SEPA incasso’s
Workshop LKvV - november 2014
Workshop SEPA •
Over Congressus
•
Incasso stappenplan
•
SEPA •
Terminologie
•
Mandaten
•
Tijdlijn
Over Congressus
Over Congressus •
Website, ledenadministratie en financiën
•
Efficiënte administratie
•
Meer tijd voor datgeen waarvoor de vereniging is opgericht
•
Ondersteunt SEPA sinds mei 2013
•
Deel software als open source (github.com/congressus)
•
30+ verenigingen - meer dan 30.000 leden
SEPA terminologie
SEPA terminologie •
SEPA Direct Debit •
Core | B2B
•
Creditor-ID / Incassant-ID
•
Batches
•
Batch types •
•
OOFF | FRST | RCUR | FNAL
R-transactions •
Reject | Return | Refund
•
PAIN-format
•
Mandates / machtigingen
•
Mandate reference / Referentie van machtiging
Stappenplan
Stappenplan •
SEPA-contract bank afsluiten
•
SEPA-machtiging afsluiten met leden
•
Vooraankondiging (14 dagen voor incasso) •
•
•
Samenstellen incasso-bestand •
Bestand kan verschillende batches bevatten (FRST/RCUR/FNAL/OOFF)
•
PAIN-format
Verwerken incasso-bestand door bank •
•
Afwijken van deze termijn mag, mits duidelijk gecommuniceerd met leden
Aanbieden incasso-bestand via internet bankieren
Verwerken resultaten incasso in eigen administratie •
Geslaagd / gestorneerd
Mandate / incasso-machtiging
Mandate / incasso-machtiging (1) •
Machtiging getekend voor 1 feb 2014? •
automatisch omgezet naar SEPA mandate
•
zelf IBAN, Creditor-ID en reference toevoegen
•
datum van ondertekenen wijzigen in 1 nov 2009
Mandate / incasso-machtiging (2) •
•
Machtiging getekend op/na 1 feb 2014? •
Alleen geldig als deze op papier ondertekend is!
•
Vinkje op de website is dus niet voldoende
Toekomst: E-mandates
Mandate / incasso-machtiging (3) •
SEPA Machtiging heeft vaste elementen •
Naam + adres van vereniging
•
Creditor-ID
•
Naam + IBAN / BIC van lid
•
Machtigingstekst
•
Uniek kenmerk / referentie (mag ook later worden toegewezen, mits duidelijk gecommuniceerd met lid)
•
Voorgeschreven door de bank
•
Ondertekenen door lid, inclusief datum en plaats!
Machtigingstekst Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan •
om doorlopend incasso-opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven en
•
uw bank om doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van .
Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden.
E-mandates •
Online machtiging geven
•
Planning : medio 2015 via iDeal
SEPA tijdlijn
SEPA incasso - tijdlijn •
-14 breng je leden op de hoogte van aanstaande incasso (verplicht?)
•
-5 indienen bestand (FRST + OOFF)
•
-2 indienen bestand (RCUR)
•
-1 laatste dag om te annuleren (vereniging en lid)
•
0 uitvoeren incasso door bank
•
+5 laatste dag waarop een lid een betaling kan storneren
•
+8w laatste dag waarop een lid betaling kan laten terugboeken door de bank
•
+13m laatste dag waarop bank van lid kan verzoeken om refund
•
+36m laatste dag waarop je een mandaat mag gebruiken (indien tussentijds niet gebruikt)
In de praktijk
Geweigerde transacties (R-transacties) •
Reject
Bank weigert de incasso of
Lid weigert incasso vóór uitvoering
•
Return
Lid weigert incasso binnen 5 dagen na uitvoering
•
Refund
Lid vraagt geld terug (binnen 8 weken of 13 maanden)
Transactie geweigerd
Wat nu?
Geweigerde transacties
Veranderingen op een rijtje •
Incasseren in alle SEPA landen*
•
Alleen machtiging op papier geldig
•
Vooraankondiging: breng leden vroegtijdig op de hoogte van incasso
•
Lid kan incasso weigeren voordat deze wordt uitgevoerd
* België | Bulgarije | Cyprus | Denemarken | Duitsland | Estland | Finland | Frankrijk | Griekenland | Hongarije | Ierland | IJsland | Italië | Letland | Kroatië | Liechtenstein | Litouwen | Luxemburg | Malta | Monaco | Nederland | Noorwegen | Oostenrijk | Polen | Portugal | Roemenië | San Marino | Slovenië | Slowakije | Spanje | Tsjechië | Verenigd Koninkrijk | Zweden | Zwitserland
Kop koffie? We horen graag hoe we de administratie van jouw vereniging efficiënter kunnen maken
! !
[email protected] 050 - 211 00 16
