Zápis z jednání delegátů Bytového družstva Odolena Voda, Konaného dne 26.5.2011 v Klubu Aero 1. Zahájení jednání: Jednání schůze delegátů zahájila v 19.00 hod předsedkyně představenstva pí. Jana Říhová (dále jen ŘS). Přivítala přítomné delegáty a pozvané hosty. Seznámila přítomné s pořadem jednání a nechala o něm hlasovat. Pořad jednání byl zachován beze změny, tak jak byl jednotlivým delegátům předán na pozvánkách.
Pořad jednání : 1. Zahájení schůze 2. Volby komisí, zapisovatele a ověřovatelů zápisu 3. Informace předsedy představenstva 4. Zpráva mandátní komise 5. Plán oprav na rok 2011 6. Změna sazebníku úkonů BDOV 7. Projednání a schválení rozpočtu BDOV na rok 2011 8. Zpráva kontrolní komise 9. Závěr a ukončení schůze
Pro přijetí pořadu jednání hlasovali všichni přítomní delegáti bez výhrad. Na základě toho prohlásila ŘS pořad jednání za schválený a přikročila k dalšímu bodu jednání.
2. Volby komisí, zapisovatele a ověřovatele zápisu ŘS vyzvala k provedení voleb komisí, zapisovatele a ověřovatelů zápisu a předložila návrh navržený představenstvem BDOV v tomto složení :
Mandátní komise : Zdeněk Hartl – předseda, Radka Antalová, Stanislava Kremlová Návrhová komise : David Hanžl – předseda, Ing. Martina Dvořáková, Pavla Mikolášková Vzhledem k tomu, že nebyl podán žádný jiný návrh, na změnu nebo doplnění komisí, navrhla ŘS provést hlasování o složení komise en bloc. Pro schválení komisí v uvedeném rozsahu hlasovali všichni přítomní delegáti. Nikdo nebyl proti, nikdo se nezdržel hlasování . Ověřovatelé zápisu : pí Jana Doležalová a p. František Herda Zapisovatelka : pí. Monika Harmáčková Vzhledem k tomu, že jiné návrhy na doplnění nebo změnu nebyly, konstatovala ŘS, že ověřovatelé a zapisovatelka byli schváleni a požádala jednotlivé členy komisí, aby se ujali své práce.
3. Zpráva předsedy představenstva : Výsledek hospodaření BDOV byl, vzhledem ke značnému snížení nákladů správy družstva za období 09-12/2010, kladný. Náklady byly sníženy hlavně mzdové a tím i povinné odvody sociálních pojištění. V současné době má BD 1 zaměstnance. Ostatní činnosti jsou zajišťovány jak dodavatelsky, DPP, tak i skutečnou prací celého představenstva. Výsledek hospodaření po zdanění 86.268,81 Kč daň z příjmu právnických osob činila 22.040 Kč. V roce 2009 družstvo končilo se ztrátou, která byla hrazena se statutárního fondu družstva, navrhuji převést zisk roku 2010 ve prospěch statutárního fondu. V roce 2010 vznikla z bývalého majetku BDOV samostatná SVJ s právní subjektivitou. Jedná se o domy Větrná 302 – 304, které vznikli v první polovině r. 2010. Dále o domy Komenského 295 – 296, 297 – 299 a V Malém háji 308 – 310 a 311 – 313, jejichž právní subjektivita byla zapsána v 01/2011. Všem těmto SVJ zajišťuje BDOV, na základě mandátní smlouvy, komplexní správu ekonomickou i technickou. Mimo domů v ulici Větrná,jejichž právní subjektivita vznikla před činností nového představenstva. máme i dispoziční právo k účtům SVJ, což považuji za významnou známku důvěry těchto SVJ v družstvo jako svého správce. V lednu a únoru l.r. byly dodávky energií – tepla, SV, topení a ohřevu TUV,smluvně převedeny na SVJ. BDOV má povinnost vypořádat FO s nově vzniklými SVJ. V lednu l.r. jsme z jejich FO převedli na účet SVJ 50% jejich zůstatků. Vzhledem k tomu, že vyúčtování služeb vlastníkům je zúčtováno s BD, dohodli jsme se s SVJ, že zůstatek prostředků jim vyplatíme po provedení vyúčtování. Tím chráníme finanční prostředky BD, ale i finanční toky BD. Na účty SVJ byly převedeny částky ve výši : •
845.052,60Kč sam. 05
•
345.041,30Kč sam. 06
•
408.254,09Kč sam. 07
•
z 395.999,70 Kč sam. 02 – 50%
•
z 1.149.534,82 sam. 03 – 50%
•
z 1.098.618,40Kč sam. 08 – 50%
•
z 329.197,40Kč sam. 18 – 50%
celkem tedy DB vyplatí částku ve výši 4.571.698,31 Kč
Kontrola hospodaření : V souvislosti s usnesením shromáždění delegátů jsem nechala provést kontrolu účetnictví, dodavatelských smluv, Smlouvu o obstarání správy domu a výkonu některých práv a povinností plynoucích ze vztahu ke společným částem domu a jednotkám ve vlastnictví, smlouvy o nájmu nebytových prostor, zápis z jednání představenstva (bez přítomnosti bývalého předsedy představenstva), platební příkazy za období 23.9.2010 – 30.9.2010 – kdy byl porušen zákaz plateb, vzoru nájemní smlouvy, vzoru mandátní smlouvy, vzor smlouvy o převodu členských práv a povinností. Dotaz na chybějící zápisy ze schůzí představenstva, otázka vymahatelnosti škody na pí. DN za nepředání klíčů od kanceláře BD a p. LJ za zcizení telefonů a navýšení měsíčních paušálů za telefony. Chybějící soudní rozhodnutí ve věci úhrady dluhu p. Z Před samotnou kontrolou jsem prověřila u dodavatelských firem zda neevidují pohledávku, která není zanesena v účetnictví. Z oslovených cca 20 firem evidovala pohledávku pouze fy KA Contracting ČR. Pohledávka byla z titulu záloh vyúčtování roku 2010, kdy ještě nebylo po splatnosti faktury. Kontrolu prováděl v době od 16.2.2011 do 28.2.2011 JUDr. Radim J. Marušák CSc. a JUDr. Jitka Fantová. Cíl kontroly : zprůhlednit a prověřit oprávněnost úkonů prováděných předsedou představenstva Závěr kontroly : •
Vzhledem k nízké škodě vzniklé nepředáním klíčů a zcizení telefonů se její vymáhání škody jako neekonomické
•
Za jednání předsedy představenstva vždy odpovídá celé představenstvo. V případě sporu by ostatní členové představenstva museli prokázat, že jednání nemohli ovlivnit.
•
Usnesení představenstva ze dne 1.7.2010 bez účasti p.L J je platné a p.LJ tím, že neplnil rozhodnutí z tohoto jednání, porušil svoji povinnost. Kontrolou bylo zjištěno, že úkony, které prováděl byly proti rozhodnutí PD, nezakládaly podstatu pro soudní vymáhání škody.
•
Chybějící zápisy z jednání PD by byly nutné v případě sporu, evidence převodů členských práv a stavebních úprav byla dohledána.
•
Chybějící rozhodnutí o vyklizení bytu a úhrady dluhu p. Z – vyžádat si na soudu, to jsme udělali.
•
Dispozice s účtem BD od 23.9.2010 – 30.9.2010 – byl porušen zákaz, platby které byly hrazeny měli splatnost po 30.9.2010.
•
Rozdílné ceny stejné práce v jednotlivých domech – práce byly provedeny se souhlasem sam.
Závěrem lze konstatovat, že kontrola splnila svůj účel, prokázala že představenstvo jedná jako celek. Na účtu BDOV nebyly prováděny žádné finanční přesuny s rozporem s fakturací.
Převody bytů do vlastnictví : BD v letošním roce začne připravovat prohlášení vlastníka pro domy 215 – 220, 229 - 231, a 292 – 293 a po vyřešení majetkových vztahů k pozemkům pro dům č.p. 381 – 383. V současné době jednám se právním zástupcem spolumajitelů o kupní smlouvě. Probíhá změna prohlášení vlastníka pro dům 243 – 246, po zapsání změny budou prováděny převody bytů do vlastnictví, tj. cca 10/2011. V 07/2011 budou předávány k podpisu smlouvy o převodu pro dům 278 – 283. Náklady na tyto činnosti budou hrazeny z FO.
Odstoupení z funkce předsedy a člena KK Předsedkyně KK pí. LV podala odstoupení z členství v KK. Důvodem bylo zpřísnění podmínek členství v kontrolních orgánech zaměstnancům GFŘ. SD beze toto odstoupení na vědomí. Vzhledem k tomu, že náhradníkem byla zvolena pí. MM, stává se tímto i členem KK. KK zvolí předsedu KK a to do 15.6.2011. O volbě podá PD zápis.
4. Zpráva mandátní komise Mandátní komise po sečtení hlasů konstatovala, že schůze delegátů je usnášení schopná. Viz. Příloha – zápis mandátní komise
5. Plán oprav na rok 2011
Stav finančních prostředků k 30.4.2011 : sam. 01 04 09 10 11 12 13 19 20 21 22 23
stav k 30.4.11 1 271 596 406 519 1 817 022 19 235 1 599 613 2 301 128 1 848 311 692 905 514 824 818 676 565 903 360 925 12 216 658
měsíční tvorba od 07/2011 tvorba 30Kč/m2/měs. 44 622 33 680 62 208 574 59 596 71 515 73 846 88 615 61 750 74 100 37 204 44 650 32 291 41 777 14 130 12 061 14 473 473 739
Plán oprav r. 2011 Na základě dohod v jednotlivých samosprávách navrhuji tento plán oprav : Pro rok 2011 : •
Doplnění sněhových zábran a čištění okapů sam. 01,
•
Výměna ležatých rozvodů sam. 04 – teplo, TUV a UT, sanita. Komplexní výměna rozvodů SV,TV ,tepla a sanity sam. 09.
•
Oprava střechy se zateplením, zateplení domu sam. 13 vše pouze pokud bude oprava financována dodavatelským úvěrem (splátky faktury)
•
Rekonstrukce výtahů sam. 11 a 12
•
Oprava nátěru fasády sam. 04
Pro rok 2012 : •
Rekonstrukce odpadů a rozvodů SV,TV a tepla sam. 01, sam. 11 a 12
•
Rekonstrukce výtahu sam. 13 – do 31.3.2012 – dodavatelský úvěr
•
Výměna sklepních oken – sam. 11
•
Oprava společných prostor – schodiště sam. 09
Pro rok 2013 : •
Vstupní haly sam. 11 a 12
•
Zateplení domu 292 – 293
V uvedené přehledu nejsou zahrnuty běžné opravy související s provozem domu do jednotlivé výše cca 150.000Kč. Termíny rekonstrukce výtahů jsou závazné.
V souvislosti s plánovanými opravami a nutností jejich finančního zajištění je po dohodě se zástupci samospráv navýšen FO z 25Kč na 30Kč/m2/měs. U samospráv 11 – 13 je to na spoluvlastnický podíl, u sam.19 a 23 na plochu s ½ balkonu. Změna bude provedena od 1.7.2011.
6. Změna sazebníku úkonů Člen družstva nebydlící : Vznikem SVJ nám v družstvu zůstalo cca 200 členů nebydlících. Jejich členský podíl je ve výši 500Kč. Tato výše člena družstva neopravňuje k žádným úkonům ani nárokům o družstva. Opačně lze říci, že družstvo z titulu členství nebydlících musí vést jejich členskou evidenci a s tím jsou spojené náklady. Navrhuji proto rozšíření sazebníků úkonů o poplatek za správu nebydlících členů ve výši 20Kč/člen/měsíc. Nebydlící členové dostanou od družstva dopis s vyčíslením poplatku. V případě, že nebude tento poplatek uhrazen, je to důvod ke zrušení členství v DBOV. Tuto skutečnost bychom nebydlícím členům sdělili a vyplatili bychom jim jejich členský podíl snížený o náklady na poštovné.
7. Projednání a schválení rozpočtu BDOV na rok 2011 Plán hospodaření na rok 2011 Vznikem SVJ s právní subjektivitou se zásadně mění i hospodaření BD. BD přišlo o příjmy z pronájmu společných prostor v domech v ul. Větrná. Tyto příjmy jsou nadále příjmem vlastníků bytů – dříve byly příjmem BD. Jedná se cca o 800.000 Kč proti roku 2009 a 540.000Kč proti roku 2010. Ke správě těchto prostorů nyní musíme přistupovat jako ke správě bytů, to znamená pouze příjem 250Kč/měs./prostor vč. DPH. Touto částkou spravujeme i byty ve všech SVJ. Protože v minulosti měli byty vlastníků poplatek za m2, nyní je za byt, byla u některých bytů správa téměř o polovinu navýšena. Tím se i nepatrně zvýšil příjem BD. Snížením výnosů BDOV, které nelze ničím nahradit, je nutné i snížení některých nákladů BD. Toto snižování začalo již od 09/2010.
Správa BD je finančně samostatnou jednotkou, jejichž náklady jsou plně kryty se správa družstevních bytů a správy SVJ a BDVH. V minulosti byly i náklady statutárních orgánů zahrnuty do nákladů správy – nebyla žádná SVJ. V souvislosti s novým postavením BDOV navrhuji příspěvek za ty byty, které jsou v majetku družstva nebo v majetku vlastníků bez právní subjektivity SVJ na provoz statutárních orgánů ve výši 50Kč/byt/měsíc s platností od 1.1.2011. Z tohoto příspěvku bude hrazena částečně odměna a pojištění odpovědnosti statut.orgánu (PD a KK). Předkládám vyrovnaný plán hospodaření : Celkem výnosy : 9.056.000Kč Celkem náklady 9.056.000Kč Rozpočet vyjadřuje výše uvedené opravy na rok 2011.
8. Zpráva kontrolní komise V příloze
9. Závěr a ukončení schůze V rámci diskuse : Diskuse : delegáti souhlasí s příspěvkem. K původnímu návrhu hradit příspěvek z FO se vyjádřili delegáti sam. 11 – 13, aby v těchto samosprávách byl příspěvek zahrnut do předpisu nájemného a záloh na poskytované služby. Tím ušetří peníze z FO.
Schůze byla ukončena ve 21.00hod.
Ověřovatelé zápisu : Jana Doležalová ………………………………………………….
František Herda …………………………………………………
V Odolena Vodě dne 26.5.2011
