WR Invoicing Web Revolution
Uživatelský manuál administračního rozhraní © Web Revolution s. r. o. 2009
WR Invoicing Administrace uživatelský manuál
Praktický průvodce administrací fakturačního modulu WR Invoicing seznamuje uživatele s prací v administračním rozhraní, podrobně popisuje a vysvětluje jednotlivé komponenty modulu.
Připravil Web Revolution, s. r. o.
© Web Revolution s.r.o. 2009
Tento materiál je možné v nezměněné podobě bez omezení kopírovat, distribuovat a používat pro výuku a vzdělávání.
1
Obsah 1.
Příprava seznamů a číselníků ............................................................................. 3
2.
Vydané faktury .................................................................................................... 7
3.
Peněžní deník ..................................................................................................... 9
2
1. Příprava seznamů a číselníků Před samotným provozem modulu je třeba věnovat čas přípravě seznamů a číselníků. Pro používání fakturace je třeba nastavit všechny číselníky, které jsou popsány dále v této kapitole. Fakturační střediska Jedná se o firmy či oddělení, které vystavují faktury. V běžném případě postačí mít vloženo pouze jediné fakturační středisko, které představuje údaje o vaší firmě. Aplikace však umožňuje vést faktury pro více firem současně (např., pokud potřebujete došlé objednávky na jeden server fakturovat na více firem z důvodu daňové optimalizace). Seznam se edituje v administraci v sekci Fakturace Střediska.
3
V první části editačního formuláře zadáváte fakturační údaje vaší firmy. Zbývající pole mají následující význam:
Číselná řada pro zálohové faktury – pokud je vystavována zálohová faktura na toto fakturační středisko, použije se pro stanovení čísla této faktury vybraná číselná řada. Použité nastavení fakturace – vybraná šablona pro tvorbu ostrých faktur v případě vytváření faktury na toto fakturační středisko. Více viz šablony faktury. Parametry modulů – vybrané moduly, které spolupracují s modulem fakturace, mohou očekávat příjem vybraných parametrů, které můžou ovlivnit tvorbu faktur. Tyto hodnoty jsou zpravidla nastaveny od výrobce aplikace a není vhodné je měnit, pokud nevíte, co děláte.
Číselné řady Pro generování nových faktur je třeba vždy vědět, jaké bude mít nově vytvářená faktura číslo. K tomu slouží číselné řady. Editace číselných řad se provádí v sekci Fakturace Číselné řady.
Význam jednotlivých polí zadávaných u číselných řad je následující:
4
Název – interní název číselné řady, kterým je tato identifikována v ostatních formulářích. Prefix – prefix číselné řady, který se automaticky vkládá před číslo nové faktury. Délka číselné řady (počet znaků) – určuje, kolik znaků bude mít číselná řada. Délka se poté upravuje přidáváním nul před číslo faktury.
Současná další hodnota řady – určení, jaké číslo bude mít další vložená faktura. Při každém vytvoření faktury v této číselné řadě se tato hodnota inkrementuje.
Fakturanti Představuje seznam uživatelů, kteří mohou vystavovat faktury. Tyto uživatele je možné editovat v sekci Fakturace Fakturanti. Ve výpisu fakturantů je vidět seznam všech uživatelů administračního rozhraní, kteří mají přidělenu roli „InvoiceOperator“, nebo „ExternalOperator“.
Význam editace jednotlivých polí je následující:
Střediska – zaškrtávací seznam jednotlivých středisek, ke kterým fakturant náleží. Tedy u kterých má právo vytvářet faktury. Přístupová práva – možnost zvolit práva u peněžního deníku.
Šablony faktur Na základě dat na šabloně faktury se vytváří nová faktura. Editace šablon faktury se provádí v sekci Fakturace Šablony. Jednotlivá pole v šabloně jsou přenesena do nově vytvářené faktury, která je na základě této šablony vytvářena. To, která šablona bude použita na tvorbu jaké faktury, se určuje v jiných částech nastavení aplikace. Příklad vyplněné šablony fakturace je zobrazen na následující stránce.
5
6
2. Vydané faktury Přehled vydaných faktur (tedy těch, které byly v aplikaci vytvořeny) je k dispozici v sekci Fakturace Faktury vydané.
Detail faktury obsahuje editaci základních částí faktury, jakými je číslo faktury, variabilní symbol, konstantní symbol, adresu odběratele, adresu dodavatele, data vystavení a splatnosti, druh faktury, částku na kterou byla faktura vystavena, položky faktury, text na faktuře a fakturační středisko, které fakturu vystavilo. 7
Dále jsou v detailu faktury pod položkami faktury úhrady faktury. V této sekci je možné evidovat byť i částečné úhrady faktury, včetně způsobu, jakým byly uhrazeny. Po uhrazení celé částky faktury je tato faktura považována za zlikvidovanou.
8
3. Peněžní deník Před použitím peněžního deníku je třeba nastavit a vyplnit seznam typů výdajů v sekci Fakturace Typy výdajů. Peněžní deník představuje jednoduchou správu hotovosti. Pomocí tohoto formuláře můžete vkládat do aplikace evidenci peněžních toků, včetně informace k jakým účelům byly peníze vynaloženy či přijaty. Součástí peněžního deníku je též pomocná aplikace na přepočet částek mezi měnami.
9
