Zeist, april Jaarverslag Kwintes 2012

Jaarverslag Kwintes 2012

Zeist, april 2013

Inhoudsopgave 1.

Voorwoord ...................................................................................................................................... 3

2.

Profiel van de organisatie .............................................................................................................. 5 2.1 Algemene identificatiegegevens………………………………………………………………….. 5 2.2 Structuur van het concern ...................................................................................................... 5 2.3 Kerngegevens ........................................................................................................................ 6 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering .............................................................................. 6 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten ........................................... 8 2.4 Samenwerkingsrelaties ........................................................................................................ 10

3

Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering en medezeggenschap ........................................................ 11 3.1 Normen voor goed bestuur .................................................................................................. 11 3.2 Raad van bestuur ................................................................................................................. 11 3.3 Raad van toezicht................................................................................................................. 12 3.4 Bedrijfsvoering...................................................................................................................... 14 3.5 Centrale cliëntenraad ........................................................................................................... 16 3.6 Ondernemingsraad (OR) ...................................................................................................... 18

4

Beleid, inspanningen en prestaties .............................................................................................. 21 4.1 Meerjarenbeleid.................................................................................................................... 21 4.2 Algemeen beleid................................................................................................................... 22 4.2.1 Regio Oost .................................................................................................................. 22 4.2.2 Regio West .................................................................................................................. 26 4.2.3 Regio Flevoland .......................................................................................................... 28 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid .................................................................................................... 29 4.3.1 Kwaliteitssysteem en traject ........................................................................................ 29 4.3.2 Kwaliteit van informatie en registratie, gegevensbeveiliging ...................................... 31 4.3.3 Kwaliteit van gebouwen .............................................................................................. 32 4.3.4 Brandveiligheid ............................................................................................................ 32 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten ............................................................................ 32 4.4.1 Kwaliteit van zorg ........................................................................................................ 32 4.4.2 Klachten (klachtencommissie cliënten Kwintes) ......................................................... 34 4.4.3 Veiligheid (MIC) ........................................................................................................... 36 4.4.4 Jaarverslag cliëntvertrouwenspersoon Kwintes .......................................................... 37 4.4.5 Jaarverslag familievertrouwenspersoon ..................................................................... 37 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers ............................................................................... 39 4.5.1 Personeelsbeleid ......................................................................................................... 39 4.5.2 Kwaliteit van het werk ................................................................................................. 40 4.5.3 Jaarverslag vertrouwenspersoon (VP) medewerkers ................................................. 40 4.6 Samenleving......................................................................................................................... 41 4.7 Financieel beleid en prestaties ............................................................................................. 42 4.8 Huisvesting en Onderhoud (H&O) ....................................................................................... 43

Kwintes Jaarverslag 2012

1


2

1.

Voorwoord

In dit jaarverslag 2012 en het eerder gepubliceerde jaarbericht 2012-2013 geven wij een overzicht van de belangrijkste activiteiten en resultaten in 2012. Het jaarverslag is opgesteld conform de vereisten uit het Burgerlijk Wetboek en de Zorgbrede Governancecode 2010. Hoewel de Regeling Verslaglegging WTZi niet langer van toepassing is, volgen wij in dit jaarverslag nog wel grotendeels de opzet van het jaardocument maatschappelijke verantwoording. Terugkijkend op 2012 kunnen we vaststellen dat het een even intensief als productief jaar is geweest. Ook een spannend politiek jaar, waarin via het Lenteakkoord, Begrotingsakkoord en het Regeringsakkoord telkens weer andere vooruitzichten werden geschetst over de toekomst van de zorg in Nederland. Duidelijk is de brede politieke overeenstemming over de wens tot extramuralisering, de afbouw van bedden en intramurale plaatsen. Hetzelfde geldt voor de decentralisatie van onder meer de AWBZ en de jeugdzorg naar de Wmo, waarbij gemeenten een belangrijke taak krijgen in de uitvoering. In de nabije toekomst zal fors bezuinigd moeten worden. Over de uitwerking van deze en andere maatregelen is in het verslagjaar nog weinig duidelijk geworden. De toekomstige ontwikkelingen staan ook centraal in het nieuwe meerjarenbeleidsplan voor de periode 2013-2016, waarin wordt aangegeven hoe wij de komende jaren willen inspelen op extramuralisering en decentralisatie. In dit kader vonden in 2012 tal van activiteiten plaats, waaronder een stakeholdersonderzoek en een onderzoek naar de opvattingen van cliënten en verwanten over de gewenste zorg. Een eerste opzet van het meerjarenbeleidsplan is uitgebreid besproken in alle medewerkersteams, waarbij waardevolle ideeën en suggesties zijn aangedragen. De uiteindelijke versie van het meerjarenbeleidsplan is uitgewerkt voor en door de drie regio’s van Kwintes: Oost, West en Flevoland. In het afgelopen jaar kwamen veel voorzieningen gereed na een vaak jarenlange voorbereidingsperiode. Zo opende in de regio Oost de locaties Veluwemeer (Amersfoort) en Ghandistraat (Veenendaal). In de regio West werd uitgebreid met de locaties Gregorius en Parmentiersvak (beide in Zeist). De regio Flevoland startte in Almere met voorzieningen in de Blekerstraat en de Balistraat, in Dronten met een activeringscentrum en in Emmeloord met begeleid wonen voor jongeren. Het was spannend en lange tijd onduidelijk of het zou lukken om voor deze voorzieningen ook productieafspraken te maken, hetgeen uiteindelijk is gelukt. Er waren tal van belangrijke ontwikkelingen in 2012. Zoals de intensieve samenwerking met GGZinstellingen om te komen tot Fact-teams, de start van het evidence based effectonderzoek naar een van de belangrijkste begeleidingsmethodieken binnen Kwintes, het project Kortdurende Begeleiding aan Huis en de voorbereiding van de fusie met het Vrouwenopvangcentrum (VOC) in Gouda. In oktober werden we verrast met een hoge plaats in de rangschikking van zorginstellingen met een hoge medewerkerstevredenheid: de eerste plaats van alle GGZ-instellingen met méér dan 1000 medewerkers. Dat werd ook nog een keer gevierd tijdens het grote, tweejaarlijkse Kwintesfeest in november. De vraag naar onze diensten blijft onverminderd groot en in 2012 is met veel inzet van eenieder opvang, begeleiding en activering geboden aan een groeiende groep cliënten. Daarbij is steeds meer samengewerkt met andere organisaties en met gemeenten. Kwintes participeerde in tal van Wmo-pilots in de vele gemeenten waarin wij werkzaam zijn. Tegelijkertijd werd duidelijk dat ook wij rekening zullen moeten houden met de gevolgen van de aangekondigde bezuinigingen. Aan het eind van het verslagjaar hebben wij daarom een aantal maatregelen moeten nemen om in de komende jaren zoveel mogelijk medewerkers voor Kwintes te kunnen behouden. Zeist, 25 april 2013

J.W. van Zuthem, raad van bestuur


3


4

2.

Profiel van de organisatie

2.1

Algemene identificatiegegevens

Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer(s) NZa Nummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina

2.2

Kwintes Laan van Vollenhove 3213 3706 AR Zeist 030-695 61 73 120/825 302 11 012 Utrecht [email protected] www.kwintes.nl

Structuur van het concern

Juridische structuur Kwintes is een organisatie binnen de Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) en Maatschappelijke opvang & Vrouwenopvang (MO/VO) en heeft een stichtingsstructuur. Verhoudingen aangaande zeggenschap liggen vast in de statuten met daarbij behorende reglementen. De organisatie is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en heeft toelatingen voor de functies huishoudelijke verzorging, persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf op grond van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ). De raad van bestuur is de feitelijke bestuurder van de organisatie. Besturingsmodel Kwintes gebruikt het integraal management besturingsmodel. Iedere regiodirecteur sluit jaarlijks een managementcontract af. Dit betekent dat de regiodirecteur resultaatverantwoordelijk is voor het managen van het inhoudelijke zorgbeleid, het personeelsbeleid, de productie en de kosten van de regio. De managementcontracten worden jaarlijks geëvalueerd. Medezeggenschapsstructuur  Op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is er een OR van vijftien leden, die wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.  Op basis van de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (WMCZ) is er een centrale cliëntenraad. De raad maakt gebruik van een onafhankelijke ondersteuner en heeft advies- en instemmingsrecht op een aantal in de wet vastgelegde thema’s die de gehele organisatie betreffen. Daarnaast zijn er zes regionale cliëntenraden die advies geven over regionale kwesties. Ook deze kennen een onafhankelijke ondersteuner. Cliëntencommissies hebben inspraak in onderwerpen die te maken hebben met de locatie. Bezoekersraden staan borg voor inspraak in de DAC’s.


5

Organisatiestructuur

Kwintes kent een centrale directie die bestaat uit een algemeen directeur/bestuurder, een directeur bedrijfsvoering en een directeur maatschappelijke opvang en vrouwenopvang (MO/VO). De bestuurder geeft leiding aan de regiodirecteuren en de hoofden van de afdelingen P&O en ZKC (Zorg, Kwaliteit en Communicatie). De directeur Bedrijfsvoering geeft leiding aan de afdelingen H&O (Huisvesting en Onderhoud), FA (Financiële Administratie), ICT en BI (Bureau Informatievoorziening). Daarnaast geeft hij functioneel leiding aan de regiodirecteuren op het terrein van de bedrijfsvoering.

2.3

Kerngegevens

2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering Kwintes ondersteunt mensen met een (psycho)sociale en/of psychiatrische kwetsbaarheid in hun kracht om sterker in de samenleving te staan en een hogere kwaliteit van leven te ervaren. Dit doet zij door middel van haar kernfuncties opvang, begeleiding en activering. Binnen deze functies wordt gezocht naar passende herstelgerichte zorg, op alle levensgebieden. Opvang Voor mensen die zich tijdelijk in een kwetsbare positie bevinden, biedt Kwintes op verschillende locaties opvang, onderdak en hulpverlening. De volgende mensen kunnen hier gebruik van maken: mensen zonder vaste woon- of verblijfplaats, vanaf 16 jaar en eventueel hun kinderen; slachtoffers van relationeel geweld die hun huis zijn ontvlucht en mensen die op meerdere levensgebieden ondersteuning nodig hebben om dakloosheid of terugval in dakloosheid te voorkomen. Concreet gaat het bij Opvang om:  crisisopvang  vrouwenopvang  dagopvang  nachtopvang.


6

Begeleiding Voor mensen met een (psycho)sociale en/of psychiatrische kwetsbaarheid of mensen die zich tijdelijk in een kwetsbare positie bevinden, biedt Kwintes verschillende vormen van persoonlijke begeleiding, al dan niet met huisvesting. Kwintes is actief op het terrein van extramuralisering, onder andere door stimulering van kortdurende hulpverlening. Veel van de mensen die gebruikmaken van begeleiding zijn echter nu nog voor langere tijd op ondersteuning aangewezen. Het gaat om mensen met een psychiatrische diagnose (met name schizofrenie, maar bv. ook autisme, korsakov en verslavingsproblematiek) en ernstige psychosociale problemen. Voor jongeren met autisme heeft dit geresulteerd in het aantrekken van gedragsdeskundigen, die behandelaspecten als systemisch werken toevoegen aan de begeleiding. Concreet gaat het bij Begeleiding om:  begeleiding aan huis/ambulante zorg  beschermd en begeleid wonen  bemoeizorg. Activering Sterk in de samenleving staan, betekent ook deelnemen aan het sociale leven. Kwintes vindt het belangrijk dat iedereen actief deelneemt aan het sociale leven, omdat het de sociale en economische redzaamheid vergroot. In eerste instantie wordt gekeken naar mogelijkheden van participatie buiten Kwintes (o.a. door middel van kwartiermaken). Als dat (nog) niet mogelijk is, biedt Kwintes gelegenheden voor mensen om elkaar te ontmoeten en zich te ontwikkelen richting maatschappelijke participatie. Globaal gaat het binnen de activering om dagbesteding en trajectbegeleiding. Om gebruik te maken van activering is het niet nodig om andere vormen van begeleiding van Kwintes te ontvangen. Andersom is het wel zo: cliënten die bij Kwintes wonen of begeleiding krijgen, worden gestimuleerd om een zinvolle daginvulling te vinden. Concreet gaat het bij Activering om:  dagactiviteiten  scholing of hulp naar daar naar toe  (vrijwilligers)werk of hulp daar naar toe  begeleid werk  maatjesprojecten  cliëntgestuurde initiatieven  inloop & service. Advies en informatie Tot het aanbod van Kwintes behoort eveneens advies en informatie. Steeds meer cliënten, hun naasten, maar ook externe professionals en gemeentes informeren bij Kwintes naar mogelijkheden voor ondersteuning. Per regio wordt hiertoe een zogeheten ‘Brede voordeur’ ontwikkeld, waardoor mensen snel en adequaat geholpen worden, binnen of buiten Kwintes. In de regio’s zijn verder intakecoördinatoren en accountmanagers actief. Regio-overstijgend heeft Kwintes een media-mix voor diverse doelgroepen: website, intranet, social media en brochurelijn.


7

2.3.2

Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten

Kerngegevens

Aantal/bedrag

Cliënten Aantal cliënten in zorg Activering Begeleiding Behandeling MO/VO Totaal (unieke cliënten) Instroom / Uitstroom Activering Begeleiding Behandeling MO/VO Capaciteit BW Aantal beschikbare bedden per einde verslagjaar, inclusief beschermd wonen en deeltijdplaatsen en exclusief BOPZ waarvan beschermd wonen MO/VO Aantal plekken crisis- en vrouwenopvang Aantal plekken begeleid wonen Aantal bedden nachtopvang

Productie BW en BAH Aantal verzorgingsdagen inclusief beschermd wonen exclusief BOPZ in verslagjaar Waarvan verzorgingsdagen beschermd wonen Waarvan AWBZ ZIN en Jeugdzorg Aantal ambulante contacten in verslagjaar MO/VO Aantal personen dagen nachtopvang * Aantal systemen crisis- en vrouwenopvang Aantal cliënten begeleid wonen Aantal cliënten ambulant Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Bedrijfsopbrengsten (cijfers kunnen nog wijzigen als de jaarrekening is vastgesteld) Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro’s) in verslagjaar waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten


31-122011

31-122012

1.149

1.664

3.185

3.588

103

127

221

288

3.838

4.377

Traject gestart

Traject gestopt

1.128

529

1.217

832

68

44

333

284

31-12-2012

1.169 1.169 27 42 15 (+ 20 extra in de wintermaanden)

392.524 392.524 380.355 129.824 291 53 92 48

1.389 916,16

83.279.225 75.298.758 7.980.467

8

2.3.3 Werkgebied Kwintes is voornamelijk werkzaam in de provincies Utrecht, Flevoland en Zuid Holland. Zorgkantoorregio’s zijn Utrecht, Midden Holland en Flevoland. De organisatie bestaat uit de volgende drie regio’s:  Oost  West  Flevoland Werkgebied van Kwintes


9

2.4

Samenwerkingsrelaties

Kwintes is lid van drie landelijke brancheorganisaties/verenigingen en werkt van daaruit samen met de daaraan verbonden lidinstellingen. Deze brancheorganisaties zijn GGZ Nederland, de Federatie Opvang en de RIBW-Alliantie. Medewerkers van Kwintes zijn verbonden aan meerdere werken projectgroepen van deze verenigingen. In haar werkgebied heeft Kwintes te maken met tal van andere organisaties. Omdat cliënten van Kwintes veelal aangewezen zijn op uiteenlopende maatschappelijke diensten en voorzieningen, werken medewerkers van Kwintes intensief met deze organisaties samen. Daarnaast is Kwintes werkzaam binnen een groot geografische gebied en is in 2012 op grote schaal samengewerkt met de meeste van de ruim 45 gemeenten waar Kwintes mee te maken heeft. Deze samenwerking komt voort uit de ontwikkelingen op het terrein van de Openbare Geestelijke Gezondheidszorg (OGGz) en de ontwikkelingen op het terrein van de Wmo. Belangrijke samenwerkingsrelaties zijn:  In de eerste plaats werkt Kwintes intensief samen met behandelorganisaties in de GGZ en de verslavingszorg. Persoonlijk begeleiders van Kwintes zien er op toe dat cliënten een behandelaar hebben en dat ze hun behandelafspraken nakomen. Daarnaast hebben medewerkers van Kwintes, zonder tussenkomst van de huisarts, toegang tot de crisisdienst van de GGZ-organisaties.  Daarnaast heeft Kwintes samenwerkingsovereenkomsten afgesloten met Tbs-klinieken (of forensisch psychiatrische centra), instellingen op het terrein van de thuiszorg, instellingen voor verstandelijk gehandicapten en instellingen op het terrein van de verpleging & Verzorging en Verslavingszorg.  Op het gebied van dagbesteding en zorg wordt er in de meeste regio’s intensief samengewerkt met instellingen voor verstandelijk gehandicapten. Andere samenwerkingsrelaties zijn er op verschillende gebieden:  Op het gebied van de zorgverlening (beleidsmatig, productie en inhoud) met: het zorgkantoor, de Inspectie voor de Gezondheidszorg, regionaal overleg met andere zorgaanbieders, Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ), ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport (VWS), Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), College Tarieven Gezondheidszorg (CTG), College Voor Zorgverzekeringen (CVZ), gemeenten, opleidingsinstituten en universiteiten, GGZ Nederland, regionale patiënten-/ cliëntenorganisaties, welzijnswerk en maatschappelijke opvang.  Op het terrein van onderzoek met een aantal hogescholen, het Trimbos-instituut en de universiteit van Tilburg.  Ten aanzien van (bij)scholing en stageplaatsen met ROC’s en hogescholen, als ook met verschillende instituten op het terrein van bij- en nascholing.  Op het gebied van huisvesting met VWS (uitvoeringsorganisatie CIBG), gemeenten (waaronder commissies Ruimtelijke Ordening), woningbouwcorporaties, projectontwikkelaars en makelaars.  Op het terrein van schuldhulpverlening met tal van gemeentelijke organisaties.  Op het terrein van het Psychiatrisch Casus Register (O)GGZ Midden Nederland met het Julius Centrum voor Gezondheidswetenschappen en Eerstelijns Geneeskunde.  Op het gebied van toezicht en veiligheid met de Arbeidsinspectie, Dienst Voedsel- en Waren autoriteit, GGD, milieudienst gemeente, brandweer en accountant.  Op het gebied van de jeugdzorg met de provincie.  Op het gebied van familie en naast betrokkenen is er contact met een aantal ouderverenigingen. Er zijn meerdere samenwerkingsverbanden met andere RIBW’s, bijvoorbeeld rond het verkrijgen van subsidie uit het Europees Sociaal fonds, het gebruik van het cliëntenadministratieprogramma Plancare en de uitwisselingsprojecten met voorzieningen in Oost Europa. Een tiental RIBW’s werkt sinds 2008 samen voor de ontwikkeling en financiering van een zorgaanbod dat mede gefinancierd kan worden uit de Zorgverzekeringswet (het zogenaamde Locus-programma). Ten slotte maakt Kwintes deel uit van het Kenniscentrum Phrenos (voorheen kenniscentrum Rehabilitatie en Herstel). Met zeven andere GGZinstellingen werkt Kwintes samen aan de werkplaats Herstelondersteuning.


10

3

Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering en medezeggenschap

3.1

Normen voor goed bestuur

Kwintes onderschrijft en volgt integraal de normen met betrekking tot goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording, zoals die zijn vastgelegd in de Zorgbrede Governancecode 2010. Kwaliteit en integriteit van bestuur en toezicht zijn cruciaal voor de maatschappelijke legitimering en het effectief kunnen opereren van zorgorganisaties. De oorspronkelijke zorgcode dateerde van 2006 en diverse ontwikkelingen in de jaren na 2006 hebben geleid tot een aanpassing van de code en een herziening ervan per 1 januari 2010.

3.2

Raad van bestuur

Kwintes kent een eenhoofdige raad van bestuur. De bestuurder vormde in 2012 samen met de directeur Bedrijfsvoering (dhr. P.E. Bos) en de directeur Maatschappelijke opvang en vrouwenopvang (MO/VO) (mw. E. Beaujon) de centrale directie. De directeur Bedrijfsvoering geeft leiding aan de afdelingen Huisvesting en Onderhoud, Financiële Administratie, ICT en Bureau Informatievoorziening. De directeur MO/VO is verantwoordelijk voor de uitvoering van de MO/VO-activiteiten in de regio Kwintes Oost en heeft een belangrijke taak bij het verder uitbouwen van MO/VO in het gehele Kwintes werkgebied. Deze werkzaamheden vinden plaats binnen de projectorganisatie MO&VO. Naam

Bestuursfunctie

Dhr. drs. J.W. van Zuthem

Raad van bestuur

Nevenfuncties

 

Voorzitter bestuur stichting Fonds Storm Rehabilitatie Penningmeester Kenniscentrum Phrenos

De bestuurder geeft leiding aan de regiodirecteuren en de hoofden van de afdelingen P&O en ZKC (zorg, kwaliteit en communicatie). Naast de eindverantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken houdt de bestuurder zich bezig met het ontwikkelen van het strategisch beleid, evenals het uitbouwen en onderhouden van externe relaties met stakeholders. De bestuurder is voorzitter van het managementteam dat bestaat uit de directie, de regiodirecteuren en de hoofden P&O en ZKC. Daarnaast is hij aanwezig bij het Inhoudelijk Overleg (IO) ter voorbereiding van het managementteam en het overleg met de zes hoofden van het centraal bureau. Hij neemt deel aan de overlegvergadering met de ondernemingsraad, centrale cliëntenraad en de raad van toezicht. Ook neemt hij deel aan verschillende interne werken projectgroepen. Extern vertegenwoordigt de bestuurder de organisatie bij de drie brancheverenigingen waarvan Kwintes lid is, te weten GGZ Nederland, Federatie Opvang en RIBWAlliantie, in welk verband hij deelneemt aan verschillende werkgroepen en commissies. Samen met de directeur bedrijfsvoering neemt de bestuurder deel aan het bestuurlijk overleg met de zorgkantoren. In afstemming met de regiodirecteuren vertegenwoordigt de bestuurder de organisatie bij verschillende gemeenten en samenwerkingspartners. Ten slotte neemt hij deel aan allerlei vormen van bestuurlijk overleg in verschillende adviesraden en stuurgroepen. De raad van toezicht is bekend met de nevenfuncties van de raad van bestuur en is van oordeel dat er geen sprake is van belangenverstrengeling. De honorering van de raad van bestuur geschiedt met ingang van 2010 op basis van de zogenaamde Beloningscode Bestuurders Zorg (BBZ), zoals deze is vastgesteld door de verenigingen van toezichthouders NVTZ en zorgbestuurders NVZD per 1 september 2009. Projectorganisatie MO/VO In het kader van de fusie met de voormalige stichting Iks is van 2010 tot en met 2012 binnen Kwintes de projectorganisatie MO&VO werkzaam geweest onder eindverantwoordelijkheid van de bestuurder. De focus van de projectorganisatie was het bereiken van integratie met meerwaarde en gericht op twee sporen: aan de ene kant het integreren van werkprocessen en aan de andere kant ontwikkeling van MO/VO in alle regio’s. Het besluit tot fusie dat in 2009 werd genomen blijkt in 2012 naadloos te passen binnen de politieke en maatschappelijke ontwikkelingen. Uit een evaluatie in 2012 is gebleken dat de fusie succesvol is geweest. Er heeft in de afgelopen twee jaar veel beïnvloeding over en weer plaatsgevonden tussen de MO/VO en de RIBW-delen van de


11

organisatie. Deze beïnvloeding levert een verrijking op voor de afzonderlijke onderdelen, maar ook een meerwaarde voor de gehele organisatie. Als onderdeel van een financieel sterke en goed gestructureerde organisatie kunnen de opvangvoorzieningen van voormalig stichting Iks de uitdagingen van de toekomst aan en is hun voortbestaan geborgd. De kwaliteit van de dienstverlening is versterkt en op gebied van randvoorwaarden en wettelijke verplichtingen zijn de zaken op orde. Tegelijkertijd heeft de opvang een meerwaarde meegebracht voor Kwintes. De diversiteit en de kwaliteit van de dienstverlening is versterkt met de producten, kennis, methodieken en cultuur van MO/VO. Tevens heeft de fusie Kwintes mede voorbereid op de toekomstige afhankelijkheid van nieuwe financiers en de Wmo. In de notitie ‘Borging MO/VO binnen Kwintes’ zijn de afspraken, gemaakt tijdens de fusie, geëvalueerd en worden voorstellen gedaan voor het vervolg. Daarmee heeft de directeur MO/VO eind 2012 haar taken overgedragen en begin 2013 afscheid genomen van de stichting.

3.3

Raad van toezicht

De raad van toezicht houdt integraal toezicht op het beleid van de raad van bestuur en op de algemene gang van zaken binnen Kwintes. Behalve als toezichthouder fungeert de raad, vanuit haar maatschappelijke betrokkenheid en deskundigheid, tevens als klankbord en adviesorgaan van de raad van bestuur. De raad van toezicht bestond uit de volgende personen: Naam

Aandachtsgebied/ Functie

Nevenfuncties

Mw. drs. M. Heringa, voorzitter

Laatste functie: Lid raad van bestuur Altrecht

Lid rvt GGMD voor Doven en Slechthorenden Lid Kwaliteitsraad Nederlands instituut voor Masters in Educatie (NIME)

Dhr. drs. J. van der Moolen

Directeur Centraal Fonds Volkshuisvesting Zelfstandig ondernemer/ verandermanager Raad van bestuur Cosis, NOVO en Stichting Promens te Groningen

Mw. T. Pacqué Dhr. drs. J. van der Pol, op voordracht van de centrale cliëntenraad

Mw. K. Rosielle

Zelfstandig ondernemer/ interim manager/adviseur

Mw. A.J. Timmer

Wethouder gemeente Almelo

Dhr. drs. B. Wijbenga van Nieuwenhuizen

Voorzitter raad van bestuur Woonbron te Rotterdam


Benoemd per (zittingstermijn 4 jaar, eenmaal herbenoembaar) 1-1-2006 (herbenoemd per 1-1-2010)

20-9-2006 t/m 30-4-2012 1-1-2010 . Voorzitter Platform Gehandicaptenzorg Groningen (PGZG) . Voorzitter Stichting Praktijkinstellingen postdoctorale GGZ opleidingen in regio Noordoost Nederland . Adviserend lid algemeen bestuur Coördinerend Orgaan Nascholing en Opleiding (CONO) . Lid Adviescommissie Kwaliteit en Onderzoek Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) . Lid Raad van Advies Menzis (vanuit voorzitterschap PGZG)

30-1-2008 (herbenoemd per 1-1-2012)

Lid rvt RIBW Kennemerland, Amstelland en de Meerlanden Lid rvc bij De Key Buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand Voorzitter stichting Vrienden van Humanitas Onderdak Twente

20-9-2006 (herbenoemd per 1-1-2011) 1-1-2010

1-1-2009 t/m 31-12-2012

12

De honorering van de raad van toezicht in 2012 valt binnen de bezoldigingsrichtlijn van de NVTZ. Vergadering en besproken thema’s Er zijn 5 reguliere vergaderingen geweest van de raad van toezicht, alle keren in aanwezigheid van de bestuurder. De volgende zaken zijn onder meer aan de orde geweest:  Algemene gang van zaken  Gevolgen van economische ontwikkelingen voor de zorgsector  Treasurystatuut  Hypotheekstelling op verzoek van WfZ (Waarborgfonds voor de zorgsector)  Evaluatie van de organisatieontwikkeling binnen Kwintes  Meerjarenbeleidsplan 2013-2016  Fusievoorbereiding Kwintes-VOC Gouda  Positionering maatschappelijke opvang en vrouwenopvang  Evaluatie implementatie fusie stichting Iks (projectorganisatie MOVO)  Kaderbrief 2013  Profielschets RvT-lid  Werven van twee nieuwe leden per 1-1-2013  Jaargesprek bestuurder Goedkeuring werd verleend aan:  Businesscases van 2 vastgoedprojecten  Jaardocument en jaarrekening 2011  Begroting en jaarplan 2013 Twee vergaderingen werden gewijd aan een thema, te weten Jeugd binnen Kwintes (juni) en Vastgoedbeleid- en strategie (november). De vergadering van april vond plaats in aanwezigheid van de accountant; aan deze vergadering ging een aparte bespreking vooraf met de commissie financiën. Na de vergadering van juni werd afscheid genomen van dhr. J. van der Moolen als lid van de raad van toezicht. Externe ontwikkelingen en wat deze betekenen voor Kwintes en het meerjarenbeleidsplan In april heeft een extra bijeenkomst plaatsgevonden ter bespreking van de externe, ingrijpende ontwikkelingen en de invloed hiervan op het meerjarenbeleid van Kwintes. Deze bijeenkomst was onder leiding van Guido Kerkhof, extern consultant van 2Ignite, waarbij met name werd ingegaan op scenario’s in de zorg vanuit marketingperspectief. Basis voor de bespreking vormde onder andere een uitgebreid intern en extern stakeholdersonderzoek dat eind 2011/begin 2012 was uitgevoerd in samenwerking met bureau Steda. Overige activiteiten In 2012 zijn een aantal commissies van de raad van toezicht actief geweest, te weten: de AHC Financiën, de AHC Profiel voor het actualiseren van het profiel van de RvT en de sollicitatiecommissie ten behoeve van de werving en selectie van twee nieuwe RvT-leden. Het lid dat op voordracht van de centrale cliëntenraad zitting heeft in de raad van toezicht, woont tweemaal per jaar de vergadering bij van de centrale cliëntenraad. Van de raad van toezicht zijn de voorzitter en wisselend een lid tweemaal per jaar aanwezig geweest bij de overlegvergadering tussen bestuurder en ondernemingsraad. Ten slotte was de voorzitter aanwezig bij het grote, tweejaarlijkse Kwintes-feest en zijn leden van de raad regelmatig aanwezig bij openingen, jubilea en afscheidsbijeenkomsten. Samenstelling en deskundigheid van de raad van toezicht De leden van de raad van toezicht zijn op grond van hun opleiding, werkervaring en nevenfuncties goed bekend met de maatschappelijke omstandigheden waarin zorgorganisaties opereren. Meerdere leden van de raad van toezicht beschikken over de voor zorgorganisaties relevante kennis en ervaring in de zorg. De leden van de raad van toezicht zijn lid van de NVTZ (Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen) en bezoeken regelmatig de ledenraadplegingen van deze vereniging.


13

Alle leden ontvangen van de NVTZ publicaties en uitnodigingen die gericht zijn op de verdere ontwikkeling van het toezicht houden. Ook de periodieke evaluatie onder leiding van een extern adviseur draagt bij aan de inhoud en kwaliteit van de raad van toezicht. Ten slotte kan ook in dit verband de tweejaarlijkse themabijeenkomst genoemd worden van de raad met de raden van toezicht van 2 gelijksoortige zorgorganisaties. Informatievoorziening aan de raad van toezicht Een belangrijke informatiebron voor de raad van toezicht is de kwartaalrapportage. Deze kent een vast format en bevat naast een beschrijving van meer algemene ontwikkelingen informatie over productieafspraken (en overige inkomsten), de realisatie van de zorgverlening en stand van zaken rond de uitvoering van de jaarplannen (per regio en Kwintes-breed). Daarnaast gaat de kwartaalrapportage gedetailleerd in op financiële ontwikkelingen (kostenontwikkeling, resultaat intern budget en personele kosten) en personele ontwikkelingen (personeelsvoorziening en ziekteverzuim). Ten slotte doet de kwartaalrapportage verslag van eventuele klachten en calamiteiten, alsook de uitkomsten van externe en interne onderzoeken, waaronder de AO/IC. Daarnaast ontvangt de raad van toezicht standaard:  Uitkomsten van interne en externe onderzoeken  Alle externe (benchmark)informatie aan de hand waarvan de raad van toezicht zich een oordeel kan vormen over de ontwikkelingen binnen Kwintes  Interne publicaties en publicaties van de Kwintes-reeks  Nieuwspagina’s van het Kwintes intranet  Tijdschrift Psy en tijdschrift ZM-magazine Elke raad van toezicht-vergadering bevat een notitie met mededelingen van de bestuurder over de opmerkelijke zaken gedurende de voorafgaande periode. Een deel van de vergaderingen van de raad van toezicht vindt plaats in één van de regio’s en wordt gecombineerd met een presentatie van de regiomanager en/of een bezoek aan enkele voorzieningen. Regelmatig wordt een deel van de vergadering besteed aan een apart thema. Terugblik De raad van toezicht ziet terug op een intensief en boeiend jaar. Hoewel het er aanvankelijk anders uitzag, lukte het in 2012 de geplande uitbreidingen te realiseren en daarvoor productieafspraken te maken. De raad heeft met veel waardering kennis genomen van het uitgebreide traject waarin met de bijdragen van veel medewerkers een nieuw meerjarenbeleid tot stand is gekomen. Ook kijkt de raad met tevredenheid naar de hoge plaats in de rangschikking van zorginstellingen met een hoge medewerkerstevredenheid. De raad wil op deze plaats graag zijn waardering uitspreken aan bestuur, directie en medewerkers.

3.4

Bedrijfsvoering

De verschillende bedrijfsfuncties zijn na 2007 geleidelijk ondergebracht in zelfstandige units, waarna de aandacht is verlegd naar de kwaliteit van de dienstverlening. Stapsgewijs zijn verbeteringen aangebracht; zo zijn procedures efficiënter en meer foutbestendig en is de managementinformatie op een hoger plan gebracht. De personele capaciteit van de bedrijfsvoeringafdelingen is meegegroeid met de omvang van de instelling, waarbij nadrukkelijk gekozen is om gespecialiseerde medewerkers voor specifieke functies aan te trekken. In 2012 zijn stappen gezet om de bedrijfsvoering te laten aansluiten op de veranderingen in de financiering van de zorg in de komende jaren. Dit proces zal worden geïntensiveerd wanneer meer concrete informatie over deze veranderingen bekend is en duidelijk wordt op welke wijze subsidieverstrekkers van informatie moeten worden voorzien en welke gegevens zij vooraf, dan wel bij de verantwoording van de toegekende middelen verlangen.


14

Kwintes heeft in 2012 fors geïnvesteerd in de digitale infrastructuur, waarmee die niet alleen robuuster is geworden, maar ook beter voldoet aan de eisen die tegenwoordig op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, betrouwbaarheid en snelheid worden gesteld. Adequate productieafspraken, verbeterde financiële condities en de effectieve inzet van middelen, gevoegd bij een gestage groei van de omzet hebben 2012 tot een uitstekend financieel jaar gemaakt. Risico-inschatting en –beheersing In voorgaande jaardocumenten zijn de risico’s uitgebreid beschreven. De toen benoemde aspecten gelden nog steeds. Deregulering c.q. flexibilisering van de wetgeving op het terrein van de gezondheidszorg en de verdere doorvoering van marktwerking, maken dat zorginstellingen in toenemende mate risicodragend worden. Het systeem van vaste tarieven is al enige jaren geleden verlaten, waarvoor zaken als aanbesteding, onderhandelen over prijzen en over condities in de plaats zijn gekomen. In plaats van één zorgkantoor moet Kwintes er met drie zaken doen, evenals met het ministerie van Justitie waar het gaat om cliënten met een justitieel verleden. Met gemeenten worden in toenemende mate subsidieafspraken gemaakt, meestal in het kader van de Wmo, welke wetgeving de gemeenten overigens ruimte geeft om de middelen ook op een andere wijze in te zetten dan voor geestelijke gezondheidszorg of maatschappelijke opvang. Kwintes heeft in 2012 verdere voorbereidingen getroffen voor de gevolgen van de overheveling van zorgfuncties vanuit de AWBZ naar de Wmo in 2014 en 2015. Dan worden de voor onze instelling belangrijke functies als ambulante begeleiding, activering (dagbesteding) en inloop onder gemeentelijke regie geplaatst. Er zijn accountmanagers aangesteld die vanuit de regio’s ongeveer 45 gemeenten gaan bedienen. De financiering van de intramurale functies is eveneens aan het veranderen. Nieuwe cliënten kunnen vanaf 2012 geen aanspraak meer maken op een zzp1 of zzp2 en het kabinet VVD-PvdA is zich momenteel aan het beraden hoe de financiering er voor alle zzp’s uit zal gaan zien. Het beginsel van scheiden van wonen en zorg zal in de komende jaren stevig worden uitgerold. Kwintes heeft zich in 2012 uitgebreid georiënteerd op dit thema en er zijn belangrijke stappen gezet om de gevolgen van de veranderingen zo adequaat mogelijk te kunnen ondervangen. De toenemende versnippering van de financiering levert een situatie op waarin kansen toenemen, maar de risico’s navenant groter worden. Uiteenlopende procedures trekken een zware wissel op de inzet en deskundigheid van betrokken medewerkers. Daarnaast is de telkens toenemende registratieve en administratieve belasting een punt van zorg. Er is in 2012 wederom geïnvesteerd in menskracht en software om deze materie de baas te blijven. In de voorbije jaren is gewerkt aan de versterking van het eigen vermogen, niet in de laatste plaats vanwege het risico dat is gemoeid met de financiering van verblijfsvoorzieningen. Banken en het Waarborgfonds voor de Zorg (WfZ) stellen hoge (solvabiliteits)eisen aan respectievelijk het verstrekken en het borgen van leningen. De mondiale kredietcrisis en de schuldencrisis hebben druk gezet op het kunnen aantrekken van vreemd vermogen. Gelukkig is de financiële positie van Kwintes inmiddels van een zodanig niveau dat genoemde instellingen bereid blijven onze verzoeken in welwillende overweging te nemen. Het aan de woonvoorzieningen verbonden financiële risico is eveneens toegenomen door het besluit van de overheid om de vaste financiering van de kapitaallasten los te laten en die vanaf 2012 via een jaarlijks opbouwtraject te verbinden aan productieafspraken. Daarmee wordt de bekostiging van de verblijfsproductie volledig variabel en komt het risico van tijdelijke leegstand voor 100% bij de zorgaanbieder te liggen. Ondertussen is ook de contracteerverlichting komen te vervallen, wat de zekerheid voor het maken van toereikende productieafspraken heeft verminderd. En ten slotte hebben de zorgkantoren meer vrijheid gekregen om lagere tarieven te bedingen. Eén en ander zal ons nopen om meer dan voorheen op de kosten te letten. Planning en controlcyclus De diversiteit van financieringsvormen en daaraan verbonden subsidieregels vragen om een strakke en meer gedocumenteerde planning. Op hoofdlijnen gebeurt de planning- en controlcyclus als volgt:


15

           

Voorafgaand of begin van het jaar worden het jaarplan Kwintes en de regionale jaarplannen geschreven en vastgesteld. Uitgangspunt daartoe vormt het meerjarenbeleidplan en de kaderbrief. Ter vaststelling van de hoogte van het AWBZ-budget vindt overleg plaats over productie met het zorgkantoor. Mede op basis van deze uitkomsten wordt het jaarplan met begroting opgesteld, besproken en vastgesteld door de raad van bestuur en goedgekeurd door de raad van toezicht. Periodiek schrijven de regiodirecteuren, de stafhoofden en de raad van bestuur kwartaalrapportages, waarin de doelen en de resultaten uit de diverse jaarplannen worden verantwoord in het MT. Managementcontracten tussen raad van bestuur en regiodirecteuren worden jaarlijks besproken. Aan het begin van het volgende jaar wordt het maatschappelijk jaarverslag gemaakt aan de hand van de resultaten beschreven in de diverse organisatie, staf- en regionale kwartaalrapportages. De financiële overzichten en de administratieve cliëntgegevens zijn mede de basis voor het onderdeel jaarrekening van het jaarverslag. Maandelijks zijn in de derde week na afloop van de betreffende maand de financiële overzichten beschikbaar, waarbij zowel het bedrijfsresultaat als de realisatie versus begrote kosten zijn in te zien. Vaste kosten die evenredig over het jaar verdeeld zijn, worden iedere maand geboekt om een zo zuiver mogelijk resultaat weer te geven. De productierapportage voor beschermd wonen is binnen twee weken na afloop van de maand beschikbaar en de ambulante woonbegeleiding wordt wekelijks geactualiseerd. Eventuele onderproductie per regio kan maandelijks in het budget worden verrekend. De afdeling Informatievoorziening ziet er op toe dat alle gegevens tijdig binnenkomen en verwerkt worden. Een Business Intelligence systeem (Cognos) draagt er zorg voor dat resultaatverantwoordelijke managers snel en minder afhankelijk de beschikking krijgen over stuurinformatie.

Zorgzwaartebekostiging De nieuwe bekostiging voor verblijfsvoorzieningen is per 1 januari 2010 volledig operationeel geworden. Vanaf dat moment wordt de financiering van de intramurale productie in zzp-tarieven uitgedrukt. De bedoeling is dat deze tarieven in de periode 2012-2016 volledig variabel worden, dus afhankelijk van de gerealiseerde zorgdagen. Dit brengt een forse toename van het financiële risico met zich mee, daar Kwintes onontkoombaar te kampen heeft met enige leegstand. Het beleid van Kwintes is er op gericht om de bezettingsgraad structureel op ten minste 97% te brengen en te houden. Het nieuwe kabinet heeft besloten dat de zwaardere GGZ-zzp’s per 1 januari 2017 zullen worden bekostigd vanuit de ZvW. Interne juridische dienstverlening Kwintes maakt met steeds meer gemeenten afspraken voor begeleiding. Opvallend is dat veel gemeenten daarbij verschillende procedures en eisen hanteren waar het gaat om aanbesteding, registratie en verantwoording. Met name rond zorgcontracten en subsidiebeschikkingen in de Wmoregeling is veel overleg nodig over zaken als het te hanteren btw-tarief, de eisen op het terrein van personeel en de door gemeenten verlangde rapportages, die zich niet altijd lijken te verenigen met de Wet bescherming persoonsgegevens of de wettelijke zwijgplicht van zorgverleners.

3.5

Centrale cliëntenraad

Samenstelling Centrale cliëntenraad (CCR) Mw. Y. Visser (voorzitter CCR en voorzitter Midden Holland), dhr. C. Postma (penningmeester CCR, Midden West Utrecht), dhr. P. Verdonk (DB-lid, Midden West Utrecht), dhr. P. Driehuis (voorzitter Noord Oost Utrecht), mw. R. Saaltink (Zuid Oost Utrecht), mw. L. van de Pol (Zuid Oost Utrecht), dhr. D. Plas (voorzitter Midden Noord Flevoland), dhr. S. van Duijn (Zuid Flevoland), dhr. O. Bergsma (Midden Holland)), dhr. J. Hornsveld (Noord Oost Utrecht), mw. K. Stijnen (Noord Oost Utrecht), dhr. R. van Son (schaduwlid Midden Holland), dhr. P. van Zijl (schaduwlid, Midden West Utrecht), dhr. W. Witte (schaduwlid, voorzitter Zuid Flevoland). Mw. Van de Pol is in 2012 ziek geworden en heeft haar voorzitterstaak van de CCR neer moeten leggen.


16

Cliëntenparticipatie algemeen Regio-overstijgende beleidsontwikkeling en aanpassing worden in principe op het niveau van de CCR besproken. Regioraden worden hierover vooraf geïnformeerd. De vertegenwoordigers van de regionale cliëntenraden die zitting hebben in de CCR, hebben, mits de regionale cliëntenraden vooraf anders aangeven, mandaat om namens hun regioraad besluiten te accorderen.  De CCR is eind 2012 een project gestart om de verdeling van de bevoegdheden van de (centrale en regionale) cliëntenraden en de cliëntcommissies organisatie-breed te verhelderen. Het resultaat is een handzame bevoegdhedenkaart en heldere afspraken tussen management, cliëntenraden en cliëntcommissies en ondersteuners.  In regio Oost is dit jaar als pilot het bureau MedeZeggenschap (MZ) opgericht. Doelstelling van het bureau MZ is het borgen van onafhankelijke ondersteuning van de cliëntcommissies en het professionaliseren van de ondersteuners.  De CCR heeft het afgelopen jaar geparticipeerd in beleidswerkgroepen, zodat in een vroegtijdig stadium van de beleidsontwikkeling het cliëntenperspectief van invloed is.  De CCR heeft bijgedragen in de gesprekken rondom de zorginkoop. Raadsoverleggen In 2012 waren vijf van de elf raadsvergaderingen een overlegvergadering met de raad van bestuur, waarin adviesaanvragen op een constructieve manier van beide kanten toegelicht werden. In de raadsvergadering van september was dhr. J. van der Pol aanwezig, die op voordracht van de CCR zitting neemt. In de vergadering zijn meerdere medewerkers en externen uitgenodigd om voorgenomen beleid toe te lichten of in een vroeg stadium de mening van de CCR ten aanzien van een beleidsonderwerp te peilen of voor overleg over onderwerpen die de CCR zelf wilde aankaarten. Onderwerpen waren o.a. kwartiermaken, bureau Herstelondersteuning, jaarplan Herstelondersteuning, jaarplan afdeling Zorg, Kwaliteit en Communicatie, internet, vaste telefonie en TV in begeleid wonenlocaties, elektronisch cliëntendossier, evaluatie organisatiewijziging, CQ-advies betreffende veranderen persoonlijk begeleider en de Wmo. Adviezen Gevraagde adviezen Onderwerp Januari

Inkomensbeheer & Bewindvoering

Februari

Aankoop De Windehof en huur Parmentiersvak

Maart

Indienen klacht door naaste

Maart

Verbeterpunten CQ-index

Mei

Aandacht voor hygiëne en lichamelijke gezondheid

Mei

Beleid Sociaal Netwerk en implementatieplan

Juli

Aanpassing Reglement klachten cliënten

September

Vrijwilligersbeleid

November

Aanpassingen protocol gedwongen vertrek

November

Beleid extramuralisering

November

Ontmoetings-datingsite durfjijmetmij

Themamiddag medezeggenschap De CCR heeft voor medewerkers en regioraadsleden een themamiddag georganiseerd met het thema ‘Herstel en presentie’. Landelijke ontmoetingsdag CCR’en RIBW Alliantie Het dagelijks bestuur van de CCR heeft deelgenomen aan de landelijke ontmoetingsdag. Collectieve zorgverzekering cliënten Kwintes Ook in 2012 liepen de afspraken met Agis voor een collectieve zorgverzekering voor cliënten door.


17

Informatiedag nieuwe medewerkers Nieuwe medewerkers zijn door de CCR geïnformeerd over de cliënteninspraak binnen Kwintes. Scholingskalender medezeggenschap Naast de bovenregionale ontmoetingsdagen zijn er scholingsmiddagen voor de ondersteuners van cliëntcommissies georganiseerd en voor raad- en commissieleden trainingen op maat aangeboden.

3.6

Ondernemingsraad (OR)

Taken en werkwijze ondernemingsraad Is binnen de verslagleggende organisatie een OR ingesteld?

Ja

Is de taakverdeling en werkwijze van de OR vastgelegd in een reglement?

Ja

Beschikt de OR over een budget binnen de begroting?

Ja

Samenstelling ondernemingsraad Naam lid Aandachtsgebied of rol binnen OR Dhr. E. Hilverda

Voorzitter en DB

Mw. R. de Boer

Werkgroep Communicatie en werkgroep financiën en Commissie O&O

Dhr. P. Dudok

Commissie O&O en werkgroep strategie

Mw. T. Nijland

Ambtelijk Secretaris en DB

Mw. C. Jansen

Commissie HRM en werkgroep Communicatie

Mw. M. van Grol

Plv vz en DB en werkgroep financiën

Mw. S. Dittmar

Commissie O&O, werkgroep strategie en werkgroep MOVO

Mw. E. van El

Commissie HRM

Mw. Y. Marnette

Werkgroep Communicatie en Commissie HRM

Mw. K. Elbertse

Commissie HRM en werkgroep Maatschappelijke opvang en werkgroep strategie

Mw. L. Luchtenburg

Commissie HRM en werkgroep Maatschappelijke opvang

Mw. E. Warmelink

Werkgroep Communicatie en Commissie HRM

De ondernemingsraad heeft een raad van vijftien leden, waarbij er sprake is van vier vacatures. In verband de externe ontwikkelingen en verplichte inkrimping op de zorg heeft de OR gekozen om met minder leden door te gaan om zo ook een bijdrage te leveren. Kiesgroepen: Kwintes Flevoland – Kwintes West – Kwintes Oost – Kwintes centraal bureau en Kwintes Maatschappelijke- en vrouwenopvang Advies- en instemmingaanvragen welke door de ondernemingsraad zijn behandeld Ontvangen adviesaanvragen in 2012:  vrijwilligersbeleid  implementatie vrijwilligersbeleid  functiewijziging teamleider MOVO  nieuwe functies ICT  beleid medewerkers met loonbeslag  voorstel organisatie maatschappelijke-en vrouwenopvang vanaf 2013  persoonlijke verzorging.


18

Ontvangen instemmingaanvragen in 2012:  vakantieraamreglement en rooster beleid  vergoeding dienstreizen  regeling slaapdiensten  bereikbaarheidsdienst (opnieuw beschreven)  beleid leren- en ontwikkelen  beleid stage – en leerplek. De OR van Kwintes blijft goed op de hoogte van al het beleid en kan zijn aandeel leveren in de overleggen met de raad van bestuur, de directeur bedrijfsvoering, de projectdirecteur MOVO, de regiodirecteuren en andere stafhoofden, aan het beleid. De OR is betrokken bij een aantal beleidsgroepen door middel van deelname en/of monitoring Bij de adviesaanvraag “beleid medewerkers met loonbeslag” heeft de OR de achterban gehoord en heeft gezien de opgedane ervaringen van medewerkers een zorgvuldig advies uitgebracht aan de bestuurder. Bij het “beleid persoonlijke verzorging” is de OR vanaf het begin betrokken geweest en de voorstellen van de OR zijn in het beleid verwerkt. De OR heeft instemming verleent op het beleid “leren en ontwikkelen”. De OR heeft gevraagd om een toetsing aan de praktijk. Dit is verwoord in het beleid. De OR heeft instemming verleent op het beleid maar weet dat het voortdurend in ontwikkeling blijft. De OR zal op de hoogte worden gehouden door de adviseur opleidingen.


19


20

4

Beleid, inspanningen en prestaties

4.1

Meerjarenbeleid

Kwintes werkt met een meerjarenbeleidsplan dat doorgaans een periode van drie jaar beslaat. Het jaar 2012 was het laatste jaar van het meerjarenbeleidplan ‘Sterker in de samenleving’, dat is opgesteld voor de periode 2010-2013 en de volgende beleidsprioriteiten kent:  brede cliëntengroep op maat bedienen  continu investeren in medewerkers  concurreren door onderscheidend vermogen  focus op kwaliteit & innovatie  slagvaardigheid & doelmatigheid verbeteren. Missie en visie In het meerjarenbeleidsplan 2010-2013 zijn achtergrond, aanleiding en inhoud van deze prioriteiten uitvoerig toegelicht. Daarnaast zijn de missie en visie opnieuw geformuleerd: Missie: Sterk in de samenleving. Voor niet iedereen is dat vanzelfsprekend, zeker niet voor mensen met een (psycho)sociale en/of psychiatrische kwetsbaarheid of mensen die zich tijdelijk in een kwetsbare positie bevinden. Als instelling voor geestelijke gezondheidszorg en maatschappelijke opvang neemt Kwintes haar verantwoordelijkheid om hen een veilige plek in de samenleving te bieden. Wij vinden het belangrijk mensen te ondersteunen vanuit hun eigen kracht en mogelijkheden, zodat zij (weer) zo zelfstandig mogelijk kunnen functioneren. In onze aanpak werken wij klantgericht en slagvaardig. Kwaliteit en veiligheid hebben hoge prioriteit. Kwintes draagt daarmee ook bij aan de stabiliteit van de samenleving. De naam Kwintes staat voor oog hebben voor het bijzondere en is afgeleid van het woord kwintessens, dat letterlijk betekent ‘het meest wezenlijke van iets’. Medewerkers van Kwintes zijn altijd op zoek naar wat echt belangrijk is voor cliënten. Visie: Kwintes gaat de uitdaging aan om in het krachtenveld van veranderende wetgeving en financiering in te zetten op vernieuwing van opvang, begeleiding en activering. Doel is dat mensen die een beroep doen op Kwintes sterker staan in de samenleving en een hogere kwaliteit van leven ervaren. Onze verschillende cliëntgroepen willen wij blijven ondersteunen door het bieden van een vangnet, een gevarieerd woonaanbod en passende begeleiding. Wij werken steeds meer met beproefde methoden die zich kenmerken door een persoonlijke benadering, rehabilitatiegericht handelen en herstelondersteunend werken. Als Kwintes nemen wij een voortrekkersrol in de samenwerking met ketenpartners en financiers. Cliënten en partners waarderen ons als een betrokken, betrouwbare en toegankelijke partner, die zich hard maakt voor acceptatie van mensen met een (psychische) kwetsbaarheid. Evaluatie jaarplan 2012 Uit de evaluatie van het jaarplan 2012 bleek dat veruit de meeste activiteiten zijn uitgevoerd en/of afgerond. Voor het beperkte aantal overige activiteiten geldt dat zij begin 2013 worden afgerond. Daarnaast zijn in 2012 veel extra activiteiten uitgevoerd. Veel daarvan hadden te maken met het toenemend aantal pilots in het kader van de Wmo. Ondanks het uitstel van de overgang naar de Wmo werkt Kwintes mee aan tientallen pilots in de verschillende gemeenten binnen ons werkgebied. Decentralisatie en extramuralisering De belangrijkste ontwikkelingen voor de komende jaren zijn de voorgenomen overheveling van de AWBZ naar de Wmo (decentralisatie) en de breed gedragen wens tot extramuralisering. De gevolgen van de decentralisatie staan centraal in het nieuwe meerjarenbeleid van Kwintes; zie daarvoor de volgende paragraaf. Voor wat betreft de extramuralisering werkt Kwintes aan de voorbereiding van het scheiden van wonen en zorg. Hiermee is in 2012 grote vooruitgang geboekt, getuige ook de grote belangstelling vanuit collega-instellingen en de brancheorganisatie GGZ Nederland.


21

Voorbereiding meerjarenbeleidsplan 2013-2016 Het tot stand komen van het meerjarenbeleid kende de volgende systematiek. In het MT heeft eerst een uitgebreide analyse plaats gevonden van de interne organisatie en het externe krachtenveld. Daarbij heeft het bureau Steda een onderzoek gedaan naar de opvattingen over (de zorgverlening van) Kwintes van zowel de belangrijkste stakeholders als de cliënten en hun naast betrokkenen. Halverwege het traject is in een speciale vergadering van de raad van toezicht een nadere verkenning geweest van de verschillende toekomstscenario’s voor Kwintes. Ook de ondernemingsraad en de centrale cliëntenraad zijn in afzonderlijke bijeenkomsten geraadpleegd. Na deze en andere bijeenkomsten heeft het MT voorstellen gedaan voor de belangrijkste beleidsprioriteiten in de komende jaren, te weten:  inzetten op eigen kracht en informele zorg  sneller en korter begeleiden  intensiveren regionale samenwerking. Deze zijn voorgelegd aan alle teams die tal van suggesties hebben gedaan voor de uitwerking van deze beleidsprioriteiten in concrete activiteiten. Daarmee zijn vrijwel alle medewerkers van Kwintes op de een of andere wijze betrokken bij de planvorming. Het meerjarenbeleidsplan 2013-2016 werd eind 2012 vastgesteld. Het heeft als titel ‘Eigen Kracht’ en kent drie versies: één voor elke regio. De inhoud van deze drie versies is grotendeels identiek, maar elke versie bevat concrete informatie over het regionale aanbod van Kwintes en de regionale samenwerking met belangrijke stakeholders. Totstandkoming jaarplan 2013 De beleidsprioriteiten van het meerjarenbeleidsplan komen elk jaar terug in een Kwintes-breed jaarplan. Hierin worden concrete activiteiten benoemd, met per activiteit het beoogde resultaat (bij voorkeur voorzien van een prestatie-indicator), het kwartaal waarin het resultaat moet zijn behaald (planning), de proceseigenaar en de personen (of organisatieonderdelen) die bij de uitvoering zijn betrokken. Op dezelfde wijze benoemt elke regio in een afzonderlijk regiojaarplan per beleidsprioriteit de activiteiten in de regio. In een aantal locaties is goede ervaring opgedaan met een verdere vertaling naar een jaarplan per locatie. Ten slotte maken de stafafdelingen een werkplan dat vooral bedoeld is om de verschillende activiteiten binnen de stafafdelingen te kunnen plannen. In voorgaande jaren werd er eerst een centraal Kwintes-breed jaarplan opgesteld, dat vervolgens werd uitgewerkt in regionale jaarplannen. In lijn met de organisatieontwikkeling en de komst van regiodirecteuren is het primaat verlegd naar de regio’s. Die hebben eerst hun jaarplan opgesteld, dat vervolgens als uitgangspunt diende voor de activiteiten van het centraal bureau. Het voordeel van deze nieuwe aanpak is dat de regio’s meer ruimte hebben om op basis van de lokale situatie hun prioriteiten te stellen en tot keuzes te komen, uiteraard binnen het algemene meerjarenbeleid. Dat heeft belangrijk bijgedragen tot een grotere betrokkenheid in de regio’s bij de totstandkoming en inhoud van de jaarplannen.

4.2

Algemeen beleid

Het meerjarenbeleid krijgt uitvoering in de regio’s. Hieronder volgen de belangrijkste ontwikkelingen in de regio’s in het verslagjaar 2012.

4.2.1 Regio Oost Organisatie Interne organisatie:  Met de vorming van clusters op doelgroepen (jongeren, volwassenen, ouderen, vrouwen en gezinnen, OGGz) beogen wij: - de samenwerking zowel extern als intern te verbeteren - de kwaliteit van de hulpverlening door middel van specialisatie te verbeteren (zowel methodiek als deskundigheid) - de doorstroom te verbeteren. Alle clusters hebben een plan van aanpak gemaakt waarin wordt aangegeven hoe we deze beoogde meerwaarde kunnen realiseren voor de doelgroep.


22

Het document bevat: - de stip op de horizon - concrete stappen om die te bereiken - en is gericht op de periode tot eind 2013.  De clustering van doelgroepen krijgt op een organische manier steeds meer vorm. Men maakt steeds meer gebruik van elkaars expertise en de mogelijkheden van de verschillende voorzieningen. De MOVO-voorzieningen zijn per 1 januari georganiseerd naar doelgroep, met aansluiting van bijbehorende RIBW-werkonderdelen  In de regio Oost heeft Kwintes een grote diversiteit aan voorzieningen van opvang, begeleiding en begeleid en beschermd wonen. Daarom is in deze regio het concept ‘Brede voordeur’ uitgewerkt. De ‘Brede voordeur’ is de toegang tot de voorzieningen van Kwintes: maatschappelijke opvang, vrouwenopvang, begeleiding aan huis en beschermde woonvormen. Het gaat hierbij niet persé om een fysieke eenheid maar om de organisatie van het werk. Het doel is: - grote toegankelijkheid van de zorg voor (potentiële) cliënten en verwijzers - snel toe leiden naar de juiste voorziening en begeleidingsvorm - adequaat inspelen op individuele hulpvragen en vragen van de samenleving.  Kortdurende begeleiding aan huis heeft een vlucht genomen in de regio. Honderd cliënten zijn ingestroomd. In 2013 wordt het geheel geëvalueerd.  Vanuit Ypsilon is er een project ‘Inzet familie ervaringsdeskundigheid’ aangeboden. In de Ghandistraat is er een start gemaakt met de uitvoering van de pilot. Personeel  De directeur maatschappelijke- en vrouwenopvang heeft de notitie ‘Borging MO & VO binnen Kwintes’ geschreven. De afspraken die gemaakt zijn tijdens de fusie zijn geëvalueerd en er zijn voorstellen gedaan voor het vervolg. Qua organisatie heeft dit vooral gevolgen voor de regio Oost. De directeur maatschappelijke- en vrouwenopvang heeft haar taken overgedragen aan de regiodirecteur. Ter ondersteuning van de regiodirecteur is een directieondersteuner aangesteld. Daarnaast ondersteunen een staffunctionaris en een beleidsmedewerker VO de organisatie op het gebied van maatschappelijke- en vrouwenopvang.  Er is een nieuwe medewerker herstelondersteuning aangesteld die voor een deel werkzaam zal zijn in de regio Oost. Ook is er een communicatieadviseur aangesteld die voor een gedeelte werkzaam is in de regio. In verband met de opening van diverse locaties is er veel nieuw personeel aangenomen.  Steeds meer cliënten hebben financiële problemen. Het bureau inkomensbeheer is geprofessionaliseerd en uitgebreid. Activering  Binnen activering zijn vanwege plan 1.7 en het verstevigen van de activering in Noord Oost Utrecht zes medewerkers aangenomen: twee trajectbegeleiders en vier activiteiten begeleiders (waarvan een tweetal met ervaringsdeskundigheid). Zij zullen zich vooral richten op het leggen van verbindingen/verbanden tussen woonlocaties en het (reguliere) activeringsaanbod in de regio Amersfoort.  Binnen activering Zuid Oost Utrecht is een cliënt bezig met het opzetten van een cliëntgestuurde winkel in een winkelcentrum van Veenendaal. In de praktijk blijkt dat het niet eenvoudig is om de winkel goed te runnen.  Binnen de Schoof (AC Veenendaal) is een aantal cliëntgestuurde initiatieven gestart. Vooral op avonden en in weekenden zijn er activiteiten door en voor cliënten.  Het aanbod vanuit activering op BW-locaties is uitgebreid. In Doorn, Scherpenzeel, Baarn, Soest, Veenendaal en Amersfoort zijn activiteitenbegeleiders werkzaam binnen de locaties als opstap richting activering in de wijk of elders. Samen met de begeleiders stimuleren en ondersteunen ze cliënten tot meer activering.  Optrack heeft het vijfjarig jubileum gevierd met een open dag voor cliënten, hun netwerk en de buurt. Nieuwe locaties  De locatie Vathorst is opgeleverd (57 plaatsen). Naast reguliere cliënten wonen er gezinnen vanuit MO/VO en zeventien cliënten met autisme.  Op 2 juni was het openingsfeest van de locaties Veluwemeer (reguliere cliënten) en Lauwersmeer (jongeren met autisme). De wethouder van Amersfoort heeft, samen met een cliënt, de


23





 



openingshandeling verricht. Het was een prachtige, zonnige dag waarvan cliënten, medewerkers en genodigden hebben genoten. De locatie Ghandistraat is 15 maart opgeleverd en 31 maart waren alle cliënten gearriveerd. In de Ghandhistraat wonen naast cliënten uit de reguliere doelgroep twee bijzondere doelgroepen: jongeren (Kamers met Kansen) en jonge moeders met kinderen. De wethouder van de gemeente Veenendaal heeft de openingshandeling verricht naast diverse andere toespraken waaronder een cliënt namens de cliëntencommissie. Locatie Cantonlaan (vijf plaatsen) is overgegaan van de MO/VO naar de RIBW. De cliënten worden begeleid vanuit het team in Baarn. Binnen de Maatschappelijke Opvang zijn acht plekken begeleid wonen voor jongeren verhuisd van de oude locaties aan de Tulpstraat en Ariaweg naar de Graaf Hendriklaan. In dit gebouw is een ‘Kamers met Kansen’ van SOVEE gehuisvest. Door vanuit Kwintes acht plekken hier te huisvesten, willen we de samenwerking met Sovee versterken om te komen tot een snellere doorstroom van jongeren. Het aantal VPT cliënten (Volledig Pakket Thuis) is uitgebreid. Inmiddels zijn er tien personen in de regio Oost. In Veenendaal is de eerste paal geslagen voor de nieuwe locatie Ronde Erf. In 2013 wordt deze locatie operationeel. Ouderinitiatief De Grasboom heeft in Veenendaal Kwintes als zorgaanbieder gekozen. Gezamenlijk worden de voorbereidingen voor een nieuwe locatie opgepakt. De verwachting is dat de woonvoorziening in 2013 bewoond kan worden. Daarnaast is de Grasboom bezig met een drietal woonvoorzieningen voor jongeren met autisme in Amersfoort, Soest en Leusden. De initiatiefnemers zijn uitgenodigd een werkbezoek te brengen aan de nieuwe autismelocatie van Kwintes in Vathorst (Amersfoort). De Winteropvang 2012-2013 is een week eerder opengegaan in verband met de vroeg ingetreden koude periode.

Externe ontwikkelingen in de regio MO/VO  De druk op de maatschappelijke opvang als gevolg van de economische crisis en overheidsmaatregelen is concreet voelbaar binnen alle opvangvoorzieningen: - Landelijk wordt een toename geconstateerd van gezinnen die (bijna) op straat belanden. De federatie opvang heeft hierover een quickscan uitgevoerd en aandacht in de media gegenereerd. Bij de crisisopvang en het begeleid wonen van Kwintes MO/VO wordt deze toename aan den lijve ervaren: gemiddeld worden zeven van de tien crisisopvangplekken bezet door gezinnen en schrijnende gevallen moeten soms worden afgewezen. In de media (Trouw en EditieNL) was Kwintes in positieve zin in het nieuws. - De niet-aflatende stroom van jongeren die zich bij de opvang melden, is in kaart gebracht ten behoeve van gemeente Amersfoort: in de periode november 2011-april 2012 meldden zich 49 jongeren en achttien jonge moeders aan. - Ook in de nachtopvang is de toename van daklozen die zich melden voor de gemeente Amersfoort in kaart gebracht: 250 afwijzingen in 2011 wegens plaatsgebrek.  In het kader van de gemeentelijke zoektocht naar nieuwe opvangvoorzieningen in Amersfoort (dagen nachtopvang en zorgcentrum alcoholisten) neemt Kwintes actief deel aan bewonersbijeenkomsten en de gemeentelijke projectgroep in opdracht van de wethouder. Inmiddels is een lijst van drie mogelijke nieuwe locaties ontstaan.  Gemeente Veenendaal heeft te kennen gegeven de financiering van MO (OGGz) cliënten rechtstreeks via de gemeente Amersfoort te laten verlopen. Daarnaast heeft de gemeente Kwintes gevraagd een plan op te stellen voor ontwikkeling van Maatschappelijke Opvang in Veenendaal.  De gemeente Amersfoort heeft Kwintes verzocht mee te denken over de toegankelijkheid van crisisopvang en nachtopvang. Beide zijn landelijk toegankelijke voorzieningen die echter in steeds meer gemeenten strikt regionaal zijn gaan werken. Wij zijn intern en met de gemeente in gesprek over (on)mogelijkheden en gevolgen van regionaal werken.  De gemeente Amersfoort heeft de uitvoering van het urgentiebeleid overgedragen aan de instellingen met een contingent. Kwintes gaat deze uitvoering leiden. Hierdoor zullen de zorginstellingen meer gaan samenwerken op het gebied van urgentiebeleid en worden woningbouwverenigingen meer betrokken.  Veenendaal wil een specifieke aanpak ontwikkelen voor ongeveer 25 zgn. harde kern OGGz-cliënten. Kwintes is gevraagd een plan in te dienen voor drie woonplekken specifiek voor deze doelgroep. Het voorstel heeft de instemming van college B&W en is inmiddels ook goedgekeurd door de raad. In 2013 moet de woning operationeel worden.


24



In de gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft een startoverleg plaatsgevonden tussen Heuvelrug Wonen, de gemeente Utrechtse Heuvelrug, Kwintes en woningcorporatie Alliantie om een vergelijkbaar initiatief als in Veenendaal te ontwikkelen.

Fact- en Wijkgericht werken  Zowel in Amersfoort (GGZ Centraal en RIAGG) als in Veenendaal (ProPersona) is Kwintes via werkgroepen betrokken bij de verdere ontwikkeling van de Fact-teams. Complicerende factor is dat GGZ Centraal in Veenendaal een eigen FACT-team wil opzetten. Hierover is met GGZ Centraal een eerste overleg geweest, maar dit heeft nog niet tot concrete afspraken geleid. In de Utrechtse Heuvelrug is er contact met Altrecht met betrekking tot het Fact-team. De concrete uitwerking met betrekking tot Fact gaat door. In Veenendaal is een bemoeizorger verbonden aan een Fact-team.  In Amersfoort is overeenstemming met deelnemende partijen om als pilot twee nieuwe gezamenlijke Fact-teams te ontwikkelen. Eén in het buitengebied (Baarn/Soest), één in de wijken Schuilenburg, Randenbroek, Vermeer-en Leusderkwartier en de Berg. Twee werkgroepen gaan de verdere invulling uitwerken. Medio 2013 wordt de concrete start verwacht.  De Riagg A&O is bezig met de oprichting van een IHT (Intensive Home Treatment)-team. Hiervoor wordt samenwerking gezocht met o.a. Kwintes voor snelle en intensieve inzet van woonbegeleiding en het beschikbaar stellen van een logeerplek.  In Veenendaal werd met zes zorgaanbieders, waaronder Kwintes en Welzijn Veenendaal een visie ontwikkeld voor een wijkgerichte aanpak. Dwars door dit proces heeft de gemeente een Strategische Alliantie gesloten met drie partijen (Welzijn, Vrijwilligersvereniging Veenendaal en Vitras/CMD) om te komen tot een nieuwe werkwijze op het gebied van zorg en welzijn.  Met de wethouder van Veenendaal is een overleg geweest met betrekking tot bovenstaande ontwikkeling, waarbij de wethouder aangaf het van groot belang te vinden dat de samenwerking in de strategische alliantie wordt uitgebreid met meerdere zorgaanbieders.  In de gemeente Utrechtse Heuvelrug is Kwintes een van de initiatiefnemers om in Driebergen een pilot te starten voor wijkgerichte aanpak aansluitend bij het woonservicegebied.  In de gemeente Amersfoort participeert Kwintes in twee pilots voor integrale wijkteams.  Vanaf 2013 participeert Kwintes in het jongerenwijkteam in Amersfoort. Naar de Wmo  Met de gemeente Amersfoort heeft een informeel overleg plaatsgevonden over de ontwikkelingen rond de overheveling. Zienswijzen met betrekking tot de ontwikkeling van integrale wijkteams in relatie tot de complexe doelgroep van Kwintes werden uitgewisseld.  Gezamenlijk met Abrona heeft een eerste overleg plaatsgevonden met Welzijn Leusden en het Wmoloket om een pilot te starten met betrekking tot de overheveling AWBZ naar de Wmo.  In Veenendaal zijn op initiatief van Welzijn en Kwintes een aantal zorgaanbieders (Vitras/CMD, Reinaerde, VNV, Kwintes) bezig een gezamenlijke visie te ontwikkelen op de overheveling AWBZ en mogelijkheden voor samenwerking te onderzoeken.  Gemeente Veenendaal heeft een visie ontwikkeld op de overheveling AWBZ, het zgn. Model Veenendaal. Hierbij neemt de gemeente veel regie en elke aanvraag voor ondersteuning moet via het Wmo-loket. Op individueel cliëntniveau wil de gemeente resultaatafspraken maken.  Op initiatief van Kwintes en Welzijn is in gemeente Utrechtse Heuvelrug een aantal zorgaanbieders met elkaar in overleg om een gezamenlijke visie en samenwerking te ontwikkelen. De gemeente heeft dit initiatief bijzonder gewaardeerd en zich inmiddels aangesloten bij het overleg.  In Baarn heeft de projectleider voor de overheveling AWBZ van de gemeente een gesprek gehad met twee ambulante cliënten teneinde een goed beeld te krijgen van de problematiek en de begeleiding. Maatjesprojecten  In Leusden werd tot februari een maatjesproject gefinancierd door het Oranjefonds. Kwintes heeft voor de rest van 2012 de financiering overgenomen, zodat in samenwerking met welzijn het project verder ontwikkeld kan worden.  In Wijk bij Duurstede is ook in samenwerking met Welzijn (Stichting Binding) een maatjesproject gestart specifiek voor de doelgroep van Kwintes. Ook dit project wordt in 2012 door Kwintes gefinancierd.  Met de welzijnsorganisaties in Scherpenzeel/Woudenberg en Baarn zijn gesprekken gevoerd over het opzetten van maatjesprojecten.


25

Samenwerkingsverbanden  Met Zandbergen, jeugd en opvoedhulp is de samenwerking in Amersfoort verstevigd. In het cluster Vrouwenopvang en gezinnen loopt de gezamenlijke inzet voor de jonge moeders voorspoedig en is hiervan een korte informatiefilm gemaakt. Leidinggevenden en directie van beide organisaties onderzoeken de mogelijkheden voor extra samenwerking rond de opvoedbegeleiding voor overige moeders en gezinnen. Dit gebeurt mede in overleg met Bureau Jeugdzorg. In Veenendaal is er een goede samenwerking opgezet met Trajectum, jeugdzorgorganisatie ten behoeve van de begeleiding van jongeren en jonge moeders.  Dinsdag 6 maart hebben Kwintes, de gemeente Veenendaal, Woonstichting Patrimonium, Christelijke Onderwijs Groep Vallei en Gelderland-Midden/ROC A12, Bureau Jeugdzorg Utrecht met het tekenen van de intentieverklaring de samenwerking in het kader van het Kamers met Kansen (KmK)-project in Veenendaal bestendigd.  In Veenendaal is er een bijzondere constructie georganiseerd rondom een zeer problematische cliënt. Kwintes verhuurt de woning aan deze cliënt. Vervolgens begeleidt Kwintes samen met GGZ centraal, Vitras CMD en justitie deze cliënt. De woonbegeleiders van een locatie en bemoeizorg werken hierin nauw samen.  In het najaar heeft Kwintes een startbijeenkomst georganiseerd rondom de meldcode huiselijk geweld. Deze bijeenkomst is georganiseerd in samenwerking met het Steunpunt Huiselijk Geweld en gefaciliteerd door de gemeente Amersfoort. De bijeenkomst werd druk bezocht door medewerkers van Kwintes en haar ketenpartners. Medezeggenschap  De regioraad is actief bezig met het verbeteren van de medezeggenschap van cliënten. Het streven is om de ondersteuning meer onafhankelijk te maken, dus los te koppelen van de dagelijkse begeleiding. Daarnaast wordt er gezocht naar meer alternatieve vormen van medezeggenschap. Om dit alles te kunnen realiseren is het Bureau Medezeggenschap ontwikkeld. In 2013 worden de plannen uitgevoerd.

4.2.2

Regio West

Organisatie  De organisatieontwikkeling binnen Kwintes heeft in de regio West geleid tot het een nieuwe overlegstructuur binnen het regionale management team (RMT) en RIO. Er is vooral gestuurd op efficiënt en doelmatig vergaderen, waarbij de ontmoeting en uitwisseling ook een rol speelt.  Het intaketeam is heeft in 2012 een eenduidige werkwijze gekregen. Het intaketeam is bezig met de voorbereiding op de toekomst binnen de Wmo.  De Rehabcoaches werken met een eenduidig werkplan, waarbinnen de resultaten per team zijn beschreven.  De secretariële ondersteuning voor de hoofden evenals de centrale telefoon/receptie functie hebben in 2012 hun definitieve vorm gekregen.  Met de hoofden en de manager Bedrijfsvoering is gewerkt aan gezamenlijk besef, kennis en vaardigheden betreffende bedrijfsvoering per resultaat verantwoordelijke eenheid. In dat kader is gestart met kwartaalgesprekken. Personele ontwikkelingen  De ontstane vacature door het vertrek van de directiesecretaresse is weer opgevuld.  Op 1 maart 2012 is er in West een nieuwe accountmanager gestart.  Per 1 mei 2012 is het nieuwe hoofd begeleiden en wonen Windehof te Bilthoven gestart.  De ontstane vacature door het vertrek van het hoofd begeleiden en wonen Woerden en het bemoeizorgteam is per 1 december 2012 opgevuld.  Er is een hoofd in opleiding aangesteld in locatie Hobbema te Woerden.  Er is een projectleider activering Midden Holland aangesteld, zij heeft de opdracht activering en inloop Kwintes op de kaart te zetten en een aan Paradijs te Gouda gelieerde inloop te organiseren.


26

Nieuwe locaties  Per 1 januari 2012 is locatie de Windehof overgenomen van Altrecht. Na een renovatie in 2012 zal de Windehof uiteindelijk plaats bieden aan 32 cliënten Het nieuwe dienstencentrum aan de Laan van Vollenhove te Zeist is door een cliënt en wethouder Bodes de Vries geopend.  In Zeist is villa Gregorius (in samenwerking met woningbouwvereniging de Kombinatie) door wethouder De Vries feestelijk geopend.  Per 1 april 2012 is locatie Parmentiersvak te Zeist overgenomen van Altrecht. Parmentiersvak is een blok woningen in een woonwijk te Zeist destijds intern speciaal verbouwd voor de doelgroep.  Na een lange procedurele periode is in februari gestart met de bouw van locatie Tiendweg-West in Lekkerkerk. Samen met wethouder Van der Hatert, een toekomstige bewoner en de regiodirecteur werd de eerste steen gelegd. Naar de Wmo  Naar aanleiding van overheveling van de drie domeinen Werk, AWBZ en Jeugd naar de gemeentes is in de regio per gemeente een accountplan gemaakt. In dit accountplan zijn de accountmanager en het hoofd, welke de gemeente heeft toegewezen gekregen, verantwoordelijk voor de uitvoering van het plan. Het accountteam per regio bestaat daarnaast uit persoonlijk begeleiders, de intakecoördinatoren en een of meerder cliënten.  In veel gemeenten lopen momenteel zogenaamde pilots, deze pilots zijn bedoeld om gemeenten en organisaties te helpen om een goed beeld te krijgen van de toekomst. Wat werkt wel, wat werkt niet, wat kunnen we leren. West streeft er naar om in veel pilots betrokken te zijn, en in onze A en B gemeenten kartrekker te zijn van een pilot.  De regio heeft het afgelopen jaar geparticipeerd in verschillende samenwerkingsverbanden en gemeentelijke bijeenkomsten.  In de gemeente Woerden heeft wethouder mw. L. Ypma de gemeente verlaten voor een plaats in de tweede kamer. Mw. Y. Koster is haar opvolger.  In de gemeente Nederlek is veel te vroeg wethouder dhr. R. van der Hatert overleden. Kwintes heeft haar medeleven aan de familie en gemeente getoond. Dhr. Van der Graaf is zijn opvolger. Cliëntenraden  Het overleg met de cliëntenraden van de subregio’s verliep in goede samenwerking. De raad is betrokken geweest bij de aanstelling van nieuwe medewerkers. De raden hebben samen met het eigen regio management team overleg gehad over de jaarplannen van zowel de raden als van de locaties.  Daarnaast is aandacht geweest voor de samenwerking van beide raden, in de vorm van een dagelijks bestuur overleg. De regio West is dankbaar voor de zeer constructieve bijdragen en goede samenwerking met beide cliëntenraden.  De subregio Midden West Utrecht kende een verkiezing met nieuwe leden in haar midden.  De regionale ondersteuners van de cliëntenraad worden bedankt voor hun ondersteunende rol. Samenwerkingsverbanden  Samen met GGZ-instelling Altrecht wordt gewerkt aan een gezamenlijke invulling van een breed Factteam in het werkgebied van Altrecht. Daarnaast wordt samen met Altrecht, SBWU en Victas gewerkt aan een model om de EPA-doelgroep helder en benoembaar middels Vignetten in beeld te krijgen.  Kwintes en Vrouwen Opvang Centrum Midden Holland hebben een intentieverklaring getekend om per 1 juli 2013 te komen tot een fusie. VOC Midden Holland zal daarbij haar naam behouden, maar geheel onder Kwintes vallen. Activering  Middels het inzetten van trajectbegeleiders en het maken van activeringsplannen per locatie heeft de regio activering voor alle cliënten steviger vorm gegeven.  Cognitieve fitness, in samenwerking met het Trimbos-instituut, bleek een succes en de resultaten zijn zodanig dat besloten is om het verder in de organisatie te brengen.


27

4.2.3

Regio Flevoland

Organisatie  In het verlengde van de reorganisatie in 2011 is in 2012 de regionale aansturing volledig geïmplementeerd en vormgegeven. De regionale overlegstructuur en lokale samenwerkingsverbanden op uitvoeringsniveau hebben bijgedragen aan meer interne samenhang en een vergroting van de externe focus en samenwerking met gemeenten en collega instellingen.  In 2012 is een start gemaakt met gebiedsgerichte aansturing van de interne organisatieonderdelen. Variërend van grote stad (Almere) tot kleine gemeente (Urk) of plattelandsomgeving (NOP) is er een inventarisatie gemaakt van een bij de context passende aansturing van de Kwintesdiensten: maatschappelijke opvang, begeleiding bij wonen, ambulante begeleiding en activering.  In Dronten is er één hoofd gepositioneerd die, naast de reguliere functies ook inspeelt op de lokale maatschappelijk vragen. In Emmeloord, NOP, Urk, Lelystad, Almere en Zeewolde is geïnventariseerd hoe de interne organisatie gebiedsgericht georganiseerd kan worden. In de grotere gemeenten als Almere en Lelystad levert de inventarisatie ketenvorming van woonvormen en meer samenhangende interne processen op.  Een driemaandelijkse planning en controlecyclus, onder leiding van de regiodirecteur en de manager bedrijfsvoering, met de hoofden heeft in 2012 de financiële sturing doelgerichter gemaakt. Verbetering en uitbreiding van de dienstverlening  In Almere is er een Hostel geopend waar 29 cliënten met een dubbele diagnose cliënten (verslaving en psychiatrische problematiek) gehuisvest zijn. Daarbinnen wordt samengewerkt het collega instellingen (Iriszorg, Leger des Heils, Veiligheidshuis, GGZ centraal en Tactus).  In Almere is gestart met een nachtopvang voor zwerfjongeren in zelfbeheer.  Op de Balistraat in Almere is een nieuwe woonvorm gerealiseerd. De voormalige locatie wordt verbouwd voor de huisvesting van jeugd.  Er is een werkgroep gestart met als doelstelling te onderzoeken of de huisvesting en begeleiding van de groep Tbs uitgebreid kan worden met zedendelinquenten.  De woonvorm voor jongeren met autisme op de Lübeckstraat is met negen plaatsen uitgebreid op de locatie Zilverparkkade. In Lelystad zijn verouderde groepswoningen omgebouwd tot twaalf éénpersoonsappartementen.  In Lelystad is er een huismakerproject voor de opvang van zwerfjongeren gerealiseerd.  Om activering een impuls te geven zijn er twee brugfunctionarissen ingezet die vanuit de woonvormen activeringsprogramma’s opzetten.  In verband met de toenemende vraag op het terrein van schuldenproblematiek zijn twee budgetconsulenten gestart. Toeleiding naar deze functie en uitbreiding van de bestaande begeleidingspakketen zijn in gang gezet.  In Emmeloord zijn drie opvangplekken voor jeugd gerealiseerd. Een van de plaatsen kan ingezet worden voor de gemeente Urk.  Vanuit het ambulante team in Emmeloord is een samenwerkingsverband met Waypoint met betrekking tot verslavingsproblematiek in Urk tot stand gebracht.  De implementatie van kortdurende begeleidingsmethodieken heeft in 2012 al gezorgd voor een snellere doorstroom in de ambulante begeleiding.  Binnen de begeleidingsplannen wordt scherper op lichamelijke gezondheid gerapporteerd. Er worden netwerkcirkels benoemd en actief cliëntvrijwilligers voor activeringscentra geworven.  Om de uitstroom te stimuleren zijn alle (ook nieuwe) cliënten ingeschreven voor een huurwoning bij de woningbouwvereniging. e  Medewerkers uit de ambulante afdeling participeren in de Fact-teams van 2 lijn GGZ.  MEE heeft zich gevestigd in het servicepunt in Emmeloord. In Zeewolde zijn de eerste contacten met de gemeente gelegd om ook daar een servicepunt voor cliënten van de grond te krijgen. Cliëntenraden  In december is een nieuwe ondersteuner voor de twee subregionale cliëntenraden gestart.  De cliëntenraad heeft een lunchbijeenkomst met regiodirectie en RMT georganiseerd. Daarbij werd de ontwikkeling van regionale medezeggenschap en het cliëntperspectief met de hoofden besproken.  In 2012 zijn er binnen alle locaties cliëntencommissies (of andere passende medezeggenschap overleggen) gerealiseerd.


28

Personeelsbeleid  In Almere is een coördinator voor vrijwilligers aangesteld en de werving van vrijwilligers is zeer succesvol verlopen.  In verband met de toekomstige ontwikkelingen is er een start gemaakt met de flexibilisering van de personele middelen. Naast het ontwikkelen van kwaliteit worden tijdelijke contracten niet automatisch omgezet naar een vast contract.  Er is een organisatiebreed MD-traject opgestart. Alle lijnfunctionarissen hebben een assessment gedaan, een persoonlijk leerplan opgesteld en een eerste keuze gemaakt voor (individuele) leerroutes. In de samenleving Kwintes Flevoland heeft in 2012 nadrukkelijk aan ketenvorming, samenwerking en zichtbaarheid in buurt, wijk of stad gewerkt:  In Lelystad en Almere participeert Kwintes in de integrale wijkteams waarbinnen met welzijn en zorgorganisaties in de wijken problemen worden gesignaleerd, gecoördineerd en waar nodig doorverwezen wordt.  Kwintes participeert in de stuurgroep Centrale Toegang waarmee opvang van daklozen wordt gecoördineerd.  De woonvormlocaties in Almere werken samen aan in, - uit en doorstroom.  De huidige Activeringscentra richten zich meer op de wijk waarin ze werkzaam zijn, kookgroepen, cursussen en sportprogramma’s zijn daarvan voorbeeld.  In Dronten is een nieuw Activeringscentrum geopend.  De inventarisatie en planvorming om tot samenwerking te komen met de welzijnsorganisaties in Flevoland in van start gegaan. Daarbij worden samenwerkingspartners als Triade, ’s Heerenloo, MEE, GGZ centraal, Tactus, Leger des Heils, Iriszorg en InteractCountour etc. meegenomen.  De Leerwerkbedrijven en het trajectbureau van Kwintes hebben contacten gelegd met de SW bedrijven in de regio, alsmede met instanties als UWV, gemeenten en het bedrijfsleven.  Het Leerwerkbedrijf “Groen en meer” heeft een scholingsprogramma gerealiseerd waarbij jongeren een MBO praktijkdiploma Groen kunnen behalen. Daarbij wordt samengewerkt met het Wellantcollege en diverse bedrijven.  Kwintes was initiator en medeorganisator van het Kwartiermakersfestival in Almere.

4.3

Algemeen kwaliteitsbeleid

4.3.1 Kwaliteitssysteem en traject Hoofdlijnen kwaliteitsbeleid Het kwaliteitsbeleid is gericht op het optimaliseren van zorgen dienstverlening. Tevredenheid van cliënten over de aangeboden zorg en tevredenheid van medewerkers over het proces om tot goede zorgverlening te komen, staan hierbij centraal. Het management vertaalt dit in beleid, zodat cliënten er op kunnen rekenen dat wat is afgesproken ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd en medewerkers kunnen rekenen op voldoende faciliteiten om goede zorg te kunnen bieden in een goed werkklimaat. Kwaliteitszorg is een cyclisch en continu proces van:  plannen: weten wat je wilt bereiken  uitvoeren: doen wat je hebt afgesproken  evalueren: meten en weten hoe het in de praktijk gaat bijsturen: leren van de praktijk en zo nodig verbeteren. Kwaliteitssysteem Kwintes hanteert het HKZ-kwaliteitssysteem. Er is een beleidsgroep kwaliteit. Vanuit het MT heeft de raad van bestuur zitting in deze beleidsgroep. De beleidsgroep coördineert, stuurt en neemt de regie voor de werkzaamheden van het kwaliteitsbeleid.


29

HKZ vervolgaudits GGZ en MOVO Twee tekortkomingen zijn tijdens de vervolgaudits vastgesteld. De eerste betreft het feit dat werken met het verbeterregister geen onderdeel is van het proces verbeteren. De tweede gaat over veilig werken (Arbo), toegespitst op industriële afwasmachines. In mei ontving Kwintes van Dekra de twee rapporten vervolgaudit GGZ en MOVO. Het HKZ-certificaat wordt voor Kwintes GGZ en MO/VO in 2012-2013 vernieuwd. In december 2012 was het eerste auditgesprek waarin de documenten zijn bekeken en met de raad van bestuur is gesproken. Ons kwaliteitssysteem zit goed in elkaar en ons nieuwe meerjarenbeleidsplan ziet er goed uit. Managementreview en directiebeoordeling Het programma managementreview voor de periode 2012-2013 is in het MT van juni vastgesteld. De onderwerpen zijn in geplande volgorde: top 5 x 3 geïnventariseerde risico’s bedrijfsvoering, stakeholders, cliënten en medewerkers. In het vierde kwartaal zijn de eerste twee managementreviews uitgevoerd. Interne audits Sinds augustus is het proces Interne audit gewijzigd. De twee interne auditteams en de twee methodieken, één voor de MOVO en één voor de GGZ, zijn geïntegreerd tot één procedure. Hierin passen de vereisten van beide schema’s en beide teams vormen één team. Ieder jaar organiseert Kwintes twee interne audits. In 2012 voerden ruim 30 opgeleide auditoren met medewerkers uit bijna alle teams auditgesprekken over de volgende onderwerpen: 1. afstemming tussen het proces intake en de processen begeleiding en activering 2. inventarisatie van risico’s op individueel cliëntniveau tijdens de intake en gedurende de begeleiding (HKZ norm 2.3) 3. melden incidenten cliëntenzorg 4. jaargesprek 5. werken met het handboek 6. zorgen voor veilige maaltijdvoorziening (voedselveiligheid) 7. eigendommen cliënten. 8. betreden kamer/woonruimte cliënt 9. per regio een regionaal onderwerp. De auditees en hun direct-leidinggevenden ontvingen binnen twee weken na het auditgesprek een kopie van het 'formulier waarderend rapporteren', zodat zij de verbeterpunten direct konden bespreken en oppakken. Op basis van alle formulieren zijn twee auditverslagen met bevindingen opgesteld. In twee MT’s is afgesproken welke verbeteracties worden opgepakt. Handboek De zoekfunctie in het Kwintes handboek is nog beter geworden. Op basis van een zoekwoord zoekt de zoekmachine standaard zowel in het handboek als in de bibliotheek naar documenten. Producten Zorg Kwaliteit en Communicatie (ZKC) ZKC ondersteunt de organisatie op het terrein van zorg, kwaliteit en communicatie, met als uiteindelijk doel positief bijdragen aan het herstel van de cliënt. ZKC draagt zorg voor een goede doorstroming van de zorg-, kwaliteits- en communicatie inhoudelijke visie vanuit en naar de werkvloer (verticale samenhang) en is alert op samenhang in beleid en uitvoering tussen de verschillende regio’s binnen de organisatie (horizontale samenhang). ZKC levert in samenwerking met anderen een reeks diensten of producten, waarvan hieronder een aantal voorbeelden uit 2012.  Beleidsondersteuning: - beleid persoonlijke verzorging en ondersteuning implementatie - ondersteuning Brede voordeur - ondersteuning implementatie beleid ouderen - beleid verslaving en ondersteuning implementatie - ondersteuning Kamers met Kansen  Kwaliteitsmonitoring: - interne audits - start ROM (Manza) - melding incidenten cliënten en plan voor digitalisering


30





 







Bestuursondersteuning: - kwartaalrapportages - jaardocument maatschappelijke verantwoording - ondersteuning accountmanagers - businessplannen - ondersteuning invoeging MO/VO in Kwintes Deskundigheidsbevordering: - themadag bemoeizorg - computercursussen cliënten - studiedag autisme - netwerkbijeenkomsten RIBW alliantie - themadagen leidinggevenden Methodiekontwikkeling: - ondersteuning Project Kortdurende Begeleiding aan Huis - begeleiding MOVO in ECD Onderzoek: - ondersteuning onderzoek SRH - intern onderzoek LVG - woonwensenonderzoek in kader van SWZ Communicatieplannen: - brede voordeur regio Oost - ondersteuning congres autisme - opening diverse locaties - advies diverse corporate en regionale projecten Communicatieproducten: - jaarbericht - boekje Hostel - cliëntenagenda - over leven (herstelboek) - film Jong & ouder - onderhoud website, intranet, etc. Herstelondersteuning: - voorlichtingen teams en cliënten - toekomstspel - cursus Werken met eigen ervaring - fotovoice: rondreizende tentoonstelling tegen stigma - ondersteuning cliëntgestuurde initiatieven; o cursussen en catering KooKunst o ontwikkeling Kunstwebsite.

4.3.2 Kwaliteit van informatie en registratie, gegevensbeveiliging In 2012 is op meerdere manieren aan de kwaliteit van informatie en registratie gewerkt. Daarnaast is gegevensbeveiliging een continu aandachtspunt. Aan de hand van enkele uitgangspunten volgt hieronder toelichting: Aandacht voor correcte registratie kerngegevens, signaallijst De nadruk in het ECD ligt op de kernformulieren die voor continuïteit van de begeleiding en de verantwoording nodig zijn. Informatieoverdracht via ECD wordt hiermee aannemelijk verbeterd. De consulent informatievoorziening informeert middels instructies op locatie en via intranetberichten. Een uitgebreide ECD-werkinstructie is beschikbaar. De inzet is eenduidig gebruik van het ECD. Er is een project gestart om de consistente vulling van de kernformulieren en verplichte zorgregistratievelden te bevorderen. Ter ondersteuning hiervan wordt, samen met de softwareleverancier, een poging gedaan om tot een kwalitatieve signaallijst te komen, zodat een cliëntdossier bijvoorbeeld op de signaallijst komt als er geen concrete begeleidingsdoelen en acties zijn vastgelegd. Dit zou medewerker en team kunnen ondersteunen om de kwaliteit van de dossiervoering te verhogen.


31

Autorisatie, toegangsrechten ECD Blijvende aandacht is nodig voor autorisatiestructuur. ECD-inlogprofielen worden tegen personeel functieprofielen aangehouden. Functies veranderen en de inlogprofielen moeten blijven aansluiten. Het MT en de centrale cliëntenraad zijn in dit kader geraadpleegd en dat heeft geleid tot een breed gedragen plan voor verdere implementatie. Stuurinformatie De rapportages in de huidige BI-tool Cognos worden continue bijgeschaafd naar aanleiding van gebruikerswensen. Er is een aanzet gedaan om de nieuwe vastgoed applicatie Axxerion te ontsluiten, zodat stuurinformatie in Cognos ten aanzien van vastgoedgegevens naar hoger plan getild kan worden. Veel rapportages met gemeentelijke invalshoek worden opgeleverd en verder ontworpen om goede transitie te kunnen maken in kader van de overheveling naar Wmo. Zowel de invalshoek van de accountmanagers als die van de managers bedrijfsvoering en zorgverantwoording worden daarin meegenomen.

4.3.3

Kwaliteit van gebouwen

Kwintes heeft een teamleider onderhoud. Alle panden van Kwintes zijn opgenomen in een langer termijn onderhoudsplan en de panden worden volgens dit schema onderhouden. De elektrische installatie wordt periodiek gecontroleerd door extern adviseur (NTA 8025 inspecties). In 2012 zijn op vier locaties gebreken geconstateerd en hersteld.

4.3.4 Brandveiligheid Kwintes heeft een medewerker (brand)veiligheid. Alle panden van Kwintes met een gebruiksvergunning zijn in 2012 gecontroleerd door de brandweer. In 2012 zijn geen ernstige gebreken geconstateerd. De verplichte ontruimingsoefeningen zijn op alle locatie uitgevoerd, behoudens drie die in Q1 van 2013 zullen worden gehouden.

4.4

Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten

Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten heeft tot doel de zorgen dienstverlening te optimaliseren. Cliënten moeten er op kunnen rekenen dat er voldoende aanbod en keuzemogelijkheid is en dat wat is afgesproken ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Medewerkers moeten voldoende geëquipeerd zijn om deze doelstelling te kunnen waarmaken. Kwaliteitsbeleid dat bovenstaande moet waarborgen, is opgenomen in het kwaliteitshandboek.

4.4.1 Kwaliteit van zorg Cliëntervaringsonderzoek De centrale cliëntenraad (CCR) bracht in mei een uitgebreid schriftelijk advies uit aan de raad van bestuur voor de vier verbeterpunten CQ indexen-GGZ. Dit is daarna in het MT en RMT’s besproken. In de decembervergadering maakte de CCR met diverse functionarissen binnen Kwintes vervolgafspraken voor deze punten: 1. Informeren cliëntenrechten. 2. Versterken cliëntenrechten. 3. Inhoud begeleiding. 4. Vergroten mogelijkheden activering. Cliëntervaringsonderzoek MO/VO Kiwa Prismant presenteerde in het eerste kwartaal 2012 de uitkomsten van de Consumer Quality Index Opvang 2011(CQI-O): de niet-ambulante CQI-O of de ambulante CQI-O vragenlijst. Daarna zijn de vijf


32

rapporten besproken met de teams, de regionale cliëntenraad en de cliëntencommissies. De uitkomsten van de CQ-index waren overwegend positief, en leidden tot vier verbeteracties: 1. Cliënten een realistischer beeld geven van de verwachtingen die zij kunnen hebben over de bereikbaarheid van medewerkers door het onderwerp expliciet bij iedere intake aan de orde te stellen en door het te bespreken in de bewonersvergaderingen. 2. Extra maatregelen treffen rond de schoonmaak op de crisisopvang, met bewoners en met inzet van schoonmakers. 3. Diepgaander methodistische aandacht voor de begeleiding van jongeren door inzet van de jeugdmethodiek en de gedragsdeskundige. 4. Advies over opvoeding wordt vast onderdeel van de cliëntbesprekingen in het cluster V&G. Alle cliënten van MO/VO ontvingen in het vierde kwartaal de Consumer Quality Index Opvang (CQI-O). Er zijn twee vragenlijsten: een niet-ambulante CQI-O en een ambulante CQI-O. Begin februari 2012 worden de uitkomsten gepresenteerd. Routine Outcome Monitoring (ROM) De vragenlijst Mansa is in PlanCare (ECD) gezet, onder de knop Onderzoek. In 2012 is dit meetinstrument voor Locuscliënten in gebruik genomen. Er is bekendheid gegeven aan de introductie van de Mansa in Plancare, en de hoofden van Locus zijn geïnformeerd hoe zij zicht kunnen houden op het aantal Mansa-vragenlijsten dat is ingevuld. Er is een contract met het Benchmarkinstituut SBG gesloten, en na enige proefaanleveringen verloopt het datatransport naar SBG goed. In het derde kwartaal zijn overzichten gemaakt hoeveel vragenlijsten zijn ingevuld door cliënten voor wie een DBC is geopend, de Locus-cliënten. De informatie is teruggekoppeld aan hoofden begeleiden en wonen die hierop actie hebben ondernomen. Dit leidde tot een stijging van het aantal ingevulde vragenlijsten. Hoewel we landelijk gezien niet uit de pas lopen (terugkoppeling van SBG, het Benchmarkinstituut), is de respons nog aan de lage kant. In het derde kwartaal is dit meegenomen bij de evaluatie van het proces DBC, en worden verbetervoorstellen uitgewerkt. Cliëntenvoorlichting Kwinfo.net Het Kwinfo.net betreft het communicatienetwerk, toegankelijk voor cliënten van Kwintes en te bezoeken vanaf elke computer met een internetverbinding. Via de webpagina, www.kwinfo.net kunnen cliënten middels een persoonlijk en beveiligd account inloggen. Het netwerk wordt onderhouden en bewerkt door twee cliënten van Kwintes als beheerders. In 2012 is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden het Kwinfo.net te integreren in het nieuw te bouwen Kwintes portaal voor medewerkers en cliënten. Cliëntenagenda In september 2012 kwam de tweede Kwintesagenda uit. De agenda wordt middels een coupon gratis aan cliënten verstuurd en aan nieuwe cliënten uitgereikt. De agenda bevat informatie over onder andere de collectieve verzekering, het privacyreglement, de cliëntvertrouwenspersoon, de crisiskaart en MIC. De agenda wordt tussen oktober en maart uitgereikt. In verschillende informatiesjablonen wordt de informatie uit de cliëntenagenda tussen april en september in een mapje aangeboden aan nieuwe cliënten via de intakecoördinatoren. Cliëntenpanel Per mail worden nieuwe folders, leveringsovereenkomsten of bijvoorbeeld posters aan een cliëntenpanel voorgelegd. Zij reageren op de inhoud en de opmaak. Het cliëntenpanel is een eigentijdse, ad hoc manier om de inbreng van cliënten op middelen van de organisatie te vergroten Cliënten en herstelbeweging De kern van onze werkzaamheden is het maken van ruimte voor de visie en de praktijk van herstel en herstelondersteuning binnen Kwintes. Het gaat om het delen van ervaring, het uitwisselen van ervaringskennis, strategieën die ontwikkeld zijn voor het leven met ontwrichtende aandoeningen, het ontwikkelen van vaardigheden en het groeien in deskundigheid om met de ervaring en ervaringskennis te werken aan herstel en herstel ondersteunende zorg. Wij zijn voortdurend uit op het gesprek met cliënten en de organisatie om samen te bouwen aan herstel en herstel ondersteunende zorg. Dat doen wij met name door het aanbieden van voorlichtingen, cursussen en trainingen. Daarbij ondersteunen wij meerdere cliënten die herstelwerkzaamheden uitvoeren en ondersteunen wij medewerkers om zich te ontwikkelen in herstel ondersteunende zorg.


33

Ons speerpunt voor 2012 was het aantrekken en de inbedding van drie nieuwe medewerkers herstelondersteuning die elk hun focus op één regio hebben. Wij zijn heel blij dat wij dit in september 2012 hebben gerealiseerd. Ten opzichte van 2011 zijn we gegroeid met twee FTE. Op basis van de activiteiten intern (alle voorlichtingen, trainingen en cursussen) hebben wij in 2012 ongeveer 1000 cliënten en medewerkers bereikt. Daarbij zijn met de tentoonstellingen voor Fotovoice (training), het uitgeven van het boek ‘Overleven’, de voorlichtingen aan andere zorginstellingen en de film ‘Gekkenwerk’ nog een groot aantal mensen bereikt. Voor vragen kunt u terecht bij [email protected].

4.4.2 Klachten (Klachtencommissie Cliënten Kwintes) Samenstelling Klachtencommissie Alle leden van de Klachtencommissie Cliënten (KC) zijn niet aan Kwintes verbonden en onafhankelijk in hun oordeelsvorming. De commissie bestond in 2012 uit Dhr. A.H. Peters voorzitter Dhr. P. de Laat vicevoorzitter Mw. H. Overmars lid op voordracht van de medewerkers Kwintes Mw. M. Polak lid Mw. M. de Ruiter lid op voordracht van de cliëntenraad Kwintes Na twaalf jaar grote en deskundige inzet beëindigde mw. M.E.Zuidema-Hafkamp met ingang van 2012 haar lidmaatschap van de Klachtencommissie. Het ambtelijk secretariaat werd in 2012 gevoerd door mw. Y. Maassen, met als vaste waarnemer mw. R. van Oorde. Toegankelijkheid Het meldpunt klachten is ondergebracht bij de ambtelijk secretaris. Dit meldpunt wordt regelmatig telefonisch benaderd voor het uiten van een klacht. Dit leidt niet altijd tot het indienen van een klacht omdat soms een luisterend oor al voldoende is. Hiervan is geen registratie bijgehouden. Indien een klacht wel formeel wordt ingediend via een brief of mail, of na telefonische bespreking met de ambtelijk secretaris wordt doorgezet, gaat de klacht ter beoordeling naar de voorzitter, die dan een voorstel aan de klager doet over de wijze van behandelen van de klacht. Overzicht klachten Onderstaand aan deze paragraaf wordt een getalsmatig overzicht gegeven van het aantal klachten in 2012, de wijze van behandeling en de inhoud ervan met daarnaast eenzelfde overzicht over de drie voorgaande jaren. In 2012 zijn 24 klachten ingediend, een derde minder dan het jaar ervoor dat duidelijk een uitschieter was. Een klacht was niet ontvankelijk omdat klager ten onrechte bepaalde zaken van Kwintes verwachtte. Twee klachten werden niet in behandeling genomen omdat de klagers na een eerste telefoongesprek of briefje niet meer bereikt konden worden. De meeste klachten waren afkomstig uit de regio’s Oost (12) of Flevoland (10). Twee klachten kwamen uit de regio West. Van de 21 behandelde klachten zijn er vijftien, met instemming van de klager, ter behandeling doorgegeven aan het betreffende Hoofd Begeleiden en Wonen (tien) of aan de regiodirecteur (vijf). Een klacht werd daarna alsnog door de Klachtencommissie behandeld. Daarnaast werden ook vijf andere klachten direct door de KC behandeld. Een klacht kon worden opgelost door bemiddeling van een lid van de KC. Daarmee werd opnieuw het beleid bestendigd om klachten zoveel mogelijk binnen de managementlijn te behandelen. De meeste klachten (11) gingen over de begeleiding en bejegening. Daarbij kan gedacht worden aan het niet nakomen van afspraken, bepaalde opmerkingen van de begeleider die als kwetsend of ondeskundig worden ervaren, klachten over de ondeskundigheid van de begeleider. Klachten over privacyschending hebben we ook onder deze categorie geplaatst. Bij vier klachten was onderdeel van de klacht het verstrekken van informatie over de cliënt aan externe instanties, zonder de cliënt hierover vooraf te informeren of om toestemming te vragen. Drie van deze klachten zijn door de KC zelf behandeld, en van twee werden deze onderdelen gegrond verklaard. In 2012 gingen drie klachten over gedwongen uitplaatsing van de cliënt naar een andere afdeling/woonvorm van Kwintes. In één geval kon de Regiodirecteur duidelijk aantonen dat het om een disciplinaire maatregel ging waarvoor goede gronden aanwezig waren. Twee klachten hierover werden


34

door de KC zelf behandeld. Bij de eerste (een gedwongen verhuizing vanwege functieverandering van de huidige woonvorm) kwam de KC tot de conclusie dat Kwintes aanvankelijk onvoldoende pogingen had gedaan om met de cliënt tot overeenstemming te komen en vond zij uitstel van de uitvoering van het besluit nodig. In die periode kon echter in gezamenlijk overleg geen oplossing gevonden worden, en concludeerde de KC dat Kwintes voldoende pogingen had gedaan en alsnog het recht had om de verhuizing te regelen. Ook bij de tweede klacht (verhuizing omdat de cliënt volgens Kwintes onvoldoende kon omgaan met de zelfstandigheid van de huidige woonvorm) werd uitstel van de beslissing afgesproken. Ditmaal om de cliënt de gelegenheid te geven om aan te tonen dat hij zich aan bepaalde woonafspraken kon houden. Toen dit echter niet lukte, oordeelde de KC dat uitvoering van het besluit onvermijdelijk was. In alle gevallen ziet de KC er wel op toe dat de cliënt niet op straat komt te staan. Eén klacht ging over problemen van een cliënt met medebewoners over het voeren van zijn huisdier. Het betreffende Hoofd heeft hierover duidelijke afspraken gemaakt, waarna cliënt tevreden was. Eén klager diende twee klachten in; beide betroffen de gehele situatie op een afdeling, o.a. wat betreft de onduidelijkheid van de regels op die afdeling en het zich niet houden aan en tegenstrijdig hanteren van regels. De cliënt kreeg op een aantal punten gelijk van de KC en het betreffende Hoofd gaf in een nagesprek aan dat dit mede heeft geleid tot een duidelijker hantering van de regels op de betreffende afdeling. Drie klachten gingen over materiële zaken, zoals het niet op tijd klaar zijn van een nieuwe woonvorm, een rioollucht in de badkamer en een verstopt toilet. Deze klachten zijn alle door het betreffende Hoofd behandeld en opgelost. Wat betreft de afronding van de klachten werd, wanneer de klacht door de Regiodirecteur of het Hoofd begeleiden en wonen werd behandeld, altijd gevraagd om na vier tot zes weken aan de KC te rapporteren over deze behandeling. Vervolgens werd aan de klager gevraagd of hij hierover tevreden was. Dat betekende in één geval dat de KC zelf de klacht opnieuw heeft behandeld. Bij behandeling door de KC zelf, werden naar aanleiding van de klacht in een aantal gevallen aanbevelingen gedaan aan de organisatie van Kwintes. Deze betroffen het geven van duidelijke en eenduidige informatie over huisregels, het verbeteren van de rapportages, het omgaan met de privacy van cliënten en het verschaffen van informatie aan derden. Ook over de procedure bij gedwongen verhuizing in verband met functieverandering van een woonvorm werd een aanbeveling gedaan. Over het merendeel van deze aanbevelingen is aan de KC teruggerapporteerd hoe hiermee door de betreffende afdeling is omgegaan. Commentaar, aanbevelingen en bespreekpunten. Uit dit jaaroverzicht kunnen we opmaken, dat de cliënten van Kwintes (vooral uit de regio’s Oost en Flevoland) de weg naar de KC hebben kunnen vinden, met zowel grote als kleine problemen. Ook dat het in veel gevallen mogelijk is om de klachten binnen de lijnorganisatie zelf op te lossen. Waarom ons slechts twee klachten hebben bereikt uit de regio West is niet duidelijk. Het thema privacy en het verschaffen van informatie aan externe instanties kwam in een paar klachten prominent naar voren. Het verdient in onze ogen aanbeveling om na te gaan in hoeverre medewerkers op de hoogte zijn van de regelgeving op dit gebied en de informatieplicht hierover aan cliënten. Wij hebben overigens wel de indruk dat in de situaties waarover wij aanbevelingen hebben gedaan, verbeteringen zijn opgetreden. Datzelfde geldt voor de kwaliteit van de rapportages. Bij een aantal klachten kwam het echter nog steeds voor dat de datering ontbrak, dat essentiële voorvallen niet of nauwelijks waren vermeld of dat afspraken met de cliënt n.a.v. deze voorvallen niet waren genoteerd. Continue aandacht voor dit punt lijkt ons noodzakelijk. Wij stellen voor bovenstaande punten te bespreken op de jaarlijkse voorjaarsvergadering van de KC met de raad van bestuur, de cliëntenraad, de PVP en de familievertrouwenspersoon.


35

Overzicht ingediende klachten 2011, 2011, 2010, 2009 Totaal ingediend (percentage totaal aantal medewerkers) Niet ontvankelijk Intern behandeld Door KC behandeld Afgehandeld d.m.v. bemiddeling Ingetrokken (na interne behandeling) Klachten die doorlopen in 2012 resp. 2011, 2010 Inhoud klachten Begeleiding/bejegening Gedwongen vertrek/andere maatregel Overlast buren/medebewoners Woon- of begeleidingssituatie in het algemeen Materiële zaken Overig Nvt: nog niet behandeld/niet ontvankelijk/voortijdig ingetrokken Uitspraken door KC behandelde klachten: (Grotendeels) gegrond Gedeeltelijk gegrond Ongegrond Nvt

2012 24(1,8%) 1 14 6 1 2(2) 0

2011 36 (3,1%) 3 23 9 0 1(3) 0

2010 22 (2.3%) 3 12 2 2 1 2

2009 17 (2,4%) 1 12 4 0 0 0

12 3 1 2 3 0 3

8 3 5 5 9 2 4

8 0 3 Nvt* 3 3 5

6 2 3 Nvt* 3 2 1

1 4 1 0

1 2 6 0

1 1 0 0

0 1 1 2

*Deze categorie is er sinds 2011

4.4.3 Veiligheid (MIC) Verkort verslag van de commissie Melden Incidenten Cliëntenzorg (MIC) In 2012 categoriseerde en registreerde de commissie MIC 505 meldingen. Hiervan zijn er 17 tweemaal op verschillende tijdstippen binnengekomen en genummerd (categorie identiek) en vijftien waren onleesbaar. Meldingen die de commissie vanaf januari 2013 ontvangt, worden meegenomen in het jaarverslag 2013. De meeste meldingen betreffen incidenten in beschermd wonen. Over het geheel vertonen de meldingen eenzelfde beeld als voorgaande jaren. Overzicht meldingen 2012 in aantallen Aantal (N= 473) Uitvoering van de zorg 233 106 56 17 21 9 5 0 18 0 3 1 Organisatie van de zorg 3 1 0

Soort incident Medicatieverstrekking Agressie Grensoverschrijdend gedrag Ongevallen en somatiek Zelfbeschadiging Brand Afwezigheid cliënt Diefstal Divers Geslaagde suïcide Overlijden Zelfverwaarlozing Bereikbaarheid Beschikbaarheid Communicatie (samenwerking)

Eind augustus 2012S is besloten dat Kwintes voor veilig incidenten melden in zee gaat met Topdesk. Een projectgroep wordt ingesteld voor het bouwen van het VIM-programma. De samenstelling van deze projectgroep is: projectleider ICT, adviseur ZKC, lid van de commissie MIC en twee leidinggevenden uit het primaire proces.


36

4.4.4 Jaarverslag cliëntvertrouwenspersoon Kwintes Samenvatting jaarverslag stichting PVP Stichting PVP (patiënt vertrouwenspersoon) verleent advies en bijstand aan cliënten in de zorg bij de uitoefening van hun rechten. In vergelijking met 2011 is het aantal vragen en klachten afgenomen; het totale aantal is gedaald van 44 in 2011 naar 33 in 2012. De werkwijze voor cliënten is dat zij eerst de Helpdesk van de Stichting PVP bellen. Daar vindt de eerste opvang plaats. Klachten waarbij de fysieke aanwezigheid van een PVP noodzakelijk is, worden doorverwezen naar de PVP. De klachten die op deze wijze door de PVP worden opgepakt zijn zonder uitzondering gecompliceerd en vaak al langer lopend. Te denken valt aan:  een opgelegde verhuizing doordat het pand waar cliënt woont een andere bestemming krijgt  het stopzetten van hulpverlening  grote verschillen tussen verwachtingen bij cliënt over de inhoud van de zorg van Kwintes en wat daar in de praktijk van terecht komt  ernstige bejegeningsklachten  schadeloosstellingsverzoek bij ervaren tekortkomingen in de ondersteuning bij financiën en schuldhulpverlening. Cliënten ervaren veel problemen in deze situaties in de communicatie naar en met (medewerkers van) Kwintes. Soms is er sprake van een impasse. In dat licht is het goed te melden dat de PVP bij medewerkers van Kwintes medewerking en inspanning ervaart en krijgt bij het oplossen van genoemde problemen. Er is altijd de bereidheid om in gesprek te gaan, soms ook meermaals. In vergelijking met 2011 zijn er weinig verschuivingen over de onderwerpen waar de cliënten vragen en klachten over hebben ingediend. In 2012 is een klein aantal cliënten ondersteund bij een formele klachtenprocedure. Er zijn geen signalen en meldingen afgegeven. In 2012 heeft de PVP eenmaal een vergadering van de Cliëntenraad bijgewoond.

4.4.5 Jaarverslag familievertrouwenspersoon Familievertrouwenspersoon (fvp) Naastbetrokkenen van cliënten in de GGZ zijn vaak overbelast en hebben ondersteuning nodig. De fvp biedt dan ook persoonlijke ondersteuning aan familieleden door middel van een luisterend oor, het geven van informatie en advies of het voor hen benaderen van de hulpverlening, juist daar waar het probleem is dat de verhoudingen tussen cliënt en familie verstoord zijn. Verder heeft de fvp een signalerende taak naar de instelling. Familieleden geven regelmatig aan hoe belangrijk zij het vinden dat de fvp-functie in het leven geroepen is. Aanmeldingen In 2012 hebben in verband met Kwintes negen familieleden/naastbetrokkenen de fvp geraadpleegd. Het betrof zeven nieuwe aanmeldingen en twee contacten uit 2011. Wat opvalt is dat er de afgelopen jaren een afname te zien is van aanmeldingen vanuit de familieleden/naastbetrokkenen van cliënten van Kwintes. In zeven van de negen situaties werd er door ouders van cliënten aan de bel getrokken en in de andere situaties een keer door een zus en een keer door een kennis/vriend. In vier van de negen situaties was er sprake van ambulante begeleiding en in vijf situaties was er sprake van een beschermd wonen plek, nu of in de toekomst. In vier van de negen situaties was er contact van de familievertrouwenspersoon met de hulpverlening. In drie situaties betrof dit alleen een telefonisch- of mailcontact en in één situatie ging de fvp ook met de familie mee naar een aantal gesprekken.


37

Problematiek Items waarmee de fvp aangaande Kwintes benaderd werd (in hoofdlijnen): - ontevreden over zorg/behandeling/beleid 3 - hoe omgaan met (ziektebeeld gerelateerd) 3 - te weinig betrekken familie 1 - informatieve vraag 2 Hoofdpunten binnen de items  Ontevreden over zorg/behandeling/beleid Bij de drie aanmeldingen omtrent onvrede over de hulpverlening speelden de volgende punten een hoofdrol: - Men vond dat er te weinig afgestemd werd op de individuele problematiek van de cliënt, dat de begeleiding zich te weinig verdiepte in de mogelijkheden en de handicaps van de cliënt, waardoor niet goed aangesloten werd op de werkelijke behoeften. - De familie gaf aan dat er te weinig geluisterd werd naar de informatie die zij konden en wilden geven. Dit had soms tot gevolg dat zowel de cliënt als de familie met problemen geconfronteerd werd als bleek dat men ten onrechte niet naar hen geluisterd had. - Financiële problematiek werd soms niet tijdig onderkend door de hulpverlening, zelfs als daarvoor gewaarschuwd was door de familie.  Hoe omgaan met (met name ziektebeeld gerelateerd): Driemaal werd er gebeld in het kader van “Hoe omgaan met?” Het belangrijkste aspect hierbij was het doorspreken van de positie/de rol die ouders in konden nemen.  Te weinig betrekken familie Eenmaal was er een klacht over het te weinig betrekken van de familie. De cliënt vond het prima dat de familie betrokken werd, maar er kwamen hiertoe geen acties vanuit de begeleiding.  Informatieve vraag Twee betrokkenen belden met een aantal vragen over wat er mogelijk was in verband met het willen wonen in een beschermende woonvorm. De meest voorkomende interventies van de fvp bij Kwintes waren informeren/adviseren en zo nodig verwijzen. In vijf van de negen situaties was dit aan de orde. Tweemaal is er bemiddeld en ondersteund bij een klacht. Eenmaal vond bemiddeling plaats om de communicatie te bevorderen tussen de familie en de hulpverlening. In 2012 is binnen Kwintes besloten om het ook voor familieleden/naastbetrokkenen mogelijk te maken een klacht in te dienen bij de klachtencommissie van Kwintes. In 2012 is daar nog geen gebruik van gemaakt, maar voor familieleden is het prettig dat de mogelijkheid er is als men er op een andere wijze niet uit komt. Aanbevelingen Het is niet mogelijk op grond van negen situaties aanbevelingen te doen voor een hele organisatie. Wel lijken er regionale verschillen te zijn in hoe de insteek is van de begeleiding. In de ene regio lijkt de begeleiding actiever en intensiever opgepakt te worden dan in de andere. De behoefte aan ondersteuning wordt dan beter geïnventariseerd. Deze intensievere aanpak werd ervaren als meer op maat. Ook in het afgelopen jaar is er binnen Kwintes aandacht besteed aan het belang van de rol van naastbetrokkenen en familieleden van de cliënten. Niet duidelijk is of daarmee de bekendheid van de fvp ook toegenomen is. Het lijkt belangrijk daar in 2013 met elkaar naar te kijken en zo nodig actie op te ondernemen. Dit verslag is grotendeels gebaseerd op de conclusies en aanbevelingen van een volledig jaarverslag dat bij Kwintes kan worden opgevraagd.


38

4.5

Kwaliteit ten aanzien van medewerkers

4.5.1 Personeelsbeleid Toelichting op in- en uitstroom personeel Kwintes  Op 31 december 2012 waren er 1.389 medewerkers in dienst bij Kwintes (exclusief stagiaires, vakantiekrachten en extern gedetacheerden). Het aantal FTE bedroeg eind december 2012 916,16.  Op 31 december 2011 waren er 1.167 medewerkers in dienst. Het aantal FTE bedroeg toen 798,48  In 2012 zijn er bij Kwintes 329 medewerkers (2009: 152, 2010: 215, 2011: 221) in dienst getreden.  Bij Kwintes zijn er 108 medewerkers in 2012 uit dienst gegaan (2009: 93, 2010: 113, 2011: 129).  Het aantal vrijwilligers bedroeg op 31 december 2012 in totaal 355 (2010: 213, 2011: 244).  Op 31 december 2011 waren er 90 stagiaires werkzaam (2010: 101, 2011:89). Beschikbaarheid van het personeel /toelichting op vacatures In 2012 is het absolute aantal medewerkers met 222 medewerkers toegenomen. Dit is een groei van 19%. In 2010 was de groei, mede door de fusie 23% en in 2011 was de groei 8,5%. De toename van het aantal FTE was 117,68. Dit is een toename van ruim 14%. In 2012 heeft Kwintes nauwelijks wervingsproblemen gekend ondanks de behoorlijke groei van medewerkers. De resultaten van werving en selectie procedures zijn voortdurend gericht geweest op het vergroten van diversiteit in teams. In het najaar van 2012 is duidelijk geworden dat Kwintes zich moet gaan voorbereiden op een aantal bezuinigingen in het kader van ambulantisering en extramuralisering. De ontwikkelingen hebben gevolgen voor (de inzet en omvang van) medewerkers. Eind 2012 is besloten een analyse voor teamformatieplannen uit te voeren in het kader van strategische personeelsplanning. Tevens is afgesproken om in principe geen contracten voor onbepaalde tijd af te geven zolang het mogelijk is een contract (tijdelijk) te verlengen. Dit maakt het mogelijk de flexibele schil van medewerkers te vergroten waardoor Kwintes beter in kan spelen op rampscenario’s. Toelichting op verzuim Kwintes en MO/VO Het voortschrijdend gemiddelde ziekteverzuimpercentage van Kwintes van januari 2012 t/m december 2012 bedraagt 3,68% (exclusief zwangerschapsverlof volgens de definitie van Vernet). Het verzuim is hiermee sinds december 2011 gedaald met 0,75%. Er was in 2012 tot en met oktober een daling in het voortschrijdende verzuimcijfer zichtbaar, dit tot 3,61. In november en december steeg dit cijfer minimaal. De voortschrijdende meldingsfrequentie is van december 2011 (1,34) tot december 2012 (1,07) met 0,27% afgenomen. Kwintes zit met een verzuimpercentage van 3,68% ruim onder het GGZ-gemiddelde. Het verzuimpercentage voor de GGZ is in 2012 minimaal gedaald. In 2012 was het verzuimpercentage 4,91%, terwijl dit in 2011 op 5,12% stond. In 2012 is er vooral veel extra aandacht geweest voor medewerkers met langdurig verzuim. Kwintes is vooral deze groep (nog) actiever en gerichter gaan ondersteunen bij re-integratie. Kwaliteit van het personeel  Kwintes wil de continuïteit van de organisatie en de kwaliteit borgen door onder andere continu te investeren in haar medewerkers. De afgelopen jaren is de Kwintesacademie bij medewerkers een begrip geworden. De focus heeft de voorgaande jaren vooral gelegen op het operationele vlak: neerzetten, bekend maken, plannen, regelen en uitvoeren van allerlei opleiding gerelateerde zaken. In 2011 heeft de Kwintesacademie een nieuw strategisch leerplan geformuleerd aansluitend op de beleidsprioriteiten van Kwintes. Dit jaar zijn de eerst stappen gezet om een andere visie op leren en ontwikkelen vorm te geven. Vooral leren op de werkplek en talentontwikkeling zijn belangrijke speerpunten.  Het leertraject voor alle leidinggevenden van Kwintes heeft in 2012 een start gemaakt. Kwintes ziet het als een noodzaak om leidinggevenden te ondersteunen in hun ontwikkeling waardoor zij, in een omgeving die veranderende eisen stelt, hun sleutelpositie nog beter kunnen vervullen. Alle leidinggevenden hebben aan een ontwikkelassessment deelgenomen. De resultaten van het persoonlijke assessment is leidend voor het individuele leertraject. Daarnaast wordt een programma gemaakt voor een algemeen leertraject gebaseerd op zes inhoudelijke thema’s. Tevens neemt iedereen deel aan een leergroep om te werken aan leerdoelen.  In 2012 zijn er in totaal 127 cursussen en trainingen via de Kwintesacademie gerealiseerd. Het gaat om 225 cursusdagen (2011: 92 cursussen en trainingen met 180 cursusdagen).


39





Daarnaast is er uitvoering gegeven aan regionale opleidingstrajecten. De top drie van het aantal gegeven interne cursussen is: 1. Kortdurende begeleiding aan huis 18x – 87 cursisten 2. Psychopathologie 8x – 70 cursisten 3. SRH 7x – 44 cursisten De top drie van externe cursussen is: 1. Training omgaan met emoties herhaling 13x – 83 cursisten 2. Training omgaan met emoties basis 10x – 65 cursisten 3. Microsoft 2010 voor gevorderden 9x – 55 cursisten Er is een speciaal scholingsplan ten behoeve van de meld code huiselijk geweld in gang gezet.

In 2012 zijn de volgende zaken vanuit P&O gerealiseerd:  De digitalisering van administratieve processen heeft verder vorm gekregen door implementatie van de module Management Self Service (MSS). Daarnaast is een start gemaakt met de ingebruikname van de module Werving&Selectie.  Er is een communicatieplan gemaakt waardoor voorwaarden gecreëerd worden om de nieuwe gedragscode van Kwintes voortdurend onder de aandacht te houden.  Er zijn diverse mogelijkheden voor medewerkers ontwikkeld om gebruik te maken van loopbaanbegeleiding.  Er is beleid gemaakt voor het begeleiden van medewerkers met een loonbeslag.  Het beleid met betrekking tot de uitvoering van de 360 graden feedback is op een aantal punten aangepast en de informatiebrochure is herschreven.  Het verzuimbeleid is herschreven.  Er is een kader ontwikkeld voor het werken met vrijwilligers in de regio’s en er zijn regionale vrijwilliger coördinatoren aangesteld om het beleid te implementeren. In 2012 waren er in totaal 355 vrijwilligers actief binnen Kwintes

  

Er zijn diverse regelingen aangepast of herschreven waaronder: bijzondere gebeurtenissen, vergoeding dienstreizen, vergoeding opleiden, slaapdiensten, bereikbaarheidsdiensten Het stage- en leerplekbeleid is vastgesteld. Binnen Kwintes zijn meer dan 100 stagiaires actief. Er veel aandacht geweest voor het beschrijven van de nieuwe functies binnen Kwintes en het onderhouden van al bestaande functies. Van alle leidinggevende functies zijn nieuwe competentieprofielen gemaakt in het licht van de veranderende eisen die aan hen gesteld (gaan) worden.

4.5.2 Kwaliteit van het werk Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) In 2011 heeft het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) plaatsgevonden. Begin 2012 zijn de uitslagen van het onderzoek besproken in alle teams. In ieder team zijn trots- en verbeterpunten geformuleerd op team- en organisatie niveau. Op basis daarvan is een actieplan gemaakt op teamniveau en op organisatieniveau. Door middel van een Wereldcafé hebben medewerkers meegedacht hoe het belangrijkste aandachtspunt, de communicatie tussen de verschillende lagen in de organisatie, verbeterd kan worden. Naleving Arbowet (RI&E, plannen van aanpak)  Alle nieuwe medewerkers krijgen bij indiensttreding een vaccinatieaanbod tegen Hepatitis B.  Alle medewerkers hebben de mogelijkheid gekregen gebruik te maken van een gratis griepprik.  Alle medewerkers worden gefaciliteerd om deel te nemen aan bedrijfsfitness. Op 31 december 2012 zijn er 160 medewerkers die gebruik maken van deze mogelijkheid.  Er is een nieuwe werkwijze ontwikkeld door P&O, in samenwerking met de arbodienst, voor de uitvoering van de risico-inventarisatie en –evaluatie. De nieuwe werkwijze is in 2012 van start. De algemene RI&E is uitgevoerd. Evenals een aantal locatie RI&E’s. Hiermee is gestart met een cyclus waarbij alle locaties eens per vier jaar deelnemen aan een workshop over arbeidsomstandigheden op basis van de algemene RI&E.


40

 

Er is beleid ontwikkeld en een instructie gemaakt waardoor leidinggevenden gestimuleerd worden om goede afspraken te maken met medewerkers over opnemen van vakantie en het verminderen van stuwmeren. Het vakantieraamreglement en het roosterbeleid zijn aangepast aan de nieuwe verlofwet.

4.5.3 Jaarverslag vertrouwenspersoon (VP) medewerkers Aanmeldingen In 2012 hebben 12 medewerkers een beroep gedaan op de VP. Dit is vijf keer meer dan in 2011 en vier keer meer dan in 2010. Analyse De meldingen betroffen:  samenwerkingsproblemen met leidinggevenden  samenwerkingsproblemen met collega’s  functioneringsproblematiek De meldingen in 2010 en 2011 betroffen vooral meldingen die te maken hadden met onbegrip in de relationele sfeer tussen medewerker en leidinggevende op het terrein van functioneren. Reflectie De huidige maatschappelijke en economische ontwikkelingen lijken bij te dragen aan onrustgevoelens op de werkvloer (angst voor ontslag of geen verlenging van het contract). Kennelijk zien medewerkers hier aanleiding in om contact met de vertrouwenspersoon te zoeken. In het algemeen kan dit worden opgevat als een vraag aan de organisatie om zo duidelijk mogelijk te zijn, daardoor onzekerheid te reduceren en dus meer vragen in de directe lijn bespreekbaar te maken. De vertrouwenspersoon heeft in een aantal situaties hoofd P&O geïnformeerd en daarbij soms advies gegeven aan het hoofd P&O hoe te handelen in de betreffende casussen. De problematiek die voor medewerkers aanleiding was contact met de vertrouwenspersoon te zoeken, betrof in enkele gevallen zaken die qua inhoud niet direct vielen onder de noemer ongewenste omgangsvormen/ongewenst gedrag. Veelal zochten de medewerkers een persoon met wie zij in vertrouwen konden praten en aan wie ze advies konden vragen over uiteenlopende zaken. Medewerkers lijken het soms moeilijk te vinden in dit soort situaties gehoor te vinden binnen de organisatie. De “hindernis” zit dan vaak in de leidinggevende die men niet durft te passeren. Dit lijkt samen te hangen met het beleid van Kwintes. Verwijzingen naar de bedrijfsarts of naar bedrijfsmaatschappelijk werker lopen via de leidinggevende. Voor sommige medewerkers die de vertrouwenspersoon sprak is dit een probleem; de vertrouwenspersoon signaleert bij medewerkers regelmatig dat ze het moeilijk vinden om met hun leidinggevende in vertrouwen te spreken.

4.6

Samenleving

Kwintes is niet alleen van betekenis voor individuele cliënten, maar ook voor anderen in de samenleving. Dat geldt bijvoorbeeld voor familieleden en andere verwanten. Voor mantelzorgers zijn de zorgen om en voor de cliënt vaak een enorme last. Begeleiding door Kwintes kan voor een belangrijk deel hun zorgen wegnemen. Daarnaast draagt Kwintes bij aan de stabiliteit van de samenleving. Niet alleen door individuele ondersteuning, maar ook door de breder toegankelijke diensten- en servicecentra. In het bijzonder dragen de opvangvoorzieningen bij aan een stabiele samenleving. Hetzelfde geldt voor de bemoeizorg waar Kwintes begeleiding biedt aan cliënten die elders niet kunnen of willen worden geholpen. Kwintes onderhoudt nauwe betrekkingen met tal van organisaties en voorzieningen die van betekenis zijn voor onze cliënten. Zo worden bijvoorbeeld woningcorporaties ondersteund bij cliënten waar zij geen raad mee weten. Met het begeleiden van cliënten naar hun behandelaar worden ook GGZ-


41

behandelorganisaties ondersteund als het gaat om de therapietrouw van hun patiënten. In buurten met veel verloop is de BW-organisatie vaak een stabiele factor van waaruit buurtactiviteiten worden georganiseerd. Sinds enkele jaren kent Kwintes een familievertrouwenspersoon en organiseert Kwintes voor familieleden jaarlijkse informatiebijeenkomsten die steeds beter worden bezocht. In 2011 is het voorstel gedaan om de klachtencommissie ook open te stellen voor klachten van familieleden. Ten slotte is het project Contactherstel gecontinueerd dat broers en zussen van cliënten ondersteunt in het (opnieuw) aangaan en onderhouden van contact. Niet alleen Kwintes als organisatie, maar ook cliënten kunnen in belangrijke mate bijdragen aan de samenleving. Zo kunnen zij in dagbestedingvoorzieningen en leer-/werkbedrijven hun capaciteiten ontwikkelen. Door trajectbegeleiding hebben verschillende cliënten werk kunnen vinden. Daarnaast stimuleert en begeleidt Kwintes steeds meer cliënten bij het vinden en verrichten van vrijwilligerswerk. Vooral vanuit enkele activeringscentra hebben cliënten in 2012 meegewerkt aan vrijwilligersactiviteiten. Kwintes ondersteunt tal van kleinere stichtingen die zich inzetten voor mensen uit de doelgroep en zal deze ondersteuning de komende jaren voortzetten. Hierbij kan gedacht worden aan bijdragen voor de stichtingen Anoikses, het Platform GGZ Utrecht, het steunpunt GGZ, Ypsilon, stichting Weerklank en stichting Labyrinth in Perspectief. Tevens draagt Kwintes materieel en financieel bij aan GGZinformatiewinkels voor en door cliënten. Regelmatig wordt ook bijgedragen aan campagnes van het Fonds Psychische Gezondheid en het Landelijk Steunpunt Kwartiermaken. Kwintes neemt deel en draagt bij aan de brancheorganisatie GGZ Nederland, de vereniging RIBWAlliantie, de Federatie Opvang en het Kenniscentrum Phrenos. Ook in 2012 ondersteunde Kwintes het lectoraat Kwartiermaken bij de Hogeschool Utrecht, samen met enkele andere RIBW’s. Ook wordt bijgedragen aan twee leerstoelen op het terrein van Presentie. Al enkele jaren werkt Kwintes op bescheiden schaal aan de ondersteuning van activiteiten op het terrein van beschermd en begeleid wonen in het buitenland. Met de zusterorganisatie Eset-help in Tsjechië vindt regelmatig een vorm van uitwisseling plaats. Verder draagt Kwintes, samen met drie andere RIBW’s en het Global Initiative on Psychiatry, bij aan de ontwikkeling van het beschermd wonen in Georgië en Moldavië. Ook zijn er uitwisselingscontacten met een GGZ-voorziening op Curaçao, waarvan medewerkers stage lopen binnen Kwintes. In 2012 heeft Kwintes een medewerker ondersteunt die vrijwilligerswerk heeft verricht in Afrika. Ten slotte dragen medewerkers van Kwintes bij aan tal van bijeenkomsten in het kader van de Wmoontwikkeling. Samen met andere lokale partijen ondersteunen zij de gemeente bij de invulling en uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning.

4.7

Financieel beleid en prestaties

Kwintes heeft in 2012 een positief resultaat geboekt van € 6,2 miljoen, wat heeft geleid tot een verder verbeterde eigenvermogenspositie per eind 2012. Het resultaat is met name in positieve zin beïnvloed doordat de totale bedrijfskosten, inclusief dotaties aan voorzieningen en impairment (afwaarderingen) op nieuw opgeleverde vastgoed locaties minder snel gestegen zijn dan de bedrijfsopbrengsten. Door een hogere gemiddelde opbrengst per verzorgingsdag zijn de AWBZ inkomsten voor beschermd wonen wederom in positieve zin beïnvloed in 2012. Het eigen vermogen is in verhouding tot de totale opbrengsten 28,0% (2011: 25,1%) en valt in ‘positieve zin’ net buiten de norm van 15-25% die als algemeen noodzakelijk ‘buffer vermogen wordt gezien. De totale kasstroom is in 2012 positief, in tegenstelling tot het boekjaar 2011. Dit komt met name door het fors gestegen resultaat ten opzichte van 2011 en de gestegen externe financiering voor het nieuw


42

opgeleverde en in aanbouw zijnde vastgoed. Omdat deze externe financiering nog niet geheel gebruikt is voor alle onderhanden nieuwbouwprojecten zijn de liquide middelen in 2012 aanzienlijk toegenomen. Dit heeft een behoorlijke (positieve) impact gehad op de 2012 kasstroom. Per saldo zijn de liquide middelen in 2012 toegenomen met ruim 14 miljoen euro. Hierdoor is ook de current ratio sterk verbeterd, van 140,2% in 2011 naar 229,1% in 2012. Er hebben geen gebeurtenissen na balansdatum plaatsgevonden die het resultaat alsnog beïnvloeden. Voor Kwintes verdienen in de nabije toekomst de volgende externe ontwikkelingen bijzondere aandacht: 1. Overheveling functies vanuit AWBZ naar Wmo. 2. Geen of nauwelijks uitbreiding van contracteerruimte bij de Zorgkantoren. 3. Zorginkoop voor de Wmo die via gemeentes verloopt. 4. Opname kapitaallasten in de ZZP-tarieven (NHC). 5. Samenwerking met justitie voor begeleiding ex-Tbs-gedetineerden. 6. Eventuele overgang uitvoering AWBZ van Zorgkantoren naar Zorgverzekeraars. Voor samenvatting met betrekking tot: Resultaat, Liquiditeit en Solvabiliteit zie de hieronder weergegeven ratio’s. Resultaatratio Resultaatratio Resultaatratio: AWBZ-gefinancierde resultaten Resultaatratio: niet-AWBZ-gefinancierde resultaten Liquiditeit

Vorig jaar

Verslagjaar

6,3% 0,8%

8,1% 0,9%

Liquiditeit Current ratio: (vlottende activa/kortlopende schulden)

Vorig jaar 140,2%

Verslagjaar 229,1%

Vorig jaar

Verslagjaar

38,2% 25,1%

38,3% 28,0%

Solvabiliteit Solvabiliteit Solvabiliteit (totaal eigen vermogen/balanstotaal) Solvabiliteit (eigen vermogen/totaal opbrengsten)

4.8

Huisvesting en Onderhoud (H&O)

Organisatie In 2012 is intensief gewerkt aan het toetsen en verbeteren van de werkprocessen binnen de afdeling en het verzamelen en beheren van de informatie over het vastgoed. Veel energie is gestoken in het treffen van voorbereidingen op gebied van scheiden van wonen en zorg. Belangrijke items zijn:  Verbeteren van kwaliteit van het woonaanbod voor cliënten, de toekomstige huurders.  Het voorbereiden en inrichten van een efficiënte verhuurorganisatie.  Het voorbereiden van maatregelen om het wonen in geval van scheiden van wonen en zorg kostprijs dekkend aan te kunnen bieden. In 2012 is opgeleverd:  Pilot verhuurorganisatie maatschappelijk opvang.  Het tekeningendossier (bouwkundig) van Kwintes is gecompleteerd en gedigitaliseerd en opgenomen in de vastgoeddatabase.  Lange termijn-onderhoudsplan.  Basisregistratie van verhuureenheden voor alle panden die Kwintes in gebruik heeft.  Model impairmenttoets. In voorbereiding zijn:  Definiëren van alle verhuureenheden in het kader van scheiden van wonen en zorg.  Uitrol van regionaal sleutelbeheer, gecombineerd met de uitgifte van het digitale sleutelsysteem.


43

 

Uitrol van regionaal Legionellabeheer en beheer brandveiligheid. De aanwijzing van de belastingdienst dat huurders huurtoeslag kunnen aanvragen in de onzelfstandige panden van Kwintes.

Hoewel de invoering van Axxerion (vastgoeddatabase) gestaag verloopt, zal het nog zeker een jaar duren voor alle deelprojecten in Axxerion zijn afgerond. Strategisch vastgoedplan  In samenwerking met adviesbureau Fakton is de herijking van het strategisch vastgoed plan voorbereid. Tevens is een meerjarenraming vastgoedexploitatie gemaakt waarmee op portefeuilleniveau het vastgoed van Kwintes kan worden doorgerekend.  Vanwege de onduidelijkheid ten aanzien van de ombuigingen in de financiering van de zorg en het scheiden van wonen zorg is de definitieve uitwerking van het vastgoedplan opgeschort. In oktober zijn de werkzaamheden hervat.  In overleg met de regiodirectie is de regionale veranderopgave herzien.  De consequenties van het regeringsbeleid en de mutaties in de veranderopgave de zullen in de meerjarenraming vastgoedexploitatie worden verwerkt. Financiering Voor de financiering van de projecten maakt de treasurycommissie van Kwintes gebruik van deskundigheid van bureau Thésor. De treasurycommissie is vijfmaal bijeengeweest en de resultaten wordt periodiek vastgelegd in het treasuryrapportage. Projecten De afdeling werkt momenteel aan ruim 23 initiatieven verspreid over de regio’s. Hiervan zijn tien initiatieven in uitvoeringsfase, drie initiatieven in projectvoorbereidingsfase en tien haalbaarheidsstudies. In 2012 zijn acht projecten opgeleverd te weten: 1. Nieuwbouw Paradijs Gouda 2. Overname Parmetiersvak Zeist 3. Aankoop woonruimte De Veste Lelystad 4. Renovatie Paul Klee Almere 5. Nieuwbouw Meldestraat 6. Nieuwbouw Balistraat 7. Huur nieuwbouw Gandhistraat 8. Nieuwbouw binnen bestaand kantoorcasco Blekerstraat Almere


44

Zeist, april Jaarverslag Kwintes 2012

Recommend Documents