WHITEPAPER 2015
Voor het eerst personeel aannemen
Ondernemers heb je in alle soorten en maten. Van zzp’er tot mkb’er, van idealist tot opportunist, en van hobbyist tot professional. Veel van hen wordt uiteindelijk werkgever. Zo geeft twintig procent van alle zzp’ers in Nederland aan te willen groeien mét personeel. Startende mkb’ers worden sowieso werkgever.
Deze whitepaper geeft een handig overzicht van wat je kunt verwachten als startend werkgever. Denk hierbij aan de stappen die je moet zetten om werkgever te worden, welke risico’s erbij komen kijken en wat de kosten zijn. De whitepaper wordt afgesloten met handige tips hoe je werkgever kunt worden met minder risico’s, verplichtingen en meer vrijheid.
Inhoud
3
5
PERSONEEL AANNEMEN IN ZES STAPPEN
PERSONEELSKOSTEN
6
WERKGEVERSRISICO’S
7
PAYROLLING ALS ALTERNATIEF VOOR WERKGEVERSCHAP
2
Personeel aannemen in 6 stappen Er komt veel kijken bij het aannemen van je eerste
• De duur van het contract (bij een tijdelijk contract);
personeelslid. In dit overzicht staan de stappen die je
• Hoeveel uur de medewerker werkt per dag en/of per week;
moet nemen als je iemand in dienst wilt nemen.
• De hoogte van het salaris en wanneer dit wordt uitbetaald; • Eventueel de lengte van de proeftijd;
1. Werving en selectie
• De hoogte van de vakantietoeslag;
Als je personeel wilt aannemen, is het natuurlijk van belang
• Het aantal vakantiedagen;
dat je een geschikte kandidaat vindt. Let daarom op de
• De duur van de opzegtermijn;
volgende zaken:
• Eventueel de pensioenregeling;
1. Screen de kandidaat op betrouwbaarheid. Je kunt zijn referenties bellen en informatie opzoeken via Google, LinkedIn, Facebook en Twitter. Ook kun je vragen om een Verklaring Omtrent Gedrag als dit nodig is voor de functie. 2. Het is van belang dat je de identiteit van je werknemer
• Eventueel een concurrentiebeding (alleen toegestaan in contracten voor onbepaalde tijd); • De collectieve arbeidsovereenkomst (cao) als die van toepassing is. Let op: de voorwaarden in de cao moeten overeenkomen met de voorwaarden in het arbeidscontract.
controleert en vastlegt. Dit doe je aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Een rijbewijs is niet toegestaan. Een kopie van het identiteitsbewijs bewaar je tot vijf jaar
Let op: je dient ten minste het wettelijk minimumloon te
na het beëindigen van de samenwerking.
betalen. Bij cao kunnen er specifieke afspraken over het
3. Je medewerker moet een Nederlandse zorgverzekering
loon gemaakt zijn waar jij je aan moet houden. Daar-
hebben. Heeft hij die niet, dan sluit het Zorginstituut Ne-
naast heeft elke werknemer recht op minimaal 8 procent
derland namens hem een zorgverzekering af. Jij draagt
vakantiebijslag over zijn loon. Het vakantiegeld wordt
hiervoor als werkgever de premie af.
doorgaans in mei of juni uitbetaald.
2. Het sluiten van een arbeidsovereenkomst Zodra je een geschikte kandidaat hebt gevonden, maak je af-
3. Aanmelden bij de Belastingdienst
spraken over het werk, de werktijden en het loon. Bij akkoord
Als je voor het eerst personeel aanneemt, moet jij je als werk-
leg je de afspraken vast in een arbeidsovereenkomst. Volgens
gever aanmelden bij de Belastingdienst. Dat doe je aan de
de Rijksoverheid moeten de volgende gegevens in de overeen-
hand van het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding
komst staan:
Werkgever’. Van de Belastingdienst ontvang je de benodigde
• De naam en woonplaats van jezelf en je medewerker;
informatie, formulieren en een loonheffingsnummer zodat je
• De plaats(en) waar je medewerker werkt;
aan de verplichtingen tot het betalen van de loonheffingen
• De functie of het soort werk dat de medewerker doet;
kunt voldoen. De loonheffingen bestaan uit de loonbelasting
• De datum van indiensttreding;
en premie volksverzekeringen.
3
4. Het voeren van een loonadministratie
De jaaropgave wordt jaarlijks in januari aan de medewerker
Je bent verplicht een juiste loonadministratie bij te houden als
verstrekt. Hierop staat het overzicht van wat de medewerker
je personeel hebt aangenomen. De loonadministratie bestaat
het jaar ervoor heeft verdiend en wat er namens hem is
uit verschillende documenten. Wij benoemen de drie belang-
afgedragen aan sociale premies. De werknemer gebruikt de
rijksten:
jaaropgave om de belastingaangifte te doen. Op de jaaropgave moet staan:
De loonstaat geeft een overzicht van de verdiensten van je
• De NAW-gegevens en het BSN van de werknemer;
werknemers. Voor elke medewerker heb je een afzonderlijke
• Het loon dat de werknemer in het afgelopen kalenderjaar
loonstaat. De volgende gegevens staan op de loonstaat:
heeft ontvangen;
• De NAW-gegevens en het BSN van de medewerker;
• De ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen;
• Het loon in geld en natura;
• Het loon voor de zorgverzekeringswet en de ingehouden
• Fooien; • Reiskostenvergoedingen;
inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet; • Of er bij de bepaling van de loonbelasting/premie
• Verschuldigde loonbelasting;
volksverzekeringen wel of geen rekening gehouden is met
• Premies voor verzekeringen.
de loonheffingskorting; • Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting.
De loonstrook is een overzicht van het loon van de medewerker, opgesplitst naar diverse loonvormen. Op de
5. Zorgen voor goede arbeidsomstandigheden
loonstrook moet staan:
Het is natuurlijk de bedoeling dat je medewerker op een
• De NAW-gegevens en het BSN van de werknemer;
prettige en gezonde manier zijn werkzaamheden kan
• De gegevens van jezelf als werkgever;
verrichten. Een belangrijk punt bij het personeel aannemen
• De overeengekomen of gewerkte uren;
is dus zorgen voor goede arbeidsomstandigheden. Denk
• Het tijdvak;
bijvoorbeeld aan goede apparatuur, meubilair en het
• Het brutoloon;
klimaat. De Arbowet maakt duidelijk hoe jij je beleid en
• De samenstelling van het loon, bijvoorbeeld basisloon,
arbeidsomstandigheden goed in kunt richten.
prestatiebeloning, provisie, et cetera; • Het minimumloon; • Onkostenvergoedingen;
6. Afdragen van sociale verzekeringspremies
• Vakantierechten;
Bij het uitbetalen van het loon moet je er op letten dat de
• De ingehouden loonbelasting, sociale premies en
sociale verzekeringspremies worden ingehouden op het
pensioenpremies.
loon. Deze zijn voor rekening van de medewerker, maar het inhouden op het loon is jouw taak.
4
Personeelskosten Dat personeel geld kost, is natuurlijk geen verrassing.
Wat kost personeel met een minimumloon?
Als je iemand in dienst neemt, verdient hij of zij
Vanaf 1 juli 2015 bedraagt het minimumloon voor een
salaris. Maar dat is niet het enige dat je kwijt bent.
medewerker van 23 jaar of ouder die fulltime werkt 1.507,80
Bovenop het brutoloon dat je afspreekt komen
euro bruto per maand. Het minimumloon is gekoppeld aan de
zo’n 25 à 30 procent aan andere kosten. Je totale
gemiddelde ontwikkeling van de contractlonen en wordt elk
personeelskosten bestaan uit:
jaar op 1 januari en 1 juli aangepast.
• Directe loonkosten. Dit zijn het salaris, de vakantietoeslag
Zoals gezegd, komt er ongeveer voor 30 procent aan extra
provisies en winstuitkeringen. Let op: je moet je houden
personeelskosten bovenop het brutoloon. Dat betekent dat
aan het wettelijk minimumloon. Bovendien zijn de directe
je zo’n € 1.950,- per maand kwijt bent aan personeelskosten,
loonkosten in veel sectoren cao-afhankelijk. Verder is het
uitgaande van het minimum maandloon. Zoals gezegd:
aan te raden marktconform te belonen. De vakantietoeslag
afspraken die je met je werknemer hebt, kunnen van invloed
bedraagt ten minste 8 procent van het brutoloon.
zijn op de kosten.
• Indirecte loonkosten. Denk hierbij aan pensioenopbouw, reiskosten en andere onkosten, en secundaire arbeidsvoorwaarden. • Verplichte premies en bijdragen, zoals loonbelasting, premie volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen. Dit zijn de loonheffingen die je moet afdragen. Het hangt van de afspraken met je medewerker af hoeveel je daadwerkelijk kwijt bent aan personeelskosten. Je kunt bijvoorbeeld een 13e maand, een opleidingsvergoeding of aanvullend pensioen afspreken. Daarnaast kun je natuurlijk geld kwijt zijn aan facilitaire zaken. De medewerker kan bepaalde spullen nodig hebben om te kunnen werken, zoals een bureau, een computer en/of koffie.
5
Werkgeversrisico’s Het is belangrijk stil te staan bij de risico’s die je als
Wet Werk en Zekerheid
werkgever hebt. Wij benoemen de belangrijkste risico’s
De Wet Werk en Zekerheid die in 2015 gefaseerd wordt
van het werkgeverschap.
ingevoerd, zorgt voor nog meer werkgeversrisico’s. De meest ingrijpende verandering is de nieuwe ketenregeling. Voorheen
Als je een medewerker in dienst neemt, dan spreek je een aantal
kon je een medewerker drie jaar lang op basis van tijdelijke
werkuren af. Deze afspraak wordt vastgelegd in een arbeids-
arbeidscontracten in dienst nemen. Na die drie jaar moest je
overeenkomst. Je bent verplicht loon uit te keren voor het af-
een vast contract aanbieden of de samenwerking beëindigen.
gesproken aantal uren. Het kan gebeuren dat je door tegenslag
Maar na een pauze van drie maanden kon er een nieuwe keten
minder werk te bieden hebt dan er uren zijn afgesproken. Dan
van tijdelijke contracten gestart worden.
ben je toch gebonden aan het uitbetalen van het loon. Voortaan mag je maximaal twee jaar lang een medewerker Het is mogelijk om een contract af te spreken met het principe
inhuren op basis van tijdelijke contracten. De pauze die
‘geen werk = geen loon’. Voorbeelden hiervan zijn oproepcon-
tussen twee ketens van tijdelijke contracten moet zitten wordt
tracten en 0-urencontracten. Maar dit soort contracten mogen
verlengd tot zes maanden.
maximaal zes maanden duren. Na die zes maanden maakt de werknemer aanspraak op een vast aantal uren.
Een andere maatregel uit de Wet Werk en Zekerheid die nadelig uitpakt voor werkgevers is de transitievergoeding.
Doorbetalen bij ziekte
Alle werknemers die 2 jaar of langer in dienst zijn geweest
Een ander werkgeversrisico is de doorbetalingsplicht bij ziekte.
hebben recht op een transitievergoeding. Dat geldt ook
Als een werknemer langdurig ziek is moet je het loon twee
voor werknemers van wie het tijdelijk contract na een
jaar lang doorbetalen. Werknemers met een tijdelijk contract
dienstverband van 2 jaar niet wordt verlengd.
dien je door te betalen tot het einde van het contract, met een maximum van twee jaar.
De hoogte van de transitievergoeding wordt bepaald door de duur van het dienstverband. Bij een dienstverband tot 10 jaar
Voor kleine werkgevers is de doorbetalingsplicht bij ziekte één
bedraagt de vergoeding 1/3e maandsalaris per gewerkt jaar.
van de meest risicovolle aspecten van het werkgeverschap.
Voor ieder jaar dat het dienstverband langer heeft geduurd
Kleine ondernemers met één of enkele medewerkers zien hun
komt er een half maandsalaris bij. Maximaal bedraagt de
kosten hard stijgen als een medewerker langdurig ziek raakt.
vergoeding € 75.000,- of een jaarsalaris bij een inkomen hoger
Want behalve dat de zieke lang doorbetaald moet worden,
dan € 75.000,-.
moet hij ook vervangen worden.
Er zijn dus behoorlijk wat arbeidsrechtelijke risico’s voor werkgevers. In het volgende hoofdstuk wordt uitgelegd hoe je personeel kunt inhuren zonder deze risico’s!
6
Personeel aannemen via payrolling van Tentoo Met payrolling van Tentoo kun je op een laagdrempelige
Met onze payroll dienst ondersteunen we je in het
manier personeel aannemen, zonder administratieve
werkgeverschap. Hierdoor behoud jij de vrijheid om bezig te
verplichtingen. Wij verzorgen de verloning, loonstroken,
zijn met datgene waarom je ondernemer bent geworden. Als
jaaropgaven en de afdrachten voor de Belastingdienst.
eerste payroll bedrijf in Nederland hebben we ruim twintig jaar
Met payrolling staan je medewerkers op de loonlijst van
ervaring in het verzorgen van uitbetalingen. Daardoor weten
Tentoo. Dat brengt de volgende voordelen met zich mee:
wij exact wat jij nodig hebt om stressvrij te ondernemen.
• Je hebt geen arbeidsrechtelijke risico’s; • Je betaalt niet door bij ziekte, dat doen wij; • Je hebt meer flexibiliteit; • Je geeft salarisadministratie uit handen; • Loonkosten worden voorgefinancierd. Payrolling van Tentoo staat voor gemak, flexibiliteit en goede service. Van de eerder genoemde zes stappen die je moet
Wil je meer informatie over payrolling van Tentoo? Bel ons dan via 020 – 723 0953, of mail ons via
[email protected].
zetten als startend werkgever, blijft alleen de werving over! Wij nemen de uitbetaling van je medewerkers over, inclusief alle verantwoordelijkheden en risico’s. Met meer vrijheid en minder verplichtingen zet je een goede stap richting onbekommerd ondernemerschap!
7
Over Tentoo Tentoo werd in 1992 opgericht en is daarmee het eerste payrollbedrijf van Nederland. Al 23 jaar verleent Tentoo financiële diensten aan freelancers, flexwerkers, zzp’ers, opdrachtgevers en ondernemers. Met vier verschillende payrolldienstverleningen heeft Tentoo op elke flexvraag een passend antwoord.
Copyright © 2015 Tentoo Maassluisstraat 2 1062 GD Amsterdam T 020 – 524 60 58
[email protected] www.tentoo.nl
