WR Hotel & Pension Web Revolution
Uživatelský manuál administračního rozhraní © Web Revolution s. r. o. 2010
WR Hotel & Pension Administrace uživatelský manuál
Praktický průvodce administrací webové aplikace WR Hotel & Pension seznamuje uživatele s prací v administračním rozhraní, podrobně popisuje a vysvětluje jednotlivé komponenty aplikace.
Připravil Web Revolution, s. r. o.
© Web Revolution s.r.o. 2010
Tento materiál je možné v nezměněné podobě bez omezení kopírovat, distribuovat a používat pro výuku a vzdělávání.
1
Obsah 1.
Příprava seznamů a číselníků ............................................................................. 3
2.
Editace hotelů ...................................................................................................... 5 Stínové hotely .................................................... Chyba! Záložka není definována. Editace ubytovacích kapacit .............................................................................. 13
3.
Hromadná úprava kapacit ..................................................................................... 13 Denní úprava kapacit ............................................................................................ 15 4.
Správa klientů .................................................................................................... 16
5.
Správa transferů ................................................................................................ 18
6.
Správa exkurzí .................................................................................................. 19
7.
Správa doplňkových služeb ............................................................................... 22
8.
Typy plateb ........................................................................................................ 24
9.
Šablony emailů .................................................................................................. 26
10.
Newslettery ..................................................................................................... 28
11.
Správa rezervací ............................................................................................. 30
Formulář detailu rezervace ................................................................................... 30 Storno rezervace ................................................................................................... 36 12.
Marketingové nástroje .................................................................................... 37
Slevové kupóny ..................................................................................................... 37
2
1. Příprava seznamů a číselníků Před samotným provozem, zadáváním informací o hotelu a jeho ubytovacích kapacit je třeba věnovat nejdříve čas přípravě základních seznamů a číselníků, které obsahují seznamy hodnot používaných v celé aplikaci. Jedná se například o přípravu seznamů úrovní klientů, vybavení hotelu a pokojů, typy stravy, jazyky pro exkurze, stavy rezervací, konfigurace fakturace, šablony emailů, apod. Některým číselníkům jsou v manuálu věnovány samostatné kapitoly. Jednotlivé číselníky je nutné editovat ve všech jazykových verzích, ve kterých aplikaci na veřejné části provozujete. Editace většiny seznamů a číselníků se nachází v administraci v sekcích Seznamy a Nastavení. Významy jednotlivých uvedených seznamů a číselníků jsou uvedeny dále Lokality Přehled lokalit, které jsou v aplikaci dostupné. Lokality mají hierarchickou strukturu, tzn., že lokalita může mít nadřazenou lokalitu. Některé lokality mohou být označeny, že se jedná o stát (zemi). Dále u nich lze uvést zeměpisnou polohu (pro orientaci v mapách). Lokality označené jako pro interní použití se nenabízí na veřejné části ve vyhledávání hotelů. Úrovně klientů V aplikaci je možné vybrané uživatele zařadit do skupin, kterým je poté možné nabízet např. lepší cenu za ubytování. Jednotlivé tyto skupiny uživatelů se editují v sekci úrovně klientů a konkrétním uživatelům lze tato úroveň nastavovat v sekci editace klientů. Vybavení hotelů a pokojů Zde je možné definovat jednotlivé prvky, kterými může být vybaven hotel a jeho pokoje. Poté při editaci hotelu můžeme určovat, že je těmito prvky vybaven. Typy stravy Je-li aplikace provozována v režimu volby typů stravy při rezervaci, je třeba vyeditovat číselník typů stravy, které jednotlivé hotely nabízejí.
3
Jazyky pro exkurze Seznam jazyků, ve kterých jsou pořádány exkurze nabízené na webu. Stavy rezervací Proces zpracování rezervace může probíhat v několika stavech. Definice stavů rezervací se edituje v číselníku editace stavů rezervací. Je doporučeno stávající již existující stavy rezervací neměnit, pouze doplňovat stavy nové. Konfigurace fakturace Důležitý proces je též konfigurace fakturace. Popis konfigurace fakturace je popsán v samostatném manuálu zabývající se popisem modulu fakturace. Šablony emailů Emaily v systému lze editovat v sekci Nastavení Šablony Emailů. Více o šablonách emailů viz kapitola Šablony emailů.
4
2. Editace hotelu Editace hotelu se provádí v administraci v sekci Hotely Hotely. Před samotnou editací hotelu je třeba již mít připraveny některé číselníky. Zejména následující: lokality, vybavení hotelů, vybavení pokojů a typy stravy. Pod hlavním menu lze volit jazyk, ve kterém se provádí editace hotelu. Pokud má být daný hotel zobrazen na všech jazykových mutacích webu, je třeba ho v těchto všech jazycích vyeditovat. U hotelu z výpisu lze editovat jeho parametry. Ne všechny jsou však zobrazovány na veřejné části. V dolní části stránky, pod výpisem, se nachází blok nastavení velikosti stránkování exportu dat, který umožňuje daný výpis exportovat do CSV nebo XLS souboru. Export do CSV či XLS lze provést v každém výpisu v administračním rozhraní. Pro editaci hotelu stačí poklepat na daný řádek tabulky, nebo kliknout na tlačítko „Editovat“ u daného řádku. Samotný editační formulář hotelu je rozdělen na několik bloků: 1. Název hotelu 2. Zvýraznění a povolení zobrazení hotelů 3. Poloha hotelu 4. Typy pokojů 5. Typy stravy 6. Slevy a ceny 7. Vlastnosti hotelu 8. Fotogalerie 9. Vybavení a služby hotelu 10. Popis hotelu 11. SEO informace Význam jednotlivých polí formuláře je popsán v následujícím textu.
5
Název a rewrite název Název hotelu. Rewrite název určuje, jak bude vypadat část URL odkazu na stránku hotelu. Rewrite název může obsahovat pouze alfanumerické znaky a pomlčku. Jakékoliv ostatní znaky jsou vyloučeny. Vyplnění rewrite názvu není povinné. Pokud ho nezadáte, aplikace si ho sama vygeneruje z názvu hotelu. Povolení zobrazení a zvýraznění hotelu Je třeba mít nastaveno povolení zobrazení na veřejné části. Ostatní položky z bloku není třeba pro běžný chod portálu upravovat. Lokalita a lokalita pro transfer do hotelu Pomocí rozbalovacího menu lze vybrat lokalitu, ve které se nachází hotel. Současně je možné vybrat jinou lokalitu (např. typicky nadřazenou) pro lokalitu pro transfer. Např. je možné mít lokalitu hotelu Praha 1, ale lokalitu pro transfer Praha, protože trasy transferu máte definovány např. jako Praha Letiště Praha. Lokalita pro transfer je důležitá pro nabízení pouze relevantních transferů daného hotelu během procesu rezervace daného hotelu.
6
Adresa, vzdálenost od centra a zeměpisná poloha V poli adresa je uvedena adresa hotelu, vzdálenost od centra popisuje polohu hotelu z pohledu vzdálenosti hotelu od centra. Zeměpisná poloha určuje GPS souřadnice hotelu, které se následně používají při zobrazení hotelu na google mapách, nebo pro automatický výpočet vzdálenosti od orientačních bodů. Orientační body Zde je možné si zaškrtat jednotlivé blízké, či relevantní orientační body, které se mají zobrazovat na kartě detailu hotelu se současným uvedením vzdálenosti od těchto bodů.
Typy pokojů V tomto bloku lze editovat, přidávat a odstraňovat typy jednotlivých pokojů, které v hotelu jsou k dispozici. Přidávat typy pokojů je možné jednak z již existujících typů pokojů a jednak přidávat zcela nové přímo v tomto formuláři. 7
Pro přidání existujícího typu vyberte tento z rozbalovacího seznamu a klikněte na tlačítko „Přidat“ vedle tohoto seznamu. Pro vložení nového typu pokoje klikněte na tlačítko „Vložit nový typ“. Typ hotelového pokoje je definován svým interním názvem (není vidět veřejně), názvem (jazykově závislý název viditelný na veřejné části webu), maximálním počtem osob a přistýlek, které je možné do pokoje umístit a také maximálním počtem pokojů tohoto typu, které si může klient v rámci jedno rezervace objednat. Současně je možné též zadat jazykově závislý popis typu pokoje, který se následně zobrazuje na veřejné části webu. Pomocí šipek výše a níže je možné měnit pořadí zobrazení typů pokojů na webu. Typy stravy Pokud aplikaci provozujete v režimu „Povolena rezervace typů stravy na veřejné části“, můžete v tomto bloku volit typy stravy, které daný hotel podporuje. Pokud aplikace není provozována v režimu typů stravy, pak tento blok nemá na další chod aplikace vliv. V tabulce se zobrazují veškeré typy stravy a vy si můžete u každé zaškrtnout, že daný hotel tento typ stravy nabízí a současně, že si tento typ stravy přejete prodávat na webu. Do sloupce netto sleva případně uveďte, jakou slevu z prodejní ceny u daného typu stravy od hotelu máte. Slevy a ceny Uvádět u hotelu cenu od – zde se zadává cena, která je poté zobrazována u daného hotelu ve výpisu (nezávisle na typu vybrané stravy, termínu, apod.). Měna hotelu určuje, v jaké měně jsou zadávány veškeré ceny hotelu. Pokud tedy např. hotel publikuje své ceny v CZK, není nutné převádět ceny na defaultní měnu systému, ale stačí určit, že ceny jsou v CZK a pak je všude zadávat v CZK. Aplikovat lázeňskou taxu do ceny ubytování – po zaškrtnutí toto způsobí, že veškeré ceny uvedené u hotelu se automaticky zvyšují o lázeňskou taxu (tato je zadána v nastavení). Sleva z aktuální ceny pro vybrané úrovně klientů – pokud si přejeme vybraným úrovním klientů poskytnout slevu na daný hotel, můžeme tak učinit zde tím, že zadáme procentuální slevu ze základní ceny pro každou úroveň. Sleva z aktuální ceny pro neregistrované klienty – můžeme současně poskytnout i slevu pro neregistrované klienty.
8
Sleva z aktuální ceny pro individuální klienty (CMS) – zadáváme-li rezervaci pomocí administračního rozhraní (tedy nikoliv přes veřejnou část webu), pak se nám na hotel aplikuje u neregistrovaných klientů tato sleva na rezervaci ubytování v tomto hotelu. Storno podmínky – počet dní, kdy je možné rezervaci do hotelu stornovat bez stornovacího poplatku. Tato hodnota se používá, pokud není vybrána jiná hodnota přímo u vybrané ceny ve vybraném termínu.
Vlastnosti hotelu V tomto bloku se udávají základní informace o samotném hotelu, jako je počet hvězdiček, počet pokojů, email, telefon, poznámka recepce, případný hotelový řetězec, do kterého hotel náleží. Současně je možné nastavit vyhledávací atributy hotelu, pomocí kterých lze hotel filtrovat v pokročilém vyhledávání na veřejné části. Poznámka hotelu je pouze interní – na veřejné části se nezobrazuje.
9
Fotogalerie Zde jsou definovány jednotlivé obrázky hotelů. Pole „obrázek hotelu“ definuje hlavní obrázek hotelu, který je zobrazován ve výpisech. Další sekce obsahuje seznam jednotlivých obrázků fotogalerie, která lze vidět při otevření detailu tohoto hotelu na veřejné části webu.
10
Vybavení a služby hotelu V těchto blocích se editují specifické služby hotelu a pokojů. Současně je možné si zaškrtat pole ze seznamu vybavení hotelu a pokojů, kterými hotel disponuje. Akceptované platební karty Zde je možné nastavit informační přehled informující uživatele, kterými platebními kartami je v daném hotelu možné uhradit ubytování. Popis hotelu a SEO informace Zde je k dispozici WYSIWYG editor, ve kterém můžete klientům napsat popis hotelu, který je poté zobrazován na veřejné části webu. V bloku SEO informací je možné doplnit pomocné informace o hotelu, které jsou následně zobrazovány v HTML kódu stránky a napomáhají vyhledávačům nalézat vaše stránky.
11
Po ukončení editace hotelu lze tento uložit pomocí tlačítka „Uložit“, případně průběžně ukládat pomocí tlačítka „Uložit a zůstat“. Pokud si přejete uzavřít hotel bez uložení změn, klikněte na tlačítko „Storno“.
12
3. Editace ubytovacích kapacit Aplikace poskytuje dva základní režimy editace ubytovacích kapacit:
Hromadná úprava kapacit, kdy se jednotlivé kapacity a k nim příslušné ceny zadávají současně pro časové rozsahy. V praxi je tento režim editace kapacit považován za základní. Denní úprava kapacit, kdy se kapacity a k nim příslušné ceny zadávají po jednotlivých dnech. V současné době není možné editovat kapacity v režimu denní úprava kapacit, pokud je aplikace v režimu práce s typy stravy. V praxi je tento režim editace považován za doplňkový a slouží pouze k případné změně cen v konkrétní vybrané dny.
Hromadná úprava kapacit
Na obrázku lze vidět typickou editaci ubytovacích kapacit v režimu hromadné úpravy kapacit. V prvním kroku je nejdříve nutné vybrat hotel, kterému kapacity editujeme. 13
To provedeme v horním bloku výběru hotelu, vybereme příslušný rok a klikneme na „Přejít“. Po výběru hotelu je možné i filtrovat vybrané typy pokojů, které editujeme. Po výběru hotelu vidíme na obrazovce formulář se seznamem jednotlivých typů pokojů. Přejete-li si přidat k vybranému typu pokoje údaj s cenou pro časové období, klikněte u řádku příslušného pokoje na tlačítko +1 (případně +5), čímž dojde k vložení jednoho (případně pěti) řádků pro vložení cen. U řádku s cenou je třeba vyplnit pole začátek a konec, kdy zadané ceny platí. Dále počet pokojů, které jsou pro daný termín k dispozici, základní cenu ubytování (v měně hotelu). Případně můžeme vyplnit i vedle netto cenu, abychom mohli sledovat v aplikaci zisk na rezervaci. Pokud aplikaci provozujete v režimu prací s typy stravy, vyplňte současně stejným způsobem ceny pro každý typ stravy. Další pole mají následující význam:
Storno – počet dní, jak dlouho předem je možné pro daný termín stornovat rezervaci. Není-li tato hodnota zadána, bere se informace z hotelu.
Stop – stop stav prodeje. Určuje, že rezervaci v daném termínu je možné provést pouze maximálně tolik dní předem, kolik je stop stav. Je to opatření, aby si klient nemohl rezervovat hotel např. na dnešek, pokud my už nejsme schopni toto zařídit na hotelu ještě dnes.
Min. – minimální délka pobytu pro daný termín. Např. při minimální délce pobytu 3 dny není možné rezervovat, v daném termínu a tomto typu pokoje, pobyt na dobu kratší než 3 dny.
Neom. – neomezená kapacita. Je-li toto pole zaškrtnuto, pak se u daného termínu a typu pokoje, nehlídá již obsazená kapacita.
Os. – cena za osobu. Je-li toto pole zaškrtnuto, pak se všechny ceny uvedeny u termínu berou jako ceny za jednu osobu. Jinak se berou jako ceny za celý pokoj.
Vedle tlačítek +1 a +5 lze též vidět tlačítko „Kopie“. Toto slouží ke zkopírování termínů a cen z prvního typu pokoje do jiného (vybraného) typu pokoje. Toto tlačítko má za úkol zefektivnit práci při editaci cen u typů pokojů. Pod seznamem pokojů je ještě blok „Vložení termínu“. Tento blok slouží k úpravě již existující sady termínů, pokud si přejeme vložit mezi vybraná data nové pole (např. pokud v nějakém termínu hotel zlevnil ubytování). Určíme začátek a konec termínu,
14
typy pokojů, do kterých si přejeme nový termín vložit a po kliknutí na tlačítko „Ulož a vlož nový termín“ dojde jednak k uložení stávajících vyeditovaných kapacit a po uložení je vložen nový řádek termínu do stávající sady řádků. Pro uložení změněných ubytovacích kapacit klikneme na tlačítko „Uložit“. Pro neuložení změn klikneme na tlačítko „Storno“.
Denní úprava kapacit
Editace ubytovacích kapacit v režimu denní úpravy kapacit se liší zejména v tom, že jednotlivé hodnoty se nezadávají za celé vybrané časové období, ale pouze individuálně za každou noc. Pro lepší přehlednost se zadávají jednotlivé ceny v rámci jednoho měsíce (s případnou možností editace celoroční).
15
4. Správa klientů Správa registrovaných uživatelů se provádí v sekci Rezervace Klienti. V tomto formuláři je vidět seznam klientů, kteří se registrovali na webu. Současně je možné pomocí tohoto formuláře registrovat klienta i v administračním rozhraní. Zde lze vidět formulář editace konkrétního registrovaného klienta.
Ve formuláři je možné editovat základní uživatelovi údaje. Současně je možné mu určovat i některé interní vlastnosti, jako např. poznámku, úroveň uživatele (cenovou hladinu). Můžeme určit, že klient je konkurence (nebudou se mu poté zasílat newslettery, pokud je přihlášen k jejich odběru).
16
Je-li klient smluvní partner, můžeme uvést i číslo smlouvy. Pomocí tohoto formuláře je možné změnit uživatelovi heslo. Standardně však má uživatel možnost si heslo obnovit pomocí veřejné části zasláním nového hesla na email.
17
5. Správa transferů K rezervaci je standardně možné rezervovat i transfer. Správa transferů se provádí v administraci v sekci Transfery. Základní princip editace ceníku transferů spočívá v následujících krocích: 1. Naplnění číselníku „Typy vozidel“, který definuje jednotlivé typy vozidel, kterými provozujeme hotelové transfery. 2. Naplnění číselníku „Trasy“, který definuje provozované trasy. Je třeba zdůraznit, že systém vytváří zpětné trasy automaticky, není tedy třeba k trase z A do B ručně vytvářet další trasu z B do A. U koncových úseků trasy je třeba definovat i lokalitu. Pomocí této lokality jsou pak filtrovány transfery na veřejné části webu tak, aby byly k daným hotelům nabízeny pouze trasy relevantní danému hotelu (tedy ty, jejichž jeden konec odpovídá lokalitě hotelu pro transfer). 3. Vyplnit číselník „Místa vyzvednutí“, který určuje obecné názvy míst, kde může být klient vyzvednut (např. Hotel, Letiště, Nádraží, apod.) 4. Vyplnit číselník „Ceník“, který určuje ceny transferů. Ceník transferů Sekce Transfery Ceník. Při editaci ceny transferu je třeba brát v úvahu, že jedna zadávaná cena se vztahuje ke kombinaci trasy a typu vozidla. Jednotlivé ceny mají následující významy:
18
Cena individuální – cena za automobil v rámci individuálního transferu za projetí úseku trasy Cena individuální zpáteční – cena za automobil v rámci individuálního transferu za projetí úseku trasy tam i zpět, pokud je kombinace automobilu i počtu osob pro zpáteční úsek trasy stejná jako pro dopředný úsek trasy. Cena skupinová – cena za osobu v rámci skupinového transferu za projetí úseku trasy Cena skupinová zpáteční – cena za osobu v rámci skupinového transferu za projetí úseku trasy tam i zpět, za stejných podmínek jako individuálního zpátečního transferu. Netto cena individuální – nákladová cena za projetí úseku trasy při individuálním transferu. Netto cena skupinová – nákladová cena za projetí úseku trasy při skupinovém transferu. Nákladová cena rozpočítaná na jednu osobu.
6. Správa exkurzí K rezervaci je možné rezervovat i exkurzi. Správa exkurzí se provádí v sekci Služby Exkurze. Při definici exkurzí je třeba postupovat v následujících krocích: 1. V sekci Nastavení Nastavení je třeba zkontrolovat a nastavit dobu trvání letní a zimní sezóny, povolení či zakázání studentských cen u exkurzí. 2. V sekci Seznamy Jazyky pro exkurze definovat jazyky, ve kterých jsou pořádány exkurze nabízené na webu. 3. V sekci Služby Exkurze vyplnit seznam nabízených exkurzí.
19
Při editaci exkurzí je význam jednotlivých polí formuláře následující: Názvy exkurze „Interní název“ je název, který se zobrazuje pouze v administračním rozhraní, a to nezávisle na jazykové variantě. Pro klienty na veřejné části webu je určen název v poli „Název“. „Rewrite název“ je část URL názvu pro identifikace exkurze. Stejně jako u rewrite název hotelů může obsahovat pouze alfanumerické znaky a pomlčku. Tento název není nutné vyplnit – bude poté vygenerován automaticky z názvu exkurze. A to dokonce, i pokud název exkurze je v azbuce. Ceny exkurze Zde je třeba uvést ceny exkurze – udávají se v základní měně aplikace – zpravidla tedy v měně EUR. Cena se udává za jednu osobu. Netto cena je volitelná nákladová cena za exkurzi. Slouží pro výpočet zisku z objednávky. Vlastnosti exkurze
Lokalita exkurze – identifikuje, kde se exkurze pořádá (slouží pro filtraci ve vyhledávání). Dny pořádání exkurze – určuje dny v týdnu, kdy se pořádají exkurze. Klient si poté může na veřejné části webu vybírat datum exkurze pouze v těchto dnech v týdnu. Sezóny pořádání exkurze – určuje roční sezóny, kdy se exkurze pořádá. V létě, v zimě či obojí. Email na pořadatele – informativní email pořadatele exkurze. Exkurze je nabízena – přepínač, který umožňuje skrýt exkurzi k nabízení na veřejné části webu.
Náklady exkurze Tyto volitelné nákladové položky slouží pro volitelný modul správy pořádání exkurzí. Popis exkurze Zde se nachází několik popisných položek exkurze:
20
Délka exkurze – počet hodin, jak dlouho exkurze trvá Místo odjezdu – místo, odkud se odjíždí z exkurze – jazykově závislý popis Čas odjezdu – čas, v kolik začíná exkurze – jazykově závislý popis GPS souřadnice navštívených míst – slouží pro případné zobrazení pořádání navštívených míst v rámci exkurze na mapě.
Zbylé pole WYSIWYG editoru obsahuje textový popis exkurze a současně také pod popisem lze editovat fotogalerie fotografií dané exkurze. Výběr hlavního obrázku zobrazovaného ve výpisu exkurzí se určuje označením hlavního obrázku fotogalerie.
21
7. Správa doplňkových služeb Dalším prvkem, který je možné přidávat k rezervacím je rezervace doplňkových služeb. Tyto se spravují v sekci Služby Doplňkové služby. Při definici doplňkových služeb je třeba postupovat v následujících krocích: 1. V sekci Služby Typy doplňkových služeb definovat jednotlivé typy doplňkových služeb, které budete vkládat. 2. V sekci Služby Doplňkové služby poté vložíme jednotlivé doplňkové služby, které nabízíte.
Význam jednotlivých polí je následující:
22
Název – veřejný název služby. Interní název – interní název služby viditelný pouze v rámci administračního rozhraní. Typ služby – Určuje typ (kategorii) služby z předem vytvořeného seznamu typů doplňkových služeb. Prodejní cena – prodejní cena služby, za kterou je prodávána klientům.
23
Netto cena – volitelná nákladová cena služby. Typ ceny – zde se určuje, jak se počítá cena služby. Zdali je platba paušální, nebo zdali je cena služby udávána za noc či den. V tomto případě je cena vynásobena počtem dnů či nocí, po kterou je služba objednána. Služba je veřejně nabízena – přepínačem je možné zakázat či povolit nabízení dané služby na veřejné části. Popis – zde je jazykově závislý popis služby zobrazovaný na veřejné části.
8. Typy plateb Objednávky na webu je možné platit různými způsoby. Jednotlivé způsoby dopravy se editují v sekci Nastavení Typy plateb.
Význam jednotlivých polí je popsán dále. Kód Interní kód způsobu platby. Tento kód není možné uživatelem editovat, protože je určen pouze pro případné interní potřeby aplikace. Není nutné, aby vámi nově vložené způsoby platby měly tento kód vyplněný. Interní název a název Význam interního názvu a názvu je stejný, jako u ostatních seznamů v aplikaci, které mají název.
24
Přepínače vlastností způsobu platby
Povolený – povolení tohoto způsobu platby (včetně možnosti zvolit tento způsob platby u rezervace v administračním rozhraní). Dostupný na veřejné části webu – určuje, zdali je daný způsob platby možné zvolit u rezervací na veřejné části webu. Dostupný nepřihlášeným – tímto je možné omezit vybraný způsob platby pouze na registrované a přihlášené uživatele. Automaticky odesílat voucher – po odeslání rezervace na server je v tomto případě automaticky odeslán voucher Automaticky povolit zobrazení externí pobočce – při odeslání rezervace s tímto způsobem platby je u rezervace automaticky nastaven příznak „zobrazení rezervace externí pobočce“. Platba se provádí online – určuje, že se má použít interní systém úhrady online (tedy např. přesměrování na bankovní portál pro úhradu platby platební kartou). Toto je závislé na interním kódu způsobu platby. Není tedy možné vkládat vlastní způsoby platby s tímto příznakem. Platba se provádí až na místě – určuje, že platba se provádí až na místě. Toto má vliv na některé interní operace, kdy se např. může operátorovi rezervací odesílat informační email o provedené objednávce klientem již přímo při vložení nové rezervace, byť i ještě neuhrazené. Pokud není toto pole zaškrtnuto, pak se odesílá informace partnerům až po uhrazení rezervace. Vyžadována garance platební kartou – určuje, že vybraný způsob platby vyžaduje od klienta zadání garance platební kartou.
Automaticky generovaná faktura Určuje typ faktury, která se má automaticky generovat při odeslání rezervace s daným typem platby. Typ platby faktury Zde se volí, jakým typem platby bude uhrazena faktura. Emailová šablona Při odeslání rezervace je současně odeslán klientovi i email. V tomto rozbalovacím menu je možné vybrat, který email se klientovi odešle.
25
9. Šablony emailů Aplikace obsahuje modul, který umožňuje editovat emaily, které jsou aplikací odesílány. Tyto šablony se editují v sekci Nastavení Šablony emailů. Šablony emailů jsou předem vytvořeny. Není možné přidávat nové. Ve výpisu vidíte seznam všech v systému dostupných šablon emailů. Po otevření vybrané šablony emailů, kterou si přejete editovat, uvidíte následující formulář.
26
Význam jednotlivých polí je následující: Interní údaje o emailové šabloně Tento blok obsahuje informace o vybrané emailové šabloně, které jsou používány aplikací. Obsah emailové šablony
Email odesilatele – tento email se bude tvářit jako odesilatel emailu. Příjemce uvidí jako odesilatele právě tento email. Je důležité ho vyplnit smysluplně, protože při neexistující doméně či emailové adrese bude email téměř určitě odstraněn jakýmkoliv spamovým filtrem. Jméno odesilatele – doplňuje email odesilatele o skutečné jméno osoby či firmy. Toto je pak v emailových klientech při zobrazení preferováno před zobrazením čisté emailové adresy. Podpis – jedná se o předem připravený podpis pod emailem, který je předem připraven v seznamu podpisů citovatelných v sekci Nastavení Podpisy emailů. Předmět – předmět emailu HTML text – HTML varianta obsahu emailu. Čistý text – alternativní obsah emailu v podobě čistého textu zobrazeného v případě, že poštovní klient uživatele neumí zobrazit HTML formát emailu. Pokud toto pole nevyplníte, pak se čistý text generuje automaticky z HTML metodou odstranění formátování.
Dosaditelné proměnné – zástupné symboly V textu emailu je možné uvést „zástupné symboly“, které budou před odesláním emailu nahrazeny platnými hodnotami týkajících se dané rezervace, registrace, apod. Seznam těchto zástupných symbolů je uveden v tabulce v pravé části formuláře. Do textu emailu se zapisují tyto symboly mezi složené závorky – tedy např. {HotelTitle} bude nahrazeno při odeslání emailu názvem hotelu. Tyto zástupné symboly je možné použít v předmětu emailu, HTML textu emailu i v čistém textu emailu.
27
10. Newslettery Aplikace umožňuje odesílat hromadné informační emaily registrovaným uživatelům, kteří jsou přihlášeni k odběru novinek. Toto lze provádět v sekci Rezervace Rozesílání newsletteru.
Význam položek ve formuláři odeslání newsletteru je následující: Uložené Aplikace umožňuje ukládat již jednou vytvořené newslettery pro budoucí použití. Pokud si přejete použít newsletter, který již byl uložen, vyberte si ho z rozbalovacího menu a klikněte na tlačítko „Použít“. Tím dojde k načtení předmětu a textu uloženého newsletteru a vyplnění těchto polí, které lze před odesláním upravit a vyeditovat.
28
Země Pokud je u registrovaných uživatelů evidována země, pak je možné omezit odeslání newsletteru pouze na uživatele, kteří mají nastavenu zemi na zemi vybranou ve formuláři odeslání newsletteru. Příjemci Jedná se o filtr, který umožňuje určit, komu bude email newsletteru odeslán:
Pouze administrátor – email je odeslán pouze administrátorovi. Slouží pro ověření výsledné podoby emailu ještě před tím, než bude odeslán všem uživatelům. Individuální klienti – email je odeslán pouze klientům, kteří nejsou registrováni jako firmy. Tzn., nemají vyplněno pole název firmy a IČO. Firmy – email je naopak odeslán pouze klientům, kteří název firmy a IČO vyplněno mají. Konkurence – omezení odeslání emailu na ty registrované uživatele, kteří mají nastaven příznak, že jsou konkurence. Partneři – Email je odeslán klientům, kteří mají nastaven příznak, že jsou smluvními partnery.
Předmět a text Jedná se o předmět a text emailu, který bude následně doručen uživatelům. Ovládací tlačítka
29
Odeslat – odešle email všem vybraným uživatelům. Odeslat a uložit – odešle email jako v předchozím, ale navíc tento email uloží pro budoucí použití. Smazat – vyčistí formulář tak, aby byl připraven na napsání nového newsletteru.
11. Správa rezervací Pokud klient provede rezervaci na veřejné části webu, bude jednak doručen email s tímto oznámením na adresu uvedenou v nastavení a současně bude tato rezervace viditelná ve formuláři se seznamem provedených rezervací. Tento je přístupný v sekci Rezervace Rezervace. Jednotlivé rezervace lze ve výpisu filtrovat pomocí řady parametrů. V systému je též zabudována správa rezervací metodou evidence stavů rezervace a přechody mezi jednotlivými stavy, kdy na přechod do dalšího stavu může být určen časový limit. Jednotlivé stavy a časové limity, včetně barevného označení řádků rezervací podle stavu lze editovat v sekci Nastavení Stavy rezervací.
Formulář detailu rezervace Význam jednotlivých polí formuláře s rezervací je popsán v následujícím textu.
30
Aktuální stav rezervace a operátor Každá rezervace se nachází v nějakém stavu. Nově vložená rezervace se nachází ve stavu „Nová“. V průběhu zpracování rezervace může rezervace přecházet vybranými stavy. Stav je možné nezávisle na procesu změnit v dolní části formuláře v sekci „Detaily a log vyřízení rezervace“. Současně rezervace může mít přiděleného operátora, který se stará o její zpracování, pokud je těchto operátorů více a je třeba je vzájemně rozlišit. Termín pro splnění určuje, do jaké doby je třeba přejít do nového stavu rezervace. Adresa klienta V této sekci je uvedena adresa klienta, který provedl rezervaci. Pokud zadáváte v administraci novou rezervaci pro již registrovaného klienta, je nutné tohoto klienta vybrat z rozbalovacího menu „Klient z databáze“ – nejdříve napíšete počáteční písmena jeho jména, kliknete na tlačítko „»“ a z rozbalovacího menu vyberete klienta. Ceny, platby a faktury V této sekci je zobrazena celková cena rezervace a případný zisk, pokud jsou zadány data pro výpočet zisku. Další pole obsahují informace o vybraném způsobu úhrady rezervace klientem, fakturační středisko, přes které je rezervace klientovi fakturována, datum splatnosti faktury a informace o vystavených fakturách za rezervaci. Současně je uvedena též informace, kdy byla rezervace uhrazena. Možné operace s fakturou jsou:
Vytvoření faktury – kdy je vytvořena nová faktura (popř. zálohová faktura). Existuje-li již zálohová faktura a požaduje se vytvoření nové, je tato přepsána. Naopak při vytváření ostré faktury je tato, v případě existence předchozí ostré faktury, stornována – popř. vytvořen dobropis, pokud byla byť jen částečně uhrazena a vytvořena faktura zcela nová.
Tisk faktury – fakturu je možné vytisknout do PDF souboru.
Objednávka do hotelu, voucher V této sekci je možné odeslat objednávku rezervace do hotelu, případně vystavit klientovi voucher. V rozbalovacím menu je třeba vybrat hotel, do kterého se bude objednávky posílat (či vystavovat voucher).
31
V případě odeslání objednávky do hotelu je možné objednávku jednak vyexportovat ve formátu PDF či XLS, nebo přímo jako přílohu v PDF odeslat do hotelu na email uvedený u hotelu. V případě vystavení voucheru je možné jednak vytisknout voucher, nebo voucher odeslat přímo klientovi. Pomocí tlačítka „Označit rezervaci jako zaplacenou“ je možné zařadit do evidence rezervaci jako zaplacenou. Přitom dojde k následujícím krokům (pokud již nebyly dříve provedeny): 1. Vytvoření ostré faktury (daňového dokladu) 2. Vložení úhrady faktury na zbývající nezaplacenou částku k této ostré faktuře 3. Tím dojde k označení rezervace jako zaplacené. Poznámka Poznámka klienta, kterou uvedl u rezervace. Povolit zobrazení externí pobočce Rezervace, která je takto označena, je povolena k zobrazení externí pobočce. To znamená, že jí může vidět i uživatel administračního rozhraní, který má nastavenu roli „Extern“. Zajištění rezervace platební kartou V této sekci jsou uvedeny informace o platební kartě, kterou klient zadal jako garanci ubytování (byla-li po něm vyžadována). Rezervace pokojů V této sekci je přehled jednotlivých pokojů rezervovaných v rámci jedné rezervace. Data rezervace představují počáteční a koncové datum celé rezervace ubytování. V poli datum storna je uvedené případné datum, kdy byla rezervace stornována (byla-li stornována). Rezervace pokoje V této sekci je seznam jednotlivých rezervací pokojů v hotelech. Každá rezervace pokoje je definována následujícími položkami:
32
Termín – rozsah dat, od kdy a do kdy je klient ubytován v daném pokoji. Hotel – hotel, ve kterém je klient ubytován. Město – pomocný filtr, kterým je možné omezit seznam hotelů na dané město. Typ pokoje – typ pokoje, který je rezervován.
Typ stravy – je-li rozlišován typ stravy při ubytování, lze zde zvolit. Počet pokojů – určuje počet pokojů vybraného typu je rezervováno. Počet hostů – celkový počet hostů, kteří budou ubytováni ve vybraných pokojích, včetně přistýlky. Je v allotmentu – určuje, že daný pokoj bude rezervován v hotelu v rámci allotmentu. Požadavek hostů na kouření – určuje, zdali si hosté přejí kuřácké pokoje. Údaje o hostech – zde je jmenný seznam jednotlivých hostů ubytovaných v daném pokoji či pokojích. Poznámka do hotelu – tato poznámka je poté odeslána na objednávce do hotelu. Poznámka – interní poznámka o rezervaci.
Blok výpočtu ceny umožňuje automaticky či manuálně stanovit cenu za daný rezervovaný pokoj. Včetně nákladové (netto) ceny, pomocí které je možné spočítat zisk na rezervaci. Obdobný formulář výpočtu ceny je na všech ostatních možných rezervovaných transferech, exkurzích a doplňkových službách. Rezervace transferu V bloku rezervace dodatkových služeb je možné přidat k rezervaci transfery, exkurze či doplňkové služby. Přidávání všech dodatkových služeb je možné pomocí spodního menu kliknutím na příslušné tlačítko „+Pokoj“, „+Transfer“, „+Exkurze“, „+Služba“.
33
Význam jednotlivých polí bloku transferu:
Druh transferu – rozlišení, zdali se jedná o individuální, či skupinový transfer. Trasa – trasa, na kterou je transfer objednán. Místo odjezdu a místo cíle transferu – Místo, kde bude klient vyzvednut a kam bude dopraven. Datum a čas transferu – datum a čas, kdy bude klient na transfer vyzvednut. Číslo letu/vlaku – číslo spoje, kterým klient přijede, nebo který musí stihnout. Typ vozu – typ vozidla, kterým bude transfer klienta realizován. Počet osob – počet osob, které budou transferem přepraveny, včetně dětí a jejich věku. Údaje o pasažérech – jmenný seznam pasažérů, kteří budou přepraveni. Je možné pomocí tlačítka „Přenést jména“ přenést jména klientů z bloku rezervace pokojů. Poznámka k transferu – poznámka, kterou klient zadal k transferu. Interní transfer – pomocný příznak určující, že se jedná o interní transfer v rámci firmy.
Rezervace exkurze Další dodatkovou službou, která lze vložit k rezervaci je exkurze. Význam jednotlivých polí ve formuláři zadávání rezervace exkurze je následující: 34
Typ exkurze – obdobně jako u transferu je možné zvolit individuální, či skupinovou exkurzi. Exkurze – zvolení exkurze, která je rezervována.
Datum exkurze – datum, kdy je exkurze pořádána. Počet osob – počet osob v jednotlivých věkových kategoriích, které se účastní exkurze. Jazyk průvodce – ve kterém jazyce bude exkurze probíhat. Jména účastníků – jmenný seznam účastníků exkurze. Opět je možné přenést jména z rezervací pokojů. Poznámka – poznámka, kterou klient zadal při rezervaci exkurze.
Rezervace doplňkové služby Posledním typem služby, kterou je možné k rezervaci přidat, jsou doplňkové služby. Význam jednotlivých polí je následující:
35
Termín – termín, na který je doplňková služba objednána. Pokud je termín pouze jediný den, je datum příjezdu i odjezdu stejné. Typ služby – kategorie služby, která je rezervována. Služba – je možné vybrat z rozbalovacího menu službu, která je rezervována, případně je možné napsat vlastní název služby, pokud tato v databázi není. Počet – počet kusů dané služby. Poznámka – interní poznámka o objednávce dané služby.
Poznámky rezervace Pod rezervací služeb je možné vkládat poznámky o průběhu rezervace. Každý operátor může vložit k rezervaci poznámku. Tato je pak zobrazena ve výpisu poznámek včetně údajů o tom, kdo a kdy poznámku vložil.
Storno rezervace Pokud je třeba rezervaci stornovat, je možné toto učinit v detailu rezervace kliknutím na tlačítko „Storno rezervace“. Tím dojde k vytvoření případné storno faktury, označení rezervace jako stornované a přechod rezervace do statusu stornována. Storno je možné vrátit zpět kliknutím na tlačítko „Zrušit storno“, které se objeví místo tlačítka na stornování rezervace, pokud je rezervace stornována.
36
12. Marketingové nástroje Slevové kupóny Slevové kupóny jsou jedním z marketingových nástrojů, které aplikace poskytuje. Vytvořit nový slevový kupón je možné v administraci v sekci Marketing Slevové kupóny.
Význam jednotlivých polí slevového voucheru je následující:
37
Datum platnosti – Poslední možný den odjezdu z rezervovaného hotelu, na který je možné aplikovat slevový voucher. Maximální možné datum termínu rezervace – Poslední datum, kdy je možné při rezervaci vložit kód slevového voucheru. Kód – kód voucheru, který musí klient vložit, při procesu rezervace tak, aby tento slevový voucher byl uplatněn na danou rezervaci. Sleva – výše slevy (jak v %, tak v absolutní částce) Voucher je pouze pro jednorázové použití – tento příznak určuje, že daný voucher lze použít pouze pro jednu jedinou rezervaci jedním jediným klientem. Tedy jednorázově. V opačném případě je možné použít voucher všemi klienty a to i opakovaně.
