Vijfjarenplan De Uithof.
“Wij varen onze eigen koers”
Inhoud: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Inleiding Doorlichting Commerciële aanpak Meer jaren onderhoud Financiën Organisatie Samenvatting en conclusies Bijlagen. 1
1. Inleiding. De economische crises heeft ook Nederland de afgelopen jaren in haar greep gehad. Dit heeft geleid tot koopkrachtdaling en dus tot lagere consumentenbestedingen. Vooral in de recreatieve sector zijn de gevolgen hiervan voelbaar geweest en zijn dat nog steeds. Daarnaast vormen veranderende patronen in de vrijetijdsbestedingen een uitdaging . Bovendien hebben de kunstijsbanen te maken met een bijzonder fenomeen. De stijgende prijzen voor energie en de alsmaar warm wordende winters, waardoor de energierekening zwaar drukt op de exploitatie. De economische omgeving is ook aan verandering onderhevig door de stormachtige opkomst van nieuwe media, die zorgen voor een grotere concurrentie in de markt. Voor de Uithof moet opgemerkt worden dat, in tegenstelling tot bijna alle in schaatsbanen in Nederland, voor de huidige bedrijfsvoering geen subsidie wordt ontvangen. Dit alles overziende noopt organisaties tot het heroverwegen van hun positie in de markt. Voor de Uithof speelt hierbij nog een belangrijke factor en dat zijn de plannen voor een topsportcentrum in Zoetermeer met twee ijshallen en andere sportaccommodaties incl. een (zorg)hotel (Transportium). Dit noopt ook tot een heroriëntatie voor de Uithof. Hiervoor is een actieve benadering van de markt noodzakelijk en scheppen van een ander imago.
Om goed te kunnen anticiperen op deze ontwikkelingen is mede daarom besloten een overname tot stand te brengen tussen de eigenaar en de exploitant van het onroerend goed. Hiermee is bereikt dat enerzijds een gemeenschappelijke visie kan worden ontwikkeld voor de nabije toekomst en anderzijds de financiële basis door integratie van de beide activiteiten is versterkt; Van belang is de visies over de nabije toekomst vorm te geven in dit vijfjarenplan. Alle belanghebbenden hebben zich hiervoor uitgesproken. Naast een stuurgroep zijn drie commissies ingesteld, zijnde de Commissies Commercie, Techniek en Financiën ; Het spreekt vanzelf dat het uiteindelijke doel is te komen tot een verantwoorde en gezonde exploitatie van De Uithof, waarmee een langdurige continuïteit wordt gewaarborgd. Dat zulks onder de huidige omstandigheden een uitdaging van formaat is, behoeft geen betoog; Het gehele proces van deze overname is in vijf stappen uitgevoerd, waarbij de laatste stap, het opstellen van dit vijfjarenplan, op korte termijn is gerealiseerd; Het gehele proces werd begeleid door La Fontaine Management Services B.V.; In de voorbereiding is met diverse partijen gesproken, waaronder klanten en niet-klanten, de Gemeente Den Haag (wethouder Sport, afdelingen Beleid Sport en Sportsupport), Adviesraad voor Sport, sportwoordvoerders politieke partijen, Harm Benthem (Stadsdeeldirecteur Loosduinen), Pieter den Dulk (voormalig voorzitter Adviesraad voor Sport), Bart Volkerijk (oud-honkballer ADO en Nederlands team), Frans van Steenis (directeur Staatsloterij en voorzitter St. Beach Ressort Kijkduin), Marco Esser (Directeur DH Marketing), Gerard van der Kooij (bedrijfsleider Dutch Waterdreams), Roderick van Zuijlen van Nijevelt (directeur Duinrell), Cees Juffermans (voormalig topschaatser shorttrack), Edgar Vermaas (afdeling Topsport DH Marketing) en natuurlijk het eigen personeel.
2
2. Doorlichting. Commercieel:
In de afgelopen jaren zijn er diverse negatieve berichten over De Uithof naar buiten gekomen, zoals twee faillissementen, het instorten van het dak, de brand en recentelijk, dat de schaatsbaan wellicht zou sluiten (conclusie media “weer failliet?”). Na diverse mensen van verschillende instellingen en klanten te hebben gesproken is de conclusie, dat De Uithof geen echt duidelijk profiel heeft (uitspraak: “vlees noch vis”). Tevens stemmen het imago en de identiteit van De Uithof niet overeen. Uit een klein onderzoek over het ijskarten bleek, dat 89% van de klanten, die waren geweest, positief over De Uithof zijn. Met andere woorden bij de mensen, die De Uithof niet bezoeken, leeft een negatief en geen duidelijk beeld; In de huidige uitingen worden nog te veel de eigenschappen van De Uithof gecommuniceerd in plaats van de voordelen voor de klant, bv. “Elektrische karts”. Dit zou moeten zijn “Kom ook racen van 0 tot 60 km in 4 seconden”.
Onderhoud:
Gezien het feit, dat De Uithof reeds 44 jaar bestaat en door de financiële situatie van de afgelopen jaren is de staat van onderhoud krap voldoende; In de afgelopen jaren is veel discussie geweest tussen de eigenaar van het onroerend goed en de exploitant over het onderhoud, waardoor veel energie en financiën verloren zijn gegaan. Hierdoor is te weinig kunnen werken met een structureel onderhoudsplan (“lappendeken”); Voor het onderhoud is behoefte aan een hoofd Technische Dienst; Volgens diverse geïnterviewde mensen is De Uithof als centrum net niet af! Onderzoek de mogelijkheden voor een facelift van het centrum ter vergroting van de aantrekkelijkheid, de commerciële mogelijkheden en onderzoek de mogelijkheden ter vermindering energiekosten.
Financiën:
Gezien het feit, dat er in alle jaren financieel “scherp aan de wind moest worden gezeild”, is het tijd om de gehele financiële organisatie door te lichten. Tevens zal ook worden bekeken of bepaalde administratieve zaken kunnen worden uitbesteed; Om dus een nog beter inzicht te hebben in de financiële en administratieve situatie zal een verdiepingsslag moeten worden gemaakt. Het betreft zaken als een bijdrage-analyse, interne controle en administratieve organisatie, Interne rapportering, verantwoordelijkheid afdelingsmanagers/budgethouders en uitganspunten meerjarenbegroting.
Organisatie/structuur:
Binnen het bedrijf lopen alle “lijntjes” via de directeur. Dit betekent, dat er te weinig tijd is voor overleg, hetgeen ten koste gaat van de structurele aandacht voor het personeel. Bijna alle tijd gaat op aan “brandjes blussen” en is er te weinig tijd voor groei;
3
Over deze zaken is met alle medewerkers en hun leiding gesproken. De uitkomst was inderdaad, dat er te weinig tijd voor elkaar is. Hierdoor worden de medewerkers niet echt betrokken bij de bedrijfsvoering, waarbij overigens de meeste medewerkers wel aangaven een “De Uithof-hart” te hebben; Ook was de uitkomst van die gesprekken, dat iedereen grote kansen ziet voor De Uithof. De Uithof heeft zo veel mogelijkheden, dat er voor klanten voor elk wat wils is; Het is wel een voorwaarde, dat het bedrijf op orde is (kwaliteit) en een sterkere personele bezetting heeft, want in dienstverlening is het personeel de belangrijkste succesfactor. Van coaching en training van de medewerkers is thans geen sprake; Het is de kracht van de directeur om deals te sluiten met grote organisaties om grote groepen naar De Uithof te halen. Tevens is het zijn kracht om De Uithof via het netwerk positief bekender te maken. Helaas is hier nauwelijks tijd voor; Aanstelling van een manager Operations voor de dagelijkse aansturing van personeel, waardoor de mogelijkheden voor commerciële activiteiten sterk wordt vergroot.
4
3. Commerciële aanpak. Als resultaat van de vergaderingen van de Commerciële Commissie worden hierna diverse activiteiten weergegeven, die moeten worden ondernomen om De Uithof duidelijker te profileren, het imago te verbeteren en dus beter te laten aansluiten op de identiteit. Tevens worden er activiteiten aangegeven, die meer bezoekers naar De Uithof moeten trekken, want de meeste bezoekers, die voor het eerst komen, zijn positief verrast. Het betreft alle activiteiten, die in de komende vijf jaar moeten worden uitgevoerd. Voor ieder jaar zal een actieplan moeten worden opgesteld, waarin een selectie van onderstaande activiteiten zullen moeten worden gemaakt, waarvoor dan ook voor de volle 100% moet worden gegaan.
Het profiel van De Uithof moet helder zijn. De Uithof zal zich in de markt profileren als: Hèt Familie Sportcentrum! Dit is het onderscheidende vermogen van De Uithof ten opzichte van de concurrenten. Voor de bedrijven hèt sportcentrum met voor ieder wat wils (sportieve personeelsdag(en), het sportiefste uitje en bedrijfsfeesten). Deze profilering, hèt familie sportcentrum, moet in alle uitingen worden doorgevoerd, sportief vertier voor jong en oud, sportief vergaderen, sportief dineren e.d.; met als pay-off “In de winter en ook in de zomer”. Tevens zal De Uithof een nog meer sportuitstraling moeten krijgen door op de TV’s niet de onderdelen van De Uithof te vertonen (men is al in De Uithof en weet wel wat De Uithof is), maar sportwedstrijden van moderne sporten, zoals Americain Football/ baseball (via zenders ESPN, Eredivisie Live, Eurosport). Dit betekent dus De Uithof is anders dan anderen!; Tevens zou de outfit van het gehele personeel sportiever en aantrekkelijker moeten zijn (voorbeeld leuke dame in een soort Amerikaanse Football of baseballoutfit;
De profilering zal via alle communicatiekanalen vorm moeten krijgen d.m.v. het vertalen van de eigenschappen naar de voordelen voor de klant (klantbeleving), bv. niet communiceren “Schaatsbaan”, maar “Lekker schaatsen met de familie” en “Heerlijk skidineren met de feestdagen met de familie”, “Van 0 tot 60 km in 4 seconden in onze elektrische karts”. Dit laatste omdat elektrische karts sneller accelereren dan benzine karts. In de uitingen moet ook het “gratis parkeren” worden meegenomen en ook de toevoeging “Den Haag” achter de naam “De Uithof” om verwarring met Utrecht te voorkomen, met name in landelijke uitingen;
5
Zoals reeds eerder is beschreven sluiten het imago en de identiteit niet op elkaar aan, want uit onderzoek blijkt, dat mensen die niet op De Uithof komen een negatief beeld hebben (faillissementen, negatieve persuitingen e.d.), terwijl de mensen, die wel op De Uithof komen zijn 89% (klein onderzoek ijskarten) tevreden zijn en positief verrast zijn. Het is dus de grote taak om meer mensen naar De Uithof te krijgen (linksom of rechtsom), opdat zij ook zullen ervaren, dat hun verwachting ver wordt overtroffen en dat De Uithof veel leuker en spannender is. Per jaar moeten meer “Open Dagen” worden gehouden en verstrek bij de werving vrijkaartjes uit voor die onderdelen, die geen extra kosten met zich meebrengen; Van essentieel belang is, dat er in alle uitingen “naar buiten” geen enkel negatief bericht meer mag worden gebezigd. Alle uitingen moeten “ademen” “Kom naar De Uithof”. Dit geldt met name richting de pers, want het negatieve imago is juist ontstaan door de persberichten van de afgelopen jaren; Thema “Maak De Uithof spannend”, bv. “Van 0 tot 60 kilometer in 4 seconden racen in onze elektrische karts”; “Voel je een commando/stoere bink via ons klimtraject”, “Kom survivelen”; nog beter is om deze uitingen vanuit de klant naar voren te brengen, zoals: “Fantastisch gevoel om van 0 tot 60 km in 4 seconde te racen” plus foto van een klant;
Communicatieplan; via wekelijks uitingen, zoals advertenties, facebook (5.400 volgers moeten er 54.000 worden), twitter, free publicity enz. zal het gekozen profiel duidelijk moeten worden uitgedragen. Uiteraard in het kader van eigenschappen vertalen naar de voordelen/belevenis van de klant met het generen van goed nieuws, vooral voor free publicity, bv. 100.000ste bezoeker; Het grote doel is dus om meer mensen naar De Uithof te krijgen en hen te laten ervaren, dat het veel leuker en spannender is, dan werd verwacht. De navolgende acties zullen moeten worden ondernomen: 1. Commerciële activiteiten; allereerst het intensiveren en het uitbreiden van de bestaande activiteiten, zoals acties via Groupon, Vakantieveilingen, Actie van de dag, beurzen e.d., maar ook op welk dagdeel voor welke doelgroep interessant is en richt daarop; 2. Ten tweede zal een aantal nieuwe (zomer) activiteiten worden geïnitieerd, zoals evenementen passend het familiekarakter zijnde K3, Circus, Taptoe, optredens Golden Oldies (oude bands, zoals Rudy Bennet en René and the alligators) en ook een locatie voor feesten en partijen (o.a. “sportief” trouwen). Hier is grote winst te behalen en wellicht de sleutel van de financiële oplosing. Grote wedstrijden (bv. kunstrijwedstrijd; grootste schaatssport ter wereld) zijn het uithangbord voor de breedte sport. 6
Organiseer voorafgaand aan deze wedstrijden voorlichting op de scholen, geef daarna gratis clinics op De Uithof en laat alle deelnemers plus familie gratis naar de grote wedstrijd komen kijken;
3. Ten derde het samenwerken met diverse partijen, zoals: Reisorganisaties/partners; opzetten van combinaties van skilessen met een afsluitend weekend in een wintersportplaats; ook te denken aan gezamenlijke vakantiebeurzen; Het promoten van De Uithof via het deelnemen aan beurzen (geef vrijkaartjes weg), zoals de Ondernemersbeurs, Margrietfair en participeren in outdoor evenementen, zoals Snowboardfestival Grote Markt. Bij het laatste evenement werd sneeuw (schrapsel van de ijsbaan) geleverd en dit zou natuurlijk meer kunnen gebeuren, bv. Kijkduin Bad wil al jaren een tube-gliding-baan. Normaal is dit veel te duur, maar wellicht wel mogelijk via De Uithof; Sponsors; zoek sponsors passend in het profiel (familie Sportcentrum); wellicht ook via barterdeals; Sportbonden; onderzoeken of men van (trainings)faciliteiten gebruik wenst te maken, met name overdag. Dit geldt ook voor de wielervereniging van het naastgelegen parcours, want schaatsen en wielrennen zijn een verlengstuk van elkaar. De relatie met de huidige samenwerkende bonden moet intensiever zijn, bv. KNSB heeft geen goede indruk van De Uithof. In de toekomst moet worden samengewerkt met de nieuwe Sportcampus; Evenementenbureaus; onderzoeken of deze bureaus willen samenwerken om voor bedrijven dagen voor het personeel te organiseren; o.a. ook sportieve symposia; Collega leisurebedrijven; onderzoek samenwerking met Duinrell, Drievliet, Dutch Waterdreams op het gebied van combiarrangementen, personeel e.d. Start een overleg met deze bedrijven; De Uithof is na het Hofbad, het ADO-stadion en de toekomstige Sportcampus één van de weinige sportcentra van De Haag. Start een overleg met deze centra in samenwerking met Topsport Den Haag; Goede doelen loterijen; zoals in het verleden met de Vriendenloterij werden prijzen uitgereikt, zijnde toegangskaarten voor De Uithof. Onderzoek of dit wederom kan, wellicht ook met andere loterijen;
7
Gemeente; onderhoud goede contacten met de Gemeente en draag uit, dat recreatieschaatsen van maatschappelijke betekenis is voor Hagenaars, net als andere sporten. Zoek samenwerking met afdeling Onderwijs (schoolschaatsen en skiën), Jeugdzorg (programma’s voor disciplineren van jongeren) en Sportsupport (schoolschaatsen, sporten voor gehandicapten). Ontwikkel schaatsprogramma’s voor de allochtone gemeenschap. Bied De Uithof aan als sportief vergadercentrum, dus vergaderen in perfecte zalen in combinatie met sportieve activiteiten. Bespreek de mogelijkheden voor de burgers met de diverse Stadsdeelkantoren, bv. “Loosduinen scoort” waren vorig jaar diverse activiteiten voor de jeugd op het strand, maar dit kan natuurlijk ook op De Uithof;
Overheid en bedrijven (sportief vergaderen); in Den Haag zijn vele ministeries en grote bedrijven (Shell, Aegon, Nat. Ned. E.d.) en bied perfecte vergaderruimte in combinatie met sportieve activiteiten aan; Kijkduingroep (Bowling, Golf, Kijkduin ondernemers en NH Atlantic Hotel); inmiddels is een samenwerking gestart met een collectieve aanbieding. Door deze samenwerking ontstaan nog grotere mogelijkheden tot recreëren voor de familie, zowel in de zomer als in de winter. Tevens geeft de combinatie grotere trekkracht voor bezoekers buiten de regio. De eerste gezamenlijke actie is van start gegaan en met deze partners zal verder worden bekeken hoe verder met elkaar kan worden samengewerkt;
Trainingscentrum; De Uithof zou uiterst geschikt zijn als trainingscentrum voor Politie, Brandweer en Militairen en
8
onderzoek of dit tot de mogelijkheden behoort. Dit zou vooral gelden voor invulling van de stille perioden; Zein Child Care; organiseer in samenwerking met Zein zomerkampen in de voorjaars-, zomer-, herfst- en kerstvakantie. Het overleg loopt inmiddels; Gezondheidsprogramma’s met bedrijven: start overleg met de HALO over deze mogelijkheden en laat studenten dit uitvoeren. Wellicht is het mogelijk om deze studenten veel meer in te zetten voor De Uithof. Tevens valt te denken aan huisvesting van aanverwante dienstverlening, zoals fysiotherapie, (sport)artsen en gezondheidscentrum; World Forum (sportief vermaak congresgangers): op de congressen staan de dames van de VVV in een stand om de congresgangers wegwijs te maken over De Haag. Start een overleg met de VVV over de mogelijkheden van De Uithof. Wellicht ook mogelijk om de hotels in de Haagse regio voor sportieve arrangementen te benaderen; Start een overleg met expatorganisaties om De Uithof onder de aandacht brengen, want de expats gaan graag in op aanbiedingen (speciale expatdagen).
4. Het deelnemen aan diverse netwerken, waarbij in dergelijke bijeenkomsten minimaal twee belangrijke (zaken)mensen, die groepen mensen vertegenwoordigen, worden uitgenodigd om te komen kijken en een rondleiding op De Uithof te ontvangen; 5. Ambassadeurs; stel een groep bekende Hagenaars (o.a. captains of industry) samen, die als ambassadeur voor De Uithof willen gaan optreden;
Horeca; zal een nog centrale rol moeten krijgen. Tevens zal moeten worden overgegaan van bediening via de counter naar bediening aan tafel. Creëer verschillende horecasferen met aangepaste menukaart/prijs/mooie wijnglazen met voortreffelijk en vriendelijk personeel (LW) in onderscheidende sportkleding. De openhaardplek is erg gezellig en creëer nog twee van dergelijke plekken. Onderzoek of de toegangsbewijzen incl. een drankje, lunches o.d. kan worden verkocht. In de afgelopen jaren werd 40% van de overige omzet door de horeca gerealiseerd en door de nieuwe benadering zou het doel 50% moeten zijn;
Het uitgangspunt bij het gehele denken en doen moet zijn, dat de klanten hun bezoek beter ervaren, dan hun verwachtingen vooraf waren. Met andere 9
woorden ook hier geldt het verhogen van de kwaliteit. Hierin speelt het personeel een cruciale rol, want zij moeten klantvriendelijkheid en sport “in hun hart hebben” en zullen ook meer training en coaching moeten ondergaan. Essentieel om te weten is, dat medewerkerstevredenheid gelijk is aan klanttevredenheid. Met andere woorden wil men de klanttevredenheid verhogen, dan …… Dit is belangrijk, want het is vooral belangrijk om “zuinig” te zijn op de bestaande klanten; Richt een De Uithof-(familie)club op met allerlei voordelen voor de klanten, want het is bekend, dat de “trouw” van ongeorganiseerde sporters tussen 1 à 2 jaar ligt, maar dat georganiseerde sporters tussen 7 en 10 jaar “trouw” zijn aan hun club; Organiseer Haagse/Haaglandse wedstrijden op het gebied van schaatsen, skiën en karten, bv. gedurende een aantal weken. Sluit alle lessen c.q. lesdagen altijd af met onderlinge wedstrijden met een beker/certificaat, dus ook de schoolwedstrijden, bv. tussen scholen;
Laat De Uithof het centrale start en finishpunt zijn voor indoor- en outdoor sportieve activiteiten, zowel wedstrijden als recreatiesport; Organiseer themadagen, zoals familiedag, ladiesday, opa/omadag, expatdag, ambassadeursdag, vaderdag, moederdag, kinderdagen, gezinsdag voor mensen met Ooievaarspas enz. Aankleding; pas de aankleding van het gehele centrum aan de actualiteit, zoals Olympische Spelen, WK’s, zoals nu met de Kerst. Echter niet alleen in het horecagedeelte, maar ook bv. kerstbomen langs de 400-meterbaan en aan de buitenzijde van het centrum (leuk gezicht bij aankomst) en het beter verlichten van de toegangsweg en de ingang. Tevens moet het centrum altijd 100% op orde zijn voor de klanten (schoon, heel, fris, netjes en lekker ruiken), want ook hier geldt verhogen van de kwaliteit; Hotelontwikkeling; voor het verstevigen van de financiële positie van de Uithof, met name in de zomer, is het dringend gewenst, dat meerdaagse sportieve evenementen kunnen worden georganiseerd. Ook het kunnen bieden van sportieve weekendarrangementen zijn commercieel zeer aantrekkelijk: “Kom een weekendje sporten in de Uithof”. In dit kader worden de mogelijkheden verkend om een budgethotel te realiseren (oud plan). Het bestemmingsplan laat dat toe. Een kans is in dit verband de door de Gemeente geopperde suggestie om na te denken om de voormalige jeugdherberg van Ockenburgh opnieuw op te zetten op het Uithofcomplex, b.v. boven de parkeerplaats. De directie onderzoekt nu op welke wijze de exploitatie van dit hotel kan aansluiten op de bedrijfsvoering van de Uithof en welke kosten en opbrengsten hiermee gemoeid zijn;
10
Vanuit de profilering “Hèt familie sportcentrum” is het logisch om (familie) arrangementen te ontwikkelen (per dag/jaar), zoals familieclinics voor één prijs. In dit kader zijn nog vele mogelijkheden afgestemd op deze doelgroep (sporten en consumeren); Hierboven reeds aangegeven, dat er “zuinig” met bestaande klanten moet worden omgegaan en ontwikkel een loyaliteitsprogramma via een WIFIachtige constructie kan eenvoudig een dergelijk programma worden opgezet (zie voorbeeld in Kijkduin); Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen; ga een samenwerking aan met een (regionale) goede doelenorganisatie, waarbij veel PR en goodwill wordt gekweekt. Hierin past ook een samenwerking met de Gemeente om meer gehandicapten te laten sporten; Concentreer jaarlijks op een aantal activiteiten ga daar dan ook 100% voor!
11
4. Meer jaren onderhoud. Voor de komende vijf jaar is door de Commissie Techniek een onderhoudsplan opgesteld passende binnen de vijfjarenbegroting (bijlage 2); De bewaking van de staat van onderhoud van opstallen en technische installaties is een taak van een deskundig hoofd Technische Dienst, die tevens verantwoordelijk zal zijn voor de uitvoering van het vijfjarenonderhoudsplan; Zoek, daar waar mogelijk, voor de uitvoering van het onderhoud en de verbeteringen de samenwerking met scholen, praktijkopleidingen en UWV, bv. voor de schilderbeurt van de 400-meterhal. Maak er een kunstproject van en laat het geheel schilderen door een schildersbedrijf i.s.m. een werklozenproject of een opleidingsproject voor de jeugd; Voor de langere termijn is het, zeker gelet op hoge energiekosten, van belang de mogelijkheden van een meer duurzame energievoorziening te verkennen. De directie is doende zich te oriënteren op het toepassen van zonnecollectoren, windmolens passend in de omgeving, duurzaam watergebruik (afvalwater, op te pompen grondwater) etc. Hierdoor lijkt een substantiële kostenverlaging te kunnen worden gerealiseerd. Tegelijk past zo’n aanpak in het streven van de Uithof om een duurzame maatschappelijk verantwoorde onderneming te zijn, die oog heeft voor het milieu;
12
5. Financiën.
De Commissie Financiën had in hoofdzaak twee opdrachten: 1. Een inventarisatie van de huidige toestand van de financiële exploitatie, waaronder een analyse van de omzet en de kosten; 2. Het begeleiden van het proces voor het opstellen van een meerjarenbegroting over de periode 2015-2019; De commissie is verschillende malen bijeen geweest. Als leidraad voor de uit te voeren werkzaamheden diende een format, dat op de eerste vergadering van de commissie is vastgesteld. Voor de toevoer van cijfermateriaal, bijzondere onderwerpen e.d. heeft de organisatie De Uithof gezorgd als zijnde mede verantwoordelijke voor het vijfjarenplan. Daarnaast is ook gebruikt gemaakt van externe bronnen van banken, het CBS en CPB.
Werkzaamheden De basis hiervoor vormde het hiervoor genoemde format. De besproken onderwerpen waren: 1. beoordeling kosten; 2. bijdrage analyse per activiteit; 3. interne controle en administratieve organisatie; 4. overleg over nieuwe activiteiten; 5. te hanteren grondslagen en uitgangspunten meerjarenbegroting; 6. keuze boekjaar; 7. koppeling administraties/efficiency; 8. Budgethouders. Een aspect dat bijzondere aandacht behoeft is het seizoenpatroon van De Uithof en vooral de zomermaanden, waarop de aandacht gericht is zonder de wintermaanden hierbij te verwaarlozen. Het is de Commerciële Commissie, die zich hiermee heeft belast. Er zijn en zullen initiatieven worden genomen om gedurende de zomermaanden succesvolle activiteiten te ontwikkelen. Hoe lastig dat is heeft verleden bewezen, waarin vele initiatieven niet levensvatbaar bleken te zijn; Een aantal in het format opgenomen punten zullen in een latere fase worden uitgewerkt. Tenslotte zijn Keulen en Aken ook niet op een dag gebouwd. Voor de begrotingen 2015-2019 wordt verwezen naar bijlage 1; De introductie van budgetten en een resultatenoverzicht per activiteit zal het inzicht in de financiële gang van zaken vergroten en zal moeten leiden tot een betere beheersing van de omzet en de kosten. Ook zal deze opzet van positieve invloed zijn op de betrokkenheid van het personeel; Voor de stijging van de omzet is rekening gehouden met een jaarlijkse stijging van 5%. Dit niveau ligt boven de door het CPB verwachte inflatie. De verbeterde organisatie en de verhoogde marketinginspanningen zullen zorgen dat het niveau van 5% kan worden aangehouden. De focus moet liggen op volume, immers de kosten van schaatsbaan en de sneeuwbaan liggen vast. Iedere euro omzet meer voor deze activiteiten leidt praktisch tot een gelijke verhoging van het resultaat. Dus BRUTO is hier NETTO; Een aspect dat nadere aandacht behoeft is de zogenaamde dynamic pricing. Dat wil onder andere zeggen, dat voor verschillende doelgroepen op verschillende tijdstippen verschillende prijzen worden gehanteerd. Meerdere ondernemingen in de vrije tijdssector zouden hiervan gebruik maken; Het kostenniveau stijgt jaarlijks 3 % met uitzondering van de uitgaven voor onderhoud. Die uitgaven zijn gebaseerd op een door de Technische Dienst in samenwerking met leveranciers en aannemers opstelde meerjarenplanning; 13
De huisvestingslasten zijn door de gewijzigde eigendomsverhouding anders geworden. In concreto zijn de huisvestingslasten voor Sporttainment lager geworden en dus de huuropbrengsten voor Estraede navenant lager. Verder zullen de energiekosten dalen door lagere tarieven. Ook zijn de erfpachtlasten gedaald; De grootste kostenpost is, zoals bij praktisch alle bedrijven, de salarispost. Door het sterke seizoenmatige karakter van De Uithof is er een sterke wisseling in de hoogte van het personeelsbestand. Geconstateerd is dat zulks voor negatieve effecten op de kwaliteit zorgt. Door een gewijzigd personeelsaannamebeleid zal dit effect worden verminderd. De personeelskosten behoeven dan in geval van stijgende omzetten niet navenant te stijgen; Voor de één na grootste uitgavenpost “energie” is een nieuw contract afgesloten . De verwachte daling van de energiekosten bedraagt ruim € 40.000 per jaar; Investeringen, die voortvloeien uit de uitvoering van het vijfjarenplan zullen moeten worden gefinancierd. Er wordt een onderscheid gemaakt in investeringen, die direct aanwijsbaar zullen leiden tot omzetverhoging en investeringen, die pas op termijn zullen leiden tot resultaat verbetering. Voor eerstgenoemde investeringen zal zo nodig worden gezocht naar externe financiering.
14
6. Organisatie. In september 2014 heeft Estraede b.v. alle aandelen van Sporttainment b.v. overgenomen van de directeur, tevens enig aandeelhouder van Sporttainment b.v. In ruil hiervoor heeft de directeur van Sporttainment b.v. een pakket aandelen ontvangen in Estraede b.v. In de inleiding is al aangegeven wat het belang is van deze transactie. Vooral de snelheid van handelen kan door deze nieuwe opzet van De Uithof sterk worden bevorderd. Het nieuwe boekjaar van de combinatie is het kalenderjaar. Hiervoor was nodig dat het boekjaar van Sporttainment b.v. werd aangepast. Beleidsmatig zijn het de directies van Estraede en Sporttainment, die de lijnen uitzetten. Een belangrijk aspect van de bedrijfsvoering, misschien wel de belangrijkste, is het personeelsbeleid naast een helder doelstelling voor de organisatie. Tevens is het ook nodig, dat een andere stijl van leidinggeven wordt gehanteerd. De volgende zaken moeten worden onderscheiden: De aansturing van de organisatie; de leiding berust thans bij één persoon. Dit is te weinig om de uitdagingen, waar de organisatie voor staat, op een adequate wijze tot een goed einde te brengen. Hierbij is het nodig om een manager operations voor de interne organisatie aan te nemen, die de organisatie in haar volle breedte aanstuurt en een manager voor marketing/sales en externe betrekkingen is absoluut noodzakelijk. Voor het onderhoud e.d. is inmiddels een hoofd Techniek parttime in dienst genomen. Dit brengt kosten met zich mee, maar is onontbeerlijk om het vijfjarenonderhoudsplan succesvol uit te voeren; Het aanbrengen van een strakke organisatiestructuur zal de efficiency van de interne organisatie sterk verbeteren. Bovendien komen de suggesties van het personeel beter tot hun recht; Door thans aanwezige seizoenpatroon varieert het personeelsbestand heel sterk; in de praktijk betekent dat, dat de kwaliteit niet of moeilijk constant kan worden gehouden. Veel aandacht is dus telkens nodig voor de selectie van personeel. Een evenwichtige bezetting kan worden bereikt door de kloof tussen het winter- en zomerseizoen qua omzet te verkleinen; Het is verder van belang, dat vanuit de leiding het personeel zodanig wordt aangestuurd (coaching en training), dat optimaal gebruik kan worden gemaakt van de capaciteiten en de ideeën van het personeel. De genoemde aanstelling van een manager voor de exploitatie moet hiervoor de mogelijkheid scheppen. Gezien het sportprofiel van het centrum is er grote voorkeur, dat deze manager een bekende oud-topsporter is. Om meerdere redenen is dit wenselijk. Het is ook voor één manager/ directeur niet doenlijk enerzijds de verkooporganisatie aan te sturen en de externe betrekkingen te behartigen en anderzijds op een afdoende manier de in interne organisatie aan te sturen. Beide activiteiten vragen zeker in deze fase veel tijd en aandacht en dienen de hoogste prioriteit te krijgen, vooral waar het gaat om de commerciële zaken; Het personeel moet veel meer dan voorheen worden betrokken bij de voorbereiding van de begroting; Er zullen budgethouders moeten worden aangewezen, die (mede) verantwoordelijk zijn voor hun deel van de begroting. Hoe de verantwoordelijkheden thans liggen is niet duidelijk. Voor een ieder zullen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden moeten worden opgesteld. Het geheel van deze maatregelen in combinatie met het communicatie- en 15
actieplan moet op korte termijn kunnen leiden tot een doelmatigere organisatie; Sluitstuk van het geheel is het opstellen van een organisatieschema; Het spreekt vanzelf dat de Uithof moet uitgroeien tot een geoliede, niet bureaucratische machine wil het de uitdadingen van deze tijd adequate aankunnen. Geconstateerd dat het vaste personeel zeer gemotiveerd is en met hoge verwachtingen uitziet naar dit VIJFJARENPLAN; Om gezamenlijk te bewaken dat het vijfjarenplan wordt uitgevoerd is het advies om een Raad van Toezicht/Advies in te stellen. Deze raad moet bestaan uit aandeelhouders en externen of een externe organisatie.
“En nu gezamenlijk in de aanval”.
16
7. Samenvatting en conclusies. De Uithof heeft geen duidelijk profiel en zal zich in de markt profileren als:
Hèt Familie Sportcentrum
met voor elk wat wils (onderscheidende vermogen). Maak De Uithof spannend en laat de aankleding van het gehele centrum sport “uitademen”, zoals kleding personeel, beelden op de TV’s, foto’s e.d; Het imago en de identiteit van De Uithof stemmen niet overeen. Dit betekent, dat de mensen, die niet of al jaren niet zijn geweest een verkeerd beeld hebben. Het grote doel is om te meer van deze mensen naar De Uithof te krijgen (linksom of rechtsom); Stel daarom jaarlijks een actieplan inclusief een communicatieplan en een begroting op, waarbij elke week uitingen naar voren komen via advertenties, facebook (5.400 volgers moeten er 54.000 worden), twitter e.d. plus (positieve) free publicity zullen worden gegenereerd. Tevens moet worden deelgenomen aan beurzen, out-door-evenementen en netwerken; In alle uitingen moeten de eigenschappen van De Uithof worden vertaald naar voordelen (belevenis) voor de klanten; Daarnaast zullen diverse acties moeten worden ondernomen om meer mensen naar De Uithof te krijgen, zoals lopende acties via Groupon e.d., maar ook in samenwerking met andere partijen, zoals reisorganisaties, Gemeente, sportbonden, Kijkduingroep, Zein Child Care e.d. Organiseer Haagse/Haaglandse wedstrijden en sluit lessen schaatsen en skiën altijd af met een wedstrijd. Organiseer themadagen, zoals omadagen, ladiesdagen, ambassadeursdagen e.d. en stel familiearrangementen samen; Ontwikkelen een loyaliteitsprogramma (De Uithof-club);. Stel een groep ambassadeur (captains of industry) samen; Een grote uitdaging is ook een betere bezetting van de zomerperiode via evenementen en activiteiten passend in het familie-imago; De horeca zal een nog centralere rol moet krijgen. Tevens zal moeten worden overgegaan naar bediening aan de tafels met vriendelijk personeel (LW) in onderscheidende sportkleding. De horeca is één van de belangrijkste elementen hoe de klanten De Uithof ervaren; Onderzoek of het oude plan tot een hotelontwikkeling, zijnde de oude herberg Ockenburgh) tot de mogelijkheden behoort; Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen; verbind De Uithof aan een goed doel (Haags/Haaglands), waarbij het doel is om veel PR en goodwill te genereren; Voor de komende vijf jaar is door de Commissie Techniek een onderhoudsplan opgesteld passende binnen de vijfjarenbegroting; De financiële uitgangspunten voor de komende vijf zijn een omzetstijging van 5% per jaar en een kostenstijging van 3 %; De interne organisatie zal een duidelijke (overleg) structuur moeten krijgen, waarbij o.a. budgethouders zullen worden benoemd. Tevens zal een manager Operations (oud topsporter) moeten worden aangesteld met een andere stijl van leidinggeven; Het personeel moet veel meer dan voorheen worden betrokken bij de voorbereiding van de begroting. Tevens zullen zij meer aandacht moeten via de genoemde overlegstructuur en ook coaching en trainingen zal de nodige aandacht moeten worden besteed; Om gezamenlijk te bewaken dat het vijfjarenplan wordt uitgevoerd is het advies om een Raad van Toezicht/Advies in te stellen. Deze raad moet bestaan uit aandeelhouders en externen of een externe organisatie. 17
Den Haag, 17 december 2014. Hans Bronsgeest en Eugène de la Croix. Begeleiding: La Fontaine Managementservices b.v.
18
