawick, Laan van Vollenhove en het Dienstencentrum.  Wethouder De Jager van gemeente Boskoop heeft een werkbezoek (met cliëntontmoeting) afgelegd op een woonlocatie in Boskoop.  De dorpsdagen in de gemeente Zuidplas werden bezocht om Kwintes in de kernen te profileren. Accountmanager, hoofd en Pb'ers waren wisselend aanwezig.  Dhr. A. Vermeulen, lid van de raad van toezicht, bracht een werkbezoek aan het Paradijs en Fluwelensingel.  Na afsluiting van de pilot KBH zijn alle medewerkers getraind en is KBH in alle BaH-teams ingevoerd, alle nieuwe BaH-cliënten starten in KBH.  Er zijn in verschillende gemeentes cliëntontmoetingen geweest met de wethouders en beleidsambtenaren.  De gemeente Boskoop gaat in 2014 fuseren met de gemeente Alphen aan den Rijn. Dit betekent voor Kwintes een nieuwe gemeente met nieuwe samenwerkingspartners. Een eerste Wmo-bijeenkomst is reeds afgelegd.  De gemeenten uit de Krimpenerwaard, Bergambacht, Nederlek, Ouderkerk, Schoonhoven en Vlist, vormen samen de K5-gemeenten. Minister Plassterk heeft bepaald dat deze gemeenten per 1 januari 2015 één gemeente vormen.  Er heeft een werkbezoek plaatsgevonden van VWS en VNG aan de locatie VOMH in het kader van de verdeelsleutel.  Mw. S. van Roermund, inkoper VGZ, heeft een werkbezoek afgelegd aan de locatie Paradijs te Gouda.  REAKT, dagbesteding Midden Holland heeft surseance van betaling aangevraagd, is inmiddels failliet verklaard en overgenomen door Parnassia.  Gemeente de Stichtse Vecht gaat samenwerken met de gemeente Wijde Meren en verlaat de samenwerking met Ronde Venen en Woerden.  Altrecht Talent heeft samenwerking gezocht de met de dagbesteding van Reinaerde.  Zorgpartners Midden Holland gaat een zevental verzorgingshuizen sluiten.  GGZ Rivierduinen heeft een reorganisatie doorgemaakt, de directeur Midden Holland is nu ook directeur in Alphen aan de Rijn.  Er heeft een werkbezoek plaatsgevonden van de beleidsmedewerker van gemeente Gouda aan Paradijs en Fluwelensingel inzake de overgang BW naar centrumgemeente.  Hoofdconvenant sociaal domein gemeente Gouda AWBZ en Jeugd is in ontwikkeling via het Tim Robbe model en wordt via bestuurlijke aanbesteding verdeeld. Cliëntenparticipatie  Er is een kick-off geweest van het cliëntinitiatief Fit en Happy door de wethouder van Gouda en voormalig top volleyballer Ron Zwerver.  Het kerstfeest in de Goudsche Schouwburg voor en door cliënten en medewerkers was weer een groot succes. KooKunst heeft wederom de catering voortreffelijk verzorgd.  De reguliere overleggen met de cliëntenraden hadden voornamelijk de overgang Wmo als onderwerp, daarnaast zijn de herverdeling van teams en integrale teams aan de orde geweest. Steeds is vooral gekeken naar de gevolgen voor de cliënten.  Cliënten zijn veelvuldig mee geweest naar de gemeentes om hun stem te laten horen en de gemeente inzicht geven in de wereld van onze cliënten.


24



Cliënten hebben steeds een belangrijke rol gespeeld bij werkbezoeken van gemeenten aan locaties van Kwintes.

Samenwerkingsverbanden  Kwintes staat prima op de kaart bij de gemeentes. Er zijn in vier gemeenten samenwerkingsconvenanten gesloten. Voor Midden Holland is een Hoofdconvenant jeugd en Wmo in wording.  In de gemeente Zeist is een intentieverklaring getekend met betrekking tot pilots en projecten in de gemeente, ter voorbereiding van de overgang naar de Wmo.  Met de jeugdzorg organisatie Timon zijn eerste verkennende afspraken gemaakt met betrekking tot aansluiting op jeugdzorg en samenwerking in het zogenaamde ‘grijze gebied’ waar Timon en Kwintes beide werkzaam zijn.  In de gemeente Waddinxveen werd samen met zorgpartijen, woningcorporatie, welzijn en de gemeente een convenant getekend om samen op te trekken in de Wmo.  In de gemeente Gouda werd het convenant Maatschappelijke zorg ondertekend. In dit convenant wordt de samenwerking op het gebied van maatschappelijke opvang geregeld.  Kwintes is toegetreden tot het bestuur van Wijkservicepunt Noord te Zeist.  In Woerden is samen met Altrecht gekeken naar het vormen van een FACT-team, waarbij Kwintes op termijn ook de time out opvang zou kunnen doen.  Er is een samenwerkingsovereenkomst Wonen, Welzijn en Zorg getekend in de gemeente Ronde Venen.  Vijf partijen, waaronder Kwintes, hebben in Gouda de handen ineen geslagen om samen de sociale teams in Gouda door te ontwikkelen.  Samen met Brijder en GGZ Rivierduinen is een werkgroep samengesteld om FACT vorm te geven in Midden Holland.  Met de gemeente Schoonhoven en Qua wonen is de Visie op wonen en zorg besproken, inmiddels is de groep uitgebreid met ASVZ en Gemiva.  Ondertekening Samenwerkingsovereenkomst Wonen, Welzijn en Zorg Ronde Venen.  In de gemeente Woerden is samen met de aanbieders Dagbesteding een werkgroep gevormd om de dagbesteding in Woerden vorm te geven.  Met de Tbs-kliniek FPC 2 landen zijn gesprekken geweest rondom inkopen plaatsen en overname cliënten na sluiting van de kliniek per 1 januari 2016.  Ondertekening convenant Meldpunt Zorg en Overlast Midden West Utrecht. Activering  De in de regio West werkzame organisaties voor dagbesteding, Reakt in Gouda en Altrecht Talent nemen reeds verstrekkende maatregelen ter voorbereiding op de Wmo. Dit heeft mede gevolgen voor cliënten van Kwintes in deze gemeenten. Daarnaast zoeken ze samenwerking met respectievelijk Parnassia (Gouda) en Abrona/Reinaerde (Zeist).  Er zijn gesprekken met Zideris in het kader van samenwerking voor activering Ronde Venen.  Activering Accent te Zeist wordt gereorganiseerd volgens het zogenaamde regiehuis model, wat wil zeggen dat cliënten de regie krijgen in het organiseren van activiteiten. Geheel aangepast aan de eisen van de Wmo in de wijken in samenwerking met andere organisaties en de buren.  In Gouda wordt gewerkt aan een clubhuismodel waar cliëntinitiatieven de centrale rol moeten spelen en de cliënt in regie is.

4.2.3

Regio Flevoland

Organisatie De interne kanteling om als organisatie adequaat in te kunnen spelen op de toekomstige financieringswijze is in volle gang gezet in 2013:  De gebiedsgerichte aansturing van de uitvoering van zorg is, na een inventarisatie van diverse diensten binnen een gebied, verder vormgegeven.  Er hebben zich in 2013 accountteams in de gebieden gevormd die zich richten op de vragen en behoeften van de wijk, dorp, stad of stadsdeel.


25

   

De externe focus van hoofden en medewerkers is verscherpt en er wordt in toenemende mate met zorgen welzijnspartners samengewerkt. De contacten met de gemeenten en samenwerkingspartners worden gecoördineerd vanuit de accountteams. In sommige steden (waaronder Lelystad) participeert Kwintes in de sociale wijkteams, in andere steden is dit in opbouw of worden samenwerkingsafspraken gemaakt. Op diverse niveaus wordt er in gesprek gegaan met de nieuwe opbouw van het sociale domein. Door Kwintes, Triade (VG), InteraktContour (LG) en de Schoor (Welzijn) wordt er een project opgestart die een bijdrage gaat leveren om de wijkteams in Almere uit te rusten met een werkwijze om op en af schalen van zorg en participatie van kwetsbare burgers te borgen.

Verbetering en uitbreiding van de dienstverlening  Op het terrein van arbeidsmatige dagbesteding voor cliënten van Kwintes is in 2013 een samenwerkingsinitiatief opgestart met Tomingroep (WSW), Tractio (re-integratie) Triade en InteraktContour. De doelstelling is om in 2014 cliënten naar nieuwe, gezamenlijke arbeidsmatige dagbestedingsprojecten te kunnen leiden.  Kwintes en Concern voor Werk (WSW) ontvangen, in het eerste kwartaal van 2013, de stimuleringsprijs voor het creëren van arbeidsmatige werkomgevingen in Emmeloord.  In juni opende Kwintes een nieuwe jeugdwoonvorm in Emmeloord (24 plekken).  In januari 2013 werd de Huiskamer voor zwerfjongeren in Lelystad geopend.  In juli opent Kwintes een cliënt gestuurde nachtopvang voor zwerfjongeren in Lelystad (twee plaatsen).  Kwintes is in augustus 2013 in Almere met een onderwijsprogramma (toeleiding naar) voor (zwerf) jongeren gestart.  Kwintes opent in september samenwerking met welzijnsorganisatie de Schoor in Almere een buurtrestaurant.  Door middel van het project ‘Binnenboord’ verbetert Kwintes samen met Amethist (verslavingszorg) de instroom van cliënten met verslaving.  Groen en meer werkt samen met het Wellantcollege en levert voor het tweede jaar zeven deelnemers af met een diploma: Groen Ruimte, niveau 1.  In AC de Waterspiegel (Lelystad) werken we samen onder een dak met STIP (geïndiceerde cliënten activering) en bieden hen onderdak om de integratie van de psychisch kwetsbare burgers van Lelystad te bevorderen. Cliëntenraden  Cliëntencommissies of locatieraden zijn opgezet en verbonden aan de regionale cliëntenraad (RCR). Er worden lokale oplossingen gezocht, soms door de cliënten aan te laten schuiven bij het werkoverleg van de locaties.  Leden van de RCR nemen deel aan regionale, inhoudelijke overleg van hoofden (RMT). Personeelsbeleid  Sinds 2013 werkt Kwintes met een flexibele schil, dat wil zeggen dat nieuwe medewerkers alleen nog een contract voor bepaalde tijd kunnen krijgen. Met de vaste medewerkers wordt gewerkt aan flexibiliteit, bijvoorbeeld door de inzet op meerdere plekken of andere taken.  Het MD traject werd in volle omvang ingezet in 2013. Intervisiegroepen, workshops en korte lesmodules werden door alle hoofden goed bezocht.  De inspanningen van de coördinator vrijwilligers heeft in 2013 geleid tot een stijging van 39 naar 97 vrijwilligers. In de samenleving  Kortdurende Begeleiding aan Huis (KBH) is succesvol geïmplementeerd en zorgt voor korte en kwalitatief goede begeleiding waarna cliënten zelf weer verder kunnen.  Kwintes faciliteert de gemeente Urk, ouders van jongeren met autisme en de woningbouwvereniging op het terrein van begeleid wonen ‘nieuwe stijl’. Dat betekent dat Kwintes de partijen bij elkaar brengt en begeleidt bij het proces om tot een woonvorm te komen waarbij Kwintes ambulante hulp ter plaatse aanbiedt.  In juni is er een convenant tussen de OGGz-partners in Almere getekend, Kwintes spreekt samen met GGZ Centraal (GGZ), Amethist (Verslavingszorg), Iriszorg (Verslaving en begeleiding) en het


26

 

4.3

Leger des Heils (Opvang) af dat de opvang bij crisis optimaal is. Dit wordt bereikt door concrete samenwerkingsafspraken op operationeel niveau. Kwintes participeert in het Eropaf team. Vanuit de Huiskamer voor zwerfjongeren in Lelystad worden jeugdigen die vastlopen op bepaalde levensgebieden benaderd door een persoonlijke coach. Alle AC’s richten zich op buurt en/of wijk. Functies worden gezocht op het terrein van concrete of sociale behoeften in buurt of wijk; mijn tuintje eerst is een project waarbij de tuin van oude buurtbewoners opgeknapt/bijgehouden worden; kunstprojecten (AC Dronten en Jan Steen Almere Haven); eet club en restaurant functies (Waterspiegel Lelystad en Cartoon); of sociale activiteiten (Servicepunt en Feniks Emmeloord Almere).

Algemeen kwaliteitsbeleid

4.3.1 Kwaliteitssysteem en traject Hoofdlijnen kwaliteitsbeleid Het kwaliteitsbeleid is gericht op het optimaliseren van zorgen dienstverlening. Tevredenheid van cliënten over de aangeboden zorg en tevredenheid van medewerkers over het proces om tot goede zorgverlening te komen, staan hierbij centraal. Het management vertaalt dit in beleid, zodat cliënten er op kunnen rekenen dat wat is afgesproken ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd en medewerkers kunnen rekenen op voldoende faciliteiten om goede zorg te kunnen bieden in een goed werkklimaat. Kwaliteitszorg is een cyclisch en continu proces van:  Plannen: weten wat je wilt bereiken.  Uitvoeren: doen wat je hebt afgesproken.  Evalueren: meten en weten hoe het in de praktijk gaat.  Bijsturen: leren van de praktijk en zo nodig verbeteren. Kwaliteitssysteem Kwintes hanteert het HKZ-kwaliteitssysteem. Er is een beleidsgroep kwaliteit. Vanuit het MT heeft de raad van bestuur zitting in deze beleidsgroep. De beleidsgroep coördineert, stuurt en neemt de regie voor de werkzaamheden voor het kwaliteitsbeleid. HKZ-hercertificering GGZ en MOVO, en overname audit HKZ-schema Opvang Kwintes behaalde voor de derde keer het HKZ-certificaat. Het gaat om de twee schema’s: HKZ MWD MO&VO en HKZ GGZ. In het voorjaar heeft Dekra een hercertificeringsaudit gedaan bij Kwintes. Alle hoofden en veel leidinggevenden zijn hiervoor geïnterviewd en twintig locaties zijn bezocht. De auditor stelde tijdens de auditgesprekken zeven tekortkomingen vast, veelal van procedurele aard. In de eerste twee kwartalen pakten we die op en 1 juni 2013 ontvingen we de twee certificaten. Deze zijn geldig tot 1 juni 2016. De overnameaudit van VO Midden-Holland oktober 2013 heeft met goed gevolg plaatsgevonden. Dekra is nu de certificerende instelling van VO Midden-Holland. Kwintes heeft hiermee één certificeerder voor de HKZ-certificering. Managementreview en directiebeoordeling In de maand juni 2012 is het programma managementreview voor de periode 2012-2013 in het MT vastgesteld. De onderwerpen zijn: top vijf x drie geïnventariseerde risico’s bedrijfsvoering, stakeholders, cliënten en medewerkers. In het eerste kwartaal 2013 voerden we het derde managementreview: cliënten. De stafafdeling zorg, kwaliteit en communicatie, bureau herstelondersteuning en de centrale cliëntenraad gaan aan de slag om een beter beeld te krijgen hoe herstel en medezeggenschap verankerd zijn in de organisatie. In het tweede kwartaal voerden we het laatste managementreview uit in de cyclus van vier medewerkers. Besproken werd: - Het beeld op basis van de voorliggende informatie. - Knelpunten wat de (duurzame) inzetbaarheid van medewerkers betreft. - Kengetallen voor een goede kwantitatieve personeelsbezetting. - Inzichtelijk maken verzuimcijfers. Deze review leverde negen aandachtspunten op.


27

Interne audits Ieder jaar organiseert Kwintes twee interne audits. In 2013 voerden ruim 30 opgeleide auditoren met medewerkers uit bijna alle teams in het voor- en najaar auditgesprekken over de volgende onderwerpen: 1. Begeleiden in relatie tot de vastgestelde doelen en de gewenste resultaten. 2. Jaargesprek. 3. Proces uitstroom (GGZ en MOVO). 4. Ketenafspraken en ervaringen ketenpartners. 5. Actueel houden en vernieuwen zorgverlening. 6. Proces inwerken. De regionale onderwerpen waren: waarborgen geldzaken zowel kas als pinnen, opleidings- en scholingsmogelijkheden die Kwintes biedt en vrijwilligers. De auditees en hun direct-leidinggevenden ontvingen binnen twee weken na het auditgesprek een kopie van het 'formulier waarderend rapporteren', zodat zij eventuele verbeterpunten direct konden bespreken en oppakken. Op basis van alle formulieren zijn auditverslagen met bevindingen opgesteld. In het MT is afgesproken welke verbeteracties worden opgepakt. Begin maart volgden negen medewerkers de tweedaagse interne audittraining. Deze net opgeleide auditoren deden mee met de interne auditronde april 2013. Bijdrage Zorg Kwaliteit en Communicatie (ZKC) ZKC ondersteunt de organisatie op het terrein van zorg, kwaliteit en communicatie, met als uiteindelijk doel positief bijdragen aan het herstel van de cliënt. ZKC draagt zorg voor een goede doorstroming van de zorg-, kwaliteits- en communicatie inhoudelijke visie vanuit en naar de werkvloer (verticale samenhang) en is alert op samenhang in beleid en uitvoering tussen de verschillende regio’s binnen de organisatie (horizontale samenhang). ZKC levert in samenwerking met anderen een reeks diensten of producten, waarvan hieronder een aantal highlights uit 2013, gerubriceerd naar de speerpunten in het meerjarenbeleidsplan. Eigen kracht en informele zorg zijn versterkt: - Meer contactpersonen van cliënten in beeld; 50% heeft een contactpersoon in het ECD. - Zelf ontwikkeld netwerkspel (378) intern verspreid. - Bureau Herstelondersteuning heeft met haar voorlichtingen, cursussen en dergelijke ongeveer 1.000 mensen intern bereikt, los van bereik Fotovoice en dergelijke. - Versteviging Kwintes-brede cliëntinitiatieven als KooKunst: 160 cursisten; 50 cateringopdrachten en Uniekpalet: 55 kunstenaars; 550 kunstwerken. - Informatierechten opgenomen in cliëntenagenda. - Start IPS voor jeugd. - Implementatie van de participatieladder in twee regio’s. - Presentiescan Kwintes afgerond. Er wordt sneller en korter begeleid: - KBH pilot succesvol afgesloten; 50% kan zelfstandig functioneren zonder begeleiding Kwintes. - Aandacht via checklist voor efficiënt werken op basis van onderzoek. - Noodfonds voor cliënten ingesteld. - Voorstel geformuleerd voor vereenvoudiging ECD; 1 formulierenset binnen Kwintes. Regionale samenwerking is versterkt: - Er is een actiever persbeleid; meer persberichten. - Nieuwe brochure voor gemeenten en herziening Jaarbeeld, nu ook online. - Communicatie ondersteuning brede voordeur in Oost. - Ondersteuning vrouwenopvang regio West. Overig: -

Succesvolle uitrol VIM: digitale melding van incidenten binnen Kwintes. Studiedag autisme. Themadag bemoeizorgers. Lancering Portaal.


28

4.3.2 Kwaliteit van informatie en registratie, gegevensbeveiliging In 2013 is op meerdere manieren aan de kwaliteit van informatie en registratie gewerkt. Daarnaast is gegevensbeveiliging een continu aandachtspunt. Aan de hand van enkele uitgangspunten volgt hieronder toelichting. Aandacht voor correcte registratie kerngegevens, signaallijst Als uitvloeisel van het ECD kwaliteit project om de consistente vulling van de kernformulieren en verplichte zorgregistratievelden te bevorderen, is een kwalitatieve signaallijst tot stand gekomen. Een cliëntdossier komt bijvoorbeeld op de signaallijst als er geen concrete begeleidingsdoelen en acties zijn vastgelegd. Dit ondersteunt de medewerker en team om de kwaliteit van de dossiervoering te verhogen. Autorisatie, toegangsrechten ECD De ECD-inlogprofielen zijn in 2013 opgeschoond. Functies veranderen echter en de inlogprofielen moeten blijven aansluiten. De gemeentelijke transities spelen daarbij een rol. Het onderscheid zoals dat binnen de AWBZ geldt voor extramurale zorg, vervaagt zeer waarschijnlijk binnen de Wmo. Daarnaast zijn er samenwerkingsverbanden met andere zorginstellingen waarmee autorisaties gemoeid zijn. Met afdelingen P&O en ICT is het autorisatieproces nog eens tegen het licht gehouden. Daarbij zijn heldere afspraken gemaakt die correct beheer (ook privacy) en doelmatigheid van het proces ten goede komen. Stuurinformatie De rapportages in de huidige BI-tool Cognos worden continue bijgeschaafd naar aanleiding van gebruikerswensen. Voor verbeterde bezettingscijfers is de vastgoed applicatie Axxerion ontsloten, zodat bezetting niet alleen voor beschermd wonen, maar ook voor de verhuurorganisatie (onder andere in kader scheiden wonen en zorg) en voor de Opvang inzichtelijk is. De bezettingsstuurinformatie in Cognos wordt daarmee in eerste kwartaal 2013 naar hoger plan getild. Desgewenst volgen meer vastgoedgegevens. Rapportages met zorgproductie- en zorgtrajectgegevens op gemeenteniveau zijn opgeleverd om goede transitie te kunnen maken in kader van Wmo, jeugd- en participatiewet. Zowel de invalshoek van de accountmanagers als die van de managers bedrijfsvoering en zorgverantwoording zijn daarin meegenomen. Deze data is beschikbaar voor een aantal geautoriseerde medewerkers, regionaal en centraal, en wordt maandelijks ververst.

4.3.3

Kwaliteit van gebouwen

Kwintes heeft een teamleider onderhoud. Alle panden van Kwintes zijn opgenomen in een langer termijn onderhoudsplan en de panden worden volgens dit schema onderhouden. De elektrische installatie wordt periodiek gecontroleerd door extern adviseur (NTA 8025 inspecties). In 2013 zijn op drie locaties gebreken geconstateerd en hersteld conform het nieuw bouwbesluit.

4.3.4 Brandveiligheid Kwintes heeft een medewerker (brand)veiligheid. Alle panden van Kwintes met een gebruiksvergunning zijn in 2013 gecontroleerd door de brandweer. In 2013 zijn geen ernstige gebreken geconstateerd. De verplichte ontruimingsoefeningen zijn op alle locatie uitgevoerd, behoudens acht die in het eerste kwartaal van 2014 zullen worden gehouden.

4.4

Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten

Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten heeft tot doel de zorgen dienstverlening te optimaliseren. Cliënten moeten er op kunnen rekenen dat er voldoende aanbod en keuzemogelijkheid is en dat wat is afgesproken ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Medewerkers moeten voldoende geëquipeerd zijn om


29

deze doelstelling te kunnen waarmaken. Kwaliteitsbeleid dat bovenstaande moet waarborgen is opgenomen in het kwaliteitshandboek.

4.4.1 Kwaliteit van zorg Cliënt-ervaringsonderzoek In het najaar onderzocht Kwintes de ervaring van cliënten met vier CQ-index vragenlijsten (CQ-index: Consumer Quality Index): beschermd wonen, begeleiding aan huis, ambulante opvang en niet ambulante opvang. Door een steekproef zijn cliënten geselecteerd voor de CQ indexen BW en BaH, aangevuld met twee teams die zich hebben opgegeven. Bij MOVO en VO Midden-Holland zijn alle cliënten uitgenodigd mee te doen aan het onderzoek. Van de resultaten van het onderzoek zijn zestien rapporten gemaakt. Daarin staan de sterke punten van Kwintes, maar is ook te zien op welke punten de ervaringen van cliënten minder positief zijn. In nauw overleg pakken leidinggevenden, medewerkers en cliënten(raden) zo nodig verbeteracties op. Cliëntenvoorlichting Kwintes.nl Op de website van Kwintes zijn onder het kopje Kwintes > Cliënteninformatie alle informatiesjablonen opgenomen. Informatie van cliëntvertrouwenspersoon, medezeggenschap en de leveringsvoorwaarden. Kwinfo.net > Kwintesportaal In 2013 is een eerste proeftuin gestart met het Kwintesportaal voor cliënten. Het Kwinfo.net wordt komend jaar geïntegreerd in het cliëntengedeelte van het Kwintesportaal. In eerste instantie zullen beide digitale netwerken naast elkaar lopen. Cliëntenagenda In september 2013 kwam de derde Kwintes agenda uit. De agenda wordt middels een coupon gratis aan cliënten verstuurd en aan nieuwe cliënten uitgereikt. De agenda bevat informatie over onder andere de collectieve verzekering, het privacyreglement, de cliëntvertrouwenspersoon, de crisiskaart en VIM. De agenda wordt tussen oktober en maart uitgereikt aan nieuwe cliënten. Informatiesjablonen In verschillende informatiesjablonen wordt de informatie uit de cliëntenagenda tussen april en september in een mapje aangeboden aan nieuwe cliënten via de intakecoördinatoren. Cliëntenpanel Per mail worden nieuwe folders, leveringsovereenkomsten of bijvoorbeeld posters aan een cliëntenpanel voorgelegd. Zij reageren op de inhoud en de opmaak. Het cliëntenpanel is een eigentijdse, ad hoc manier om de inbreng van cliënten op middelen van de organisatie te vergroten. Cliënten en herstelbeweging De kern van onze werkzaamheden is het maken van ruimte voor de visie en de praktijk van herstel en herstelondersteuning binnen Kwintes. Het gaat om het delen van ervaring, het uitwisselen van ervaringskennis en strategieën die ontwikkeld zijn voor leven met ontwrichtende aandoeningen, het ontwikkelen van vaardigheden en het groeien in deskundigheid om met de ervaring en de ervaringskennis te werken aan herstel en herstel ondersteunende zorg. Wij zijn voortdurend uit op het gesprek met cliënten en de organisatie om samen te bouwen aan herstel en herstel ondersteunende zorg. Dat doen wij met name door het aanbieden van voorlichtingen, cursussen en trainingen. Daarbij ondersteunen wij meerdere cliënten die herstelwerkzaamheden uitvoeren en ondersteunen wij medewerkers om zich te ontwikkelen in herstel ondersteunende zorg. Het speerpunt voor bureau herstelondersteuning was in 2013 het meer zichtbaar zijn in en verdiepen van de samenwerking in de regio’s. Doordat eind 2012 drie regiomedewerkers zijn begonnen, zijn er meer locatiebezoeken geweest, vaker voorlichtingen gegeven en zijn er meer herstelgroepen geweest dan in 2012. Meer medewerkers en cliënten hebben ons kunnen bereiken en zijn vaker met ons in contact gekomen. Ook zijn er veel regionale en lokale initiatieven ontplooid of heeft bureau Herstelondersteuning geparticipeerd in reeds bestaande regionale initiatieven. Het gehele team van bureau Herstelondersteuning is getraind tot Wellness Recovery Action Plan (WRAP)-facilitator. En het team is samen met een groep vrijwilligers getraind in het afnemen van


30

Recovery Oriented Practices Index (ROPI) interviews (dit is een toetsingsmodel voor herstelondersteunende zorg). De WRAP en de ROPI zullen een belangrijke plek innemen in het jaarplan 2014 van bureau Herstelondersteuning. Op basis van de activiteiten intern (alle voorlichtingen, trainingen en cursussen) zijn in 2013 ongeveer 1.000 cliënten en medewerkers bereikt. Daarbij zijn met de tentoonstellingen voor Fotovoice, de voorlichtingen aan andere zorginstellingen en de film ‘Gekkenwerk’ nog een groot aantal mensen bereikt. Voor vragen kunt u terecht bij [email protected].

4.4.2 Klachten (klachtencommissie cliënten Kwintes) Alle leden van de klachtencommissie cliënten (KC) zijn niet aan Kwintes verbonden en onafhankelijk in hun oordeelsvorming. De commissie bestond in 2013 uit Dhr. A.H. Peters Voorzitter Dhr. P.A.M. de Laat Vicevoorzitter Mw. H. Overmars Lid op voordracht van de medewerkers Kwintes Mw. M. Polak Lid Mw. M. de Ruiter Lid op voordracht van de cliëntenraad Kwintes Eind 2013 zijn twee nieuwe leden toegetreden tot de klachtencommissie: dhr. A. Overeem en mw. W.V.M Dekker. Dhr. A.H. Peters en mw. H Overmars zijn per 1 januari 2014 teruggetreden. Het ambtelijk secretariaat werd in 2013 gevoerd door mw. Y. Maassen, met als vaste waarnemer mw. R. van Oorde. Toegankelijkheid Het meldpunt klachten is ondergebracht bij de ambtelijk secretaris. Dit meldpunt wordt regelmatig telefonisch benaderd voor het uiten van een klacht. Dit leidt niet altijd tot het indienen van een klacht omdat soms een luisterend oor al voldoende is. Hiervan is geen registratie bijgehouden. Indien een klacht wel formeel wordt ingediend via een brief of mail, of na telefonische bespreking met de ambtelijk secretaris wordt doorgezet, gaat de klacht ter beoordeling naar de voorzitter, die dan een voorstel aan de klager doet over de wijze van behandelen van de klacht. Overzicht klachten Onderstaand aan deze paragraaf wordt een getalsmatig overzicht gegeven van het aantal klachten in 2013, de wijze van behandeling en de inhoud ervan. Daarnaast eenzelfde overzicht over de vier voorgaande jaren. In 2013 zijn 44 klachten ingediend, ruim 80% meer dan in 2012 en ruim 150% meer dan in 2009. Een onmiskenbaar stijgende lijn dus. Hiervan werden 34 klachten door de cliënt zelf ingediend, één door een groep bewoners en negen door familieleden (ouder, echtgenoot, kinderen etc.) Vier klachten werden niet ontvankelijk verklaard om verschillende redenen, onder andere omdat degene namens wie de klacht werd ingediend niet akkoord ging met het indienen ervan of omdat de klacht geen klacht was maar een verzoek dat op een andere manier kon worden behandeld. Een opvallend hoog aantal van negen klachten werd ingetrokken of niet doorgezet. Hiervoor waren meerdere redenen. Een deel betreft klachten waarover de KC een voorstel deed over de wijze van behandeling of aanvullende vragen stelde over de inhoud van de klacht, maar hierop, ook na meerdere pogingen tot contact van de ambtelijk secretaris, geen reactie meer kreeg. In andere gevallen trokken mensen de klacht in, bijvoorbeeld omdat door het indienen van de klacht er weer beweging in de kwestie was gekomen en mensen behandeling niet meer nodig vonden. Ook kwam het voor dat klagers inmiddels een andere oplossing buiten Kwintes hadden gevonden, dus wel ontevreden waren, maar geen behandeling van de klacht meer wilden. Van de 31 behandelde klachten zijn 22, met instemming van de klager, ter behandeling doorgegeven aan het betreffende hoofd begeleiden en wonen (negentien), aan de regiodirecteur (twee) of aan het hoofd intake (één). Vijf klachten werden direct door de KC behandeld. In vier klachten werd bemiddeld door een lid van de KC, drie daarvan werden opgelost, één klacht was in 2013 nog niet afgerond. Daarmee werd opnieuw het beleid bestendigd om klachten zoveel mogelijk binnen de managementlijn te behandelen. De meeste klachten waren afkomstig uit de regio Flevoland (24), verder tien uit regio Oost, en negen uit regio West. Van één klacht kon de herkomstregio niet worden achterhaald.


31

De meeste klachten (20) gingen over de begeleiding en bejegening. Daarbij ging het in ongeveer de helft van de gevallen over bejegening en begeleiding die als onzorgvuldig of kwetsend werd ervaren; in een aantal gevallen resulteerde dit in verandering van begeleider. In een paar gevallen werd het gebrek aan deskundigheid van de begeleiding in het algemeen aan de orde gesteld. Verder werd in zeven gevallen geklaagd over slechte communicatie met de familie van de cliënt, en in vier andere gevallen over het geven van slechte of onjuiste informatie over bepaalde regels, onder andere over financieringskwesties. Eén klacht ging over het schenden van privacy. In 2013 gingen vier klachten over gedwongen uitplaatsing van de cliënt, eenmaal tijdelijk (time-out) en driemaal definitief uit de woonvorm van Kwintes. In alle gevallen heeft de KC getoetst of de regels goed waren gehanteerd en of er een alternatief was aangeboden aan de cliënt. Dit laatste was in alle gevallen wel (min of meer) gebeurd, maar de manier waarop de regels waren gehanteerd en waarop met de familie was gecommuniceerd, liet in twee gevallen te wensen over, zo oordeelde de KC na hoorzittingen hierover. In een derde geval was de familie dermate teleurgesteld over de communicatie, dat zij afzagen van de voorgestelde hoorzitting. Vier klachten gingen over problemen van cliënten met medebewoners, onder andere over rookgedrag en geluidsoverlast. In alle gevallen werd aan het betreffende hoofd begeleiden en wonen gevraagd om hierin actie te ondernemen en hierover te rapporteren aan de KC. Hieruit bleek dat het niet in alle gevallen gelukt is om tot bevredigende oplossingen te komen. Drie klachten gingen over de woon- en/of begeleidingssituatie in het algemeen. Deze klachten zijn alle op verzoek van de KC opgepakt door het hoofd begeleiden en wonen en naar tevredenheid van de klager opgelost. Drie klachten gingen over materiële zaken. Klachten over het kwijtraken van dingen en het vragen van een vergoeding na diefstal zijn opgepakt door het hoofd begeleiden en wonen, maar het lukte niet om met klagers tot overeenstemming te komen. In beide gevallen zagen klagers echter af van verdere behandeling van hun klacht. Over onder andere problemen met fietsenstalling en lift waren klachten ingediend door een gehele bewonersgroep. Met deze bewonersgroep is op verzoek van de KC gesproken door het hoofd begeleiden en wonen, zijn excuses aangeboden en zijn gevraagde verbeteringen aangebracht. Afronding klachten. Wat betreft de afronding van de klachten werd, wanneer de klacht door de regiodirecteur of het hoofd begeleiden en wonen werd behandeld, altijd gevraagd om na vier tot zes weken aan de KC te rapporteren over deze behandeling. Vervolgens werd aan de klager gevraagd of hij of zij hierover tevreden was. In twee gevallen liet de klager weten niet tevreden te zijn, maar af te zien van verdere behandeling van zijn of haar klacht. In drie gevallen is er geen reactie meer gegeven door de cliënt, waarna de KC de klacht heeft afgerond. Ook na bemiddeling werd aan de klager om commentaar gevraagd. In twee gevallen was de klager tevreden met de afloop, in één geval niet volledig, maar wilde zij het verder wel weer proberen. Bij behandeling door de KC zelf, werden naar aanleiding van de klacht in drie gevallen aanbevelingen gedaan aan de organisatie van Kwintes. Deze betroffen de volgende onderwerpen:  Regeling met betrekking tot autovervoer van cliënten: aanbevolen werd deze regeling te verduidelijken en schriftelijk vast te leggen.  Begeleiding bij complexe problematiek (bijv. NAH, Autismespectrumstoornissen): aanbevolen werd om bij de intake na te gaan of men hiervoor voldoende deskundigheid in huis heeft. Ook werd aanbevolen om het beleid van deskundigheidsbevordering met betrekking tot specifieke doelgroepen onverminderd voort te zetten. Verder om bij complexe problematiek altijd een vaste casemanager aan te wijzen en om goed samen te werken met collega-hulpverlenende instanties, met name de GGZ.  Met betrekking tot jeugdige cliënten (ook indien reeds meerderjarig) werd aanbevolen direct betrokken familieleden beter te betrekken bij de begeleiding en duidelijk af te spreken wie contactpersonen zijn. Niet in alle gevallen is aan de KC terug gerapporteerd hoe met deze aanbevelingen is omgegaan. Commentaar en bespreekpunten Uit dit jaaroverzicht kunnen we opnieuw opmaken, dat de cliënten van Kwintes de weg naar de KC hebben kunnen vinden, met zowel grote als kleine problemen. Het is moeilijk te zeggen of het relatief hoge aantal klachten betekent dat drempel om een klacht in te dienen lager is geworden, of dat er andere oorzaken zijn. Als KC hebben wij de indruk dat er zeker sprake is van drempelverlaging. Onder andere de negen gevallen waarin de klacht vrij snel weer werd ingetrokken of waarbij mensen niet meer reageerden op voorstellen of vragen van de KC, zouden hierop kunnen duiden. Daarnaast hebben wij uit verschillende casussen de indruk dat het aantal cliënten met complexe problematiek is toegenomen, en


32

dat men in sommige gevallen de cliënt ‘het voordeel van de twijfel’ geeft, ook als de medewerkers nog onvoldoende deskundigheid hebben hoe zo iemand te begeleiden. Wij zijn benieuwd hoe hier vanuit de organisatie naar gekeken wordt. Ook zijn wij benieuwd naar verklaringen waarom het aantal klachten uit de regio Flevoland zoveel hoger is dan uit de twee overige regio’s. Verder willen wij aandacht vragen voor de wijze waarop de directe familie wordt betrokken bij de begeleiding. In zeven gevallen werd hierover geklaagd. Probleem hierbij is wel dat in sommige gevallen de cliënt zelf niet wilde dat zijn/haar familie werd betrokken. Wij hebben echter wel de indruk dat niet altijd het belang wordt gezien van goede en tijdige contacten met de familie, die vaak over grote kennis beschikt over de problematiek van de cliënt, en die vaak een sleutelrol speelt in het herstel. In alle gevallen zou er ons inziens duidelijkheid moeten zijn over wie er contactpersoon is vanuit de familie. Deze persoon zou ook structureel betrokken moeten zijn bij de begeleiding en zou ten minste geïnformeerd worden bij alle belangrijke beslissingen, bijv. bij verandering van (persoonlijk) begeleider, verhuizing, waarschuwingen en gedwongen vertrek. In het najaar van 2013 vond een werkbezoek plaats in Almere waar enkele leden van de klachtencommissie bij aanwezig waren. Door locaties te bezoeken kan de klachtencommissie zich een beter beeld vormen over de dienstverlening en de plaatselijke situatie. Ook heeft de Klachtencommissie eind 2013 nog eens naar de interne procedures gekeken, onder meer naar de procedure rondom bemiddeling. Hierbij is vastgesteld, dat deze procedure alleen kan worden ingezet als alle betrokkenen daarmee instemmen. Wij stellen voor bovenstaande punten te bespreken op de jaarlijkse voorjaarsvergadering van de KC met de raad van bestuur, de cliëntenraad, de PVP en de familievertrouwenspersoon. Overzicht ingediende klachten 2013, 2012, 2011, 2010 en 2009 2012 2013 Totaal ingediend (percentage totaal aantal 44 24 medewerkers) (3,1%) (1,8%) Niet ontvankelijk 1 4 Intern behandeld 14 22 Door KC behandeld 6 5 Afgehandeld d.m.v. bemiddeling 1 3 Ingetrokken (na interne behandeling) 2(2) 9(4) Klachten die doorlopen in 2014 resp. 2013 etc. 0 1 Inhoud klachten * Begeleiding/bejegening Gedwongen vertrek/andere maatregel Overlast buren/medebewoners Woon- of begeleidingssituatie in het algemeen Materiële zaken Overig Nvt: nog niet behandeld/niet ontvankelijk/voortijdig ingetrokken

20 4 4 4 3 2 10

12 3 1 2 3 0 3

2011

2010

36 (3,1%)

22 (2.3%)

17 (2,4%)

3 12 2 2 1 2

1 12 4 0 0 0

8 0 3 Nvt** 3 3 5

6 2 3 Nvt** 3 2 1

3 23 9 0 1(3) 0

8 3 5 5 9 2 4

2009

Uitspraken door KC behandelde klachten: (Grotendeels) gegrond Gedeeltelijk gegrond Ongegrond

1 1 1 0 0 4 2 1 1 4 1 6 0 1 1 Nvt 0 0 0 2 0 * Het totaal hiervan is in 2013 hoger dan het totaal aantal van 44 klachten, omdat sommige klachten over meerdere onderwerpen gingen **Deze categorie werd in 2011 ingevoerd


33

4.4.3 Veiligheid (MIC) Verslag van de commissie Melden Incidenten cliëntenzorg In 2013 meldden medewerkers 898 incidenten cliëntenzorg. Overzicht meldingen 2013 Aantal (N= 898) 364 263 113 38 35 30 23 17 3 2 3 0 7

Soort incident Medicatieverstrekking Agressie Grensoverschrijdend gedrag Ongevallen en somatiek Divers Zelfbeschadiging Afwezigheid cliënt Brand Overlijden Geslaagde suïcide Diefstal Zelfverwaarlozing Organisatie van de zorg

1 juli is het proces melden incidenten cliëntenzorg gedigitaliseerd. MIC = VIM Veilig Incidenten Melden. Het gedigitaliseerde VIM-systeem heeft als voordeel dat meldingen eenvoudig kunnen worden gevolgd en de informatie snel kan worden verwerkt tot een rapportage. Het ‘Jaarverslag 2012 commissie melden incidenten cliëntenzorg Kwintes’ werd in juli op het IO besproken. Drie afspraken zijn vastgesteld op het MT in juli. Om een beeld te krijgen van de ervaringen met het nieuwe digitale VIM-systeem is eind oktober de enquête VIM uitgezet. 47 medewerkers, waaronder achttien leidinggevenden, vulden de vragenlijst in. De antwoorden zijn in bewerking.

4.4.4 Jaarverslag cliëntvertrouwenspersoon Kwintes Samenvatting jaarverslag stichting PVP Stichting PVP (patiënt vertrouwenspersoon) verleent advies en bijstand aan cliënten in de zorg bij de uitoefening van hun rechten. In 2013 heeft de PVP diverse locaties op afroep bezocht. Cliënten van Kwintes bellen altijd eerst met de helpdesk van de Stichting PVP. Slechts in die gevallen waar een persoonlijke bemoeienis nodig is om de klacht op te lossen, volgt een bezoek aan de cliënt op locatie. Er hebben achttien cliënten gebruik gemaakt van de diensten van de PVP. Uit de regio Flevoland waren dat vier cliënten, uit de regio Oost zes cliënten en uit de regio West acht cliënten. In vergelijking met het vorige jaar is het aantal vragen en klachten toegenomen. Het totale aantal is gestegen van 33 in 2012 naar 46 in 2013. Er werden iets meer vragen en klachten op locatie ontvangen, van zeventien naar 20. De helpdesk ontving meer klachten, van zestien naar 26. Aangezien het hier om relatief kleine aantallen gaat, kunnen er geen conclusies worden getrokken uit deze verschillen. In vergelijking met 2012 zijn er wel verschuivingen over de onderwerpen waar de cliënten vragen en klachten over hebben ingediend. In 2013 heeft de PVP geen cliënten ondersteund bij een formele klachtenprocedure en geen signalen en meldingen afgegeven. De medewerkers van Kwintes hebben in vrijwel alle gevallen hun uiterste best gedaan om de klachten die cliënten naar voren brachten op te lossen. Mede daardoor is het dit jaar ook niet tot een formele klachtenprocedure gekomen bij de klachtencommissie.


34

4.4.5 Jaarverslag familievertrouwenspersoon Familievertrouwenspersoon (FVP) Naastbetrokkenen van cliënten in de GGZ zijn vaak overbelast en hebben ondersteuning nodig. De FVP biedt dan ook persoonlijke ondersteuning aan familieleden door middel van een luisterend oor, het geven van informatie en advies of het voor hen benaderen van de hulpverlening, juist daar waar het probleem is dat de verhoudingen tussen cliënt en familie verstoord zijn. Verder heeft de FVP een signalerende taak naar de instelling. Familieleden geven regelmatig aan hoe belangrijk zij het vinden dat de FVP-functie in het leven geroepen is. Aanmeldingen In 2013 hebben in verband met Kwintes zeven familieleden/naastbetrokkenen de FVP geraadpleegd. Het betrof vijf nieuwe aanmeldingen en twee contacten uit 2012. Wat opvalt, is dat er de afgelopen jaren een afname te zien is van aanmeldingen vanuit de familieleden/naastbetrokkenen van cliënten van Kwintes. In zes van de zeven situaties werd er door ouders van cliënten aan de bel getrokken. In één situatie werd de FVP door de partner benaderd. In drie situaties was er sprake van ambulante begeleiding en in vier situaties was er sprake van een beschermd wonen plek, nu of in de toekomst. In vier van de zeven situaties was er contact van de familievertrouwenspersoon met de hulpverlening. In twee situaties betrof dit alleen een telefonisch- of mailcontact en in twee situaties ging de FVP ook met de familie mee naar een aantal gesprekken. Problematiek Onderwerpen waarmee de FVP aangaande Kwintes benaderd werd; in hoofdlijnen:  Ontevreden over zorg/behandeling/beleid (zes)  Informatieve vraag (één) Hoofdpunten binnen de onderwerpen Ontevreden over zorg/behandeling/beleid: Bij de zes aanmeldingen omtrent onvrede over de hulpverlening speelden de volgende punten een hoofdrol:  De familie vond dat er te weinig geluisterd werd naar hun. Dat er te weinig rekening gehouden werd met zaken die door de familie aangegeven waren als belangrijk voor de cliënt. Dit had soms tot gevolg dat zowel de cliënt als de familie met ernstige problemen geconfronteerd werden als bleek dat men ten onrechte niet naar hen geluisterd had.  De ontevredenheid over de begeleiding en het beleid had dus ook een overlap met het te weinig betrekken van familie. Daardoor werden zaken niet besproken en verkeerde conclusies getrokken, die ernstige gevolgen hadden voor zowel de cliënt als de familie.  De eigen verantwoordelijkheid werd door de hulpverlening erg benadrukt, met de nodige gevolgen, ook als de cliënt juist ondersteuning nodig had. Informatieve vraag Vraag over wat er mogelijk is in verband met het willen verhuizen naar een beschermende woonvorm in een andere regio. Interventies  Zes keer was er sprake van een klacht, waarbij in vier situaties bemiddeld werd en in twee situaties alleen geadviseerd.  In één situatie was er alleen maar sprake van het geven van informatie. Klachtencommissie In 2012 is binnen Kwintes besloten om het ook voor familieleden/naastbetrokkenen mogelijk te maken een klacht in te dienen bij de klachtencommissie van Kwintes. In 2013 is daar geen gebruik van gemaakt, al is er één familielid bezig geweest met het voorbereiden van een klacht ter behandeling in de klachtencommissie. Deze klacht zal in 2014 aan de orde komen. Een ander familielid wilde in eerste instantie naar de klachtencommissie, maar heeft daarvan afgezien omdat de spanning de familie teveel was geworden.


35

Aanbevelingen  Het is niet mogelijk op grond van zeven situaties aanbevelingen te doen voor een hele organisatie.  Belangrijk blijft met elkaar helder te hebben wat de rol van de hulpverlening en wat de rol van de familie kan zijn.  FVP’s kunnen met medewerkers van Kwintes om tafel gaan om te kijken hoe het met de bekendheid van de FVP staat en wat passende acties zijn.

4.5

Kwaliteit ten aanzien van medewerkers

4.5.1 Personeelsbeleid Toelichting op in- en uitstroom personeel Kwintes  Op 31 december 2013 waren er 1.416 medewerkers in dienst bij Kwintes (exclusief stagiaires, vakantiekrachten en extern gedetacheerden). Het aantal fte bedroeg eind december 2013: 970,79.  Op 31 december 2012 waren er 1.389 medewerkers in dienst. Het aantal fte bedroeg toen: 916,16.  In 2013 zijn er bij Kwintes 163 medewerkers in dienst gekomen. Het gaat om 71,4 fte.  Bij Kwintes zijn er 137 medewerkers in 2013 uit dienst gegaan (2012: 108). Hierbij gaat het om 59,01 fte.  Het aantal vrijwilligers bedroeg op 31 december 2013 in totaal 631 (2012: 355).  Op 31 december 2013 waren er 86 stagiaires werkzaam (2012: 90). Beschikbaarheid van het personeel/toelichting op vacatures In 2013 is het absolute aantal medewerkers met 27 medewerkers toegenomen. Dit betekent dat het aantal medewerkers van Kwintes met 1,9 % is gegroeid (2013: 19%). Het aantal fte is meer toegenomen namelijk met 54,63 fte. Dat is een toename van 5,9 % (2012: 14%). In 2013 heeft Kwintes een verloop gekend van 9,8% (2012: 9,25%). Omgerekend naar fte was het verloop 6,4% in 2013. Vanaf het najaar van 2012 is Kwintes zich aan het voorbereiden op de overgang naar de Wmo in 2015. In 2013 zijn in alle teams analyses uitgevoerd in het kader van strategische personeelsplanning zowel op kwantitatief als op kwalitatief niveau. De nadruk in 2013 heeft gelegen op het versterken van de flexibiliteit en eigen regie van medewerkers om de wendbaarheid van de organisatie te vergroten. In de loop van 2013 is de maatregel van kracht geworden dat er alleen bij hoge uitzondering contracten voor onbepaalde tijd worden af gegeven. Verlengen van tijdelijke contracten blijft nog wel mogelijk, evenals als het aannemen van nieuwe medewerkers. Er geldt wel een vacaturestop voor de functie van persoonlijk begeleiders en activiteitenbegeleider. Hiermee wordt een optimale hoogte van de flexibele schil gewaarborgd. Toelichting op verzuim Kwintes Het voortschrijdend gemiddelde ziekteverzuimpercentage van Kwintes van januari 2012 t/m december 2013 bedraagt 4,02% (exclusief zwangerschapsverlof volgens de definitie van Vernet). Het verzuim is hiermee sinds december 2012 gestegen met 0,34%. Vanaf oktober 2012 is er al een lichte stijging van het verzuim waar te nemen. In september 2013 staat het voortschrijdend verzuimcijfer 0,4% hoger dan exact een jaar eerder. In het laatste kwartaal van 2013 is het verzuimpercentage stabiel gebleven. In 2013 staat het gemiddelde verzuim op 1,1 melding per persoon per jaar. In 2013 heeft Kwintes haar beleid om de medewerkers met langdurig verzuim (nog) actiever en gerichter te ondersteunen bij reintegratie voortgezet. Verder is er WIA beleid geformuleerd en geïmplementeerd. Kwaliteit van het personeel Kwintes wil de continuïteit van de organisatie en de kwaliteit borgen door onder andere continu te investeren in haar medewerkers. Vanaf 2012 is een andere visie op leren en ontwikkelen in gang gezet. De verantwoordelijkheid voor leren & ontwikkelen is volledig in de lijn komen te liggen. Een belangrijk uitgangspunt binnen het beleid leren en ontwikkelen is werkplekleren. Door middel van de teamontwikkelplannen wordt daar invulling aan gegeven. In de teamontwikkelplannen worden ook resultaatafspraken gemaakt ten aanzien van vereiste deskundigheid binnen het team. Deze teamontwikkelplannen worden vervolgens vertaald naar persoonlijke ontwikkelplannen van individuele


36

medewerkers. Daarbij zal aandacht uitgaan naar vereiste deskundigheid, competentie- en talent ontwikkeling en loopbaanontwikkeling De Kwintes Academie denkt en ontwikkelt actief mee aan zowel formele als informele leeractiviteiten in de regio en in de teams. Het leertraject voor alle leidinggevenden van Kwintes heeft in 2012 een start gemaakt. In 2013 heeft een tussenevaluatie plaatsgevonden en is het traject in volle omvang voortgezet met het doel de leidinggevenden van Kwintes zou goed mogelijk voor te bereiden op veranderingen die de overgang naar de Wmo van hen gaan vragen. Er is onder andere aandacht voor integraal management, leiderschap en verandermanagement. In 2013 zijn er in totaal 108 cursussen en trainingen via de Kwintes Academie gerealiseerd. Het gaat om 228 cursusdagen (2012: 127 cursussen en trainingen met 225 cursusdagen). De top drie van interne trainingen zijn: herhalingstraining omgaan emotie en agressie, psychopathologie en SRH. De basistraining omgaan met emotie en agressie wordt van de externe trainingen het meeste uitgevoerd. In 2013 zijn de volgende uitgevoerde zaken vanuit P&O belangrijk om te vermelden:  De digitalisering van administratieve processen heeft verder vorm gekregen door implementatie van de module Werving & Selectie en Declaratie.  Uit een onderzoek naar de Administratieve Organisatie en de Interne Controle blijkt dat zaken goed op orde zijn. Er wordt optimaal gebruik gemaakt van alle subsidiemogelijkheden en werkprocessen zijn hierop aangepast.  Het vrijwilligersbeleid is vastgesteld evenals de werkinstructie en de gedragscode.  Het verzuimbeleid en de werkinstructie is (opnieuw) goedgekeurd.  Er is regeling voor werkervaringsplaatsen vastgesteld.  Beleid (zelf)roosteren is vastgesteld.  Managementreview voor medewerkers is uitgevoerd.  De mogelijkheden voor medewerkers om hun mobiliteit te vergroten zijn uitgebreid.  Er is veel aandacht geweest voor het beschrijven van de nieuwe functies binnen Kwintes en het onderhouden van bestaande functies evenals de bijbehorende competentieprofielen.  Voor alle nieuwe medewerkers binnen Kwintes én alle medewerkers niet in loondienst is een referentieverklaring én een verklaring over gedrag verplicht gesteld. Voor alle nieuwe vrijwilligers wordt een VOG verplicht gesteld.  Kwintes heeft per 1 januari 2014 gekozen voor eigenrisicodrager schap voor de ziektewet.  Kwintes heeft besloten om het eigenrisicodrager schap voor de WGA niet te verlengen maar (tijdelijk) terug te keren naar het publieke bestel, het UWV.

4.5.2 Kwaliteit van het werk Medewerkstevredenheidsonderzoeks Het uitvoeren van het MTO is uitgesteld om de resultaten van het leertraject mee te kunnen nemen in een volgende meting. De verbeterpunten uit het MTO van 2011 krijgen nog steeds aandacht via de uitvoering van de RI&E. Ook het verbeteren van de communicatie in de organisatie is een voortdurend aandachtspunt. Het organiseren van een Open Dag en de invoering van een Portaal zijn hier voorbeelden van. Naleving Arbowet (RI&E, plannen van aanpak)  De medewerkers van Kwintes hebben per 1 maart 2013 weer de mogelijkheid om een vakbondsconsulente te consulteren.  Er is door middel van een werkconferentie geïnvesteerd in het verbeteren van de samenwerking tussen alle interne en externe dienstverleners die werkzaam zijn ten behoeve van medewerkers van Kwintes.  Alle nieuwe medewerkers krijgen bij indiensttreding een vaccinatieaanbod tegen Hepatitis B.  Alle medewerkers hebben de mogelijkheid gekregen gebruik te maken van een gratis griepprik.  Alle medewerkers worden gefaciliteerd om deel te nemen aan bedrijfsfitness. Op 31 december 2013 zijn er 170 medewerkers die gebruik maken van deze mogelijkheid.  Er zijn vijftien RI&E’s op locatie uitgevoerd.


37

4.5.3 Jaarverslag vertrouwenspersoon (VP) medewerkers Aanmeldingen In 2013 hebben veertien medewerkers een beroep gedaan op de VTP. Dit is twee keer meer dan in 2012. Analyse De meldingen betroffen:  samenwerkingsproblemen met leidinggevenden  samenwerkingsproblemen met collega’s  functioneringsproblematiek  disbalans privé en werk  beëindiging contract. Reflectie De huidige maatschappelijke en economische ontwikkelingen lijken bij te dragen aan onrustgevoelens op de werkvloer (angst voor ontslag of geen verlenging van het contract). Kennelijk zien medewerkers hier aanleiding in om contact met de vertrouwenspersoon te zoeken. In het algemeen kan dit worden opgevat als een vraag aan de organisatie om zo duidelijk mogelijk te zijn, daardoor onzekerheid te reduceren en dus meer vragen in de directe lijn bespreekbaar te maken. De vertrouwenspersoon heeft in een aantal situaties het hoofd P&O geïnformeerd en daarbij soms advies gegeven aan het hoofd P&O hoe te handelen in de betreffende casussen. De problematiek die voor medewerkers aanleiding was contact met de vertrouwenspersoon te zoeken, betrof in enkele gevallen zaken die qua inhoud niet direct vielen onder de noemer ongewenste omgangsvormen/ongewenst gedrag. Veelal zochten de medewerkers een persoon met wie zij in vertrouwen konden praten en aan wie ze advies konden vragen over uiteenlopende zaken. Medewerkers lijken het soms moeilijk te vinden in dit soort situaties gehoor te vinden binnen de organisatie. De ‘hindernis’ zit dan vaak in de leidinggevende die men niet durft te passeren.

4.6

Samenleving

Kwintes is niet alleen van betekenis voor individuele cliënten, maar ook voor anderen. Zo draagt Kwintes in belangrijke mate bij aan de stabiliteit van de samenleving. Niet alleen door individuele ondersteuning, maar ook door de breder toegankelijke diensten- en servicecentra. In het bijzonder dragen de opvangvoorzieningen bij aan een stabiele samenleving. Hetzelfde geldt voor de bemoeizorg waar Kwintes begeleiding biedt aan cliënten die elders niet kunnen of willen worden geholpen. Daarnaast is Kwintes van betekenis voor familieleden en andere verwanten. Voor mantelzorgers zijn de zorgen om en voor de cliënt vaak een enorme last. Begeleiding door Kwintes kan voor een belangrijk deel hun zorgen wegnemen. Sinds enkele jaren kent Kwintes een familievertrouwenspersoon en organiseert Kwintes voor familieleden jaarlijkse informatiebijeenkomsten die steeds beter worden bezocht. Sinds 2011 staat de klachtencommissie ook open voor klachten van familieleden. Kwintes onderhoudt nauwe betrekkingen met tal van organisaties en voorzieningen die van betekenis zijn voor onze cliënten. Zo worden bijvoorbeeld woningcorporaties ondersteund bij cliënten waar zij geen raad mee weten. Met het begeleiden van cliënten naar hun behandelaar worden ook GGZ-behandelorganisaties ondersteund als het gaat om de therapietrouw van hun patiënten. In buurten met veel verloop is de BW-organisatie vaak een stabiele factor van waaruit buurtactiviteiten worden georganiseerd. Niet alleen Kwintes als organisatie, maar ook cliënten kunnen in belangrijke mate bijdragen aan de samenleving. Zo kunnen zij in dagbestedingvoorzieningen en leer-/werkbedrijven hun capaciteiten ontwikkelen. Door trajectbegeleiding hebben verschillende cliënten werk kunnen vinden. Daarnaast stimuleert en begeleidt Kwintes steeds meer cliënten bij het vinden en verrichten van vrijwilligerswerk. Vooral vanuit enkele activeringscentra hebben cliënten in 2013 meegewerkt aan vrijwilligersactiviteiten.


38

Kwintes ondersteunt tal van kleinere stichtingen die zich inzetten voor mensen uit de doelgroep en zal deze ondersteuning de komende jaren voortzetten. Hierbij kan gedacht worden aan bijdragen voor de stichtingen Anoikses, het Platform GGZ Utrecht, het steunpunt GGZ, Ypsilon, stichting Weerklank en stichting Labyrinth en Perspectief. Tevens draagt Kwintes materieel en financieel bij aan GGZ-informatiewinkels voor en door cliënten. Regelmatig wordt ook bijgedragen aan campagnes van het Fonds Psychische Gezondheid en het Landelijk Steunpunt Kwartiermaken. Kwintes neemt deel en draagt bij aan de brancheorganisatie GGZ Nederland, de vereniging RIBWAlliantie, de Federatie Opvang en het Kenniscentrum Phrenos. Ook in 2013 ondersteunde Kwintes het lectoraat Kwartiermaken bij de Hogeschool Utrecht, samen met enkele andere RIBW’s. Ook wordt bijgedragen aan twee leerstoelen op het terrein van Presentie. Ten slotte dragen medewerkers van Kwintes bij aan tal van bijeenkomsten in het kader van de Wmoontwikkeling. Samen met andere lokale partijen ondersteunen zij de gemeente bij de invulling en uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning.

4.7

Financieel beleid en prestaties

Kwintes heeft in 2013 een positief resultaat geboekt van € 8,6 miljoen, wat heeft geleid tot een verder verbeterde eigenvermogenspositie per eind 2013. Het resultaat is met name in positieve zin beïnvloed doordat de totale bedrijfskosten, inclusief dotaties/onttrekkingen aan voorzieningen en impairments (afwaarderingen) op nieuw opgeleverde eigendom vastgoed locaties minder gestegen zijn dan de bedrijfsopbrengsten. Door een hogere gemiddelde opbrengst per verzorgingsdag zijn de AWBZinkomsten voor beschermd wonen wederom in positieve zin beïnvloed in 2013. Het eigen vermogen is in verhouding tot de totale opbrengsten 34,3% (2012: 28%) en valt in ‘positieve zin’ ruim boven de norm van 15-25% die als algemeen noodzakelijk ‘buffer’ vermogen wordt gezien. De totale kasstroom is in 2013 negatief, in tegenstelling tot het boekjaar 2012. Dit komt met name door een fout in de bevoorschotting door één van de zorgkantoren waardoor Kwintes € 3,3 miljoen in januari 2014 heeft ontvangen in plaats van in december 2013. Ook is de kasstroom negatief beïnvloed door een vervroegde aflossing van vier ‘kleine’ langlopende leningen ten bedrage van € 2,1 M. Per saldo zijn de liquide middelen in 2013 afgenomen met ruim 2,8 miljoen euro. Omdat de te weinig ontvangen bevoorschotting als vordering onder de vlottende activa is opgenomen in de balans heeft dit geen invloed op de current ratio, deze is in 2013 gestegen naar 273,4%, mede door een afname met bijna € 0,4 miljoen van de kortlopende schulden in 2013. Er hebben zich geen gebeurtenissen na balansdatum voorgedaan die het resultaat alsnog beïnvloeden. Voor Kwintes verdienen in de nabije toekomst de volgende externe ontwikkelingen bijzondere aandacht: 1. Overheveling functies vanuit AWBZ naar Wmo. 2. Dreigende overproductie ten opzichte van de productieafspraken met de zorgkantoren. 3. Zorginkoop voor de Wmo die via gemeentes verloopt. 4. Samenwerking met justitie voor begeleiding ex-Tbs-gedetineerden. Voor samenvatting met betrekking tot: Resultaat, Liquiditeit en Solvabiliteit zie de hieronder weergegeven ratio’s. Resultaatratio Resultaatratio Resultaatratio: AWBZ-gefinancierde resultaten Resultaatratio: niet-AWBZ-gefinancierde resultaten


Vorig jaar 8,1% 0,9%

Verslagjaar 10,3% 1,0%

39

Liquiditeit Liquiditeit Current ratio: (vlottende activa/kortlopende schulden)

Vorig jaar 229,1%

Verslagjaar 273,4%

Solvabiliteit Solvabiliteit Solvabiliteit (totaal eigen vermogen/balanstotaal) Solvabiliteit (eigen vermogen/totaal opbrengsten)

Vorig jaar 38,3% 28,0%

Verslagjaar 48,6% 34,3%

4.8

Vastgoed

Organisatie In 2013 is met name gewerkt aan het mogelijk gaan verhuren van woonruimte aan cliënten. Ervaringen uit de verhuurpilot hebben geleid tot het aanpassen van de werkprocessen en de structuur. Belangrijke thema was het verbeteren de koppeling tussen huurovereenkomst en begeleidingsovereenkomst. In 2013 is opgeleverd  Alle verhuureenheden zijn gedefinieerd in het kader van scheiden van wonen en zorg.  In het kader van brandveiligheid is een commissie gestart met een integrale risico gestuurde aanpak van brandveiligheid binnen Kwintes (begeleiding door adviesbureau AAG).  De aanwijzing van de belastingdienst dat huurders huurtoeslag kunnen aanvragen in de onzelfstandige panden van Kwintes.  Pilot verhuur Grote Pekken in Veenendaal. In voorbereiding zijn  Pilot verhuur Windehof in Bilthoven.  In samenwerking met de afdeling ICT wordt gewerkt aan een plan voor de verbeteren van de mogelijkheden van Internet, telefoon en TV.  Meerjarenraming vastgoedexploitatie koppelen aan de bestaande databases van Kwintes zoals Axxerion, Exact en O-prognose.  Energiemanagement binnen Kwintes en het uitrusten van alle woonpanden met slimme meters. Hierdoor wordt het in de toekomst mogelijk om directer te sturen op het verbruik. Strategisch vastgoedplan  Vanwege het lang uitblijven van de besluitvorming door de staatsecretaris ten aanzien van de ombuigingen in de financiering van de zorg en het scheiden van wonen zorg is de definitieve uitwerking van het vastgoedplan opgeschort.  Voorlopige koers is dat de er gestreefd wordt naar maximale flexibiliteit zodat zoveel mogelijk opties open blijven.  Er zijn voorbereidende gesprekken gevoerd met woningbouwcorporaties over scheiden van wonen en zorg. Financiering Voor de financiering van de projecten maakt de treasurycommissie van Kwintes gebruik van deskundigheid van bureau Thésor. De treasurycommissie is viermaal bijeengeweest en de resultaten wordt periodiek vastgelegd in het treasuryrapportage. Projecten De afdeling werkte aan ruim 20 initiatieven verspreid over de regio’s. Hiervan zijn drie initiatieven in uitvoeringsfase, twee initiatieven in projectvoorbereidingsfase en zeven haalbaarheidsstudies.


40

In 2013 zijn acht projecten opgeleverd te weten: 1. Renovatie Windehof Bilthoven 2. Huur nieuwbouw Zorgboerderij Nederlek 3. Nieuwbouw ’t Ronde Erf Veenendaal 4. Huur en renovatie buurthuis Driehoek Amersfoort 5. Huur en renovatie M. Rossaartpad te Amersfoort 6. Renovatie woonruimte De Veste Lelystad 7. Nieuwbouw Makassarweg Almere 8. Huur nieuwbouw De Bolder Lelystad.


41

Zeist, mei Jaarverslag Kwintes 2013

Recommend Documents